SamenwerkenOf zich klaarmaken voor

de toekomst

FrankHaemers,

Juridische dienst BIBF

“Dankzij de nieuwe technologiën is er voor de invoer en verwerking van financiële data nauwelijks menselijke handeling meer nodig. Middels datavisualisatie worden complexe financiële gegevens inzichtelijk gemaakt. Dit maakt de ondernemers slimmer en slimmer. Het advies en de rol van de boekhouder wijzigt hierdoor… Hoe zal de boekhouder meer tijd kunnen vrijmaken voor advies en intensievere begeleiding van zijn cliënteel? Minder historisch zoals de bespreking van de boekhouding of opmaak van het jaarverslag, maar resoluut meer op de toekomst gericht, zoals de risico’s die de onderneming loopt.” (J.Meens op www.Taxworld.be, 09.02.2012)

“De ondernemer is immers niet geïnteresseerd in hoe de informatie tot stand komt, maar wel in de waarde van die informatie en hoe hij die concreet kan toepassen. De informatieverschaffer wordt een financiële coach die helpt bij de accurate interpretatie van de informatie. De boekhouding zelf gebeurt zo goed als virtueel.”(“Praktische leidraad bij een duurzame strategie rond de digitalisering van uw financiële administratie” – Brochure VBO-BDO mei 2012- op www.kmocockpit.be)

maar� “Voor 78% van de erkende boekhouders(-fiscalisten),

accountants en belastingconsulenten is de complexiteit van de wetgeving een belemmering in de uitoefening van hun beroep. Wijzigingen in de wetgeving maken continue opvolging, bijsturen van adviezen naar klanten toe en proactief handelen noodzakelijk. De beschikbare tijd om de dienstverlening uit te werken en aan te bieden is een tweede belangrijke belemmerende factor voor 74% van de respondenten.

� Daarnaast is het aantrekken van competente medewerkers voor 46% van de erkende boekhouders(-fiscalisten), accountants en belastingconsulenten een moeilijke opgave. Voor 23% is het bovendien niet evident om competente medewerkers te behouden.”

• (Pacioli, nr415 – »De erkende boekhouder (-fiscalist) anno 2015, klaar voor de toekomst? - )

OPLOSSING ?: 1+1=3

Waarom is 1+1 = 3 bij samenwerken ?

� Kennisuitbreiding : 2 weten meer dan 1� “De klant wacht niet en wordt veeleisender. Daar moeten we

op inspelen. Samenwerken is ook elkaars expertises gebruiken.”

� Schaalvergroting: delen van kosten, maar ook meer opbrengsten mogelijk maken

Maar ook

� Continuïteit: wat als ik wil overdragen ?

� Work-life balance/overmacht:

Hoe kunnen we samenwerken ?Kan zeer veel verschillende vormen aannemen :

� Zonder rechtspersoonlijkheid

� Informeel : vb : feitelijke vereniging, netwerk

� Formeel : maatschap of samenwerkingsovereenkomst

� Met rechtspersoonlijkheid :

� Vennootschap

� VZW

SamenwerkingsvormenUit « Handboek voor Vrije beroepen, Samenwerken in associatie « Federatie voor Vrije Beroepen»

Verhouding Intensiteit Aard

Losse samenwerking

Confraterneel Ad hoc –wanneer nodig

Situatiegebonden

Verticale samenwerking

Eerder hiërarchisch

Langere termijn doch niet exclusief

inhoudelijk

Kostendelendesamenwerking

Instrumenteel Langere termijn ondersteunend

Integrale samenwerking

Collegiaal Eerder permanent

Inhoudelijk & ondersteunend

Hoe beginnen ?

“Failing to prepare, is preparing to fail”

(Benjamin Franklin)

� Algemeen

� Naar het Instituut toe

De eerste stappen - algemeen

Zie www.federatievrijeberoepen.be

De eerste stappen - algemeen

� UITSCHRIJVEN PRINCIPES IN DRAAIBOEK

� Doel

� Partners

� Het beheer van de praktijk

� Verloning

� Met mekaar omgaan

Eerste stappen – doel of waar wil men heen?

