Uitnodiging tot inschrijving - European...

EUROPESE COMMISSIE BUREAU INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK

LUXEMBURG Eenheid OiL.6 - Financien - Inkoop - Verslaglegging

Luxemburg, 21/03/2012 OIL.06.002 - DK/cz ARES (2012) 324549

Uitnodiging tot inschrijving

Betreft: Aanbesteding 22/2011/OIL

Terbeschikkingstelling van schoon- en droogloopmatten

Geachte mevrouw, geachte heer,

1. Hierbij deel ik u mee dat de aanbestedingsstukken voor bovengenoemde opdracht

beschikbaar zijn op: http://ec.europa.eu/oil/appels en.htm

2. Als u belangstelling hebt voor deze opdracht, kunt u een inschrijving indienen in drievoud

(het origineel dat duidelijk als zodanig is aangegeven en twee kopieën) in een van de

officiële talen van de Europese Unie. Bij de inschrijving moet u tevens een cd-rom of een

USB-stick voegen met uw prijsopgave, naar behoren ingevuld in een Excel-file of

soortgelijk spreadsheet, Indien de papieren en de elektronische versie verschillen, heeft de

papieren versie voorrang.

3. Inschrijving is naar keuze van de inschrijvers mogelijk:

- per post of per koerierdienst, uiterlijk verzonden op 27 april 2012 (waarbij het

stempel van de post of van de koerierdienst als bewijs van afgifte geldt), op het

volgende adres:

COMMISSION EUROPEENNE

Unité OIL.06 - Finances, achats et reporting

Secteur Contrats et Appels d'offres

Bureau JMO-A1/029

2920 Luxembourg

LUXEMBURG

- hetzij door afgifte, uiterlijk op 27 april 2012 om 16.00 uur, op het volgende adres:

COMMISSION EUROPEENNE

Unité OIL.06 - Finances, achats et reporting

Secteur Contrats et Appels d'offres

Bureau JMO-A1/029

Bâtiment Jean MONNET - Entrée principale

rue Albert Wehrer

2920 Luxembourg

__ LUXEMBURG t - - - " ' . : - - . ' * ^ и Й ; ' н * ч ^ . ; . . . < - — V'; i'

■■-;. į _.,-_-- ** ■ÄäíftJ**'*^ ;" \ί-'-lj liiiM1' :■; -•'-;"=í---.

íMÍt geval woÄaľnewijs vad afgifte Hføh de inschrijving een gedateerd ontvangstbewijs verstrekt dat ondertekend moet zijn door een personeelslid van de bovengenoemde dienst dat de documenten in ontvangst heeft genomen. Deze dienst is open van maandag tot en

Europese Commissie, 2920 Luxembourg, LUXEMBURG. Telefoon +352 43011. Kamer MO A1/033. Tet. doorkiesnummer +352 4301-32458. Fax +352 4301-32109. E-mail: oii-apnels-oīīres(5ļec.europa.eu

http://ec.europa.eu/oil/appels

met vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur en is gesloten op zaterdag en zondag en op feestdagen van de Commissie.

4. De inschrijving moet in een dubbele envelop worden ingediend. Op beide enveloppen moet behalve de naam van de aanbestedende dienst de volgende tekst worden aangebracht: "Appel d'offres n0 22/2011/OIL - à ne pas ouvrir par le service du courrier". Zelfklevende enveloppen moeten worden gesloten met plakband, waarover de handtekening van de afzender wordt geplaatst.

5. Het aanbestedingsdossier bestaat uit de volgende documenten:

• deze uitnodiging tot inschrijving; • het bestek waarin de gegevens over de gunning van de opdracht en alle in te vullen en

in te dienen documenten zijn omschreven; • het ontwerpcontract met de bijlagen, waarin alle specificaties van de uitvoering van de

opdracht zijn vermeld. Al deze documenten vormen een integrerend onderdeel van de aanbesteding.

6. Elke inschrijving moet:

• door de inschrijver of zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger zijn ondertekend;

• duidelijk leesbaar zijn, om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten.

7. Gestanddoemngstermijn gedurende welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn inschrijving moet handhaven: zes maanden vanaf de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen.

8. Indiening van een inschrijving impliceert dat de inschrijver instemt met de voorwaarden van dit aanbestedingsdossier en dat hij in voorkomend geval afziet van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. Als de opdracht aan hem wordt gegund, is de inschrijver tijdens de uitvoering van het contract aan zijn inschrijving gebonden.

9. Tijdens de hele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers verboden, behalve in uitzonderlijke gevallen en alleen onder de volgende voorwaarden: ~ Vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen

* Op verzoek van de inschrijvers kan de aanbestedende dienst aanvullende inlichtingen verstrekken die enkel tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken.

Een verzoek om aanvullende inlichtingen moet, uitsluitend schriftelijk, aan het in punt3 vermelde adres worden gericht, dan wel per fax naar nummer +352 4301-32109 of per e-mail naar [email protected] worden gestuurd.

Op verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan vijf werkdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen worden ontvangen, wordt niet geantwoord.

* De Commissie kan op eigen initiatief de betrokkenen op de hoogte brengen van eventuele fouten, onduidelijkheden, weglatingen of materiële tekortkomingen in de aanbestedingsstukken.

Bíz. 2/4

mailto:[email protected]

* In voorkomend geval worden de aanvullende inlichtingen en de bovenvermelde informatie bekendgemaakt op de volgende website: http://ec,europa.eu/oil/appels en.htm

™ Na de opening van de inschrijvingen * Indien een inschrijving moet worden verduidelijkt of indien kennelijke

schrijffouten in de tekst van de inschrijving moeten worden verbeterd, mag de aanbestedende dienst contact opnemen met de inschrijver, wat echter niet tot een wijziging van de inschrijvingsvoorwaarden mag leiden.

10. Er is een verplichte aanwijzing ter plaatse gepland (zie punt 1.5 van het bestek).

11. Deze uitnodiging tot inschrijving houdt voor de Commissie geen enkele verbintenis in. Een verbintenis gaat pas in bij de ondertekening van het contract met de begunstigde.

12. Tot de ondertekening van het contract kan de aanbestedende dienst van de opdracht afzien of de aanbestedingsprocedure annuleren, zonder dat de inschrijvers aanspraak kunnen maken op schadeloosstelling. In dat geval moet dit besluit worden gemotiveerd en aan de inschrijvers worden meegedeeld.

13. Zodra de Commissie de inschrijving heeft geopend, wordt het document haar eigendom en wordt het vertrouwelijk behandeld.

14. U wordt in kennis gesteld van het gevolg dat aan uw inschrijving is gegeven.

15. Indien u in het kader van uw inschrijving prestaties uitbesteedt, raden wij u aan in het contract met de subcontractanten bemiddeling als methode voor beslechting van geschillen op te nemen.

16. Indien voor de follow-up van uw antwoord op de uitnodiging tot inschrijving persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) moeten worden geregistreerd en verwerkt, zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn uw antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk ter beoordeling van uw inschrijving overeenkomstig de specificaties van de uitnodiging tot inschrijving en worden ze uitsluitend voor dat doel door eenheid OIL.06 verwerkt. Voor nadere bijzonderheden betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u de privacyverklaring raadplegen op:

http^/ec.einOpa.eu/dataprotectionofficer/pi'ivacvstatement publicprocurement en.pdf

17. Uw persoonsgegevens kunnen door de rekenpHchtige van de Commissie in het vroegtijdig waarschuwingssysteem (EWS), dan wel in zowel het EWS als de centrale gegevensbank van uitsluitingen (CED) worden geregistreerd, indien u in een van de situaties verkeert als genoemd in: - Besluit 2008/969/EG, Euratom van de Commissie van 16 december 2008 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: http://ec.euiOpa.eu/buduet/contracts grants/info contracts/legal entities/legal entities en. çfm), of

B!z. 3/4

http://ec,europa.eu/oil/appels

http://ec.euiOpa.eu/buduet/contracts

- Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van de Commissie van 17 december 2008 over de centrale gegevensbank van uitsluitingen (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect en.cfmffBDCE).

Hoogachtend,

Benoît Morisset Hoofd van de eenheid

Blz. 4/4

http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect

Blz. 1/23

EUROPESE COMMISSIE BUREAU INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK LUXEMBURG Eenheid OIL.06 – Financiën – Inkoop – Verslaglegging Sectie Contracten en aanbestedingen

Bestek

Aanbesteding 22/2011/OIL Openbare procedure

Terbeschikkingstelling en onderhoud van schoon- en droogloopmatten

Inhoudsopgave Deel I - Algemene inlichtingen over de aanbesteding................................................................2 I.1. Inleiding ............................................................................................................................2 I.2. Bekendmaking ..................................................................................................................2 I.3. Voorwerp en kader van de opdracht .................................................................................2 I.4. Verzekeringspolis..............................................................................................................3 I.5. Verplichte aanwijzing ter plaatse ......................................................................................3 I.6. Opening van de inschrijvingen .........................................................................................3 I.7. Voorschriften – toepasselijke wetgeving – bevoegde rechtbank ......................................4 I.8. Rechtsvorm van de inschrijvers ........................................................................................5 I.9. Voor de indiening van een inschrijving in te vullen of in te dienen documenten.............5 I.10. Verloop van de procedure .................................................................................................6 Deel II - Door de inschrijver in te vullen of in te dienen documenten.......................................6 II.1. Documenten betreffende de identificatie van de inschrijver.............................................6 II.2. Juridische entiteit en financiële-identificatiegegevens......................................................7 II.3. Documenten betreffende de gevallen van uitsluiting en de afwezigheid van

belangenconflicten ............................................................................................................8 II.4. Documenten met betrekking tot de ondertekening van de inschrijving............................8 II.5. Documenten betreffende de selectiecriteria ......................................................................8

II.5.a. Beroepsbekwaamheid .....................................................................................................8 II.5.b. Economische en financiële draagkracht .........................................................................9 II.5.c. Technische bekwaamheid.............................................................................................10

II.6. Documenten betreffende de gunningscriteria .................................................................12 Deel III - BIJLAGEN ....................................................................................................................13 Bijlage 1 - Formulier voor identificatie van de inschrijver................................................................13 Bijlage 2 - Formulier Juridische entiteit ............................................................................................16 Bijlage 3 - Formulier Financiële-identificatiegegevens.....................................................................17 Bijlage 4 - Formulier inzake uitsluitingscriteria ................................................................................18 Bijlage 5 - Formulieren betreffende ondertekening van de inschrijving ...........................................20 Bijlage 5.1. Modelformulier betreffende ondertekening door de zelfstandige onderneming of de

eerste gemachtigde ..........................................................................................................20 Bijlage 5.2. Modelformulier betreffende ondertekening door de medecontractant ...........................21 Bijlage 5.3. Modelformulier betreffende ondertekening door de subcontractant ..............................22 Bijlage 6 - Technisch inschrijvingsformulier.....................................................................................23

Aanbesteding 22/2011/OIL Bestek

Blz. 2/23

Deel I - Algemene inlichtingen over de aanbesteding I.1. INLEIDING Het Bureau infrastructuur en logistiek - Luxemburg (OIL) heeft de verantwoordelijkheid om voor alle diensten van de Commissie in Luxemburg te zorgen voor:

huisvesting van de personeelsleden: • door het aanschaffen, huren en beheren van de roerende en onroerende goederen; • door het organiseren van verhuizingen en het beheer van de ruimten;

terbeschikkingstelling en beheer van de sociale infrastructuur: • Centre Polyvalent de l'Enfance: naschoolse opvang en huiswerk- en vrijetijdsklassen; • restaurants, zelfbedieningsrestaurants; • sportcentrum; • dienstverlening (banken, boekhandel, postkantoor enz.)

logistiek: • vervoer van personeel en apparatuur; • ontvangst, verzending en interne verspreiding van documenten; • organisatie van conferenties; • reprografie; • kantoorbenodigdheden;

naleving van de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften in de gebouwen. Het OIL verleent zijn diensten tevens aan andere instellingen en organen van de Europese Unie die zich voornamelijk in Luxemburg bevinden.

I.2. BEKENDMAKING Aankondiging van een opdracht gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie van (datum), met referentie 2012/S 56-090537. I.3. VOORWERP EN KADER VAN DE OPDRACHT De opdracht betreft het verlenen van diensten betreffende de terbeschikkingstelling en het onderhoud van schoon- en droogloopmatten. Deze prestaties worden verricht in een deel van de gebouwen die vallen onder de verantwoordelijkheid van het Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL) en het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (OP) in het Groothertogdom Luxemburg. De opdracht wordt gegund door de sluiting van een dienstencontract. Het contract wordt naar verwachting in de loop van het tweede kwartaal van 2012 ondertekend. De uitvoering van de prestaties begint op 1 juli 2012 en duurt maximaal zes jaar, d.w.z. tot en met 30 juni 2018. De aanvankelijke duur van de prestaties bedraagt 6 (zes) maanden, d.w.z. tot en met 31 december 2012. Daarna wordt de duur 5 (vijf) keer stilzwijgend verlengd met telkens één jaar, vervolgens een zesde keer voor 6 (zes) maanden tot en met uiterlijk 30 juni 2018, tenzij een van de partijen het contract per aangetekende brief 9 (negen) maanden vóór het verstrijken van de lopende contractperiode opzegt. Tijdens de periode van drie jaar volgende op de sluiting van het oorspronkelijke contract kan de Commissie gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging


Blz. 3/23

van een opdracht om nieuwe diensten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten, aan de begunstigde van deze opdracht toe te vertrouwen. De aanbesteding bestaat uit één enkel perceel. Indiening van een inschrijving impliceert dat de inschrijver afziet van zijn eigen handelsvoorwaarden.

I.4. VERZEKERINGSPOLIS De contractant is tegenover de Commissie en derden aansprakelijk voor elk verlies dat of elke schade of ongeval van zijn personeel of van derden die of dat direct of indirect uit de gebrekkige uitvoering van de onder dit contract vallende prestaties voortvloeit. Deze wettelijke en beroepsaansprakelijkheid moet worden gedekt door een door de contractant afgesloten, aan zijn activiteit aangepaste verzekering.

I.5. VERPLICHTE AANWIJZING TER PLAATSE

Voor eventuele inschrijvers is aanwezigheid bij de aanwijzing ter plaatse verplicht. De aanwijzing vindt plaats op woensdag 11 april 2012 om 9.30 uur (afspraak bij de hoofdingang van het Jean Monnetgebouw, rue Albert Wehrer, Plateau du Kirchberg, Luxemburg). De aanwijzing duurt mogelijk de hele dag. De Commissie behoudt zich het recht voor om voor de aanwijzing extra dagen in te lassen, indien zij dit nodig acht. De inschrijver kan slechts bij één van deze aanwijzingen aanwezig zijn. Indien een beroep wordt gedaan op medecontractanten of subcontractanten, moet de hoofdinschrijver verplicht een van de aanwijzingen ter plaatse bijwonen, eventueel begeleid door een vertegenwoordiger van zijn medecontractanten of subcontractanten. Geïnteresseerde economische subjecten moeten zich vóór 10 april 2012 om 12.00 uur schriftelijk aanmelden op het e-mailadres [email protected] of op faxnummer +352 4301-32109. Aan de deelnemers wordt na de aanwijzing ter plaatse een bewijs van aanwezigheid uitgereikt, dat de inschrijver bij de inschrijving moet voegen.

I.6. OPENING VAN DE INSCHRIJVINGEN Personen die aanwezig willen zijn bij de opening van de inschrijvingen, die op donderdag 3 mei 2012 om 15.00 uur in het Jean Monnetgebouw, rue Albert Wehrer in Luxemburg (zaal B1/050A) plaatsvindt, moeten zich uiterlijk op 27 april 2012 om 16.00 uur schriftelijk melden (op faxnummer +352 4301-32109 of op het e-mailadres [email protected]) en aantonen dat zij door de inschrijver gemachtigd zijn. Als de inschrijver de opening van de inschrijvingen wil bijwonen zonder dat hij zich van tevoren heeft aangemeld, kan de Commissie hem om organisatorische redenen de toegang tot de zaal ontzeggen. Per inschrijver mag één persoon bij de opening aanwezig zijn.


Blz. 4/23

I.7. VOORSCHRIFTEN – TOEPASSELIJKE WETGEVING – BEVOEGDE RECHTBANK Op deze aanbesteding zijn de voorschriften inzake de gunning van overheidsopdrachten van toepassing, namelijk in hoofdzaak:

Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (gepubliceerd in PB L 248 van 16.9.2002), gewijzigd bij:

o Verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van de Raad van 13 december 2006 (gepubliceerd in PB L 390 van 30.12.2006),

o Verordening (EG, Euratom) nr. 1525/2007 van de Raad van 17 december 2007 (gepubliceerd in PB L 343 van 27.12.2007),

o Verordening (EU, Euratom) nr. 1081/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 24 november 2010 (gepubliceerd in PB L 311 van 26.11.2010),

• hierna "het Financieel Reglement" genoemd;

Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (gepubliceerd in PB L 357 van 31.12.2002), gewijzigd bij:

o Verordening (EG, Euratom) nr. 1261/2005 van de Commissie van 20 juli 2005 (gepubliceerd in PB L 201 van 2.8.2005),

o Verordening (EG, Euratom) nr. 1248/2006 van de Commissie van 7 augustus 2006 (gepubliceerd in PB L 227 van 19.8.2006),

o Verordening (EG, Euratom) nr. 478/2007 van de Commissie van 23 april 2007 (gepubliceerd in PB L 111 van 28.4.2007),

• hierna "de uitvoeringsvoorschriften" genoemd.

