Kantoortechnieken

Éénmanszaak:Natuurlijk persoon= eigenaargeen splitsing met privé-vermogenpersoonlijk & onbeperkt aansprakelijkgeen officiële ven in notarisakte nodiginschrijven in kruispuntbank van ondernemingen (KBO)

BVBA (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid)Min. 2 vennotenmin. Kapitaal: € 18 550,00min. Volstort: € 6 200,00officiële notarisakte nodigbeperkte aansprakelijkheidprivé vermogen niet aansprakelijkfinancieel plan verplichtaandelen op naamdagelijks bestuur: 1 of meer zaakvoerdersalgemene vergadering: jaarlijks

NV (naamloze vennootschap)Min. 2 vennotenmin. Kapitaal: € 61 500,00volledig volstortofficiële notarisakte nodigbeperkt aansprakelijkfinancieel plan verplichtaandelen vrij overdraagbaardagelijks bestuur: raad van bestuur (min 3 personen)algemene vergadering: jaarlijks

CV (coöperatieve vennootschap)Samenwerking tussen ondernemingenmin. 3 vennotenmin. Kapitaal: € 18 550,00officiële notarisakte nodigvennoten kunnen toetreden en uittreden wanneer ze willen

Kantoor: Een plaats waar administratief werk word verricht.

Soorten bedrijven

ProductiebedrijfDit is een bedrijf dat producten maakt.

Dienstverlenend bedrijfHier worden diensten verleend aan bedrijven en mensen. Je moet voor deze diensten betalen.

InstellingHier worden diensten verleend zonder winst te maken.

HandelsondernemingHier worden producten aan en verkocht met al doel winst te maken.

Stafafdeling: geeft advies of helptlijnafdeling: staat dichter bij het doel

OndernemingZorg dragen voor goederen en dienstensamenleving afnemen en welvaart toenemenorganisatie van arbeid en kapitaalverschillende mensen met verschillende functies

Het organogramGeeft grafisch & georganiseerd de structuur weer van een onderneming: de verschillende personeelsleden, posities, afdelingen

LijnorganisatieMeest voorkomende vormbevelvoering: van boven naar benedenverantwoording: van beneden naar boven

Voordeel: Eenvoudigsnelduidelijkoverzichtelijk

Nadeel:Veel & intensief overleg nodig

StaforganisatieTen diensten van de lijngeen enkel advies

Voordeel:Verbeteren kwaliteit bestelingen

Nadeel:Extra personeelmeer kosten

Lijn-staforganisatieLijnorganisatie met een staforganisatie

Het secretatiaat

Eigenschappen secretariaatOrdenauwkeurigheidorganisatievriendelijkheidcommunicatieftalenkennis

Kantoorinrichting en meubilair

vereisten: functionele indelingaangenaam: meubels, designveerlicht: kunstlicht, daglichtverlucht: verse lucht, luchtvochtigheidverwarmd en geïsoleerd: tussen 20 en 22 °Cstil: geïsoleerd voor geluid

! Ergonomie = werkhouding en gezondheid

Kantooromgeving

Landschapkantoorveel personen in 1 ruimte1 ruimte onderverdeelt

voordelenwerknemers allemaal samenbevordert werksfeergoed verlichtinterieur herschikken kan altijd

NadelenMoeilijk klanten persoonlijk te ontvangenlast van lawaai

Cellenkantoor1 tot 4 mensen per lokaalbureau’s in blokvorm

VoordelenMakkelijk met klanten pratenweinig lawaaieigen werkruimte

NadelenAltijd gescheiden van collega’sweinig daglichtvast interieur

CombinatiekantoorCombinatie van cellen- en landschapkantooreventueel mobiele werkplaatssoms gesloten, som open ruimte

VoordelenAangename werkomgevingplaatsen voor ontspanning voorzienthuisgevoel

NadelenFlexibel zijngeen ‘eigen’ plekjekans op geroddelvast interieur

Kantoormachines

RekenmachinesZakrekenmachine : meeneemrekenmachinebureaurekenmachine: met telrolgrafische rekenmachine: grafiek weergeven, groter geheugenfinanciële rekenmachine: compacter, aan pc aansluiten, groter geheugen

DicteerapparatuurBanrecorder waar iets op gedicteerd wordt wat later wordt uitgetypt

