ArrangemangsledarinstruktionHöst 2015För arrangemangsåret 2016

28 september1429 februari 2015 2016v1-010

1-00

Scouterna Box 420 34 Telefon: +46 8-555 065 00 Webb: www.scouterna.se

126 12 Stockholm Fax: +46 8-555 065 99E-post: info@scouterna.se

IntroduktionOm dokumentetÄndringar i dokumentet

1 Om Scouterna1.1 Scouternas organisation1.2 WAGGGS och WOSM1.3 Scouternas program1.4 Arrangemang = folkbildning

2 Vad och vem2.1 Scouternas arrangemang?2.2 Ett arrangemangsteam2.3 Vilka roller ska täckas?

2.3.1 Arrangemangsansvarig

2.3.2 Ekonomiansvarig

2.3.3 Marknadsföringsansvarig

2.3.4 Övriga funktioner

2.4 Arrangemangsgrupp2.4.1 Kontaktpersoner

2.4.2 Andra ansvarsområde inom arrangemangsgruppen

2.5 Projektledare arrangemang2.5.1 Utskick med posten

2.5.2 Kopiering

2.6 Anställda på Scouternas kansli2.6.1 Ekonomi

2.6.2 Kommunikation

2.6.3 IT

2.6.4 Försäljning

2.6.5 Andra avdelningar inom Scouterna

3 Projektplan och kontakt3.1 Projektplan3.2 Riskhantering i projektet3.3 Kontakt med kontaktperson3.4 Rapportering

3.4.1 Kontinuerlig rapportering

3.4.2 E-post kommunikation

4 Anmälning = Ansökan4.1 Information för öppnande av deltagaransökan4.2 Ansökningssystemet4.3 Datum och deadlines för deltagaransökan4.4 Att ta ut deltagare4.5 Neka ansökan om att delta4.6 Avanmälning4.7 Ansöknings- och avanmälningsregler4.8 Avbryta arrangemang

1

4.9 Ansökan om att delta på scouternas arrangemang4.10 Avbryta arrangemang

5 Kontakt med värdlandet5.1 Officiella kanaler5.2 Att utveckla scouting i kategori A-länder

6 Rekresa6.1 Planera er rekresa noggrant

7 Deltagarförberedelse7.1 Informationsutskick

7.1.1 Förberedelsearbete eller övningar

Efter- eller återträff8 Kommunikation

8.1 Att tänka på8.2 Scouternas policys8.3 Hur vi använder logotypen8.4 Sociala medier, dos and don’ts8.5 Marknadsföring

8.5.1 Att attrahera deltagare

8.6 Information till deltagare8.7 Vilka kanaler finns

8.7.1 Scouternas hemsidor

8.7.2 Blogg

8.7.3 Scouternas tidning

8.7.4 Scouternas nyhetsbrev

8.7.5 Sociala medier

8.7.6 Fysiska träffar

8.8 Arrangemangshemsidor och Wordpress8.9 Vilka andra stöd finns?8.10 Insamling av bild och berättelse

9 Budget9.1 Budgetprinciper

9.1.1 Sparsamt förhållningssätt

9.2 Att skapa arrangemangets budget9.2.1 Budgetmall

9.3 Vad ska ingå i arrangemangets budget?9.3.1 Schablonsiffror

9.3.2 Avgift för centrala tjänster

9.4 Riskmarginal för oförutsedda utgifter9.5 Fonder och bidrag9.6 Sponsring9.7 Budget enligt ”Danska modellen”9.8 Deltagaransökningar och ekonomiska förutsättningar

9.8.1 Antal deltagare, funktionärer samt arrangemangsledare

9.8.2 Att ställa in ett arrangemang

9.9 Budgetprognos

2

10 Ekonomisk redovisning10.1 Ekonomi för alla10.2 Scouternas ekonomisystem10.3 Att ta betalt från deltagare10.4 Att betala för arrangemangets kostnader10.5 Fakturering

10.5.1 Utläggsredovisning

10.6 Kvittoredovisning under arrangemanget10.7 Förskott

10.7.1 Kassahantering

10.7.2 Uttag av internationella valutor

10.8 Bankkonto och kontokort10.8.1 Bankkontonto

10.8.2 Bankkort

10.8.3 Överföring till konto

10.8.4 Uttag i utlandet

10.8.5 Redovisning av kostnader betalda med kontokortet

10.9 Kontinuerlig bokföring10.10________________________________________________________Att hantera kvitto10.11________________________________________________Kontering och Approve-It10.12___________________________________________________________Slutredovisning

11 Försäkring11.1 Värdesaker11.2 Sjukvård under resan

12 Resor12.1 Scouternas resepolicy12.2 Att resa till möte och förberedelseaktivitet12.3 Resa som gäller huvudaktivitetet12.4 Resebyrå

12.4.1 Att boka med Tranås

13 Riskhantering13.1 Scouternas beredskapsplan13.2 Kriskontakt13.3 Arrangemangets beredskapsplan13.4 Deltagarlistor13.5 Trygga möten13.6 Utdrag ur belastningsregister13.7 Sjukvård

13.7.1 Utlägg för deltagares sjukvård

14 Slutrapportering14.1 Skriftlig slutrapport

14.1.1 Er skriftliga slutrapport ska innehålla:

14.2 Er egen utvärdering14.3 Deltagarnas utvärdering

15 Sammanfattning

3

1 IntroduktionVälkommen till Scouternas arrangemang och välkommen till uppdraget Arrangemangsledare 2016. Du kanske har gjort detta förut, fortsätter en roll som du har haft en stund, eller kanske är det här första gången du antar rollen som arrangemangsledare. Hur som helst, här finns information och stöd för alla som ska leda scouter på fantastiska äventyr under 2016.

Ni som tillhör ett arrangemangsteam har en fantastisk möjlighet att växa och utvecklas som ledare. Ni får chansen att ansvara för ett arrangemang från början till slut med allt det innebär av planering och genomförande. Ni har fått förtroendet att ge deltagarna en upplevelse där de framförallt utmanar och utvecklar sig själva.

Lycka till med arrangemanget!

/Scouternas arrangemangsgrupp

4

1.2 Om dokumentetDen här arrangemangsledarinstruktionen är framtagen för att stödja alla arrangemangsteam i deras planeringsarbete. Genom att samla allt på ett och samma ställe hoppas vi att det blir lättare för er arrangemangsledare så att ni kan fokusera er energi på att göra ett bra arrangemang.

Arrangemangsledarinstruktioner för Scouternas arrangemang är ett långt och omfattande dokument. Vi förväntar oss inte att alla arrangemangsledare ska kunna alla delar utantill. Däremot är det viktigt att alla känner till vissa delar, och inom teamet ska det finnas någon som har koll på varje del. Ta tid att läsa igenom det som är relevant för dig i din roll. Stöter ni på en fråga längs vägen är det bra att kolla i instruktionen för att se om svaret finns här.

Tank på att även de kapitel som kan se ut som att de riktar sig bara till en funktion, till exempel ekonomi, kan innehålla viktig information för alla i arrangemangsteamet. De delar som beskriver administrativa rutiner är viktiga för alla. De delar som alla arrangemangsledare kommer att behöva använda är:

Hur man boka resa till planeringsmöte Användning av Scouterna e-postadresser Saker att tänka på innan man använda sociala medier Hur man ladda ned och lämna in en utläggsredovisningsblankett

Ändringar i dokumentetDen här instruktionen är menad att vara så korrekt som möjligt och vara ett verktyg ni kan använda från start till mål i ert arrangemang. Det kan hända att ett beslut fattas av till exempel Scouterna, Scouternas styrelse eller generalsekreteraren, demokratijamboreen etc. som gör att förutsättningarna för arrangemang ändras under projekttiden. Det kan vara en policyändring, en ny verksamhetsstrategi eller ändrade budgetförutsättningar.

5

[1] 2. Om Scouterna[1.1] 2.1 Scouternas organisation

Scouterna styrs av Scouternas stämma och de beslut som tas på Demokratijamboree Bland annat antar stämman Scouternas verksamhetsplan.

För att kunna genomföra Scouternas verksamhetsplan utser Scouternas styrelse en generalsekreterare, som anställer ett antal personer på Scouternas kansli, samt rekryterar ett antal nationella arbetsgrupper.

1

Scouternas arrangemangsgrupp är en av Scouternas nationella arbetsgrupper, med ansvar för att genomföra en del av kapitel G: i Scouternas verksamhetsplan för 2013-2014 som handlar om att ”erbjuda upplevelser som är någonting utöver det vanliga”.

Kapitel G specificerar:G. ERBJUDA UPPLEVELSER SOM ÄR NÅGONTING UTÖVER DET VANLIGAScouterna gör unga redo för livet genom äventyr och gemenskap. En del i det arbetet är möjligheten att ta del av den internationella scoutrörelsen och att delta i spännande och utvecklande aktiviteter och arrangemang.Scouternas verksamhet kompletterar och ger bredd till den lokala verksamheten genom att:- erbjuda arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar deltagare och ledare- möjliggöra internationella upplevelser för scoutkårer och enskilda scouterExempel på aktiviteter:

Erbjuda medlemmar att delta i internationella läger, exempelvis World Scout Moot 2013

Arrangera nationella aktiviteter i olika friluftsmiljöer, exempelvis vandringar och seglingar

Underlätta för kontaktskapande mellan svenska och utländska scoutkårer

Arrangera nationella läger sommaren 2014 Arrangera internationella aktiviteter för olika åldersgrupper,

exempelvis Upptäcktsfärd Norden och Explorer Belt Scouternas arrangemangsgrupp ansvarar därför för att ” - erbjuda

arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar deltagare och ledare”.

[1.2] 2.1.1 WAGGGS och WOSMScouterna är medlem i två olika världsorganisationer för scouter och guides (flickscouter). World Organisation of the Scout Movement (förkortas WOSM) har ca 40 miljoner medlemmar, killar och tjejer. Syftet enligt WOSM är: ”att främja utvecklingen av unga människor genom värderingar grundade på scoutlag och löfte, att skapa en bättre värld där var och en kan bidra till samhällsutvecklingen”. World Association for Girl Guides and Girl Scouts (förkortas WAGGGS) har ca 10 miljoner medlemmar och syftar till ”att möjliggöra för flickor och unga kvinnor att utvecklas till sin fulla potential som ansvarsfulla medborgare i världen”. Oftast (men inte alltid) har medlemsorganisationer i WAGGGS bara medlemmar som är flickor, tjejer och kvinnor.

Rent tekniskt är alla svenska scouter som är killar medlemmar i WOSM och alla svenska scouter som är tjejer är medlemmar i WAGGGS. Scouterna räknas då som ett ”SAGNO” eller ” Scout and Guide National Organisation”.1 På en praktisk nivå, är scouterna från Sverige välkomna att ta kontakt med organisationer i andra länder som är medlemmar i WAGGGS eller WOSM.

1 Frågan om uppdelat medlemskap är aktuellt till Scouternas stämma 2014, och man kan läsa mer i

stämmodokumentation om man är intresserad.http://www.scoutservice.se/paverka-scouterna/demokratijamboree/

2

[1.3] 2.2 Scouternas programScouternas arrangemang inspireras av och baseras på Scouternas program. Liksom övrig scoutverksamhet så utgår arrangemang från scoutmetoden. När man börjar planerar ett av Scouternas arrangemang, är det viktigt att fundera på:

Vilken åldersgrupp riktar sig arrangemanget till? Vilka behov har scouter inom den åldersgruppen? Hur ser målspåren ut för åldersgruppen? Vilka målspår vill ni fokusera på? Hur relaterar ert arrangemang till scoutmetoden? Vilka punkter i scoutmetoden är en utmaning?

Det är viktigt att alla arrangemangsledare känner till Scouternas program och hur det ska genomsyra det här arrangemanget. Det finns en programförklaring som visar upp åldersgruppernas målspår på ett komprimerat sätt. Som scoutledare är ni redan bekanta med scoutmetoden, men det är bra om ni som ledarteam ser på den med nya ögon utifrån just ert arrangemang. Använd de verktyg som finns -det finns böcker för respektive åldersgrupp, samt mer information på http://www.scouterna.se/ledascouting/ . Ni får gärna budgetera för inköp av programmaterial till ledarteamet.I arrangemangets projektplan ska teamet specificera vilka av målspåren just det här arrangemanget kommer att fokusera på, samt hur ni kommer att hanterar de delar av scoutmetoden som kan vara en utmaning. Arrangemanget ska hitta balans mellan de olika delarna av scoutmetoden, och det kan vara relevant att fråga sig, t.ex. sätter vi lika stort fokus på lyssnande och stödjande ledarskap som symboliskt ramverk?

[1.4] 2.3 Arrangemang = folkbildning

Scouternas arrangemang ger deltagare upplevelser långt utöver daglig scoutverksamhet, fantastiska upplevelser. Och i med det ger Scouternas arrangemang deltagarna nya erfarenheter och personlig utveckling. Det är ju just för att deltagare ska kunna få ny nya kunskaper i form av erfarenheter och kunna pröva sina värderingar och utvecklas som vi gör arrangemang.

Som stöd till den sida av arrangemang som är utbildning samarbetar Scouternas arrangemang med Scouternas Folkhögskola, som är den enhet som sköter Scouternas alla utbildningar.Vid tidigare arrangemang har vi bland annat beskrivit dem så här:

Arrangemanget ska ge deltagarna en fysisk och mental utmaning, där de får utveckla nya färdigheter och reflektera över olika länder, samhällen, kulturer och sätt att leva.

Arrangemangets syfte är att utveckla deltagarnas självinsikt, självkännedom och internationella medvetande.

3

Arrangemangsdeltagare har reflekterat över hur olika förutsättningar påverkar livssituationerna i samhället.

Arrangemangets deltagare har uppnått kunskaper och färdigheter inom grundläggande ekonomihantering och – redovisning, planering och genomförande av projektet samt reflektion och utvärdering.

Arrangemangets mål är att ge deltagarna ökad kunskap om friluftsliv i svensk natur samtidigt som deltagarna utvecklar sitt ledarskap genom teoripass och praktiska övningar.

Arrangemangets deltagare har genom undervisning samt praktiska övningar utvecklat sin förmåga att leda sig själv och en grupp.

Genom arrangemanget får deltagarna en större kunskap och förståelse för den svenska naturen, samt ökad erfarenhet och kunskap i friluftsliv i svensk natur.

Det som beskrivs här är ett utmärkt exempel av det som kallas folkbildning.

Folkbildning är utbildning och bildning … Den är ”fri och frivillig” i bemärkelsen att människor själva väljer om och när de vill delta.

Folkbildning handlar om att så långt som möjligt anpassa kurser och studiecirklar efter deltagarna, om att utgå från deltagarnas förutsättningar och behov. … Några grundtankar är att deltagarna lär av varandra, att arbetsformerna är demokratiska och engagerande och att lärandet är aktivt. Deltagarna söker och bygger sin egen kunskap – genom dialog, interaktion och reflektion med andra.

http://www.folkbildning.se/Folkbildning/ den 17 september 2014

I och med att Scouternas arrangemang levererar den här typen av personlig utveckling och att vi samarbetar med Scouternas Folkhögskola, uppfyller Scouternas arrangemang kraven från Folkbildningsrådet för folkbildning som kan få statsbidrag.

