Veilige en coherente documentenstroom bij groep van Hoorebeke met UltimAX EDM Groep van Hoorebeke zocht een manier om de inkomende facturen sneller en overzichtelijker te verwerken en de interne documentenstroom minder gevoelig te maken aan menselijke fouten. UltimAX EDM van Ad ultima group werd uitgekozen als ideale oplossing, ondermeer omwille van de volledige integratie met het ERP-systeem Microsoft Dynamics AX.

Profiel

Groep van Hoorebeke is een belangrijke Belgische importeur van zachthout en hardhout. Het bedrijf realiseerde in 2011 een

omzet van 72 miljoen euro en telt zo’n 50 werknemers.

Uitdagingvan Hoorebeke zocht een oplossing om haar

documentenstroom digitaal en gestructureerd te laten verlopen.

Vooral de goedkeuring van facturen liep immers vertraging op

en was gevoelig voor menselijke fouten.

Oplossing

Ad ultima group installeerde bij van Hoorebeke haar oplossing

UltimAX EDM, een geïntegreerde EDM-module binnen Microsoft

Dynamics AX.

Voordelen

• Papieren facturen worden veilig bewaard op de boekhouding

• Overzichtelijke en geautomatiseerde goedkeuringsflow van facturen

• E-mailverkeer centraal bewaard en gekoppeld aan klantendossier

• Betere dienstverlening naar klanten« Een grote meerwaarde voor het project is de lange relatie van Ad ultima group met onze onderneming. Hun portfolio is erg uitgebreid en op basis van hun kennis van onze noden reiken zij proactief oplossingen aan om de bedrijfsvoering tot een hoger niveau te brengen. »Benoit Strauven, CFO bij van Hoorebeke

KLANTENGETUIGENIS VAN HOOREBEKE

De one-stop shop voor houthandels, bouw en industrie

Groep van Hoorebeke is een dynamische onderneming met als doel de verdeling van hout en platen in al hun vormen te ontwikkelen. van Hoorebeke is een van de grootste Belgische importeurs van zachthout, en maakt ook met de import van tropisch hardhout uit Zuidoost-Azië, Zuid-Amerika en Afrika deel uit van de Belgische top vijf. Het bedrijf realiseerde in 2011 een omzet van 72 miljoen euro en telt zo’n 50 werknemers. Het hoofdkantoor is gelegen in Gent, net als de schaverij en het enorme magazijn van maar liefst 160.000m². In 2013 zullen de kantoren van van Hoorebeke verhuizen naar een gloednieuw gebouw.

Tot voor kort had het bedrijf twee grote productcategorieën: gezaagd hout (hardhout en zachthout) en platen. Recent werd daar een nieuwe categorie constructiehout (verlijmde balken, I-liggers, gelamelleerde balken, …) aan toegevoegd. Met dit gamma wil van Hoorebeke inspelen op nieuwe trends in de markt, waaronder houtskeletbouw.

“Hiertoe hebben wij de nodige investeringen gedaan op vlak van magazijn en mensen. Ons team is de laatste twee jaar trouwens sterk verjongd. van Hoorebeke is een stabiel familiebedrijf en tegelijk een groep met sterke ambities”, stelt Benoit Strauven, CFO bij van Hoorebeke. In januari werd de financiële afdeling van Groep van Hoorebeke nog door CFO-magazine uitgeroepen tot Best Finance Team.

Fragiele en ongecoördineerde documentenstroom

In 2008 liet van Hoorebeke zijn administratieve en operationele processen door Ad ultima group succesvol automatiseren in Microsoft Dynamics AX, wat de algemene efficiëntie van de bedrijfsvoering sterk ten goede kwam. Maar daarmee verliep nog niet alles optimaal binnen het bedrijf.

“Met de oude zorgen van de baan, moesten we vaststellen dat onze documentenstroom nog erg fragiel was en te ongecoördineerd verliep. Sowieso was er een aanzienlijke vertraging in de heen- en weergaande papierstroom tussen de twee sites. Bovendien liepen we veel kans op menselijke fouten. Verder ontbrak het ons aan eenvoudige controle over wie welke factuur heeft goedgekeurd. Tot slot zou het erg handig zijn om bij het goedkeuren van de factuur snel de prijzen te kunnen vergelijken met de oude factuur. Allemaal voer voor een nieuw project”, aldus Benoit Strauven.

