Van kartonnen dozen tot USB-stick

Archiveren, een zaak van iedereen

Jürgen Vanhoutte,

Provincie Vlaams-Brabant

Inleidende beschouwingen

• Nut van archiveren (voor onderwijsinstellingen)• Archiveren: waarover gaat het (niet)?• Archiefdocumenten vs. documentatie

• Waarde en levensloop van archiefdocumenten

Nut van archiveren• Bezigheidstherapie of absolute noodzaak?

“Archiveren staat gelijk aan begraven; dat is zo ongeveer het beeld dat veel mensen bij het lezen van dit woord zullen hebben. Je archiveert een document als je het niet meer nodig hebt, maar het vaak om onduidelijke redenen toch niet wilt weggooien. Een archief is zo vooral een verzameling van paperassen die eigenlijk overbodig zijn.”

• Wie archiveert, die vindt timemanagement• Niet àlles moet worden bijgehouden– Archiveren is ook wegwerken overbodig materiaal– Wettelijke richtlijnen selectielijsten– Archiefdocumenten vs. documentatie

Archiveren: waarover gaat het (niet)?

• Archiefdocumenten = procesgebonden documenten werkprocessen binnen onderwijsinstelling

• Of document archiefdocument is staat los van:– Datum: palmares van jaren ‘50 of e-mail van gisteren– Vorm: handgeschreven, gedrukt, digitaal enz.– Drager: papier, perkament, CD-ROM, USB-stick enz.

• Documentatie: niet binnen werking van school tot stand gekomen of specifiek voor onderwijsinstelling bedoeld

Waarde van archiefdocumenten

• Primaire waarden– Administratieve waarde– Verantwoordingswaarde– Bewijswaarde

• Secundaire waarden– Informatieve waarde– Emotionele waarde– Historische waarde

Dynamisch

Semi-dynamisch

Statisch

Levensloop archiefdocumenten

Bureau/secretariaatDynamisch

Archiefruimtesemidynamisch

Archiefdienststatisch

Archief wordt gevormd,geordend en opgeborgenin het klassement of in demappenstructuur

Dossiers hebben nogadministratieve waardemaar worden niet meeractief gebruikt

Einde administratief nut: wat bewarenwat vernietigen?

Ter beschikking stellen voor weten-schappelijk onderzoek

Dynamisch klassementDocumentbeheer

ArchiefklassementArchiefbeheer

Selectie en vernietiging

Archiveren = permanente opdracht

• School blijft documenten produceren• Binnen eigen onderwijsinstelling richtlijnen

uitwerken en consequent navolgen• Van archiveren beleidsoptie maken