Uitgebracht door: Werkgroep Fraudebeheersing Volmachten ...

Spoorboekje Fraudebeheersing voor Gevolmachtigden

Uitgebracht door: Werkgroep Fraudebeheersing Volmachten Versie: 10 Januari 2010 1



Inhoudsopgave 1. Inleiding .................................................................................................................. 4 2. Overlegorganen...................................................................................................... 5 3. Processen............................................................................................................... 7

3.1 Algemeen.......................................................................................................... 7 3.2 Stroomschema start gebruik centrale databank FISH....................................... 8 3.3. Acceptatie ........................................................................................................ 9

3.3.1 Processchema............................................................................................ 9 3.3.2 FISH controle bij acceptatie...................................................................... 10 3.3.3 Fraude-indicatoren beoordeling acceptatie .............................................. 11 3.3.4 Controlemomenten (geautomatiseerd / handmatig): ................................ 12 3.3.5 Registratie in FISH ................................................................................... 12 3.3.6.Gebruik documentatie in acceptatieproces............................................... 12 3.4.1.Processchema.......................................................................................... 13 3.4.2 FISH controle bij schade .......................................................................... 14 3.4.3 Fraude-indicatoren beoordeling schade zonder expertise........................ 15 3.4.4 Fraude-indicatoren beoordeling schade met expertise............................. 18 3.4.5 Controlemomenten (geautomatiseerd / handmatig) ................................. 21 3.4.6 Registratie in FISH ................................................................................... 21 3.4.7 Gebruik documentatie in schadeproces ................................................... 21

4. Checklist fraude.................................................................................................... 22 5. Managementinformatie......................................................................................... 23

5.1 Beschikbare informatie.................................................................................... 23 5.2. Gewenste informatie ...................................................................................... 24

6. Documentenregister ............................................................................................. 25 7. Gebruik Spoorboekje............................................................................................ 27 8. Vervolgactiviteiten................................................................................................. 27 9. Versienummers Spoorboekje ............................................................................... 28 Bijlage 1 Checklist fraude ...................................................................................... 29 Bijlage 2 Managementinformatie ........................................................................... 45 Bijlage 3 CDD instructies................................................................................... 4296



1. Inleiding Fraudebestrijding is als één van de speerpunten binnen het Verbond benoemd. Het Deltaplan en de inrichting van het Centrum Bestrijding Verzekeringsfraude zijn hiervan de directe gevolgen. In dit kader heeft de Stuurgroep Gevolmachtigden een werkgroep samengesteld die de vertaling van de uitgangspunten en maatregelen, zoals vastgelegd in het Deltaplan Fraude concreet moet verzorgen door middel van een plan van aanpak voor de volmachtmarkt inclusief het implementatietraject. Dit spoorboekje is één van de onderdelen in het bovengenoemde implementatietraject. Een spoorboekje is aan wijzigingen onderhevig en kan daarom niet als statisch document worden gezien. De laatste versie zal altijd centraal beschikbaar worden gesteld aan de marktpartijen. De rode draad van het spoorboekje betreft fraudebeheersing. Alle zaken die met dit aspect te maken hebben komen aan de orde. In hoofdstuk 2 zijn de relevante overlegorganen beschreven, welke rol zij uitoefenen en hoe zij bereikbaar zijn. Hoofdstuk 3 is volledig gewijd aan fraudebeheersing binnen de standaardprocessen. Van alle processen zijn stroomschema’s gemaakt inzake het gebruik van FISH en een eenvoudige formule voor de toetsing van de fraude-indicatoren in deze processen. In bijlage 3 treft u de relevante CDD-instructies aan. In hoofdstuk 4 is de checklist fraude opgenomen, waarmee u snel kunt vaststellen of u fraudebeleid reeds voldoende binnen uw organisatie heeft verankerd. In hoofdstuk 5 is een overzicht weergegeven van de relevante aanwezige en gewenste managementinformatie. Hoofdstuk 6 bevat een overzicht van aanwezige documentatie in de markt. Wij hopen u en uw medewerkers met dit spoorboekje een ondersteuning te bieden in het door u in te vullen fraudebeheersingstraject. De werkgroep Fraudebeheersing Volmachten Marcel van Loon NVGA [email protected] 078 - 6142222 Nancy Carels NVGA [email protected] 020 - 3017991 Hanneke Schreuder Reaal [email protected] 079 - 3208339 Cor Braber Reaal [email protected] 072 - 5486411 Bart Rijper CBV [email protected] 070 - 3338500 Peter Wendling ASR [email protected] 030 – 2573020 U kunt de werkgroepleden bereiken via de mail: [email protected].



2. Overlegorganen In het onderstaande overzicht worden de bestaande overlegorganen uiteengezet. Tevens is aangegeven welke rol het betreffende orgaan uitvoert in het kader van Fraudebeheersing.

Doelstelling organisatie Rol in Fraude- beheersing

Bereikbaarheid

Verbond van Verzekeraars

Vereniging van in Nederland opererende verzekeraars:

a) Belangenbehartiging verzekeraars

b) Platform voor marktoverleg

Beleidsbepaler; Initiator nieuwe ontwikkelingen; Overleg overheid/justitie

www.verbondvanverzekeraars.nl

NVGA Vereniging van Gevolmachtigde Assuradeurenbedrijven:

a) Belangenbehartiging GA’s b) Professionalisering

volmachtkanaal

Bewaking kwaliteit binnen het volmachtkanaal

www.nvga.org

CBV Centrum Bestrijding Verzekerings-fraude; Kennisbank binnen het Verbond inz. verzekeringsfraude; Overlegorgaan met justitie; Sturing/borging informatie- uitwisseling

Centrale kennisbank; Vormgeving nieuwe ontwikkelingen inzake fraudebeheersing

www.verbondvanverzekeraars.nl secretariaat CBV

Bestuurlijk Overleg (BO)

Hoogste overlegorgaan tussen NVGA en (Verbond van) Verzekeraars op het gebied van volmachtaangelegenheden

Heeft fraudebeheer-sing binnen volmach-ten als één van de 5 hoofdthema’s benoemd.

www.verbondvanverzekeraars.nl secretaris Carola ter Braak

Stuurgroep Volmachten (SGV)

Zorgt dat beleidspunten vanuit BO daadwerkelijk uitgevoerd worden, bijv. via de installatie van werk-groepen. Zorgt voor opdrachtbeschrijving-en, budgetten en bewaakt het proces.

Opdrachtgever van de werkgroep Fraudebeheersing Volmachten.

www.nvga.org secretaris Jacqueline Jonker

Werkgroep Fraudebeheersing Volmachten

Verzorgt de vertaling van het Deltaplan in concrete acties ten behoeve van de volmachtorganisaties.

Uniforme aanpak fraudebeleid; Optimalisatie gebruik beschikbare tools en ontwikkelingen nieuwe tools

[email protected] / secretaris Jacqueline Jonker



Werkgroep Audit

Inrichting en uitvoering van controlemodellen voor non-concurrentiële audits onder gevolmachtigden

Controle op veranke-ring van fraudeas-pecten in het proces en de beschikbare managementinfor-matie op het gebied van fraude

www.verbondvanverzekeraars.nl secretaris Carola ter Braak

Stichting CIS Eigenaar van de inhoud van de

databank FISH en de protocollen en eindverantwoordelijke voor de naleving van de regelgeving door de deelnemers

Beschikbaar stellen van FISH databank; Bepaling regelgeving; Omzetting nieuw beleid in operationele mogelijkheden

www.stichtingcis.nl secretaris Roelof Visscher

Klankbord-groep CIS

Adviesorgaan t.b.v. het bestuur van stichting CIS inzake opstelling en uitvoering beleidsplannen

Beschrijving concrete actieplannen; Uitvoering pilots


Klankbord-groep FISH Gevolmachtigden

Adviesorgaan t.b.v. het bestuur en de stuurgroep inzake marktbrede toepassing van FISH binnen het volmachtkanaal

Inrichting geautoma-tiseerde bevraging (kennisregelpakket); Overleg met systeemhuizen; Instructies aan gevolmachtigden


Overige betrokken partijen: a) Systeemhuizen (ANVA / CCS / Unit4Agresso) b) Experts c) Marktpartijen op het gebied van softwarelevering voor fraudebestrijding.



3. Processen

3.1 Algemeen

Algemene beleidsuitgangspunten op het gebied van fraudebestrijding liggen op verschillende plaatsen vast.

a) De volmachtovereenkomst (in de SLA’s) b) In weten regelgeving (Wft) c) In beleid en adviezen van overkoepelende organisatie (Verbond van Verzekeraars /

NVGA).

Een compleet overzicht van alle relevante documenten is terug te vinden in hoofdstuk 5.

De bestrijding van verzekeringsfraude heeft na de introductie van het fraudeprotocol in 1998 marktbreed veel te weinig aandacht gekregen. Organisaties van verzekeraars en gevolmachtigden hebben daardoor veel te weinig aandacht besteed aan dit onderwerp. Hierin is met de komst van het Deltaplan in 2006 een kentering gekomen. Van belang is niet alleen de geschatte omvang van de verzekeringsfraude in Nederland (op het gebied van schadeverzekeringen particulier & zakelijk meer dan 900 miljoen euro), maar ook het feit, dat het maatschappelijk onaanvaardbaar wordt geacht, dat verzekeraars de schadelast van ten onrechte betaalde claims omslaan in de premies van de niet-frauderenden. Het is daarom van groot belang dat verzekeraars en gevolmachtigden meer aandacht aan dit onderwerp gaan geven. Gevolmachtigden wordt gevraagd de algemene uitgangspunten van fraudebeleid over te nemen in procedures, handboeken en instructies en medewerkers hierover actief te informeren en op te leiden. Bovendien is het een goede zaak om fraudebestrijding ook binnen functies & functiebeschrijvingen vast te leggen.



