Werkinstructiecms2009.digitnet.nl/Uploads/CO/24042014SKAOWerkinstructie.pdf · portfolio voor de...
Transcript of Werkinstructiecms2009.digitnet.nl/Uploads/CO/24042014SKAOWerkinstructie.pdf · portfolio voor de...
2
Werkinstructievoor het Portfolio co2-Prestatieladder
32
inhoud1 InleIdIng 4
2 VoorbereIdIng 8
3 InzIcht 12
4 reductIe 22
5 transparantIe 26
6 partIcIpatIe 32
7 afrondIng 36
8 In stand houden 40
54
01inleiding
In de Werkinstructie zijn tips opgenomen over handige werkwijzen en mogelijke oplossingen. deze tips zijn geen onderdeel van de eisen van het handboek.
deze Werkinstructie is een bijlage bij de handleiding co2-Prestatieladder waarin de opzet van het systeem en documenten globaal beschreven zijn. in de Werkinstructie wordt per op te leveren document beschreven hoe u het portfolio zou kunnen opbouwen dat u aan de ci moet overleggen om het certificaat te behalen.
de indelingen die in deze Werkinstructie voorkomen dienen slechts als voorbeeld, en zijn niet verplicht. u kunt uw documenten zelf naar eigen inzicht opstellen, mits deze aan de eisen van de co2-Prestatieladder voldoen.
het handboek is leidend wanneer er onverhoopt een tegenstrijdigheid mocht ontstaan tussen het handboek en deze Werkinstructie of wanneer de criteria onvolledig worden weergeven.
76
1.1 Index portfolIo bedrIjf
in onderstaande tabel zijn de documenten te vinden die in het portfolio voor het bedrijf kunnen zitten. onder het bedrijf wordt verstaan: de overhead en de projecten (1).
Deze index omvat niveau 3. Dit betekent dat ook aan de onderliggende niveaus 1 en 2 voldaan is.
Naast bovenstaande documenten kunt u werken met een projectplan voor de implementatie.
Dit plan wordt dan opgesteld tijdens de voorbereiding (zie Hoofdstuk 2.1).
1 Zie paragraaf 2.4 van de Handleiding voor een toelichting op het verschil tussen overhead en projecten. 2 Zie ‘projecten met gunningvoordeel’ in de begrippenlijst bij de Handleiding.
1.2 Index portfolIo project met gunnIngVoordeel
Zoals beschreven in de handleiding moet het bedrijf zich in alle projecten inspannen voor co2-reductie.
Dit hoeft echter niet per individueel project inzichtelijk te zijn. Een uitzondering zijn de projecten met gunningvoordeel: voor
deze projecten moet het bedrijf administratieve bewijslast kunnen laten zien aan de auditor van de vertaling van de eisen in
het concrete project.(2) Het bedrijf is vrij om zelf een methode te kiezen voor deze administratieve bewijslast. Een manier om
dit te doen is per project een apart projectportfolio opstellen. In onderstaande tabel staat beschreven hoe een dergelijk
portfolio voor de projecten met gunningvoordeel er uit zou kunnen zien. Kiest u ervoor om niet met een projectportfolio te
werken, dan zult u voor de projecten met gunningvoordeel onderstaande vereiste informatie op een andere manier aantoonbaar
moeten maken in uw bedrijfsportfolio. Deze Werkinstructie gaat ervan uit dat u werkt met een projectportfolio.