Deze teksten kunnen worden geraadpleegd op de EUR-Lex-website http://eur-lex.europa.eu Het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften ervan zijn ook beschikbaar op http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#rf_modex Geschillen waarvoor geen minnelijke schikking kan worden getroffen, worden voorgelegd aan het Gerecht van eerste aanleg van het Hof van Justitie van de Europese Unie te Luxemburg. De begunstigde van de opdracht moet op het tijdstip van de ondertekening van het contract aan de geldende regelgeving voldoen.


Blz. 5/23

I.8. RECHTSVORM VAN DE INSCHRIJVERS Natuurlijke personen, ondernemingen (rechtspersonen) en publiekrechtelijke organen mogen een inschrijving indienen.

Verklarende woordenlijst: Het begrip "inschrijver" wordt als volgt gedefinieerd: geval a): één enkel economisch subject (zelfstandige inschrijver) die inschrijft zonder

medecontractanten of opgave van subcontractanten; geval b): één enkel economisch subject (zelfstandige inschrijver) die inschrijft met opgave van

één of meer subcontractanten; geval c): een combinatie, een consortium of een tijdelijke vereniging (hierna "combinatie"

genoemd) bestaande uit een economisch subject (eerste gemachtigde genoemd) die gezamenlijk met een of meer economische subjecten (medecontractanten genoemd) inschrijft en een beroep kan doen op een of meer opgegeven subcontractanten.

Een subcontractant moet worden opgegeven voor zover de geraamde kosten van zijn prestaties meer dan 10% van het bedrag van de opdracht vertegenwoordigen. Onder deze drempel is opgave facultatief. In geval c) moet de combinatie een eerste gemachtigde aanwijzen die als enige gesprekspartner en vertegenwoordiger tegenover de Commissie optreedt. De combinatie moet zich hoofdelijk en gezamenlijk aansprakelijk verklaren (zie II.4). De eerste gemachtigde en de medecontractanten, die juridisch verantwoordelijk zijn voor de combinatie, worden "leden van de combinatie" genoemd. De subcontractanten worden niet als leden van de combinatie beschouwd. Het is een inschrijver die alleen of als lid van een combinatie een inschrijving indient, niet toegestaan anderszins, alleen of als lid van een combinatie, een andere inschrijving in te dienen.

I.9. VOOR DE INDIENING VAN EEN INSCHRIJVING IN TE VULLEN OF IN TE DIENEN DOCUMENTEN Om zijn inschrijving in te dienen, moet de inschrijver, evenals elk van zijn medecontractanten, de in de delen II en III van dit bestek gevraagde inlichtingen verstrekken (tenzij in het desbetreffende deel anders bepaald) en tevens alle vereiste bewijsstukken, in dezelfde volgorde genummerd en in een ordner gerangschikt, bijvoegen. Indien een beroep wordt gedaan op subcontractanten moet de zelfstandige inschrijver of de eerste gemachtigde bij de inschrijving de door iedere subcontractant ingevulde documenten van de delen II en III bijvoegen, vergezeld van alle vereiste bewijsstukken. Deze documenten moeten naar behoren en goed leesbaar worden ingevuld, gedateerd en ondertekend, om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten. De ingediende bewijsstukken moeten minstens kopieën zijn van recente officiële documenten (minder dan zes maanden oud) of kopieën van gegevens die beschikbaar zijn op officiële internetsites. Een onvolledige inschrijving kan zonder meer worden afgewezen. Indien een inschrijving echter moet worden verduidelijkt, kan de aanbestedende dienst op eigen initiatief contact opnemen met de inschrijver en hem om verduidelijkingen vragen, die echter niet mogen leiden tot een wijziging van de (financiële of kwalitatieve) voorwaarden van de inschrijving. Anders moet de inschrijving worden afgewezen.


Blz. 6/23

De inschrijver kan zijn dossier aanvullen met alle andere informatie die hij nuttig acht. Varianten zijn niet toegestaan en er wordt geen rekening mee gehouden.

I.10. VERLOOP VAN DE PROCEDURE De beoordelingsprocedure bestaat uit twee fasen:

Fase 1: selectie van de inschrijvers

Tijdens deze fase gaat de aanbestedende dienst op basis van de ingediende documenten na:

• of de inschrijvers, uitgaande van de gevallen van uitsluiting, aan alle eisen op het gebied van goed gedrag en betrouwbaarheid voldoen;

• of zij, op grond van de selectiecriteria en met inachtneming van de voor de opdracht gestelde eisen, geschikt zijn, met andere woorden of hun technische en beroepsbekwaamheid en hun economische en financiële draagkracht aan de eisen voldoen.

Alleen de inschrijvingen van tijdens deze fase geselecteerde inschrijvers worden in de tweede fase beoordeeld.

Fase 2: gunning van de opdracht

Tijdens deze fase beoordeelt de aanbestedende dienst de inschrijvingen van de geselecteerde inschrijvers op basis van de ingediende prijsofferte en beslist hij op grond van de gunningscriteria (zie punt II.6) wie de opdracht mag uitvoeren.

Deel II - Door de inschrijver in te vullen of in te dienen documenten

II.1. DOCUMENTEN BETREFFENDE DE IDENTIFICATIE VAN DE INSCHRIJVER

De inschrijver vult het identificatieformulier in bijlage 1 in. Dit formulier omvat:

• informatie over de hoedanigheid van de inschrijver; • in geval van gunning in het contract op te nemen informatie; • praktische informatie over contactpersonen van de (eerste gemachtigde van de) inschrijver; • in voorkomend geval inlichtingen over de andere in de inschrijving genoemde entiteiten

(met uitzondering van de eerste gemachtigde).

In geval van een combinatie voegt de eerste gemachtigde het organigram van de combinatie / de tijdelijke vereniging / het consortium bij de inschrijving:

waarin de verdeling van de taken van eenieder duidelijk is aangegeven (eerste gemachtigde / medecontractanten / subcontractanten);

waarin de aard van de prestaties en het percentage van de opdracht dat gezamenlijk wordt uitgevoerd, zijn vermeld;

waarin de aard van de prestaties en het percentage van de opdracht dat wordt uitbesteed, zijn vermeld.

Bij de beoordeling van de inschrijving wordt rekening gehouden met alle capaciteiten van de combinatie.


Blz. 7/23

II.2. JURIDISCHE ENTITEIT EN FINANCIËLE-IDENTIFICATIEGEGEVENS De documenten Juridische entiteit en Financiële-identificatiegegevens zijn essentieel om uw gegevens in het boekhoudsysteem van de Commissie te kunnen registreren. Als dit niet correct is gebeurd, kan geen contract worden ondertekend en kunnen geen betalingen in het kader van een contract worden verricht.

Deze inlichtingen betreffen enkel de zelfstandige onderneming of de eerste gemachtigde van de combinatie.

a) Vul het formulier Juridische entiteit in bijlage 2 in.

De inlichtingen in dit document moeten volledig identiek zijn met de gegevens in de officiële documenten (statuten, handelsregister, btw-registratie, identiteitskaart enz.). De inschrijver wordt erop gewezen dat het document in bijlage een model is en dat er een specifiek formulier is voor: - elk type persoon: natuurlijk persoon, particuliere onderneming, publiekrechtelijke rechtspersoon; - elke officiële taal van de Unie, op het volgende adres: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm De inschrijvers die reeds over een door de Commissie als geldig aanvaard wettelijk registratienummer – nummer met tien cijfers dat begint met 6 – beschikken en dit kennen, kunnen dit nummer in bijlage 1 aangeven, in plaats van een formulier Juridische entiteit in te vullen.

b) Vul het formulier Financiële-indentificatiegegevens in bijlage 3 in.

Betalingen in verband met het eventuele contract zullen uitsluitend op de in dit document vermelde bankrekening worden verricht. De daarin vermelde inlichtingen betreffende de inschrijver moeten volledig identiek zijn met de voor de rekeninghouder aan de bank verstrekte gegevens. De inschrijver wordt erop gewezen dat het document in bijlage een model is en dat er in elk van de officiële talen van de Unie een formulier is, dat verkrijgbaar is op het volgende internetadres: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm Inschrijvers die reeds over een of meer door de Commissie als geldig aanvaarde bankrekeningnummers – nummer met tien cijfers dat begint met 000 – beschikken en dit (deze) nummer(s) kennen en in het kader van dit inschrijvingsdossier willen gebruiken, kunnen dit nummer (een van deze nummers) in bijlage 1 aangeven in plaats van een formulier Financiële-identificatiegegevens in te vullen.


Blz. 8/23

II.3. DOCUMENTEN BETREFFENDE DE GEVALLEN VAN UITSLUITING EN DE AFWEZIGHEID VAN BELANGENCONFLICTEN

De inschrijver (zelfstandige inschrijver of eerste gemachtigde) en zijn eventuele medecontractanten verklaren dat zij zich niet in een van de gevallen van uitsluiting of belangenconflict bevinden door de verklaring op erewoord in bijlage 4 in te vullen en te ondertekenen. Subcontractanten van wie de geraamde kosten van de prestaties meer dan 10% van het bedrag van de opdracht vertegenwoordigen, vullen eveneens de hierboven genoemde verklaring in.

II.4. DOCUMENTEN MET BETREKKING TOT DE ONDERTEKENING VAN DE INSCHRIJVING

De inschrijving van de inschrijver wordt ondertekend door middel van het formulier in bijlage 5:

bijlage 5.1 wordt ondertekend door de eerste gemachtigde; bijlage 5.2 wordt ondertekend door iedere medecontractant; bijlage 5.3 wordt ondertekend door iedere subcontractant van wie de geraamde kosten

van de prestaties meer dan 10% van het bedrag van de opdracht vertegenwoordigen. Deze bijlage 5 omvat:

een verklaring waarin de eerste gemachtigde wordt aangewezen die voor de aanbesteding en het eventuele contract als enige gesprekspartner en vertegenwoordiger tegenover de Commissie optreedt. Het gevolg hiervan is dat de betalingen uit hoofde van het eventuele contract uitsluitend op de bankrekening van de eerste gemachtigde zullen worden verricht;

een verklaring waarin wordt erkend dat alle leden van de combinatie jegens de Europese Commissie hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van het contract.

II.5. DOCUMENTEN BETREFFENDE DE SELECTIECRITERIA De zelfstandige inschrijver of de eerste gemachtigde, alsmede zijn medecontractanten, moeten de volgende documenten invullen en bijvoegen om de aanbestedende dienst in de gelegenheid te stellen de economische en financiële draagkracht en de technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijver te beoordelen, rekening houdend met het voorwerp van de opdracht, en zo na te gaan of hij in staat is de opdracht uit te voeren.

Subcontractanten van wie de geraamde kosten van de prestaties meer dan 10% van het bedrag van de opdracht vertegenwoordigen, dienen eveneens de in dit punt II.5 vermelde documenten in.

II.5.a. Beroepsbekwaamheid

a) Oprichtingsakte van de onderneming en/of de statuten met de laatste bijwerking, of uittreksels hiervan, waaruit duidelijk de precieze benaming, het doel, het maatschappelijk kapitaal en de tekenbevoegdheden van de onderneming blijken. Als de inschrijver een natuurlijk persoon is, een document waaruit zijn rechtspositie blijkt, alsmede een kopie van zijn identiteitskaart of paspoort.

b) Bewijsstuk(ken) betreffende de inschrijving in het beroeps- en/of handelsregister volgens de

wettelijke voorschriften van het land waar de inschrijver is gevestigd.


Blz. 9/23

c) Document(en) waaruit blijkt dat de inschrijver btw-plichtig is. Dit document moet duidelijk het btw-registratienummer weergeven, in de vorm LLxxxxxxxx…, waarbij LL staat voor de code van het land van registratie (bv. LU, BE, FR, DE).

d) Document betreffende de maximumbedragen waarvoor de wettelijke en

beroepsaansprakelijkheid van de inschrijver is gedekt.

II.5.b. Economische en financiële draagkracht

a) Verklaring betreffende de totale omzet gedurende de laatste drie boekjaren. Vul de onderstaande tabel in:

Tabel invullen voor elke betrokken entiteit en zo vaak als nodig kopiëren

� Enkele onderneming

� Eerste gemachtigde van

de combinatie

� Medecontractant

� Opgegeven subcontractant

Laatste boekjaar van ..................

t/m ……………

Voorlaatste boekjaar

van ................ t/m ………….

Boekjaar daarvoor

van .................. t/m …………..

TOTAAL DRIE JAAR

Bedragen standaard in euro (indien in nationale munt, preciseren): ………. OMZET

Bedrag Bedrag Bedrag Bedrag

Totaal

Gemiddelde omzet over drie jaar = totaal/3

De gemiddelde totale jaaromzet van de laatste drie jaar van de inschrijver (zelfstandige onderneming of combinatie) moet minstens 50 000 EUR bedragen.

b) Presentatie van de jaarrekeningen van de inschrijver van de laatste drie afgesloten boekjaren.

Het eigen vermogen van de inschrijver aan het eind van het laatste afgesloten boekjaar moet positief zijn. Uitsluitend indien de gegadigde de jaarrekeningen om gegronde redenen, gestaafd door bewijsstukken, niet kan verstrekken, voegt hij een verklaring op erewoord bij waarin hij het jaarresultaat na belastingen over de afgelopen drie jaar vermeldt.


Blz. 10/23

II.5.c. Technische bekwaamheid

In geval van een combinatie moet uitsluitend de eerste gemachtigde de documenten en gegevens betreffende de technische bekwaamheid verstrekken: daarin moet melding worden gemaakt van de bekwaamheden van de verschillende leden van de combinatie. De eerste gemachtigde vermeldt echter duidelijk welke prestaties door de andere leden van de combinatie worden verricht. De gevraagde documenten zijn de volgende.

Nr. 1. Technische overeenstemming De inschrijver vult het technisch inschrijvingsformulier in bijlage 6 in en ondertekent dit, waarmee hij verklaart dat zijn inschrijving in overeenstemming is met de technische specificaties in punt 3.2 van bijlage II.B bij het ontwerpcontract. Bij dit inschrijvingsformulier voegt hij de certificaten en de gevraagde technische documentatie. Inschrijvingen die niet aan de vereiste kenmerken voldoen, worden voor dit criterium afgewezen. Inschrijvingen zonder alle certificaten en/of zonder alle gevraagde technische documentatie kunnen worden afgewezen.

Nr. 2. Referenties Een lijst met minimaal drie referenties die met de huidige opdracht verband houden en die in de afgelopen vijf jaar zijn verricht, met opgave voor elke referentie van de in de tabel hieronder gevraagde gegevens. Voor dit selectiecriterium wordt een totale ervaring gevraagd van ten minste 5 000 reinigingsprestaties over de laatste vijf jaar, waaronder ten minste 2 000 reinigingsprestaties in 2011.

Referentie nr. … (zo vaak als nodig kopiëren en invullen)

Naam van de onderneming die de referentie geeft:

� Enkele onderneming � Eerste gemachtigde van de combinatie � Medecontractant � Opgegeven

subcontractant

Naam van de klant:

Contactpersoon:

Telefoonnr.:

Beknopte omschrijving van de verrichte prestaties:

Aantal in het kader van het contract behandelde matten:

Periode: van …………………… tot en met ……………………


Blz. 11/23

Totaalbedrag van de voor de referentie uitgevoerde prestaties (in euro):

Totaal aantal behandelde matten voor de referenties 1 tot en met … Totaal aantal in 2011 behandelde matten voor de referenties 1 tot en met … De Commissie behoudt zich het recht voor verklaringen inzake goede uitvoering van de voltooide contracten te eisen. Nr. 3. Gevolgde methode en technische middelen

De inschrijver verstrekt een document van minimaal 15 bladzijden, waarin de gevolgde methode wordt omschreven en de middelen waarover hij beschikt om de in bijlage II, deel B (Technische specificaties), bij het ontwerpcontract beschreven prestaties uit te voeren, en wel met name: a. de technische middelen (installaties voor de behandeling van de matten, vervoer- en

communicatiemiddelen enz.) van de contractant;

b. informatie over de vuilwerende en absorptieverhogende behandeling die de matten bij elke reiniging krijgen;

c. inlichtingen over de verwerking van de matten aan het einde van de levensduur;

d. beschrijving van de organisatie van de kwaliteitscontrole van de prestaties;

e. maatregelen die worden getroffen ter beperking van de impact van de prestaties op het milieu (zie ook nr. 4 hieronder);

f. alle andere informatie die de inschrijver nuttig acht.

Nr. 4. De inschrijver verstrekt:

- een EMAS-certificaat (Engels acroniem voor beheersysteem voor milieu en controle; het betreft een systeem voor milieubeheer op de werkplaats dat instrumenten voor de beoordeling, verslaggeving en verbetering van milieuprestaties bevat);

OF

- een gelijkwaardig certificaat, afgegeven door een erkende instelling ten bewijze van zijn technische bekwaamheid om ecologische maatregelen en milieubeheer te verwezenlijken;

OF

- ingeval de inschrijver niet over een door een officiële instelling afgegeven certificaat beschikt, moet hij een nauwkeurige beschrijving van zijn milieubeheersysteem en van alle genomen ecologische maatregelen geven.

