Handreiking moderatoren Serious game Telekwetsbaarheid – ‘Uitval ICT en gevolgen voor de interne organisatie’Versie okt 2019

Dit document is een onderdeel van de moderatorenset voor de Serious Game Telekwetsbaarheid. De set bestaat uit de presentatie, het draaiboek, de handreiking evaluatie en deze handreiking moderatoren.

InhoudInformatie over de game (algemeen)..................................................................................................1Opzet programma................................................................................................................................2Benodigde faciliteiten..........................................................................................................................2Deelnemers.........................................................................................................................................3Rol moderator(en)...............................................................................................................................3Rol observator(en)...............................................................................................................................5Afronding en terugkoppeling spelverloop............................................................................................5Bijlage 1: Rollen deelnemers (incidentteam).......................................................................................7Bijlage 2: Scenariobeschrijving............................................................................................................9

Informatie over de game (algemeen)De Serious game Telekwetsbaarheid – ‘uitval ICT en gevolgen voor de organisatie’ is een game van het Agentschap Telecom. Het doel van de game is de gemeente inzicht geven in de gevolgen van een digitale verstoring voor de eigen organisatie. Wat betekent uitval van stroom en telecommunicatie voor de eigen organisatie en hoe gaan gemeentemedewerkers hiermee om?

Gebruik van de gameDeze game is te gebruiken om een crisis te oefenen waarbij de vitale (gemeentelijke) processen uitvallen en om het gesprek te openen over Bedrijfscontinuïteitsbeheer (BCM), vóór u van start gaat met planvorming. Als u al plannen gemaakt heeft kunt u de game gebruiken om te toetsen of het plan aan alle eisen voldoet.

Wat is er gebeurd?Uw gemeente heeft te maken met een explosie op de openbare weg met als gevolg een grote stroomstoring en een glasvezelkabelbreuk. De stroom in het gemeentehuis is uitgevallen en het ICT-netwerk ligt eruit. De oorzaak van de explosie is nog onbekend, maar in de media wordt gespeculeerd over een doelgerichte actie op een wethouder. Deze wethouder zou zich mogelijk hebben laten omkopen door een projectontwikkelaar. De deelnemers van de game staan voor de taak om de gevolgen van de uitval van de vitale (gemeentelijke) processen in kaart te brengen en oplossingen te verzinnen voor de verschillende uitdagingen die tijdens de game op hun pad komen.

1

Opzet programma De Serious game Telekwetsbaarheid wordt eerst gespeeld en daarna volgt een evaluatie. Het spelen van de game duurt gemiddeld 2 uur. Dit is inclusief introductie van de deelnemers en het nabespreken van het spelverloop. Voor de evaluatie heeft u ook nog ongeveer een uur nodig. Reken daarom op minimaal 3 uur voor het doorlopen van het gehele programma.

Voorstel programma- Inloop* - Kort welkom, introductie en uitleg programma (ca 10 minuten)- Spelen van de game incl. terugkoppeling spelverloop (ca 110 minuten)- Pauze of eventueel lunch* - Evaluatie, lessons learned en vervolgacties benoemen (ca 60 minuten)

* de tijd voor de inloop en de pauze bepaalt u zelf en dient u dan nog op te tellen bij de benodigde 3 uur.

Benodigde faciliteitenAls u de game in de eigen organisatie gaat spelen dient u van te voren een aantal zaken te (laten) regelen. Hieronder een overzicht van de benodigde faciliteiten.

Zaal: Omvang zaal: circa 15 personen (uitgaande van circa 10 deelnemers, één of twee

moderatoren/spelbegeleiders en nog wat observatoren). Tafelopstelling: u bent vrij hier een opstelling naar eigen keuze te maken. De

moderatoren hebben in ieder geval een tafel nodig waar de pc/laptop en spullen op uitgestald kunnen worden. De deelnemers kunt u aan tafels zetten in bijvoorbeeld een u-vorm, dat is een wat statisch vorm. Voor een meer actieve houding kunt u ook groepjes bijvoorbeeld rond een flip-over laten staan. Zorg altijd wel voor voldoende zitplekken voor de deelnemers (i.v.m. de duur van de game).

o Bij grote belangstelling voor de game kan in de opstelling gekozen worden voor een 2e ring met stoelen voor mensen die meekijken/observeren. Dan moet de zaal hiervoor uiteraard wel groot genoeg zijn.

