Revisie: september 2007

2

Voorwoord Deze infomap is bedoeld als naslagwerk voor alle leden van de groepsraad van Scouting Skoltaro Eibergen. Behalve een aantal algemene afspraken en regels zijn ook de taken van iedere functie binnen Scouting Skoltaro zo nauwkeurig mogelijk omschreven. De infomap zal regelmatig gescreend worden en als gevolg daarvan eventueel worden aangepast. Deze aanpassingen zullen via het secretariaat geregistreerd worden en vervolgens worden verspreid onder de bezitters van een infomap. Ook de bezitters zijn geregistreerd. Kopieer dus niet een map voor iemand anders want dan krijgt deze persoon geen wijzigingen door. Wijzigingen kunnen als volgt worden worden doorgevoerd:

a. als inlegvel met daarop wijzigingen verspreid door de infomap; b. één of meerdere nieuwe pagina(‘s) in de infomap; c. als een nieuwe uitgave van de infomap.

Onno Keuper Eibergen, april 2004 Dit document vervangt de uitgave van april 2004. Henk Kloosterman Eibergen, september 2007

3

Inhoudsopgave Pagina Inhoud 02 Voorwoord 03 Inhoudsopgave 04 Definities en Omschrijvingen 06 Stichting Scouting Skoltaro 07 Het Bestuur De Ouderraad Deskundigen en commissie leden 11 De Groepsraad 14 Leiding:

procedure taken

minimale leeftijden cursussen en trainingen

16 De Speltak: welke overvliegschema juniorlid 17 installatie 18 Financiën 19 Registratie en Contributie 20 Gebouwen en Materialen 24 Afspraken leiding - juniorleden 26 Regels, afspraken en weetjes Skoltaro Scouting Eibergen 28 Waardering en Cadeaus

4

Definities en omschrijvingen Scouting Nederland: Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, gevestigd te Leusden, die zich ten doel stelt: “het bevorderen van het Scoutingspel in Nederland”. Skoltaro: De scoutinggroep in Eibergen die erkend is door Scouting Nederland en samengesteld uit speltakken waarin het scoutingspel gespeeld wordt. (zie hoofdstuk: Skoltaro) Bestuur: Vertegenwoordigt de stichting en behartigt de financiële en materiële belangen van de groep. Vertegenwoordigt de groep naar buiten, is uitvoerende bij korte termijn besluiten en heeft een controlerende, beleidsmatige en stimulerende functie. Dagelijks Bestuur: Voorzitter, secretaris en penningmeester van het bestuur Groepsraad: Overlegorgaan binnen de groep welke de verantwoordelijkheid draagt voor een goede gang van speltechnische zaken. Speltak: Een groep juniorleden en hun leiding. Leiding: Zij die door de Groepsraad als leiding zijn erkend en als zodanig bij Scouting Nederland staan ingeschreven en binnen een jaar na aanmelding de start- en programmatraining hebben afgerond. Aspirant leiding: Leiding die minimaal 1 maand proef draait bij een speltak om na de proeftijd het besluit te nemen om leiding te worden. (zie hoofdstuk leiding) Assistent: Lid van de jongerentak dat te jong is voor leidinggevende taken maar wel aan het leidingteam kan worden toegevoegd voor helpende taken. Stagiair: Iemand van een andere scoutinggroep die stage loopt in het kader van de start- en programmatraining, dan wel een stagiair van een school. Leiding met erkenning: Leiding die de start- en programmatraining met goed resultaat hebben gevolgd. Juniorleden: Leden ven een speltak

5

Skoltaro In 1945 werd de Eibergse groep 1 opgericht, voortgekomen uit de Eibergse Padvinders Club. In 1947 werd de groepsnaam gewijzigd in "Prinses Marijke Groep". In het midden van de jaren zeventig fuseerden de jongens- en de inmiddels opgerichte meisjesgroep en gingen samen verder onder de naam "Skoltaro". In het Esperanto betekent "Skoltaro" : een groep scouts. Skoltaro heeft 3 blokhutten. Deze staan allemaal in het Slingebos met als adres Oude Needseweg 3. Skoltaro houdt zich met name bezig met het spel van verkennen. De Stichting Scouting Skoltaro Eibergen beheert de financiën, blokhutten en materialen. Het bestuur van Skoltaro is tevens het Stichtingsbestuur. Jaarlijks terugkerende activiteiten zijn:

• De Nieuwjaarszwerftocht in januari, een oude traditie met als doel: het inluiden van het nieuwe jaar.

• Sint Jorisdag, rond 23 april wordt het verslaan van de draak door Sint Joris herdacht.

• De Districtsdag in juni

• De Familie Hike aan het eind van het seizoen

• De JOTA/JOTI (Jamboree On the Air/Internet) in oktober

• De Skoltaro Veteranen Winterhike eind december

• Zomerkampen Skoltaro maakt deel uit van de landelijke vereniging Scouting Nederland.

