Werkinstructie - Digit Intranetcms2009.digitnet.nl/Uploads/CO/20140424_SKAO_WerkinstructieA4.pdf ·...

2

Werkinstructievoor het Portfolio co2-Prestatieladder

2

inhoud

3

1 InleIdIng 4

2 VoorbereIdIng 8

3 InzIcht 12

4 reductIe 22

5 transparantIe 26

6 partIcIpatIe 32

7 afrondIng 36

8 In stand houden 40

4

01inleiding

5

01inleiding

In de Werkinstructie zijn tips opgenomen over handige werkwijzen en mogelijke oplossingen. deze tips zijn geen onderdeel van de eisen van het handboek.

deze Werkinstructie is een bijlage bij de handleiding co2-Prestatieladder waarin de opzet van het systeem en documenten globaal beschreven zijn. in de Werkinstructie wordt per op te leveren document beschreven hoe u het portfolio zou kunnen opbouwen dat u aan de ci moet overleggen om het certificaat te behalen.

de indelingen die in deze Werkinstructie voorkomen dienen slechts als voorbeeld, en zijn niet verplicht. u kunt uw documenten zelf naar eigen inzicht opstellen, mits deze aan de eisen van de co2-Prestatieladder voldoen.

het handboek is leidend wanneer er onverhoopt een tegenstrijdigheid mocht ontstaan tussen het handboek en deze Werkinstructie of wanneer de criteria onvolledig worden weergeven.

6

1.1 Index portfolIo bedrIjf

in onderstaande tabel zijn de documenten te vinden die in het portfolio voor het bedrijf kunnen zitten. onder het bedrijf wordt verstaan: de overhead en de projecten (1).

Deze index omvat niveau 3. Dit betekent dat ook aan de onderliggende niveaus 1 en 2 voldaan is.

Naast bovenstaande documenten kunt u werken met een projectplan voor de implementatie.

Dit plan wordt dan opgesteld tijdens de voorbereiding (zie Hoofdstuk 2.1).

1 Zie paragraaf 2.4 van de Handleiding voor een toelichting op het verschil tussen overhead en projecten.

Onderdeel dOcumentatie Vindplaats in deze werkinstructie

Voorbereiding Beschrijving organisatorische grenzen Hoofdstuk 2.2

KvK uittreksels van alle bedrijven binnen de or ganisatorische grenzen

a. inzicht Overzicht energiestromen en energieverbruikers Hoofdstuk 3.1

Energie audit verslag Hoofdstuk 3.2

Emissie-inventaris met CO2-footprint Hoofdstuk 3.3

Bewijslast cijfers CO2-footprint (facturen, uittreksels uit administratie,

berekeningen obv schattingen)

Inventarisatie reductiemogelijkheden Hoofdstuk 3.4

B. reductie Energie Management Actieplan Hoofdstuk 4.1

Onderschrijving hoger management (notulen, handtekening, beleidsverklaring)

c. transparantie Communicatieplan inclusief stakeholder analyse Hoofdstuk 5.1

Communicatie uitingen intern Hoofdstuk 5.2

Communicatie uitingen extern

d. participatie Inventarisatie mogelijke initiatieven en keuze van initiatief Hoofdstuk 6

Bewijs van actieve deelname aan sector of keten initiatief, inclusief budget

afronding Zelfbeoordeling

Beschrijving van de stuurcyclus Hoofdstuk 7.1

7

2 Zie ‘projecten met gunningvoordeel’ in de begrippenlijst bij de Handleiding.

1.2 Index portfolIo project met gunnIngVoordeel

Zoals beschreven in de handleiding moet het bedrijf zich in alle projecten inspannen voor co2-reductie.

Dit hoeft echter niet per individueel project inzichtelijk te zijn. Een uitzondering zijn de projecten met gunningvoordeel: voor

deze projecten moet het bedrijf administratieve bewijslast kunnen laten zien aan de auditor van de vertaling van de eisen in

het concrete project.(2) Het bedrijf is vrij om zelf een methode te kiezen voor deze administratieve bewijslast. Een manier om

dit te doen is per project een apart projectportfolio opstellen. In onderstaande tabel staat beschreven hoe een dergelijk

portfolio voor de projecten met gunningvoordeel er uit zou kunnen zien. Kiest u ervoor om niet met een projectportfolio te

werken, dan zult u voor de projecten met gunningvoordeel onderstaande vereiste informatie op een andere manier aantoonbaar

moeten maken in uw bedrijfsportfolio. Deze Werkinstructie gaat ervan uit dat u werkt met een projectportfolio.