� Beter beheren van het bestaande

�Met aandacht voor heden en toekomst

en/of

� Streven naar groei

�Door overnames/fusies

�Organisch

�Bijkomende kantoren

Eerste stappen : met wie als partners ?

�Alleen beroepsbeoefenaars of ook extern

�Actief (iedereen werkt mee )– passief (investeerders)

�Overdracht of niet

�Uitstap/pensioen/instap…

Eerste stappen : beheer van de praktijk

� Taken verdelen ! WIE DOET WAT [graag-goed]?�Vinden en ontwikkelen van cliënteel

�De dienstverleningsstructuur� Hoe organiseren we diensten naar het cliënteel :

team, cliënt, partner ?

�Het kantoor beheren (strategie, logistiek, marketing, personeelsbeleid, ict, AWW...)� Dagdagelijkse aspecten van het kantoor

� Langere termijn (bv marketing, groeistrategie …)

� Overlegstructuur uitbouwen

� Voorzien dat men soms niet zal overeenkomen

Eerste stappen - verloning� Vergoeding voor de prestaties

�Dienstverlening / managementtaken

�Vast – variabel – VAA

�Gelijke delen (bv elk 1/3) of formule (bv 30% gelijke delen, 35% in functie van

aanbreng en 35 % in functie van omzet) of …?

� Vergoeding aandeelhoudersschap

�Winstverdeling – dividend

Eerste stappen - menselijke aspecten� Arbeidsverdeling uitwerken

• Objectiveren van prestaties-vermijden van gevoel dat alles op één persoon terecht komt• Vakantieregeling

� Langdurige afwezigheid bv door ziekte� Wat in geval van wanprestatie of

vertrouwensbreuk ?� Uitstap – niet concurentiebedingen� Instap – doorgroei - familiale opvolging� Kantoorcultuur :

• hoe omgaan met verschillende persoonlijkheden• Aanpak van meningsverschillen voorzien (!!!!!!)• Positief klimaat opbouwen• Associatie moet meer worden dan louter de

optelsom van de associés

Eerste stappen – doe het zelf ?

� Zelf nadenken & draaiboek maken is zeerbelangrijk & noodzakelijk

• Individueel / collectief

� Maar : twee weten meer dan één : externe inbreng

•Andere denkpistes

•Sturen van de gesprekken : draaiboekvolgen - objectiveren – focus behouden

De eerste stappen -BIBF

� Artikel 46 Wet van 22 april 1999 !� Ook de zelfstandige medewerkers (“onderaannemers”) die

boekhouding doen moeten over een erkenning beschikken, zoniet boekhouder BIBF = medeplichtig aan onwettige uitoefening beroep

� Artikel 47 Wet van 22 april 1999 !“Wanneer het beroep van boekhouder wordt uitgeoefend in het

kader van een rechtspersoon… dient de rechtspersoon, tevens erkend te worden overeenkomstig de modaliteiten door de Koning bepaald”.

Koning = Koninklijk Besluit 15.02.2005 inzake de erkende boekhoudvennootschappen

U wil de erkenning nazien ?

www.bibf.be :

www.iec-iab.be :

www.ibr-ire.be :

Indien niet gevonden = niet-erkend

In geval van twijfel : info@bibf.be

De eerste stappen -deontologie�Artikel 10 Reglement van Plichtenleer:

melden� Waarom ? : Instituut toelaten conformiteit plichtenleer te

controleren of bv waarschuwen onwettige uitoefening� Samenwerkingsverband ? = 2 essentiële elementen

� Duurzaamheid : occassionele samenwerking wordt dus niet beoogd

� Doel: �Gemeenschappelijke uitoefening beroep boekhouder BIBF

� Ongeacht of dit via een vennootschap is� Dus niet bv een overeenkomst met firma voor onderhoud van

burelen�In gemeenschap brengen van middelen

� Hoe ? : brief / e-mail� Wat ? : kopie overeenkomst / statuten

� Wanneer: bij start en bij wijzigingen !

