Vlot vergaderen

Welkom

Marius van Opstal

Bedrijfskundige

Managementtrainer

www.camino.nl

Over de streep

• Wie vindt vergaderen vervelend maar helaas noodzakelijk?

• Wie vindt dat, naast de voorzitter, ook een gewone deelnemer iets aan een vervelende vergadering kan doen?

Workshop programma

1. Stagnatiehoe herken ik het vroegtijdigwat kan ik dan doen

2. Lastige vergaderaars

inhoud

procedure

interactie

gevoel

Wat speelt er tijdens een vergadering?

Inhoud: de zaak, het onderwerp

Procedure: de werkwijze (al dan nietexpliciet afgesproken)

Interactie: hoe doen we het met elkaar

Gevoel: de beleving

Stagnatie

(Klik op de figuur voor film Bush & Rice)

hetzelfde ding op dezelfde manier voor de tweede keer

Hoe herken je stagnatie?

1. Vroegtijdig herkennen2. ‘Schakelen’

Wat kan je er aan doen?

Schakelen

inhoud

procedure

interactie

gevoel

Simpel gezegd

• Zeg wat je waarneemt (‘herhaling’)

• Ga weg van de inhoud

• Doe iets anders

Zinsbouw

• Ik merk dat we in herhaling vallen(of: … niet verder komen

… dreigen uit te lopen… )

• Ik stel voor om (… iets anders) te doen

Iets anders 1: procedureel

• Samenvatten en ‘hoe nu verder?’• Tijdsdruk veranderen• Flipover er bij halen• Aandacht verschuiven (een ‘rondje maken’)• Pauze inlassen, rondje koffie, …• Delegeren naar buiten de vergadering• Agenda aanpassen• De aanpak veranderen

Iets anders 2: interactie

• Complimenten geven• Zeggen wat je van de aanwezigen verwacht• Spelregels over ‘hoe doen we het’:

respect/vertrouwelijkheid/collegialiteit…• Benadrukken gezamenlijk doel• Druk verhogen: Als wij er niet uitkomen, dan ….• Mensen aanspreken op hun gedrag (evt. buiten

de vergadering)

Iets anders 3: gevoel

• Eigen gevoelens benoemenIk heb het gevoel dat …

• De gevoelens van de anderen benoemen:Ik weet dat het onderwerp gevoelig ligt, …

• De beleving van de aanwezigen vragen

Lastige type

De dominante beterweter

• Blijf rustig en houd voet bij stuk• Reageer inhoudelijk op zijn argumenten• Richt je op de voorzitter• ‘kapotte grammofoonplaat’-techniek