Standenregister maken en gebruiken

STANDENREGISTER MAKEN EN GEBRUIKEN

INHOUDSOPGAVE

1. Standenregister 2

1.1. Standenregister inrichten 3

1.2. Aanmaken van een nieuwe stand 6

1.3. Standenregister afdrukken 6

1.4. Standenregister verwijderen 10

Standenregister PAGINA 2

1. STANDENREGISTER

Het standenregister is een instrument om stamgegevens voor de salarisverwerking op twee momenten te vergelijken en de verschillen te signaleren. Het standenregister kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer u de gegevens voor de salarisverwerking wil accorderen voordat de salarisverwerking wordt gestart. Om nu te voorkomen dat u steeds weer alle aanwezige gegevens moet doornemen en accorderen, kunt u vanuit UNIT4 Personeel & Salaris een lijst uitdraaien die alleen de verschillen bevat ten opzichte van een vorige stand. Het gaat dan om verschillen die van belang zijn voor de salarisverwerking. De gegevens die worden vergeleken zijn de stamgegevens voor de salarisverwerking uitgebreid met specifieke informatie zoals bijvoorbeeld een bankrekeningnummer. Voor elke werkgever die gebruik maakt van het standenregister, hebt u bepaald welke gegevens in het standenregister van de werkgever moeten worden opgenomen.


1.1. Standenregister inrichten Tijdens de inrichting van het standenregister bepaalt u welke gegevens in het standenregister van de werkgever worden opgenomen.

Let op! Als eenmaal een stand is vastgelegd kan de indeling niet meer worden gewijzigd. Zo is het

niet mogelijk de volgorde van de velden te wijzigen; de ingangsdatum te wijzigen in een datum die ligt

na een bestaande datum in het standenregister en de einddatum te wijzigen in een datum die ligt voor

een bestaande datum.

Onderhoud | Werkgever | Coderingen | Standenregister

1. Klik op Nieuw om de standen voor een werkgever in te delen. Selecteer de werkgever en vul

de omschrijving. Klik op Opslaan .

Afbeelding 1.1

2. Ga naar het tabblad Standenregisterregel en klik op Nieuw


Afbeelding 1.2

Tip: Bepaal van tevoren de onderdelen die in het standenregister opgenomen moeten worden. Houd

er rekening mee dat de verwerkingstijd mede afhankelijk is van het aantal onderdelen dat aan het

standenregister is toegevoegd en vergeleken moet worden. Hoe meer onderdelen des te langer is de

verwerkingstijd.

Wanneer u niet tevreden bent over de indeling van het standenregister kunt u het beste de oude

indeling verwijderen en opnieuw beginnen.

3. Selecteer de Tabel waar u de stand van wilt bijhouden. 4. Vink in de kolom Sleutel componenten en Componenten de onderdelen aan welke in het

standenregister naar voren moeten komen. Standaard is alles aangevinkt.

5. Geef de volgorde aan via de pijlen rechts en , klik op Opslaan . 6. De tabel verschijnt nu in de linkerkolom. 7. Herhaal stappen 3 t/m 6 tot dat u alle gewenste Tabellen hebt toegevoegd.


Afbeelding 1.3

U hebt de mogelijkheid een filter in te stellen. Alleen de gegevens die voldoen aan de filtervoorwaarde(n) worden in het standenregister opgenomen.

Klik op Nieuw om een filtervoorwaarde vast te leggen. Selecteer Waarde om daarna een veld te kiezen en zelf de voorwaarde (Filter) op in te voeren. Selecteer Toon waarden om een veld te kiezen en daarna een voorwaarde Filter op te selecteren.

Let op! Indien u het standenregister wilt wijzigen kan dit op dezelfde manier als in het dienstverband

van een werknemer. Wijzig eerst de witte ingangsdatum (de datum waarop de wijziging van kracht is),

voer de wijziging door en sla dan op. Er wordt dan een nieuwe blauwdruk aangemaakt (nieuwe

blauwe ingangsdatum).


1.2. Aanmaken van een nieuwe stand Voor de geselecteerde werkgever(s) wordt voor elke werknemer een nieuwe stand aangemaakt op basis van de huidige datum en huidige gegevens van de werknemer, en de indeling van het standenregister voor de betreffende werkgever. Voor waarden geld een uitzondering. Als een waarde op werknemerniveau niet is vastgelegd wordt voor de inhoud van de waarde een niveau hoger gekeken totdat de waarde gevonden is of het algemeen niveau is bereikt. Een stand wordt aangemaakt via Taken | Systeembeheer | Standenregister. In het scherm maakt u de keuze of u de stand voor een of meerdere werkgevers wilt aanmaken of dat u op werknemerniveau wilt selecteren. Nadat u in het volgende scherm heeft aangegeven dat er een nieuwe stand gemaakt moet worden, kiest u voor Voltooien.

Let op! Het is niet toegestaan dat er al een stand bestaat met een datum die ligt na de huidige datum.

In dat geval verschijnt de melding: ' Verwerking afgebroken, standenregister aanwezig met datum na

dd-mm-jjjj'.

Tip: In de informatieselector Verwerking | Signaleringen | Werknemerstandenregister treft u een

overzicht aan van alle datums waarop de standen zijn vastgelegd in het standenregister.