6

Het Bestuur Samenstelling bestuur

• De Voorzitter

• De Secretaris

• De Penningmeester

• De Groepsbegeleider

• Twee bestuursleden Dagelijks bestuur

• Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, penningmeester en secretaris van het bestuur.

Vereisten

• De voorzitter mag geen leidinggevende functie vervullen.

• Er mogen niet 2 mensen uit eenzelfde speltak in het bestuur zitten, m.u.v. de jongerentak/stam.

• In het bestuur moeten minimaal 2 leden 21 jaar of ouder zijn.

Verantwoordelijkheden

• De stichting wordt vertegenwoordigd door het bestuur of de voorzitter en secretaris gezamenlijk.

• De geldmiddelen in de stichting worden beheerd door de penningmeester.

• Het dagelijks bestuur van de stichting is belast met het voorbereiden en bijeenroepen van de vergaderingen van het bestuur, waaronder het opstellen en voorbereiden van de begroting voor het komende boekjaar en het (doen) uitvoeren van de goedgekeurde begroting.

• Bestuurders moeten zich naar elkaar toe redelijk en billijk gedragen.

• Elke bestuurder is gehouden aan een behoorlijke invulling van zijn taak. Als meerdere bestuurders een taak delen zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk tenzij iemand kan bewijzen dat de tekortkoming niet aan hem te wijten is.

• Vertegenwoordigen van de Stichting Scouting Skoltaro Eibergen.

• Beheren van de bezittingen, gebouwen en materialen.

• Realiseren van de doelstellingen van Scouting Nederland

• Voorbereiden, uitvoeren en controleren van het groepsbeleid.

• Voorbereiden van de groepsraad.

• Bevorderen en bewaken van de leiderskwaliteiten.

• Toezien op de dagelijkse gang van zaken binnen de groep.

• Coördineren van activiteiten binnen de groep.

• Stimuleren van deelname aan regio, gewestelijke en landelijke activiteiten

• Werven van leden, leiding, kader en bestuursleden.

7

Verkiezingen / benoemen / aftreden

• Leden van het dagelijks bestuur worden in principe voor 3 jaar gekozen

• Elk jaar treedt in principe 1/3 van het aantal leden van het dagelijks bestuur af volgens een rooster.

• Bestuursleden worden voorgesteld in het bestuur en middels stemming benoemd.

• Herverkiezing is mogelijk. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt door: a. Schorsing, c.q. ontheffing uit functie door het stichtingsbestuur conform het

huishoudelijk reglement van Scouting Nederland b. Opzeggen of verliezen lidmaatschap Scouting Nederland c. Verliezen van de kwaliteitseis zoals gesteld in de statuten van de Stichting

Scouting Eibergen onder artikel 5 lid 1 en artikel 8 lid 1.

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt door: a. Schriftelijke ontslagneming. b. Periodiek aftreding volgens het rooster, op het moment dat de opvolger

benoemd is. c. Faillissement of surséance van betaling van het lid en alle gevallen waarin het

lid het vrije beheer over zijn vermogen verliest. d. Ontslag door andere bestuursleden met ¾ van de stemmen.

Vergaderingen Het bestuur komt minimaal 2x per jaar bijeen:

• 1x voor 1 juni om de verslagen van het afgelopen boekjaar vast te stellen

• 1x voor 1 december om de begroting voor het komende boekjaar vast te stellen.

• De agenda voor de bestuursvergadering wordt niet later dan 7 dagen voor de vergaderdatum verstuurd.

• De voorzitter of 2 andere bestuursleden kunnen het bestuur bijeenroepen als zij dit nodig achten.

8

Stemrecht

• Alle door Scouting Nederland erkende leden hebben stemrecht.

• Stemmen kan openbaar en schriftelijk anoniem. Als gestemd wordt over personen kan alleen openbaar gestemd worden als dit vooraf overeen gekomen is. In alle andere gevallen: schriftelijk anoniem

• Blanco stemmen zijn ongeldig.

• Stemmen bij volmacht is niet toegestaan

• Minimaal 2/3 van de bestuursleden moet bij het stemmen aanwezig zijn. Is dit niet het geval dan volgt binnen 14 dagen een vergadering over hetzelfde onderwerp en is bij het stemmen niet meer een aanwezigheid van 2/3 van de leden vereist.

• Bij een gelijk aantal stemmen over zaken is een voorstel verworpen. Bij een gelijk aantal stemmen over personen volgt onmiddellijk een herstemming. Eindigt die weer gelijk dan trekt de voorzitter een lot waarbij het gaat om de personen die bij de herstemming de meeste stemmen hadden.

Functie Taken

Voorzitter • Vormt samen met de penningmeester en de secretaris het dagelijks bestuur

• Zit de vergaderingen voor van bestuur en groepsraad

• Stelt samen met secretaris en groepsbegeleider de agenda op voor bestuursvergadering en groepsraad

• Draagt zorg voor beleid en uitvoering van werkplannen binnen de groep

• Legt en onderhoudt externe contacten

• Verzorgt contacten met de pers en actief presenteren van de hele groep naar buiten.

