QM voorjaar 2014

VOORJAAR 2014

112H É T V a k B l a D V o o r D e M e e T I N G P l a N N e r

Het gevoel van thuiskomen

Het gevoel van

Annemiek Kuijsten

NUCLEAR SECURITY SUMMIT Nederlandse meeting industrie bewijst haar kwaliteit

CONGREX HOLLAND WEER OP VOLLE STERKTE‘24-uur service en delegate boosting’

Association Symposium Rotterdam

SPONSORING, BUDGETTERING EN SUBSIDIES

FEELGOOD CONGRES MET ROYAAL RECLAMEBLOK Big Improvement Day in Amsterdam RAI

VOORJAAR 2014

112T V a k B l a D V o o r D e M e e T I N G P l a N N e r

Wereld- prestatie

04|Qm voorjaar 2014

QminHoud

06

VOORJAAR 2014

112H É T V A K B L A D V O O R D E M E E T I N G P L A N N E R

Het gevoel van thuiskomen

Het gevoel van

Annemiek Kuijsten

NUCLEAR SECURITY SUMMIT Nederlandse meeting industrie bewijst haar kwaliteit

CONGREX HOLLAND WEER OP VOLLE STERKTE‘24-uur service en delegate boosting’

Association Symposium Rotterdam

SPONSORING, BUDGETTERING EN SUBSIDIES

FEELGOOD CONGRES MET ROYAAL RECLAMEBLOK Big Improvement Day in Amsterdam RAI

QM

112 VO

ORJA

AR 2014

AN

NEM

IEK K

UIJSTEN

: ‘HET G

EVO

EL VA

N TH

UISKO

MEN

’WWW.Q

M-M

AGAZIN

E.NL

VOORJAAR 2014

112T V A K B L A D V O O R D E M E E T I N G P L A N N E R

Wereld- prestatie

voorjaar 2014

52 Eventmanagers in de Rechtszaal‘ Vier praktĳ kcases over aansprakelĳ kheid

Annemiek Kuĳ sten‘ Het werkelĳ k werken voor je klant’

Inhoud

Associatie Symposium Rotterdam Sponsoring, budgettering, subsidies en verzekeringen20

40 Jarno de Boer en Rob Eskes‘ We wilden geen Nederlandse PCO worden’

Het groene landschap is uitermate geschikt voor meetings en evenementen onder het goedkeurend oog van moeder natuur, en het aanbod aan buitenactiviteiten is enorm.

ParelParelEen meetings- en incentives-

IN EEN GROENE VERPAKKING

GASTVRIJ WALLONIË

© ©

Dur

buy

Adv

entu

re J

.Cha

rlier

Vanaf pagina 63 GAstvRij WAlloniË

edwin nunninkH o o f d r e d a c t e u rq m @ h e t p o r t a a l . c o m

voorjaar 2014 Qm|05

Qmvoorwoord

VoorwoordPriceless!We weten wat het heeft gekost (24 miljoen euro die grotendeels naar het Nederlandse bedrijfsleven is gegaan) en we kunnen blijven gissen wat het opbrengt. Wat mij betreft is de uit-komst ‘priceless’ om een commercial van een creditcardmaatschappij na te spreken.De Nuclear Security Summit op 24 en 25 maart heeft Nederland internationaal zeer positief onder de aandacht gebracht.Het World Forum, haar buren en de stad Den Haag kunnen bogen op het gastheerschap van een buitencategorie topconferentie, met 58 staatshoofden aan tafel en 5.000 delegatieleden, 3.000 journalisten en 2.000 medewerkers in hun kielzog.Noordwijk toonde haar exclusieve karakter met de twee grootste delegaties binnen haar poorten, die van de Verenigde Staten en China. Ook werd in Hotels van Oranje het Sino-Dutch Economic Forum gehouden, met een ‘opbrengst’ van 1,5 miljard euro aan contracten voor het Nederlandse bedrijfsleven.Het Rijksmuseum in Amsterdam en het Gemeentemuseum Den Haag haalden uitgebreid de wereldpers door het bezoek van Barack Obama en zullen nog lang de PR-waarde hiervan uitnutten.Werden er vraagtekens gezet bij de kosten en de overlast? Ja. Werd er gede-monstreerd? Ja. Was er sprake van maatschappelijke onrust? Zeker niet. De negatieve aspecten van zo’n zwaarbeveiligde top zijn in de kantlijn gebleven. Nederland was trots om zo’n exclusieve conferentie te mogen ontvangen.De Nederlandse burger heeft ook kennis kunnen maken met het begrip con-gres. Want natuurlijk werd ook de vraag gesteld waarom al die zwaar beveiligde staatshoofden bijeen moesten komen, terwijl de uitkomsten van de conferentie toch al voorgekauwd waren door hun deskundige medewerkers? Het antwoord: Omdat het belangrijk is dat ze elkaar regelmatig persoonlijk ont-moeten en deze summit daarvoor een efficiënte manier is. En omdat ze door hun persoonlijke aanwezigheid en ondertekening werkelijk hun commitment geven aan de afspraken. Hoe beter kun je het belang van een congres uitleggen! <

JAARGANG 26, voorjaar 2014, QUALITY IN MEETINGS (QM): nummer 112, Vakblad voor de meeting planner. OPLAGE: 7.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal Uitgevers, Postbus 125, 1520 AC Wormerveer, Tel. (075) 6475747, Fax (075) 6284914, E-mail: [email protected] REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur), Judith Munster. REDACTIONELE MEDEWERKERS: Allard Frederiks, Jos Goossens, Ad Moerman, Sjoerd Geurts, Harald Roelofs, Ton Soons, Rutger Vahl. UITGEVER: Edwin Nunnink. ABONNEMENTEN: Els Metselaar ([email protected]), Nederland: € 84,36 per jaar (excl BTW), Europa: € 88,36 per jaar, Studenten: € 46,35 per jaar. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Ferry Aaftink ([email protected]), Tel. (06) 12643168. TRAFFIC: Eefje van Doorn en Monique Zijlstra ([email protected]), Tel. (075) 6475747. VORMGEVING: Aryen Bouwmeester, SDA Print + Media. DRUK: SDA Print + Media. COVER: Thomas Fasting

06 Annemiek Kuijsten “Ik heb een kronkelpad belopen en wat hink-stap-sprongen

gemaakt in de meeting industrie voordat ik op deze plek ben beland”, zo beschrijft Annemiek Kuijsten haar carrière-pad. Nu als partner in Status Plus komen alle lijntjes bij elkaar.

13 Feelgood congres met royaal reclameblok

Ton Soons heeft weer eens de neiging om vroegtijdig de benen te nemen. Dit keer is een wel heel langdurig reclameblok de reden. Gelukkig blijft hij lang genoeg om te kunnen constateren dat BID2014 een succes is.

18 De drie Valleys Provincie Gelderland zet zwaar in op de innovatieve sectoren

agrifood, life science en energie- en milieutechnologie. Dit betekent tevens een stimulans voor de meeting industrie in de provincie.

20 Associatie Symposium Rotterdam Geld vormde de leidraad van het Associatie Symposium

Rotterdam. Hoe kom je aan sponsorgeld, wat is een reële deelnemersfee en welke subsidies en garantstellingen zijn er?

24 Column: Volgens Soons 13 Tips voor het boeken van een zaal

26 Wereldprestatie De Nuclear Security Summit zette Den Haag, Noordwijk,

Amsterdam en uiteindelijk Nederland op de kaart. Een fotoverslag van dit buitencategorie congres.

38 Column: AIPC 10 Ideeën om als congrescentrum effectieve communicatie

op te starten binnen de eigen gemeente.

40 Congrex Holland De Congrex Holding mag vorig jaar dan failliet zijn gegaan,

onder leiding van Jarno de Boer en Rob Eskes vaart Congrex Holland op volle kracht vooruit.

42 Industriële locaties Zeven bijzondere locaties met een industriële uitstraling.

Elk weer anders, maar altijd garant voor een authentieke entourage en een bijzonder verhaal.

46 Leuren met gratis financiering Gunstiger voorwaarden en een heuse marketingcampagne moeten

het Voorfinancierings- & Garantiefonds beter doen verkopen.

52 De Rechtszaak Het Genootschap voor Eventmanagers organiseerde een seminar

in de vorm van vier rechtszaken over aansprakelijkheid en juridi-sche aspecten van events. Een verslag.

58 Judith de Bruijn is het brutale meisje voor de klas

Ze is zoet én heeft lef. Daardoor mag en kan ze scherp aan de wind zeilen op het podium: ‘Ik maak het altijd spannend, maar blijf in control.’

60 MeetingMeetings Drie jaarbijeenkomsten dit keer: Ubbo Emmius Colleghie,

MPI Nederland en Genootschap voor Eventmanagers.

Qmcolofon

Proud member of ICCA

06|Qm voorjaar 2014

meettheplanner

“ik heb een kronkelpad belopen en wat hink-

stap-sprongen gemaakt in de meeting indu-

strie voordat ik op deze plek ben beland”, zo

beschrijft Annemiek kuijsten haar carrière-pad

tot nu toe. nu als kersverse partner in PCO

Status Plus komen alle lijntjes bij elkaar. “Sta-

tus Plus, met david als gevestigd partner, voelt

als thuiskomen”. Tekst Edwin Nunnink | Beeld Thomas Fasting

“Mijn moeder heeft mede aan de wieg gestaan van de Arjan van Dijk groep. Als tiener heb ik van dichtbij meegemaakt wat er allemaal bij kwam kijken. Ik heb leren tappen van

Arjan, ik weet het moment nog precies. Toen heb ik al de beslissing genomen ‘dit is de bedrijfstak waarin ik wil acteren; dit vind ik leuk’. Ik wist ook meteen dat mijn hart niet bij het organiseren van feestjes of partijen lag, maar meer bij de organisatie van congressen en zakelijke bijeenkomsten. Die feestjes waren geweldig om te organiseren, maar waren vanaf het begin, wat mij betreft, te onvoorspelbaar en conjunctuurgevoelig.

Zakelijke bijeenkomsten zoals na- en bijscholing in de vorm van cursussen en congressen, zorgen voor een constante stroom van nieuwe bijeenkomsten, als je het goed doet ten minste. Het opbouwen van een klantenbestand, relatiemanagement en nieuwe concepten bedenken dat sprak me vanaf het allereerste begin aan.

LeeftijdsdiscriminatieNa de Havo was ik klaar voor de hoge hotelschool. Ik had me ingeschreven, maar toen plofte een afwijzingsbrief op de deurmat. Te jong. Dat noem ik nú leeftijdsdiscriminatie. Ik had al behoor-lijk wat ervaring opgedaan en was er helemaal klaar voor, zeker mentaal. Nu zou ik zo’n afwijzing niet meer accepteren. Misschien heb ik door dat voorval ook zo’n hekel aan de term ‘glazen plafond’ die voor vrouwelijke managers zou gelden. Ik heb me toen inge-schreven voor de middelbare hotelschool De Rooi Pannen in Tilburg. Daar heb ik achteraf bekeken veel van geleerd. Koken, organiseren en leren buffelen. Mijn stages liep ik bewust bij leve-ranciers in de congresbranche: Golden Tulip Barbizon Schiphol en de RAI. Daarna volgde natuurlijk alsnog de hoge hotelschool in Den Haag.Ondanks de gunstige economische tijden en de vele vacatures die openstonden, heb ik het advies van een van mijn docenten opgevolgd. Ga net zo lang solliciteren totdat je een functie vindt, die bewust jouw eerst keuze is. Van tweede keuzes krijg je spijt, altijd. Na mijn afstuderen heb ik me dus bewust geconcentreerd op PCO’s. Daar wilde ik gaan werken. Ik kon een leuke functie krijgen bij een consultancy bedrijf, maar heb toch gekozen om een tijdelijke congres coördinator functie te aanvaarden bij de Erasmus Universiteit Rotterdam, als vervanging van een zwangerschap.

ThuiskomenAnnemiek Kuijsten, Managing Partner Status Plus

›

voorjaar 2014 Qm|07

meetingtheplanner

›

meettheplanner

08|Qm voorjaar 2014

Drie mooie takken van sportEen van de medewerkers zei: ‘Ik weet nog wel een goede PCO voor je in Den Bosch’ en dat was Imedex. Die hadden drie mooie takken van sport: associatiemanagement, de organisatie van asso-ciatiecongressen en eigen producties, allemaal op het medische terrein. Met het bestuur of een kerngroep van professoren een programma maken, sponsors zoeken en dat in de markt zetten. Spannend, innoveren, risico’s nemen. Op je bek gaan en successen scoren. De Europese markt was echter nog volledig verdeeld als het gaat om de goedkeuring van medicijnen. Dat betekende dat sponsor-gelden van de farmaceuten ook dusdanig verdeeld waren en de financiering voor congressen hierdoor moeilijk rond te krijgen was. Imedex besloot daarom uiteindelijk de deuren te sluiten in Nederland en haar activiteiten te concentreren vanuit de vestiging in Atlanta, Georgia. Ze hebben mij gevraagd mee te gaan naar Amerika, maar ik kreeg plankenkoorts. Alles achter laten inclu-sief de hechte Brabantse familie en de nieuwe liefde in de kiem smoren? Wat is wijsheid? Het nee zeggen tegen Imedex vond ik toen verschrikkelijk. Achteraf gezien had ik toen net de toekom-stige vader van mijn kinderen ontmoet. Ik heb wel warm contact gehouden met de directie, Stefan Terwindt en Jan Heybroek. Terwindt zie ik nog altijd als mijn coach en mentor op afstand. Hij is een dierbare vriend geworden en gebleven.

Last in, first outAdvance Travel Partners (ATP) had in die tijd een nieuwe congres-afdeling in Aalsmeer opgezet. Het opzetten van nieuwe activi-teiten, ondernemen en acquisitie plegen lag helemaal in mijn straatje. We zaten in de hoek van de Financial start-ups en de big five in accountancy. Het was groei en nog eens groei. Totdat twee vliegtuigen zich in de Twin Towers boordden. De afzeggingen van congressen regende binnen, of het congres ging de ijskast in. Voor mij betekende dat zoeken naar een nieuwe baan, want het was last in, first out.

Het echte werken vóór je klanten: ‘geen winstmaximalisatie, maar lange termijn relaties opbouwen, niet de commissies of kick backs in je zak steken of derving daarvan verrekenen in je uurtarieven’

Ik had zoiets van ‘Waar zijn jullie?’Sinds september 2013 is Annemiek Kuijsten voor de komende twee jaar

voorzitter van vakvereniging MPI Nederland. Ook bij deze carrièrestap

was passie een belangrijke drijfveer.

“Ik zag dat het 10 jaar geleden was, dat een vrouw voorzitter was, en dat terwijl 80

procent van onze leden vrouw is. Ik had zoiets van‘Waar zijn jullie?’.

Ik wilde een voorbeeldfunctie vervullen en het was ook een bepaalde mate van ‘step

on to the plate’. Als er iets is wat ik leuk vind, dan is het om aan de knoppen te draaien.

Binnen de vereniging kun je dat binnen een relatief veilige omgeving doen.

De groei die je doormaakt als je in een bestuur of commissie stapt – zeker bij een

vereniging als MPI – is enorm. Zowel persoonlijk als professioneel. Ik had niet

gestaan waar ik nu sta, als ik niet in het bestuur had gezeten. Het klinkt hoogdravend

misschien, maar het is wel zo.

Het kunstje van cursussen en congressen organiseren, het kunstje van een associ-

atie bedienen, is heel wat anders dan een associatie voorzitten. Door mijn voorzitter-

schap krijg ik nu de mogelijkheid dat zelf te ervaren.”

Van tweede keuzes krijg je spijt, altijd

›

meettheplanner

010|Qm voorjaar 2014

Aan de andere kant van de Atlantische kust was Imedex enorm gegroeid. Ik raakte weer in gesprek met hen. Imedex had projecten in Europa, maar zij hadden hier geen personeel meer. ‘Als je naar Amerika komt voor een half jaar’, zei Terwindt, ‘dan word jij daarna onze vooruitgeschoven post in Europa’. Een vriendin die ik nog kende van de Erasmus Universiteit, vroeg ook of ik wilde komen praten bij HMO, Hoog Management en Opleidingen. Dit resulteerde erin dat ik in de ochtend werkte bij HMO en vanaf het middaguur werkte voor Imedex. In 2004 kreeg de eigenaar van HMO Pancreas-kanker en hij is in een tijdsbestek van 1,5 jaar overleden. Met hem viel letterlijk en figuur-lijk het hart uit de organisatie weg. Alexander Hoog was een integer

man. Ik heb veel van hem mogen leren, onder andere hoe je specia-listenverenigingen bedient. De investeerders die het bedrijf hadden overgenomen zaten er veel zakelijker in. De investeringen moesten terugbetaald worden. Het bedrijf als een citroen uitknijpen was niet mijn ding. Voor mij was het tijd om door te gaan.

Medische specialistenverenigingDat werd een medische specialistenvereniging, de European Heamatology Association (EHA). Dat paste geweldig bij me. Ik heb daar met een leuk team van mensen gewerkt en mooie dingen kunnen doen. Uiteindelijk ben ik in een conflictsituatie gekomen door verschil van inzicht over het te voeren beleid. Dit zijn erg

Annemiek Kuijsten: ‘We verwachten een gedegen groei voor de komende jaren’

voorjaar 2014 Qm|011

meettheplanner

vervelende situaties, maar waar je zeer veel van leert. Het is voor mij ook een katalysator geweest. Een bewustwording dat ík achter het stuur wil zitten. Toen ben ik bij GCO gekomen om daar de associatieafdeling mede op te zetten. Daar hebben we, pak ‘m beet, drie jaar de kans voor gehad. Ik heb me met heel mijn ziel en zaligheid in dat avon-tuur gestort, maar het was een uphill battle. Het management heeft uiteindelijk besloten, om te focussen op waar GCO goed in is en dat is meeting management voor farmaceuten. Dat is niet waar mijn kracht, mijn ambitie en passie liggen. We hebben in goed overleg besloten ieder ons’ weegs te gaan.

Mijn overtuigingenIk kende David (Casalod, eigenaar Status Plus) al enkele jaren via MPI en zijn manier van zakendoen en zijn ethiek, sprak mij aan en sloot altijd al haarfijn aan bij mijn overtuigingen. Sinds 1 januari ben ik als partner in Status Plus gestapt. Naast de dagelijkse leiding, die we samen doen, ben ik executive director voor twee medische verenigingen.De samenwerking tussen David en mij gaat heel natuurlijk. Het echte werken vóór je klanten, geen winstmaximalisatie, maar lange termijn relaties opbouwen, niet de commissies of kick backs in je zak steken of derving daarvan verrekenen in je uurta-rieven. Onze contracten zijn voor drie tot vijf jaar. Het doel is om deze te verlengen, omdat de klant dat wíl op basis van volledige vertrouwen in onze diensten en de volledige transparantie die we geven. Op deze basis wil ik werken. Dat is allemaal erg belangrijk, maar het moet klikken intermense-lijk. Wij staan niet als een dirigent voor het orkest. Een team ben je samen en wij hebben geen van beiden alle wijsheid in pacht. Dat betekent in ons geval dat we geen gebruik maken van alleen onze hersenen, maar die van al onze medewerkers. Hoe gaaf is dat.

Gedegen groeiWe verwachten een gedegen groei voor de komende jaren. Onze deelmarkten, overheid, bedrijfsleven en verenigingen, zitten weer in de lift. Zeker in de VS. Van de huidige klanten is het potentieel al zoveel groter, omdat we zoveel meer doen dan alleen adminis-

‘ Ik heb de focus op mijn klant’

Volledige transparantie. Dat is waar Status Plus als Professional Congress

Organiser en Association Management Company voor staat, stelt Anne-

miek Kuijsten.

“Als je kijkt naar onze concullega’s, dan werken die nog vaak op basis van commissie-

afspraken, kick-backs. Daar zijn in het verleden werkelijk gigantische bedragen mee

verdiend. Wij rekenen uurtarieven. Commissie of kick-backs gaan naar de opdracht-

gever.

We willen niet in conflictsituaties komen. Stel: je hebt een klant, een medische vereni-

ging, een bestuur dat je moet ‘servicen’, en je hebt hotel A en hotel B. Hotel A, daar past

je congres haarfijn in. Hotel B, daar krijg je veel meer commissie op. Welk hotel biedt je

aan? Wij werken alleen voor een eerlijk uurtarief en berekenen onze uren door.

Ik heb de focus op mijn klant, op de vereniging, het bestuur. In feite neem je hun over-

tuiging over. Als je vanuit een bepaalde overtuiging werkt, dan is het heel simpel. Elke

stap die je bewust of onbewust zet, die werkt naar dat doel. Op het moment dat jij ook

nog ergens anders vandaan omzet moet sprokkelen, dan raak je in feite je focus kwijt.

In de missie van elke (medische) vereniging is een van de doelen: educatie. Deze

educatie wil men beschikbaar stellen aan beroepsbeoefenaars in zowel de eerste,

tweede als derde wereld.

Als jij dan als PCO de kosten voor congresdeelname kunstmatig hoog houdt… Dat vind

ik een schande. Voor wie werk je dan? Dan werk je alleen voor jezelf. Er is een bepaalde

mate van dienstbaarheid die bij ons leeft en die is er voor de vereniging en haar leden.

Je werkt voor de continuïteit van de vereniging. Een congres is niet een product dat je

ontwikkeld. Zo zien bepaalde PCO’s het wel. Zodra het product ‘Congres X’ niet meer

winstgevend is, dan stop je met produceren. Zo zien wij dat niet.”

treren. Het gaat erom dat je de hele bedrijfsvoering uitvoert voor de vereniging. Alleen al die inzichten onder de aandacht brengen zorgt automatisch al voor meer groei uit het huidige klantenbe-stand. Deze groei is het resultaat van waar wij in geloven: ‘access to knowledge is the fundament for a healthier world’. Wij doen dat evenwichtig, objectief, onafhankelijk, op een transparante, eerlijke manier vanuit een positieve grondhouding. Op het moment dat je zo in het leven staat en zo zaken doet dan is groei een natuurlijke uitkomst. Ik heb nu het gevoel van thuiskomen. De ervaringen die ik onderweg op mijn kronkelpad en hink-stap-sprongen door de meeting industrie heb gedaan, komen nu samen. Nu klopt het helemaal. David kwam pas met een programmaboekje uit 1992: congresorganisator Imedex; hotel en travel: Status Plus.” <

Deze groei is het resultaat van waar wij in geloven


›

Congresbezoek

Feelgood congres

Sinds 2008 organiseert PR-nestor Ralph van Hessen van het gerenommeerde Haagse communicatiead-viesbureau Winkelman van Hessen (WvH) jaarlijks de Big Improvement Day (BID).