1.3. Standenregister afdrukken

Taken | Afdrukken | Controle | Standenregister

Met behulp van de wizard maakt u een selectie van werkgevers en werknemers waarvoor het standenregister moet worden afgedrukt en selecteert u de standen die met elkaar vergeleken moeten worden.

Tip! De eerste keer dat u het standenregister afdrukt is er altijd een verschil omdat er nog geen

gegevens om mee te vergelijken zijn vastgelegd in het standenregister.

1. Geef aan of u standen in het standenregister voor een selectie van werkgevers of voor een selectie van werknemers wilt afdrukken. Deze selectie geeft u in een volgend venster op.

2. Selecteer de informatiefunctie, het document, de layout en de organisatie. U kunt hier een organisatie selecteren waarvoor het document als organisatiedocument gedefinieerd is.

3. Afhankelijk van de gemaakte keuze geeft u een selectie van één of meerdere werkgevers op, of selecteert u de werkgever en daarna één of meerdere werknemers. U kunt vervolgens bepaalde werkgevers of werknemers uitsluiten van de selectie of de selectie aanvullen met andere werkgevers of werknemers. U maakt een selectie uit de werkgevers waarvoor u geautoriseerd bent.


4. Alleen als u hebt gekozen voor een selectie van werknemers kunt u een selectie maken van de tabellen die vergeleken moeten worden.

5. In het venster selecteert u één of meerdere tabellen door het selectievakje voor de tabel in te schakelen.

Afbeelding 1.4

Door het selectievakje Alle onderdelen in te schakelen, selecteert u alle getoonde tabellen. Als er al één of meer tabellen geselecteerd zijn, blijven deze geselecteerd.


Afbeelding 1.5

Selecteer de standen die u met elkaar wilt vergelijken:

Vergelijken stand van Selecteer op basis van de opties Nieuw, Laatste en Datum de stand die moet worden vergeleken. De optie Nieuw duidt aan dat een nieuwe stand wordt aangemaakt (deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers die zijn geautoriseerd om nieuwe standen aan te maken). Als is gekozen voor de optie Laatste wordt de laatste stand vergeleken, onafhankelijk van een datum. Bij de optie Datum selecteert u de werkelijke datum.

Vergelijken stand met Selecteer op basis van de opties Laatste, Voorlaatste of Datum de stand waarmee moet worden vergeleken. Het is niet mogelijk een vergelijkingsdatum te selecteren die gelijk is aan de geselecteerde datum hiervoor. Voor de data kunt u kiezen uit de datums van aanwezige standen van de geselecteerde werkgever(s). De datum is aangevuld met een volgnummer; volgnummer 1 is de eerste stand van die dag, volgnummer 2 de volgende stand op dezelfde dag, etc.

Tip! Als vergelijken stand van is 'Nieuw' wordt eerst een nieuwe stand in het standenregister

vastgelegd. Als u hebt gekozen voor vergelijken met stand 'Laatste' of Voorlaatste' wordt automatisch

rekening gehouden met de toegevoegde stand in het standenregister.

In het vervolgvenster stelt u de rapportopties in.


Afbeelding 1.6

De optie Alleen verschillen geeft aan of in het rapport alleen verschillen tussen 'van' en 'met' worden afgedrukt (ingeschakeld) of elk item (uitgeschakeld). Deze optie is standaard ingeschakeld. Als de optie Alleen totalen is ingeschakeld wordt in het rapport alleen een totaal per werkgever berekend en afgedrukt wanneer de volgorde per werknemer of per afdeling is. Als de optie is uitgeschakeld wordt elke werknemer afgedrukt. Deze optie is standaard ingeschakeld. Als ook de optie Alleen verschillen is ingeschakeld worden alleen de verschillen in de totalen afgedrukt.

Werknemers afdrukken in volgorde van Kies één van de opties: Nummer, volgorde code werknemer of Naam en Afdrukken per afdeling, elke afdeling afzonderlijk, Afdrukken per register-item, elk register-item wordt afzonderlijk afgedrukt. Deze laatste optie is uitgeschakeld wanneer is gekozen voor Alleen totalen. Als de optie Afdrukken per Afdeling is ingeschakeld dan wordt elke afdeling afzonderlijk afgedrukt. Elke combinatie Werknemer/Afdeling op een nieuwe pagina anders elke werknemer op een nieuwe pagina.

6. Als is gekozen voor de optie Afdrukken per afdeling maakt u een selectie van de afdelingen die moeten worden afgedrukt. Standaard worden alle afdelingen van de werkgever getoond.

7. Selecteer de bestemming en klik op [Voltooien].


Tip: In de informatieselector Verwerking | Signaleringen | Werknemerstandenregister treft u een

overzicht aan van alle datums waarop de standen zijn vastgelegd in het standenregister.

1.4. Standenregister verwijderen Wanneer in het standenregister al standen zijn vastgelegd moeten deze eerst worden verwijderd. Voor het verwijderen van standen kiest u Taken | Systeembeheer | Standenregister. Vervolgens gaat u alle vastgelegde standen verwijderen. Als er geen standen aanwezig zijn kunt u de gehele indeling verwijderen door via Onderhoud |

Werkgever | Coderingen | Standenregister, tabblad Standenregister op Verwijderen te klikken.

Standenregister maken en gebruiken

Documents

Transcript of Standenregister maken en gebruiken