Project Management

Helena Bijnenshelena.bijnens@khlim.be

23 januari 2013

Inhoud• Budget • Risico-analyse• Succesvol Project Management

5

Budget

Waaruit bestaat een projectbudget?

Intern+partners

• Personeelskosten• Andere directe kosten• Indirecte kosten • Onderaannemingen

6

Personeelskosten

• Resultaat:– Benodigde mensdagen/maanden per partner per

pakket, taak en activiteit

• Handig voor:– Kostenberekening– Bepaling verantwoordelijken– Detaillering: sommige organisaties of

subsidieverleners eisen detail tot op taakniveau– Transparantie richting collega’s en partners– Weinig verrassingen achteraf

7

Personeelskosten

• Basis = mensdag/maand indeling– 18 dagen/maand– 215 dagen/jaar

• Zo nodig verdelen over personeelscategorieën: manager, onderzoeker, technicus, administratieve, etc.

• Daglonen/maandlonen per categorie bepalen:– Dit is NIET jouw brutoloon op je loonfiche– Een “lastensleutel” moet gebruikt worden

Bv. Bediende 3.000 bruto * 1,55 = 4.650 euro Vraag dit goed na!!

8

Personeelskosten: Hoe berekenen?

1. Start met dagen/maanden toe te wijzen aan activiteiten

2. Verdeel per activiteit/taak naar uitvoerende partners

3. Aantal dagen per partner *dagprijs

N° WP P1 P2 P3 P4 P5 P6WP1 Inventory of knowledgeWP1.1 startmeeting 4 4 4 4 4 6WP1.2 training 24 4 4 4 4WP1.3 exchange experience 2 2 2 2 2WP1.4 synthesis 4 2

WP2 internet based knowledge platformWP2.1 meeting partners 6 8 6 6 6 6WP2.2 research technical aspects ICT 2 1WP2.3 programm platform 10 1 1

WP3 manualWP3.1 development chapters 40 40 40 40WP3.2 translation English 2 3 2 3 3 3WP3.3 meeting partners 6 6 6 8 6 6WP3.4 translation native language and printing manual 4 4 4 4 4 4

WP4 development e-learning moduleWP4.1 programm e-learning module in English 80 3 3 3 3 3WP4.2 meeting partners 6 6 6 6 8 6WP4.3 translate in native language 3 3 3 3 3

WP5 disseminationWP5.1 make dissemination plan and develop publicity tools 6 6WP5.2 publish articles 5 5 5 5 5 5WP5.3 organise congress and participate 35 6 25 6 6 6WP6 project managmentWP6 project managment 60 6 6 6 6 6

Total days 256 100 80 100 100 101Price for one person one day 311 401 304 424 435 314Total 79616 40100 24320 42400 43500 31714Overhead 7 % 5573,12 2807 1702,4 2968 3045 2219,98Travel Budget 8000 8000 8000 8000 8000 8000Subcontracters 20000 10000 10000 10000 10000 10000Total cost 113189,12 60907 44022,4 63368 64545 51933,98funded by Leonardo program 84891,84 45680,25 33016,8 47526 48408,75 38950,485

Richtprijzen Totale loonkost per dag (Europese maxima), inclusief alle bijdragen, vakantiegeld, eindejaarspremie, uitgaande van 18 werkdagen/maand, 220 werkdagen/jaar

• Manager: 460 EUR• Onderzoeker: 360• Lesgever: 360• Opleidingsverantwoordelijke: 360• Fotograaf: 250-350• Technieker: 240• Administratief medewerker: 214

Andere directe kosten

• Werkingskosten– Reis en verblijf– Materiaal – Organisatiekosten evenementen (zaalhuur,

catering, licht-en geluidsinstallatie, …)– Publicatiekosten (drukwerk)

• Investeringen: uitrustingsgoederen

PC, machines, …

=> in afschrijving

12

Onderaanneming

• Geen partners (facturatie)!• Via offertes in aanvraag of via aanbesteding na

goedkeuring (EU-aanbestedingsregels)

13

Indirecte kosten (overhead)

• Meestal enkel % van personeelskosten (check interne regels! Meestal tussen 10 en 20% )

• Wat is overhead?- Alles dat zorgt dat je überhaupt kan werken (licht,

kantoor en toebehoren, copies, telefoon, verwarming, personeelsdienst, etc.)