Deze behandelt volgens de website ‘de Stand van het Land en geeft een statusupdate van BV Nederland op de thema’s Duurzaamheid, Ondernemerschap, Educatie en Leiderschap. Een positief geluid op de derde dinsdag van januari. Waar verschillende generaties van elkaar leren. Waar de publieke en private sector de handen ineen slaan en waar kennisdeling en actie gecombineerd worden met bevlogenheid en lef.’Zo algemeen en zo breed als dit klinkt, zo is het ook bedoeld. De website gaat verder: ‘Wij vinden trots krachtig. Daarom wakkeren we dit gevoel aan. Door met elkaar te kijken naar wat er goed gaat, wat er beter kan, en waar we van kunnen leren realiseren we samen vooruitgang. BID is voor iedere beslisser die met een optimistische blik richting de toekomst kijkt.’Ik ga vooral kijken hoe dit brede TED-achtige programma aanslaat. Amsterdam RAI als accommodatie ken ik onderhand wel. Daar heb ik een hoge achting, voor die na afloop ook niet veranderd is.

Wat is de toverformule?BID is niet uit op open inschrijvingen. Er komen vrijwel alleen gratis gasten: genodigden van WvH, van de sprekers en van een tiental meebetalende samenwerkingspartners. Er is daarom weinig marketingbudget nodig. De uitgaven worden zowat geheel betaald met sponsorinkomsten. Een enkele buitenstaander wordt op verzoek toegelaten tegen een ongepubliceerde entreeprijs. Ik ben één van de veertig toegelaten persvertegenwoordigers.

Ton Soons heeft weer eens de neiging om vroegtijdig de benen te nemen. Dit keer is een wel heel langdurig reclameblok de reden. Gelukkig blijft hij lang genoeg om te kunnen constateren dat BID2014 een succes is. Een goed en gevarieerd programma maken hem zo POSITIEF gestemd, dat hij een storende tolk, fors verlate pauze en ontbrekende award-winnaar voor lief neemt. En die reclame? Ach, het is een gratis congres...

Big Improvement Day 21 januari 2014Amsterdam RAI

Van een congres georganiseerd door een PR-

nestor mag je een positieve vibe verwachten.

Zeker met de titel Big improvement day. Ralph

van Hessen creëert samenhorigheid met een

geheel centraal programma, vol variatie en in-

spirerende sprekers. u aangeboden door…

Tekst Ton Soons, [email protected] | Beeld Tycho Müller, tychoseye.nl

met royaal reclameblok


Congresbezoek

Er wordt maar één congreszaal gebruikt en er is nauwelijks printwerk. De avond tevoren is per mail nog een eenvoudige congres-app gelanceerd. Daarmee worden deelnemerslijsten en programmablaadjes uitgespaard en kun je bovendien onder-ling afspraken maken. Hij werkt simpel en direct. De digitale deelnemerslijst is zonder zoekfunctie echter veel te lang om echt functioneel te zijn, maar het plaatsen van oproepen blijkt later razend populair.

Positieve sfeerDe congresgangers worden ondergedompeld in een gastvrije positieve sfeer. Dat begint al met een massa mooie meisjes en jongens van Hotelschool EuroCollege die de ‘hospitality crew’ vormen.Als ik me meld bij de persbalie ontvang ik een key-cord badge waarop – heel handig – achterop beknopt het programma staat afgedrukt. Ik word vriendelijk naar de persruimte begeleid. Nou ja, een vertrek met een jassenrek, twee lege koelkasten en een koffiemachine zonder kopjes. In de aanwezige persmappen staat

hetzelfde als op de website. Wat later heet de binnenlopende pers-coördinator mij van harte welkom. Voor koffie meng ik me weer onder de gasten, en daar geeft iemand me de wifi-inlogcode. Het draadloos netwerk is de hele dag uitste-kend. In de ruim opgestelde foyer staan volop bartafels met choco-lade lollies en koekjes. Het netwerken kan beginnen.

Dagvoorzitter heeft sleutelrolTien minuten over tijd begint om 9:40 uur dagvoorzitter Harry Starren (ex-De Baak) op luchtige en relaxte wijze het congres. Hij praat de dag aimabel en gevat aan elkaar.Minstens tweederde is hier nieuw, zo stellen we door handopste-king vast. En ruim de helft van de aanwezigen bestaat uit Haagse ambtenaren. Overheid ontmoet bedrijfsleven!Starren vraagt rustig formulerend, grappig en zonder opblazerij een keur van sprekers en artiesten naar het podium. Opvallend veel jong en aanstormend talent, zoals de sidekick Ben Woldring (Bellen.com), Sywert van Lienden (G500) en Marc de Hond (presentator).

Hostesses showen netwerkapp


Congresbezoek

Er is veel tijd ingeruimd voor originele denkers, doeners en kunste-naars, zoals de 19-jarige student die oceanen wil ontdoen van hun plastic soep, een ondernemer die ultrasnelle DNA-analyses mogelijk maakt, een ambitieuze violiste die in haar rolstoel geen handicap meer ziet (krijgt staand applaus), Ali B. en andere perfor-mers. Alles vindt plenair plaats in het Auditorium, voor een maxi-maal wij-gevoel.

Stille tolkTijdens de lezingen hoor ik verderop heel storend steeds iemand praten. Het blijkt een tolk zonder cabine te zijn. Je zult daar maar naast zitten. Menig spreker praat trouwens zo snel dat de tolk er stil van wordt … Elk nadeel heeft zijn voordeel.Mijn congresverstand verzet zich wel wat tegen het lange reclame-blok in Harry Mens-stijl , waarin maar liefst zes ‘Ondernemende Ministeries’ ingaan op de vraag ‘Waar bent u nou het meest trots op?’. De antwoorden waren steevast al te zien in de begeleidende overdonderende promofilmpjes waarin ik de hand van Winkelman van Hessen herken.

Ook de marketing pitches van Cyprus, Israël en Kadaster vragen te veel beleefdheidsaandacht van mij. Niet alleen van mij. Dagvoor-zitter Starren legt dit onbedoeld pijnlijk bloot, als hij vraagt hoeveel mensen in de zaal iets kunnen met dat ministeriële Cyprus-spotje van een kwartier. Er gaan misschien vijf handen omhoog. Maar door de positieve sfeer ben ik toch niet opstandig geworden.

Wat doe je er mee?Na dit lange overheidsblok begint helaas niet de hoognodige koffiepauze. Eerst komt nog de bevlogen ondernemer Leen Zeven-bergen kort en flitsend vertellen dat 70 procent van de mensen ongelukkig is in zijn baan, net als vijf jaar geleden, toen hij hier ook stond. Wat doe je er mee?!En eveneens nog vóór de lunch pleit een man van Alliander voor duurzame energieopwekking. Zijn boodschap: wek stroom op waar en wanneer het nodig is want ons elektriciteitsnet kan het anders absoluut never nooit niet aan. Ook nog gauw een matchmaking-sessie van de energieke maar gehaaste Ralph van Hessen. Dit werkt niet optimaal, zo net voor de al drie kwartier vertraagde lunchpauze. ›

Violiste Kim Spierenburg


Congresbezoek

FeelgoodIk vraag de heer van Hessen in de lunchpauze of het programma bewust plenair gehouden is, ongeacht de zo brede range van onderwerpen waar niet iedereen even geïnteresseerd in zal zijn. “Ja, hoor, dit is goed zo, wacht maar tot vanmiddag.” “Evalueert u het congres nog bij de deelnemers?” vraag ik hem. “Iedere minuut!”, zegt hij gedecideerd. Hier is een doorgewinterde PR-strateeg aan het woord. Feelgood, is het woord dat steeds in me opkomt.Na de lekkere en soepel verlopende lunch mag Brink’s geldtrans-port nog even komen vertellen hoe het de Nederlandse cultuur ervaart. Huh? Vast ook een sponsor.

Schittert door afwezigheidNa een stukje laserbeat krijgen we de uitreiking van enkele BID awards, het onderdeel waar het ooit allemaal mee begonnen is. Oud-winnaar André Kuipers kon hem echter nog niet aan de gelukkige Hans Biesheuvel uitreiken, want die schitterde door afwezigheid. Communicatiefoutje? Het is later nog wel goed gekomen zag ik in een persbericht.

Nog wat ervaringen en waarnemingenMooi: de bloemdecoraties op het podium.Goed: de klimaatregeling en ruimtelijke inrichting.Ontbreekt: een tafeltje voor water en de steeds zoekgeraakte afstandsbediening.Draaiboek: alle filmpjes live testen, want soms hapert er een op de te trage laptop waar een beamer aan hangt.Onvergetelijke opmerking: Love is the killer app, aldus ‘profes-sioneel livehacker’ Martijn Aslander.

Rijke mixAls ik ’s middags wegga is amper de helft van de dag voorbij, maar realiseer ik me dat ik over het geheel POSITIEF ben. Goed dat ik niet onder de reclameboodschappen weggelopen ben. In een verdienmodel met vooral betalende deelnemers zou deze programmaopzet geen stand houden. Maar nu is het succes van BID2014 alles bij elkaar toch onmiskenbaar. Dankzij de snelle afwisseling van informatie, inspiratie, humor, emotie en entertainment wordt het publiek steeds weer verrast, geboeid en geraakt. Samen met de ambiance en de mogelijkheid tot netwerken is de missie van Ralph van Hessen geslaagd. <

De digitale deelnemerslijst is zonder zoekfunctie veel te lang om functioneel te zijn

John Fentener van Vlissingen en Ralph van Hessen

Aankondiging ID Award


DestinAtionreporT

Provincie Gelderland zet zwaar in op de innovatieve sectoren agrifood, life science en

energie- en milieutechnologie. Ze huisvest de drie valleys, stichtingen die zich voor de res-

pectievelijke clusters Food, Health en eMT vooral inzetten op matchmaking. dit betekent

tevens een stimulans voor de meeting industrie in de provincie. Tekst Edwin Nunnink | Beeld Frank Lodder

Food en Health zijn belangrijke thema’s voor de provincie Gelderland. Neder-land behoort tot de top in de inter-nationale agrifoodwereld en met de

Universiteit van Wageningen heeft de provincie het belangrijkste kenniscentrum in huis. Op het vlak van de gezondheidswetenschappen is Radboud Universiteit Nijmegen een toonaan-gevend instituut. Om deze centra heen hebben zich vele bedrijven en kennisinstituten geves-tigd op het gebied van gezondheid en voeding. Om een zo hoog mogelijk rendement te halen uit deze gemeenschap en deze clusters interna-tionaal toonaangevend te houden, zijn er twee stichtingen in het leven geroepen: Stichting Food Valley NL in Wageningen en Stichting Health Valley in Nijmegen. Hun doel is om samenwer-king te bevorderen tussen bedrijfsleven, kennis-instellingen en overheid en daarmee innovatie te stimuleren. Een belangrijk middel om dit doel te bereiken is een grote variatie aan bijeenkomsten en daarmee zorgen deze stichtingen en alle andere

partijen actief in deze sectoren voor een sterke ontwikkeling van de meeting industrie in Gelder-land.

MatchmakingFood Valley NL heeft een duidelijke internationale focus. De stichting ontvangt buitenlandse organi-saties om ze in contact te brengen met Nederlandse bedrijven. Ook werkt ze actief mee aan het bouwen van (inter)nationale clusters samen met bedrijven, kennisinstellingen en overheid. Op die manier is Food Valley NL verbonden met 130 agrofoodor-ganisaties wereldwijd en partner in de European Food Alliance, een samenwerking van negen Euro-pese agrofoodclusters.Health Valley concentreert zich op de lijn Enschede-Nijmegen-Oss-E indhoven: de zoge-naamde Red Med Tech Highway. Hier bevinden zich zo’n 700 bedrijven en kennisinstellingen die zich bezighouden met life sciences, biotechnologie en farmaceutica (Red) of met medische techno-logie of ICT (Med Tech). Ook bij deze stichting

staat matchmaking bovenaan de activiteitenlijst, zowel nationaal als internationaal.

Groot jaarlijks evenement Beide stichtingen organiseren elk jaarlijks een groot evenement, dat door de jaren heen is uitge-groeid tot de kennis- en netwerkbijeenkomst in beider sectoren.Zo vond op 13 maart in Concertgebouw de Vereeni-ging in Nijmegen de zesde editie plaats van het Health Valley Event. Een evenement met een breed draagvlak wat wordt onderschreven door de keynotes van politici (deze editie was dat André Rouvoet), topmensen uit het bedrijfsleven (Philips CEO Hans de Jong), toonaangevende wetenschappers (Maarten Steinbuch van TU Eindhoven) en hoge ambtenaren (Kees van der Burg, DG Langdurige Zorg). Een echt totaalevenement met parallelle sessies, een beurs-vloer, workshops, een presentatie van innovatieve producten, een investorslounge, Pecha Kucha’s door onderzoekers en een battle tussen drie teams, die hun zorginnovatie aan het publiek mochten pitchen.

Drie valleysvormen een rijke bron voor

meetings in Gelderland


DestinAtionreporT

Op 23 oktober van 2013 beleefde Food Valley Expo haar negende editie. Er kwam een record-aantal van ruim 700 deelnemers naar Congres-centrum Papendal in Arnhem. Keynote-spreker was dit keer van Albert Heijn topman Sander van der Laan en innovator en kunstenaar Daan Roose-gaarde gaf zijn visie op technologische ontwikke-lingen. Ook hier een beursvloer, een pitch battle (studenten was gevraagd een product te restylen voor de Duitse of Vlaamse markt), een food chal-lenge (dit keer ging de wedstrijd om innovaties gerelateerd aan gezondheid), een award-uitreiking, een internationale matchmaking-sessie en diverse 30-minuten sessies.

InternationaalDe organisatie van de Food Valley Expo probeert er vooral ook een internationaal evenement van te maken, een opzet waar ze steeds beter in slaagt. Zo vonden er vorig jaar 160 internationale matchmaking gesprekken plaats in de International Business Lounge en was de landbouwminister van Kazachstan te gast.

De Food & Health Valley trekt ook internationale congressen aan. In 2012 werden in Wageningen acht en in Nijmegen zes congressen gehouden die voldoen aan de criteria van congresbranche-orga-nisatie ICCA, te weten internationale associatie congressen die over minimaal drie landen rouleren.

Beide sectoren samenEr is ook een samenwerkingsverband waar beide sectoren samenkomen: Alliantie Voeding Gelderse Vallei. Hierin werken Ziekenhuis Gelderse Vallei en de afdeling Humane Voeding van Wageningen Universiteit sinds 2007 samen om klinische zorg en kennis uit de voedingswetenschap bij elkaar te laten komen. Zij organiseren jaarlijks het Nationale Voedings-congres (de zevende editie vindt dit jaar plaats op 26 juni in Hotel Papendal), Congres Kinderobe-sitas (dit jaar was de derde editie op 30 januari in De Reehorst in Ede) en twee maal per jaar de Food forThought wetenschapsavond voor mede-werkers.

Energie en milieutechnologieGelderland kent sinds enkele jaren nog een derde speerpunt, namelijk het cluster Energie- en Mili-eutechnologie (EMT). Hier geldt de gemeente Arnhem als episch centrum, met bedrijven en organisaties als KEMA, Alliander, Akzo Nobel, Essent en HAN in de nabijheid. Met haar programma Energie made in Arnhem, waarbij ruim honderd partners zijn aangesloten, stimuleert de gemeente toepassingen en innovaties op het gebied van energiebesparing en opwekking van duurzame energie.Ook hier is er een stichting – ook wel aangeduid als Valleybureau – die bedrijven, kennisinstellingen en overheden zoveel mogelijk met elkaar verbindt. Stichting kiEMT (kennis en innovatie in Energie en Milieutechnologie) is voor deze cluster het spin in het web, met ruim 200 aangesloten partners. Vorig jaar werd in samenwerking met de Provincie Gelderland het innovatieprogramma GreenTe-chAlliances toegevoegd aan de activiteiten.Provincie Gelderland is onder meer dit jaar de gastheer van de Dutch Green Building Week 2014 (DGBW). De week, vol activiteiten op het gebied van verduurzaming van de gebouwde omgeving, wordt gehouden van 22 tot en met 26 september 2014. Vorig jaar werden er in het kader van deze week 150 evenementen verspreid over heel Neder-land georganiseerd, die werden bezocht door zo’n 10.000 geïnteresseerden.

Inzet van meetingsOp de jaaragenda’s van de drie ‘Valleys’ prijkt, naast de genoemde evenementen, een grote variatie aan bijeenkomsten, zoals bijvoorbeeld congressen, regionale netwerkbijeenkomsten, themabijeen-komsten, netwerkcafés, society meetings, inno-vatie seminars, bootcamps en workshops.Uiteindelijk vormen deze stichtingen de kern in een netwerk van kenniscentra, bedrijven en overheidsinstanties die allen veelvuldig meetings inzetten om contact te leggen en te houden en kennis te delen om zo innovatief en daarmee toon-aangevend te blijven. <

Op 23 oktober van 2013 beleefde Food Valley Expo haar negende editie. Er kwam een recordaantal van ruim 700 deelnemers naar Congrescentrum Papendal in Arnhem.


AssoCiAtieSympoSium

Geld de leidraad van

AssociAtie symposium RotteRdAm

Geld vormde de leidraad van het Associatie Symposium Rotterdam. Hoe kom je aan

sponsorgeld, wat is een reële deelnemersfee en welke subsidies en garantstellingen er

zijn? deze en meer vragen werden beantwoord door een grote variatie aan specialisten

en ervaringsdeskundigen. Tekst Edwin Nunnink | Beeld Rotterdam Partners

Associatie Symposium Rotterdam

beleefde op 11 maart in Erasmus

universiteit Campus Woudestein

haar vierde editie. Initiatiefne-

mers en organisatoren van verenigings- en

overheidscongressen kregen op uitnodiging

van Rotterdam Partners uitleg over zaken als

budgettering, sponsoring en verzekering van

congressen.

Hans Boerwinkel, Senior Marketeer van ABN

Amro, vertelde zijn gehoor hoe de bank spon-

soraanvragen beoordeeld. Wederkerigheid is het

toverwoord. Tegenwoordig is sponsoring meer

dan alleen geld geven, met zichtbaarheid op het

evenement als enige tegenprestatie.

Bereik creërenHet is het aangaan van een partnership, waarbij de

sponsor samen met de organisator wil zoeken naar

een zo hoog mogelijk rendement van het geïn-

vesteerde geld. Dat betekent vooral een bereik

creëren dat verder gaat dan de deelnemers aan

het congres. Ook de potentiële deelnemers, de

relaties van de bank en de nieuwsmedia tellen

daarbij mee.

Deze ‘activering’ van het sponsorschap kost de

ABN Amro extra geld, benadrukte Boerwinkel.

Zo sponsort de bank het ABN Amro Tennis Tour-

nament voor 2,8 miljoen euro, maar daar komt

onder meer nog 0,5 miljoen bij voor de viplounge

en 1 miljoen euro voor de seminars die de bank


›

AssoCiAtieSympoSium

tijdens het toernooi houdt. Dit laatste onderdeel

is belangrijk in het huidige sponsorschap. ABN

Amro hecht veel waarde aan contentmarketing:

je gasten een goed verhaal vertellen en daarna

de interactie aangaan, in plaats van reclame en

productpresentaties.

Nog meer tipsIn een afrondende paneldiscussie met organisa-

toren van associatiecongressen kwamen nog meer

tips naar boven.

Begin op tijd. Robert Frank Houbaer, Secretaris

van Het Hellende Dak, begon drie jaar voor

het congres met sponsorwerving. Ten eerste

gaat er nu eenmaal veel tijd overeen om het

proces goed af te ronden en daarnaast kun je de

sponsor al in het voortraject exposure bieden

onder een grotere groep dan de uiteindelijke

congresgangers. Teun van Gelder, Voorzitter

van de Vereniging voor Klinische Farmacologie

en Biofarmacie, liep tijdens de voorgaande

editie van het tweejaarlijkse congres in Parijs

bij alle exposanten langs om ze alvast warm te

maken voor deelname aan de volgende editie

in Rotterdam.

Denk buiten de box. De uiteindelijke hoofd-

sponsor van Houbaer’s congres was niet een van

de geijkte bedrijven. Ook waren er sponsors die

niet met geld over de brug kwamen, maar wel

op een andere manier voor ondersteuning, lees

kostenbesparing, zorgden.

Vraag (potentiële) sponsors naar hun ideeën.

Dick van Dijk, Professor financial econometrics,

was verrast over de creativiteit van zijn sponsors.

Probeer niet (alleen) vooraf geformuleerde spon-

sorpakketten te ‘verkopen’.

Tot slot nog eentje uit de zaal: betrek studenten

erbij. Die zijn meer onbevangen in het bedenken

van sponsormogelijkheden. Nog beter: een kleu-

terklas.

Vaststellen deelnemersfeeIn de workshop Begrotingen & Budgetten beant-

woorden drie PCO’s de financiële vragen van de

deelnemers.

Een aantal vragen gaan over het vaststellen van

de deelnemersfee en in hoeverre je die kunt

verhogen. Dat hangt in eerste instantie af van

het verdienmodel, antwoordt Jarno de Boer van

Congrex Holland. In welke mate bepalen de deel-

nemers de inkomsten van het congres. Dat kan

dus ook betekenen dat bij minder (verwachte)

sponsorinkomsten, wordt gekeken naar een

hogere fee.

De deelnemersfee geeft als het goed is de waarde

weer van het congres. Je hoeft als organisator dus

niet altijd aan het gangbare tarief vast te houden.

Vinden deelnemers het congres te duur? Dan

moet je je als organisator afvragen of de content

wel goed genoeg is, stelt De Boer.

Ook wil men weten hoe groot het verschil mag

zijn tussen verschillende tarieven. Een te groot

verschil tussen het early bird en het standaard-

tarief komt onbetrouwbaar over, is het antwoord.

Een optie is om het goedkope vroegboektarief op

een bepaalde doelgroep in te zetten. Bijvoorbeeld

bij een Europees congres focussen op deelnemers

uit Oost-Europa. In West-Europa is geld immers

een minder schaars goed dan tijd. Overigens valt

het gewicht van de fee mee als je kijkt naar de

totale deelnamekosten, met daarin de reis- en

verblijfskosten, nuanceert De Boer de discussie.

Onsite registratie mag wel significant duurder

zijn en een daginschrijving mag op een driedaags

congres tegen ‘tweedagentarief ’, vertelt Nicolette


AssoCiAtieSympoSium

van Erven van Congress by Design. Dit is goed

te verantwoorden en in de praktijk blijkt dat dit

doorgaans geaccepteerd wordt.

