Wie klasseert, die vindt INHOUDSTAFEL · Wie klasseert die vindt afl 27 basisboek.book Page 29...

Wie klasseert, die vindt

INHOUDSTAFEL

Wegwijzer

Ten geleide van de redactie

De redactieleden en auteurs

Gebruikte afkortingen

I. Begrippen

A. Het Archief

1. Definitie van archief 1

2. Verklaring van de definitie 12.1 Ongeacht de datum, vorm of drager 12.2 Naar hun aard 22.3 Bestemd om te berusten 22.4 Opgemaakt of ontvangen 22.5 Uit hoofde van zijn of haar taken 32.6 Of ter handhaving van zijn of haar rechten 3

B. De archiefvormer

C. Documentatie en archief: het onderscheid

D. Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver

1. Ontstaan 11.1 Administratieve waarde 11.2 Eeuwige waarde? 1

Afl. 25, september 2017 Wegwijzer / 13

Wie klasseert die vindt afl 27 basisboek.book Page 29 Tuesday, September 25, 2018 10:02 AM


2. Verjaring en verjaringstermijn 22.1 Wat is verjaring? 22.2 Na hoeveel tijd is er sprake van verjaring? 32.3 Hoe een verjaringstermijn berekenen? 4

2.3.1 Stuiting van de verjaring 52.3.2 Schorsing van de verjaring 5

E. Waarom archiveren?

1. Functie van archieven 11.1 Primaire functie 11.2 De secundaire functie 3

F. Gevolgen van archivering

G. Klasseersystemen

H. Selectielijsten

1. Wat vernietigen? 1

2. Wanneer vernietigen? 1

I. Het informatiebeheersplan

1. Waarom een informatiebeheersplan? 1

2. Wat wordt bereikt met een informatiebeheersplan? 2

J. Registratie of inventaris

K. Nuttige links naar informatie over informatie- en archiefbeheer op het internet1. Internationale sites 1

1.1. PIAF 12. Informatie ter beschikking gesteld door nationale archiefinstellingen en

archiefinstellingen van deelstaten 12.1. Archives de France (FR) 12.2. BAnQ (CA) 22.3. NARA (USA) 22.4. National Archives (UK) 22.5. Library and Archives Canada (CN) 22.6. Belgisch Rijksarchief (BE) 32.7. Coördinerende archiefdienst Vlaamse Overheid (BE) 32.8. LOPAI (NL) 32.9. Bundesarchiv (DE) 4

14 / Wegwijzer Afl. 25, september 2017



3. Informatie op websites van beroepsverenigingen van archivarissen 43.1. AAF (FR) 43.2. SAA (USA) 43.3. ARA (UK – IE) 53.4. VdA (DE) 5

4. Thematische en gespecialiseerde sites 54.1. Expertisecentrum DAVID 54.2. Depotwijzer.be 54.3. TRACKS 64.4. PACKED vzw 6

L. Vorming voor het personeel betrokken bij het archiefbeheer1. Algemene basisopleidingen 12. Specialisatie-opleidingen en opleidingen m.b.t. deelaspecten van het

archiefbeheer 33. Voortgezette vorming, bijscholingen, studiedagen 5

II. Wettelijk kader

A. Overzicht van de regelgeving1. Rijksarchief en Archiefwet 12. Archiefdecreet Vlaanderen 23. Archiefordonnantie Brussel 24. Motivering van bestuurshandelingen 35. Openbaarheid van bestuur 3

5.1 Grondslag van de openbaarheidswetgeving 35.2 Federale openbaarheidswetgeving 35.3 Vlaamse openbaarheidswetgeving 4

6. Hergebruik van overheidsinformatie 46.1 Federale wetgeving hergebruik van overheidsinformatie 46.2 Vlaamse wetgeving hergebruik overheidsinformatie 41

7. Organieke wetten, decreten en besluiten voor lokale overheden 57.1 Gemeenten 57.2 OCMW’s 67.3 Politiezones 67.4 Brandweer 67.5 Polders en wateringen 67.6 Erkende erediensten (kerkfabrieken e.a.) 77.7 Provincies 7

8. Taalwetgeving 89. Cultureel erfgoed 810. Auteursrecht 8

Afl. 26, december 2017 Wegwijzer / 15

Wie klasseert die vindt afl 27 basisboek.book 1 Tuesday, September 25, 2018 10:02 AM


B. De Archiefwet van 24 juni 1955

1. De wettekst 2

2. De uitvoeringsbesluiten 5

3. Rechtspraak 73.1 Arrest van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof 73.2 Arrest van 10 januari 2014 van de Raad van State 9

C. Het Archiefdecreet van 9 juli 2010

1. Toepassingsgebied 11.1 Zorgdragers en archiefbeheerders 11.2 Wat zijn archiefdocumenten volgens het Archiefdecreet? 41.3 Het Archiefdecreet in verhouding tot de federale Archiefwet 4

2. Regelingen in het Archiefdecreet 52.1 Een nieuw selectiemechanisme 52.2 Toegang tot archiefdocumenten 7

2.2.1 Kosteloze toegang tot archiefdocumenten 72.2.2 De 30-jaarregel: meer archiefdocumenten openbaar 82.2.3 Toegang tot niet-openbare archieven 92.2.4 Bijzondere mogelijkheden tot inzage 9

2.3 Verdere uitwerking van het decreet in uitvoeringsbesluiten 10

D. De Brusselse archiefordonnantie van 19 maart 2009

E. Bevoegdheidsverdeling overheidsarchieven

1. Archiefdecreet of Archiefwet: wanneer is welke regeling van toepassing? 1

2. Tabel van het Rijksarchief en de Coördinerende archiefdienst 6

F. De archiefregeling als pijler van het documenten archiefbeheer

1. Eindverantwoordelijkheid voor de archieven 1

2. Bereik van de archiefregeling 22.1 Noodzakelijke archiefregeling 22.2 Aanbevolen archiefregeling 2

3. Bijzondere bepalingen in de archiefregeling 33.1 Ambtenaar of archivaris belast met het toezicht op de

archiefvorming 33.2 Organiseren van het toezicht op de archiefvorming 3

3.2.1 Noodzakelijk toezicht op de archieven 33.2.2 Aanbevolen toezicht op de archieven 4

16 / Wegwijzer Afl. 26, december 2017



G. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) 11. Nieuwe rechten voor de betrokken personen 12. Kernbegrippen uit de Europese Privacyverordening 23. Gevolgen voor het archiefbeheer? 3

III. Organisatie

A. Basisprincipes van de organisatie

1. Een complex geheel 1

2. Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden bij de organisatie van het archiefbeheer 3

