1

1

2

3 OF

OF

ZORG

EN O

VER

WAN

GED

RAG

?

IK B

EN B

ANG

DAT

D

IT G

ESCH

ENK

TE

DU

UR

IS

IS D

IT F

RAU

DE?

JE K

UN

T O

OK

GEB

RUIK

MAK

EN V

AN

ÉÉN

VAN

DEZ

E KA

NAL

EN:

WE

BEG

RIJP

EN D

AT H

ET N

IET

ALTI

JD G

EMAK

KELI

JK

IS

OM

M

ELD

ING

TE

M

AKEN

VA

N

EVEN

TUEL

E W

ANG

EDRA

G,

MAA

R W

E W

ILLE

N

JE

TOCH

AA

NM

OED

IGEN

OM

AAN

DE

BEL

TE T

REKK

EN A

LS

JE Z

ORG

EN O

F VE

RMO

EDEN

S H

EBT:

SPE

AK U

P!

ELKE

MEL

DIN

G Z

AL Z

ORG

VULD

IG E

N

VERT

ROU

WEL

IJK

WO

RDEN

BEH

AND

ELD.

IK V

ERM

OED

M

ISBR

UIK

VAN

BE

DRI

JFS-

MID

DEL

EN

IK W

ORD

G

EDIS

CRIM

INEE

RD

OF

GEÏ

NTI

MI-

DEE

RD

VOLG

ENS

MIJ

W

ORD

EN E

R ST

EEKP

ENN

ING

EN

BETA

ALD

BIJ

WIE

KAN

IK

TERE

CHT?

OF

OF

IND

IEN

MO

GEL

IJK:

SPR

EEK

DE

PERS

OO

N IN

KW

ESTI

E AA

N

PRAA

T M

ET JE

MAN

AGER

, HR-

VER

TEG

ENW

OO

RDIG

ER, I

NTE

RNE

AUD

ITO

R O

F BE

DRI

JFSJ

URI

ST

JE K

UN

T AL

TIJD

TER

ECH

T BI

J DE

AAN

GEW

EZEN

V

ERTR

OU

WEN

SPER

SOO

N O

F -P

ERSO

NEN

:

STU

UR

EEN

E-M

AIL

NAA

R BU

SIN

ESSC

ON

DU

CT@

HEI

NEK

EN.C

OM

BEL

DE

INTE

GRI

TEIT

SLIJ

N

0800

-022

6174

, VER

ZORG

D D

OO

R EE

N E

XTER

NE,

ON

AFH

ANKE

LIJK

E D

IEN

STVE

RLEN

ER

GA

NAA

R H

TTP:

//SP

EAKU

P.HEI

NEK

EN.C

OM

O

M E

EN M

ELD

ING

TE

DO

EN O

F M

EER

INFO

RMAT

IE T

E V

RAG

EN

2

WAAROM DEZE POLICY?Waarom is het belangrijk om van je te laten horen?Ons bedrijf doet op een integere en eerlijke manier zaken, met respect voor de wet en onze waarden. Ondanks deze inzet kun je op een dag gedrag waarnemen waarover je je zorgen maakt of dat onze Gedragscode en/of de policies lijkt te schenden. Als je dergelijk wangedrag constateert of vermoedt, vragen wij je dit te melden. Door dit te doen, geeft je ons bedrijf de mogelijkheid om het probleem aan te pakken. Als je niets zegt over mogelijk wangedrag kan dat de situatie verergeren en het vertrouwen verzwakken.

Ons bedrijf hecht grote waarde aan de hulp van de werknemers die potentiële problemen identificeren en van zich laten horen als ze zich er zorgen over maken. Wij vragen aan je laat van je horen, en werknemers die Speak Up gebruiken worden beschermd. Je zult geen negatieve gevolgen ondervinden van het te goeder trouw melden van zorgen over vermeend wangedrag, en wij tolereren geen enkele vorm van represailles tegen jou wanneer je van je laat horen. Het is per slot van rekening essentieel voor ons om onze reputatie, ons succes en onze mogelijkheid om zaken te doen te behouden, zowel nu als in de toekomst.

Wat is het doel van deze Speak Up policy?Het doel van dit policy is om uit te leggen hoe je in vertrouwen en zonder angst voor represailles je zorg kunt uiten over vermeend wangedrag. Het beschrijft ook wat je van ons bedrijf mag verwachten wanneer je van je laat horen.