Scouternas projektledare för arrangemang samarbetar med anställda inom Scouterna Folkhögskola för att sköta den administrativa processen för att få ta emot dessa bidrag. Stadsbidraget går till vidarutveckling av scouting.

För att Scouterna ska kunna fortsätta ta emot statsbidrag för den folkbildning som redan händer inom ramen för Scouternas arrangemang, behöver vi som anordnar arrangemang komma ihåg följande:

Varje gång ni skickar en inbjudan, informationslapp, föräldrabrev, program, intyg/diplom osv. ska det någonstans stå att Scouternas folkhögskola är en av anordnarna. Detta gäller oavsett om ni skickar informationen till scouter, föräldrar, myndigheter eller företag. Detta gäller all kommunikation till alla före, under och efter arrangemagetarrangemanget. Det gäller även web, papper, mail etc. Använd gärna meningen:

”Arrangeras i samarbete med Scouternas Folkhögskola.”

4

När ni beskriver ert arrangemang, kom ihåg att specificera vilka utvecklings- och utbildningsmål ni har, samtidigt som ni beskriver vilka fantastiska äventyr era deltagare kommer att få uppleva.

Alla arrangemang kommer att definieras som folkhögskolekurser inom Scouternas Folkhögskola och rapportera deltagarveckor. Vi kommer att se till att all information som vi behöver finns med i anmälningssystemet, så att ni bara behöver se till att deltagarstatusen är uppdaterad. Ni behöver med andra ord inte skapa extra dokument så länge ni håller er till de rutiner som finns.

[2] 3 Vad och vem[2.1] 3.1 Scouternas

arrangemang?Scouternas arrangemang är tidsbestämda, återkommande äventyr där särskilt utsedda ledare ger deltagare från hela landet upplevelser långt utöver daglig scoutverksamhet. Arrangemangen har ett genomarbetat innehåll som har en tydlig koppling till scoutprogrammet. Scouternas arrangemang syftar till att ge deltagarna nya erfarenheter och personlig utveckling.

Detta sker på flera sätt: De som deltar i arrangemangen utvecklas genom att genomföra

scoutaktiviteter i främmande miljöer, på nya sätt och med människor de kanske inte hade mött annars.

De som deltar i arrangemangen inspireras till fortsatt scoutengagemang, stärker svensk scouting genom att ta med sig inspiration, idéer och erfarenheter till sin kår och andra delar av rörelsen.

Scoutledare som deltar i arrangemangen (som deltagare, funktionärer, avdelningsledare eller arrangemangsledare) utvecklas i sitt ledarskap.

De som deltagit i arrangemang utomlands tar med sig det internationella perspektivet hem, och gör svensk scouting global.

Flera av arrangemangen arbetar också med att stödja scouting eller samhället i det land där arrangemanget genomförs.

5

[2.2] 3.2. Ett arrangemangsteamArrangemangsteamet fungerar som en patrull där alla förväntas bidra till att planerings- och utförandefasen blir bra, även om arrangemangsansvarig, eller patrulledaren, har mer ansvar än övriga i teamet. För arbetsuppdelningens, men även formalitetens, skull ska teamets arbetsuppgifter delas upp. Kom ihåg att dela upp arbetsuppgifterna gemensamt mellan er så att arbetsfördelningen blir jämn. Ni arbetar som ett team och hjälper och stöttar varandra i arbetet för att planera och utföra ett bra arrangemang.

[2.3] 3.2.1 Vilka roller ska täckas?Att dela upp ansvar mellan varandra i arrangemangsteamet är viktigt, dels för att alla ska vara med i arbetet, men även för att en eller ett fåtal personer i teamet inte kan driva arbetet ensamma. Varje team ska ha en arrangemangsansvarig, ekonomiansvarig och marknadsföringsansvarig.

[2.3.1] 3.2.1.1 Arrangemangsansvarig

är utsedd av Scouternas arrangemangsgrupp är patrulledare för arrangemangsteamet och har det övergripande

ansvaret för att patrullen gemensamt arbetar mot sitt mål

[2.3.2] 3.2.1.2 Ekonomiansvarig Leda arrangemangets budgetarbete, upprätta, följa upp och rapportera

kring hur arrangemanget följer sin budget Begära ut eventuella förskott Beställa och hantera arrangemangets bankkort Förkontera arrangemangets utlägg och fakturor Lämna in redovisning för handkassa om sådan finns Lämna in den ekonomiska slutrapporten

[2.3.3] 3.2.1.3 Marknadsföringsansvarig

Ansvarar för marknadsföring av arrangemanget Ansvarar för uppdatering av hemsidan och bloggen Tar fram marknadsföringstexter Hantera profilprodukter såsom logotyper, tröjor och så vidare

6

[2.3.4] 3.2.1.4 Övriga funktioner Ansvar för följande område ska eventuellt också tilldelas, och för större

arrangemang kan krävas enskilda ansvariga: Reseansvarig Sjukvårdsansvarig Home hospitality-ansvarig Funktionärs (IST) ansvarig

[2.4] 3.3 ArrangemangsgruppScouternas arrangemangsgrupp arbetar på uppdrag av Scouterna för att genomföra Scouternas arrangemang. Gruppen består av två ordföranden och ett antal övriga medlemmar med olika fokus och specialkompetenser. Antalet medlemmar varierar mellan åren och anpassas till rörelsens behov. Gruppen jobbar strategiskt med utvecklingen av Scouternas arrangemang och operativt med rekrytering och utbildning av arrangemangsledare, samt löpande stöd till arrangemangsteamen under deras projekt. Scouternas arrangemangsgrupp följer upp och utvärderar Scouternas arrangemang.

Nuvarande medlemmar i Scouternas arrangemangsgrupp finns som bilaga till det här dokumentet.

[2.4.1] 3.3.1 KontaktpersonerScouternas arrangemangsgrupp utser inom sig en eller flera kontaktpersoner för arrangemanget. Kontaktpersonerna kommer från och med nu vara er främsta kontakt.

Kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangrupp har erfarenhet och kunskap som kan hjälpa och stödja arrangemangsteam i genomförandet av deras arrangemang. De är också bra på att hänvisa till rätt person eller källa om de inte själv har svar till en fråga. Bjud gärna in dina kontaktpersoner till ett av era tidiga planeringsmöten för att ge alla möjlighet att lära känna varandra – något som alltid underlätta vidare kommunikation över distans.

[2.4.2] 3.3.2 Andra ansvarsområde inom arrangemangsgruppen

Inom Scouternas arrangemangsgrupp finns det folk med kunskap och ansvar att hjälpa till inom följande område:

Ekonomi Kommunikation Riskhantering Administrativt stöd Kompetensutveckling

7

Strategisk utveckling

Om du har frågor angående något av dessa områden, fråga gärna ditt arrangemangs kontaktpersoner, eller höra av dig till respektive medlem i arrangemangsgrupp.

[2.5] 3.4 Projektledare arrangemang

Det finns en anställd projektledare på Scouternas kansli med ansvar för Scouternas arrangemang. Samma person är samtidigt en av de två ordförandena i Scouternas arrangemangsgrupp.

Oftast behöver arrangemangsledare inte ta direktkontakt med kansliet. Fråga era kontaktpersoner inom arrangemangsgruppen, och de kan oftast svara på frågorna. Om det är ett ärende som ska hanteras på kansliet, kan kontaktpersonerna ibland vidarebefordra åt er, ibland är det enklast att skapa direkt kontakt mellan teamet och projektledaren.

Tänk på att alla planerade ärenden som ska hanteras av kansliet ska beställas i god tid! De anställda som jobbar åt Scouterna har oftast mycket att göra, det är få personer och ibland tar de semester (särskilt under sommaren!). För vissa uppgifter, speciellt inom ekonomi, behöver två eller fler personer vara på plats på kansliet för att slutföra ärenden. För att säkerställa att de kan ge det stödet som behövs till arrangemangsteamen ska alla önskemål eller beställningar göras minst 30 dagar i förväg.

[2.5.1] 3.4.1 Utskick med postenUtskick av information till deltagare ska i första hand ske via e-post.Om det finns deltagare som inte har möjlighet att ta emot information via e-post så kan dessa få information med vanlig post. I så fall kan kansliet hjälpa till men troligtvis är det allra lättast att ni själva köper ett kuvert och frimärke och lägger det på nästa utläggsräkning.

Om arrangemanget skulle behöver göra utskick med posten, till exempel att distribuera programmaterial, märken eller trycksaker, kan ni ta kontakt med projektledaren och diskutera bästa sättet att genomföra utskicket.

[2.5.2] 3.4.2 KopieringOm ni behöver få hjälp med kopiering av till exempel diplom, intyg, programmaterial eller annat, så kan kansliet hjälpa er med detta om ni anmäler detta minst en månad innan sakerna behövs.

8

Om ni vill ha hjälp med kopiering så skickar ni e-post till kansliet där ni talar om följande:

Hur många exemplar ni behöver Färg eller svartvitt tryck Enkel eller dubbelsidigt Om det ska vara på tjockare papper, till exempel diplom och intyg. Adress till den personen dokumenten ska skickas till

Tänk på att: överväga om ni verkligen behöver de dokument ni beställer så att vi inte

slösar papper, pengar eller arbetstid i onödan bifoga dokumentet som ni vill ha utskrivet, i rätt version det står rätt år, kontaktuppgifter, arrangemang och liknande dokumenten ska följa den grafiska profilen att dokumenten innehåller information om Scouternas Folkhögskola. Att utskrifterna görs på skrivare och har kvalitet därefter.

[2.6] 3.5 Anställda på Scouternas kansli

[2.6.1] 3.5.1 EkonomiScouternas ekonomiavdelning består (i september 2015) av tre heltidsanställda personer. De ger mycket stöd till Scouternas arrangemang.

Om du har frågor till Scouternas ekonomiavdelning, ta kontakt med arrangemangs projektledare, som kan hänvisa till rätt person eller kommunikationskanal.

[2.6.2] 3.5.2 KommunikationScouterna har vissa personer som är anställda för att jobba med kommunikation och en kommunikationsbyrå som bidrar med olika kompetenser som kan behövas inom kommunikation. Arrangemang är en viktig del av Scouternas verksamhet, och de som jobbar inom kommunikation är entusiastiska över att marknadsföra arrangemangen och att kunna berätta för alla om vilka otroliga upplevelse vi erbjuder. Scouternas kommunikationsavdelning ansvarar för Scouternas hemsidor, och Kommunikationschefen är i slut änden ansvarigutgivare för all information som finns där. De hjälper gärna till med arrangemangens sidor.

Om du vill ha stöd med marknadsföring av ditt arrangemang eller har frågor om hur du får använda Scouternas grafiska profil, hör av dig till kommunikationsansvariga inom Scouternas arrangemangsgrupp, som kan koppla dig till rätt personen inom Scouterna om hen inte kan hjälpa själv.

9

[2.6.3] 3.5.3 ITScouterna har en person som är anställd för att jobba specifikt med IT. Bland annat ser hen till att alla arrangemangsledare har scoutepostadress (fornamn.efternamn@scouterna.se) och att alla arrangemangsteam har distributionslistor som går till alla arrangemangsledare.

Om du har problem som gäller specifikt din scoutepost kan du ta kontakt med IT support på it.support@scouterna.se. (Observera att IT support inte har något ansvar för hemsidorna).

[2.6.4] 3.5.4 FörsäljningScouterna har en väl utvecklad försäljningsverksamhet. Om du behöver märke eller klädesplagg ska du ta kontakt med Försäljningsansvarig för att diskutera vilka policys du ska ta hänsyn till och vilka avtal Scouterna måste förhålla sig till samt kan dra nyttja av. Prata med arrangemangs projektledare på kansliet som kan hänvisa till rätt person.

[2.6.5] 3.5.5 Andra avdelningar inom Scouterna

Scouternas har också anställd personal som jobbar med:Medlemsregistret Scoutnet, HR, Service och förvaltning, Försäljning, Insamling, Utbildning, Regionala kanslier och utvecklingskonsulenter, Trygga Möten, Internationellt, Utvecklingssamarbete, Mångfald…

[3] 4 Projektplan och kontakt

[3.1] 4.1 ProjektplanAlla arrangemangsteam ska tillsammans i teamet skriva en planering över sitt projekt, dvs. sitt arrangemang. Projektplaneringen ska vara ert arbetsverktyg och därför är det viktigt att det är skrivet på ett sätt så att ni i teamet kan använda den.

10

Vilken modell ni väljer för att planera och skriva ner planeringen, avgör ni i teamet. På arrangemangsledarutbildningarna får ni olika verktyg ni kan använda för planeringen.

Planen ska innehålla: Grundfakta om arrangemanget – såsom namn, ungefärliga datum, ev. land,

ledare, deltagarålder etc. Målbild av arrangemanget, arrangemangsidé Vilka programmålspår ska arrangemanget fokusera på? Namn och kontaktuppgifter för alla arrangemangsledare samt

ansvarsområde inom teamet Grovskiss över dagsprogram för arrangemanget Marknadsföringsplan – hur tänker ni nå ut till Sveriges scouter? Ekonomi – arrangemangets budget bifogas Tidsplan för rapportering – dvs. checklistan tillhandahållit av Scouternas

arrangemangsgrupp, med inlagda datum specifika för just det här arrangemanget

Risker under planeringen Utvärdering – hur ska ni utvärdera arrangemanget? Och annat som ni vill skriva ned, som ni vill berätta för Scouternas

arrangemangsgrupp eller komma ihåg själva.

[3.2] 4.2 Riskhantering i projektetI projektplan ska ni beskriva vilka risker ni anser kan påverka er planering. Det gäller inte risker som kan inträffa under själva arrangemanget, när ni är på resan (som kommer att analyseras mycket noggrant under och efter Riskhanteringsutbildningen), men risk som kan påverka er planering innan. Exempel på projektrisk är:

Avhopp av ledare Inte tillräcklig många deltagare anmält sig Flygbiljetterna är mycket dyrare än budgeterat Falska ryckten om arrangemanget sprids via sociala media

I projektriskanalys delen av projektplan ska ni beskriva vad som kan hända, vad det resulterar i och hur risken kan undvikas, dvs:

Risk Förutsedd konsekvens Riskminimerings åtgärder

11

[3.3] 4.3 Kontakt med kontaktperson

Det är viktigt att ni håller era kontaktpersoner i Scouternas arrangemangsgrupp uppdaterad på hur er planering går och om teamet håller sin tidsplan i projektplanen.

Kom överens med era kontaktpersoner hur ni tror att kontakten mellan er och arrangemangsgruppen kommer att fungera bäst.Kontaktpersoner kommer troligen vilja ha ganska regelbunden telefonkontakt med arrangemangsansvarige, och ibland också med hela teamet. Arrangemangsteamet är mer än välkomna att bjuda in kontaktpersoner på specifika möten eller avstämningar när ni tycker att det behövs.

Det finns vissa datum när arrangemangsteam ska vara klara med olika moment i planeringen. Det är för att verksamheten ska flyta bra och för att teamen ska få bra förutsättningar. Utöver datum för anmälan, budgetar osv. är det viktigt att er kontaktperson får tillgång till era mötesprotokoll/-anteckningar. Genom protokollen ser kontaktpersonen hur det går för teamet och vilka utmaningar ni står framför för tillfället. Ni behöver inte skriva separata rapporter utom vid vissa få tillfällen.

