Zakelijkecommunicate Janssen 2 74177

Zakelijke Communicatie 1

Deel 2 van 3 : Module 2 t/m 3Ook verkrijgbaar : Deel 1 : Module 1

Ook verkrijgbaar : Deel 3 : Module 4 tot en met 5

Bronvermelding:

Titel: Zakelijke communicatie deel 1Vijfde, geheel herziende drukAuteur: Daniël JanssenUitgever: Wolters-Noordhoff bv Groningen/HoutenISBN: 978 90 01 432174 4

Aantal pagina’s boek : 443Aantal hoofdstukken boek : 30

De inhoud van dit uittreksel is met de grootste zorg samengesteld. Incidentele onjuistheden kunnen niettemin voorkomen. Je dient niet aan te nemen dat de informatie die Students Only B.V. biedt foutloos is, hoewel Students Only B.V. dat wel nastreeft. Dit uittreksel is voor persoonlijk gebruik en is bedoeld als wegwijzer bij het originele boek. Wij raden altijd aan het bijbehorende studieboek erbij te kopen en dit uittreksel als naslagwerk erbij te houden. In dit uittreksel worden diverse verwijzingen gemaakt naar het studieboek op basis waarvan dit uittreksel is gemaakt.

Dit uittreksel is een uitgave van Students Only B.V. Copyright © 2009 StudentsOnly B.V. Alle rechten voorbehouden. De uitgever van het studieboek is op generlei wijze betrokken bij het vervaardigen van dit uittreksel. Voor vragen kan je je wenden per email aan [email protected].

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels !Bron : Zakelijke Communicatie 1 – Daniël Janssen

2

Inhoudsopgave

Module 2 Structureren en formuleren ............................................................................. 3Hoofdstuk 1 Teksten samenhangend maken.......................................................................... 4Hoofdstuk 2 Bouwplannen..................................................................................................... 6Hoofdstuk 3 Modellen voor vragenschema’s en bouwplannen............................................. 7Hoofdstuk 4 Structuur zichtbaar maken ................................................................................ 8Hoofdstuk 5 Formuleren ........................................................................................................ 9Hoofdstuk 6 Zeven stylistische kwesties ............................................................................. 10

Module 3 Overtuigen......................................................................................................... 11Hoofdstuk 1 Overtuigen en gedrag ...................................................................................... 12Hoofdstuk 2 Zakelijke argumenten...................................................................................... 13Hoofdstuk 3 Argumenten in beleid...................................................................................... 14Hoofdstuk 4 Verkeerde argumentatie .................................................................................. 15Hoofdstuk 5 Psychologische overtuigingsmiddelen ............................................................ 16Hoofdstuk 6 Beoordeling van de zender .............................................................................. 17


3

Module 2 Structureren en formuleren

Bij deze module gaat het voornamelijk over structureren en formuleren. Er wordt gewerkt aan professionele communicatieve competenties, waarbij de doelen zijn jou samenhangende en goede teksten te leren schrijven en jou te leren om feedback te kunnen geven op iemand anders werk.

In hoofdstuk 1 zal er sprake zijn over de samenhang in de teksten. Bij hoofdstuk 2 gaan we dieper in de methodiek om de samenhang van de inhoud en structuur te plannen. De modelplannen komen weer bij het 3e hoofdstuk aan de orde en hoofdstuk 4 zal jou aanleren hoe je de lezer kunt helpen met het herkenen van tekststructuur. Tot slot zal in de laatste twee hoofdstukken besproken worden hoe er goede zinnen gemaakt kunnen woorden.


4

Hoofdstuk 1 Teksten samenhangend maken

2.1.1 InleidingIn dit hoofdstuk staat “de samenhang in de teksten” centraal. Ten eerste wordt verteld hoe belangrijk de samenhang tussen teksten is (1.2). Vervolgens wordt er verteld hoe er samenhang wordt gebracht in de teksten (1.3). Als laatst zal er over de relaties van de samenhang in de tekst worden beschreven (1.4).

2.1.2 Belang van samenhangAls er een tekst wordt geschreven en die kan door de lezer niet onthoudt worden, dan is er geen goede samenhang in de tekst. Samenhang komt voort uit coherente tekst en de structuur erin. Als deze samenhang in een tekst, presentatie of vergadering wordt gemist, kan de inhoud van deze zakelijke communicatie nooit begrepen worden door de ontvanger. Hij zal veel meer moeite hebben met het decoderen van de boodschap. Voordeel van een samenhang is ook dat als de lezer iets niet goed heeft begrepen, dat hij gelijk door heeft en niet de hele tekst moet doorzoeken naar de gemiste informatie. Als de lezer moeiteloos, de boodschap kan onthouden, dan ben je als schrijver in geslaagd om een goede samenhangende tekst op te stellen.


