EASYSHEET OMZET EN WINST EENMANS HANDELSZAAKToelichting

JWM Korsmit©www.EasySheet.nlVersie 05 april 09

AlgemeenHet is voor de (aspirant) ondernemer vaak moeilijk om een beeld te krijgen van de omzet en mogelijke winst van een eenmanszaak. Natuurlijk kan er expertise ingehuurd worden, maar dat kost geld. Maar vooral ook veel tijd. En uiteindelijk zal blijken dat de ondernemer toch zelf de antwoorden op alle vragen zal moeten geven. Wellicht is het beter eerst zelf een poging te wagen om de omzet en winst in te schatten. Dan kan me altijd nog zien of expertise nodig is.

Een ondernemingsplan is in feite altijd noodzakelijk, maar dat is niet een twee drie opgesteld. Ter voorbereiding van het opstellen van een ondernemingsplan kan deze EasySheet een bijdrage leveren in het opstellen van een globaal overzicht van kosten en inkomsten. Als het ondernemingsplan wel beschikbaar is kan met deze EasySheet een globale doorrekening gemaakt worden. Het grote probleem is een goed overzicht te krijgen van de mogelijke activiteiten van de onderneming en van de nodige hulpmiddelen (investeringen). En dan natuurlijk ook nog van de kosten van dit alles. De activiteiten zullen meer moeten opbrengen dan de kosten want de ondernemer zal toch een goed inkomen aan zijn onderneming willen overhouden.

Deze EasySheet Omzet en Winst van een Eenmanszaak geeft een overzicht van de inschattingen van de kosten en de inkomsten. De EasySheet is beperkt tot twee A4-tjes in Excel. Een compacter overzicht is welhaast ondenkbaar! Deze EasySheet is geen boekhoudprogramma maar een globale verkenning van de inkomsten en kosten van de onderneming op jaarbasis en van de te betalen BTW en belasting.Ondanks de zeer compacte weergave is dit overzicht vrij volledig. Het grootste voordeel van deze compacte weergave is dat het overzicht gemakkelijk aan veranderende inzichten kan worden aangepast of dat verschillende mogelijkheden met elkaar kunnen worden vergeleken. Wel is nodig dat er inzicht is in de activiteiten en de hieruit afgeleide omzet- en kostenposten en dat deze in geld kunnen worden uitgedrukt. Men zal dit zelf moeten doen, hoe moeilijk een raming vaak ook is te maken. Door dit te doen wordt al snel duidelijk wat realistisch is en wat luchtfietsen, omdat er op het eind toch voldoende winst zal moeten zijn om van te leven..De EasySheet brengt door zijn opzet ook structuur aan in het overzicht van omzet en kosten en vergroot daarmee het inzicht in de onderneming. Daardoor is deze EasySheet een zeer goede begeleider bij het uitwerken van het ondernemingsplan. Ook later is deze handig bij het inschatten van de effecten van een aanpassing van het assortiment op de gerealiseerde omzet en winst.

Deze EasySheet omvat in feite een drietal varianten:

EasySheet Omzet en Winst Eenmans Handelszaak

1

EasySheet Omzet en Winst Eenmans ProductiebedrijfEasySheet Omzet en Winst Eenmans dienstverlening

Maak een keuze uit een van drie EasySheets, welke het best past bij je bedrijf. Het belangrijkste verschil tussen de drie EasySheets is de verhouding tussen de personele en materiele kosten. Voor productiebedrijven en voor dienstverlenende bedrijven zijn de laatste twee EasySheets geschikt.

Deze toelichting is toegespitst op de EasySheet Omzet en Winst Eenmans Handelszaak, welke als eerste is uitgegeven. In een handelszaak wordt de omzet gerealiseerd door de verkoop van producten, welke eerst ingekocht moeten worden. De tijd, die de eigenaar aan de verkoop besteedt, kan in het algemeen niet worden doorberekend. Zo dit in een bepaald geval wel het geval is kan men beter de EasySheet Omzet en Winst van een Productiebedrijf kiezen. In deze EasySheet wordt eerst een inschatting van de omzet per productgroep gemaakt en van de marges (in de ratio verkoopprijs over inkoopprijs) en het verlies (in % van de inkoop, die niet verkocht wordt). Uitgaande van de waarde omzet (verkoop) wordt de waarde van de inkoop hieruit berekend.

