Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4 BBV De jaarstukken en de toelichting - titel 4.1 Artikel 24 - algemeen - titel 4.2 Artikel 25 - de programmaverantwoording - titel 4.3 Artikel 26 - de paragrafen - titel 4.4 Artikel 27-29 - de programmarekening en de toelichting - titel 4.5 - de balans en de toelichting * § 4.5.1 Artikel 30 * algemeen * § 4.5.2 Artikel 31-32 * hoofdindeling van de balans * § 4.5.3 Artikel 33-36 * vaste activa * § 4.5.4 Artikel 37-40 * vlottende activa * § 4.5.5 Artikel 41-46 * vaste passiva * § 4.5.6 Artikel 47-50 * vlottende passiva * § 4.5.7 Artikel 51-58 * toelichting op de balans DE PROGRAMMAREKENING – artikel 27-29 Vraag 13 van deel 11 (vóór apr05) Hoe moet onze gemeente "lasten voorgaande jaren" en "baten voorgaande jaren" verwerken? Toelichting: Binnen onze financiële afdeling is er discussie waar de onderdelen "lasten voorgaande jaren" en "baten voorgaande jaren" thuis horen qua functie (functionele indeling gemeenten). Wij hebben nogal veel te maken met bijvoorbeeld subsidiebeschikkingen, die eerst in het volgende jaar bestuurlijk definitief worden vastgesteld na indiening van de subsidieafrekening. Maar ook op andere onderdelen moeten wij, vanwege een snelle indiening en dus afsluiting van onze eigen jaarrekening, werken met schattingen / reserveringen. In het nieuwe jaar kunnen dan afwijkingen (lasten zowel als baten) blijken. Wij plaatsen die verschillen altijd in rubriek 991. Deze rubriek wordt echter niet vermeld in de nieuwe BBV. Bovendien kent het BBV geen functies meer, maar programma's. Antwoord. Er zijn twee belangrijke fasen te onderscheiden wanneer feitelijke boekingen voor baten en lasten van begrotingsjaar t (moeten) plaats vinden na 31 december van dat jaar. De eerste is de periode tussen 1 januari en het moment van de afsluiting van de jaarrekening jaar t, als regel bij de meeste gemeenten voor 1 april jaar t+1. Zo veel als mogelijk worden de baten en lasten die in die periode binnen komen, verwerkt in de jaarrekening jaar t. De tweede fase is na het afsluiten van de jaarrekening jaar t. Baten en lasten die betrekking hebben op verplichtingen uit begrotingsjaar t komen dan – voor zover er geen voorziening is gevormd - ten laste van het desbetreffende programma in het begrotingsjaar t+1 of een later jaar. Voor de iv3 geldt het zelfde. Doordat functie 991 er niet meer is (deze functie bestond overigens al niet meer onder de CV’95), moeten de desbetreffende baten en lasten geboekt worden op een functie die past bij de aard van de baten en lasten. Het bovenstaande geldt als basisbenadering indien geen voorziening getroffen moet worden, bijvoorbeeld wanneer het om jaarlijks terugkerende bedragen gaat. Het kan voorkomen dat er voor een subsidie een voorziening getroffen moet worden, bijvoorbeeld wanneer het om een verplichting gaat die in een later jaar tot een (subsidie)betaling leidt, maar waarvan de omvang niet (geheel) vaststaat (zie artikel 44, lid 1a). Een dergelijke voorziening betreft alleen de lasten (de verplichtingen, niet eventuele baten). De voorziening komt ten laste van het desbetreffende begrotingsjaar t waarin de subsidie wordt toegekend. De definitieve (resterende) subsidiebetaling wordt direct ten laste van de voorziening gebracht. Vraag 11 van deel 8 (vóór apr05) Moeten in de jaarrekening van jaar t de gerealiseerde baten en lasten voor jaar t-1 worden opgenomen? Ingevolge het BBV blijkbaar niet, zie artikel 27, maar dat is toch gebruikelijk? Antwoord

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Het BBV bepaalt in artikel 30 dat in de balans tevens de cijfers jaar t-1 worden opgenomen. Voor de programmarekening zijn niet zozeer de afwijkingen tussen jaren van belang, maar met name de afwijking tussen realisatie en begroting; artikel 28 van het BBV schrijft dan ook voor dat in de toelichting op de programmarekening wordt ingegaan op de afwijkingen tussen de begroting (na wijziging) en de programmarekening. Een meerjarig overzicht is dus niet nodig, een gemeente kan er zelf wel voor kiezen een dergelijk overzicht op te stellen. De verschillen tussen jaren zijn met name interessant bij de begroting (allocatie); artikel 19 BBV schrijft dan ook voor dat in de toelichting op het overzicht van baten en lasten (van de begroting) onder meer het gerealiseerde bedrag van het voorvorig begrotingsjaar, het geraamde bedrag van het vorig begrotingsjaar na wijziging en het geraamde bedrag van het begrotingsjaar wordt opgenomen. Vraag 18 van deel 11 (vóór apr05) Moeten in de jaarrekening van jaar t ook de gerealiseerde baten en lasten over jaar t-1 opgenomen worden? Toelichting: Naar aanleiding van het opstellen van onze interne circulaire voor de jaarrekening is de vraag gerezen of de gerealiseerde baten en lasten voor het vorig jaar ook in de jaarrekening opgenomen moeten worden. In gevolge het BBV blijkbaar niet, zie artikel 27, maar hier zijn er bij verschillende ambtenaren vraagtekens of dat niet gebruikelijk is. Antwoord Onder het BBV moet op grond van artikel 30 in de balans de cijfers jaar t-1 worden opgenomen. Voor de programmarekening zijn niet zozeer de afwijkingen tussen jaren van belang, maar met name de afwijking tussen realisatie en begroting; artikel 28 van het BBV schrijft dan ook voor dat in de toelichting op de programmarekening wordt ingegaan op de afwijkingen tussen de begroting (na wijziging) en de programmarekening. Een meerjarig overzicht is dus niet voorgeschreven, een gemeente kan er zelf wel voor kiezen een dergelijk overzicht op te stellen. De verschillen tussen jaren zijn met name interessant bij de begroting. Artikel 19 BBV schrijft dan ook voor dat in de toelichting op het overzicht van baten en lasten (van de begroting) onder meer het gerealiseerde bedrag van het voor vorig begrotingsjaar wordt opgenomen. Er kunnen redenen zijn die de vergelijkbaarheid tussen jaren (tijdelijk) moeilijker. Deze ontslaan u niet van de verplichting ook de cijfers over (voor)vorige begrotingsjaren op te nemen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten. Wel kunt u in de toelichting ingaan op factoren die de vergelijkbaarheid bemoeilijken. Vraag 12 van deel 12 (apr05) Moet de programmarekening naast de realisaties zowel de ramingen volgens de begroting na wijziging laten zien én de ramingen uit de primaire begroting? Toelichting: Ik lees in artikel 27, lid 2 dat de programmarekening ook de ramingen uit de begroting voor en na wijziging bevat. Dat betekent volgens mij dat niet alleen de ramingen volgens de begroting na wijziging worden gezet naast de realisaties maar ook de ramingen volgens de primaire begroting. Dit laatste is toch eigenlijk overbodig? Antwoord Artikel 27,2 schrijft inderdaad voor dat de programmarekening zowel de ramingen uit de primaire begroting als de ramingen volgens de begroting na wijziging bevat. Deze bepaling is uit een oogpunt van transparantie voor de gebruikers van de programmarekening, onder wie de raad, opgenomen. Door ook de ramingen volgens de primaire begroting op te nemen is in de programmarekening overzichtelijk te volgen hoe het begrotingsjaar begrotingstechnisch is verlopen. Artikel 28 schrijft voor dat de toelichting op de programmarekening ten minste een analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de programmarekening bevat. Het ligt in de rede om in de toelichting ook nog kort in te gaan op de meest in het oog springende begrotingswijzigingen. Vraag 2 van deel 1 (vóór apr05)

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

De rekening van baten en lasten kan een nadelig saldo vertonen met betrekking tot het resultaat voor bestemming. Geldt dat ook voor het resultaat na bestemming? Antwoord Ja, het saldo na bestemming kan zowel positief als negatief zijn. Het saldo na bestemming wordt afzonderlijk op de balans vermeld en maakt onderdeel uit van het eigen vermogen. In de beginbalans van het volgende jaar gaat dit saldo ‘automatisch’ deel uitmaken van de algemene reserve. DE BALANS – artikel 30-58 Vraag 9 van deel 7 (vóór apr05) Als een gemeente een bepaald soort activa niet heeft, moet deze post dan toch op de balans worden opgenomen met een 0 of kan de post achterwege blijven? Toelichting: de bepalingen in het BBV over activa lijken te wijzen op een verplichte onderverdeling. Antwoord In de artikelen van het BBV wordt weliswaar een verplichte onderverdeling van categorieën activa gegeven, echter als een gemeente een bepaalde categorie niet heeft kan deze post op de balans achterwege blijven. Balansposten met een waardering van 0 komen de inzichtelijkheid niet ten goede. Vraag 8 van deel 7 (vóór apr05) Het BBV bevat geen artikel dat bepaalt wat tot de overlopende activa gerekend moet worden. Is dit een omissie in het BBV, en kunt u aangeven wat tot de overlopende activa moet worden gerekend? Toelichting: In artikel 37 BBV is bepaald dat tot de vlottende activa moeten worden gerekend: voorraden, uitzettingen, liquide middelen en overlopende activa. In de artikelen 38 t/m 40 wordt bepaald wat onder resp. voorraden, uitzettingen en liquide middelen moet worden begrepen. Een soortgelijk artikel m.b.t. overlopende activa ontbreekt. Antwoord Overlopende activa zijn balansposten als Vooruitbetaalde gelden (bijv. verzekeringspremies), en Nog te ontvangen gelden. Dat het BBV geen artikel met betrekking tot overlopende activa bevat is geen omissie in het BBV. In de artikelen 38 tot en met 40 van het BBV wordt de verplichte onderverdeling van de betreffende categorieën vlottende activa gegeven; voor de overlopende activa is geen onderverdeling voorgeschreven. Aanvulling juni 2007: Na inwerkingtreding van het wijzigingsbesluit BBV bevat het BBV wel een artikel mbt overlopende activa (zie artikel 40a). Vraag 17 van deel 1 (vóór apr05) Moet de aflossingsverplichting voor geldleningen die oorspronkelijk voor bijvoorbeeld tien jaar zijn afgesloten, maar die nog maar een looptijd van één jaar hebben, worden geboekt onder de vlottende passiva? Antwoord De definitie van de vlottende middelen en vlottende schuld wordt in de Wet fido -en in het BBV- toegespitst op de uitstaande gelden en opgenomen gelden met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar. Geldleningen die zijn afgesloten met een oorspronkelijke looptijd van tien jaar worden voor de gehele looptijd geboekt onder de vaste passiva. Vraag 16 van deel 1 (vóór apr05) Waarom worden in het BBV termen gebruikt als ‘uitzettingen’ en ‘rentetypische looptijd’? Dat zijn toch geen ‘standaard’ termen? En waarom is het onderscheid bij een looptijd van één jaar komen te liggen in plaats van bij twee jaar, zoals in de CV95?