B. De organisatie zonder archiefdienst

1. Basisinstrumenten voor archivering 1

2. Taken van het bestuur/de organisatie op gebied van archivering 12.1 Wettelijk verplichte taken van het bestuur/de organisatie op gebied

van archivering 22.1.1 Wettelijke verplichting tot organisatie van het document-

en archiefbeheer 22.1.2 Verplichting tot bewaring van de archieven 22.1.3 Bepalingen over bepaalde bijzondere groepen

documenten 32.1.4 Verplichting tot openbaarheid van en toegang tot de

archieven 32.2 Noodzakelijke taken voor de organisatie van het documenten

archiefbeheer 32.2.1 Noodzakelijke verplichting tot organisatie van het

documenten archiefbeheer 32.2.2 Noodzakelijke taken ivm de openbaarheid van en

toegang tot de archieven 42.3. Wenselijke taken indien het bestuur groot genoeg is 5

3. Beslissingen die het lokaal bestuur niet kan nemen inzake de openbaarheid van documenten 5

Afl. 27, juli 2018 Wegwijzer / 17



C. De organisatie met archiefdienst

De archiefdienst, het geheugen van een organisatie 1

1. Procesmodellering voor de werking van een archiefdienst 41.1 De opbouw van een procedurefiche 41

1.2 Procedures 61.2.1 Schematisch overzicht 61.2.2 Individuele procedures 6

2. Dynamisch en semistatisch archief verhuizen 142.1 Planning 14

2.1.1 Het tijdschema 152.1.2 Het archief en de locatie van vertrek in kaart brengen 152.1.3 De benodigde middelen 152.1.4 Analyse van de nieuwe locatie 162.1.5 Interne of externe verhuizers? 172.1.6 Communicatie 17

2.2 Materiële voorbereiding van het archief 182.2.1 Organisatie van een opruimdag 182.2.2 Reinigen en (her)verpakken 19

2.3 Organisatie van het archief op de nieuwe locatie 192.4 Inventariseren en verpakken 20

2.4.1 Opmaak verhuislijst 202.4.2 Verpakken in verhuisdozen en etiketteren 21

2.5 De verhuizing 222.6 Kwaliteitscontrole en evaluatie 23

D. Samenwerking OCMW – gemeente inzake archief- en informatiebeheer1. Aanleiding 12. Voorgeschiedenis 33. Bevraging 3

E. Theorie toegepast op de praktijk: de eerste conclusies uit organisatiebrede audits en twee getuigenissen uit de praktijk

1. Eerste conclusies uit de organisatieaudits bij lokale besturen 11.1 Algemene conclusies 21.2 Conclusies met betrekking tot informatiebeheer 2

2. Praktijkcase OVAM 42.1 Wat doet OVAM? 42.2 Aanpak archief- en informatiebeheer bij OVAM 42.3 Wat leert de ervaring van OVAM? 6

3. Praktijkcase stad Diest 63.1 Context: Diest en de archiefdienst 6

18 / Wegwijzer Afl. 27, juli 2018



3.2 Organisatiebeheersing in Diest 73.3 Waarom organisatiebeheersing interessant kan zijn voor de

documenten informatiebeheerder 8

4. Geleerde lessen uit de praktijk 9

F. Geen organisatiebeheersing zonder informatiebeheersing

1. Interne controle en de Leidraad Organisatiebeheersing 1

2. Inhoud van de Leidraad Organisatiebeheersing 2

3. De Leidraad en het Archiefdecreet 4

4. Wat betekent dit voor uw informatiebeheer? 5




5. Aanverwante instrumenten 8

6. Meer weten 10

G. Eigen beheer of uitbesteden1. Bewust kiezen 1

1.1 Wettelijke basis 21.2 Welke taken kunnen en willen we uitbesteden? 3

1.2.1 Informatiebeheer 31.2.2 Archiefbeheer 4

1.3 Conclusie 52. Bewaren van archief: in eigen beheer of uitbesteden? 6

2.1 Mee te nemen elementen bij de afweging 62.1.1 Klantenverwachtingen 72.1.2 Regelgeving overheidsopdrachten 82.1.3 Beheerregels 11

2.2 Appels en peren 132.2.1 Dienstverlener 132.2.2 Eigen beheer 16

2.3 Analyse van de aangeboden diensten 172.4 Conclusie 19

H. Leidraad voor informatiebeheer bij grote organisatiewijzigingen1. Lijst van kritische vragen 1

1.1. Stap 1: In kaart brengen van de situatie 21.1.1. Uitklaren van de bestuurlijke verantwoordelijkheid 21.1.2. Oriëntatie op niveau van visie en strategie 41.1.3. Oriëntatie op niveau van de werkvloer 6

1.2. Stap 2: Bepaal prioriteiten en aanpak (actieplan) 101.3. Stap 3: Voer uit, communiceer, evalueer en integreer 11

1.3.1. Voer uit 111.3.2. Communiceer 121.3.3. Evalueer 121.3.4. Integreer 12

2. Conclusie 12

IV. Klasseren en digitaal werken

A. Klasseer- en classificatiesystemen

1. De bestaansreden van klasseer- en classificatiesystemen 1




2. Soorten klasseer- en classificatiesystemen 22.1 Ordening volgens organogram 22.2 Classificatie op onderwerp 3

2.2.1 NDC 32.2.2 UDC 9

2.3 Functionele classificatie 92.3.1 De ontwikkeling van functionele classificaties in België 102.3.2 Ontwerp van een functioneel classificatiesysteem 112.3.3 De beperkingen of nadelen van functionele classificatie 132.3.4 Registratie van de archiefvormende dienst bij gebruik

van een functionele classificatie 142.3.5 Normering van de functionele classificatie 142.3.7 Functionele classificaties voor lokale overheden 172.3.8 De integratie van het functionele classificatie- en

klasseersysteem met de andere beheersinstrumenten 182.3.9 Ter afsluiting 21

2.4 Een vergelijking tussen functionele en onderwerpclassificaties 23

B. Digitale mappenstructuren

1. Aanbevelingen voor het maken van digitale mappenstructuren 11.1 Digitaal samenwerken en digitale dossiervorming 11.2 Mappenstructuur als digitale werkplaats 21.3. Mappenstructuur als toepassing 31.4 Uitgangspunten voor een leane mappenstructuur 4