Beeld: een grote monitor aan de muur of beamer met scherm waarop de pc/laptop kan worden aangesloten

o Tip: zet de slaapstand van de pc/laptop uit zodat het beeld niet wegvalt Geluid: het beginfilmpje bevat geluid, dit moet dus in de ruimte afgespeeld kunnen

worden (goed hoorbaar voor alle deelnemers) Flipover met een aantal stiften: zodat de deelnemers en of de moderatoren

tijdens de game punten kunnen noteren Klok/stopwatch: zodat de moderator de tijd in de gaten kan houden

Voor de spelbegeleiding: De presentatie

o Als u werkt met de presentatie met invoegtoepassingen heeft u een werkende internetverbinding nodig om de filmpjes te streamen

Er is ook een versie beschikbaar van de presentaties waarin de filmpjes zijn opgenomen. Dit is een erg groot bestand maar kan desgewenst aan u verzonden worden via wetransfer1 (o.i.d.). U heeft dan geen internet nodig.

1 Als u deze presentatie wilt ontvangen kunt u een mail sturen aan bijeenkomsten@IBDgemeenten.nl.

2

Het draaiboek met toelichting en tips bij de sheets Eventueel deze handreiking Waxinelichtjes (op batterijen) voor extra spelbeleving als u er voor kiest om tijdens de

stroomstoring in het spel de lampen uit te doen (optioneel)

Op de tafels: Koffie/thee/water (en indien u in het programma kiest voor een lunch moet deze

uiteraard ook geregeld worden) Kladblokken/pennen: zodat de deelnemers waar nodig aantekeningen kunnen maken Bordjes of printjes (met toelichting) van de verschillende rollen2 (optioneel)

DeelnemersHet spel kent tien verschillende rollen3. Wanneer u de game speelt is het fijn als de deelnemers zich herkennen of kunnen verplaatsen in de rol. Het werkt het beste als de rol voor de deelnemer overeenkomt met zijn/haar functie. Hoe meer vertegenwoordigers vanuit de verschillende disciplines deelnemen aan de game, des te beter kan worden ingegaan op hoe de eigen organisatie voorbereid is op dergelijke incidenten.

Speel de game bij voorkeur juist met medewerkers die géén deel uitmaken van een crisisteam of vanuit ICT al veel met crisissen te maken hebben. Wanneer uw organisatie al veel bezig is met Bedrijfscontinuiteitsbeheer, dan brengt de game mogelijk wat minder inzicht dan wanneer dat nog niet het geval is.

De rollen worden vertegenwoordigd door managers of medewerkers van de teams/afdelingen/disciplines. Wanneer niet alle tien de rollen vertegenwoordigd kunnen worden in de game, verdeelt u dan tenminste deze vijf rollen:

- Beleidsmedewerker Infrastructuur en Milieu- Manager / medewerker Klant Contact Centrum- Manager / medewerker Dienstverlening en Bedrijfsvoering- Communicatiemedewerker- Manager / medewerker ICT óf Systeembeheer

In de game vertegenwoordigt de moderator de rol van de gemeentesecretaris. Indien u de gemeentesecretaris/burgemeester van de gemeente wilt laten deelnemen aan de game, plaats die dan bij voorkeur in de rol van observator4.

Rol moderator(en)De game wordt begeleid door tenminste één moderator. De moderator neemt in het spel de rol van de gemeentesecretaris op zich, begeleidt het spel (aan de hand van het draaiboek) en geeft opdrachten aan de deelnemers. Er is gekozen voor de rol als gemeentesecretaris omdat die eindverantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van een gemeente.