5

2.1.3 Wat maakt teksten samenhangend?Een samenhangende tekst heeft een thema, duidelijke verwijzingen en duidelijke relaties tussen zinnen, alinea’s en paragrafen. Zonder één van deze kenmerken, kan een tekst onsamenhangend worden verklaard. Zie voorbeelden: hfst. 1; blz. 87-91; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

2.1.4 Soorten relaties in tekstenIn deze paragraaf wordt beschreven over “de relaties in de teksten” die samenhangend zijn. Om een tekst goed samenhangend te schrijven is structuur van belang. Om deze structuur te krijgen moet je de verschillende relaties kennen en kunnen toepassen. In figuur 1.2 en 1.3 zijn de belangrijkste relaties met hun markeringen en voorbeelden te zien. Zie fig1.2,1.3: hfst. 1; blz.92,93; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.Als alle kenmerken, die de tekst samenhangend maken, zijn toegepast (zie paragraaf 2.1.3.) is de tekst in ieder geval wel duidelijk.

In het volgende hoofdstuk komt de aanpak van de samenhangende tekst aanbod.


6

Hoofdstuk 2 Bouwplannen

2.2.1 InleidingIn de vorige module zijn bouwplannen geïntroduceerd als blauwdruk van een tekst. In deze module gaan we verder op het belangrijke voer en inhoudskenmerken. Het moet informatie bevatten over de thema, tekstonderdelen, relaties, volgorde en verdeling van tussen de tekstonderdelen. Na aantal keer te oefenen is een bouwplan opzetten niet meer moeilijk. In dit hoofdstuk gaan we hier verder op in.

2.2.2 Vragen stellen bij themaOm een tekst een goede structuur en inhoud te geven moet het thema vast worden gesteld. Dan kan er d.m.v. vragen met relatie over de thema worden gesteld. Hierdoor ontstaat er een macrostructuur van de tekst, waar alle belangrijke informatie in zit. Je hebt dan ook gelijk de relaties in de tekst, waarvan je vragen had gesteld voor je thema. In figuur 2.1 is er een lijst opgenomen van vragen met relaties, deze zijn handig bij het opstellen van samenhangende tekstinhoud. Zie fig.2.1: hfst. 2; blz.99; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.Tot slot is een vragenschema maken niet moeilijk, maar bij het “bij elkaar houden van de verkregen informatie” gaat het soms mis. De samenhangende informatie ligt dan ver uit elkaar. Om dit te voorkomen kan je de vragen die samenhang hebben of antwoorden op vragen die samenhang hebben bij elkaar plaatsen.

2.2.3 Vragen beantwoordenHet verkrijgen van de juiste informatie is pas mogelijk als er de juiste bronnen voor worden geraadpleegd. Er zijn 3 soorten bronnen die hier mogelijkheid in brengen, jijzelf, bestaande teksten(boeken, rapporten. etc.) , andere mensen (collega’s, deskundigen. Etc.)Als de informatie uit de bronnen is voortgekomen, moet deze geordend worden om voor de lezer een tekst overzichtelijk te maken. Je kunt dit ordenen op personen, instanties of groepen, of op onderdelen of op tijd.Je kunt ook de indeling in hoofdcategorie verschillend houden van de subcategorie. Zo kunnen de lezers gemakkelijk hun gewenste informatie uithalen van een lange tekst. De indeling hangt meestal af van het onderwerp en of de doelgroep. Indien de doelgroep erg verschillend is, dan moet de grootste doelgroep als publiek worden beschouwd. Let op dat je niet mis loopt met de indeling van de tekst en geven van duidelijke structuur zonder overlappingen.

2.2.4 Formuleren van Centrale vraagEen Centrale vraag (Cv) is de belangrijkste vraag die in je de tekst wilt beantwoorden. Om de lezen bewust te maken met het Cv, moet je deze vermelden in de inleiding. Er zijn er 5 soorten Cv, (beschrijvende, verklarende, toetsende of evaluerende, adviserende en voorschrijvende) die samenhangen met de gewenste doelstelling (hoofddoelen van een boodschap). Het kan ook dat je twee of meer Cv’s hebt, benoem ze dan allemaal in de inleiding. Het is makkelijker voor de lezer, om te weten wat hij van de tekst kan verwachten.

2.2.5 Vragen en antwoorden verdelen over inleiding, kern en slotTot slot wordt de verkregen informatie verdeeld over de inleiding (Cv), de kern (antwoord op Cv en antwoorden op meeste vragen) en het slot (conclusie of aanbeveling van de Cv).In model 2.1. is er een voorbeeld van een bouwplan opgenomen. Zie model 2.1: hfst.2; blz108; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.


