• Consolidatie en planning in één tool • Snellere en meer betrouwbare cijfers • Effectieve inzet van Hyperion Smart View • Inzicht in performance en business cases  

Standaardisatie op Europese schaal bij Equens

Equens, één van de grootste betalingsverwerkers in Europa met locaties in Nederland, Duitsland, Italië, Finland en Engeland, heeft de ambitie om Europees marktleider te worden. Om dit te faciliteren, wil de

organisatie haar processen verbeteren en harmoniseren. Met de keuze voor één nieuwe tool voor zowel

planning als consolidatie realiseert Equens op eenvoudige wijze standaardisatie binnen Europa.

 

 

STANDAARDISATIE OP EUROPESE SCHAAL BIJ EQUENS

1

“Equens is een organisatie die is ontstaan uit twee grote

fusies; eerst Nederland en Duitsland, vervolgens is Italië

aangesloten. De afgelopen jaren hebben we veel aandacht

besteed aan de harmonisatie en standaardisatie op Europese

schaal,” vertelt Floris van Kolfschoten, CFO bij Equens.

De keuze voor Oracle Hyperion als nieuwe planning- en

consolidatieoplossing past hierin. “In eerste instantie hebben

we Oracle EBS uitgerold naar alle landen waar we opereren,

alsmede naar alle dochterondernemingen zoals PaySquare.

Het was een logische stap om vervolgens ook de planning-,

reporting- en consolidatieprocessen op Europese schaal te

harmoniseren en standaardiseren. Hierbij heeft het onze

voorkeur om de systeemoplossing dicht bij de Oracle suite

houden.”

Bovendien biedt Hyperion Smart View de mogelijkheid om

Hyperion Enterprise Performance Management applicaties

gebruiksvriendelijk te ontsluiten via Excel, Word en

PowerPoint. “Naast procesoptimalisatie willen we ook een

grote stap maken in het vergroten van de analytische

mogelijkheden.” “In het voorgaande systeem werkte de

rapportagemodule niet echt, waardoor we een vlucht naar

Excel namen,” vertelt Leon de Gier, binnen Equens

verantwoordelijk voor de consolidatie en het aanleveren van

de rapportages.

ROLLS ROYCE OF PASSAT

Equens gebruikt Hyperion Financial Management (HFM) voor

zowel planning als consolidatie. “We willen niet alleen het hele

consolidatie- en reportingproces optimaliseren, maar ook het

planningsproces,” vertelt Floris.

2

“Het is niet gebruikelijk om zowel planning als consolidatie

tegelijkertijd te implementeren in HFM,” vertelt Monica

Harmsen van Finext Performance Management. “De

granulariteit van de planningsproblematiek bij Equens maakt

dat HFM hier geschikt is als planningstool. Dit kan niet bij elke

organisatie; als de mate van detail dieper gaat, bijvoorbeeld per

project of per product, dan is naast HFM ook Hyperion Planning

nodig.”

“WAAR UITDAGINGEN EN

VRAAGSTUKKEN OPKOMEN, WORDT

VANUIT INHOUDELIJKE KENNIS

SAMEN MET ONS GEZOCHT NAAR

OPLOSSINGEN.”

Finext opperde in de aanloopfase het idee om beide processen

in HFM te vatten. Het was doorslaggevend voor de keuze voor

Finext als implementatiepartner. “In plaats van een Rolls Royce,

kregen we vanuit Finext een mooie Passat met opties

aangeboden,” zegt Floris. “Er werd vanuit onze behoefte

gedacht; ‘heeft Equens op dit moment al een Rolls Royce

nodig?’. Dat was niet het geval en ook niet onze wens. Deze

oplossing is pragmatisch en voldoet absoluut aan onze

requirements.”

