Waarom een ouderportaal? - Smallsteps kinderopvang: wij geloven in de … · 2019. 6. 26. · –-...
Transcript of Waarom een ouderportaal? - Smallsteps kinderopvang: wij geloven in de … · 2019. 6. 26. · –-...
–- 2 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Waarom een ouderportaal? Omdat we je graag laten zien hoe de dag van je kind eruitziet. Met wie heeft je kind gespeeld?
Wat hebben we gedaan? Heeft je kind lekker gegeten en geslapen? Daarvoor gebruiken we ons
ouderportaal. Zie het als een aanvulling op de mondelinge overdracht aan het begin en het
einde van de dag.
En ons ouderportaal heeft meer voordelen voor jou. Je kunt eenvoudig je vakantie doorgeven via
Konnect. Of dat je kind een dag niet komt. Het tegoed dat je daarvoor krijgt, kan je later
makkelijk weer inzetten via de app op je telefoon of tablet of door op het ouderportaal in te
loggen op je computer. Zo kun je allerlei zaken snel en eenvoudig online regelen op een
moment dat jou uitkomt.
Handleiding en (aanvullende) algemene voorwaarden
In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe je afwezigheid meldt, extra opvang
aanvraagt en je tegoed inzet. En zetten we de belangrijkste voorwaarden voor je op een rij.
Een compleet overzicht van alle voorwaarden voor afmelden, extra opvang en tegoed staat in
onze aanvullende voorwaarden en de algemene voorwaarden, die je vindt in het ouderportaal
en op onze website. Lees deze goed door, dan weet je precies waar je aan toe bent.
–- 3 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Aanmelden en inloggen Aanmelden
Aanmelden op ons ouderportaal is heel eenvoudig. Je gaat naar de website
https://smallsteps.ouderportaal.nl en klikt daar op ‘eerste keer inloggen’. Daarna vul je je
klantnummer (debiteurnummer) en e-mailadres in. En ontvang je op het opgegeven
e-mailadres het wachtwoord waarmee je kunt inloggen.
NB. Je ontvangt de inloggegevens pas 6 weken voor ingangsdatum van je overeenkomst.
–- 4 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Er is ook een app
Natuurlijk kun je het ouderportaal ook als app downloaden op je mobiele telefoon of tablet. Dat
kan je doen, zodra je je hebt aangemeld bij ons ouderportaal en voor de eerste keer hebt
ingelogd, zoals hiernaast beschreven.
Je gaat daarvoor naar de App Store (Apple) of Google Play (Android) en zoekt op Konnect
Ouderapp. Nadat je de app hebt geïnstalleerd en geopend, vul je eenmalig drie velden in om
toegang te krijgen tot het ouderportaal:
• URL van het ouderportaal: smallsteps.ouderportaal.nl
• Loginnaam: <KLANTNUMMER> (je debiteurnummer)
• Wachtwoord: het wachtwoord dat je via de mail hebt ontvangen (na je aanmelding op
smallsteps.ouderportaal.nl)
Extra gebruiker aanmaken
Heeft je partner geen uitnodiging ontvangen voor het ouderportaal? Ga in het appmenu naar
‘Overig’, kies voor ‘Naar ouderportaal’ en voeg bij ‘Mijn gegevens’ het e-mailadres van je partner
toe. Wij zorgen er dan voor dat je partner een uitnodiging krijgt om in te loggen. Staat je partner
niet als ouder geregistreerd bij ‘Mijn gegevens’, vraag dan toegang tot het ouderportaal via
[email protected] en vermeld daarbij de naam, achternaam en het e-mailadres van
je partner, de naam van je kind en de opvanglocatie. Dan ontvangt je partner alsnog een
uitnodigingsmail.
Klantenservice
Lukt het je niet om in te loggen of heb je andere vragen over het gebruik van het ouderportaal?
Dan kun je terecht bij de locatiemanager van je opvanglocatie.