De meeste foutenZe wijst er op dat je de tariefstelling ook vanuit de

kostenkant kunt benaderen. De variabele kosten

moeten zeker uit de deelnemersfee komen. Als

het congres voor de eerste keer wordt gehouden

is het belangrijk om de inschrijvingen niet te over-

schatten, vult Peter Bogaard van Cygnea aan.

De meeste fouten worden gemaakt met risico- en

cashflowmanagement, stellen de PCO’s. Als je op

1 april de locatie moet aanbetalen, dan is een early

bird deadline van 1 mei niet handig, stelt De Boer.

Daarnaast is het belangrijk om ruimte te creëren

bij de variabele kosten en laag in te stappen. De

Boer noemt catering als meest variabele post. Ga

eerst uit van een broodjeslunch. Als de inschrij-

vingen goed lopen kun je altijd nog kiezen voor

een warme lunch. Een stap vooruit kan altijd, een

stap terug is lastiger.

Je kunt ook kiezen voor een locatie met verschil-

lende zaalgrootten, stelt Bogaard. Zeker voor een

eerste keer is dit aan te bevelen. Dan kun je altijd

nog opschalen naar een grotere zaal.

Verantwoorde kostenEen andere oorzaak van te hoge (aanvangs)kosten:

de inhoudelijke commissie komt met dure wensen.

Denk aan stemkastjes, e-posters, twitterwalls,

apps en dergelijke. De Boer zegt dat men heel vaak

in een middelendiscussie belandt en niet kritisch

genoeg kijkt naar de meerwaarde van iets. Zijn

advies: één speerpunt kiezen en de rest lekker

laten varen.

De aanwezigen willen nu natuurlijk van de panel-

leden ook weten of de kosten van een PCO wel

verantwoord zijn.

Je koopt vooral tijd en inkoopervaring, stelt De

Boer. Denk alleen al aan administratie, geld-

stromen en registratie. Congrex krijgt gemiddeld

4,2 e-mails per congresdeelnemer. Als De Boer

een (potentiële) opdrachtgever hoort zeggen

dat een eigen medewerker het er wel bij kan

doen, dan vraagt hij zich af wat die medewerker

in normaal in zijn of haar werktijd doet. Het

voordeel van inkoopervaring gaat verder dan het

scherp in kunnen kopen. Ook weet een PCO

dat de voorwaarden, zoals de cancellation policy,

onderhandelbaar zijn.

Gratis geldDe plenaire sessie die Associatie Symposium

Rotterdam afsluit gaat over gratis geld en over

verzekeringen.

Joyce Wittelaar doet namens Rotterdam Partners

als eerste een duit in het zakje. Rotterdam heeft

een stimuleringsfonds dat is bedoeld voor finan-

ciële steun aan initiatiefnemers van meerdaagse

internationale associatiecongressen, die relatie

hebben met de economische speerpunten: haven,

medisch, creatief of food. Het geld is puur bestemd

voor het binnenhalen van een nieuw congres.

De bijdrage bedraagt maximaal 10 euro per deel-

nemer per officiële congresdag tot een maximum

van 5.000 euro per dag en 15.000 euro per

congres. Maximaal 50 procent wordt als voorschot

voorafgaand aan de realisatie van het congre-

sevenement uitgekeerd. Het resterende deel

wordt uitgekeerd binnen drie maanden na het

evenement, op basis van een door een accountant

goedgekeurde evenementenjaarrekening.

GarantstellingOok landelijk is er steun voor organisatoren van

internationale meerdaagse congressen, vertelt

Paul Gruijthuijsen, projectleider van het Voorfi-

nancierings- en Garantiefonds (VGF). Dit fonds

biedt met name financiële zekerheid door een

lening en een garantstelling.

Via de voorfinancieringsregeling kunnen congres-

organisatoren een kosteloze en renteloze lening

aanvragen. Het maximum bedrag van de lening

is 90.000 euro. Deze regeling is bedoeld ter

financiering van de opstartkosten. Het geld kan

bijvoorbeeld gebruikt kan worden om de eerste

aanbetalingen te doen voor de accommodatie of

voor het ontwikkelen van de congreswebsite.

De garantstellingregeling is een congresverze-

kering die bedoeld is om een eventueel verlies

af te dekken dat ontstaan is door tegenvallende

deelnemersaantallen. Het fonds probeer hiermee

te waarborgen dat het congres ook in die situatie

door kan gaan. De hoogte van het te verzekeren

bedrag is eveneens vastgesteld op maximaal

90.000 euro.

Speciale evenementenverzekeringWie zijn of haar congres wil verzekeren tegen

calamiteiten, die kan terecht bij het Vecta Garan-

tiefonds van branchevereniging CLC-Vecta.

Bij evenementen heb je altijd te maken met het

kunnen bereiken van de locatie en dat brengt al

de nodige risico’s met zich mee, stelt Wim Maas

van VECTA Garantiefonds. Als voorbeeld noemt

hij de vulkaanuitbarsting op IJsland die in 2010 het

internationale vliegverkeer lamlegde. En wijst op

een eventueel Koninklijk overlijden. Hier is geen

protocol van, maar als organisator zul je er zeker

last van hebben, aldus Maas.

De verzekering kent ook aanvullende dekkingen

voor uitval van betaalde gastsprekers, insolventie,

reeds verkochte toegangsbewijzen, het totale

budget en ongevallen- en aansprakelijkheid.

De kosten voor het complete pakket bedragen 2

procent van het verzekerde bedrag.

WandverslagDirect na de afsluiting van het Rotterdam Asso-

ciatie Symposium konden de deelnemers op weg

naar buiten de samenvatting van de bijeenkomst

bekijken. De kunstenaars van Wandverslag hadden

met een combinatie van mindmaps en cartoons

de kernpunten van de dag visueel vastgelegd op

een enkele meters breed canvas. <


Weg dus met veel van die

harde kunststof designstoeltjes

Als je een zaal nodig hebt voor een meeting, kies je vaak voor een makkelijk bereik-

bare gastvrije locatie met ruime parkeergelegenheid, uitstekende service en een frisse

uitstraling. Maar welke technische eisen stel je aan een zaal? Dertien tips waar ik op

zou letten.

ZAALAFMETINGEN 1 Ik verlang voor een goede projectie en een goede warmteafvoer een zaalhoogte van minimaal 2,8 meter.

Bij zalen langer dan 10 meter moet de hoogte 1,25 meter + 1/6 van de lengte zijn. 2 Om niet in een te kleine zaal gezet te worden, hanteer ik deze normen: Voor N personen in theateropstel-

ling minimaal N vierkante meter, buiten het sprekersgedeelte . In schoolopstelling 80 procent meer. Met tafels in U-vorm moet 3 keer de zaallengte plus 1,5 keer de breedte groter zijn dan N+16.

MEUBILAIR 3 De meeste mensen zitten onprettig op stoelen zonder armsteunen en met een harde zitting. Weg dus met

veel van die harde kunststof designstoeltjes. 4 Stoelen moeten 70 centimeter uit elkaar staan om uit de comfortzone van je buurman te blijven. Daarom

moet een tafel voor twee personen ook minstens 140 centimeter effectieve zitbreedte hebben. 5 De tafeldiepte moet zeker 60 centimeter zijn, anders valt alles er af. Niet door jou, maar door het colbertje

van de man die voor jou langs gaat. Laat daarom tafelrijen ook minstens 85 centimeter van elkaar zetten. 6 Laat je gasten niet als kleuters aan een tafel zitten. Een tafelblad mag niet meer dan 30 centimeter boven

de stoelzitting uit komen. Probeer maar eens als het een paar centimeter meer is. 7 Bij U-opstellingen is voor veel vrouwen belangrijk dat de tafels frontpanelen hebben.

KLIMAAT 8 Is er een klimaatinstallatie met koeling? Die je ook nog zelf kunt regelen? Een half leeg congres met aandachtig

luisterende vrouwen vraagt een andere temperatuurinstelling dan een workshop vol drukke mannen. 9 Zijn er trouwens vensters te openen om in een pauze snel de lucht te kunnen spuien? Hoe vaak is er wel

een luchtbehandeling maar staat die te veel op recyclen in plaats van verversen? Slaap lekker! 10 De klimaatinstallatie mag niet te veel herrie maken. Samen met alle andere apparatuur is de norm 45

decibel.

LICHT 11 Kun je zelf het zonlicht weren? Centraal bediende zonwering lijkt luxueus maar doet niet altijd wat je wil. 12 Is er voor donkere tijdstippen voldoende kunstlicht? Met kroonluchters of halogeen spots is de verlich-

ting vaak onvoldoende. De norm voor vergadersituaties is minimaal 300 Lux op tafelbladhoogte.

PODIUM13 Wie een vlakke zaal huurt voor een meeting met meer dan acht rijen, heeft een podium nodig van

tenminste 40 centimeter. Bevat je programma ook acteerspel, en ben je met 250 mensen, dan moet het podium zeker 90 centimeter zijn. Als 500 mensen niets op het podium mag ontgaan heb je een hoogte van 1,25 meter nodig. <

Ton Soons, Adviseur en trainer in congresseren en presenteren en senior auditor bij vergaderhamer.nl. Reacties: [email protected]

13 Tips voor het boeken van een zaal

VolgensSoonS


FotoreporTage

Chapeau!er werd al maanden reik halzend naar

uitgekeken. de nuclear Security

Summit zou 58 wereldleiders naar

nederland brengen, met duizenden

medewerkers en journalisten in hun

voetspoor. een buitencategorie con-

ferentie met veiligheidsmaatregelen

die zich in heel west-nederland zou-

den doen voelen.

inmiddels is bekend dat ‘we’ cum

laude zijn geslaagd in ‘ons’ gastheer-

schap. de direct betrokken bedrijven

toonden hun kwaliteiten en professio-

naliteit, de PR-machine voor ‘BV ne-

derland’ draaide volle toeren en ook

het ‘gewone’ publiek bleek in over-

grote meerderheid enthousiast over

de komst van de wereldleiders, met

Barack Obama als absolute ster.

de invloed van nSS 2014 voor de

promotie van nederland en de ne-

derlandse meeting industrie is onge-

kend. Ten eerste dank zij de organi-

satie, haar toeleveranciers, hun

medewerkers en de vele andere

mensen die zich beroepsmatig of

vrijwillig hebben ingezet voor het

welslagen van het evenement. Voor

hen geldt een welgemeend: Cha-

peau! Beeld NSS, Ministerie van Defensie

1De Toren van Oud, pal achter het World Forum, en het World Forum zelf werden aangekleed met doek

waarop het logo van de Nuclear Security Summit geleidelijk over gaat in een vlucht vogels, als verwij-zing naar de graficus M.C. Escher.

2Het menu dat de wereldleiders voorge-schoteld zouden krijgen bleef lang geheim. Tijdens de top gaven de

medewerkers van topkok Jonnie Boer van driester-renrestaurant De Librije in Zwolle het dan einde-lijk prijs.

3Het Bosch DCN Multimedia confe-rentiesysteem beleefde tijdens de inter-nationale top haar vuurdoop. De

installatie, ondersteuning en regie van alle audiovi-suele middelen lag in handen van Jacot Audiovi-sueel. Hier een opsomming van het technische hoogstandje: 3 conferentieruimtes; 58 Bosch DCN multimedia posten met geïntegreerde votingtechniek; 19 full HD dome camera’s; 4 widescreen projectie (32:9); 16 PTDZ21K Pana-sonic projectoren; 17 tolkencabines; 116 Concentus Next Generation discussieposten; 25 man regie en bediening; 102 narrowcasting beeld-schermen en distributie; ruim 21 km bekabeling; 386 infrarood ontvangers met hoofdtelefoon.

4De deelnemers werden op subtiele wijze in contact gebracht met Neder-landse kunst, zoals hier in de delegates

lounge. Onder de titel ‘A modern twist to Dutch classics’ sierden tachtig schilderijen en zestig foto’s van Nederlandse makelij het World Forum. Het Haags Gemeentemuseum leende dertig etsen uit van M.C. Escher en de Rijksdienst voor het Cultu-reel Erfgoed stuurde 38 schilderijen naar de Hofstad, variërend van de verfijnde oude meesters

1

2

3

4


›

FotoreporTage

van de Haagse school tot het meer woeste werk van de Cobrakunstenaars. De eigentijdse foto’s kwamen uit de collectie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

5IDTV Live produceerde een sterke openingsact waarin het doel van de summit, ‘Preventing nuclear material

falling into the wrong hands’, werd gecombineerd met internationale topprestaties van Nederland. In een video wordt een nucleaire staaf die toevallig op straat belandt door een aantal dansers geleid langs muzikale iconen Koninklijk Concertgebouworkest en Tiësto, topsporters Sven Kramer, Ireen Wüst en Epke Zonderland, mainports Rotterdamse haven en Schiphol en de Nederlandse bijdrage aan de ontwik-keling van nucleaire technologie, als ook onze missies voor de Verenigde Naties. De staaf komt vervolgens in handen van een fietsende Mark Rutte, die hem weer overhandigt aan de dansers.De video werd bij de opening van de conferentie ondersteund met live dans en zang, onder meer door violiste Svenja Staat, winnares van het Prinses Christina Concours. Tot slot komen de dansers binnen met de nucleaire staaf en monteren die als laatste element in het logo dat midden in de zaal hangt.

6Nederland maakte kennis met de Quick Movable Barrier. Rijkswater-staat liet machines overkomen uit

België en Rusland om snel een afscheiding van betonblokken op de A4 te kunnen plaatsen, zodat de wereldleiders vrij baan hadden voor hun tocht naar Den Haag. De snel verplaatsbare barrier werd over een afstand van ruim 3.200 meter geplaatst en bestond uit 2440 blokken.

7Duizenden Amaryllissen, een veel-voud aan tulpen en nog vele andere Nederlandse bloemen werden door

5

6 7

8FOTO: RICARDO BAKKER


FotoreporTage

Wolterinck Event Decoration gebruikt voor de stijlvolle bloemdecoratie. Met een team van twintig bloemisten werd in vier dagen tijd 12.000 vier-kante meter aan ruimtes in het World Forum gede-coreerd. Ook deze installaties ontkwamen niet aan de bom checks.

8Ook voor Noordwijk betekende de NSS, veel internationale aandacht en veel beveiliging. Hier logeerden de

twee grootste delegaties van de nucleaire top. De Amerikaanse president, goed voor een gevolg van 500 personen, verbleef in Grand Hotel Huis ter Duin.

9De ontvangst van de Amerikaanse president trok veruit de meeste aandacht, maar premier Mark Rutte

9

ontving daarnaast nog vele andere delegaties en wel in zijn ambtswoning, het Catshuis.

10Hij moest nog wel het gastenboek ondertekenen, als bewijs van zijn bezoek aan het Rijksmuseum. Het zal

de wereld echter niet zijn ontgaan dat de Ameri-kaanse president Barack Obama het museum bezocht. En daarmee haalde ook Amsterdam haar onbetaalbare PR-moment.

11Het World Forum had er ten tijde van de Afghanistan-top in 2009 al erva-ring mee opgedaan, maar het blijft een

bijzonder fenomeen. De complete theaterzaal werd voor deze conferentie gelijkvloers gemaakt. De wereldleiders en hun gevolg van topambte-naren zullen niet hebben gemerkt dat zij zich

11

meters boven de werkelijke vloer van de zaal bevonden.

12Een eenmalige, uniek evenement vraagt ook om maatwerk verkeers-borden. Aan Rijkswaterstaat de taak

om zo’n 3.000 verkeersborden te produceren en plaatsen voor onder meer de 38 omleidingen.

13De inrichting van het World Forum was in handen van Fraai projecten en Wolterinck Event Decoration samen

met hun partners Stagelight (verlichting), Schel-lenbach (bewegwijzering) en Coby-ifs (project-tapijt). De conferentietafel waar de wereldleiders aan plaats namen is het meest in beeld geweest, maar ook de inrichting van de diverse andere ruimtes boden een stijlvol decor voor de wereldtop.

12

10


FotoreporTage

14

15

13

16

17

14Ruim 14.000 maaltijden werden verzorgd door Van der Linde catering. De gerechten waren biologisch, halal

en van Hollandse seizoensproducten. Een bijko-mende eis was dat de gerechten geen kleur en zicht-bare etensresten in de monden van de veel gefoto-grafeerde wereldleiders mochten achterlaten. Onder deze cateringopdracht viel ook de catering voor alle medewerkers tijdens de open afbouw (dagelijks zo’n 500) en tijdens het evenement zelf (inclusief politie zo’n 2.000). De medewerkers kregen hun gerechten geserveerd in de tot Le Garage omgedoopte ondergrondse garage van het World Forum. in zijn ambtswoning, het Catshuis.

15Ook het Gemeentemuseum Den Haag pakte het internationale podium, als gastheer voor de afsluitende persconfe-

rentie van Mark Rutte en Barack Obama. De Amerikaanse president kreeg aansluitend een rond-leiding van directeur Benno Tempel en burge-meester Jozias van Aartsen, waar hij onder meer Mondriaan’s laatste schilderij Victory Boogie Woogie bewonderde.

16Worldhotel Bel Air lag middenin de zogeheten ‘internationale zone’, die alleen met NSS-accreditatie en zwaar-

bewaakte toegangscontrole bereikbaar was. Tijdens de top was het hotel gastheer van de internationale pers, de organisatie en de veiligheidsdiensten. Om alle 3.000 verwachte persmedewerkers voldoende (werk)ruimte te bieden, waren er drie grote tijde-lijke accommodaties op het rondom gelegen parkeerterrein geplaatst. Bovendien kwam er extra pers af op de last-minute ingevoegde G7-top die

plaatsvond in het tegenover het hotel gelegen Cats-huis.

17Ruim twintigduizend bezoekers werden automatisch gescand via hun RFID-badges. EasyLogic ontwierp en

installeerde 17 toegangspoorten, die met UHF technologie en biometrie iedereen die de bevei-ligde zone binnen wilde komen controleerde, zonder dat de badge gepresenteerd moest worden aan een reader. <

G E S P E C I A L I S E E R D E O N T M O E T I N G S C E N T R A

H E T Q M L O C A T I E - O V E R Z I C H T V A N 2 0 1 4H E T Q M L O C A T I E - O V E R Z I C H T V A N 2 0 1 4

Congres-& vergadercentra


NaamAdresPostcode/woonplaatsTelefoonFaxE-mailInternetadres

CongreszaalVergaderzalen

CateringOvernachtingOntspanning

VergaderhamersBereikbaarheid

Faciliteiten en bijzonderheden

Aparthotel DeldenSportlaan 7

7491 DG Delden

+31 (0)74 377 76 66

+31 (0)74 377 76 77

[email protected]

www.aparthoteldelden.nl

Congreszaal voor 150 personen

6 zalen, max. 200 personen

2 restaurants, max. 200 plaatsen

62 kamers

Golf / tennis / fi tness / wellness / zwembad

HHHH

1,5 km 1 km 15 km100 Gratis parkeerplaatsen

Aparthotel Delden beschikt over een eigen 9 holes golfbaan, een uitgebreide sauna en wellnessfaciliteiten. Ook be schikt het hotel over 2 indoor tennis-banen, 4 bowlingbanen en een uitgebreid spe l terras waar niemand zich hoeft te vervelen. U kunt kiezen uit een uitgebreid scala aan programma's om uw bijeen-komt te onderbreken. Wat denkt u van een schutterijprogramma, golfclinic, wijn-proeven of solextocht door de omgeving.

Mansion Hotel Bos & VenKlompven 26

5062 AK Oisterwijk

+31 (0)13 528 88 56

+31 (0)13 528 68 10

[email protected]

www.bos-ven.nl



1 restaurant, max. 100 plaatsen

40 kamers

Turks stoombad, whirlpool en sauna

HHHH

7 km 1.5 km 1.5 km 24.5 km100 Gratis parkeerplaatsen

Mansion Hotel Bos & Ven, lid van Châteaux et Résidences Gastronomiques, is uniek gelegen aan het Oisterwijkse Klompven. Een oase van rust en natuur-schoon gecombineerd met luxe en comfort. Door het intieme en exclusieve karakter uitermate geschikt voor zakelijke meetings op niveau.

Congrescentrum DennenheulPaul Krugerweg 45

3851 ZH Ermelo

+31 (0)341 56 86 00

+31 (0)341 56 86 86

[email protected]

www.congrescentrum.com




32 kamers

Bar, lounge, fi tnessruimte, sauna en bosrijke omgeving

HHHH

5 km 2 km 1 km 87 km60 Gratis parkeerplaatsen

Diverse congressen, maar ook (meerdaagse) trainingen en cursussen.Centraal in Nederland. Bosrijke omgeving. 3 Zalen met vaste beamers. Gratis draadloos internet voor alle gasten. Tot Congrescentrum.com behoort ook congrescentrum De Werelt in Lunteren.

Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&vergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&


Evoluon EindhovenNoord Brabantlaan 1A

5652 LA Eindhoven

+31 (0)40 250 46 00

+31 (0)40 250 46 67

[email protected]

www.evoluon.com




Op aanvraag

HHHHH

0.1 km 3 km 0.1 km 5 km550 Gratis parkeerplaatsen

Food Inspiration Days, TedxBrainport, Nederland Innoveert, Domotica, Ondernermerscongres.Kies ook voor topkwaliteit en vergader bij hét icoon van Eindhoven. Uitstekend verzorgd, gratis WiFi, gratis event app duurzame catering & perfect bereikbaar aan A2.

Holiday Inn LeidenHaagse Schouwweg 10

2332 KG Leiden

+31 (0)71 535 54 45

+31 (0)71 535 55 53

[email protected]

www.holidayinnleiden.com




200 kamers

zwembad, sauna, fi tness center

HHHH

<5km 2 km 0,2 km 30 km350 Gratis parkeerplaatsen.

Event & Convention Center voor congressen (3000 m2), beurzen en evenementen tot zo'n 2500 personen. Compleet congrescentrum met alles onder één dak!

Landgoed Huize BergenGlorieuxlaan 1

5261 SG Vught

+31 (0)73 658 04 00

+31 (0)73 656 15 50

[email protected]

www.huizebergen.nl




80 kamers

prachtig park, wandelpaden, volleybal veld, leestafel, bar

0,3 km 0,8 km 0,1 km 25 km150 Gratis parkeerplaatsen

Laat u verrassen door de betoverende entourage van de monumentale Villa. Hier vindt u een hartelijke ontvangst, oog voor detail en gastronomische specialiteiten. Een organisatie met een sociaal hart en maatschappelijke missie.Alle opbrengsten komen ten goede aan ideële doelen via de Joannes Bosco Stichting.