Mötesprotokoll eller minnesanteckningar När ni har möten så ska ni dokumentera dessa genom att föra minnesanteckningar. Spara dem så att alla i teamet har tillgång till dem och skicka dem även till era kontaktpersoner. Minnesanteckningarna behövs för att följa ert arbete. Det är viktigt att de går att förstå även för den som inte var med på mötet. Beskriv därför tydligt vad ni pratat om, vad ni bestämde och vem som ska göra en viss uppgift och eventuella tider.

Använd gärna Scouternas protokollmall. Det finns att ladda ned bland alla dokument för arrangemangsledare.

1.1[3.4] Rapportering Ett antal gånger under projektet ska teamet göra en lägesrapport till Scouternas arrangemangsgrupp. Hur många gånger det är och när det sker beror på projektets längd och omfattning. Hur och när ni ska rapporetera framgår i er projektplan.

12

Skriv helst inte”Resan, tåg, flyg eller buss? Vi har offerter så vi kolla på dem och löser de!”Skriv hellreResa till Stora staden

Vi har offerter för o Flyg,

Kastrup-Stora staden med SAS genom Tranås XXX kronor

o Tåg

Malmö C – Stora staden C med SJ genom DB XXX kronor

o Buss … etc.

Vi bestämde att Kim jämför tåg- och bussresan och skickar ut ett förslag så att vi kan fatta beslut på nästa möte den 28 februari 2016.

1.1.1[3.4.1] Kontinuerlig rapportering

Under arrangemangets förberedelse ska teamet lämna in statusrapporter. Datum och form för dessa kommer ni överens med tillsammans med er kontaktperson.

För att underlätta rapportering kommer vi att skicka ut en mall där ni kan klistra in information från arrangemangets projektplan, informera om framsteg mot era milstolper, samt skriva lite om nuläget hos teamet.

1.1.2[3.4.2] E-post kommunikationAlla arrangemangsledare får ett epostadress hos Scouterna. Oftast är scout epostadressen (fornamn.efternamn@scouterna.se).

Arrangemanget får en distributionsgrupp, och mail till gruppen studsas direkt till alla arrangemangsledare.

Om teamet vill ha en e-postadress för externa kontakter (så som arrangemanget2015@scouterna.se) kan man beställa det via projektledaren.

Alla e-post kommunikation gällande arrangemanget ska skötas via scout e-postadressen. Detta för att det ska vara tydligt för alla hur arrangemangsledare kan nås, att profilera utgående kommunikation, samt att skydda eventuell kommunikation om känsliga ämnen.Om det inte finns särskilda skäl så kommer e-postadresserna kommer att avslutas efter det att projektet är avslutat, rapportering och efterhantering är klar.

2[4] Anmälning = Ansökan

Deltagare ansöker om att delta på Scouternas arrangemang. Detta sker elektroniskt via internet.

Alla Scouternas arrangemang 2016 ska öppna för anmälan direkt efter teamets Arrangemangsledarutbildning. Till dess ska teamet ha bestämt:

Arrangemangets namn (ska godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp)

Ort eller land Ungefärligt datum för arrangemanget

13

Deltagarnas ålder, samt åldersgruppsnamn Maximal deltagaravgift Kontaktpersoner och kontaktuppgifter Hur många deltagare som är ert mini- och maximum av ekonomiska och

kvalitetsmässiga skäl.

2.1[4.1] Information för öppnande av deltagaransökan

En grundansökan för deltagare kommer att byggas utefter de vanliga frågor som bruka ställas för Scouternas arrangemang. Om ni som team vill lägga till flera frågor ska ni meddela det till projektledaren omgående.

Om det finns specifika krav för att klara arrangemanget, så ska detta framgå redan i ansökan. Detta gäller såväl fysiska krav, som krav på förberedelseuppgifter eller träffar.

2.2[4.2] AnsökningssystemetMer information om anmälningssystemet kommer i en uppdatering.

2.3[4.3] Datum och deadlines för deltagaransökan

Se nedan för information om datum som gäller för ansökan samt avanmälning.

Om ett arrangemang kan anses behöva förlängd ansökningstid ska detta diskuteras med kontaktpersonerna inte tidigare än en vecka innan sista anmälningsdatumet. Det är mycket viktigt att hålla de specificerade anmälningsdatumen, bland annat för att deltagare och deras föräldrar ska kunna planera, samt att ni inom teamet ska kunna jobba på enligt plan.

Om anmälningstiden förlängs ska detta kommuniceras ut till de deltagare som redan är anmälda, tillsammans med ett nytt datum för när de får mer information om arrangemanget.

Information om beslut om ett arrangemang ska genomföras, i fall av för få deltagare finns nedan.

14

2.4[4.4] Att ta ut deltagareOm antalet ansökningqar anmälda överstiger antalet scouter som får plats på arrangemanget gör arrangemangsteamet uttagning utifrån följande kriterier:

På arrangemang där det finns en övre åldersgräns går äldre sökande före yngre. Överåriga kan då inte alls följa med.

I andra hand eftersträvar vi en jämn fördelning utifrån tillhörighet till samverkansorganisationer, kön och bostadsort.

I sista hand avgör lottning.

2.5[4.5] Neka ansökan om att delta

Vissa av Scouternas arrangemang är fysiskt krävande samtidigt som de utförs i område med dålig möjlighet till alternativa färdsätt. Scouternas arrangemang kan också vara psykiskt krävande – deltagaren befinner sig i en ny miljö med nya människor och under nya förutsättningar.

Om arrangemangsteamet anser att en person som ansökt om att delta på arrangemanget inte kommer att kunna delta på ett för sig själv och andra säkert sätt, har arrangemangsteamet rätt att neka personen att delta.

Det kan vara svårt bara av den skrivna ansökan se om man kan tvingas neka en deltagare, då är det klokt att kontakta personen, eller personens vårdnadshavare om hen är under 18, och prata om problemen som teamen ser i ansökan.

Det är självklart inte en rolig uppgift att säga nej till någon, och Scouternas arrangemangsgrupp stöttar vid behov av bollning eller stöd i beslut.

Om det framkommer information om en deltagare även efter att denna blivit antagen, som visar på att hen inte kommer att kunna delta på ett säkert sätt, kan personen nekas delta.

2.6[4.6] AvanmälningOm en deltagare behöver avanmäla sig måste hen hänvisas till avanmälningsregler och eventuell avdrag/avanmälningsavgift specificeras skriftigt. Teamet ska spara alla sådana kommunikationer. Se till att hålla era kontaktpersoner uppdaterad på alla sådana ärenden som uppstår eftersom Scouternas arrangemangsgrupp måste avgöra avgår om det ska återbetalas någon avgift eller om en obetald avgift ska erläggas.

Om en deltagare avanmäla sig måste detta med alla eventuella ekonomiska konsekvens meddelas till projektledaren på Scouternas kansli. Anmälningssystemet ska uppdateras med gällande informationen.

15

Ansöknings- och avanmälningsregler

Här nedan finns ansökningsregler för Scouternas arrangemang.Om ni anser att justeringar till ansöknings- och avanmälningsregler kommer att behövas för just ert arrangemang ska detta kommuniceras till era kontaktpersoner samt projektledaren omedelbart. T.ex. – om vissa förberedelse-övningar är obligatoriska och om deltagaren inte fullföljer dessa får deltagaren inte åka med på arrangemanget.

2.7[4.7] Avbryta arrangemangOm deltagaren, efter det att arrangemanget har startat, väljer eller tvingas att avbryta arrangemanget i förtid utgår återgår ingen återbetalning. Detta är på grund av att de flesta kostnaderna redan är tagna för personen och inte går att återfås

Reglerna ska alltid finnas tillgängliga i direkt anslutning till anmälningsformulär/ eller länkar.

2.8[4.8] Ansökan om att delta på scouternas arrangemang

Ansökningsregler:Ansökningar till Scouternas arrangemang är bindande. När jag ansöker till Scouternas arrangemang försäkrar jag att jag/min vårdnadshavare att jag till min kännedom är fysiskt och psykiskt kapabel att genomföra arrangemanget.

Den som ansökt sig till ett arrangemang är skyldig att betala hela den avgift som gäller för arrangemanget, med följande undantag:

1. Den som avanmäler sig innan ansökningstiden har gått ut stryks från listorna och ingen betalning behöver erläggas. Om anmälningsavgift erlagts så återbetalas denna minus ett administrativt avdrag om 500 kronor. Var anmälningsavgiften lägre än 500kr så återbetalas inga pengar.2. Den som ansökt men inte blivit antagen, får hela det inbetalda beloppet återbetalat.3. Den som avanmäler sig och samtidigt anmäler en fullvärdig ersättare, får inbetalt belopp med avdrag av en ombokningsavgift återbetalat. Ombokningsavgiften är 500 kr plus den merkostnad bytet innebär för arrangemanget, till exempel kostnad för att ändra namn på biljetter, eller full ersättning för biljetter som inte kan avbokas. Ersättaren måste uppfylla de krav som gäller för att få delta i arrangemanget och bli godkänd av arrangemangsteamet för att återbetalningsregler ska tillämpas. 4. Den som avanmäler sig på grund av egen sjukdom som inte var känd vid anmälan och som hindrar deltagande på arrangemanget, och kan styrka detta

16

med läkarintyg, får om Scouternas arrangemangsgrupp godkänner skälen inbetalt belopp med avdrag av en avbokningsavgift återbetalat. Avbokningsavgiften är 10 % av avgiften för arrangemanget, plus den merkostnad bytet innebär för arrangemanget, till exempel kostnad för att ändra namn på biljetter, eller full ersättning för biljetter som inte kan avbokas.5. Den som avanmäler sig på grund av nära anhörigs sjukdom eller dödsfall, får om Scouternas arrangemangsgrupp godkänner skälen inbetalt belopp med avdrag av en avbokningsavgift återbetalat. Avbokningsavgiften är 10 % av hela avgiften för arrangemanget kr plus den merkostnad bytet innebär för arrangemanget, till exempel kostnad för att ändra namn på biljetter, eller full ersättning biljetter som inte kan avbokas.6. Den som har andra synnerliga skäl att avanmäla sig kan skriftligen ansöka till Scouternas arrangemangsgrupp om att få delar av inbetalt belopp återbetalat.7. Om det i, eller efter, ansökan framkommer att ansökande av Scouternas arrangemangsgrupp inte anses förmögen att på ett tryggt och säkert sätt delta på arrangemanget, kan Scouternas arrangemangsgrupp neka deltagande. Avbokningsavgiften är 10 % av avgiften för arrangemanget kr plus den merkostnad bytet innebär för arrangemanget, till exempel kostnad för att ändra namn på biljetter, eller full ersättning för biljetter som inte kan avbokas.

Vid avanmälningar utan ovanstående skäl sker ingen återbetalning. Om inbetalt belopp är lägre än respektive avbokningsavgift sker ingen återbetalning, den som avanmäler sig är skyldig att betala in resterande belopp upp till respektive avbokningsavgift.

2.9[4.9] Avbryta arrangemangOm deltagaren, efter det att arrangemanget har startat, väljer eller tvingas att avbryta arrangemanget i förtid återgår utgår ingen återbetalning. Detta är på grund av att de flesta kostnaderna redan är tagna för personen och inte går att återfås. Scouten uppmuntras att kontakta försäkringsbolag – antingen det som hen är försäkrad med genom scouterna, eller egen hemförsäkring.

Ledare för scouternas arrangemang har rätt att fatta beslut om deltagares förmåga att fullfölja arrangemanget.

17

3[5] Kontakt med värdlandet

3.1[5.1] Officiella kanalerArrangemangsteamet ska se till att officiell kontakt tas med värdlandet; det betraktas som förmånligt då det kan ge upphov till möten mellan scouter från olika länder och kulturer. Detta görs genom att prata med kontaktpersonen som sedan tar kontakt med Scouternas International Commissioner, IC. Ofta tar första kontakten lång tid, så se tidigt till att kontakt upprättas med den nationella scoutorganisationen i värdlandet.

Detta är den officiella vägen att ta kontakt, men tveka inte att själva ta kontakt med era egna kontakter, så fort den officiella kontakten är tagen.

3.2[5.2] Att utveckla scouting i kategori A-länder

Om arrangemanget genomförs i ett land som är ekonomiskt svagt (enligt WOSM:s kategori A), ska arrangemanget som en solidaritetshandling se över hur arrangemanget kan bidra till scoutings, och därmed barns- och ungas utveckling i landet. Detta kan ske på flera sätt: en del av intäkterna kan gå till scouternas världsfonder, en aktivitet för att stödja landets scoutrörelse kan genomföras etc. Vid arrangemang i land som skulle kunna falla inom WOSM:s kategori A, prata gärna med teamets kontaktpersoner om den här frågan.

4[6] RekresaMånga arrangemang som är längre bort, eller sker i ett mindre känt område vinner på att genomföra en eller flera rekognoseringsresor till det område där arrangemanget ska genomföras. Under rekresorna kan man undersöka förhållanden på plats, få kontakt med lokala scouter, testa olika aktiviteter som man funderar på att erbjuda deltagarna, se om transportalternativ fungerar i verkligheten och få en mer konkret bild av arrangemanget.

Rekresan finansieras genom deltagarintäkter och ska vara med i budgeten. En rekresa får inte genomföras innan ni har säkerställt att arrangemanget

18

blir av – utan deltagaravgifter finns inga pengar till rekresa. Rekresan ska därför alltid godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp.

En rekresa kan göras i samband med att era utländska arrangörer bjuder in kontingentledarna till ett möte eller vid något annat tillfälle. Diskutera igenom varför ni vill ha en rekresa, vad ni vill få ut av den och när ni bör åka.

4.1[6.1] Planera er rekresa noggrant

En väl genomförd rekresa kan göra att ni får värdefulla kontakter, verklig bild av prisläget och kan planera bort risker. Planera er rekresa noggrant: Hur många ska åka på rekresan? Ibland är det bra om alla åker, ibland räcker det med någon eller några. Hur lång rekresan är kan också vara olika. En del klarar sig på tre dagar och andra på tio beroende på projektets storlek mm. Resonera i teamet hur ni tycker det skulle vara bäst för er, och använd era resurser klokt.

Förbered rekresan genom att ställa upp de frågor ni måste få svar på. Sök information på internet och se om det stämmer i verkligheten, dokumentera allt under rekresans gång så att inget glöms.

5[7] Deltagarförberedelse

5.1[7.1] InformationsutskickNär uttagningen av deltagare till arrangemanget är klart ska ni göra ett informationsutskick till alla antagna deltagare. Utskicket ska i första hand gå via e-post. Om en deltagare inte kan hantera e-post kommunikation, kan ni skicka med vanlig post. Se till att informera alla som inte är antagna om beslutet, och processen som gäller för den eventuella väntelistan. I utskicket till de som är antagna ska ni informera om:

att scouten har blivit antagen till arrangemanget påminna om anmälningsreglerna eventuell process för definitivt anmälandeltagarna ska bekräfta sin

ansökan. Viktigt om ansökande inte är myndig fakturering, och sådant som ert arrangemang vill tala om

19

Det är arrangemangsteamet som sammanställer all information som ska gå ut.

Information om förträff eller patrulluppgifter

Om arrangemanget är för deltagare som inte är myndiga, ska ni i utskicket bifoga en anmälningsbekräftan ansökningsbekräftan där deltagarens vårdnadshavare bekräftar att deltagaren är anmäld och att de förstår att de har betalningsskyldighet för arrangemanget.

