Rotary Internet Agenda

© 2011, Weblications BVBA, alle rechten voorbehouden.

RIA The planning and management software

for service clubs


OPMERKING VOORAF AAN DE LEZER: Gelieve de privacy van deze inhoud wettelijk te respecteren.

RIA: Rotary Internet Agenda

Je kan het aanmeldingsscherm van RIA van jouw club verkrijgen door te klikken op een knop die zich

op de website bevindt. Indien je club nog geen publieke website heeft maar wel de module RIA heeft

aangeschaft, dan kan je ook steeds rechtstreeks surfen naar bvb http://clubnaam.clubactivities.net,

waarin clubnaam vervangen wordt door de naam van de club zoals bvb in ieper.clubactivities.net.

Aanmelding bij RIA gebeurt dan via je persoonlijk e-mail adres en een wachtwoord dat je steeds zelf

kan veranderen.

Na het aanmelden zie je het overzichtsscherm van de club en je eigen profielgegevens. Als gewoon

“lid” heb je beperkt toegang tot de club Activiteiten, Commissies, Bestuur, Leden, Documenten en je

Profiel. Bovenaan in de gele balk bevindt zich het hoofdmenu met de functionaliteiten Activiteiten,

Commissies, Bestuur, Leden, Documenten, Mijn profiel en Afmelden.


Merk op dat de gemiddelde leeftijd van de club op heden (4/10/2011) 59,4 jaar bedraagt en dat de

assiduïteit van de club gemiddeld 73,97% bedraagt terwijl het aangemelde lid Vincent een assiduïteit

van 85,71% heeft.

Als je op het cijfer van de gemiddelde leeftijd van de club klikt, kom je terecht op een scherm waar

elke nieuwe voorzitter jaarlijks enkele uurtjes aan slijt, namelijk de Statistiek van het ledenbestand,

het demografisch overzicht.

Dit dynamisch overzicht is in RIA immer beschikbaar. Je bereikt dit scherm eveneens door in het gele

hoofdmenu op de knop Leden te klikken en vervolgens op het tweede gele menu er onder op de

knop Demografisch overzicht te klikken

Je ziet op het scherm de leden evolutie over de jaren heen en de leden structuur tabel. Wanneer je

met de muis over een cijfer navigeert, verschijnen de namen van de leden die achter elk cijfer

verscholen zitten. Onderaan staat tevens het Geografisch overzicht weergegeven.


De fotogalerie van de leden (met en zonder partner) is beschikbaar zodat nieuwe leden de vrienden

veel sneller en makkelijker leren kennen.


Het profiel van de individuele leden is beschikbaar voor de andere leden van de club. Het bevat de

Rotary gegevens en de persoonlijke thuis- en bedrijf gegevens. Wanneer je klikt op het straatadres

zoekt Google Maps de locatie op. Wanneer je klikt op de naam van het bedrijf (hier niet zichtbaar)

opent de website van het bedrijf in een nieuw venster.

Elk lid kan zeer eenvoudig zijn persoonlijke compensaties ingeven na deelname aan een externe

activiteit van een andere club. RIA doet dan na controle de rest zodat de assiduïteit ineens correct

bijgewerkt wordt volgens de regels van Rotary International. Compensaties voor eigen activtietien

worden door RIA automatisch behandeld.


Wanneer je bovenaan in het hoofdmenu op Activiteiten klikt, dan verschijnt de lijst van de komende

activiteiten in chronologische volgorde, gegroepeerd per maand.

Wanneer je vervolgens in bovenstaande lijst op één enkele activiteit klikt, kan je jouw persoonlijke

aanwezigheidstatus voor die activiteit kenbaar maken en bevestigen. De leden vullen zelf hun

bezoekers toe.

Dit is het enige wat elk lid hoeft te doen om zijn/haar aanwezigheid kenbaar te maken!


Dit summiere document behandelt hierboven slechts een aantal functionaliteiten. Een aantal andere

functionaliteiten zijn:

Kijk op voorhand wie van je vrienden aanwezig zal zijn op de vergadering Bevestig je aanwezigheid via je iPhone, smartphone, pda of pc Bekijk de foto’s van de voorbije activiteiten Raadpleeg de verslagen van de vergaderingen Zie de foto van je vrienden verschijnen op je gsm wanneer ze je bellen Volg je persoonlijke assiduïteit en compensaties op Plan de komende activiteiten van je club van A tot Z digitaal Discussieer met je vrienden in de commissie forums Bouw samen met je vrienden mee aan het digitaal archief van je club

Er zijn nog duizend en één andere interessante en belangrijke zaken te vertellen over het digitaal

beheer van een club via RIA. De volledige handleiding bevat meer dan 100 pagina’s toelichting. We

letten er op dat voor de leden het gebruik van RIA steeds kinderspel blijft.

Dankzij RIA is de clubadministratie weer aangenaam (dixit Michel Goelen – ervaren secretaris Rc

Tessenderlo).

Hoe opstarten?

Bij een implementatie van RIA vertrekken we van de bestaande ledenlijst, de lijst van de komende

activiteiten en de lijst van de commissies. Deze lijsten worden verzameld in één Excel bestand dat

vervolgens automatisch wordt geïmporteerd in RIA. Na de import is RIA onmiddellijk gebruiksklaar.

Dat kan dus in minder dan een week.

Nog niet overtuigd?

Met veel plezier geef ik vrijblijvend een interactieve en gedetailleerde RIA demonstratie (90 minuten)

tijdens een District-, Zone-, Bestuur- of Commissievergadering. Bij het effectief opstarten van RIA in

de club kom ik graag langs tijdens een statutaire vergadering om alle leden de basisvaardigheden aan

te leren in 30 minuten. Op die manier kan iedereen in de club RIA ineens gebruiken.

Contact: Joost Devos 0475 26 72 72 [email protected]

mailto:[email protected]

Rotary Internet Agenda

Documents

Transcript of Rotary Internet Agenda