Kaap Doorn ConferentiecentrumPostweg 9

3941 KA Doorn

+31 (0)343 41 42 41

+31 (0)343 41 35 42

[email protected]

www.kaapdoorn.nl




70 kamers

Sauna, zonnebank, fi tness, bar, biljart, bos

HHHH


Zie www.kaapdoorn.nl voor meer

informatie. Kaap Doorn is specialist op het gebied van zakelijke bijeenkom-sten. Onze gastvrije medewerkers zijn er volledig op gericht uw bijeenkomst te ontzorgen. Uitstekende faciliteiten en bosrijke ligging.

DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST







Kloosterhotel ZINBoxtelseweg 58

5261 NE Vught

+31 (0)73 658 80 00

+31 (0)73 657 70 08

[email protected]

www.kloosterhotelzin.nl




39 kamers

ochtend yoga, wandelpaden, leestafel

1,5 km 1 km 25 km100 Gratis parkeerplaatsen

Dit voormalig klooster heeft door de toevoeging van moderne architectuur een open en eigenzinnig karakter, maar de sfeer van het kloosterleven proef je hier nog steeds. Hier vindt u: persoonlijke aandacht, yoga voor het ontbijt en heerlijke gerechten uit de 100% biologische keuken.

Conferentiehotel Kontakt der KontinentenAmersfoortsestraat 20

3769 AS Soesterberg

+31 (0)346 35 17 55

+31 (0)346 35 47 35

[email protected]

www.kontaktderkontinenten.nl




131 kamers

Eigen bos en 24/7 verse koffi e en thee

HHH

1 km 7 km 0.1 km 67 km200 Gratis parkeerplaatsen

Met een zalencapaciteit van 25 en 131 hotelkamers hebben wij veel congressen in huis. Wij zijn hierin faciliterend.Groene, duurzame locatie in bosrijk gebied. Uitstekende keuken. Mooie samenstelling van historie, gastvrijheid en persoonlijke benadering. Gewoon goed, zonder fratsen. Gratis parkeren, WiFi en beamer.

LommerrijkStraatweg 99

3054 AB Rotterdam

+31 (0)10 422 00 11

+31 (0)10 422 64 96

[email protected]

www.lommerrijk.nl



Catering mogelijk voor groepen tot 350 pax

Bergse Plas, Salonboot, Tennis, Bowling, Groene Omgeving

0,5 km 0,5 km 0,01 km 1 km150 Gratis parkeerplaatsen

Midden in Rotterdam, maar toch in het groen en direct aan de Bergse Plas gelegen. Alle moderne audiovisuele middelen beschikbaar. Elke offerte is maatwerk naar uw specifi eke wensen. Catering mogelijk voor groepen tot 350 pax / 1 restaurant met max. 100 zitplaatsen.

Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&vergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&


Ouwehands DierenparkGrebbeweg 111

3911 AV Rhenen

+31 (0)317 65 02 00

+31 (0)317 61 37 27

[email protected]

www.ouwehand.nl




Bezoek naast uw bijeenkomst het avontuurlijke dierenpark!

3 km 1 km 80 km700 Betaald parkeerplaatsen

Ouwehands Dierenpark is meer dan een bijzonder dierenpark. Het is de perfecte locatie voor een vergadering of zakelijke bijeenkomst! De prachtige centrale ligging in de bosrijke omgeving van de Grebbeberg maakt de locatie uniek!

Hotel PapendalPapendallaan 3

6816 VD Arnhem

+31 (0)26 483 79 11

+31 (0)26 482 18 53

[email protected]

www.papendal.nl




151 kamers

Fitnessruimte, Turks stoombad en sauna

HHHHH

2 km 7 km 0,5 km 62 km200 Gratis parkeerplaatsen

Hotel Papendal is uitgeroepen tot winnaar “bijzondere locatie” van awardactie “beste trainingslocatie van het jaar”!

Landgoed de RosepOirschotsebaan 15

5062 TE Oisterwijk

+31 (0)13 523 21 00

+31 (0)13 523 21 99

[email protected]

www.rosep.com




71 kamers

Wellness Centre met beautysalon

HHHH

4 km 2.5 km 2.5 km 18 km250 Gratis parkeerplaatsen

Het befaamde Landgoed de Rosep is een luxueus resort met ongekende mogelijkheden voor uw congres, seminar of meerdaagse opleidingen. Brabantse gastvrijheid, culinaire topklasse en een uitgebreid wellness centre geven de Rosep een internationale uitstraling. Gelegen in de driehoek Tilburg, ’s-Hertogenbosch en Eindhoven. Het middelpunt van de Benelux!

Congrescentrum De PijlerKetelmeerstraat 90

8226 JX Lelystad

+31 (0)320 26 50 20

+31 (0)320 21 82 04

[email protected]

www.congrespijler.nl



1,5 km 2,6 km 0.5 km 6 km250 Gratis parkeerplaatsen

Congrescentrum De Pijler biedt ruime keuze in vergaderzalen voor grote of kleine groepen. Voor zowel zakelijke als informele(re) bijeenkomsten. Het gebouw is uitstekend geschikt voor de combinatie van plenaire sessies en het vervolgens uiteengaan in kleinere zalen voor subsessies. Desgewenst verzorgen wij voor u een eenvoudig of culinair, gastvrij en goed georganiseerd onthaal, zodat u verfrist de bijeenkomst (weer) ingaat.








Hotel en Congrescentrum De RuwenbergRuwenbergstraat 7

5271 AG St. Michielsgestel

+31 (0)73 558 88 88

+31 (0)73 558 88 89

[email protected]

www.ruwenberg.nl




197 kamers

Zwembad, wellness, tennis, squash, golf driving range, beach volleybal


De Ruwenberg is gelegen aan de rivier De Dommel en gesitueerd in Sint-Michielsgestel (5 min van A2). Het hotel bestaat uit een 14e eeuws kasteel met 4 moderne vleugels. We beschikken over 197 hotelkamers en 40 zalen. Daarnaast bieden we over een diversiteit aan zalen en beschikken naast diverse ontspanningsmogelijkheden over gratis WiFi.

Hotel De SchildkampLeerdamseweg 44

4147 BM Asperen

+31 (0)345 63 80 88

+31 (0)345 63 04 17

[email protected]

www.schildkamp.nl




64 kamers

fi tnesscenter met zwembad en sauna, bar met bowling

2 km 2 km 70 km250 Gratis parkeerplaatsen

Zowel vergaderruimtes als hotelkamers zijn van alle gemakken voorzien. In ons restaurant en Grand Café serveren wij dagverse produkten. Genoeg ontspanningsmogelijkheden in o.a. Healthcenter, Free wifi en gratis parkeren.

Conferentiehotel De Spreeuwelse HeideSpreeuwelsedijk 9

5091 KS Westelbeers

+31 (0)13 504 13 92

+31 (0)13 504 30 28

[email protected]

www.despreeuwelseheide.nl




70 kamers

bostuin, heidelandschap, boomhutten, leestafel


Omringd door een bosrijke omgeving en sprankelende natuur. Hier vindt u alles voor een succesvolle en ontspannen bijeenkomst in het Brabantse groene hart. Alle opbrengsten komen ten goede aan ideële doelen via de Joannes Bosco Stichting.

Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-Congres-&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&vergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentravergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&&vergadercentra&&&vergadercentra&vergadercentra&vergadercentra&&&vergadercentra&


Congrescentrum De WereltWesthoffl aan 2

6741 KH Lunteren

+31 (0)318 48 46 41

+31 (0)318 48 29 24

[email protected]

www.congrescentrum.com




127 kamers

Bar, lounge, De Onderwerelt en bosrijke omgeving

HHHH

3,5 km 2 km 2 km 80 km400 Gratis parkeerplaatsen

Diverse nationale en internationale congressen over o.a. wetenschap en onderwijs.Bosrijke omgeving.Centraal in Nederland. Goed bereikbaar via A1 of A12 en de A30.Tot Congrescentrum.com behoort ook congrescentrum Dennenheul in Ermelo.

Woudschoten Hotel & ConferentiecentrumWoudenbergseweg 54

3707 HX Zeist

+31 (0)343 49 24 92

+31 (0)343 49 24 44

[email protected]

www.woudschoten.nl




140 kamers

wandelen, fi etsen

HHHH


U kunt bij ons werken met geavanceerde audiovisuele middelen, doordat we gebruik maken van de allernieuwste high tech ontwikkelingen en producten. U beschikt over: een beamer, een scherm, fl ipover, geluidsinstallatie, DVD/CD-speler en aansluitingen voor laptop, camera en microfoons. Onze deskundige technici zorgen voor professionele support.

Landgoed ZonnestraalLoosdrechtse Bos 17

1213 RH Hilversum

+31 (0)35 538 54 00

+31 (0)35 538 54 01

[email protected]

www.zonnestraal.org




Prachtige bosrijke omgeving


Een unieke locatie in het oude hoofdgebouw van Landgoed Zonnestraal (architect Duiker) in een omgeving van licht, lucht en transparantie. Een icoon uit 1928 van het Nieuwe Bouwen, een architectonisch meesterwerk.

WTC Expo LeeuwardenHeliconweg 52

8914 AT Leeuwarden

+31 (0)58 294 15 50

+31 (0)58 294 15 05

[email protected]

www.wtcexpo.nl


15 zalen met uitwijkmogelijkheid naar de evenementenhallen

2 restaurants, waaronder met Michelinster bekroond restaurant élevé

Inpandig Westcord WTC Hotel met 143 kamers

Inpandig wellness centrum, fi tnessruimte en Holland Casino

HHHHH


In de hoofdstad van het prachtige Friesland vindt u het WTC Expo, sinds 1963 actief in het organiseren en faciliteren van beurzen, evenementen en congressen en inmiddels één van de meest veelzijdige evenementenlocaties van Nederland. Laat u verrassen door de mogelijkheden die Friesland, Leeuwarden (Hoofdstad van de Smaak 2015 / Europese Culturele Hoofdstad 2018) en het WTC Expo Congrescentrum u kunnen bieden.



Columnaipc

Een beter imago leidt tot een betere toekomst

Geoff DonaghyGeoff Donaghy is voorzitter van AIPC, CEO van International Convention Centre Sydney en Directeur van Convention Centres AEG Ogden.AIPC vertegenwoordigt een wereldwijd netwerk van meer dan 170 toonaangevende congrescentra in 54 landen, met de actieve betrokkenheid van meer dan 1.000 managementprofessionals wereldwijd. De vereniging zet zich in voor het stimuleren en erkennen van professionaliteit in het management van congrescentra. Dit doet zij via onderwijs, onderzoek, netwerken en industriestandaarden. AIPC onderstreept en promoot tevens de essentiële rol die de internationale meeting industrie speelt in de ondersteuning van economische, academische en professionele ontwikkeling en verbetering van de mondiale relaties binnen zeer uiteenlopende zakelijke en culturele belangen.Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marianne de Raay ([email protected]) of bezoek www.aipc.org

AIPC heeft in samenwerking met het de Joint Meetings Industry Council de publicatie ‘Speak Up’ ontwikkeld. Zoals de titel al doet

vermoeden is het doel om de diverse belang-hebbenden binnen de meeting industrie aan te moedigen om de waarde van onze industrie agressiever te communiceren naar lokale over-heden en gemeenschappen, als ook naar colle-ga’s en zakenpartners.

Dit gaat ook zeker op voor congrescentra, die een enorm belang hebben in de lokale economie en die vaak ook eigendom zijn van of gesubsidieerd worden door de lokale overheid. Het is een goede strategie om de bredere waarden van de locatie beter aan de gemeenschap te communiceren om voortdurende steun en investeringen voor de toekomst te waarborgen.Daarvoor is het begeleidende document ‘A Meetings Industry Guide to Community and Government Relations’ opgesteld, waarin wordt ingegaan op concrete acties die genomen kunnen worden en de beste manier om deze uit te voeren.Natuurlijk begrijp ik dat dit weer een andere taak is, naast de gewoonlijk hoge werklast . Maar het hoeft niet in een keer te gebeuren.Hier zijn tien ideeën voor projecten die u in de komende maanden vanuit uw congrescentrum kunt opstarten voor effectieve communicatie binnen uw eigen gemeente.

1Laat een economische impact studie uitvoeren. We weten allemaal dat de plaatselijke economie mee profiteert van de evenementen in uw locatie, maar

heeft u de cijfers om dat aan te tonen? Een econo-mische impact studie geeft meer gewicht aan uw inschattingen, maakt ze meer geloofwaardig en zelfs nieuwswaardig.

2Definieer de waardepropositie in termen van unieke maatschappelijke waarde. De waarde van evenementen gaat verder dan alleen de economische

impact en houdt alles in van nieuwe kennis en inzichten tot kansen op specifieke professionele ontwikkeling. Deze hebben echter de grootste impact wanneer ze worden gezien in relatie tot lokale onderwerpen. Door een relatie te leggen tussen een bepaald evenement in uw congrescen-trum tot belangrijke lokale onderwerpen (banen, gezondheid, educatie) kunt u een aansprekend verhaal maken over hoe uw locatie maatschappe-lijk belangen bevordert.

3Maak een briefing voor de plaatselijke overheid over hoe uw congrescentrum de ontwikkeling van de lokale economie en de ingezetene ondersteunt. Onafhan-

kelijk of de overheid mee investeert in uw locatie, is het voor hun van grootste belang dat zij de beloften waarmaken op basis waarvan ze gekozen zijn.


Columnaipc

AIPC jaarcongres 2014

Megatrends!Het jaarcongres van AIPC vindt dit jaar

plaats van 29 juni tot en met 2 juli in City

Cube in Berlijn. Dit gloednieuwe multi-

functionele gebouw is een uitbreiding

van Messe Berlin.

De inhoudelijke invulling wordt gedragen door

het recente onderzoek van de Duitse gastheer

German Convention Bureau (GCB): Meetings

and Conventions 2030: A Study of megatrends

shaping our industry.

De ‘megatrends’ met implicaties voor de

meeting industrie zijn:

• Globalisering / internationalisering

• Een tekort aan middelen

• Verstedelijking

• Demografische veranderingen

• Technologie in werk en leven

• Duurzame ontwikkeling

• Mobiliteit in de toekomst

• Beveiliging / veiligheid

Bij de vertaling naar het inhoudelijk programma

en de sprekers wordt vooral gezocht naar een

integrale aanpak van deze megatrends.

http://aipc2014.onetec.eu

4Doe een handreiking naar zakelijke, academische en vakorganisaties. Bond-genoten zijn alles. En als uw bondge-noten erkende en gerespecteerde leden

van de gemeenschap zijn, dan verhoogt dat de eigen status. Door de waarden in punt 2 en 3 gefor-muleerd te communiceren naar plaatselijke organi-saties kunt u een basis creëren voor een relatie die voor beiden nuttig is en die van grote waarde is op het moment dat u steun nodig heeft.

5 Controleer uw evenementen in relatie tot prioriteiten in het overheidsbeleid. Overheden hebben hun eigen priori-teiten. Kies evenementen die hiermee

in relatie staan en breng deze onder de aandacht van de betrokken ambtenaren. Beperk je niet tot de meest voor de hand liggende onderwerpen als economische ontwikkeling en toerisme. Denk ook aan zaken als gezondheidszorg, onderwijs, techno-logie en investeringen.

6Moedig een organisator aan om een ‘erfenis’ voor de gemeenschap achter te laten. Zelfs iets eenvoudigs als een openbare presentatie die in verband

staat met het onderwerp van het congres zal de aandacht van de lokale media trekken. Daarmee toon je die hogere waarden aan de gemeenschap, die anders misschien niet eens bewust dat er een evenement in hun stad plaatsvindt.

7Stuur de lokale media een persbericht waarin de voordelen van het aanstaande evenement worden gecommuniceerd. Net als ambtenaren, hebben zij hun

eigen prioriteiten en daardoor misschien niet de tijd of zin om uit te zoeken wat de bredere impli-caties zijn van het evenement. Het regelen van toegang tot sprekers of belangrijke deelnemers kan ook helpen. Je krijgt dan niet alleen meer aandacht

in de media, maar het helpt ook mee aan een duur-zame relatie voor de toekomst.

8Zet de lokale ‘ambassadeurs’ centraal in een bedankadvertentie. Soms is het lastig om de waarde van een evenement openbaar te maken, zonder dat het over-

komt als borstklopperij. Dat risico loopt u niet als u erkenning geeft aan iemand die heeft geholpen met het binnen halen of organiseren van een nati-onaal of internationaal evenement . De boodschap is hetzelfde, maar veel meer aanvaardbaar. En het kan anderen motiveren om bijdragen te leveren aan toekomstige evenementen.

9Geef een presentatie over de rol van het congrescentrum aan een lokale organisatie. Elke regio heeft een grote variatie aan organisaties met een maat-

schappelijke rol. Veel van die organisaties hebben

waarschijnlijk geen idee dat uw locatie en de evene-menten die u huisvest hun doel ondersteunen. Het kost slechts een uur om een presentatie te geven en de opbrengsten kunnen aanzienlijk zijn, zeker omdat de toehoorders ook allemaal weer hun eigen netwerk hebben.

10Daag uw medewerkers uit om met suggesties te komen voor een sterkere verbinding met de lokale gemeenschap. Iedereen heeft een

eigen unieke set van contacten en verbanden in de gemeenschap. Profiteer hiervan door met uw collega’s te kijken naar manieren om de krachten te bundelen en ideeën te bedenken over hoe de bood-schap beter kan worden verspreid.<


ProFessionAlcongreSSorganiSer

de Congrex Holding mag vorig jaar dan failliet zijn

gegaan, onder leiding van Jarno de Boer en Rob

eskes vaart Congrex Holland op volle kracht vooruit.

dankzij het partnership met CiMGlobal uit india heb-

ben ze nu ook in Azië en het Midden-Oosten voet

aan de grond. Tekst Judith Munster | Beeld Thomas Fasting

Het faillissement van Congrex Holding, vorig najaar, bracht het voortbestaan van alle dochter-bedrijven aan het wankelen. De

meeste dochterondernemingen waren echter kerngezond en konden zonder noemenswaar-dige problemen een doorstart maken. Zo ook Congrex Holland.Via een management buyout van Jarno de Boer en Rob Eskes is de Nederlandse vestiging in vertrouwde handen gebleven. In CIMGlobal uit India werd een belangrijke derde partner gevonden, zodat de PCO ook zonder het moederbedrijf haar vleugels internationaal kan blijven uitslaan.

‘Zweden’ faillietSeptember vorig jaar kreeg De Boer een telefoontje dat er problemen waren bij de Congrex-vestiging in Zweden. Twee weken later kwam het bericht dat ‘Zweden’ failliet was. Niet lang daarna ging de

Holding onderuit, evenals de Duitse dochter. “Van het ene op het andere moment maakten we geen onderdeel meer uit van een groep”, aldus De Boer. “Een vreemde gewaarwording. Van een grote inter-nationale PCO waren we een PCO zonder interna-tionale kantoren geworden.”Maar laat één ding duidelijk zijn: Congrex Holland draaide goed en bleef dat doen. Zowel financieel als operationeel. Projecten liepen gewoon door en klanten en medewerkers hebben van alle commotie niet veel meegekregen. Het was, kortom, business as usual. Achter de schermen gebeurde ondertussen van alles. De Boer: “We kwamen onder het bewind van een curator die als opdracht had: ‘verkoop Congrex. Als geheel of per vestiging’. Vanaf het begin hebben Rob en ik ons opgesteld als over-namekandidaat. We bleken echter niet de enige. Terwijl wij ons op onze mogelijkheden oriën-teerden, moesten we tegelijkertijd de andere

overnamekandidaten van informatie voorzien. Als management was dat onze taak en we hebben alle cijfers dan ook duidelijk op tafel gelegd. Maar ongebruikelijk was het natuurlijk wel. Onder-tussen was het voor ons een uitgemaakte zaak dat we geen Nederlandse PCO wilden worden, maar internationaal wilden blijven. Dat betekende dat we op zoek moesten naar een geschikte partner.”

ShortlistCIMGlobal was één van de bedrijven op de short-list van De Boer en Eskes. Het toeval wilde dat Congrex Holland en CIMGlobal op dat moment nauw samenwerkten aan het RHSC-congres in Delhi. “Drie van onze medewerkers zaten op dat moment in India en er was veel contact over en weer”, vertelt De Boer. “Uiteraard kwam ook het faillissement van de holding ter sprake. Ik vertelde dat we Congrex Holland graag wilden overnemen, maar dat we nog een internationale partner zochten. Vanaf dat moment ging het snel. Prasant [Prasant Saha, CEO van CIMGlobal, RED]wilde al langer zijn netwerk in Europa uitbreiden en zag dit als de uitgelezen kans.”Een paar maanden later was de management buyout een feit en in februari 2014 kwamen de Congrex Holland-aandelen officieel in handen van Jarno de Boer, Rob Eskes en Prasant Saha. “We zijn ongeloof-lijk blij met deze gang van zaken”, vervolgt De Boer opgetogen. “We werken al jaren met CIMGlobal. Er is een goede klik tussen onze bedrijven en onze medewerkers. De overnamegesprekken verliepen buitengewoon soepel. Alles aan het verhaal klopt, het is een duidelijke win-win-situatie.”

Congrex Hollandweer op volle sterkte


Een wereld openMet 125 medewerkers is CIMGlobal, met vesti-gingen in Delhi, Singapore en Dubai, één van de grootste PCO’s in India. “Dankzij de samen-werking met CIMGlobal gaat er een wereld voor ons open”, stelt De Boer. “En dus ook voor onze klanten, waaronder veel internationale associaties uit het Westen. Andersom geldt hetzelfde: er is grote belangstelling vanuit Aziatische en Arabische associaties om bijeenkomsten in Europa te organi-seren. Ook voor Prasant Saha kwam de overname als geroepen. Hij verwacht veel internationale verenigingen uit Europa naar Azië en het Midden-Oosten te trekken en vice versa.”Maar de samenwerking heeft meer voordelen. “We zijn een 24-uurs service aan het opstarten, zodat delegates 24 uur per dag met hun vragen bij ons terecht kunnen. De tijdzones zijn natuurlijk een begrip in de congreswereld. Als een delegate uit bijvoorbeeld Amerika een vraag wil stellen aan de Nederlandse organisatie, moet hij dat tijdens Nederlandse kantooruren doen. Dat is ons al langer een doorn in het oog, maar een 24-uursservice is in Nederland qua arbeidskosten niet haalbaar. Vanuit India kan het wel. Verder werken we aan ‘delegate

boosting’. Tal van internationale associatiecon-gressen in Europa die ook interessant zijn voor wetenschappers uit Azië en het Midden-Oosten, werden daar niet gepromoot. En andersom. Dat gaan wij wel doen. Als er honderd mensen uit Azië extra naar bijeenkomst in Europa komen, bete-kent dat voor de organisatie: meer inkomsten, een breder publiek en het belangrijkste: een bredere wetenschappelijke impact.”