• Verzorgt persberichten en verslagen van activiteiten

• Onderhoudt het contact met regio Oude Graafland als vertegenwoordiger van de groep en daarmee samenhangend de contacten met sub-regio Hameland, steunpunt Gelderland en het Landelijk Bureau

• Houdt zich voortdurend bezig met actief werven van bestuursleden, leiding en leden.

Secretaris • Vormt samen met de penningmeester en voorzitter het dagelijks bestuur

• Maakt notulen van de bestuursvergadering en verspreidt deze

• Stelt samen met de voorzitter en de groepsbegeleider de agenda op voor bestuursvergadering en groepsraad

• Maakt een secretarieel jaarverslag samen met de speltakken

• Verzorgt de in- en uitgaande post

• Archiveert vergaderstukken

• Archiveert alle correspondentie

• Verstrekt kampformulieren en adressen

• Houdt de ledenadministratie bij

• Verzorgt volgens afspraak cadeaus en kaarten bij verschillende gelegenheden

• Houdt zich voortdurend bezig met actief werven van bestuursleden, leiding en leden

9

Penningmeester • Vormt samen met de voorzitter en de secretaris het

dagelijks bestuur

• Stelt de begroting op

• Maakt een financieel jaarverslag.

• Heeft financiële eindverantwoordelijkheid van de groep en bewaakt zodanig de jaarbegroting

• Is verantwoordelijk voor het innen van contributie

• Is verantwoordelijk voor de verzekeringen.

• Stelt samen met de voorzitter en de secretaris de agenda op voor bestuursvergadering en groepsraad

• Voert een eenduidige en inzichtelijke administratie van inkomsten en uitgaven voor de hele groep ten behoeve van een verantwoord financieel beleid.

• Werkt jaarlijks mee aan een kascontrole uitgevoerd door de kascontrolecommissie.

• Houdt zich voortdurend bezig met actief werven van bestuursleden, leiding en leden.

De Groepsbegeleider • Levert input voor de bestuursvergaderingen en groepsraad

• Ondersteunt bij grotere aktiviteiten van een speltak, een aantal speltakken of de totale groep. Denk aan representatieve activiteiten, kampen, installatie, open dagen, regionale activiteiten.

• Stelt een cursus- en trainingsprogramma op.

• Organiseert de EHBO voorlichting

• Registreert behaalde erkenningen en gevolgde cursussen.

• Draagt zorg voor contractuele verplichtingen t.a.v. cursussen

• Begeleidt leiders die een training volgen

• Begeleidt stagiairs die bij de groep stage lopen

• Houdt zich voortdurend bezig met actief werven van bestuursleden, leiding en leden

10

Deskundigen en commissieleden

Functie Taken

Materiaalbeheerder (taken worden momenteel uitgevoerd door de leiding van de speltakken)

• Onderhoudt de materialen voor het scoutingspel.

• Stelt een materiaallijst op.

• Maakt ieder jaar een (financieel) plan voor onderhoud, uitbreiding en aanvulling.

• Legt financieel verantwoording af bij de Penningmeester.

• Doet verslag van realisatie plannen in de groepsraad. Blokhutbeheerder • Draagt zorg voor correct onderhoud van de bezittingen van

de groep, ten gunste van de groep.

• Maakt een onderhoudsplan (incl. begroting) voor de korte en lange termijn.

• Draagt zorg voor de uitvoering van het onderhoudsplan.

• Doet technische en financieel verslag van de onderhoudswerkzaamheden bij het stichtingsbestuur.

• Coördineert dagelijkse en incidentele schoonmaakwerkzaamheden met medewerking van de schoonmaakcommissie

• Draagt zorg voor de aanschaf en het gebruik van schoonmaakartikelen

• Houdt de EHBO koffers up-to-date

• Legt verantwoording af bij het bestuur Blokhutverhuurder • Verhuurt de blokhut(ten) ten gunste van de groep aan

derden.

• Zorgt voor de afvoer van afval

• Legt financieel verantwoording af bij de penningmeester.

• Draagt zorg voor de administratieve afwikkeling (contracten).

• Houdt er rekening mee dat het groepsbelang voorop staat.

• Legt verantwoording af bij het bestuur Jantje Beton Coordinator • Onderhoudt de contacten met Stichting Jantje Beton.

• Organiseert en coördineert de jaarlijkse collecteweek.

• Draagt zorg voor de werving van en contacten met collectanten.

• Legt financiële verantwoording af bij de penningmeester

Webbeheerder • Onderhoudt de website www.skoltaro.nl met behulp van eigen of aangereikte informatie van leden

• Draagt zorg voor het verzamelen en koppelen aan het @skoltaro.nl domein van alle email adressen van Skoltaro leden

Arbocoordinator • Maakt in overleg met de voorzitter plannen voor het verbeteren en onderhouden van de ARBO situatie bij Skoltaro

Schoonmaakcommissie • Maakt in overleg met de blokhut beheerder regelmatig afspraken voor het schoonmaken van de Skoltaro blokhutten en terrein.