Privacy en toestemming Privacy
Jij (en eventueel je partner) bent de enige die toegang heeft tot het dagboek van je kind.
De groepsfoto’s in het ouderportaal zijn alleen toegankelijk voor ouders van de groep. De
makers van Konnect hebben er bewust voor gekozen om geen koppelingen naar social media
aan de app toe te voegen. Je kunt dus bijvoorbeeld niet rechtstreeks vanuit de app foto’s op je
Facebookpagina plaatsen.
Je hebt wel de mogelijkheid om een foto te downloaden. Wij vragen je daarbij nadrukkelijk om
integer om te gaan met foto’s waarop ook andere kinderen staan. Bedenk dat ouders er
bezwaar tegen kunnen hebben dat je foto’s van hun kind openbaar maakt. Doe dit niet zonder
hun toestemming.
–- 5 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Toestemming
Jij beslist hoe we omgaan met info en foto’s van je kind.
• In het ouderportaal op de website kun je precies aangeven of foto’s van je kind wel of niet
gebruikt mogen worden voor berichten via de ouderapp, Social media en dergelijke. Kom je
er niet uit? Onze medewerkers kunnen je helpen om dit naar jouw wens in te stellen.
• Ook als je niet wilt dat we berichten in het dagboek van je kind schrijven, kun je dat
aangeven.
Tot slot nog dit
Stuur je via de ouderapp een bericht naar de pedagogisch medewerker van je kind, verwacht
dan niet direct een reactie. We proberen binnen 24 uur te antwoorden, maar aandacht en zorg
voor de kinderen gaat altijd voor.
–- 6 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Afwezigheid melden, extra opvang en tegoeden
Alles over afwezigheid, extra opvang en je tegoed lees je in onze aanvullende voorwaarden. Die
vind je in het ouderportaal en op onze website. Zo weet je precies waar je aan toe bent.
Hieronder hebben we de belangrijkste punten op een rij gezet.
1. Extra opvang aanvragen kan tot 48 uur voor de gewenste opvangdag.
2. Als je minimaal 7 dagen van tevoren laat weten dat je kind een dag(deel) niet komt, krijg
je daarvoor een tegoed.
3. Komt je kind vandaag niet? Meld je kind dan af via de ouderapp! Voor het
kinderdagverblijf liefst voor 09.00 uur en voor de bso voor 11.00 uur (dan staan we niet
voor niets te wachten op het schoolplein).
4. Extra opvang (ook studiedagen) kun je tot 7 dagen voor de gewenste opvangdag
afmelden. Meld je af tussen de 30 en 7 dagen voor de opvangdag, dan ontvang je een
tegoed. Meld je korter dan 7 dagen van tevoren af, dan ontvang je een extra factuur voor
de aangevraagde opvang of gaat het van je tegoed af.
5. Schoolsluitingsdagen (zoals studiedagen) kun je niet ‘betalen’ met je tegoed. Deze extra
opvang vraag je aan in het ouderportaal. Hiervoor ontvang je achteraf een factuur.
Openingsdagen
Op nationale feestdagen is de locatie gesloten, Voor deze dagen krijg je geen tegoed. Het gaat
om de volgende dagen:
- Nieuwjaarsdag
- Tweede paasdag
- Koningsdag
- Bevrijdingsdag (eens per 5 jaar)
- Hemelvaartsdag
- Tweede pinksterdag
- Eerste en tweede kerstdag
–- 7 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Afwezigheid
Ga je op vakantie of is je kind ziek? Laat het ons tijdig
weten via de ouderapp. Dat is heel eenvoudig. Klik in het
ouderapp scherm op ‘Afwezigheid melden’.
Je komt nu direct in het scherm waar je afwezigheid kunt doorgeven. Voer de
afwezigheidsdatum in, geef aan voor welk kind de afwezigheid wordt aangevraagd (indien van
toepassing), selecteer een reden van afwezigheid en kies voor ‘Aanvraag indienen’.
