SELECTIE- EN EVALUATIE- PROCEDURE VAN DE PROJECTEN ... UCD selectieprocedure...de projecten, zoals...

Uitvoerend Comité Dessel - UCD revisienummer 0 Gravenstraat 75 • 2480 Dessel • [email protected] • www.lokaalfonds.be

SELECTIE- EN EVALUATIE- PROCEDURE VAN DE PROJECTEN

Compartiment Dessel

Goedgekeurd door het Uitvoerend Comité Dessel op 10/7/2018. Bekrachtigd door de Raad van Bestuur van het Lokaal Fonds op 12/7/2018.

De laatste goedgekeurde versie van deze procedure is steeds consulteerbaar op het publieke luik van het digitaal platform. Overeenkomstig artikel 2.2.3 van het Beheerreglement van het Lokaal Fonds vormt deze procedure de gedetailleerde uitwerking van de basisprincipes die door het Uitvoerend Comité Dessel worden gevolgd bij de selectie en de evaluatie van de projecten, zoals deze principes zijn opgenomen in het Beheerreglement van het Lokaal Fonds. Hiervan kan niet worden afgeweken in het kader van deze procedure. Het opstellen van deze procedure behoort tot de bevoegdheid en verantwoordelijkheden van het Uitvoerend Comité Dessel inzake de voorbereiding van de selectie en evaluatie van de projecten, zoals beschreven in artikel 2.2.1 van het Beheerreglement en ingevolge de in artikel 12, punt 5 van de statuten voorziene bevoegdheidsdelegatie vanwege de Raad van Bestuur.

1. Vooronderzoek

Om een goed beeld te hebben van de trends en de kwesties die de levenskwaliteit van de brede Desselse samenleving bepalen, zal het Uitvoerend Comité Dessel een voorafgaand onderzoek organiseren. Zo kunnen de projectcategorieën/thema’s, de specifieke doelgroepen en het soort projecten bepaald worden die de meerwaarde kunnen realiseren die het comité vooropstelt. Het is belangrijk om de noden te kennen van zowel het verenigingsleven, het bedrijfsleven, de lokale bevolking als van de lokale overheid en om daarover zo veel mogelijk cijfermateriaal te verzamelen om op deze basis het strategisch plan en het jaaractieplan te kunnen opstellen. Het voorafgaand onderzoek kan onder meer op volgende manieren gebeuren: - een bevraging: het compartiment Dessel wil een zo groot mogelijk deel van de

Desselse bevolking bevragen, via verschillende methodes, zoals bijvoorbeeld focusgroepen, online enquêtes, kwalitatief onderzoek;

- door informatie-opvraging bij regionale of nationale instellingen die de regio in kaart brengen of bij sectorverantwoordelijken;

- door inspiratie te zoeken bij instanties in binnen- en buitenland die gelijkaardige doelstellingen nastreven, zoals bijvoorbeeld de Koning Boudewijnstichting, het European Foundation Center, Vital Signs.

Het Uitvoerend Comité Dessel kan hiervoor externe partners betrekken, zoals bijvoorbeeld Universiteit Antwerpen, Thomas More hogeschool, private organisaties.

2


2. Bepaling strategische- en jaardoelstellingen

Rekening houdend met de beschikbare middelen van het comité en met de wil om een duurzame meerwaarde te realiseren voor de bevolking van Dessel bepaalt het comité, op basis van het vooronderzoek, voor elk strategisch plan welke meerwaarde het wil realiseren en bepaalt ze welke en hoeveel strategische doelstellingen de komende vier jaar worden nagestreefd. Om de meerwaarde en haar strategische doelstellingen te realiseren, bepaalt het Uitvoerend Comité Dessel per strategische doelstelling de projectcategorieën of thema’s, met detaillering van het soort projecten, de specifieke doelgroepen en de budgetten. Het kan onder meer gaan om projectcategorieën volgens doelgroep/bevolkingsgroep, volgens thema van vereniging, volgens vorm van ondersteuning, volgens grootte van financiering, volgens ‘soort’ projecten (bottom-up projecten of actiefgestuurde projecten). Het Uitvoerend Comité Dessel zal zich hiervoor baseren op onder meer de evaluatie van de reeds uitgevoerde projecten, het vooronderzoek en de inventarisatie van actuele thema’s in de Desselse gemeenschap. Het Uitvoerend Comité Dessel schrijft een visie uit over welke impact het wil bereiken en welke budgetten nodig zijn om dit doel te bereiken. Aangezien niet alle projectcategorieën, thema’s, doelgroepen en vormen van ondersteuning in elk strategisch plan aan bod kunnen komen, zal binnen de projectcategorieën (die zich op alle mogelijke relevante vlakken kunnen situeren, zoals (zonder beperking) op sociaal, economisch, cultureel, milieu-, gezondheids-, veiligheids- en/of welzijnsvlak) om de 4 jaar een selectie worden gemaakt, rekening houdend met het voorafgaand onderzoek. Projecten binnen deze categorieën krijgen gedurende die periode voorrang, wat het merendeel van het te besteden budget betreft. Per gekozen projectcategorie wordt een strategische doelstelling geformuleerd. Indien het Uitvoerend Comité vaststelt dat het tijdens de voorziene periode voor bepaalde geselecteerde projectcategorieën te weinig projecten kan financieren, kan het Uitvoerend Comité tussentijds bijsturen om de specifieke projectcategorieën en doelgroepen te bereiken. Per strategische doelstelling wordt jaarlijks bepaald hoeveel operationele, concrete doelstellingen ‘SMART’ (specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch, tijdsgebonden) worden geformuleerd. Operationele doelstellingen zijn de concrete vertaling van de omvattende, relatief abstracte, ambitie die verwoord staat in de strategische doelstelling. Om vanuit het brede beeld binnen de strategisch gekozen projectcategoriëen een concrete selectie van thema’s en doelgroepen voor het jaarlijks actieplan te maken, kan het Uitvoerend Comité zich onder meer later inspireren door: door specialisten beschreven ‘best practices’, de ervaringen van een groep die reeds een project opstartte, het advies van gespecialiseerde instanties, een rondvraag of een ander onderzoek in de gemeente Dessel. Per projectcategorie kunnen enkele ‘ideale projecten’ bedacht worden. Dit kan door interactie met de sector/doelgroep waarvoor men financiële ondersteuning wil geven. Door zich af te vragen welk type projectvoorstellen men graag zou zien binnenkomen en wat men bij voorbaat wil steunen, kan men tot duidelijke selectiecriteria komen en actiefgestuurde projecten stimuleren. Tevens wordt bepaald of er weinig projecten, met een potentieel groot budget, grote impact en grote risico’s worden ondersteund, dan wel of er veel projecten worden

3


geambieerd met een kleiner budget, een kleinere impact en een kleiner risico. Ook wordt nagegaan of alle projectcategorieën en doelgroepen zoals bepaald in het strategisch plan voldoende bereikt worden, of er binnen een bepaalde projectcategorie bevolkingsgroepen zijn die men nadrukkelijk wil ondersteunen, en of er voldoende ruimte is om kwaliteitsvolle projecten te ondersteunen.