Activiteitencommissie • Draagt zorg voor een programma en de realisatie ervan bij de volgende activiteiten: Oranjemarkt, Sint Joris Dag, Familie Hike, Openingskampvuur, JOTA, Jubilea en andere grote aktiviteiten waar de hele groep bij betrokken is

• Legt financieel verantwoording af bij de penningmeester

• Doet verslag aan de groepsraad.

11

De Ouderraad Het bestuur van de stichting kan besluiten een ouderraad in te stellen waarvan ouders van de juniorleden deel uit maken. Als zij dit niet doet moet zij ieder jaar peilen of er onder de ouders behoefte is tot het instellen van een ouderraad. Dit is het geval als 2/3 van de ouders (minimaal 15) dit wensen. Taken:

• Aantal afgevaardigden bepalen; minstens 2

• Het doen van bindende voordrachten voor bestuursfuncties. Het bestuur moet iedere vacature die door een ouder te vervullen is melden en de ouderraad heeft vervolgens 6 weken de tijd om die vacature met een ouder te vervullen

• Het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren

• Mede opzetten van een jaarprogramma en mede uitvoeren van jaarplannen

12

De Groepsraad Samenstelling:

• Alle leiding met erkenning.

• Alle leiding zonder erkenning, genaamd aspirant leiding.

• Alle bestuursleden. Een afgevaardigde van het bestuur doet tijdens een groepsraadvergadering dienst als voorzitter.

• Alle deskundigen en commissieleden die ingeschreven staan als lid van de groep.

• Maximaal 2 afgevaardigden van de Jongerentak/Stam.

Leden van de Groepsraad moeten ingeschreven staan als lid van de groep. De Groepsraad kan adviseurs van buiten de groep uitnodigen. Van iedere speltak moet minimaal 1 lid aanwezig zijn bij een groepsraadvergadering. Stemrecht / Adviesrecht Alle erkende groepsraadsleden hebben stemrecht. Iedere aanwezige heeft adviesrecht. Stemmen gebeurt uitsluitend openbaar. Volmachten en blanco stemmen worden niet toegestaan. Verantwoordelijkheden:

• Coördineren van alle speltakactiviteiten.

• Standpunten innemen over het spelaanbod.

• Controle en uitvoering groepsbeleid. Vergaderingen: De groepsraad komt tenminste 4 maal per jaar bijeen, bij voorkeur op een zaterdagmiddag na de opkomst. De vergaderdata worden in overleg bepaald. Indien nodig kunnen extra bijeenkomsten worden belegd.

13

Leiding Iemand is leiding van een speltak als de volgende procedure is doorlopen:

• Iemand biedt zich aan of wordt gevraagd als leider. Als de persoon onbekend is bij Skoltaro Eibergen dient een bewijs van goed gedrag te worden overlegd. Dit is door Scouting Nederland verplicht gesteld.

• De groepsbegeleider wordt ingeschakeld en bepaalt of en waar iemand in principe leiding kan worden, als dat zo is spreken we van aspirant leider.

• De groepsbegeleider, het leidingteam (evt. alleen de teamleider) en de aspirant leider komen een proeftijd (van minimaal 1 maand) overeen.

• Liefst tijdens, maar in ieder geval aan het eind van de proeftijd, bespreken groepsbegeleider, teamleider en aspirant leider het functioneren van de aspirant leider.

• De groepsbegeleider stelt de aspirant leider voor aan het bestuur voordat er een besluit genomen kan worden over het wel of niet leiding worden.

• De groepsbegeleider en de leider maken voorwaardelijke afspraken over het volgen van de start- en programmatraining.

• Iemand wordt erkend als leiding door Scouting Nederland als deze als zodanig ingeschreven staat door de verplichte basiscursus te doorlopen.

TAKEN De leiding

• is verantwoordelijk voor het programma van hun eigen speltak; o de voorbereiding en het leiden van wekelijkse programma’s, o de voorbereiding en het leiden van kampen en weekenden, o eventuele voorbereiding van en deelname aan gezamenlijke activiteiten

van Skoltaro, o eventuele voorbereiding van en deelname aan (sub)regio, gewest en

landelijke activiteiten en is daarbij verantwoordelijk voor haar eigen juniorleden.

• is verantwoordelijk voor een correcte begeleiding van nieuwe leden en leiding.

• onderhoudt goede contacten met de ouders.

• draagt zorg voor een “up-to-date” ledenadministratie en geeft wijzigingen maandelijks door aan de secretaris tijdens de bestuursvergadering of groepsraad.

14

De assistent:

• Helpt bij het uitvoeren van de programma’s maar draagt geen verantwoordelijkheid.

MINIMALE LEEFTIJDEN LEIDING Speltak

(aspirant) Leider Assistent

Bevers 17 16+ Esta’s 17 16+ Scouts 18 16+ Explorers (R&S) CURSUSSEN EN TRAININGEN Verplicht

1. Start- en Programmatraining (inclusief stage) 2. EHBO – cursus

Voorwaarden tot het volgen van deze verplichte cursus en trainingen:

• Ze moeten binnen een jaar na aanmelding voltooid zijn.