Algemene beschrijving van de EasySheet Omzet en Winst van een Eenmans HandelszaakZoals gezegd is de EasySheet beperkt tot twee A4-tjes. Op bladzijde 1 staan overzichten van de activiteiten, welke tezamen de omzet maken. Op bladzijde 2.staat het overzicht van de omzet/verkoop en de kosten en het hierdoor gegenereerde inkomen. Het overzicht op bladzijde 1 vormt de basis voor de raming van de inkomsten. Deze zijn onderverdeeld naar het vaste assortiment dat wekelijks wordt aangeboden, naar acties welke minder vaak voorkomen en welke beter maandelijks kunnen worden geraamd en activiteiten, welke als vrij uniek moeten worden aangemerkt en welke op jaarbasis kunnen worden geraamd.Daarnaast is er op bladzijde 2 ruimte voor “overige” inkomsten en ook uitgaven, want elke zaak heeft zo zijn eigen bijzonderheden. Deze Easysheet is zeer geschikt voor Handelszaken zoals winkels, ambulante verkoop, handelsbedrijven etc.

Ook al zijn de marges, de verhouding tussen inkoopprijs en verkoopprijs, in het voorbeeld van een winkel vrij hoog (bijvoorbeeld boven 2) dan nog is het niet gemakkelijk een goed inkomen te verwerven. Dit komt door de altijd tegenvallende kosten en ook door de belastingen (omzet- en inkomstenbelastingen en heffingen zoals sociale premies en ZVW) en door de nodige “verzekeringen”, die het ondernemersrisico moeten afdekken. In de opmerkingen is aangegeven wat de gevolgen zijn van een eventueel “zwart-cirquit” met zwarte uitgaven en inkomsten. Voorbeelden zijn het zwart (moeten) betalen voor schoonmaken of andere klusjes of het onderhands verkopen van beschadigde producten. Dit kan heel negatief uitpakken, omdat deze uitgaven van het netto-inkomen af gaan. Door middel van opmerkingen worden de verschillende posten en berekeningen verklaard.

2

Belangrijk zijn de volgende zaken:Onder de Omzet per week wordt het assortiment, dus alle artikelen en producten, verstaan die dagelijks worden aangeboden. De inschattingen van de omzet van het assortiment is op basis van een gemiddelde “verkoopweek”. Er kunnen onderverdelingen gemaakt worden naar maximaal 20 groepen van artikelen of producten.Onder de omzet per maand worden speciale verkoopacties verstaan, die niet altijd worden aangeboden, maar wel op een regelmatige basis. De artikelen en producten kunnen dan ofwel het hetzelfde zijn ofwel verschillen. De raming van de totale omzet per maand geschiedt op basis van de soort actie. Men zal dus zelf moeten inschatten hoe vaak er maandelijks van dergelijke acties zijn en hoe groot de omzet is voor en gemiddelde maand. Voorbeelden zijn:aanbiedingen; 3 halen 2 betalen; koopzondag, huisverkoop. Het verschil met de dagelijkse verkopen, die bij de omzet per week zijn opgenomen, zit soms in de marge en het %-verlies.Onder Activiteiten worden speciale verkopingen verstaan, die maar een paar maal per jaar voorkomen. Daarbij kan men denken aan braderieën en kermissen, aan carnaval, uitverkoop ed. Deze zal men op basis van wat er in een jaar zoal gebeurt moeten inschatten. Ook hier kan een groot verschil zitten bij de te realiseren marge en het %-verlies. Dit is de reden dat de marges en het verlies per productgroep moeten worden aangegeven.

In feite is het niet zo heel erg belangrijk waar (week, maand, jaar) de verkoop van producten wordt opgenomen, als maar een goede inschatting maakt voor een gemidd3lde week, maand of jaar. Maar de onderverdeling kan wat meer structuur geven.

In het overzicht Kosten worden alle kosten opgenomen: inkoop, transport, administratie etc. Speciale aandacht moet worden besteed aan de investeringen, zie hieronder. Het overzicht in de EasySheet is gericht op een jaaroverzicht, zoals dat ook voor de jaarrekening en de belastingen geldt. Het overzicht van de kosten is natuurlijk niet meer dan een globale inschatting, maar wel de beste inschatting welke men kan maken.

Bij de aanschaf van apparatuur of de aanschaf van een auto van de zaak of de koop van onroerend goed “op de zaak” moeten de volgende maand- of jaarlasten worden opgenomen;-afschrijving-kosten in verband met gebruik en onderhoud-financieringskostenDe betaalde BTW op de investering mag (meestal) in een keer worden afgetrokken. Over de afschrijving, welke als een vermogensopbouw wordt gezien, moet echter soms BTW betaald worden. Het is dus van belang een goede BTW-administratie te voeren. Zie verderop in deze toelichting. Bij de verkoop van apparatuur/auto/onroerend goed wordt het verschil tussen de “inruilwaarde” (de opbrengst van de verkoop) en de boekwaarde als inkomen gezien.Het is vaak eenvoudiger om de investering te huren of te leasen, want dan kunnen alle kosten op maand- of jaarbasis worden afgetrokken en hoeft men geen kapitaal vast te leggen.

