Tussentijdse evaluatie HWH 2.0

Terugkoppeling bevindingen aan het Algemeen Bestuur van

Het Waterschapshuis

23 maart 2017

Dr. Johan Posseth Dr. Freek van Berkel

1. Context en opdracht

Met HWH 2.0 is gekozen voor een nieuwe koers om de meerwaarde te vergroten en het vertrouwen te herstellen.

Context

Te hoge kosten

Te hoge risico’s

Onvoldoende vertrouwen dat opdrachten tot een goed einde

worden gebracht

Veranderingen in het ICT landschap

HWH2.0 Nieuw profiel

Governance 2.0

HWH 2.0 is een compacte, opdrachtgestuurde regieorganisatie van en voor de waterschappen.

Inhoudelijk profiel •  Regieorganisatie, focus op regie op uitvoering en

advies m.b.t. aanschaf en contractbeheer gezamenlijke informatievoorziening en data

•  Standaardiseren van datamodellen en uitwisselingsformaten (geen rol harmoniseren bedrijfsprocessen)

•  HWH geen doel op zich. Alleen landelijke samenwerking indien meerwaarde m.b.t. kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten

•  HWH benut maximaal de kennis en producten van andere organisaties (overheid en markt)

•  Unie van Waterschappen op landelijk niveau verantwoordelijk voor visie en beleid op informatievoorziening

Governance en bedrijfsvoering •  Opdrachtgestuurd (geen activiteiten zonder

opdracht van deelnemers) •  Compacte, wendbare en flexibele organisatie die

goed inspeelt op behoeften waterschappen •  Kwaliteitsimpuls en betrokkenheid deelnemers door

inleen Waterschappen •  Splitsing collectieve en facultatieve programma’s •  “Loden deuren” om programma’s van elkaar te

scheiden •  Cultuuromslag; dienstvaardig, kostenbewust en

resultaatgericht •  Minimale “bestuurlijke drukte”

Bron: Uitwerking nieuwe koers HWH 2.0 (1 april 2014; Reorganisatieplan Het Waterschapshuis, 16 mei 2014)

De governance moet borgen dat de rol van eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer eenduidig belegd zijn en risico’s beperkt zijn.

Deelnemende waterschappen dragen als eigenaar van HWH de kosten en risico’s van instandhouding van HWH Opdrachtgevers formuleren de inhoudelijke opdracht, bekostigen en dragen de risico’s voor programma’s en projecten waarin zij participeren. Loden deuren borgen dat waterschappen geen risico lopen voor programma’s of projecten waaraan zij niet deelnemen Als opdrachtnemer legt HWH de voorwaarden vast waaronder zij haar diensten verleent (dienstverleningshandvest, DVO)

Nu, zo’n twee jaar later, is de tijd rijp om de vorderingen met en het functioneren van HWH2.0 (tussentijds) te evalueren.

1.  Evalueer het functioneren van Het Waterschapshuis zowel intern als in zijn omgeving op basis van bestuurlijke, organisatorische en financiële aspecten.

2.  Beoordeel in hoeverre HWH inmiddels overeenkomt met wat er in het reorganisatieplan ‘HWH 2.0’ is uitgewerkt.

3.  Ga na of HWH 2.0 toekomstbestendig is en aansluiting vindt bij (relevante ontwikkelingen in de) omgeving.

“Kan alles overziende worden gesteld dat het vertrouwen van de waterschappen op alle niveaus in HWH is hersteld en dat het ‘Ons

Waterschapshuis’ is geworden?”

Feiten, meningen, expertmatig oordeel

Objectief, transparant, navolgbaar

Zorgvuldig proces met korte lijnen

Oplossingsgerichte benadering

De evaluatie richt zich op zowel bestuurlijke, organisatorische als financiële aspecten.

Bestuurlijk 1.  Er is rolduidelijkheid en -vastheid t.a.v.

opdrachtgevers-, opdrachtnemers- en eigenaarsrol.

2.  HWH pakt de beoogde leiderschapsrol als facilitator (en niet de eigenaar) van (keten)samenwerking.

3.  De splitsing van collectieve en facultatieve programma’s is op de juiste manier gedefinieerd.

4.  De splitsing van collectieve en facultatieve programma’s werkt naar behoren.

5.  Opdrachtgevers hebben vertrouwen dat HWH in staat is te leveren.

Organisatorisch 1.  De (keten)samenwerking met HWH met

waterschappen en andere partners verloopt naar behoren.

2.  HWH heeft een sterke positie als uitvoerende ICT organisatie in haar omgeving (o.a. ten aanzien van opdrachtgevers, derden, markt, etc.).

3.  HWH is ingericht volgens de “Blauwdruk”. 4.  De “Blauwdruk” draagt bij aan de

efficiency en effectiviteit. 5.  De flexibele schil versterkt de capaciteit

(omvang, kennis en kunde) van HWH. 6.  De flexibele schil draagt bij aan de

slagvaardigheid en wendbaarheid van HWH.