Positieve afhankelijkheidTot slot: blijft Congrex Holland Congrex Holland heten of wordt het bijvoorbeeld CIM Holland of CIM Europe? “Voorlopig blijft alles hetzelfde, met dezelfde naam en dezelfde medewerkers”, antwoordt De Boer. “Maar dat wil niet zeggen dat het zo blijft. Gevoels-

matig zijn we ook onderdeel van CIMGlobal. Ik kan me voorstellen dat we ons op termijn meer als de Europese CIM zullen profileren. Dat is toch de partij waarmee we de toekomst in gaan.” De Boer benadrukt dat de volledige leiding in handen is van het Nederlandse management: hijzelf als managing director en Eskes als director business relations. “We hoeven niet te rapporteren aan CIM, we hoeven geen toestemming te vragen, maar we hebben er wel 125 collega’s bij. Zo wilde Prasant het ook, hij verwoordde het mooi: ‘We creëren afhankelijkheid van elkaar in positieve zin.’ Ik denk dat dit soort partnerships in de toekomst essentieel zijn. Een Nederlandse professor die zijn associatiecongres in Azië wil organiseren, belt ons en niet India. Maar hij krijgt wel het beste van twee werelden.” <

‘Met CIMGlobal werken we aan een 24-uur

service en delegate boosting’

Via een management buyout van Jarno de Boer en Rob Eskes is de Nederlandse vestiging van Congrex in vertrouwde handen gebleven.


meetinglocaTieS

Wormer

De Stoomhal In het hart van de Zaanstreek, direct gelegen aan de Zaan, ligt een van de mooist bewaarde pakhuizenwanden van rond 1900. Een imposante rij gebouwen die elk afzonderlijk op de lijst van rijksmonumenten staan. Hier werden in het verleden rijst bewerkt en opgeslagen, die werd aan- en afgevoerd via de rivier de Zaan.

Na 30 jaar leegstand heeft in 2000 het hele 4.000 vierkante meter tel-lende Hollandia Complex in Wormer een herbestemming gekregen tot bedrijfsverzamelgebouw. Trendy en veelal creatieve bedrijven hebben zich gevestigd in ruimtes die nog altijd de pakhuissfeer van weleer uitstralen.De Stoomhal maakt deel uit van deze voormalige Rijstpellerij. Waar eens één van de grootste stoommachines van Nederland heeft gestaan, is nu een ruimte gecreëerd voor bedrijfsevenementen en tentoonstellin-gen. Samen met de Machinekamer en het Stookhuis biedt de locatie drie ruimten, waarin een grote variatie aan settings mogelijk is.De Stoomhal zelf meet 10 bij 20 meter, zonder obstakels, en is 10 meter hoog. De karakteristieke spantconstructie, met prachtige geklonken dakspanten, en de kraanbaan met takel zijn ruw en onaangetast. Het fraaie stucwerk en de tegelmozaïeken brengen je terug in de tijd van de Zaanse industriële revolutie. De hal is geschikt voor bijeenkom-sten van 20 tot 200 personen.Het Stookhuis is een authentieke ruimte voorzien van moderne verga-dervoorzieningen en heeft een capaciteit tot 150 personen. Voor overleg in kleiner comité (10 - 50 personen) of een borrel of diner is er de sfeer-volle Machinekamer. www.destoomhal.nl

nederland is rijk aan vele industriële locatie die geschikt zijn gemaakt voor meetings, con-

gressen en events. elk weer anders, maar altijd garant voor een authentieke entourage,

met een bijzonder verhaal. en door hun ligging doorgaans goede bereikbaar en met ruime

parkeervoorzieningen.

Industriële locatiesRauw en van een ongekende schoonheid


›

meetinglocaTieS

Amsterdam Noord

De KromhouthalDe rauwe uitstraling van de voormalige fabriekshal van machinefabrikant Stork is behouden gebleven. Met een glazen dak op 17 meter hoogte, de stalen constructies, hijskranen en een lengte van 140 meter biedt De Kromhouthal in Amsterdam Noord een authentieke industriële sfeer. Het is niet alleen een locatie voor grote events met duizenden bezoekers, maar biedt ook ruimte voor kleinschaligheid.

De Kromhouthal beschikt over diverse ruimtes die mogelijkheden bieden voor een vergadering, bijeenkomst, workshop of presenta-tie. Al deze ruimtes aanpasbaar in grootte en flexibel in te delen. De Break-out Rooms op de eerste verdieping bieden een mooie plek voor groepen van 20 tot 150 personen. Tevens is er een ont-vangstruimte, bereikbaar met lift en trap, met directe ontsluiting naar zowel de Break-out Rooms als de galerij. Daarnaast is er Studio T02, die ook over alle elementen beschikt die nodig zijn voor een goede meeting. Deze ruimte is goed te verduisteren en is ideaal als subzaal van een evenement. Naast de hal bevindt zich de Theaterzaal van Dansmakers. Deze zaal kan een goede aanvulling zijn op een evenement en biedt de mogelijkheid voor een congres of presentatie tot 300 personen. Met een tribune en de standaard aanwezige licht- en geluidvoorzie-ningen, is de theaterzaal voor een groot deel al klaar voor gebruik. De voormalig fabriekshal is natuurlijk ook zelf geschikt als meeting ruimte. Grote namen als Google, Microsoft, Essent, Vodafone, Alliander en NVPC kozen de Kromhouthal al eerder voor hun congressen. www.kromhouthal.nl

Den Haag

Fokker TerminalFokker Terminal, de voormalige school voor luchtvaart-techniek in Den Haag, heeft een grote metamorfose onder gaan en is herontwikkeld tot evenementenlocatie voor de zakelijke markt. Het hart van het gebouw wordt gevormd door de indrukwekkende 9 meter hoge hangar van 35 meter breed en 68 meter lang.

Vroeger stonden hier de vliegtuigen opgesteld waar studenten aan sleutelden. De hangar wordt overspannen door een staalcon-structie met glazen lichtstraten die zorgen voor fraai daglicht. Met een vrij vloeroppervlak van ruim 2.000 vierkante meter is de hangar geheel flexibel in te delen voor elk type evenement zoals congressen, productpresentaties, beurzen, modeshows of bedrijfsfeesten.De royale entreehal heeft vier grote stalen gate-deuren, die voor een binnenkomst in stijl zorgen. De Motorruimte aan de linkerzijde naast de Entreehal en is in combinatie hiermee te gebruiken, of apart in te zetten als bijvoorbeeld subruimte, lounge, beursruimte of plenaire ruimte tot 250 personen. Daarnaast beschikt de Fokker Terminal over 17 verschillende subruimtes, die overzichtelijk rondom de hangar liggen, en variëren in capaciteit van 40 tot 250 personen. Deze voormalige klaslokalen zijn zoveel mogelijk in authentieke staat gebleven, met houten schoolstoelen en krijtborden, maar zijn door nieuw tapijt, schilderwerk en gordijnen wel opgefrist. Tot slot is er de voormalige kantine op de eerste etage, die via de glazen wanden aan beide zijden een fraai zicht geeft op de hangar en op de voor-kant van het gebouw. www.fokkerterminal.nl ›


meetinglocaTieS

Amersfoort

De VeerensmederijDe Veerensmederij is een industrieel rijksmonument op de Wagenwerkplaats, het voormalige onderhoudsterrein van de NS. Het gebied de Wagenwerkplaats kent haar oorsprong in 1904 toen de Hollandse IJzeren Spoorwegmaatschappij in Amersfoort een centrale werkplaats opende.

In De Veerensmederij werden destijds de veren voor de onderstellen van de treinwagons gesmeed. De hoge schoorstenen op het pand verwijzen nog naar de smidsvuren die langs de gevels stonden opgesteld. In de jaren negentig zijn de ovens gedoofd en is het pand buiten gebruik gesteld.Inmiddels heeft het pand een zeer grondige renovatie ondergaan waarbij karakteristieke onderdelen van de smederij in ere zijn hersteld. Het fraaie metselwerk met hoge gietijzeren vensters, de bijzondere ijzeren dakspantconstructie, de unieke schoorstenen en de originele opbouw met houten ventilatieluiken pronken weer als in het begin van de vorige eeuw.De oude fabriek is nu in gebruik als unieke evenementenlocatie. De locatie beschikt over twee (koppelbare) zalen met veel mogelijkheden voor evenementen, congressen, diners en product introducties. Daarnaast zijn er op de Wagenwerkplaats enkele inspirerende subzalen te vinden. Het oude industriële onderhoudsterrein van de Spoorwegen biedt vele mogelijkheden voor subsessies en workshops.De culinaire invulling en organisatie van alle benodigde faciliteiten in de Veerensmederij worden door 7AM verzorgd. www.veerensmederij.nl

KatwijkHangaar2Hangaar2 en TheaterHangaar zijn van oorsprong vliegtuig-hangaars op voormalig militair vliegveld Valkenburg in Katwijk. Het vliegveld werd tot 1 januari 2007 gebruikt als vliegbasis voor de Koninklijke Nederlandse Marine.

Marine Vliegkamp Valkenburg (MVKV) heeft een rijke historie achter zich. Tijdens de Duitse invasie in mei 1940 is zwaar om het vliegveld gevochten, hoewel het nog niet vlieg gereed was. In 1945 vonden boven vliegveld Valkenburg voedseldroppings plaats. In 1947 werd het vliegveld overgedragen aan de Marine Luchtvaartdienst, die het gebruikte voor de opsporing en bestrijding van Russische onderzeeboten. Na de sluiting van het militaire vliegveld Ypenburg in 1991 fungeerde het Marine Vliegkamp als ceremoniële basis voor VIP-vluchten voor het Koninklijk Huis, het kabinet en buitenlandse staatshoofden. Nu is het een industriële, stoere, indrukwekkende en grootse locatie voor evenementen en congressen, bijzonder gelegen achter de duinen van Katwijk. Naast de twee vliegtuighangaars zijn ook de landingsbanen en platformen te gebruiken voor bijeenkomsten.Hangaar2 biedt 2.450 vierkante meter aan vrij overspannen evenementen ruimte, met een capaciteit van 2.500 personen. Daarnaast biedt deze locatie een dertiental subzalen variërend in grootte van 30 tot 120 vierkante meter. Deze ruimtes zijn in te zetten als inspirerende vergaderruimtes en break-out rooms of als artiesten-, productie-, of crewruimtes.De TheaterHangaar is landelijk bekend als locatie van Soldaat van Oranje – De Musical, de langstlopende voorstelling uit de Nederlandse theatergeschiedenis. De musical, die inmiddels ruim 1.250.000 bezoekers heeft ontvangen, loopt nog tot en met december 2014. www.hangaar2.nl


meetinglocaTieS

IJmuiden

Felison Terminal De Felison Terminal en de Felison Cruise Terminal bieden beide een imposant uitzicht op de IJmondhaven, het Forteiland en de sluizen van IJmuiden.

Het zeesluizencomplex vormt het prachtige decor van de Cruise-lounge, twee te combineren vergaderzalen voor meetings tot 40 personen, in Felison Terminal. De ruime en lichte opzet van de zalen zorgen voor een open, inspirerende omgeving. De Executive Boardroom is een vergaderlocatie die bij uitstek geschikt is voor vergaderingen tot 12 personen. Een moderne, zakelijke inrichting zorgt voor een ontspannen sfeer waarin com-fortabel en resultaatgericht vergaderd kan worden. De Glazen Wachthal dient normaal gesproken als de entree voor de grotere evenementen in de cruiselounge, maar deze ruimte kan ook gebruikt worden voor een expositie of een borrel.De nabijgelegen Felison Cruise Terminal werd in 2012 geopend als aanlegplaats voor grote cruiseschepen die niet helemaal door willen varen naar Amsterdam. Deze terminal is niet alleen in gebruik voor de afhandeling van cruiseschepen, maar ook te huur voor een congres, beurs of feest. Op de begane grond is een theateropstelling voor 400 personen mogelijk en een feest of receptie tot 500 personen. De eerste verdieping biedt een vergelijkbare capaciteit en daar zijn meer zaalopstellingen mogelijk, zoals bijvoorbeeld een diner of vergade-ring tot 80 personen of een U- of carré-opstelling tot 50 personen. Beide verdiepingen zijn te combineren voor een feest tot 1.000 personen. www.felison-events.nl

Hengelo

Hazemeijer HengeloFloris Hazemeijer was een creatieve ondernemer in de vorige eeuw die succes boekte met zijn hoogwaardige technologie. In 1914 liet hij imponerende fabriekshallen neerzetten aan de Tuindorpstraat in Hengelo, waar decennialang schakelsystemen werden ontwikkeld voor industrie, distributienetten en woningen in de hele wereld. Het bedrijf groeide zo hard, dat in 1998 verhuizing noodzakelijk bleek. Onder een nieuwe naam (Eaton) is het nog altijd een van de grootste werkgevers van Hengelo.

De acht monumentale fabrieksgebouwen op het ruim drie hec-tare grote terrein, midden in Hengelo, zijn aan een volgend leven begonnen. Het honderd jaar oude fabrieksterrein Hazemeijer Hengelo is tegenwoordig een broedplaats voor creativiteit en technologie. Huurders, gebruikers van ruimtes en bezoekers van evenementen ontmoeten en versterken elkaar, met het industrieel erfgoed als inspirerende omgeving. De robuuste panden vormen een sfeervol decor voor vergaderin-gen, beurzen, congressen en feesten van 10 tot 3.500 personen. Hazemeijer Hengelo beschikt over twee grote industriële hallen met grote vides, een theater, een foyer en diverse vergaderzalen. Voor beurzen is er expositieruimte van 500 tot 5.000 vierkante meter in een hal met vrije overspanning tot 12 meter hoogte. Hazemeijer Hengelo is een multifunctionele congreslocatie voor het organiseren van een congres van 50 tot 1.000 personen. Het beschikt over een modern theater met foyer, verrassend verborgen achter oude hoge industriële ramen, en een fabriekshal met audio-visuele voorzieningen, die geheel is te verduisteren en voorzien van bijpassende comfortabele inrichting. Er zijn aangrenzende ruimtes voor break-out-sessies. wwww.hazemeijerhengelo.nl


Congresfinanciering

Het Voorfinancierings- & Garan-

tiefonds (VGF) kent al een lange

geschiedenis van ver in het gulden-

tijdperk. Diverse regelingen zijn er

aan vooraf gegaan, allen met hetzelfde doel:

initiatiefnemers van internationale congres-

sen financieel ondersteunen om zo meer van

dergelijke congressen in Nederland te laten

plaatsvinden. Die zijn namelijk goed voor de

economie en goed voor de positionering en

ontwikkeling van ons land als kennisland.

In 1986 heeft het VGF haar huidige vorm gekregen,

met een startkapitaal dat is gedoneerd door het

ministerie van Economische Zaken en een twin-

tigtal bedrijven uit de congresbranche. In eerste

instantie werd de regeling beheert door het

Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen

(NBTC). Sinds 2001 zorgt de Stichting Voorfinan-

cierings- en Garantiefonds voor de uitvoering.

Twee regelingenHet VGF combineert twee regelingen, een Voor-

financieringsregeling en een Garantstellingsregeling,

die afzonderlijk en gecombineerd zijn te gebruiken.

De voorfinancieringsregeling is een kosteloze en

renteloze lening tot een maximum bedrag van 90.000

euro. Organisatoren kunnen het geld gebruiken voor

de financiering van de opstartkosten.

Leuren met gratis FINANCIERINGHet lijkt een aantrekkelijk aanbod voor organisatoren

van internationale congressen. Gratis voorfinanciering

en een goedkope garantstelling. er wordt echter maar

beperkt gebruik van gemaakt. Gunstiger voorwaar-

den en een heuse marketingcampagne moeten deze

financiële steun beter doen verkopen.

Via de garantstellingregeling is kan een congres-

organisator een eventueel verlies afdekken dat

ontstaan is door tegenvallende deelnemersaan-

tallen. De hoogte van de garantstelling is eveneens

maximaal 90.000 euro. Deze verzekering kost

2,5% van het verzekerde bedrag.

De voorwaarden komen er globaal op neer dat

het om een internationaal meerdaags congres moet

gaan, dat er een deugdelijke begroting en liquidi-

teitsprognose moet zijn en dat wordt gekeken naar

de omvang en de voorgeschiedenis van het congres.

Voorwaarden versoepeldDit jaar zijn de voorwaarden voor het Voorfi-

nancierings- & Garantiefonds op drie punten

gewijzigd, om tegemoet te komen aan bezwaren

die congresorganisatoren weerhielden om van de

financiële steun gebruik te maken.

De voornaamste wijziging is dat het VGF nu voor

100% garant staat. Voorheen moest de organi-

sator zelf een derde garantsteller vinden voor 25%

van het garantiebedrag.

De termijn voor het indienen van een aanvraag

is bijgesteld naar uiterlijk acht maanden voor

aanvang van het congres. Voorheen was dat twaalf

maanden.

De congresbegroting dient opgesteld te worden

door een partij die aantoonbare ervaring heeft

in het organiseren van een internationaal, meer-

daags congres in plaats van de verplichting dat deze

opgesteld moest worden door een Professional

Congress Organiser (PCO).

MarketingoffensiefDaarnaast wil de stichting de bekendheid van het

fonds vergroten, want daar schort het aan. Het NBTC

heeft deze marketingtaak op zich genomen en Paul

Gruijthuijsen ingehuurd om deze kar te trekken.

“We hebben continu zo’n twee miljoen euro

ter beschikking, waar veel te weinig gebruik

van wordt gemaakt”, vertelt Gruijthuijsen.

“We krijgen tien tot vijftien aanvragen per

jaar binnen. Als je bedenkt dat er nu al voor

na september 2014 250 meerdaagse internati-

onale congressen in Nederland op de agenda

staan, dan mag duidelijk zijn dat het potentieel

veel groter is.”

Leeg raakt de pot overigens niet, want de kosten

en baten van het fonds houden elkaar netjes in

evenwicht.

De campagne wordt ondersteund met een

nieuwe brochure en een nieuwe website. Op

vgfholland.nl staat uitleg over de regeling, een

voorbeeld van een congresbegroting en een

online aanvraagformulier. Tevens is hier de

brochure te downloaden. <

Belgische PCO @dmire start in AmsterdamDe Belgische PCO en incentive organiser @dmire opereert sinds dit jaar ook vanuit Amsterdam in nauwe samenwerking met JBG Event Consultancy van Ben Gosman. Gosman zal fungeren als de commerciële contactpersoon voor @dmireAMS.

@dmireAMS zal in eerste instantie een verlengstuk zijn van @dmire, en zich in de beginfase voornamelijk richten op incoming activiteiten. Het is de bedoeling om stelselmatig ook de andere diensten van @dmire aan het pakket toe te voegen en @dmireAMS ook in de markt te plaatsen als een PCO en als een incentive organiser.@dmire werd opgericht in 2001 en groeide snel uit tot een toonaangevend bedrijf in de Belgische meeting industrie. Het bedrijf wordt, vanuit het hoofdkantoor in Alsemberg, geleid door Brigitte Boone en Raymond Desmet. Recent opende @dmire vestigingen in Bryansk (Rusland) en Antwerpen. <

meetingnieuwS


PCO’s nemen kwaliteitscriteria congresbedrijven onder de loeptKennis delen en de kwaliteitscriteria voor (erkende) congresbedrijven onder de loep nemen. Deze twee taken hebben een twintigtal PCO’s op zich genomen binnen de ‘branche-brainstorm’ PCO Forum. De professioneel congresorganisatoren kwamen op vrijdag 24 januari voor het eerst bijeen in Beurs-WTC Rotterdam.

David Casalod van Status Plus, één van de initiatiefnemers, spreekt van een positieve ‘vibe’ die er heerste. “Dit was echt een branche-initiatief. Niet vanuit een locatie of een leverancier. Er waren alleen maar beslissingsbevoegde PCO’s aanwezig.”De bijeenkomst die bedoeld was als verkennende discussie heeft direct twee concrete actiepunten opgeleverd. Zo hebben de deelnemers afgesproken om kennis met elkaar te delen en na te denken hoe gebruik gemaakt kan worden van elkaars over- en ondercapaciteit. Ook willen ze gezamenlijk de zichtbaarheid van PCO’s in Nederland verbeteren.Daarnaast wordt het begrip ‘professioneel’ onder de loep genomen. “De Erkenningsregeling Congresbedrijven is aan herziening toe”, stelt Casalod, met Status Plus één van de zestien erkende congresbedrijven in Nederland. “We vragen ons op dit moment af wat de meerwaarde is. Daarom gaan een aantal partijen nu kijken of we er mee doorgaan en wat er aangepast zou moeten worden. Daarna zullen we aanbevelin-gen doen richting Erkend Congresbedrijf.”Het ligt niet in de bedoeling om een vereniging voor PCO’s op te richten. Casalod: “Een vereniging is pas echt een optie als we die toegevoegde waarde nodig hebben. Waarom zouden de we een hele struc-tuur willen oprichten voor 20 tot 25 bedrijven. Om alleen regelmatig bij elkaar te komen om onderwer-pen te bespreken, kunnen we prima zonder.”<

Eerste bureau in Europa volledig gespecialiseerd in hybride eventsDe toenemende internationale vraag naar hybride events deed vier Nederlandse ondernemers besluiten hun krachten te bundelen en een nieuw full-service bureau te vormen. Onder de naam LiveOnlineEvents vormen zij het eerste bureau in Europa dat zich volledige specialiseert in evenementen waar zowel een live als een online publiek bij betrokken wordt.

“LiveOnlineEvents heeft een unieke propositie omdat het bureau als eerste zowel techniek, pro-jectmanagement, marketing en presentatie voor hybride events in eigen huis heeft”, zegt Gerdie Schreuders, die al in 2010 met LiveOnlineEvents begon. De door haar ingeslagen weg wordt

door deze krachtenbundeling in sneltreinvaart voortgezet. Zij werkte de afgelopen jaren bij diverse projecten al samen met haar nieuwe partners Gerrit Heijkoop (HCIBS), Marcel van Overveld (Marsmellow) en Sander Hoksbergen (StreamCo).<


meetingnieuwS

››

Maastricht krijgt Europees archeologisch congresMaastricht wordt in 2017 de locatie voor de Annual Meeting van The European Association of Archaeologists (EAA). Deze vereniging houdt sinds 1994 jaarlijks haar ledencongres in een steeds wisselende Europese stad. Andere kandidaat-steden waren Barcelona en Basel. Er zullen in 2017 naar verwachting 1.500 deelnemers uit meer dan 45 landen in het MECC aan-wezig zijn. Het congres wordt georganiseerd door de gemeente Maastricht, de Provincie Limburg en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. <

IDEA lanceert Excellence Programma voor eventstudentenBranchevereniging IDEA heeft op 2 april – tijdens vakbeurs Event14 – het Excellence Programma voor eventstudenten gelanceerd. Doel van het programma is om excellente studenten en pasafgestudeerden een vliegende start te bieden voor hun carrière in de eventbranche.

