Trends in pmo vakgebied mertine middelkoop

Trends in PMO vakgebied

Mertine Middelkoop20 februari 2013

Agenda

2 Trends in PMO vakgebied

Titel 1PMO vakgebied terugblik

PM solutions survey

Trends

De PMO-er en de Babylonische spraakverwarring

3

Project secretarisProject Management Ondersteuner

Project Support Officer

Programma Management Ondersteuner

Portfolio Management OndersteunerProject bureau medewerker

Manager Project Beheersing


De PMO-er en de Babylonische spraakverwarring

4

Project secretarisProject Management Ondersteuner

Project Support Officer

Programma Management Ondersteuner

Portfolio Management OndersteunerProject bureau medewerker

Manager Project Beheersing

Helaas blijft dit nog wel zo.In Nederland verstaan veel mensen

iets anders onder PMO dan in Engeland of Amerika.

P3O spreekt ook van PMO voor diverse soorten van PMO’s en

functies


Steeds meer vakliteratuur

Het PMO vakgebied is 3 dimensionaalOrganisatie-, Taak- en Mens niveau

Controle

Richting

Support

6

Junior

Medior

Senior

Portfolio

Programma

Project


1. PMO in welk gebied?

7

Directie (met CPO)

Portfoliobureau

Programmamanager

Project A Project B Project C

Programmabureau

Team b.1Team a.2Team a.1 Team b.2 Team c.1 Team c.2

Projectbureau

Centraal P

MO

én expertisecentrum

Projectbureau


2. Voor welke project processen?

Planning

Stakeholders & organisatie

Communicatie

Planning

Resource mgt

Project setup & closure

Delivery

Reporting

Risk management

Issue management

Change mgt

Informatie & conf mgt

Finance

QA

Transitie mgt


2. Wat doe je voor die project processen?

Controle

Richting

Support


2. Controle - PMO politie valkuil !

10

Controle

Richting

Support


3. De mens

Wat voor soort PMO – er ?


3. IPMA competentie gebieden (zie zwart kader)



3. Projectmanager en PMO-er zitten in dezelfde business, maar …

… met andere competenties.

Een toprestaurant met ster moet twee zaken op orde hebben:

- Een goede kok, en- Een goede gastheer/-vrouw/sommelier.

Beiden moet vertrouwen hebben in elkaar en zaken durven los te laten.

3. … hebben verschillende aandachtsgebieden

Projectmanager: focus op

Primaire aandacht op delivery van projectdoelen/producten

Externe focus

Stakeholder management

Grote lijnen

Afstemming werkzaamheden met opdrachtgever / stuurgroep

Verantwoordelijk voor planning, control & budget

PMO-er: focus op

Primaire aandacht op borging van projectproducten

Interne focus

Team- en lijncommunicatie

Detaillist

Afstemming werkzaamheden met projectmanager

Doet checks op: Volgt project de governance van het bedrijf?Is project compliant?


PMO visie en proposities

3. IPMA-PMO interesse groep heeft taken en competenties in kaart gebracht.

15

http://www.pmwiki.nl/group/pmo-midden

3. Steeds meer trainingen voor PMOersIPMA-PMO heeft PMO trainingen in kaart gebracht


17 Training: Een praktische PMO

Reclame blok: Praktische PMO training KPN consultingWe gebruiken een mix aan bouwblokken & leervormen per proces / functie

Theorie (korte opfris)

Expert webcast praktijkPersonal toolkit

Voorbeeldn

Oefenen

Templates, checklisten

http://elo.kpn.com/CatalogDetail.aspx?Coursetemplate=OPR04

PM solutions survey

18

Titel 11 Survey conclusies

2 Uitdagingen


http://www.google.nl/url?sa=i&source=images&cd=&cad=rja&docid=OsiD20VkSEy1OM&tbnid=w3BhZ4QtYFhHYM:&ved=0CAgQjRwwAA&url=http://mef-blog.blogspot.com/2013/01/mef-member-survey-win-tickets-to-mef.html&ei=7A0lUZikMuO30QXi6YGQDw&psig=AFQjCNEaeI2YgGhh-L-iTLVDu18jm62rgw&ust=1361469292884311

2012 PMO survey

2012 survey PM Solutions (maart 2012)

554 respondenten• 70% USA• 12% Europe

Veel bedrijven hebben inmiddels PMO (Amerika)

Van diegene die geen PMO hebbenis 40% zich aan het oriënteren op PMO implementatie

Grootste groei nu in kleinere organisaties

Bestaan gemiddeld nu 3 jaar

5% projectbudget naar PMO (3 – 25%)

Gemiddeld 7 mensen

5 dagen per jaar PMO staf training, 10 jaar project management ervaring

http://www.pmsolutions.com/resources/view/the-state-of-the-project-management-office-pmo-2012/

http://www.pmsolutions.com/

Organisaties die succesvolle project leveren .. .. hebben PMO’s die:

Projecten alignen met business doelen (portfolio & benefits management)

Doen aan resource planning & forecasting

Meer projectmanagers managen & deze rapporteren aan PMO

Verzorgen zelf trainingen aan de project organisatie (kennis herbruik)

Zijn continue bezig met monitoren & verbeteren van alle project, programma en portfolio processen organisatie breed.

