Projectplan - In voor zorg · Pantein handhaaft de huidige manier van aanleveren naar het CAK. Dit...

Projectplan

Zorg? Zo geregeld!; Een experiment in het kader van regelarme

zorginstellingen

2/37

Versiebeheer

Versie Datum Omschrijving Opmerking

0.1 14-05-‘12 concept Voorgelegd aan stuurgroep

0.2 30-05-‘12 Herzien

0.3 30-10-‘12 Herzien Besproken met Zorgkantoor en CIZ

1.0 07-11-‘12 Concept Na definitieve brief met vrijwaringen

1.1 05-12-‘12 Herzien Na overleg externe Zorgkantoor

Distributie

Naam Rol v0.1 v0.2 v0.3 V1.0 V1.1

E. Valstar Opdrachtgever

(pantein)

X X X X

A van de

Rijdt

Lid stuurgroep

(pantein)

X X

J.Joppe Bestuurslid (Pantein) X X

A Crama Programma-

manager

X X

P. Roelfsema Projectbegeleider

VWS

X X

M. Gosens Projectleider

Regelarme zorg VWS

X X

R. Bosman Projectleider CIZ X

A.van de Loo Implementatie-

begeleider CIZ

X

M. van der

Sluis

Contactpersoon

Zorgkantoor

X X X

A.Dirkx Zorginkoper

Zorgkantoor

X X X

W. van Asten Accountant Deloitte X X

Akkoord voor deze versie 1.1 (27 December 2012)

Naam Rol Datum Paraaf

Directeur Thuiszorg

Pantein

E. Valstar Projectdirecteur

Stuurgroep A. van de

Rijdt

Lid stuurgroep

Noordelijke

maasvallei

Programmamanager A. Crama Programma-

manager

3/37

INHOUD

INLEIDING ................................................................................................ 4

1. PROJECTDEFINITIE ............................................................................. 6

1.1. AANLEIDING ........................................................................................6 1.2. PROJECTDOELSTELLINGEN ........................................................................6 1.3 BUSINESS CASE ...................................................................................7 1.4 PROJECTRESULTATEN .............................................................................9 1.5 SCOPE ............................................................................................ 11 1.6 RANDVOORWAARDEN ........................................................................... 15

2. PROJECTAANPAK ............................................................................... 18

2.1. HOOFDLIJNEN AANPAK .......................................................................... 18 2.2. FASERING EN BESLUITMOMENTEN ............................................................. 18 2.3. PROJECTORGANISATIE .......................................................................... 21 2.4. PROJECTPLANNING .............................................................................. 23

3. PROJECTBEHEERSING ....................................................................... 29

3.1 BEHEERSING VAN HET BESTAANSRECHT ...................................................... 29 3.2 BEHEERSING VAN DE SCOPE ................................................................... 29 3.3 BEHEERSING VAN TIJD EN GELD .............................................................. 29 3.4 BEHEERSING VAN KWALITEIT .................................................................. 30 3.5 BEHEERSING VAN DE PROJECTRISICO’S ...................................................... 30

BIJLAGEN ................................................................................................ 32

4/37

INLEIDING

Dit document is het plan van aanpak voor het project ‘Zorg? Zo geregeld!;

een experiment in het kader van regelarme zorginstellingen’. Dit project

betreft een experiment in samenwerking met het Ministerie van

Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) om de regeldruk in de langdurige

zorg te verminderen.

Op 6 juli 2011 heeft de staatssecretaris van VWS, mw. Drs. M.L.L.E.

Veldhuijzen van Zanten- Hylner, een oproep geplaatst om regels te melden

die leiden tot onnodige bureaucratie in de langdurige zorg. Dit resulteerde

in 700 meldingen van 230 zorginstellingen. Naast de melding was er de

mogelijkheid om een experiment aan te vragen waarmee zorgorganisaties

werden uitgedaagd regels (deels) af te schaffen. 120 experimenten zijn

aangevraagd. Op 23 december 2011 ontving Pantein een brief met de

formele bevestiging van deelname, evenals 27 andere zorginstellingen.

Het initiële plan van Pantein was om het indicatiebesluit van het CIZ voor

AWBZ-zorg te vervangen door een zorg(leef)plan en zorgarrangement dat

met de klant wordt opgesteld door een wijkverpleegkundige. Dit voorstel

heeft echter diverse effecten, waaronder de methode van registratie en

financiering middels AZR en de AW319 standaard. Daarnaast kwam

hiermee de aanspraak op aanpalende voorzieningen in het geding. Na

overleg met het Zorgkantoor, het Ministerie van VWS en het CIZ is

uiteindelijk dit document tot stand gekomen.