Att arrangera en eller flera förträffar är ett utmärkt sätt att stödja deltagarnas förberedelsearbete, låta dem träffa sina patrullkamrater och ge dem en tydligare bild av arrangemanget. Det gör också att ni kan träffa deltagarna, se hur gruppen fungerar och fördela specifika uppgifter på patrullerna. Kan/ vill ni inte ha en förträff? Ett bra sätt för patrullen att lära känna varandra i förväg är att dela ut förberedelseuppgifter där patrullen måste kommunicera.

5.1.1[7.1.1] Förberedelsearbete eller övningar

Inför vissa arrangemang är det lämpligt att deltagare genomför någon form av förberedelseövning. Det kan vara så enkelt att ta kontakt med kommande vandringskamrat, eller mer utvecklat. Planera i god tid vilka uppgifter deltagare kommer att få samt hur dessa ska kommuniceras.Om det är lämpligt att förberedelse arbete krävs för att kunna genomföra/åka på arrangemanget måste detta tydliggöras i anmälningsregler (se  § ovan).

Ibland kan förberedelseuppgifter genomföras genom kontakt per telefon eller liknande, och ibland krävs förträff. Ingår förträffen i priset? Ska deltagarna betala till exempel resan själv till förträffen eller står arrangemanget för det? Klargör allt när deltagarna ansöker.

Var inte rädda för att ha förberedelseuppgifter. Detta är ett bra sätt för er att få lära känna era deltagare, det är också ett bra sätt för deltagarna att lära känna varandra, till exempel sin patrull, lite innan de faktiskt träffas för att delta på arrangemanget. I Scouternas program är det tydligt att scouten ska vara medskapande i sina upplevelser, ta vara på detta och ge deltagarna förbereselseuppgifter.

5.1.1.1[7.1.1.1] Mötas utan ledareTräffas deltagarna utan att ledare närvarar? Detta kan vara en patrullträff på egen hand eller en träff i ett chatforum. Var noga med att hänvisa deltagarna till att även dessa träffar är en del av arrangemanget och att de riktlinjer som finns inom trygga möten gäller. Uppmuntra deltagarna om att kontakta er ledare om något inte känns bra i patrullen eller i mötet.

Alla officiella förträffar måste ske i samråd med de andra arrangemangsledarna i gruppen och godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp. Innan officiell

20

inbjudan till förträff går ut till deltagarna måste budgeten för arrangemanget vara klar. Detta är för att säkerställa att arrangemanget blir av och har budget för en förträff.

Glöm inte att göra klart för deltagarna om den är obligatorisk eller inte, och om ni har någon utjämning av resekostnaderna till förträffen.

Efter- eller återträffAtt träffas igen efter arrangemanget är uppskattat av många deltagare och ledare. För att hålla nere arrangemangskostnaderna och för att låta arrangemangsledarna koncentrera sig på själva huvudaktiviteten, går det inte längre att budgetera för återträffar inom arrangemangsbudgeten. Mer om det hittar ni under kapitlet för budget.

Om återträff ska genomföras officiellt genom arrangemangsteamet så sker det som ett eget projekt, med egen budget och fakturering. Uppmuntra deltagarna själva, eller med hjälp av någon arrangemangsledare att ordna en återträff.

6[8] KommunikationVad är kommunikation och hur förhåller vi oss till det? Kommunikation kan vara det viktigaste vi gör och betyder mest när vi knappt noterar att vi använder det. Kommunikation kan också vara det som ställer till det mest utan att vi inser att det är bristen på kommunikation som är problemet. Vi måste med andra ord förhålla oss med en rejäl dos av respekt inför kommunikation. Vi kommer i detta avsnitt att fundera över såväl intern som extern kommunikation och se till så att alla får en så bra bas att stå på som möjligt.

6.1[8.1] Att tänka påFör vem, varför och hur! Tre viktiga grundfrågor att ställa sig när det gäller kommunikation. För vem är det vi producerar informationen som vi ska kommunicera? Är den tänkta mottagaren föräldrar till scouterna som ska åka på arrangemang? Är det scouterna som ska åka på arrangemang? Är det för scoutorganisationen som har ansvaret för arrangemanget? Är det för internt bruk inom gruppen?Varför producerar vi informationen? För att behålla som dokumentation för framtiden? För att belysa ett arrangemangs projekt och dess faser? För att hitta fallgropar som kan bli problem? För att rekrytera scouter eller ledare till arrangemang? För att söka bidrag?Hur kommunicerar vi vår information? Hemsida? Blogg? Facebook? Mail? Telefon? Ansikte mot ansikte?

Vi måste med andra ord tänka efter varje gång vi funderar på att få ut någon information, också tänka genom hela kedjan. Ibland kan det vara så att vi behöver förhålla oss till mer än en punkt i varje grundfråga. Informationen

21

kanske som exempel ska gå till både scouterna och deras föräldrar samt både dokumenteras och användas i bidragsansökningar.

6.2[8.2] Scouternas policysScouterna har några olika policyer som hjälpa när man ska kommunicera. Till exempel Scouternas varumärkesplattform och Scouternas riktlinjer för sociala medier och andra möten. De kan laddas ned från www.scoutservice.se/ladda-ner/styrdokument/.

6.3[8.3] Hur vi använder logotypenLogotypen i scouterna får vi lov att använda oss av. Det finns dock en del enklare regler att förhålla oss till. Vi kan börja med att klargöra vad logotypen är. Logotypen utgörs av symbolen för scouterna, det vill säga liljan och treklövern, tillsammans med texten Scouterna. För att göra det hela så enkelt som möjligt, mer detaljer kan ni hitta i dokumentet om scouternas varumärkesplattform som vi länkar till i kapitlet Bilaga, så används logotypen i sin helhet enligt de riktlinjer som finns i det dokumentet.

När det gäller symbolen för scouterna som vi kanske till vardags tänker som logotypen så beskrivs även det i det nämnda dokumentet i detalj. Men i korthet får den användas för att skapa nya logotyper för arrangemang. Om man inte vill använda hela symbolen kan man använda delar av den men då måste minst halva symbolen vara med och bara delas vertikalt.

6.4[8.4] Sociala medier, dos and don’ts

Att förhålla sig till sociala medier är till stor del en fråga om sunt förnuft. Börja med att fråga er hur vill ni själv bli behandlad av andra och utgå från det som en riktlinje. Viktigt att tänka på när det gäller sociala medier är att de personer som ni eventuellt lägger ut bilder på och taggar måste vara tillfrågade. Är personerna inte myndiga måste ni ha godkännande av målsman eller vårdnadshavare. Ni kommer också att associeras med scouterna som organisation och det blir om möjligt ännu viktigare att ni håller en nivå som gör att inte scouterna får en dålig stämpel.Läs gärna Scouternas riktlinjer för sociala medier och andra möten.Funderar ni över något, eller är tveksamma, så fråga i teamet i första hand och i andra hand kontakta arrangemangsgruppen som kan försöka hjälpa er.

22

6.5[8.5] MarknadsföringNär det gäller marknadsföring har ni full frihet att marknadsföra era arrangemang. Scouterna via arrangemangsgruppen gör sitt med att marknadsföra på bredden i centrala kanaler. Men fotarbetet görs med fördel från teamet. Det är ni som sitter på detaljkunskaperna och det är också ni som är dem främsta ambassadörerna för mun-till-mun kommunikation.

6.5.1[8.5.1] Att attrahera deltagareFör att attrahera deltagare kan det vara intressant att ”hypa” ett arrangemang. Plocka fram de där detaljerna som gör just ert arrangemang unikt och häftigt. Prata med team som har genomfört liknande arrangemang. Prata med deltagare i liknande arrangemang som har genomförts. Ni har kanske själv genomfört ett liknande arrangemang och har historier att dela med er. Historier om skoskav och strapatser lockar mer än man kan tro.

6.6[8.6] Information till deltagareSe till att kommunikationen till deltagarna är korrekt och i god tid. Det gäller hela vägen från uppstart och rekrytering till genomförande och urvalsprocessen. Tycker ni att ni har varit tydliga i er information till deltagarna så be någon utanför teamet eller arrangemangsgruppen att titta på det. Det är inte ovanligt att någon som inte har ”allt i huvudet” kan se saker ni har missat.

6.7[8.7] Vilka kanaler finnsFör att sprida er information till deltagare, deltagarnas vårdnadshavare, arrangemangsgruppen och omvärlden finns det ett antal kanaler att använda er av. Det är viktigt att ni i ert team sätter er ner och diskuterar tillsammans om vilka kanaler ni tycker är viktiga och som ni tror att ni kommer att kunna hålla igång. Här följer ett antal kanaler som ni har till ert förfogande.

6.7.1[8.7.1] Scouternas hemsidorArrangemangen har utrymme på Scouternas hemsida. Att skapa hemsidor utanför Scouternas hemsidor är inte tillåtet. Scouternas hemsidor administreras av Scouterna centralt. All information som är direkt kopplat till www.scouterna.se och www.scoutservice.se behöver ni ha en dialog med kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen för att göra förändringar i.

23

Under scoutservice finns rubriken ”Läger och äventyr” och under den rubriken ”Scouternas arrangemang”. Här kommer vi att länka era arrangemang.Se  § nedanför mer information om redigering av hemsidorna.

6.7.2[8.7.2] BloggDet är en bra idé att blogga under arrangemanget då föräldrar och kompisar hemma är intresserade av vad som händer. Det fungerar även som reklam för framtida arrangemang. Om arrangemanget så önskar så kommer det att finnas tillgång till bloggar kopplade till Scouternas hemsida. Det är inte tillåtet att skapa bloggar utanför detta system.

6.7.3[8.7.3] Scouternas tidningScouternas tidning kommer ut tre gånger per år och där kommer arrangemangsgruppen att se till så att information om arrangemangen finns med. Även i vissa fall artiklar om arrangemang som varit.

6.7.4[8.7.4] Scouternas nyhetsbrevVill man ha med något i scouternas nyhetsbrev, som utkommer med jämna mellanrum, så får man meddela arrangemangsgruppen och så försöker vi efter bästa förmåga och möjlighet att tillgodose era önskemål.

6.7.5[8.7.5] Sociala medierVi har nämnt sociala medier och vikten av att hålla god ton och tänka på att vad som läggs upp där har en potential att nå många personer både inom Sverige och utan för Sveriges gränser. Det är inte heller begränsat till scouter eller deltagarna av arrangemanget per automatik.

När det gäller Facebook är det ett bra och snabbt sätt att skapa uppmärksamhet och kan också vara ett bra sätt att dela en grupps interna diskussioner. Gör i så fall en sluten grupp på Facebook där era deltagare kan gå med, eller ert ledarteam, och det kan då bli en plattform för att föra snabba diskussioner. Detta är under förutsättning att deltagarna/ledarna har Facebook och/eller har åldern inne för det. Tänk på att åldersgränsen för Facebook är 13 år. Tänk också på att om ni blir vän med era deltagare på Facebook så ser de allt ni lägger upp i er tidslinje.

Andra sociala medier som ni kan komma att stöta på är Instagram, återigen gäller regeln att ni måste ha tillstånd för att posta bilder på personer. Twitter kan vara en kanal för att sprida ert arrangemang till en större grupp och kanske fånga in ett intresse. Pinterest, KIK, snapshaot …

24

Tänk på varför ni ärfinns på en eller annan plattform innan ni kastar er ut i det okända. Ibland kanske den ena eller andra plattformen inte lämpar sig och då är det bättre att låta bli.

6.7.6[8.7.6] Fysiska träffarI vårt snabbt växande digitala samhälle glömmer vi gärna fysiska träffar. Använd dessa för informationsspridning, rekrytering och liknande. Distriktsstämmor hålls över hela landet i stort sett hela hösten -bra tillfällen att fånga intresse och rekrytera.

6.8[8.8] Arrangemangshemsidor och Wordpress

Varje arrangemang får tillgång till en hemsida under www.scouterna.se. Hemsidan är uppbyggd i organisationsstukturen som en kårsida. Kommunikationsansvarig i teamet får en administratörsroll på hemsidan och kan lägga in dem medlemmar i teamet som hen önskar.

På hemsidan kan ni använda er av flikarna för att delge information till deltagare och vårdnadshavare.

Bloggfunktion finns inbyggt i hemsidan och det är den ENDA bloggfunktionen ni får lov att använda er av.

Hemsidan är uppbyggd i Wordpress och frågor om och hjälp med det kan fås av kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen.

6.9[8.9] Vilka andra stöd finns?Arrangemangsgruppen är till för er skull och inte tvärt om. Har ni frågor som ni inte har fått svar på eller som ni är tveksamma över. Ta då kontakt med arrangemangsgruppen. Det kan vara via era kontaktpersoner eller om det är fråga om kommunikation eller marknadsföring så går det bra att kontakta kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen direkt.

25

6.10[8.10] Insamling av bild och berättelse

Scouterna samlar bild och berättelse om alla arrangemang, för att använda i Scouternas kommunikation och för att kunna marknadsföra framtidens arrangemang.

Ibland skickar Scouterna med kameror ut med arrangemangsdeltagare. Då detta sker informeras teamet om det i förväg.

Information om hur man ska samla in bild och berättelse kommer närmare arrangemanget.

7[9] Budget7.1[9.1] Budgetprinciper

Scouternas arrangemang ska vara självbärande och ska inte göra vinst. Scouternas arrangemangsteam ska skapa en budget i Scouternas

arrangemangs budgetmall och budgeten måste godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp.

Varje arrangemang betalar en avgift till Scouterna för uppgifter som sköts av Scouternas arrangemangsgrupp eller personal på Scouternas kansli.

Varje arrangemang avsätter en viss summa i riskmarginal för ”oförutsedda utgifter”.

Alla Scouternas arrangemang ska budgeteras med ett sparsamt förhållningssätt.

7.1.1[9.1.1] Sparsamt förhållningssätt

Den största delen av våra arrangemangsdeltagare är ungdomar. Ofta uppfattar deltagarna att det kostar mycket pengar att delta på ett av Scouternas arrangemang.

Scouterna är öppet för alla, och det ska Scouternas arrangemang också vara. För att göra Scouternas arrangemang tillgängliga för så många ungdomar som möjligt måste vi alla anstränga oss för att hålla nere kostnaderna. Målet är att inga onödiga kostnader ska belasta arrangemanget.

26

Att hålla ned kostnader innebär inte bara att hitta prisvärda alternativ för saker som boende under huvudaktiviteten, men också att teamet håller ned sina egna kostnader så mycket som möjligt genom att, till exempel, boka resor i mycket god tid. Tänk på att ingen återbetalning av deltagaravgiften är möjlig, se därför till att budgetera så realistiskt som möjligt.

Har ni ett arrangemang som överstiger 10.000 kr i avgift? Då kommer ni tillämpa den ”danska modellen” för budgetering och fakturering. Titta då i avsnittet för den ”danska modellen”.

7.2[9.2] Att skapa arrangemangets budget

Varje arrangemangsteam ansvarar för att upprätta en budget för sitt arrangemang. Budgeten måste lämnas in till Scouternas arrangemangsgrupp (via arrangemangets kontaktpersoner) senast den dagen som är överenskommet med Scouternas arrangemangsgrupp.

