Microsoft Dynamics NAV

Medewerkers Hopper Winkel werken efficiënter dankzij automatisering

Hopper Winkel telt zes vestigingen en een webwinkel. De keten is eigendom

van de Scouts en Gidsen Vlaanderen. Het groeiende klantenbestand, de

vrijwilligers in de winkel en de toegenomen concurrentie deden de organisa-

tie uitkijken naar een manier om efficiënter te werken. Zowel de verkopers

als de mensen in het magazijn, de administratie en boekhouding verloren

namelijk heel wat tijd met de manuele invoer van gegevens. Dat leidde bo-

vendien tot vergissingen.

Hopper Winkel koos voor een samenwerking met The Concept Group, een

partner die ervaring heeft met kleinhandel en internetwinkels. Ze installeer-

den LS Retail, hun oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Ook

Pebblestone Fashion werd in het nieuwe systeem geïntegreerd.

De gebruikers kunnen nu veel efficiënter en correcter werken. Ze gebruiken

scanners en barcodes, zodat er minder papierwerk is en er veel minder fou-

ten worden gemaakt. De voorraadinformatie wordt automatisch aangepast,

de logistieke opvolging loopt vlotter en de rapporten worden met één klik

gecreëerd. Door dat alles komt er tijd vrij voor andere taken en krijgen de

klanten een betere service.

www.tcog.be +32 3 420 07 10

info@theconceptgroup.be

Overzicht Land: Land: Land: Land: België

Sector:Sector:Sector:Sector: kleinhandel

Profiel Hopper Winkel is verbonden aan de Scouts en Gidsen

Vlaanderen. In de zes winkels en in de webwinkel

(www.hopper.be) kan iedereen terecht voor groot kook-

en kampmateriaal zoals tenten, klaptafels en banken,

grote kookpotten, kookvuren, bijlen en zagen. Daarnaast

is er een groot gamma individueel kampeermateriaal zo-

als rugzakken, slaapzakken, slaapmatten, kledij en

schoenen. En er is natuurlijk ook het officiële scouts- en

gidsenuniform.

Uitdaging Hopper Winkel bedient niet alleen de 75.000 leden van

de Scouts en Gidsen, maar ook alle andere geïnteres-

seerde klanten. Zowel in de winkels als in de back-office

gebeurde nog heel wat manueel werk voor het voorraad-

beheer, de logistiek en de rapportering. Dat leidde tot

tijdverlies en vergissingen.

Oplossing The Concept Group installeerde LS Retail, een oplossing

op basis van Microsoft Dynamics NAV specifiek voor de

kleinhandel. Ook de software Pebblestone Fashion werd

in het systeem geïntegreerd. De manuele gegevensinvoer

maakte plaats voor scanners en barcodes.

Voordelen • Meer efficiëntie

• Professioneler werken

• Geïntegreerd systeem voor back- en front-office

• Gebruiksvriendelijk

• Geautomatiseerd voorraadbeheer

• Snelle rapportering

• Geen manuele gegevensinvoer meer

• Informatie snel terugvinden

• Gestroomlijnde procedures

• Minder papierwerk

• Tijdwinst

• Betere klantenservice

D ankzij de automatisering van het voorraadbeheer,

de logistiek en de rapportering kunnen de maga-

zijniers, de bedienden en de winkeliers van de Hopper win-

kels veel sneller en efficiënter werken. Daardoor krijgen de

klanten een betere service.

Hopper is een keten van zes fysieke winkels en een - snel-

groeiende - internetwinkel. De administratieve diensten en

het magazijn bevinden zich in Antwerpen. De Hopper win-

kels zijn, net als de Hopper Jeugdverblijven, eigendom van

de Scouts en Gidsen Vlaanderen. Ze verkopen niet alleen

de officiële scoutsuniformen maar ook allerlei kampeerma-

teriaal voor het grote – vooral jeugdige - publiek. “Het is

niet ons streven om met de Hopper winkels enorme wins-

ten binnen te rijven, maar we mogen natuurlijk geen grote

verliezen lijden”, zegt Jeroen Laureyssens, verantwoorde-

lijke voor Hopper Winkel. “Daarom is het wel belangrijk dat

we zo efficiënt mogelijk werken.”

De winkelketen had vroeger geen software die de logis-

tieke processen efficiënt ondersteunde. “We werkten toen

met een heel oud en steeds bijgewerkt programma dat

allerlei fouten bevatte en dat helemaal niet meer voldeed

aan onze behoeften”, vertelt Jeroen Laureyssens. “We kon-

den daardoor niet meer vertrouwen op onze voorraadcij-

fers De winkeliers en de administratieve medewerkers

moesten de gegevens manueel bijhouden, wat erg tijdro-

“Alle verkopers volgen dezelfde procedu-

res en de klanten krijgen een betere en

snellere service, zelfs op piekmomen-

ten.”

Jeroen Laureyssens, verantwoordelijke Hopper Winkel

vend was en vaak fouten veroorzaakte. We hadden dus

dringend nieuwe en efficiënte software nodig.”

Niet kiezen voor maatwerk

Oorspronkelijk wou Hopper gaan werken met een oplossing

op maat, maar toen ze in contact kwamen met The Concept

Group viel de keuze uiteindelijk op LS Retail, een oplossing

van The Concept Group op basis van Microsoft Dynamics

NAV. LS Retail biedt het voordeel dat zowel de verkooppun-

ten als het hoofdkantoor met dezelfde toepassing kunnen

werken. Er is dus geen sprake van een complexe integratie

tussen back-office en front-office. Ook de software Pebbles-

tone Fashion werd in Microsoft Dynamics NAV geïntegreerd.