Onderdeel dOcumentatie Vindplaats in deze werkinstructie
Voorbereiding Beschrijving organisatorische grenzen Hoofdstuk 2.2
KvK uittreksels van alle bedrijven binnen de or ganisatorische grenzen
a. inzicht Overzicht energiestromen en energieverbruikers Hoofdstuk 3.1
Energie audit verslag Hoofdstuk 3.2
Emissie-inventaris met CO2-footprint Hoofdstuk 3.3
Bewijslast cijfers CO2-footprint (facturen, uittreksels uit administratie,
berekeningen obv schattingen)
Inventarisatie reductiemogelijkheden Hoofdstuk 3.4
B. reductie Energie Management Actieplan Hoofdstuk 4.1
Onderschrijving hoger management (notulen, handtekening, beleidsverklaring)
c. transparantie Communicatieplan inclusief stakeholder analyse Hoofdstuk 5.1
Communicatie uitingen intern Hoofdstuk 5.2
Communicatie uitingen extern
d. participatie Inventarisatie mogelijke initiatieven en keuze van initiatief Hoofdstuk 6
Bewijs van actieve deelname aan sector of keten initiatief, inclusief budget
afronding Zelfbeoordeling
Beschrijving van de stuurcyclus Hoofdstuk 7.1
Onderdeel dOcumentatie Vindplaats in deze werkinstructie
inzicht Overzicht energiestromen en energieverbruikers van het project Hoofdstuk 3.1.3
Beschrijving verdeelsleutel projecten
(Emissie inventaris en) CO2-footprint project Hoofdstuk 3.3.3
(bijdrage van het project aan de bedrijfs-footprint)
Bewijslast cijfers CO2-footprint (indien nodig met behulp van
facturen, uittreksels uit administratie, berekeningen op basis van schattingen)
Inventarisatie reductiemogelijkheden Hoofdstuk 3.4.3
reductie Energie Management Actieplan project (afgeleid van bedrijfsactieplan, Hoofdstuk 4.1.3
met o.a de toegepaste maatregelen voor het project als bijdrage aan
realisatie van bedrijfsdoelstellingen)
transparantie Communicatieplan incl stakeholder analyse project Hoofdstuk 5.1.3
(afgeleid van stakeholders op bedrijfsniveau)
Communicatie uitingen intern project Hoofdstuk 5.2.3
Communicatie uitingen extern project
98
02voor-bereiding
1110
2.1 projectplan Voor ImplementatIe
optIoneel
het plan voor de implementatie bevat:
• Dedoelstellingvoorhettebehalenladderniveau;
• Deprojectorganisatie;
• Deplanning;
• Hetbudget;
• Detaakverdeling.
Het projectplan is een optioneel intern document en hoeft niet opgenomen te worden in het portfolio.
2.2 organIsatorIsche grenzen
optIoneel
Als u één BV heeft of op holding niveau werkt en alle dochterbedrijven binnen de
grenzen meeneemt, dan is dit document optioneel. U kunt de organisatiegrenzen dan
bijvoorbeeld ook beschrijven in de emissie-inventaris. Zijn de organisatorische grenzen
ingewikkelder, dan is het aan te bevelen om ze in een apart document te beschrijven,
dat als vaste bijlage opgenomen wordt in de emissie-inventaris.
2.2.1 eIsen
•HandboekCO2-PrestatieladderbijlageB:Organisatorischegrens
•GHGProtocolCorporateStandardHoofdstuk2.
2.2.2 Inhoud Van het document
•Juridischestructuurvanhetbedrijf,weergegevenineenorganogram.
•UittrekselvandeKamervanKoophandel,voorelkeondernemingbinnende
organisatorische grenzen.
•Beschrijvingvandeorganisatorischegrens:welkdeelvanhetbedrijfwordt
meegenomenvoorcertificeringopdeCO2-Prestatieladder en waarom
•Wanneererslechtseendeelvaneenconcernwordtgecertificeerd:
- Uitwerking laterale analyse, zoals beschreven in het Handboek
CO2-Prestatieladder,bijlageB:Organisatorischegrens,p59-63,
deGHGProtocolCorporateStandardHoofdstuk2enindeHandleiding.
2.2.3 projectportfolIo
Voor het projectportfolio is geen aparte beschrijving van de
organisatorische grenzen nodig.
1312
03inZicht
1514
3.1.1 eIsen
HandboekCO2-Prestatieladder: p. 80-83
3.1.2 Inhoud Van het document
•Noteerperenergiestroomhettotaleverbruikinhetafgelopenjaaren,
indien beschikbaar, in enkele voorgaande jaren.
•Maakeenoverzichtvanallegeïnventariseerdeenergieverbruikersvan
de belangrijkste energiestromen in uw bedrijf en de projecten.
Werk van groot naar klein.
- Elektriciteit: verlichting kantoren en bouwplaatsen,
kantoorapparatuur, elektrisch gereedschap, elektrische
transportmiddelen zoals bouwliften, elektrische verwarming, etc.
-Gas:verwarming
- Brandstof: kranen, aggregaten, auto’s, busjes, vrachtwagens, etc.
•Noteervandeindividueleverbruikersdieveelenergieverbruikenzoveel
mogelijk beschikbare informatie over het verbruik. Dit helpt in de
rangschikking van ‘groot’ naar ‘klein’.
- Elektriciteit: vermogen, gebruikstijd, vollast
-Gas:vermogen,gebruikstijd,vollast
- Brandstof: Auto’s: normverbruik, gereden kilometers en verbruikte
liters per jaar (= samen werkelijk verbruik)
Materieel: vermogen, verbruik per draaiuur, aantal
draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m3 of ton,
vaarkilometers, etc.