Jaarlijks gebeurt er een evaluatie van de resultaten en van de impact op alle stakeholders en in het bijzonder op de bevolking van Dessel. De manier waarop de jaarlijkse evaluatie, de consultatie en de terugkoppeling naar de bevolking zal gebeuren, wordt beschreven in punt 10 van deze procedure.

3. Projectoproep

Na het vooronderzoek en de bepaling van de strategische doelstellingen en de concrete jaardoelstellingen kan het Uitvoerend Comité Dessel een projectoproep lanceren. Het Uitvoerend Comité Dessel wil de strategische doelstellingen realiseren door: - Bottom-up projecten:

Verenigingen, individuen of andere mogelijke indieners (zie punt 4 van deze procedure) dienen, na een projectoproep, zelf projecten in. Op het ogenblik dat de Stichting Lokaal Fonds volstort is, zullen deze bottom-up projecten maximaal 20% bedragen van de beschikbare middelen. Deze projecten zijn goed, nodig en voldoen aan de waarden en de visie van het compartiment, maar de projectcategorieën, de thema’s en de doelgroepen van dergelijke bottom-up projecten zijn niet noodzakelijk deze die geselecteerd werden voor het lopende strategisch plan. De steun voor een bottom-up project kan maximaal 70% van de geraamde onkosten bedragen. Het Uitvoerend Comité Dessel heeft de intentie om minstens tweemaal per jaar een projectoproep (met een vaste einddatum) te lanceren voor bottom-up projecten.

- Actiefgestuurde projecten: Minimum 80% van de beschikbare middelen zal gebruikt worden om projecten binnen de gekozen projectcategorieën en thema’s uit het strategisch plan en het jaaractieplan op een actieve manier te sturen. Door een actieve rol op te nemen en zelf te bepalen welke projecten het wil financieren, zal het Uitvoerend Comité unieke projecten stimuleren om een surplus of een meerwaarde te realiseren ten opzichte van wat nu reeds bestaat, zodat het fonds een hefboom betekent voor nieuwe, bestaande of geplande projecten. Door zelf prioriteiten te stellen en keuzes te maken, kunnen projecten gerealiseerd worden die niet spontaan aan de oppervlakte zouden komen. Het Uitvoerend Comité Dessel heeft de intentie om – van zodra hiertoe voldoende middelen beschikbaar zijn – minstens éénmaal per jaar een projectoproep (met een vaste einddatum) te lanceren voor actiefgestuurde projecten.

Het Uitvoerend Comité kan van deze percentages en van het aantal oproepen afwijken, mits duidelijke motivering. Het Uitvoerend Comité Dessel vermeldt in een projectoproep, zowel voor de bottom-up projecten als voor de actiefgestuurde projecten, de verschillende fasen van de projectoproep en hun doorlooptijd (zie bijlage 3 bij deze procedure): - datum opening van de projectoproep;

4


- indienen van de projecten, met afsluitdatum; - toetsen van de ingediende projecten aan de aanvaardingscriteria; - bezorgen van de ingediende dossiers aan de leden van de beoordelingscommissie; - beoordelen van de projecten door de leden van beoordelingscommissie individueel; - bijeenkomen van de beoordelingscommissie voor een gezamenlijke bespreking; - overmaken van het advies van de beoordelingscommissie aan het Uitvoerend Comité

Dessel; - selecteren van de projecten, door het Uitvoerend Comité Dessel; - overmaken van de selectie van het Uitvoerend Comité Dessel aan de Raad van

Bestuur; - beslissing nemen over de te ondersteunen projecten, door de Raad van Bestuur van

het Lokaal Fonds; - aankondigen van het resultaat en het medium dat daarvoor gebruikt zal worden.

Tevens wordt per oproep aangegeven: - welke meerwaarde het comité wil realiseren, welk doel het comité wil bereiken; - binnen welke projectcategorie of thema de oproep valt; - welk type ondersteuning gegeven wordt (‘à fonds perdu1’, lening, investering, beurs,

prijzen/bekroning); - welke doelgroep wordt beoogd; - wie een project kan indienen (specifiek per projectoproep, te kiezen uit de

mogelijkheden opgesomd in punt 4 van deze procedure); - op basis van welke selectiecriteria de projecten zullen worden beoordeeld (een keuze

uit de algemene lijst van criteria in bijlage 1 van deze procedure); - hoe de beoordelingscommissie zal worden samengesteld; - hoe de financieel-administratieve opvolging zal gebeuren. Elke projectoproep: - verwijst expliciet naar de deontologische code van het Lokaal Fonds en - verplicht de projectindiener om te communiceren dat het project mede gerealiseerd

wordt met steun van het Lokaal Fonds. Hierbij moet ook de link met het bergingsproject voor laag- en middelradioactief en kortlevend afval in Dessel steeds vermeld worden: door middel van een standaardzin om te gebruiken in de communicatie, een plakkaat om op te hangen, of een object om uit te stallen bij een evenement. Deze verplichting zal ook opgenomen worden in de overeenkomst tussen het Lokaal Fonds en de projectindiener. Zo kan de herinnering aan de berging levend gehouden worden en het draagvlak ervoor bestendigd worden.

Voor de bottom-up projecten kan de projectoproep een foldertekst zijn. Voor de actiefgestuurde projecten kan dit gaan van een foldertekst tot een uitgebreider dossier.