Het voorraadsysteem wordt ook nog gekoppeld met de

webwinkel. De gebruikers in de winkels en in het magazijn

werken met scanners en barcodes, zodat de informatie

veel sneller, efficiënter en correcter wordt ingevoerd.

“Dankzij LS Retail en Microsoft Dynamics NAV worden alle

gegevens, zoals informatie over de artikelen, de prijzen of

promoties op het hoofdkantoor vastgelegd en automatisch

naar de winkels doorgestuurd”, zegt Ruth Bosmans, verant-

woordelijk voor de bestuurszaken van Scouts en Gidsen

Vlaanderen. “Omgekeerd gaat de verkoopinformatie van de

winkels automatisch naar de centrale administratie. Daar-

door wordt onze voorraadinformatie meteen aangepast,

zodat we de winkels tijdig kunnen herbevoorraden wanneer

een artikel bijna is uitverkocht. Ook de rapportering is sterk

vereenvoudigd. Vroeger gebeurde dat door manueel cijfers

te exporteren naar Excel en samen te voegen, terwijl we nu

met één druk op de knop een rapport kunnen creëren, wan-

neer we maar willen.”

Geen manuele gegevensinvoer mee

Alle gebruikers van de nieuwe software hebben een oplei-

ding gekregen, die Hopper zelf heeft georganiseerd. Het

nieuwe kassasysteem LS Retail is voor de verkopers alvast

een grote verbetering. “We hebben zeven eigen verkoops-

ters in dienst, en daarnaast werken we met nogal wat vrij-

willigers. De winkel van Hasselt draait zelfs helemaal op

vrijwilligers”, zegt Jeroen Laureyssens. “Dat zijn niet altijd

dezelfde mensen, en ze hebben ook niet altijd veel ervaring

met winkelsoftware. Daarom is het belangrijk dat de

nieuwe technologie erg gebruiksvriendelijk is. Wanneer ik

vroeger in een van onze winkels kwam, zag ik meestal de

verkopers aan de slag op de computer. Nu hebben ze dank-

zij de scanners meer tijd voor andere taken, zoals het ma-

ken van een mooie etalage. Iedereen volgt dezelfde proce-

dures en de klanten krijgen een betere en snellere service,

zelfs op piekmomenten.”

Ook de twee magazijniers kunnen nu veel efficiënter wer-

ken. “Vroeger gebruikten ze afgedrukte lijstjes en moesten

ze de voorraadinformatie manueel aanpassen, waardoor er

een groot foutenpercentage was”, zegt Ruth Bosmans. “Nu

kunnen we de meest verkopende artikelen groeperen en de

meest efficiënte volgorde van ‘orderpicking’ bepalen. De

magazijniers werken niet langer met papieren documenten

maar met scanners, zodat de hele logistieke afhandeling

veel sneller en correcter gaat.”

Een boekhouder minder

Ook de twee bedienden en de boekhouder die in de hoofd-

zetel van Hopper instaan voor de offertes, de facturatie en

het boeken van de verkopen, kunnen veel efficiënter wer-

ken dan voorheen. “Ze beschikken nu over een veel toe-

gankelijker systeem dankzij de vertrouwde Windows-

“De magazijniers werken niet langer

met papieren documenten maar met

scanners, zodat de hele logistieke af-

handeling veel sneller en correcter

gaat.”

Ruth Bosmans, bestuurszaken Scouts en Gidsen

Vlaanderen

Voor meer informatie

Voor meer informatie over de beschreven producten en dien-

sten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of bezoek

www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die

soortgelijke toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over The Concept Group, bel naar +32 3

420 07 10 of bezoek www.the conceptgroup.be.

Voor meer informatie over Hopper Winkel, bezoek

www.hopper.be.

gebaseerde omgeving”, zegt Jeroen Laureyssens. “Vroeger

moesten ze vaak dezelfde gegevens meerdere keren in-

voeren, maar dat is niet langer het geval. Informatie is veel

makkelijker terug te vinden, en de gegevens zijn betrouw-

baar. Dat alles versnelt hun taken in die mate dat we een

voltijdse boekhouder die met een voorlopig contract

werkte, niet langer zullen nodig hebben.”

Hopper Winkel heeft zijn doel bereikt. “We moeten eerst

en vooral op een efficiënte manier ons materiaal versprei-

den naar de 75.000 leden van de Scouts en Gidsen Vlaan-

deren”, aldus Jeroen Laureyssens. “Maar een omzetverho-

ging is natuurlijk altijd welkom. Daarmee kunnen we onze

diensten nog meer verbeteren en ons winkelnetwerk uit-

breiden. Professionalisering was in ieder geval noodzake-

lijk, ook omdat er een sterke concurrentie is in de markt.”

Hoewel de migratie nog niet helemaal is afgerond, kijkt

Hopper nu al tevreden terug op het project. “De samenwer-

king met The Concept Group ging heel vlot”, zegt Ruth Bos-

mans. “Ze hebben ervaring met kleinhandel en webwin-

kels, en ook hun aanpak sprak ons aan. Onze eigen IT-

verantwoordelijke heeft de implementatie mee gecoördi-

neerd. Dankzij de kennisoverdracht konden we ook heel

wat zelf uitvoeren, zodat we mooi binnen budget gebleven

zijn. Dat is nochtans niet evident voor een project dat 1,5

jaar loopt.”

Software and Services

Servers

SQL Server 2005

Developer Tools

Windows

Partner

The Concept Group

Desktop Applications

Business Solutions

Dynamics NAV

Microsoft Services

Microsoft Technologies

Microsoft Security