3.1.3 projectportfolIo
•MaakeenlijstmetdeteverwachtengroteenergieverbruikersinScope1en
2inhetproject.Opbasisvandekostenramingismeestalvoldoendeinzicht
in de relevante activiteiten verkregen.
•Vermeldvanelkegroteenergieverbruikerzoveelmogelijkinformatieoverhet
verbruik, de draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m3 of ton, gemaakte
kilometers,etc...Gebruikdekentallenvanuweigenbedrijf.
•Rekenzouithoeveelbrandstof/elektriciteit/gasdezenaarverwachtinggaat
gebruiken in het gehele project.
•Heeftuvooreenenergiestroomonvoldoendegegevensoverhetverbruikin
het project, dan kunt u voor het project een schatting maken op basis van
gegevens die u op bedrijfsniveau registreert (zie Hoofdstuk 4.2 van de
Handleiding voor een toelichting over de toerekening van uitstoot naar
individuele projecten). Is de betreffende energiestroom naar verwachting
klein van omvang in het project, dan kunt u deze ook open laten.
tIp: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld als bijlage bij het energie audit Verslag.
3.1 oVerzIcht energIestromen en energIeVerbruIkers
3.2.1 eIsen
ISO50001voorenergiemanagement,bijlageA
3.2.2 Inhoud Van het document
•Beschrijfwiedeenergieauditheeftuitgevoerd,inclusiefdeonderbouwingvan
voldoende kennis en onafhankelijkheid
•Beschrijfhoehetbedrijffysiekinelkaarzit:
kantoorlocaties/projectlocaties/productielocatiesetc.
•BeschrijfdereferentievoorhettoewijzenvandeCO2-uitstoot aan overhead en
(verschillendegroepenvan)projecten.Bijvoorbeeld:CO2-uitstoot per ton
product, per e omzet of per FTE.
•Beschrijfhoegecontroleerdisofallebelangrijkeenergieverbruikersper
energiestroom en de reductiemogelijkheden volledig in kaart zijn voor
het bedrijf en de projecten en wat de uitkomst van deze controle is.
Gebruikhiervoor:
- De emissie-inventaris
- Het overzicht energiestromen en energieverbruikers
- De inventarisatie van reductiemogelijkheden
•Benoemwelkestappengenomenwordenomhethuidigeinzichtinhetverbruik
van grote energieverbruikers verder te verbeteren.
•Benoemopbasisvanhetoverzichtvanenergieverbruikersenenergiestromende
gebieden met significant energieverbruik. Dit zijn de energie verbruikers die de
meeste energie verbruiken binnen een energiestroom.
Voor meer informatie over het uitvoeren van energie audits,
ziebijlageA.4vanISO50001.
3.2 energIe audIt Verslag
elektriciteits-VerBruiker VermOgen geBruikstijd VOllast Bedrijfstijd energie-VerBruik percentage
(kW) (uren per jaar) (%) (kWh per jaar) (%)
a B c d = B x c x d
totaal jaarverbruik volgens factuur: som van deze kolom
gasVerBruiker Belasting geBruikstijd VOllast Bedrijfstijd energie-VerBruik percentage
(kW) (uren per jaar) (%) (m3 per jaar) (%)
a B c d = B x c x d x 0,103
totaal jaarverbruik volgens factuur: som van deze kolom
BrandstOf-VerBruiker nOrmVerBruik aantal gereden BrandstOf-VerBruik werkelijk VerBruik percentage
(liter per 100 km) kilOmeters (liter per jaar) (liter per 100 km) (%)
a B c d = d / (c/100)
totaal jaarverbruik volgens factuur: som van deze kolom
3 ISO 14064-1 is een norm voor het kwantificeren en rapporteren over CO2-uitstoot. In §7.3 van deze norm
is uiteengezet welke informatie precies gerapporteerd dient te worden bij het opstellen van een emissie-
inventaris. Door deze informatie te rapporteren geeft u inzicht in de reikwijdte van de emissie-inventaris en
hoe deze tot stand is gekomen.
1716
3.2.3 projectportfolIo
•Beschrijfwiedeenergieauditheeftuitgevoerd,inclusiefde
onderbouwing van voldoende kennis en onafhankelijkheid
•Beschrijfhoegecontroleerdisofhetoverzichtvan
energiestromen en energieverbruikers van het project
overeenkomt met de belangrijke energiestromen en de
grootste energieverbruikers in het gehele bedrijf om de
volledigheid hiervan te controleren. Beschrijft ook hoe
gecontoleerd is of het overzicht van reductiemogelijkheden
op bedrijfsniveau voldoende compleet is voor dit specifieke
project. Beschrijf de uitkomst van de controle.