1 A fonds perdu: “Met betrekking tot een som geld, een financiële bijdrage, een voorschot, een uitkering, een subsidie, een lijfrente : gegeven zonder te verwachten dat het ooit terugbetaald wordt; zonder uitzicht op vergoeding of terugbetaling; met afstand van terugbetaling van kapitaal.” Bron: Algemeen Nederlands Woordenboek

5


Elke projectoproep wordt via verschillende kanalen – digitaal en analoog – gepubliceerd om, vooral in de beginperiode, bekendheid te verwerven en een zo groot mogelijk publiek te bereiken: de kanalen van het Lokaal Fonds, STORA, de gemeente Dessel… Daarnaast maakt het Uitvoerend Comité Dessel de projectoproep ook bekend op de meest ruime wijze, zoals via verenigingen, scholen, openbare instellingen, lokale publicaties en alle instanties en kanalen die mogelijk een link hebben met het concrete thema en/of de doelgroep.

4. Kandidaatstelling

Iedereen die ingaat op een oproep van het Uitvoerend Comité Dessel – zowel voor bottom-up als voor actiefgestuurde projecten – moet het standaarddocument ‘Kandidaatsstelling’ (zie bijlage 2 bij deze procedure) invullen om zijn kandidatuur in te dienen. Hierin worden onder meer de volgende gegevens gevraagd: - contactgegevens; - timing; - omvang van de kosten; - andere financieringsbronnen; - eerdere ondersteuning vanuit het Lokaal Fonds; - uitvoerige omschrijving van het project; - beoogde impact van het initiatief en de meerwaarde voor de bevolking van Dessel. Per projectoproep wordt bepaald wie een project kan indienen. Dit kunnen zijn: - Verenigingen, gemeentelijke adviesraden, lokale gemeenschappen, instellingen,

diensten, privépersonen, ondernemingen… - De gemeente of het OCMW, als het gaat om een project waarvoor een hefboom kan

gecreëerd worden door een gedeeltelijke financiering door het Lokaal Fonds. Hierbij dienen de statutaire bepalingen van de stichting te allen tijde gerespecteerd te worden.

- Uitvoerders van studies en onderzoeken die kunnen bijdragen tot de doelstellingen of het onderbouwen van projecten.

De indiener van een project hoeft zelf niet in Dessel woonachtig te zijn, maar het project moet in de eerste plaats wel gericht zijn op de bevolking van Dessel.

5. Aanvaarding

Na de afsluiting van de indieningsfase ondergaat elk ingediend project een eerste toetsing (cfr. de basiscriteria uit bijlage 1 bij deze procedure): - Gaat het om een nieuw, bestaand of gepland project waarvoor de financiële

ondersteuning van het compartiment Dessel een hefboom kan creëren? - Overstijgt het project het louter individueel belang? - Behoort het project niet tot de exclusieve taken van de gemeente of van andere

beleidsniveaus? - Is het project in de eerste plaats gericht op de bevolking van Dessel? - Past het project binnen de projectoproep: wat betreft projectcategorie, thema,

beoogde doelgroep?

6


Elke aanvrager wordt binnen één maand na de afsluiting van de indieningsfase geïnformeerd of zijn project al dan niet aanvaard is en verder meegenomen wordt in het beoordelingsproces (templates brieven zie bijlage 5A en 5B bij deze procedure).

6. Beoordeling en selectie

De beoordeling van de aanvaarde projecten gebeurt door minimum drie leden van het Uitvoerend Comité Dessel, die zich desgewenst laten bijstaan door bijkomend maximum drie experten of ervaringsdeskundigen, die samen een beoordelingscommissie vormen. Het aantal experten kan nooit groter zijn dan het aantal aangeduide leden van het Uitvoerend Comité. De voorzitter van de beoordelingscommissie is steeds een lid van het Uitvoerend Comité Dessel. Een commissie kan zowel periodiek, als per projectoproep, als per sector samengesteld worden. Het Uitvoerend Comité houdt bij de samenstelling rekening met pluralisme en diversiteit (geslacht/expertise/achtergrond/leeftijd) en vermijdt belangenconflicten. Indien een lid van de beoordelingscommissie direct of indirect betrokken is bij een project, mag dit lid niet deelnemen aan de bespreking en de stemming over het desbetreffende project en andere projecten uit dezelfde oproep. De experten die geen deel uitmaken van het Uitvoerend Comité kunnen voor de periode van hun aanstelling in een beoordelingscommissie een onkostenvergoeding krijgen die gelijk is aan deze voor de leden van het Uitvoerend Comité. Deze onkostenvergoeding is ten laste van de dotaties van het Compartiment Dessel. De beoordelingscommissie formuleert een gemotiveerd advies aan het Uitvoerend Comité Dessel over de te financieren projecten, waarna het Uitvoerend Comité Dessel haar selectie van projecten opmaakt en deze voor goedkeuring overmaakt aan de Raad van Bestuur. De verschillende stappen van de beoordelings- en selectieprocedure zijn de volgende: - Beoordeling door de beoordelingscommissie aan de hand van vooraf bepaalde

selectiecriteria. In elke projectoproep wordt duidelijk vermeld wat het doel is van de projectoproep, welk soort van projecten beoogd wordt, welke impact het Uitvoerend Comité wil bereiken en welke de selectiecriteria zijn (zie ook punt 3 van deze procedure). Per projectoproep zal uit de algemene lijst van criteria (zie bijlage 1 bij deze procedure) een specifieke keuze gemaakt worden van criteria die aansluiten bij de te beoordelen projecten. Deze kunnen desgevallend verder gedetailleerd en geconcretiseerd worden. De ingediende projecten worden getoetst aan de criteria vermeld in de projectoproep. De projecten moeten niet voldoen aan elk criterium op de lijst. Ze moeten bovendien ook in functie van de doelmatigheid, opportuniteit en budgettaire mogelijkheden beoordeeld worden. Er wordt over gewaakt dat soortgelijke projecten met elkaar vergeleken worden. De beoordelingscommissie maakt gebruik van volgend puntensysteem om de projecten te beoordelen: Elk lid van de beoordelingscommissie geeft individueel scores aan elk project: een

score per criterium en een totaalscore, telkens op een puntenschaal van 0-1-2.

7


De leden van de beoordelingscommissie dienen tegen een bepaalde datum hun scores in bij het secretariaat van het Uitvoerend Comité Dessel, dat de scores verzamelt en de projecten rangschikt.