1.4.1 Hoofdindeling 41.4.2 Inrichting 51.4.3 Beheer 51.4.4 Rechten 5

1.5 Implementatie van een nieuwe mappenstructuur 61.6 Beheer van een mappenstructuur 61

2. Praktijkvoorbeeld: Handleiding voor een optimaal digitaal informatiebeheer Stad Antwerpen – Stadsarchief 63

2.1 Handleiding voor de gebruikers van een digitaal informatie-beheerssysteem 72.1.1 De plaats van digitale werkgerelateerde documenten 72.1.2 De benaming van digitale werkgerelateerde documenten 72.1.3 Lettertekengebruik in het benoemen van digitale

mappen 92.1.4 De klasseerplug-in 102.1.5 CopyPath 112.1.6 Selectie 11

2.2 Aanbevelingen voor beheerders van digitale klassementen 122.2.1 Maak een gemeenschappelijk digitaal klassement op 12

20 / Wegwijzer Afl. 25, september 2017



2.2.2 Processen vormen de basis van het klassement per bedrijfseenheid 12

2.2.3 Elke hoofdmap (elk proces) heeft nood aan een informatiebeheerder 13

2.2.4 Rubrieks- en klassementscodes versterken de structuur van het klassement 14

2.2.5 Vernietig en archiveer digitale en papieren werk-documenten conform de bewaartermijnen en de richtlijnen van het stadsarchief 15

3. Praktijkvoorbeeld: Eerste stappen in het digitale archief- en documentbeheer Vlaamse Gemeenschapscommissie 173.1 Het probleem 173.2 Waar komen de problemen vandaan? 183.3 Project Digitale Opruimactie 193.4 Timing van het project 213.5 Digitaal archiveren 223.6 Voorlopige resultaten 24

4. Praktijkvoorbeeld: Een schijf om U tegen te zeggen. Een semidynamisch digitaal archiefdepot provincie Vlaams-Brabant 294.1 Context 294.2 Digitaal archief nu? 304.3 Doelstelling 31




4.4 Procedure: eerste poging 324.5 Extra uitgangspunten 334.6 Procedure: tweede poging 334.7 Dossiers in de actieve klassementen 344.8 Overdrachtsruimte 364.9 De U-schijf 37

4.9.1 Opnameproces 374.9.2 Scheiding logisch en fysiek beheer 404.9.3 Terugvinden 404.9.4 Vernietigen 414.10 Doelstelling en uitgangspunten behaald? 41

C. Ordenen van papieren documenten

Inleiding 1

1. Individuele documenten ordenen 21.1 Stukken in series bundelen 2

1.1.1 Chronologische series 21.1.2 Alfabetische series 41.1.3 Nadelen van het klasseren in series 5

2. Dossiervorming 62.1 Soorten dossiers 6

2.1.1 Aangewezen ordening: een dossier per zaak 62.1.2 Subvorm: een verzameldossier 72.1.3 Minder aangewezen vorm: een onderwerpdossier 8

2.2 Rangschikken van dossiers 92.2.1 Alfabetisch rangschikken 92.2.2 Chronologisch rangschikken 11

2.3 De inhoud van één dossier beter organiseren 112.3.1 Verzameldossiers 122.3.2 Hergebruik van dossiers en documenten uit dossiers 12

3. Definitief klassement 123.1 Aangewezen: klassement en mappenstructuur volgens

functies/taken 133.1.1 Soorten taken 13

3.2 Op welk niveau van de organisatie bouw je nu een klassement of mappenstructuur op? 153.2.1 Nadelen van het klassement op een laag niveau 163.2.2 De voordelen van het klassement op een hoog niveau 163.2.3 Aandachtspunt bij het opstellen van een klassement 17

D. Registreren

1. Dienstinventaris 1

Afl. 23, juni 2016 Wegwijzer / 21



2. Postregistratie 5

3. Reeksinventaris 7

4. Inhoudsopgave 8

5. Index 8

E. E-mails klasseren en archiveren

1. E-mails klasseren 21.1 Waarom e-mails klasseren? 21.2 Waar e-mails klasseren? 31.3 Welke e-mails klasseren? 41.4 Hoe e-mails klasseren? 5

1.4.1 Klasseerformaten voor e-mails 61.4.2 Klasseren van e-mails met bijlagen 61.4.3 Technische implementatie 71.4.4 Wie klasseert de e-mails binnen de organisatie? 8

1.5 Gebruiksvriendelijkheid bij het klasseren van e-mails 91.6 Praktijkvoorbeeld: Beslissingstabel voor het klasseren van e-mails 10

1.6.1 Wie klasseert de e-mails? 111.6.2 Welke e-mails klasseer je? 111.6.3 Waar klasseer je e-mails? 121.6.4 Hoe klasseer je e-mails en hun bijlagen? 131.6.5 Wat met reply-mails? 151.6.6. Hoe geef je een goede bestandsnaam? 15

2. E-mails archiveren 162.1 Selectie van e-mails voor archivering 162.2 Archiveringsformaat van e-mails 172.3 Registreren van e-mails 20

3. Rolverdeling bij het klasseren en archiveren van e-mails 213.1 De archivaris 213.2 De informatiebeheerder/records manager 223.3 De eindgebruiker 223.4 De ICT-verantwoordelijke 22

4. Besluit 23

F. Onderhouden

1. Aanbevelingen 11.1 Beheerstaken 11.2 Aanpassingen 21

2. Opruimdagen houden je klassement op orde 21

2.1 Papieren opruimdag 42.1.1 De voorbereiding van de papieren opruimdag 4

22 / Wegwijzer Afl. 23, juni 2016



2.1.2 Het verloop van de papieren opruimdag 52.1.3 Na de papieren opruimdag 6

2.2 Digitale opruimdag 72.2.1 De voorbereiding van de digitale opruimdag 72.2.2 Het verloop van de digitale opruimdag 82.2.3 Na de digitale opruimdag 9

2.3 Praktische tips voor opruimdagen 9

3. E-mailactie bij Ruimte Vlaanderen 10

G. Digitaal werken

1. Afschaffen van handtekeningen met een beslissingsmodel als leidraad 11.1 Digitaal werken en handtekenen 11.2 De handtekening en zijn functies 21.3 De elektronische handtekening 31.4 Het beslissingsmodel 4

1.4.1 Voorbeelden bij het beslissingsmodel 61.4.2 Toepassing van het beslissingsmodel 7

1.5 Gekwalificeerd elektronisch tekenen in de praktijk 81.5.1 XAdES-X-L en CAdES 91.5.2 Tekenen met eID 101.5.3 Tekenen met MS Office 101.5.4 Tekenen met het Fedict tekenplatform 11

1.6 Openstaande verwachtingen en vragen 121.6.1 Tekenen in bulk 121.6.2 Tekenen op tablet 131.6.3 Digitaal aangetekend verzenden 131.6.4 Externe instanties en overheden 13

