VACATUREBUNDEL ADMINISTRATIEF ASSISTENT C-pool: Versie van donderdag 18 juni 2015

Van de districtshuizen, jeugddiensten, musea tot kinderdagverblijven: de stad heeft tientallen locaties waar dagelijks duizenden bewoners en bezoekers verder geholpen worden. Deze locaties kunnen wel een helpende hand gebruiken. Waar je ook werkt, samen met alle andere collega’s help je mee aan een goed geolied geheel ten dienste van 516 000 Antwerpenaars.

Deze bundel bevat niet alle vacatures. De vacatures die om dringende invulling vragen worden vaak meteen voorgesteld aan reeds gescreende kandidaten in de pool.Stel je daarom nu al kandidaat!

Inhoud

Hoe voorbereiden op je matchinggesprek? 2

Medewerker Breedtesport (tijdelijk)...................................................................................................3

Medewerker bezoekerscentrum Visit Antwerpen...............................................................................4

Medewerker Sodipa.............................................................................................................................5

Medewerker fiscaliteit (halftijds).........................................................................................................6

Medewerker debiteurenbeheer – invordering uitgaande facturen (tijdelijk / halftijds)......................7

Medewerker debiteurenbeheer - verwerking tijdelijke parkeerborden..............................................8

Medewerker stad in dialoog................................................................................................................9

Medewerker maatschappelijke integratie – vervangpool bij OCMW................................................10

Medewerker stedenbouwkundige vergunningen..............................................................................12

Dossierbeheerder lage emissiezone bij GAPA....................................................................................13

Medewerker directiesecretariaat Antwerpen (tijdelijke vacature tem september 2015).................14

Medewerker parkeer- en verkeersreglementen bij GAPA.............Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Woonadviseur....................................................................................................................................15

Medewerker bedrijvenloket..............................................................................................................16

Medewerker dienst probatie en bemiddeling...................................................................................17

Medewerker sociale centra bij OCMW..............................................................................................18

Heb je een vraag of ben je specifiek geïnteresseerd in één van de vacatures? Contacteer dan Annick Bontenakel via permanente_mobiliteitspool@stad.antwerpen.be of tel. 03 338 46 13.

Heb je interesse in een specifieke vacature uit deze bundel, laat ons dit sowieso weten via permanente_mobiliteitspool@stad.antwerpen.be

Deze bundel geldt voor administratief assistenten. Vanaf het najaar 2015 kan je via deze weg ook als technisch assistent solliciteren voor een functie als administratief assistent.

1

Hoe voorbereiden op je matchinggesprek?

Stap 1: screeninggesprek PM

Na je sollicitatie in de pool, word je telefonisch gecontacteerd door een recruiter van Personeelsmanagement. In dit gesprek peilt die naar je motivatie en interesses.

Stap 2: vacatures op jouw maat

Vanaf dat moment biedt de recruiter jou vacatures aan op maat. Werd je niet gecontacteerd, maar zag je toch een vacature die jou interesseert, dan mag je dat zeker laten weten!

Stap 3: matchinggesprek

Voor elke vacature waarvoor jij in aanmerking komt, ga je op gesprek bij de leidinggevende die de vacature aanbiedt. Zo’n gesprek is geen selectie, het is een matchinggesprek: hier maak jij kennis met het bedrijf en de vacature. Vice versa maakt de leidinggevende ook kennis met jou. Zet dus je beste beentje voor:

1. Neem op voorhand de vacature grondig door2. Weet wat er verwacht wordt, zoek online al eens extra info op over het bedrijf of het team

waar de vacature wordt aangeboden (www.antwerpen.be)3. Probeer voor jezelf op voorhand kernachtig te verwoorden wat jou aantrekt in deze vacature,

welke ervaring je eerder al opdeed en die belangrijk kan zijn in deze nieuwe job en welke kwaliteiten jij hebt om die job goed te doen.

Voor sommige vacatures is vaktechnische kennis ook erg belangrijk.Mogelijk wordt je gevraagd om op voorhand of net voor het gesprek een korte case voor te bereiden.Bijvoorbeeld: voor een vacature in de boekhoudkundige sector kan het belangrijk zijn dat je vlot met cijfers kan omgaan. In dat geval wordt je eventueel gevraagd een korte en realistische oefening in te dienen.Bij elk matchinggesprek is ook een recruiter van Personeelsmanagement aanwezig. Die geeft je achteraf feedback over het gesprek.

2

Medewerker Breedtesport (tijdelijk)

Antwerpenaars zijn trots op de sportieve uitstraling van hun stad. Daarom zoeken ze een flexibele administratief medewerker om de administratie van sportprojecten op te volgen. Deze flexibele duizendpoot is communicatief sterk en kan zich makkelijk in projecten inwerken. Hij of zij heeft een rijbewijs B.