• De kosten die aan deze cursus zijn verbonden worden betaald door Skoltaro.

Vrijwillig

3. Kamptraining 4. Gilwelltraining

Voorwaarden tot het volgen van de vrijwillige trainingen:

• Minimaal 1 leidinggevende per speltak moet in het bezit zijn van de kamperkenning en kan de kamptraining dan ook volgen onder dezelfde voorwaarden als genoemd bij 1 en 2.

• Als een tweede teamlid de kamptraining wil volgen is dit eventueel mogelijk na overleg met het bestuur. Mocht het bestuur toestemmen dan gelden dezelfde voorwaarden als genoemd bij 1 en 2.

• Als een leider de Gilwelltraining wil volgen komen de kosten geheel voor eigen rekening tenzij het bestuur anders besluit.

15

De Speltak

Met ingang van 1 september 2002 kent Skoltaro de volgende speltakken:

speltak leeftijd J/M maximaal aantal leden*

verhouding leden:leiding*

Esta’s 07 tot en met 10 J/M 16 4:1 Scouts 11 tot en met 14 J/M 24 6:1 Explorers (R&S) 15 tot en met 19 J/M 28 6:1 Stam 19 jaar en ouder J/M nvt nvt *Richtlijnen!

OVERVLIEGEN Een lid vliegt over naar een ander speltak: Esta’s -> Scouts: wanneer deze na 1 september 11 jaar oud wordt Scouts -> Explorers (R&S): wanneer deze na 1 september 15 jaar oud wordt Explorers -> Stam: wanneer deze na 1 september 19 jaar oud wordt Uitzonderingen bevestigen de regel! Wanneer er een goede reden is om van bovenstaand schema af te wijken kan een teamleider, gesteund door de andere teamleden, contact opnemen met de groepsbegeleider. Als deze ook van mening is dat er een goede reden is om af te wijken doet hij een voorstel in de groepsraad. De groepsraad beslist. JUNIORLID Iemand is juniorlid van een speltak als de volgende procedure is doorlopen:

• iemand komt voor het eerst, wordt geïntroduceerd en er worden gegevens genoteerd (naam, adres en telefoonnummer),

• de “nieuwe” is nu aspirant lid en wordt op de hoogte gebracht van de gang van zaken (regels en afspraken),

• een aspirant lid mag 4x vrijblijvend deelnemen aan een opkomst,

• na de 4e keer wordt overlegd met het aspirant lid en de ouder(s) / verzorger(s) of het aspirant lid ook echt lid wil worden.

• tijdens het overleg wordt het inschrijfformulier ingevuld,

• als begindatum wordt de eerste opkomst na 4x kijken genomen,

• het ingevulde formulier wordt ingeleverd bij de secretaris. Wanneer een juniorlid mee gaat op een kamp of weekendkamp moet hij juniorlid zijn en geen ongeregistreerd aspirant lid.

16

INSTALLATIE Het verdient de voorkeur een nieuw lid binnen 2 maanden te installeren, doch uiterlijk binnen een half jaar. Niet geïnstalleerde leden dragen wel een blouse/trui. Om geïnstalleerd te worden moet een juniorlid aan een aantal voorwaarden voldoen:

• een correct uniform (zie uniformen),

• door de speltak gestelde voorwaarden,

• het afleggen van de belofte. REGELS EN AFSPRAKEN Juniorleden dienen zich te houden aan de binnen Skoltaro en speltak geldende regels. Bij problemen wordt contact opgenomen met de ouder(s) / verzorger(s) en de groepsbegeleider.

17

Financiën Het is verboden om geld te laten storten op privérekeningen! Ieder speltak heeft een eigen speltakrekening. Financiële middelen per speltak Iedere speltak krijgt 2x per jaar een bedrag op de speltakrekening gestort om programma’s te betalen. Denk daarbij aan de thee of ranja, popcorn, brooddeeg, prijsjes enz. Het te ontvangen bedrag wordt ieder jaar in de begroting vastgesteld. Het gaat om een bedrag per lid. De totaalbedragen worden overgemaakt in februari en oktober, een maand na het overvliegen omdat dan de aantallen het meest betrouwbaar zijn. Mocht het ledenaantal tussentijds erg veranderen dan kan contact worden opgenomen met de penningmeester. De penningmeester heeft inzage in de alle rekeningen van Skoltaro. Daarnaast moet een kasboek worden bijgehouden. Middels het kasboek moet achteraf verantwoording worden afgelegd. Andere uitgaven:

• verf, papier kwasten, scharen e.d. voor de gezamenlijke kast,

• materialen voor verbetering van of verandering/reparatie van de blokhut,

• gezamenlijke opkomsten en acties. Hiervoor moet vooraf toestemming gevraagd worden tijdens een groepsraad en overlegd worden met de penningmeester. In overleg kan de penningmeester het bedrag voorschieten of achteraf terugbetalen. In dit geval kan het wel om een privérekening gaan. Kampgeld Speltakken ontvangen het kampgeld van de deelnemers op hun speltakrekening. Zij zijn verplicht om vooraf een kamp financieel te begroten en achteraf verantwoording af te leggen bij de penningmeester.