–- 8 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Via e-mail ontvang je een bevestiging van de uren die je hebt afgemeld. Als je teruggaat naar
het ouderapp-menu, zie je bij ‘Overig’ > ‘Tegoeden’ het tegoed staan, waar het nieuwe tegoed
aan is toegevoegd (mits je de afwezigheid minimaal 7 dagen van tevoren hebt doorgegeven.
Dat geldt ook voor studiedagen.) Deze uren kun je op een ander moment inzetten als extra
opvang.
Let op: • Komt je kind vandaag niet? Laat het dan even weten via de ouderapp! Voor het
kinderdagverblijf liefst voor 09.00 uur en voor de bso voor 11.00 uur (dan staan we niet voor niets te wachten op het schoolplein).
• Heb je je kind afgemeld voor een bepaalde dag en wil je dat later terugdraaien? Dan kan je het beste een nieuw verzoek voor opvang aanvragen. Het kan dan in sommige gevallen zo zijn dat er geen plek meer is op de groep.
Extra opvang
Soms heb je extra opvang nodig. Dat kan, ook tijdens de
vakanties. Voorwaarde is wel dat het past in de planning van
de locatie. Voor het afnemen van extra opvang rekenen we
het standaarduurtarief dat geldt voor jouw pakket. Voor extra
opvang (met uitzondering van studiedagen) kun je ook je
tegoed inzetten. Heb je geen tegoed, dan ontvang je
achteraf een factuur voor de extra opvang.
In onze ouderapp kun je de gewenste extra opvang
eenvoudig en snel aanvragen. Klik in het menu op ‘Agenda’,
klik op het icoontje , rechtsboven in het scherm, en kies
voor ‘Dag aanvragen’.
–- 9 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Vul vervolgens de datum en tijden van de gewenste extra opvang in, geef aan voor welk kind de
extra opvang nodig is (indien van toepassing) en geef aan of je wilt betalen met je tegoed, als je
dat hebt, of dat de extra dag gefactureerd wordt. Klik op ‘Toevoegen’. Nu kun je je aanvraag
controleren en eventueel nog een extra dag aanvragen. Kies daarna voor ‘Aanvraag verzenden’.
Houd bij het aanvragen van extra opvang rekening met het volgende:
• Tot 48 uur voor de gewenste opvangdag kun je extra opvang aanvragen.
• Je kunt de extra opvang kosteloos annuleren tot 30 dagen voor de gewenste opvangdag.
Annuleer je tussen de 30 en 7 dagen van te voren, dan worden de uren omgezet in tegoed.
• Maak je een foutje bij de aanvraag? Binnen 15 minuten kun je de aanvraag makkelijk zelf
herstellen.
• Bij het aanvragen van extra opvang kun je aangeven voor wanneer je wilt weten of er
inderdaad plek is voor je kind. Dit zogenaamde vervalmoment kan tot 24 uur voor de
gewenste opvang zijn. Kunnen we je aanvraag niet voor het vervalmoment goedkeuren, dan
komt je aanvraag te vervallen.
• Natuurlijk proberen we jouw kind in de vaste groep te plaatsen tijdens een extra opvangdag.
Dat is wel zo vertrouwd voor je kind. Soms lukt dit niet. Dan vangen we je kind in een andere
groep op. Daar vragen we jou natuurlijk eerst toestemming voor. Ook dat regelen we
eenvoudig via de ouderapp.
–- 10 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Jouw tegoed
• Je krijgt alleen een tegoed als je minimaal 7 dagen van tevoren laat weten dat je kind een
dag(deel) niet komt. Deze uren kun je op een ander moment inzetten als extra opvang.
• Indien er plek is op de groep wordt jouw aanvraag goedgekeurd en wordt er tegoed
afgeschreven (wij moeten rekening houden met onder andere het maximaal aantal kinderen
en de beroepskracht-kindratio).
• Je tegoed vervalt aan het einde van het kalenderjaar en na het einde van de overeenkomst.