•Benoemwelkestappengenomenwordenomhethuidige
inzicht in het verbruik van grote energieverbruikers in het
project verder te verbeteren.
•Blijktuitdecontroledaterbelangrijkeenergiestromenof
reductiemogelijkheden over het hoofd worden gezien op
bedrijfsniveau, dan dienen deze toegevoegd te worden aan
de relevante documenten in het bedrijfsportfolio.
•Iseraleerdereenenergieauditverslaggemaaktvaneen
soortgelijk project, dan kunt u hiernaar verwijzen en
beschrijven waarom de projecten vergelijkbaar zijn.
3.3.1 eIsen
ISO14064-1,metname§7.3,puntenat/mq(3).
3.3.2 Inhoud Van het document
•Beschrijfhetbasisjaar;ditishetjaarwaarinuvoorheteerstdeCO2-footprint uitrekent en het jaar
op basis waarvan u de reductiedoelstelling bepaalt
•Achterhaalvanelkeenergiestroomdiegeïnventariseerdisvoorhetbedrijfendeprojectenhoeveel
energie gebruikt is in het basisjaar, op basis van de inventarisatie van de energiestromen.
- scope 1:
•Verwarming:aantalm3gasofaantalGJstadsverwarming
•Brandstoffen:aantallitersbrandstofvanlease-auto’s,bedrijfswagensenmaterieelzoals
kranen en aggregaten. Wanneer dit niet beschikbaar is: gereden kilometers,
geproduceerde tonnen, m3, draaiuren etc..
•Bulkleveringen:alleswatalsbrandstofgebruiktwordt.
- scope 2:
•Elektriciteit:aantalkWh,groeneofgrijzestroom(groenestroomisalleengroenwanneer
hetNederlandsewindenergieis,zieeisenopp.71HandboekCO2-Prestatieladder).
Andere vormen (water, biomassa of zon) mogen ook, maar zijn lastiger te bewijzen.
•Zakelijkereizenmetprivé-auto:aantalgedeclareerdekilometers
•Vliegkilometers:aantalkilometersvliegafstand(letopkorte,middellangeoflangevluchten)
•RekendeenergiestromenomnaarCO2 met behulp van de conversiefactoren in het
HandboekCO2-PrestatieladderbijlageC.
•Beschrijfnaastdeberekening(bijvoorbeeldinhetExcel-bestandwaarindeCO2-berekening is
gemaaktófineenbijgevoegderapportage)conformISO14064-1,§7.3,puntenat/mq:
- Verantwoordelijkheden voor het opstellen van de emissie-inventaris
- Wat het basisjaar is en wat de rapportageperiode is van de emissie-inventaris
-Watdeorganisatorischeenoperationelegrenzenzijn(welkeScopesen
energiestromen maken onderdeel uit van de inventaris)
- Hoe de berekeningen zijn gemaakt en hoe de verdeling over de projecten is berekend
- Welke onzekerheden er bestaan in de gemaakte berekeningen
(bijvoorbeeld: gemaakte schattingen)
3.3 emIssIe-InVentarIs met co2-footprInt
1918
HieronderstaateenvoorbeeldvoorhetberekenenvandeCO2-footprint. Vul dit in voor alle activiteiten die vallen onder de te
certificerenorganisatie.Maakeenscheidingtussenoverheadenprojecten.
inVulsheet met cOnVersiefactOren
4 De hier weergegeven conversiefactoren zijn afkomstig uit het Handboek CO2-Prestatieladder versie 2.2 van april 2014.
Voor de meest actuele conversiefactoren, zie de meest recente versie van het Handboek CO2-Prestatieladder.
hOeVeelheid cOnVersiefactOr(4) cO2 uitstOOt
scope 1 Verwarming [invullen] m3 gas 1825 g CO2 / m3 [hoeveelheid x conversiefactor]
Eigen wagenpark [invullen] liter benzine 2780 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]
[invullen] liter diesel 3135 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]
[invullen] liter LPG 1860 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]
Leaseauto’s [invullen] liter benzine 2780 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]
[invullen] liter diesel 3135 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]
[invullen] liter LPG 1860 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]
Bulkleveringen [invullen] liter rode diesel 3135 g CO2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor]
of gasolie
scope 2 Vliegreizen -
enkele reis <700 km [invullen] vlucht km’s 270 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]
Vliegreizen -
enkele reis
700-2500 km [invullen] vlucht km’s 200 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]
Vliegreizen -
enkele reis
>2500 km [invullen] vlucht km’s 135 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]
Zakelijke reizen
privé auto [invullen] gedeclareerde km 210 g CO2 / voertuigkm [hoeveelheid x conversiefactor]
Elektriciteit [invullen] kWh 455 g CO2 / kWh [hoeveelheid x conversiefactor]
3.3.3 projectportfolIo
Voor een project met gunningvoordeel moet inzichtelijk zijn welke bijdrage het
specifieke project levert aan de bedrijfs-footprint. In de bedrijfs-footprint staat
bijvoorbeeld het totaal aan gasolie dat u heeft verstookt. In de footprint van het
project is dan te zien welk deel van het totaal is toe te rekenen aan het project.
