Petra Verhenne, Geert Hillaert, Hans Verscheure

Stad Kortrijk

E-decisionBeleidsvoorbereiding en notulering

SMART CITIES:SLIMMERSTERKER

STRAFFER

Inhoud

• Achtergrond

• Huidige werking

• Toekomst

Achtergrondenkele kencijfers in Kortrijk

• 1 000 personeelsleden, 12 directies

• 250 personen betrokken bij beslissingen

• 7000 nieuwe beslissingsdossiers per jaar

• Archief van 50 000 dossiers

• 9 CBS – leden en secretaris

• 41 GR - leden

• 50 CBS – zittingen (80-100 agendapunten) per jaar

• 12 GR – zittingen (40-50 agendapunten) per jaar

AchtergrondSoftware e-decision

• In gebruik genomen januari 2008• Op maat ontwikkeld• webtoepassing op intranet stad Kortrijk• Toegankelijk van buitenaf d.m.v. eID

AchtergrondDoelstellingen

• Besluitvormingsproces optimaliseren – verbeteren

• Besluitvorming = communicatieproces• Einddoel is om de kwaliteit van

besluitvorming te verbeteren door de communicatie te structureren en te stroomlijnen

• Informatie toegankelijker maken– Consulteren– Efficiënter opslaan– Leesbaarheid verhogen

AchtergrondEnkele principes

• Dossier opstellen voor wie finale beslissing neemt

• Volledig digitaal dossier in systeem opbouwen

• Eén beschrijvend gedeelte in actieve schrijfstijl

• Gerichte communicatie: consult – inform• Werkafspraken • Verantwoordelijkheid van

dossierbehandelaar

Dossierbeheer

E-d

ecisio

n

Cyclus1beleidsvoorbereiding

Cyclus 2beleidsbeslissing

Cyclus 3 beleidsuitvoering

Opvolging en communicatie

4. Beleidsevaluatie en bijsturing

AchtergrondProces

Huidige werkingsterke punten

• Waar halen we nu ons voordeel- mogelijkheid om volledig digitaal te werken- tijdswinst- alles is terug te vinden op 1 plaats met uitgebreide zoekfunctie- werken met modeldossiers- zicht op volledige keten van beslissingen- heel open en toegankelijk- sturend

Toekomst ?inhoudelijke aanpassingen

• Verruimen: – Verder uitwerken communicatie

• Adviezen van diverse raden en organisaties

– Beslissingen van perifere organisatie: gemeentebedrijven, politiezone, kerkfabrieken,…

• Aanpassing van verschillende features: bv adviesvraag

Toekomst ?Technische aanpassingen

• Evolutie technologie

• Migratie naar .NET

• Cloudservice– Schaalbaarheid– Kostprijs

Toekomst ?samenwerking

• Heel generiek opgebouwd en vlot transponeerbaar naar andere steden, gemeenten of organisaties

• Is er interesse om mee te stappen in dit verhaal ?– Mee functionaliteiten bepalen– kostendelen