Onderdeel dOcumentatie Vindplaats in deze werkinstructie

inzicht Overzicht energiestromen en energieverbruikers van het project Hoofdstuk 3.1.3

Beschrijving verdeelsleutel projecten

(Emissie inventaris en) CO2-footprint project Hoofdstuk 3.3.3

(bijdrage van het project aan de bedrijfs-footprint)

Bewijslast cijfers CO2-footprint (indien nodig met behulp van

facturen, uittreksels uit administratie, berekeningen op basis van schattingen)

Inventarisatie reductiemogelijkheden Hoofdstuk 3.4.3

reductie Energie Management Actieplan project (afgeleid van bedrijfsactieplan, Hoofdstuk 4.1.3

met o.a de toegepaste maatregelen voor het project als bijdrage aan

realisatie van bedrijfsdoelstellingen)

transparantie Communicatieplan incl stakeholder analyse project Hoofdstuk 5.1.3

(afgeleid van stakeholders op bedrijfsniveau)

Communicatie uitingen intern project Hoofdstuk 5.2.3

Communicatie uitingen extern project

8

02voor-bereiding

10

2.1 projectplan Voor ImplementatIe

optIoneel

het plan voor de implementatie bevat:

• Dedoelstellingvoorhettebehalenladderniveau;

• Deprojectorganisatie;

• Deplanning;

• Hetbudget;

• Detaakverdeling.

Het projectplan is een optioneel intern document en hoeft niet opgenomen te worden in het portfolio.

11

2.2 organIsatorIsche grenzen

optIoneel

Als u één BV heeft of op holding niveau werkt en alle dochterbedrijven binnen de

grenzen meeneemt, dan is dit document optioneel. U kunt de organisatiegrenzen dan

bijvoorbeeld ook beschrijven in de emissie-inventaris. Zijn de organisatorische grenzen

ingewikkelder, dan is het aan te bevelen om ze in een apart document te beschrijven,

dat als vaste bijlage opgenomen wordt in de emissie-inventaris.

2.2.1 eIsen

•HandboekCO2-PrestatieladderbijlageB:Organisatorischegrens

•GHGProtocolCorporateStandardHoofdstuk3.

2.2.2 Inhoud Van het document

•Juridischestructuurvanhetbedrijf,weergegevenineenorganogram.

•UittrekselvandeKamervanKoophandel,voorelkeondernemingbinnende

organisatorische grenzen.

•Beschrijvingvandeorganisatorischegrens:welkdeelvanhetbedrijfwordt

meegenomenvoorcertificeringopdeCO2-Prestatieladder en waarom

•Wanneererslechtseendeelvaneenconcernwordtgecertificeerd:

- Uitwerking laterale analyse, zoals beschreven in het Handboek

CO2-Prestatieladder,bijlageB:Organisatorischegrens,p59-63,

deGHGProtocolCorporateStandardHoofdstuk2enindeHandleiding.

2.2.3 projectportfolIo

Voor het projectportfolio is geen aparte beschrijving van de

organisatorische grenzen nodig.

12

03inZicht

14

3.1.1 eIsen

HandboekCO2-Prestatieladder: p. 80-83


•Noteerperenergiestroomhettotaleverbruikinhetafgelopenjaaren,

indien beschikbaar, in enkele voorgaande jaren.

•Maakeenoverzichtvanallegeïnventariseerdeenergieverbruikersvan

de belangrijkste energiestromen in uw bedrijf en de projecten.

Werk van groot naar klein.

- Elektriciteit: verlichting kantoren en bouwplaatsen,

kantoorapparatuur, elektrisch gereedschap, elektrische

transportmiddelen zoals bouwliften, elektrische verwarming, etc.

-Gas:verwarming

- Brandstof: kranen, aggregaten, auto’s, busjes, vrachtwagens, etc.

•Noteervandeindividueleverbruikersdieveelenergieverbruikenzoveel

mogelijk beschikbare informatie over het verbruik. Dit helpt in de

rangschikking van ‘groot’ naar ‘klein’.

- Elektriciteit: vermogen, gebruikstijd, vollast

-Gas:vermogen,gebruikstijd,vollast

- Brandstof: Auto’s: normverbruik, gereden kilometers en verbruikte

liters per jaar (= samen werkelijk verbruik)

Materieel: vermogen, verbruik per draaiuur, aantal

draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m3 of ton,

vaarkilometers, etc.


•MaakeenlijstmetdeteverwachtengroteenergieverbruikersinScope1en

2inhetproject.Opbasisvandekostenramingismeestalvoldoendeinzicht

in de relevante activiteiten verkregen.