Doe dit volgens de verdeelsleutel die u voor uw bedrijf bepaald heeft.
In de praktijk zal het meestal een mix zijn van geregistreerde en via verdeelsleu-
tels verkregen emissie-gegevens. Voor emissies die u als bedrijf zelf wilt reduceren
via maatregelen in de projecten ligt het immers voor de hand dat u die regis-
treert, bijvoorbeeld aan de hand van een factuur. Voor emissies waar u geen
concrete maatregelen op neemt zal een verdeelsleutel prima voldoen.
tIp: om steeds voldoende inhoudelijke input te hebben voor uw halfjaarlijkse communicatie (zie hoofdstuk 5.2) en om tijdig trends te signaleren en bij te kunnen sturen, is het handig om elk halfjaar uw co2-footprint op te stellen.
2120
3.4.1 eIsen
HandboekCO2-Prestatieladder:p.91.
3.4.2 Inhoud Van het document
•Beschrijfinhetverledengetroffenmaatregelenvoorenergieen/ofCO2-reductie.
•Beschrijfwelkemogelijkemaatregelengenomenkunnenwordeninhetbedrijfenin
de projecten op de gebieden met significant energieverbruik.
•Kijkookwelkemaatregelenanderebedrijveninuwsectornemen.Gebruikhiervoor
bijvoorbeelddeinventarisatievaninitiatievenofdevoorbeeldenopwww.skao.nl/tips.
•Beschrijfwelkeideeëneringebrachtzijndoordeeigenmedewerkers.
3.4.3 projectportfolIo
•Beschrijfopbasisvandeinventarisatievanreductiemogelijkhedenopbedrijfsniveau
welke van de mogelijkheden wel en niet in het project toegepast worden, en waarom.
•Opbasisvanhetoverzichtmetenergiestromenenenergieverbruikerskanbepaald
wordenwateenbepaaldeCO2-reductie maatregel oplevert in het project.
3.4 InVentarIsatIe reductIemogelIjkheden
tIp: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, zoals het energie audit Verslag of het energie management actieplan.
2322
04reductie
2524
4.1.1 eIsen
HandboekCO2-Prestatieladder:p.93enISO50001:paragrafen4.4.3,4.4.6,4.6.1en4.6.4.
4.1.2 Inhoud Van het document
stel reductiedoelstellingen vast:
•Voorscope1en2apartbenoemenineenpercentageofeenabsoluutCO2-getal.
Relateerditbijvoorkeuraanaantalmedewerkers,omzetofproductiehoeveelheden.
•Beschrijvingvanhoededoelstellingenbetrekkinghebbenopdeprojecten.
•Beschrijvingvandemaatregelenenhun(beoogde)opbrengstinCO2 en of energie.
•Beschrijvingvandedoelstellingvoorhetgebruikvanalternatievebrandstoffenen/of
groene stroom, inclusief bijbehorende maatregelen voor de projecten.
beschrijf per reductiemaatregel:
•Deemissiestroomwaaropdezebetrekkingheeft;
•HoeveelCO2 en of energie er bespaard wordt met de maatregel, in welk tijdbestek
(inschatting);
•Inwelkeprojectenoftypeprojectendemaatregelzalwordentoegepastenwaarom;
•Planvanaanpakmetdaarin:
-Verantwoordelijkhedenenverantwoordelijken;
-Middelenentijdsbestek;
-Informatiebehoefte;
-Monitoringenbijsturing.
•Optioneelkuntuookbeschrijven:
-Deredenwaaromvoordezemaatregelgekozenis;
-Investeringskostenenopbrengsten(inschatting);
Een lid van het hoger management moet het gehele energie management actieplan goedkeuren,
conformdeverantwoordelijkhedenzoalsbenoemdindestuurcyclus(zieHoofdstuk7.1).Ditkan
bijvoorbeeld door een handtekening te zetten op het document.
In onderstaande tabel wordt een voorbeeld gegeven van een overzicht van maatregelen en
doelstellingen per emissiestroom.
