Visi gebruikersgroep, 21 april 2011
-
Upload
crow -
Category
Technology
-
view
2.144 -
download
4
Transcript of Visi gebruikersgroep, 21 april 2011
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany
VISI gebruikersgroep AmsterdamVISI gebruikersgroep Amsterdam21 april 201121 april 2011
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Jan Duijsens :
X Informatie management Zuivelindustrie / Unilever / ICI
X Landenmanager BancTec:– Archiefsysteem Interpay (nu Equens)– Leverancier transactie-management systemen– STP (Straight Through Processing)-systemen– Digitalisering en classificatie poststromen
X Freelance Project / Programma manager, o.a:– ING – Gemeente Amsterdam DMS implementaties:
Ontwikkelingsbedrijf Dienst Infrastructuur, Verkeer & Vervoer Dienst Noord / Zuidlijn
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Alles is informatie
+ Regels en wetten voor archieven– Archiefwet 1995– Archiefbesluit 1995– Archiefregeling
2010– GIBN (Amsterdam)– NEN-ISO 15489,
2082– NEN-ISO 23081
+ ..en wat is de impact op de documentatie eisen voor een project ?1. _ _ _ _2. _ _ _ _3. _ _ _ _4. _ _ _ _5. _ _ _ _
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Er is meer
X Documentatie is niet sexy
X Archiefwet en regelgeving
X Projectstandaarden– Documentatie zoek
X Imago / Publiciteit
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany
De praktijk in projectenland van de overheid is
inderdaad weerbarstig..
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Alles informatie
ProjectDocumen-
tatie
Post
Bedrijfsarchief:•Aanbestedingen•(Mantel)contracten•Offertes•Klachten en bezwaren•Gunning•Etc.
Outlook
File Servers:•Afdelingsschijven•Projectschijven•Persoonlijke schijven
“In the cloud”
Financieel:•Verplichtingen•Facturen•Budget
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Complex gebied
+ Waar kun je de spullen vinden+ Continue afstemmen en afspraken maken+ Veel dubbel werk
– Alsmaar printen……– …..en weer inscannen of overkloppen– Veel tijdverlies en foutgevoelig– Informatie gaat deels verloren
Veel frustratie en financiële risico’s
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany
VISI gebruikers liggen al ver voor op de rest:
•Ze weten wat er aan documentatie komt kijken bij een project.
•Ze kennen het belang van goede documentatie en vastlegging.
•Maar het plaatje is nog niet af…….
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Alles projectinformatie
PostBedrijfsarchief:•Aanbstedingen•(Mantel)contracten•Offertes•Klachten en bezwaren•Gunning•Etc.
Outlook
File Servers:•Afdelingsschijven•Projectschijven•Persoonlijke schijven
“In the cloud”
ProjectDocumen-
tatie
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany
DMS
Eerst een stap opzij:
Archieven samenvoegen:
+ Werkarchieven, o.a.:– Netwerkschijven, gedeeld en
persoonlijk (vertrouwelijk !),– Outlookbestanden
+ Bedrijfsarchieven, o.a.:– Aanbestedingsdossiers– Offertes en Contracten
+ Wettelijk kader, o.a.:– Besluiten; – Bestemmingsplan
Werkarchief
Bedrijfsarchief
Workflow
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany
VISIDMS
….en dan een stap verder
Werkarchief
Bedrijfsarchief
Workflow
ProjectarchiefStart
Project
√ √ √ √
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Dus de VISI-DMS koppeling
+ Afspraken Afspraken vastleggen in vastleggen in koppelingkoppeling
+ Archiefprincipe: Enkelvoudig Archiefprincipe: Enkelvoudig opslaan meermalig gebruikopslaan meermalig gebruik
+ Voorkom dubbele Voorkom dubbele processen en opslag in processen en opslag in DMSDMS
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany Hoe komen we daar ?
+ Enquête onder huidige VISI-gebruikers in Amsterdam
+ Interviews met klein aantal referenties+ Intake met leveranciers van DMS en VISI
– Kostenindicatie– Indicatie doorlooptijd– Aannames en risico’s
Stelpost voor interne IT
+ Business Case presenteren aan Key Stakeholders (Directies ?)
Budget en commitment
XCCrossCrossCompanyCompanyXCCrossCrossCompanyCompany
06-2245 0110