Wie kan er van zich laten horen?Deze Speak Up policy is beschikbaar voor iedereen die een probleem wil melden over mogelijk wangedrag

binnen ons bedrijf.

Welke zorgen vallen onder deze Speak Up policy?Deze Speak Up policy kan worden gebruikt om zorgen te uiten over vermeend wangedrag binnen ons bedrijf, dat wil zeggen: elke overtreding van onze Gedragscode en/of de policies van ons bedrijf.

Gebruik deze policy niet:

Om gebeurtenissen te melden die een onmiddellijke bedreiging voor het leven of eigendom vormen. Als je onmiddellijke hulp nodig hebt, neem dan contact op met jouw lokale autoriteiten of bel het noodnummer van jouw land.

Voor eventuele klachten die je hebt met betrekking tot jouw arbeidsvoorwaarden. Om persoonlijke of juridische geschillen te beslechten. Om beschuldigingen te melden waarvan je weet dat ze niet waar zijn. Dit kan leiden tot disciplinaire

maatregelen.

Voorbeelden van zorgen die kunnen worden gemeld door gebruik te maken van deze Speak Up policy zijn:

Fraude Schendingen van de mensenrechten Discriminatie of intimidatie Overtredingen van het mededingingsrecht en

regels Het witwassen van geld of overtredingen van

sanctiewetten Gebrekkige financiële of niet-financiële

gegevensregistratie.

Omkoping Belangenverstrengeling Milieu-, gezondheids- en veiligheidskwesties Onjuist gebruik van bedrijfsmiddelen Handel met voorkennis Bekendmaking van vertrouwelijke informatie Overtredingen van één van onze (andere) policies Represailles tegen iemand die te goeder trouw

van zich laat horen

3

HOE EN WANNEER KUN JE VAN JE LATEN HOREN?Hoe kun je van je laten horen? Met onze Speak Up policy kunt je via verschillende kanalen zorgen uiten over vermeend wangedrag. Deze policy komt niet in de plaats van de reguliere rapportageregelingen of klachtenprocedures van ons bedrijf binnen jouw werkmaatschappij. Als je een vermoeden hebt van wangedrag, word je gevraagd om dit direct met de betrokken persoon te bespreken. Als dit niet gepast is, aarzel dan niet om vragen te stellen en je zorgen te uiten via een van

onderstaande Speak Up-kanalen.

Je manager, vertegenwoordiger van Human Resources, P&CI of juridische afdelingAls algemene leidraad is de eerste persoon die je benadert bij het melden van een probleem jouw manager. Je kunt er ook voor kiezen je zorgen te bespreken met de vertegenwoordiger van Human Resources, P&CI of

de juridische afdeling, die persoonlijk namens jou kunnen bemiddelen.

Je vertrouwenspersoon Ons bedrijf heeft vertrouwenspersonen aangewezen als een ander contactpunt om je zorgen over vermeend wangedrag te melden, bijvoorbeeld als je je zorg liever niet aan je manager uit. Ze zijn er voor jou om je zorgen in vertrouwen te bespreken en advies te geven over eventuele volgende stappen. Vertrouwenspersonen nemen niet deel aan enig onderzoek om de geheimhouding van gesprekken met vertrouwenspersonen te beschermen.

Klik hier voor de contactgegevens van jouw vertrouwenspersonen.

Global Business Conduct Het team Global Business Conduct in Amsterdam, Nederland, ondersteunt de Integriteitscommissie bij het toezicht op onze bedrijfsbrede inspanningen om ervoor te zorgen dat we op een integere en eerlijke manier zaken doen, met respect voor de wet en onze waarden. Je kunt een vermoeden van wangedrag melden bij het team Global Business Conduct via het e-mailadres «businessconduct@heineken.com» of een brief sturen naar Global Business Conduct, Postbus 28, 1000 AA Amsterdam, Nederland. Je kunt ook rechtstreeks contact

opnemen met een van de leden van het team Global Business Conduct.

Speak Up-service: Online of telefonischAls je een vermoeden hebt dat er sprake is van wangedrag en oprecht van mening bent dat de zaak niet kan worden afgehandeld via de beschikbare kanalen binnen jouw werkmaatschappij, kun je gebruikmaken van onze externe Speak Up-service (http://speakup.heineken.com) om je zorgen op vertrouwelijke wijze en in je eigen taal aan de orde te stellen. De Speak Up-service wordt geleid door een onafhankelijke derde en is 24/7, 365 dagen per jaar beschikbaar. Er zijn twee manieren om een melding te maken via de Speak Up-service:

Als je online een probleem wilt melden, ga je naar de website van de Speak Up-service via http://speakup.heineken.com waar je een formulier kunt invullen om je zorg in te dienen.