4.1 energIe management actIeplan
maatregelen
scope emissie-stroom kantoor Opbrengst projecten Opbrengst
1 Gas m3 [Beschrijving maatregel] m3 [Beschrijving maatregel] m3
Brandstof ltr ltr ltr
2 Elektriciteit kWh kWh kWh
Vlieg km km km km
Zakelijke km km km km
tOtale Besparing [tOtaal] [tOtaal] [tOtaal]
4.1.3 projectportfolIo
Voor het project met gunningvoordeel wordt aantoonbaar gemaakt welke maatregelen uit het Energie
ManagementActieplanvandeorganisatievantoepassingzijnophetprojectmetgunningvoordeel.
•BekijkofindelijstmetmaatregelenuithetEnergieManagementActieplanvande
organisatie maatregelen zijn gedefinieerd die van toepassing zijn op het project. Beschrijf of
deze maatregelen van toepassing zijn in het project en waarom.
•Beschrijfvanderelevantemaatregelenverantwoordelijkenenuitvoerdersinhetprojectmet
gunningvoordeel.
•Beschrijfdebijdragevanhetspecifiekeprojectaandereductiedoelstellingvanhetbedrijf.
Het kan natuurlijk dat binnen het bedrijf specifiek voor het project eigen doelstellingen en prestatie-
indicatoren worden afgesproken om op te kunnen bijsturen. Dit is echter geen vereiste.
2726
05trans-Parantie
2928
5.1.1 eIsen
HandboekCO2-Prestatieladder:p.103-105
5.1.2 Inhoud Van het document
•Identificatieexternestakeholders
-WelkeexternepartijenhebbenbelangbijCO2-reductie in uw bedrijf en uw projecten? Denk bijvoorbeeld aan:
•AnderebedrijvenindebranchediebezigzijnmetCO2-reductie
•OverhedenalsregelgevervoorCO2-reductiebeleid (bijvoorbeeld milieudienst)
•OpdrachtgeversmeteenCO2-reductieambitie
•BelangenverenigingenenNGOs
-MetwelkepartijenwiltuomandereredenenookcommunicerenoveruwCO2-aanpak?
Denk bijvoorbeeld aan:
•Onderaannemers
•Andereopdrachtgevers
•Leveranciers
•Kennisinstituten
•Identificatievandeinternestakeholders
-BetrekdemedewerkersbijuwCO2-beleid door goede communicatie. Hoe bereikt u iedereen in de organisatie?
•Boodschapperdoelgroep
- Deel de belanghebbenden in doelgroepen in.
Bijvoorbeeld:
•Belangrijkeinternebelanghebbenden
•Minderbelangrijkeinternebelanghebbenden
•Belangrijkeexternebelanghebbenden
•Minderbelangrijkeexternebelanghebbenden
-Stelvastwelkeboodschapdedoelgroepenmoetenontvangen.
•Deinhoudvandecommunicatie-uitingen(internenextern),dezeomvattenminstens:
-Hetenergiebeleidendereductiedoelstellingenvanhetbedrijf;
-Hethuidigenergiegebruikentrendsbinnenhetbedrijf;
-DebehaaldebesparingeninCO2-uitstoot;
- De individuele bijdrage van medewerkers aan specifieke maatregelen
•Overzichtvanmiddelen
5.1 communIcatIeplan
•Beschrijfhoeervoorgezorgdwordtdatdevolgendevereistedocumentenopuwbedrijfswebsitewordengepubliceerd
(inclusief de nummering van de bijbehorende eis), tijdig worden bijgewerkt en actueel worden gehouden:
-UwCO2-BewustCertificaat
-CO2 footprint: 3.A.1
- Periodieke rapportage: 3.A.1
- Energie management actieplan: 3.B.2
-Communicatieplan:3.C.2
-Communicatieuitingen:3.C.1
- Deelname initiatief: 3.D.1
•Maakeenoverzichtvandeverantwoordelijkenenuitvoerdersvancommunicatieinhetbedrijfendeprojecten
•Maakeenplanning,bijvoorbeeld:
cOmmunicatiemiddel dOelgrOep Verschijningsfrequentie
website
nieuwsbrief
personeelsblad
relatiemagazine
afdelingsvergadering
BOOdschap
CO2 footprint,
reductiemaatregelen
& -doelstellingen
dOelgrOep
Interne belanghebbenden
middel
Nieuwsbrief
mOment/ frequentie
Halfjaarlijks, in februari
en augustus
VerantwOOrdelijke
Communicatie-manager
5.1.3 projectportfolIo
Voor het project met gunningvoordeel kan een apart (verkort) communicatieplan opgesteld worden.
Dit kan worden afgeleid van het communicatieplan voor de gehele organisatie.