3.2 Stroomschema start gebruik centrale databank FISH

Ondertekening protocol

Gebruik databank(en) o.a. FISH, VM, etc.

Deelname centrale databank FISH

Lidmaatschap CIS

Abonnement ABZ

Offerte ABZ / contract CIS

Certificering aanlevering

FISH OnWeb

FISH Extract

Digitaal paspoort medewerkers

Digitaal paspoort medewerkers (beperkt)

Bedrijfscertificaat

Koppeling kennisregelpakketvolmachten

Koppelingen systeemhuizen

Training CIS, acceptatie / schade

Aanstellen fraudecontactpersoon



3.3. Acceptatie

3.3.1 Processchema

Nieuwe Aanvraag

1e BeoordelingAccountteam

(limieten / objecten)

Voorlopige

dekking AT

Dossier opbouwen(aanvraag, B/M-

verklaring e.d.

Voorlopige dekking bevestigen

VolledigJa

Ja

Nee

Ja

Nee

Nee

Acceptatie provinciaal

Acceptatiebeurs

O.K.

Preventie

Invoer in assurantie-applicatie

Aanvraag archiveren

Polisbescheiden toezenden

Acceptatie

(definitief)

Akkoord

Polis opmaken & controleren

Onderzoek alternatieven

Is het risico acceptabel te makenMogelijk

Uitvoeren van

maatregelen

Afwijzing / intrekking voorlopige dekking

Nee

Ja

1e BeoordelingAcceptatie volmacht

(limieten / objecten)

O.K.

Ja

Commercieel

belang

Volmacht

Voorlopige dekking

VM

Nee

Nee

Ja

Nee

Ja

Aandachtvoor fraude-

aspecten

Fishcontrole

fraude-indicatoren



3.3.2 FISH controle bij acceptatie

Hit op claimmeldingen

/ VM

ja

nee Beoordeling verzwijging

Beoordeling acceptatie richtlijnen

Beoordeling door Speciale Zaken ja

Beoordeling Fraude

Toepassing proces frauderegistratie

Vervolg acceptatie proces

Non acceptatie

Hit op speciale meldingen (EVR)

Beoordeling verzwijging

Overleg met Speciale zaken

Advies Speciale zaken

ja

nee Vervolg acceptatie proces

Beoordeling Fraude Toepassing proces frauderegistratie Non

acceptatie

Beoordeling acceptatie richtlijnen

ja



3.3.3 Fraude-indicatoren beoordeling acceptatie FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN AANSPRAKELIJKHEID ACCEPTATIE Polisnummer: A Fraude indicatoren algemeen Risicopunten Score 1 Verzekerde vraagt dekking met terugwerkende kracht 5

2 Verzekerde heeft geen vast adres of maakt alleen gebruik van een postbus 5

3 Verzekerde geeft een fictief adres op 9 4 Verzekerde staat negatief bekend binnen eigen bestanden 6 5 Verzekerde heeft een strafrechtelijk verleden 9 TOTAAL 0 Intern overleg acceptant / feitelijk leider Score > 8 < 15 Overleg met volmachtgever Score 15 en hoger

FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN AUTO ACCEPTATIE Polisnummer: A Fraude indicatoren algemeen Risicopunten Score

1 Verzekerde vraagt dekking met terugwerkende kracht 5

2 Verzekerde heeft geen vast adres of maakt alleen gebruik van een postbus 5

3 Verzekerde geeft een fictief adres op 9 4 Verzekerde staat negatief bekend binnen eigen bestanden 6 5 Verzekerde heeft een strafrechtelijk verleden 9 6 (Onbekende) verzekerde vraagt op vrijdagmiddag dekking 5 7 Combinatie leeftijd / beroep / soort auto 6 8 Kenteken staat niet op naam van verzekerde 3 9 Auto heeft een afwijkend kenteken 3

10 Oudere verzekerde (jarenlang rijbewijs) zonder verzekerings-/schadeverleden 3

TOTAAL 0 Intern overleg acceptant / feitelijk leider Score > 8 < 15 Overleg met volmachtgever Score 15 en hoger



FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN BRAND ACCEPTATIE Polisnummer: A Fraude indicatoren algemeen Risicopunten Score 1 Verzekerde vraagt dekking met terugwerkende kracht 5 2 Verzekerde heeft geen vast adres of maakt alleen gebruik van een postbus 5 3 Verzekerde geeft een fictief adres op 9 4 Verzekerde staat negatief bekend binnen eigen bestanden 6 5 Verzekerde heeft een strafrechtelijk verleden 9 6 (Onbekende) verzekerde vraagt op vrijdagmiddag dekking 5 7 Combinatie leeftijd / beroep / verzekerde som 6 8 Bijzondere bezittingen maken meer dan 30% uit van de totale verzekerde som 4 TOTAAL 0 Intern overleg acceptant / feitelijk leider Score > 8 < 15 Overleg met volmachtgever Score 15 en hoger

3.3.4 Controlemomenten (geautomatiseerd / handmatig):

Aanvraag: - Controle m.b.v. bovengenoemde fraude-indicatoren Volmachten Acceptatie

Aansprakelijkheid / Auto / Brand - FISH controle: verplicht cf. overeenkomst (SLA) - CDD controle: wetgeving. Wijziging - Controle m.b.v. bovengenoemde fraude-indicatoren Volmachten Acceptatie

(Aansprakelijkheid / Auto / Brand) - FISH controle indien sprake is van een nieuwe (naam) verzekerde. Bestandscontroles - FISH: volgens volmachtovereenkomst na 2/3 maanden, wordt waarschijnlijk door de

ontwikkelingen binnen Roy-data overbodig. - CDD: 4 x per jaar.

3.3.5 Registratie in FISH - IVR/EVR registratie nav fraude bij acceptatie (Verzwijging/onwaarachtige opgave) door

verzekeraar; - VM registratie na royement op eigen initiatief, handmatig in FISH Onweb door volmacht - Kennisgeving aan betrokkene van registratie middels gebruik standaard teksten.

3.3.6. Gebruik documentatie in acceptatieproces Handleidingen Stichting CIS Handleidingen ABZ



3.4. Schadebehandeling

3.4.1. Processchema

Nieuwe

MeldingAccountteam

1e beoordeling

(globaal)Behandelen

Beoordeling

expertise gewenst /

vereist

Expertise

Behandeling

schade afwijzen

Invoer in assurantie -

appl. / schadesysteem

Expertise verzorgen c.q.

aanvragen

Schade over te

dragen aan

verzekeraar??

Ja

Schade

vergoeden

Schade vergoeding

bevestigen

Schade -behandeling

bevestigen

Schade -

dossier

archiveren

Verzekeraar

beoordeelt /behandeltSchade

(gemotiveerd)

afwijzen

Ja

Ja

Nee

Nee

Dekking

Ja

Dossier met checklist

aanmaken

Telefonisch: fraude -

vragen stellen

Fraude -indicatoren schade

zonder expertise

Fraude -indicatoren

schade met expertise

Reserveringaanmaken

Partijen

periodiek

informeren Nee

Zelf behandelen /

stukken verzamelen

Reservering

overnemen /

betalingen doen

Nee

Fraude -indicatoren schade

zonder expertise

(Automatische)

registratie &

bevraging FISH

Fraude onderdeel

checklist



3.4.2 FISH controle bij schade

Hit op Claimmelding/ VM

Beoordeling relevantie gegevens

Aanwezigheid fraude indicatoren

ja

nee Standaard procedure

Overleg Speciale Zaken

Geen fraude

Beoordeling resultaten onderzoek

Afhandeling schade

Wel fraude

Niet bewezen fraude

IVR /VM procedure

EVR procedure

Afwijzing / royement /registratie door verzekeraar

Afwijzing / royement / registratie door volmacht

Hit op Speciale melding (EVR)

Beoordeling relevantie gegevens

Aanwezigheid fraude indicatoren

nee

ja

Afwijzing / royement / registratie door volmacht

Afhandeling schade

Geen fraude

Niet bewezen fraude

Wel fraude

IVR /VM procedure

EVR procedure

Overleg Speciale Zaken (protocol)

Standaard procedure

Beoordeling resultaten onderzoek

Afwijzing / royement / registratie door verzekeraar



3.4.3 Fraude-indicatoren beoordeling schade zonder expertise FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN AANSPRAKELIJKHEID SCHADE ZONDER EXPERTISE Polisnummer: Schadenummer gevolmachtigde: A Fraude indicatoren algemeen Risicopunten Score

1 Er is sprake van een (familie)relatie tussen partijen 2 2 Er is sprake van relatieproblemen 2 3 Onwaarschijnlijke toedrachtomschrijving 3 4 Invulling SAF door tsp. / tsp. treedt op namens tegenpartij 2 5 Verzekerde treedt (schrift. / mond.) op als woordvoerder namens tegenpartij 2 6 Verzekerde dringt herhaaldelijk op een negatieve manier aan op afwikkeling 3 7 De schade valt > 20 % hoger uit dan in 1e instantie opgegeven door verzekerde 3 8 Het schadebedrag is door verzekerde voorgeschoten 2 9 Aard beschadigde goederen (mobiele telefoon / laptop / porselein / Swarovski) 3

10 Zie aandachtspunten notacontrole 5 11 Verzekerde is ongunstig bekend binnen eigen bestanden 6 12 Tegenpartij kan geen beroep doen op eigen verzekering (inboedel / opstal) 2 TOTAAL 0 Intern overleg schadebehandelaar / feitelijk leider Score > 8 < 15 Overleg met volmachtgever Score 15 en hoger

