VrijwilligersprojectInventarisatie van de bibliotheek Sint-Bernardusabdij Bornem

VrijwilligersprojectInventarisatie van de bibliotheek Sint-Bernardusabdij Bornem

Een geheim recept …?

Waarom ?

25/11/2015 3

In het kader van totaalaanpak abdijsite

• Jeugdcentrum• Gemeenschapszaal• Abdijgebouw restaureren en

herbestemmen• Orde/gemeenschap• Woonelementen• Bibliotheek en archief

22 mei 2013

25/11/2015 4

25/11/2015 5

Pragmatische aanpak

6

Doelstelling

Inventarisatie & inpakken van de boeken met respect voor de waardevolle erfgoedcollectie

Binnen de scope : voorbereiding van restauratiefaseinventarisatie (update) – raadpleging mogelijk maken op lange termijn

Buiten de scope : restauratie van enkele objecten / kleine reparaties …

Pragmatische aanpak

7

Beginsituatie

collectie : 31.000 boekbanden (telling pater Lambertus)termijn : 1 jaar ?

‘Mentaal’ streefdoel = 75% van totale collectie tegen eind 2013 (projectfiche)

Evaluatie : aanpassen project – externe partners – stopzetten - …. ?

Concreet :Aantal dagen : 15375% = 21.000 boekbanden222,22 boekbanden per dag8 ploegen per week (voormiddag – namiddag)8 vrijwilligers per ploeg

Pragmatische aanpak

8

Voorbereidende stuurgroep

Abdij, CRKC, Kadoc, Maurits Sabbebibliotheek, KUL, Gemeentebestuur Bornem, Provinciebestuur Antwerpen

- Onderzoek gelijkaardige projecten ?- Studie en onderzoek schimmels- Zoeken naar tijdelijk depot- Bewaaromstandigheden : temperatuur – luchtvochtigheid- Professionele begeleiding- …..

Pragmatische aanpak

9

- Oproep naar vrijwilligers (4 april : infosessie) Is het project haalbaar ??

- Vorming van vrijwilligers (13 mei)- Theorie (Guy De Witte)- Praktische begeleiding (Marijn De Valk)

- Werkplanning maken- Bewust van risico’s en hiermee rekening houden- Werkflow – sluitend systeem zoeken met aandacht voor elk boek

- Klimatologische omstandigheden- Opslag van de boeken

- Continue begeleiding door archiefdeskundige

Pragmatische aanpak

10

Werkmethode

1. Inventarisatie van de rekken (001-999) en planken (A-Z)

2. Tellen van boekbanden per plank

3. Maken van identificatiestroken

4. Boeken uit de rekken halen

5. Reinigen en stofzuigen

6. Etiket en identificatie van elk boek

7. Fotograferen van titelpagina

8. Inventarisatie – registratie in database

9. Beschermen – inpakken in dozen

Pragmatische aanpak

11

Werkmethode

1. Inventarisatie van de rekken (001-999) en planken (A-Z)

2. Tellen van boekbanden per plank

3. Maken van identificatiestroken

Pragmatische aanpak

12

Werkmethode

4. Boeken uit de rekken halen

5. Reinigen en stofzuigen

6. Etiket en identificatie van elk boek

Pragmatische aanpak

25/11/2015 13

Werkmethode

7. Fotograferen van titelpagina

Pragmatische aanpak

14

Werkmethode8. Inventarisatie – registratie in database

Pragmatische aanpak

15

Werkmethode8. Inventarisatie – registratie in database

Pragmatische aanpak

16

Werkmethode

9. Beschermen – inpakken in dozen

Evolutie

17

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

50%

Gedaan

Doel

100%

Maximum : 32.000 boekbandenNorm 75% Beslissing : project verder zetten ca.3-4 maandTijdens week 21 (i.p.v. week 31) “norm” workflow overschreden

“we zijn goed bezig”

22 mei 2014

25/11/2015 18

Na 1 jaar !

19

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

50%

Gedaan

Doel

100%

Eind 2013 (eind projectfiche 1) Norm 75% overschredenBeslissing : project verder zetten ca.3-4 maand

Vooropgesteld maximum behaald na week 37(In plaats van week 41)Beslissing : project verder met scriptorium

Overzicht in cijfers

20

Aantal records in database : 55.893

Aantal boekbanden : 48.893

Totaal lopende meter : 1.490 meter

Aantal dozen : 1255

Kerncollectie : 1.050 meter

Oudste boek : 1477

Indeling jaar van uitgave :15e - 16e eeuw 1%17e eeuws 6%18e eeuws 13%19e eeuws 30%20e eeuws 45%

1% 6%13%

30%

45%15e en 16e eeuw

17e eeuw

18e eeuw

19e eeuw

20e eeuw

Overzicht in cijfers

21

Schaderegistratie

Reparaties : 121

Losse delen : 2.532

Ontbrekende delen : 536

Vervorming boekband : 554

Probleem hechtingen : 459

Schade perkament/leer : 2.254

Insecten : 450

2,50%49%

10,50%11%9%

44%9% schadelijke reparaties

losse delen

ontbrekende delen

vervorming banden

probleem hechtingen

Schade leer/perkament

insecten

Geheim recept ?

22

Geheim recept !

23

- Communicatie- Wekelijkse e-mail met overzichten en planningen- Dagelijkse briefings- Nieuwsbrieven- Schrijfbord in lokaal

Geheim recept !

24

- Betrokkenheid- Contact met de abt- Doorgeven van informatie- Tijd voor ontdekkingen

Geheim recept !

25

- Competitie- Hoeveel foto’s ? Hoeveel in database ? … 20.000e boek

Geheim recept !

26

- Persoonlijke waardering & sociaal contact en oog voor (eventuele) spanningen- Verjaardagen, speciale activiteiten …

Geheim recept !

27

- Tussentijdse evaluaties & samenkomsten- Bornemse Trippel- Geschenk (ets, wijnfles, foto-reportage, restcollectie,…)

Geheim recept !

28

- Communicatie- Wekelijkse e-mail met overzichten en planningen- Dagelijkse briefings- Nieuwsbrieven- Schrijfbord in lokaal

- Betrokkenheid- Contact met de abt- Doorgeven van informatie- Tijd voor ontdekkingen

- Competitie- Hoeveel foto’s ? Hoeveel in database ? … 20.000e boek

- Persoonlijke waardering & sociaal contact en oog voor (eventuele) spanningen- Verjaardagen, Sinterklaas, …

- Tussentijdse evaluaties & samenkomsten- Bornemse Trippel- Geschenk (ets, fles, foto-reportage, restcollectie,…)

Enthousiasme blijft

29

Enthousiasme blijft !!

30