•Vermeldvanelkegroteenergieverbruikerzoveelmogelijkinformatieoverhet

verbruik, de draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m3 of ton, gemaakte

kilometers,etc...Gebruikdekentallenvanuweigenbedrijf.

•Rekenzouithoeveelbrandstof/elektriciteit/gasdezenaarverwachtinggaat

gebruiken in het gehele project.

•Heeftuvooreenenergiestroomonvoldoendegegevensoverhetverbruikin

het project, dan kunt u voor het project een schatting maken op basis van

gegevens die u op bedrijfsniveau registreert (zie Hoofdstuk 4.2 van de

Handleiding voor een toelichting over de toerekening van uitstoot naar

individuele projecten). Is de betreffende energiestroom naar verwachting

klein van omvang in het project, dan kunt u deze ook open laten.

tIp: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld als bijlage bij het energie audit Verslag.

3.1 oVerzIcht energIestromen en energIeVerbruIkers

15

3.2.1 eIsen

ISO50001voorenergiemanagement,bijlageA


•Beschrijfwiedeenergieauditheeftuitgevoerd,inclusiefdeonderbouwingvan

voldoende kennis en onafhankelijkheid

•Beschrijfhoehetbedrijffysiekinelkaarzit:

kantoorlocaties/projectlocaties/productielocatiesetc.

•BeschrijfdereferentievoorhettoewijzenvandeCO2-uitstoot aan overhead en

(verschillendegroepenvan)projecten.Bijvoorbeeld:CO2-uitstoot per ton

product, per e omzet of per FTE.

•Beschrijfhoegecontroleerdisofallebelangrijkeenergieverbruikersper

energiestroom en de reductiemogelijkheden volledig in kaart zijn voor

het bedrijf en de projecten en wat de uitkomst van deze controle is.

Gebruikhiervoor:

- De emissie-inventaris

- Het overzicht energiestromen en energieverbruikers

- De inventarisatie van reductiemogelijkheden

•Benoemwelkestappengenomenwordenomhethuidigeinzichtinhetverbruik

van grote energieverbruikers verder te verbeteren.

•Benoemopbasisvanhetoverzichtvanenergieverbruikersenenergiestromende

gebieden met significant energieverbruik. Dit zijn de energie verbruikers die de

meeste energie verbruiken binnen een energiestroom.

Voor meer informatie over het uitvoeren van energie audits,

ziebijlageA.4vanISO50001.

3.2 energIe audIt Verslag

elektriciteits-VerBruiker VermOgen geBruikstijd VOllast Bedrijfstijd energie-VerBruik percentage

(kW) (uren per jaar) (%) (kWh per jaar) (%)

a B c d = B x c x d

totaal jaarverbruik volgens factuur: som van deze kolom

gasVerBruiker Belasting geBruikstijd VOllast Bedrijfstijd energie-VerBruik percentage

(kW) (uren per jaar) (%) (m3 per jaar) (%)

a B c d = B x c x d x 0,103


BrandstOf-VerBruiker nOrmVerBruik aantal gereden BrandstOf-VerBruik werkelijk VerBruik percentage

(liter per 100 km) kilOmeters (liter per jaar) (liter per 100 km) (%)

a B c d = d / (c/100)


16


•Beschrijfwiedeenergieauditheeftuitgevoerd,inclusiefde

onderbouwing van voldoende kennis en onafhankelijkheid

•Beschrijfhoegecontroleerdisofhetoverzichtvan

energiestromen en energieverbruikers van het project

overeenkomt met de belangrijke energiestromen en de

grootste energieverbruikers in het gehele bedrijf om de

volledigheid hiervan te controleren. Beschrijft ook hoe

gecontoleerd is of het overzicht van reductiemogelijkheden

op bedrijfsniveau voldoende compleet is voor dit specifieke

project. Beschrijf de uitkomst van de controle.

•Benoemwelkestappengenomenwordenomhethuidige

inzicht in het verbruik van grote energieverbruikers in het

project verder te verbeteren.

•Blijktuitdecontroledaterbelangrijkeenergiestromenof

reductiemogelijkheden over het hoofd worden gezien op

bedrijfsniveau, dan dienen deze toegevoegd te worden aan

de relevante documenten in het bedrijfsportfolio.

•Iseraleerdereenenergieauditverslaggemaaktvaneen

soortgelijk project, dan kunt u hiernaar verwijzen en

beschrijven waarom de projecten vergelijkbaar zijn.