Små ändringar mellan poster inom budget behöver inte leda till en ny budgetrunda, utan kan hanteras via prognoserna (se nedan). I fall då det behövs större ändringar i budgeten ska en ny budget lämnas till Scouternas arrangemangsgrupp för godkännande. Om du är osäker om det, fråga arrangemangets kontaktpersoner i Arrangemangsgruppen.

I princip får inga kostnader belasta arrangemanget innan budgeten godkänts av Scouternas arrangemangsgrupp. I visa fall kan Scouternas arrangemangsgrupp godkänna kostnader (så som kostnader för ett första planeringsmöte).

7.2.1[9.2.1] BudgetmallArrangemangets budget ska skapas i anvisad mall. Mallen kan laddas ned från arrangemangsledarsidan under scoutservice.se.Budgetmallen har ett antal olika flikar. Du ska jobba i de två första flikarna. De gröna flikarna fylls på automatiskt för att hjälpa dig med rapportering och jämförelse med rapporterna som du kommer att få ut från Scouternas ekonomisystem. De vita flikarna är där för att ge information som kan hjälpa dig att skapa din budget och att kontera dina intäkter och kostnader.För att skapa arrangemangets budget ska du jobba med den första fliken ”Detaljbudget”.

”Egen kod” – den kolumn kan du använda för att lägga in din egen information eller kod för att kunna sortera information som det passar dig. Det behövs inget i den här kolumnen.

”Vad vill du göra” – skriv här alla intäkter och alla kostnader som du tror kommer att belasta arrangemanget. Du kan klumpa ihop liknande poster, men tänk på att du måste skilja på olika konto, projekt och år (se fortsättningen här).

27

”Antal” och ”multiplikator” – om det är relevant, skriv hur många av någonting som du ska använda och hur många gånger (eller den relevanta multiplikatorn). Det finns ”antal beskrivning” samt ”multiplikator beskrivning” för att göra det tydligt vad dessa siffror gäller. De här kan hjälpa t.ex. när man använder Scouternas schablonsiffror (se nedan). Se gärna exempel filen för att få hjälp att förstå hur det här kan användas.

Glöm inte att om du inte använder antal eller multiplikator måste det står ”1” i dessa kolumner för att den automatiska beräkningen ska funka.

”Pris per styck” – ange kostnad per enhet (eller hela kostnaden om det inte finns någon multiplikator).

Total pris räknas automatiskt från tidigare kolumn. Om du bara vill ange total pris på en budgetpost, skriv det under ”pris per styck”.

Varje rad måste kopplas till ett ”konto”. Det är den kategori eller typ av kostnad (eller intäkt) som posten gäller. Till exempel ”mat”, ”kontorsmaterial”, ”deltagaravgift”. Det finns en förklaringsflik med alla konton som finns med i arrangemangsmallen i den vita fliken längst till höger som kallas ”konto förklaring”. Om du tycker att du behöver ett annat konto, som inte finns i mallen, hör av dig till projektledaren för arrangemang på Scouternas kansli.

Varje rad måste tilldelas ett ”projekt”. Projekt för Scouternas arrangemang är:

Arrangemanget övergripande Ledning/planeringsmöten Rekresa Förträff Huvudaktivitet Rundresa

Många arrangemang klarar sig med några få av dessa projekt. Du kan ignorera alla som inte är relevanta för just ditt arrangemang. Men varje budgetpost måste tilldelas till ett projekt.

För varje budgetpost måste du ange vilket projektår som du tror att kostnaden (eller intäkten) kommer att belasta projektet. Detta för att Scouterna jobbar med sitt ekonomiska år på kalenderår, och alla rapporter och budgetprognoser som du kommer att få ut från eller lämna in till Scouterna baseras på kalenderår. För att kunna jämföra er budget med det aktuella utfallet samt ge en rimlig prognos på hur arrangemangets ekonomi följer budgeten, behöver vi kunna dela upp kostnaderna mellan de två år som Scouternas arrangemang (oftast) spänner över. Om en kostnad som var budgeterad på ett år istället belastar ett annat år är det inte ett problem.”Kommentarer” fältet kan ni använda för egna anteckning eller för att visa vad en oklar post gäller för att göra det enklare för Scouternas arrangemangsgrupp att förstå hur ni har tänkt.När ni har fyllt i alla budgetposter kan ni titta i de gröna flikarna, där summering ska komma automatiskt, och visa alla poster per projekt, per år samt för hela arrangemanget, samt en flik där hela arrangemangets budget finns.

28

OBS: Alla intäkter ska

vara i positiva summor. Alla kostnader måste stå som negativ, t.ex.

”-1000”.

Ange inte ”kr”. Skriv bara siffror.

I detaljbudget skriver man aktuella kronor. Det som kommer upp automatiskt i sammanställningsflikarnna (de gröna) ärr i hela

7.3[9.3] Vad ska ingå i arrangemangets budget?

Alla intäkter och kostnader som beräknas kunna belasta arrangemanget ska finnas i budgeten.

I intäkterna ingår deltagaravgifter, bidrag från fonder och sponsring.

I kostnaderna ingår avgift till externa arrangörer, resa, boendekostnader, mat, aktiviteter, presenter, informationsutskick, informationsmaterial, rekognoseringsresa, möteskostnader, resor till möten, telefonkostnader, växlingsavgifter och eventuella förträffar. I kostnader ingår också den avgift för centrala tjänster som arrangemanget måste betala till Scouterna(se  9.3.2 § nedan).Alla kostnader som kan vara ”förutsägbara” ska budgeteras. Prata gärna med dina kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangsgrupp och arrangemangsledare från tidigare års arrangemang för att få en förståelse för vilka kostnader som har uppstått för tidigare likande arrangemang. Utöver dessa ska en riskmarginal budgeteras för ”oförutsedda utgifter” (se 9.4 § nedan).Tänk på att om det tillkommer kostnader för deltagaren i form av till exempel kostnad för visum eller vaccinationer, så måste detta framgå i informationen om deltagaravgift i anslutning till anmälan.

7.3.1[9.3.1] Schablonsiffror

Det kan vara klurigt att veta hur man ska budgetera sitt arrangemang. Utgångspunkten är att ni ska göra ett bra arrangemang men att ni inte ska dra på er några onödiga eller extravaganta kostnader.

Ett omfattande och omsorgsfullt researcharbete gör ert budgeterande mycket enklare. Surfa runt och titta på kollektivtrafik, museer, mat, boende och andra kostnader. Ta in offerter på bussar, tåg och flyg så har ni en bra grund för ert budgeterande.För dem av er som ska genomföra arrangemang utomlands så behöver ni ta hänsyn till prisläget i landet dit ni åker. Finska statistikcentralen har prisjämförelser mellan länder: http://www.stat.fi/til/kvhv/2013/kvhv_2013_2014-06-19_tie_001_sv.html

I arrangemangets budgetfil finns en flik med några schabloner som är framtagna dels utifrån erfarenhet vid arrangemangsplanering och dels används vid budgetering för scouting på nationell nivå. Om ni vet vad ni kommer att ha för kostnader eller hur ni ska hålla kostnaderna för ert arrangemang lägre så gör ni så klart så.

29

7.3.2[9.3.2] Avgift för centrala tjänster

Arrangemanget ska budgetera 11 % av sina deltagaravgifter, dock lägst 700 kronor per deltagare i avgift för centrala tjänster som betalas till Scouterna.

Dessa pengar används för att bekosta de tjänster och stöd som levereras från bland annat Scouternas arrangemangsgrupp, personal på Scouternas kansli, samt externa tjänster som fakturas gemensamt för hela Scouternas verksamhet.

Bland annat bidrar den här avgiften till betalning för: Scouternas arrangemangsledarutbildning (resa, boende, mat,

programinnehållet…) Scouternas riskhanteringsutbildning (resa, mat, programinnehållet…) En del av lönen som betalas till den tjänst som stödjer Scouternas

arrangemang. Resegaranti som Scouterna måste ha hos Kammarkollegiet Scouternas försäkring som täcker också alla Scouternas arrangemang Marknadsföring och kommunikation genom alla Scouternas kanaler Stöd från Scouternas kommunikationsavdelning i grafisk formgivning, tyck,

marknadsföringsmaterial. Det kan ibland gå att få marknadsföringsmaterial från Scouternas

kommunikationsavdelning utan intern debitering. Ställ gärna frågan om ni har idéer på vad ni vill göra.

IT stöd och tjänster så som epostadresser, mailgrupp, internet med nedladdningsbara material, egen sida på www.scoutservice.se, mm

Stöd och tjänster från Scouterna ekonomiavdelningen, inkl. fakturering av deltagare samt påminnelse och uppföljning av betalning Scouternas bokföringssystem för kontering och bokföring av alla

arrangemangets intäkter och utgifter betalningstjänst för betalning mot fakturor (tänk på att Scouterna betalar

externa tjänster för hantering av varje faktura plus den interna handläggningstid som går åt!)

internationella överföringar stöd med bankkonto och bankkort stöd med intyg för uttag av internationella valutor

Det blir till slut faktiskt mycket för pengarna!

7.4[9.4] Riskmarginal för oförutsedda utgifter

Arrangemanget ska försöka täcka så många kostnader som möjligt inom sin budget, t.ex. valutaförändringar, sjukhusbesök, omfattande bilkörning, prishöjningar, missade bokningsavgifter etc. Om det uppkommer kostnader som inte är budgeterade ska arrangemangsteamet försöka hämta hem de utgifterna inom sin budget.

30

För att kunna justera utlägg efter de aktuella ekonomiska förutsättningarna är det mycket viktigt att ni hela tiden följa upp er ekonomi, och håller er egen bokföring uppdaterad.

Ibland, hur man än förbereder sig, kan det hända saker som man inte kunde förutse och för vilket det är inte rimligt att budgetera. Det kan, till exempel, handla om att en buss går sönder så att alla blir försenade och behöver äta mat i två dagar till, att en färja ställs in så att hela kontingenten måste flygas till Jamboreen eller att det behövs hysas en ledare vid ett sjukhus med en inlagd deltagare.För sådana oförutsedda händelser som inte går att lösa inom befintlig budget så ska varje arrangemang budgetera med en riskmarginal om 6 % av sina deltagaravgifter.

Om det skulle hända att en oförutsedd händelse sker, som arrangemangsteamet inte kan täcka inom den befintliga budgeten, ska teamet höra av sig till sina kontaktpersoner i Scouternas arrangemangsgrupp. De måste godkänna att kostnaden kan tas från riskmarginalen.

Om arrangemanget inte behöver använda sin riskmarginal kommer den summan att gå till Scouternas gemensamma budget. Därifrån täcks bland annat kostnader för arrangemang som överskrider sina egna riskmarginaler samt vidareutveckling av Scouternas arrangemang. Riskmarginalen kan också bidra till den reserv som Scouterna försöker bygga för att kunna täcka kostnader så som större utlägg för material till återkommande arrangemang.

7.5[9.5] Fonder och bidragSök gärna bidrag för att täcka en del av era kostnader. Det kan vara bidrag för material eller för att genomföra arrangemanget. Det är arrangemangteamets ansvar att söka bidrag. Tänk på att lite arbete från er sida att hitta och söka bidrag kan ge ett arrangemang där ni kan ge det lilla extra.

Då många fonder vill ha ansökningarna genom Scouternas kansli och kontakt med hovet och större företag kan påverka etablerade samarbeten ska alla ansökningar gå via projektledaren för arrangemang på Scouterna.

När det gäller fondansökningar till Folke Bernadottes Minnesfond samt Konung Gustav V:s 90-årsfond, ska

dessa ansökningar skickas in direkt på fondens hemsida genom de formulär som finns där, inte som tidigare via kansliet.

Kom ihåg att alltid skicka en kopia av ansökan till kansliet. Detta är för att Scouterna ska veta vilka ansökningar som är ute, för att kunna svara om det kommer frågor angående ansökan, samt för att det ska bli lättare för oss att ta hand om pengarna som kommer in.

Det är enormt viktigt att redovisa de bidrag ni fått. Någon fond vill bara ha ett tackbrev, andra en ekonomisk redovisning. Håll reda på när ni ska redovisa och

31

Många fonder kräver Scouternas organisationsnummer vid ansökan.Detta nummer är 802006-2942.Kontonummer: 83139 5031031148, SWEDBANK

gör det ordentligt och i tid. Vi vill att även andra arrangemang i framtiden ska kunna få bidrag så det är viktigt att vi gör ett bra intryck. En kopia av redovisningen ska skickas till projektledaren på Scouternas kansli.

Eftersom besked om fondbidrag i regel kommer långt efter att budgeten har lagts och deltagaravgiften spikats, kan ni inte räkna med att ni får fondbidrag i er budget. Det ni kan göra är att göra två budgetar, en utan fondbidrag och en med, som innehåller fler kostsamma aktiviteter eller liknande.

7.6[9.6] SponsringSponsring kan vara ett sätt att hålla kostnaderna nere. Det finns speciella regler för hur och när sponsring kan ske. Tänk på att alltid kontakta projektledaren för arrangemang på Scouternas kansli innan ni tar kontakt med en möjlig finansiär. Sponsring kan endast ske utifrån de riktlinjer som är föreskrivna. Scouterna har både sponsringspolicys som måste följas, samt vissa huvudpartner där vi ibland har förbundit oss till att inte samarbeta med deras konkurrenter.

7.7[9.7] Budget enligt ”Danska modellen”

De arrangemang som överstiger 10000sek avgift ska tillämpa den ”Danska modellen” vid budgetering och fakturering. Modellen är till för att ge arrangemangsteamen lite mer arbetsro och trygghet i budgeten, samtidigt som det säkrar för deltagaren att resurserna används väl. Modellen är särskilt användbar när vi planerar större aktiviteter eller aktiviteter i områden eller länder som vi inte känner så väl. Under vissa förutsättningar kan även arrangemang under 10.000sek komma att använda Danska modellen, likväl som vissa arrangemang över 10.000sek inte kommer att använda den.

I den ”Danska modellen” lägger teamet en budget enligt vanliga anvisningar. Men budget läggs bara för 90% av beräknad intäkt.

Arrangemanget presenterar ett maxpris för deltagande. Detta för att snabbt kunna öppna ansökan och fokusera på att planera själva arrangemanget.

2/3 av deltagarpriset faktureras deltagaren i förväg. Sista deltagarfakturan kommer efter det att arrangemanget är genomfört och baseras på redovisningen. Sista fakturan kan aldrig överstiga maxpriset, men kan regleras ned om arrangemanget har mycket pengar ”över”.

Att få pengar ”över” i ett arrangemang är inte önskvärt, men ibland blir något plötsligt billigare, man får sponsring eller rabatt, valutan ändrar sig till arrangemangets fördel osv. Då ger den ”Danska modellen” möjlighet att justera deltagarnas kostnad och använda resurserna väl.

Arrangemanget ska inte snåla för att kunna ”ge tillbaka” men ska inte heller hamna i situationen där pengar läggs på oväsentligheter eller upplevas av

32

deltagarna som att det slösas. Om det plötsliga goda ekonomiska läget kan möjliggöra en aktivitet som höjer mervärdet för deltagaren, ska detta prioriteras.

Den här modellen bygger på att teamet skyndsamt slutredovisar vid hemkomst för att sista fakturan ska kunna gå iväg till deltagaren. Detta är lätt att göra med den nya redovisnings –appen som teamet kommer att använda under arrangemanget. Se mer under kapitlet för redovisning.