Wat doe je? Je verzorgt de administratie van sportprojecten (briefwisseling, opmaak ontwerpbesluiten voor

het college, inschrijvingen van sportactiviteiten, sportdatabank, verzendingen, ...). Je neemt verslag tijdens vergaderingen. Je houdt het klassement en de documentatie bij van de verschillende sportprojecten. Je zorgt voor een klantvriendelijk telefonisch onthaal en indien nodig verwijs je de klant gericht

door. Je volgt de facturatie en de betalingen van verschillende sportactiviteiten op. Je organiseert mee het vervoer en je geeft logistieke ondersteuning in functie van

sportactiviteiten of evenementen. Je onderhoudt contacten met de externe klant (individuele sporters, clubs en verenigingen,

scholen, …) Je werkt ’s avonds of tijdens het weekend mee aan sportactiviteiten, evenementen of

vergaderingen.

Wat verwachten we van je? Je bent in het bezit van een rijbewijs B. Je hebt affiniteit met sport. Je bent een efficiënte organisator en een administratieve duizendpoot die graag op PC werkt

en de toepassingen van MS Office goed kent. Je bent eveneens bereid om snel een nieuw computerprogramma (in een databank) te leren.

Je bent communicatievaardig en je hebt een vlotte pen. Je kan projectmatig werken. Je bent flexibel en bereid sporadisch om ’s avonds en tijdens het weekend te werken.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

3

Medewerker bezoekerscentrum Visit Antwerpen

Antwerpenaars zijn trots op hun stad. Ze willen dat Antwerpen nog meer bekend raakt als toeristische trekpleister. Daarom zoeken ze een klantvriendelijke administratief assistent om toeristen wegwijs te maken in de stad. Deze flexibele teamspeler gaat vlot en geduldig om met zeer verschillende types van mensen en heeft een goede kennis van de stad en haar toeristische troeven.

Wat doe je? Je verstrekt toeristische info aan bezoekers en toeristen van de stad. Je helpt hen verder met

hotelreservaties, ticketverkoop, en andere vragen … zowel telefonisch als aan de balie. Ook verkoop je de merchandising van de stad, streekproducten, producten van de Zoo en de musea. Aan de balie beheer je verder je eigen kassa.

Je promoot de evenementen en toeristische producten van de stad. Je beantwoordt e-mails die binnenkomen. Je hebt feeling voor sociale media en weet hoe je daar vanuit een organisatie mee om moet

gaan. Je gaat op zoek naar informatie en contactpersonen n.a.v. gestelde vragen door klanten.

Wat verwachten we van je? Je bent geïnteresseerd in de stad en hebt een grote affiniteit met de toeristische sector. Je hebt goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels zowel mondeling als schriftelijk.

Noties van Duits, Spaans en Italiaans is een pluspunt. Je bent zeer klantvriendelijk en sociaal en kan vlot omgaan met heel verschillende mensen. Je bent geduldig en beleefd en hebt een goede telefoonstem. Je blijft kalm en rustig in

onverwachte situaties, bij tegenslag, bij kritiek of bij een hoge werkdruk. Je hebt een verzorgd voorkomen. Je bent accuraat en betrouwbaar in het omgaan met geld en producten. Je kan snel informatie verwerken en bent leergierig. Je werkt fulltime en bent flexibel en bereid om te werken tijdens het weekend en op

feestdagen ( 3 tot 4 dagen per maand). Je werkt ofwel van 9u – 17u ofwel van 10u – 18u. Je hebt een goede kennis van de stad Antwerpen en haar toeristische producten en

evenementen. Je hebt commerciële feeling en een hart voor de stad. Je hebt kennis van internet/intranet en het Microsoft Office pakket. Je bent een teamspeler, maar je kan ook heel zelfstandig werken en je streeft altijd naar een

kwalitatief eindresultaat.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) bij Visit Antwerpen,

Grote Markt 15, 2000 Antwerpen. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

4

Medewerker Sodipa

Sodipa is de personeelsvereniging van de stad Antwerpen en organiseert activiteiten, vieringen, ondersteuning bij team buildings … Sodipa zoekt een klantgerichte ambassadeur om mee te zorgen voor een goede coördinatie en promotie van zijn werking. Deze initiatiefrijke duizendpoot weet de rust te bewaren in drukke situaties en is niet bang om verantwoordelijkheid te nemen.