3 ISO 14064-1 is een norm voor het kwantificeren en rapporteren over CO2-uitstoot. In §7.3 van deze norm

is uiteengezet welke informatie precies gerapporteerd dient te worden bij het opstellen van een emissie-

inventaris. Door deze informatie te rapporteren geeft u inzicht in de reikwijdte van de emissie-inventaris en

hoe deze tot stand is gekomen.

17

3.3.1 eIsen

ISO14064-1,metname§7.3,puntenat/mq(3).


•Beschrijfhetbasisjaar;ditishetjaarwaarinuvoorheteerstdeCO2-footprint uitrekent en het jaar

op basis waarvan u de reductiedoelstelling bepaalt

•Achterhaalvanelkeenergiestroomdiegeïnventariseerdisvoorhetbedrijfendeprojectenhoeveel

energie gebruikt is in het basisjaar, op basis van de inventarisatie van de energiestromen.

- scope 1:

•Verwarming:aantalm3gasofaantalGJstadsverwarming

•Brandstoffen:aantallitersbrandstofvanlease-auto’s,bedrijfswagensenmaterieelzoals

kranen en aggregaten. Wanneer dit niet beschikbaar is: gereden kilometers,

geproduceerde tonnen, m3, draaiuren etc..

•Bulkleveringen:alleswatalsbrandstofgebruiktwordt.

- scope 2:

•Elektriciteit:aantalkWh,groeneofgrijzestroom(groenestroomisalleengroenwanneer

hetNederlandsewindenergieis,zieeisenopp.71HandboekCO2-Prestatieladder).

Andere vormen (water, biomassa of zon) mogen ook, maar zijn lastiger te bewijzen.

•Zakelijkereizenmetprivé-auto:aantalgedeclareerdekilometers

•Vliegkilometers:aantalkilometersvliegafstand(letopkorte,middellangeoflangevluchten)

•RekendeenergiestromenomnaarCO2 met behulp van de conversiefactoren in het

HandboekCO2-PrestatieladderbijlageC.

•Beschrijfnaastdeberekening(bijvoorbeeldinhetExcel-bestandwaarindeCO2-berekening is

gemaaktófineenbijgevoegderapportage)conformISO14064-1,§7.3,puntenat/mq:

- Verantwoordelijkheden voor het opstellen van de emissie-inventaris

- Wat het basisjaar is en wat de rapportageperiode is van de emissie-inventaris

-Watdeorganisatorischeenoperationelegrenzenzijn(welkeScopesen

energiestromen maken onderdeel uit van de inventaris)

- Hoe de berekeningen zijn gemaakt en hoe de verdeling over de projecten is berekend

- Welke onzekerheden er bestaan in de gemaakte berekeningen

(bijvoorbeeld: gemaakte schattingen)

3.3 emIssIe-InVentarIs met co2-footprInt

18

HieronderstaateenvoorbeeldvoorhetberekenenvandeCO2-footprint. Vul dit in voor alle activiteiten die vallen onder de te

certificerenorganisatie.Maakeenscheidingtussenoverheadenprojecten.

inVulsheet met cOnVersiefactOren

4 De hier weergegeven conversiefactoren zijn afkomstig uit het Handboek CO2-Prestatieladder versie 2.2 van april 2014.

Voor de meest actuele conversiefactoren, zie de meest recente versie van het Handboek CO2-Prestatieladder.

hOeVeelheid cOnVersiefactOr(4) cO2 uitstOOt

scope 1 Verwarming [invullen] m3 gas 1825 g CO2 / m3 [hoeveelheid x conversiefactor]

Eigen wagenpark [invullen] liter benzine 2780 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]

[invullen] liter diesel 3135 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]

[invullen] liter LPG 1860 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]

Leaseauto’s [invullen] liter benzine 2780 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]

[invullen] liter diesel 3135 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]

[invullen] liter LPG 1860 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]

Bulkleveringen [invullen] liter rode diesel 3135 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]

of gasolie

scope 2 Vliegreizen -

enkele reis <700 km [invullen] vlucht km’s 270 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]

Vliegreizen -

enkele reis

700-2500 km [invullen] vlucht km’s 200 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]

Vliegreizen -

enkele reis

>2500 km [invullen] vlucht km’s 135 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]

Zakelijke reizen

privé auto [invullen] gedeclareerde km 210 g CO2 / voertuigkm [hoeveelheid x conversiefactor]

Elektriciteit [invullen] kWh 455 g CO2 / kWh [hoeveelheid x conversiefactor]

19


Voor een project met gunningvoordeel moet inzichtelijk zijn welke bijdrage het

specifieke project levert aan de bedrijfs-footprint. In de bedrijfs-footprint staat

bijvoorbeeld het totaal aan gasolie dat u heeft verstookt. In de footprint van het

project is dan te zien welk deel van het totaal is toe te rekenen aan het project.