1.7 Besluit 14

2. Realisaties afschaffen handtekening stad Antwerpen 142.1 College, gemeenteraad en bestuur van de stad 15

2.1.1 Mededelingen aan de gemeenteraad 152.1.2 Aanwezigheidsregister college en gemeenteraad 15




2.1.3 Formulieren en verklaring verkiesbaarheid nieuwe raadsleden 15

2.1.4 Brieven met vraag om informatie aan stadsdiensten 162.2 Financiën 16

2.2.1 Ontvangstbevestiging schadeaangifte 162.2.2 Weigeringsbrieven facturen 162.2.3 Fiscale attesten en financiële planningen bij de

stedelijke jeugddienst 162.2.4 Brief btw-onderrichtingen 172.2.5 Basisattesten groene leningen 17

2.3 Interne werking 172.3.1 Digitaal ritformulier dienstwagens 172.3.2 Uitlenen van dienstfietsen, beamers en badges

opleidingslokalen in Den Bell 172.3.3 Ontvangstbevestigingen archiefuitlening 17

2.4 Publieksgerichte taken 182.4.1 Hinderattesten bij openbare werken 182.4.2 Kennisgeving aan kunst- en cultuurorganisaties 182.4.3 Uittreksels bevolking en uittreksels strafregister 182.4.4 Brieven toekenning concessies op begraafplaatsen 182.4.5 Documenten passieve openbaarheid van bestuur 19

3. Informatiemanagement implementeren en optimaliseren 193.1 Onderzoek 213.2 Bedrijfs- en procesanalyse 223.3 Behoefteanalyse 263.4 Ontwerp 273.5 Het belang van voortdurende actualisatie 29Literatuur 29

4. Verandering in het informatiebeheer. Motiveren en stimuleren van collega’s en informatiebeheerders 31Inleiding 314.1 Verantwoordelijkheid verdelen 334.2 Leerstijlen bepalen 344.3 Leidinggevenden, informatiebeheerders en medewerkers

motiveren 365. Het digitale klantdossier bij het OCMW Antwerpen 39

5.1 Het sociale dossier 395.2 De oude reeksen 405.3 De opstart van het digitale klantdossier 41

5.3.1 Digitaal werken 415.3.2 Het e-dossier 415.3.3 Het oprichten van de werkgroep 415.3.4 De vereisten, de aanpak en problemen 425.3.5 De uitrol en werkwijze 44




5.3.6 Op de agenda 455.4 Conclusie 455.5 Toelichting bij de bijlagen 45

5.5.1 Bijlage 1: Indeling van het e-dossier bij OCMW Antwerpen 45

5.5.2 Bijlage 2: Overzicht van de documenten in een klantdossier 46

6. Postverwerking: digitalisering van de inkomende post 476.1 Inleiding 476.2 Startsituatie 476.3 Proefopstelling 48

6.3.1 Aanpak 486.3.2 Wat hebben we geleerd uit deze proefopstelling? 496.3.3 Aanbesteding en ICT 49

6.4 Uiteindelijke opzet 506.4.1 Schaalbaarheid 506.4.2 Scanning en verrijking 506.4.3 Uitrol 516.4.4 Kwaliteitscontrole 526.4.5 Substitutie 52

6.5 Aandachtspunten 536.6 Overzicht printscreens 54

7. De integratie van SharePoint in het informatiebeheer: een uitdaging voor het records management 56Inleiding 567.1 SharePoint: VUB en CAVA 56

7.1.1 Algemene context 567.1.2 Project Duurzaam Digitaal 577.1.3 Beleid 587.1.4 Ondersteuning van administratieve diensten 587.1.5 SharePoint Online 647.1.6 Conclusie 67

7.2 SharePoint: issues 677.2.1 SharePoint & OneDrive (Office 365) 687.2.2 SharePoint & metadata 697.2.3 SharePoint & ISO 9660 70

7.3 SharePoint: algemene richtlijnen en aanbevelingen 727.3.1 Beleid, afspraken, procedures, richtlijnen en tools 727.3.2 Stappenplan voor het uitrollen van SharePoint bij een

dienst of afdeling 777.4 Algemene conclusie 81




H. Informatiebeheersplan realiseren1. Het informatiebeheersplan: sleutel tot een efficiënt informatiebeleid 1

1.1 Wat is een informatiebeheersplan (IBP)? 11.2 In kaart brengen van alle informatie binnen je organisatie 21.3 Start met de selectielijsten 31.4 Checklist voor de koppeling van reeksen aan selectievoorschriften 41.5 Het verschil tussen een selectielijst en een IBP 41.6 Met welke dienst start je? 51.7 Knelpunten en prioriteiten 51.8 Sjabloon voor het IBP 61.9 Opvolgen IBP 81.10 Meerwaarde IBP 81.11 Verdere evolutie IBP 91.12 Conclusies 9

V. Duurzaam bewaren en digitaliseren

A. Duurzaam bewaren van fysieke documenten en materiaal1. Papier duurzaam bewaren 1

1.1 Historiek 11.2 Samenstelling van papier 1

1.2.1 Cellulosegrondstoffen 21.2.2 Lijmstoffen 21.2.3 Vulstoffen 2

1.3 Bedreigingen bij het bewaren van papier 31.3.1 Interne bedreigingen voor het bewaren van papier 41.3.2 Klimatologische factoren die een bedreiging vormen

voor het papier 51.3.3 Licht als bedreiging voor papier 61.3.4 Biologische, menselijke en toevalsfactoren die een

bedreiging vormen voor echt papier 6




1.4 Hete hangijzers 91.4.1 Zuur papier 91.4.2 ‘Permanent’ papier 10

1.5 Besluit 112. Verpakkingsmateriaal: omslagen 113. Verpakkingsmateriaal: de archiefdoos 122

4. Opbergmeubilair 134.1 Materiaal 144.2 Afmetingen 144.3 Draagkracht 144.4 Soorten 141

4.4.1 Open rekken 141

4.4.2 Gesloten kasten 143

4.4.3 Planladenkasten 143

4.4.4 Palletstellingen en pallets 144

4.4.5 Paternosterkasten 145

4.4.6 Rekken voor hangende dossiers 146

5. De archiefruimte 147

5.1. Inrichting en onderhoud 147

5.1.1 Draagkracht van de archiefruimte 148

5.1.2 Inplanting van de archiefruimte 148

5.1.3 Klimaat van de archiefruimte 148

5.1.4 Beveiliging van de archiefruimte 148

5.1.5 Onderhoud en gebruik van de archiefruimte 155.2 Plaatsing van de archieven 15

5.2.1 Continue berging 155.2.2 Formaatplaatsing 165.2.3. Logistieke informatie op drie niveaus in de depotlijst 175.2.4 Onbewerkte archieven 185.2.5 Meerdere gebruikers in dezelfde archiefruimte 185.2.6 Plaatsing van te vernietigen archieven 18