7.  Klanten zijn tevreden over de verbindende rol van HWH.

8.  De gewenste cultuurverandering (dienstvaardig, kostenbewust, resultaatgericht en zakelijk) is op gang gekomen.

Financieel 1.  De dienstverlening van HWH is

marktconform en concurrerend op basis van prijs, duurzame kwaliteit en betrouwbaarheid.

2.  De “loden deuren” deuren hebben het gewenste effect ten aanzien van financiering, aansprakelijkheid en risico’s.

3.  De financiële sturing en beheersing is adequaat ingericht.

4.  De financiële sturing en beheersing werkt naar behoren.

We hebben een brede verkenning uitgevoerd en zitten nu in de afronding van de oordeelsvorming. Ruim 70 stakeholders gesproken (individueel, groepsgesprekken):

•  Vertegenwoordigers van HWH, Waterschappen, ketenpartners

•  Ambtelijk en bestuurlijk

•  I-domein en business

Werksessie met vertegenwoordigers HWH en waterschappen

Observatie OGT

Beeldvorming Oordeelsvorming Advies

2. Bevindingen

Zijn de effecten van HWH

2.0 zichtbaar?

Wat typeert

HWH 2.0?

Evaluatie HWH 2.0

Hoe ver is implemen-tatie HWH

2.0?

De met HWH2.0 gekozen richting is een goede stap geweest en HWH is op koers met de implementatie.

•  Duidelijk profiel •  Heldere rollen •  Minder risico

•  Opdrachtgestuurd •  Rolzuiver •  Meer grip

•  Compacte vaste kern •  Cultuurverandering is op

gang gekomen

Wat valt in positieve zin op aan HWH2.0?

Zowel in bestuurlijk, organisatorisch als financieel perspectief constateren wij verbeteringen.

Bestuurlijk

Duidelijke focus HWH (facilitator)

Rollen zijn duidelijk gescheiden

Splitsing collectieve en facultatieve programma’s

Minder bestuurlijke drukte en

Waterschappen beter in positie als opdrachtgever

Duidelijk herstel van vertrouwen van

opdrachtgevers in HWH

Organisatorisch

Verbetering zichtbaar in samenwerking met deelnemers en ketenpartners (nog wel zoeken)

Strakke sturing op rol en focus door

HWH

HWH is formatief vrijwel ingericht cf. de “blauwdruk”

De gewenste cultuurverandering is op gang gekomen: dienstvaardig, kostenbewust, resultaatgericht en

zakelijk

Financieel

Meer (financiële) grip en minder risico’s door ‘loden deuren’ en

strakke naleving spelregels

Wat valt in positieve zin op aan HWH2.0?

Onvoldoende inleen/meer inhuur Beoogde invulling van de flexibele schil wordt niet gerealiseerd à hogere kosten, “brandjes blussen”, minder opbouw van expertise, geen netwerk opbouwen, minder “ons waterschapshuis”

Hoge regeldichtheid, beperkte sturingsinformatie Veel formaliteiten, niet kunnen overlaten aan projectmanagement, alleen raming van lopende projecten (geen doorkijk), geen “hogere doelstellingen” van programma’s (waar draagt het aan bij?) à microsturing, focus op budget, te weinig op strategische prioriteiten

en behalen milestones

Beperkte verbinding met de business Overleggremia primair i-gedreven/vertegenwoordigd, geen vaste verbinding tussen i-strategie/beleid en i-uitvoering

Door een aantal knelpunten in de uitvoering wordt het potentieel van HWH nog te weinig benut.

Wat heeft aandacht nodig m.b.t. HWH2.0?

De deelnemers zien een duidelijke meerwaarde in en noodzaak tot (verdere) i-samenwerking via HWH.

Meerwaarde •  Niet ieder voor zich wiel uitvinden

•  Opbouwen van kennis en kunde •  Kwetsbaarheid verminderen

•  Slimme manier om (lokale) ervaringen te delen

•  Vooral meerwaarde bij landelijke (gezamenlijk beleid, wettelijke verplichting) en complexe projecten

•  Versterken positie van waterschappen in relatie tot ketenpartners en andere overheden

Trends en ontwikkelingen Wet- en regelgeving •  Uniformering en ketensamenwerking, o.a.

Omgevingswet/DSO Digitale overheid •  Basisregistratie •  Digitalisering van werkprocessen •  Toegankelijkheid naar burgers en bedrijven Intelligenter werken •  Datagedreven werken (bijv. datalab RWS) •  Internet of Things

à “i” wordt primair proces

Wil HWH hier beter op kunnen inspelen dan moet het meer in positie (kunnen) komen.

Hersteld vertrouwen door HWH2.0: waterschappen meer in positie, meer grip

HWH heeft onvoldoende kritische massa om de beoogde resultaten (3Ks) te behalen

Nieuwe verwachtingen ontstaan t.a.v. de rol van HWH als i-expert en strategisch sparringpartner

De sleutel om de volgende stap te zetten ligt vooral bij de waterschappen.

① Werk maken van de flexibele schil

② Betere verbinding met de business

③ Meer inzetten op harmonisatie/uniformering

④ HWH beter in positie brengen

⑤ Kwaliteitsimpuls en communicatie HWH