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Antwoord De termen in het BBV zijn aangepast aan de termen van de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Dit omdat het inzichtelijker wordt geacht als alle relevante wetten en regelgeving in dezelfde termen spreken. Dat brengt mee dat sommige termen, die in de CV95 gebruikelijk waren, zijn vervangen. De Wet fido is met ingang van 1 januari 2001 in werking getreden. Deze wet spreekt van uitzettingen, waaronder aandelen, obligaties, maar ook leningen en vorderingen worden verstaan. Voorts spreekt deze wet van vlottende en vaste middelen c.q. schuld, waarbij het onderscheid bij een looptijd van één jaar is komen te liggen in plaats van bij twee jaar, zoals in de CV95 het geval was. De definitie van de vlottende middelen en vlottende schuld wordt in de Wet fido -en in het BBV- toegespitst op de uitstaande gelden en opgenomen gelden met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar. Vraag 5 van deel 10 (vóór apr05) Welke gebouwen vallen onder bedrijfsgebouwen als bedoeld in artikel 52, 1c BBV? Toelichting: Conform artikel 52 moeten in de toelichting op de balans onder andere de bedrijfsgebouwen afzonderlijk worden opgenomen. De vraag is nu welke gebouwen hieronder gerangschikt moeten worden. Zijn dit alleen de gebouwen ter uitvoering van de gemeentelijke taken zoals bijvoorbeeld het gemeentehuis, de brandweerkazerne en de gemeentewerkplaats? Waar moeten de overige gebouwen worden opgenomen zoals bijvoorbeeld: gymzalen, scholen, bibliotheken, kleedlokalen en gemeenschapsvoorzieningen? Dit soort gebouwen worden meestal verhuurd en zijn niet in gebruik t.b.v. het ambtelijk apparaat of afgeleiden daarvan. Antwoord Alle genoemde bedrijfsgebouwen in de vraag zijn materiële vaste activa met een economisch nut, zie artikel 35, lid 1a. Deze gebouwen (zijnde niet-woningen) vallen onder artikel 52, lid 1c. Of deze gebouwen nu wel of niet verhuurd worden (voor uitvoering van ‘directe’ gemeentelijke taken), maakt niet uit. Vraag 5 van deel 14 (mrt06) Wanneer zijn de niet in de balans opgenomen financiële verplichtingen ‘belangrijk’ (artikel 53 BBV)? En welke informatie over dergelijke verplichtingen moet dan in de toelichting op de balans worden opgenomen? Toelichting: Artikel 53 verplicht onze gemeente om in de toelichting op de balans te vermelden aan welke ‘niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen’ onze gemeente voor toekomstige jaren is verbonden. De toelichting op dit artikel geeft wel aan om welke verplichtingen het dan gaat, maar geeft niet aan wanneer ze wel of niet belangrijk zijn, en ook niet om welke informatie het precies gaat. Antwoord Artikel 53 verplicht de gemeente om in de toelichting op de balans inzicht te geven in de financiële verplichtingen waaraan de gemeente is verbonden, voor zover die verplichtingen financiële consequenties hebben voor toekomstige jaren en deze verplichtingen niet zijn opgenomen in een balanspost. Voorbeelden daarvan zijn langlopende huurcontracten en lease-contracten. Het zal veelal gaan om langlopende verplichtingen die samenhangen met opdrachten voor leveringen of opdrachten voor dienstverlening. De kosten van dergelijke opdrachtverleningen worden op basis van de jaarlijkse prestaties als (exploitatie)lasten aan de jaren toegerekend. Het kan ook gaan om verplichtingen die samenhangen met opdrachten voor (investerings)werken die meerdere jaren beslaan, en nog niet uit de balans blijken. Het is niet de bedoeling dat in de toelichting een lange lijst van alle meerjarig aangegane verplichtingen wordt opgenomen. Het merendeel is politiek-bestuurlijk en financieel gezien van weinig belang. Daarom is in artikel 53 opgenomen dat het gaat om de belangrijke financiële verplichtingen. Wat belangrijk is, staat primair ter beoordeling aan de gemeente/provincie. Voor zover de inschatting is dat er een politiek-bestuurlijk gevoelige kant aan zit zal het snel belangrijk zijn. Verder doet de gemeente/provincie er verstandig aan in de verordening ex artikel 212 Gemeentewet op te nemen boven welk grensbedrag het gevraagde inzicht in een meerjarige verplichting in ieder geval in de toelichting op de balans

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

gegeven moet worden. Om meerjarige doorwerking van een mogelijke rechtmatigheidsfout of –onzekerheid bij een aanbesteding van een meerjarencontract te voorkomen is het verstandig om daarbij als grens in ieder geval de minimum bedragen voor europees aanbesteden aan te houden (zie ook de kadernota rechtmatigheid op de website van het platform rechtmatigheid). De gemeente kan in de 212-verordening ook bepalingen opnemen over de in de toelichting op de balans op te nemen informatie. Vraag 21 van deel 1 (vóór apr05) Klopt het dat met de invoering van dualisering de bevoegdheid tot het aangaan van geldleningen en bankkredieten niet meer bij de raad maar bij het college ligt? Antwoord Met de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur is bepaald dat een privaatrechtelijke rechtshandeling, zoals het aangaan van geldleningen en (bank)kredieten, een taak is voor het college. De raad neemt daarover niet direct een besluit meer, maar houdt via het vaststellen van de uiteenzetting van de financiële positie en de financieringsparagraaf bij de begroting en via het onderdeel van de 212 verordening over financiering (ook wel het treasury-statuut genoemd) inzicht en invloed. DE BALANS / BORGSTELLINGEN OF GARANTSTELLINGEN – artikel 50, 57 Vraag 18 van deel 8 (vóór apr05) Hoe moeten gewaarborgde geldleningen worden opgenomen in de balans? Toelichting: Onze gemeente neemt jaarlijks in de balans een regel op met gewaarborgde geldleningen voor een x-bedrag, voor zowel het boekjaar als het voorgaande boekjaar. -Is dit onder het BBV ook nodig? Op grond van artikel 53? -Moeten we als gemeente een overzicht opnemen in de programmarekening cq toelichting? -En zo ja, waaraan moet dit overzicht minimaal voldoen? Antwoord Voor de verslaglegging 2004 en volgende jaren is artikel 50 BBV van belang: Artikel 50 Aan de passiefzijde van de balans wordt buiten de balanstelling opgenomen het bedrag waartoe aan natuurlijke en rechtspersonen borgstellingen of garantstellingen zijn verstrekt. Artikel 57 BBV bevat bepalingen die een antwoord zijn op uw vragen of de gemeente een overzicht moet opnemen in de programmarekening cq toelichting en waaraan dit overzicht moet voldoen: Artikel 57 1. In de toelichting op de balans worden de borgstellingen, bedoeld in artikel 50, gespecificeerd naar de

aard van de geldleningen. 2. Per specificatie wordt vermeld: a. het oorspronkelijk bedrag van de gewaarborgde geldlening; b. het percentage van het leningbedrag waarvoor borgstelling is verleend; c. het restantbedrag van de lening bij aanvang van het begrotingsjaar; d. het restantbedrag van de lening aan het eind van het begrotingsjaar. 3. In de toelichting op de balans wordt een specificatie opgenomen van de garantstellingen als bedoeld

in artikel 50. 4. In de toelichting wordt ook opgenomen het totaalbedrag van de betalingen die inzake de borg- en

garantstelling zijn gedaan tot en met het eind van het begrotingsjaar. Zie ook de toelichting op de beide hierboven genoemde BBV-artikelen. Als een gemeente borgstellingen of garantstellingen verstrekt gaat zij financiële risico’s aan. Daarom is dit onderwerp van belang voor de paragraaf weerstandsvermogen (artikel 11 BBV); zie in dit verband ook artikel 9b van de voorbeeldverordeningen ex artikel 212 Gemeentewet en de toelichting daarop.

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Artikel 53 betreft meerjarig aangegane financiële verplichtingen, bijvoorbeeld langlopende huurcontracten. RESERVES EN VOORZIENINGEN – algemeen Vraag 1 van deel 1 (vóór apr05) Artikel 2 schrijft voor dat de baten en lasten geraamd moeten worden. Hoe verhouden zich daarmee de in het BBV opgenomen bepalingen ten aanzien van de voorzieningen en de reserves? Antwoord Voorzieningen. In artikel 44 is geregeld in welke gevallen een voorziening wordt gevormd. Daaruit vloeit voort dat het vormen van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, als een last in het betreffende begrotingsjaar moet worden beschouwd. De aanwending van een (gedeelte van een) voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. De aanwending is dus geen last en loopt niet via de exploitatie. Indien de aanwending ook weer ten laste van de rekening van baten en lasten zou moeten lopen, zou het bedrag twee maal als last worden verantwoord. Reserves Een toevoeging aan een reserve geschiedt altijd in het kader van resultaatbestemming en wordt daardoor niet als last gekwalificeerd. Deze resultaatbestemmingen kunnen geraamd worden. Onttrekkingen gaan ook via de resultaatbestemming en kunnen dus geen bate zijn. Dit vloeit voort uit het bepaalde in artikel 17, onder d en e c.q. artikel 27, eerste lid, onder d en e BBV. Het rechtstreeks boeken van bestedingen op reserves is niet meer toegestaan. De bestedingen moeten als last op de betreffende kostendrager (programma, product, functie) worden verantwoord, met daar tegenover een onttrekking aan de reserve via de resultaatbestemming (de dekking van de besteding). Het doen van een toevoeging c.q. van een onttrekking aan de balanspost ‘resultaat na bestemming (artikel 42)’ is evenmin een last c.q. bate, maar een vermogensmutatie. Vraag 1 van deel 8 (vóór apr05) Er zijn vragen die verzoeken meer duidelijkheid te geven over voorzieningen en reserves en het verschil daartussen, vaak in relatie tot onderhoud van kapitaalgoederen (scholen, riolering e.d.). Op deze vragen volgt een antwoord dat een meer algemene uitleg geeft. Antwoord Het verschil tussen een reserve en een voorziening is dat: een reserve een voorziening - is gevormd door bestemming van het - verplicht is gevormd door het nemen een resultaat (kan-bepaling) last (zal-bepaling) - vrij besteedbaar is - een verplichte bestedingrichting heeft - tot het eigen vermogen behoort - tot het vreemd vermogen behoort Artikel 44 geeft dan ook aan dat in bepaalde gevallen een voorziening moet worden gevormd (het gaat dus om ‘zal’-bepalingen en niet om ‘kan’-bepalingen). Er zijn drie gevallen van verplichte vorming van een voorziening. Het eerste geval betreft artikel 44, lid 1a: Een zekere verplichting of verlies waarvan de omvang op de balansdatum nog onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten. Het tweede geval betreft artikel 44, lid 1b: Een risico terzake waarvan op de balansdatum een verplichting of een verlies moet worden verwacht, waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten (bijvoorbeeld claim).

