Bonte BIJ

Organisatieverandering en HRM

Paulien Huizenga

Ratio en emotie bij verandering VNG en LVO 3 april 2017

Ervaring uit de praktijk

• Fusies in het primair onderwijs;

– Bestuursfusie

– Scholenfusie, o.a. samenwerkingsscholen

• Reorganisaties bij gemeenten;

– Gemeentelijke herindeling

– Interne reorganisaties

• Ook ervaring privatisering, verzelfstandiging, fusie

en splitsing in private sector

Wat speelt er…

1. Geen gezamenlijk beeld van de urgentie

2. Niemand ziet en ervaart hetzelfde

3. Oude emoties en beelden

4. Gezamenlijke belangen?

5. Acceptatie van sturing

4

1. Hoe urgent is de verandering?

- Conflicten slaan naar buiten uit

- Organisatie in crisis

- Financieel ongezond

- Veel is mislukt

- Weinig perspectief

- Groeiende markt

- Tevreden klanten

- Slagvaardige flexibele organisatie

- Financieel gezond

- Ambitie gedreven

- Geen aansluiting op de markt

- Verlies van markten en klanten

- Financieel resultaat onder druk

- Ingrijpende maatregelen

- Dalende motivatie, onzekerheid

- Markt verandert

- Inspelen op marktontwikkelingen

- Optimalisatieprogramma’s

- Innovatie & investeren

- Onzekerheid met motivatie

12.00 11.55

11.45 11.15

11.30

Reorganiseren

Kapitaliseren

Revitaliseren

Saneren

2. We kijken verschillend Holmes en Watson on a camping trip:

As they laid down for the night, Holmes said: “Watson, look up into the sky and tell me what you see”

Watson said: “I see millions of stars”

Holmes: “And what does that tell you?”

Watson: “Astronomically it tells me that there are millions of galaxies and potentially billions of planets, Theologically, it tells me that God is great and that we are small. Meteorologically it tells me that we have beautiful weather tomorrow.

What does it tell you?”

3. Oude emoties en beelden

Vimeo.com zoeken op CBO G2

4. Gezamenlijke belangen

5. Acceptatie van sturing

Uit onderzoek blijkt:

• Bestuurders zijn persoonlijk van grote

betekenis voor samenwerking

• Hun beweegredenen in samenwerkings-

verbanden zijn in beperkte mate gebaseerd

op rationele argumentaties, maar vooral op

overtuiging, ambitie en drijfveren

• Op ‘het podium’ zullen ze hun verhaal in

bedrijfskundige en rationele termen vertellen

• Iedere bestuurder zet zijn eigen persoonlijke

handtekening:

– heeft persoonlijke en unieke overtuigingen

– heeft persoonlijke dilemma’s rond

samenwerkingsverbanden

– en een eigen stijl van opereren.

• Emoties (positie, de beste willen zijn,

onzekerheid, angst, spijt, aandacht,

persoonlijke klik en vertrouwen) spelen altijd

een belangrijke rol

Belanghebbenden

zoeken:

- Transparantie - Opkomen voor de eigen

belangen - Realisatie van eigen

belangen - Participatie

- Medezeggenschap (ook als ze niet in de

medezeggenschap zitten) - Zonder participatie ontstaat behoefte om te ‘scoren’ in plaats van het gezamenlijk belang of het

compromis

Wat helpt…

A. Gezamenlijke definities

B. Combineren ontwerp en ontwikkelaanpak

C. Heel snel helderheid over personele

reorganisatie en rechtspositie

D. Accepteren en benoemen van emoties

E. Verbinding tussen mensen organiseren

F. Onafhankelijkheid en inspelen op situatie

• ‘Scholenfusie 1’: 2 of meer bestaande scholen samenvoegen met dezelfde denominatie

tot 1 school (op 1 locatie ) onder 1 bevoegd gezag (1 brinnr.) • Voorbeeld: fusie tussen twee christelijke of twee openbare scholen.

• ‘Samenwerkingsschool’: 2 of meer bestaande scholen met een bijzondere en openbare

denominatie, samenvoegen tot 1 school (op 1 locatie) onder 1 bevoegd gezag (1 brinnr.),

met een eigen nieuwe identiteit! • Voorbeeld: informele samenwerkingsschool tussen een PC en een openbare school.