7

Hoofdstuk 3 Modellen voor vragenschema’s en bouwplannen

2.3.1 InleidingIn dit hoofdstuk komen de standaard modellen, die vaststaan voor vragenschema en bouwplannen, aanbod. In dit hoofdstuk zie je ook over de verschillende modellen en het gebruik daarvan. Voor de beginners is dit een hulpmiddel om een competente professional te worden.

2.3.2 Modelvragenschema’sEr zijn normale vragenschema’s en modelvragenschema’s. In een modelvragenschema zijn de combinaties van vragen duidelijk te zien. Je kunt ze onder vier onderscheiden, namelijk:1. Een modelvragenschema voor probleemoplossing ( beleids- en adviesrapporten);2. een modelvragenschema voor acties, maatregelen of voorstellen (adviezen om

problemen op te lossen te verminderen of te voorkomen);3. een modelvragenschema voor evaluaties (betogende tekst of presentaties);4. een modelvragenschema voor onderzoek (onderzoekrapportages). Deze modelvragenschema’s kunnen ook gecombineerd worden (bij bijvoorbeeld een onderzoek-adviesrapport (1&4)) of kunnen de modelvragenschema’s ingekort of uitgebreid worden. Dit hangt af van de doelstelling van de tekst.

2.3.3 ModelbouwplannenBij het schrijven van een tekst is het belangrijk om te weten wat de inhoudselementen, de aanpak van de schrijfklus en idee van het eindproduct van een tekst is. Ervaren schrijvers hebben hier geen moeit mee, maar iemand die voor het eerst gaat schrijven, kan beter eerst naar enkele voorbeelden kijken om de standaardopmaak (inleiding, kern en slot) van een tekst te begrijpen. In model 3.1 zie je een overzicht van een modelbouwplan. Zie model 3.1: hfst.3; blz. 114; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.In dit boek zijn modelplannen opgenomen met drie willekeurige kolommen (tekstdeel, tekstvragen en functie). Het is bij deze modellen beter te begrijpen, van hoe een structuur van een tekst eruit moet zien. Complete voorbeeldteksten zijn minder effectief.

2.3.4 Gebruik van modellenModellen zijn handige middelen om een tekst met alle vijf eisen (duidelijk, correct, efficiënt en gepast) in een mooi zakelijke tekst te krijgen. In het begin is het aanbevolen om deze modellen te gebruiken. Na enige tijd wanneer je het schrijven van teksten onder de knie hebt kan je (bij wijze van spreken) spelen met de modellen. Je kunt onderdelen verschuiven, nieuwe bij verzinnen of weghalen. Er moet wel een balans in te vinden zijn, want als de lezer de tekst niet herkent is het niet een zinvolle boodschap, die niet (goed) is overgekomen bij de ontvanger.


8

Hoofdstuk 4 Structuur zichtbaar maken

2.4.1 InleidingIn de vorige hoofdstukken is uitgelegd dat structuur belangrijk is in een tekst. In dit hoofdstuk verdiepen we in alinea’s, koppen en interpunctie. Tot slot zal een en ander verteld worden over de documenten op de inter –of intranet.

2.4.2 Alinea’sAls een schrijver begint met schrijven, plaats hij naar zijn gevoel de alinea’s. Na het schrijven controleert hij het na op drie verschillende zaken, namelijk:- De plaats van de alineagrens; De bepaling van de alineagrenzen wordt bepaald door de

inhoud en de lengte van de alinea’s. In figuur staan de mogelijke en onmogelijke alinea-indelingen. Zie figuur 4.1: hfst.4; blz. 123; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

- De markering van de alineagrens; Hier heb je drie verschillende manier, namelijk een regel overslaan (een brief), op een nieuwe regel beginnen (lange teksten) of op een nieuwe regel beginnen en inspringen (rafelige teksten)

- De structuur van de alinea’s; Dit kan behouden worden, als de alinea begint met een kernzin of als de tweede zin volgt als kernzin. Dit maakt de lezen duidelijk waarover de alinea gaat.

Het doel van de alinea is een inhoudelijke structuur aan te geven, dit kan een aanvullende steun krijgen door structuuraanduidende alinea’s (inhoudsopgave of expliciete informatie over de structuur van de tekst) en opsommende alinea’s (opsommingen).

2.4.3 Titels en (tussen)koppen Titels en (tussen) koppen zijn aanbevolen, voor beter inzicht in de tekst. De titels en koppen moeten aandacht trekken, aandacht richten (op de Cv of thema) en de tekststructuur verduidelijken. Zo is de samenhang en de grootte van de tekst duidelijk weergeven voor de lezer.