Doe dit volgens de verdeelsleutel die u voor uw bedrijf bepaald heeft.

In de praktijk zal het meestal een mix zijn van geregistreerde en via verdeelsleu-

tels verkregen emissie-gegevens. Voor emissies die u als bedrijf zelf wilt reduceren

via maatregelen in de projecten ligt het immers voor de hand dat u die regis-

treert, bijvoorbeeld aan de hand van een factuur. Voor emissies waar u geen

concrete maatregelen op neemt zal een verdeelsleutel prima voldoen.

tIp: om steeds voldoende inhoudelijke input te hebben voor uw halfjaarlijkse communicatie (zie hoofdstuk 5.2) en om tijdig trends te signaleren en bij te kunnen sturen, is het handig om elk halfjaar uw co2-footprint op te stellen.

20

3.4.1 eIsen

HandboekCO2-Prestatieladder:p.91.


•Beschrijfinhetverledengetroffenmaatregelenvoorenergieen/ofCO2-reductie.

•Beschrijfwelkemogelijkemaatregelengenomenkunnenwordeninhetbedrijfenin

de projecten op de gebieden met significant energieverbruik.

•Kijkookwelkemaatregelenanderebedrijveninuwsectornemen.Gebruikhiervoor

bijvoorbeelddeinventarisatievaninitiatievenofdevoorbeeldenopwww.skao.nl/tips.

•Beschrijfwelkeideeëneringebrachtzijndoordeeigenmedewerkers.


•Beschrijfopbasisvandeinventarisatievanreductiemogelijkhedenopbedrijfsniveau

welke van de mogelijkheden wel en niet in het project toegepast worden, en waarom.

•Opbasisvanhetoverzichtmetenergiestromenenenergieverbruikerskanbepaald

wordenwateenbepaaldeCO2-reductie maatregel oplevert in het project.

3.4 InVentarIsatIe reductIemogelIjkheden

tIp: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, zoals het energie audit Verslag of het energie management actieplan.

22

04reductie

24

4.1.1 eIsen

HandboekCO2-Prestatieladder:p.93enISO50001:paragrafen4.4.3,4.4.6,4.6.1en4.6.4.


stel reductiedoelstellingen vast:

•Voorscope1en2apartbenoemenineenpercentageofeenabsoluutCO2-getal.

Relateerditbijvoorkeuraanaantalmedewerkers,omzetofproductiehoeveelheden.

•Beschrijvingvanhoededoelstellingenbetrekkinghebbenopdeprojecten.

•Beschrijvingvandemaatregelenenhun(beoogde)opbrengstinCO2 en of energie.

•Beschrijvingvandedoelstellingvoorhetgebruikvanalternatievebrandstoffenen/of

groene stroom, inclusief bijbehorende maatregelen voor de projecten.

beschrijf per reductiemaatregel:

•Deemissiestroomwaaropdezebetrekkingheeft;

•HoeveelCO2 en of energie er bespaard wordt met de maatregel, in welk tijdbestek

(inschatting);

•Inwelkeprojectenoftypeprojectendemaatregelzalwordentoegepastenwaarom;

•Planvanaanpakmetdaarin:

-Verantwoordelijkhedenenverantwoordelijken;

-Middelenentijdsbestek;

-Informatiebehoefte;

-Monitoringenbijsturing.

•Optioneelkuntuookbeschrijven:

-Deredenwaaromvoordezemaatregelgekozenis;

-Investeringskostenenopbrengsten(inschatting);

Een lid van het hoger management moet het gehele energie management actieplan goedkeuren,

conformdeverantwoordelijkhedenzoalsbenoemdindestuurcyclus(zieHoofdstuk7.1).Ditkan

bijvoorbeeld door een handtekening te zetten op het document.

In onderstaande tabel wordt een voorbeeld gegeven van een overzicht van maatregelen en

doelstellingen per emissiestroom.

4.1 energIe management actIeplan

maatregelen

scope emissie-stroom kantoor Opbrengst projecten Opbrengst

1 Gas m3 [Beschrijving maatregel] m3 [Beschrijving maatregel] m3

Brandstof ltr ltr ltr

2 Elektriciteit kWh kWh kWh

Vlieg km km km km

Zakelijke km km km km

tOtale Besparing [tOtaal] [tOtaal] [tOtaal]

25


Voor het project met gunningvoordeel wordt aantoonbaar gemaakt welke maatregelen uit het Energie

ManagementActieplanvandeorganisatievantoepassingzijnophetprojectmetgunningvoordeel.