VoorbereidingOm u op de game voor te bereiden kunt u de presentatie, samen met de scenariobeschrijving5, van te voren doornemen.

2 Print iedere rol op een apart A4-tje op wat dikker papier. Vouw ze dubbel zodat het bordje blijft staan. 3 Zie bijlage 1: Rollen deelnemers4 Zie kopje ‘Rol observator(en)’5 Zie bijlage 2: Scenariobeschrijving

3

IntroductieVoordat het spel daadwerkelijk begint start u met een welkom en introductie. Hierin kunt u de volgende zaken opnemen:

- Welkom deelnemers, incl. voorstelrondje indien nodig- Toelichting programma van de dag (game spelen, pauze, evalueren etc.)- Toelichting wat er verwacht wordt van de observatoren (indien van toepassing)- Toelichting van de rollen (wie zitten er allemaal aan tafel en welke rollen nemen zij

op zich vanuit het spel)o Leg hierbij ook de rol van het team in het geheel uit: de

gemeentesecretaris heeft het team bijeengeroepen. De rol van het team is het in kaart brengen van de gevolgen van het incident voor de interne, gemeentelijke processen.

- Toelichting dat de game alleen gericht is op de interne processen / bedrijfsvoering van de gemeente (en dus niet de externe processen zoals Openbare Orde en veiligheid of gevolgen die betrekken hebben op inwoners en ondernemers)

- Inleiding over inrichting van de eigen organisatie, waar zit Bedrijfscontinuiteitsbeheer (BCM)

Vraag daarna of er nog praktische vragen zijn, en indien die er niet zijn, markeer dan vervolgens duidelijk de start van de game.

SpelbegeleidingAls moderator heeft u een draaiboek tot uw beschikking dat u helpt om de game te begeleiden. In het draaiboek staat bijvoorbeeld aangegeven hoeveel tijd u gemiddeld per sheet kunt gebruiken. Op een aantal sheets is ook een timer toegevoegd. Dit is puur voor u een middel om de tijd te managen. Uiteraard bepaalt u zelf hoeveel tijd u wilt besteden en kunt u daar dus uw eigen keuzes in maken (als u langer of juist korter bij een onderwerp stil wilt staan).

In het draaiboek staan ook tips beschreven voor als de discussie wat lastig op gang komt. Ook deze tips zijn puur bedoeld om u te helpen. U mag daar uiteraard uw eigen tips aan toevoegen.

De game start met het afspelen van het filmpje (opgenomen in de presentatie). Vervolgens loopt u de sheets stuk voor stuk door. U geeft op die manier de deelnemers steeds nieuwe informatie en opdrachten.

Tip: mochten de deelnemers druk met elkaar in discussie zijn, lees dan de (volgende) sheet voor om zo ieders aandacht weer te krijgen.

Tijdens de game mag u als moderator ook vragen van de deelnemers beantwoorden. U kunt de deelnemers er op attenderen om e.e.a. op te schrijven (bijv. op de flipover) om later nog eens terug te kunnen kijken.

Tot slot is een belangrijke taak van de moderator dat deze gedurende de game de acties van de deelnemers observeert. Welke keuzes maken zij en welke gevolgen hebben die. Op basis van deze observatie baseert u uw keuze voor het afronden van de game6.

Tip: houd een ‘logboek’ bij door per sheets uw observaties te noteren. Dit vergemakkelijkt aan het eind de keuze voor de positieve dan wel negatieve afloop en helpt bij het geven van de terugkoppeling.

6 Zie het kopje ‘Afronding en terugkoppeling spelverloop’

4

Toepassing situaties game op eigen gemeenteTijdens de game kunnen situaties voorkomen die in de eigen gemeente niet voorkomen. Probeer daarom de game zo veel mogelijk op de eigen situatie toe te passen. U kunt bepaalde zaken weglaten of juist toevoegen.

Wanneer deelnemers bijvoorbeeld allerlei oplossingen aandragen die er voor zorgen dat de crisis niet meer van toepassing is, geef dan aan dat het scenario ter illustratie is en er uitgegaan moet worden van een langdurige uitval van stroom en telecom (ook al is dat in de eigen situatie niet realistisch).