Voorbeeld I-Talent-O  Kostenrubriek KHLim KdG VOV

    Kostprijs aantal totaal Kostprijs aantal totaal Kostprijs aantal totaal

  Directe kosten                  

1 Personeelskosten                  

1.1Bezoldigingen intern personeel 360,00 € 164,5 59 220,00 € 360,00 € 119 42 840,00 € 360,00 € 103 37 080,00 €

1.3Verplaatsingskosten intern personeel 0,29 € 10000 2 940,00 € 0,29 € 8000 2 352,00 € 0,29 € 4000 1 176,00 €

1.4Bezoldigingen extern personeel 1 000,00 € 88 88 000,00 € 0,00 € 0 0,00 € 1 000,00 € 12 12 000,00 €

  Subtotaal 1     150 160,00 €     45 192,00 €     50 256,00 €

                     

3 Andere directe kosten                  

3.6Organisatiekosten voor 'event', seminarie 5000 2 10 000,00 € 5000 1 5 000,00 € 5000 2 10 000,00 €

3.7 Andere (specificeer)             2 1000 2 000,00 €

  Subtotaal 3     10 000,00 €     5 000,00 €     12 000,00 €

                     

  Totaal directe kosten     160 160,00 €     50 192,00 €     62 256,00 €

                     

 Indirecte kosten (15% van directe kosten)     24 024,00 €     7 528,80 €     9 338,40 €

  Totaal subsidiabele kosten     184 184,00 €     57 720,80 €     71 594,40 €

OEFENING

• Bespreking budget A-Z Lezingen

Projecttitel

PERSONEELSKOSTEN

  WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 WP7 totaal dagprijs totaalkostDPL 0,6 9 1 2 1 13,6 300 4080MAD-Faculty KHLIM 0,2 1 1 2,2 300 660MAD-Faculty PHL 0,2 6 4 1 11,2 400 4480Architectuurwijzer 0,2 1 1 2,2 350 770Z33 0,2      1  1 2,2 300 660

10650

Andere DIRECTE KOSTEN

REISKOSTEN

DPL 0MAD-Faculty KHLIM 3,5MAD-Faculty PHL 3,5Architectuurwijzer 3,5Z33 0

10,5

ONDERAANNEMINGaantal prijs totaalprijs

Drukker in onderaanneming van DPL 1 3000 3000

Corrector in onderaanneming van DPL 1 400 400

Fotograaf in onderaanneming van MAD-KHLim 3

70*

210(jobstudententarief)

Verslaggevers in onderaanneming van DPL 1,5 300 450Verslaggevers in onderaanneming van MAD-KHLim 1,5 300 450

Verslaggevers in onderaanneming van partner MAD-PHL 3 300 900verslaggevers in onderaanneming van Architectuurwijzer 1,5 300 450

Verslaggevers in onderaanneming van Z33 1,5 300 4506310

TOTAALBUDGET

 personeel reis

onderaanneming subtotaal overhead TOTAAL

DPL 4080 0 3850 7930 793 8723MAD-Faculty KHLIM 660 3,5 660 1323,5 132,35 1455,9MAD-Faculty PHL 4480 3,5 900 5383,5 538,35 5921,9Architectuurwijzer 770 3,5 450 1223,5 122,35 1345,9Z33 660 0 450 1110 111 1221

16970,5 18668

• Een handige tool om een volledig budget van je project te maken is COSTER. Dit kan gratis gedownload worden op www.coster.ws . In deze tool vind je eveneens richtprijzen voor verschillende beroepen en producten.

OEFENING

Maak een lijst met de mogelijke kosten die in jouw project voorkomen over de diverse categorieën en werkpakkettenProbeer een inschatting te maken van de kosten

Inhoud• Budget • Risico-analyse• Succesvol Project management

Risico-analyse

“In a perfect world, projects would be delivered on time, under budget and with no major obstacles. But we dont live in a perfect world – projects have problems. Consider it interesting, and remember …

never let them see you sweat”

(Quote van een projectleider)21

Risico’s

• Nadelen, valkuilen, belemmeringen Welke mogelijke problemen, risico’s, weerstanden zien we (technologisch, organisatorisch, markt…)?

• Oplossingen Welke oplossingen zien we daarvoor of hoe anticiperen?