Om telefonisch je zorgen kenbaar te maken kun je naar de integriteitslijn in jouw land bellen (gratis). De integriteitslijn wordt beheerd door een derde. Raadpleeg http://speakup.heineken.com of klik hier voor het telefoonnummer en verdere instructies.

Online

Telefonisch

4

Nadat je jouw melding hebt afgerond (online of telefonisch) ontvang je een unieke code met de naam ‘meldingssleutel’. Je kunt deze sleutel gebruiken om terug te bellen of om toegang te krijgen tot de website (http://speakup.heineken.com) om de voortgang van je melding te bekijken. Je kunt daar ook zien of de persoon die jouw melding behandelt feedback of verdere vragen voor je heeft. Als je wilt kun je aanvullende informatie verstrekken. Je meldingscode is met name belangrijk als je ervoor kiest anoniem te blijven, omdat we in dat geval alleen contact met je kunnen opnemen via de website. Alle meldingen die via de Speak Up-service worden

ontvangen, worden voor verdere afhandeling naar ons bedrijf teruggestuurd.

Hoe zit het met ‘externe klokkenluiders’?We raden je ten zeerste aan om je zorgen intern te melden via een van de beschikbare kanalen. Het bekendmaken van een zorg aan een externe partij (bijvoorbeeld de media) kan ernstige gevolgen hebben voor ons bedrijf, voor de betrokken personen en mogelijk ook voor jezelf. Door intern van je te laten horen geef je ons bedrijf de kans om de zaak te bekijken en, indien nodig, actie te ondernemen. Op deze manier kunnen we samen

ons bedrijf echt verbeteren.

Welke informatie moet je verstrekken?Wanneer je een melding maakt (persoonlijk, schriftelijk, online of telefonisch), geef dan zo gedetailleerd mogelijke informatie om ons bedrijf in staat te stellen je zorg te beoordelen en te onderzoeken, zoals:

De achtergrond, geschiedenis en reden van je zorg Namen, datums, plaatsen en andere relevante informatie Alle documenten die je melding kunnen ondersteunen

Er kan alleen opvolging aan een melding worden gegeven als deze voldoende informatie bevat en er een redelijke mogelijkheid is om nadere informatie te verkrijgen.

Wat moet je doen als je niet alle feiten hebt?We moedigen je aan zo snel mogelijk van je te laten horen, idealiter voordat situaties uit de hand lopen of schade wordt aangericht. Het is altijd beter om het van tevoren te bespreken dan om het achteraf te melden. Als je weet of vermoedt dat er sprake is van wangedrag, laat dan van je horen op basis van de feiten die je hebt. We verwachten niet dat je alle antwoorden hebt en er wordt zeker niet van je verwacht dat je aantoont dat je zorg gegrond is. Laat ons bedrijf de zaak bekijken om te bepalen of er een reden tot zorg bestaat.

Onderzoek de zaak nooit zelf en zoek geen bewijzen om de zaak sterker te maken. We garanderen dat er geen disciplinaire maatregelen of andere stappen tegen je worden genomen als jouw oprechte zorg later verkeerd of misleidend blijkt te zijn.

V: Ik ben me bewust geworden van mogelijk wangedrag, dat een ernstige vorm van fraude kan zijn, van iemand in mijn team. Het is echter nog steeds een vermoeden en ik heb niet alle feiten. Moet ik van me laten horen of moet ik er eerst meer over te weten komen?

A: Laat zo snel mogelijk van je horen: het is altijd beter om zaken van tevoren te bespreken. Bespreek het gewoon met de feiten die je kent. Ga niet zelf op onderzoek uit en zoek geen bewijzen om eerst de zaak sterker te maken. Laat ons bedrijf de zaak bekijken om te bepalen of er een reden tot zorg bestaat en wat er gedaan kan worden. Deskundigen zullen je zorg beoordelen en onderzoeken, en indien nodig zullen zij voor eventuele vragen contact met je opnemen. Er worden geen disciplinaire maatregelen of andere stappen tegen je genomen als jouw oprechte zorg later verkeerd of misleidend blijkt te zijn.