Nr. 5. Het door de Commissie afgegeven bewijs van aanwezigheid bij de verplichte aanwijzing ter

plaatse.

Nr. 6. Alle andere informatie en/of stukken die de inschrijver nuttig acht ter aanvulling van zijn dossier.


Blz. 12/23

II.6. DOCUMENTEN BETREFFENDE DE GUNNINGSCRITERIA

Opmerking: In geval van een combinatie van ondernemingen of van uitbesteding moeten deze documenten uitsluitend door de eerste gemachtigde worden ingevuld en moet hij alle gegevens over zijn medecontractanten en/of subcontractanten bijvoegen.

De opdracht wordt gegund aan de geselecteerde inschrijver met de laagste financiële offerte. De inschrijvers vullen de prijsopgave in (bijlage II, deel A, bij het ontwerpcontract). Hun aandacht wordt gevestigd op de volgende punten:

De prijzen moeten worden uitgedrukt in euro en zijn niet afhankelijk van de wisselkoers van de euro ten opzichte van andere munteenheden. De prijzen zijn exclusief btw, vast en niet herzienbaar tot de ondertekening van het contract en tot uiterlijk zes maanden na de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen. Alle posten van de prijsopgave moeten in twee decimalen worden ingevuld op straffe van nietigheid van de inschrijving. Geen enkel vak mag leeg blijven. Als voor een prestatie 0 EUR wordt aangerekend, geeft de inschrijver dat ook zo aan (geen symbolen zoals bv. - of /). Tijdens de uitvoering van het contract zal de prijsherziening overeenkomstig de bepalingen van het ontwerpcontract worden toegepast. Overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie is de EU vrijgesteld van alle belastingen, heffingen en rechten, waaronder de btw. Deze mogen dan ook niet in de prijzen worden doorberekend.

Het is van essentieel belang dat dit document wordt ingevuld in de door de aanbestedende dienst gewenste vorm. Het gebruik van een prijsmarge wanneer een vaste prijs wordt gevraagd, het opgeven van verschillende bedragen wanneer één enkel bedrag wordt gevraagd, het maken van een voorbehoud bij bepaalde prijzen, percentages of een ander element van de aanbesteding, het toevoegen of wijzigen van posten enz. maken het onmogelijk de inschrijving te beoordelen en te vergelijken met die van andere inschrijvers. In dat geval zal de aanbestedende dienst zich verplicht zien de inschrijving als onbruikbaar te beschouwen en af te wijzen.

De in de prijsopgave aangegeven hoeveelheden zijn maximumhoeveelheden van de door de instellingen geplande prestaties. Deze zijn ter indicatie vermeld en zijn voor de instellingen in geen geval bindend. Zij kunnen niet door de inschrijver worden gewijzigd. In de praktijk vult de inschrijver, in deel A "Prijsopgave" (dat uit een bestand in Excel-formaat bestaat) in bijlage II bij het contract, de kolom "Prijs voor twee prestaties per maand" in de tab "Details" elektronisch in. De subtotalen en totalen van elke post worden automatisch ingevuld, evenals de tab "Overzicht". Het bedrag van de inschrijving (Mo) wordt als volgt vastgesteld: Mo = (som van de jaarlijkse kosten van de posten A t/m K) x 6 (jaar)

De tab "Overzicht" moet door de inschrijver worden geprint, van een datum, stempel en handtekening worden voorzien en bij de inschrijving worden gevoegd. De andere naar behoren ingevulde bladzijden van de prijsopgave worden geprint en bij het overzicht gevoegd.


Blz. 13/23

Deel III - BIJLAGEN

BIJLAGE 1 - FORMULIER VOOR IDENTIFICATIE VAN DE INSCHRIJVER

Identificatie van de inschrijver (in te vullen)

handelend in de hoedanigheid van:

� Eén enkele onderneming zonder opgave van

subcontractant*

� Eén enkele onderneming met opgave van subcontractant*

� Combinatie* (naam van de combinatie

vermelden)

� Natuurlijk persoon*

Naam:

Functie of beroep:

� Onderneming* � Publiekrechtelijk orgaan*

Naam van onder-neming of orgaan:

Vertegenwoordigd door:

Functie: * Kruis het juiste vakje aan en vul de gevraagde rubrieken in.

In geval van gunning in het contract op te nemen gegevens

Gevraagde informatie Antwoord

Volledige handelsnaam van de inschrijver

Rechtsvorm

Land van registratie

Wettelijk registratienummer

Btw-nummer

Volledig adres van het hoofdkantoor van de inschrijver

Internetadres (in voorkomend geval)

Voor ondertekening van het contract (de contracten) aangewezen perso(o)n(en): naam, voluit, en functie. Gelieve in voorkomend geval aan te geven of de personen gemachtigd zijn zelfstandig dan wel gezamenlijk te ondertekenen.


Blz. 14/23

Aanvullende inlichtingen met betrekking tot de formulieren Juridische entiteit en

Financiële-indentificatiegegevens (in voorkomend geval en indien bekend bij de inschrijver)

Identificatienr. Commissie

Formulier Juridische entiteit

Formulier Financiële-identificatiegegevens

Praktische informatie over contactpersonen (van de eerste gemachtigde) van de inschrijver Contactpersoon op administratief gebied Antwoord

Naam (voluit) en aanspreektitel

Functie

Handelsnaam van de onderneming

Volledig adres

Telefoon

Fax

E-mailadres Contactpersoon op technisch gebied Antwoord

Naam (voluit) en aanspreektitel

Functie

Handelsnaam van de onderneming

Volledig adres

Telefoon

Fax

E-mailadres


Blz. 15/23

Inlichtingen over de andere in de inschrijving genoemde entiteiten (met uitzondering van de eerste gemachtigde)

Zo vaak als nodig kopiëren en invullen om alle leden van de combinatie en alle opgegeven subcontractanten te identificeren

(in te vullen) handelend in de hoedanigheid van:

� Lid van de combinatie � Opgegeven subcontractant

� Natuurlijk persoon* Naam:

Functie of beroep:

� Onderneming* � Publiekrechtelijk orgaan*

Naam van onderneming of orgaan:

Vertegenwoordigd door:

Functie: * Kruis het juiste vakje aan en vul de gevraagde rubrieken in.


Blz. 16/23

BIJLAGE 2 – FORMULIER JURIDISCHE ENTITEIT


Blz. 17/23

BIJLAGE 3 – FORMULIER FINANCIËLE-IDENTIFICATIEGEGEVENS


Blz. 18/23

BIJLAGE 4 – FORMULIER INZAKE UITSLUITINGSCRITERIA

Verklaring op erewoord betreffende de uitsluitingscriteria en de afwezigheid van belangenconflicten Ondergetekende: …………………………………………..………………………………………................... verklaart

in eigen naam (indien het economisch subject een natuurlijk persoon is of in geval van een eigen verklaring van een directeur of persoon die bij het economisch subject vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft)

of als vertegenwoordiger van (indien het economisch subject een rechtspersoon is)

volledige officiële benaming (alleen voor rechtspersonen):

....................................................................................................……………………………………

officiële rechtsvorm (alleen voor rechtspersonen): ……………………………………………………

volledig officieel adres: ………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

btw-nummer:

………………………………………..........................................................................

dat de onderneming of organisatie die hij (of zij) vertegenwoordigt / hij (of zij):

a) niet in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, haar of zijn faillissement niet is aangevraagd, tegen haar of hem geen procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, zij of hij haar of zijn werkzaamheden niet heeft gestaakt of niet in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;

b) niet bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor een delict dat haar of zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

c) bij de uitoefening van haar of zijn beroep geen ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;

d) heeft voldaan aan al haar of zijn verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen en belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij of hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst, of van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;

e) niet bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Europese Unie schaadt;

f) dat aan de onderneming of organisatie die hij vertegenwoordigt / hem geen administratieve sanctie is opgelegd voor het afleggen van valse verklaringen in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbestedingsprocedure, of voor het niet-verstrekken van deze inlichtingen, of voor het ernstig tekortschieten in de nakoming van haar of zijn verplichtingen in het kader van contracten die uit de begroting worden gefinancierd.

Bovendien verklaart ondergetekende op erewoord:


Blz. 19/23

g) dat hij in verband met het contract niet in een belangenconflict verkeert; een belangenconflict kan onder meer voortvloeien uit economisch belangen, uit politieke of nationale affiniteiten, uit familiale of affectieve banden of uit andere relevante connecties of andere gedeelde belangen;

h) dat hij de aanbestedende dienst onverwijld in kennis zal stellen van elke situatie die een belangenconflict vormt of tot een dergelijk conflict kan leiden;

i) dat hij nooit een aanbod van welke aard ook heeft gedaan waaraan in het kader van het contract een voordeel zou kunnen worden ontleend, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden;

j) dat hij nooit aan of van wie dan ook voordelen, in geld of in natura, heeft toegekend, heeft gevraagd, heeft proberen te verkrijgen of heeft aanvaard, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden, voor zover dergelijk gedrag direct of indirect een illegale handeling of een vorm van corruptie is, omdat dit een aansporing of beloning in verband met de gunning van de opdracht vormt;

k) dat de in het kader van deze aanbesteding aan de Commissie verstrekte inlichtingen juist, oprecht en volledig zijn;

l) dat hij, in geval van gunning van de opdracht, op verzoek het bewijs zal verstrekken dat hij

zich niet in een van de in de bovenstaande punten a), b), d) en e) genoemde gevallen bevindt.

Voor de in de punten a), b) en e) genoemde gevallen moet een recent uittreksel uit het strafregister worden overgelegd of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan de desbetreffende vereisten is voldaan. Wanneer de inschrijver een rechtspersoon is en de nationale wetgeving van het land van vestiging van de inschrijver dergelijke documenten voor rechtspersonen niet afgeeft, moeten de documenten worden overgelegd voor natuurlijke personen, zoals de directeuren van de onderneming of personen die bij de inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheden hebben. Voor het in het bovenstaande punt d) genoemde geval zijn recente verklaringen of brieven van de bevoegde autoriteiten van het betrokken land vereist. Deze documenten moeten bewijzen bevatten ten aanzien van alle belastingen en socialezekerheidsbijdragen die de inschrijver verschuldigd is, waaronder bijvoorbeeld de btw, inkomstenbelastingen (alleen voor natuurlijke personen), vennootschapsbelasting (alleen voor rechtspersonen) en socialezekerheidsbijdragen.

Voor de in de punten a), b), d) of e) genoemde gevallen waarin een bovengenoemd document niet door het betrokken land wordt afgegeven, kan dit worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst.

Door deze verklaring te ondertekenen erkent ondergetekende kennis te hebben genomen van de administratieve en financiële sancties die in de artikelen 133 en 134 ter van de uitvoeringsvoorschriften [Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002] van het Financieel Reglement worden omschreven en die kunnen worden opgelegd als een van de verklaringen of verstrekte inlichtingen vals of onjuist blijken te zijn.

Naam, voornaam en functie Datum Handtekening


Blz. 20/23

BIJLAGE 5 – FORMULIEREN BETREFFENDE ONDERTEKENING VAN DE INSCHRIJVING

BIJLAGE 5.1. MODELFORMULIER BETREFFENDE ONDERTEKENING DOOR DE ZELFSTANDIGE ONDERNEMING OF DE EERSTE GEMACHTIGDE(1)

Ik, ondergetekende, verklaar kennis te hebben genomen van alle voorwaarden van de opdracht en verbind mij ertoe de prestaties onder naleving van het contract uit te voeren, indien de opdracht aan de combinatie / de zelfstandige inschrijver (schrappen wat niet van toepassing is) wordt gegund. Ik, ondergetekende, verklaar dat de in deze inschrijving verstrekte inlichtingen juist zijn en dat deze inschrijving geldig is tot en met 27 oktober 2012 (uiterste datum voor indiening + zes maanden). [Uitsluitend in te voegen in geval van een combinatie] Ik, ondergetekende, verklaar de eerste gemachtigde te zijn die voor deze aanbesteding en het eventuele contract als enige gesprekspartner en vertegenwoordiger tegenover de Commissie optreedt. [Uitsluitend in te voegen in geval van een combinatie] Als medecontractant zijn alle leden van de combinatie jegens de Europese Commissie hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van het contract.

Naam: Stempel van de onderneming: Functie: Handtekening: Datum: Eventuele medeondertekening Naam: Functie: Handtekening: Datum:

(1) In de inschrijving moeten de documenten worden opgenomen die bewijzen dat de perso(o)n(en) die is (zijn)

aangewezen voor ondertekening van het contract evenals de perso(o)n(en) die is (zijn) aangewezen voor ondertekening van de inschrijving, tot ondertekening gemachtigd is (zijn).


Blz. 21/23

BIJLAGE 5.2. MODELFORMULIER BETREFFENDE ONDERTEKENING DOOR DE MEDECONTRACTANT

(zo vaak als nodig kopiëren en invullen)

Ik, ondergetekende, verklaar kennis te hebben genomen van alle voorwaarden van de opdracht en verbind mij ertoe de prestaties onder naleving van het contract uit te voeren, indien de opdracht aan de combinatie wordt gegund. Ik, ondergetekende, verklaar dat ………………………………………………………………………………………… (naam van de eerste gemachtigde) de eerste gemachtigde is, die voor deze aanbesteding en het eventuele contract als enige gesprekspartner en vertegenwoordiger tegenover de Commissie optreedt. Als medecontractant zijn alle leden van de combinatie jegens de Europese Commissie hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van het contract. Naam: Stempel van de onderneming: Functie: Handtekening: Datum: Eventuele medeondertekening Naam: Functie: Handtekening: Datum:


Blz. 22/23

BIJLAGE 5.3. MODELFORMULIER BETREFFENDE ONDERTEKENING DOOR DE SUBCONTRACTANT Dit formulier moet worden ondertekend door iedere subcontractant van wie de geraamde kosten van de prestaties meer dan 10% van het bedrag van de opdracht vertegenwoordigen.

(zo vaak als nodig kopiëren en invullen)

Ik, ondergetekende, verbind mij ertoe de door de eerste gemachtigde bestelde prestaties uit te voeren met inachtneming van de specifieke voorwaarden voor de uitvoering van de contractuele prestaties. Naam: Stempel van de onderneming: Functie: Handtekening: Datum: Eventuele medeondertekening Naam: Functie: Handtekening: Datum:


Blz. 23/23

BIJLAGE 6 - TECHNISCH INSCHRIJVINGSFORMULIER

Terbeschikkingstelling en onderhoud van schoon- en droogloopmatten Bevestiging van de inschrijver dat zijn inschrijving aan de technische

specificaties voldoet JA / NEE + omschrijving en eventuele opmerkingen (*)

Minimumeisen voor de matten

De matten moeten:

in overeenstemming zijn met de wetgeving inzake brandveiligheid van het land waar de inschrijver is gevestigd;

antistatisch zijn;

van rubberen randen zijn voorzien (behalve verzonken matten);

ten minste 1,6 mm dik zijn;

beschikbaar zijn in de in de prijsopgave vermelde afmetingen;

beschikbaar zijn in de kleuren en eventueel met het logo die in de prijsopgave zijn omschreven.

...........................................

………………………………

………………………………

……………………………….

………………………………..

……………………………….

De technische documentatie die bij het technisch inschrijvingsformulier is gevoegd, omvat:

de officiële verklaring inzake de klassering materiaalgedrag bij brand van de te leveren matten;

informatie over de vuilwerende en absorptieverhogende behandeling die de matten bij elke reiniging krijgen;

alle andere nuttige technische documentatie in verband met de opdracht.

………………………………..

………………………………..

………………………………..

Datum, stempel en handtekening: ……………………..

(*) In deze kolom moet elke vraag met JA of NEE worden beantwoord. Gelieve in voorkomend geval de referentie van de norm te vermelden.

Inschrijvingen die niet aan de minimumeisen voldoen, worden afgewezen. Inschrijvingen zonder alle certificaten en/of zonder alle gevraagde technische documentatie kunnen worden afgewezen.

Aanbesteding 22/2011/OIL Ontwerpcontract (model september 2011)

Blz. 1/23

EUROPESE COMMISSIE BUREAU INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK LUXEMBURG Eenheid OIL.06 Financiën – Inkoop – Verslaglegging

ONTWERP DIENSTENCONTRACT Terbeschikkingstelling en onderhoud van schoon- en droogloopmatten

Contract 22/2011/OIL

De Europese Unie (hierna "de Unie" genoemd), vertegenwoordigd door de Europese Commissie (hierna "de Commissie" genoemd), die voor de ondertekening van dit contract wordt vertegenwoordigd door

mevrouw Marian O'Leary, directeur van het Bureau infrastructuur en logistiek – Luxemburg (hierna "OIL" genoemd), of haar naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger,

mevrouw Martine Reicherts, directeur van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (hierna "OP" genoemd), of haar naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger,

enerzijds, en de onderneming officiële rechtsvorm wettelijk registratienummer volledig officieel adres btw-nummer, (hierna "de contractant" genoemd), die voor de ondertekening van dit contract wordt vertegenwoordigd door [voornaam/naam en functie], [De hierboven genoemde partijen, die hierna gezamenlijk worden aangeduid als "de contractant", zijn jegens de Commissie hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van dit contract.] anderzijds,


Blz. 2/23

ZIJN TOT OVEREENSTEMMING GEKOMEN over de volgende bijzondere voorwaarden en bijlagen:

Bijlage I - Algemene voorwaarden voor dienstencontracten Bijlage II - Uitvoeringsvoorwaarden voor de prestaties - Deel A Prijsopgave - Deel B Technische specificaties Bijlage III - Uittreksel uit de inschrijving van de contractant, ref. nr. ……………..

van ……………

die een integrerend onderdeel vormen van dit contract (hierna "het contract" genoemd).

