Record management vip award

Februari 2011 H.Sligman

Record Management Invoering van record management bij de

gemeente Deventer

Gemeente Deventer

Historische stad, Hanzestad Aantal inwoners: 100.000 Aantal medewerkers/inhuur: 900 - 1100


agenda

Introductie Aanleiding digitaal werken Record Management Selectie en implementatie Ervaringen


Innovatie van papier naar digitaal

Innovatiemarkt (2006) (Deventer DOET;Digi werkt) Plan DDDW Record Management Applicatie Scan applicatie + Hardware Implementatie per proces/project


Record management Record management is het identificeren, classificeren,

archiveren, bewaren en soms vernietigen van records. Er is een Internationale Standaard over records management: ISO 15489. Deze definieert record management als “het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records”.


Samenhang ontwikkelingen en actoren


Samenhang in ontwikkelingen

Organisatieontwikkeling

ICT, Proces digitalisering & Workflow

ProcessenHuisvesting

PD

Interactieve dienstverlening & transacties

Fysieke ontkoppeling front- back office & loketten

Interne ontwikkelingen

gemeente brede “IDM”functie

Activiteit gerelateerde werkplekken

Externeontwikkelingen

DDDW en document life cycle


Distributie

Opvragenen bewerken

Opslag

Multi-channelPublicatie

Beveiligde opslag en toegangAuthenticiteit en opvraagbaarheid Full text indexeringMeervoudige (centrale) opslag docsDiverse formaten, PDF, XML ea, Incl dig handtekeningen etc

Relatie bedrijfsprocessen, procedures,Sturing, voortgang control en rapportageKoppeling processystemen

Archivering

Fysieke en digitale documenten Incl Doc & dossier registratie / beheerRMA rapportages en doss inventDigitale duurzaamheid REMANO

Multi channels (fysiek`, digitaal, balies, sites, docs)Diverse formaten en standaards, XML, PDF ea)Diverse media (papier en digitaal)Diverse views (rol, taak, proces afhankelijk)

Vernietiging

Documenten en formulierenOffice, sjablonen en form omgevingScannen, digitalisering, herkenningOCR, en div formaat conversiesDigitale formulieren input div kanalenMax automatische registratieRoutering

KA

Sjablonen

MS Office 2003

HC Smart docs

kofacs Scannen

MS Infopath Formulieren Dig opslag meridio

MS CMS Website

Extranet

Intranet

MS SPPS ??

MS SPPS

Papier

meerdereWorkflow

Proces specifiek, SAP eaWorkflow

DMS meerdere

PapierenArchief en registratie

RMA meridio

Dig archief

******

DigitaalAuthenticiteitArchitectuurIntegratie

Versie beheer en controlZoeken en ontsluitenStructuren en (Full text) indexeringRegistratie handelingen, authorisaties in-uit checkenAuthenticiteit

Input, Creatie, Registratie

Componenten Deventer DOET, Digi werkt en de Document Life Cycle

Maken Opbergen

Publiceren Gebruiken

Selectie

Eisen (REMANO, NEN 2082, ISO 15489) In gebruik zijnde infrastructuur (.NET,SAP) Out of de box (eigen beheer) Integratiemogelijkheden i.p.v. koppelen Beheer alle formaten (extensie-loos)


Samenwerking

Eigen medewerkers (ontwikkeling en beheer) Meridio/Autonomy (software) Kofax (software) Doxis (informatie adviseurs) Getronics (system integrator)


Implementatie Meridio

Opleiding van de recordmanager (Meridio) Opleiding ict (Meridio) Betrekken/opleiden gebruikers Projectplannen en faseringen (Deventer) Pilot WVG/WMO (2007) Doxis advies en audit Getronics systeem advisering


Gerealiseerde resultaten (periode 2007-2010)

Organisatie en beheer op orde Een perfect werkend RMA NUP/BEA en machtiging substitutie Periode 2007-2010 500 dagelijkse gebruikers/800 leesrechten 900 GB met doorgroei naar 1,5 TB


Resultaten concreet o.a. 4 archief bestanden (schaalbaarheid) 70 soorten digitale vergunningen 45.000 zaken 15.000 digitale WMO cliëntdossiers 90.000 digitale facturen 8000 digitale WOZ bezwaren Beheer digitale bestemmingsplannen Digitale projectarchivering


Integraties/koppelingen

RMA Meridio met Office KA Outlook Sharepoint Kofax SAP Zorg-net (WMO)


Kosten Reductie

Kosten voorkomen

Verhoog de waarde

Beheer Risico

• Aansprakelijkheid• Rechtmatigheid• Rechtzekerheid• Financiële boetes

• Productiviteit• Doorloopsnelheid• Papier beheer

• Mensen• Opslag• Verplaatsen

• Antwoordtijd• Efficiency• Tijdbesparing

€

Kosten/Baten (ROI, SROI)

Kosten: investeringsbudget Harde baten: 400M2 a € 200 gemiddeld (€ 80.000) Geen aanschaf extra kasten/dossiers (PM) Geen fysieke sanering SSA (PM) Loonsomreductie in het “IDM” domein (PM) 21 medew. doorstroom naar reguliere arbeid


Kosten/Baten “Zachte” baten: Digitale documenten niet zoek (geen zoektijd) FO en BO gelijktijdig zelfde informatie Geen transporttijd Procestijden verkort Productie verhogend Geen problemen bij organisatiewijzigingen Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid


Delen praktijk ervaringen Gastspreker bij DIV seminairs, FAMO. Gastspreker bij Archivarissen (OV) WABO monitor, DIV aspecten Deventer Best practice “YES we scan” (OV/DEV) 60 overheidsinstellingen (RM,substitutie,

scan) 8 (internationale) bedrijven (RM inrichting) Oprichting BU digiwerkt


Opslagkosten bouwvergunningen


60 meter Bouwvergunningen Ba

+

180 meter Bouwvergunningen De =

240 m1 = 60 m2

Dynamische periode = 60m1 x € ?? = € ??

Statisch archief = 240m1 X € ?? = € ???

Ontwikkelingen

Verdere integratie met generieke applicaties Verdere koppelingen met procesapplicaties “Informatie” beveiliging Zoeken / Vinden (search engine) Presentatie mogelijkheden


Record Management

Innovatieve

Maatschappelijk Verantwoorde

Onderneming


Record management vip award

Education

Transcript of Record management vip award