JE POSITIE VEILIGSTELLEN: GEHEIMHOUDINGBlijven meldingen vertrouwelijk?Alle meldingen worden op vertrouwelijke wijze gemaakt. Dit betekent dat informatie over jouw zorg alleen met een beperkt aantal mensen wordt gedeeld op een strikte need-to-know-basis. Informatie zal alleen buiten deze kleine groep bekend worden gemaakt als dit wettelijk verplicht is of als er een belangrijk openbaar belang op het spel staat. In principe zijn we verplicht om de betrokken persoon te informeren dat er een klacht tegen hem/haar is ingediend, maar jouw identiteit zal niet bekend worden gemaakt. Je kunt ons helpen de geheimhouding te

beschermen door discreet te zijn en jouw melding niet met je collega’s of iemand anders te bespreken.

Is het mogelijk om anoniem een melding te maken?Je kunt jouw zorgen anoniem delen (wanneer dat door de wetgeving in jouw land is toegestaan). We moedigen je echter aan om je identiteit bekend te maken, omdat het moeilijker is, en in sommige gevallen zelfs onmogelijk, om meldingen die anoniem gemaakt zijn te onderzoeken.

Wordt je privacy gewaarborgd?Ons bedrijf zet zich in om de privacy van alle betrokkenen te beschermen. We zullen er alles aan doen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang en verwerking. Alle persoonsgegevens die worden verkregen als onderdeel van deze Speak Up policy zullen alleen worden gebruikt voor de doeleinden die in deze policy worden uitgelegd of om te voldoen aan de wetgeving of een belangrijk openbaar belang. Meer informatie

over de bescherming van persoonsgegevens vind je in bijlage 1.

5

JE POSITIE VEILIGSTELLEN: GEEN REPRESAILLESGeen represailles – Hoe word je beschermd als je van je laat horen?In ons bedrijf moedigen we mensen aan om over (vermeend) wangedrag te spreken en werknemers worden altijd beschermd wanneer ze een zorg aankaarten. Je kunt er zeker van zijn dat je geen negatieve gevolgen zult ondervinden wanneer je in goed vertrouwen melding maakt van het vermoeden van wangedrag. Er wordt geen enkele vorm van bedreiging of represaille getolereerd. Represailles tegen personen die melding maken worden beschouwd als een overtreding van onze Gedragscode en kunnen daarom leiden tot disciplinaire maatregelen.

Je wordt echter niet beschermd als je te kwader trouw een zorg aan de orde stelt waarvan je weet dat het niet

waar is.

6

Wat moet je doen als je represailles waarneemt?Als je represailles tegen jezelf of tegen iemand anders waarneemt omdat er te goeder trouw een zorg werd geuit over vermeend wangedrag, meld dit dan via een van onze Speak Up-kanalen. Een melding over represailles tegen

een melder wordt behandeld zoals elke andere melding via Speak Up en dezelfde procedure wordt gevolgd.

Wat gebeurt er als deze policy misbruikt wordt?Het is een overtreding van onze Gedragscode om willens en wetens een valse beschuldiging te doen. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

FOLLOW-UP – WAT GEBEURT ER NADAT JE VAN JE HEBT LATEN HOREN?Wat kun je verwachten als je van je hebt laten horen?Ons bedrijf neemt elke melding van mogelijk wangedrag serieus. Als je een melding maakt ontvangt je binnen 5 tot 7 werkdagen een ontvangstbevestiging met een schatting van hoelang het duurt om jouw zorg te behandelen en te beoordelen. Je melding zal eerst worden beoordeeld en indien nodig zal het naar behoren worden onderzocht. De afronding van de zaak kan gemiddeld binnen 1 tot 3 maanden worden verwacht. Je wordt op de hoogte gebracht van de algemene bevindingen, d.w.z. of ons bedrijf wel of niet heeft vastgesteld dat wangedrag heeft plaatsgevonden. Houd er rekening mee dat we je niet de volledige details kunnen geven over de uitkomst van een zaak (of de gerelateerde ondernomen acties) vanwege geheimhouding, privacy en wettelijke rechten van alle betrokkenen.

Wie zal er reageren op jouw zorgen en hoe?Alle meldingen die het bedrijf ontvangt worden in een casemanagementsysteem geregistreerd. Afhankelijk van de aard, urgentie en potentiële impact van jouw zorg, wordt de zaak afgehandeld door een werkmaatschappij of

Global Case Manager die werkt onder toezicht en instructie van de Integriteitscommissie.