7.8[9.8] Deltagaransökningar och ekonomiska förutsättningar

7.8.1[9.8.1] Antal deltagare, funktionärer samt arrangemangsledare

Varje arrangemang har ett minimalt och maximalt antal deltagare, funktionärer och ledare som kan delta i arrangemanget. Maximalt antal deltagare avgörs av hur många som är praktiskt hanterbart för ledarteamet, hur många som det finns utrustning för och om det finns några anvisningar från arrangören. Minimalt antal deltagare avgörs av budget och vad som är möjligt att genomföra med bibehållen kvalitet i arrangemanget.

Utifrån antalet deltagare bestäms hur många ledare arrangemanget ska bära kostnaden för. Huvudprincipen är minst två ledare per arrangemang och en ledare per 10 deltagare, samt justering med hänsyn till unga deltagare, mer riskfylld verksamhet och krav från myndigheter eller arrangörer. Som arrangemangsledare räknas samtliga vuxna på arrangemanget som inte är deltagare (eller i vissa fall IST eller avdelningsledare).

Om arrangemanget vill utöka antalet arrangemangsledare ska frågan tas upp med kontaktpersonen. Observera att samtliga arrangemangsledare ska delta i arrangemangsledarutbildning och riskhanteringsutbildning och då medför detta en kostnad. Merkostnaden för fler ledare ska inte bäras av arrangemangets deltagare om inte ledarna behövs för arrangemangets genomförande.

Ett beslut om att utöka antalet arrangemangsledare fattas av Scouternas arrangemangsgrupp.

33

7.8.2[9.8.2] Att ställa in ett arrangemang

Det sista vi vill göra är att ställa in ett arrangemang, men i vissa fall kan det bli nödvändigt. Om till exempel antalet deltagare är så få att utgifterna inte kan täckas, kan arrangemanget komma att ställas in. Ett arrangemang ställs in av Scouternas arrangemangsgrupp i samråd med arrangemangsteamet i fråga. Ett arrangemangsteam kan aldrig själva ställa in ett arrangemang.

Direkt efter sista anmälningsdatumet har gått ut ska arrangemangsteamet samtala med sina kontaktpersoner från Scouternas arrangemangsgrupp för att avväga hur många anmälda som finns och eventuella andra faktorer ur båda ekonomisk och kvalitetsmässig synpunkt. Tillsammans ska teamet och kontaktpersonerna bedöma om arrangemanget ska genomföras.

7.9[9.9] BudgetprognosUnder hela arrangemangets planeringstid, samt under själva arrangemanget, ska arrangemangsledarna följa upp hur intäkter och kostnader ligger i förhållande till budget och göra nödvändiga justeringar i planerade utlägg.

Ett antal gånger under projekttiden kommer Scouterna att begära in en ekonomisk prognos. Det betyder att man kollar över utfallet hittills, och berättar om man tror att arrangemanget kommer att hålla sin budget eller om någon eller några poster bedöms ha ett annat utfall vid projektets slut.

Prognosinformation och -filerna kommer från projektledaren på Scouternas kansli. Det som du får blir ett utfall att jämföra med arrangemangets bokföring.

När du får prognosfilen från Scouterna ska du jämföra ”utfall” som det står i filen som kommer ut med utfall som du har på fliken ”Total arrangemanget”. Om det finns skillnader mellan det ”utfall” som Scouterna har i ekonomisystemet och din egen arrangemangsbokföring, ska du rapportera in var du tror att skillnaden ligger och hur du tror att det ska åtgärdas. Oftast gäller det kostnader som har bokförts under fel arrangemang, som ska konteras om.

Tänk på datumet på den filen som du få ut från Scouterna. Om du har bokfört kostnader eller intäkter i er Bokföringsflik efter det datumet kommer de inte att räknas med i rapporten som kommer ut.

Tänk på vilka kostnader som har tagits på arrangemangets bankkort och om du har skickat in kvitto för dessa utlägg. Om inte – kommer de inte att synas i utfall i prognosfilen.

När du har kollat att utfallet stämmer väl, ska du kolla på själva prognosen. Hur ser arrangemangets ekonomiska förutsättningar ut? Tror du att ni kommer att

34

håller er budget. Om ni har gjort av med mer pengar på en budgetpost, kan ni spara in det under något annat?

Prognoserna är baserade på den budgetversion som är inlagd i Scouternas ekonomisystem, och anges med tusenkronor (tkr). Prognos delas inte upp i arrangemangets interna ”projekt” utan gäller bara ”Total arrangemanget”.

Vi gör inte nya budgetar när vi gör prognos, men vi visar via prognosen hur vi tror att pengar egentligen kommer att gå åt, efter de senaste förutsättningarna. Om slutresultatet fortfarande blir ungefär noll, går det bra att ”flytta” pengar från en budgetpost till en annan i en prognos. Om det finns större ändringar eller skillnader ska dessa diskuteras med arrangemangets kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangsgrupp.

8[10] Ekonomisk redovisning

8.1[10.1] Ekonomi för allaAlla arrangemangsledare måste känna till våra rutiner för att köpa resor och för att begära återbetalning för personliga utlägg som ska belasta arrangemangets budget. Detta hittar ni under eget kappitel nedan.

Alla andra delar av det här kapitlet är riktat till den ekonomiansvarige i varje arrangemangsteam (samt arrangemangsansvarig som ska ha en bra förståelse för hela arrangemangets ekonomi).

8.2[10.2] Scouternas ekonomisystem

Alla Scouternas arrangemang hanteras inom Scouternas gemensamma ekonomisystem. Vi har ett gemensamt bankkonto, men alla arrangemang räknas som individer ”kostnadsbärareindividuella ”kostnadsbärare” inom vårt bokföringssystem, och arrangemangets ekonomiansvariga kan få ut rapporter på alla intäkter samt kostnader som belastar den kostnadsbäraren, år för år.

35

8.3[10.3] Att ta betalt från deltagare

Alla deltagare faktureras sin deltagaravgift genom kansliet. Så fort som det är klart vilka deltagare som kommer att delta på arrangemanget ska man uppdatera anmälningssystemet så att det visar vilka som kommer att åka på arrangemanget. Det vill säga direkt efter att anmälningstiden gått ut, eller så fort som ni har gjort antagningsprocessen för arrangemang som är övertecknat.

När alla som ska åka med finns med i anmälningssystemet ska meddelas till projektledaren på Scouternas kansli, och samtidigt skicka in faktureringsunderlagsblanketten för arrangemanget. Projektledaren kommer att dra ut en rapport från anmälningssystemet som skickas tillsammans med faktureringsunderlag till Scouternas ekonomiavdelning. Om deltagaravgiften är hög är det möjligt att dela upp betalningen i flera delar. Hela avgiften måste dock vara betalad innan arrangemanget börjar.

Fakturaunderlaget måste lämnas in minst 90 dagar innan arrangemanget för att fakturan måste kunna gå ut minst 60 dagar innan arrangemanget startar.

För arrangemanarrangemang med deltagaravgift som överstiger 10000sek ska den ”Danska modellen” tillämpas. Se mer under eget kapitel ovan.

8.4[10.4] Att betala för arrangemangets kostnader

För att betala utgifter som uppkommer under planeringen och arrangemanget kan ni göra på olika sätt. Ni kan be om faktura som skickas till Scouterna, begära förskott, betala med bankkort eller göra ett eget utlägg och därefter lämna in en utläggsredovisning. För närmare information om dessa, se information längre ner. Tänk efter noga inför varje gång ni behöver betala någonting hur detta ska göras.

8.5[10.5] FaktureringDet enklast sättet att betala för saker för arrangemanget är via faktura.

Begär alltid 30-dagarsfaktura. Även företag som har som standard att ge 10- eller 20- dagarsfakturor brukar gå med på det om man ber om det. Om fakturan är på mindre än 30 dagar är det svårt att hinna betalas den innan tiden är ute och då tillkommer förseningsavgift som belastar arrangemanget.

Instruera företagen/butikerna ni handlar från att fakturor måste markeras med:

36

ArrangemangetsnamnSe till att det som står identifierar precis vilket arrangemang fakturan gäller. (T.ex. det räcker inte med ”Blå hajk”, det ska stå ”Blå hajken Forsfararna”. Det räcker inte med ”EB” eller ”Explorer Belt”, det ska stå ”EB Frankrike”.)

Ekonomiansvarigs namn Ekonomiansvarigs kod.

Det kommer troligen att vara ”XX” sen de tre första bokstäverna iförnamnet, och de tre första bokstäverna i efternamnet. Till exempel: Helen KrabbTove Rehnman har koden ”XXHELKRAXXTOVREH”.

Fakturor ska skickas till:ScouternaFE 555751 75 UppsalaAlla fakturor måste skickas till fakturaadressen, elektroniska fakturor skrivs ut av teamet och skickas in till adressen.När fakturor kommer in i vårt elektroniska bokföringssystem, kommer ekonomiansvarig att få en epost och en länk, där hen kan kontera fakturan under rätt KBR (Kostnadsbärare – arrangemangets ”kod” i ekonomisystemet) kod för ert arrangemang. När den är bokförd och attesterad, kommer fakturan att betalas.

Kontokort

Om det behövs kan vissa arrangemangsledare få kontokort för att betala arrangemangets utlägg. I så fall ordnas ett eget bankkonto för arrangemanget, dit ett kontokort ansluts. Se nedan för mer information.

8.5.1[10.5.1] UtläggsredovisningAlla utlägg som görs under planeringsfas av individer med egna pengar för arrangemangets räkning som ska återbetalas måste skickas in med Scouternas utläggsredovisningsblankett. Du hittar en länk till blanketten på www.scoutservice.se/ladda-ner/blanketter/. Eftersom blanketten uppdateras med jämna mellanrum är det viktigt att du inte spara en version som du använder om och om igen, utan den ska hämtas vid varje enskilt tillfälle. Var noga när du fyller i blanketten och följ instruktionerna som finns på den.

Referens ska vara den ekonomiansvarige för ditt arrangemang. Om hen inte finns på listan, välj XXHELKRAXXTOVREH

Organisationen är Scouterna

Glöm inte att ange om du redan har fått en förskottsbetalning. Det skriver man högst upp på blanketten, inte längst ned.

37

På första raden under ”orsak till utlägg” skriv vilket arrangemang utlägget gäller. Skicka olika blanketter för olika roller som du har inom Scouterna.

Om du har kvitto i en annan valuta än den som du vill ha ut pengar i, använd växelfunktionen i blanketten. Se till att originalsumman finns, samt växelkursen för att komma till summan i den valuta i vilken du vill ha din utbetalning.

Klistra kvittona på ett tomt papper med tejp eller lim, och numrera kvittona.

Glöm inte att skriva under!

Tänk också på att:Om kvittona är inte på ett språk som det är rimligt att Scouternas revisorer förstår (svenska eller engelska) måste man skriva bredvid kvitton vad de gäller.

Om du ha många kvitton för samma sak kan du göra en egen sammanställning på ett annat papper. Varje rad på utläggsblanketten kan referera till flera kvittonummer, så länge som alla kvitto på samma rad gäller samma typ av kostnad (mat, resor, material etc [konto]), är i samma valuta, och gäller för samma del av arrangemanget (rekresa, planeringsmöte, huvudaktivitet [projekt]). Om du vill ange mer information än det finns plats för på blanketten, skriv för hand bredvid det påklistrade kvittot.

8.5.1.1[10.5.1.1] Internationella överföringar

Ibland kan det vara svårt att få faktura eller att betala med bankkort. Detta kan till exempel vara när ni ska betala en scoutkår utomlands för hyra eller lägeravgift. Vi kan då hjälpa er med en internationell överföring direkt till deras bankkonto. För att beställa en internationell överföring ska;

summan som ska sättas in, kontonummer, SWIFT eller IBAN nummer, bankens adress, informationen som behöver nå mottagaren vid betalningen, samt namn på ert arrangemang skickas till projektledaren senast 30 dagar innan ni vill att pengarna ska

vara betalda. Notera att under sommaren kan kansliet behöva mer tid på sig.

8.6[10.6] Kvittoredovisning under arrangemanget

Under planeringsfasen kommer minst en person ur varje team få tillgång till redovisningsappen Boldsie. Appen gör att ni kan direktredovisa kvitton via mobiltelefon eller surfplatta som kör android eller iosen. Görs detta kontinuerligt kommer ni vid arrangemangets slut inte behöva sitta med en pärm kvitton att registrera manuellt, utan ”allt” är nästan klart. Ekonomiavdelningen kommer att ha genomgång med teamen.

38

Kvitton ska fortfarande sparas, gärna tejpade i pärmi förseglade kuvert per dag. Se instruktion om hur appen används nedan.

Registrering kan ske off-line, när ni sedan kommer in i täckning så går det iväg

Alla ledare i ett team kan ha tillgång till appen, men minst en person måste ha det.

8.7[10.7] FörskottI vissa fall kommer en arrangemangsledare att behöva lägga ut stora summor för arrangemangets kostnader som personen inte kan täcka själv innan återbetalningen kommer. I sådana fall kan en förskottsbetalning beställas till ett personligt bankkonto. Ta kontakt med projektledaren om du tror att det behövs för att få den relevanta blanketten utskickad.

Återbetalning av förskott från personligt konto sker till Scouternas bankgiro 446-9268. Märk återbetalningen med arrangemangets namn.

8.7.1[10.7.1] KassahanteringInstruktioner om kassahantering för arrangemang som delar ut kassa till deltagare kommer senare.

8.7.2[10.7.2] Uttag av internationella valutor

För vissa arrangemang utomlands kan det behöva göras större uttag av valuta i Sverige innan arrangemanget. För att få göra detta hos till exempel Forex kan det då behövas ett intyg med information om arrangemanget samt ett kontoutdrag. Detta kan projektledaren för arrangemang hjälpa med – men fråga först växelkontoret vilken information de vill ha och om de har en blankett färdig. Se till att berätta i god tid (30 dagar) innan det behövs.

8.8[10.8] Bankkonto och kontokortOm arrangemangsledare kommer att behöver ett kontokort för att betala arrangemangets utgifter, kan det ordnas. De flesta arrangemang i utlandet behöver det.För att få ett kontokort måste ett bankkonto som är individuellt till arrangemanget öppnas. Därefter kan kontokortet kopplast till detta konto.

39

Observera att bankkort ska beställas tillsamman med statusrapporten i januari – se arrangemangets checklista för det exakta datumet. Skicka namn, personnummer, telefonnummer och adress på den i teamet som ska stå på kortet till projektledaren på Scouternas kansli.

8.8.1[10.8.1] BankkontontoScouterna använder Sparbanken Skåne. Kostnad för ett bankkonto finns med i budgetfilen, under schablonsiffror fliken.

8.8.2[10.8.2] BankkortArrangemanget kan få bankkort kopplade till kontot för att till exempel handla mat och material för. Det är viktigt att undersöka landet dit man ska åka, och vilka betalkort som funkar i det landet. Kostnad för bankkort finns med i budgetfilen, under schablonsiffror fliken. Tänk noga efter hur många kort ni behöver och budgetera för detta.

8.8.3[10.8.3] Överföring till kontoBankkontot som öppnas i arrangemangets namn är tomt till dess att teamet beställer överföring av pengar till det. Kontot användas bara för korttransaktioner. Alla andra betalningar för arrangemanget sköts via Scouternas huvudkonto (betalning av fakturor via Approve-It, återbetalning av deltagaravgift, internationella överföringar osv).