De eerste stappen -samenwerkingsovereenkomst

� Mondeling mag maar schriftelijk is aangewezen :

� BIBF-model samenwerkingsovereenkomst ? = neen

� Is eigenlijk maatwerk

�Samen essentiële elementen bespreken en dan uitwerken (zelf of door een derde)

� BIBF-model onderaanneming ?: BIBF-opdrachtbrief gebruiken

De eerste stappen - rechtspersoonMiddelenvennootschap – art. 6 KB 15.02.2005

� Wat ? :in gemeenschap brengen van beroepsgebonden kosten

� Wat niet ? : uitoefenen beroep, innen honoraria

� Daarom : maatschappelijke benaming mag geen verwarring met beroepsvennootschap veroorzaken

� Wat doen ? VOORAF aan de oprichting toelating vragen aan Uitvoerende Kamer

� Hoe ? www.bibf.be

� Lidgeld betalen na toelating ? : Neen, vennootschap wordt geen lid.

De eerste stappen - rechtspersoonMiddelenvennootschap – model maatschappelijk doel

� “De vennootschap heeft als burgerlijk doel:

� Het ter beschikking stellen, zelfs tegen kostprijs, van immateriële, materiële en menselijke middelen aan haar eigen vennoten of aan de vennootschappen van haar eigen vennoten om de uitoefening van de beroepsactiviteiten van haar vennoten te vergemakkelijken.

� De vennootschap mag niet worden belast met het innen van de honoraria voor de opdrachten die behoren tot de beroepsactiviteiten van haar leden.

� De vennootschap mag op generlei wijze de onafhankelijkheid van haar leden in de uitoefening van hun opdracht schaden.

� De vennootschap mag in België en in het buitenland, alle industriële, handels-, financiële, roerende en onroerende verrichtingen verwezenlijken die rechtstreeks of onrechtstreeks haar onderneming kunnen uitbreiden of bevorderen en voor zover deze in overeenstemming zijn met de plichtenleer die geldt voor de beroepen van de vennoten.

� De vennootschap kan, op welke wijze ook, belangen nemen in alle verenigingen, zaken, ondernemingen of vennootschappen die eenzelfde, gelijkaardig of verwant doel nastreven of die haar onderneming kunnen bevorderen en ermee kan samenwerken of fusioneren en voor zover in overeenstemming met de plichtenleer die geldt voor de beroepen van de vennoten.

� De vennootschap mag uitsluitend in eigen naam en voor eigen rekening het uit haar activiteiten voortkomende patrimonium in de ruimste zin van het woord beheren en oordeelkundig uitbreiden. Zij mag haar patrimonium uitbreiden door alle onroerende goederen, zowel in volle eigendom als in vruchtgebruik en/of blote eigendom, alle onroerende zakelijke rechten zoals onder meer erfpacht- en opstalrechten en alle roerende goederen als investering te verwerven, beheren, in stand houden en valoriseren; beheer wordt in deze zin verstaan dat aankoop, verhuring, uitrusting, verbouwing en vervreemding toegelaten zijn in zoverre zij nuttig of noodzakelijk zijn of bijdragen tot een meer gunstige samenstelling van het vennootschapspatrimonium. Daartoe mag zij alle onroerende, roerende en financiële handelingen verrichten, zoals ondermeer haar onroerende goederen in hypotheek stellen en al haar andere goederen, in pand stellen. Dit alles met inachtneming van het voorgaande en in overeenstemming met de plichtenleer die geldt voor haar vennoten.”

�

De eerste stappen - rechtspersoon

Beroepsvennootschap – art 7 KB 15.02.2005

� Erkenning verplicht !!

� !! Uitoefenen via niet-erkende vennootschap = onwettige uitoefening EN deontologische inbreuk !!

� Hoe erkenning vragen ?

Boekhoudkantoor & rechtspersoon� Rechtsvorm

�Burgerlijke vennootschap : Van V.O.F. tot BVBA of NV, maar ook VZW is mogelijk

� Samenstelling kapitaal

�Meerderheid stemrechten (51%) : BIBF (natuurlijke persoon of andere erkende BIBF vennootschap)

�Minderheid stemrechten (49%): alle derden� Persoonlijk : bv familie, partner, …

� Professioneel : bv ander vrij beroep IAB/IBR …

Boekhoudkantoor & rechtspersoon� Bestuur

� Meerderheid = BIBF erkende vennootschap of natuurlijke persoon

� Minderheid = eender wie� Indien slechts twee bestuurders : minstens 1 BIBF +

andere persoon bevoegd om boekhouding voor derden te doen = boekhouder/accountant/bedrijfsrevisor�Boekhouder moet steeds doorslaggevende stem hebben

!! Enkel erkende beroepsbeoefenaars kunnen de vennootschap vertegenwoordigen voor boekhoudwerkzaamheden !!