Risicomanagement

• Onzekerheid is eigen aan een project

• Identificeren en beoordelen van onzekerheden of risico's en vaststellen van beheersmaatregelen

• Risico wordt vaak als volgt "gedefinieerd":

Grootte risico = kans x impact

Voorbeeld: ontwikkeling sociale netwerksite voor

kinderen

Veel voorkomende risico’s• geen duidelijke opdrachtgever• onduidelijk doel• geen goed projectplan• veroudering technologie• te optimistische tijdsinschatting• wegvallen van een partner• bankroet software supplier• vernieling hardware door brand• teveel partners en afhankelijkheden• frequente personeelswissels• stedenbouwkundige voorschriften• juridische en ethische aspecten

Voorbeeld Risico-analyse

Voorbeeld

Oefening Risico-analyse

• Lijst concrete projectspecifieke risico’s op • Schat de kans in dat ze zich voordoen • Schat de mogelijke impact ervan in• Benoem mogelijke oplossingen

Bespreking in groep

• Infokit risk management: http://www.jiscinfonet.ac.uk/InfoKits/system-implementation/managing/managing-risk

• http://www.projectmanagementguru.com/risk.html

Inhoud• Budget • Risico-analyse• Succesvol Project management

Wat maakt een project succesvol?

• GOKIT beheersen – geld/middelen budgetbewaking– organisatie afspraken, mensen– kwaliteit gestelde eisen– informatie duidelijkheid voor allen– tijd mijlpalen, gantt chart

• Rol PM• Projectteam

Een goede projectleider…

• communiceert met de opdrachtgever• stimuleert overleg tussen de partners en

met de doelgroepen• aanspreekpunt naar de buitenwereld • controleert of resultaten worden

opgeleverd volgens de criteria in het contract, de timing, kwaliteitseisen en budget

Een goede projectleider…

• kent de organisatie en het thema• is bevoegd om te beslissen• heeft organisatietalent• heeft leidinggevende talenten

(motiveren, communiceren, conflicten hanteren…)

• kan goed samenwerken met de betrokken partijen

• houdt rekening met de sterktes van de verschillende individuen en de verwachtingen

• werkt even hard of harder dan het team 34

Quote van een projectleider:

“Ensure that all team members feel a sense of ownership. This keeps them

motivated and part of the team.”

35

“The best Project Managers are Leaders, Communicators, and Visionaries. But despite that, perhaps most importantly, they are also

humble enough to know what they do not know. The best Project Managers know how to ask for help when their own experience

needs augmenting. And they can cancel their ego to work effectively with anyone who can add value and help move your project to a

successful outcome.”

Quote van Ethan Yarbrough van Allyis

Een goed projectteam…

• vertegenwoordigt alle belanghebbendenvanaf het begin!

• bezit de nodige (aanvullende) talenten • heeft de nodige werktijd beschikbaar en ingepland• communiceert met elkaar • aanvaardt het leiderschap van de projectleider

37

“Any idiot can make a good project, if he has the right people”

Bad-practice: educatieve CD-rom

• Opdrachtgever• Projectleider• Projectmedewerker: developer

Opdrachtgever geeft rechtstreeks orders aan de projectmedewerker, zonder medeweten van de projectleider. De tijdsinvestering van de projectmedewerker loopt op. Medewerker moet betaald worden voor die uren. Het project maakt verlies.

oefening

• Maak een organigram van je project. Bepaal de rol van iedere medewerker.

• Welke communicatiemethodes ga je hanteren tussen wie? Pas dit toe op je organigram

Oef.:Wat zou je doen om de volgende situaties op te lossen?

1. Alvorens het project geschreven werd, waren er hoge ambities, maar die moesten aangepast worden aan het beperkte budget en nieuwe inhoudelijke vereisten van de opdrachtgever. De partners willen toch het oorspronkelijke grootse idee uitvoeren. Ze stellen onrealistische eisen aan zichzelf en aan elkaar qua inspanning en budget.

2. Het project was gepland over een looptijd van 3 jaar, maar deze lange looptijd heeft geleid tot uitstelgedrag want “ we hebben nog tijd genoeg” en “er ligt nog heel wat dringender werk op de plank”. Na 1 jaar blijven de resultaten uit.

3. In het project blijkt 1 partner duidelijk niet te presteren. De partner zocht altijd uitvluchten om werk te vermijden. Resultaten worden niet opgeleverd. De andere partners worden hierdoor ontevreden, minder gemotiveerd en worden grof ten aanzien van de medewerkers van deze partner instelling.

4. Mix van partners die elkaars expertise niet begrijpen: taalkundigen versus technologen. De taalkundigen begrijpen niet hoeveel tijd het kost om fundamentele wijzigingen aan te brengen in een applicatie. De technologen vinden dat de taalkundigen zagen.

Bedankt voor uw aandacht

Helena.Bijnens@khlim.be