• ‘Middle of tiener school’: gezamenlijke onderwijsvoorziening met 1 directie voor kinderen

van 10-14 jaar. Waarin 2 jaar onder het PO bestuur en 2 jaar onder het VO bestuur vallen.

• ‘Integraal Kind Centrum’: is een centrum waarin een samenhangend pakket aan

dienstverlening voor onderwijs en ontwikkeling gericht op het kind bijeen komt. Jeugdzorg,

peuterspeelzaal, muziek, sport, onderwijs en opvang. Onder 1 directie (optioneel onder 1

bevoegd gezag). Kan doorlopen tot 14 jaar. Hangt samen met maar is niet gelijk aan IKA.

• ‘Brede school’: is een centrum waarin een samenhangend pakket aan dienstverlening

op onderwijs en ontwikkeling voor het kind bijeen komt. Jeugdzorg, peuterspeelzaal,

muziek, sport, onderwijs en opvang. De onderdelen worden los aangestuurd.

• ‘Multifunctioneel centrum’: verzamelgebouw ontstaat vanuit huisvesting is voor diverse

functies en groepen mensen. Bibliotheek, gezondheid, school, sport, onderwijs.

A. Voorbeeld; gezamenlijke definities

B. Ontwerp en ontwikkelaanpak

Voorbeeld fusieonderzoek

Hoe willen we dat de

nieuwe organisatie er

straks uit gaat zien?

Koers en ambitie nieuwe organisatie Spoor 1

Ontwikkelen

Organisatie en formele zaken Spoor 2

Ontwerpen

Intentie

verklaring

Leidende

principes

Visie op nieuwe

organisatie en

werkwijze

Verschil

analyse Risico

analyse

Formele

docu

menten

Organi-

satie

ontwerp

= 20 % klaar = 40 % klaar = 80 % klaar = 100 % klaar

Hoe zien de organisaties er

nu uit en welke verschillen

zien we?

• Fusierapport

• Fusie-effect-rapportage

• Statuten

• Instemming GMR

• Advies B&W

Kernvragen

1

2

B. Delen van voor- en nadelen aanpak

Van bovenaf + sturing mogelijk - voorbeeldfunctie

+ gemotiveerde mensen - oeverloze discussies

Van onderop

Verplicht + intrinsiek onmogelijk - faciliteren gewenst

+ meer inzicht bij allen - blokkades

Vrijwillig

Veel inspraak + meer acceptatie - lange doorlooptijd

+ (schijnbare) snelheid - pocket veto’s

Weinig inspraak

Veel

informatie

+ alles bekend - overspoeling info

+ informatie op maat - afwachtend gedrag

Weinig informatie

Uniform + efficiënt - keurslijf

+ respect voor het unieke - (her-)uitvinden wielen

Pluriform

Kamerbreed + meer parallel werken - geen overzicht

+ beheersbaarder - minder voortgang

Proeftuin

13

Diagnose Ontwerp Implementatieplan Implementatie

Personele traject

Begeleiding mensen

- Waarde sociaal kapitaal

- Uitstroom en ontwikkel-

kosten ‘globaal’

- P-bestand in kaart

- Sociale impact

- Reorganisatiemethode

- Uitgangspunten en vast-

stellen type reorganisatie

- Sociaal plan (onder-

handelen + vrijwilligers-

regeling)

- Sociale kosten in relatie

tot businesscases

- Informeren UWV

- O&F ontwerp TO-BE

- Uitrol wijze (per

organisatieonderdeel of

big bang)

- Afspiegeling maken

- Taakanalyse huidige

werkzaamheden

- O&F naar Was/Wordt

- Deal met externen

- Besluitvorming rond

(UWV, externen, enz.)