•BekijkofindelijstmetmaatregelenuithetEnergieManagementActieplanvande

organisatie maatregelen zijn gedefinieerd die van toepassing zijn op het project. Beschrijf of

deze maatregelen van toepassing zijn in het project en waarom.

•Beschrijfvanderelevantemaatregelenverantwoordelijkenenuitvoerdersinhetprojectmet

gunningvoordeel.

•Beschrijfdebijdragevanhetspecifiekeprojectaandereductiedoelstellingvanhetbedrijf.

Het kan natuurlijk dat binnen het bedrijf specifiek voor het project eigen doelstellingen en prestatie-

indicatoren worden afgesproken om op te kunnen bijsturen. Dit is echter geen vereiste.

26

05trans-Parantie

28

5.1.1 eIsen

HandboekCO2-Prestatieladder:p.103-105


•Identificatieexternestakeholders

-WelkeexternepartijenhebbenbelangbijCO2-reductie in uw bedrijf en uw projecten? Denk bijvoorbeeld aan:

•AnderebedrijvenindebranchediebezigzijnmetCO2-reductie

•OverhedenalsregelgevervoorCO2-reductiebeleid (bijvoorbeeld milieudienst)

•OpdrachtgeversmeteenCO2-reductieambitie

•BelangenverenigingenenNGOs

-MetwelkepartijenwiltuomandereredenenookcommunicerenoveruwCO2-aanpak?

Denk bijvoorbeeld aan:

•Onderaannemers

•Andereopdrachtgevers

•Leveranciers

•Kennisinstituten

•Identificatievandeinternestakeholders

-BetrekdemedewerkersbijuwCO2-beleid door goede communicatie. Hoe bereikt u iedereen in de organisatie?

•Boodschapperdoelgroep

- Deel de belanghebbenden in doelgroepen in.

Bijvoorbeeld:

•Belangrijkeinternebelanghebbenden

•Minderbelangrijkeinternebelanghebbenden

•Belangrijkeexternebelanghebbenden

•Minderbelangrijkeexternebelanghebbenden

-Stelvastwelkeboodschapdedoelgroepenmoetenontvangen.

•Deinhoudvandecommunicatie-uitingen(internenextern),dezeomvattenminstens:

-Hetenergiebeleidendereductiedoelstellingenvanhetbedrijf;

-Hethuidigenergiegebruikentrendsbinnenhetbedrijf;

-DebehaaldebesparingeninCO2-uitstoot;

- De individuele bijdrage van medewerkers aan specifieke maatregelen

•Overzichtvanmiddelen

5.1 communIcatIeplan

cOmmunicatiemiddel dOelgrOep Verschijningsfrequentie

website

nieuwsbrief

personeelsblad

relatiemagazine

afdelingsvergadering

29

•Beschrijfhoeervoorgezorgdwordtdatdevolgendevereistedocumentenopuwbedrijfswebsitewordengepubliceerd

(inclusief de nummering van de bijbehorende eis), tijdig worden bijgewerkt en actueel worden gehouden:

-UwCO2-BewustCertificaat

-CO2 footprint: 3.A.1

- Periodieke rapportage: 3.A.1

- De reductiedoelstellingen voor scope 1 en 2 en het Plan van Aanpak (3.B.1)

-Communicatieuitingen:3.C.1

- Deelname initiatief: 3.D.1

•Maakeenoverzichtvandeverantwoordelijkenenuitvoerdersvancommunicatieinhetbedrijfendeprojecten

•Maakeenplanning,bijvoorbeeld:

BOOdschap

CO2 footprint,

reductiemaatregelen

& -doelstellingen

dOelgrOep

Interne belanghebbenden

middel

Nieuwsbrief

mOment/ frequentie

Halfjaarlijks, in februari

en augustus

VerantwOOrdelijke

Communicatie-manager


Voor het project met gunningvoordeel kan een apart (verkort) communicatieplan opgesteld worden.

Dit kan worden afgeleid van het communicatieplan voor de gehele organisatie.

•Bepaalwelkestakeholdersopbedrijfsniveauvantoepassingzijninhetproject.

•Maakeenoverzichtvandecommunicatiemiddelendiewordeningezettijdenshetproject.

•Maakeenoverzichtvandeverantwoordelijkenenuitvoerdersvancommunicatieinhetproject.

•Maakeenplanningvoordecommunicatieophetprojectenoverhetproject(inenbuitenhet

bedrijf), op dezelfde wijze als de planning in het communicatieplan voor de organisatie.