5.3 Organiseren en beheren van de archiefruimte 195.3.1 Een codesysteem voor de lokalisering van het archief 205.3.2 Het verband tussen de zoekinstrumenten

(archieftoegangen) en de lokalisering 265.3.3 Formaatplaatsing 305.3.4 Berging in bijzondere meubels 305.3.5 Registraties te verrichten bij magazijnbewegingen 315.3.6 Besluit 33

6. Veiligheidszorg in archieven 346.1 Wat is veiligheidszorg? 35

6.1.1 Organisatorische maatregelen 376.1.2 Personele beveiliging of bewaking 376.1.3 Mechanische beveiliging 38




6.1.4 Elektronische beveiliging 396.1.5 Psychologische beveiliging 40

6.2 Incident, calamiteit, ramp 416.2.1 Het preventie- of calamiteitenplan 42

6.3 Diefstal en recuperatie 446.4 Risicobeheer en verzekeringen 456.5 Ondersteuning van het veiligheidszorgplan 46

7. Verzeker je informatie! 487.1 Types verzekeringen 48

7.1.1 De traditionele brandverzekering 487.1.2 De reconstructiekostenverzekering 497.1.3 Interventie bij calamiteiten 50

7.2 Besluit 50

B. Digitaliseren Inleiding 11. Vuistregels bij het digitaliseren van analoge archiefdocumenten 1

1.1 De twaalf vuistregels bij de planning en de voorbereiding 31.2 De vier vuistregels bij het kiezen van een digitaal formaat 51.3 De acht vuistregels bij het digitaliseren 61.4 De twee vuistregels bij de verwerking en de controle 71.5 Kwaliteitsvereisten 7

1.5.1 Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van tekst 71.5.2 Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van afbeeldingen 91.5.3 Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van audio 91.5.4 Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van video 10

2. Modellastenboek digitalisering 123. Substitutie: magda? 45

3.1 Principes en theoretisch kader 453.1.1 Originaliteit en authenticiteit 463.1.2 Juridische waarde 473.1.3 Archiefwaarde 493.1.4 Substitutie in het buitenland 513.1.5 Digitaal archiveren en substitutie 513.1.6 Besluit 53

3.2 Praktijkvoorbeeld stad Antwerpen: Checklist vervanging papier door digitalisering 54

4. Bouwdossiers uit de periode 1830-1900 digitaliseren. Bestek van het stadsarchief Antwerpen 58Inleiding 584.1 Uitvoeringsbepalingen 59

4.1.1 Omvang van de opdracht en beschrijving van de dossiers 59

4.1.2 Deelopdrachten 59




4.1.3 Algemene richtlijnen digitaliseren 604.1.4 Minimale technische eisen bij het digitaliseren 604.1.5 Software en naamgeving van de bestanden 624.1.6 Logistiek en behandeling van materiaal 634.1.7 Levering van de bestanden en de Excel-lijst 644.1.8 Volledigheid van de digitale opname en scankwaliteit 644.1.9 Communicatie en rapportage 654.1.10 Advies 66

4.2 Gunningscriteria 66

C. Digitaal bewaren 1. Begrippen en uitgangspunten van digitale duurzaamheid 1

1.1 Een risicovol reconstructieproces 21.1.1 Onbekende digitale toekomst 21.1.2 Zo weinig mogelijk reconstructieschakels 31.1.3 Zo veel mogelijk risicospreiding 3

1.2 Digitale objecten 41.2.1 Onleesbare en corrupte bestanden 41.2.2 Gegevensverlies voorkomen 41.2.3 Vuistregels voor duurzame opslag 7

1.3 Digitale documenten 81.3.1 Leesbaarheid op lange termijn verzekeren 81.3.2 Vuistregels voor duurzame leesbaarheid 13

1.4 Digitale archiefdocumenten 141.4.1 Belang van metadata 141.4.2 Vuistregels voor duurzame archiefdocumenten 16

1.5 Besluit 162. Opzetten en beheren van een digitaal archief 17

2.1 Overzicht 182.2 De tien stappen 19

2.2.1 Gebruik een betrouwbaar en beveiligd opslagsysteem en pas een adequaat beheer toe 19

2.2.2 Bewaar de metadata op een digitaal duurzame wijze 222.2.3 Voorzie een duurzame band tussen het document en

zijn metadata 232.2.4 Registreer metadata voor elk digitaal object 242.2.5 Definieer en documenteer de essentiële eigen-

schappen van het originele document 262.2.6 Bewaar de leesbaarheid van de digitale documenten 272.2.7 Archiveer alle componenten nodig voor een

getrouwe reconstructie van de documenten 292.2.8 Documenteer het beheer van de digitale documenten 302.2.9 Beschrijf de digitale documenten 312.2.10 Documenteer het digitale archief 32




3. Digitaal archiveren met XML 333.1 Inleiding 333.2 XML: What’s in a name? 34

3.2.1 De XML-norm 343.2.2 De XML-basis: documentmodellering en element-

namen 353.2.3 De XML-grammatica 373.2.4 Welgevormde en geldige XML-documenten 383.2.5 Creatie en redactie van XML-documenten 39

3.3 De XML-familie 403.3.1 XML-technologieën 403.3.2 XML-formaten 42

3.4 XML in de archiefpraktijk 463.4.1 XML als uitwisselingsformaat 463.4.2 XML als archiveringsformaat 473.4.3 XML als metadataformaat 493.4.4 XML als inkapselingsformaat 50

3.5 De archivaris en XML 523.6 Besluit 57

4. Is een DMS bruikbaar als digitaal depot? 594.1 Inleiding 594.2 Overzicht 604.3 De verschillen 61

4.3.1 Finaliteit 614.3.2 Documenttypes 624.3.3 Informatiemodel 634.3.4 Metadata 634.3.5 Systeemafhankelijkheid 654.3.6 Preservering 664.3.7 Zoeken 674.3.8 Volume 684.3.9 Operaties 694.3.10 Rechtenbeheer 69

4.4 Besluit 705. Digitaal klasseren en cloud computing 71

5.1 Het is ‘cloud’ vandaag 715.2 Aandachtspunten 715.3 Een duidelijk informatiebeleid 725.4 Aanbevelingen 72

5.4.1 Digitale dossiers zijn volledig 725.4.2 Geen vertrouwelijke documenten, geen persoons-

gegevens 735.4.3 Pas op met conversies en synchronisaties 735.4.4 Tijdig verwijderen 74




5.4.5 Lees de gebruiksovereenkomst 745.4.6 Conclusie 74

6. Digitaal archiveren uit applicaties. Making the implicit, explicit. 756.1 Inleiding 756.2 Archiveringsnoden 756.3 Informatieopslag in applicaties 77