De beoordelingscommissie vergadert plenair om de gegeven scores en de rangschikking van de projecten te bespreken en eventueel nog te discussiëren over de dossiers.

De beoordelingscommissie kan desgewenst bijkomende informatie opvragen of een projectindiener uitnodigen voor een gesprek.

- De beoordelingscommissie formuleert een gemotiveerd advies aan het Uitvoerend Comité Dessel met betrekking tot de te financieren projecten. De beoordelingscommissie adviseert ook hoeveel steun elk project kan krijgen op basis van zijn inhoud, grootte en duur.

- Het Uitvoerend Comité Dessel bespreekt de voorstellen van de beoordelingscommissie

en maakt een selectie van de projecten die het wenst te ondersteunen. Het Uitvoerend Comité Dessel bepaalt per project het bedrag dat gefinancierd kan worden, rekening houdend met de in de projectoproep bepaalde beschikbare middelen en de minimale en maximale bedragen per project. De steun voor een bottom-up project kan maximaal 70% van de geraamde onkosten bedragen.

- Binnen de week na de selectie maakt het Uitvoerend Comité Dessel de selectie van de

projecten in een projectfiche over aan de Raad van Bestuur van het Lokaal Fonds voor goedkeuring. De fiche bevat een algemeen en een financieel gedeelte. Het algemene gedeelte bevat een beschrijving waarover het project gaat en een motivatie waarom financiële ondersteuning wordt gevraagd. Het financiële gedeelte bevat het bedrag, een motivatie waarom dat bedrag door het Lokaal Fonds toegekend wordt en de uitbetalingsmodaliteiten op voorstel van het Uitvoerend Comité.

7. Beslissing en bekendmaking

De definitieve beslissing om een project wel of niet te steunen wordt genomen in de Raad van Bestuur van het Lokaal Fonds, op basis van de selectie van het Uitvoerend Comité Dessel. Overeenkomstig artikel 12.5 van de statuten kan de Raad van Bestuur enkel beslissen om het voorstel van het Uitvoerend Comité niet goed te keuren, indien de voorgestelde activiteiten en projecten niet overeenstemmen met het doel van de Stichting, met het goedgekeurde strategisch plan en/of met het jaarlijkse actieplan of indien de uitgaven voor de geselecteerde activiteiten en projecten het vermogen van het Compartiment overstijgen. De Raad van Bestuur heeft de mogelijkheid om vragen te stellen en/of bijkomende informatie en/of verduidelijking te vragen aan het Uitvoerend Comité. De Raad van Bestuur bekrachtigt de beslissing of stuurt het projectdossier terug naar het Uitvoerend Comité. De Raad van Bestuur beslist ook over het bedrag dat toegekend wordt en de bijhorende uitbetalingsmodaliteiten. De Raad van Bestuur motiveert haar beslissing zowel voor goedgekeurde projectdossiers als voor projectdossiers die teruggestuurd worden naar het Uitvoerend Comité.

8


In het geval dat de Raad van Bestuur beslist om een projectdossier terug te sturen naar het Uitvoerend Comité, bespreekt het Uitvoerend Comité deze beslissing en de bijhorende motivatie van de Raad van Bestuur in haar volgende vergadering. Het Uitvoerend Comité kan het dossier desgevallend bijsturen of bijkomend motiveren. De voorzitter van het Uitvoerend Comité Dessel neemt contact op met de voorzitter van de Raad van Bestuur om de conclusies van deze bespreking te overleggen en toe te lichten. Daarna kan het dossier terug bezorgd worden aan de Raad van Bestuur. De secretaris van de Raad van Bestuur stelt de waarnemer ten laatste één week na de vergadering in kennis van de beslissing van de Raad van Bestuur. De waarnemer kan vervolgens binnen een termijn van vier vrije werkdagen een beslissing opschorten indien deze niet conform is met het wettelijk en reglementair kader, zoals voorzien in artikel 16 van de statuten van de Stichting Lokaal Fonds. In het geval dat de waarnemer de beslissing niet opschort, licht het Uitvoerend Comité Dessel de kandidaten, ten laatste twee weken na het aflopen van de termijn tot opschorting, per mail in over het feit of ze al dan niet geselecteerd zijn, met een beknopte motivatie van de beslissing. De geselecteerde projecten krijgen meteen ook een overeenkomst om te ondertekenen. Hierin staat onder andere vermeld dat er verplicht gecommuniceerd moet worden dat het project gerealiseerd is met steun van het Lokaal Fonds, met de link naar het bergingsproject in Dessel. Door dit systematisch zo te laten communiceren, draagt het Lokaal Fonds bij aan het levend houden van de herinnering aan de berging en aan het bestendigen van het draagvlak ervoor. Tevens wordt verwezen naar de deontologische code van het Lokaal Fonds. De beslissingen van de Raad van Bestuur worden via de verschillende kanalen bekendgemaakt aan de buitenwereld. Ook hierbij wordt de link tussen het Lokaal Fonds en het bergingsproject steeds vermeld.

8. Financiële afhandeling

In de beslissing van de Raad van Bestuur staat aangegeven hoeveel financiële steun aan een specifiek project gegeven wordt. Geld kan alleen overgemaakt worden door een overeenkomst tussen de begunstigde en de Stichting. Tussen het Lokaal Fonds en de begunstigde wordt een overeenkomst opgemaakt, waarna meteen (een eerste schijf van) de financiële steun uitbetaald wordt. Bij grotere actiefgestuurde projecten kan het bedrag in schijven uitbetaald worden, naargelang de vorderingen van het project. Deze schijven en fases worden gedetailleerd opgenomen in de overeenkomst, alsmede de criteria die gebruikt zullen worden om de verschillende fases te beoordelen in tussentijdse verslagen. De nodige bewijsstukken zijn vereist. Het Uitvoerend Comité Dessel zal in tussentijdse verslagen zowel de vooruitgang van het project als de besteding van de financiële middelen evalueren en opvolgen. Het Uitvoerend Comité Dessel zal vervolgens de Raad van Bestuur adviseren over de storting van de volgende schijf.

9


Als de overeenkomst niet wordt nageleefd, kan het Lokaal Fonds (een deel van) het uitbetaalde bedrag terugvorderen.