30

5.2.1 eIsen

HandboekCO2-Prestatieladder: p. 102.

5.2.2 Inhoud

CommuniceeréénsperhalfjaarinternenexternconformhetCommunicatieplanover:

•CO2-footprintindeafgelopenperiode(inclusiefProjectenmetgunningsvoordeel,zie5.2.3);

•Energiebeleidenmaatregeleninhetbedrijfenindeprojecten(inclusiefProjectenmetgunningsvoordeel,zie5.2.3);

•Trends(inclusiefProjectenmetgunningsvoordeel,zie5.2.3);

-Vergelijkingmetbasisjaarentussenliggendejaren;

-Analysevantrends;

•Voortgangreductiedoelstellingen;

•Onzekerheden;

•DeindividuelebijdragevanmedewerkersaanCO2-reductie, bijvoorbeeld door het bijdragen aan

maatregelen of het meedenken over reductie-opties.


Beschrijf elk half jaar de onderstaande zaken voor het project met gunningvoordeel.

Dit is ook input voor de communicatie-uitingen van de organisatie.

•CO2-bijdragevanhetprojectaandeCO2-uitstootvanhetbedrijf;

•Analysevantrends;

•Voortgangmaatregelen;

•Onzekerheden;

•Medewerkerbijdrage.

5.2 communIcatIe-uItIngen

31

tIp: de inhoud van de communicatie-uitingen gaat verder dan enkel de co2-footprint in de relevante periode. zo moet u een analyse maken van trends en voortgang. deze informatie is later ook nodig voor de interne audit en directiebeoordeling. het kan daarom handig zijn om tegelijk met het halfjaarlijks opstellen van de co2-footprint standaard een (interne) rapportage op te stellen waarin u de footprint analyseert, belangrijke wijzigingen in de organisatie of in de methodiek voor de emissie-inventaris benoemd, en bovenstaande vereiste communicatie-onderwerpen beschrijft. zo legt u de informatie direct vast als u de footprint opstelt, heeft u meteen alle inhoudelijke input voor de communicatie-uitingen, interne audit en directiebeoordeling, en hoeft u maar één keer een document op te stellen. het is volgens de ladder op niveau 3 echter niet vereist om al deze informatie te bundelen in één document.

32

06ParticiPatie

34

6.1.1 eIsen

HandboekCO2-Prestatieladder:p.107-109

6.1.2 Inhoud

•Rapporteeroverdeinventarisatievandemogelijkeinitiatieven

•Beschrijfvanhetgekozeninitiatief:

-Wathetinitiatiefinhoudt;

-Waaromervoorditinitiatiefisgekozenendoorwie;

-WaarinuwbedrijfdeCO2-reductieuithetinitiatiefzoukunnenplaatsvindenenhetverbandmetdemateriële

Scope1en2emissiesinuwprojecten

- Hoe uw organisatie bijdraagt aan de voortgang van het initiatief en wat de deelname aan het initiatief u naar

verwachtingoplevert;

-Wieervanuituworganisatieverantwoordelijkisvooreenvoldoendeactievedeelname;

- Welk budget is vrijgemaakt voor deelname.

6.1 InVentarIsatIe mogelIjke InItIatIeVen en keuze InItIatIef

tIp: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld aan het energie management actieplan.

36

07afronding

Beschrijf voor ieder document in het portfolio wie er voor verantwoordelijk is binnen uw bedrijf en de projecten,

bijvoorbeeld zoals in onderstaande tabel.

7.1.3 prOjectpOrtfOliO

Voor het project portfolio is geen aparte stuurcyclus nodig voor het behalen van het bedrijfscertificaat. In de stuurcyclus op

bedrijfsniveau worden verantwoordelijkheden toegewezen voor het project met gunningvoordeel.

38

7.1.1 eIsen

HandboekCO2-Prestatieladder,p.101-102,punt2.C.2.

7.1.2 Inhoud

•BeschrijfdePlan-Do-Check-Actstuurcyclusen,indienvantoepassing,desamenhangmetuwandere

managementsystemen. Hieronder staat een voorbeeld van de uit te voeren activiteiten in de stuurcyclus.