Wat doe je? Je bent mee verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van een divers en

kwaliteitsvol vrijetijdsaanbod voor onze leden. Je zorgt voor de organisatie en verdeling van het attentiesysteem (geboorte, huwelijk, sint, …) Je bent een ambassadeur voor de vereniging: je denkt mee na over de communicatie,

promotie, bekendheid van de vereniging bij al onze leden. Je bent mee verantwoordelijk voor het bedenken van en de organisatie en uitvoering van

teambuildings van diverse afdelingen en entiteiten. Je geeft ondersteuning aan (en krijgt deze ook van) de andere leden van het Sodipa team in

de uitvoering van de Sodipa taken. Je neemt actief deel aan het intern werkoverleg. Je werkt mee aan de uitwerking van een rapportage en opvolgsysteem.

Wat verwachten we van je? Je kan vlot werken met Word, Excel, Powerpoint en Outlook en bent bereid om met andere

pakketten te leren werken. Je bent sterk in mondeling en schriftelijk communicatie. Je hebt een positieve uitstraling en vindt het fijn om met een divers publiek te werken. Je bent klantgericht en blijft kalm in moeilijke en drukke situaties. Je kan zelfstandig werken, maar bent tegelijk ook een echte teamplayer. Verantwoordelijkheid nemen van (deel)taken schrikt je niet af. Je bent creatief, denkt oplossingsgericht en vernieuwend en neemt graag initiatief. Je bent een administratieve duizendpoot die vlot zeer afwisselende taken kan combineren,

telkens met de nodige nauwkeurigheid en zorgvuldigheid. Je zoekt actief mee naar efficiëntere werkmethodes en rapportagemogelijkheden. Je bent bereid om occasioneel avond- of weekendwerk (enkele keren per jaar) te doen.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

5

Medewerker fiscaliteit (halftijds)

Antwerpenaars willen dat de stad hun belastinggeld beheert als een goede huisvader. Daarom zoeken ze een halftijdse administratief assistent om dossiers te beheren inzake de belasting op het takelen en bewaren van voertuigen. Deze flexibele teamspeler weet zich snel in te werken in specifieke reglementering en heeft respect voor beroepsgeheim en deontologie.

Wat doe je? Je bent dossierbeheerder van de belasting op het takelen en bewaren van onregelmatig

geparkeerde voertuigen. Je beantwoordt vragen zowel mondeling als schriftelijk.  Je geeft uitleg bij moeilijke dossiers.  Je staat in voor het opmaken van een aanslagbiljet van de niet contant betaalde belastingen

op het takelen. Waar mogelijk doe je voorstellen tot optimalisatie van het proces.   Samen met je collega’s ben je een belangrijk visitekaartje van de afdeling.  Je hebt

rechtstreeks contact met belastingplichtigen en met collega’s binnen de stad.  Je beantwoordt hun vragen zowel mondeling als schriftelijk.  Je geeft uitleg bij moeilijke dossiers. 

Wat verwachten we van je? Je werkt vlot met de gangbare office-toepassingen.  Een opleiding Bias

(dossieropvolgingssysteem) krijg je op de werkplek. Je werkt je inhoudelijk snel in in deze specifieke reglementering.  Je leert graag bij. Je werkt nauwgezet en behandelt zelfstandig je dossiers.  Je bent het gezicht van de administratie naar de burgers toe, en staat garant voor een

klantgerichte dienstverlening. Je respecteert het beroepsgeheim en volgt een strikte deontologie. Je bent flexibel qua taakinvulling.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. Het gaat om een deeltijdse functie (50%).

6

Medewerker debiteurenbeheer – invordering uitgaande facturen (tijdelijk / halftijds)

Antwerpenaars verwachten dat de stad als een goede huisvader waakt over zijn boekhouding. Daarom zoeken ze een halftijdse administratief assistent voor de invordering en het dossierbeheer van uitgaande facturen. Deze leergierige teamspeler kan vlot en foutloos brieven schrijven en draagt klantvriendelijkheid hoog in het vaandel.

Wat doe je? Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van telefonische vragen van debiteuren. Je

beantwoordt mails en brieven over facturen en brieven op een klantgerichte en resultaatgerichte manier.

Je bouwt digitale dossiers verder op aan de hand van alle acties en correspondentie die met debiteur gevoerd wordt.

Je behandelt vervallen facturen aan de hand van werklijsten en beoordeelt welke invorderings-procedures zullen opgestart worden. Je krijgt hierbij ondersteuning van je leidinggevende.

Je bekijkt teruggekomen brieven, volgt jouw dossiers op en onderneemt nieuwe doelgerichte acties.

Je behandelt bezwaren en draagt zorg voor terugbetalingen van ten onrechte geïnde bedragen.

Je onderhoudt contacten met de medewerkers van het stadsbedrijf Stadsontwikkeling die verantwoordelijk zijn voor het maken van de uitgaande facturen.