De bijzondere voorwaarden hebben voorrang op de andere delen van het contract.

De algemene voorwaarden hebben voorrang op de bijlagen.

De bijzondere voorwaarden, de algemene voorwaarden en de bijlagen hebben voorrang op de inschrijving van de contractant.

De algemene en bijzondere voorwaarden hebben voorrang op de bestellingen. Behoudens de bovenstaande regels worden de verschillende documenten die deel uitmaken van dit contract geacht elkaar wederzijds uit te leggen. Eventuele dubbelzinnigheden of tegenstrijdigheden binnen of tussen deze onderdelen worden uitgelegd of gecorrigeerd door middel van een schriftelijke instructie van de Commissie, onverminderd de rechten van de contractant uit hoofde van artikel I.7 – Toepasselijk recht en geschillenregeling, indien hij het met die instructie niet eens is.


Blz. 3/23

I - BIJZONDERE VOORWAARDEN Artikel I.1 - VOORWERP

I.1.1. Het contract betreft de terbeschikkingstelling en het onderhoud van schoon- en droogloopmatten in enkele gebouwen die gebruikt worden of in gebruik zullen worden genomen door de Commissie in het Groothertogdom Luxemburg.

I.1.2. De contractant voert de hem toevertrouwde prestaties uit overeenkomstig het contract en de bijlagen daarbij.

Artikel I.2 - DUUR

I.2.1. Het contract treedt in werking op de dag van ondertekening.

I.2.2. Met de uitvoering mag onder geen beding worden begonnen vóór de datum waarop het contract in werking treedt.

I.2.3. De duur van de uitvoering van de prestaties mag niet meer dan 72 (tweeënzeventig) maanden bedragen. Deze termijn en alle andere in het contract genoemde termijnen worden berekend in kalenderdagen. Met de uitvoering van de prestaties wordt begonnen op 1 juli 2012. De termijn voor de uitvoering van de prestaties kan alleen met de uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de partijen vóór het verstrijken van die termijn worden verlengd.

De aanvankelijke duur van de prestaties bedraagt 6 (zes) maanden, dat wil zeggen tot en met 31 december 2012. Daarna wordt de duur 5 (vijf) keer stilzwijgend verlengd met telkens één jaar, vervolgens een zesde keer voor 6 (zes) maanden tot en met uiterlijk 30 juni 2018, tenzij een van de partijen het contract per aangetekende brief 9 (negen) maanden vóór het verstrijken van de lopende contractperiode opzegt. De verlenging brengt geen enkele wijziging of opschorting van de geldende verplichtingen mee.

Artikel I.3 - CONTRACTPRIJS Het totaalbedrag dat maximaal door de Commissie uit hoofde van het contract moet worden betaald, beloopt [bedrag in cijfers en in letters] EUR voor alle uitgevoerde prestaties. Deze prijs omvat ook alle aan de contractant te betalen vergoedingen voor de toekenning van rechten aan de Unie en eventueel voor de overdracht van rechten aan de Unie en het gebruik van de resultaten door de Commissie.

I.3.1. De prijzen worden uitgedrukt in euro.

I.3.2. Prijsherziening Tijdens de eerste twaalf maanden van de uitvoering van het contract zijn de prijzen vast en kunnen ze niet worden herzien. Vanaf de 13e maand van het contract en elk daaropvolgende jaar kan het bedrag naar boven of naar beneden worden herzien wanneer een van de contractpartijen de andere partij per aangetekende brief daarom verzoekt.

Bij de herziening wordt rekening gehouden met de ontwikkeling van het geharmoniseerde indexcijfer van de consumptieprijzen MUICP (eurozone), dat wordt


Blz. 4/23

gepubliceerd door het Bureau voor publicaties van de Europese Unie in "Data in focus" van Eurostat (maandelijks):

http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page/portal/hicp/publications/data_in_focus

De herziening wordt berekend volgens de formule: Ir Pr= Po — Io waarbij

Pr = herzien totaalbedrag; Po = totaalbedrag in de oorspronkelijke inschrijving;

Io = hetzij:

- indexcijfer voor de maand waarin de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen valt;

- indexcijfer voor de maand waarin het aanhangsel in werking treedt; Ir = laatste definitief indexcijfer dat gepubliceerd is op de datum van

ontvangst van het schriftelijke verzoek tot prijsherziening.

De herziene prijzen zijn van toepassing vanaf de eerste dag van het kalenderkwartaal na de datum van ontvangst van het herzieningsverzoek. Prijsherziening met terugwerkende kracht is uitgesloten.

Artikel I.4 - BETALINGEN

I.4.1. Betalingen worden slechts verricht indien de contractant al zijn contractuele verplichtingen is nagekomen op de datum waarop de factuur wordt ingediend. Betalingsverzoeken mogen niet worden ingediend indien betalingen voor vorige perioden niet zijn verricht wegens in gebreke blijven of nalatigheid van de contractant.

I.4.2. De betalingen uit hoofde van het contract worden aan het einde van elke maand verricht op basis van de eenheidsprijzen van de prijsopgave en de verrichte prestaties.

I.4.3. In het betalingsverzoek of op de factuur moet het referentienummer van het contract

waarop het betalingsverzoek of de factuur betrekking heeft, worden vermeld en moeten ook de bankgegevens nogmaals worden vermeld. Het betalingsverzoek moet vergezeld gaan van de desbetreffende factuur en van de lijst van verrichte prestaties.

I.4.4. De Commissie verbindt zich ertoe de contractant de op grond van het contract verschuldigde bedragen binnen 30 (dertig) kalenderdagen, gerekend vanaf de datum van registratie van het betalingsverzoek tot de datum waarop de rekening van de Commissie wordt gedebiteerd, te betalen, mits de desbetreffende prestaties zijn uitgevoerd en de bewijsstukken zijn verstrekt.


Blz. 5/23

I.4.5. Factuuradressen Betalingsverzoeken moeten naar de volgende adressen worden gestuurd:

Voor de gebouwen JMO, EUFO, DRB, BECH en Windhof (één factuur voor

alle gebouwen samen): COMMISSION EUROPEENNE Office Infrastructures et logistique Luxembourg Unité OIL.06 « Finances, Achats et Reporting» « Dépenses administratives » 2920 Luxembourg LUXEMBURG

Voor de CPE-gebouwen (één factuur voor alle gebouwen van het CPE samen): COMMISSION EUROPEENNE Office Infrastructures et logistique Luxembourg Unité OIL.06 « Finances, Achats et Reporting» « Dépenses affaires sociales » 2920 Luxembourg LUXEMBURG

• Voor de gebouwen Mercier, Fischer en het magazijn van Wenkelhiel (één factuur voor alle gebouwen samen): OFFICE DES PUBLICATIONS CAD – Facturation 2, rue Mercier 2985 Luxembourg LUXEMBURG

I.4.6. De Commissie neemt de betalingstermijnen in acht op voorwaarde dat de betalingsverzoeken op correcte wijze naar de bovenstaande adressen zijn gezonden.

Artikel I.5 - BANKREKENING De betalingen geschieden op de bankrekening in euro van de contractant, waarvoor de volgende gegevens moeten worden verstrekt:

Naam van de bank: [invullen]

Volledig filiaaladres: [invullen]

Precieze benaming van de rekeninghouder: [invullen]

Volledig rekeningnummer (inclusief de bankcodes):

IBAN-code:


Blz. 6/23

Artikel I.6 - ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

I.6.1. Alle mededelingen in verband met het contract worden schriftelijk gedaan, met vermelding van het contractnummer. Gewone post wordt geacht door de Commissie te zijn ontvangen op de datum waarop deze door de hieronder genoemde bevoegde dienst is geregistreerd.

Correspondentie wordt gericht aan de volgende adressen (behalve de in artikel I.6.2 bedoelde gevallen):

a) Voor de Commissie: Office Infrastructures et logistique Luxembourg Unité OIL.03 « Maintenance et gestion des installations » 2920 Luxembourg LUXEMBURG

b) Voor het Publicatiebureau:

OFFICE DES PUBLICATIONS Chef d'unité INFRA – MER 04/470 2, rue Mercier 2985 Luxembourg LUXEMBURG

b) Voor de contractant:

De heer / Mevrouw [invullen] [Functie] [Naam van de onderneming] [Volledig officieel adres]

I.6.2. Alle correspondentie in verband met een verzoek om prijsherziening, wijziging of

opzegging van het contract wordt gericht aan het volgende adres: COMMISSION EUROPEENNE Office Infrastructures et logistique Luxembourg Unité OIL.06 « Finances, Achats et Reporting » [email protected] 2920 Luxembourg LUXEMBURG

Artikel I.7 - TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENREGELING

I.7.1. Op het contract is het EU-recht van toepassing, zo nodig aangevuld met het Luxemburgse materiële recht.

I.7.2. Geschillen tussen de partijen in verband met de interpretatie of de uitvoering van het contract waarvoor geen minnelijke schikking kan worden bereikt, worden voorgelegd aan de Luxemburgse rechter.


Blz. 7/23

Artikel I.8 - GEGEVENSBESCHERMING Alle persoonsgegevens die in het contract voorkomen, moeten worden verwerkt met inachtneming van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. De gegevens mogen uitsluitend voor de uitvoering, het beheer en de follow-up van het contract worden verwerkt door de in artikel I.6 bedoelde dienst, die verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens, onverminderd de eventuele doorgifte aan de instanties die belast zijn met een toezichts- of controletaak op grond van het EU-recht. ARTIKEL I.9 – GEBRUIK VAN DE RESULTATEN (NIET VAN TOEPASSING OP DIT CONTRACT)

I.9.1. Exploitatiewijzen Alle [invullen] studies/analysen/elaboraten/verhandelingen/materialen/verslagen, dramatische, muzikale, architectonische, cinematografische of andere artistieke werken, uitvoeringen, wetenschappelijke werken, uitzendingen, ontwerpen, tekeningen, lay-outs of inhoud van websites, berekeningen, gedocumenteerde gegevens, databankformaten en -gegevens, creatiemethoden, industriële ontwerpen en ontdekkingen die zijn geproduceerd in het kader van dit contract, waarvan de rechten bij de Commissie berusten en waarvan de Commissie bijgevolg de eigendom heeft verkregen conform artikel II.10, kunnen als volgt worden gebruikt:

i) verspreiding: • publicatie van papieren kopieën, • publicatie in elektronische vorm als downloadbaar/niet-downloadbaar bestand, • beschikbaar stellen via internet, • uitzenden, • openbare presentatie of weergave, • mededeling via persbureaus, • opname in breed toegankelijke databanken of registers, • in om het even welke vorm en met om het even welk middel - zowel huidige

als toekomstige vormen en middelen, • toegang op individueel verzoek, zonder recht op reproductie of gebruik, zoals

bepaald in Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie;

ii) opslag: • op papier, • in elektronische vorm, • in het oorspronkelijke formaat (beeldhouwwerk, maquette enz.);

iii) archivering conform de regels inzake het documentenbeheer; iv) wijzigingen, door de Commissie of door een derde:

• inkorting, • een samenvatting maken, • wijziging van de inhoud, • technische wijzigingen van de inhoud:

o correctie van technische fouten, o nieuwe delen of functies toevoegen, o functies wijzigen,


Blz. 8/23

o derden aanvullende informatie verstrekken over het resultaat (bv. broncode),

• toevoeging van nieuwe elementen, alinea’s, titels, intro's, tekst in het vet zetten, legenda, inhoudsopgaven, samenvattingen, afbeeldingen, ondertitels, geluid enz.,

• omzetten in audioformaat of in een presentatie, animatie, pictogrammen, presentatie met transparanten, openbare presentatie enz.,

• een deel eruit halen of verdelen in delen, • een concept gebruiken of een afgeleid werk opstellen, • digitalisering of omzetting van het format met het oog op opslag of gebruik, • vertalen, ondertitelen, nasynchroniseren;

v) taalversies: • werktalen van de Commissie, • officiële talen van de EU, • in de EU gebruikte talen, • talen van de kandidaat-lidstaten;

vi) gebruik voor eigen doeleinden: • beschikbaar stellen aan het personeel van de Commissie, • beschikbaar stellen aan personen en entiteiten die voor de Commissie werken

of met haar samenwerken, waaronder: contractanten, subcontractanten (rechtspersonen of natuurlijke personen), EU-instellingen, -agentschappen en -organen, instellingen van de lidstaten,

• installeren, uploaden, verwerken, • ordenen, compileren, combineren, opvragen, • kopiëren, reproduceren;

vii) gebruik van resultaten door derden toestaan: • voor commerciële of niet-commerciële doeleinden, • al dan niet tegen betaling of andere voorwaarden, • gehele of gedeeltelijke overdracht, • een licentie verlenen, • voor een bepaalde periode of voor onbeperkte tijd.

Wanneer de Commissie constateert dat de wijzigingen verder gaan dan in het contract is vastgesteld, wordt de maker geraadpleegd. De maker moet binnen twee weken antwoorden. Hij geeft kosteloos zijn instemming, samen met eventuele voorstellen voor wijzigingen. De maker mag de voorgenomen wijziging slechts afwijzen wanneer deze zijn eer of reputatie kan schaden of de integriteit van het werk kan aantasten.

I.9.2. Reeds bestaande rechten, tussenpersonen, rechten van makers Wanneer er industriële- en intellectuele-eigendomsrechten, inclusief eigendoms- en gebruiksrechten van de contractant en derden, bestaan die dateren van vóór de sluiting van het contract ("reeds bestaande rechten"), stelt de contractant een lijst op met alle reeds bestaande rechten en deelt hij ze aan de Commissie mee uiterlijk bij de aanlevering van een eindresultaat.

Alle reeds bestaande rechten op aangeleverde resultaten berusten bij de Unie en worden bijgevolg conform het contract daadwerkelijk aan de Unie overgedragen, zoals bepaald in artikel I.9.1.

De contractant levert het relevante en volledige bewijs van de verwerving van alle vereiste rechten [uiterlijk bij de indiening van het eindverslag] [bij de presentatie van het betrokken resultaat] [vermeld een ander eerder tijdstip]. Daaraan moet worden voldaan door


Blz. 9/23

overlegging van [de overeenkomstig [bijlage 1] [de bijlagen A1 en A2] opgestelde verklaringen van [de contractant, alle bij de overdracht van rechten betrokken subcontractanten en de maker] [en] [de volgende gegevens en documenten:

• naam en versienummer van het softwareproduct, • titel van het werk, datum van publicatie, datum van creatie, plaats van publicatie, adres

van publicatie op internet, nummer, volume en andere gegevens om de oorsprong gemakkelijk te kunnen identificeren,

• volledige identiteit van de auteur, ontwikkelaar, maker, vertaler, invoerder van gegevens, grafisch ontwerper, uitgever, redacteur, fotograaf,

• kopie van de licentie voor het gebruik van het product of verwijzing daarnaar, • overeenkomst waarbij het recht op het product wordt overgedragen aan de contractant, • tekst van de disclaimer.]

Indien de resultaten gedeeltelijk werden geproduceerd door werknemers van de contractant, moeten bewijsstukken worden overgelegd over de wijze waarop de rechten van de makers of de auteurs zijn overgedragen aan de contractant, d.w.z. een kopie van de desbetreffende overeenkomst of een uittreksel uit de arbeidsovereenkomst.

I.9.3. Gedeeltelijke toekenning van rechten (reeds bestaande of andere dan reeds bestaande) Wanneer in het bestek / uitvoeringsvoorwaarden voor de prestaties en de inschrijving wordt verwezen naar de gedeeltelijke toekenning van bepaalde rechten op de resultaten, verstrekt de contractant uiterlijk bij de indiening van het eindverslag een nauwkeurige opsomming van alle materialen, gegevens, IT-instrumenten, methoden en andere resultaten of delen van resultaten waarop derden rechten hebben (ook indien deze oorspronkelijk aan de contractant toebehoorden) of waarvoor de rechten niet onvoorwaardelijk aan de Unie worden verleend. Voor elk item op de lijst beschrijft de contractant nauwkeurig de reikwijdte van de reeds bestaande rechten en van de andere dan de reeds bestaande rechten alsook de reikwijdte en de wijze (direct of indirect) van de gedeeltelijke toekenning ervan en bijgevolg de daadwerkelijke overdracht ervan aan de Unie.

Deze informatieverplichting geldt ook voor het voornemen om gebruik te maken van de in de eerste alinea bedoelde items waarvoor de rechten reeds geheel of gedeeltelijk bij de Unie berusten. Deze verplichting is een aanvulling op de in artikel I.9.2 vastgestelde verplichting om reeds bestaande rechten bekend te maken.