7.1 beschrIjVIng Van de stuurcyclus

plan

Energie Management Actieplan opstellen

Communicatieplan opstellen

dO

Uitvoeren acties (maatregelen, initiatieven, monitoring, communicatie etc.)

check

Organisatorische grenzen, operationele grenzen en kwantificeringsmethode controleren

Emissie inventaris opstellen

Trends beschrijven en voortgang reductiemaatregelen controleren voor emissie inventaris

Uitvoeren interne audit en directiebeoordeling

act

Energie Audit Verslag en overzicht van energiegebruikers actualiseren

Communicatieplan actualiseren

Energie Management Actieplan actualiseren

dOcument inhOud VerantwOOrdelijke actualiseer periOde

39

tIp: u kunt de besturingscyclus van het co2-managementsysteem goed inrichten door het opstellen van een apart document waarin bovenstaande informatie wordt uitgewerkt. u kunt daarnaast overwegen om aan dit document aanvullende informatie toe te voegen over: 1. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de op niveau 3 vereiste interne audit

van het managementsysteem en de directiebeoordeling

2. het verbeteren van de kwaliteit van de emissie-inventaris. daarbij kunt u denken aan het beantwoorden van de volgende vragen:

a. Wie verzamelt de data en hoe? b. Welke verbeteringen zijn er mogelijk en hoe worden deze doorgevoerd? c. hoe controleren en evalueren we de doorgevoerde verbeteringen?

bij de jaarlijkse ladderbeoordeling zult u moeten laten zien hoe u werkt aan verbetering van de kwaliteit van de emissie-inventaris. u bent hierbij vrij in het kiezen van een aanpak. het documenteren en doorvoeren van verbeterpunten is belangrijk om ervoor te zorgen dat u de emissie-inventaris goed blijft opstellen, ook in de periode na certificering, zodat u niet het risico loopt uw niveau 3 certificaat kwijt te raken. het is daarom zeer aan te bevelen om dit te borgen in een plan zoals hierboven beschreven.

40

08in stand houden

42

nadat u het certificaat heeft behaald, blijft u de stuurcyclus doorlopen en documenteert u uw diverse vorderingen ter voorbereiding op de jaarlijkse herbeoordeling. Zo breidt u langzamerhand uw documentatie uit en legt u verbeteringen vast.

8 In stand houden

Voldoen aan eIsen rondom kWalIteItsmanagement Van opdrachtgeVers

U kunt te maken krijgen met opdrachtgevers die veel waarde hechten aan kwaliteitsmanagement. Hoe zij hier invulling

aan geven verschilt per opdrachtgever. Zo kan het zijn dat u in het bezit moet zijn van een erkenning om mee te kunnen

doen aan een aanbesteding, en dat bij het behalen van die erkenning eisen worden gesteld aan kwaliteitsmanagement.

Het kan ook zijn dat bij een aanbesteding eisen aan u worden gesteld rondom kwaliteitsmanagement. De eisen rondom

kwaliteitsmanagement van opdrachtgevers kunnen betrekking hebben op het gehele project, maar ook op specifieke

aspectenzoalsveiligheidofCO2.

VooruishetbelangrijkombijuwkwaliteitsmanagementvanuwCO2-reductie-aanpak ook aan te sluiten bij de werkwijze

eneisenvanuwopdrachtgeverophetgebiedvankwaliteitsmanagement,naastdeeisenvandeCO2-Prestatieladder.

Ditbetekentdatutijdigbekijktwelkeeisenuwopdrachtgeversteltaankwaliteitsmanagementinuwbedrijfen/of

project(en),enhoeuuwCO2-management hierin een plek kunt geven. Denk vooraf ook na over de handigste manier

om de bijbehorende documentatie op te stellen, die nodig is om richting uw opdrachtgever aan te tonen dat u aan de

kwaliteitsmanagementeisen voldoet, met zo min mogelijk administratieve lasten.

EengoedeintegratievanuwkwaliteitsmanagementopCO2-gebied met het overige vereiste kwaliteitsmanagement kan

bijdragen aan het vertrouwen van de opdrachtgever dat u aan de gestelde eisen voldoet en zal blijven voldoen.

43

Deze werkinstructie is een bijlage bij de ‘Handleiding

CO2-Prestatieladder’ en is tot stand gekomen in opdracht

vanSKAO.SKAObedanktRijkswaterstaatenProRailvoor

hun waardevolle bijdrage aan de ontwikkeling van de

handleiding.

teksten: Primum

Vormgeving: RijkConcept&Creatie

publicatiedatum: 23 april 2014

Versie: 1.0

colofon

Zuilenstraat7a

3512NAUtrecht

030-7116800

[email protected]

www.skao.nl

2

Werkinstructie - Digit Intranetcms2009.digitnet.nl/Uploads/CO/20140424_SKAO_WerkinstructieA4.pdf ·...

Documents

Transcript of Werkinstructie - Digit Intranetcms2009.digitnet.nl/Uploads/CO/20140424_SKAO_WerkinstructieA4.pdf ·...