6.3.1 Dossiergegevens, workflow- en auditgegevens en documentmetadata 77

6.3.2 Documenten 786.4 Waardering en selectie 796.5 Digitaal overbrengen 80

6.5.1 Push of pull 816.5.2 Koppelen of export 81

6.6 Archiveren van dossiers 826.6.1 De dossiergegevens 826.6.2 De workflow- en auditgegevens 846.6.3 De documenten en hun metadata 85

6.7 Toegang tot dossiers en documenten in het archief 876.8 Besluit 886.9 Praktijkvoorbeelden 89

6.9.1 Personeelsdossiers (PeopleSoft) 896.9.2 Milieudossiers (ROL2000) 916.9.3 Archiefinventarissen en hun metadata (Documentum) 936.9.4 Vergunningsdossiers (eDesk) 94

D. Specifieke archieven 1

1. Fotoarchieven, bewaring en beheer 1

Inleiding 11.1 Meest voorkomende types fotografische materialen 11.2 De eerste stap: een beheersplan 31.3 Materiële zorg 4

1.3.1 De omgevingsfactoren 41.3.2 Werkomgeving 61.3.3 Behandeling 61.3.4 Verpakking 71.3.5 Identificatie en behandeling van zichtbare schade 111.3.6 Digitaal beeldmateriaal 13

1.4 Beheren, ontsluiten en ter beschikking stellen 141.4.1 Selectie 141.4.2 Ordening 141.4.3 Beschrijving 151.4.4 Digitalisering 15




1.4.5 Terbeschikkingstelling met respect voor auteurs- en portretrecht 16

Bibliografie 16

2. Archiveren van websites 182.1 Digitale campagnes 182.2 Van campagnefilmpjes tot een verkiezingsapp 192.3 Archiveringsbeleid 192.4 Momentopnames maken 20

2.4.1 Websites 212.4.2 YouTube en Vimeo 212.4.3 Google Maps 222.4.4 Facebook 23

2.5 Archiveren 232.5.1 Beschrijven 232.5.2 Open formaat 242.5.3 Metadata registreren 252.5.4 Raadplegingskopieën 25

2.6 Besluit 253. Hanteren van papieren archief 26

3.1 Hanteren 263.1.1 Hanteer traag 273.1.2 Schone handen, hygiëne 273.1.3 Gebruik potlood 283.1.4 Gebruik laptop 293.1.5 Lege werkplek 293.1.6 Ophalen en terugzetten van archief 293.1.7 Verplaatsen van een archiefstuk 293.1.8 Open een archiefstuk voorzichtig 303.1.9 Leg niets op het archiefstuk 313.1.10 Behandel archiefstukken apart 313.1.11 Respecteer de vorm van een archiefstuk 323.1.12 Bladzijden vastnemen en omslaan 323.1.13. Raak nooit de tekst of afbeelding aan 333.1.14. Fotograferen 333.1.15. Melden van schade 33

3.2. Sensibiliseren 34




VI. Selecteren, overdragen en vernietigen

A. Selecteren

1. Archieven vernietigen, hoezo? Principes en voordelen van het selecteren 11.1 Alle documenten bewaren kost handenvol geld 21.2 Selecteren helpt je om het overzicht te bewaren 21.3 De informatie over de selectie laat je toe om het werk beter te

organiseren 31.4 Alle documenten bewaren voor later onderzoek is niet nodig 3

2. Betekenis van de selectielijst 42.1 De archiefwaarde van de informatie bepalen 62.2 De termijnen bepalen 8

3. Hoe moet je de selectielijsten lezen? 9

4. Structuur van de selectielijst 104.1 Code 114.2 Naam serie/document (ook: beschrijving of titel) 114.3 Bijkomende identificatie (ook: synoniemen) 114.4 Bestemming 114.5 Opmerkingen (ook: selectievoorwaarden) 124.6 Bewaartermijn (ook: geadviseerde vernietigingstermijn) 12

5. Overzicht van bestaande selectielijsten 135.1 Selectielijst gemeenten 145.2 Selectielijst OCMW’s 145.3 Selectielijsten provincies 155.4 Selectielijst kerkfabrieken en parochies 155.5 Selectielijst voor bestuursraden van protestantse gemeenten 155.6 Selectielijst voor polders en wateringen 155.7 Selectielijst voor lokale politie 165.8 Selectielijst voor sociale huisvestingsmaatschappijen 165.9 Selectielijst voor het onderwijs 16

5.9.1. Gemeenschapsonderwijs 165.9.2 Gemeentelijk onderwijs 16

5.10 Ziekenhuizen 175.11 Modelselectielijst 17

B. Overdragen

1. Overdracht, basisregistratie en uitlening van papieren dossiers 11.1 Overdracht 1

1.1.1 De voorbereiding 21.1.2 De schriftelijke neerslag van de overdracht 31.1.3 Administratieve verwerking van de overdracht 5




1.2 Beschikbaar stellen van archieven 51.2.1 Basisregistratie 51.2.2 Raadplegen en uitlenen 61.2.3 Toepassing bij Ondernemingen Jan De Nul nv 7

1.3 Aandachtspunten voor de depotbeheerder 8

C. Vernietigen

1. Wanneer vernietigen? 1

2. Schonen: een bijzondere manier van vernietigen 32.1 Materieel schonen 32.2 Inhoudelijk schonen 4

3. Aanbevolen werkwijze voor het praktisch uitvoeren van vernietigingen 5

4. Vernietiging van digitale bestanden 7

5. Het gebruik van papierversnipperaars 7

D. Saneren van oude archieven

1. Overzicht maken van archiefruimte(n) 2

2. Externe informatie verzamelen 5

3. Reeksen herstellen 6

4. Reeksen en series beschrijven 7

5. Selectielijsten raadplegen en toepassen 9

6. Vernietigingen uitvoeren 10

7. Beschrijving, herverpakking en overbrenging 10

8. Besluit 11

VII. Publiekswerking

A. Metadata en beschrijvingen 1Inleiding 11. Archief beschrijven met ISAD(G) 3

Inleiding 31.1 Beschrijven van archief en beschrijvingseenheden 41.2 Beschrijvingsniveaus 71.3 Meer-niveaubeschrijving 9

1.3.1 Beschrijven van algemeen naar bijzonder 10




1.3.2 Gegevens relevant voor het beschrijvingsniveau 101.3.3 Koppelen van beschrijvingen 101.3.4 Niet herhalen van informatie 11