Artikel I.10 - OPZEGGING DOOR EEN VAN BEIDE PARTIJEN Elk van de contractpartijen kan uit eigen beweging en zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn het contract opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 9 (negen) maanden. Bij opzegging van het contract door de Commissie kan de contractant slechts aanspraak maken op betaling voor het vóór de opzeggingsdatum uitgevoerde gedeelte van het contract. Artikel II.14.4 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel I.11 - TIJDENS EEN WACHTTERMIJN GESLOTEN CONTRACT

Dit contract is ongeldig indien het door de Commissie en de contractant is ondertekend vóór het verstrijken van een periode van veertien kalenderdagen vanaf de dag volgende op de datum van de gelijktijdige verzending van de kennisgeving van de gunningsbesluiten en de afwijzingsbesluiten.


Blz. 10/23

Dit artikel is niet van toepassing op contracten die niet onder Richtlijn 2004/18/EG vallen en op de gevallen die zijn vermeld in artikel 158 bis, lid 2, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement (Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002). Artikel I.12 - BOETES - SCHADEVERGOEDING

I.12.1. De boetes en/of schadevergoedingen die ter beoordeling van de Commissie van toepassing zijn, worden omschreven in punt 8 van bijlage II, deel B (Technische specificaties).

I.12.2. Zij zijn, afhankelijk van het oordeel van de Commissie, van toepassing indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet nakomt. Zij worden per aangetekende brief aan de contractant meegedeeld en automatisch in mindering gebracht op betalingen aan de contractant, onverminderd de mogelijkheid om een rechtstreekse vordering in te stellen als de beschikbare middelen niet volstaan.

Artikel I.13 - AANHANGSEL

I.13.1. Voor elke wijziging waarvoor een aanhangsel bij het contract moet worden opgesteld, en met name voor wijzigingen in de naam, het adres van het hoofdkantoor of de bankrekening van de contractant, stelt laatstgenoemde de Commissie daarvan zo spoedig mogelijk in kennis op het in artikel I.6.2 vermelde adres.

I.13.2. Indien een van beide contractpartijen bepaalde prestaties wil toevoegen, schrappen of

wijzigen, stelt zij de andere partij daarvan ten minste een maand van tevoren schriftelijk op het in artikel I.6.2 vermelde adres in kennis, onder vermelding van de gewenste datum van inwerkingtreding. Indien de andere partij daarmee instemt, worden de met deze veranderingen gepaard gaande financiële voorwaarden, indien nodig, in onderling overleg tussen de partijen vastgesteld. Dit moet schriftelijk worden vastgelegd overeenkomstig artikel II.7. Indien prestaties worden geschrapt of gereduceerd, is aan de contractant geen enkele vergoeding verschuldigd.

HANDTEKENINGEN Gedaan te Luxemburg, in tweevoud en in het Nederlands, op ……………………………..

Voor de contractant: Voor de Commissie:

[Naam van de onderneming/ voornaam/naam] Marian O'Leary, [Functie] Directeur Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg Martine Reicherts Directeur-generaal Bureau voor publicaties van de Europese Unie


Blz. 11/23

BIJLAGE I

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DIENSTENCONTRACTEN ARTIKEL II.1 - WIJZE VAN UITVOERING VAN HET CONTRACT II.1.1. De contractant voert het contract uit volgens de strengste regels van het vak. Hij is als

enige verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen die met name krachtens de sociale, de arbeids- en de belastingwetgeving op hem rusten.

II.1.2. De contractant draagt de volle verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van alle vergunningen en machtigingen die voor de uitvoering van het contract vereist zijn krachtens de wetten en voorschriften die gelden op de plaats waar de aan de contractant toevertrouwde prestaties moeten worden uitgevoerd.

II.1.3. Onverminderd artikel II.3 heeft elke verwijzing in het contract naar het personeel van de contractant uitsluitend betrekking op personen die bij de uitvoering van het contract betrokken zijn.

II.1.4. De contractant ziet erop toe dat alle personeelsleden die het contract uitvoeren over de beroepskwalificaties en -ervaring beschikken die voor de uitvoering van de hem toevertrouwde prestaties vereist zijn.

II.1.5. De contractant mag de Commissie niet vertegenwoordigen of zich op zodanige wijze gedragen dat hij die indruk wekt. Hij brengt derden ervan op de hoogte dat hij geen deel uitmaakt van het Europees ambtelijk apparaat.

II.1.6. De contractant draagt de volle verantwoordelijkheid voor het personeel dat de hem toevertrouwde prestaties uitvoert.

De contractant maakt in de arbeids- of dienstbetrekkingen met zijn personeel duidelijk:

• dat het personeel dat de hem toevertrouwde prestaties uitvoert, niet rechtstreeks opdrachten mag ontvangen van de Commissie;

• dat de Commissie onder geen beding kan worden beschouwd als de werkgever van het personeel en dat het betrokken personeel zich ertoe moet verbinden ten aanzien van de Commissie geen enkel recht te laten gelden op grond van de contractuele relatie tussen de Commissie en de contractant.

II.1.7. In geval van incidenten die worden veroorzaakt door het gedrag van een personeelslid van de contractant dat in de kantoren van de Commissie werkzaam is, of indien de ervaring en/of deskundigheid van een personeelslid niet beantwoordt aan het volgens het contract vereiste profiel, moet de contractant dit personeelslid onverwijld vervangen. De Commissie kan, met opgave van redenen, eisen dat de contractant een dergelijk personeelslid vervangt. Het vervangende personeel moet de vereiste kwalificaties hebben en in staat zijn het contract onder dezelfde contractuele voorwaarden uit te voeren. De contractant is aansprakelijk voor elke vertraging in de uitvoering van de hem toevertrouwde prestaties ten gevolge van de vervanging van personeel.

II.1.8. Indien een onverwachte gebeurtenis, handeling of nalatigheid de uitvoering van de prestaties direct of indirect, geheel of gedeeltelijk belemmert, registreert de contractant dat onmiddellijk op eigen initiatief en brengt hij daarover verslag uit aan de Commissie. In dit verslag moet het probleem worden beschreven en moet worden aangegeven wanneer het is ontstaan en wat de contractant heeft ondernomen om alsnog aan al zijn contractuele verplichtingen te voldoen. De contractant moet in een


Blz. 12/23

dergelijk geval voorrang geven aan het oplossen van het probleem, eerder dan aan het vaststellen van de aansprakelijkheid.

II.1.9. Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet nakomt, kan de Commissie - onverminderd haar recht om het contract op te zeggen - het te betalen bedrag verlagen of terugbetaling eisen in verhouding tot de omvang van de tekortkoming. Daarnaast kan de Commissie een vergoeding eisen of een schadevergoeding opleggen, zoals bepaald in artikel II.12.

ARTIKEL II.2 - AANSPRAKELIJKHEID II.2.1. De Commissie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die de contractant

bij de uitvoering van het contract heeft geleden, behalve in geval van een opzettelijke fout of grove nalatigheid van de Commissie.

II.2.2. De contractant is aansprakelijk voor alle verlies of schade die de Commissie bij de uitvoering van het contract heeft geleden, ook indien hij overeenkomstig artikel II.6 prestaties uitbesteedt, doch slechts tot ten hoogste driemaal het totale contractbedrag. Wanneer de schade of het verlies het gevolg is van grove nalatigheid of een opzettelijke fout van de contractant of zijn werknemers, blijft de contractant aansprakelijk zonder enige beperking met betrekking tot het bedrag van de schade of het verlies.

II.2.3. De contractant stelt de Commissie schadeloos voor elke vordering, eis of procedure die een derde tegen haar instelt naar aanleiding van schade die door de contractant bij de uitvoering van het contract is veroorzaakt.

II.2.4. Wanneer een derde een vordering tegen de Commissie instelt in verband met de uitvoering van het contract, verleent de contractant de Commissie bijstand. De hiertoe door de contractant gemaakte kosten kunnen door de Commissie te haren laste worden genomen.

II.2.5. De contractant sluit de door de toepasselijke wetgeving voorgeschreven verzekeringen af tegen risico's en schade in verband met de uitvoering van het contract. Hij sluit bijkomende verzekeringen af voor zover de gangbare praktijk in de sector dit redelijkerwijs vereist. Op haar verzoek wordt aan de Commissie een kopie van alle relevante verzekeringspolissen overgelegd.

ARTIKEL II.3 - BELANGENCONFLICTEN II.3.1. De contractant neemt alle vereiste maatregelen om situaties te voorkomen die de

onpartijdige en objectieve uitvoering van het contract in het gedrang kunnen brengen. Een dergelijk belangenconflict kan onder meer voortvloeien uit een economisch belang, uit politieke of nationale affiniteiten, uit familiale of affectieve banden of uit andere relevante connecties of andere gedeelde belangen. Elk belangenconflict dat zich tijdens de uitvoering van het contract voordoet, moet de Commissie onverwijld schriftelijk ter kennis worden gebracht. Bij een dergelijk conflict neemt de contractant onmiddellijk alle noodzakelijke maatregelen voor de oplossing ervan. De Commissie behoudt zich het recht voor na te gaan of de genomen maatregelen toereikend zijn en kan eisen dat zo nodig binnen een door haar vast te stellen termijn bijkomende maatregelen worden genomen. De contractant ziet erop toe dat zijn personeel, bestuur en directie niet in een situatie terechtkomen die tot een


Blz. 13/23

belangenconflict kan leiden. Onverminderd artikel II.1 vervangt de contractant onmiddellijk en zonder daarvoor van de Commissie enige vergoeding te ontvangen, ieder lid van zijn personeel dat in een dergelijke situatie terechtkomt.

II.3.2. De contractant onthoudt zich van alle contacten die zijn onafhankelijkheid in het gedrang kunnen brengen.

II.3.3. De contractant verklaart:

• dat hij nooit een aanbod van welke aard ook heeft gedaan waaraan in het kader van het contract een ongerechtvaardigd voordeel zou kunnen worden ontleend, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden;

• dat hij nooit aan of van wie dan ook voordelen, in geld of in natura, heeft toegekend, heeft gevraagd, heeft proberen te verkrijgen of heeft aanvaard, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden, voor zover dergelijke gedragingen direct of indirect als een illegale handeling of een vorm van corruptie kunnen worden beschouwd, omdat zij een aansporing of beloning in verband met de uitvoering van het contract vormen.

II.3.4. De contractant stelt zijn personeel, bestuur en directie, alsmede derden die bij de uitvoering van het contract betrokken zijn, schriftelijk van alle desbetreffende verplichtingen in kennis.

ARTIKEL II.4 - VERTROUWELIJKHEID II.4.1. De contractant verbindt zich ertoe alle inlichtingen of documenten die verband houden

met de uitvoering van het contract, strikt vertrouwelijk te behandelen, er geen oneigenlijk gebruik van te maken en ze niet aan derden te verstrekken. Deze verbintenis blijft ook na beëindiging van de prestaties gelden.

II.4.2. De contractant draagt er zorg voor dat zijn personeel, bestuur en directie de verbintenis aangaan dat zij het vertrouwelijke karakter van elk gegeven dat direct of indirect verband houdt met de uitvoering van de prestaties in acht zullen nemen en dat zij geen enkel document of gegeven dat niet eerder openbaar is gemaakt, aan derden zullen verstrekken of ten eigen bate of ten bate van derden zullen aanwenden, ook niet nadat de prestaties zijn beëindigd.

ARTIKEL II.5 - GEGEVENSBESCHERMING II.5.1 De contractant heeft een recht van toegang tot zijn eigen persoonsgegevens, alsmede

het recht gegevens te corrigeren. Indien hij vragen heeft in verband met de verwerking van zijn persoonsgegevens, moet hij zich wenden tot de in artikel I.8 genoemde dienst, die verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens.

II.5.2 De contractant heeft het recht om zich te allen tijde tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming te wenden.

II.5.3 Wanneer de contractant in het kader van dit contract persoonsgegevens moet verwerken, kan hij slechts handelen onder toezicht van de persoon die voor de gegevensverwerking verantwoordelijk is, met name wat betreft het met de verwerking beoogde doel, de categorieën gegevens die mogen worden verwerkt, de ontvangers van de persoonsgegevens en de middelen waarmee de betrokken persoon zijn rechten kan uitoefenen.


Blz. 14/23

II.5.4 De contractant beperkt de toegang tot deze gegevens tot het personeel dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de follow-up van het contract.

II.5.5 De contractant verbindt zich ertoe passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te nemen gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de betrokken persoonsgegevens met zich brengen, met als doel:

a) te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevensverwerkende computersystemen, en met name: aa) onbevoegde inzage, verveelvoudiging, wijziging of verwijdering van opslagmedia; ab) onbevoegde invoer in het geheugen alsmede onbevoegde verspreiding, wijziging of wissing van opgeslagen persoonsgegevens; ac) het gebruik door onbevoegden van de gegevensverwerkingssystemen met behulp van datatransmissieapparatuur;

b) er zorg voor te dragen dat bevoegde gebruikers van een gegevensverwerkingssysteem alleen toegang kunnen krijgen tot persoonsgegevens waarvoor hun recht van toegang geldt;

c) te registreren welke persoonsgegevens op welk tijdstip en aan wie zijn meegedeeld; d) er zorg voor te dragen dat persoonsgegevens die voor rekening van derden worden

verwerkt, uitsluitend op de door de opdrachtgevende instelling of het opdrachtgevende orgaan voorgeschreven wijze kunnen worden verwerkt;

e) er zorg voor te dragen dat de gegevens tijdens de mededeling van persoonsgegevens en tijdens het transport van opslagmedia niet onrechtmatig kunnen worden ingezien, gekopieerd of gewist;

f) de organisatiestructuur zodanig op te zetten dat deze aan de bijzondere vereisten inzake gegevensbescherming beantwoordt.

ARTIKEL II.6 - UITBESTEDING II.6.1. Zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie mag de

contractant geen prestaties uitbesteden en evenmin het contract in feite door derden laten uitvoeren.

II.6.2. Zelfs indien de Commissie de contractant toestemming verleent om prestaties aan derden uit te besteden, wordt de contractant niet ontslagen van de verplichtingen die hij krachtens het contract jegens de Commissie dient na te komen en is uitsluitend hij aansprakelijk voor de goede uitvoering van het contract.

II.6.3. De contractant ziet erop toe dat de uitbesteding geen afbreuk doet aan de rechten en garanties waarop de Commissie krachtens het contract, met name artikel II.20, aanspraak kan maken.

ARTIKEL II.7 - WIJZIGINGEN Elke wijziging van dit contract geschiedt bij een schriftelijke overeenkomst, in de vorm van een aanhangsel, die door de contractpartijen wordt gesloten vóór de nakoming van al hun contractuele verplichtingen. Mondelinge afspraken binden de contractpartijen niet.


Blz. 15/23

ARTIKEL II.8 - CESSIE II.8.1. De contractant mag de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit het contract

geheel noch gedeeltelijk cederen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie.

II.8.2. Wanneer deze toestemming niet wordt verleend of indien niet aan de voorwaarden daarvan wordt voldaan, kan de door de contractant uitgevoerde cessie niet tegen de Commissie worden ingeroepen en heeft deze voor de Commissie geen enkel gevolg.

ARTIKEL II.9 - GEBRUIK, VERSPREIDING EN PUBLICATIE VAN INFORMATIE OVER HET CONTRACT II.9.1. De contractant machtigt de Commissie om, met welk doel, op welke wijze en via

welk medium ook, gegevens in het contract, in het bijzonder de identiteit van de contractant, het voorwerp van het contract, de duur ervan en het betaalde bedrag, te verwerken, te gebruiken, te verspreiden en te publiceren. Met betrekking tot persoonsgegevens zijn de artikelen I.8 en II.5 van toepassing.

II.9.2. Tenzij in de bijzondere voorwaarden anders is bepaald, is de Commissie niet verplicht documenten of informatie die haar in het kader van de uitvoering van het contract worden verstrekt, te verspreiden of te publiceren. Wanneer zij beslist de verstrekte documenten of informatie niet te verspreiden of te publiceren, is het de contractant niet toegestaan deze te verspreiden of elders te publiceren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie.

II.9.3. In geval van verspreiding of publicatie van gegevens in verband met het contract of gebruik van uitkomsten van de uitvoering van het contract die als zodanig door de contractant zijn verstrekt, is de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie vereist en moet, wanneer daarom wordt verzocht, worden vermeld dat deze in het kader van een contract met de Commissie zijn geproduceerd. Daarbij moet worden verklaard dat de geformuleerde meningen uitsluitend die van de contractant zijn en niet het officiële standpunt van de Commissie weergeven.

II.9.4. De contractant mag informatie die hij in de loop van het contract heeft verkregen, slechts met de voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Commissie voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van het contract gebruiken.

ARTIKEL II.10 - EIGENDOM VAN DE RESULTATEN - INTELLECTUELE EN INDUSTRIËLE EIGENDOM (NIET VAN TOEPASSING OP DIT CONTRACT) II.10.1. Een resultaat is elke uitkomst van de uitvoering van het contract die als zodanig door

de contractant is verstrekt.

Een maker is elke persoon die aan de productie van het resultaat heeft bijgedragen.

Reeds bestaande intellectuele-eigendomsrechten, ook soms achtergrondtechnologie genoemd, zijn alle industriële- en intellectuele-eigendomsrechten die dateren van vóór de sluiting van het contract, en omvatten eigendoms- en gebruiksrechten van de contractant, de Commissie en eventuele derden ("reeds bestaande rechten").