FrankeermachineWeegt het te verzenden poststuk en de geldwaarde wordt automatisch ingesteldvoordeel: tijdsbesparing, geen postzegel of stempel

Fotokopieermachine-vergroten & verkleinen-dubbelzijdig afdrukken-in kleur kopiëren-A3 en A4 formaat-perforeren & nieten-sorteren

ComputerGegevens bewarentoestel dat ingebrachte informatie super snel verwerkt en opzoekt

PapierversnipperaarDient om te voorkomen dat iedereen inzage heeft in vertrouwelijke documenten ( 10 tot 250 kg/u versnipperen )

SnijmachineVersnijden of op juist formaat snijden

FaxDocumenten doorfaxensnel en efficiënt

Scanner Documenten in te scannen en/of te bewerken

Printer Om documenten te kopiëren

KlasserenDossiers op bergen op een logische volgordedoel: dossiers snel terug vinden materiaal: mappen, archiefdozen; dossierkasten

Alfabetisch klasserenMeest gebruiktrangschikken op naam,plaats,bedrijf,..ABC-regels

Numeriek klasserenDocumenten op nummervolgorde leggenmoeilijk nummers te ordenen

Chronologisch klasserenOp datum ordenen

Alfanumeriek klasserenCombinatie van numeriek en alfabetisch

Geografisch klasserenPer land,gewest,gemeente, …

Decimaal klasserenNumeriek systeemdocumenten per aard in 10 groepen onbeperkt uitbreidenmanueel of elektronischkeuze groepen moeilijk

ArchiverenBewaarplaats van dossiers in een bepaald lokaal in een bedrijfoudere dossiers worden hier geklasseerd

Postbehandeling

Inkomende postVoorsorteren: na ontvangst sorteren per afdelingopenen enveloppen: controleren of de datum klopt, vermelde bijlage & gegevens controlerenregistreren post: inschrijven in brievenregistersorteren en verdelen: per afdeling in een map of bakjeafdelingshoofd neemt de post in ontvangst

Uitgaande postSorteren: per grootte, bestemming, aard,..Vullen van enveloppen: controleren of de brieven getekend zijnAdresseren: Adres van bestemming opschrijvenFrankeren: Zien dat er voldoende gefrankeerd wordtVerzenden: de te verzenden post wordt opgehaald of afgegeven op het postkantoor

Diensten van de postTaxipost: brengt bestellingen naar overalPostpack: gebruiksklare verpakking, makkelijk plooibare kartonnen dozeninternationale pakjespost: Express mail service transportPostbus: tijdelijk correspondentieadresPort betaalt door geadresseerde: klant de kosten van de verzending besparenAangetekende zending: poststuk waarvan de zender een afgiftebewijs wiltPrivé-koeriersbedrijven: DHL, TNTVerzendhuizen: distributie door een organisatie die klanten op de hoogte van het aanbod van de organisatie houden via brochures, …

Telecommunicatie

TelefoonGeheugentoestel: 18 nummer opslaanhandvrij toestel: ongehinderd notities nemenvideotelefonie: de 2 bellers kunnen elkaar zienoproepdoorschakelaar: oproepen worden van het ene naar het andere toestel doorgeschakeldautomatisch antwoordapparaat: meld de afwezigheidregistreerapparaat: neemt gegevens en rede van de telefoon opinterfoon: toestel met spreek- en luisterverbinding binnenshuispublifoon: inbrengen van muntstukken op openbare plaatsenwandelfoon: gewoon telefoontoestel, werkt tot op 50 metermobilofoon: in je wagen, draadloos communicerensemafoon: op elk moment bereikbaar in BeNeLux

Gebruik telefoon en gouden gidsWitte gids (gewoon telefoonboek)= persoonlijke gegevens van individuele personen of gezinnen

Gouden gids= info over bedrijven/goederen/diensten

TelefaxCommunicatiemiddel om gegevens uit te wisselen en informatie in te winnen Versoepelt de samenwerking tussen bedrijven

Voordelen: Tijdsbesparingkostenbesparingzekerheidinternationaal

Nadelen:Slechte weergaveslechte kwaliteit

Vergaderingen en verslagen

Planning en werkzaamhedenTe bespreken punten vragen aan alle deelnemerslijst maken van de punten en doorspelen naar iedereenverwijzingen klaarleggen op een uitnodiging de datum, plaats ,uur, duur, aantal aanwezigen vermeldennota’s nemen tijdens vergaderingenafwezigen en aanwezigen noterennota’s laten ondertekenen en zelf ondertekenen

VerslagOvertuigendlogischNIET chronologischbeknoptzakelijkfiguren/tabellen met een titel weergeven

Inleiding, inhoudsopgave, hoofdtekst, concluderend hoofdstuk, literatuurlijst, bijlage

InleidingProbleemstelling (WAT?)doelstelling (WAAROM?)opbouw (HOE?)