2.4.4 InterpunctieIn deze paragraaf verdiepen we op de zinsopbouw en de herkenbare eenheden:- Een zin sluit je af met een punt, vraagteken of een uitroepteken;- een puntkomma gebruik je bij een opsomming en een dubbelepunt gebruik je voor een

citaat, verklaring of voor een opsomming;- zin onderscheidingen in deelzinnen word gedaan door een komma te plaatsen. Ook bij

opsommingen, bijstellingen, bijvoeglijke naamwoorden en bijzinnen komen de komma’s voor. Een komma is een korte rust, pauze voordat je verder gaat met lezen;

- in een zin worden haakjes gebruikt voor toelichting en liggende streepjes om zijdelingse opmerkingen te verhelderen.

2.4.5 Teksten op inter- of intranetVoor teksten op inter – of intranet moet je altijd een proef voor uitdraaien zo kan je zien of de tekst overzichtelijk genoeg is. Vervolgens moet je controleren of de tekst goed leesbaar is, of het op het beeldscherm past( 17 inch standaard beeldscherm). Kijk ook goed of de tekstdelen goed verdeeld zijn over de regels, schermen en beeldscherm pagina’s. De lezer moet niet te veel scrollen. Tot slot moet de structuur met inhoud duidelijk zijn voor de lezer. De tekst op het internet is altijd door mensen te raadplegen, waardoor je minder grip hebt op jouw informatie. Lees daarom altijd je tekst goed door.


9

Hoofdstuk 5 Formuleren

2.5.1 InleidingFormuleren van goede zinnen staat in dit hoofdstuk centraal. Om aan de vijf eisen van de boodschap van een zin te voldoen, verdiepen we in het doseren van informatie in zinnen, de aansluiting tussen zinnen, woordkeuze en gebruik van beeldafspraak.

2.5.2 Informatie verdelen over zinnenHet plaatsen van te veel informatie in zinnen (worstzinnen) is een oorzaak voor onduidelijkheid. De boodschap komt dan niet goed of helemaal niet over. Als er bijvoorbeeld van 1 lange zin, 2 kortere zinnen gemaakt kunnen worden, zal het veel beter leesbaar zijn. Geef dus nooit overbodige informatie en schrijf kort en krachtig!

2.5.3 Aansluiting van zinnenAansluiting van zinnen is net zo belangrijk als de samenhang van een tekst en de kennis van de lezers. Je kunt op twee manieren die zinnen met elkaar aansluiten, door nevenschikking(de uitspraken staan naast elkaar) en onderschikking ( de ene zin borduurt voort op de andere).

2.5.4 WoordkeuzeDe juiste woordkeuze in een tekst/zin kan door de vijf eisen (duidelijkheid, efficiëntie, aantrekkelijkheid, gepastheid en correctheid) de zakelijke communicatie doen voldoen:- Duidelijkheid is de belangrijkste eis; Het gebruiken van bekende woorden, vaktermen,

duidelijke verwijswoorden, geen incrowdtaal, geen vage termen en begrippen versterkt de eis duidelijkheid.

- Tip van efficiëntie is, vermijd omslachtige voorzetsel uitdrukking, lange aanlopen en overbodige woorden en gebruik ingeburgerde afkortingen.

- Door de neutrale woorden te kiezen en herhaling van hetzelfde woord te vermijden verhoogt de aantrekkelijkheid van een zin.

- Om de eis gepastheid toe te passen gebruik aanvaardbare synoniemen en kies gepaste aanspreekvorm en aanduiding.

- Om correctheid van een zin/tekst niet te schaden moet je voorzichtig zijn met nieuwe woorden en samenstellingen.

2.5.5. BeeldspraakBeeldspraak is aanbevolen bij het schrijven van teksten. Hierdoor is de tekst duidelijker, efficiënter en maakt het aantrekkelijk voor de lezer. En door deze beeldspraken te gebruiken in de teksten kunnen de zinnen verzacht worden, waardoor het gepaster is voor de lezer. (Beeldspraak wordt ook wel metafoor genoemd.)


10

Hoofdstuk 6 Zeven stilistische kwesties

2.6.1 InleidingIn dit laatste hoofdstuk van structureren en formuleren, verdiepen we ons in de schrijfstijl die een professionele schrijver competenter maakt. En daarom worden in dit hoofdstuk m.b.v. concrete voorbeelden zeven frequente stijlproblemen behandeld.

