Verslag algemene ledenvergadering TV Elden 2017

Datum: 22 februari 2017Aanwezig: 78 leden en 6 bestuursleden

Presentatie PadelVoorafgaand aan de behandeling van de agenda vindt van 20.00 tot 21.00 uur een presentatie plaats over Padel. Harold de Vries en Peter Schijf vertellen over deze sport, de banen en de opkomst van Padel in Nederland. Vanuit de leden zijn er veel vragen, met name over de investeringskosten en de exploitatiekosten.De voorzitter opent om 21.00 uur de vergadering.

1. Opening en vaststelling van de agendaDe voorzitter opent de vergadering een heet alle aanwezigen welkom. Hij vraagt een ogenblik stilte ter nagedachtenis aan hen die ons het afgelopen jaar ontvallen zijn. Daarna wordt de agenda zonder wijzigingen definitief vastgesteld.

2. Ingekomen stukkenTwee leden hebben zich afgemeld voor deze vergadering.

3. BestuursmededelingenHet bestuur heeft een nieuwe groundsman aangesteld voor 20 uur per week. In de toekomst zal de groundsman naast het onderhoud van de banen ook fungeren als parkbeheerder. Enkele leden uiten hun ongenoegen over het beëindigen van de arbeidsovereenkomst met Eric Wammes (voormalig groundsman). Zowel Eric Wammes als de voorzitter geven hierop hun zienswijze. De voorzitter dankt de voormalig groundsman voor alle werkzaamheden die hij voor de vereniging heeft verricht.

De voorzitter neemt het afgelopen jaar door.

Positieve punten:

Clubkampioenschappen senioren weer doorgegaan Jeugdkamp georganiseerd Een geslaagde 35 e editie OTC Alle banen hebben groot onderhoud gehad en zijn daardoor goed opgeknapt De poort is vernieuwd met een nieuwe methode van toegang De inzet van de vrijwilligers  groot onderhoud aan de lichtmasten weer contact gelegd met basisscholen omgeving om kennis te laten maken

met tennis

 

Minder positieve punten:

De inbraak in de groundsman opslag met veel schade, niets ontvreemd De moeizame invulling van de bezetting bestuur en ook commissies Het besluit van Eric Wammes om te stoppen met zijn werk als groundsman Praktisch geen ledengroei

Initiatieven 2017:

40 jaar jubileum van de TV Elden. Een jubileum Commissie die activiteiten voorbereid

24 juni als hoogtepunt tijdens clubkampioenshappen Herstart grabbelton op vrijdagavond in combinatie met nieuwe ledenavonden Kijken naar invoeren ClubApp, gratis via leverancier ledenadministratie

wellicht gekoppeld aan vrijwilligers App

4. Verslag van de vorige Algemene Ledenvergadering d.d. 22 maart 2016Er waren geen vragen en/of op- en aanmerkingen van de leden. De notulen worden derhalve ongewijzigd vastgesteld.

5. Jaarverslagen commissiesEen lid vraagt aan de Accommodatie Commissie (hierna: AC) waarom bij baan 3 en 4 zoveel kapwerk heeft plaatsgevonden. De voorzitter van de AC, Frans Theunissen, laat weten dat de gemeente dit heeft besloten uit oogpunt van veiligheid. In het verleden is er regelmatig sprake geweest van inbraak en vernieling. Vanaf de weg zijn nu zowel de tennisvereniging als de voetbalvereniging te zien.

De leden hebben verder geen vragen en/of op- en aanmerkingen op de jaarverslagen. Derhalve worden de jaarverslagen van de commissies ongewijzigd vastgesteld.

6. Verslag kascommissieAndré Kooijman, voorzitter van de kascommissie laat weten dat de kascommissie de boeken van de verenging heeft gecontroleerd en dat daarbij geen afwijkingen of onregelmatigheden geconstateerd zijn. De kascommissie benoemt een aantal positieve punten en een aantal aandachtspunten.

Positieve punten:1. Het nieuwe kassasysteem geeft een duidelijk inzicht van verbruik door de

verschillende commissies.2. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van de financiële situatie van de

vereniging.

Aandachtspunten:

1. Kwetsbaarheid financiële situatie. De kascommissie stelt voor dat naast de penningmeester iemand anders op de hoogte is van de financiën.

2. Betalingen. De kascommissie stelt voor dat bij grote uitgaven een extra zekerheid wordt ingelast door het instellen van het twee ogen principe. Naast de penningmeester dient een ander bestuurslid de betalingen te accorderen. Op de vraag wat een grote uitgave is antwoord de kascommissie dat zij doelen op bedragen die de 250 euro te boven gaan.