Beoordeling en onderzoekOns bedrijf volgt voor het afhandelen van zorgen een aanpak in twee fasen:

Eerste beoordeling – We beoordelen de zorg en beslissen of deze verder moet worden beoordeeld en onderzocht (en zo ja, door wie en in welke vorm). Je kunt benaderd worden voor aanvullende informatie.

Onderzoek – Als de melding verder onderzoek vereist, wijzen we het toe aan een werkmaatschappij of Global Case Manager. Het onderzoek zelf is gericht op een objectieve, feitelijke analyse van de zaak. Indien nodig kunnen externe deskundigen (zoals advocaten of accountants) worden ingeschakeld om te helpen bij het onderzoek. Ze werken onder strikte geheimhouding.

De beoordeling en het onderzoek worden met betrekking tot alle betrokken partijen op een onafhankelijke, eerlijke en onbevooroordeelde manier uitgevoerd en in overeenstemming met de relevante wetgeving en principes (inclusief het beginsel van hoor/wederhoor). Details over de zaak, jouw identiteit en de identiteit van iemand anders die in de melding wordt genoemd, worden tijdens en na het onderzoek vertrouwelijk behandeld

en worden alleen gedeeld op een need-to-know-basis.

7

Wat wordt er van je verwacht in verband met de onderzoeken?Als je betrokken bent bij een onderzoek, moet je je medewerking verlenen en alle vragen volledig en eerlijk beantwoorden. Liegen tegen de mensen die het onderzoek uitvoeren, evenals het vertragen of belemmeren van een onderzoek of weigeren om er aan mee te werken kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Alle betrokken partijen, waaronder de verdachte, hebben recht op geheimhouding om onnodige schade aan hun reputatie te voorkomen. Daarom moet je, als je deelneemt aan of informatie krijgt over een onderzoek, de zaak vertrouwelijk behandelen.

Gepaste maatregelenAls je zorg gegrond is (dat wil zeggen dat er inderdaad wangedrag heeft plaatsgevonden) zullen waar nodig gepaste maatregelen worden genomen in overeenstemming met de wetgeving en onze Policy inzake

disciplinaire maatregelen.

Wat te doen als je je zorgen maakt over de follow-up van een melding?Als je van mening bent dat jouw zorg of de zorg die tegen jou geuit is niet op de juiste manier is behandeld of dat een onderzoek niet correct is uitgevoerd, kun je dat melden aan de Integriteitscommissie via intcom@heineken.com of per post aan Integriteitscommissie, Postbus 28, 1000 AA Amsterdam, Nederland. Voor zaken die de Integriteitscommissie betreffen kun je de voorzitter van de Raad van Commissarissen van Heineken N.V. op de hoogte stellen via supervisoryboard@heineken.com.

MEER INFORMATIE?Als je vragen hebt over deze Speak Up policy of als je hulp nodig hebt, neem dan contact op met:

Je manager, vertegenwoordiger van Human Resources, P&CI of juridische afdeling

Je vertrouwenspersoon

Global Business Conduct per e-mail naar businessconduct@heineken.com

8

Deze bijlageDe Speak Up-service is een manier voor werknemers, uitzendkrachten, gedetacheerden en externe partijen om vermeend wangedrag te melden door een bedrijf, werknemer, uitzendkracht of gedetacheerde van HEINEKEN, of waar een van de bovengenoemde bij betrokken is, waarbij sprake is van een overtreding van de Gedragscode en/of de policies van HEINEKEN.

In deze bijlage wordt uitgelegd hoe HEINEKEN persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt voor Speak Up-doeleinden. Dit omvat alle persoonsgegevens met betrekking tot de persoon die een melding maakt, evenals de persoonsgegevens van de personen tegen wie een beschuldiging is geuit of van de personen waarvan vastgesteld is dat ze informatie over de beschuldiging hebben.

Voor meer algemene informatie over hoe HEINEKEN omgaat met jouw persoonsgegevens kun je de Procedure voor privacy van werknemersgegevens raadplegen. Voor meer informatie kun je de HEINEKEN procedure voor privacy van werknemersgegevens raadplegen

De telefoongesprekken en online meldingen naar de Speak Up-service worden namens HEINEKEN ontvangen door een onafhankelijke leverancier genaamd Navex Global Inc. (‘Navex’). Navex is gevestigd in de Verenigde Staten met servers in verschillende EU-lidstaten. HEINEKEN heeft de vereiste organisatorische en contractuele maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat alle persoonsgegevens die door Navex verzameld worden, op gepaste wijze worden beveiligd en verwerkt voor geautoriseerde doeleinden gerelateerd aan de Speak Up-service.