• Het tegoed is kindgebonden. Je kunt het niet inzetten voor een broer, zus of ander kind.
• Schoolsluitingsdagen, zoals studiedagen, kun je niet ‘betalen’ met je tegoed. Voor deze
dagen vraag je extra opvang aan in het ouderportaal. Achteraf ontvang je hiervoor een
factuur. (Alleen in de uitzonderlijke gevallen dat je een tegoed hebt opgebouwd over een
studiedag, kan je dit specifieke tegoed ook inzetten voor een andere studiedag. Dit staat dan
vermeld bij je tegoed.)
Jouw af te melden tegoed bij een 48-wekenovereenkomst
• We plannen je kind in voor 52 weken per jaar. Jij geeft zelf in het ouderportaal aan, op welke
dagen in de vakantieweken jouw kind niet komt (4 vakantieweken, afhankelijk van je
overeenkomst). Dit noemen we ‘af te melden contracturen.’
Daarbij geldt:
− Heb je aan het einde van het jaar onvoldoende contracturen afgemeld (minder dan 4
weken), dan brengen we dat in rekening.
− Geef minimaal 2 maanden voor je vakantie aan, wanneer je kind afwezig is in die
betreffende vakantieweken.
− De af te melden vakantieweken hoeven niet aansluitend te zijn.
–- 11 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Jouw af te melden tegoed bij een vakantiepakket
• Een vakantiepakket is maximaal voor 12 weken. Neem je een vakantiepakket af voor minder
dan 12 weken? Geef dan in het ouderportaal aan, welke vakantieweken jouw kind niet komt.
Dit geef je aan bij ‘af te melden contracturen’. Je dient af te melden voor het aantal weken
dat je niet komt tot aan de 12 weken.
Voorbeelden: neem je een vakantiepakket af voor 6 weken, dan meld je 6 vakantieweken af.
Heb je een vakantiepakket voor 9 weken, dan meld je dus 3 weken af.
Jouw tegoed bij Flexibele opvang standaardpakket 52 weken
• Dit is het standaardpakket, met dien verstande dat je flexibel bent in wanneer je de vooraf
ingekochte dagdelen of blokken inzet. Aan het begin van het kalenderjaar vind je in het
ouderportaal het tegoed voor het hele jaar op basis van je overeenkomst. Dit tegoed kun je
naar wens inplannen per dag, dagdeel of blok. De gewenste opvangdagen geef je minimaal
één maand van tevoren door. Pas als je via het ouderportaal een bevestiging van ons krijgt, is
je aanvraag definitief.
Voorbeelden: voor 1 januari laat je weten op welke dagen in februari je opvang nodig hebt.
Voor 1 februari laat je het ons weten voor maart enzovoort.
Jouw tegoed bij Flexibele opvang per dag
• De gewenste opvangdagen geef je minimaal één maand van tevoren door. Pas als je via het
ouderportaal een bevestiging van ons krijgt, is je aanvraag definitief.
Voorbeelden: voor 1 januari laat je weten op welke dagen in februari je opvang nodig hebt.
Voor 1 februari laat je het ons weten voor maart enzovoort.
Jouw tegoed bij flexibele opvang per uur
• Per opvangdag zet je voor de buitenschoolse opvang minimaal 1 uur en voor het
kinderdagverblijf minimaal 2 aaneengesloten uren opvang in. Dat kun je verhogen met
steeds een uur. Mocht blijken dat je kind langer is geweest, dan ronden we af per half uur.
Pas als je via het ouderportaal een bevestiging van ons krijgt, is je aanvraag definitief.
–- 12 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5
Hoe werkt het op je computer? Wil je extra opvang of afwezigheid regelen in het ouderportaal via je computer? Dat kan natuurlijk ook. Log in op https://smallsteps.ouderportaal.nl en ga naar ‘Mijn gegevens’. Bij ‘Mijn opvangkalender’ kan je vervolgens bij ‘Acties’ extra opvang aanvragen of afwezigheid melden.