För att få pengar på kontot som är kopplat till arrangemangets bankkort behöver ett så kallat förskott beställas. För att beställa förskott ska summa som ska sättas in, och namn på ert arrangemang skickas till projektledaren i samband med statusrapport i januari eller maj/efter rekresan. (Vid annat tillfälle: senast 30 dagar innan ni vill ha pengarna på ert konto).

Observera att du måste specificera precis hur mycket pengar som du vill föra över. Det är arrangemangets ekonomiansvarige som ska ha koll på det ekonomiska läget inom arrangemanget. Scouternas personal kan inte hantera beställningar av typen ”för över allt som vi ha kvar” eftersom Scouternas personal inte har koll på vilka utlägg ni har som inte är bokförda än, osv.

8.8.4[10.8.4] Uttag i utlandetVarje år får utlandsarrangemang problem med att de har nått uttagsspärren på sitt bankkort. Vi har inga uttagsgränser på korten, men bankens säkerhetsgräns kan reglera uttagsnivån. Den här gränsen finns efter en bedömning av säkerhetsläget i landet och kan därför skifta väldigt fort. Det kan också finnas uttagsgränser för enskild bankomat. Ofta behövs det besökas ett bankkontor för att ta ut en större summa. Kontrollera öppettider och veckodag.

40

Det bästa sättet att undvika att hamna i kontantbrist är att planera sin ekonomi extremt noga och räkna ut hur mycket pengar som går åt varje dag och var de ska komma ifrån. Det kan behövas att ni gör uttag några dagar innan ni ska använda kontanterna, för att ha tillräckligt med kontanter alla dagar.

8.8.5[10.8.5] Redovisning av kostnader betalda med kontokortet

Ni är ansvariga för att redovisa kostnader som är tagna på kortet. Använd er av kvitto-appen varje dag så är redovisningen i stort sätt klar när arrangemanget är slut.

Föreslagsvis redovisar ni kvitton varje dag under arrangemanget. Öppna appen, fotografera kvittot och lägg det på rätt konto, lägg kvittot i ett kuvert. När den dagens kvitton är färdigregistrerade skapar du en rapport med alla dagens kvitton. På kuvertet skriver du sedan rapportens kod, datum samt namn på kuvertet och klistrar igen det. lägg kvittot i ett kuvert. När den dagens kvitton är färdigregistrerade skriver du namn, datum samt den Koden är specifika kod som appen genererar ger dig för just detta redovisningstillfälle. Sedan klistar du igensparar du kuvertet och sparar det på ett säkert ställe, gärna vattentätt. Allt detta går även att göra off-line.

Koden är till för att det ska gå att hitta rätt kvitto vid ev. problem runt en kostnad. Och för att våra revisorer ska kunna hitta kvitton de söker.

Varje person som registrerar kvitton ska använda ett eget kuvert, eftersom det genereras en ny kod vid varje ny omgång rapport av registrerade kvitton.

Högen med kuvert ska skyndsamt efter arrangemangets slut skickas till Scouternas kansli, se mer under slutredovisning.

Om ni ska genomföra arrangemang i land där inte ni inte kommer att ha tillgång till fri surf eller wifi, glöm då inte att budgetera för detta.

8.9[10.9] Kontinuerlig bokföringAlla arrangemangs ekonomiansvariga ansvarar för att kontinuerligt skriva upp de utgifter och intäkter som belastar arrangemanget. Vi rekommenderar att ni kör med rutinen att alla arrangemangsledare meddelar ekonomiansvarig varje gång de gör någonting som påverkar arrangemangets budget, t.ex. skickar in en utläggsblankett, beställer en resa, bokar boende, osv. Det kan göras enkelt genom att en kopia på t.ex. utläggsblanketten, resebeställningen osv skickas till den ekonomiansvarige.

41

Arrangemangets ekonomiansvarige ska skriva upp alla ekonomi poster i mallen som har tagits fram av arrangemangsgruppen. Den andra fliken som heter ”Bokföring” är till för detta.Budgetfilen inklusive den ifyllda bokföringsfliken ska skickas in till arrangemangets kontaktpersoner tillsammans med varje statusrapport (januari och maj, och efter ev. rekresa).

Arrangemangets ekonomiansvarige kommer att få ut ekonomiska rapporter från Scouternas ekonomisystem, och ska kontrollera dessa mot arrangemangets dokumentation. Alla utlägg som belastar arrangemanget i Scouternas system ska finnas med i bokföringsfliken, och alla poster som finns i bokföringsfliken ska komma in i Scouternas ekonomisystem så småningom. Använd kolumn för fakturanummer samt verifikationsnummer för att kontrollera vad som finns var. Därmed kan ni ha koll på precis hur mycket pengar teamet har att leverera resten av projektet.Om du hittar kostnader som felaktigt har belastat ditt arrangemang Det är viktigt att ni nogrant går igenom de ekonomiska rapporterna och hare r budgetfil I ordning för att upptäcka felaktigt konterade kostnader. Om du hittar kostnader som felaktigt har belastat ditt arrangemang eller om det saknas kostnader som ska belasta ditt arrangemang, hör du av dig så fort som möjligt för att reda ut dem.eller om det saknas kostnader som ska belasta ditt arrangemang, hör du av dig så fort som möjligt för att reda ut dem.

8.10[10.10] Att hantera kvitto Alla kostnader som belastar arrangemanget måste redovisas med originalfaktura (för saker som faktureras direkt till Scouterna) eller kvitto. Alla originalkvitton2 måste lämnas in till Scouterna för arkivering. Detta gäller även kvitton registrerade med appen.

Kvitton som avser 10 000 kr eller mer ska skickas med rekommenderat brev, alternativt lämnas in personligen, till Scouternas kansli.

Kvitto för saker som en arrangemangsledare har betalat själv och för vilka hen ska få återbetalning ska skickas in tillsammans med en utläggsredovisningsblankett. Instruktioner om hur man ska göra med kvitton finns i själv blanketten.

Kvitton för kostnader som har betalats med ett förskott måste också skickas. Använd samma utläggsredovisningsblankett som gäller för egna utlägg, men se till att använder fältet högst upp där det står ”Jag har fått ett förskott på”. SKICKA TILL KANSLIET INTE TILL UPPSALA-ADRESSEN.

Kvitton för kostnader som har betalats med ett arrangemangs kontokort redovisas genom kvitto-appen. Själva kvittona skickas in till kansliet i samlad form.

2 Med undantag för kvitto för sjukvård för vilken deltagare ska faktureras och sen själv ta försäkringsärende.

42

Använd bokföringsfliken i budgetmallen som sammanställningsdokument. Skicka två utskrivna kopior, en sorterat efter kvittonummer samt en sorterat efter projekt och inom projektet, konto. Skicka digitalfilen med epost.

Om ni har samlat ett antal kvitton innan arrangemanget äger rum kan det löna sig att skicka dem in till Scouternas kansli redan då. På sådant sätt hålls arrangemangets bokföring uppdaterad och arbetet att kontrollera utfallsrapporterna och göra nya budgetprognoser förenklas. Annars måste alla kvitton skickas eller lämnas in till Scouternas kansli i samband med slutrapporten.

8.11[10.11] Kontering och Approve-It

Scouterna använder ett ekonomisystem som heter ”Approve-It”. Arrangemangets ekonomiansvarige kommer att få en individuell inloggning till systemet och behörighet att kontera (”godkänna”) kostnader som ska belasta arrangemanget.En mycket förenklad lathund:

När du loggar in kommer du till din inkorg. Till vänster har du en meny där det står om du har fakturor att godkänna.

Klicka på ”Godkänna leverans”. Det kommer upp en lista över alla fakturor som du behöver hantera. Klicka på en faktura. Du ska kunna se fakturan till höger, och en administrationspanel till

vänster. Ignorera den övre delen av administrationspanelen, det är i den undre delen som du ska jobba. (Om du inte kan se fakturan kan du behöva installera Java. Prova gärna en annan webbläsare om du har möjlighet.)

Under administrationspanelen ska du dela upp fakturan så att alla kostnader belastar rätt konto (typ av utlägg) samt rätt projekt (del av ditt arrangemang).

För varje del av fakturan ska du ange: Konto: vilken typ av kostnad är det? Resor? Mat? Kontorsmaterial? Ange

sifferkoden som du kan hitta i arrangemangets budgetmall, eller klicka på fyrkanten med prickar på bredvid fältet för att välja från en lista. Håll dig till de konton som vi har angett i arrangemangets budgetmall eller stäm av med projektledaren om du inte tror att dina kostnader faller under dessa konton.

Res.enhet: Resultatenhet ska vara ”4510”. Det gäller för alla arrangemang.

Kost.bär: Kostnadsbärare är den unika kod som har tilldelats just ditt arrangemang. Det ska finnas högst upp på din budget, annars kan du bläddra i listan som finns under den fyrkantiga knappen med två prickar i Approve-It bredvid Kost.bär. fältet.

Projekt: Som förklarats under 9.2.1 § ovan måste alla intäkter samt kostnader för ett arrangemang kopplas till ett ”projekt”. Ange den projektkod som gäller för ditt arrangemang – som är din kostnadsbärarkod med ytterligare en siffra, 1-7. Var noga att det står rätt kod, för att underlätta vidare ekonomirapportering och -avstämning.

43

Summa: ändra totalsumman för hela fakturan till den del som gäller för den här konto-/projektkombinationen.

Skriv en kommentar om det kan hjälpa revisorerna att förstå vad utlägget gäller eller om det är något som du vill meddela de som ska attestera kostnaden efter dig.

Klicka i cirkeln ”Spara/Skicka”. Skrolla ned och klicka på ”Utför”. Fortsätta tills att du har konterat hela summan som fakturan omfattar.

Om du gör fel kan du ofta rätta till genom att ändra summan till ”0”, välj ”Spara/Skicka” och ”utför”. Då raderas raden.

När du har sparat allt med rätt kod, dubbelkolla att alla koder är på plats. Alla arrangemangkostnader måste ha konto, RE, KBR, samt projektkod! Klicka på ”Godkänna” under varje post. Om man dubbelklickar på en, kan

man välja ”Godkänna” på alla. Klicka på ”Utför”. Då går fakturan vidare i systemet för attestering och sen betalning. Om du får en faktura som inte ska belasta ditt arrangemang, ändra namn

på handläggare till projektledaren för arrangemang och ”Spara/Skicka”. Då flyttas fakturan från din inkorg till den andra personens.

Observera att du ibland kan få en stor faktura där bara en del ska belasta ditt projekt (resor bokat med Resia Tranås brukar komma så). Om fakturan redan är uppdelad kommer du bara att ha behörighet att ändra den del som gäller dig. Scrolla för att hitta den delen och kontera den precis som du gör med andra fakturor. Om fakturan inte är uppdelad, kontera det som gäller ditt arrangemang och spara med rätt summa. Skicka sen raden med den resterande summan till projektledaren.

Om du gör eller hittar fel, hör av dig till projektledaren som attesterar de flesta fakturor för Scouternas arrangemang och som oftast kan rätta till felet innan fakturan går vidare.

8.12[10.12] SlutredovisningEfter arrangemangets huvudaktivitet ska ni göra en slutrapport. En viktig del av detta är den ekonomiska slutredovisningen. Slutredovisningen ska innehålla en sammanställning av alla arrangemangets intäkter och utgifter. Du kan skicka in din budgetfil med ifylld bokföringsflik som slutredovisning. Se till att alla intäkter och kostnader som berör arrangemanget finns med i filen.

Det ska finnas kvitton på alla utgifter. Har något betalats av Scouterna mot faktura behövs inget ytterligare kvitto.

Efter arrangemangets slut så ska alla de kvitton som är redovisade genom kvitto-appen lämnas in i sina stängda kuvert, markerade med namn, datum och specifika redovisningskoden ni får i appen. Skicka kuverten i en låda eller liknande med rekommenderad post till, alternativt lämnas in personligen till, Scouternas kansli.

44

9[11] FörsäkringScouterna har en bra försäkringspolicy som täcker många händelser som kan påverka ett arrangemang.Information om arrangemangsledares samt deltagarnas försäkringar hittar ni i separat information på http://www.scoutservice.se/utveckla-karen/administration/forsakringar/for-dig-som-ar-medlem/Den som gäller för arrangemang heter ”Tjänstereseförsäkring”.

9.1[11.1] VärdesakerArrangemangsledarna ska undvika att ansvara för deltagarnas värdesaker. Ibland är det oundvikligt att deltagarna måste lämna saker med ledarna men var då noga med att förklara att ni inte ansvarar för värdesaker utan bara kan göra så gott ni kan för att ta vara på grejerna.

Om något blir stulet eller borttappat under tiden arrangemangsledare ansvarar för värdesaker kommer deltagaren att bli ersatt inom arrangemangets budget under förutsättning att polisanmälan upprättats.

Om deltagare eller arrangemangsledare blir bestulen under arrangemanget ska polisanmälan upprättas.

9.2[11.2] Sjukvård under resanFör information om sjukvård på resan, se eget kapitel.

10[12] Resor10.1[12.1] Scouternas resepolicyScouterna har en resepolicy där det står bland annat att Scouterna reser:

Miljövänligt Inom Sverige reser vi i första hand med tåg. Vi väljer i första hand kollektiva färdmedel framför bil. Resor/transport med hyrbil är ibland nödvändigt och skall beviljas av din

närmaste chef. Kostnadseffektivt Vi väljer alltid det billigast möjliga alternativet.

45

Vi bokar biljetter i god tid. Vi undviker taxiresor. Taxi kan utnyttjas nattetid med hänsyn till den

personliga säkerheten. Tidseffektivt Vid val av resesätt tar vi hänsyn till restiden i relation till kostnader för

arbetstid.

Tänk på att alltid vara ute i så god tid som möjligt. De billigaste tågbiljetterna släpps 90 dagar innan resan och då borde ni redan ha bestämt er mötesdatum och då kunna boka.

10.2[12.2] Att resa till möte och förberedelseaktivitet

Scouterna har avtal med Tranås, www.tranas-resebyra.se. www.resia.se. Avtalet är utformat så att ni under era planeringsmöten måste boka alla resor som inte är lokala via dem. Vi har ett avtal med Resia Tranås där vi lovar att alltid använda dem och därför är det mycket viktigt att ni gör det. Det kan vid enskilda bokningar kännas som det blir dyrare men fördelarna är stora då ni aldrig behöver ligga ute med pengar. Åker ni regionalt till möten där ni vanligtvis betalar på bussen/tåget/maskin så behöver ni inte boka biljett via ResiaTranås.

10.3[12.3] Resa som gäller huvudaktivitetet

När det gäller gruppresor, dvs. flyg/buss/tåg bokningar för själva arrangemanget, så måste ni be Resia Tranås om ett kostnadsförslag, men ni måste inte använda er av dem om ni hittar något annat som passar er bättre.

Gruppresor köpta genom RESIA Tranås ska ha resegaranti, men ställ alltid kontrollfråga så att det är säkert.

10.4[12.4] ResebyråVälj resebyrå med omsorg. Den ska alltid och utan undantag ha resegaranti och erfarenhet av att jobba med grupper som vill resa billigt utan att det blir en turistresa. Försäkra er om att ni via resebyrån har en kontakt att ringa om det skulle bli problem på plats.