Het bestuur geeft aan de genoemde aandachtspunten in overweging te nemen.

De kascommissie stelt het bestuur voor om de ad interim penningmeester decharge te verlenen over boekjaar 2016. De kascommissie complimenteert de ad interim penningmeester voor zijn werk.

7. Verkiezing leden kascommissie

Tijden de algemene ledenvergadering in 2016 zijn de leden van de kascommissie voor 2 jaar benoemd. Van een verkiezing van de leden voor de kascommissie is daarom geen sprake. De kascommissie gaat in 2017 in ongewijzigde samenstelling door. Pas tijdens de algemene ledenvergadering in 2018 vindt een verkiezing van de leden voor de kascommissie plaats.

8. Financieel jaarverslagDe penningmeester heeft in de gravelstof aangegeven op voorhand vragen over het financieel jaarverslag aan hem kenbaar te maken zodat hij op de vergadering een volledig en juist antwoord kan geven. Van de leden heeft de penningmeester geen vragen vooraf ontvangen. Wel heeft een lid bij de penningmeester een uitgebreid financieel verslag opgevraagd.

Door leden worden ter vergadering de volgende vragen gesteld en/of opmerkingen gemaakt:

Stijging van de exploitatiekosten in 2017 is significant. Kan dit worden toegelicht? De penningmeester licht toe dat de festiviteiten voor het 40 jarig jubileum onder de algemene kosten zijn opgenomen.

Waar zit de stijging van de kosten voor huisvesting in? De penningmeester geeft aan dat dit het schilderwerk van het clubgebouw betreft.

Of er een meerjarenplan bestaat voor groot onderhoud. De penningmeester antwoordt dat dit inderdaad het geval is.

Waarom is groot onderhoud een onderdeel van het Eigen Vermogen en is dit niet opgenomen onder de post voorzieningen? Na enige discussie is besloten dat de penningmeester hierover in gesprek gaat met Peter Schaart (lid TV Elden).

Hoeveel geld gaat naar marketing & communicatie? De voorzitter laat weten dat er afgelopen jaar weinig geld is uitgegeven aan marketing & communicatie. De uitgave in 2016 betreffen voornamelijk het schooltennis. Het lid adviseert om geld te reserveren voor ledenbehoud en ledenwerving.

Hoe staan we ervoor qua banen? De voorzitter van de AC laat weten dat baan 7 en 8 in de nabije toekomst aan vervanging toe zijn. De banen kunnen nog 2 jaar bespeeld worden. Competitie op deze banen is nog in 2017 en 2018 mogelijk.

Een lid merkt op dat hij in de Gravelstof een jaarplan vanuit de commissies mist.

Een lid merkt op dat onderhoud banen met 8.000 euro is afgenomen en vraagt hoe dit kan. De penningmeester en de voorzitter van de AC laten weten dat in 2016 veel onderhoud is gedaan. Hierdoor komen deze kosten in het komende jaar in kleinere vorm terug. De penningmeester gaat hierover in gesprek met Peter Schaart (lid TV Elden).

Het financiële jaarverslag wordt goedgekeurd.

9. Vaststelling begroting en contributieDe begroting voor 2017 wordt door alle aanwezige leden vastgesteld. Alle aanwezige leden stemmen in met een contributieverhoging van 2% voor 2017.

10. Aanschaf padelbanenZoals aangegeven in de paragraaf ‘Presentatie padel’ hebben de aanwezige leden vragen over met name de investeringskosten en de exploitatiekosten. Tijdens dit agendapunt wordt inhoudelijk gesproken over de aanschaf van padelbanen.

Vanuit de leden worden de volgende vragen gesteld en/of opmerkingen gemaakt:

Hoeveel bedraagt de totale investering per kooi? Het bestuur antwoord dat in een kooi drie padelbanen kunnen worden aangelegd. De aanleg van een padelbaan kost circa 30.000 euro. Op baan 7/8 kunnen drie padelbanen worden aangelegd. Indien drie padelbanen worden aangelegd bedragen de totale investeringskosten circa 90.000 euro.

Zijn de lichtmasten van de banen 7/8 ook bruikbaar voor padel? Het bestuur antwoordt dat dit inderdaad het geval is.

Een lid stelt voor om onder de leden een enquête (stemming) uit te zetten waarin gestemd wordt over het wel of niet aanleggen van padelbanen.