Algemeen HEINEKEN is de verwerkingsverantwoordelijke van de Speak Up-service die namens zichzelf en zijn werkmaatschappijen binnen HEINEKEN wordt beheerd. Afhankelijk van de locatie van de melder, waar de gebeurtenis zou hebben plaatsgevonden en de aard van de beschuldiging(en), zal er aan een onderzoeker van een uitvoerend bedrijf worden gevraagd om het onderzoek uit te voeren.

Persoonsgegevens De persoonsgegevens die ons bedrijf bewaart als onderdeel van het Speak Up-proces kunnen onderstaande informatie omvatten:

Jouw naam en contactgegevens (als je besluit om geen anonieme melding te maken); De naam en titel van de persoon of personen waarvan je de melding maakt; Een beschrijving van het wangedrag, waaronder alle relevante details; en Eventuele vragen die je kunt hebben.

Hoewel ons bedrijf en het bureau dat de Speak Up-service (‘Navex’) beheert er niet actief naar op zoek zijn, kunnen gevoelige persoonsgegevens, zoals gedefinieerd door de verordeningen inzake privacy, worden opgenomen in de Speak Up-melding.

Wanneer je je naam en persoonlijke contactgegevens verstrekt, blijft je identiteit strikt vertrouwelijk en wordt deze informatie niet bekendgemaakt aan de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij je daarvoor jouw toestemming geeft. De enige uitzonderingen hierop zijn wanneer ons bedrijf wettelijk verplicht is om je identiteit bekend te maken, wanneer het voor ons bedrijf wettelijk is toegestaan om je identiteit bekend te maken om onze rechten of die van onze werknemers, klanten, leveranciers of business partners te beschermen of te verdedigen, of wanneer ons bedrijf heeft vastgesteld dat de beschuldigingen vals waren en te kwader trouw werden gedaan.

BIJLAGE 1: BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

9

Speak Up-meldingen kunnen worden verzameld door verschillende middelen voor gegevensverwerking, al dan niet elektronisch. Houd er rekening mee dat persoonsgegevens in alle gevallen afzonderlijk van andere systemen

of bestanden met informatie over werknemers worden verwerkt.

Doel van gegevensverwerkingHEINEKEN kan je persoonsgegevens verwerken;

Om de Speak Up-service te beheren en de meldingen die binnenkomen bij de Speak Up-service te beoordelen en op te volgen.

Om vermeende overtredingen te onderzoeken. Om de nodige follow-up te geven na afronding van een onderzoek. Om anonieme rapportages te maken voor het management van ons bedrijf.

RechtsgrondHEINEKEN verwerkt je persoonsgegevens alleen op manieren die overeenkomen met het doel waarvoor ze werden verzameld. Ons bedrijf zal, voor zover dat nodig is voor dergelijke doelen, redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de persoonlijke informatie correct, volledig en anderszins betrouwbaar is met betrekking tot het beoogde gebruik.

Ons bedrijf zal jouw persoonsgegevens met betrekking tot een Speak Up-proces gebruiken in overeenstemming met de Procedure voor privacy van werknemersgegevens, waarin verwezen wordt naar het doel van ‘het gebruik van persoonsgegevens van werknemers voor activiteiten zoals het beschermen van het belang van HEINEKEN en zijn werknemers en het beschermen van de belangen van Heineken en de bedrijfsmiddelen van werknemers’. Ons bedrijf vertrouwt op legitieme belangen als rechtsgrond voor het verzamelen en gebruiken van je persoonsgegevens.

Je persoonsgegevens kunnen worden bewaard en gebruikt om het Speak Up-proces te beheren terwijl je voor ons

werkt, op het moment dat jouw dienstverband afloopt en enige tijd nadat je bent vertrokken.

BekendmakingPersoonsgegevens die worden verzameld voor de hierboven genoemde doeleinden zullen worden gedeeld met Navex, het bureau dat namens ons en onder leiding en controle van ons bedrijf de Speak Up-service beheert.