!! Onafhankelijkheid moet blijvenRol van derden blijft dus steeds ondergeschikt aan

deontologisch correcte beroepsuitoefening

Boekhoudkantoor & rechtspersoon� Doel : boekhouding en toegelaten activiteiten:

� “De vennootschap heeft tot doel het uitoefenen van de burgerlijke beroepswerkzaamheid van boekhouder en/of boekhouder-fiscalist zoals bepaald in artikel 49 van de Wet van tweeëntwintig april negentienhonderd negenennegentig betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen, evenals alle werkzaamheden die ermee verenigbaar zijn en die inzonderheid verenigbaar zijn met het Reglement van Plichtenleer en deontologie vastgesteld door het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten, en onder meer doch niet uitsluitend:

� - de organisatie van boekhoudingsdiensten en raadgeving daaromtrent;� - het openen, het houden, het centraliseren en het sluiten van boekingen, geschikt voor

het opmaken van de rekeningen;� - het bepalen van de resultaten en het opmaken van de jaarrekening in de door de wet

bepaalde vorm;� - het belastingadvies, bijstand en vertegenwoordiging van belastingplichtigen in alle

belastingaangelegenheden;� - juridische adviesverlening, in het bijzonder de bijstand bij de oprichting en de

vereffening van vennootschappen;� - studie-, organisatie- en raadgevend bureau inzake financiële, fiscale en sociale

aangelegenheden.� De vennootschap mag rechtstreeks of onrechtstreeks via inbreng, fusie, inschrijving of

iedere andere manier deelnemen of belangen nemen in of optreden als bestuurder, zaakvoerder of lid van het directiecomité van andere rechtspersonen of burgerlijke vennootschappen met een gelijkaardig doel.

� De vennootschap mag optreden als vereffenaar van andere vennootschappen.”

Boekhoudkantoor & rechtspersoon� Mag de vennootschap een patrimonium beheren ? : ja

� “De vennootschap mag alle verrichtingen, met inbegrip van financiële, roerende en onroerende verrichtingen, doen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met het doel van de vennootschap en voor zover die verrichtingen in overeenstemmingen zijn met de plichtenleer die geldt voor het beroep van boekhouder en boekhouder-fiscalist.

� De vennootschap mag uitsluitend in eigen naam en voor eigen rekening het uit haar activiteiten voortkomende patrimonium in de ruimste zin van het woord beheren en oordeelkundig uitbreiden. Zij mag haar patrimonium uitbreiden door alle onroerende goederen, zowel in volle eigendom als in vruchtgebruik en/of blote eigendom, alle onroerende zakelijke rechten zoals onder meer erfpacht- en opstalrechten en alle roerende goederen als investering te verwerven, beheren, in stand houden en valoriseren; beheer wordt in deze zin verstaan dat aankoop, verhuring, uitrusting, verbouwing en vervreemding toegelaten zijn in zoverre zij nuttig of noodzakelijk zijn of bijdragen tot een meer gunstige samenstelling van het vennootschapspatrimonium. Daartoe mag zij alle onroerende, roerende en financiële handelingen verrichten, zoals ondermeer haar onroerende goederen in hypotheek stellen en al haar andere goederen, in pand stellen. Dit alles met inachtneming van het voorgaande en in overeenstemming met de plichtenleer die geldt voor het beroep van boekhouder en boekhouder-fiscalist.

� De vennootschap mag haar doel zowel in België als in het buitenland verwezenlijken, onder voorbehoud van eventuele internationale bepalingen ter zake.”

Boekhoudkantoor & rechtspersoon

Veel Gestelde Vragen� Statuten verplicht in ontwerp voorleggen ?