Er wordt gevraagd of er onderzoek is gedaan naar padel bij andere tennisverengingen. Het bestuur antwoordt dat zij dit inderdaad hebben gedaan. Zij zijn o.a. naar de tennisvereniging Keltenwoud geweest. Daar loopt de verhuur van de padelbanen erg goed. Bij andere verenigingen worden de padelbanen minder door omliggende bedrijvenparken gehuurd.

Een lid merkt op dat als meerdere tennisverenigingen in de omgeving padel gaan aanbieden het zo kan zijn dat al die verenigingen in de zelfde vijver gaan vissen. De voorzitter merkt op dat bij de huidige tennis/padelvereniging het zo is dat de leden uit de buurt van de tennis/padelvereniging komen.

Een lid dat zelf padel speelt merkt op dat hij erg enthousiast is over padel als sport. Hij heeft het er nu voor over om een keer per week 40 minuten te moeten rijden om padel te kunnen spelen. Het padel heeft voor hem ook toegevoegde waarde voor het spelen van tennis. Dit lid stelt voor om te beginnen met de aanschaf van een padelbaan achter baan 1 en baan 2 en te bezien hoe padel zich ontwikkeld.

Er wordt gevraagd of er op basis van de KNLTB normen thans sprake is van overcapaciteit. De voorzitter laat weten dat dit inderdaad het geval is. De KNLTB hanteert als norm 100 leden per baan. 12 banen betekenen 1200 leden. De voorzitter van de technische commissie merkt op dat TV Elden veel leden heeft die competitiespelen. Voor de competitie is voldoende capaciteit. Leden merken op dat ook in de avonden alle banen goed bezet zijn.

Een lid merkt op dat wellicht eerst moet worden geprobeerd weer te groeien en dat dit wellicht mogelijk is door (meer) aandacht te besteden aan marketing & communicatie.

Een lid vraagt of met 700 leden 12 tennisbanen bekostigd kunnen worden. Een ander lid geeft aan dat het doel van de avond is of er wel of niet wordt

verder gegaan met padel. Er zal dan een extra algemene ledenvergadering moeten komen, cijfers (investerings-, afschrijvings-, en exploitatiekosten) moeten overlegd kunnen worden, er moet worden weergegeven welke keuzes er zijn: wel of geen padel; padel op nieuwe plek; of padel op baan 7/8; hoeveel padelbanen op 7/8; en wanneer gaat dit spelen (1, 2 of over 3 jaar); Er wordt geadviseerd om externen in te huren om al deze zaken te onderzoeken. De

leden geven aan dat een vrijwilliger wellicht niet over de benodigde expertise beschikt.

Een lid merkt op in een plan aan te geven waar TV Elden als vereniging naar toe wil. Wat gaat de verenging wel of niet doen en welke invulling wordt hieraan gegeven?

Een lid geeft aan dat kinderen de toekomst hebben. Baan 7/8 zou ook gebruikt kunnen worden voor de aanleg van mini veldjes, kidscourt.

De ALV geeft aan het bestuur de opdracht om een mogelijke investering in de aanleg van padelbanen nader te onderzoeken.

De ALV geeft aan het bestuur de opdracht om een plan te maken voor de toekomst van TV Elden.

11. Contributieverhoging door betaalde werknemers in verband met tekort vrijwilligersEen lid merkt op dat als er geen vrijwilligers zijn er steeds minder activiteiten georganiseerd worden. Minder of geen activiteiten betekent vervolgens weer minder animo onder de leden en geen nieuwe leden. Een ander lid vraagt of het gek is om de kosten voor het inhuren van derden door te belasten aan leden. Weer een ander lid stelt voor om met zijn allen de schouders er onder te zetten en allemaal iets te doen voor de vereniging. Het verenigingsgevoel verdwijnt en als iedereen zo gaat denken dat wordt het lastig om nog voldoende vrijwilligers te vinden voor de diverse werkzaamheden binnen een tennisverenging. De vraag rijst op wat dan wel werkt. Een lid oppert om een avond te organiseren waarin wordt gevraagd wie wat wil gaan doen. Bijvoorbeeld een avond die de Jeugd Commissie organiseert voor de ouders van de jeugdleden waarbij gekeken wordt welke ouders kunnen helpen bij de activiteiten die er zijn. Een dergelijke avond zou ook voor de andere commissies tot de mogelijkheden kunnen behoren. Een ander lid reageert met verwijzing naar het stuk van Doreen Arends: hij vindt zich zelf consument en heeft weinig met het verenigingselement. Een ander lid stelt voor om tijdens het uitreiken van de pasjes weer te werken met een intekenlijst voor vrijwilligerswerk. In het verleden werkte dit goed. Een ander lid bevestigt dat het werken met een intekenlijst voor vrijwilligers altijd veel nieuwe vrijwilligers heeft opgeleverd.