Aandachtspunten notacontrole: * Zijn er wel nota's van goedkope spullen, maar niet van dure * Zijn er penwijzigingen of doorhalingen aangebracht op nota’s of facturen * Staan aankoopbewijzen op naam van tegenpartij of op een andere naam * Worden alleen fotokopieën van aankoopbewijzen overlegd * Zijn er verschillen in handschriften of lettertypes op facturen * Kunnen datum of tijdstip van de nota wel kloppen * Zijn nota's met verschillende data opeenvolgend genummerd * Ontbreken er logo's op de nota * Is een handgeschreven nota wel reëel gezien aard van de goederen



FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN AUTO SCHADE ZONDER EXPERTISE Polisnummer: Schadenummer gevolmachtigde: A Fraude indicatoren algemeen Risicopunten Score

1 De schade vindt plaats binnen 1 jaar na ingangsdatum of wijziging1 verzekering 3 2 Schade binnen de termijn van voorlopige dekking 3 3 Verzekerde dringt herhaaldelijk op een negatieve manier aan op afwikkeling 3 4 Er is sprake van relatieproblemen 2 5 Verzekerde is snel bereid met een lagere uitkering genoegen te nemen 2 6 Verzekerde wil contant geld 3 7 Verzekerde is ongunstig bekend binnen eigen bestanden 6 8 Zie aandachtspunten notacontrole 5 9 De schade valt > 20 % hoger uit dan in 1e instantie opgegeven door verzekerde 3

10 Verzekerde is overdreven goed op de hoogte van de polisvoorwaarden 3 11 Schadebeeld aan de betrokken auto('s) klopt niet met de toedracht 3 12 Tijdstip of plaats van het ongeval 3

Subtotaal 0 B Fraude indicatoren diefstal / inbraak / vandalisme Risicopunten Score

1 Tweede inbraak / diefstal / vandalismeschade binnen 1 jaar 4 2 Auto wordt onbeschadigd (sloten) en met inhoud teruggevonden 4 3 Bewijsvoering is overdreven 3 4 Bewijsvoering ontbreekt geheel 4 5 Aangifte bij politie niet binnen 24 uur na ontdekken 2 6 Er is geen aangifte gedaan hoewel dit volgens de polisvoorwaarden verplicht is 2 7 Zeer gedetailleerde omschrijving goederen bij 1e lijns aangifte 3

Subtotaal 0 totale score A Algemene indicatoren 0 0 B Fraude indicatoren diefstal / inbraak / vandalisme 0 0 TOTAAL 0 Intern overleg schadebehandelaar / feitelijk leider Score > 8 < 15 Overleg met volmachtgever Score 15 en hoger

Aandachtspunten notacontrole: * Zijn er wel nota's van goedkope spullen, maar niet van dure * Zijn er penwijzigingen of doorhalingen aangebracht op nota’s of facturen * Staan aankoopbewijzen op naam van tegenpartij of op een andere naam * Worden alleen fotokopieën van aankoopbewijzen overlegd * Zijn er verschillen in handschriften of lettertypes op facturen * Kunnen datum of tijdstip van de nota wel kloppen * Zijn nota's met verschillende data opeenvolgend genummerd * Ontbreken er logo's op de nota * Is een handgeschreven nota wel reëel gezien aard van de schade / goederen

1 Onder wijziging wordt niet verstaan “aanbieden van nieuwe auto”



FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN BRAND SCHADE ZONDER EXPERTISE Polisnummer: Schadenummer gevolmachtigde: A Fraude indicatoren algemeen Risicopunten Score

1 De schade vindt plaats binnen 1 jaar na ingangsdatum of wijziging verzekering 3 2 Schade binnen de termijn van voorlopige dekking 3 3 Verzekerde dringt herhaaldelijk op een negatieve manier aan op afwikkeling 3 4 Er is sprake van relatieproblemen 2 5 Verzekerde is snel bereid met een lagere uitkering genoegen te nemen 2 6 Verzekerde wil contant geld 3 7 Verzekerde is ongunstig bekend binnen eigen bestanden 6 8 Zie aandachtspunten notacontrole 5 9 De schade valt > 20 % hoger uit dan in 1e instantie opgegeven door verzekerde 3

10 Verzekerde is overdreven goed op de hoogte van de polisvoorwaarden 3 Subtotaal 0 B Fraude indicatoren diefstal/inbraak/beroving/vandalisme Risicopunten Score

1 Tweede inbraak/diefstal/berovings/vandalismeschade binnen 1 jaar 4 2 Schadeoorzaak is beroving en verzekerde is jonger dan 30 jaar 4 3 Geclaimd bedrag sieraden en/of geld komt boven maximering uit 3 4 Bewijsvoering is overdreven 3 5 Bewijsvoering ontbreekt geheel 4 6 Aangifte bij politie niet binnen 24 uur na ontdekken 2 7 Er is geen aangifte gedaan hoewel dit volgens de polisvoorwaarden verplicht is 2 8 Zeer gedetailleerde omschrijving goederen bij 1e lijns aangifte 3

Subtotaal 0 C Fraude indicatoren Brand Risicopunten Score

1 Tweede brandschade binnen 1 jaar 4 2 Pand staat te koop / er is sprake van leegstand 2

Subtotaal 0 totale score A Algemene indicatoren 0 0 B Fraude indicatoren diefstal 0 0 C Fraude indicatoren brand 0 0 TOTAAL 0 Intern overleg schadebehandelaar / feitelijk leider Score > 8 < 15 Overleg met volmachtgever Score 15 en hoger Aandachtspunten notacontrole: * Zijn er penwijzigingen of doorhalingen aangebracht op nota’s of facturen * Staan aankoopbewijzen op naam van verzekerde of op een andere naam * Worden alleen fotokopieën van aankoopbewijzen overlegd * Zijn er verschillen in handschriften of lettertypes op facturen * Kunnen datum of tijdstip van de nota wel kloppen * Zijn nota's met verschillende data opeenvolgend genummerd * Ontbreken er logo's op de nota * Is een handgeschreven nota wel reëel gezien aard van de goederen



3.4.4 Fraude-indicatoren beoordeling schade met expertise FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN AANSPRAKELIJKHEID SCHADE MET EXPERTISE Expert: Dossiernummer expert: Polisnummer: Schadenummer gevolmachtigde: A Fraude indicatoren Risicopunten Score

1 Snel tevreden. Snel bereid met minder genoegen te nemen 2 2 Gebrekkige medewerking (bij toedracht / reconstructie). 3 3 Zeer gedetailleerde opgave / bewijsvoering overdreven 3

Schade wordt uitsluitend aangetoond door zeer gedetailleerde foto's Zeer gedetailleerde omschrijving van goederen in 1e lijns aangifte

4 Ontbreken van enig bewijs. 3 Er worden alleen fotokopieën van aankoopbewijzen overlegd. Aankoopbewijzen staan niet op naam of op andere naam. Niet inleveren van originele bewijsstukken.

5 Valsheid in geschrifte / SAF Invulling / Oplichting / Verzwijging- 5 Onwaarachtige Opgave / Brandstichting / Opzet Er zijn penwijzigingen doorhalingen aangebracht op nota's of facturen Nota's met verschillende data zijn opeenvolgend genummerd. Er zijn alleen fotokopieën van aankoopnota's.

6 Onwaarschijnlijke gebeurtenis / schade(aangifte) klopt niet. 3 Er zit een verschil in de aangifte bij de politie en de opgave bij de expert

7 Belangenbehartiging door buitenstaander 1 8 Regelt alles zelf 1 9 Relatie met betrokkenen 2

10 Schadelocatie buitenland 2 11 Andere kentekenhouder 3 12 Geen schadebeperking 2 13 Zet overdreven druk op snelle afwikkeling 1 14 Slechte financiële situatie 2 15 Verschil in lezing met tegenpartij 1 16 Komt achteraf met getuigen 1 17 Verschillende schadedata bekend op 1 adres 1 18 Dossierpartijen gelijk (op 1 adres) 2 19 Verzekerde / reparateur gelijk 2 20 Zelfde opdrachtgever - schadedatum ongelijk 1 21 Slecht / dubieus schadeverloop 3 22 Klein verschil schadedatum / tenaamstelling 2

Totaal 0

Overleg expert opdrachtgever Intern overleg schadebehandelaar / feitelijk leider Overleg met volmachtgever

Score > 5 Score > 10 < 20 Score 20 en hoger



FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN AUTO SCHADE MET EXPERTISE Expert: Dossiernummer expert: Polisnummer: Schadenummer gevolmachtigde: A Fraude indicatoren Risicopunten Score

1 Snel tevreden. Snel bereid met minder genoegen te nemen 2 2 Regelt alles zelf. Overdreven bekendheid met de polisvoorwaarden 2 3 Gebrekkige medewerking (bij toedracht / reconstructie). 3 4 Zeer gedetailleerde opgave / bewijsvoering overdreven 3


5 Ontbreken van enig bewijs. 3 Er worden alleen fotokopieën van aankoopbewijzen overlegd. Aankoopbewijzen staan niet op naam of op andere naam. Niet inleveren van originele sleutels of bewijsstukken.

6 Geen schadebeperking. 2 Opzettelijk geen politieaangifte binnen 24 uur na ontdekking

7 Niet functioneren alarm / beveiliging 5 8 Valsheid in geschrifte / SAF Invulling / Oplichting / Verzwijging - 5

Onwaarachtige Opgave / Brandstichting / Opzet Er zijn penwijzigingen doorhalingen aangebracht op nota's of facturen Nota's met verschillende data zijn opeenvolgend genummerd. Er zijn alleen fotokopieën van aankoopnota's.