�Niet verplicht maar wel nuttig. �er zijn geen BIBF-modelstatuten

� Mag de vennootschap na oprichting al werken of factureren?�opdrachten aanvaarden slechts VANAF

inschrijving op tableau

� Stage en rechtspersoon : kan dit ?�Ja, zelfde basisvoorwaarden�Bijkomende voorwaarde (art 51 § 3 Wet 22 april

1999)� Verplicht medezaakvoer erkend boekhouder(-fiscalist)

of accountant of bedrijfsrevisor aanstellen

Boekhoudkantoor & rechtspersoonVeel Gestelde Vragen

� Eerst erkennen of eerst oprichten ?

�Eerst oprichten, neerleggen en inschrijvenKBO/BTW!! Enkel NACE-code 69202 gebruiken !!

� Moet ik, na erkenning, mijn persoonlijk BTW-nummer stopzetten ?

�mag, maar hoeft niet

� Mag ik, na erkenning, mijn persoonlijk BIBF-nummer stopzetten ?

�mag, maar dan risico dat vennootschap niet meer aan erkenningsvoorwaarden voldoet

Boekhoudkantoor & rechtspersoonVeel Gestelde Vragen

� Mandaat in meerdere erkendevennootschappen ?: �geen enkel probleem

� Ledenbijdrage ?

�vennootschap is een lid en betaalt zelf ookeen eigen bijdrage (2018: 200,00 €)

�elke natuurlijke persoon BIBF blijft zijn/haareigen bijdrage betalen

Boekhoudkantoor & rechtspersoonVeel Gestelde Vragen

� Beroepsaansprakelijkheidsverzekering?: A. Alleen BIBF-leden en allen zijn aangesloten bij de collectieve polis.Uitbreiding van de dekking naar de activiteiten verricht via de vennootschap en dit zonder premieverhoging is mogelijk. Aanvraag via het formulier dat men kan vinden op www.bibf.be en behoorlijk ingevuld en ondertekend toe te voegen aan de aanvraag tot erkenning.

B. Alleen BIBF-leden en allen zijn aangesloten bij een andere polis.Aan beroepsaansprakelijkheidsverzekaar om een uitbreiding van de dekking vragen en attest verzekeraar aan aanvraag tot erkenning toevoegen

Boekhoudkantoor & rechtspersoonVeel Gestelde Vragen

� Beroepsaansprakelijkheidsverzekering ?: C. Alleen BIBF-leden doch iedere bij verschillende polis.� Vennootschap onderschrijft in eigen naam afzonderlijke polis en elk indivdueel

lid behoudt daarnaast ook de eigen polis of

� De leden besluiten allen naar één naar de collectieve polis over te stappen en de uitbreiding van de dekking naar de vennootschap te vragen

D. BIBF-leden en leden IAB/IBR.� Interprofessionele vennootschap onderschrijft in eigen naam afzonderlijke

polis en elk indivdueel lid behoudt daarnaast ook de eigen polis

� Kan bij eender welke maatschappij

� Kan ook binnen het kader van de collectieve polis (info op Extranet)

� Vennootschap betaalt per premie per beroepsbeoefenaar

� BIBF-lid moet dan niet meer in eigen naam betalen

Boekhoudkantoor & rechtspersoonVeel Gestelde Vragen

� Wat met briefpapier –website ?: � � Artikel 25 § 2 reglement van Plichtenleer : verplicht

zijn …� - de naam en voornaam van de externe boekhouders BIBF en deze van de

andere mandatarissen die gemachtigd zijn het beroep uit te oefenen.

� - de titel « erkend boekhouder BIBF » of « erkend boekhouder-fiscalist BIBF » of de titel « stagiair boekhouder of stagiair boekhouder -fiscalist » en het inschrijvingsnummer op het tableau of lijst van stagiairs,

� - de firmanaam en juridische vorm, alsook het erkenningsnummer waaronder deze rechtspersoon is ingeschreven op het tableau

� - alle door alle andere wettelijke bepalingen opgelegde vermeldingen zoals bv� Maatschappelijke zetel

� Ondernemingsnummer

� � Artikel 25 § 2 reglement van Plichtenleer : mogenLogo, kantooradres(-sen), communicatiegegevens, kantooruren

Nog vragen ?

www.bibf.be /www.federatievrijeberoepen.be

Hartelijk dank voor uw aandacht!

maar vergeet niet

“Failing to prepare, is preparing to fail”