Een verhoging van de contributie heeft niet de voorkeur van de leden. Vrijwilligers moeten worden geactiveerd.

De ALV geeft aan het bestuur de opdracht om het vrijwilligerswerk meer zichtbaar te maken. Bij de uitreiking van pasjes kunnen leden worden gevraagd voor het coördineren van vrijwilligerswerk en zich inschrijven op de intekenlijst voor vrijwilligerswerk.

12. Het aanpassen van het contributiejaar naar kalenderjaarDe KNLTB werkt met kalenderjaren. De vereniging werkt nog van oudsher met een contributiejaar van april t/m maart. Een lid vraagt of bij aanpassing van contributiejaar naar kalenderjaar de leden eerder een nieuwe pas ontvangen. De voorzitter geeft aan dat dit waarschijnlijk wel het geval zal zijn. Een ander lid vraagt of de voorgestelde begroting op deze wijziging wordt aangepast. De penningmeester geeft aan dat dit inderdaad het geval zal zijn. De begroting wordt dan met 9/12 aangepast.

De leden stemmen in met de wijziging van contributiejaar in kalenderjaar.

13. Verkiezing bestuursleden

Afgetreden per maart 2016:Nelleke van Huet (voorzitter recreatie commissie)

Afgetreden per september 2016:Marja Ooms (secretaris)Frank van der Horst (voorzitter jeugdcommissie)Wing Hoo Li (penningmeester)

Aftredend en niet herkiesbaar:

Ellen van Bussel (voorzitter barcommissie)Frans Theunissen (voorzitter accommodatie commissie)

Voorgesteld te benoemen:Jose Nijhuis.De ALV stemt in met de benoeming van José Nijhuis tot secretaris.

Vacatures (op basis van samenstelling bestuur statutair)PenningmeesterVoorzitter jeugdcommissieVoorzitter recreatiecommissieVoorzitter sponsorcommissie

Chris van de Hoek blijft ad interim penningmeester totdat de vacature van penningmeester is vervuld.

Ingevulde vacaturesHeleen Weeda is met ingang van heden voorzitter van de accommodatie commissie.Jos van Huet is met ingang van heden voorzitter van de barcommissie.

14. Verkiezing commissieleden

Aftredend en niet herkiesbaarJan Willem van Toorn (jeugdcommissie)Angelique van de Meij (jeugdcommissie)Frank van der Horst (jeugdcommissie)Nelleke van Huet (barcommissie)

Vacatures in commissiesBarcommissie: vier ledenJeugdcommissie: drie à vier ledenRecreatiecommissie: vier ledenSponsorcommissie: minimaal een lid.

De voorzitter bedankt alle afgetreden bestuurs- en commissieleden voor hun inzet voor de vereniging.

15. Rondvraag

OverlijdensberichtenEen lid vraagt of bericht van overlijden van een lid via de mail aan de leden gestuurd kan worden. Door sneeuw was nu het clubhuis dicht en waren leden niet geïnformeerd. Normaliter hangt er een kaart in het clubhuis. De voorzitter geeft aan in de toekomst te kijken naar een goede communicatie m.b.t. dergelijke berichten. Een dergelijk bericht zal echter niet zonder overleg en pas met instemming van de nabestaanden worden verspreid.

Vertrekkende ledenEen lid vraagt wat de vereniging doet met leden die vertrekken. Wordt aan deze leden gevraagd wat hun reden is voor vertrek? De voorzitter geeft aan dat er op dit moment geen exit gesprekken plaats vinden. Een ander lid geeft aan dat er drie jaar geleden onderzoek is gedaan naar ledenbehoud en ledenwerving. Voorgesteld wordt om het ledenbehoud en werving weer op te pakken. Vertrekkende leden telefonisch of per mail vragen wat de reden van vertrek is. Hieruit kan lering worden getrokken voor het behouden van leden.

Nieuwsbrief barcommissieEen lid vraagt of het mogelijk is dat aan de barvrijwilligers een brief wordt gestuurd als er iets veranderd is m.b.t. de bar. De nieuwe voorzitter van de barcommissie geeft aan dat hier al aan gewerkt wordt.