9. Evaluatieverslag van elk gesteund project en beoordeling van de ondersteunde projecten

De opvolging van de ondersteunde projecten is een belangrijke bron van legitimiteit. Maar overdreven bureaucratie moet vermeden worden. De opvolgingskost moet in verhouding zijn met de geleverde steun. In de overeenkomst wordt bepaald hoe de evaluatie van het gesteunde project zal gebeuren: - Voor een bottom-up project wordt aan de begunstigde gevraagd om een

evaluatieverslag op te maken na de voltooiing van het project. Het Uitvoerend Comité Dessel voorziet hiervoor een standaarddocument (zie bijlage 4 bij deze procedure). Er wordt onder meer informatie opgevraagd over de kostprijs van het project, de impact van het project op de samenleving en de aanwending van de middelen van het Lokaal Fonds.

- Voor een actiefgestuurd project moet de begunstigde ook een evaluatieverslag indienen (zie het standaarddocument in bijlage 4 bij deze procedure). Afhankelijk van de grootte van het project kan daarbovenop ook een opvolging gebeuren op het terrein. Vooraf wordt bepaald hoe vaak en in welke fasen van het project ter plaatse wordt gegaan (na bepaalde mijlpalen in het project of alleen op het einde).

- Er kan ook geopteerd worden om voor alle grote projecten met kritische prestatie-indicatoren te werken, die bij de aanvang van het project worden geformuleerd en worden opgenomen in de overeenkomst.

Hiermee verkrijgt het Uitvoerend Comité Dessel de nodige informatie om het gesteunde project achteraf te kunnen beoordelen.

10. Evaluatie van de werking van het Uitvoerend Comité Dessel

De beslissingen van het Uitvoerend Comité moeten transparant zijn en goed gemotiveerd worden. Impactmetingen, evaluatiemethoden en rapportering worden in de evaluaties ingebouwd om indien nodig bij te sturen. Het Uitvoerend Comité Dessel zal zijn eigen werking regelmatig evalueren. Dit gebeurt door een evaluatie van: - enerzijds de interne werking van het comité: door een evaluatie van de doelstellingen,

het strategische plan, de jaarlijkse actieplannen, de reglementen, processen en procedures, de organisatiestructuur van het comité (bijvoorbeeld door een interne audit, zelf-assessment). De leden van het Uitvoerend Comité Dessel gaan na of elk van de doelstellingen in het strategisch plan en in het jaaractieplan zijn bereikt met de projecten die het comité heeft gefinancierd. Bovendien worden de kwantiteit en de kwaliteit van de projecten opgevolgd. Er wordt beoordeeld of er evolutie is in de werking van het Uitvoerend Comité en of er aanpassingen moeten gebeuren in de organisatiestructuur van het comité. Er wordt ook nagegaan of, gelet op de ervaringen

10


met de afgelopen projectoproepen, de verschillende procedures en reglementen nog accuraat zijn om de doelstellingen te bereiken.

- anderzijds de werking van het Uitvoerend Comité Dessel ten opzichte van de externe stakeholders: door middel van een objectieve impactmeting en evaluatiemethodologie: in welke mate wordt het doel van de Stichting via het Uitvoerend Comité Dessel bereikt? De impact van het comité wordt gemeten door een self-assesment. Het Uitvoerend Comité Dessel kan besluiten zich hierin te laten begeleiden of adviseren. Er gebeurt een terugkoppeling van de conclusies aan de hele lokale bevolking, de stichter, de waarnemer en het partnerschap STORA.

11. Evaluatie van de selectie- en evaluatieprocedure van de projecten

Deze selectie- en evaluatieprocedure van de projecten wordt jaarlijks geëvalueerd door het Uitvoerend Comité Dessel, bij het opstellen van elk nieuw jaaractieplan. Daarnaast zal een grondige evaluatie plaatsvinden bij het opstellen van elk strategisch plan. Aan het eind van elk werkingsjaar zal het Uitvoerend Comité Dessel, op basis van de bezorgde evaluatieverslagen van de verschillende gesteunde projecten en de evaluatie van de eigen werking, toetsen of de concrete doelstellingen, zoals geformuleerd in het jaaractieplan, bereikt zijn. Het Uitvoerend Comité Dessel zal hiertoe in haar eigen schoot een discussie voeren. Er wordt nagegaan welke problemen er bij de verschillende oproepen zijn vastgesteld en op welke manier deze werden opgelost. De nodige aanpassingen hiervoor moeten aangebracht worden in de selectie- en evaluatieprocedure. Daarnaast zal het Uitvoerend Comité Dessel in dialoog treden met een aantal stakeholders zoals bijvoorbeeld de belangrijke begunstigden, STORA, de leden van de verschillende beoordelingscommissies, de Stichter… om een aantal aandachtspunten of verbeterpunten te identificeren. Ook wordt deskundig (juridisch) advies ingewonnen, onder andere van de Stichter, om na te gaan of de selectie- en evaluatieprocedure nog steeds voldoet aan het geldende reglementaire kader. Conclusies van deze evaluatie-oefening worden opgenomen in het verslag van het Uitvoerend Comité Dessel, eventueel aangevuld met bijlagen. Indien nodig past het Uitvoerend Comité Dessel de selectie- en evaluatieprocedure aan, overeenkomstig de werkwijze beschreven in de procedure tot opmaken en wijzigen van procedures (bijlage bij het Beheerreglement). De aangepaste procedure wordt bekendgemaakt op het digitaal platform van het Lokaal Fonds.

11


Bijlage 1 ALGEMENE LIJST SELECTIECRITERIA

Uit haar missie blijkt dat het Uitvoerend Comité Dessel projecten zal ondersteunen die een duurzame meerwaarde betekenen voor de bevolking van Dessel en, desgevallend, van de ruimere omgeving. Het betreft een bijkomende meerwaarde die gerealiseerd wordt door projecten en activiteiten te ondersteunen die niet tot de exclusieve bevoegdheid behoren van officiële instanties zoals de gemeente, de provincie of daardoor ingerichte entiteiten (zoals bijvoorbeeld autonome gemeentebedrijven of intergemeentelijke samenwerkingsverbanden).