Het IDEA Excellence Programma is een acht maanden durende, individuele competitie voor studenten en pasafgestudeerden van alle relevante communicatie en event gerelateerde HBO oplei-dingen. Het nieuwe programma is ontwikkeld in samenwerking met de partner-hogescholen van IDEA.Tijdens deze competitie kunnen studenten in de voorronde hun bijzondere kwaliteiten bewijzen door een creatief en onderscheidend concept te

ontwerpen voor een echte praktijkcase: een busi-ness-to-business event voor een klant van een van de IDEA-bureaus.Een jury van docenten, IDEA-bestuursleden, IDEA-management en IDEA-leden (ondernemers) beoordeelt de inzendingen en selecteert maximaal 15 kandidaten voor de volgende ronde. Deze bestaat uit deelname aan een IDEA-masterclass en de IDEA Excellence Dag. Tijdens dit event zullen IDEA bureaus zich voorstellen aan de kandidaten

en mogen de kandidaten hun case verdedigen ten overstaan van een vakjury. De beste perfor-mers gaan vervolgens door naar de finale waarin ze kunnen schitteren in een flitsende pitch. Hierbij zal een jury van bureau-eigenaren, opdrachtgevers en docenten het finale oordeel vellen.De uiteindelijke winnaar kiest een trainee-ship, stage of coachingstraject bij één van de beschikbare IDEA-bureaus plus bezoek aan een spraakmakend branchegerelateerd event.<

Den Haag ontvangt Volvo Ocean Race in 2015De twaalfde editie van de Volvo Ocean Race maakt een pitsstop in Den Haag. Naar verwachting komen de boten op vrijdag 19 juni 2015 aan voor de kust van Scheveningen. Op zaterdagmiddag vindt de herstart plaats, voor de laatste etappe naar Göteborg. Rondom de tussenstop in Den Haag zullen diverse festivals en andere evenementen worden georganiseerd.<

Volwaardig kantoor met vergaderruimte in zelfrijdende autoEen zelfrij-dende auto met daarin een volwaar-dig kantoor met vergader-ruimte. In de toekomst zou dat de ‘derde werkplek’ (niet op kan-toor of thuis) kunnen zijn, denkt Regus, aanbieder van flexibele werkplekken. Samen met Rinspeed ontwikkelde het bedrijf de concept car XchangE, die in maart werd getoond op de Auto Salon in Genève.

In de XchangE kunnen de twee voorstoelen worden omgedraaid, waardoor een mobiele werken vergaderplek voor vier personen ontstaat. Dankzij de geavan-ceerde technologie en infotainmentsystemen van de auto kunnen de passagiers verbinding maken met kantoor, productief werken of een presentatie geven met hun laptop. Het resultaat is een comfortabele en besloten ruimte die van reistijd, productieve werktijd maakt.<

meetingnieuwS


Congresambassadeurs van het Leiden Convention Bureau geïnaugureerdRuim veertig van de zestig congresambassadeurs hebben op 10 maart op het podium van de Stadsgehoorzaal hun handtekening gezet om Leiden als Internationale Congresstad meer op de kaart te krijgen.

Leiden Marketing nam in samenwerking met de gemeente Leiden, de universiteit, het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) en de Leidse gastvrijheids-sector het initiatief voor dit netwerk. De inzet van de Leidse prominenten uit de kennissector en het bedrijfsleven, als congresambassadeurs voor Leiden, wordt gezien als een onmisbare schakel om aan het imago van ‘Leiden Kennisstad’ te bouwen. Internationale congressen vor-men ‘de etalage’ voor excellente prestaties

binnen een bepaald vakgebied, stellen de initiatiefnemers. Door een congres naar de stad te halen, richten de interna-tionale schijnwerpers zich op het hoge niveau van de kennissector in Leiden. Bovendien krijgen de congresdeelnemers tegelijkertijd de kans om kennis te maken met Leiden als culturele en toeristische locatie. Dit zakelijke toerisme is goed voor de Leidse arbeidsmarkt, het imago van Leiden als kennisstad en Leiden als toeristische destinatie. <

Mariëtte Helmann overledenMariëtte Helmann is 28 januari op 63-jarige leeftijd overleden aan de gevolgen van kanker. Helmann richtte samen met Michelle Labouchere in 1977 Eurocongres op, dat zich ontwikkelde tot een toonaangevende PCO.

In 2010 werd het bedrijf overgenomen door MCI en werd Helmann samen met Labouchere Managing Director van MCI Amsterdam. Ook trad ze toe tot het Europese bestuur van MCI.Mariëtte Helmann was daarnaast bestuurslid van diverse verenigingen en instanties, zoals de Vereniging Nederlandse Congres- en Vergaderbelangen (VNC; later opgegaan in CLC-Vecta), het Nederlands Congres Bureau (NCB; voorloper van het huidige NBTC) en het Amsterdams Congres Bureau (ACB). <

Rens de Jong Dagvoorzitter van het Jaar 2013Rens de Jong is de dagvoorzitter die zijn vak het afgelopen jaar op het allerhoogste niveau heeft uitgevoerd. Hij mag zich daarom ‘Dagvoorzitter van het Jaar 2013’ noemen. Stefan Wijers werd uitgeroepen tot winnaar in de categorie ‘Beste dagvoorzitterschap 2013’, voor zijn optreden voor het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) en Sint Lucas Andreas Ziekenhuis. Rick van der Kleij werd gelauwerd als ‘Meest talentvolle Dagvoorzitter 2013'.

Het was voor het eerst, dat de verkiezing georganiseerd werd. “Er is maar weer eens bewezen”, zegt mede-initiator Marga Groot Zwaaftink van Commgres, “dat het een vak is en dat er veel vakman-schap is in Nederland. De kwaliteit van de finalisten lag enorm hoog.”De jury zag verschillende types dagvoorzitters voorbij komen, con-stateert juryvoorzitter Jan-Jaap In der Maur van Dagvoorzitter.nl; van journalist via theaterman tot trainer. “Opdrachtgevers hebben daarmee een luxe, maar ook de uitdaging voor iedere bijeenkomst precies de juiste dagvoorzitter te selecteren. Ze zullen per keer bewust moeten kiezen welke vaardigheden en welke persoonlijkheid ze verwachten van hun gespreksleider.” <

Congresfinanciering


Zelden heeft een uitnodiging voor een evenement

bij de genodigden zoveel schrik aangejaagd. Het Ge-

nootschap voor eventmanagers stuurde haar leden een

dagvaarding voor de rechtbank die vrijwel niet van echt

was te onderscheiden. Tekst Harald Roelofs | Beeld Jordi Wallenburg

“Sommigen gingen razendsnel nadenken met wie ze mogelijk een conflict hadden, toen ze de enve-loppe met de ‘dagvaarding’ open

maakten”, vertelt Leon Kruitwagen, directeur van het Genootschap voor Eventmanagers. “Of ze dachten: oh, dat komt van die ene klant die ontevreden was.”Gelukkig kwamen de eventmanagers er snel achter dat het ging om een uitnodiging voor ‘De Rechtszaak 2014’, het seminar in de vorm van vier rechtszaken over aansprakelijkheid en juridische aspecten van events. Kruitwagen: “We vonden de uitnodiging in de vorm van een dagvaarding goed

Dronken CEOInhoudelijk werd onder meer een kwestie behan-deld waarbij een dronken CEO tijdens een event de afspraak wilde veranderen om alsnog sterke drank geschonken te krijgen, in plaats van alleen bier en wijn. Alhoewel een mondelinge overeen-komst rechtsgeldig is – zodat er in dit geval extra drank in rekening mag worden gebracht – moet je zo’n afspraak wel kunnen aantonen. Dat kon de cateraar niet en daarom heeft de rechter de vorde-ring voor de baco’s afgewezen. “Wie vordert moet bewijzen”, lichtte de rechter toe. Na elke case gaven de advocaten nog wat tips aan de eventmanagers om te voorkomen dat dergelijke kwesties voor de rechter moeten komen. Zo tipte een advocaat over de kwestie met de sterke drank: “Vraag desnoods een handtekening op een bier-viltje. Een andere mogelijkheid is een bevestiging op de smartphone per e-mail met liefst een reply van de ander. Maak ook volledige afspraken, dus niet alleen over twee uur sterke drank, maar ook over de kosten die dan daarvoor gerekend worden. Dit voorkomt een hoop discussie achteraf.”De andere behandelde zaken waren nog wat inge-wikkelder en de behandeling daarvan duurde ook wat langer. Dat doen wij hier ook.

passen bij het idee om het event in de vorm van een rechtszaak zo realistisch mogelijk neer te zetten.”

FormaliteitenHet podium van het NBC in Nieuwegein was voor de bijeenkomst dan ook omgebouwd tot een heuse rechtszaal met een strenge rechter en drie advo-caten van Van As Advocaten. Vier zaken werden als kort geding nagespeeld compleet met alle rituelen en gesteggel over forma-liteiten. “Ja, ik geef u nu toestemming uw pleitnota in te dienen.” Of de dagvoorzitter van de bijeen-komst die zegt: “Wilt u gaan staan als de rechter binnenkomt?”

Schrikken van een uitnodiging

GenootschAp vooR eventmAnAGeRspraat leden juridisch bij

eVentweTgeving


›

Eventmarketingbureau First heeft een nieuw concept bedacht voor een zakelijk evenement: ‘Busi-nessdating’. Sinds 2013 organiseert zij dit maandelijks in enkele grote steden. Een groep genodigden wordt ontvangen voor een gezamenlijke lunch. Na afloop wordt de groep verdeeld in koppels van twee, die gaan bekijken op welke wijze ze zaken kunnen doen en bij welke relaties ze elkaar kunnen introduceren. De indeling gebeurt vooraf door een psycholoog op basis van de profielen die alle geno-digden van tevoren moeten aanleveren. Aan het eind van de dag doet ieder koppel op het podium verslag aan de groep en wordt gekeken of er nog andere aanknopingspunten zijn om zaken te doen.

Het is een doorslaand succes en al snel komt concurrent Second, die tot dan toe alleen maar simpele zakelijke speeddates organiseerde, met een vergelijkbaar concept: ‘Zakenrelaties’. Het enige echte verschil is dat zij niet werken met een psycholoog, maar met een marketingexpert. First is van mening dat dit plagiaat is en spant een kort geding aan.

De aanklagerDe advocaat van First vindt dat Second inbreuk maakt op het auteursrecht van First, “want het concept is volledig door First bedacht en uitge-werkt. First kan dit ook aantonen, want zij heeft het idee al ruim zes maanden voordat Second er mee aan de slag ging, geregistreerd bij een notaris. Als het al geen inbreuk op het auteursrecht is, dan is het altijd nog onrechtmatig handelen van Second

om het door First ontwikkelde format integraal te kopiëren en exploiteren.”

De verdedigerMaar de raadsman van Second stelt dat er geen auteursrecht zit op een idee of concept. “Hier-voor is vereist dat het idee helemaal uitgewerkt is. Bovendien moet er sprake zijn van iets unieks en daarvan is hier ook al geen sprake. Wat Second doet is ook niet onrechtmatig. Second houdt zich al veel langer bezig met het organiseren van zakelijke speeddates en heeft recent de werkwijze gemoder-niseerd. Mogelijk dat dit deels lijkt op de werkwijze van First, maar daar is niets onrechtmatigs aan.”

De uitspraakDe rechter vindt het al snel een uitgemaakte zaak. Zijn oordeel: “Het concept Businessdating kan

cAse event concept

‘ Bescherm je idee met een geheim- houdingsbeding’

het Gestolen foRmAt

alleen worden beschermd als het beschikt over voldoende unieke kernelementen.”“De kernelementen van het concept zijn: zakelijke speeddate, koppeling door een externe deskundige en het doorverwijzen naar elkaars relaties.”“Een commercieel georganiseerde zakelijke speed-date is niet vernieuwend en wordt al jaren door diverse partijen waaronder Second zelf georgani-seerd. Ook de koppeling door een externe deskun-dige is niet innovatief. Er zijn zelfs bedrijven die zich hierin volledig gespecialiseerd hebben. Het doorverwijzen naar elkaars relaties is ook niet bijzonder, want er zijn meerdere businessclubs die dit als uitgangspunt hebben.”“Het concept wordt derhalve niet beschermd door het auteursrecht. Nu het concept ook onvoldoende onderscheidend is, kan er ook geen sprake zijn van een onrechtmatige daad.”

De tipsNa de uitspraak geven de advocaten de tip mee je als eventmanager niet te veel illusies te maken over het auteursrecht. “Houd er rekening mee dat enkel een idee of concept niet eenvoudig te beschermen is. Het moet niet alleen uniek genoeg zijn, maar ook nog eens volledig zijn uitgewerkt en dan nog kun je de bescherming weer doorbreken door een gedeelte anders te doen. Het gaat hier niet om een muziekhit of een boek waar het auteursrecht veel makkelijker te regelen is.” “Wel kun je een eventformat contractueel beschermen. Zo kun je met een geheimhou-dingsbeding regelen dat er niet met anderen over gesproken wordt, of afspreken dat een idee dat jij aan een klant presenteert de komende drie jaar alleen door jou uitgevoerd mag worden. Een kleine adder onder het gras: de andere partij moet daar wel mee akkoord gaan.”

eVentweTgeving


cAse fAcebook

GedondeR op sociAl mediAOp de eerste dag van een tweedaags congres voor het hoger management van de 123Bank, krijgt Peter, een werknemer van geluidsbedrijf Decibel, een akelige ruzie met de CEO van de 123bank. De CEO heeft opmerkingen over het geluid tijdens zijn welkomstspeech, waarna Peter hem in het bijzijn van een groot aantal aanwezigen luidruchtig uitscheldt voor ‘enorme domme imbe-ciel’. De CEO belt direct naar de directeur van Decibel, die onmiddellijk naar het congres rijdt. Hij gaat in gesprek met de CEO en samen roepen ze Peter op het matje.

Uiteindelijk neemt de CEO genoegen met de ‘nederige’ excuses van Peter en gaat iedereen weer verder met zijn werk. Op kantoor aangekomen stuurt de directeur van Decibel een verslag per e-mail aan Peter, die daarop antwoordt met ‘Ik zal het echt nooit meer doen’. De volgende dag wordt de directeur van Decibel echter opnieuw gebeld door een zeer kwade CEO, die zojuist gehoord heeft dat Peter een uur geleden op Facebook het volgende bericht heeft geplaatst: “123Bank, wat een klote bedrijf. Echt jammer dat ik er voor moet werken en de mensen daar, vooral de CEO; wat een gore achter de ellebogen nep-wout. Je kan aan zijn streken zien dat het echt een idioot is en geloof me: Ooit komt mijn dag en dan staan die sukkels te janken.” De directeur rijdt direct naar het congres en ontslaat Peter op staande voet. Peter is het hiermee niet eens en stapt naar de rechter.

De verdedigerOp de rechtszitting vindt de advocaat van Peter het ontslag op staande voet een veel te zware straf. “Het is nooit de bedoeling van Peter geweest om iemand te beledigen en hij heeft er bovendien heel veel spijt van. De uitingen vallen overigens onder de vrijheid van meningsuiting. Daarbij komt ook dat deze niet openbaar zijn gedaan, maar op een afgeschermde Facebook-pagina, die alleen toegan-kelijk is voor de vrienden van Peter. Het ontslag op staande voet kan dan ook geen stand houden. Indien Peter desondanks toch wordt ontslagen, dan heeft hij recht op een ontslagvergoeding.”

De aanklagerMaar de advocaat van Decibel wijst erop dat de 123 Bank een heel grote klant is. “Het gedrag van Peter is onacceptabel en voldoende reden hem

op staande voet te ontslaan. Hij heeft eerst de CEO beledigd en daarna ondanks zijn monde-linge excuus en schriftelijke belofte het niet meer te doen, zowel de CEO als de 123 Bank zwart gemaakt op zijn Facebook-pagina.”

De rechterDe rechter vraagt: “Hoe hoog zou de ontslagver-goeding volgens u moeten zijn?”Antwoord: “Drie maal zijn maandsalaris: Peter is 33 jaar en 6 jaar in dienst dus 6 jaar x 0,5 (hij is onder de 35) x factor 1 (neutraal) omdat het ontslag een te zwaar middel is geweest.”

eVentweTgeving

‘Zorg voor een schriftelijke social media code’

De rechter vraagt nog aan de advocaat van Decibel of het ontslag op staande voet geen te zware straf is, maar deze is onverbiddelijk: “Nee, hij had de dag ervoor al een flinke waarschuwing gehad en als er niet zo hard was ingegrepen, had Decibel haar grootste klant verloren.”

De uitspraakKennelijk heeft dat de rechter overtuigd, want in zijn uitspraak oordeelt hij: “Peter heeft zowel de CEO als de 123 Bank grovelijk beledigd en dat heeft niets met vrijheid van meningsuiting te maken. Dat een Facebook-pagina afgeschermd is, maakt helemaal niets uit. Het was immers wel toegankelijk voor vrienden die het kunnen liken waardoor het verder verspreid wordt en het bericht heeft uiteindelijk toch de 123 Bank bereikt. Verder is Peter na de eerste waarschuwing direct weer de fout in gegaan en de fouten zijn dermate ernstig dat van Decibel niet verwacht


cAse michAel schumAcheR

onGevAl en AAnspRAke lijkheidKarel, een freelance event professional, krijgt de opdracht om een jaar lang de directie te voeren over het Skigebied Meribel, een relatief exclusief klein skigebied in Frankrijk. Tijdens het seizoen krijgt hij een verontrustend telefoontje.

Er is zojuist een tragisch ongeval gebeurd en het slachtoffer is de beroemde voormalig formule 1 rijder Michael Schumacher die daarbij ernstig gewond is geraakt. Er volgt een onderzoek en daarbij komen de volgende zaken vast te staan: het ongeluk gebeurde niet op de piste, maar het gebied tussen twee pistes; het betref-fende gebied lag vol met rotsen en was niet afgezet, gemarkeerd of voorzien van waarschuwingen. Het management van Schumacher start namens hem een procedure om de aansprakelijkheid vast te stellen van de beheerder van het skigebied.

De aanklagerDe advocaat van de coureur stelt dat “Schumacher weliswaar een bekende sporter is, maar verder gewoon een recreatief skiër die met zijn gezin op skivakantie was. Tijdens een afdaling is hij, zonder dat hij dit wist, van de piste geraakt en in een gebied terecht gekomen vol met rotsen waardoor hij hard is gevallen.”

“Het gebied lag tussen twee pistes in en het was voor Schumacher totaal niet duidelijk dat dit niet bij de piste hoorde. Het was besneeuwd en op geen enkele wijze afgezet of voorzien van waarschu-wingsborden. En dat had zeker gemoeten, want het gaat hier om een levensgevaarlijk stuk off piste vol met diverse kleine en grote rotsen.”“Meribel is een professioneel bedrijf met meer dan voldoende know how en had kunnen weten dat dit een erg gevaarlijk gebied was. Door geen afzetting of waarschuwingsborden te plaatsen heeft Meribel haar zorgplicht geschonden en is zij verantwoorde-lijk en aansprakelijk.”

De verdedigerDe raadsman van Meribel ziet het uiteraard anders: “Een skipiste is geen racebaan die langs alle zijkanten is voorzien van afzettingen en stoot-banden. Bij heel gevaarlijke situaties worden waar-schuwingsborden of afzettingen geplaatst, maar

eVentweTgeving

kan worden dat ze Peter in dienst houden zodat er wel degelijk sprake is van een drin-gende reden voor ontslag.”“Van een ontslagvergoeding kan, gelet op alle omstandigheden, geen sprake zijn. Om Peter iets tegemoet te komen zal hij niet worden veroordeeld in de proceskosten, maar moeten beide partijen hun eigen kosten betalen. Het ontslag wordt bevestigd en de ontslagvergoeding wordt afgewezen.”

De tipsDe advocaten hebben nog twee tips voor de aanwezige eventmanagers: “Zorg voor een schriftelijke Social Media Code met daarin alle regels met betrekking tot onder meer Facebook en handhaaf deze ook. Als je twee keer niet handhaaft, kun je de derde keer niet zomaar opeens wel optreden. En leg belang-rijke afspraken, zoals een waarschuwing aan een medewerker altijd schriftelijk vast, zoals in deze zaak per e-mail is gebeurd. Zo kun je het achteraf ook bewijzen. In de praktijk worden waarschuwingen namelijk vaak ontkend.’ < ›


eVentweTgeving

verder is een skipiste gewoon een vrij toegankelijk natuurgebied.”“Het gebied waar Schumacher is gevallen betreft geen gevaarlijk gebied. Allereerst is goed te zien dat dit deel, dat tussen twee pistes in ligt, niet bij de normale piste behoort. Bovendien, wanneer er met een normale snelheid doorheen geskied wordt, zijn de rotsblokken ook goed te ontwijken. Het betreft dus geen echt gevaarlijk off piste gebied.” “Dit blijkt ook wel uit het feit dat in het betref-fende gebied tot op heden nog nooit ongelukken zijn geweest! Omdat deze omgeving niet gevaarlijk was, waren maatregelen niet nodig. Als Meribel al aansprakelijk is, dan geldt gelet op het voorgaande dat Schumacher ook een deel eigen schuld heeft.”De advocaat van Schumacher vond het ‘bijzonder ongepast’ dat de raadsman van Meribel op een cynische manier aangeeft dat een skipiste geen Formule 1 racebaan is. “De heer Schumacher ligt in coma en dan is een dergelijke opmerking onnodig grievend voor vrienden en familie en zeker niet grappig.” Excuus volgde.

De rechterDe rechter vroeg vervolgens aan Schumacher’s advocaat: “Vindt u niet dat de gevaren van skiën off piste per definitie voor rekening van uw cliënt komen?” Antwoord: “Nee, cliënt was helemaal niet op de hoogte dat hij off piste was geraakt, dit was helemaal niet aangegeven.”De advocaat van Meribel kreeg vervolgens de vraag waarom het offpiste gebied niet goed was aange-geven. Antwoord: “Er was weliswaar geen afzet-ting, maar dat is ook helemaal niet nodig. De piste-routes zijn daar duidelijk herkenbaar en bovendien was het betreffende gebied verder ook niet extra gevaarlijk. Niet voor niets dat er eerder nooit onge-lukken zijn gebeurd.”