U voorkomt hiermee zo veel mogelijk dat de discussie tijdens en na de game gaat over de verschillen in situatie in de game en binnen de eigen gemeente. Licht waar nodig toe dat de game een hulpmiddel is om over de (eigen) situatie te praten.

Rol tweede moderatorIndien gewenst kan het spel door twee moderatoren begeleid worden. De tweede moderator kan u helpen te zorgen dat alles soepel verloopt. Bijvoorbeeld door de sheets op het juiste moment te starten (eventueel de tijd te versnellen en vertragen naar u beider inzicht) en te observeren wat er gebeurt. Op deze manier kunt u als moderator nog meer aandacht besteden aan het begeleiden van de deelnemers. De tweede moderator kan u op basis van de observatie input leveren voor de evaluatie achteraf.

Rol observator(en)De moderator observeert tijdens de game de acties van de deelnemers. Daarnaast kunt u de rol van observator ook bij andere personen neerleggen. Voorwaarde is wel dat die personen niet één van rollen in de game vervullen (maar dus extra zijn).

Vraag de observatoren tijdens het spel een logboek bij te houden, waarin per sheet genoteerd wordt wat zij zien. Tijdens de terugkoppeling van het spel kunt u de observatoren een actieve rol geven, door hen te vragen wat ze genoteerd hebben in het ‘logboek’. Dit zal de betrokkenheid bij de game verhogen.

Afronding en terugkoppeling spelverloopAan het eind van de game kiest u, op basis van het verloop van game, de eindsheet. Als de deelnemers naar uw inzicht de situatie goed onder controle hebben gehouden kiest u voor de sheet met positieve publiciteit. Als de deelnemers naar uw inzicht de situatie niet goed onder controle hebben gehouden kiest u voor de sheet met negatieve publiciteit.

U heeft ca. 10 minuten voor deze terugkoppeling. Als u werkt met observatoren vraag hen dan om input. U kunt ingaan op vragen zoals:

- Wanneer hadden zij de situatie onder controle en wanneer niet? - Wat had er gedaan kunnen worden om de situatie wel onder controle te krijgen?

NB: deze terugkoppeling gaat alléén over het spelverloop. De evaluatie in het algemeen volgt na afloop van de game.

5

Markeer na de terugkoppeling duidelijk het einde van de game en las een pauze in (al dan niet met een lunch). Na de pauze gaat u verder met de evaluatie, zie Handreiking Evaluatie.

6

Bijlage 1: Rollen deelnemers (incidentteam)

Er zijn tien rollen te verdelen in de game. Verdeel minimaal vijf rollen (zie pag 3 voor welke rollen). Hieronder per rol een beschrijving:

1. AMBTENAAR OPENBARE ORDE EN VEILIGHEIDDe ambtenaar openbare orde en veiligheid houdt zich bezig met veiligheidsvraagstukken, brandweerzorg en crisisbeheersing. In het spel levert de ambtenaar OOV input vanuit zijn/haar expertise om de gevolgen van de stroomstoring en glasvezelkabelbreuk te beheersen, tevens neemt de ambtenaar OOV ook de rol van voorzitter op zich. De ambtenaar OOV heeft aandacht voor de openbare orde en veiligheid van zowel de inwoners van de gemeente als voor de gemeentemedewerkers. Als voorzitter bewaak je de uitvoering van de taken en opdrachten van de groep en structureer je het overleg. 2. TEAMLEIDER KLANTCONTACT CENTRUMVia het Klantcontact Centrum komen de verzoeken en aanvragen binnen van de inwoners van de gemeente. Het KCC is als gevolg van de stroomuitval en glasvezelkabelbreuk gesloten. Medewerkers kunnen hun computer niet opstarten en alle benodigde systemen zijn uit de lucht. Vanuit je expertise als teamleider KCC lever je input en inzichten voor wat de gevolgen voor de gemeente en haar inwoners zijn door het uitvallen van de KCC. Daarnaast sta je in nauw contact met de frontofficemedewerkers van de gemeente. Samen met de manager afdeling dienstverlening en bedrijfsvoering houden jullie continue in de gaten wat de ontwikkelingen zijn en wat de gevolgen zijn voor de dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente.

