SamenLoop voor Hoop Inspiratiedag 2 oktober 2010 Workshop Bedrijfsvoering Rina Noorlander, KWF...

SamenLoop voor Hoop

Inspiratiedag 2 oktober 2010

Workshop Bedrijfsvoering

Rina Noorlander, KWF Kankerbestrijding

Rina Noorlander - oktober 2010

Indeling workshop

• 20 minuten Aansprakelijkheid

Samenwerking KWF Kankerbestrijding en Organisatie SamenLoop

Overzicht beschikbare verzekeringen

Contracten artiesten – huur/leenovereenkomsten algemeen

• 20 minuten Financiële organisatie / boekhouding

Taken van de Commissie Financiën

BTW afdracht, boekhouding, sponsoring

Kosten percentages

Rapportages aan KWF Kankerbestrijding

• 20 minuten Vragen


Organisatie

• Vrijwilligers

• Survivors

VoorzitterVoorzitter

KWF -Coördinator

KWF -Coördinator

Vice voorzitter/ Teamwerving

Vice voorzitter/ Teamwerving

LogistiekLogistiekSurvivorship/Kaarsencere

monie

Survivorship/Kaarsencere

monie

Aandacht voor en

informatie over kanker

Aandacht voor en

informatie over kanker

Registratie /data en

Boekhoudng

Registratie /data en

Boekhoudng

Marketing/Publiciteit

Marketing/Publiciteit

Amusement en Catering

Amusement en Catering


Aansprakelijkheid

Samenwerking KWF Kankerbestrijding en Organisatie SamenLoop

• Samenwerkingsovereenkomst tussen KWF en voorzitter en penningmeester

• Factsheet verzekeringen (handout)

• Tijdig opgeven aan KWF Kankerbestrijding om wie/wat het gaat

• Voorbeeldblad verzekeringen (handout)

• Huur- / leenovereenkomsten goederen (handout)

• Huurovereenkomst terrein (handout)

• Contracten artiesten etc.


Taken commissie

• Verwerken en registreren aanmeldingen teams vooraf en innen inschrijfgelden

• Verzenden eventuele facturen (sponsoring) en opstellen gebruikerscontracten

• Verzorgen boekhouding (evt. in Excell programma)

• Zorgen voor 4-ogen principe (er zijn altijd 2 mensen om geld te tellen)

• Organiseren geldinzamelings avonden ism commissie teamwerving

• Alert op kwetsbaarheid en fraudegevoeligheid

• Ideeën voor veiligere geldstromen / eventueel gebruik muntjes / winkelbusjes

• Vrijwilligers zoeken voor ontvangst en inschrijving deelnemers tijdens SamenLoop

• Verwerken opgehaalde geld door teams vooraf en tijdens het evenement

• Financiële afwikkeling bankrekening binnen 3 maanden

na uitvoer SamenLoop


Financiële administratie

• Donaties versus sponsoring

• BTW

• Bruto / netto opbrengst – richtpercentage kosten max 10 %

• Verantwoordingsformulier en eindafrekening

(handout)

Voor rapportage ontvangen wij graag

• Aantal ingezette vrijwilligers

• Aantal teams + totaal aantal teamleden

• Aantal betrokken survivors

• Naw-gegevens survivors, vrijwilligers en teamleden

(in ieder geval teamaanvoerders)

• Aantal georganiseerde teamavonden / geldinzamelingsavonden

• Aantal kaarsenzakken

• Voorbeelden promotiematerialen / gebruik logo


Beveiliging

Advies KWF Kankerbestrijding:

Terrein beveiliging via herkenbare vrijwilligers

(denk praktisch bij het ontwerp van de inrichting van het terrein)

Professionele beveiliging toespitsen op geldlocatie:

Op de geldplek 1 geüniformeerde bewaker

Veilige plek voor opslag geld

Geld blijft op terrein – na afloop 1 goed geregeld geldtranport

(gebruik maken van muntjes?)


Algemene tips

• Wees alert op fraude, maar overdrijf niet

• Bekijk vooraf hoe de cijfers gerapporteerd moeten worden,

zodat je de inrichting van de administratie hierop afstemt

• Benader een SamenLoop alsof het een bedrijfje is

• Startersboekje SamenLoop voor Hoop

• Excell spreadsheet + handleiding

• Vragen, vragen, vragen …..

Er zijn heel veel ervaringsdeskundigen!!!



Tot slot

Om te zorgen dat SamenLoop voor Hoop blijft groeien en succesvol

blijft, is het noodzakelijk dat uw commissie alle gegevens van de

deelnemers en sponsors nauwkeurig noteert.

Wat geldt voor een succesvol bedrijf, geldt ook voor uw organisatie:

weet wie uw klanten zijn, zodat u hen kunt bedanken voor hun

inzet, maar vooral ook zodat ze aan SamenLoop voor Hoop

blijven meedoen.

SamenLoop voor Hoop Inspiratiedag 2 oktober 2010 Workshop Bedrijfsvoering Rina Noorlander, KWF...

Documents

Transcript of SamenLoop voor Hoop Inspiratiedag 2 oktober 2010 Workshop Bedrijfsvoering Rina Noorlander, KWF...