2.6.2 Lijdende vormBij het schrijven van zinnen formuleren wij een zin vrijwel altijd passief. Toch is het belangrijk de lijdende vorm te vermijden. Je kunt ze alleen gebruiken als:- De handelende persoon onbelangrijk is;- het accent op de handeling moet liggen en niet op de handelende persoon;- het accent op het lijdende voorwerp moet liggen;- een regel geformuleerd wordt;- de zinnen dan beter op elkaar aansluiten.Vergeet niet dat teveel lijdende vormen storend kunnen zijn voor een lezer.

2.6.3 Dubbelop-ismen en contaminatiesDe dubbelop-ismen (dubbel vermelden) en contaminaties (verkeerde combinatie) leiden vaak tot inefficiëntie en maken de teksten incorrect. Het is aanbevolen deze woorden af te schrappen en uitdrukkingen (die daadwerkelijk bestaan) te gebruiken.

2.6.4 NaamwoordconstructiesDe aantrekkelijkheid van een tekst wordt geschaad door de naamwoordconstructie. Het is beter deze te vermijden en te vervangen door passende werkwoorden.

2.6.5 TangconstructiesEen zin met een tangconstructie, maakt een zin ondoorzichtig. Het is aanbevolen om in zulke gevallen de samenhangende zinnen/ zinsdelen bij elkaar te zetten en tangen te vermijden.

2.6.6 CongruentieEen onderwerp en een persoonsvorm moeten gecongrueerd worden. Bijvoorbeeld bij een meervoudig onderwerp moet een meervoudige persoonsvorm vervangen worden. Deze fouten ontstaan meestal door onzekerheid van de schrijver. Ze weten dan niet of het onderwerp enkelvoud of meervoud is.

2.6.7 Beknopte bijzinEen beknopte bijzin is er geen onderwerp en ook geen persoonsvorm te vinden. Zulke zinnen zijn dan wel kort, maar dan moeten de schrijvers ter verduidelijking nog een zin plaatsen waar het onderwerp en persoonsvorm wordt benoemd. Dit is dubbelop en niet efficiënt.

2.6.8 Samentrekking bij nevenschikkingSamentrekking bij nevenschikking is een juiste manier om de herhalingen in een zin te voorkomen. Echter zijn er hier bepaalde regels voor. Je mag samentrekken als de herhaling identiek is, dezelfde grammaticale functie heeft en als het dezelfde plaats in de zin heeft. Het zijn ingewikkelde regels, dus als je twijfelt bij samentrekken, vermijd het dan.


11

Module 3 Overtuigen

In zakelijke communicatie is overtuigen het meest belangrijke hoofddoel. Als professioneel moet je mensen overtuigen of zelf oppassen met verkeerde opvattingen overtuigd te worden. Overtuigen is vrijwel moeilijk en daarom word in deze module veel aandacht hier op besteedt.

In het eerste hoofdstuk verdiepen wij psychologisch in het onderwerp overtuigen. Bij hoofdstuk 2 word gekeken naar de argumentatieperspectief en in hoofdstuk 3 beargumenteren van het beleid. Fouten die gemaakt kunnen worden bij argumenteren en overtuigen komt in hoofdstuk 4 aan de orde en andere overtuigingsmiddelen komen in hoofdstuk 5 aanbod. Ten slotte in hoofdstuk 6 wordt er aandacht besteedt bij de boodschap naar de zender.


12

Hoofdstuk 1 Overtuigen en gedrag

3.1.1 InleidingAls jij iemand wilt overtuigen, kom je met meningen, overtuigingen of een bepaalde attitude, waardoor je bepaalde gedraginversies hebt. Dit is heel belangrijk bij het overtuigen. Zo is het ook belangrijk om te weten of de persoon die je wilt overtuigen openstaat voor een gedragsverandering. In dit hoofdstuk gaan wij hier verderop in en behandelen wij in het kort ook de soorten overtuigingsmiddelen.

3.1.2 Achtergronden van gedrag: attitudes en sociale normenEen gedrag van iemand wordt bepaald door de gedragintenties die voortkomen uit attitudeen sociale norm. Een vaststelling van een attitude over een standpunt heeft te maken met wegingen van voor- en nadelen, de waarde die hecht aan die persoon en de kansinschatting. Bij een sociale norm gaat het om de overtuigingen van anderen ( familie, vrienden of deskundige).