18

Installatiemateriaal Leden betalen zelf hun installatiebenodigdheden. Er zijn 3 mogelijkheden om er voor te zorgen dat leden hun installatiemateriaal krijgen:

• bestellen via internet (denk aan portokosten) www.scoutshop.nl

• naar de Scoutshop gaan: Scoutshop Enschede Dorpstraat 1 7524 CD Lonneker Tel: 053-4367771 / Fax: 053-4367772

openingstijden: maandag 13.00 tot 20.00 uur donderdag 17.00 tot 20.00 uur zaterdag 09.00 tot 12.00 uur

• 2e hands scouting uniformen kunnen gekocht, geruild of verkocht worden bij Betty Kloosterman, Borculoseweg 16 te Eibergen.

Het wordt sterk afgeraden om een eigen voorraad aan te leggen. Dit kan niet gefinancierd worden uit middelen van de speltak. Wanneer mensen eigen middelen in installatiemateriaal steken is het risico te groot dat zij dit op een gegeven moment te gelde willen maken en dat kan niet.

Registratie en Contributie Het secretariaat is verantwoordelijk voor de ledenregistratie. Procedure:

• De leiding draagt er zorg voor dat het Skoltaro inschrijfformulier juist ingevuld bij het secretariaat komt. Tijdens de bestuursvergadering en de groepsraad worden totaallijsten per speltak ingeleverd.

• Het secretariaat verwerkt na iedere Groepsraad en bestuursvergadering de wijzigingen en geeft deze door aan Scouting Nederland en de penningmeester.

Ieder juniorlid zonder leidinggevende of bestuurlijke functie is contributie verschuldigd. Op inschrijfformulier staat hoe het betalen van contributie in z’n werk gaat. De penningmeester int de contributie.

Het algemene rekeningnummer van Scouting Skoltaro Eibergen is:

Rabobank 1220.23.110

t.n.v. Scouting Skoltaro Eibergen

19

Gebouwen en Materialen BLOKHUTTEN Skoltaro heeft de beschikking over de 3 verschillende blokhutten te weten: de Scouts Blokhut, de Explorers- en Esta Blokhut en de ‘Bosua’ blokhut. Deze zijn alle 3 gelegen op het terrein van de Protestantse Kerk in het Slingebos aan de Oude Needseweg 3. De blokhutten zijn eigendom van de Stichting Scouting Eibergen. De eerste verantwoording ligt echter bij de gebruikers van de blokhutten: de speltakken vertegenwoordigd door de teamleiders. SLEUTELS De volgende gebouwen/bezittingen zijn voorzien van een slot: Scouts Blokhut Esta Blokhut Explorer (R&S) Blokhut Houthok Speltakkasten Materiaalhok Gastank Slagboom Gaskastjes Wie hebben er sleutels:

• de speltakleiding

• alle bestuursleden

• de blokhut beheerder

• de blokhut verhuurder Voorwaarden:

• Een sleutelbezitter mag geen sleutels bij laten maken.

• Een sleutelbezitter leent zijn sleutels niet uit aan derden, m.u.v. de verhuur.

• Een sleutelbezitter draagt zijn sleutels over aan een eventuele opvolger tijdens een groepsraad of bestuursvergadering zodat deze overdracht op kan worden genomen in de notulen. Als er geen opvolger is gaan de sleutels naar de sleutelbeheerder.

• Bij verlies of diefstal van de sleutels moet aangifte worden gedaan bij de politie en de sleutelbeheerder.

• Er moet geregistreerd staan wie welke sleutel in het bezit heeft.

20

OPRUIMEN Bij het verlaten van de blokhut moet de blokhut er netjes uitzien. Gebruikte materialen zijn opgeruimd, er is geveegd c.q. gedweild en de afwas is gedaan. De blokhutten zijn het visitekaartje van de groep. Ook het terrein rond de blokhut moet netjes worden achtergelaten Vuilnis De vuilnis moet in de container vooraan het terrein bij de slagboom worden gedaan; wanneer deze vol is moet de blokhutverhuurder gewaarschuwd worden zodat de container geleegd kan worden. Denk bij het verlaten van de blokhut bovendien aan het volgende:

• ramen en luiken sluiten

• deuren, met name nooddeuren, goed sluiten

• kachels uitzetten; gaskraan sluiten

• bij vorst: waterkranen afsluiten (= hoofdkraan dicht, tapkraantje open, alle verdere kranen open en de WC doortrekken) en temperatuur kachels en verwarming aanpassen op de mate van vorst.