We kunnen ook bepaalde externe deskundigen, zoals forensische accountants, externe advocaten of consultants, toegang geven tot jouw persoonlijke informatie met het doel interne onderzoeken te doen met betrekking tot (vermoedelijke) overtreding(en) van onze Gedragscode en/of policies. Wanneer HEINEKEN persoonlijke informatie deelt met deze derden, vereist ons bedrijf dat zij alleen de persoonlijke informatie gebruiken die nodig is om onderzoeksdiensten aan ons te leveren en op een manier die overeenkomt met de Procedure voor privacy van werknemersgegevens en de toepasselijke wetgeving.

Bovendien zullen persoonsgegevens die voor Speak Up-doeleinden worden verzameld alleen aan andere partijen bekend worden gemaakt als ons bedrijf verplicht is jouw persoonsgegevens openbaar te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer dit nodig is om strafbare feiten te melden.

Grensoverschrijdende overdrachtWanneer het noodzakelijk wordt om jouw gegevens over te dragen buiten de Europese Economische Ruimte, zal ons bedrijf passende voorzorgsmaatregelen nemen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten, om ervoor te zorgen dat jouw gegevens bescherming krijgen die gelijkwaardig is aan de bescherming die wordt geboden door de verordeningen inzake gegevensbescherming die van toepassing zijn in de Europese

Economische Ruimte.

10

DataopslagSpeak Up-meldingen waarvan wordt vastgesteld dat ze niet voldoende zijn onderbouwd, worden zo snel mogelijk verwijderd, inclusief alle persoonsgegevens in of gerelateerd aan deze meldingen. Persoonsgegevens met betrekking tot meldingen over onderbouwde claims worden alleen bewaard gedurende de periode die nodig is om de Speak Up-doeleinden te vervullen, voor zover dat redelijkerwijs nodig is om te voldoen aan een toepasselijke wettelijke vereiste, of indien dat wenselijk is vanwege een toepasselijke verjaringstermijn.

De registratie van disciplinaire maatregelen tegen een werknemer als gevolg van een melding die is gemaakt op basis van de bepalingen van de Speak Up policy moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de interne procedures die ons bedrijf hanteert met betrekking tot personeelsdossiers en archieven.

‘Verwijderen’ houdt vernietiging van de persoonsgegevens in of het bijwerken van de persoonsgegevens op een

dusdanige manier dat identificatie van de melder en de betrokken persoon niet langer mogelijk is.

Jouw rechtenElke werknemer kan te allen tijde een verzoek indienen bij de afdeling Global Business Conduct of de Integriteitscommissie om te weten te komen of er een melding tegen hem/haar is ingediend. Als dat het geval is, krijgt hij/zij een schriftelijk overzicht van de persoonsgegevens die over hem/haar beschikbaar zijn, tenzij dit het onderzoek ernstig zou belemmeren. Als persoonsgegevens niet juist of onvolledig blijken te zijn, kan de betrokken persoon vragen om een rectificatie of aanvulling van de gegevens. Onder bepaalde omstandigheden kan een werknemer vragen om het wissen van zijn/haar persoonsgegevens of om een beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

ContactAls je een andere vraag hebt, als je een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen of als je een klacht hebt over onze behandeling van jouw persoonsgegevens met betrekking tot de Speak Up-procedure, kun je een e-mail sturen naar businessconduct@heineken.com of contact opnemen met de afdeling Global Business Conduct

via +31 20 5239 968.

11

ADMINISTRATIEVE GEGEVENSInhoud Eigenaar Global Legal Affairs

Contactpersoon Obbe Siderius

Directeur Global Business Conduct

obbe.siderius@heineken.com

Geldig vanaf 1 september 2018

Versie 4.0

Opmerkingen: HEINEKEN en ons bedrijf verwijzen naar elke onderneming waarin Heineken N.V. direct of

indirect een meerderheidsbelang en controle heeft. Deze Speak Up policy vervangt overal

binnen HEINEKEN alle voorgaande Klokkenluidersprocedures en Meldingsprocedures

voor fraude. Wijzigingen kunnen van tijd tot tijd worden aangebracht en worden

bekendgemaakt. Houd er rekening mee dat deze policy een aanvullend karakter heeft: elke

toepasselijke nationale wetgeving blijft geldig. Wanneer de voorwaarden van deze policy

strikter zijn dan de toepasselijke wetgeving of aanvullende veiligheidsmaatregelen, rechten

of rechtsmiddelen bieden, hebben de voorwaarden van deze policy de overhand.