In haar missie valoriseert het comité haar aanwezigheid in Dessel door projecten te ondersteunen die:

- een langdurige meerwaarde hebben; - een positief effect voor een groot aantal personen en/of meerdere doelgroepen

hebben; - rechtstreeks of onrechtstreeks tewerkstelling met zich meebrengen; - vernieuwend/innoverend en toekomstgericht zijn; - ingaan op een specifieke behoefte van de bevolking van Dessel; - niet behoren tot de exclusieve taken van de gemeente of andere beleidsniveaus. De

activiteiten van het Uitvoerend Comité Dessel kunnen wel een zeker raakvlak vertonen met de bedoelde exclusieve bevoegdheden van de gemeente;

- bijdragen tot een positief imago van Dessel en zijn omgeving. Rekening houdende met de missie en de visie van het Uitvoerend Comité Dessel volgt hieronder een algemene lijst van selectiecriteria waaruit het comité bij elke oproep de gepaste criteria zal selecteren om de projecten te beoordelen zodat ze de missie van het comité helpen realiseren.

BASISCRITERIA: De volgende basiscriteria worden gehanteerd bij elke oproep, zowel voor de bottom-up als voor de actiefgestuurde projecten en worden opgenomen in de aanvaardingstoets van elk project:

- Gaat het om een nieuw, bestaand of gepland project waarvoor de financiële ondersteuning van het compartiment Dessel een hefboom kan creëren?

- Overstijgt het project het louter individueel belang? - Behoort het project niet tot de exclusieve taken van de gemeente of van andere

beleidsniveaus? - Is het project in de eerste plaats gericht op de bevolking van Dessel? - Past het project binnen de projectoproep (wat betreft de projectcategorie en de

beoogde doelgroep)?

12


SELECTIECRITERIA VOOR BOTTOM-UP PROJECTEN:

Zoals beschreven in het beheerreglement worden de bottom-up-projecten minstens op basis van de inhoud, grootte en duur beoordeeld. Het Uitvoerend Comité kiest de criteria die hiervoor gebruikt zullen worden uit onderstaande lijst:

- Inhoud: Is het project concreet uitgewerkt? Is de doelstelling / het verwachte effect van het project concreet geformuleerd? Is het project noodzakelijk? Zijn er gevolgen als het project niet gerealiseerd wordt? Bevordert het project de samenhang in de Desselse gemeenschap? Creëert het project bekendheid over de berging van radioactief afval in Dessel?

- Grootte: Heeft het project een ruim bereik?:

- In het geval dat het project door een vereniging ingediend wordt: bereikt het project ook niet-leden?

- in het geval dat het project door een individu ingediend wordt: bereikt het project ook andere personen dan de indiener (en zijn persoonlijke omgeving)?

Creëert het project ruimere bekendheid, bijvoorbeeld voor een vereniging bij niet-leden?

Heeft het project effect op een groot aantal personen? Is het project gericht op: de hele gemeente Dessel, een deelgemeente, een

gehucht, een buurt, een straat…? Is het project gericht op een specifieke groep van personen: families, leerlingen,

mindervaliden, kansarmen, alleenstaanden, bepaalde leeftijdsgroepen…? - Duur: Zal het project een lange tijd lopen? Zal het resultaat nog lange tijd na de uitvoering van het project effect hebben?

De beoordelingscommissie maakt gebruik van een puntensysteem om de ingediende projecten te beoordelen, zoals beschreven in punt 6 van deze procedure.

SELECTIECRITERIA VOOR ACTIEFGESTUURDE PROJECTEN:

Het Uitvoerend Comité bepaalt de criteria om de actiefgestuurde projecten te beoordelen en maakt hiervoor een keuze uit onderstaande lijst: - Inhoud: Is het project concreet uitgewerkt? Is de doelstelling / het verwachte effect van het project concreet geformuleerd? Is het project noodzakelijk? Zijn er gevolgen als het project niet gerealiseerd wordt? Creëert het project bekendheid over de berging van radioactief afval in Dessel? Is er een stappenplan opgesteld? Is er een financieringsplan opgesteld?

- Grootte: Heeft het project een ruim bereik?:

13


- In het geval dat het project door een vereniging ingediend wordt: bereikt het project ook niet-leden?

- in het geval dat het project door een individu ingediend wordt: bereikt het project ook andere personen dan de indiener (en zijn persoonlijke omgeving)?

Creëert het project ruimere bekendheid, bijvoorbeeld voor een vereniging: bij niet-leden?

Heeft het project effect op een groot aantal personen? Is het project gericht op: de hele gemeente Dessel, een deelgemeente, een

gehucht, een buurt, een straat…? Is het project gericht op een specifieke groep van personen: families, leerlingen,

mindervaliden, kansarmen, alleenstaanden, bepaalde leeftijdsgroepen…? - Duurzaamheid: Zal het project een lange tijd lopen? Zal het resultaat nog lange tijd na de uitvoering van het project effect hebben? Heeft het project een beperkt belastend effect op het milieu?

- Tewerkstelling: Creëert het project rechtstreekse tewerkstelling? Voor hoeveel personen? Creëert het project onrechtstreekse tewerkstelling? Voor hoeveel personen? Creëert het project tewerkstelling voor kansengroepen (personen met allochtone

origine, laaggeschoolden, personen met een handicap, ouderen…)? - Innovatie: Is het project vernieuwend / innoverend en toekomstgericht? Is het project uniek in zijn soort?

- Sociaal-maatschappelijk: Bevordert het project de samenhang in de Desselse gemeenschap? Heeft het project een verbindend effect tussen bepaalde bevolkingsgroepen (tussen

autochtonen en allochtonen, tussen hooggeschoolden en laaggeschoolden…)? Heeft het project een effect op kansengroepen (personen met allochtone origine,

laaggeschoolden, personen met een handicap, personen in armoede, ouderen…)? - Financiering: Is er reeds een basisfinanciering voor het project? Is het project financieel haalbaar? Is er, rekening houdende met de eigen

financiering en de ondersteuning door het Lokaal Fonds, voldoende geld om de geschatte kosten van het project te dekken?

De beoordelingscommissie maakt gebruik van een puntensysteem om de ingediende projecten te beoordelen, zoals beschreven in punt 6 van deze procedure.

14


Bijlage 2 standaarddocument

KANDIDAATSTELLING COMPARTIMENT DESSEL

ENKELE VRAGEN OVER UW INITIATIEF Geef een titel aan uw initiatief. * Deze titel wordt gebruikt in onze communicatie, wees dus zo concreet mogelijk. Geef een korte beschrijving van uw initiatief in maximum zes zinnen. * Deze beschrijving wordt gebruikt in onze communicatie, wees zo concreet mogelijk.