1.4 Beschrijvingselementen 111.4.1 Identificatie 121.4.2 Context 221.4.3 Inhoud en structuur 241.4.4 Voorwaarden voor raadpleging en gebruik 241.4.5 Verwant materiaal 251.4.6 Aantekeningen 251.4.7 Beschrijvingsbeheer 26

1.5 Toepassing 26Bijlage: de 26 beschrijvingselementen van ISAD(G) 28

B. Leeszaalwerking 1

1. Profiel van de bezoekers 1

2. Infrastructuur en fysieke inrichting 22.1 Toegankelijkheid van het archiefgebouw 22.2 De onthaalbalie 22.3 Studiezaal en leeszaal 3

3. Faciliteiten 4

4. Organisatie en werking 64.1 Openingsuren 64.2 Archief- en leeszaalreglement 74.3 Onthaal en inschrijving 84.4 Raadplegen van archiefstukken 94.5 Reproduceren van archiefstukken 94.6 Zoekinstrumenten 10

5. Evoluties in de leeszaal 11

Literatuur 12

Bijlagen 13

C. Erfgoedwerking 1

Inleiding 1

1. Het Erfgoeddecreet 21.1 Het Cultureel-erfgoeddecreet van 6 juli 2012 21.2 Invalshoeken voor een lokale archiefwerking 4

1.2.1 Het cultureel-erfgoedconvenant 41.2.2. Beleidsprioriteiten 51.2.3 Expertisespreiding 61.2.4 Het kwaliteitslabel voor culturele archiefinstellingen 8




1.2.5 Projectsubsidies 91.2.6 De depotproblematiek 9

1.3 Erfgoeddag 101.4 Thema’s 11

1.4.1 Educatie 111.4.2 Diversiteit/intercultureel 12

D. De meerwaarde van samenwerking tussen archiefdiensten:archiefbeheer- en beschrijvingssystemen 1

Inleiding1. Samenwerkingsvoorbeelden 3

1.1. Samenwerken motiveert: ‘Archiefbank Kempen’ als bottom-up-project (2012-2014) 3

1.2. Samenwerken in West-Vlaanderen: Provinciaal Archiefnetwerk Probat 10

1.3. Samen bouwen aan een archiefbeheersysteem 161.4 Samenwerking om archieven beter te beheren en te beschrijven:

algemeen besluit 24

E. Praktijkvoorbeelden 1

1. Het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst online: de standaard-inventaris, klaar voor invoer 1

F. Vrijwilligerswerking in de stadsarchieven van Leuven, Mechelen en Brugge

Inleiding 11. De vrijwilligerswerking van het stadsarchief Leuven 1

1.1 Voor ieder wat wils 21.2 Een vrijwilligersproject 31.3 Hoe vindt de vrijwilliger het archief? 31.4 Van onschatbare waarde 41.5 Geven en nemen 41.6 De formele regeling 51.7 Conclusie 6

2. Vrijwilligerswerking in het stadsarchief Mechelen 7Nil desperare in archivo 72.1 Waarom werken met vrijwilligers? 72.2 Verschillende types vrijwilligers 72.3 Omkadering 82.4. Samenwerkingen rond vrijwilligerswerking 92.5 Taken van de vrijwilligers 102.6 Enkele opvallende vrijwilligersprojecten 112.7 Conclusie 12




3. Werken met vrijwilligers: praktijkvoorbeeld van het stadsarchief Brugge 133.1 Levend Archief vzw en Werkgroep Enter 133.2 De rekrutering en samenstelling van onze vrijwilligers 14

3.2.1 De vriendenkring, onze belangrijkste visvijver 143.2.2 Andere aantrekkingsgebieden 153.2.3 Van thuiswerkers naar voornamelijk ‘ter plaatse

werkers’ 153.2.4 Samenstelling 16

3.3 Omkadering 163.4 Toekomstperspectieven 173.5 Besluit 18Literatuur 18

VIII. Sectoren

A. Kerkfabrieken1. Enkele inleidende begrippen 2

1.1 Begrip Archiefvormer en de verhouding publiekrechtelijk versus privaatrechtelijk 2

1.2 Statisch versus dynamisch archief 52. Verantwoordelijkheid voor het kerkfabriekarchief en toezicht 6

2.1 Verantwoordelijkheid voor het archief 62.2 Toezicht op het kerkfabriekarchief 7

3. Beheer van de lopende administratie (dynamisch archief) van kerk-fabrieken 103.1 Decretaal verplicht aan te maken documenten 10

3.1.1 Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerkfabriek 10

3.1.2 Notulen of verslagen van de kerk(fabriek) 103.1.3 Meerjarenplan van de kerkfabriek 113.1.4 Budget van de kerkfabriek 123.1.5 Boekhoudkundige documenten van de kerkfabriek 143.1.6 Jaarrekening van de kerkfabriek 183.1.7 Eindrekening van de kerkfabriek 19

3.2 Andere documenten 203.2.1 Eigendomstitels van de roerende en onroerende

bezittingen van de kerkfabriek 203.2.2 Documenten met betrekking tot het onderhoud en

het beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst 20




3.2.3 Personeelsdossiers van de kerkfabriek 213.2.4 Inkomende en uitgaande briefwisseling en post-

registratiesysteem 213.3 Ordeningsplan voor kerkfabriekarchieven 21

4. Selectie en vernietiging van archiefdocumenten van het kerkfabriek-archief 22

5. Regelingen voor het historisch of statisch archief 245.1 Inhoud van het historisch archief van de kerkfabriek 245.2 Eigen beheer of bewaargeving? 24

5.2.1 Bewaargeving van het historisch archief 255.2.2 Eigen beheer van het historisch archief 29

B. Scholen

Inleiding 1

1. Nut van schoolarchief 21.1 Administratieve waarde van schoolarchief 21.2 Cultureel-historisch belang van schoolarchief 3

2. Problematiek van schoolarchieven 52.1 Verantwoordelijkheid voor het schoolarchief 5

2.1.1 Openbaarheid van bestuur 52.1.2 Archiefwet en Archiefdecreet 52.1.3 Historisch bewustzijn 6

2.2 Verhouding tussen scholen en inrichtende macht 72.3 Bestaande richtlijnen 82.4 Planlast 10

3. Aanpak van schoolarchieven 113.1 Dynamisch schoolarchief 11

3.1.1 Orde en structuur in de schooladministratie 113.1.2 Specifieke uitdaging van digitaal schoolarchief 12

3.2 Statisch schoolarchief 133.3 Selectie voor bewaring en vernietiging 153.4 Schooleigen voorbeelden 17

3.4.1 Voorbeelden van permanent te bewaren archief 173.4.2 Te selecteren archief waaruit delen vernietigd kunnen

worden 183.4.3 Specifieke documenten voor bepaalde onderwijsdivisies 19

4. Hulpmiddelen 204.1 Selectielijst 204.2 Handboek 214.3 Hulp bij externe partners 22

4.3.1 Procedure voor het verwerken van archieven 224.3.2 Hulp bij archiefinstellingen 24

5. Besluit 24




C. Kabinetsarchieven

1. De waarde van kabinetsarchieven 1

2. Structuur en ordening van de kabinetsarchieven 22.1 De structuur van het kabinetsarchief 22.2 De ordening van het kabinetsarchief 6