9 Onwaarschijnlijke gebeurtenis / schade(aangifte) klopt niet. 3 Zware schade zonder feitelijke aanrijding / zonder gewonden Auto wordt onbeschadigd (sloten) en met inhoud teruggevonden Auto na diefstal uitgebrand teruggevonden. Er zit een verschil in de aangifte bij de politie en de opgave bij de expert

10 Behartiging door buitenstaander 1 11 Relatie met betrokkenen 2 12 Schadelocatie buitenland 2 13 Andere kentekenhouder 3 14 Verschillende schadedata bekend op 1 adres / kenteken 1 15 Dossierpartijen gelijk (op 1 adres) 2 16 Verzekerde / reparateur gelijk 2 17 Zelfde opdrachtgever - schadedatum ongelijk 1 18 Slecht / dubieus schadeverloop 3 19 Klein verschil schadedatum / tenaamstelling 2

Totaal 0





FRAUDE INDICATOREN EN RISICOPUNTEN BRAND SCHADE MET EXPERTISE Expert: Dossiernummer expert: Polisnummer: Schadenummer gevolmachtigde: A Fraude indicatoren Risicopunten Score

1 Snel tevreden. Snel bereid met minder genoegen te nemen 2 2 Regelt alles zelf. Overdreven bekendheid met de polisvoorwaarden 2 3 Gebrekkige medewerking (bij toedracht/reconstructie). 3

Wil geen bezoek aan huis. 4 Zeer gedetailleerde opgave/ bewijsvoering overdreven 3


5 Ontbreken van enig bewijs. 3 Er worden alleen fotokopieën van aankoopbewijzen overlegd. Aankoopbewijzen staan niet op naam of op andere naam. Niet inleveren van originele bewijsstukken.

6 Recente taxatie. Pand staat leeg / te koop. 2 Pand niet aangesloten op NUTS voorziening Slechte financiële situatie / relatieproblemen. Geen schadebeperking. Geen politieaangifte binnen 24 uur

7 Valsheid in geschrifte / SAF Invulling / Oplichting / Verzwijging- 5 Onwaarachtige Opgave / Brandstichting / Opzet Er zijn penwijzigingen doorhalingen aangebracht op nota's of facturen Nota's met verschillende data zijn opeenvolgend genummerd. Er zijn alleen fotokopieën van aankoopnota's.

8 Onwaarschijnlijke gebeurtenis / schade(aangifte) klopt niet. 5 Geen braaksporen bij schadeoorzaak diefstal uit pand. Niet functioneren van alarm / beveiliging / brandblussers Geen sporen braak bij brandstichting. Er zit een verschil in de aangifte bij de politie en de opgave bij de expert

9 Geen politie PV / Getuigen (bij diefstal, vernieling e.d.) 2 10 Zet overdreven druk op snelle afwikkeling 1 11 Komt achteraf met getuigen 1 12 Verschillende schadedata bekend op 1 adres 1 13 Dossierpartijen gelijk 2 14 Zelfde opdrachtgever - schadedatum ongelijk 1 15 Slecht / dubieus schadeverloop 3

Totaal 0





3.4.5 Controlemomenten (geautomatiseerd / handmatig)

Schademelding: - Controle m.b.v. bovengenoemde fraude-indicatoren Volmachten schade zonder

expertise Aansprakelijkheid / Auto / Brand - FISH controle: verplicht cf. overeenkomst (SLA) - FISH controle: opgave gegevens tegenpartij bij Aansprakelijkheid /Auto

Expertise: - Controle door expert m.b.v. bovengenoemde fraude-indicatoren Volmachten schade

met expertise (Aansprakelijkheid / Auto / Brand)

3.4.6 Registratie in FISH - Geautomatiseerde aanlevering schadegegevens van iedere schademelding (bij

aanmelding/sluiting dossier) - Individuele registratie fraude/royement n.a.v. schade, handmatig in FISH Onweb; - Melding van registratie aan betrokkene middels gebruik standaard tekst.

3.4.7 Gebruik documentatie in schadeproces Handleidingen Stichting CIS Handleidingen ABZ



4. Checklist fraude

Om u behulpzaam te zijn bij het implementeren van het fraudebeleid binnen uw organisatie hebben wij een fraude checklist ontwikkeld. In deze checklist worden een aantal concrete ja/nee-vragen gesteld. Indien u een vraag met nee moet beantwoorden, kunt u in de bijlagen diverse toelichtingen en voorbeelddocumenten vinden die u kunt gebruiken voor uw eigen volmachtbedrijf.

Door het invullen van de checklist kunt u eenvoudig inventariseren of het door uw geïmplementeerde fraudebeleid voldoende is.

De fraude checklist inclusief bijlagen vindt u achterin dit Spoorboekje en kunt u tevens terug vinden op VolmachtBeheer.

De fraude checklist zal vanaf 2010 onderdeel uitmaken van de concurrentiële audits die door de maatschappijen worden uitgevoerd.



5. Managementinformatie

5.1 Beschikbare informatie Inzake fraudebestrijding kunnen gevolmachtigden beschikken over de volgende managementinformatiebronnen: Gegevens onderzoek Ruimschotel: Fraudeomvang 2005 € 900 mln. Volmachtmarkt is +/- 18 % € 162 mln. Reciprociteitsrapportage FISH Terugkoppeling per kwartaal van eigen aanleveringen in FISH, onderverdeeld in de deeldatabanken. In de rapportage wordt een vergelijking gemaakt met de organisatie die in dezelfde premievolumestaffel opereren. Vanaf 2007 bevat de rapportage naast kwantitatieve informatie eveneens kwalitatieve informatie omtrent de aanlevering. In de individuele rapportage is een vergelijking opgenomen met verzekeraars/volmachten die in dezelfde premievolumestaffel voorkomen. De vergelijking vindt derhalve plaats tussen qua omvang, gelijkwaardige partijen. FISH output Aan de hand van de factuur van ABZ wordt het aantal bevragingen in FISH getoond. Afhankelijk van het systeemhuis waarvan gebruik wordt gemaakt, is achterhaalbaar in hoeverre bevraging van FISH (via FISH Extract) tot een hitmelding heeft geleid en welke vervolgactie hierop is ingezet onderscheidend naar schade/polis en branche. Met betrekking tot het FISH Onweb gebruik is het van groot belang om de kennisregels zoals vermeld in de documentenlijst 2.2.8 zorgvuldig te gebruiken. Het management dient controle uit te oefenen op het hanteren van de richtlijnen. Non-concurrentiële audit Controle op het naleven van de eisen uit de VSV (en SLA) inzake fraudebeheersing. Aanstelling van een fraudecontactpersoon en controle op de werkzaamheden. Er dient een Intern frauderegister aanwezig te zijn. Het up-to-date houden van dit register is een voordurende controletaak van het management. Concurrentiële audit Controle op de invulling van de checklist fraude en het toepassen van het opgestelde fraudebeleid geschiedt via concurrentiële audits. Volmacht Resultaten Analyse Totaal portefeuille- en schadeoverzichten t.b.v. de volledige volmachtmarkt.



5.2. Gewenste informatie Resultaten gebruik fraude-indicatoren Door middel van vastlegging van de resultaten van het gebruik de scorelijsten, kan centraal de juistheid van de scorelijst gecontroleerd worden. Eveneens worden trends zichtbaar gemaakt, waardoor tijdig kan worden ingesprongen op nieuwe ontwikkelingen. De vastlegging moet minimaal bevatten: • Fraudescores op indicatoren + resultaten vervolgtraject;

Score 8 < > 15 acceptatie en schade zonder expertise Score > 15 ,, ,, ,, ,, Score 5 < > 10 schade met expertise Score 10 < > 20 ,, ,, Score > 20 ,, ,,

Acties:

1. Vastlegging van dossiers met scores tussen 8 tot 15, resp. 10 tot 20 2. Vastlegging van dossiers met scores > 15 resp. > 20 3. Vastlegging vervolgactiviteiten resultaat.

De systeemhuizen onderzoeken de mogelijkheden voor automatisch gebruik van de fraude-indicatoren, waardoor mogelijk tevens de gewenste managementinformatie automatisch kan worden gegenereerd. Intern Verwijzings Register voor volmachtorganisaties; Onderverdeling in 2 categorieën:

1. Aanmelding vermoeden van fraude bij verzekeraar, wat bij deze partij heeft geleid tot een IVR registratie;

2. Aanmelding vermoeden van fraude bij verzekeraar, wat bij deze partij heeft geleid tot een EVR registratie.

AMIS / Infonavigator Een rapportagetool inzake fraudebeheersing ingebouwd in de bestaande rapportagetools. De systeemhuizen zullen onderzoeken welke informatie via de rapportagetools kunnen worden aangeboden inzake fraudebeheersing. Zodra hierover meer informatie bekend is, zal dit worden gecommuniceerd. Voortschrijdend inzicht Fraudeaanpak wordt in de breedte aangepakt. Hierin worden ervaringen opgedaan, resultaten geboekt, trends ontdekt etc. Het is van belang dat de markt deze resultaten met elkaar blijft delen om fraude in de toekomst steeds beter onder controle te krijgen. Aan de hand van de output van de workshops die zijn gehouden in 2007, 2008 en 2009 en de omliggende trajecten, is het wenselijk minimaal 1x per jaar de ervaringen uit te wisselen. Het initiatief hiervoor ligt bij het Centrum Bestrijding Verzekeringsfraude.



6. Documentenregister Het onderstaande documentenregister heeft tot doel de gevolmachtigde inzicht te verschaffen in het totaal aan regelgeving en adviezen inzake fraudebeheersing. Tevens is in het overzicht de laatste versie van het betreffende document zichtbaar gemaakt en wie eigenaar/verantwoordelijke is en op welk proces de regelgeving mogelijk specifiek van toepassing is. Het documentenregister is opgedeeld in 4 eigenaren:

1. Verbond van Verzekeraars 2. Stichting CIS 3. ABZ.

Met betrekking tot 1 & 2 wordt het overzicht gesplitst in:

• Officiële regelgeving • Handleidingen/ werkinstructies/ adviezen.