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Indien in de gevallen als bedoeld in lid 1a en 1b de omvang redelijkerwijs niet valt in te schatten komen deze in aanmerking voor vermelding in de paragraaf weerstandsvermogen (onderdeel inventarisatie risico’s). In dat geval wordt er geen voorziening gevormd. Het derde geval betreft artikel 44, lid 2 (zie ook de aanvulling juni 2007 onderaan het antwoord): Nog niet bestede van derden verkregen middelen waarop een specifieke bestedingsrichting rust. Het gaat als regel om juridisch afdwingbare bestedingsverplichtingen van specifieke, geoormerkte bedragen die een derde de gemeente stelt, zoals specifieke uitkeringen en om rioolheffingen van burgers met een gebonden besteding. Verder is er nog sprake van een niet verplichte, dus facultatieve, voorziening. Deze vinden we terug in artikel 44, lid 1c. Dit artikel stelt aan het vormen van een voorziening twee eisen, te weten: 1. er moet sprake zijn van kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt,

maar waarvan de oorsprong wel (mede) ligt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar

2. de voorziening moet strekken tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren.

Het gaat over (toekomstige) lasten waar de gemeente niet ‘onderuit’ kan. Hierbij valt met name te denken aan het cyclisch (terugkerend) onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, waterwegen, riolering en gebouwen. Het vormen van een voorziening is in dit geval niet verplicht; er kan ook voor gekozen worden de ongelijkmatig gespreide lasten in de komende begrotingsjaren voor de te verwachten bedragen in de meerjarenraming op te nemen. Als de ongelijkmatig gespreide lasten als een bezwaar worden gezien kan er voor gekozen worden (mits wordt voldaan aan de twee genoemde eisen in artikel 44, lid 1c) om via een jaarlijkse dotatie in een voorziening de lasten te spreiden. In dat geval worden de feitelijke bestedingen direct ten laste van de voorziening gebracht. De jaarlijkse dotatie zal in principe een gelijk bedrag zijn, de voorziening is immers bedoeld om ongelijkmatig gespreide lasten te voorkomen. Aanvulling juni 2007: Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44,2 BBV vallen; zie ook de invoeringsnotitie over deze wijziging. Vraag 3 van deel 1 (vóór apr05) In de (toepassingspraktijk van) CV95 was het mogelijk toevoegingen en onttrekkingen aan reserves als last c.q. bate op de functies te verantwoorden. Daarnaast was het mogelijk lasten en baten direct op de reserves te boeken. Zijn beide nog mogelijk in het BBV? Antwoord Alhoewel mutaties in reserves strikt genomen geen last of bate zijn (en waren) werden deze wel als zodanig beschouwd en was het mogelijk deze als zodanig te verantwoorden op de functies. Dit is op grond van het BBV niet meer toegestaan (zie ook het antwoord op vraag 1 van deel 1). Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves vinden uitsluitend plaats met in achtneming van het bepaalde in artikel 17 en artikel 27, eerste lid. Dit is alleen nog maar mogelijk via de resultaatbestemming. Het rechtstreeks boeken van bestedingen op reserves is evenmin meer toegestaan. Deze behoren als last op de betreffende kostendrager (programma, product, functie) te worden verantwoord, met daar tegenover een onttrekking aan de reserve via de resultaatbestemming. Vraag 13 van deel 1 (vóór apr05) Het BBV verbiedt om de reserves in mindering te brengen op de activa met economisch nut. Dit geldt ook als het gaat om een actief, bijvoorbeeld het gemeentehuis, waarvoor een bestemmingsreserve in het leven is geroepen. Echter als het gemeentehuis is gebouwd dan is de bestemmingsreserve toch beklemd? Moet deze reserve dan niet worden opgevat als een voorziening? Antwoord

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Neen, de reserve blijft een reserve en wordt geen voorziening, omdat de gemeenteraad de vrijheid behoudt om deze reserve anders aan te wenden. Investeringen met economisch nut, zoals bijvoorbeeld een gemeentehuis, moeten bruto worden geactiveerd. Reserves kunnen dus niet op het actief in aftrek worden gebracht. Het actief wordt overeenkomstig de in de toelichting op de balans aangegeven methode en afschrijvingsduur afgeschreven. Tegelijkertijd met de afschrijving van het gemeentehuis in de exploitatiesfeer, vindt in het geval voor dit doel een bestemmingsreserve is gevormd een onttrekking aan deze reserve plaats in de bestemmingssfeer, dat wil zeggen na bepaling van het resultaat voor bestemming conform artikel 17 respectievelijk artikel 27 BBV. De reserve blijft echter een reserve en wordt geen voorziening, omdat de gemeenteraad de vrijheid behoudt om deze reserve anders aan te wenden. Overigens moet de raad zich dan realiseren, dat andere dekkingsmiddelen aangewezen dienen te worden en dat dit ook in de begroting/meerjarenraming verwerkt dient te worden. Vraag 3 van deel 4 (vóór apr05) Het gebeurt regelmatig dat sommige baten en lasten buiten de begroting en buiten de rekening worden gelaten. Die baten en lasten worden dan rechtstreeks toegevoegd of onttrokken aan de reserves. Is dat ook volgens het nieuwe BBV toegestaan? Antwoord Het BBV kent een systeem waarbij de baten en lasten op de programma’s worden geboekt, zowel bij de begroting als bij de jaarrekening. Vervolgens wordt het saldo voor bestemming bepaald. Daarna vinden de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves plaats. Tot slot wordt het saldo na bestemming bepaald. Het eindsaldo van zowel de begroting als rekening is dus inclusief de mutaties in de reserves. De mutaties in de reserves worden niet gezien als baten en lasten, maar vinden plaats via de resultaatbestemming. Zie ook de artikelen 17 en 27 van het BBV en de vragen 1 tot en met 3 van de vraag & antwoordrubriek van de commissieBBV. Vraag 2 van deel 5 (vóór apr05) Mag een toevoeging aan een voorziening nog rechtstreeks op de desbetreffende functie worden geboekt of moet dit net als bij reserves via functie 980 lopen? Omdat de toelichting bij functie 980 niet spreekt over voorzieningen, denk ik dat een rechtstreekse boeking op de functie nog kan. Hoe moet een toevoeging aan een voorziening in de verdeelmatrix worden verwerkt? Antwoord Alvorens op de vraag zelf in te gaan, eerst een algemene opmerking. Vanaf het begrotingsjaar 2004 kent de begroting/rekening geen functies meer, maar programma’s. De functies zoals 980 hebben alleen een formele betekenis in de Informatie voor derden (zie hiervoor onder meer de Ministeriële regeling informatie voor derden van 6 februari 2003). Voorzieningen worden direct op de programma’s geboekt, dat wil zeggen ze worden in het resultaatbepalende deel opgenomen. Alleen mutaties in reserves vinden plaats in het resultaatbestemmende deel. Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico's. Als lopende een begrotingsjaar blijkt dat een toevoeging nodig is aan een voorziening, zal dat plaats moeten vinden via een rechtstreekse boeking ten laste van het desbetreffende programma. Indien de omvang van het desbetreffende programma niet toereikend is voor deze last en/of indien een belangrijke beleidswijziging ten grondslag ligt aan de mutatie van de voorziening, dan is een begrotingswijziging/raadsbesluit noodzakelijk. De last wordt rechtstreeks op de desbetreffende functie gebracht en wordt zodoende ook zo in de verdelingsmatrix, een matrix van o.a. functies en categorieën, verwerkt. Functie 980 wordt alleen gebruikt voor mutaties op de reserves. Vraag 1 van deel 6 (vóór apr05) Is een geoormerkt onderdeel van de algemene reserve nu een reserve of een voorziening? Toelichting:

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

onze gemeente heeft enkele jaren geleden haar aandelen in een energiebedrijf verzilverd. Er is formeel besloten over de bestemming en toekenning van de gelden (zoals aan stadsactiviteiten, instellingen, burgerinitiatieven). B en W kan de bestemming niet meer veranderen omdat de gelden al per beschikking zijn toegekend. Zolang de gelden nog niet zijn aangewend vormt het bedrag een geoormerkt onderdeel van de Algemene reserve. Antwoord Uit de vraagstelling kan worden opgemaakt dat het bedrag bekend is. Indien nu het bedrag in de beschikking is gegeven, is er geen sprake van een voorziening. Wanneer de betaling wordt geëffectueerd in een later begrotingsjaar dan het jaar van de beschikking, dan worden de desbetreffende bedragen geboekt als een schuld. Er zijn uitgaande van de vraag nog andere casussen denkbaar. Indien de gemeente(raad) alleen een politiek besluit heeft genomen om over een bepaalde tijd middelen ter beschikking te stellen dan is – wanneer er middelen ‘gereserveerd’ worden - er sprake van een bestemmingsreserve. Indien de gemeente(raad) een toezegging (beschikking) heeft gedaan aan een derde over enige jaren middelen - waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten - ter beschikking te stellen en de derde deze middelen juridisch kan afdwingen, dan is er sprake van een voorziening op grond van artikel 44, lid 1a en niet van een reserve. Vraag 2 van deel 12 (apr05) Kunnen ‘investeringskredieten’ worden gedekt uit reserves? Toelichting: Diverse kredieten worden gedekt via een onttrekking uit de reserve. Over de wijze waarop dit dient te gebeuren krijg ik tegengestelde berichten. Hoe moet het nu werkelijk? Moeten de lasten van de betreffende kredieten eerst overgeboekt worden naar de exploitatie, waarna er een onttrekking aan de reserve geboekt kan worden op functie 980 (zo ja, moeten de lasten dan bij het betreffende programma of bij de algemene dekkingsmiddelen geboekt worden)? Of kan er rechtstreeks een onttrekking plaatsvinden ten gunste van het krediet waardoor de lasten en de onttrekking buiten de exploitatie blijven? Antwoord Bij investeringen dient onderscheid gemaakt te worden in investeringen met (ook) een economisch nut en investeringen met (alleen) een maatschappelijk nut (zie artikel 20,2b). Voor de investeringen met (alleen) maatschappelijk nut geldt dat ze bij voorkeur niet worden geactiveerd. Daarom mag een in voorgaande begrotingsjaren opgebouwde reserve op de investering in mindering worden gebracht (artikel 62,3). Als de reserve groot genoeg is kan de gehele investering gedekt worden uit de reserve. Dit dient te gebeuren door de uitgave voor de investering als exploitatielast op te nemen in het programma waar deze last thuis hoort. Hierdoor wordt het resultaat voor bestemming negatief beïnvloed. Ter dekking van de last vindt bij resultaatbestemming de onttrekking aan de reserve plaats, ook in het betreffende programma; zie artikel 17,d. Hierdoor wordt het resultaat na bestemming positief beïnvloed. Zie overigens ook de vragen 1, 2 en 3 van deel 1. Voor de investeringen met economisch nut geldt dat deze investeringen geactiveerd moeten worden (artikel 59,1); voor het bedrag van de investering (artikel 62,1), er mogen dus geen reserves op in mindering worden gebracht. Ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten kunnen wel onttrekkingen aan opgebouwde reserves plaats vinden (ook weer via resultaatbestemming). Alle mutaties op reserves vinden plaats bij resultaatbestemming (zie artikel 17 en 27 BBV). In de toelichting op de vraag wordt functie 980 genoemd. Functies spelen alleen een rol in de Iv3-sfeer. Voor alle mutaties op reserves wordt in de Iv3-sfeer functie 980 gebruikt. Vraag 6 van deel 13 (mei05) Kunnen bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden ‘gepassiveerd’? Zo ja, als welk passief? Toelichting: Binnen onze gemeente wil men zoveel mogelijk activa bruto opnemen op de balans. Dit betekent dat een eventuele bijdrage van derden (vooral in de vorm van subsidies) gepassiveerd moet worden. Kunt u mij aangeven hoe deze dan gerubriceerd moet worden en op welke wijze hiermee omgegaan moet worden? Antwoord

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Als de gemeente de bijdrage van een derde aanvaardt houdt dit in dat de gemeente tegenover de derde aangeeft haar verplichting na te komen. Daarmee ontstaat een “recht” op de bijdrage en kan de bijdrage als een bate worden geraamd en verantwoord. Artikel 62,2 biedt de mogelijkheid om bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering te brengen (de netto-waarderingsmethode). Overigens zal de gemeente zolang het actief nog niet is gerealiseerd of aangekocht de middelen die de derde heeft verstrekt in een artikel 44,2-voorziening moeten stoppen (zie ook de aanvulling juni 2007 onderaan het antwoord). Immers, het gaat om bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief, de derde heeft de middelen dus voor een specifiek doel beschikbaar gesteld. Als het betreffende actief is gerealiseerd of aangekocht kan een deel van de betaling rechtstreeks ten laste worden gebracht van de voorziening. Het actief wordt tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs minus de bijdrage van de derde geactiveerd. Deze netto-waarderingsmethode is de voorkeursmethode. De bruto-waarderingsmethode is op zich niet strijdig met het BBV, maar kent grote nadelen en wordt daarom afgeraden. In het geval de gemeente toch kiest om de bruto-waarderingsmethode toe te passen wordt het gerealiseerde of aangeschafte actief geactiveerd voor het volle bedrag van de investering. De bijdrage van de derde wordt dan dus niet in mindering gebracht op de waardering van het actief, maar wordt bij resultaatbestemming in een bestemmingsreserve gestort. Aan deze reserve kan in volgende begrotingsjaren een bedrag worden onttrokken, wederom bij resultaatbestemming, ter dekking van de kapitaallasten. Dit is een bewerkelijke methode. De bruto-waarderingsmethode is met name erg bewerkelijk en weinig transparant als de bijdrage van een derde in eerste instantie in een artikel 44,2-voorziening moet worden gestort. In dat geval dient de voorziening bij de realisatie van het actief te worden omgezet in een bestemmingsreserve door de voorziening vrij te laten vallen ten gunste van het resultaat voor bestemming, en deze extra exploitatieruimte bij resultaatbestemming te benutten voor de vorming van de bestemmingsreserve. Aanvulling juni 2007: Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44,2 BBV vallen; zie ook de invoeringsnotitie over deze wijziging. Vraag 1 van deel 2 (vóór apr05) Is de raad of het college bevoegd om voorzieningen in te stellen? Kan een dienst een voorziening instellen lopende het jaar? Behandelt het college dit of de raad? Antwoord De raad stelt de voorzieningen in, en besluit tot dotaties daarin, via de vaststelling van de programma’s (dus in het resultaatbepalende deel van de begroting en/of de jaarrekening). De raad heeft bij het vaststellen van voorzieningen weinig ruimte voor het maken van keuzen (allocatiefunctie). Voorzieningen hebben een verplichtend karakter (artikel 44 BBV). De uitgaven worden rechtstreeks afgeboekt van een voorziening. De uitvoering van het programma, en daarmee het verloop van de voorziening, wordt toegelicht in de begroting en de jaarstukken. Als het geautoriseerde lastenbedrag van het programma lopende het jaar wordt overschreden door een ontoereikende omvang van een voorziening, is er een door de raad vast te stellen begrotingswijziging nodig (artikel 18 BBV). Een dienst of het college heeft hiertoe geen bevoegdheid, hoewel zij uiteraard wel het besluit van de raad voorbereiden. Als het lastenbedrag van het programma niet wordt overschreden, omdat er meevallers zijn op andere onderdelen van het programma, is er geen begrotingswijziging nodig tenzij er sprake is van een belangrijke beleidswijziging (zie ook de toelichting op artikel 7 BBV). Daarbij speelt het oordeel van de raad over de politieke gevoeligheid van het onderwerp een rol, mede in relatie met praktijken om naar samenhang en naar tijdstippen te stroomlijnen en te clusteren. Bevoegdheid tot het doen van uitgaven ligt bij het college, dat wel verantwoording aflegt over de uitgaven bij de rekening. Vraag 2 van deel 2 (vóór apr05) Is de raad of het college bevoegd om reserves in te stellen? Kan een reserve worden ingesteld lopende het jaar? Behandelt het college dit of de raad? Antwoord

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

De raad stelt reserves in en besluit tot mutaties daarin. Dit vindt plaats in het resultaatbestemmende deel van de begroting (artikel 17, onder d) en/of de jaarrekening (artikel 27, onder d). Het BBV schrijft voor dat de mutaties in de reserves per programma apart zichtbaar gemaakt moeten worden. Het is mogelijk dat de raad in de loop van het jaar een aparte beslissing neemt over reservevorming of mutaties daarin, bijvoorbeeld als onderdeel van de vaststelling van een beleidsnota. Vraag 3 van deel 2 (vóór apr05) Geeft het niet een enorm vertekend beeld, nu volgens het BBV de kapitaaluitgaven op de programma's worden geraamd en de dekking daarvan (onttrekking aan reserves) via de resultaatbestemming? Het resultaat voor bestemming (dus het saldo tussen lasten en baten) zal dan immers voor onze provincie een jaarlijks tekort aangeven van tientallen miljoenen euro’s door het opnemen van bedoelde investeringsuitgaven in de begroting. Onze provincie doet namelijk omvangrijke investeringsuitgaven (kapitaalbijdragen aan derden en investeringen in de openbare ruimte) die nu rechtstreeks ten laste van reserves (met name het Fonds Investeringen) worden geboekt. Voor 1995 liepen dergelijke mutaties in de vermogenssfeer via de kapitaaldienst en vanaf 1995 via de Staat van investeringen en financiering. Antwoord Er is geen sprake van een vertekend beeld. Het onderscheid tussen het resultaat vóór en na bestemming (mutaties in de reserves gebeuren uitsluitend via resultaatbestemming bij de begroting en/of bij de rekening) geeft een reëel en transparant beeld van de mutaties in de reserves. Dat komt het inzicht van de raad ten goede. Vraag 4 van deel 2 (vóór apr05) De begroting kent het saldo voor bestemming, de mutaties in de reserves en het saldo na bestemming. De jaarrekening kent deze systematiek ook. Wat nu te doen als bijvoorbeeld bij de jaarrekening blijkt dat het beroep op de algemene reserve groter is dan bij de begroting geraamd? Vooral als dit leidt tot een tekort in het saldo na bestemming. Antwoord Stel het saldo voor bestemming is € 10 miljoen negatief. De mutaties in de reserve (hier beperkt tot de algemene reserve) is ook € 10 miljoen. Het begrote saldo na bestemming is nul. Zie kolom 2 in de tabel hieronder. Stel er is gedurende het jaar een probleem waardoor er € 1 miljoen extra uitgaven zijn die in principe ten laste van de algemene reserve komen. Er zijn twee manieren om hier mee om te gaan (zie ook de aanvulling juni 2007 onderaan het antwoord): 1) De eerste methode is om bij resultaatbestemming € 11 miljoen aan de reserves te onttrekken (zie kolom 3 in de tabel hieronder). Op dit verschil tussen begroting en rekening wordt in de toelichting bij de rekening ingegaan. 2) De tweede methode is om bij resultaatbestemming € 10 miljoen aan de reserves te onttrekken, zoals is begroot. Het ‘tekort’ na bestemming is dan € 1 miljoen (zie kolom 4 in de tabel hieronder). Dit negatieve saldo na bestemming wordt op de balans onder het eigen vermogen gezet (artikel 42, eerste lid). Het feit dat het saldo negatief is, hoeft geen probleem te zijn, zolang de algemene reserve voldoende is. Deze methode heeft de voorkeur, omdat het een beter inzicht geeft in de ontwikkelingen die gedurende het jaar hebben plaatsgevonden. Tabel bij vraag 4. 1 2 3 4 Begroting Rekening