•Bepaalwelkestakeholdersopbedrijfsniveauvantoepassingzijninhetproject.
•Maakeenoverzichtvandecommunicatiemiddelendiewordeningezettijdenshetproject.
•Maakeenoverzichtvandeverantwoordelijkenenuitvoerdersvancommunicatieinhetproject.
•Maakeenplanningvoordecommunicatieophetprojectenoverhetproject(inenbuitenhet
bedrijf), op dezelfde wijze als de planning in het communicatieplan voor de organisatie.
3130
tIp: de inhoud van de communicatie-uitingen gaat verder dan enkel de co2-footprint in de relevante periode. zo moet u een analyse maken van trends en voortgang. deze informatie is later ook nodig voor de interne audit en directiebeoordeling. het kan daarom handig zijn om tegelijk met het halfjaarlijks opstellen van de co2-footprint standaard een (interne) rapportage op te stellen waarin u de footprint analyseert, belangrijke wijzigingen in de organisatie of in de methodiek voor de emissie-inventaris benoemd, en bovenstaande vereiste communicatie-onderwerpen beschrijft. zo legt u de informatie direct vast als u de footprint opstelt, heeft u meteen alle inhoudelijke input voor de communicatie-uitingen, interne audit en directiebeoordeling, en hoeft u maar één keer een document op te stellen. het is volgens de ladder op niveau 3 echter niet vereist om al deze informatie te bundelen in één document.
5.2.1 eIsen
HandboekCO2-Prestatieladder: p. 102.
5.2.2 Inhoud
CommuniceeréénsperhalfjaarinternenexternconformhetCommunicatieplanover:
•CO2-footprintindeafgelopenperiode(inclusiefProjectenmetgunningsvoordeel,zie5.2.3);
•Energiebeleidenmaatregeleninhetbedrijfenindeprojecten(inclusiefProjectenmetgunningsvoordeel,zie5.2.3);
•Trends(inclusiefProjectenmetgunningsvoordeel,zie5.2.3);
-Vergelijkingmetbasisjaarentussenliggendejaren;
-Analysevantrends;
•Voortgangreductiedoelstellingen;
•Onzekerheden;
•DeindividuelebijdragevanmedewerkersaanCO2-reductie, bijvoorbeeld door het bijdragen aan
maatregelen of het meedenken over reductie-opties.
5.2.3 projectportfolIo
Beschrijf elk half jaar de onderstaande zaken voor het project met gunningvoordeel.
Dit is ook input voor de communicatie-uitingen van de organisatie.
•CO2-bijdragevanhetprojectaandeCO2-uitstootvanhetbedrijf;
•Analysevantrends;
•Voortgangmaatregelen;
•Onzekerheden;
•Medewerkerbijdrage.
5.2 communIcatIe-uItIngen
3332
06ParticiPatie
3534
6.1.1 eIsen
HandboekCO2-Prestatieladder:p.107-109
6.1.2 Inhoud
•Rapporteeroverdeinventarisatievandemogelijkeinitiatieven
•Beschrijfvanhetgekozeninitiatief:
-Wathetinitiatiefinhoudt;
-Waaromervoorditinitiatiefisgekozenendoorwie;
-WaarinuwbedrijfdeCO2-reductieuithetinitiatiefzoukunnenplaatsvindenenhetverbandmetdemateriële
Scope1en2emissiesinuwprojecten
- Hoe uw organisatie bijdraagt aan de voortgang van het initiatief en wat de deelname aan het initiatief u naar
verwachtingoplevert;
-Wieervanuituworganisatieverantwoordelijkisvooreenvoldoendeactievedeelname;
- Welk budget is vrijgemaakt voor deelname.
6.1 InVentarIsatIe mogelIjke InItIatIeVen en keuze InItIatIef
tIp: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld aan het energie management actieplan.
3736
07afronding
Beschrijf voor ieder document in het portfolio wie er voor verantwoordelijk is binnen uw bedrijf en de projecten,
bijvoorbeeld zoals in onderstaande tabel.
7.1.3 prOjectpOrtfOliO
Voor het project portfolio is geen aparte stuurcyclus nodig voor het behalen van het bedrijfscertificaat. In de stuurcyclus op
bedrijfsniveau worden verantwoordelijkheden toegewezen voor het project met gunningvoordeel.
3938
7.1.1 eIsen
HandboekCO2-Prestatieladder,p.101-102,punt2.C.2.
7.1.2 Inhoud
•BeschrijfdePlan-Do-Check-Actstuurcyclusen,indienvantoepassing,desamenhangmetuwandere
managementsystemen. Hieronder staat een voorbeeld van de uit te voeren activiteiten in de stuurcyclus.