ABZ volgt de regelgeving van de eerste 2 organisaties en kent uitsluitend handleidingen. Op www.volmachtbeheer.nl staat de meeste relevante documentatie geregistreerd, onder het kopje “Verbond van Verzekeraars / fraude / documentatie”.

Naam

Laatste versie

Toepassing proces / verwijzing hoofdstuk

Info te raad-plegen bij

1 Verbond 1.1 Officiële regelgeving 1.1.1 Fraudeprotocol Juni 1998 Algemeen VolmachtBeheer 1.1.2 Fraudevademecum Nov. 2006 Algemeen VolmachtBeheer

1.1.3 Gedragscode Verzekeraars Sept. 2002 Algemeen VolmachtBeheer

1.2 Verbondsadviezen 1.2.1 Deltaplan aanpak fraude bij

schadeverzekeringen Febr. 2006 Algemeen, manage-

mentrapportage VolmachtBeheer

1.2.2 Circulaire LV 2006/06 Deltaplan aanpak fraude bekrachtigd

Febr. 2006 Algemeen VolmachtBeheer

2. Stichting CIS 2.1 Officiële regelgeving 2.1.1 Protocol CIS 2006 Algemeen Stichting CIS 2.1.2 Privacyreglement CIS Okt. 2002 Algemeen Stichting CIS 2.1.3 FISH Protocol Mei 2003 Algemeen Stichting CIS 2.1.4 Privacyreglement

Inkomensverzekeringen

2006 Algemeen

Stichting CIS



2.2 Handleidingen, werkinstructies 2.2.1 Werkinstructie VM Mei 2003 Acceptatie-,

schadeproces ABZ

2.2.2 Werkinstructie Claimmeldingen Sept.2004 Acceptatie-, schadeproces

ABZ

2.2.3 Handleiding Kwalitatieve vereisten FISH aanlevering

Jan 2007 Aanlevering (Geautomatiseerd / handmatig)

ABZ

2.2.4 Handleiding bevoegdheden FISH Jan 2007 Algemeen ABZ

2.2.5 Werkinstructie gebruik FISH Extract GA’s

Febr. 2006 Acceptatie-, schadeproces

VolmachtBeheer

2.2.6 Kennisregelpakket Volmachten Mrt. 2007 Acceptatie-, schadeproces

VolmachtBeheer

2.2.7 Adviesrichtlijnen gebruik kennisregelpakket volmachten

2006 Acceptatie-, schadeproces

VolmachtBeheer

2.2.8 Werkinstructie Controle Sanctielijst Mei 2008 Acceptatie-, schadeproces

VolmachtBeheer & Spoorboekje

2.2.9 Werkinstructie risicocontrole op basis van de sanctiewet door gevolmachtigden

April 2008 Acceptatie-, schadeproces

VolmachtBeheer

3. ABZ 3.1 Handleidingen / werkinstructies 3.1.1 FAQ FISH Zoek Persoon Jan. 2007 Acceptatie-,

schadeproces ABZ

3.1.2 Handleiding FISH Invoer OnWeb Jan. 2007 Aanlevering (handmatig)

ABZ

3.1.3 Handleiding FISH Aanleverrapportage Jan. 2007 Instellingen FISH ABZ 3.1.4 Handleiding FISH Machtigingssysteem Jan. 2007 Instellingen FISH ABZ 3.1.5 Stappenplan Gebruiker beheerder Jan. 2007 Instellingen FISH ABZ 3.1.6 Handleiding FISH Kennisregelsysteem Jan. 2007 Acceptatie-,

schadeproces ABZ

3.1.7 Handleiding ISA Jan. 2007 Instellingen FISH ABZ 3.1.8 Uitleg incidentering FISH Jan. 2007 Acceptatie-,

schadeproces ABZ

3.1.9 Handleiding instelling FISH contactgegevens

Jan. 2007 Instellingen FISH ABZ



7. Gebruik Spoorboekje Wat vragen wij concreet van alle partijen die betrokken zijn bij fraudebestrijding in het volmachtkanaal:

• Gevolmachtigden - Stel een fraudecontactpersoon aan & meld deze aan bij volmachtbeheer. - Implementatie procedures uit het Spoorboekje in de eigen processen. - Zorg dat betrokken medewerkers deze processen kennen en op de hoogte zijn van de inhoud van alle documenten, zoals genoemd in het Spoorboekje. - Gebruik de gegeven fraude-indicatoren scorelijsten bij acceptatie en schaderegeling, liefst in ieder dossier als checklist, maar zeker bij elk geval waarin u een vermoeden van fraude signaleert. - Zorg voor de opstelling van managementinformatie. - Meld evt. fraudezaken met behulp van het dossier en de ingevulde scorelijst bij de u bekende fraudecontactpersonen van uw volmachtgever. - Zorg voor het onderhouden van kennis en de persoonlijke contacten op het gebied van fraudebeheersing door de regelmatig aangeboden workshops te bezoeken.

• Volmachtgevers

- Zorg ervoor dat de informatie uit het Spoorboekje bekend is bij uw fraudecontactpersonen. - Meld fraudecontactpersonen voor volmachten aan bij volmachtbeheer. - Zorg in voorkomende gevallen voor een goede communicatie met de gevolmachtigde (terugkoppeling / voortgang / inzichten). - Stel managementinformatie samen van de volmacht fraudezaken.

• Experts

- Gebruik fraude-indicatoren bij elke rapportage in het volmachtkanaal.

8. Vervolgactiviteiten De werkgroep zet haar activiteiten de komende tijd voort. Concreet zal de focus de komende tijd gericht zijn op:

- Het houden van workshops. - Onderhouden van contacten met het Verbond van Verzekeraars, CBV, Stichting

CIS en het Verbond / CBV, Stichting CIS en softwareleveranciers op het gebied van fraudedetectie, om te komen tot een geautomatiseerde ondersteuning van gevolmachtigden bij het opsporen van fraude.

- Contact met systeemhuizen, om te komen tot een goede afstemming met deze softwareleveranciers.

- Voortdurende contacten met gevolmachtigden, verzekeraars en experts om te zorgen voor een goede implementatie van het Spoorboekje, met als doel te komen tot een betere fraudebestrijding in het volmachtkanaal.

- Uitgifte van de Nieuwsbrief Fraude.



9. Versienummers Spoorboekje 1.0 t/m 5.0 Concepten Uitsluitend binnen de werkgroep gehanteerd. 6.0 Juni 2007 Voor gebruik binnen de workshops voor fraude-

coördinatoren van gevolmachtigden & publicatie op volmachtbeheer.

7.0 December 2007 Marktbrede toezending aan alle gevolmachtigden

& publicatie op volmachtbeheer.

8.0 September 2008 Marktbrede toezending aan alle gevolmachtigden

& publicatie op volmachtbeheer. 9.0 Mei 2009 Processchema schade aangepast, contactgegevens

gecorrigeerd & aangevuld & publicatie op volmachtbeheer. Uitsluitend binnen de werkgroep gehanteerd.

10.0 Januari 2010 Checklist fraude toegevoegd. Managementinformatie

voorzien van aparte bijlage. CDD instructies toegevoegd als bijlage. Contactgegevens aangepast.



Bijlage 1 Checklist fraude Ga binnen uw organisatie na of de volgende zaken op het gebied van fraude zijn geregeld:

1) ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

1.1. Is er een verantwoordelijke benoemd voor het opstellen en het beheren van een fraudebeleid?

O JA O NEE

1.2. Is er een fraudecontactpersoon benoemd? O JA O NEE

1.3. Heeft de fraudecontactpersoon voldoende autoriteit binnen het bedrijf om fraudebeleid daadwerkelijk te implementeren?

O JA O NEE

1.4. Is deze fraudecontactpersoon binnen het volmachtbedrijf bekend bij alle medewerkers?

O JA O NEE

1.5. Heeft de fraudecontactpersoon een rol in de procedure conflicterende situaties? O JA O NEE

1.6. Worden door de fraudecontactpersoon (of andere medewerkers) jaarlijks controles uitgevoerd op het gebied van fraudebeheersing?

O JA O NEE

1.7. Is de fraudecontactpersoon aangemeld op Volmachtbeheer? O JA O NEE

1.8. Is fraude een vast punt op de agenda bij het werkoverleg? O JA O NEE

1.9. Is binnen functiebeschrijvingen en beoordelingscriteria van medewerkers aandacht besteed aan fraudebeheersing?

O JA O NEE

1.10. Is specifieke (actuele) fraudedocumentatie belegd in een (aparte) database en beschikbaar voor alle betrokken medewerkers?

O JA O NEE

1.11. Is er een opleidingsprogramma? O JA O NEE

2) FRAUDEBELEID

2.1. Is er een fraudebeleid geformuleerd (is beschreven hoe de organisatie wenst om te gaan met (vermoedelijke) fraude)?

O JA O NEE

2.2. Is het fraudebeleid (incl. een definitie van het begrip “fraude”) opgenomen in het handboek?

O JA O NEE

2.3. Komt uw fraudebeleid ter sprake in de communicatie met uw klant? Denk aan: dienstenwijzer / aanvraagformulieren / schade aangifteformulieren / website etc.

O JA O NEE

3) FRAUDEPROCEDURES & -CONTROLES

3.1. Zijn er procedures beschreven op het gebied van fraude, waarbij specifiek aandacht is besteed aan de (werk)gebieden: Commercie / Productontwikkeling / Acceptatie / Polisopmaak / Schadebehandeling / Financieel / Automatisering?