methode 1 Rekening methode 2

Resultaat vóór bestemming

-10

-11

-11

Mutaties algemene reserves

+10

+11

+10

Resultaat na bestemming

0

0

-1

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Balans -1

Aanvulling juni 2007: In haar hoofdlijnennotitie over resultaatbestemmen heeft de commissie BBV aangegeven dat de in methode 1 genoemde hogere mutatie in de reserves alleen via een tijdige begrotingswijziging kan worden gerealiseerd. Vraag 4 van deel 4 (vóór apr05) Hoe moeten we omgaan met verschillen tussen WSW-wetgeving en de regels van het BBV? Toelichting: Het BBV verbiedt het treffen van voorzieningen voor vakantiegelden. De WSW-wetgeving verplicht dit. Wij hebben een gemeentelijke WSW dienst, die dus in de concernverslaggeving wordt "meegeconsolideerd". De waarderingsgrondslagen zijn niet uniform. Hoe gaan we daarmee om? Antwoord De begroting en jaarstukken van de gemeente wordt volgens het BBV opgemaakt. De stukken nodig voor specifieke verantwoording voor de WSW dienst of gemeenschappelijke regeling worden gemaakt volgens de WSW. Indien nodig extra comptabel. Vraag 5 van deel 4 (vóór apr05) Heeft de accountant geen probleem als de WSW-wetgeving verschilt van het BBV? Toelichting: Het BBV verbiedt het treffen van voorzieningen voor vakantiegelden. De WSW-wetgeving verplicht dit. Wij hebben een gemeentelijke WSW dienst, die dus in de concernverslaggeving wordt "meegeconsolideerd". De gemeente heeft natuurlijk maar één administratie bij deze WSW als gemeentelijke dienst. Exploitatie-technisch is er dus ook maar één resultaat en één balans. Als gemeentelijke dienst dus geen voorziening heeft voor vakantiegeld, zit dat dus niet in de kosten. Je kunt natuurlijk wel extra comptabel een overzicht maken met daarin fictief vakantiegeldreservering, maar het geld is er dan dus in werkelijkheid echt niet. Mij lijkt dat de accountant met een verklaring dan toch wel moeite zal hebben! Antwoord Op het eerste gezicht lijkt er sprake van een spanning. Maar in feite is er geen tegenstelling en zal de accountant aldus handelen. Leidend voor de verklaring van de accountant bij de rekening zijn de regels van het Besluit begroting en verantwoording. Niet die van de regels van de WSW. Deze zijn dat wèl indien de accountant een verklaring moet geven bij de specifieke uitkering conform de regels van de WSW. De vakantiegelden zullen, bij gelijkblijvend volume, opgenomen dienen te worden in (de op te stellen begroting en) de meerjarenramingen. Daarmee hebben deze verplichtingen het karakter van een zogenoemde verplichte uitgaaf, de gelden zijn daarmee niet ‘fictief’. Zie ook artikel 193 van de Gemeentewet. Vraag 5 van deel 5 (vóór apr05) Is een egalisatiefonds ‘verkiezingen’ een redelijk instrument op grond van het BBV? Toelichting: in onze gemeente moet het egalisatiefonds "verkiezingen" fluctuaties in de exploitatie opvangen. De voorziening wordt gevormd uit dotaties ten laste van de exploitatie. Uitgangspunt is het gemiddeld aantal wettelijk verplichte verkiezingen per jaar. Extra verkiezingen worden gedekt uit Onvoorzien. Antwoord De lasten die samenhangen met verkiezingen worden bij voorkeur in de exploitatie en de meerjarenbegroting opgenomen. Als een gemeente er desondanks voor kiest om de kosten van verkiezingen te egaliseren zal daarvoor een bestemmingsreserve moeten worden gevormd. Een voorziening voor dit doel is niet mogelijk. Een voorziening ‘verkiezingen’ zou namelijk zijn gebaseerd op artikel 44, eerste lid onder c. Een voorziening op grond van artikel 44, eerste lid onder c, is echter gekoppeld aan een actief. Daarvan is hier geen sprake.

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Bestaande voorzieningen ‘verkiezingen’ dienen dan ook per uiterlijk begrotingsjaar 2004 te worden omgezet in bestemmingsreserves. Vraag 3 van deel 7 (vóór apr05) In vraag 5 van deel V wordt ingegaan op de vraag of er voor het egaliseren van de lasten van verkiezingen een voorziening gevormd kan worden. Het antwoord dat hierop gegeven wordt is ontkennend, want niet passend binnen de omschrijving van artikel 44 lid 1c. Is het echter niet mogelijk om op basis van artikel 44, lid 1a een voorziening hiervoor in te stellen? Antwoord Neen, zie ook de artikelsgewijze toelichting bij artikel 44: voor de gevolgen van toekomstige gebeurtenissen, die niet in causale relatie staan tot het bedrijfsgebeuren in de periode voorafgaande aan de balansdatum, kunnen geen voorzieningen worden gevormd. Bij verkiezingen bestaat geen causale relatie tot het bedrijfsgebeuren in de periode voorafgaande aan de balansdatum (en dus kan er geen voorziening voor getroffen worden); het organiseren van verkiezingen is een reguliere, wettelijke plicht (waarvan de lasten bij voorkeur in de exploitatie/meerjarenbegroting worden opgenomen). Vraag 1 van deel 7 (vóór apr05) Onze gemeente kent een aantal bestemmingsreserves, bijvoorbeeld de reserve nieuwbouw brandweerkazerne. Onder het BBV mag een (deel van de) investering met economisch nut niet meer rechtstreeks ten laste van de reserve worden gebracht maar moet er bruto geactiveerd worden. We kunnen nu de reserve in een aantal jaren laten vrijvallen ten gunste van het programma brandweer. Is het niet beter om de reserve te laten vrijvallen ten gunste van het programma financierings- en dekkingsmiddelen? Als dit zo is kunnen we dan niet (beter) alle bestemmingsreserves toevoegen aan de algemene reserve (of een algemene reserve investeringen) en hiervan een bedrag als dekkingsmiddel gebruiken? Antwoord Mutaties in de reserves worden afzonderlijk zichtbaar gemaakt: de mutaties in de algemene reserve en in bestemmingsreserves worden niet meegenomen bij de bepaling van het exploitatieresultaat vóór bestemming, maar vinden plaats in het kader van de resultaatbestemming; zie ook artikel 17 en 27 BBV. De algemene dekkingsmiddelen waaronder begrepen het saldo van de financieringsfunctie (zie artikel 8, vijfde lid) worden meegenomen bij de bepaling van het resultaat vóór bestemming; het is dus in strijd met het BBV om vrijvallende reserves als bate op te nemen in welk programma ook. Het is aan de raad om met bestemmingsreserves te werken of met alleen de algemene reserve. Vraag 17 van deel 11 (vóór apr05) Mag ook onder het BBV een relatief zeer onzekere vordering op de balans met betrekking tot bijstandscliënten, zoals een terugvordering van bijstand wegens fraude, uit oogpunt van voorzichtigheid voor 100% worden teruggeboekt aan de creditzijde? Toelichting: Zoals gebruikelijk was, boekt Zwartewaterland ‘in pilot 7’ voor te vorderen ABW € 124.952 zowel onder vlottende activa als onder kortlopende schuld. Zie blz. 96 en blz. 100 van de circulaire ‘Begroten en verantwoorden deel 3’ van 22 mei 2003. De accountant van het accountantskantoor A heeft echter in zijn richtlijnen staan, dat zulke praktijken onder het BBV niet meer zijn toegestaan. Hij vindt dat er een voorziening moet worden getroffen voor een ervaringcijfer/kengetal van het oninbare deel van de vordering in plaats van de 100% boeking onder de kortlopende schuld van de balans. Antwoord Het voorbeeld in de genoemde pilot is inderdaad niet juist. De gemeente dient hier een voorziening te treffen op basis van artikel 63, lid 8 van het BBV, bijvoorbeeld gebaseerd op een ervaringscijfer. RESERVES EN VOORZIENINGEN – rentetoevoegingen

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Vraag 7 van deel 1 (vóór apr05) Sommige rijksvergoedingen leiden tot de vorming van een voorziening, bijv. in het geval van de rijksvergoedingen voor primair onderwijs waarbij voor onder andere de aanschaf van schoolmiddelen en technisch onderhoud voorzieningen worden gevormd. Het Rijk schrijft daarbij voor dat op deze voorzieningen rente wordt bijgeschreven. Volgens artikel 45 is rentetoevoeging aan voorzieningen niet toegestaan. Hoe moeten we hiermee omgaan? Antwoord Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, omdat voorzieningen naar beste schatting dekkend dienen te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Echter als sprake is van een voorziening tegen contante waarde zijn jaarlijkse toevoegingen in verband met de CW-rekenrente toegestaan; deze zijn dan immers nodig om de voorziening op het juiste niveau te houden. Een dergelijke toevoeging wordt niet gezien als een rentetoevoeging, maar als een toevoeging om de voorziening op de juiste hoogte te houden. Zie ook de toelichting op artikel 45. Ook in het geval het Rijk rentebijschrijving eist is sprake van een storting ten laste van de exploitatie die nodig is om de voorziening op peil te houden en is de storting derhalve toegestaan. Vraag 8 van deel 1 (vóór apr05) Mogen voorzieningen tegen contante waarde worden gewaardeerd? Hoe moet dan worden omgegaan met de rentetoevoegingen? In de CV95 was in artikel 53, het tweede lid, toegestaan rente toe te voegen aan voorzieningen tegen contante waarde. Antwoord De uitzonderingsbepaling voor rentetoevoegingen aan voorzieningen die zijn gewaardeerd tegen contante waarde is niet meer opgenomen, omdat deze uitzondering eigenlijk overbodig is. Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Indien de voorziening tegen contante waarde is gewaardeerd is het noodzakelijk jaarlijks toevoegingen in verband met de CW-rekenrente te doen, omdat anders de voorziening niet meer op het juiste niveau is. Zie ook de toelichting op artikel 45, en zie ook vraag 7 van deel 1. Vraag 1 van deel 12 (apr05) Bij de toerekening van de rente over eigen financieringsmiddelen brengt onze gemeente een deel ten gunste van de reserves. Moet dat deel via functie 980 lopen of mag dat rechtstreeks naar de reserve? Antwoord Een gemeente kan zelf bepalen of ze renteomslag toepast en zo ja of daarbij ook de berekende rente over het eigen vermogen en de voorzieningen wordt meegenomen; zie ook vraag 14 van deel 2 van de vraag en antwoordrubriek BBV. De vraag suggereert dat er een directe relatie is tussen de bespaarde rente en de reserves. Dit is niet het geval. Als de gemeente kiest voor de (voorkeurs)methode van renteomslag waarbij ook een (fictieve) rente over het eigen vermogen en voorzieningen in de omslag wordt betrokken, moet de werkelijke rente, die aan derden is verschuldigd, alsmede de fictieve rente over het eigen vermogen en de voorzieningen als last worden opgenomen (omgeslagen over de programma’s behorende bij de activa waaraan wordt toegerekend). Onder de 'overige algemene dekkingsmiddelen' in het overzicht algemene dekkingsmiddelen vindt als bate een “tegenboeking” plaats van de fictieve rente over het eigen vermogen en de voorzieningen. Voor het resultaat voor bestemming maakt het dus niet uit welke van de drie mogelijke methoden van renteomslag wordt toegepast. Voor zover er rente aan reserves wordt toegerekend wordt dit in het kader van de resultaatbestemming aan de reserves toegevoegd. De keuze om al dan niet rente aan reserves toe te rekenen staat feitelijk los van de gekozen methode van renteomslag. Alle toevoegingen -en ook alle onttrekkingen- aan reserves vinden plaats bij resultaatbestemming (zie artikel 17 en 27 BBV). In de vraag wordt functie 980 genoemd. Functies spelen alleen een rol in de Iv3-sfeer. Voor alle mutaties op reserves wordt in de Iv3-sfeer functie 980 gebruikt.