KIEZEN VOOR EENVOUD

Ook bij keuzes tijdens het project wordt uitgegaan van

eenvoud. “Monica en haar collega Rob Visser hebben actief

meegedacht over slimme oplossingen,” vertelt Marro van

Krieken, bij Equens verantwoordelijk voor de

managementrapportages. “Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen

om het management toegang te geven tot het systeem voor het

invoeren van de budgetten. Een andere mogelijkheid is om de

budgetcijfers via Excel aan te leveren, maar dan ontstaat de

vraag ‘hoe krijgen we het in het systeem?’. We hebben hiervoor

zelf een template ontwikkeld met op de achtergrond een

actieve verbinding naar de HFM database. Zodra we de

gevulde template terugkrijgen, kun je het met één druk op de

knop via Smart View uploaden.” “Het is een kosteneffectieve,

pragmatische oplossing,” zegt Floris.

 

 

IN ’T KORT Equens heeft de ambitie om Europees marktleider te

worden. Om dit te faciliteren wil de internationale

organisatie, waar elk jaar miljarden betalingen verwerkt

worden, haar processen continu verbeteren en Europees

breed harmoniseren. Equens kiest voor één nieuwe tool

voor zowel planning, consolidatie en rapportage. Deze

pragmatische keuze brengt eenvoud, zowel tijdens het

implementatietraject als in de financiële processen. De

‘one format fits all’ versterkt de Europese harmonisatie.

De nieuwe consolidatie- en planningstool in Oracle HFM

verbetert zo de kwaliteit en de snelheid van de cijfers

binnen Equens.

4

Marro. “In de oude situatie was dit een heel omslachtig proces.

Vroeger moesten we 3 uur wachten op de consolidatie, nu

maar een paar minuten.” “Je bent sneller up to date,” zegt

Leon. “Vroeger consolideerden we slechts één tot twee keer

per maand. Nu consolideren we na elke kleine wijziging in de

data.”

ONVERWACHTE VOORDELEN

Er zijn ook onverwachte voordelen aan het gebruik van de

nieuwe applicatie. Zo is de kwaliteit van de data in Oracle EBS

omhoog gegaan. “De intercompany boekingen in EBS zijn nu

beter geworden,” vertelt Leon. Floris: “Hyperion dwingt

bepaalde controls af. Als de intercompany afstemmingen in

Hyperion niet kloppen, gaan we terug naar de basis. Uiteindelijk

zijn we in staat om de cijfers te reconciliëren en intern af te

stemmen. We pakken het nu in de basis meteen goed aan, in

plaats van in Excel bij de aanleverende unit. Zowel de kwaliteit

als de efficiëntie gaan omhoog, doordat de vertragende

iteraties er uit worden gehaald.”

“Het heeft daarnaast een positief effect op de employee

satisfaction, omdat de gebruikers meer tevreden zijn,” zegt

Floris. “Het werk wordt leuker,” beaamt Marro. “Je hebt minder

frustraties, doordat je meteen kunt leveren. Waar ik vroeger 100

keer moest klikken, hoeft dat nu nog maar twee keer. Dat geldt

voor iedereen.”

3

Daarnaast wordt ook de planning van het project pragmatisch

ingestoken. “Er is goed gekeken naar de projectplanning. De

eerste prioriteit was het planningsproces, dus daar zijn we

gestart,” vertelt Floris. “De hele projectuitvoering is ‘as close

as it can get’ vlekkeloos. Waar uitdagingen en vraagstukken

opkomen, wordt vanuit inhoudelijke kennis samen met ons

gezocht naar oplossingen. Het is duidelijk dat de mensen van

Finext heel goed begrijpen hoe plannings- en

consolidatieprocessen echt werken, niet alleen vanuit het

systeem, maar ook vanuit inhoudelijke kennis. Het is de kracht

van dit project.”

“WE DOEN NU MEER ITERATIES

EN KUNNEN SNELLER

SCHAKELEN, WAARDOOR DE

KWALITEIT BETER WORDT.”