O JA O NEE

3.2. Zijn controles beschreven in de procedures? O JA O NEE

3.3. Controleert u in FISH cf. de eisen van de volmachtovereenkomst? O JA O NEE 3.4. Voert u de controle conform de Sanctiewet (Freezelist) uit? O JA O NEE 3.5. Worden fraude-indicatoren (bijv. uit het Spoorboekje) gebruikt? O JA O NEE 3.6. Worden bij (vermoedelijke) fraudezaken de scorelijsten uit het Spoorboekje gebruikt?

O JA O NEE

3.7. Hanteren door u gebruikte experts bij (vermoedelijke) fraudezaken de scorelijsten uit het Spoorboekje?

O JA O NEE

3.8. Worden alle (vermoedelijke) fraudezaken overgedragen aan de verzekeraar? O JA O NEE

4) AUTOMATISERING

4.1. Indien u werkt met automatische acceptatie: Zijn fraude-indicatoren ingeregeld? O JA O NEE

4.2. Zijn er beheersingsmaatregelen genomen ter voorkoming van misbruik door derden?

O JA O NEE

5) MANAGEMENTINFORMATIE

5.1. Wordt van de onder 1.5, 1.6, 3.2 t/m 3.8 genoemde controles management- rapportage opgesteld?

O JA O NEE

5.2. Wordt de managementinformatie periodiek geanalyseerd? O JA O NEE



CONFLICTERENDE SITUATIES / BIJLAGE 1 CHECKLIST FRAUDE

Algemeen Hoewel het volmachtbedrijf in een aparte rechtspersoon wordt uitgeoefend, kennen wij geen strikte scheiding in werkzaamheden, dit zou immers het door ons beoogde efficiencyvoordeel schaden. Het kan voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en onze functie als dienstverlener aan verzekerden c.q. tussenpersonen / (sub)agenten. Wij hebben hiervoor het navolgende beleid geformuleerd: - De feitelijk leider van het volmachtbedrijf is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid; - De fraudecontactpersoon is verantwoordelijk voor de uitvoering van ons fraudebeleid, incl. de

daarbij horende procedures en controles; - Indien de in het handboek genoemde procedures, werkinstructies en kwaliteitsdocumenten geen

duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld dient te worden, beslist de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;

- Afwijkingen van de in dit handboek genoemde procedures, werkinstructies en overige documenten worden genomen: • Binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na schriftelijke toestemming van de

feitelijk leider van het volmachtbedrijf; • In afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met schriftelijke toestemming

van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en van de volmachtgever. - Indien er bij een schade gediscussieerd wordt over de schuldvraag en er zijn twee of meer van

onze (volmacht)verzekerden bij betrokken, dan wordt de schaderegeling geheel of gedeeltelijk uit handen gegeven aan een van de betrokken verzekeraars/volmachtgevers.

Specifieke situaties Betrokkenheid feitelijk leider - Coulance schade-uitkering - Uitbetalen van een niet gedekte schade - Niet gedekte schade afwijzen - Conflicterende schuldvraag tussen één of meerdere verzekerden - B/M terugval al dan niet toepassen bij een niet afgewikkelde schade (discussie over schuldvraag) - Korting verlenen (bijv. extra commerciële treden) op de premie - Afwijking van de gestelde preventiemaatregelen - Een Special Limit accepteren (in overleg met de maatschappij) - Afwijken van de geldende opzegtermijn - Afwijken van de premie respijt termijn (dekking niet opschorten bij non-betaling) - Premierestituties Betrokkenheid fraudecontactpersoon - Alle acceptatie- of schadezaken waarbij een vermoeden van fraude is gerezen. - Overleg met de (fraudecontactpersonen van de) maatschappij.



Toetsingsplanning

Doc. Titel Toetsing door

Planning Rapportage ontvangen

Akkoord directie

NVGA gerapporteerd

Formulier (FO)

Documenten & Verantwoordelijkheden Inhoudsopgave NVGA-checklist Toetsingsplanning Auditformulier (intern) Eisen NVGA Schadeformulieren

Instructie (IN)

Conflicterende situaties (algemeen) incl. fraude Specifieke situaties Overeenkomst met subagent Voorlopige dekkingsbevoegdheid subagent Schaderegelingsbevoegdheid subagent Limieten Bijzondere tarifering Voorlopige dekking Overzicht Collectiviteiten Limieten voor expertiseopdracht Expertisebureaus Behandelingsrichtlijnen

CONTROLEPROTOCOL / BIJLAGE 2 CHECKLIST FRAUDE



Schadereserve richtlijnen Coulance Kwartaalrapportage (bestandsoverzichten) Kwartaalrapportage (afrekening) Kwartaalrapportage (technisch resultaat) Jaarrapportage (technisch resultaat) Schadereserve Schadeanalyse Fraude-protocol / Spoorboekje Fraude-indicatoren & scorelijsten (acceptatie) Fraude-indicatoren & scorelijsten (schade)

Overig Document (OD)

Inleiding Algemeen Juridische structuur Organogram Inleiding Personeel Functieomschrijving feitelijk leider volm. Functieomschrijving acceptant Functieomschrijving schadebehandelaar Functieomschrijving hoofd volmacht Functieomschrijving medewerker polisopmaak

Functieomschrijving hoofd schade Beleid (toetsing) Accountantscontrole Accountant (algemeen) Administratierichtlijn



Werkprogramma AOIC Modelverklaring AOIC Inleiding Volmacht NVGA-Kwaliteitsnormering NVGA (info) NVGA-dossier Feitelijke leiding volmachtbedrijf Volmachtgevers Producenten Overige aspecten Vakbekwaamheidseisen Dossiervorming Computersysteem Beleid (acceptatie) 1e beoordeling globaal Invoer automatiseringssysteem Preventiemaatregelen Beoordeling definitief Schadelastbeheersing Beleid schadebehandeling 1e beoordeling globaal Invoer automatiseringssysteem Beoordeling definitief Beleid (Financieel)



Procedure (PR)

Procedure Onderhoud Organisatiehandboek Procedure Toetsing Organisatiehandboek Procedure Toetsing-NVGA Procedure Beheer van Gegevens Procedure Aanstelling en Beheer Procedure Acceptatie Procedure Special Limits Procedure Tarifering Procedure Collectiviteiten Procedure Voorlopige dekking Procedure Fiattering Polisopmaak Procedure Schadebehandeling Procedure Fiattering Schadeuitkering Procedure Coulanceuitkeringen Procedure Bewaken volmachtresultaten



FUNCTIEBESCHRIJVINGEN / BIJLAGE 3 CHECKLIST FRAUDE

1) Functienaam : Acceptant

Doelstelling en plaats in de organisatie

Verantwoordelijkheden De Acceptant is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de werkzaamheden op de afdeling. Tevens is de Acceptant verantwoordelijk voor het volledige verwerkingsproces van de verzekeringsaanvragen, acceptatie en mutaties. De Acceptant voert indien nodig overleg met de Feitelijk leider, de commerciële medewerkers binnen- en buitendienst en legt uiteindelijk verantwoording af aan het Hoofd.

Omschrijving van de werkzaamheden • Controle, acceptatie en interpretatie van de binnengekomen verzekeringsaanvragen; • Aandacht voor / controle van de fraude-indicatoren cf. Spoorboekje; • Uitvoeren van de FISH-controle; • Uitvoeren van de CDD-controle; • Bij uitzonderingen en/of zaken boven de omschreven limieten doorspelen van de verzekeringsaanvraag aan de feitelijk leider; • Nauwkeurige invoer van de polisgegevens cf. invoerprocedures; • Gebruik maken van het volmachtsysteem; • Toepassen van de juiste tarieven; • Doorboeken van de polis en controle uitvoeren van de boekingen (premie, provisie

en tekencommissie); • Archivering of scannen van de verzekeringsaanvraag; • Verzending originele polis (met polisvoorwaarden) met begeleidend schrijven en nota naar de cliënt; • Beheer agendasystemen.

Bevoegdheden • Bevoegd tot het volledig accepteren, verwerken en administreren van verzekeringsaanvragen binnen de door de verzekeringsmaatschappij gestelde limieten; • Bevoegd tot communicatie met verzekeringsmaatschappijen.

Verplichtingen • Het zorg dragen voor een kwalitatief en accurate polisverwerking, waarbij het foutpercentage beneden de 5% blijft; • Het attent zijn op fraude-indicaties, het gebruik van de scorelijsten en communicatie met de fraudecontactpersoon; • Het taalkundig juist en professioneel verzenden van correspondentie naar relaties en verzekeringsmaatschappijen; • Het controleren op juistheid van de eigen invoergegevens; • Het duidelijk en professioneel communiceren met de binnen- en buitendienst-

adviseurs en verzekeringsmaatschappijen; • Het juist en accuraat archiveren of scannen.



Kennis • M.B.O. werken denkniveau; • Wft Schade; • Volmachtsysteem-trainingen; • MS Word en Excel; • Volgen van fraudeworkshops.

Vaardigheden • Communicatief vaardig; • Gestructureerde werkwijze; • Prioriteiten kunnen stellen; • Accuraat; • Doortastend; • Geen 9 tot 5 mentaliteit.

Uitdrukkingsvaardigheden • De Nederlandse taal dient zowel mondeling als schriftelijk uitstekend te zijn.



2) Functienaam : Schadebehandelaar

Doelstelling en plaats in de organisatie

Verantwoordelijkheden De Schadebehandelaar zorgt voor een actieve en hoogwaardige behandeling van schaden, door een klantgerichte en klantvriendelijke afwikkeling van schades (snelle en accurate behandeling, heldere en betrouwbare communicatie met relaties, het accuraat onderhouden van schadedossiers en het doen van uitkeringen aan relaties en tegenpartijen).