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

RESERVES EN VOORZIENINGEN – negatief staan Vraag 5 van deel 1 (vóór apr05) Zijn negatieve voorzieningen mogelijk? Toelichting: Een deel van de bestemmingreserves uit de CV95 zijn naar de voorzieningen verschoven in het BBV. Die reserves die worden gevormd van middelen van derden die moeten worden teruggegeven in het geval dat deze niet besteed worden voor het aangegeven doel vallen vanaf het begrotingsjaar 2004 onder de voorzieningen. Sommige van die bestemmingreserves stonden soms tijdelijk negatief. Nu zijn het voorzieningen. Zijn negatieve voorzieningen mogelijk? Zo nee, hoe dit op te lossen? Zo ja, onder welke voorwaarden en hoe lang kunnen deze voorzieningen negatief zijn? Antwoord Gelet op de inhoud van artikel 44, waarin wordt aangegeven waarvoor voorzieningen gevormd dienen te worden, kunnen voorzieningen normaliter niet negatief zijn. Immers, voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Zie de toelichting op artikel 45 BBV. Ook de voorzieningen die onder de CV95 onder de bestemmingsreserves vielen kunnen normaal gesproken alleen positief zijn. De enige uitzondering zijn voorzieningen gevormd uit de opbrengsten van heffingen (bijvoorbeeld rioolrechten). Reden voor deze uitzondering is dat tarieven daarvan vaak geëgaliseerd worden: er wordt gewerkt met tarieven die gemiddeld genomen voldoende zijn voor het dekken van (kapitaal)lasten voortvloeiend uit investeringen e.d., zodat de tarieven geen sterke jaarlijkse schommelingen kennen. De investeringen kunnen ongelijkmatig over de in de berekeningen betrokken periode gespreid zijn, terwijl de uit geëgaliseerde tarieven voortkomende opbrengsten gedurende deze periode voldoende zijn om de lasten te dekken. In dit geval kan het voorkomen dat gedurende een beperkt aantal jaren binnen die periode de aan dit doel gekoppelde voorziening een negatieve stand te zien geeft. Vraag 4 van deel 5 (vóór apr05) Is er tijdelijk een negatieve voorziening mogelijk als er bedragen voor groot onderhoud van een gebouw worden gebracht ten laste van de egalisatievoorziening? Toelichting. Jaarlijks wordt er een bedrag gestort in een voorziening groot onderhoud gebouw X. Dit bedrag is gebaseerd op een groot onderhoudsplan met globale egalisatie van uitgaven en voeding. Deze planning wordt opgesteld over een periode van 15 jaar en wordt om de twee jaar herzien. De jaarlijkse storting wordt dan eveneens aangepast. Door de jaarlijkse stortingen zal een mogelijk negatief saldo een tijdelijk karakter hebben. Antwoord Voor groot onderhoud van een gebouw is het gebruikelijk een voorziening in te stellen. Maar zo’n voorziening kan geen negatief saldo vertonen, ook niet tijdelijk. Om dit te voorkomen, zal de exploitatie zwaarder moeten worden belast. Zie verder vraag 5, deel I, over negatieve voorzieningen. Vraag 2 van deel 7 (vóór apr05) In vraag 5 van deel I is gesteld dat een voorziening niet negatief mag zijn, met uitzondering van voorzieningen gevormd uit opbrengsten van heffingen. In onze gemeente hebben wij o.a. voor het openbaar basisonderwijs een onderhoudsvoorziening waarvoor de jaarlijkse dotatie is gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplanning. Deze planning is voor 10 jaar opgesteld en de jaarlijkse dotaties zijn voldoende om alle werkzaamheden uit te voeren. Nu kan het voorkomen dat b.v. in jaar 2 en 3 er een negatief saldo is dat in de volgende jaren weer positief wordt. Omdat de rijksvergoeding niet toereikend is wordt jaarlijks een vast bedrag (extra) toegevoegd, hetwelk via de overschrijdingsregeling aan het bijzonder onderwijs wordt doorbetaald. Mogen wij vanaf 2004 op deze wijze doorgaan of moeten wij er steeds voor zorgen dat de voorziening in elk jaar van de betreffende onderhoudsperiode positief staat, waardoor verschillen zullen optreden in de jaarlijks benodigde budgetten. Antwoord

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Voorzieningen zijn normaal gesproken niet negatief. De enige uitzondering daarop is de voorziening gevormd uit opbrengsten van heffingen. Een voorziening voor groot onderhoud kan geen negatief saldo vertonen, ook niet tijdelijk. Zie ook vraag 4 van deel V van de vragen&antwoordenrubriek BBV. Vraag 3 van deel 12 (apr05) Is een tijdelijk negatieve onderhoudsvoorziening mogelijk? Zo niet, kan de onderhoudsvoorziening wel tijdelijk negatief staan als deze wordt gevormd uit huurontvangsten? Toelichting: Artikel 44,1c biedt de mogelijkheid om de onderhoudslasten gelijkmatig te verdelen over een aantal begrotingsjaren. Het kan daarbij voorkomen dat de voorziening tijdelijk negatief is maar omdat de gemeente gekozen heeft om de lasten te egaliseren verdwijnt de negatieve stand vanzelf. In vraag 4 van deel 5 staat dat voorzieningen niet negatief mogen worden. Hierop wordt maar één uitzondering toegestaan en dat is de voorziening die wordt gevormd uit heffingen van derden. Het principe van de tijdelijk negatieve onderhoudsvoorziening was toch een veel voorkomend fenomeen. Sterker nog, het is juist het kenmerk, door egalisatie van jaar-exploitatiekosten, gelijkblijvende storting in de exploitatie, om sterke schommelingen te voorkomen, maar die zijn er onder het BBV dus juist wel! Antwoord Een artikel 44,1c voorziening kan naar zijn aard niet negatief zijn. De enige uitzondering zijn voorzieningen gevormd uit de opbrengsten van heffingen die bij derden in rekening worden gebracht (zie vraag 5 deel 1). Ook in het geval de onderhoudslasten voor bijvoorbeeld een pand kan worden gedekt uit de huuropbrengsten die de gemeente voor dat pand ontvangt mag de onderhoudsvoorziening niet tijdelijk negatief staan. Bij verhuur is er kans op leegstand. De gemeente heeft dus geen zekerheid dat de huur voor de gehele periode van het onderhoudsplan waarvoor de onderhoudskosten worden geëgaliseerd, daadwerkelijk binnenkomt. Vraag 19 van deel 8 (vóór apr05) Mogen bestemmingsreserves negatief staan volgens het BBV? Toelichting: De praktische waarde van het negatief kunnen staan van bestemmingsreserves is met name gelegen in het feit dat het voor de raad een sterke signaleringsfunctie heeft. Een voorbeeld: onze gemeente heeft in het verleden een reserve gevormd om de kosten te dekken die gemoeid zijn met de uitvoering van de WVG. Gebleken is bij het opstellen van de begroting 2004 – 2007 dat de reserve bij ongewijzigd beleid reeds in 2006 niet meer toereikend is om de kosten te dekken. De raad heeft dit tijdens de begrotingsbehandeling geconstateerd en B&W opgedragen om met aanvullende voorstellen te komen om het beleid bij te stellen. Wij zijn van mening dat negatieve bestemmingsreserves zijn toegestaan omdat nergens in het BBV expliciet wordt bepaald dat het hebben van negatieve bestemmingsreserves verboden is. Het verbieden van negatieve bestemmingsreserves tast dan de gemeentelijke autonomie op het punt van de onderverdeling van het eigen vermogen in bestemmingsreserves en algemene reserves aan als nu voorgeschreven zou worden dat áls de gemeente ervoor kiest bestemmingsreserves te vormen deze niet negatief mogen staan. Antwoord Negatieve bestemmingsreserves passen per definitie niet bij de aard en de beoogde betekenis van reserves: een ‘spaarpot’. Verder geldt dat het bestaan van negatieve bestemmingsreserves zou leiden tot een kunstmatige verhoging van de algemene reserve. Zeker wanneer er substantiële negatieve reserves zouden zijn (afgezonderd van de algemene reserve) is dit bezwaarlijk voor het inzicht in de financiële positie. Er kan een verkeerde signaalwerking van uitgaan. Het niet toestaan van negatieve bestemmingsreserves tast de gemeentelijke autonomie niet aan. Immers zolang de algemene reserve voldoende is om daarvan bestemmingsreserves af te zonderen is het aan de gemeente om te beslissen opgebouwde reserves te bestemmen. Ook het argument dat er een sterke signaleringsfunctie verloren zou gaan als negatieve reserves niet zijn toegestaan onderschrijft de commissie niet. Immers, een lege reserve met daarbij een toelichtend verhaal aan de raad zal niet onopgemerkt blijven. Negatieve reserves