Je voert variabele opdrachten uit op vraag van het diensthoofd.

Wat verwachten we van je? Je kan vlot brieven schrijven en je hebt daarbij aandacht voor de leesbaarheid en taalfouten. Je bent leergierig en je leert snel nieuwe dingen bij. Je staat open voor advies en ondersteuning. Je bent klantvriendelijk en klantgericht ingesteld, zowel telefonisch als schriftelijk. Je handelt volgens de A-waarden van de Stad. Je kan zowel in team werken als zelfstandig, bent besluitvaardig, neemt initiatief en weet van

aanpakken. Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk en werkt vlot samen met andere

collega’s en afdelingen. Je bent enthousiast.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon. Het gaat om een deeltijdse functie (50%).

7

Medewerker debiteurenbeheer - verwerking tijdelijke parkeerborden

Antwerpenaars verwachten een goed toezicht op de parkeerreglementen en inbreuken daartegen. Daarom zoeken ze een administratief assistent voor de invordering en het dossierbeheer van facturen voor parkeerovertredingen. Deze leergierige teamspeler kan vlot en foutloos brieven schrijven en draagt klantvriendelijkheid hoog in het vaandel.

Wat doe je? Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van telefonische vragen van debiteuren. Je

beantwoordt mails en brieven over facturen en brieven op een klantgerichte en resultaatgerichte manier.

Je bouwt digitale dossiers verder op aan de hand van alle acties en correspondentie die met debiteur gevoerd wordt.

Je behandelt vervallen facturen aan de hand van werklijsten en beoordeelt welke invorderings-procedures zullen opgestart worden. Je krijgt hierbij ondersteuning van je leidinggevende.

Je bekijkt teruggekomen brieven, volgt jouw dossiers op en onderneemt nieuwe doelgerichte acties.

Je behandelt bezwaren en draagt zorg voor terugbetalingen van ten onrechte geïnde bedragen.

Je onderhoudt contacten met de medewerkers van het stadsbedrijf Stadsontwikkeling die verantwoordelijk zijn voor het maken van de uitgaande facturen.

Je voert variabele opdrachten uit op vraag van het diensthoofd.

Wat verwachten we van je? Je kan vlot brieven schrijven en je hebt daarbij aandacht voor de leesbaarheid en taalfouten. Je bent leergierig en je leert snel nieuwe dingen bij. Je staat open voor advies en ondersteuning. Je bent klantvriendelijk en klantgericht ingesteld, zowel telefonisch als schriftelijk. Je handelt volgens de A-waarden van de Stad. Je kan zowel in team werken als zelfstandig, bent besluitvaardig, neemt initiatief en weet van

aanpakken. Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk en werkt vlot samen met andere

collega’s en afdelingen. Je bent enthousiast.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

8

Medewerker stad in dialoog

Antwerpenaars willen weten wat er in de wijken leeft. Ze willen daarover met de stad in dialoog treden. Voor het stedelijk wijkoverleg zoeken ze een administratief medewerker voor de algemene ondersteuning van de werking. Deze initiatiefrijke teamspeler is een echte duizendpoot die boodschappen in gepast taalgebruik kan overbrengen en discretie evident vindt.

Wat doe je? Je ondersteunt inspraak sociale huisvesting en stedelijk wijkoverleg en je faciliteert de

adviesraad personen met een handicap. Je volgt de financiën op: je vraagt bestelbonnen en offertes aan , je volgt afspraken en

communicatie naar lokale teams hierrond op en zorgt voor het bevestigen en klasseren van betalingen.

Je bent verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen, je zorgt voor reserveringen van oa zaaltjes, koffie, laptop , tolken en je stuurt de agenda door en zorgt voor de verslaggeving.

Je houdt de verzendlijsten up-to-date in cosmo. Je volgt interne en externe briefwisseling op. Je beheert alle informatie: Je zorgt voor de update en aanpassing van de mappenstructuur

volgens de richtlijnen, updaten gegevens verzendlijsten, ... Je bent verantwoordelijk voor het bestellen en opvolgen van nieuw materiaal wat betreft de

bewonersvergaderingen (extra stoelen, receptie, enz.) je bent de contactpersoon voor vragen hieromtrent.

Je kan gevraagd worden om de teams van stedelijk wijkoverleg in de disctricten administratief bij te staan indien nodig.

Wat verwachten we van je? Je hebt een goede kennis van Outlook en Excel of bent bereid dit te leren. Je kan zelfstandig werken, maar je bent ook een echte teamplayer. Je kan zelf oplossingen formuleren bij problemen. Je kan je snel inwerken in uiteenlopende opdrachten en je kan ook vlot afwisselende taken

combineren. Je houdt van initiatief nemen en je werkt nauwkeurig en stipt. In je schriftelijke communicatie structureer je je boodschap en je gebruikt een gepast

taalgebruik afhankelijk van de situatie. Je bent in staat verslag te nemen tijdens vergaderingen en overlegmomenten.