3.1.3 Strategieën voor het beïnvloeden van gedragEr zijn twee hoofd strategieën bij het beïnvloeden van iemands gedrag. Of ga je concentreren op attitudes of pak je de sociale normen aan. In figuur 1.2 staan de soorten strategieën om iemands attitude te veranderen en in figuur 1.3 om de sociale normen te veranderen. Attitudes te veranderen moet je 1 of meer van de strategieën proberen, omdat dat veel moeilijker is. Bij sociale norm is het soms wat makkelijker, maar hoe je het ook gaat aanpakken je moet gaan discussiëren en het beste is om al van te voren aantal argumenten op papier te hebben. Argumenten ter plekke verzinnen is vrij moeilijk. Vergeet niet bij overtuigen, dat niet iedereen de kennis heeft om ergens overtuigd van te worden, omdat je misschien niet weet waarom iemand bepaalde gedragintenties heeft voor een standpunt. Het is aanbevolen om de kennis van attitudes daarom al van te voren bestudeerd te hebben. Bij discussie staat niet iedereen altijd open, dit verschilt per individu. Een individu kan hoge dunk van zichzelf hebben, onzeker zijn, minder gevoelig voor inhoudelijke argumenten zijn, bijna niet overtuigend zijn of juist openstaan voor anderen meningen. Tot slot bij het discussiëren, moet je weten, dat één discussie niet altijd voldoende is om iemand te overtuigen en tijd vaak een grote rol speelt bij het overtuigen. Geef daarom ook bij discussie mensen de tijd om overtuigt te worden. Niet alles dringt in de eerste keer door.

3.1.4 Soorten overtuigingsmiddelenEr zijn drie soorten overtuigingsmiddelen, namelijk- Logos ( rationeel overtuigingsmiddelen) Bij logos moeten er redelijke voor en tegen

argumenten gevoerd worden die het standpunt vergroten of juist laten vervallen;- Ethos (zendereigenschappen) Als je zendereigenschappen hebt als een deskundige op een

vakgebied zal je eerder mensen kunnen overtuigen, dan als je alleen maar een assistent bent en nieuwe bent in een vakgebied. De zendereigenschappen zijn vaak veel van belang.

- Pathos ( psychologische overtuigingsmiddelen) Als laatste heb je het pathos. Hier kan je overtuigen om invloed uit te oefenen d.m.v. emotionele taalgebruik of metaforen.


13

Hoofdstuk 2 Zakelijke argumenten

3.2.1 InleidingBij zakelijke communicatie spelen argumenten een grote rol die d.m.v. discussiëren naar voren worden gebracht. In dit hoofdstuk verdiepen we op de wijzen van het voeren van een discussie en de verschillende argumenten die gebruikt mogen en niet mogen worden in een discussie.

3.2.2 Algemene eisenEen discussie bestaat uit voor – en tegenargumenten over een bepaald standpunt die zowel schriftelijk als mondeling kan plaats vinden. Als een discussie niet onderbouwd wordt met argumenten volgt er een zinloze discussie. Bij het voeren van discussie zijn er bepaalde regels:- Iemand die tegen een standpunt, gebruikt tegenargumenten;- een argument moet juist, aannemelijk of aanvaardbaar zijn;- een argument moet relevant zijn met het standpunt;- een argument moet voor de tegen partij volledig zijn.Een discussie kan je niet voeren met maar 1 argument, je moet je meer in verdiepen en argumenten klaar hebben liggen als je aan het discussiëren bent. Het is aanbevolen om de argumenten vooraf op papier te hebben.

3.2.3 Soorten argumenten en conclusiesJe hebt 4 soorten argumenten, namelijk:- Feitelijke argumentatie, gericht op voorspelling of verklaring; (kan je concluderen door

bronnen of de argumentatie juist is.)- Oordelende argumentatie, gericht op evaluatie; (oordeel over iets of iemand)- Pragmatische argumentatie, gericht op afwegingen van voor –en nadelen;- Analogische argumentatie en voorbeeldargumentatie, gericht op vergelijkingen.Tot slot werken de feitelijke argumentaties veel beter bij het overtuigen, omdat je met bronnen kan aanduiden, dat je gegeven argumentatie juist is. Het zijn misschien alleen cijfers, maar werken veel effectiever ( gebleken uit experimenten).

3.2.4 SchijnargumentatieSchijn argumentaties zijn parafrases van standpunten, waar cirkelredeneringen omhoog komen. Zulke argumenten zijn zinloos bij zakelijke discussies. Dit verslechtert de discussie en staat alleen maar in de weg.


14

Hoofdstuk 3 Argumenten in beleid

3.3.1 InleidingProfessionals zijn dagelijks bezig met het maken van beleidsvoorstellen. Deze worden overlegd, gepresenteerd of overhandigd aan het management dat daarna besluit neemt of het beleidsvoorstel genoeg voordelige punten bevat, zodat het uitgevoerd kan worden. In dit hoofdstuk leer je hoe je iemand een beleidsvoorstel kan overtuigen. Ook wordt verteld wat beleidsvoorstellen zijn en hoe je deze moet beargumenteren.