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

laten zien om de raad te confronteren met de gevolgen van (ongewijzigd) beleid voor de financiële positie is een oneigenlijk en onjuist gebruik van reserves. VOORZIENINGEN / VAN DERDEN VERKREGEN MIDDELEN – artikel 44, tweede lid Vraag 3 van deel 5 (vóór apr05) Zijn gevormde reserves met een betalingsverplichting aan derden gewijzigd in voorzieningen na het invoeren van het BBV? Toelichting: in de staat van reserves en voorzieningen heeft onze gemeente een aantal reserves gevormd uit rijksgelden. Voorbeelden hiervan zijn de reserve WIW (wet inschakeling werklozen), ID-banen (voormalige EWLW) en inburgering nieuwkomers/ROA/VVTV. Een kenmerk van deze reserves is dat ze gevormd zijn uit een ontstaan saldo tussen de uitgaven en de ontvangen rijksuitkeringen. Het saldo wordt gereserveerd omdat bij sommige regelingen de definitieve afrekening over een bepaald boekjaar jaaroverschrijdend is. Het kenmerk is voorts dat overblijvende middelen teruggestort moeten worden naar het ministerie. Er geldt dus geen vrije besteding met betrekking tot deze wettelijke regelingen. Antwoord Het antwoord op deze vraag luidt bevestigend. Hier is artikel 44, tweede lid, van toepassing. Tot voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Aanvulling juni 2007: Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44,2 BBV vallen; zie ook de invoeringsnotitie over deze wijziging. Vraag 1 van deel 5 (vóór apr05) De gemeente ontvangt van een departement een subsidie met een verplichte besteding welke in een later jaar tot uitvoering komt. Er is hier sprake van de noodzaak tot het vormen van een voorziening uit hoofde van het BBV, artikel 44, lid 2. Aan de subsidie is als voorwaarde gekoppeld dat de gemeente zelf een deel van de kosten dient te dragen (koppelsubsidie). Moet het niet-bestede deel van een gemeentelijke aanvulling op een koppelsubsidie eveneens als een voorziening worden geboekt? Antwoord Nee, het niet-bestede deel van een gemeentelijke aanvulling op een koppelsubsidie wordt niet als een voorziening geboekt. De gemeenteraad kan zolang de besteding nog niet heeft plaats gevonden besluiten om de gemeentelijke middelen niet voor het bewuste doel aan te wenden. In dat geval zal de departementale subsidie wel terug betaald moeten worden, ten laste van de voorziening. Aanvulling juni 2007: Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44,2 BBV vallen; zie ook de invoeringsnotitie over deze wijziging. Vraag 2 van deel 6 (vóór apr05) Is het niet merkwaardig dat inkomsten en uitgaven van voorzieningen met een betalingsverplichting aan derden (voorzieningen die dus niet gevormd zijn door besluitvorming maar door overtolligheid zoals bij sommige specifieke uitkeringen mogelijk is), in latere jaren rechtstreeks ten gunste en ten laste van de voorzieningen worden gebracht en dus niet meer via de gewone exploitatie worden verantwoord? Kan een onttrekking aan de voorziening ook als bate in de exploitatie worden opgenomen? Antwoord Nee. De regelgeving van het BBV leidt tot het antwoord zoals gegeven op vraag 1 in deel 1. De kern van dat antwoord stelt dat de ontvangst van middelen van een derde met een verplichte besteding een exploitatiebate is in het jaar waarin het ontvangen wordt, jaar t

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

(ervan uitgaande dat het overmaken van de toegezegde middelen conform de toezegging van de verstrekker verloopt). Indien de middelen in jaar t niet tot besteding leiden, dan wordt er een voorziening gevormd, hetgeen op de exploitatie van jaar t een last betekent. Indien de besteding plaats vindt in bijvoorbeeld jaar t+2 dan worden de desbetreffende lasten in dat jaar direct geboekt ten laste van de voorziening. Het is niet toegestaan dat in jaar t+2 de onttrekking van de voorziening als een bate op het desbetreffende programma in de exploitatie geoormerkt wordt en de feitelijke besteding als last op dat programma wordt geboekt. Daarvoor is een aantal redenen. De eerste is dat het stelsel van baten en lasten geweld wordt aangedaan. Door de onttrekking van de voorziening als een bate te boeken en de betaling als een last wordt deze kasstroom ten onrechte nogmaals als een last geboekt. De tweede reden is – anders dan in eerste instantie kan lijken – dat het budgetrecht van de raad gehandhaafd blijft. De raad heeft bij het instellen van de voorziening de condities en een eventueel daaraan verbonden koppelsubsidie het budgettaire besluit genomen en heeft daarbij tevens de kaders gesteld voor de uitvoering. Het feitelijke betalingsverloop is een uitvoeringstaak van het college ook indien de betaling in een later jaar plaats vindt. Indien het om relatief grote bedragen gaat is het overigens denkbaar dat het college bijvoorbeeld in een toelichting op de begroting ingaat op de dekking van de onderhavige activiteit. Aanvulling juni 2007: Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44,2 BBV vallen; zie ook de invoeringsnotitie over deze wijziging. Vraag 7 van deel 10 (vóór apr05) Moet onze gemeente een schenking die specifiek besteed moet worden (geen terugbetalingsverplichting) als een voorziening aanmerken? Toelichting: In artikel 44 BBV wordt vermeld dat tot de voorzieningen ook worden gerekend van derden verkregen middelen die specifiek moeten worden besteed. Binnen onze gemeente is sprake van een schenking die specifiek moet worden besteed (geen terugbetalingsverplichting). Ik ben in de veronderstelling dat deze volgens het BBV als voorziening zou moeten worden aangemerkt. Echter uit de vraag en antwoordrubriek zou je uit de vraagstelling bij vraag 5 onderdeel financiële positie kunnen afleiden dat er ook sprake moet zijn van een terugbetalingsverplichting als de middelen niet worden besteed. Antwoord Zoals in de vraag is aangegeven, dient de schenking specifiek besteed te worden. In dat geval moet er een voorziening getroffen worden conform artikel 44, lid 2, wanneer een gemeente de schenking niet in hetzelfde begrotingsjaar waarin deze verkregen wordt, kan of wil besteden. Een terugbetalingsregeling is voor het vormen van een dergelijke voorziening niet een absolute voorwaarde. Aanvulling juni 2007: Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44,2 BBV vallen; zie ook de invoeringsnotitie over deze wijziging. Middelen van derden die specifiek besteed moeten worden en waarvoor een terugbetalingsverplichting geldt als deze niet volgens de bestedingsvoorwaarden worden aangewend kunnen op dezelfde wijze worden verwerkt als specifieke uitkeringen, dus als vooruitontvangst. Vraag 8 van deel 10 (vóór apr05) In het verleden heeft onze gemeente een legaat ontvangen onder de bepaling dat de opbrengst van de belegging ervan wordt aangewend voor het buitengewoon en bijzonder onderwijs. Het legaat is als een voorziening verantwoord. Is dit juist? Antwoord Ja, het legaat kan worden gezien als de contante waarde van de toekomstige opbrengsten, en moet op grond van artikel 44, lid 2 als een voorziening worden opgenomen. De opbrengsten van het legaat worden als bate in de exploitatie meegenomen, en de uitgaven voor het onderwijs als last. Een eventueel positief saldo in enig jaar dient aan de voorziening te worden toegevoegd. Aanvulling juni 2007:

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Na inwerkingtreding van het Wijzigingsbesluit BBV geldt voor de specifieke uitkeringen van het Rijk en vergelijkbare uitkeringen van andere overheidslichamen dat deze niet meer onder de werkingssfeer van artikel 44,2 BBV vallen; zie ook de invoeringsnotitie over deze wijziging. Middelen van derden die specifiek besteed moeten worden en waarvoor een terugbetalingsverplichting geldt als deze niet volgens de bestedingsvoorwaarden worden aangewend kunnen op dezelfde wijze worden verwerkt als specifieke uitkeringen, dus als vooruitontvangst. VOORZIENINGEN / ARBEIDSKOSTENGEREL. VERPLICHTINGEN – artikel 44, derde lid Vraag 1 van deel 3 (vóór apr05) Mag er volgens het BBV wel of niet een voorziening worden ingesteld voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen? Antwoord Het BBV onderscheidt arbeidskostengerelateerde verplichtingen met en zonder jaarlijks vergelijkbaar volume. Op grond van artikel 44, derde lid BBV, is het niet toegestaan om een voorziening te vormen voor jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Artikel 49 BBV verbiedt het opnemen onder de overlopende passiva van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot uitbetaling komen. Overigens is op grond van de artikelen 20 en 22 wel nadrukkelijk vereist dat een dergelijke verplichting wordt opgenomen in de begroting (in het onderdeel financiële positie) en in de meerjarenraming. Er moeten wel voorzieningen worden ingesteld voor jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen die niet van vergelijkbaar volume zijn. Een gemeente dient op basis van wegingsfactoren, die los staan van de budgettaire situatie, zelf te bepalen of bij een arbeidskostengerelateerde verplichting sprake is van een jaarlijks vergelijkbaar volume. Van belang daarbij is te bepalen of de desbetreffende kosten een voorspelbaar gelijkmatig patroon (zoals vakantiegelden) dan wel een ongelijkmatig patroon (zoals wachtgelden voor wethouders) hebben. In het eerste geval zal geen voorziening getroffen moeten worden, in het tweede geval wel. De hierna volgende antwoorden op vragen bevatten wegingsfactoren voor een aantal categorieën arbeidskostengerelateerde verplichtingen. De wegingsfactoren kunnen worden gebruikt bij het bepalen of sprake is van een jaarlijks vergelijkbaar volume. Tevens wordt zo veel mogelijk een algemene lijn aangegeven op basis van de wegingsfactoren. Vraag 2 van deel 3 (vóór apr05) Op welk moment en op welke wijze dienen vakantiegelden te worden verantwoord? Antwoord Bij vakantiegelden worden gedurende een begrotingsjaar verplichtingen opgebouwd die in het daaropvolgende begrotingsjaar tot betaling komen. Artikel 49 BBV verbiedt het opnemen van dergelijke verplichtingen (overlopende passiva) op de balans als de verplichtingen jaarlijks van een vergelijkbaar volume zijn. Wegingsfactoren hierbij zijn onder meer de omvang van de bestaande formatie en de algemene loonontwikkeling. Bij de meeste gemeenten zal de personeelsomvang een licht stijgend of dalend trendmatig volume te zien geven bij een eveneens gelijkmatige loonkostenontwikkeling. Bij die gemeenten zal sprake zijn van een overlopende verplichting voor vakantiegelden die jaarlijks van een vergelijkbaar volume is. Dan wordt dus op grond van artikel 49 geen voorziening getroffen. De feitelijke betalingen voor vakantiegelden in een begrotingsjaar moeten in dat geval als exploitatielast als onderdeel van de salariskosten van het desbetreffende jaar in de begroting worden geraamd en in de rekening voor dat begrotingsjaar worden verantwoord. Ook is op grond van de artikelen 20 en 22 BBV vereist dat in het onderdeel financiële positie van de begroting en in de meerjarenraming afzonderlijk aandacht wordt besteed aan de arbeidskostengerelateerde verplichtingen met een vergelijkbaar volume.