Blz. 16/23

Zij zijn een materiële voorwaarde van het contract en het behoort tot de essentie van het contract dat de contractanten worden verplicht om uiterlijk bij de aanlevering van het eindresultaat een lijst van reeds bestaande rechten te verstrekken.

II.10.2. De eigendom van alle bij de uitvoering van het contract verkregen resultaten of rechten daarop zoals vermeld in het bestek / de uitvoeringsvoorwaarden voor de prestaties en de inschrijving bij het contract, - met inbegrip van auteursrechten en andere intellectuele- of industriële-eigendomsrechten - en alle verkregen technologische oplossingen en de daarin opgenomen informatie behoren onherroepelijk en volledig toe aan de Unie, die ze kan gebruiken zoals beschreven in het contract. Alle rechten worden toegekend aan de Unie vanaf het ogenblik dat de resultaten zijn aangeleverd en zijn aanvaard door de Commissie.

Om twijfel te vermijden, wordt een dergelijke toekenning van rechten in voorkomend geval ook geacht een daadwerkelijke overdracht van de rechten van de contractant aan de Unie te zijn.

De in artikel I.3 genoemde vergoeding wordt geacht alle vormen van gebruik van de resultaten door de Commissie te omvatten, conform het bepaalde in artikel I.9.

De bovenbedoelde toekenning van rechten aan de Commissie uit hoofde van dit contract is wereldwijd geldig voor de gehele duur van de bescherming van intellectuele-eigendomsrechten.

II.10.3. Alle door de contractant aan de Commissie beschikbaar gestelde voorlopige subresultaten, onbewerkte gegevens en voorlopige analysen mogen zonder schriftelijke toestemming van de contractant niet worden gebruikt door de Commissie, tenzij in het bestek / de uitvoeringsvoorwaarden voor de prestaties uitdrukkelijk is bepaald dat deze als zelfstandig resultaat worden behandeld.

II.10.4. De contractant behoudt alle rechten en aanspraken op reeds bestaande rechten die niet volledig aan de Unie zijn toegekend conform artikel I.9.2 en verleent de Unie voor de gevraagde periode een licentie voor het gebruik van de reeds bestaande rechten voor zover dat nodig is om de aangeleverde resultaten te gebruiken.

II.10.5. De contractant zorgt ervoor dat de aangeleverde resultaten vrij zijn van rechten of aanspraken van derden, ook met betrekking tot reeds bestaande rechten, voor elk door de Commissie beoogd gebruik. Dat geldt niet voor de morele rechten van natuurlijke personen en de in artikel II.10.4 bedoelde rechten.

II.10.6. De contractant geeft duidelijk alle citaten aan die hij uit bestaande teksten heeft gehaald. De volledige referentie omvat naargelang van het geval: naam van de auteur, titel van het werk, datum van publicatie, datum van creatie, plaats van publicatie, adres van publicatie op internet, nummer, volume en andere gegevens om de oorsprong gemakkelijk te kunnen identificeren.

II.10.7. De contractant geeft duidelijk alle delen aan waarop er reeds rechten bestaan alsook alle delen van het resultaat die van externe bronnen afkomstig zijn: delen van andere documenten, beelden, grafieken, tabellen, gegevens, software, technische uitvindingen, knowhow enz. (op papier, in elektronische of in andere vorm).

Voor niet-tekstuele resultaten of resultaten die alleen in elektronische vorm worden verstrekt, worden in de omschrijving, de instructies of het inlichtingenformulier alle delen vermeld die uit externe bronnen afkomstig zijn: IT-ontwikkelingsinstrumenten, routines, subroutines en/of andere programma's ("achtergrondtechnologie"), concepten, ontwerpen, installaties of kunstwerken, gegevens, uitgangs- of achtergrondmateriaal of andere delen van externe oorsprong.


Blz. 17/23

II.10.8. Indien de Commissie dat verlangt, bewijst de contractant dat hij eigenaar is van of een gebruiksrecht heeft op alle vereiste rechten op de in artikel II.10.7 bedoelde materialen.

II.10.9. Door de resultaten aan te leveren, bevestigt de contractant dat de makers zich ertoe verbinden zich er niet tegen te verzetten dat hun namen worden vermeld bij de presentatie van de resultaten aan het publiek en dat de resultaten openbaar mogen worden gemaakt.

De contractant is in het bezit van alle betrokken overeenkomsten van de maker en staaft dit met bewijsstukken.

II.10.10. Door de resultaten aan te leveren, garandeert de contractant dat de bovenbedoelde overdracht van rechten niet in strijd is met de rechtsvoorschriften en geen inbreuk maakt op rechten van anderen en dat hij de betrokken rechten bezit en de bevoegdheid heeft om de overdracht uit te voeren. Hij garandeert ook dat hij alle vergoedingen in verband met de eindresultaten, met inbegrip van vergoedingen aan auteursrechtenbureaus, heeft betaald of heeft gecontroleerd dat deze zijn betaald.

II.10.11. De contractant stelt de Unie schadeloos voor en vrijwaart haar van alle schade en kosten die het gevolg zijn van een vordering die een derde, met inbegrip van makers en tussenpersonen, instelt wegens een gestelde schending van industriële- of intellectuele-eigendomsrechten of andere eigendomsrechten op grond van het gebruik door de Unie van de werken en in verband waarmee door de contractant gebruiksrechten aan de Unie zijn verleend.

ARTIKEL II.11 - OVERMACHT II.11.1. Onder overmacht wordt elke onvoorzienbare en buitengewone situatie of gebeurtenis

verstaan die onafhankelijk is van de wil van de contractpartijen en die niet kan worden toegeschreven aan een fout of een nalatigheid van een van hen of van een subcontractant, maar die een van de partijen verhindert een van haar contractuele verplichtingen na te komen en die niet door passende maatregelen had kunnen worden voorkomen. Gebreken in uitrusting of materiaal of vertraging bij de beschikbaarstelling daarvan, arbeidsconflicten, stakingen of financiële moeilijkheden kunnen niet worden aangevoerd als gevallen van overmacht, tenzij deze zelf rechtstreeks het gevolg zijn van een duidelijk geval van overmacht.

II.11.2. Indien zich voor een van de contractpartijen een geval van overmacht voordoet, stelt zij, onverminderd artikel II.1.8, de andere partij daarvan onverwijld per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze in kennis, met vermelding van de aard, de vermoedelijke duur en de vermoedelijke gevolgen van deze gebeurtenis.

II.11.3. Geen van de contractpartijen wordt geacht te zijn tekortgeschoten in haar contractuele verplichtingen, indien deze niet-nakoming een gevolg is van overmacht. Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet kan nakomen door overmacht, heeft hij alleen recht op vergoeding voor prestaties die daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

II.11.4. De contractpartijen nemen de nodige maatregelen om de schade tot een minimum te beperken.


Blz. 18/23

ARTIKEL II.12 - SCHADEVERGOEDING Indien de contractant zijn contractuele verplichtingen niet binnen de in het contract vastgestelde termijnen nakomt, kan de Commissie, onverminderd de daadwerkelijke of potentiële aansprakelijkheid van de contractant uit hoofde van het contract of het recht van de Commissie om het contract op te zeggen, besluiten per kalenderdag vertraging een schadevergoeding op te leggen overeenkomstig de volgende formule: 0,3 x (V/d)

V is het in artikel I.3.1 genoemde bedrag;

d is de in artikel I.2.3 genoemde termijn, uitgedrukt in dagen.

De contractant kan binnen dertig dagen na kennisgeving van dit besluit per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze hiertegen protest aantekenen. Indien hij niet reageert of indien de Commissie het besluit niet schriftelijk intrekt binnen dertig dagen na ontvangst van het desbetreffende protest, wordt het besluit tot oplegging van een schadevergoeding uitvoerbaar. Deze schadevergoeding wordt niet opgelegd wanneer voorzien is in de betaling van vertragingsrente wegens niet-tijdige voltooiing. De Commissie en de contractant erkennen en aanvaarden uitdrukkelijk dat bedragen die eventueel op grond van dit artikel verschuldigd zijn, het karakter van een schadevergoeding en niet van een sanctie hebben en geacht mogen worden een billijke vergoeding te vormen voor de verliezen die redelijkerwijs te verwachten zijn als gevolg van de niet-nakoming van verplichtingen.

ARTIKEL II.13 - OPSCHORTING VAN HET CONTRACT Onverminderd het recht van de Commissie om het contract op te zeggen, kan de Commissie wanneer er bij het contract sprake is van wezenlijke fouten, onregelmatigheden of fraude, de uitvoering van het contract geheel of gedeeltelijk opschorten. De opschorting gaat in op de dag waarop de contractant daarvan per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze in kennis wordt gesteld, of op een latere datum indien dit in de kennisgeving wordt vermeld. De Commissie geeft de contractant zo spoedig mogelijk opdracht de opgeschorte prestaties te hervatten of deelt hem mee dat zij nog steeds voornemens is het contract op te zeggen. De contractant kan geen aanspraak maken op schadevergoeding wegens de gehele of gedeeltelijke opschorting van het contract. ARTIKEL II.14 - OPZEGGING DOOR DE COMMISSIE II.14.1. De Commissie kan het contract in de volgende gevallen opzeggen:

a) wanneer de contractant in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, zijn faillissement is aangevraagd, tegen hem een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, hij zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;

b) wanneer de contractant niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar hij is gevestigd, van het land waarvan het recht van toepassing is op het contract, dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;

c) wanneer de Commissie bewijs of een ernstig vermoeden heeft dat de contractant of een aan hem gelieerde organisatie of persoon beroepsfouten heeft gemaakt;


Blz. 19/23

d) wanneer de Commissie jegens de contractant of een aan hem gelieerde organisatie of persoon bewijs of een ernstig vermoeden heeft van fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Unie schaadt;

e) wanneer de Commissie bewijs of een ernstig vermoeden heeft dat de contractant of een aan hem gelieerde organisatie of persoon wezenlijke fouten, onregelmatigheden of fraude heeft begaan bij de gunningsprocedure of bij de uitvoering van het contract;

f) wanneer de contractant zijn verplichtingen uit hoofde van artikel II.3 niet nakomt;

g) wanneer de contractant valse verklaringen heeft afgelegd in de door de Commissie verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbesteding, of deze inlichtingen niet heeft verstrekt;

h) wanneer een wijziging in de juridische, financiële, technische of organisatorische situatie van de contractant volgens de Commissie aanzienlijke gevolgen kan hebben voor de uitvoering van het contract;

i) wanneer met de uitvoering van het contract niet daadwerkelijk binnen drie maanden na de geplande datum is begonnen en de eventueel voorgestelde nieuwe datum door de Commissie onaanvaardbaar wordt geacht;

j) wanneer de contractant er door zijn eigen schuld niet in slaagt een vergunning of machtiging te verkrijgen die voor de uitvoering van het contract vereist is;

k) wanneer de contractant, na formeel en schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, met vermelding van de aard van de beweerde tekortkoming, en na de gelegenheid te hebben gekregen om dit binnen een redelijke termijn na ontvangst van de ingebrekestelling recht te zetten, ernstig tekort blijft schieten in de nakoming van zijn contractuele verplichtingen.

II.14.2. In geval van overmacht, waarvan overeenkomstig artikel II.11 kennis is gegeven, kan elk van de contractpartijen het contract opzeggen, voor zover de uitvoering ervan niet mogelijk is gedurende een periode die gelijk is aan minstens een vijfde van de in artikel I.2.3 vastgestelde periode.

II.14.3. Vóór een opzegging overeenkomstig punt c), d), e), h) of k) krijgt de contractant de gelegenheid zijn opmerkingen kenbaar te maken.

De opzegging wordt van kracht op de dag waarop de aangetekende brief met ontvangstbevestiging waarmee het contract wordt opgezegd, door de contractant wordt ontvangen, of op een andere datum die in de opzeggingsbrief is vermeld.

II.14.4. Gevolgen van de opzegging

Indien de Commissie het contract overeenkomstig dit artikel opzegt, ziet de contractant af van elke vordering tot schadeloosstelling, ook voor de derving van verwachte winst op de onvoltooide prestaties, onverminderd andere maatregelen waarin het contract voorziet. Na ontvangst van de opzeggingsbrief van de Commissie neemt de contractant alle nodige maatregelen om de kosten te beperken, schade te voorkomen en de door hem aangegane verbintenissen op te zeggen of te beperken. Binnen zestig dagen na de dag waarop de opzegging van kracht wordt, stelt hij de documenten op die in de bijzondere voorwaarden worden voorgeschreven, voor de prestaties die tot op die dag zijn uitgevoerd.

De Commissie kan eisen dat alle geleden schade wordt vergoed en kan alle reeds in het kader van het contract aan de contractant betaalde bedragen terugvorderen.

Na de opzegging van het contract kan de Commissie de prestaties door een andere contractant laten uitvoeren of voltooien. De Commissie kan van de contractant de terugbetaling vorderen


Blz. 20/23

van alle extra kosten die daarbij worden gemaakt, onverminderd de andere rechten of garanties die zij uit hoofde van het contract kan laten gelden.

ARTIKEL II.14 BIS - AAN DE CONTRACTANT TOE TE SCHRIJVEN WEZENLIJKE FOUTEN, ONREGELMATIGHEDEN EN FRAUDE Indien na de gunning van de opdracht blijkt dat de gunningsprocedure of de uitvoering van het contract met wezenlijke fouten, onregelmatigheden of fraude gepaard zijn gegaan, en wanneer die fouten, onregelmatigheden of fraude toe te schrijven zijn aan de contractant, kan de Commissie weigeren betalingen te verrichten, reeds betaalde bedragen terugvorderen of alle contracten met de contractant opzeggen, waarbij deze maatregelen in verhouding moeten staan tot de ernst van de fouten, onregelmatigheden of fraude. ARTIKEL II.15 - FACTURERING EN BETALINGEN II.15.1. Garantie voorfinanciering Wanneer dit in artikel I.4.1 is bepaald of wanneer de voorfinanciering meer bedraagt dan 150 000 EUR, stelt de contractant ter dekking van de voorfinanciering in het kader van het contract een financiële garantie in de vorm van een bankgarantie of een soortgelijke, door een bank of een erkende financiële instelling (garant) gegeven garantie, die gelijk is aan het in hetzelfde artikel genoemde bedrag. Deze garantie kan worden vervangen door een hoofdelijke borgstelling door derden.

De garant betaalt de Commissie op haar verzoek een bedrag dat overeenkomt met de betalingen die zij aan de contractant heeft gedaan en in ruil waarvoor de contractant nog geen diensten met een vergelijkbare waarde heeft verricht.

De garant is op eerste vordering hoofdelijk aansprakelijk en kan niet van de Commissie verlangen dat zij zich eerst tot de hoofdschuldenaar (de contractant) wendt.

In de garantie wordt vermeld dat deze uiterlijk van kracht wordt op de dag waarop de contractant de voorfinanciering ontvangt. De garantie blijft van kracht totdat de voorfinanciering is verrekend met tussentijdse betalingen of met de betaling van het saldo aan de contractant. Ze wordt vrijgegeven in de loop van de daaropvolgende maand of, bij gebreke van een dergelijke verrekening, vier maanden na de afgifte van een desbetreffende debetnota. De kosten van de garantie worden door de contractant gedragen.

II.15.2. Tussentijdse betalingen en betaling van het saldo

Betalingen worden slechts verricht indien de contractant al zijn contractuele verplichtingen is nagekomen op de datum waarop de factuur wordt ingediend.

Aan het einde van elk van de in artikel I.4.2 aangegeven perioden dient de contractant bij de Commissie een factuur in, die vergezeld gaat van de in de bijzondere voorwaarden voorgeschreven documenten.

Indien een voortgangsverslag een betalingsvoorwaarde is, beschikt de Commissie na de ontvangst ervan over de in de bijzondere voorwaarden vermelde termijn om:

• dit met of zonder opmerkingen of punten van voorbehoud goed te keuren, dan wel de termijn op te schorten en om aanvullende informatie te verzoeken, of

• het af te wijzen en een nieuw voortgangsverslag te eisen.

Goedkeuring van het voortgangsverslag betekent niet dat de Commissie erkent dat het volgens de regels is opgesteld of dat de erin vervatte verklaringen en gegevens waarachtig, volledig en correct zijn.


Blz. 21/23

Wanneer de Commissie een nieuw voortgangsverslag verlangt omdat het eerder ingediende is afgewezen, moet dat worden ingediend binnen de in de bijzondere voorwaarden aangegeven termijn. Het nieuwe voortgangsverslag valt eveneens onder de toepassing van de bovenstaande bepalingen.

II.15.3. Valuta en kosten voor betalingen Betalingen worden verricht in de valuta van het contract.

Kosten voor de overmaking:

• de door de bank van de Commissie in rekening gebrachte kosten voor verzending worden gedragen door de Commissie;

• de door de bank van de contractant in rekening gebrachte kosten voor ontvangst worden gedragen door de contractant;

• de door een van de partijen veroorzaakte kosten van een dubbele overmaking worden gedragen door de partij die de dubbele overmaking heeft veroorzaakt.

ARTIKEL II.16 - ALGEMENE BEPALINGEN BETREFFENDE BETALINGEN II.16.1. De betalingen worden geacht te zijn verricht op de datum waarop de rekening van de

Commissie wordt gedebiteerd.