Dubbel budget hebben t.o.v. laag presterende PMO’s. Bestaan 4 jaar. Hebben veel verantwoordelijkheid.


Uitdagingen van PMO’s komende tijd

21

Toegevoegde waarde bewijzen en verzilveren

Hoe groter de capaciteit van het PMO hoe kleiner de kans dat de waarde niet gezien wordt

Verbeteren van resource planning & forecasting

Consistente levering van gedefinieerde processen

Implementeren / verbeteren core project management processen (gehele governance)

Implementeren / verbeteren van performance metingen, analyse, tooling, benefits tracking



Trends

23

Titel 11 Rollen PMO

2 Projectmanager

3 Meer Virtueel werken

4 PMO als expertise centrum

5 Agile PMO


1. PMO rol: Van project administratie naar ….

24

organisatie

• Communicatie• Planning• Resource mgt• Project setup &

closure

Reporting

• Risk management

• Issue management

• Change mgt• Informatie &

conf mgt• Finance• QA• Transitie mgt

Project secretariaat

2. En de PM?

Complexere projecten & Programma’sMeer tijd voor stakeholder management en communicatie, waardoor kans op slagen project vergroot wordt

3. Virtual Project teams en PMO’s

26

People:• Trust & zelfstandigheid• Communicatie van rollen,

verantwoordelijkheden & verwachtingen• (klein en betrokken) Team

Proces:

Technology:Onafhankelijk van:• Tijd• Locatie• Organisatie


27

Een Cultuur Perspectief

Coachende leiders

in plaats van

Managers

Flexibiliteit en vrijheid

Werk versus privé

Bereikbaarheiden beschikbaarheid

Controle versusvertrouwen

Openheid entransparantie

Aanwezigheid versusresultaat

Zelfvertrouwenen zelfsturing

Ratio versus geloven inieders kracht

Angst versus lefen passie

Verbinden ensamenwerken

3. Virtual Project teams en PMO’s

28

People:• Trust• Communicatie van rollen, verantwoordelijk-

heden & verwachtingen• Team

Proces:• Communicatie plannen• Informatie en configuratie afspraken• Quality monitoring

Technology:• Collaboration• Communicatie middelen


29

3. Alle collega’s en partners zijn wereldwijdmet elkaar verbonden

4. PMO als expertise centrum

30

Planner

Reporting

Resource manager

Secretariaat /

administratieRisico

manager

ProjectControler

Communicatie

manager

Quality officer

31

4. PMO neemt voortouw in delen van informatie; leren en informeren -> Online & Training

Kennis in documentenen mensen

5. Agile (bijvoorbeeld Scrum)

32

Agile = iteratief (herhalend) Voordelen:• Overzichtelijk• Snel aan de slag• Verkleining van risico’s• Niet pas testen in laatste fase (hogere

kwaliteit, groter operationele bewustzijn)• Grotere betrokkenheid klanten / gebruikers

5. Agility

33

Collectief gebruik vanintelligentie

Continue Her configureren

van processenIntensief gebruikNieuwe technologieën

Lean BPM

NICT

Agility

Elimineren van processen die niets toevoegen

Proces verbeteringendoor permanent PMO

New ICT

Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden op basis van kennis/expertise i.p.v. functies

5. Agility PMO uitdagingen

34

Run het PMO als een Scrum team:• Snel en flexibel kunnen schakelen• Elimineer processen die niets toevoegen

Ondersteun en empower scrum teams:• Training, coaching, • Onderhouden van consistentie tussen de scrum teams• Competenties van scrum master lijken op die van PMO-er

Maak corporate governance zichtbaar:• Herdefinieer waterval processen• Verminder zware sign-off • Focus op halen business baten i.p.v. betekenisloze deadlines

(benefits management)

Portfolio management:• Split grote projecten• Verminder werk in uitvoering

5. Agile PMO tools

35

PMO reporting:• Reduceer rapportages (death by excel)• Definieer en verzamel zinvolle metingen

Tools:• Implementeer flexibele PPM tool• Stel collaboratie (samenwerking) tools beschikbaar


36

Het iteratief laten zien van praktische toepasbaarheiden directe waarde vergroot de acceptatie PMO

ONWETENDHEIDWEGNEMEN

ONBEGRIPWEGNEMEN

ONKUNDEWEGNEMEN

VERANDERING VAN GEDRAG

Help project medewerkers zelf ervaren wat de toegevoegde waarde van PMO is.

Hier beginnen projecten te

renderen


Contact:

Twitter: @dePMOer

Pinterest: http://pinterest.com/depmoer/

Blog:http://PMOportal.blogspot.com

[email protected]

http://pinterest.com/depmoer/

http://pmoportal.blogspot.com/

mailto:[email protected]

Trends in PMO vakgebied38

Bedankt voor uw aandacht

http://www.kpn.com/corporatemarket/consulting/kennis-en-oplossingen/project-en-programmamanagement.htm




Trends in pmo vakgebied mertine middelkoop

Documents

Transcript of Trends in pmo vakgebied mertine middelkoop