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Vraag 3 van deel 3 (vóór apr05) Mogen er voorzieningen worden gevormd voor wachtgeldverplichtingen voor ambtenaren? Antwoord Bepalend voor het instellen van een voorziening voor wachtgeldverplichtingen voor ambtenaren is het ongelijkmatig karakter van de verplichtingen. Als de verplichting jaarlijks van een vergelijkbaar volume is mag geen voorziening worden ingesteld. De opbouw en omvang van de bestaande formatie is een belangrijke wegingsfactor bij de wachtgeldverplichtingen voor ambtenaren. Bij fricties in de bestaande formatie zal er in een gemeente met een groot ambtenarenapparaat eerder sprake zijn van een verplichting met een jaarlijks gelijkblijvend volume. Bij een forse reorganisatie van het ambtelijk apparaat of bij een gemeentelijke herindeling zal er veelal sprake zijn van uitschieters in de wachtgeldverplichtingen en niet van een jaarlijks vergelijkbaar volume. Hiervoor zal normaal gesproken dan ook een voorziening moeten worden getroffen. Vraag 4 van deel 3 (vóór apr05) Mag onder het BBV nog een voorziening worden ingesteld voor arbeidsongeschikten die ontslag hebben gekregen? Antwoord Bepalend voor het instellen van een voorziening voor de verplichtingen in verband met ontslagen arbeidsongeschikten is het ongelijkmatig karakter van de verplichtingen. Als de verplichting jaarlijks van een vergelijkbaar volume is mag geen voorziening worden ingesteld. De opbouw en omvang van het ambtelijk apparaat is een belangrijke wegingsfactor voor de verplichting voor ontslagen arbeidsongeschikten. Voor een gemeente met een groot ambtenarenapparaat zal er eerder sprake zijn van een verplichting met een jaarlijks gelijkblijvend volume. Vraag 5 van deel 3 (vóór apr05) Mogen er voorzieningen worden gevormd voor aanspraken in het kader van het spaarverlof (ADV opsparen voor een sabbatical year)? Antwoord Het spaarverlof is een relatief nieuw HRM-instrument. Hoeveel gebruik hiervan zal worden gemaakt, zal pas na verloop van tijd duidelijk worden. Voor de eerstkomende jaren ligt een groei van het spaarverlof in de rede. Als gemeenten daarvan uitgaan, zullen zij voor de desbetreffende verplichtingen een voorziening moeten treffen. Bepalend voor het instellen van een voorziening voor verplichtingen vanwege aanspraken in het kader van het spaarverlof is immers het ongelijkmatig karakter van de verplichtingen, hier ongelijkmatig door de veronderstelde en moeilijk voorspelbare groei. Vraag 6 van deel 3 (vóór apr05) Het vormen van voorzieningen voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen met een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt verboden. Wat betekent dit voor de pensioenen en wachtgelden van wethouders? Antwoord Bepalend voor het instellen van een voorziening voor pensioenen en wachtgelden wethouders is het ongelijkmatig karakter van de verplichting. Als de verplichting jaarlijks van een vergelijkbaar volume is mag geen voorziening worden ingesteld. De jaarlijks soms aanzienlijke fluctuatie in dergelijke verplichtingen door mogelijke (tussentijdse) wethouderswisselingen is een belangrijke wegingsfactor voor pensioenen en wachtgelden wethouders. De verplichtingen en daarmee de fluctuaties ervan worden nog verhoogd als oud-wethouders de gevormde pensioenrechten opeisen bij een pensioenbreuk. Het betreft verder wisselingen binnen een relatief kleine groep, de jaarlijkse schommelingen in de verplichtingen in verband met pensioenen en wachtgelden wethouders kunnen al snel aanzienlijk zijn. Daarom zal er normaal gesproken een voorziening voor pensioenen en wachtgelden wethouders moeten worden getroffen. Vraag 7 van deel 3 (vóór apr05) Wij hebben recent een verzekering getroffen voor pensioenen wethouders, hoeven wij geen voorziening meer te treffen?

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Antwoord Een voorziening wordt getroffen voor voorzienbare lasten in verband met risico's en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden (per de balansdatum) min of meer onzeker zijn. Als de verzekering voor pensioenen wethouders de verplichting volledig dekt, is er inderdaad geen reden meer om ook nog eens een voorziening te treffen. Vraag 8 van deel 3 (vóór apr05) Hoe moet worden omgegaan met verplichtingen in verband met medewerkers die op non-actief zijn gesteld. Betrokkenen nemen geen ontslag en blijven gewoon op de loonlijst staan, bijvoorbeeld tot aan zijn/haar pensionering, maar leveren geen prestaties meer. Mag een voorziening worden gevormd voor dergelijke verplichtingen? Antwoord Indien er een formeel besluit is genomen om medewerkers op non-actief te zetten, kan een voorziening worden getroffen. De ervaring leert dat non-actieve personen later vaak in aanmerking komen voor een afvloeiingsregeling. De salarislasten van medewerkers die informeel op non-actief zijn, moeten behandeld worden als reguliere salarislasten. In de begroting worden ze dus bij de raming van de salarislasten voor het desbetreffende begrotingsjaar betrokken en bij de rekening verantwoord. Vraag 9 van deel 3 (vóór apr05) Wij hebben onder de CV95 een voorziening ingesteld voor een arbeidskostengerelateerde verplichting. Wat moeten we daar vanaf 2004, dus onder het BBV, mee doen? Antwoord Bepalend voor het instellen van een voorziening voor een arbeidskostengerelateerde verplichting is het ongelijkmatig karakter van de verplichtingen. Als de verplichting jaarlijks van een vergelijkbaar volume is mag geen voorziening worden ingesteld. Als een gemeente bepaalt dat de verplichting jaarlijks van een vergelijkbaar volume is zal een onder de CV95 ingestelde voorziening tijdig moeten vrijvallen. De verplichtingen worden als lasten in de begroting opgenomen. Vraag 10 van deel 3 (vóór apr05) Welke periode moet worden gehanteerd bij het bepalen van een arbeidskostengerelateerde verplichting met of zonder jaarlijks vergelijkbaar volume? Antwoord Voor de analyse om te bepalen of er wel of niet sprake is van een vergelijkbaar volume, is als uitgangspunt te kiezen voor een tijdsperiode van 4 jaar. Zo’n periode valt samen met de periode van de begroting en meerjarenraming. Vraag 10 van deel 11 (vóór apr05) Mag voor jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen die afnemen (en dus niet van jaarlijks vergelijkbaar volume zijn) een voorziening worden gevormd? Antwoord Het betreft hier blijkbaar arbeidskostengerelateerde verplichtingen met een structureel afnemend verloop. Indien een dergelijk afnemend verloop bijvoorbeeld de resultante is van een geleidelijke afslanking door natuurlijk verloop dan is een voorziening niet nodig. Er is – alhoewel de verplichtingen dalen - per saldo sprake van een gelijkblijvende ontwikkelingspatroon van het volume aan kosten. Indien er onzekerheid bestaat over de gelijkblijvende ontwikkeling van de kosten dan is een voorziening nodig. Vraag 11 van deel 11 (vóór apr05) Onze gemeente heeft de pensioenuitkeringen wethouders ondergebracht bij een verzekeraar. Mag de af te dragen pensioenpremie worden uitgesmeerd over de periode van aantreden als wethouder tot aan het bereiken van de 65-jarige leeftijd van betrokkene? Zo ja, moet daarvoor een voorziening worden gevormd? Toelichting:

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Op grond van de wet APPA hebben wethouders recht op een pensioenuitkering bij het bereiken van de 65-jarige leeftijd. Onze gemeente heeft deze uitkeringen ondergebracht bij een verzekeraar en betaalt daarvoor uiteraard pensioenpremies. Daarbij zijn twee varianten mogelijk. De eerste variant houdt in dat de gemeente maandelijks een pensioenpremie betaalt die doorloopt tot aan het bereiken van de 65-jarige leeftijd, ook al treedt de betrokken wethouder op een eerder moment af. De tweede variant is dat de gemeente maandelijks een (uiteraard hogere) pensioenpremie betaalt die doorloopt tot het moment dat een wethouder aftreedt. In beide varianten wordt pensioen opgebouwd voor de periode dat iemand wethouder is geweest. Is de eerste variant onder de bepalingen van het BBV nog wel toegestaan en zo ja, dient dan in het jaar dat een wethouder aftreedt en de pensioengerechtigde leeftijd nog niet heeft bereikt voor de resterende premiebetalingen ten laste van het resultaat van dat jaar een voorziening te worden gevormd? Antwoord De eerste variant moet afgewezen worden. Bij deze variant is er sprake van een premie die niet kostendekkend is. Er is met andere woorden feitelijk sprake van een tekort dat niet genomen wordt via de exploitatie. Het uitsmeren van de premiebetalingen over latere jaren waarbij de wethouder niet meer in functie is, betekent in feite dat de ontstane tekorten worden geactiveerd. Het treffen van een voorziening zoals in de vraag is aangegeven, is niet aan de orde. Een voorziening kan alleen dan gevormd worden indien de verplichtingen onzeker zijn (zie artikel 44, lid 1c). Daarvan is hier geen sprake. De vereiste pensioenpremies in de eerste variant zijn exact vast te stellen voor de jaren nadat de wethouder niet meer in functie is.

Hoofdstuk 4