Als men een eenmanszaak onder een andere rechtspersoon (bijvoorbeeld BV) onderbrengt dan kunnen de investeringen ofwel door deze rechtspersoon gedaan worden ofwel door de eigenaar privé. Deze kan dan een “huur” vragen voor de investeringen, waaruit hij alle kosten kan betalen. Het probleem van de “overwaarde” (het verschil van de boekwaarde en de echte waarde, wat bij onroerend goed aanzienlijk kan zijn ) is bij de laatste oplossing uit de weg geruimd.

3

De EasySheet gaat uit van de geraamde feitelijke kosten in verband met huur of lease en gebruik en onderhoud. De afschrijvingen van de investeringen voor apparatuur, voertuigen en onroerend goed worden onder Kosten ondergebracht. In de jaarrekening moet ook de vermogenspositie worden opgenomen. Deze wordt in dit globaal overzicht van de inkomsten en kosten en de winst niet meegenomen. Deze is ook van minder belang voor de bepaling van het beschikbaar maandinkomen.

Het is van groot belang dat de BTW goed wordt geadministreerd. Er wordt aangenomen dat de BTW welke betaald wordt op de inkoop en welke op de omzet wordt geheven (betaald door de klanten en af te dragen aan de overheid) apart wordt geadministreerd. Als dat zo is dan is het potje voor de verrekening altijd in balans. In de opgave van de omzet en de kosten wordt de BTW niet meegenomen. De ingevoerde waarden zijn exclusief de BTW. Maar de BTW op de inkoop en de overige kostenposten moet wel betaald worden. En over de omzet moet men wel BTW afdragen aan de fiscus. De BTW wordt bovenop de verkoopprijs geheven. De feitelijke verkoopprijs, welke de klant betaalt is dus hoger dan de hier gehanteerde verkoopprijs voor het berekenen van de omzet. In het Blok BTW worden deze bedragen berekend. Meestal zal de verrekening van de BTW opleveren dat er een BTW afdracht plaats moet vinden aan de fiscus. Soms krijgt men een restitutie van teveel betaalde BTW, zoals in het voorbeeld van de Vishandel. In de berekening van het bruto resp. netto en beschikbaar inkomen is de te betalen of de te ontvangen BTW niet meegenomen. Voor deze betalingen of ontvangsten is een aparte BTW-pot nodig. In deze pot komen de BTW-betalingen van de klanten. De BTW op de inkoop en de kosten moet uit deze pot betaald worden. Als het goed is zal de pot altijd in evenwicht zijn. Bij de Vishandel is er een anomalie. De BTW op de inkoop en de kosten bedraagt in het algemeen 195 en de BTW op de verkoop 6%. Bij een marge kleiner dan 3 zal de BTW-pot dus steeds groeien. Nogmaals: wees je er goed van bewust dat de omzet berekend moet worden op basis van de verkoopprijs exclusief de BTW!Naast de BTW zal de ondernemer zelf moeten zorgen voor zijn pensioenopbouw en voor het voorzien in een verzekering, welke een uitkering verschaft ingeval de ondernemer ziek wordt of anderszins onbekwaam om te werken. De premie voor de pensioenopbouw is fiscaal aftrekbaar. De premie voor de verzekering zal niet altijd aftrekbaar zijn.

Er bestaat geen betere leerweg dan de ervaring. Probeer de EasySheet uit door een eigen bedrijf door te rekenen. Reken jezelf niet rijk, maar probeer rijk te worden door handig te rekenen. Deze werkmap heeft een drietal werkbladen. Twee ervan geven een voorbeeld en op het derde werkblad kan men zijn eigen zaak invullen en doorrekenen.

De Easysheet is heel compact gehouden, enerzijds om hierdoor een helder overzicht te houden en anderzijds om de globaliteit van de inschattingen te benadrukken. Het gaat met andere woorden meer om een betrouwbare presentatie van de zaak dan om een niet haalbare suggestie van een grote mate van nauwkeurigheid. Men zal pas na afloop van het jaar weten wat de werkelijke omzet geweest is. De EasySheet is zodanig ingedeeld dat alle informatie op 3 bladzijden wordt weergegeven: overzicht kosten, omzet en inkomen; inschattingen van de elementen van de omzet; grafiek met de verhouding tussen de omzet en het inkomen.

Maar eerst twee voorbeelden. De voorbeelden gevende structuur van deze EasySheet weer. Volgt de invulling van de voorbeelden en lees de opmerkingen om de structuur te doorzien.