3.3.2 Problemen en oplossingenJe spreekt van een beleidsprobleem als er in een organisatie zich problemen gaan voordoen, die zwaarwegende nadelen heeft, gemiste voordelen bevat of geen snelle en gemakkelijke voorhand liggende oplossing heeft. Dit moet dan opgelost worden en dus moet er extra aandacht hieraan besteedt worden. Om een oplossing op de beleidsproblemen te vinden moeten er maatregelen genomen worden, om de niet behaalde doelen te realiseren. Hier is dan een beleidsvoorstel voor weggelegd.

3.3.3 Argumenten voor problemenAls je een beleidsvoorstel wilt schrijven moet je het management van overtuigen dat er een degelijke situatie in de organisatie plaatsvindt die aandacht vereist. Bij de volgende situaties kan je een beleidsvoorstel voor aanvragen, namelijk:- Een situatie met zwaarwegende nadelen;- een situatie waarin voordelen gemist worden;- een situatie die ernstig om beleid vraagt;- dat er problemen ontstaan door gebreken in het huidige beleid.

3.3.4 Argumenten voor oplossingenAls schrijver van een beleidsvoorstel moet je aankunnen geven, waarom jouw beleidsvoorstel beter is dan de vorige. Je moet de voordelen benoemen. Indien er nadelen zijn, moet je het management overtuigen dat er bijna geen kans is op het nadeel. En bij het oplossen van problemen moet je kijken naar de effectiviteit, uitvoerbaar, efficiëntie en/of toelaatbaarheid van de maatregelen.


15

Hoofdstuk 4 Verkeerde argumentatie

3.4.1 InleidingIn deze en komende hoofdstukken worden de overtuigingsmiddelen besproken. In dit hoofdstuk komen voornamelijk de bekende drogredenen (opponent onfatsoenlijke behandelen; over- of ondergeneraliseren gebruiken; verkeerde causale verbanden leggen) naar boven.

3.4.2 Opponent onfatsoenlijk behandelenBij discussie zijn er ook bepaalde regels. Zo kan je een tegenstander niet bedreigen. Of je iemand subtiel, grof, expliciet of impliciet bedreigt, is de onfatsoenlijke behandeling. Bij een discussie mag je ook niemand persoonlijk aanvallen, iets wat niet gerelateerd is met het standpunt is een zinloos argument. Ook de standpunten in de schoenen schuiven is onterecht.

3.4.3 Over- en ondergeneraliseren Met over- en ondergeneraliseren wordt bedoeld, onterecht uitspraken maken voor een individu of een groep mensen. Op zichzelf is generaliseren wel belangrijk om de werkelijkheid onder ogen te zien. Hieronder worden paar vuistregels herschreven van generaliseren, namelijk:- Realiseer je over welk product, verschijnsel, soort mensen je generaliseert;- zorg dat het aantal waarnemingen waarop je generalisatie is gebaseerd, voldoende groot is;- zorg ervoor dat de waarnemingen representatief zijn.

3.4.4 Verkeerde causale verbandenTot slot worden er causale verbanden besproken in dit hoofdstuk. Zoals generaliseren belangrijk is in een discussie zo zijn de oorspronkelijke verbanden ook belangrijk, maar het is wel de bedoeling dat de casuele verbanden niet verkeerd worden gebruikt. Zie: hfst.4; blz. 216-218; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.


16

Hoofdstuk 5 Psychologische overtuigingsmiddelen

3.5.1 InleidingIn het vorige hoofdstuk kwamen de drogredenen aanbod, in dit hoofdstuk worden de psychologische overtuigingsmiddelen beschreven (Pathos). De Pathos wordt niet altijd op prijs gesteld, maar als professional heb je het toch nodig, vooral bij commerciële zaken. Vervolgens is pathos een goed overtuigingsmiddel dat goed blijkt te werken. De meest voornaamste pathos technische komen in dit hoofdstuk aanbod.

3.5.2 Appelleren aan behoeften en angstenEerste pathostechniek is appelleren aan behoeften en angsten. Het is niet gemakkelijk om de behoeften van mensen te onderscheiden, maar toch kunnen heeft A.H. Maslow vijf behoeften onderscheiden:1. Fysieke behoeften (eten, drinken, slapen, seks)2. Behoefte aan zekerheid3. Behoefte aan liefde en genegenheid4. Behoefte aan respect5. Behoefte aan zelfverwezenlijking. Volgens Maslow is de eerste behoefte vervuld als dan de volgende behoefte naar boven komt bij een mens. Als een mens een behoefte heeft, is er dan ook gelijk sprake van angst. De angst is bijvoorbeeld als een bepaalde behoefte niet vervuld kan worden. Van deze behoeften en angsten kan iemand, die wil overtuigen, gebruik van maken. Je kunt bijvoorbeeld een persoon wijs maken dat je door bepaalde advertenties een angst voor meer calorieën overbodig is. Iemand die op dieet is zal binnen seconden overtuigd zijn van zo’n product.