7.1 beschrIjVIng Van de stuurcyclus
plan
Energie Management Actieplan opstellen
Communicatieplan opstellen
dO
Uitvoeren acties (maatregelen, initiatieven, monitoring, communicatie etc.)
check
Organisatorische grenzen, operationele grenzen en kwantificeringsmethode controleren
Emissie inventaris opstellen
Trends beschrijven en voortgang reductiemaatregelen controleren voor emissie inventaris
Uitvoeren interne audit en directiebeoordeling
act
Energie Audit Verslag en overzicht van energiegebruikers actualiseren
Communicatieplan actualiseren
Energie Management Actieplan actualiseren
dOcument inhOud VerantwOOrdelijke actualiseer periOde
tIp: u kunt de besturingscyclus van het co2-managementsysteem goed inrichten door het opstellen van een apart document waarin bovenstaande informatie wordt uitgewerkt. u kunt daarnaast overwegen om aan dit document aanvullende informatie toe te voegen over: 1. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de op niveau 3 vereiste interne audit
van het managementsysteem en de directiebeoordeling
2. het verbeteren van de kwaliteit van de emissie-inventaris. daarbij kunt u denken aan het beantwoorden van de volgende vragen:
a. Wie verzamelt de data en hoe? b. Welke verbeteringen zijn er mogelijk en hoe worden deze doorgevoerd? c. hoe controleren en evalueren we de doorgevoerde verbeteringen?
bij de jaarlijkse ladderbeoordeling zult u moeten laten zien hoe u werkt aan verbetering van de kwaliteit van de emissie-inventaris. u bent hierbij vrij in het kiezen van een aanpak. het documenteren en doorvoeren van verbeterpunten is belangrijk om ervoor te zorgen dat u de emissie-inventaris goed blijft opstellen, ook in de periode na certificering, zodat u niet het risico loopt uw niveau 3 certificaat kwijt te raken. het is daarom zeer aan te bevelen om dit te borgen in een plan zoals hierboven beschreven.
4140
08in stand houden
4342
nadat u het certificaat heeft behaald, blijft u de stuurcyclus doorlopen en documenteert u uw diverse vorderingen ter voorbereiding op de jaarlijkse herbeoordeling. Zo breidt u langzamerhand uw documentatie uit en legt u verbeteringen vast.
Deze werkinstructie is een bijlage bij de ‘Handleiding
CO2-Prestatieladder’ en is tot stand gekomen in opdracht
vanSKAO.SKAObedanktRijkswaterstaatenProRailvoor
hun waardevolle bijdrage aan de ontwikkeling van de
handleiding.
teksten: Primum
Vormgeving: RijkConcept&Creatie
publicatiedatum: 23 april 2014
Versie: 1.0
8 In stand houden colofon
Voldoen aan eIsen rondom kWalIteItsmanagement Van opdrachtgeVers
U kunt te maken krijgen met opdrachtgevers die veel waarde hechten aan kwaliteitsmanagement. Hoe zij hier invulling
aan geven verschilt per opdrachtgever. Zo kan het zijn dat u in het bezit moet zijn van een erkenning om mee te kunnen
doen aan een aanbesteding, en dat bij het behalen van die erkenning eisen worden gesteld aan kwaliteitsmanagement.
Het kan ook zijn dat bij een aanbesteding eisen aan u worden gesteld rondom kwaliteitsmanagement. De eisen rondom
kwaliteitsmanagement van opdrachtgevers kunnen betrekking hebben op het gehele project, maar ook op specifieke
aspectenzoalsveiligheidofCO2.
VooruishetbelangrijkombijuwkwaliteitsmanagementvanuwCO2-reductie-aanpak ook aan te sluiten bij de werkwijze
eneisenvanuwopdrachtgeverophetgebiedvankwaliteitsmanagement,naastdeeisenvandeCO2-Prestatieladder.
Ditbetekentdatutijdigbekijktwelkeeisenuwopdrachtgeversteltaankwaliteitsmanagementinuwbedrijfen/of
project(en),enhoeuuwCO2-management hierin een plek kunt geven. Denk vooraf ook na over de handigste manier
om de bijbehorende documentatie op te stellen, die nodig is om richting uw opdrachtgever aan te tonen dat u aan de
kwaliteitsmanagementeisen voldoet, met zo min mogelijk administratieve lasten.
EengoedeintegratievanuwkwaliteitsmanagementopCO2-gebied met het overige vereiste kwaliteitsmanagement kan
bijdragen aan het vertrouwen van de opdrachtgever dat u aan de gestelde eisen voldoet en zal blijven voldoen.