De uitspraakHet eindoordeel van de rechter luidde: “Meribel is een professioneel bedrijf en heeft derhalve een zorgvuldigheidsplicht. Daar waar sprake is van mogelijk gevaarlijke situaties waardoor ongevallen of schade kunnen ontstaan, zullen die maatregelen

genomen moeten worden die in redelijkheid mogelijk zijn om de ongevallen/schade zoveel als mogelijk te voorkomen.” “Een skigebied vol rotsen is in beginsel een poten-tieel gevaarlijke situatie. Het is vrij eenvoudig om hier een afzetting of waarschuwingsborden te plaatsen. Hieraan zitten ook geen hoge kosten verbonden. Als professioneel bedrijf mag van Meribel verwacht worden dat zij deze maatregelen neemt. Door dit niet te doen is zij verantwoorde-lijk en dus aansprakelijk voor de schade van Schu-macher.” “Echter, van een skiër zelf mag ook wel enige oplettendheid worden verwacht. Het gebied was weliswaar niet voorzien van waarschuwingen of afzettingen, maar het was wel zichtbaar dat het betreffende gebied niet tot de piste behoorde en er obstakels lagen. Desondanks is Schumacher er toch ingegaan.”

“Daarom zal aan hem 50 procent eigen schuld worden toegerekend. Meribel dient derhalve de helft van de schade van Schumacher te vergoeden.”

De tipsNa de uitspraak hadden de advocaten ook hier nog tips: “Zorg ervoor dat je de zaken contractueel goed op orde hebt en beperk daar waar mogelijk je aansprakelijkheid, maar vergeet niet dat contrac-tueel niet alles uit te sluiten valt. Je zult ook altijd zorgvuldig moeten handelen: werk met professio-nele partijen, zorg voor een goede voorbereiding, een goed calamiteitenplan en voer steeds daar waar mogelijk of nodig verbeteringen door. Zorg voor een goede aansprakelijkheidsverzekering en een goede rechtsbijstandsverzekering, want een ongeluk en aansprakelijkheid zitten in een klein hoekje.” <

‘ Een ongeluk en aansprakelijkheid zit in een klein hoekje’


ProFessioneeldagvoorziTTer

Judith de Bruijn is het bRutAle meisje voor de klasdagvoorzitter Judith de Bruijn is zoet én heeft lef.

daardoor mag en kan ze scherp aan de wind

zeilen op het podium: ‘ik maak het altijd span-

nend, maar blijf in control.’ Tekst Jos Goossens

Wat is jouw specialiteit als dagvoorzitter?“Het vak gaat over energiemanagement. Iemand aankondigen met een mooi verhaal, dat is het werk niet. Een dagvoorzitter schudt een zaal op of kalmeert deze juist. De kunst: voelen wat er gebeurt en daar met woorden of fysiek uiting aan geven. Ik ben daar trans-parant in. Stel, ik interview iemand en het wordt ijzig stil, dan benoem ik dat. Op zachte en zorgvuldige wijze overigens. Ik ben zoet, maar durf op het randje te lopen. Dát is mijn specialiteit. Ik vraag en zeg wat het publiek ook zou willen, maar niet durft of mag. Die ene scherpe vraag aan de directeur. Ik neem risico’s, maar ben altijd in control. Dat is belangrijk: het publiek en de sprekers moeten je vertrouwen.Op dit moment heb ik veel opdrachten uit de technische hoek, energie, duurzaamheid, infrastructuur, bouw. Het publiek bestaat uit ingenieurs, van die slimme nette jongens. De opdrachtgever denkt: ‘Zet maar een leuke vrouw op het podium, die slim genoeg is om het te snappen.’ Het voelt dan alsof ik als brutaal meisje voor een klas vol jongens sta. Die rol past me wel. Maar ik mag ook genieten van een prijsuitreiking of een quiz, waarbij we een beetje show kunnen maken. Heerlijk.”

Heb je ook een boodschap voor het publiek?“Ik vind het belangrijk om mensen tot actie aan te zetten: ga het proberen, steek je nek uit. Zo sta ik zelf in het leven. Maar mijn boodschap is gebonden aan wat de opdrachtgever wil. Infor-meren of bezielen of iets heel anders? Ik adviseer en begeleid bij het procesmatig vormgeven aan die boodschap. Ik ken de werk-vormen, de manieren van interactie die passend en doeltreffend zijn. Dat laatste is essentieel. Soms zegt een opdrachtgever bijvoor-

Hoe ben je dagvoorzitter geworden?“In 1995 presenteerde ik verschillende televisieprogramma’s als Get the picture en De ochtenden. Als je op televisie te zien bent, dan willen ze je ook weleens live op een podium. Via een boekingsbu-reau kreeg ik mijn eerste opdrachten. In het begin natuurlijk span-nend: ik was aan de camera gewend, niet aan live interactie met een publiek. Vijf jaar later, toen ik ophield bij de televisie, maakte ik van het begeleiden van bijeenkomsten mijn nieuwe beroep. Ik ging meer over het vak leren, mijn werk promoten en breidde de werkzaamheden uit met die van trainer en procesbegeleider.”

Hoe heb je het vak jezelf eigen gemaakt?“Ik beheerste journalistieke vaardigheden. In een onderwerp duiken, het koppelen aan een doelgroep. Die dingen kon ik. Maar hoe je dat tot leven brengt op het podium? Dat moest ik leren. Ik volgde bijvoorbeeld theaterlessen waarin improviseren en dat razendsnelle schakelen centraal stond. En ik oefen nog steeds. Door brainstorms te begeleiden train ik mijn geestelijke flexibili-teit. Die buigzame houding geeft me een veilig gevoel: het is juist een uitdaging als bijvoorbeeld het licht het niet doet. Ik geef ook presentatie- en communicatietrainingen. Tijdens die trainingen heb je direct contact. Zo leer je weer reageren op opmerkingen, maar ook omgaan met – soms heftige – emoties.”


meetingtheplanner

beeld: we willen afsluiten met een discussie. Terwijl het doel is om mensen te verenigen en dichter bij elkaar te brengen. Een discussie is dan niet de juiste tool. Daar kun je beter mee beginnen.”

Wat is je ergste ervaring als dagvoorzitter?“Oei, dat is die keer dat ik een directeur aan het einde van de dag strak aan zijn tijd hield. Ik kapte hem vriendelijk doch een tikje dwingend af. Vervolgens deed ik zelf mijn afsluiter – iets te lang - waardoor we toch uitliepen. De man was not amused. Heel af en toe ga ik over de schreef. Een grapje dat net niet lekker valt. Een kritische vraag die op een lange teen belandt. Als je op het randje loopt, val je er wel eens vanaf. Maar ik maak eenzelfde fout hoog-stens één keer, daarvoor ben ik zelfkritisch genoeg. En, wanneer je botst op het podium, is het zaak om er geen machtsstrijd van te maken, maar het charmant op te lossen. Sprekers – en het publiek ook – mag je aanpakken, maar nooit gezichtsverlies laten leiden.”

Wat is je eigen passie?“Paardrijden, liefst de uitgestrekte vlaktes over, in wilde onge-repte natuur. Dit voorjaar reis ik af naar Marokko om daar met

zes meiden een prachtige tocht rijden. Later ga ik nog eens, dan in mijn eentje naar Hongarije. Daarnaast groeit mijn werk uit naar een tweede passie. Ik maak nu de stap van gezel naar meester en beland in de senior positie, waarin je veel gezien hebt en de kennis kan gaan overdragen. Dat doe ik onder meer via online presen-tatietrainingen en ik schrijf bijvoorbeeld wekelijks een blog voor ambitieuze sprekers die een groter publiek zoeken.”

Wat heeft je onlangs nog verrast?“Dat in Nederland maatschappelijke problemen wel worden gesignaleerd, aangepakt en opgelost, maar dat gebeurt in een soort vanzelfsprekende radiostilte. Burgers worden onvoldoende geïnformeerd over dat wat komen gaat. Daarin kunnen we een voorbeeld nemen aan hoe een leider als Obama het aanpakt. Hij kan Jan Modaal uitleggen wat zijn beleid inhoudt en betekent. We hebben in Nederland een zorgzame overheid, maar bij gebrek aan communicatie creëert dat zorgeloze mensen, en dat vind ik niet verstandig. De illusie bestaat dat er voor iedereen gezorgd wordt. De eigen verantwoordelijkheid en betrokkenheid slaapt in. De overheid mag ons vaker wakker schudden.” <

ProFessioneeldagvoorziTTer


meetingmeeTingS

De meerderheid van de leden van het Ubbo Emmius Colleghie (UEC) heeft één ding gemeen: zij hebben allen één of meerdere keren, al dan niet tezamen met het Groningen Congres Bureau,

een succesvol, internationaal, meerdaags congres in Noord-Nederland georganiseerd. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst op woensdag 11 december 2013 wil het UEC optimaal gebruik maken van het aanwezige potentieel aan ervaringsdeskundigen. Met als thema ‘Where the magic happens’ wordt hen gevraagd naar tips om te komen tot effectievere congressen.De deelnemers worden in drie groepen opgesplitst, die rouleren

Professoren sparren over magische congressenProfessoren en andere initiatiefnemers van internationale congressen helpen elkaar om hun

wetenschappelijke bijeenkomsten magisch te maken, tijdens de educatieve bijeenkomst van

het Ubbo Emmius Colleghie in Academie Minerva in Groningen. Tekst Edwin Nunnink

Inspirerende MPI bijeenkomst in de Winter EftelingVakvereniging MPI Nederland beleefde haar jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst op 17 januari in de Winter Efteling. Ruim 100 deelnemers volgden het programma dat bestond uit een bijeenkomst voor nieuwe leden en een inspiratiesessie over gastgerichtheid, gevolgd door de Nieuwjaarsborrel.

In de plenaire sessie van deze MPI bijeenkomst nam conceptmanager Horeca van de Efteling, Frans Goenee, de aanwezigen mee door de historie en ontwikkeling van de Efteling; van attractiepark naar droomwereld, van product naar concept. Gastgerichtheid staat daarbij centraal. Hoe de Efteling deze visie en instelling bij alle medewerkers weet te realiseren, werd vertelt door

Christel Bassing van Innergie. Na een slok toverwater in het pannenkoekenhuis Polles Keuken gingen de deelne-mers verder met de groepsessies, waarin het onderwerp in kleiner comité werd uitgediept. Vol met ideeën en tips & tricks werd de dag afgesloten met als toegift de Watershow Aquanura, behorend tot de drie mooiste watershows ter wereld. <FO

TO: R

OBER

T AA

RTS

FOTO

GRAF

IE

langs de drie themasessies: De spreker niet als spreker, Hidden Potential Olympics en Magical Matchmaking Tour.

Spreker niet als sprekerEen terugkerend advies bij de selectie en instructie van sprekers is om zelf als organiserend comité vooraf heel duidelijk te hebben wat de doelstelling is van de sessies, voordat sprekers geselecteerd en gebrieft worden. Diverse deelnemers pleiten voor kortere sessies, maar voor echte kennisoverdracht kan een monoloog van 45 minuten, gevolgd door 15 minuten dialoog en voortgezet met een 2 uur durende masterclass altijd nog de beste optie zijn.


meetingmeeTingS

Is het doel om energie en inspiratie over te brengen, dan moet de spreker de zaal vooral prikkelen en bewust verwarring zaaien, om de deelnemers aan het denken zetten.Een overgrote meerderheid van de UEC-leden pleit voor een strenge selectie van de sprekers. Een slechte spreker moet je niet uitnodigen; punt. Potentiële sprekers moeten hun manuscript maanden van tevoren aanleveren, willen ze in aanmerking komen voor een uitnodiging. En voorbespreking met en afstemming tussen sprekers is eveneens een absolute voorwaarde.Voor de laatste voorbereiding van de sprekers heeft een warme aanpak de voorkeur. Nodig sprekers, moderatoren en een aantal geselecteerde deelnemers uit voor een diner de dag voor het congres. Zo kan men elkaar leren kennen en in de discussiemodus komen. Ook wordt gepleit om jonge deelnemers op deze manier in contact te brengen met hun rolmodellen, bijvoorbeeld met een ontbijtsessie.

Hidden potential olympicsIn de sessie ‘Hidden potential olympics’ gaan de deelnemers de strijd aan om het beste congresidee. Eerst wordt in tweetallen één idee gege-nereerd, die vervolgens per SMS of via de speciale webpagina worden ingediend. Daarna volgt een stemronde om de twee beste ideeën te selecteren. Die worden door de bedenkers via een korte pitch nader uitgelegd, waarna wederom via stemming de winnaar wordt bepaald.In de eerste groep wint de Conference Twitter. Beeldschermen in de gangen van het congresgebouw, waarop de tweets van de deelnemers worden getoond. Op die manier wordt het doorgaans onbenutte potentieel van de deelnemers gebruikt en het is tevens een communica-tiemiddel van en naar de organisatie (sessie X begint over 10 minuten in zaal 1; de broodjes zijn lekker; in zaal 2 is het warm en benauwd).

De tweede groep gaat uit van een veel conservatiever publiek, waarvan het merendeel helemaal niet bereid is om actief te partici-peren. Hier wint de werkvorm Expert Panel, waarbij één expert een mening poneert en een panel van andere experts hierop reageert. Belangrijk is om van tevoren de discussiepunten te formuleren met de expert, panel en eventueel het publiek en vooral ook de zaal uit te dagen om mee te doen in discussie. De derde winnaar van de dag is het Conference Café. In een kleine groep, in café-setting , wisselen één expert en een aantal geïnteres-seerden van gedachten over een onderwerp. Het moet een sfeer van geven en nemen zijn – vragen stellen, suggesties brengen – waardoor zowel de expert als de deelnemers met nieuwe kennis naar huis gaan. Aan het einde van elke sessie wordt een kort bericht gemaakt, bijvoor-beeld via twitter, over het resultaat.

Magical Matchmaking TourDe laatste uitdaging was duidelijk de zwaarste voor de deelnemers. In de Magical Matchmaking Tour gaan zij wederom de strijd aan. Twee teams moeten het Groningen Congres Bureau adviseren over een congres met als thema: ‘De besteding van de aardbevingsgelden in het Noorden van Nederland voor het aanleggen van een skiberg met Olympische allures’. Als extra hindernis is het budget vastge-steld op nihil.Het blijkt een lastige klus omdat de doelstelling van het congres onduidelijk en dus vrij interpreteerbaar is. Hier gaat dan ook veel tijd en denkkracht aan verloren.Dus we laten het bij de belangrijke tip om zowel draagkracht te genereren en budget te besparen: Identificeer een aansprekende geestelijke vader/moeder als trekker van het congres. <

Recorddrukte op nieuwjaars - receptie GenootschapDe nieuwjaarsreceptie van het Genootschap voor Eventmanagers, Platform Museum Locaties en Freelance Event Professionals op 27 januari in het Rijksmuseum leverde een recorddrukte op.

Voor de meer dan 300 leden en genodigden was er een exclusieve avondopen-stelling van de Eregalerij van het Rijksmuseum georganiseerd. Naast de gebruikelijke netwerken toostmomenten was er bijzonder grote belangstelling voor het bezichtigen van de Eregalerij. Zoals voorzitter Leon Kruitwagen kort in zijn speech aangaf: ‘kunst inspireert’, en zo liet de evenementenbranche zich door de overweldigende schoonheid van de Oude Meesters inspireren. <FO

TO: P

HOTO

NIC


loCAtienieuwS

Nieuw hotelmerk Princess Hotel Collection gelanceerdFull House Hospitality Management lanceert een nieuwe hotelformule, onder de naam Princess Hotel Collection. De huidige portfolio van FHHM bestaande uit Golden Tulip Loosdrecht, Golden Tulip Amersfoort, Golden Tulip Epe, Golden Tulip de Wipselberg, Golden Tulip Victoria, Best Western de Veluwe en Dorhout Mees zal per 1 juli verdergaan onder de vleugels van dit nieuwe hotelmerk. “Princess Hotel Collection is een verfrissende hotelformule met een sterke focus op transpa-rantie en value for money”, aldus Jan Roersma, CEO van PHC. “Wij geven onze gasten altijd de mogelijkheid om hun verblijf up te graden naar all-in. Geen verrassingen meer op de reke-ning bij check-out, maar onbezorgd genieten van alle faciliteiten voor één duidelijke prijs.”“Het vernieuwende aan dit concept is dat wij ons, in combinatie met de all-in formule, nog intensiever zullen focussen op kwaliteit van service en beleving”, aldus Tim Vissers, Operationeel Directeur PHC. “Dus geen mas-sale buff etten en self-service, maar aandacht voor onze gasten en verfrissende a la carte restaurants.” <

Apollo opent nieuw hotel in GroningenApollo Hotels & Resorts gaat een nieuw hotel openen in de stad Groningen. Het wordt gevestigd in het complex ‘La Liberté, dat in 2011 werd opgeleverd.

De hotelaccommodatie zal 107 kamers, een restaurant op de derde etage, een terras, twee ver-gaderzalen, een fi tnessruimte en 70 parkeerplaatsen omvatten. Bas Tolmeijer, directeur van Apollo Hotels & Resorts: “We zijn lang op zoek geweest naar een passend object in het noorden van ons land. Tot nu toe was deze regio een blinde vlek op onze portfoliokaart. Met het nieuwe hotel kunnen we onze landelijke accounts een sterk toegevoegde waarde bieden en betekent het voor de lokale bedrijven een uitstekend alternatief voor het bestaande aanbod.”

De activiteiten voor de transformatie van kantoor tot hotel zullen starten in de tweede helft van 2014. De opening van het hotel staat gepland voor 1 juli 2015. <

Eerste zonnepanelen op dak Amsterdam ArenAOp 26 maart is begonnen met de installatie van de eerste zonnepanelen op het dak van de Amsterdam ArenA. In mei zal het zonnedak opgeleverd worden. Dan moeten er zo’n 4.200 panelen zijn geplaatst.

In totaal installeert de Amsterdam ArenA de komende periode ongeveer 7.000 vierkante meter aan zonnepanelen op de niet-licht doorlatende, niet-bewegende delen van het stadiondak. Het zonnedak van de ArenA zal ongeveer 930.000 kWh per jaar produceren. Dat is 10 procent van de elektriciteit die het stadion momenteel jaarlijks

verbruikt en vergelijkbaar met het elektriciteitsver-bruik van circa 270 huishoudens. De aanleg van het zonnedak kost circa 1,6 miljoen euro en wordt uitgevoerd door enkele Green Deal-partners van de ArenA, te weten Nuon, BAM en Arcadis. De Green Deal-partners helpen de ArenA om in 2015 per saldo klimaatneutraal te zijn. <

Het groene landschap is uitermate geschikt voor meetings en evenementen onder het goedkeurend oog van moeder natuur, en het aanbod aan buitenactiviteiten is enorm.

ParelPareleen meetings- en incentives-

in een GRoene veRpAkkinG

gAstVrij wallonië

© ©

Dur

buy

Adv

entu

re J

.Cha

rlier


gAstVrij wallonië

HeT CoNVeNTIeBureau WalloNIë-BrusselHet Conventiebureau Wallonië-Brussel

is een departement van Wallonie-

Bruxelles Tourisme, vzw. Deze officiële

overheidsinstelling is verantwoordelijk

voor de promotie van Wallonië en Brussel

als ‘Meetings & Incentives’ bestemming.

Het Conventiebureau

Wallonië-Brussel biedt:

•een gratis, geïndividualiseerde en complete

logistieke steun

•objectieve adviezen voor een goed

verloop van om het even welk evenement

•neutraliteit, flexibiliteit en het vermogen

om zich aan te passen, een solide hulp

bij elke etappe van de uitvoering van uw

projecten

•brochures, kaarten, gidsen, prospectussen …

•De Nederlandse vertegenwoordiging is

gevestigd in Amsterdam. Trademanager

Helene Visser helpt u graag aan ideeën voor

meetings en incentives.

Wallonië - Ardennen levendiGe en GAstvRije ReGiowallonië is een levendige en gastvrije regio. Als een van

europa’s best bewaarde natuurgebieden, herbergt het

een veelvoud aan verrassende geheimen. Het groene

landschap en het culturele erfgoed zijn uitermate geschikt

voor meetings, incentives, congressen en evenementen.

Wallonië en de Ardennen ge-

ven bezoekers de keuze uit

mooie steden, dorpjes en

niet minder dan 11 Unesco

Werelderfgoed locaties. Alles middenin een

prachtige natuur. Op een oppervlakte zo klein

dat je er op enkele uurtjes tijd van de ene

naar de andere kant reist en met de Europese

hoofdstad altijd dichtbij. Bourgondische Belgi-

sche lekkernijen zijn de kers op de taart van

elk evenement. Én: slechts 2 uur rijden van

Utrecht.

Goed bereikbaarWallonië is goed bereikbaar. Vanuit de meeste

Europese bestemmingen vertrekken dagelijks

rechtstreekse vluchten naar Brussel. Charleroi en

Luik beschikken over een eigen luchthaven. Parijs,

Londen, Amsterdam en Frankfurt zijn met Brussel

verbonden via de hogesnelheidstrein.

Elke provincie heeft geavanceerde faciliteiten

voor succesvolle meetings. Buitengewone evene-

menten vragen om buitengewone locaties, en

in Wallonië is dat geen enkel probleem. Van de

meest moderne gebouwen tot oude kloosters

en kastelen, van dynamische steden tot piep-

kleine dorpjes die net uit een schilderij lijken te

komen: de keuze is zo goed als onbeperkt. De

Waalse gastvrijheid en klantvriendelijkheid horen

er vanzelfsprekend bij.

Vergaderstructuur van hoge kwaliteitWaals-Brabant biedt een vredige plattelandssfeer

waar in alle rust vergaderd kan worden en dit op

enkele kilometers afstand van hoofdstad Brussel.

Comfort, professionaliteit en rust staan garant

voor productieve meetings.

Ontdek ook de beroemde plekken in de regio:

het slagveld van Waterloo (in 2015 wordt 200

jaar Slag bij Waterloo uitgebreid herdacht), de

abdij van Villers-la-Ville, de kastelen en de talrijke

golfterreinen (10 in een straal van 40 km). De

regio beschikt over meer dan 20 zakenhotels

met een totale capaciteit van meer dan 2.000

bedden en met een vergaderinfrastructuur van

hoge kwaliteit.

Culturele Hoofdstad van europa 2015Met zijn historische steden Mons (Bergen),

Tournai (Doornik) en Charleroi is Henegouwen

© O

PT-E

mm

anue

lMat

hez


gAstVrij wallonië

50 IDeeëN De Meetings & Incentives gids Wallonië-België

geeft een compleet en duidelijk overzicht van

Wallonië. Meer dan vijftig ideeën en locaties

voor meetings en incentives, in alle maten en

vormen. Van de meest exclusieve tot heel

eenvoudige maar elegante oplossingen.