Je hebt aandacht voor diversiteit van collega’s en burgers. Je gaat discreet om met vertrouwelijke gegevens. Je bent flexibel rond avond en weekend werk. Maximaal 2 a 4x per maand en zelden in de

schoolvakantie.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

9

Medewerker maatschappelijke integratie – vervangpool bij OCMW

Het OCMW van elke gemeente heeft de opdracht het recht op maatschappelijke integratie te waarborgen aan de personen die over onvoldoende bestaansmiddelen beschikken en die de voorwaarden van de wet vervullen. Voor ons departement maatschappelijke integratie zoeken we voor de vervangpool één voltijds administratief medewerker.

Wat doe je?Je voert op zelfstandige wijze diverse administratieve taken uit met het oog op een optimale administratieve ondersteuning van het sociaal centrum en de maatschappelijk werkers:

Je voert zorgvuldig betalingen en ander uitvoeringsgegevens uit via E-vita Je maakt brieven en attesten op in uitvoering van de opdrachten ontvangen van de

maatschappelijk werkers Je zorgt dat het administratieve luik van een dossier in orde is en up to date Je registreert en verwerkt inkomende en uitgaande post Je klasseert alle documenten in de juiste dossiers en in de juiste mappen Je maakt verslag verschillende vergaderingen Je staat in voor het stockbeheer van bureau- en onderhoudsmateriaal en bestelt nieuw

materiaal en producten onder supervisie van de administratief chef Je staat in voor registratie en verwerking van verschillende zaken: in- en uitgaven in het

kasboek en geldbestellingen (onder supervisie van de administratief chef), voedselbedeling en registratie hiervan in COSMO registratiesysteem, verwerking van binnenkomende elektronische post (VIP-14), alle andere nodige registraties en verwerkingen om tot een effectieve dienstverlening te komen

Je staat in voor klantgericht onthaal: Je zorgt als eerste contactpersoon aan het onthaal voor een correcte doorverwijzing van de

klant, zowel binnen als buiten het centrum Je toont begrip en blijft rustig, ook wanneer de klant zich moeilijk gedraagt Je staat klanten op een correcte wijze te woord bij binnenkomende telefoongesprekken, je

verbindt door met de juiste maatschappelijk werkers Je past je kennis toe van de beginselen van de wet op privacy en het beroepsgeheim

De uitvoering van deze taken gebeurt in overleg met de administratieve medewerkers van het centrum waar je vervangt of de administratief chef.

Je neemt deel aan het maandelijks overlegmoment met de vervangpool.

Wat verwachten we van je? Je hebt interesse om in de maatschappelijke sector van Antwerpen aan de slag te gaan. Je hebt een positieve uitstraling en je vindt het fijn om met een divers publiek te werken. Je bent flexibel, want je wordt ingezet over alle sociale centra heen (“vervangpool”). Je bent een administratieve duizendpoot en kan nauwkeurig werken. Je bent klantgericht en blijft kalm in moeilijke situaties. Je bent bereid je in te werken in de wet op privacy en het beroepsgeheim. Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad.

10

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3). Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

11

Medewerker stedenbouwkundige vergunningen

Antwerpenaars die hun woning renoveren of verbouwen, maken de stad aantrekkelijker. Ze willen dat hun aanvragen efficiënt en tijdig worden verwerkt. Daarom zoeken ze een klantvriendelijke administratief assistent om hun dossiers op te volgen. Deze nauwkeurige teamspeler is communicatief vaardig en kent zijn of haar weg in alle gangbare softwaretoepassingen.

Wat doe je? Je ondersteunt de dienst stedenbouwkundige vergunningen. Je registreert dossiergegevens in ROL 2000 (databank stedenbouwkundige vergunningen) en

in de Monitor (dossieropvolgsysteem). Je registreert adviezen en stelt collegebesluiten op. Je staat in voor de verzending van de stedenbouwkundige vergunningen, terrastoelatingen etc

aan de klanten. Je stelt brieven op ter ondersteuning van de organisatie van openbare onderzoeken. Je lokaliseert aanvragen in de Notaria toepassing (stedenbouwkundig uittreksel). Je beantwoordt telefonische vragen.