II.16.2. De Commissie kan de in artikel I.4 genoemde betalingstermijnen te allen tijde opschorten, indien zij de contractant ervan in kennis stelt dat zijn factuur niet ontvankelijk is omdat het bedrag niet verschuldigd of opeisbaar is of omdat de nodige bewijsstukken niet zijn overgelegd. De Commissie kan aanvullende verificaties verrichten, waaronder een controle ter plaatse, om vóór de betaling zekerheid te verkrijgen over de ontvankelijkheid van de factuur.

De Commissie stelt de contractant daarvan, onder opgave van de reden voor de opschorting, per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze in kennis. De opschorting gaat in op de dag van verzending van de kennisgeving. Wanneer de opschorting een einde neemt, begint de in artikel I.4 genoemde termijn opnieuw te lopen voor de resterende duur ervan.

II.16.3. In geval van niet-tijdige betaling heeft de contractant recht op vertragingsrente, op voorwaarde dat de berekende rente meer dan 200 EUR bedraagt. Indien de rente niet meer dan 200 EUR bedraagt, kan de contractant binnen twee maanden na ontvangst van de betaling vertragingsrente eisen. Deze rente wordt berekend tegen de rentevoet die door de Europese Centrale Bank voor haar recentste basisherfinancieringstransacties is toegepast (de referentievoet), vermeerderd met zeven procentpunt (de marge). De referentievoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betaling verschuldigd is, wordt toegepast. Deze rentevoet wordt bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie. De rente is verschuldigd over de periode vanaf de kalenderdag die volgt op de datum waarop de betalingstermijn is verstreken, tot en met de datum van betaling. De opschorting van betalingen door de Commissie kan niet als een niet-tijdige betaling worden beschouwd.


Blz. 22/23

ARTIKEL II.17 - FISCALE BEPALINGEN

II.17.1. De contractant is als enige verantwoordelijk voor de naleving van de op hem toepasselijke belastingwetgeving. Niet-naleving ervan leidt tot nietigheid van de desbetreffende facturen.

II.17.2. De contractant neemt er kennis van dat de Commissie, krachtens de bepalingen van de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, vrijgesteld is van alle belastingen, heffingen en rechten, waaronder de belasting over de toegevoegde waarde (btw).

II.17.3. Derhalve neemt de contractant bij de bevoegde autoriteiten de noodzakelijke stappen om te zorgen voor vrijstelling van belastingen, heffingen en rechten, waaronder van btw, voor de goederen en diensten die voor de uitvoering van dit contract vereist zijn.

II.17.4. Op de door de contractant ingediende facturen moet worden aangegeven waar hij btw-plichtig is en moeten de bedragen exclusief btw en de bedragen inclusief btw afzonderlijk worden vermeld.

ARTIKEL II.18 - VERGOEDING VAN KOSTEN II.18.1. Indien daarin in de bijzondere voorwaarden of in bijlage II is voorzien, vergoedt de

Commissie de kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de prestaties na overlegging van originele bewijsstukken, zoals ontvangstbewijzen en gebruikte vervoerbewijzen.

II.18.2. In voorkomend geval worden reis- en verblijfkosten vergoed op basis van de kortste reisweg.

II.18.3. Reiskosten worden als volgt vergoed:

a) vliegreizen worden vergoed tot ten hoogste de kostprijs van een economyclassticket op het ogenblik van de reservering;

b) reizen per boot of per trein worden vergoed tot ten hoogste de kostprijs van een biljet eerste klasse;

c) reizen waarbij gebruik wordt gemaakt van een auto worden vergoed op basis van het spoorwegtarief eerste klasse voor hetzelfde traject en op dezelfde dag;

d) reizen buiten het grondgebied van de Unie worden vergoed volgens de bovengenoemde algemene regels, mits de Commissie haar voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven.

II.18.4. Verblijfkosten worden vergoed op basis van een dagvergoeding volgens de

onderstaande regeling:

a) voor reizen van minder dan 200 km (retour) worden geen verblijfkosten betaald; b) de dagvergoeding wordt alleen betaald na ontvangst van een bewijsstuk waaruit

blijkt dat de betrokken persoon op de plaats van bestemming aanwezig was; c) de dagvergoeding bestaat uit een vast bedrag ter betaling van alle verblijfkosten, met

inbegrip van logies, maaltijden, plaatselijk vervoer, verzekeringen en kleine onkosten;

d) de dagvergoeding wordt uitbetaald volgens het in artikel I.3 vermelde tarief. II.18.5. De kosten van verzending van materieel of niet-begeleide bagage worden vergoed,

mits de Commissie haar voorafgaande schriftelijke toestemming heeft gegeven.


Blz. 23/23

II.18.6. De omrekening tussen de euro en een andere valuta geschiedt tegen de in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakte wisselkoers van de dag waarop de uitgave werd gemaakt.

ARTIKEL II.19 - TERUGVORDERING II.19.1. Indien in totaal meer is betaald dan verschuldigd is of indien een terugvordering

volgens de contractbepalingen gerechtvaardigd is, betaalt de contractant het desbetreffende bedrag in euro terug zodra hij de debetnota ontvangt, op de wijze en binnen de termijn zoals vastgesteld door de Commissie.

II.19.2. Wanneer het verschuldigde bedrag niet is betaald op de in de debetnota vermelde uiterste datum, is de contractant over het desbetreffende bedrag rente verschuldigd, berekend tegen de in artikel II.16.3 genoemde rentevoet. De rente is verschuldigd vanaf de kalenderdag die volgt op de vervaldag tot en met de kalenderdag waarop de schuld volledig is betaald.

II.19.3. De Commissie kan, na de contractant hiervan in kennis te hebben gesteld, bedragen die zeker, vaststaand en opeisbaar zijn verklaard, invorderen door verrekening met zekere, vaststaande en opeisbare vorderingen die de contractant mogelijk ten opzichte van de Unie of de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie heeft. Indien in die mogelijkheid is voorzien, kan de Commissie tevens de financiële garantie aanspreken.

ARTIKEL II.20 - CONTROLES EN AUDITS II.20.1. Overeenkomstig artikel 142 van het Financieel Reglement van toepassing op de

algemene begroting van de Europese Gemeenschappen is de Rekenkamer bevoegd vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo de documenten te verifiëren die berusten bij de natuurlijke personen of rechtspersonen aan wie overmakingen uit de begroting ten goede komen.

II.20.2. De Commissie of een externe instantie van haar keuze heeft vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo dezelfde rechten als de Rekenkamer voor het verrichten van controles en audits, voor zover die betrekking hebben op de naleving van de contractuele verplichtingen.

II.20.3. Bovendien kan het Europees Bureau voor fraudebestrijding overeenkomstig Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad en Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad vanaf de ondertekening van het contract tot vijf jaar na de betaling van het saldo ter plaatse controles en inspecties uitvoeren.

Aanbesteding 22/2011/OIL Bijlage II - Deel A

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,000,00

Datum, stempel en handtekening van de inschrijver:

Totaalbedrag over 6 jaar

Jaarbedrag post F - CPE I

Jaarbedrag post H - CPE III

Totaal jaarbedrag van de posten A tot en met L

Jaarbedrag post I - CPE V

TOTAAL SOCIALE UITGAVEN (F - I)

Publicatiebureau

Jaarbedrag post J - MERCIER

Jaarbedrag post K - FISCHER

Jaarbedrag post L - WINKELHIEL

PRIJSOPGAVETerbeschikkingstelling en onderhoud van schoon- en droogloopmatten

Jaarbedrag post C - EUFO I

Jaarbedrag post D - DRB

Jaarbedrag post B - BECH

Jaarbedrag post A - JMO

OIL - Administratieve gebouwen

TOTAAL PUBLICATIEBUREAU (I - L)

Centre Polyvalent de l'Enfance

De prijzen worden vermeld in euro zonder btw en omvatten het geheel aan handelingen betreffende twee prestaties per maand

Jaarbedrag post E - WINDHOF

TOTAAL ADMINISTRATIEVE UITGAVEN (A - E)

Jaarbedrag post G - CPE II


Vleugel / Verdieping Locatie Omschrijving Afmetingen Eenheids-

kleurPrijs voor twee

prestaties per maandHoeveel-

heid Maand-bedrag

A-B 0 Hoofdingang Mat 120 x 460 3 0,00

A-B 0 Bewakingsbalies Mat 150 x 200 2 0,00

A-B 0 Balies receptionistes Mat 120 x 530 1 0,00

A-B 0 Draaideur Mat 96 x 274 3 0,00

A 0 Stomerij Mat 150 x 204 1 0,00

A -1 Medische dienst (voordeur) Mat met rand 115 x 180 1 0,00

A -1 Medische dienst (gangdeur tegenover de ingang) Standaardmat met rand 85 x 150 1 0,00

A -1 Medische dienst (deur wachtkamer rechts) Mat met rand 75 x 85 1 0,00

B-1/06 In het voorportaal Mat 130 x 230 1 0,00

C 1 Hoofdingang Mat 135 x 180 1 0,00

C 1 Hoofdingang Mat 138 x 180 1 0,00

C 1 Kamer bewaker Mat 120 x 240 1 0,00

C0/001 Voor de ingang van de chauffeurskamer Mat 90 x 120 1 0,00

C -1 Gezondheidscentrum (voor de liften) Mat 120 x 240 1 0,00

C -1 Gezondheidscenrum (boven aan de trappen) Mat 150 x 200 1 0,00

C-1/002 Gezondheidscentrum (toegang zwembad) Mat met rand 150 x 150 1 0,00

CC 1 Hoofdingang Mat 137 x 180 1 0,00

CC 1 Kamer bewaker Mat 120 x 240 1 0,00

CC/200 Voor de ingang Mat 120 x 400 1 0,00

Vleugel / Verdieping Locatie Omschrijving Afmetingen Eenheids-

kleurPrijs voor twee


heid Maand-bedrag

A 0 Hoofdingang Mat 200 x 300 Grijs 1 0,00

Verdieping Locatie Omschrijving Afmetingen Eenheids-kleur

Prijs voor twee prestaties per maand

Hoeveel-heid

Maand-bedrag

0 Hoofdingang Mat 200 x 220 1 0,00

0 Uitgang naar binnenplaats Mat 185 x150 x 88 1 0,00

0 Uitgang naar binnenplaats Mat 185 x150 x 88 1 0,00

Vleugel / Verdieping Locatie Omschrijving Afmetingen Kleur Prijs voor twee


heid Maand-bedrag

B/A 0 Hoofdingang B-A Mat op maat met rand 200 x 630 1 0,00

B/A 0 Hoofdingang B-A (voor receptie) Mat op maat met rand 200 x 800 1 0,00

A1/001 Ontvangstkamer 1e verdieping, voor de balie Mat 200 x 300 1 0,00

D 0 Hoofdingang D (voor receptie) Mat op maat met rand 200 x 550 1 0,00

D 0 Hoofdingang D (voordeur receptie) Mat met rand 170 x 200 1 0,00

D 0 Hoofdingang D (rechts receptie) Mat met rand 190 x 240 1 0,00

D 0 Hoofdingang D (voorportaal) Mat op maat met rand 200 x 375 1 0,00

D 0 Hoofdingang D (voorportaal) Mat op maat met rand 130 x 200 1 0,00

Totaal jaarbedrag post A 0,00

0,00

0,00

POST C - Gebouw EUROFORUM I

Grijs

Totaal maandbedrag post C 0,00

POST D - Gebouw DROSBACH A-B-D

Totaal maandbedrag post D

Totaal jaarbedrag post B

0,00

0,00Totaal jaarbedrag post C

Blauw

Totaal jaarbedrag post D

Prijsopgave

POST B - BECH-gebouw

Totaal maandbedrag post B 0,00

POST A - JEAN MONNETgebouw

Totaal maandbedrag post A 0,00

Grijs

2/5




Hoeveel-heid

Maand-bedrag

-1 Kamer R-1/30 voorportaal ingang Mat 120 x 200 Grijs 1 0,00



Hoeveel-heid

Maand-bedrag

0 Hoofdingang Verzonken mat 148 x 218 1 0,00

0 Uitgang naar binnenplaats Verzonken mat 138 x 198 1 0,00

0 Nooduitgang Verzonken mat 58 x 98 2 0,00



Hoeveel-heid

Maand-bedrag


0 Nooduitgang "babies" Verzonken mat vast te stellen 1 0,00

0 Nooduitgang "grotere kinderen" Verzonken mat vast te stellen 1 0,00



Hoeveel-heid

Maand-bedrag



0 Ingang binnenplaats Verzonken mat 120 x 200 1 0,00

0 Ingangshal van de speelplaats voor de dubbele glazen deur (uitbreiding) Mat 320 x 360 1 0,00

0 EHBO-ruimte voor glazen deur die toegang tot de zijgang biedt (bijgebouw) Mat 80 x 120 1 0,00



Hoeveel-heid

Maand-bedrag

0 Voorportaal Ter beschikking gestelde mat/ABP 500 x 1000 1 0,00

0 Voorportaal Ter beschikking gestelde mat/ABP 500 x 1600 1 0,00

0 Ingang keuken Ter beschikking gestelde mat/ABP 140 x 180 1 0,00

0 Gang crèche Ter beschikking gestelde mat/ABP 70 x 186 4 0,00

-1 Klaslokalen Ter beschikking gestelde mat/ABP 125 x 125 19 0,00

-1 Ingang doorgang Ter beschikking gestelde mat/ABP 120 x 186 1 0,00

-1 Gang -1 .014 Ter beschikking gestelde mat/ABP 120 x 186 1 0,00

-1 Ingang eetzaal Ter beschikking gestelde mat/ABP 120 x 177 2 0,00

-1 Ingang "Centre d'étude" Ter beschikking gestelde mat/ABP 180 x 570 1 0,00

-1 Ingang keuken - 1.011 Ter beschikking gestelde mat/APB 120 x 150 1 0,00

-1 Gang - 1.008 Ter beschikking gestelde mat/ABP 120 x 230 1 0,00

Grijs

Totaal maandbedrag post I

0,00

0,00

0,00

POST H - CPE III

POST G - CPE II

Grijs met logo CPE

Totaal maandbedrag post F 0,00

POST E - WINDHOF-gebouw

Totaal maandbedrag post E 0,00Totaal jaarbedrag post E

0,00

Totaal maandbedrag post F

Grijs

0,00

0,00

Totaal jaarbedrag posten A tot en met E (Adminstratieve uitgaven) 0,00Totaal maandbedrag posten A tot en met E (Adminstratieve uitgaven)

POST F - CPE 1

Totaal jaarbedrag post H

Totaal jaarbedrag post F

Totaal jaarbedrag post I 0,00

Grijs

Totaal maandbedrag post H

0,00

POST I - CPE V

Totaal jaarbedrag post F 0,00

Totaal maandbedrag posten F tot en met I (sociale uitgaven) 0,00Totaal jaarbedrag posten F tot en met I (sociale uitgaven) 0,00

3/5


4/5




Hoeveel-heid

Maand-bedrag

0 Hoofdingang Verzonken mat 225 x 257 (dikte 23mm) 1 0,00

0 Hoofdingang Mat met rand 115 x 500 1 0,00



0 Kantine Mat met rand 85 x 150 2 0,00

-1 naar trappen A en voorportaal B1/B2/B3 Mat met rand 115 x 500 1 0,00

-1 Gasperich Mat met rand 135 x 400 1 0,00



Hoeveel-heid

Maand-bedrag





Hoeveel-heid

Maand-bedrag


0 Ingang bewakingspost Mat met rand 60 x 90 1 0,00

0 Voor kamers 4 en 6A Mat met rand 40 x 60 2 0,00

0 Voor de lift Mat met rand 90 x 150 1 0,00

0 Hal Mat met rand 90 x 150 4 0,00

Totaal maandbedrag posten I tot en met L (uitgaven "Publicatiebureau") 0,00

Totaal jaarbedrag posten A tot en met L 0,00

Totaal jaarbedrag posten I tot en met L (uitgaven "Publicatiebureau") 0,00

Totaal maandbedrag posten A tot en met L 0,00

Totaal jaarbedrag post J 0,00

POST J - Publicatiebureau - MERCIER

Grijs

Totaal maandbedrag post J 0,00

Grijs

POST K - Publicatiebureau - FISCHER

Totaal maandbedrag post K 0,00

Totaal jaarbedrag post L 0,00

Grijs

Totaal jaarbedrag post K 0,00

POST L - Publicatiebureau - WENKELHIEL (Gasperich)

Totaal maandbedrag post L 0,00

5/5

Contract 22/2011/OIL Bijlage II, deel B

1/9

Terbeschikkingstelling en onderhoud van schoon- en droogloopmatten

Bijlage II – Deel B – Technische specificaties

1 VOORWERP .............................................................................................................. 2 2 LIJST VAN DE GEBOUWEN ................................................................................... 2 3 GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING VAN DE PRESTATIES ............................ 3

3.1 Lijst van de matten ............................................................................................ 3 3.2 Normen en wettelijke voorschriften.................................................................. 4

4 ALGEMENE EN PRAKTISCHE BEPALINGEN..................................................... 4

4.1 Tijden voor de uitvoering van de prestaties ...................................................... 4 4.2 Contactpersonen van de contractant en van de Commissie .............................. 5 4.3 Naleving van de gezondheids- en veiligheidsinstructies .................................. 5 4.4 Bewaakte en gecontroleerde zones ................................................................... 6 4.5 Milieumaatregelen............................................................................................. 6

5 INGEZETTE MIDDELEN ......................................................................................... 7

5.1 Technische en materiële middelen .................................................................... 7 5.2. Personele middelen ........................................................................................... 7

5.2.1. Lijst en profiel van de voor de uitvoering van het contract verantwoordelijke personen ................................................................ 7

5.2.2. Algemene bepalingen betreffende het personeel ............................... 7 5.2.3. Bepalingen met betrekking tot uitbesteding....................................... 8

6 EINDVERSLAG......................................................................................................... 8 7 CONTROLE VAN DE PRESTATIES ....................................................................... 8 8 BOETES (SCHADEVERGOEDINGEN)................................................................... 8 9 LOGO VAN HET CPE ............................................................................................... 9


2/9

1 VOORWERP

Het contract betreft de terbeschikkingstelling en het onderhoud van schoon- en droogloopmatten in een gedeelte van de gebouwen die gebruikt worden of in gebruik zullen worden genomen door de Europese Commissie in het Groothertogdom Luxemburg.