Te downloaden op de site of aan te vragen

via het kantoor in Amsterdam.

e [email protected]

W www.meetinbelgium.be

INForMaTIeToerIsMe BelGIë Voor WalloNIë & Brussel

Prins Hendrikkade 186

1011 TD Amsterdam

T +31 (0)20-524 43 45

e [email protected]

W www.meetinbelgium.be

www.belgie-toerisme.nl

een culturele hotspot van België. Heel wat voor-

malige industriële gebouwen zijn omgetoverd tot

voortreffelijke vergaderfaciliteiten.

Mons (Bergen) is in 2015 Culturele Hoofdstad van

Europa, met als thema: ‘Mons, where technology

meets culture’. Er komt een grote Van Gogh expo-

sitie, de historische binnenstad onderging een

facelift en er wordt gewerkt aan een nieuw station

(architect Calatrava), een nieuw congrescentrum

(architect Libeskind) en een nieuw congreshotel.

Wereldwijde faamDe provincie Luik ligt juist onder Maastricht.

Beroemd zijn Spa en Chaudfontaine vanwege het

mineraalwater en de wellness faciliteiten. Kenners

weten dat ze in de stad Luik moeten zijn; trendy,

hip, bruisend én een groot congrescentrum.

Uniek is het wereldberoemde Spa-Francorchamps

Formule 1 circuit, waar spannende evenementen

vol adrenaline georganiseerd kunnen worden.

elegante stad aan de MaasDe elegante stad Namen is zowel de hoofdstad

van de gelijknamige provincie als van het Waalse

gewest. In het hart van Namen staat Namur Palais

des Congrès, de oude handelsbeurs in Renais-

sance-Lodewijk XIII stijl, die werd omgebouwd tot

een modern congrescentrum met een auditorium

met 110 zitplaatsen en een amfi theater met 312

zitplaatsen.

De regionale hoofdstad is gekend voor zijn mooie

citadel en goede restaurants. De rotsige rivier-

valleien en de talrijke kastelen en boerderijen,

citadellen, abdijen en Gallo-Romeinse ruïnes ›

© O

PT-JL

Flem

al

© ©

Dur

buy

Adv

entu

re J

.Cha

rlier

© O

PT-S

.Witt

enbo

l

© O

PT-J

.P.R

emy


gAstVrij wallonië

bieden een bijzonder podium voor sportieve

teambuilding activiteiten.

adrenaline in het hart van de ardennenLuxemburg, hartje Ardennen, is de grootste en

dunst bevolkte provincie van België. Eerst het

zakelijke programma op één van de kasteeltjes

en vervolgens uit de bol in de bossen. De inspiratie

volgt dan vanzelf.

De natuur, de heuvels en de bossen vormen

immers de perfecte achtergrond voor een avon-

tuurlijke dag met relaties of medewerkers. Diverse

in outdoor adventure gespecialiseerde organisa-

tiebureaus maken op duurzame wijze gebruik

NaMur : orIGINeelLa Classe (4*) is een prestigieuze gîte gele-

gen in Denée (Anhée), een lieflijk plekje

ten zuiden van de stad Namen. Zeer

geschikt voor seminars en teambuilding.

Werken en ontspannen met collega’s

in alle eenvoud… én met de luxe die je

zoekt voor een geslaagde incentive.

W www.laclasse.be

luIk : NIeuW Een onvergetelijke belevenis in

een oude, authentieke Engelse bus

“Mercedes Benz”, van 1996, die door

het Domaine des Hautes Fagnes is inge-

richt als volwaardige vergaderruimte.

W www.dhf.be

Waals-BraBaNT : karakTerIsTIekDe Franche Comté is een abdij-boerderij,

karakteristiek voor de provincie. Goed

voor seminars en bedrijfsevenementen.

W www.franchecomte.be

HeNeGouWeN : NIeuWDream Hotel : een 4 sterrenhotel uit de

topcategorie waar historisch erfgoed en

modern comfort hand in hand gaan.

W www.dream-mons.be

luxeMBourG : NIeuW Ardennes Cottages ligt in Houffalize,

een knus dorp in de Ardennen.

Werk en ontspanning kunnen perfect

worden gecombineerd in deze

bedrijfsgîte. Seminars op maat, volledig

zelf verzorgd of met complete service.

Er zijn 25 kamers en 2 vergaderzalen.

W www.ardennescottages.com

van de ongerepte, prachtige natuur. Een team-

building activiteit in het groen, klauterend door

boomtoppen of balancerend boven stromende

riviertjes.

Collega’s leren elkaar op een andere manier

kennen en ontdekken nieuwe talenten in zichzelf

en in de ander. Talenten die later weer praktisch

kunnen worden ingezet tijdens de dagelijkse werk-

zaamheden.

Belgische lekkernijenDe gastronomie maakt het plaatje compleet. Lekker

eten en drinken, daar weten ze in België raad

mee. Iedereen kent de vele beroemde Belgische

specialiteiten en die zijn natuurlijk onderdeel van

een incentive. Ardenner ham, Belgische chocolade,

de echte frieten, bruisend water en Belgisch bier.

Een vergadering en weekend teambuilding zijn pas

compleet met goede lunches en diners. <

tips

© Ja

nDH

ondt

© W

BT-E

ikeD

uboi

s

© c

bam

i dbc

reat

ion.

be5


meetingplanner

Niet ver van Bergen, in een mooie groene omgeving, bevindt zich het hotel Mercure Mons. Het hotel is bijzonder geschikt voor zaken en ontspanning. Gastvrijheid en welbevinden draagt het hotel hoog in het vaandel. Omgeven door een bos van 3 hectare biedt het hotel 53 comfortabel ingerichte, pas gerenoveerde kamers.

HoTel MerCure MoNsRue des Fusillés 12 -

7020 Mons (Nimy)

T +32 (0)65 72 36 85

F +32 (0)65 72 41 44

e [email protected]

W www.mercure.com

Zinnenprikkelende keuken

Hotel Mercure Mons

gezellige sfeer met uitstekende bar-

service. Laat u in het hotel Mercure

Mons verrassen. Ongetwijfeld

werkt de har telijke service en

goede accommodatie inspirerend.

De 5 vergaderzalen met daglicht

beschikken over alle noodzakelijke

faciliteiten zoals een f lipchart en

een beamer. In totaal kunnen 120

personen hier ontspannen en onge-

stoord vergaderen. Hotel Mercure

Mons geeft uw meetings en semi-

nars net dat extra tikkeltje meer. U

kunt zich tussendoor ontspannen

in het openluchtzwembad. Ook de

uitgestrekte omgeving biedt tal van

ontspanningsmogelijkheden voor

groot en klein, tijdens een zakenreis

of een weekendje uit.

Faciliteiten•Kamers:53

•Meetingrooms:5

•Meetingcapaciteit:120

•Ruimsportiefencultureelaanbod

Het restaurant Le Lumeçon nodigt

u uit zich culinair te laten verwen-

nen. De uitstekende Franse keuken

is voor iedereen zinnenprikkelend.

In de bar Le Car d’Or is het aan-

genaam vertoeven: een warme en

Wallonië een hARtelij ke ReGio Voor de Waalse bevolking

is gastvrijheid een tweede natuur. Wallonië is dan ook goed in het faciliteren en ondersteunen van meetings en incentives. Hier volgt een overzicht van een aantal voorname locaties en dienstverleners.

gAstVrij wallonië

•Hotel Mercure Mons•Provincie Luik•Hotel Spa-Balmoral•Hotel-Resort Val d’Arimont•Hotel de la Source

•Le Château des Thermes•Het circuit van

Spa-Francorchamps•Dinant Evasion•Het Domein van de

Grotten van Han-sur-Lesse

•Azur en Ardenne•Ardenne Meetings

& Incentives

© O

PT-S

.Witt

enbo

l


gAstVrij wallonië

CoNVeNTIoN BureauCandice Michot

T +32 (0)4 237 95 85

e [email protected]

luikBusiness: de stadAls stad van kunst en cultuur, vindt u in Luik de koninklijke opera van

Wallonië die weer in oorspronkelijke luister is hersteld en het koninklijk

Filharmonisch orkest van luik, dat wereldwijd bekend is om zijn

talent en repertoire!

Regelmatig vinden in deze levendige stad grote tentoonstellingen plaats.

Uiteraard vindt u in het bruisende Luik tal van gezellige cafés, brasseries en

uitstekende restaurants!

Kwalitatief hoogstaande hotelvoorzieningenLuik beschikt over talrijke mooie hotels met meer dan 1.100 hotelkamers,

allemaal in de categorieën 3 en 4 sterren. Er is zelfs een 5-sterrenhotel

midden in het centrum: het Crowne Plaza.

Het CongrespaleisDit complex is onlangs gerenoveerd en staat in een prachtige omgeving.

U vindt hier meer dan twintig flexibel aanpasbare zalen en een auditorium

dat plaats biedt aan meer dan 1.000 mensen. Vanuit de twee grote hallen

hebt u een panoramisch uitzicht op de Maas.

Liège ExpoBeurzen, tentoonstellingen, concerten, sportevenementen of volksfeesten:

alle soorten evenementen worden hier georganiseerd. Dankzij de zes over-

dekte tentoonstellingsruimtes en een buitenplein van 4.000 m² kunnen hier

alle denkbare evenementen plaatsvinden.

spaBusiness: de natuurSpa vormt de toegangspoort naar de Hoge Venen en is daarom bekend om

haar thermen. Al in de 18e eeuw was Spa op wellnessgebied de bakermat

van Europa. In het “Café de l’Europe” vindt u het oudste casino ter wereld.

In deze streek vindt u ook het beroemde racecircuit van spa-

Francorchamps - het mooiste circuit ter wereld. Hier wordt de Grand

Prix van België van de Formule 1 gereden en andere grote wedstrijden zoals

de 24 uur van Francorchamps. Maar het circuit heeft meer te bieden: in de

zalen van dit legendarische circuit worden ook seminars en evenementen

georganiseerd.

Spa is een dynamische stad met diverse commerciële activiteiten. Deze

prachtige bestemming is heel geschikt voor allerlei activiteiten in de natuur.

Er is een uitgebreid netwerk van wandelen fietspaden en ook voor cul-

turele en sportieve uitstapjes kunt u in Spa terecht. In Spa vindt u diverse

hotels van goede kwaliteit. Zo zijn er in Spa en omgeving 41 hotels en 885

kamers en een heerlijke keuken. In Spa is alles erop ingesteld om van uw

evenement een groot succes te maken!

Op 20 minuten van Maastricht, een uur van Aken en Brussel ligt de provincie Luik, midden in de strategische driehoek Londen-Parijs-Berlijn. Luik profiteert dan ook van een zeer gunstige geografische ligging met een unieke openheid naar Europa! De provincie Luik beschikt over een zeer goed verbin-dingsnetwerk (via het spoor, de weg, het water en de lucht). Het TGV-station van Luik, ontworpen door de architect Santiago Calatrava, is een futuristisch ontwerp.

een centrale ligging dicht bij huis

Provincie Luik


gAstVrij wallonië

Het hotel ligt langs de bossen

van Spa op slechts tien minuutjes

rijden van het Circuit van Spa-

Francorchamps, twee minuten van

het centrum van Spa en van de

thermen. De ideale locatie voor

corporate events en teambuil-

dings. Het hotel telt 126 kamers

met balkon, waaronder 3 suites

van 80 m² en 16 vergaderruimten

(10 tot 300 personen). Van deze

16 meeting rooms zijn er 13 met

natuurlijk daglicht, op een verdie-

ping die exclusief voorzien is voor

meetings. Verder zijn er 7 verga-

derruimtes met toegang tot de

tuin en 1 ruimte met zicht op de

vallei en toegang tot het dakterras.

Hotel Spa-Balmoral laat je toe om het hectische leven even achter je te laten en een poosje te ontstressen. Je vindt er de inspiratie en de kracht om nieuwe uitda-gingen aan te gaan.

Hotel spa-Balmoral

HoTel sPa-BalMoralRoute de Balmoral 33 - 4900 Spa

T +32 (0)87 793250

F +32 (0)87 774174

e [email protected]

W www.hotelspabalmoral.be

Faciliteiten •Wellnesscentrum met zwembad

•Dakterras met uitzicht over de vallei

•Kamers: 126

•Meeting rooms: 16

•Meetingcapaciteit: 300


HoTel-resorT Val D’arIMoNT Chemin du Val 30 -

4960 Malmedy

T +32 (0)80 33 07 61

F +32 (0)80 33 07 61

e [email protected]

W www.val-arimont.be

Gelegen in het hart van de Belgische Ardennen, kijkt dit nieuwe viersterrenhotel uit over de beroemde La Source bocht van het Spa-Francorchamps circuit. Door de buitengewone locatie tussen natuur en motorsportlegendes in, is het een must voor meetings en evenementen.

Val d’Arimont ligt vlakbij het centrum van Malmedy, aan de voet van het natuurdomein de Hoge Venen. Met vijf volledig uitgeruste vergaderzalen die tot 120 man aankunnen, is het perfect geschikt voor al je business-vereisten.

Originele teambuildingactiviteiten

op het circuit en in de mooie omge-

ving zijn eveneens mogelijk.

Faciliteiten•Naasthetcircuitvan

Spa-Francorchamps

•Kamers:90

•Meetingrooms:8

•Meetingcapaciteit:400

Hotel, restaurant, chalets en natuur

zorgen voor een ideale setting voor

trainingen, teambuildingsessies,

seminars en meetings. Het meeting-

dorp kan tot 144 mensen ontvangen

in zijn chalets en hotelkamers.

Gasten krijgen toegang tot alle facili-

teiten: de zwembaden, de tennis- en

squashterreinen, tafeltennis, mini-

Volledig meetingdorp in natuurdomein

Hotel-resort Val d’arimont

Sportief uitzicht

Hotel de la source

HoTel De la sourCe Route du Circuit 22 - 4970 Francorchamps

T +32 (0)87 79 58 00

F +32 (0)87 79 58 02

e [email protected]

W www.hotel-de-la-source.com

De meetingruimte heeft een mooi

terras met een prachtig uitzicht over

het parcours. De acht vergaderzalen

kunnen tot 400 gasten huizen en de

90 luxueuze kamers en suites, de

uitgebreide parkeermogelijkheden,

de gratis wellnessruimte, het design

restaurant Legends en de trendy bar

zullen van je evenement een gewel-

dig succes maken.

golf, petanque, bowling, tafelvoetbal,

het Turkse stoombad, de jacuzzi en

het à la carte restaurant.

Faciliteiten•Chalets: 36

•Hotelkamers: 20

•Meeting rooms: 5

•Meetingcapaciteit: 120

•Eetcapaciteit dinerstijl: 120

gAstVrij wallonië


gAstVrij wallonië

le CHÂTeau Des THerMes Rue Hauster 9 -

4050 Chaudfontaine

T +32 (0)4 367 80 67

e [email protected]

W www.chateaudesthermes.be

Alle meeting rooms zijn aanpas-

baar en worden ver licht door

natuurlijk daglicht. Elke zaal heeft

Waarom zou je een congres, seminar of beurs organiseren op het circuit van Spa-Francorchamps? Om de unieke sfeer van dit Formule 1 parcours te ontdekken natuurlijk!

Château des Thermes is een buitengewone locatie in een rust-gevende omgeving en combineert welzijn met gastronomisch genot. Geniet van de voordelen van de warmwaterbronnen te midden van een prachtige decor, gericht op harmonie en ontspanning.

de beroemde Raidillon bocht scheu-

ren naast een professionele piloot.

Laat hen de bedrijvigheid in de back-

stageruimtes ontdekken met een

meertalige gids. Laat de mythische

atmosfeer van Spa-Francorchamps

jou en je team inspireren!

Faciliteiten•Meerderezalen

•Dinercapaciteit:450

•Receptiecapaciteit:600

•Incentivesophetcircuit

een buitenterras en airconditi-

oning. Alle kamers hebben een

scherm, fl ip-charts, wifi -verbinding

en telefoonaansluiting. Dit nieuwe

viersterrenhotel biedt plaats aan

47 warme, comfortabele kamers

en suites.

Faciliteiten•Kamers: 47

•Meeting rooms: 4

•Meetingcapaciteit: 12 tot 120

•Uitstekend wellnesscentrum

Welzijn & Gastronomie

le Château des Thermes

Mytische atmosfeer

Het circuit van spa-Francorchamps

sPa-FraNCorCHaMPs BusINess CIrCuIT exPerIeNCe Route du Circuit 55 - 4970 Stavelot

T +32 (0)477 13 30 96

F +32 (0)87 27 05 81

e [email protected]

W www.spa-francorchamps.be

Je kunt hier de mooiste en natuur-

lijkste regio van België ontdekken,

maar je kan je gasten ook een gevoel

van adrenaline schenken als ze door


DINaNT eVasIoNPlace Baudouin 1er, n°2 -

5500 Dinant

T +32 (0)82 22 43 97

F +32 (0)82 22 64 64

e [email protected]

W www.dinant-event.be

Dertig gevarieerde activiteiten voor

elk sportief niveau en elke leeftijd,

uitstekend geschikt om een geper-

sonaliseerd progamma te creëren

dat voldoet aan uw wensen en uw

budget. Drie generaties ervaring

tot uw dienst, een familiebedrijf

geholpen door 120 medewerkers

organiseer t uw programma à la

carte: teambuilding, incentive, semi-

nar, personeelsfeest,…

Aan u de keus•Sportieveactiviteiten:afvaartvan

de Lesse per kajak, touwbruggen-

parcours, klimmen en abseilen, via

ferrata, death ride, speleologie,

railbiken,…

•Ontspannenactiviteiten:rond-

vaar ten, ontdek de Tuinen van

Annevoie, bezoek de Citadel van

In de Belgische Ardennen, in het hart van het dal van de Lesse en de Maas, ont-vangt een dynamisch team u in het midden van een goed bewaarde, wilde natuur om u een onvergetelijke dag te bezorgen.

Dertig gevarieerde activiteitenDinant Evasion

hart van een uitgestrekt bosgebied,

een eiland in de Maas, een inspire-

rende zaal of een feesttent,…

•Ontdekoponzesite,eenaantal

concrete ideeën voor uw evene-

ment, zoals een family day in ons

avonturenpark, een toeristische

rally, of een VIP avond over de Maas

aan boord van onze salonboot.

Dinant of het kasteel van Freÿr,…

•Uniekeprogramma’s: culinaire

wandeling, afvaart van de Lesse

in de vorm van een inter-team

challenge, seminar aan boord van

een boot,…

•Ongebruikelijkeplekkenomsamen

te komen of te eten: een prestigi-

euze boot, een amfitheater in het

gAstVrij wallonië


Al meer dan twee eeuwen komen toeristen van over de hele wereld zich vergapen aan de grotten van Han-sur-Lesse. Je kan op het domein echter ook evenementen organiseren.

•Wellnessruimte met binnen-

zwembad, sauna, jacuzzi,

hammam, solarium

•14 vakantiewoningen die

ingericht zijn voor 8 personen -

privé-terras

•Seminarcentrum met 3 volledig

ingerichte moduleerbare

zalen

De wapenzaal in de grotten, meer

dan honderd meter onder het aard-

oppervlak, kan een heel originele

touch aan je conferenties, banket-

ten of cocktailfeestjes geven. In de

Tivoli, de vroegere tramterminus in

het midden van het natuurreservaat,

kan je een rustiek buffet of vergade-

ring organiseren.

Een nacht met de beren

Het Domein van de Grotten van Han-sur-lesse

Azur en Ardenne

HeT DoMeIN VaN De GroTTeN VaN HaND-sur-lesseRue J. Lamotte 2 -

5580 Han-Sur-Lesse

T +32 (0)84 37 72 13

F +32 (0)84 37 77 12

e [email protected]

W www.grotte-de-han.be

azur eN arDeNNe Rue de la Jastrée 31 -

6940 Barvaux-sur-Ourthe

T +32 (0) 86 21 94 00

F +32 (0) 86 43 45 14

e [email protected]

W www.azurenardenne.be

•54 elegante kamers met een

hedendaagse inrichting

•Restaurant met een prachtig

panoramisch uitzicht en een

verfijnde internationale keuken

•Bar lounge – uitzonderlijk

buitenterras op het zuiden

gericht

•Seminars tot 240 personen

Het domein van de Grotten van

Han-sur-Lesse biedt je een ruime

keuze aan incentive-activiteiten: een

nacht met de beren in de jagershut,

survivalervaringen, een touwen-

parcours, een initiatie speleologie

en een gepersonaliseerde gidstocht

door deze beroemde ondergrondse

wereld.

Faciliteiten•Meerdere originele

evenementenhallen

•Events mogelijk in

de grotten zelf

•Capaciteit: 10 tot 3.000

•Ruime keuze aan

incentives

•Banketzaal voor huwelijksfeesten,

cocktails, tentoonstellingen, enz.

•Activiteiten- en ontspannings-

aanbod zowel voor volwassenen

als voor kinderen

•Dichtbij het stadscentrum en

verschillende winkels – Ruime

parking

gAstVrij wallonië

Vakantiedomein en seminars

Meet in green :U wordt gevraagd een symposium, vergadering, personeelsopleiding… te organiseren. In onze regio vindt u een grote diversiteit van locaties en accommodaties die hiervoor geschikt zijn. Van zakengite, charmant hotel, vergadercentrum tot kasteel… allemaal hebben ze een ding gemeen : een groene en rustige omgeving die inspirerend werkt.

teaM in green :Op zoek naar originele, innovatieve ideeën om de teamspirit te versterken… Onze regio is één levensgrote tuin, een enorme inspiratiebron met ontelbare mogelijkheden voor sport, fun en onvergetelijke activiteiten… Wat dacht u van het mennen van een Ardens trekpaard, het besturen van een authentieke Minerva jeep of astronaut zijn voor één dag …

events in green :Gala avond, personeelsfeest,… onze omgebouwde boerderijen en kastelen zorgen voor een passend magisch en luxueus kader. Wat betreft beurzen, salons en mega-events, hiervoor beschikken wij over aangepaste infrastructuur, ruime parkings, gemakkelijk bereikbaar bij één van onze twee eventcomplexen dichtbij een stad, in een groene omgeving.

Belgisch Luxemburg heeft vele troeven. Maar de meest doorslaggevende is zonder twijfel de buitengewone natuur die uw bedrijfsevent een toegevoegde waarde bezorgt !

Vakkundig advies nodig ? Ons Convention Bureau helpt u gratis [email protected] - +32(0)84/220.940Bekijk heel ons aanbod op

Belgische ardennen, Meetings & events in green !

leuke hotelsterug naar de bron gezelligheid gastronomie natuur

www.ardenne-meetings.be

©CBAMI/db creation.be

QM voorjaar 2014

Documents

Transcript of QM voorjaar 2014