Wat verwachten we van je? Je hebt een goede kennis van de gangbare softwaretoepassingen (Word, Excel, Outlook). Je bent bereid ook met ROL 2000 en Monitor te leren werken. Je bent klantvriendelijk en communicatief. Je kan nauwkeurig en binnen de gestelde tijdslimieten je administratieve taken afwerken. Je kan zowel zelfstandig als in team werken. Je hebt gevoel voor verantwoordelijkheid.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3). Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

12

Dossierbeheerder lage emissiezone bij GAPA

De Antwerpenaars willen schone lucht in de stad. Daarom zijn ze op zoek naar een nauwgezette administratief bediende om dossiers te beheren inzake overtredingen binnen de LEZ. Deze flexibele teamspeler communiceert vlot en heeft gevoel voor verantwoordelijkheid. Hij of zij is gericht op resultaat en weet om te gaan met wijzigingen in procedures.

Wat doe je? Je maakt deel uit van het nieuw backoffice LEZ team dat van start gaat met een nieuwe

maatregel die voor het eerst in Vlaanderen wordt toegepast. Je beheert de aanvragen voor toegang tot de LEZ zodat enkel voertuigen met recht op toegang de zone kunnen binnenrijden zonder in overtreding te zijn.

Je beoordeelt aanvragen voor toegang tot de LEZ (vrijstellingen en toelatingen tegen betaling) in de nieuwe LEZ-toepassing. De meeste aanvragen zullen online ingediend worden.

Bij schriftelijke aanvragen voer je zelf nieuwe aanvragen in de LEZ-toepassing in. Bij moeilijke dossiers zorg je ervoor dat je tijdig bij de juiste diensten, personen extra advies

inwint door de aanvragen actief op te volgen. Je kijkt de dagelijkse foutenlijsten na en onderneemt actie waar nodig. Je ondersteunt de klantendienst van GAPA, die de mondelinge en schriftelijke communicatie

over de lage-emissiezone verzorgt. Je ondersteunt de juridische dienst van GAPA naar aanleiding van bezwaren over specifieke

aanvraagdossiers. Je bent back-up voor het administratief team dat de GAS-boetes voor parkeren en stilstaan

opvolgt.

Wat verwachten we van je? Je kan vlot overweg met gangbare softwaretoepassingen en leert vlot werken met de nieuwe

LEZ-toepassing. Je bent klantgericht en denkt mee na over de aanvraagprocedure. Je kan goed mondeling en schriftelijk communiceren in het Nederlands en leert gaandeweg

ook aanvragen in het Frans, Duits en/of Engels behandelen. Je kan nauwkeurig en binnen de afgesproken termijnen je administratieve taken afwerken. Je gaat flexibel om met wijzigingen in de procedure en veranderingen in de

softwaretoepassing. Je hebt gevoel voor verantwoordelijkheid en bent resultaatgericht. Je leert vlot de basis van nieuwe reglementen over LEZ en de wijzigingen ervan. Je wil graag bijleren. Je kan zowel zelfstandig als in team werken.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag bij het autonoom gemeentebedrijf AG GAPA. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

13

Medewerker directiesecretariaat Antwerpen (tijdelijke vacature tem september 2015)

Antwerpenaars verwachten een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening in de districtshuizen. Daarom zoeken ze voor het districtssecretariaat in Antwerpen een administratief assistent om de dagelijkse werking te ondersteunen. Deze nauwkeurige teamspeler heeft zin voor initiatief en neemt verantwoordelijkheid om de kwaliteit van de dienstverlening te garanderen.

Wat doe je? Je maakt bestelbons op voor bestellingen bureelmateriaal bij GAC of bij leveranciers waar de

stad een raamcontract mee heeft. Je maakt offertevragen op voor producten die buiten een raamcontract vallen en volgt deze

op, zodanig dat de correcte bestelling geplaatst kan worden. Je volgt de bestellingen van het relatiemateriaal op. Je zorgt voor de administratieve opvolging van bepaalde evenementen georganiseerd door

district Antwerpen. Je zorgt voor de ondertekening van brieven die vanuit district Antwerpen worden verstuurd,

zodanig dat er op gepaste wijze gevolg kan worden gegeven aan dossiers. Je zorgt voor algemene administratieve ondersteuning van het districtssecretariaat.

Wat verwachten we van je? Je werkt vlot met Word, Outlook en Excel en hebt algemene computervaardigheden. Je bent nauwkeurig. Je neemt initiatief. Je hebt een grote verantwoordelijkheidszin. Je bent klantgericht en hebt oog voor de kwaliteit van de dienstverlening. Je kan zelfstandig en zorgvuldig werken. Je werkt graag in team, maar kan ook zelfstandig werken. Je bent stressbestendig.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in het districtshuis

Antwerpen, Lange Gasthuisstraat 21, 2000 Antwerpen. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

14

Woonadviseur

Antwerpenaars wonen graag in een betaalbaar huis in een aantrekkelijke omgeving. Daarom zoeken ze een woonadviseur die hen wegwijs maakt in premies en subsidies, en hun dossier mee opvolgt. Deze klantgerichte collega heeft interesse voor regelgeving en is bereid in een voltijds en flexibel werkrooster te stappen.