2 LIJST VAN DE GEBOUWEN

Deze prestaties worden verricht in de volgende gebouwen die vallen onder de verantwoordelijkheid van het Bureau infrastructuur en logistiek Luxemburg (OIL) en het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (OP) in het Groothertogdom Luxemburg. Gebouwen die vallen onder de verantwoordelijkheid van het OIL:

NAAM: CODE ADRES

JEAN MONNET JMO rue Albert Wehrer, 2920 Luxembourg

CPE 1 (garderie)

CPE 3 (centre

d'étude)

rue Albert Borschette, 1246 Luxembourg

CENTRE POLYVALENT DE L'ENFANCE

CPE 5 (*)

Rue Gaston Thorn, 8268 Bertrange-Mamer

(in aanbouw, opening gepland in september 2012)

EUROFORUM 1 EUFO 1 10, rue Robert Stümper, 2557 Luxembourg

DROSBACH – Vleugel A DRB A

DROSBACH – Vleugel B DRB B

DROSBACH – Vleugel C DRB D

12, rue Guillaume Kroll, 1882 Luxembourg

BECH BECH 5, rue A.Weicker, 2721 Luxembourg

WINDHOF WIND Het adres wordt de contractant te gelegener tijd meegedeeld

(*) Het CPE 5 bestaat uit een crèche, een kinderdagverblijf en een huiswerk- en vrijetijdsklas. De crèche van het CPE 5 valt administratief onder het Europees Parlement; het kinderdagverblijf en de vrijetijds- en huiswerkklas worden beheerd door het OIL.


3/9

Gebouwen die vallen onder de verantwoordelijkheid van het Publicatiebureau:

NAAM: CODE ADRES

MERCIER MER 2, rue A.Weicker, 2985 Luxembourg

FISCHER FIS 135, 137, Rue Adolphe Fischer, 1520 Luxembourg

WENKELHIEL (Gasperich) GAS 3, Rue Emile Bian,

1235 Luxembourg

Deze gebouwenlijst kan tijdens de looptijd van het contract worden gewijzigd.

3 GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING VAN DE PRESTATIES

De frequentie van de prestaties is tweemaal per maand en zij omvatten: de verwijdering van alle schoon- en droogloopmatten; de gelijktijdige vervanging ervan door schone schoon- en droogloopmatten die een

behandeling hebben ondergaan ter vergroting van hun vuilwerende en absorberende vermogen.

De uitvoering van de prestaties vooronderstelt twee series matten: de ene bevindt zich op de in de prijsopgave aangegeven plaatsen, de andere bevindt zich in onderhoud. 3.1 Lijst van de matten

De lijst van de betrokken matten per gebouw bevindt zich in de prijsopgave die bijlage II, deel A van het contract vormt. Deze lijst kan tijdens de looptijd van het contract worden gewijzigd. De Commissie stelt de contractant hiervan in voorkomend geval op de hoogte.

Voor het CPE V wordt een serie matten ter beschikking gesteld door de Administration des Bâtiments Publics luxembourgeoise (ABP) (Luxemburgse dienst voor de openbare gebouwen), zie post I van de prijsopgave. De tweede serie wordt ter beschikking gesteld door de contractant.

Voor het overige is het Publicatiebureau eigenaar van een serie matten, die is beschreven onder de posten J, K en L van de prijsopgave. Deze matten zijn eind 2010 geleverd en zijn in nieuwe staat. Alleen de tweede serie matten moet door de contractant ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van de mat bij de hoofdingang van het Wenkelhiel-gebouw (afmetingen 190 x 500 cm), die door de contractant in tweevoud ter beschikking moet worden gesteld.


4/9

Aan het begin van de uitvoeringsperiode stelt de contractant aan de Commissie nieuwe matten ter beschikking, die eigendom van de contractant blijven. De door de ABP en het Publicatiebureau ter beschikking gestelde matten blijven eigendom van de Commissie. De Commissie verbindt zich ertoe bij afloop van het contract alle matten die aan de contractant toebehoren, aan hem terug te geven. Bij afloop van het contract kan de Commissie de contractant verzoeken de matten die aan de Commissie toebehoren definitief te verwijderen en passend te behandelen (hergebruik, recycling, storting, vernietiging enz.) met inachtneming van de bij de afloop van het contract geldende voorschriften. De kosten van deze operatie zijn in de eenheidsprijs inbegrepen en leiden dus niet tot bijkomende kosten voor de Commissie. 3.2 Normen en wettelijke voorschriften

De matten moeten in overeenstemming zijn met de volgende bepalingen:

1. de in de prijsopgave vermelde afmetingen van de matten;

2. de in de prijsopgave vermelde kleuren en eventuele logo's ervan (zie tevens hieronder);

3. zij moeten ten minste 1,6 mm dik zijn;

4. zij moeten voorzien zijn van een rubberen rand, met uitzondering van de verzonken matten;

5. zij moeten voldoen aan de voorschriften inzake brandwerendheid die gelden in het land waar de inschrijver is gevestigd;

6. zij moeten voldoen aan de antistatische voorschriften die gelden in het land waar de inschrijver is gevestigd.

De matten zijn over het algemeen eenkleurig grijs, behalve voor het Drosbachgebouw waar alle matten blauw zijn. Buitendien zijn de matten van het CPE II voorzien van het CPE-logo, volgens het model dat in punt 9 van het onderhavige document is weergegeven.

4 ALGEMENE EN PRAKTISCHE BEPALINGEN

4.1 Tijden voor de uitvoering van de prestaties

De prestaties worden uitgevoerd op werkdagen van de Commissie tussen 8.00 en 17.00 uur. De werkdagen van de Commissie kunnen verschillen van die in de privésector in het Groothertogdom Luxemburg. De lijst van de feestdagen van de Commissie wordt jaarlijks aan de contractant meegedeeld.

De contractant dient bij het voor de uitvoering van het contract verantwoordelijke personeel van de Commissie een werkblad in waarop de aantallen geleverde en meergenomen matten worden vermeld: een kopie van het werkblad wordt aan de contractant geretourneerd nadat deze door de Commissie is tegengetekend.


5/9

4.2 Contactpersonen van de contractant en van de Commissie

De contractant wijst voor de hele looptijd van het contract een "contractverantwoordelijke" aan die voor de uitvoering van het contract de enige contactpersoon tegenover de Commissie is (zie punt 5.2.1).

Jegens de contractant is de enige contactpersoon voor de uitvoering van het contract namens het OIL:

Office Infrastructures et logistique Luxembourg Unité OIL.03 « Maintenance et gestion des installations » 2920 Luxembourg LUXEMBURG

Jegens de contractant is de enige contactpersoon voor de uitvoering van het contract namens het Publicatiebureau:

Office des Publications Unité Infrastructures Service Bac/SHT 2985 Luxembourg LUXEMBURG

4.3 Naleving van de gezondheids- en veiligheidsinstructies

De aanwijzingen van de bevoegde dienst van de Commissie (OIL.02 - Gezondheid en veiligheid) betreffende de gezondheid en de veiligheid op het werk moeten worden nageleefd zoals vermeld in de documenten die bij de ondertekening van dit contract (noodplannen, technische veiligheidsdossiers en arbeidsprocedures) zijn verstrekt.

De contractant verbindt zich ertoe alle nodige maatregelen te treffen om de bij de Commissie geldende veiligheidsvoorschriften door zijn personeel in acht te doen nemen.

Bovendien

(1) verbindt de contractant zich ertoe de geldende bepalingen van de Luxemburgse arbeidswetgeving inzake arbeidsveiligheid en –hygiëne alsmede de geldende bepalingen van de arbeidswetgeving van zijn land van oorsprong (EU-lidstaat) en van Luxemburg inzake tewerkstelling na te leven en door zijn personeel te doen naleven;

(2) staat hij in voor de naleving door zijn personeel van het verbod enig voorwerp, zelfs nutteloos, dat eigendom is van de Commissie of van andere gebruikers van de gebouwen, mee te nemen, met uitzondering van de voorwerpen waarop dit contract betrekking heeft;

(3) staat hij in voor de naleving van het verbod zonder noodzaak kennis te nemen en/of zonder toestemming mededeling te doen aan derden van interne informatie of documenten van de Commissie;


6/9

(4) moet hij tevens alle maatregelen nemen ter voorkoming van ongevallen die de lichamelijke integriteit van zijn personeel, het personeel van zijn subcontractanten en dat van de Commissie in gevaar kunnen brengen.

De contractant is subsidiair verantwoordelijk voor het gedrag van zijn personeel, met inbegrip van het personeel van zijn medecontractanten of subcontractanten, in de lokalen van de Commissie en geeft de nodige instructies voor de veiligheid van goederen en personen.

De Commissie behoudt zich het recht voor om zonder dat daaraan voor haar gevolgen zijn verbonden, van de contractant te eisen dat een lid van zijn personeel of van het personeel van zijn subcontractanten onmiddellijk wordt verwijderd en vervangen.

De contractant verplicht zijn personeel ertoe in de lokalen van de Commissie niet te roken.

4.4 Bewaakte en gecontroleerde zones

Voor de bewaakte en gecontroleerde zones zijn specifieke maatregelen van toepassing (met name het gebouw Windhof). Elke prestatie in deze zones vereist de voorafgaande toestemming van de bevoegde dienst van de Commissie. De contractant moet eveneens alle voorschriften, processen en protocollen naleven die hem door deze dienst worden opgelegd.

4.5 Milieumaatregelen

De Commissie let sterk op milieuaspecten: zij dringt aan op het gebruik van producten, materialen en voorzieningen met zo min mogelijk negatieve uitwerking op het milieu.

De contractant moet de Commissie helpen bij de naleving van het milieubeheerssysteem of EMAS op basis van de ISO 14001:2004-norm en de Verordeningen (EG) nr. 1221/2009 en (EG) nr. 196/2006, die de beperking van de milieu-impact beogen (verwerking van afval, emissies en effluenten en beperking van overlast).

Informatie over EMAS is beschikbaar op de website:

http://ec.europa.eu/environment/emas/index_en.htm

De contractant neemt de volledige verantwoordelijkheid op zich voor alle milieurisico's die voortvloeien uit zijn verplichtingen in het kader van het contract. Hij is verplicht:

- alle passende maatregelen te nemen voor de verwerking van afval, emissies en effluenten en om de door zijn activiteiten veroorzaakte overlast te beperken, teneinde milieuschade te vermijden;

- alle noodzakelijke werkzaamheden overeenkomstig de op deze prestaties toepasselijke wet- en regelgeving uit te voeren;

- met de wetgeving conforme producten en zo mogelijk milieuvriendelijke producten te gebruiken.


7/9

5 INGEZETTE MIDDELEN

5.1 Technische en materiële middelen

De contractant moet alle middelen inzetten zoals bepaald in het contract, en zelfs die middelen die daarin niet worden vermeld maar wel noodzakelijk zijn om de prestaties volgens de regels der kunst overeenkomstig de strengste regels van het vak te kunnen uitvoeren De contractant moet vanaf de eerste dag waarop het contract van kracht wordt en tijdens de hele looptijd van het contract over alle personele, technische en materiële middelen beschikken die nodig zijn om de vereiste resultaten te halen, en die ook inzetten: de opgezette organisatie moet voldoende doeltreffend zijn en beschikken over de nodige kwalificaties, ervaring, bekwaamheid en middelen om aan de contractuele eisen te kunnen voldoen Daartoe neemt de contractant alle nodige maatregelen (voorraad, commerciële of andere overeenkomsten). Hij kan in geen geval en om geen enkele reden een gebrek aan personele, materiële en technische middelen aanvoeren.

5.2. Personele middelen

5.2.1. Lijst en profiel van de voor de uitvoering van het contract verantwoordelijke personen

De contractant wijst voor de hele duur van de opdracht een persoon aan die technisch verantwoordelijk is voor het contract, en die voor de uitvoering ervan de enige contactpersoon tegenover de Commissie is.

Bovendien stuurt de contractant de Commissie bij de aanvang van het contract en bij elke personeelswijziging in verband met de uitvoering van het contract een lijst met de namen van de personeelsleden die met de uitvoering van het contract zijn belast en hun plaatsvervangers.

5.2.2. Algemene bepalingen betreffende het personeel

De contractant is en blijft de enige contactpersoon en is als enige verantwoordelijk tegenover de Commissie en tegenover derden voor het gedrag van zijn personeel, alsook van het personeel van zijn medecontractanten of subcontractanten, in de lokalen van de Commissie (artikel II.1.6 van het contract). De contractant is en blijft de werkgever van zijn personeel gedurende de hele looptijd van het contract. De contractant moet te allen tijde vanaf de start van de prestaties beschikken over de bekwaamheden die nodig zijn voor de uitvoering van de geplande prestaties. Hij doet uitsluitend een beroep op gekwalificeerde en gespecialiseerde personeelsleden, en dit in voldoende aantal, die de prestaties volgens de regels van goed vakmanschap kunnen uitvoeren.


8/9

De Commissie kan van de contractant eisen dat hij zijn technische en personele middelen in aantal en kwaliteit verhoogt of een personeelslid vervangt indien de uitgevoerde prestaties niet aan de gestelde eisen voldoen.

5.2.3. Bepalingen met betrekking tot uitbesteding Als de contractant meent een beroep te moeten doen op een subcontractant om de prestaties uit te voeren, stelt hij de Commissie daarvan in kennis en moet hij vooraf haar schriftelijke toestemming krijgen Deze bepaling geldt niet voor subcontractanten die als dusdanig zijn geïdentificeerd in de inschrijving en die het formulier in bijlage 5.3 van het bestek hebben ingevuld en ondertekend. De contractant is tegenover de Commissie aansprakelijk voor de prestaties die door de subcontractanten en door zijn eigen personeel worden verricht.

6 EINDVERSLAG

De contractant verstrekt de Commissie uiterlijk vijftien dagen na het verstrijken van de uitvoeringstermijn van het contract per e-mail een algemeen verslag met zijn voornaamste vaststellingen, met de tijdens de uitvoering van het contract eventueel gebleken grootste problemen en met zijn aanbevelingen. Dit verslag kan worden gebruikt door de Commissie en door de contractant(en) die na afloop van dit contract soortgelijke prestaties zal (zullen) verrichten.

7 CONTROLE VAN DE PRESTATIES

De Commissie behoudt zich het recht voor de goede uitvoering van de prestaties te allen tijde te controleren of te laten controleren. Het resultaat van de controles wordt in een logboek genoteerd en door de vertegenwoordigers van beide partijen geparafeerd. Indien de Commissie constateert dat de contractant bij de uitvoering van de prestaties in gebreke blijft, moet de contractant deze gebreken zo spoedig mogelijk zonder enige extra vergoeding verhelpen. De Commissie behoudt zich het recht voor om na het verstrijken van deze termijn alle nodige maatregelen te treffen om de situatie recht te zetten, met de middelen die zij het best geschikt acht en op kosten van de contractant. In een dergelijk geval kan de contractant zich niet beroepen op het optreden van derden om zich aan zijn contractuele verplichtingen te onttrekken.

De in punt 8 bedoelde boetes blijven van toepassing, ook als een derde prestaties uitvoert.

8 BOETES (SCHADEVERGOEDINGEN)

De Commissie kan besluiten de volgende boetes en/of schadevergoedingen op te leggen. Indien twee opeenvolgende prestaties niet worden verricht, is een boete van 100 EUR per desbetreffende mat van toepassing. Het feit dat de contractant zijn contractuele verplichtingen niet is nagekomen, volstaat om de boetes en/of schadevergoedingen op te leggen. Zij worden per aangetekende brief aan de


9/9

contractant meegedeeld en automatisch in mindering gebracht op betalingen aan de contractant, onverminderd de mogelijkheid om een rechtstreekse vordering in te stellen als de beschikbare middelen niet volstaan. De Commissie en de contractant erkennen uitdrukkelijk dat bedragen die eventueel op grond van dit artikel verschuldigd zijn, het karakter van een schadevergoeding en niet van een sanctie hebben en geacht mogen worden een billijke vergoeding te vormen voor de verliezen die redelijkerwijs te verwachten zijn als gevolg van de niet-nakoming van verplichtingen.

9 LOGO VAN HET CPE

Dit logo moet worden aangebracht op de drie matten van het CPE II.

Uitnodiging tot inschrijving - European...

Documents

Transcript of Uitnodiging tot inschrijving - European...