TIMING Wanneer zal uw initiatief van start gaan of wanneer is het gestart? * Wat is de voorziene einddatum van uw initiatief? *

BUDGET Hoeveel zal de uitvoering van uw initiatief in het totaal kosten? *

Hoeveel financiële steun vraagt u aan het Lokaal Fonds, Uitvoerend Comité Dessel? * Voor welke uitgaven zou u de steun van het Lokaal Fonds, Uitvoerend Comité Dessel gebruiken? * Over welke financiële middelen beschikt u om uw initiatief te realiseren? * - Hoeveel eigen financiële middelen?: - Hoeveel financiering heeft u aangevraagd bij derden?: - Hoeveel financiering heeft u al toegezegd gekregen van derden?: - Heeft u ook een aanvraag ingediend bij het Lokaal Fonds, Uitvoerend Comité Mol?

JA/NEE - Heeft u voor dit project eerder al ondersteuning gekregen van het Lokaal Fonds

(Uitvoerend Comité Dessel of Uitvoerend Comité Mol)? JA/NEE

UW INITIATIEF IN DETAIL Waarom wilt u dit initiatief realiseren? *

Hoe gaat u de realisatie van uw initiatief aanpakken? * Welke concrete acties gaat u ondernemen om te komen tot concrete en meetbare resultaten?

Welke verandering of impact beoogt u met uw initiatief? * Wat is de meerwaarde voor de Desselse samenleving? Waar zal uw initiatief actief zijn? *

15


BIJLAGEN U kan hier bijlagen opladen die uw projectaanvraag kunnen verduidelijken, zoals foto’s, schetsen, financieringsplannen…

GEGEVENS VAN DE AANVRAGER Wie is de initiatiefnemer? o Privé persoon

CONTACTGEGEVENS Naam * Voornaam * Adres * Telefoon- of GSM-nummer * E-mailadres * Bankrekeningnummer (IBAN) *

o Organisatie:

o Vzw o Feitelijke vereniging (Een feitelijke vereniging ontstaat van zodra twee of meer personen het

idee ontwikkelen om gezamenlijk een ideëel (niet commercieel) doel te verwezenlijken en zich daartoe verenigen.)

o School o Gemeentelijke adviesraad o Gemeente o Bedrijf o Andere:

GEGEVENS VAN DE ORGANISATIE: Ondernemingsnummer * Indien uw organisatie niet over een ondernemingsnummer beschikt mag u hier 0 invullen. Adres * Algemeen telefoonnummer * Algemeen e-mailadres * Website Bankrekeningnummer (IBAN) * Rekeninghouder * GEGEVENS VAN DE CONTACTPERSOON Naam * Voornaam * Functie binnen de organisatie * Telefoon- of GSM-nummer * E-mailadres *

* = verplicht in te vullen

16


Bijlage 3 standaarddocument

KANDIDAATSDOSSIER COMPARTIMENT DESSEL

Het Uitvoerend Comité Dessel vermeldt in een projectoproep, zowel voor de bottom-up projecten als voor de actiefgestuurde projecten, de verschillende fasen van de projectoproep en hun doorlooptijd: - datum opening van de projectoproep; - indienen van de projecten, met afsluitdatum; - toetsen van de ingediende projecten aan de aanvaardingscriteria; - bezorgen van de ingediende dossiers aan de leden van de beoordelingscommissie; - beoordelen van de projecten door de leden van beoordelingscommissie individueel; - bijeenkomen van de beoordelingscommissie voor een gezamenlijke bespreking; - overmaken van het advies van de beoordelingscommissie aan het Uitvoerend Comité

Dessel; - selecteren van de projecten, door het Uitvoerend Comité Dessel; - overmaken van de selectie van het Uitvoerend Comité Dessel aan de Raad van

Bestuur; - beslissing nemen over de te ondersteunen projecten, door de Raad van Bestuur van

het Lokaal Fonds; - aankondigen van het resultaat en het medium dat daarvoor gebruikt zal worden.

Tevens wordt per oproep aangegeven: - welke meerwaarde het comité wil realiseren, welk doel het comité wil bereiken; - binnen welke projectcategorie of thema de oproep valt; - welk type ondersteuning gegeven wordt (‘à fonds perdu’, lening, investering, beurs,

prijzen/bekroning); - welke doelgroep wordt beoogd; - wie een project kan indienen (specifiek per projectoproep, te kiezen uit de

mogelijkheden opgesomd in punt 4 van deze procedure); - op basis van welke selectiecriteria de projecten zullen worden beoordeeld (een keuze

uit de algemene lijst van criteria in bijlage 1 van deze procedure); - hoe de beoordelingscommissie zal worden samengesteld; - hoe de financieel-administratieve opvolging zal gebeuren. Elke projectoproep: - verwijst expliciet naar de deontologische code van het Lokaal Fonds en - verplicht de projectindiener om te communiceren dat het project mede gerealiseerd

wordt met steun van het Lokaal Fonds. Hierbij moet ook de link met het bergingsproject voor laag- en middelradioactief en kortlevend afval in Dessel steeds vermeld worden: door middel van een standaardzin om te gebruiken in de communicatie, een plakkaat om op te hangen, of een object om uit te stallen bij een evenement. Deze verplichting zal ook opgenomen worden in de overeenkomst tussen het Lokaal Fonds en de projectindiener. Zo kan de herinnering aan de berging levend gehouden worden en het draagvlak ervoor bestendigd worden.

17


Voor de bottom-up projecten kan de projectoproep een foldertekst zijn. Voor de actiefgestuurde projecten kan dit gaan van een foldertekst tot een uitgebreider dossier. Elke projectoproep wordt via verschillende kanalen – digitaal en analoog – gepubliceerd om, vooral in de beginperiode, bekendheid te verwerven en een zo groot mogelijk publiek te bereiken: de kanalen van het Lokaal Fonds, STORA, de gemeente Dessel… Daarnaast maakt het Uitvoerend Comité Dessel de projectoproep ook bekend op de meest ruime wijze, zoals via verenigingen, scholen, openbare instellingen, lokale publicaties en alle instanties en kanalen die mogelijk een link hebben met het concrete thema en/of de doelgroep.