Wat doe je? Je onthaalt klanten en geeft informatie over premies en subsidies aan huurders en eigenaars

in de stad. Indien nodig verwijs je hen door naar andere instanties. Je geeft advies en helpt bij het invullen van de aanvraagformulieren of het in orde maken van

facturen of attesten. Je volgt de aan jou toegewezen dossiers op van aanvraag tot uitbetaling. Je werkt nauw samen met de collega’s van andere diensten in het woonkantoor, de architect,

technisch adviseur, en andere collega’s. Je zorgt voor verslaggeving op vergaderingen. Je zorgt voor de aankoop en bestelling van werkmateriaal.

Wat verwachten we van je? Je hebt interesse in regelgeving en bent bereid hier een interne opleiding voor te volgen. Je bent sterk in administratie, stipt en correct. Je bent klantgericht en sociaal vaardig in de omgang met burgers en collega’s. Je hebt een ruime verantwoordelijkheidszin. Je bent flexibel naar taken en werkomstandigheden: je werkt in beurtrol met een

avondpermanentie (om de 4 à 6 weken), je verplaatst je regelmatig naar een ander woonkantoor en verricht 1 à 2 keer per jaar weekendwerk tijdens evenementen.

Je bent bereid tot permanente bijscholing. Je wil voltijds werken.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3). Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

15

Medewerker bedrijvenloket

De Antwerpse zelfstandigen en bedrijven willen bij het Bedrijvenloket antwoorden krijgen op al hun vragen. Daarom zoeken ze een sympathieke en leergierige loketmedewerker met een hart voor bedrijven. Deze klantvriendelijke teamspeler communiceert vlot en maakt er een punt van om vragen snel en nauwkeurig te behandelen.

Wat doe je? Je onthaalt startende en gevestigde ondernemers aan de balie van het bedrijvenloket, aan de

telefoon of op mail. Je geeft informatie, je schat vragen en noden van klanten in en stelt producten voor op maat

van de klant. Waar nodig verwijs je door naar de juiste loketten of andere diensten. Je behandelt alle wettelijke producten van het bedrijvenloket en geeft informatie over alle

vergunningen die aangevraagd kunnen worden via het bedrijvenloket. Je behandelt aanvragen van economische vergunningen zodat de aanvrager binnen een

redelijke termijn een antwoord krijgt op zijn aanvraag en zodat opvolging van dossiers steeds gegarandeerd is.

Je schoolt je continu bij over de verschillende wettelijke producten van het bedrijvenloket via opleidingen die de stad voor jou voorziet of via opleidingen binnen het Bedrijvenloket.

Wat verwachten we van je? Je onthaalt startende en gevestigde ondernemers aan de balie van het bedrijvenloket, aan de

telefoon of op mail (frontoffice werking, ongeveer 50 % van het takenpakket) : Je geeft informatie, je schat vragen en noden van klanten in en stelt producten voor op maat

van de klant. Waar nodig verwijs je door naar de juiste loketten of andere diensten. Je behandelt alle wettelijke producten van het bedrijvenloket en geeft informatie over alle

vergunningen die aangevraagd kunnen worden via het bedrijvenloket. Je behandelt aanvragen van economische vergunningen zodat de aanvrager binnen een

redelijke termijn een antwoord krijgt op zijn aanvraag en zodat opvolging van dossiers steeds gegarandeerd is (backoffice werking, ongeveer 50 % van het takenpakket).

Je overlegt en rapporteert continu aan de inhoudelijke productverantwoordelijken binnen het Bedrijvenloket (clusterverantwoordelijken) aangezien je werkt in verschillende clusters.

Je schoolt je continu bij over de verschillende wettelijke producten van het bedrijvenloket via opleidingen die de stad voor jou voorziet of via opleidingen binnen het Bedrijvenloket.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) in den Bell. Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

16

Medewerker dienst probatie en bemiddeling

Antwerpenaars wonen graag in een ordelijke, rustige stad. Dat brengt af en toe bemiddeling met zich mee, boetes of straffen. Daarom zijn ze op zoek naar een administratief medewerker die burgers en bemiddelaars ondersteunt. Deze discrete en nauwkeurige duizendpoot houdt van initiatief nemen en ziet zelf oplossingen. Hij of zij heeft aandacht voor de diversiteit van de burgers en gebruikt gepaste taal in elke situatie.