3. MANAGER AFDELING DIENSTVERLENING EN BEDRIJFSVOERINGAls manager afdeling Dienstverlening en Bedrijfsvoering ben je goed op de hoogte van het reilen en zeilen van de gemeente. Door je positie weet je wat de gevolgen zijn van de stroomstoring en glasvezelkabelbreuk voor de bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente (zowel intern als extern). In het spel lever je input vanuit je expertise. Samen met de teamleider KCC houden jullie continue in de gaten wat de ontwikkelingen zijn en wat de gevolgen zijn voor de dienstverlening en bedrijfsvoering.

4. BELEIDSREGISSEUR BESTUURSZAKEN /BESTUURSADVISEURDe bestuursadviseur houdt rekening met de politieke gevoeligheden binnen de gemeente. Vanavond is er een raadsvergadering gepland waarin de positie van één van de wethouders ter discussie staat. De oppositie partijen maken zich op voor een pittig debat en de recente explosie gooit extra olie op het vuur. De bestuursadviseur is daarom betrokken bij het incidentteam om de raadsvergadering in licht van de recente ontwikkelingen voor te bereiden. Daarnaast werkt de bestuursadviseur nauw samen met de communicatiemedewerker om de communicatie in goede banen te leiden.

5. COMMUNICATIEMEDEWERKER Alle gebeurtenissen rondom de explosie, stroomstoring en glasvezelkabelbreuk zorgen voor onrust onder de inwoners. Als communicatiemedewerker ben je verantwoordelijk voor een communicatiestrategie en schrijf je met input van het incidententeam pers- en social media berichten. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur vanwege het explosieve politiek klimaat. Daarnaast ondersteun je de voorzitter van het incidententeam als notulist.

6. BELEIDSMEDEWERKER CIVIELE TECHNIEKDe beleidsmedewerker civiele techniek is op de hoogte van de inrichting van de waterwerken, riolering, leidingen en kabels van de gemeente. Via de crisisorganisatie en netwerkbeheerder komt er allerlei informatie binnen over de oorzaken van de explosie en

7

de gevolgen daarvan. Aan de rest van het team leg je uit wat dit betekent en maak je een inschatting van de duur. Ook benoem je de storingen als gevolg van de stroomstoring en denk je na welke acties er genomen dient te worden om deze storingen te verhelpen. Op basis van jouw input kan het incidentteam bepalen wat er dient te gebeuren. Samen met de beleidsmedewerker infrastructuur en milieu duiden jullie de situatie in het rampgebied en denken jullie na over welke acties er genomen dient te worden nadat de rust weer wedergekeerd is.

7. BELEIDSMEDEWERKER INFRASTRUCTUUR EN MILIEUVanwege de wegverzakking neemt de beleidsmedewerker infrastructuur en milieu ook plaats in het incidentteam. Via de crisisorganisatie, netwerkbeheerder en hulpdiensten komt er allerlei informatie binnen over de oorzaken van de explosie en de gevolgen daarvan. Aan de rest van het team leg je uit wat dit betekent en maak je een inschatting van de duur. Op basis van deze informatie en jouw input kan het incidentteam bepalen wat er dient te gebeuren. Samen met de beleidsmedewerker civiele techniek duiden jullie de situatie in het rampgebied en denken jullie na over welke acties er genomen dient te worden nadat de rust weer wedergekeerd is.