De Schadebehandelaar communiceert regelmatig en rapporteert aan met het Hoofd Schade.

Omschrijving van de werkzaamheden • Het beoordelen van dekkingen van schades; • Het in behandeling nemen van schades; • FISH-controle; • Controle fraude-indicatoren uit het Spoorboekje en waar nodig het invullen van de betreffende scorelijsten. • Het vaststellen van schadevergoedingen; • Het inschakelen van experts; • Controleren of experts gebruik maken van de specifieke lijsten fraude-indicatoren

t.b.v. experts. • Het voeren van correspondentie met (tegen)partijen; • Het beheren van de schadeadministratie; • Het verzorgen van reserveringen & betalingen; • Het coördineren van schadeherstel en autoverhuur.

Bevoegdheden • Het zelfstandig afwikkelen van schades; • Het afhandelen van coulanceverzoeken in nauw overleg met het (Plaatsvervangend) Hoofd Schade; • Het doen van schade-uitkeringen tot een bedrag van maximaal € 2.500,00;

Verplichtingen • Het voeren van overleg met collega’s over de voortgang van de werkzaamheden en

andere werkinhoudelijke zaken; • Het zorgvuldig doen van schade-uitkeringen aan relaties of tegenpartijen; • Het informeren van collega’s over relevante actuele ontwikkelingen.

Kennis • M.B.O. werken denkniveau; • Wft Schade; • Volmachtsysteem-trainingen; • MS Word, Excel. • Fraudeworkshops



Vaardigheden • Communicatief zeer vaardig; • Accuraat; • Overtuigend; • Besluitvaardig; • Daadkrachtig; • Geen 9 tot 5 mentaliteit.

Externe contacten • Relaties; • Tegenpartijen; • Verzekeringsmaatschappijen; • Schade-experts.

Uitdrukkingsvaardigheden • De Nederlandse taal dient zowel mondeling als schriftelijk uitstekend te zijn.



TIPS & TRUCS INZAKE FRAUDEBELEID / BIJLAGE 4 CHECKLIST FRAUDE

2.1. Fraudebeleid In het fraudebeleid dienen de volgende aspecten meegenomen te worden:

2.1.a. Volmacht tolereert geen fraude 2.1.b. Definitie fraude 2.1.c. Fraudebeleid moet bekend zijn en gedragen worden door hele volmachtorganisatie 2.1.d. Ontwikkelingen op gebied van fraudebeheersing moeten up-to-date worden bijgehouden 2.1.e. Fraudebeleid is niet vrijblijvend (SLA’s)

Detailuitwerking 2.1.a. Volmacht tolereert geen fraude:

• Imago verzekeringsbranche, imago eigen verzekeringsbedrijf, invloed schadelast, invloed premieniveau, bescherming eigen portefeuille (zwakste schakel, afvoerputje)

• Fraude-omvang: – Schademarkt ca. 900 mio. euro – Volmachtmarkt ca 180 mio. euro – Ca. 10% van alle claims frauduleus – < 1% van de fraudezaken wordt aangemeld bij fraudeloket – 12% van consumenten zegt zelf te frauderen (Bron: CVS

consumentenmonitor 2007) – Bijna helft van de bevolking zou zich schuldig maken aan

verzekeringsfraude (Bron: CVS consumentenmonitor 2007).

2.1.b. Fraudedefinitie “Het misbruik maken van een verzekeringsproduct of dienst door de verzekeringnemer of verzekerde of begunstigde om een uitkering (in geld of natura) te verkrijgen waarop men geen recht heeft”.

2.1.c. Fraudebeleid moet bekend zijn en gedragen worden door hele volmachtorganisatie

• Directieverantwoordelijkheid; • Benoeming fraudecontactpersoon; • Procedures en instructies ; • Afspraken op medewerkersniveau; • Controles; • Managementinformatie.

2.1.d. Ontwikkelingen op gebied van fraudebeheersing moeten up-to-date worden bijgehouden

• Vast punt werkoverleg; • Managementinformatie; • Opleidingsprogramma (intern, extern); • Bezoek aan site VolmachtBeheer; • Nieuwsbrieven bijhouden; • Spoorboekje Fraudebeheersing voor gevolmachtigden.

2.1.e. Fraudebeleid is niet vrijblijvend (SLA’s)

• Ruv 2004/ Wft verplichten verzekeraars om voldoende waarborgen / maatregelen te treffen op het gebied van fraudepreventie van gevolmachtigden;

• In de samenwerkingsovereenkomst met volmachtgevers wordt fraudebeleid verplicht gesteld;

• Maatschappelijke verantwoord ondernemen: fraudebeleid is hier onderdeel van.



FRAUDEBELEID EN COMMUNICATIE MET UW KLANT / BIJLAGE 5 CHECKLIST FRAUDE 2.3.a. Algemene en bijzondere voorwaarden

Misbruik van vertrouwen, fraude Vertrouwen is één van de uitgangspunten van verzekeren. Vertrouwen is essentieel bij het bieden van zekerheid. Dit vertrouwen wordt soms misbruikt door fraude te plegen. Bijvoorbeeld het niet eerlijk opgeven van informatie bij het aangaan van een verzekering of bij de regeling van schade. Als er sprake is van fraude dan nemen wij een aantal maatregelen, zoals: • Het beëindigen van de verzekering(en); • Het aangifte doen bij de politie; • Het melden van persoonsgegevens in het incidentenwaarschuwingssysteem

financiële instellingen; • Het terugvorderen van (al) uitgekeerde gelden; • Het terugvorderen van door ons gemaakte kosten; • Het niet overgaan tot uitbetaling en • Het niet overgaan tot het uitkeren van schadeverzoeken. Wij hebben het door het Verbond van Verzekeraars opgestelde fraudeprotocol Verzekeringbedrijf ondertekend en voeren dit ook uit. Voor meer informatie over hoe wij fraude bestrijden en wat onze maatregelen zijn kijk op onze website of onze dienstenwijzer. “Via uw premie betaalt u mee aan het fraudegedrag van anderen’.

2.3.b. Polisblad

Op het polisblad kan de volgende zinsnede worden opgenomen: “Fraude Vertrouwen is essentieel bij het bieden van zekerheid. Wij doen aan fraudebeheersing. Bij het vaststellen hiervan nemen wij maatregelen. Meer informatie ziet u op onze website of onze dienstenwijzer.”



FRAUDEBELEID DEFINITIE / BIJLAGE 6 CHECKLIST FRAUDE

Fraudebeleid Vertrouwen is een van de uitgangspunten van NAAM GA. Vertrouwen is essentieel bij het bieden van zekerheid.

Uit diverse onderzoeken blijkt echter dat een kleine groep klanten dit vertrouwen misbruikt door fraude te plegen. Tegelijkertijd blijkt uit dezelfde onderzoeken dat klanten van mening zijn dat verzekeringsfraude harder moet worden aangepakt.

Wat verstaan wij eigenlijk onder fraude? Onder consumentenfraude wordt verstaan: het misbruik maken van een verzekeringsproduct of dienst door de verzekeringnemer, verzekerde of, bij levens- en sommenverzekeringen, de begunstigde, om een prestatie te verkrijgen waarop men geen recht heeft.

Een aantal voorbeelden van fraude: • Het niet eerlijk opgeven van informatie aan de verzekeraar. • Het niet eerlijk vertellen van wat er is gebeurd. • Het veranderen van bedragen op aankoopnota’s. • Meer claimen dan de geleden schade. • Een afgewezen schade nogmaals opgeven, met een ander verhaal.

Hoe sporen wij fraude op? • Verzekeraars en gevolmachtigden beschikken over fraude-indicatoren • Verzekeraars werken met geautomatiseerde kennissystemen, die speciaal zijn ingericht om

fraudes te detecteren. • De markt verzamelt schadehistorie en specifieke fraude-informatie in een marktbreed systeem

(FISH), dat de opsporing van fraude beter mogelijk maakt.

U ondervindt daar het voordeel van. We versnellen namelijk met deze maatregelen het afhandelingproces van terechte schadeclaims en bieden u daarmee een hoger serviceniveau.

Welke maatregelen treffen wij bij fraude? Als er sprake is van fraude, dan nemen wij een aantal maatregelen, zoals:

• De schade wordt niet vergoed of – indien reeds betaald - teruggevorderd. • Opzegging van de verzekering. Dat geldt ook voor andere verzekeringen die bij ons zijn

ondergebracht. • Uitsluiting van andere verzekeringen in de toekomst. • De verzekeraar plaatst u op een interne incidentenlijst. • We melden fraude aan bij de Stichting CIS, die een ‘incidentenregistratie’ bijhoudt. Dit register

wordt ook door andere verzekeraars in Nederland geraadpleegd. Meer hierover staat vermeld in het Protocol Incidentenwaarschuwingssystemen Financiële Instellingen. Wilt u meer informatie over de Stichting CIS kijk dan op www.stichtingcis.nl.

• Aangifte bij de politie.

U bent goed verzekerd bij NAAM GA Via uw premie betaalt u mee aan het fraudegedrag van anderen. Dit willen we natuurlijk voorkomen. Daarom doen wij aan fraudebestrijding.



TIPS & TRUCS INZAKE FRAUDEBELEID / TOELICHTING BIJ DE CHECKLIST 1) ORGANISATORISCHE MAATREGELEN 1.1. Spreekt voor zich. 1.2. Spreekt voor zich. 1.3. De fraudecontactpersoon moet bevoegd zijn om procedures op het gebied van

fraudebeheersing en –detectie binnen de gehele organisatie te implementeren en het juiste gebruik hiervan af te dwingen.