Wat doe je? Je organiseert vergaderingen en zorgt voor verslaggeving. Je beantwoordt op een klantgerichte manier de telefoon. Je houdt de database up-to-date: je maakt dossiers aan, zoekt gegevens op en verwerkt

cijfers. Je beheert alle informatie: Je zorgt voor de update en aanpassing van de mappenstructuur

volgens de richtlijnen, updaten gegevens verzendlijsten, ... Je volgt interne en externe briefwisseling op. Je volgt bestellingen op.

Wat verwachten we van je? Je hebt een goede kennis van Outlook en Excel of bent bereid dit te leren. Je kan je snel inwerken in uiteenlopende opdrachten en je kan ook vlot afwisselende taken

combineren Je kan zelfstandig werken, maar je bent ook een echte teamplayer. Je kan zelf oplossingen formuleren bij problemen. Je houdt van initiatief nemen. Je werkt nauwkeurig en stipt. In je schriftelijke communicatie structureer je je boodschap en je gebruikt een gepast

taalgebruik afhankelijk van de situatie. Je bent in staat verslag te nemen tijdens vergaderingen.

Je hebt aandacht voor diversiteit van collega’s en burgers. Je gaat discreet om met vertrouwelijke gegevens. Je bent aanwezig op de vergadering met de vrijwilligers elke eerste donderdagavond van de

maand van 19.00 tot 22.00h.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering. Je bent in het bezit van een rijbewijs B (rijbewijs C is een pluspunt).

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3) Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

17

Medewerker sociale centra bij OCMW

Departement Maatschappelijke Integratie- Cluster Zuidrand (voltijds)- Cluster 2060 (voltijds)

Wat doe je? Je voert op zelfstandige wijze diverse administratieve taken uit met het oog op een optimale

administratieve ondersteuning van het sociaal centrum en de maatschappelijk werkers. Je staat in voor de betalingen en andere uitvoeringsgegevens via E-vita. Je maakt brieven en attesten op in uitvoering van de opdrachten ontvangen van de

maatschappelijk werkers. Je verleent administratieve assistentie aan de maatschappelijk werkers Je staat in voor een goed budgetbeheer. Je volgt knipperlichten op in GPMI. Je zorgt ervoor dat het administratieve luik van een dossier in orde is en up to date.

(E-dossier) Je staat in voor de registratie en verwerking van inkomende en uitgaande post. Je staat in voor het klasseren van alle documenten in de juiste dossiers en in de juiste

mappen (digitaal klassement) Je staat in voor het controleren van dossiers op inhoud. Je houdt het klassement archief in orde en volgt de omvormen tot digitaal klassement mee op. Je maakt verslag van verschillende vergaderingen. Je staat in voor het stockbeheer van bureau- en onderhoudsmateriaal en bestelling van nieuw

materiaal en producten onder supervisie van de administratieve chef. Je registreert hiervan goederenontvangst in SAP. Je neemt een secretariaatsrol op in Xtremis. Je hebt kasverantwoordelijkheid: in- en uitgaven in het kasboek en geldbestellingen (onder

supervisie van de administratieve chef). Je staat in voor de voedselbedeling en registratie hiervan in COSMO registratiesysteem. Je verwerkt de binnenkomende elektronische post (VIP-14). Je doet alle andere nodige registraties en verwerkingen om tot een effectieve dienstverlening

te komen.

Wat verwachten we van je? Je toont begrip en blijft rustig ook wanneer de klant zich moeilijk gedraagt. Je kent de wet op privacy en het beroepsgeheim en past deze ook toe. Je werkt graag in team en kunt met verschillende collega’s omgaan. Je bezit goede computervaardigheden (word, excel, outlook) en wilt systemen, die het sociaal

centrum gebruikt ,leren kennen; Je werkt nauwkeurig, planmatig en zelfstandig je taken af. Je kan omgaan met een grote diversiteit aan klanten.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Je bent medewerker van Stad Antwerpen, OCMW, Zorgbedrijf, AG Stedelijk Onderwijs, AG

Kinderopvang, AG Energiebesparingsfonds, AG VESPA, AG Parkeerbedrijf, Digipolis, Lokale politie Antwerpen, administratief personeel van de hulpverleningszone, vzw Werkhaven, vzw Kunstenstad, EVA inburgering en integratie.

Je bent minstens 1 jaar in dienst als administratief assistent (C1-3). Je hebt je proeftijd beëindigd. Je hebt een gunstig waarderingsresultaat voor je laatste waardering.

Wat mag je van ons verwachten? Je gaat aan de slag als administratief assistent algemene functie (C1-3). Je huidige anciënniteit wordt overgenomen bij de bepaling van je loon.

18