« Door het bos de bomen zien: een integraal werk-

en opvolgingsinstrument van alle interne verbeterpunten,

geclusterd naar prioritaire verbetertrajecten»

Organisatie:rganisatie: Stad Kortrijk Stad Kortrijk

Sprekers: Geert Hillaert en Domien Dessein

2

Beknopte context

• Kortrijk: creatie, innovatie en design• Vertaald: probleem = opportuniteit• Continu verbeteren = lijvig lijstje actiepunten• Eind 2008: audit interne controle• Probleem:

Door het bos van verbeterpunten zagen we de bomen niet meer

Uitdaging: overzicht behouden, terug mentale rust

3

Trigger: audit interne controle

1. Tal van risico’s (>100) “hoog” , 30 op organisatieniveau

2. De derde bevraging van het personeel op korte tijd

3. Wat zal hier nu weer mee gebeuren

4. Wie zal hier iets mee doen

En….

4

Trigger….er was meer…

• Iip– Enquête psycho-sociale belasting?– Hermes-rapport?– Innovatie-audit Ugent (ict en cultuur) – concept nieuw stadhuis?– woonwinkel/ondernemersloket?– gebiedswerking?– budgettaire oefeningen?– Nieuwe aanpak meldpunt (dataknooppunt)?– ……

Zien we door het bos de bomen nog?

5

Methodologie - Aanpak

• 3 sessies met stafmedewerkers• Poging om te clusteren• Discussie

– Wat is traject?– Wat is project?– Wat is actiepunt?– Wat is een bevraging/audit/meting

• To ‘Keep it simple’ was niet simpel – Geen zuiver verhaal– Methodologie versus resultaat

6

Methodologie - AanpakIntegratie risico-analyse met verbetertrajecten:

• 1 globale overzichtstabel :

– Verticale as:

• Aanbevelingen risico-analyse

• lopende verbeterpunten

• 200 acties

– Horizontale as:

• 16 grote trajecten

• Intern/organisatorisch van insteek

– Analyse “hits” per kruispunt

7

1. Evaluatie 2. Kassastromen3. Implementatie rechtspositieregeling4. Interne Communicatie5. Procesmanagement6. Leiderschap7. Site Callens (centralisatie uitvoerende directies)8. Concept dienstverlening 9. Projectmanagement10.Beleidscyclus11.Financiële cyclus12.Ken- en stuurgetallen13.samenwerkingsovereenkomsten14.Kennismanagement15.Administratieve vereenvoudiging16.E-decision

8

Resultaat• Gros verbeterpunten passen in 16 trajecten

StellingInzet op trajecten = maximale impact • Bijkomend voordeel:

– Beter opvolgbaar ( 8 trajecten in uitvoering)– Beter herkenbaar (“kop” per traject)– Betere focus qua timing– Bredere trajecten, dus meer flexibiliteit– Vooral: meer mentale rust

9

ResultaatVoorbeeld: audit Iip

• Rapport van 20 blz.

• 40 verbeterpunten

• Quid verbetertrajecten

– Interne communicatie: 19 hits

– Talentontwikkelaar: 17 hits

– Leiderschap: 28 hits

– Rechtspositieregeling: 22 hits

– Kennismanagement: 25 hits– Per verbeterpunt: gemiddeld 2,9 hits

• Conclusie: vijf trajecten maximale impact voor Iip

10

Methodologie - Aanpak bis

• Toevoeging per traject– PDCA cyclus (hyperlink invoegen)– projectleider– mentor (lid van MT /domus)– voorziene timing

• Link interne controle en MT (hyperlink invoegen)

• Per actiepunt:– Accountable? – Opvolging?

11

Resultaat

Tabel = Werktabel

• “Spelen” met de tabel:

– Projectleider: overzicht actiepunten met hit op traject

– Accountable van 1 actiepunt: kan rekening houden met planning verbeteringstrajecten

• Wie aan zet is? =>planning

• communicatie is ksf

• Work in progress

• Buikgevoel leren vertrouwen

12

Lessons learned

• Soms groeien ideeën toevallig, • De grond moet wel vruchtbaar zijn• 100 % willen halen lukt nooit, ontwerp je systeem

daar niet voor• Verwar doel en middel niet• PDCA-cyclus als oplossing en meerwaarde, niet om

het systeem• Minder is meer, ook in verbetering• Hou je bezig met de kern, de rest volgt wel

13

Contactpersonen:

• Geert Hillaert: stadssecretaris: geert.hillaert@kortrijk.be

• Domien Dessein: directeur Personeel en Organisatie domien.dessein@kortrijk.be

• Patricia Ghekiere: stafmedewerker strategische cel patricia.ghekiere@kortrijk.be

• Fabienne Rogiers: stafmedewerker organisatie fabienne.rogiers@kortrijk.be