3. De archiefwaarde van kabinetsarchieven en de gehanteerde selectiecriteria 10

3.1.1 De toepassing van het bestemmingsbeginsel 113.1.3 Buitenlandse voorbeelden 11

3.2 Archiefwaardering 113.2.1 Dossiers die aangeduid worden met archiefwaarde 123.2.2 Archieven die voor vernietiging in aanmerking komen 12

3.3 Bijzondere reeksen of afwegingen 133.3.1 Het onderscheid tussen partijpolitieke en persoonlijke

documenten 133.3.2 Dossiers inzake contacten met burgers, persoonlijke

tussenkomsten of dienstbetoon 13

4. Een overzicht 15

5. Openbaarheid en inzage van overgedragen kabinetsarchieven 165.1 Organisatie van de overdracht 165.2 Openbaarheid en inzage 17

D. Medische dossiers

1. Inleiding 1

2. De basiswetgeving 2

3. Welke documenten moeten bijgehouden worden? 53.1 Het Algemeen Medisch Dossier of AMD 63.2 Het medisch dossier (of ziekenhuisdossier) 73.3 Het verpleegkundig dossier 93.4 Individueel zorgdossier (IZD) rust- en verzorgingstehuizen 113.5 Het farmaceutisch dossier 123.6 Andere dossiers en medische gegevens 13

3.6.1 Gezondheidsdossier werknemers 133.6.2 Het GIS-dossier 143.6.3 Het CLB-dossier 14

4. Digitaal archiefbeheer in de medische sector 154.1 Waar moeten de gegevens opgeslagen worden? 15

4.1.1 Koerswijziging van de Orde van Geneesheren 154.1.2 Standpunt van de Commissie Telematica 16

4.2 Het speciale geval van de MRI’s en andere documenten van medische beeldvorming 19




4.3 Het eHealth-platform 194.4 De standaard voor medisch archiveren KMEHR-Bis 204.5 CareNet 204.6 Andere regelgevingen 21

5. De problematiek rond de inzage van medische gegevens door de patiënt en zijn entourage 225.1 Het inzagerecht (art. 9, § 2 WPR) 235.2 Persoonlijke notities (art. 9, § 2, derde lid WPR) 235.3 Recht op afschrift (art. 9, § 3 WPR) 245.4 Beperkt inzagerecht voor nabestaanden (art. 9, § 4 WPR) 255.5 De vertegenwoordiger 255.6 Vertegenwoordiging van minderjarige patiënten 26

6. De verwerking van gezondheidsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: de uitvoerige consultatie 276.1 Medische gegevens en gezondheidsgegevens 286.2 Minimaal beschermingsniveau 296.3 Toegang tot gezondheidsgegevens 30

7. Andere reglementaire bepalingen die bepalingen bevatten over archiefbeheer 31

8. Besluit 33

E. Archief van de lokale politie 1

1. Inhoud en belang van het politiearchief 2

2. Wettelijke basis van de archiefplicht van de politie 4

3. Toegang tot politiearchieven 5

4. Het dynamisch politiearchief 74.1 Ordening 74.2 Digitalisering en substitutie van politiedocumenten: de juridische

waarde 74.2.1 Juridische waarde van digitale kopieën van papieren

originelen of papieren documenten met dezelfde juridische waarde 7

4.2.2 Juridische waarde van digitale kopieën van papieren kopieen 8

4.2.3 Juridische waarde van het geheel van gedigitaliseerde documenten 8

5. Statisch politiearchief: overdracht 85.1 Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere

gemeentepolitie 95.2 Voor 2001: overdracht van de archieven van de vroegere

Rijkswacht 9




5.3 Na 2001: overdracht van de archieven van een eengemeentezone 95.4 Overdracht van de archieven van een meergemeentezone 9

6. Selectie en vernietiging 106.1 Voorbeelden van permanent te bewaren archief 116.2 Voorbeelden van te vernietigen of te selecteren archief 12

F. Beheer en materiële zorg van architectuurarchieven. Over bouwtekeningen op groot formaat, maquettes en digitale tekendocumenten

1. Architectuurarchieven 1

2. Inleidende begrippen 2

3. Verloop van een (bouw)project 4

4. Ordening en beschrijving 54.1 De samenstelling van de projectindex 6

4.1.1 Generiek voorstel van projectindex 64.2 De samenstelling van de tekeningenindex 8

4.2.1 Projectfase 104.2.2 Tekeningsoort 114.2.3 Discipline 114.2.4 Generiek voorstel van een tekeningindex 13

4.3 De ordening van de tekeningen 144.4 De beschrijving van maquettes 15

5. Selectie 16

6. Duurzame bewaring 196.1 Het belang van documentatie en metadata 196.2 Papieren bouwtekeningen 19

6.2.1 Beschermen tegen zuur, licht, stof, vocht, klimaat-schommelingen 20

6.2.2 Openvouwen, ontrollen en vlakken van bouw-tekeningen 21

6.3 Maquettes 236.4 Born-digital bouwtekeningen en modellen 24

6.4.1 Inleidende beschouwing 246.4.2 Algemene aanbevelingen 276.4.3 Vectorbestanden 296.4.4 Digitale tekeningen 306.4.5 Modelbestanden 326.4.6 3D-scenes 35

6.5 Digitalisering 36

7. Tot slot 37

8. Nuttige links 37

32 / Wegwijzer Afl. 23, juni 2016



Bijlagen

A. Wet en regelgeving

1. Wet van 24 juni 1955 ‘Archiefwet’ (BS 12 augustus 1955) 1

2. Decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking (BS 5 augustus 2010) 3

B. Kernbegrippen en definities

C. Inhoud website

1. Wet- en regelgeving 1

2. Selectielijsten 1

3. Modellen 3

4. Extra informatie 4

D. Trefwoordenregister

De onderdelen aangeduid met een asterisk zullen worden toegevoegd bij eenvolgende aanvulling.



Wie klasseert, die vindt INHOUDSTAFEL · Wie klasseert die vindt afl 27 basisboek.book Page 29...

Documents

Transcript of Wie klasseert, die vindt INHOUDSTAFEL · Wie klasseert die vindt afl 27 basisboek.book Page 29...