Bij problemen: waarschuw de blokhutbeheerder. ARBO-WET De arbeidsomstandighedenwet verplicht bij gebruik van de blokhut het volgende:

• luiken tijdens aanwezigheid in de blokhut openen

• vluchtwegen niet blokkeren

• uitsluitend metalen vuilnisbakken

EHBO In beide blokhutten is goed zichtbaar een EHBO koffer aanwezig welke regelmatig wordt gecontroleerd. Wanneer gebruik wordt gemaakt van middelen uit de koffer moet dit doorgegeven worden aan de blokhutbeheerder; deze is verantwoordelijk voor het aanvullen hiervan. Tijdens een speciaal georganiseerde trainingsavond geeft een gediplomeerd leider voorlichting over EHBO; dit dient minimaal 1x per jaar georganiseerd te worden door de Groepsbegeleider

21

MATERIALEN Er kan onderscheid gemaakt worden tussen:

A. materialen van de groep (deze liggen op zolder of in het materiaalhok) B. verbruiksmaterialen van de groep (gezamenlijke kast) C. (verbruiks)materialen van de speltak

A. Materialen van de groep op zolder en in het materiaalhok Uitleenvoorwaarden voor de speltakken:

• Uitsluitend leiding of een door de leiding gevolmachtigd persoon is bevoegd materiaal te gebruiken dat is opgeslagen in een van de blokhutten.

• Op de jaarlijks geinventariseerde materiaallijst moet aangegeven zijn welk materiaal uitgeleend is.

• Het materiaal moet in dezelfde staat worden ingeleverd als het ontvangen is. Als er schade is ontstaan moet dit gemeld worden bij de penningmeester en die beslist wie de kosten voor rekening moet nemen; de groepskas, de speltak of de persoon die de schade heeft veroorzaakt.

• Bij langere uitleen moet dit overlegd worden met de teamleiders van de andere speltakken

Uitleenvoorwaarden voor privé-gebruik:

• Materiaalgebruik voor speleenheden gaat altijd voor privé gebruik.

• Er wordt uitsluitend uitgeleend aan leden van de Groepsraad of het Bestuur

• Op de jaarlijks geinventariseerde materiaal lijst moet aangegeven worden welk materiaal uitgeleend is.

• De gebruiker controleert zelf of hij compleet en schadevrij materiaal leent.

• Geleende materialen moeten een week voor een zomerkamp terug zijn op de blokhut.

• Een gebruikte gasfles moet bijgevuld worden ingeleverd, vergezeld van een rekening van het bijvullen.

• Het materiaal moet in dezelfde staat worden ingeleverd als dat het ontvangen is. Als er schade is ontstaan moet dit gemeld worden bij de penningmeester en die beslist wie de kosten voor rekening moet nemen; de groepskas, de speltak of de persoon die de schade heeft veroorzaakt.

• Als een gebruiker veelvuldig schade aanricht heeft het bestuur het recht hem uit te sluiten van uitlening.

B. Verbruiksmaterialen van de groep (gezamenlijke kast) In een gezamenlijke kast zijn materialen opgeslagen als: verf, kwasten, lijm, papier, scharen, potloden, bekers etc. De teamleiders wijzen iemand aan die verantwoordelijk is voor de orde en aanvullingen in deze kast. Bij deze persoon moeten de bestellingen worden doorgegeven. C. (Verbruiks)materialen van de speltak Iedere speltak heeft een eigen (deel van de) kast om spullen in op te slaan als: thee, koffie, boeken en andere door de speltak aangeschafte materialen.

22

Afspraken Leiding – Juniorleden Alleen voor de groep Als door omstandigheden een leider alleen voor een groep komt te staan moet contact opgenomen worden met de groepsbegeleider. Alvorens dit te doen kan wel zelf naar een oplossing gezocht worden, bijvoorbeeld door leiding van andere speltakken te vragen. Alleen een groep draaien is niet toegestaan! Openen en sluiten Groepsprogramma’s Openen

• Alle leiding en juniorleden in uniform in een kring bij de vlaggenmast Als de weersomstandigheden het toelaten: jassen uit.

• De openingsleider verzoekt 2 juniorleden om de vlag te hijsen met : “Troep!; Dienstpattrouille: De vlag!”

• Deze juniorleden lopen naar de vlaggenmast, maken het touw los en beginnen langzaam te hijsen.

• De openingsleider zegt “Troep Salut” en iedereen groet de vlag. (zie groeten)

• Als de vlag in de top is zegt de openingsleider: “Salut af”.

• De juniorleden maken het touw vast, doen 2 stappen achteruit en groeten tegelijk de vlag waarna ze terug gaan in de kring.

Sluiten

• In een grote kring gaan staan en elkaar gekruist een hand geven.

• Gezamenlijk een spreuk of wens uitspreken of een lied zingen.

Groeten: Groeten doe je met je rechterhand. vandaar dat scouts elkaar altijd de linker hand (moeten) geven. De betekenis van het groeten ligt in de belofte. Scouts hebben een belofte uit 3 delen en steken daarom 3 vingers op; Esta’s hebben een belofte uit 2 delen en steken daarom 2 vingers op.