46

10.4.1[12.4.1] Att boka med TranåsFör att boka resor med Tranås ska ni sätta upp en reseprofil. Blanketten för att registrera er som resenär, får ni av Scouternas arrangemangsgrupp. Biljetter bokas sedan enklast genom Tranås webbokning. Har ni problem så kontakta Tranås för att boka resor. med Resia är det enklast och billigast för oss att boka via nätet. Om ni inte kan boka via nätet kan man maila. Detta är också nödvändigt om du vill boka t.ex. ungdomsbiljett. Man kan även ringa mån-fre 08.00-17.00, men det är dyrare. För att boka själv via nätet:1. Går till http://affarsresor.resia.se. 2. Logga in med Användarnamn: arrangemang.resia@scouterna.seLösenord: resia1233. ” Boka resa för gästresenär” Sök4. Välj ”Tåg” på överste meny.5. Fyll i dina resedetaljer.6. Välj resan och lägg i korgen.7. Fortsätt8. Välj tillval om lämpligt.9. Boka10. Fyll i dina personliga uppgifter. Fyll gärna i syftet med resan, samt glöm inte ”Projekt” som ska vara ditt arrangemangsnamn, t.ex. ”EB England 2015”.

47

[13] 11. Bekräfta

[14] 12. Logga ut

[15] Om du behöver boka via mail, skicka all information om din resa till uvya@resia.se. Glöm inte:

48

[16] a. Din grupp: ”Scouternas Arrangemang”

[17] b. Referens: relevanta XX-kod till ekonomiansvariga för ditt arrangemang (annars XXHELKRA)

[18] c. Projekt: ditt arrangemangsnamn

49

[19] d. Kort anledning till resan

[20] e. Ditt fullnamn

[21] f. Din biljettklass (eg ungdomsbiljett, andraklass)

[22] g. Prio-nummer om du har det

[23] h. När och hur du vill resa.

50

[24]

[25] Om du inte kan boka via nätet eller via mail, kan du boka genom att ringa 08- 59411255, måndag till fredag 08.00-17.00.

[26] RiskhanteringFöre avresan ska arrangemangsledarna gå Riskhanteringsutbildning, skriva en beredskapsplan och diskutera igenom den med kontaktpersonerna. Beredskapsplanen ska godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp. Vid angivit inlämningsdatumet ska den slutliga versionen av beredskapsplanen ha skickats till arrangemangets kontaktpersoner. Påbörja arbetet med beredskapsplanen genast efter riskhanteringsutbildningen så att ni hinner få feedback och korrigera innan dess att den slutliga versionen ska inlämnas. Det är viktigt att ni

51

lägger ner mycket tid och tanke på beredskapsplanen eftersom den utgör instruktionerna både för er och för riksorganisationen hemma i Sverige när arrangemanget går av stapeln.

10.5[26.1] Scouternas beredskapsplan

För arrangemanget gäller Scoutermas beredskapsplan som ni får på riskhanteringsutbildningen.

10.6[26.2] KriskontaktI enlighet med Scouternas beredskapsplan kommer en person i Sverige utses som kriskontakt till varje arrangemang. Det kan vara kontaktpersonerna i Scouternas arrangemangsgrupp eller någon annan som är mer tillgänglig just då. Kriskontakten håller kontakt med er under resan och ingår i er krisorganisation.

10.7[26.3] Arrangemangets beredskapsplan

Varje arrangemang måste skriva en beredskapsplan. Mer information kommer på riskhanteringsutbildningen.

10.8[26.4] DeltagarlistorI god tid innan arrangemanget startar ska en deltagarlista, med kontaktuppgifter till anhörig, skickas till arrangmangets kontaktpersoner samt projektledaren på Scouternas kansli. Mallen för deltagarlista alternativ metod som rapport ska dras ut from anmälningssystemet kommer att meddelas vid senare tillfälle.

10.9[26.5] Trygga mötenTrygga Möten är ett projekt inom Scouterna där vi utbildar ledare i hur de ska förhindra och hantera övergrepp. Med övergrepp menas både mobbing och sexuella och fysiska övergrepp. Som arrangemangsledare har ni fått förtroendet att leda och ansvara för de scouter som deltar i ert arrangemang. Som arrangemangsledare måste du ha

52

genomgått webbutbildningen Trygga Möten. Detta både för att föräldrarna och ni som ledare ska känna er trygga med att ni ansvarar för deltagarna under arrangemanget.

Alla personer i arrangemangsteamet ska ha genomfört webbutbildningen Trygga Möten inför riskhanteringsutbildningen. På riskhanteringsutbildningen ska intyget visas upp, intyget ska vara från de senaste 6 månader. Har man inte med intyget får man möjlighet att gå webbutbildningen under riskhanteringsutbildningshelgen.

Arrangemangsteam som återkommer flera år efter varandra, behöver genomföra webbutbildningen vartannat år. Nya medlemmar i teamet måste alltid genomföra utbildningen även sitt första år.

10.10[26.6] Utdrag ur belastningsregister

Scouternas arrangemangsgrupp kan komma att kräva uppvisande av utdrag ur belastningsregistret. Det är utdraget för ”personer i föreningar som ska arbeta med barn” som är aktuellt som visar om personer blivit dömda för grova brott.

10.11[26.7] SjukvårdUnder arrangemanget har ni ansvar för att de ni har med er får tillgång till sjukvård om de behöver. Värdera den sjukvård ni får av utländska arrangörer och värdlandets allmänna sjukvårdssystem. Räcker inte den, vidta åtgärder, till exempel att ta med en legitimerad läkare i staben. Det är viktigt att ni tar med er den basutrustning som ni tror att ni kommer att behöva.

[26.7.1] Utlägg på för deltagares sjukvård

Enskilda scouter ansvarar själv för att betala all sjukvård som de behöver under arrangemanget.

Om en deltagare behöver sjukvård eller läkemedel och inte kan betala själv, ska arrangemanget täcka kostnader och deltagaren ska skriva under ett intyg (det finns en blankett) att de förstår att de är skyldiga att återbetala den kostnaden.

Kvitton för sådana utlägg måste kopieras, original lämnas med patienten och kopior skickas in till projektledaren tillsammans med intyget. Scouterna kommer att fakturera deltagaren för kostnader och deltagaren ansvarar själv för att

53

genomföra en skadeanmälan om det är någonting som kan täckas under Scouternas försäkring. Blanketten hittar ni tillsammans med alla arrangemangsmallar.

11[27] SlutrapporteringNär arrangemanget är slut ska ni lämna in en avslutande rapport. Rapporten över arrangemanget ska innehålla

Skriven slutrapport Utvärdering Ekonomisk redovisning Eventuell inventarieförteckning

Rapporten ska lämnas in digitalt till kontaktpersonerna3. Den skrivna slutrapporten ska innehålla er redogörelse och ska läsas av Scouternas arrangemangsgrupp för utvärdering och av kommande arrangemangsteam för tips och råd:

Varje arrangemangsledare ska också personligen utvärdera arrangemanget, sin egen insats och de övriga arrangemangsledarna. Den utvärderingen kan ske muntligen till kontaktpersonerna.

11.1[27.1] Skriftlig slutrapport11.1.1[27.1.1] Er skriftliga

slutrapport ska innehålla:Arrangemangsledningens sammansättning, och för- och nackdelar med den

Hur ni organiserade ert arbete och hur det fungerade Hur ni marknadsförde arrangemanget och hur det gick Hur ni lade upp arrangemanget och hur det blev Tips och råd till de som ska göra liknande arrangemang i framtiden. Hur kontakten med kontaktpersonerna fungerade En utvärdering av stödet till er från kansliet och Scouternas

arrangemangsgrupp Övrigt av vikt som ni anser ha påverkat arrangemanget. Bifoga material som kan vara av intresse och till nytta för nya

arrangemangsledare som till exempel: Tryckt marknadsföringsmaterial för arrangemanget De blanketter, hälsodeklarationer och säkerhetslappar ni använde

3 Detta gäller så klart inte om du har en handkassa med bifogade kvitton att redovisa, då skickar du in detta i pappersform till projektledaren på Scouternas kansli!)

54

Era informationsutskick till deltagarna Spara så mycket ni kan digitalt, gärna som PDF-filer, så blir det lättare att

sprida och arkivera.

11.2[27.2] Er egen utvärderingFör att kunna skriva er slutrapport behöver ni utvärdera arrangemanget både för er egen del och med hjälp av deltagarna.Inom er egen utvärdering, tank på:

Hur funkade er planeringsprocess? Hade ni en rimlig tidsplan? Följde ni er projektplan? Skulle det ha täckt andra saker? Hade ni det stödet som ni önskade? Hur gick själva arrangemanget? Vad skulle ni ha gjort annorlunda om ni kunde göra om?

11.3[27.3] Deltagarnas utvärdering

Scouternas arrangemangsgrupp kommer att utvärdera arrangemanget för att få reda på hur deltagarna har uppfattat arrangemanget och vad som behöver utvecklas för framtiden. Utvärderingarna skickas ut i form av en webbenkät till deltagarna och sammanställs av Scouternas arrangemangsgrupp och resultatet skickas därefter till teamet.

Om ni önskar lägga till frågor i den centrala utvärdering, diskutera det med era kontaktpersoner samt projektledaren på Scouternas kansli senast en månad innan ni åker på arrangemanget.’Om ni väljer att göra en enskild utvärdering med era deltagare ska sammanfattning av resultatet från den utvarderingen bifogas med slutrapporten.

55

12[28] SammanfattningI den här instruktionen finns information och vägledning gällande planering och genomförande av ett arrangemang. Här finns svaren på de vanligaste frågorna, men kom också ihåg att ta hjälp av dina teamkamrater, era kontaktpersoner i Scouternas Arrangemangsgrupp och Scouternas kansli. Ert team ska jobba tillsammans under en lång tid, så fördela uppgifterna jämnt och stäm av regelbundet under planeringen så att alla orkar ända fram.Det bästa arrangemanget får ni genom att använda er av erfarenheter från tidigare arrangemang och kombinera dessa med kreativitet och nytänkande inom ert eget team. Genom att använda er av Scouternas program i både planering och genomförande säkrar ni ett bra arrangemang som vilar på vår gemensamma värdegrund. Glöm dock inte av att det ska vara roligt och utvecklande för er i arrangemangsteamet. Om ni har det bra, så har säkerligen även deltagarna det bra.

På http://www.scouterna.se/ledascouting/ finns mer information om hur ni kan jobba med Scouternas program. Där finns även ledarboken, Ledaren – gör dig redo samt böckerna för respektive åldersgrupp för nedladdning.

Ta chansen och gör ett minnesvärt arrangemang som både ni och deltagarna bär med er i framtiden.

Årsplan och milstolparDatum(skriv själv datum)

Ärende(stryk det som inte gäller)

26-28 september 2014oktober/November 2015

Arrangemangsledarutbildningen

1 oktober 2014November

Preliminär ansökan för anmälan öppnas med grund- information samt max pris.

9 oktober 2014Projektplan lämnas inBudget lämnas inScouterna tidning når läsareEv. justering i projektplanEv. justering till budget lämnas Projektplan lämnas inScout nr 1 2015 – Sista datum att skicka info till "aktuellt".Uppdaterad ansökningsinformation på hemsidan Ev. i projektplan lämnasEv. justering till budget lämnas inBudget lämnas in

56

Statusrapport #1 gås igenom med kontaktpersonBeställa eventuell bankkonto och kort. Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto Senast datum att lämna in text till marknadsföringsbroschyrUppdaterad ansökningsinformation på hemsidan Ev. justering till budget lämnas inDemokratijamboreeDeltagaransökan stänger.Genomgång av ansökningar sker i teamet.

Antagningsprocessen klar och alla deltagare informerade om de kommer med eller in

Faktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli

Beställa eventuell bankkonto och kort. Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto.

12-13 mars 2016

RiskhanteringsutbildningStatusrapport 2 gås igenom med kontaktpersonScout nr 1 2015 – utgivningsdatumFörsta inskicka av arrangemangets beredskapsplanSista dag att anmäla sig till Scouternas internationella arrangemangVid rekresa – beställ överföring till kort/förskott till konto. Antagningsprocessen klart och alla deltagare informerade om de kommer med eller inte – internationella arrangemang

57

Vid rekresa – redovisa rekresanFaktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli – internationella arrangemangStatusrapport 2 gås igenom med kontaktpersonSlutrapport och teamets utvärdering lämnas inEkonomisk redovisning lämnas inInom 45 dagar efter att arrangemanget har tagit slut.

Sista dag att anmäla sig till Scouternas nationella arrangemang

Antagningsprocessen klart och alla deltagare informerade om de kommer med eller inte – nationella arrangemang

12 april 2015Beredskapsplan lämnas in

Faktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli – nationella arrangemang

3 maj 2015 Eventuella justeringar till beredskapsplan lämnas in

28 maj 2015 Scout nr 2 2015 – utgivningsdatum

Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto.Om arrangemanget gör en rekresa: 2 veckor efter att ni återkommer från rekresanOm arrangemanget inte gör en rekresa: 31 maj 2015

58

Ekonomiska redovisning lämnas inInom 45 dagar efter att arrangemanget har tagit slut, dock absolut senast 13 september 2015.

Eventuell sista redovisning av återträff 20 dagar efter genomförande dock senast 13 december 2015.

12 april 2015Beredskapsplan lämnas in

Faktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli – nationella arrangemang

3 maj 2015Eventuella justeringar till beredskapsplan lämnas in

28 maj 2015Scout nr 2 2015 – utgivningsdatum

Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto.Om arrangemanget gör en rekresa: 2 veckor efter att ni återkommer från rekresanOm arrangemanget inte gör en rekresa: 31 maj 2015

Ekonomiska redovisning lämnas inInom 45 dagar efter att arrangemanget har tagit slut, dock absolut senast 13 september 2015.

Eventuell sista redovisning av återträff 20 dagar efter genomförande dock senast 13 december 2015.

59

Scouternas arrangemangsgruppLoa Ahlqvistideell ordförandekompetensutveckling

Tove Rehnmananställd projektledareordförandeadministrativt stöd

Fredrik Alhbinriskhanteringkontaktperson

Sara Lindskogstrategisk utvecklingKontaktperson

Sarah SvenssonProjektledningKontaktpersonAdam Lundberg

kontaktperson Alexandra RöjderKontaktperson

Anders Wallinkontaktperson Dan Paxer

Kommunikationkontaktperson

Uppdaterad 14 oktober 2015I och med att gruppen är dynamisk utefter behov kan medlemmar och ansvarsområden förändras under arbetets gång.

Mallar mm.Fler dokument och mallar för arrangemangsledare finns att ladda ned på www.scoutservice.se. Se till exempel:www.scoutservice.se/lager-och-aventyr/bli-arrangemangsledare/dokument-for-arrangemangsledare/http://www.scoutservice.se/ladda-ner/blanketter/http://www.scoutservice.se/ladda-ner/programmaterial/http://www.scoutservice.se/ladda-ner/styrdokument/http://www.scoutservice.se/ladda-ner/mallar/Nåt som inte stämmer?Instruktionerna uppdateras inför varje år. Om du hittar något du tycker verkar konstigt eller som du funderar över så är du välkommen att prata med dina kontaktpersoner eller någon annan i Scouternas arrangemangsgrupp.

Scouternas arrangemang arrangeras i samarbete med Scouternas Folkhögskola.

60

61