8. INFORMATIEMANAGERAls informatiemanager ben je op de hoogte van de ICT processen binnen de gemeente. Samen met de (beleids)medewerker ICT en informatiemanager vormen jullie het digitale brein van het incidententeam. Jullie weten het incidentteam goed te informeren over de technologische mogelijkheden en onmogelijkheden en weten daarom technische duiding te geven. De informatiemanager is in staat om technische informatie te vertalen naar begrijpelijke taal voor de rest van het incidentteam. Als ICT- team moeten jullie ook nadenken over welke acties er nodig zijn als de elektriciteit en glasvezelkabel weer hersteld zijn, dan begint voor jullie het grote werk. Het is daarom belangrijk dat jullie de rest van het incidentteam ook meenemen in jullie zienswijze zodat jullie voortvarend aan het werk kunnen.

9. (BELEIDS)MEDEWERKER ICTAls beleidsmedewerker heb je tactische kennis over de inrichting van het gemeentenetwerk de informatiesystemen en het beheer daarvan. Samen met de systeembeheerder en informatiemanager vormen jullie het digitale brein van het incidententeam. Jullie weten het incidentteam goed te informeren over de technologische mogelijkheden en onmogelijkheden en weten daarom technische duiding te geven. Vanuit jouw expertise lever je input aan het incidentteam.

10. SYSTEEMBEHEERDERAls systeembeheerder heb je operationele kennis over het gemeentenetwerk en informatiesystemen. Samen met de (beleids)medewerker ICT en informatiemanager vormen jullie het digitale brein van het incidententeam. Jullie weten het incidentteam goed te informeren over de technologische mogelijkheden en onmogelijkheden en weten daarom technische duiding te geven. Je hebt kennis over back up systemen, weet hoe het netwerk en alle systemen weer opgestart kunnen worden en wat daarbij komt kijken. Het opstarten van het gemeentenetwerk en informatiesystemen is cruciaal om alle interne processen weer te hervatten. Het is daarom belangrijk dat jullie de rest van het incidentteam ook meenemen in jullie zienswijze zodat jullie voortvarend aan het werk kunnen.

8

Bijlage 2: Scenariobeschrijving

Hieronder is het scenario van de game beschreven. U kunt deze gebruiken ter voorbereiding op het modereren van de game (zodat u weet wat er gaat gebeuren).

Inleiding: donderdagochtend Op de openbare weg buiten de bebouwde kom van de gemeente De Natte Meren

vindt een ongeluk plaats waarbij één persoon met z’n auto in de berm belandt. De persoon weet de hulpdiensten te bereiken en spreekt over een plotselinge wegverzakking.

Onderweg naar het ongeluk zien de hulpdiensten een grote explosie op de plaats van bestemming. De brandweer is snel ter plaatse.

De explosie is gehoord in de wijde omgeving. Op (social) media verschijnen de eerste beelden van een grote brand en rookontwikkeling.

Ondertussen arriveren de mensen op het gemeentekantoor. Medewerkers kunnen hun computer niet opstarten en de koffieautomaat doet het ook niet. Medewerkers proberen de ICT afdeling te bellen om melding te maken van de problemen, echter de vaste telefoonlijn doet het ook niet meer.

Het blijft gissen wat betreft de oorzaak van de explosie. Enkele gemeente-medewerkers zien op hun smartphone dat op een veel gelezen blog wordt gesproken over een doelbewuste actie gericht op de gemeente: een oud medewerker wordt verdacht omdat deze een langlopende openbare vete heeft met één van de wethouders van de gemeente. Ook laat een lokale actiegroep van zich horen: de explosie is volgens hen een reactie op recent goedgekeurde bouwactiviteiten in een geliefd park. Dezelfde wethouder wordt al wekenlang in de zaak omtrent het park genoemd. Hij zou zich hebben laten omkopen door de projectontwikkelaar. In verband met de geruchtenstroom is een speciale raadsvergadering over de rol van de wethouder in de avond belegd.

Donderdagochtend 9.45: De gemeentesecretaris brengt de gemeentemedewerkers bijeen in een incidentteam interne processen:

o Wat is er gebeurd? Kan het team een samenvatting maken van de situatie?