4

Werkblad: Voorbeeld BakkerszaakIemand wil een bakkerszaak beginnen. Na een markverkenning en een eerste opzet van een bedrijfsplan wil de “bakker” een inzicht krijgen in de mogelijkheden om hiervan een bestaan op te bouwen.Hij begint met een inschatting van de omzet/verkoop per week:-diverse soorten brood-bijzondere broodsoorten, broodjes ed.-gebak-koekjes, beschuiten, toastjes ed.-algemene producten die een bakker zou kunnen verkopen

Vervolgens bedenkt hij dat er periodiek (maandelijks of zo) bijzondere aanbiedingen moeten zijn. Hij denkt daarbij aan:-streekgerechten als streekgebonden brood, gebak, koekjes ed.-speciale aanbiedingen tegen sterk gereduceerde prijzen-beperkte catering van bijzondere broodsoorten bij bruiloften en partijen

Het hele jaar overziende denkt hij dat hij toch ook wel wil meedoen met acties tijdens de week van de kermis, en carnaval. Hij denkt er ook aan om in de zomermaanden op een camping brood aan te bieden.

De eigenaar zal voor al deze posten de omzet moeten inschatten en ook de marge, het te verwachten verlies in termen van de hoeveelheid product (uitgedrukt in een percentage) en het percentage BTW.Daarna zal hij de kosten moeten inschatten. In geval het een nieuwe zaak betreft zal hij de totale kosten moeten inschatten en daarna de afschrijving moeten bepalen en ook het bedrag aan financieringskosten. De afschrijving zou moeten zijn afgestemd op de economische levensduur. De berekening van de omzet en kosten en van de winst, belasting en beschikbaar inkomen geschiedt dan geheel automatisch. De resultaten geven niet meer dan een globale inschatting. Maar zelfs een globale inschatting leert al heel wat. Bovendien kan men de globale inschatting periodiek bijstellen. Zo vergoot het inzicht.

Er kunnen een tweetal opmerkingen gemaakt worden, die algemeen van belang zijn:-de omzet is te gering of te kosten zijn te hoog om voldoende beschikbaar inkomen te kunnen verwerven. Men zal hiernaar nog eens nauwkeurig moeten kijken. Wellicht dat er nog verkoopkansen liggen.-het zwart betalen van allerhande zaken is niet altijd slim. Deze kosten zijn dan namelijk niet aftrekbaar en moeten betaald worden uit het netto inkomen.

Werkblad: Voorbeeld Ambulante ViszaakHet voorbeeld is louter hypothetisch. Het is gebaseerd op een aantal veronderstellingen:-Er zijn relatief weinig investeringen en veel directe kosten

-De onderneming omvat:-de huur van een pand met een diepvriesinstallatie-een viswagen, welke wordt geleased

5

-apparatuur voor koeling en bewaren van vis-apparatuur voor het bakken van vis-kantooruitrusting

De directe kosten zijn:-inkoop vis en visproducten-etalage-artikelen en verpakking-vet en brandstof-

De omzet bestaat in hoofdzaak uit gebakken vis zoals kibbeling. Daarnaast is er verse vis en kant- en klaarschotels met vis en bijvoorbeeld rijst.Er zijn bepaalde producten, die goed verkopen op kermissen, markten ed. zoals bijvoorbeeld gerookte paling.Daarnaast zijn er nog mogelijkheden van catering.

Op het werkblad Voorbeeld Viszaak zijn de kosten en de verkopen samengevat.Men kan zelf de resultaten analyseren.

Als laatste werkblad is het Werkblad: Eigen Zaak de mogelijkheid om zelf de invulling van de eigen zaak ter hand te nemen. Ga nu aan de slag met het invullen van elementen van de omzet per week, maand en jaar. Schat de grootte van de omzet in (exclusief BTW) en ook de percentages voor marge, verlies, en BTW. Maak ook een overzicht van kostenposten en schat ook hiervoor (weer exclusief BTW) de hoogte van de kosten in.Maak ook in inschatting voor reserveringen voor pensioenopbouw (aftrekbaar van de belasting) en van de nodige verzekeringen.

Persoonlijk commentaarAls men de resultaten analyseert, ook al zijn dit maar een “verzonnen” voorbeelden, dan valt op dat er van de omzet netto maar heel weinig over blijft. De inschattingen schommelen hier rond 15%. De kosten exl. BTW bedragen in de gegeven voorbeelden ongeveer 70%.Als men de pensioenvoorziening meeneemt dan blijft er maar ongeveer 12% van de omzet ex BTW over als beschikbaar inkomen voor de ondernemer.Dat alles duidt erop dat de ondernemer zeer secuur zal moeten calculeren. Hij zal de kosten moeten beheersen en slimme wegen moeten vinden om zijn waar/specialiteit met een zo hoog mogelijk marge en met zo weinig mogelijk verlies aan de man te brengen.Deze EasySheet maakt het mogelijk om heel gemakkelijk heel veel varianten door te rekenen.

6

7

8