Kennisoverdracht is een belangrijk aspect binnen het

projectplan. “De mensen van Equens hebben meegebouwd,

daarna hebben zij zelf de gebruikers in de landen getraind,”

vertelt Monica. “Als Leon zelf de training geeft, kan hij meteen

de inhoud bespreken en bijvoorbeeld uitleggen wat er elk

periodiek gedaan moet worden. Als de gebruikers tijdens het

proces vragen hebben bellen ze Leon voor hulp en uitleg.

Precies zoals het hoort.”

INZICHT IN BUSINESS CASES

Equens is positief over de resultaten van de nieuwe planning-

en consolidatieprocessen. “We doen nu meer iteraties en

kunnen sneller schakelen, waardoor de kwaliteit beter wordt.

Als organisatie helpt het ons, we willen steeds efficiënter gaan

werken en deze nieuwe processen dragen daaraan bij. Daar

waar in de organisatie een informatiebehoefte is, kunnen we

nu sneller aan die behoefte voldoen,” vertelt Floris. “Ook in de

business cases van de vele projecten die we uitvoeren hebben

we nu meer inzicht. De analyse om te kijken of de financiële

doelstellingen gehaald worden, kost veel minder tijd dan

vroeger.” “Je kunt beter de effecten van de keuzes zien,” zegt

Monica.

“De kracht van het systeem voor mijn functie is de interface

met Excel. Via Hyperion Smart View beschikken we over een

actieve interface, waarmee je direct de data kunt ophalen. Met

behulp van VBA (Visual Basic for Applications) kun je binnen

één minuut 100 templates genereren die iedereen kan

gebruiken. Na een ‘refresh’ heb je de laatste cijfers

beschikbaar in de database en in de rapportages,” vertelt

 

 

Finext Performance Management

performancemanagement.finext.nl

   

5

Monica Harmsen, Leon de Gier, Marro van Krieken en Floris van Kolfschoten

ONE FORMAT FITS ALL

Met de nieuwe applicatie geldt ‘one format fits all’. “Iedereen

gebruikt dezelfde structuur, we werken nu met een veel

professionelere omgeving,” vertelt Leon. “Standaardisatie is

belangrijk, zeker bij het consolideren. We willen graag appels

met appels vergelijken.” “Daarnaast kunnen we door het ‘one

format fits all’-principe tijdens vakantie of ziekte

werkzaamheden makkelijker van elkaar overnemen,” vult

Marro aan.

 

6

Bovendien ondersteunt de nieuwe oplossing de Europese

harmonisatie. “De standaardisatie wordt ‘self driving’ omdat

iedereen de voordelen ziet van het systeem,” sluit Floris af.

“Steeds meer mensen gaan het systeem steeds meer zelf

gebruiken. Ze gaan ‘hobbyen’ in het systeem. Ik krijg sneller

antwoorden op mijn vragen, het zijn betere antwoorden en ze

zien er qua look and feel ook nog beter uit.”

Tekst: Danielle Gruijs

Beeld: Mariske Krijgsman

MEER WETEN?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden rondom planning en

consolidatie voor jouw organisatie? Neem contact op met

Monica Harmsen via monica.harmsen@finext.nl of 070-300

3000.

 

OVER FINEXT PERFORMANCE MANAGEMENT

Wij zijn ervan overtuigd dat eenvoud echt werkt. Eenvoud versnelt, verbetert de bedrijfsvoering en maakt organisaties wendbaar. Vanuit Finext Performance Management realiseren we dit met advies, implementatie en beheer rondom softwareoplossingen voor consolidatie, disclosure management, planning, costmanagement en dashboarding. Vertrouwen, verbinden en verrassen zijn daarbij het startpunt om vakmanschap de ruimte te geven. Onze specialisten helpen bij het reduceren van complexiteit en brengen de financiële professional terug naar de essentie. Zo maken we goed sturen, met betrouwbare cijfers in heldere dashboards en rapportages, voor elke organisatie mogelijk.