18


Bijlage 4

standaarddocument

EVALUATIEVERSLAG COMPARTIMENT DESSEL

UW PROJECT Overeenkomstnummer met het Lokaal Fonds: * Titel van uw initiatief: * Naam van de begunstigde: *

REALISATIE EN IMPACT Welke doelstellingen heeft het project reeds behaald? Som de realisaties op. Wie heeft baat gehad bij die realisaties? Hebt u met moeilijkheden moeten afrekenen? Zo ja, hoe hebt u ze aangepakt? Hoe verbeteren de realisaties de levensomstandigheden van de begunstigden? Enkel voor grotere projecten: Heeft het project een ‘sneeuwbaleffect’ gehad (toekenning van andere subsidies, nieuwe partnerschappen, overname van het project door anderen, nieuwe projecten, werkgelegenheid…)? Leg uit. KALENDER Wanneer werd het project beëindigd? BUDGET EN FINANCIERING Wat was de totale kostprijs van het project? Hoe werd de steun van het Lokaal Fonds, Uitvoerend Comité Dessel aangewend? Geef een gedetailleerd verslag. BIJLAGEN Gelieve bijlagen (foto’s) op te laden waarmee u kan aantonen dat het project gerealiseerd is en dat u in uw communicatie de steun van het Lokaal Fonds, Uitvoerend Comité Dessel heeft vermeld, inclusief de link naar de berging.

19


Bijlage 5

standaarddocumenten TEMPLATES BRIEVEN AAN INDIENERS

BIJLAGE 5A TEMPLATE BRIEF PROJECT AANVAARD T.a.v. de heer/mevrouw X Adres Postcode, Gemeente Dossiernummer Contact E-mail Contact Tel. Xxx [email protected] xxxx/xxx.xx.xx

Uw aanvraag werd aanvaard en gaat door naar de volgende fase

Dessel, xx-xx-xxxx

Beste mevrouw (naam)/ mijnheer (naam)

Het Uitvoerend Comité Dessel heeft uw aanvraag voor het project (naam, dossiernummer) goed ontvangen. Het aanvraagformulier is volledig en voldoet aan de vereisten om in aanmerking te kunnen komen voor beoordeling door het Lokaal Fonds.

Er wordt voor uw project een dossier geopend met nummer xxx. Uw aanvraag doorloopt de volgende fasen van de selectieprocedure:

- Beoordeling door de beoordelingscommissie - Selectie uit de positief beoordeelde projecten door het Uitvoerend Comité Dessel - Goedkeuring door de Raad van Bestuur

In de loop van de procedure is het mogelijk dat het Uitvoerend Comité Dessel u opnieuw contacteert met verdere vragen ter verduidelijking of voor bijkomende informatie over uw project.

Het Uitvoerend Comité Dessel maakt een selectie uit de projecten die door de beoordelingscommissie positief beoordeeld werden. Hierbij houdt het Uitvoerend Comité Dessel rekening met enerzijds de inhoud en kwaliteit van het project en anderzijds de eigen vooropgestelde doelstellingen en beschikbare middelen. Het is dus mogelijk dat uw project, ondanks een positieve beoordeling, toch niet geselecteerd wordt. Na goedkeuring door de Raad van Bestuur, kunnen concrete afspraken rond opvolging en uitbetaling vastgelegd worden. Het Uitvoerend Comité Dessel brengt u zo snel mogelijk en uiterlijk 4 maanden na het afsluiten van de projectoproep op de hoogte van de beslissing. Met vriendelijke groeten (handtekening) (naam), Voorzitter Uitvoerend Comité Dessel

mailto:[email protected]

20


BIJLAGE 5B TEMPLATE BRIEF PROJECT NIET AANVAARD

T.a.v. de heer/mevrouw X Adres Postcode, Gemeente

Uw aanvraag werd niet aanvaard

Dessel, xx-xx-xxxx


Het Uitvoerend Comité Dessel heeft het aanvraagformulier voor uw project (naam) goed ontvangen. Helaas kunnen wij het ingediende project niet aanvaarden. Het aanvraagformulier is onvolledig of voldoet niet aan de vereisten om in aanmerking te kunnen komen voor financiële ondersteuning door het Lokaal Fonds.

Uw project wordt geweigerd omdat:

o De indiener niet voldoet aan de vereisten om een project te kunnen indienen, zoals vermeld in de selectie- en evaluatieprocedure.

o Het project niet voldoet aan de vereisten van deze oproep om in aanmerking te komen voor financiële ondersteuning volgens de voorwaarden, zoals vermeld in het kandidaatsdossier.

o De aanvraag niet binnen de vooropgestelde termijn werd ingediend.

o Niet alle gevraagde gegevens op het aanvraagformulier werden ingevuld.

Zolang een projectoproep loopt, kan u een nieuwe aanvraag indienen. Ieder aanvraagformulier wordt op dezelfde manier behandeld. Er wordt bij de beoordeling geen rekening gehouden met eerder ingediende, niet-aanvaarde projecten. Zorg er daarom steeds voor dat het aanvraagformulier volledig en zo gedetailleerd mogelijk wordt ingevuld. Met vriendelijke groeten (handtekening) (naam) Voorzitter Uitvoerend Comité Dessel

21


BIJLAGE 5C TEMPLATE BRIEF PROJECT NIET GOEDGEKEURD

T.a.v. de heer/mevrouw X Adres Postcode, Gemeente

Uw project werd niet goedgekeurd

Dessel, xx-xx-xxxx


Helaas moeten wij u melden dat uw project niet werd geselecteerd voor ondersteuning door de Stichting Lokaal Fonds.

Uw project wordt geweigerd omdat (motivatie).

Uw project werd voor deze oproep niet geselecteerd, maar u/uw vereniging/bedrijf kan een nieuwe aanvraag overwegen bij een volgende oproep. Met vriendelijke groeten (handtekening) (naam) (naam) Voorzitter Lokaal Fonds Ondervoorzitter Lokaal Fonds

SELECTIE- EN EVALUATIE- PROCEDURE VAN DE PROJECTEN ... UCD selectieprocedure...de projecten, zoals...

Documents

Transcript of SELECTIE- EN EVALUATIE- PROCEDURE VAN DE PROJECTEN ... UCD selectieprocedure...de projecten, zoals...