Peter Rooms, Project Manager ICT bij van Hoorebeke “Ad ultima group was meteen akkoord om op onze manier te werk te gaan. Zo konden we vrij snel live gaan met de eerste onderdelen. Specifieke aspecten voor onze onderneming worden door ons gemeld en door hen opgenomen in de volgende versie. Met deze constructieve aanpak konden we maatwerk vermijden.”

100% controle op aankoopfacturen

Inkomende facturen bereiken van Hoorebeke op een niet-gestructureerde manier: via e-mail, post of fax. Vroeger werden deze eerst verspreid naar de verantwoordelijken, waarna ze pas na goedkeuring bij de boekhouding terecht kwamen. Vandaag is er één persoon in de boekhouding die alle inkomende facturen digitaliseert en ze vervolgens uitstuurt naar de verantwoordelijken. Aan de betalingsflow is nu ook een conversatieflow gekoppeld.

“Dit vervangt de post-its van vroeger. Wanneer iemand een tweede opinie vraagt, wordt dit gekoppeld aan de betalingsflow. Vanuit de boekhouding heeft men op elk moment de exacte stand van zaken van elke factuur en alle conversaties er rond. Ook kan men op elk moment een factuur annuleren. Ook de directie kan een factuur goedkeuren als de verantwoordelijke ziek of afwezig is”, vertelt Peter Rooms.

Vroeger diende de directie vlak voor de betaling nog eens door alle facturen te gaan. Hierdoor liep het klassement vertraging op omdat de facturen bij de betaal-pc bleven liggen. Benoit Strauven: “Vandaag wordt het betalingsjournaal voor Isabel automatisch klaargemaakt in Microsoft Dynamics AX en hoeven we hierbij geen papieren facturen meer in te kijken.”

E-mail archivering verbetert klantenervaring

“De klantenervaring is het speerpunt van onze interne visie. Maar vooraleer je een optimale klantencommunicatie kan ontwikkelen, moet je eerst de interne communicatie op punt stellen. Iedereen moet perfect op de hoogte zijn van het e-mailverkeer rond een bepaald dossier, zodat iedereen adequaat kan reageren op klantenvragen. Hiervoor is e-mailarchivering een onmisbaar instrument”, stelt Benoit Strauven.

Vanaf april 2012 zal van Hoorebeke deze tool in gebruik nemen en zullen boekhouding, logistiek en sales toegang hebben tot dezelfde klantendossiergegevens.

Bijlagen beheren met de elektronische postkamer

De Corporate Mailroom is de elektronische postkamer van UltimAX EDM. Hier worden papieren documenten door middel van de ingebouwde scanmanager ‘elektronisch’ ingelezen. Deze elektronische documenten worden elk voorzien van een unieke identificatiecode.

Peter Rooms: “Hier kunnen wij ook allerlei elektronische documenten aan bepaalde entiteiten van AX verbinden. In de toekomst zullen we hier bv. foto’s toevoegen van bepaalde loten om de kwaliteit vast te stellen, tekeningen bijhouden van schaafprofielen, etc. Dingen die nu op een gedeelde schijf bewaard worden, zullen voortaan gestructureerd in AX bijgehouden worden. Iconen geven duidelijk aan welke entiteit een bijlage heeft.”

Besluit

“EDM bevat zoveel mogelijkheden, dat het zeker niet te vergelijken is met het in gebruik nemen van een email systeem. Het vraagt voldoende opleiding en ervaring vooraleer je ten volle de kracht ervan bevat. Wij zijn het systeem nog volop aan het uitrollen en stap voor stap evolueren wij zo tot een mooi gestroomlijnd documentbeheer”, vertelt Benoit Strauven.

En hij besluit: “Een grote meerwaarde voor het project is de lange relatie van Ad ultima group met onze onderneming. Ze kennen onze strategie en prioriteiten door en door en zijn hier volledig in meegegaan. Hun portfolio is erg uitgebreid en op basis van hun kennis van onze noden reiken zij proactief oplossingen aan om de bedrijfsvoering tot een hoger niveau te brengen.”

AD ULTIMA GROUPBeneluxpark 78500 KortrijkTel: +32 (0)56 740 740Fax: +32 (0)56 740 700eMail: info@adultimagroup.comURL: www.adultimagroup.com