1.4. Spreekt voor zich. 1.5. Voorbeeld procedure bijgevoegd (bijlage 1). 1.6. Voorbeeld controleprotocol bijgevoegd (bijlage 2). 1.7. Van iedere gevolmachtigde wordt gevraagd zijn fraudecontactpersoon te

registreren op VolmachtBeheer. Dit vereenvoudigt de onderlinge communicatie met de fraudecoördinatoren van volmachtgevers, die ook op de site staan vermeld.

1.8. Fraudebeheersing vraagt constante aandacht. Bespreek ideeën, beleid en mogelijke voorbeelden uit de eigen praktijk binnen het werkoverleg. 1.9. Voorbeeld functiebeschrijvingen acceptant en schadebehandelaar bijgevoegd (bijlage 3) 1.10. Op VolmachtBeheer is onder de noemer ‘Verbond’ alle relevante informatie

vastgelegd. 1.11. Bij externe opleidingen kan men denken aan workshops, die gegeven worden door het Verbond van Verzekeraars & NVGA of door verzekeraars.

NIBE/SVV is gespecialiseerd in het aanbieden van opleidingen op het gebied van verzekeringen. Zij starten in 2009 een specifieke fraudeopleiding. 2) FRAUDEBELEID 2.1 Gebruik de voorbeelden uit bijlage 4. 2.2. Gebruik de voorbeelden uit bijlage 4. 2.3. Gebruik de voorbeelden uit bijlage 5.

Wanneer u gebruik maakt van eigen voorwaarden is het van belang dat u aandacht besteedt aan het gebruik van dekkingsonderdelen, welke mogelijk de kans op fraude zouden kunnen verhogen. Uiteraard gebeurt dit altijd in overleg met de risicodrager.



3) FRAUDEPROCEDURES & -CONTROLES 3.1. De procedures bevatten de concrete uitwerking van het onder 2.1. omschreven beleid. Gebruik bij het opstellen van deze procedures zoveel mogelijk de informatie die is opgenomen in het Spoorboekje. 3.2. In de procedures dienen controlemomenten geborgd te zijn. Gebruik bij het opstellen van deze procedures zoveel mogelijk de informatie die is opgenomen in het Spoorboekje. 3.3. Vereisten aan FISH controle cf. de volmachtovereenkomst * Bij elke nieuwe acceptatie * Bij elke mutatie * Bij elke naamswijziging * Hercontrole na 2 – 3 maanden (na acceptatie of naamswijziging) * Bij elke schademelding * Bij elke schadebetaling

Omdat via FISH Extract bevragingen geautomatiseerd kunnen worden verricht heeft dit systeem de voorkeur boven het gebruik van FISH On Web.

Hercontrole (na 2 à 3 maanden) is noodzakelijk om te voorkomen, dat later ingebrachte

informatie niet wordt gebruikt. 3.4. Vereisten aan CDD controles cf. de volmachtovereenkomst * Bij elke nieuwe acceptatie * Periodiek (minimaal 4x per jaar) voor het gehele relatiebestand * Bij schadebetalingen aan partijen die gebruikmaken van een bank buiten de EU.

Zowel ABZ als Krammer bieden gevolmachtigden de mogelijkheid om deze acceptatie- en bestandscontroles uit te voeren.

3.5. Gebruik de fraude-indicatoren uit het Spoorboekje zowel bij acceptatie als schaderegeling.

Liefst in ieder dossier als checklist, maar zeker bij elk geval waarin een vermoeden van fraude wordt gesignaleerd.

3.6. Gebruik de gegeven scorelijsten bij zowel acceptatie als schaderegeling.

Liefst in ieder dossier, maar zeker bij elk geval waarin een vermoeden van fraude wordt gesignaleerd.

3.7. Spreekt voor zich. 3.8. Gebruik de scorelijst en de daarbij gevoegde instructies. Geven de scorelijsten aan dat

overleg met de verzekeraar verplicht is, overleg dan (met toezending van het dossier met ingevulde scorelijst) met de fraudecoördinator van de volmachtgever. Raadpleeg deze ook in geval van twijfel.



4) AUTOMATISERING 4.1. Raadpleeg de fraude-indicatoren uit het Spoorboekje. 4.2 Mogelijke beheersingsmaatregelen op automatiseringsgebied zijn:

a. Firewalls b. Intrusion detection (hacking) c. Regelmatige penetratietesten d. Actuele virusscanner e. Encryptie (gecodeerde uitwisseling van informatie) f. Automatisch genereren van polis- en schadenummers

Mogelijke beheersingsmaatregelen op het gebied van betalingsverkeer zijn:

a. Controles op dubbele boekingen b. Controles op boekingen op afgesloten schaden c. Controles op veelgebruikte rekeningnummer

5) MANAGEMENTINFORMATIE 5.1. Aanbevolen wordt op het gebied van ‘Conflicterende situaties’ management-informatie te

genereren, waarbij specifiek wordt bijgehouden in welke gevallen deze betrekking hadden op (mogelijke) fraudegevallen (Ad 1.5.).

Voer periodiek dossiercontroles uit, om na te gaan of voldoende aandacht is gegeven aan fraudebeheersing, leg bevindingen vast en communiceer deze met betrokken partijen. FISH: Registreer hits (in dossier en totaal op jaarbasis), de acties daaruit voortvloeiend en eventuele ‘besparingen’. CDD: Registreer hits (in dossier en totaal op jaarbasis) en de acties daaruit voortvloeiend. Scorelijsten: Registreer aantal ingevulde scorelijsten totaal op jaarbasis, de acties daaruit voortvloeiend, gesplitst naar ‘wel / niet overgedragen zaken’ en eventuele ‘besparingen’. Scorelijsten experts: Registreer aantal ingevulde scorelijsten totaal op jaarbasis, de acties daaruit voortvloeiend, gesplitst naar ‘wel / niet overgedragen zaken’ en eventuele ‘besparingen’.

5.2. Periodiek dient de managementinformatie geanalyseerd en besproken te worden. Hieruit dienen actiepunten geformuleerd en gecommuniceerd te

worden. De fraudecontactpersoon is verantwoordelijk voor de bewaking van de vastgestelde actiepunten.



Bijlage 2 Managementinformatie

Gewenste managementinformatie Fraude Volmachten

Polis- of schadenummer Branche Proces Score Risicodrager Indien overgedragen Verzekerd belang Uitgekeerd Polis / schade Schadenummer VG €

Scorelijsten fraude-indicatoren Legenda

Acceptatie Verzekerd belang (€)

Score 8 < > 15 Intern overleg GA

De maximale strop die de verzekeraar kan hebben; opgebouwd in de samenstelling van de werkelijke schade en/of de fictieve waarde (d.w.z. de niet-uitgekeerde schadebedragen).

Score > 15 Overleg risicodrager

Schade zonder expertise



Schade met expertise

Score 5 < > 10 Overleg expert / opdrachtgever





Bijlage 3 CDD instructies Mei 2008 Betreft : werkinstructie Controle Sanctielijst Binnen de Europese Unie zijn regels gesteld voor financiële instellingen ter bestrijding van terrorismefinanciering, corruptie en witwaspraktijken. Het is onder meer aan verzekeraars en haar gevolmachtigden verboden verbintenissen aan te gaan en betalingen en diensten uit te voeren ten gunste van (rechts)personen, die in dat verband door de Europese Unie zijn gemarkeerd in de EU sanctielijst. In bijgaande werkinstructie staat een uitvoerige omschrijving over de behandeling van te controleren gegevens. De controles dienen op verschillende momenten plaats te vinden, namelijk: 1) bij de beoordeling van nieuwe aanvragen klantrelaties (dus ook prospects); 2) periodiek (ten minste 1x in 3 maanden) om bestaande klanten te controleren; 3) alvorens transacties uit te voeren naar klanten en/of derden op rekeningen van buiten de Europese Unie gelegen banken. Thans zijn er twee partijen die op de sanctielijstcontrole gerichte producten in de verzekeringsmarkt hebben aangeboden, te weten ABZ en Krammer Software. De beoordeling van nieuwe relaties en transacties zoals genoemd in de bijgevoegde werkinstructie kan worden uitgevoerd door toetsing van de persoonsgegevens in Compliancy check (product van ABZ). Hierin is overigens ook een toetsing opgenomen van gegevens in de zogeheten PEP lijst (Politically Exposed Persons). De (vooralsnog onverplichte) controle van deze PEP lijst valt buiten de werkinstructie. Via FISH OnWeb kan een gecombineerde toetsing met de gegevens in FISH plaatsvinden. Via FISH Extract (de geautomatiseerde controle) is dit nog niet mogelijk. De systeemhuizen zullen dit op niet al te lange termijn inbouwen in hun software. Krammer Software heeft een gratis applicatie beschikbaar (de Verzekeringsring), waardoor de controle ook in eigen huis mogelijk is. Voor de periodieke controle (met een maximale tussenliggende tijd van 3 maanden) kunt u de bestanden aan de providers zenden voor de uitvoering daarvan. Belangrijk is dat de bestanden en de verzending daarvan voorzien zijn van de vereiste beveiliging tegen misbruik of verlies van de gegevens. Met de applicatie van Krammer Software kan ook deze controle in eigen huis uitgevoerd worden. Nogmaals wijzen wij u er op dat financiële instellingen, dus ook verzekeraars en hun gevolmachtigden, de wettelijke verplichting hebben om bovenstaande controles uit te voeren. Dit schrijven is tot stand gekomen namens: Volmachtafgevende Verzekeraars Stichting Cis en de Klankbordgroep Fish Gevolmachtigden NVGA

Uitgebracht door: Werkgroep Fraudebeheersing Volmachten ...

Documents

Transcript of Uitgebracht door: Werkgroep Fraudebeheersing Volmachten ...