Injects inleiding: Buiten het gemeentehuis staat een tijdelijke huuraggregaat. De servers zijn hier

op aangesloten en de bestuursvleugel. Doordat het aggregaat al weken onbeveiligd buiten staat is het niemand opgevallen dat de diesel uit het apparaat is weggenomen. De noodcommunicatievoorziening op de kamer van de burgemeester werkt ook niet. Er kan geen verbinding worden gemaakt met het netwerk

9

De gemeentesecretaris vraagt de gemeentemedewerkers om de geraakte gemeentelijke processen in kaart te brengen en aan te geven wat de verstoring van deze interne processen betekent voor de verschillende teams en afdelingen van de gemeente?

Injects inleiding: Vitaal proces: ruimtelijke ordening: (raadplegen) tekeningen

infrastructuur, waaronder ICT en riolering): Een lid van het externe crisisteam neemt contact op met het incidentteam interne processen: “De brandweer denkt dat naast een gesprongen gasleiding, ook een elektriciteitskabel en een glasvezelkabel als gevolg van de wegverzakking zijn geknapt. Het zou kunnen dat een verouderde of doorboorde riolering de boosdoener van de wegverzakking is en dat er nog altijd teveel druk op de riolering staat. Voor onze en jullie veiligheid hebben we meer informatie nodig over de plaatselijke infrastructuur bij de wegverzakking. Waar ligt de riolering en waar liggen de gasleidingen? Kunnen jullie de meest recente documenten tevoorschijn halen?” De gemeentemedewerkers hebben echter geen toegang tot de gevraagde digitale documenten

De meest recente tekeningen liggen op een externe locatie buiten het gemeentehuis opgeslagen.

De gemeentesecretaris vraagt of er alternatieve manieren zijn om toegang tot de documenten te krijgen?

Fase 1: donderdagmiddagDonderdag 13.30: De gemeentesecretaris heeft met de burgemeester gesproken en heeft de volgende boodschap voor het incidentteam:

o Wat zijn de drie belangrijkste stappen die we kunnen zetten om de verstoring van de interne processen zo snel mogelijk weer onder controle te krijgen?

Injects Fase 1: donderdagmiddag De netbeheerders zijn hard aan het werk om de stroomstoring en

glasvezelkabelbreuk te herstellen. Aan het begin van de middag heeft de netbeheerder noodaggregaten geplaatst. De lampen springen aan en de koffieautomaat maakt veelbelovende geluiden. De ICT-afdeling van de gemeente probeert het gemeentenetwerk weer op te starten. Vanwege de glasvezelkabelbreuk moeten zij op zoek naar een alternatief.

De vreugde blijkt van korte duur, na 15 minuten valt de elektriciteit weer uit. Door verkeerde configuratie instellingen is er een kettingreactie ontstaan waardoor noodaggregaten niet langer werken.

Lokale media verzamelen zich bij het gemeentehuis. De burgemeester wordt gevraagd om tekst en uitleg te geven over de explosie en de gevolgen. Ook de rol van de wethouder wordt bevraagd. Over dit laatste geeft de burgemeester aan na afloop van de raadsvergadering met een verklaring te komen.

Vitaal proces: KCC (Klantcontact Centrum)/ Gemeentelijke basisadministratie: Een man meldt zich bij het KCC omdat hij van mening is dat hij onterecht op zijn uitkering is gekort. Hij heeft geen stroom, geen tv en geen geld en houdt de gemeente verantwoordelijk. Hij wordt gesommeerd te vertrekken, maar de automatische toegangsdeuren van het gemeentehuis blijven open staan als gevolg van de stroomstoring. Het baliepersoneel voelt zich bedreigd. De medewerkers geloven niet dat de gemeente voor hun veiligheid kan zorgen.

10

De gemeensecretaris vraagt:- Hoe gaan wij bezorgde burgers te woord staan?- Hoe garanderen wij de veiligheid van het baliepersoneel?