De zin: ‘iedereen te helpen waar ik kan’, wordt gesymboliseerd door de duim over de pink, de sterkere beschermt de zwakkere. Het zo ontstane rondje symboliseert de internationale verbonden heid van scouting. Dit vind je ook weer in de platte knoop van het koord op je installatieteken.

23

Gebruik van alcohol De volgende afspraken zijn bindend:

1. Tijdens kampen wordt geen alcohol gedronken door juniorleden onder 16 jaar; 2. Als er alcohol gedronken wordt door juniorleden tussen de 16 en 18 jaar gaat

het om licht alcoholische dranken in beperkte hoeveelheid (1 a 2 flesjes bier of glazen wijn tot 15% (De leiding bepaalt)

3. Tijdens kampen is er altijd minstens 1 leider met rijbewijs die geen alcohol drinkt. De overige leiding drinkt uitsluitend licht alcoholische dranken in beperkte hoeveelheid (zie 3)

4. Er wordt geen alcohol gedronken voordat de juniorleden naar bed zijn. 5. In het algemeen geldt dat in aanwezigheid van juniorleden licht alcoholische

dranken in beperkte hoeveelheid genuttigd worden. Roken In de blokhutten is het verboden om te roken. Dit in verband met brandgevaar en aanwezigheid van de medemens. Tijdens opkomsten, groepsraden en bestuursvergaderingen is het toegestaan buiten te roken; mits dit niet in de nabijheid van juniorleden is. Op Kamp

Zie gebruik van alcohol, roken. Kamp/ Bivakerkenning Minimaal 1 aanwezige leider dient een kamp / bivakerkenning van de juiste speltak te hebben. Bovendien moet je als je meer dan 48 uur op kamp gaat een kampformulier invullen.

Verzekeringen

• De kampeerartikelen die eigendom zijn van de groep zijn in Nederland verzekerd tegen schade.

• Gedurende het kamp is er vanuit Scouting Nederland een WA kampeerverzekering van kracht (maar dan moet je wel een kampformulier hebben ingevuld en opgestuurd).

• Bagage kun je het beste ook verzekeren tegen diefstal, verlies en schade. Kijk wel goed uit want de verzekeringsbedragen en voorwaarden lopen uiteen.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met de penningmeester.

24

Regels, afspraken en weetjes Skoltaro Eibergen

Mededelingen Belangrijke mededelingen worden altijd vermeld op de site www.skoltaro.nl en de Skoltaro Nieuwsbrief Speltak gerelateerde mededelingen worden per mail, mondeling of per briefje gedaan. Uniform Skoltaro heeft besloten dat de volgende uniformen gedragen worden:

- Bevers: rode trui - Esta’s: groene blouse + cap - Scouts: blauwe scouttrui + cap - Explorers: - Stamleden:

Broek: (donker) blauwe (spijker) broek Das / Insignes / Badges Dassen en installatietekens worden niet gedragen door niet geïnstalleerde leden. Het naambandje en een speltakteken mogen wel gedragen worden door niet geïnstalleerde leden. Voor overige insignes en badges geldt:

• geen insignes of badges dragen die je niet zelf verdiend hebt.

• insignes en badges van terugkerende evenementen vervangen voor de nieuwste, m.u.v. de naambandjes winterhike

Geen militaristische toevoegingen aan het uniform.

25

Ouderavonden Sinds 2004 is er in april één ouderavond voor alle ouders en verzorgers. Het deel voor de pauze wordt voorgezeten door het Dagelijks Bestuur om na de pauze uiteen te gaan en de ouderavond per speltak voort te zetten. Dit tweede deel wordt ook voorgezeten door de speltakken. In sommige gevallen wordt er voor een zomerkamp of ander grote activiteit nog een ouderavond uitgeschreven. Het zal daarbij gaan om individuele speltakken. Bij een ouderavond is altijd een lid van het Dagelijks Bestuur aanwezig.

Waardering en Cadeau’s Jubilea Jubilea worden besproken tijdens de bestuursvergadering. Lidmaatschap algemeen: 12,5 jaar: lustrumteken en bos bloemen 25 jaar: lustrumteken en bos bloemen 30 jaar: lustrumteken en bos bloemen 40 jaar: lustrumteken en bos bloemen 50 jaar: lustrumteken en bos bloemen Beëindiging lidmaatschap leiding, kader en/of bestuur: 0 tot 1 jaar: ferme handdruk en een kleinigheid 1 tot 3 jaar: waardebon t.w.v. € 20,- 3 tot ? jaar: waardebon t.w.v. € 20,- Andere feestelijkheden:

• Trouwen lid van de Groepsraad: waardebon t.w.v. €25,-

• 12,5 jaar getrouwd lid van de Groepsraad: waardebon t.w.v. € 25,-

• 25 jaar getrouwd lid van de Groepsraad: waardebon t.w.v. € 25,-

• Geboorte kind lid van de Groepsraad: € 20,-

Overlijden:

• Lid: advertentie • Oud voorzitter: advertentie • Overige: naar goeddunken