Afsluitend hoofdstukTerug komen op inleidingbediscussieer resultatenconclusie gevenaanbeveling geven

Literatuurlijst= verzameling boekendoel: lezer overtuigen dat de argumenten uit de literatuur komen

BijlageMeer uitleg over onderwerpbevat: enquêtes, figuren, tabellen, … (met titel)vergeet zeker niet te verwijzen naar de bijlage!

RapporterenVerslag uitbrengen over je bevindingen om tijdig actie te ondermenen in het belang van het welzijn van de cliënt. Het is nodig om eisen te stellen dat zaken tot hun recht komen.Informatieoverdracht , tijdig signaleren van problemende reportage moet overzichtelijk en volledig zijn en recente informatie bevattende cliënt heeft recht zijn eigen rapport te lezen en te corrigeren

Mondelinge reportage

Voordelen: Informatie rechtstreeks gevenmogelijkheid om info verder uit te leggenspreken werkt overtuigenderreactie van de persoon is onmiddellijk te zien

Nadelen:Langdradigfeit te veel benadrukkengesprekken worden niet vastgelegdniet herhaalbaarbeïnvloedbaar door anderen

Schriftelijke reportage

Voordelen:Ligt vastlater terug te vindeneerst rustig nadenkeniedereen kan het lezenje hoeft niet aanwezig te zijnherlezen kan

Nadelen:Meer tijd nodiggeen directe reactiewoorden zorgvuldig kiezenleesbaar handschriftcorrect taalgebruikobjectief zijn

MemoInterne communicatieafkorting voor MEMORANDUMgeheugensteuntjememo’s variëren van lengte, inhoud, …lijkt op zakelijke brief

Verschil tussen memo en zakelijke brief = KOPJE

VB: Aan: …Van: …Onderwerp: …Datum: …

Dienstnota’sMededeling van directie aan personeel

Voorbereiden bezoeken en reizen

De kantooragendaVermeld altijd:namenplaatsdatumtijdstipkort onderwerp

Tip:Controleer altijdvraag bevestiginglaat tijd tussen afsprakenwekelijks agenda overlopen

ReizenVoorplanning:uitstippelen reisroutesdocumentatie zoekenvervoermaatschappijen zoekenreisbureau’s contacterenvreemde valuta voorzien

Omgangvormen en etiquette

Public and human Relations (PR)Managementfunctieword meestal door de secretaresse gedaaninstaan voor wederzijds begrip tussen organisatie en publiekgroepinterne en externe communicatie gebruikenpubliek informeren en beïnvloedensignaal functietrends opmerken en gebruikencontacteren van nieuwe mensenactiviteiten organiserencommunicatievaardigheid is belangrijk

Organiseren receptie + ontvangst

Voorbereiding:Aankopen drank en hapjeszaal zoekenzaal indelen

Tijdens:Kleding aanpassenbegroetenkennismaken met medewerkersontvangen van bezoekers

EtiquetteGeheel van regels met betrekking tot de omgang

AansprekingVoorranghebbende : hogere in rangDe voorranghebbende spreekt de andere persoon aan

U-vorm gebruiken!!! mijnheer, mevrouw, juffrouw + achternaam

Jezelf voorstellenJong meisje/heer : voornaam + achternaamgehuwde dame: mevrouw + achternaam echtgenootgescheiden dame: mevrouw + achternaamheer: mijnheer + achternaam

Iemand voorstellenNiet voorranghebbende wordt voorgesteld initiatief nemen om de handen te schudden neemt de voorranghebbendegastvrouw/heer stelt voor aan elkaar

BegroetingHeer groet damejongere groet oudereondergeschikte groet meerdereeest kennis groeten vervolgens onbekende

Man -> staat rechtvrouw -> mag blijven zittengastvrouw -> staat recht