Injects Fase 1 vervolg De noodstroom is weer hersteld en het gemeentehuis heeft stroom (dit geldt niet

voor de rest van de gemeente). Het overgrote deel van de ICT afdeling is ondertussen naar huis gegaan. Het herstellen en opstarten van het gemeentenetwerk kan daarom niet gelijk van start. De ICT afdeling zal pas over een uur terugkomen. De ICT afdeling zal het incidentteam interne processen informeren als het netwerk weer functioneel is.

Vitaal proces: Bestuurlijke besluitvorming: Als gevolg van de stroomstoring en de defecte glasvezelkabel hebben medewerkers geen toegang tot agenda’s, nota’s, beleidsstukken, memo’s etc. Het dossier omtrent de ontevreden oud-medewerker en de controversiële bouwbeslissing ten behoeve van de raadsvergadering in de avond kan niet worden geraadpleegd.

Vitaal proces: Bestuurssecretariaat/papierloos vergaderen van de raad: Ook de vergaderstukken zijn niet beschikbaar. Daarbij zijn de tablets en laptops van de raadsleden niet langer functioneel. Het opstarten van een back up systeem duurt te lang. De eerste politici uiten hun onvrede via traditionele - en sociale media. Zij verwijten het probleem aan de bezuinigingsdrift van de gemeente.

Gemeentesecretaris vraagt het incidentteam wat er gedaan moet worden om de stukken te kunnen raadplegen.

Fase 2: donderdagavondInjects Fase 2: donderdagavond

Raadsvergadering wordt gecanceld, uitgerekend op een avond waarop de wethouder (en de burgemeester) ter verantwoording wordt geroepen. De grootste oppositie partij spreekt er schande van en legt dit in de media uit als doelbewuste belemmering van de democratie en als uitstel van executie voor de wethouder (en de burgemeester).

Burgemeester en gemeentesecretaris vragen om een persbericht richting media om tekst en uitleg te geven over het cancelen van de raadsvergadering. Ook vragen zij om een interne communicatielijn om overige gemeentemedewerkers van de situatie ter plaatse op de hoogte te brengen.

Injects Fase 2: vervolg Het ICT-team is inmiddels weer compleet en werkt hard aan het opstarten en

herstellen van het netwerk. Helaas stuit het ICT-team op verschillende problemen:o Glasvezelkabel is nog steeds niet hersteld. Het team werkt daarom

noodgedwongen op een 4g-netwerk. o Zij krijgen een deel van de systemen niet opgestart door verschillende

bugs die getriggerd zijn door de stroomuitval. Tot overmaat van ramp blijkt de noodaggregaat te haperen. Gedurende avond en

nacht hapert de noodstroomvoorziening. Dit bemoeilijkt de werkzaamheden van het ICT-team.

Burgemeester en gemeentesecretaris vragen om een actieplan voor de volgende dag op te stellen en een strategie te vormen voor de komende 24 uur. Deze strategie geldt voor het geval de stroomstoring en de glasvezelstoring niet snel wordt opgelost.

Fase 3: vrijdagochtend

11

Injects Fase 3: vrijdagochtend De netbeheerder heeft de hele nacht doorgewerkt om alles te herstellen. In de

loop van de ochtend wordt de elektriciteit en de glasvezelkabel hersteld. Gemeentesecretaris vraagt welke drie acties er op korte termijn genomen moeten worden om de gemeentelijke processen weer te herstellen.

1 week later: 2 mogelijke krantenkoppen om game af te sluiten:o “Pluim voor gemeente X. Burgemeester hield hoofd koel in 24 helse uren” o “HOE KON DIT GEBEUREN: Roep om aftreden burgemeester en diepgravend

onderzoek n.a.v. crisis”

Heeft u nog vragen of suggesties naar aanleiding van deze handreiking of over de game, neem dan gerust contact met ons op:

Informatiebeveiligingsdienst voor gemeentenCERT: 070 373 80 11 (9:00 – 17:00 ma t/m vr)bijeenkomsten@IBDGemeenten.nl

Kijk ook eens op https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/overzicht-bewustwordingscampagnes/ voor andere games en campagnes die bijdragen

aan het verhogen van de bewustwording.

12