- Ontslag aanzeggen

- Analyse-effecten

- Bekend maken functies

en reactieprocedure

- Benoemen en aanstellen

- Doorontwikkelen

- Formeel maken

reorganisatie

- Opstarten begeleiding

medewerkers (ontwikkel-

trajecten en mobiliteits-

bureau)

- Communicatieplan

- Informeren nieuwe

organisatiemodel

- Eerste stappen in

mobiliteit en ontwikkeling

- Opstarten individuele

begeleiding

- P-desk

- Begeleiding bij reacties

op functies

- Rechtspositionele

ondersteuning

- Outplacement

begeleiding

- Behoefte analyse en

ontwikkeltrajecten

- Aandacht voor ‘kleine’

angsten

- Ambitiebeeld talenten

- Kosten transitie-

begeleiding

C. Personele reorganisatie

Paulien Huizenga 2013 14

Factoren

Actoren

Kracht

Draagvlak

Haalbaarheid

Macht

Is het realiseerbaar? Zorgvuldigheid?

Zowel competenties als technisch?

Kan het in de tijd? Belang ten

opzichte van andere projecten?

Is het ‘idee’ stevig genoeg?

Klopt het strategisch en

inhoudelijk? Is het uitlegbaar?

Is het logisch?

Zijn de mensen betrokken bij het idee?

Wordt het idee ondersteund door de

uiteindelijke doelgroepen?

Het ‘waarom’ wordt geaccepteerd?

Staan de cruciale mensen

echt achter het idee? Zowel

de formele als de informele

machtshebbers?

D,E,F.

Accepteren, verbinden en onafhankelijkheid

IDEE

Extra Sheets ?

• Aanpassing onderwijs op nieuwe generaties leerlingen (Einsteingeneratie, 21-eeuwse, etc.)

• Hogere verwachtingen vanuit de ouders (diverse onderwijsconcepten, flexibiliteit, aandacht

voor de kinderen, opvoedingsrol, kind-centra, roostering)

• Schaalvergroting, bezuinigingen (vooral kleine scholen) en toenemende eisen aan

verantwoording, hoge eisen aan bedrijfsvoering, ontslag medewerkers

• Schaalvergroting in PO/VO, maatschappelijke druk kwaliteit onderwijs,

professionalisering bestuur

• Individualisering en kwaliteitseisen, vragen om toenemende differentiatie op inhoud,

logistiek en didactiek (maatwerkonderwijs)

• Kwaliteit docenten, krapte leerkrachten, aandacht voor professionalisering van leraren (niet alleen vakmatig, maar ook didactisch en managerial)

• Samenwerking tussen scholen en gemeenten, bedrijven, zorg, leidt tot nieuwe

(huisvestings)concepten (community colleges, brede school)

• Huisvesting/vastgoed wordt professioneler, hogere eisen aan bezetting en benutting

ruimte, maar ook steeds meer onderdeel onderwijsvisie

• In dorpen met KRIMP ontstaat vraag om informele samenwerkingsscholen (meestal

openbaar en christelijk), vooral discussie over de laatste kleine school in het dorp en

vorming van samenwerkingsscholen is een uitdaging….

Huidige ontwikkelingen in het onderwijs

Hamburgermodel (dun broodje)

ondersteuning

besturing

Scholen hebben veel zelf, eigen IB-er, eigen ICT-er, eigen geld,

elke school een directeur, enz.

eigen verantwoordelijkheid, beperkte solidariteit, veel vrijheid, weinig kaders,

weinig hiërarchie, veel uitbesteding

ondersteuning

besturing

Scholen hebben weinig zelf, IB-er en ICT-er in de staf, geld

centraal, meerdere scholen een directeur, enz.

samen lasten dragen, solidariteit, ruilhandel, werken binnen kaders, veel

hierarchie en gezamenlijke verantwoordelijkheid. weinig uitbesteding

Hamburgermodel (dik broodje)

19

Een doordachte en doelgerichte aanpak

Verandermanagement aandachtspunten onder andere:

• Stakeholders, belangen, veranderhistorie,

betrokkenheid, balans, communicatie, interventiekeuzes,

teamsamenstelling en alternatieve scenario’s

Programmamanagement aandachtspunten onder andere:

• Doelen, resultaten, tussenproducten, planning, deadlines, besluitvorming, monitoring, besturing en projectbeheersing (TGKIO)

Bonte Bij

BIJEN zweven niet, ze vliegen!