3.5.3 Overtuigend taalgebruikDe tweede techniek bij Pathos is de een overtuigend taalgebruik. Bij het overtuigen van een doelgroep (schriftelijk of mondeling) is het belangrijk om het taalgebruik van de doelgroep aan te passen. Met de juiste woordkeuze kan de zender zijn boodschap makkelijk overtuigen bij de ontvanger. Gebruik daarom ook meer positieve woorden waardoor een mens aangetrokken voelt tot jou en jouw argumenten.

3.5.4 MetaforenAls laatst zijn metaforen een techniek bij pathos. Door woorden die vorm en functie van een zin impliciet laat klinken zal dat een pluspunt zijn voor de overtuiger. Met metaforen kun je niet alleen het probleem aanduiden maar ook een prachtige oplossing mee vermelden, waardoor iemand veel sneller kan overtuigen.


17

Hoofdstuk 6 Beoordeling van de zender

3.6.1 InleidingWat als laatste belangrijk is voor een overtuiger, is zijn beoordeling door de ontvanger.Mensen laten hun eerder overtuigen door mensen die deskundig of betrouwbaar zijn. Ook is een aantrekkelijk persoonlijkheid (iemand van je buurt of bekende) eerder op prijsgesteld en open voor gestaan. In de volgende paragrafen worden deze zendervariabelen verder uitgelegd. Er wordt ook aandacht besteed aan de manier waarop je jezelf presenteert. Dit heeft ook invloed op de overtuiging van mensen.

3.6.2 DeskundigheidHogere opleiding, intelligentie, deskundiger zijn in een onderwerp of een hogere status hebben dan de ontvanger, speelt een grote rol bij overtuigen. Een ontvanger neemt zo’n persoon dan veel serieuzer dan iemand die bijvoorbeeld een gelijke deskundigheid als hem op een bepaald gebied heeft. Bij het laatste geval is dan aanbevolen, z.s.m. iemands gebleken deskundigheid en iemands mate van specifieke vakdeskundige te oordelen. Een CV kan hier dan een hulpmiddel voor zijn.

3.6.3 BetrouwbaarheidVoor een ontvanger is deskundig of betrouwbaar zijn even belangrijk. Iemand die altijd met verkeerde argumentatie komt, zal de ontvanger de overtuiging al blokkeren. Een zender is betrouwbaar als hij eerlijk is. En niet de intentie heeft om -koste wat het kost- te overtuigen. En niet om betaald te worden om te overtuigen en bij zijn overtuiging blijft.Waar er sprake is van eigenbelang (geld) zal de ontvanger niet zeker weten of de overtuiging wel juist is. Ook zal de ontvanger achterdochtig luisteren. Kortom: De reputatie van de zender is belangrijk bij de overtuiging.


18

3.6.4 AantrekkelijkheidEen boodschap die aantrekkelijk is om te horen of om te lezen, is veel meer overtuigender dan een boodschap die uitgestorven is (een advertentie). De manier van schrijven (zachte woorden) en kijken (glimlachen) kan ook een grote invloed hebben op overtuigingen. Ook laten de ontvangers hun sneller overtuigen als ze iemand persoonlijk kennen, die natuurlijk deskundiger is op een bepaald gebied/onderwerp. ( Paragraaf 3.6.2)

3.6.5 Hoe presenteer je jezelfDeskundigheid, betrouwbaarheid en aantrekkelijkheid zijn de drie zorgen die je als zender hebt. Iemand die bijvoorbeeld overtuigt wilt worden dat jij een geschikte kandidaat bent voor hun organisatie, zal zeker op deze drie dingen letten. Hieronder volgen een paar tips:- Deskundigheid: Zeg nooit iets wat je niet kunt nakomen. Onjuiste uitspraken weglaten en

fouten die je maakt onmiddellijk toegeven en niet beargumenteren.- Betrouwbaarheid: Vermijd leugens, onderbouw argumenten met exacte informatie,

indien je betrapt wordt op een leugen, beargumenteer dan je leugen voor je eigen best wil.- Aantrekkelijkheid: Behoud je respect, zoek verbinding tussen jou en de ontvanger en

uiterlijk is minder belangrijker dan de inhoudelijke overstemming.

Zakelijkecommunicate Janssen 2 74177

Documents

Transcript of Zakelijkecommunicate Janssen 2 74177