In het project worden de 6 fases van projectmanagement gehanteerd. De

eerste fase, de initiatieffase, is afgerond en heeft geresulteerd in deelname

aan het project. Dit document is het resultaat van de definitiefase. Leeswijzer Dit plan van aanpak heeft gedurende de definitiefase diverse vormen gekend. In het proces is afstemming met de stakeholders gezocht en dit heeft gezorgd voor een verfijning en verandering van de inhoud van het project. Dit document is het definitieve plan van aanpak en is gebaseerd op de brief met vrijwaringen zoals afgegeven door de Staatssecretaris van VWS d.d. 7 november 2012. Het eerste hoofdstuk ‘Projectdefinitie’ geeft de essenties en definitie van het project weer. Vanuit een beschrijving van de aanleiding en na te streven doelstellingen volgt een overzicht van de op te leveren projectresultaten en het kader waarbinnen deze moeten worden opgeleverd. Hiermee vormt dit hoofdstuk de basis voor de volgende hoofdstukken. In hoofdstuk twee ‘Projectaanpak’ treft u een beschrijving van de aanpak van dit project aan. Daarna volgt een voorstel voor de fasering. Daarin staan de hoofdactiviteiten toegelicht, inclusief een overzicht van de op te leveren hoofdproducten. Tot slot presenteren wij u een aantal planningen

5/37

waarin de oplevering van de hoofdproducten, de beslismomenten, het communicatieplan en de financiële consequenties. Hoofdstuk drie ‘Projectbeheersing’ ten slotte, gaat in op de opzet en invulling van de beheersing van het project. Referentiedocumenten Dit plan van aanpak is gebaseerd op de volgende documenten: Het rapport ‘Meer tijd voor de zorg; aanpak bureaucratie langdurige

zorg’ (2011) is het plan van aanpak van staatssecretaris Veldhuijzen van Zanten om de administratieve lasten in de langdurige zorg breed aan te pakken.

De aanmelding en het plan van aanpak dat Thuiszorg Pantein heeft opgesteld en waarmee deelname aan het experiment is verworven.

De brief met vrijwaringen d.d. 7 november ’12. Samen één ambitie 2013 – 2017. De collectieve ambitie van Pantein.

6/37

1. PROJECTDEFINITIE

1.1. Aanleiding

Pantein wil excellente zorg dichtbij bieden en streeft daarbij naar een 9+

als beoordeling van haar klanten en een 8+ van medewerkers. De

verwachting is dat een efficiënt zorgproces en meer verantwoordelijkheid

van de wijkverpleegkundige daaraan bij zal dragen. Door administratieve

taken weg te nemen, kunnen verpleegkundigen meer tijd besteden aan de

zorg. Het voordeel voor de klant is dat eenvoudig zorg kan worden ingezet,

waarbij de behoefte is vastgesteld door een professional achter de voordeur

van de klant. In de aanvraag van het experiment diende naar een specifieke wet of regel verwezen te worden. Het experiment dat Pantein gaat uitvoeren heeft betrekking op het AWBZ-artikel 9b lid 1, wat als volgt is omschreven:

“Aanspraak op zorg, aangewezen ingevolge artikel 9a, eerste lid, bestaat

slechts indien en gedurende de periode waarvoor het bevoegde

indicatieorgaan op een door de verzekerde ingediende aanvraag heeft

besloten dat deze naar aard, inhoud en omvang op die zorg is aangewezen.

De verzekerde vermeldt bij de aanvraag zijn burgerservicenummer of, bij

het ontbreken daarvan, zijn sociaal-fiscaalnummer.”

Deze wet geeft aan dat Pantein voor alle vormen van AWBZ-zorg een geldig

CIZ-indicatiebesluit dient te hebben ten behoeve van de financiering van de

zorg. Dit leidt tot reeks aan administratieve handelingen zoals:

- Het invullen van de Aanmeldfunctionaliteit van het CIZ;

- De controle op de toegewezen indicatie door de zorgorganisatie;

- Het aanvragen van een herindicatie bij een veranderende zorgvraag;

- Het controleren van de geleverde zorg ten opzichte van de indicatie.

In bijlage 1 is weergegeven welke administratieve activiteiten het betreft.

1.2. Projectdoelstellingen

De doelstelling is vanuit twee perspectieven geformuleerd. Het eerste doel

is opgesteld t.a.v. de deelname aan het project Regelarme zorginstellingen

van het Ministerie van VWS en is als volgt:

Het aantonen dat AWBZ-artikel 9b lid 1 niet leidt tot kwalitatief betere en

doelmatige zorg.

Het inhoudelijke doel van het project is als volgt geformuleerd:

Het doel is het efficiënter en effectiever maken van het zorgproces door

indicatiegerelateerde activiteiten te reduceren en de verantwoordelijkheid

terug te leggen bij de zorgcoördinatoren.

7/37

Ter specificatie van bovenstaande doelstelling worden twee zinsneden

toegelicht.

1. Pantein heeft de functie van zorgcoördinatoren. Dit zijn

wijkverpleegkundigen met specifieke competenties om de inhoud

van zorg bij de klant met een wijkteam te coördineren. Zij worden

door managers geselecteerd en vervolgens worden zij intern

opgeleid t.b.v. ontwikkeling in kennis, kunde en competentie. In dit

document zal ‘zorgcoördinator’ gebruikt worden, wat synoniem is

voor de landelijk gebruikte term van ‘wijkverpleegkundige’.

2. Onder verantwoordelijkheid nemen als competentie wordt verstaan:

‘Het zorgen voor erkenning van de verantwoordelijkheid en het

hanteren van de bijbehorende bevoegdheden en middelen.

Aanspreekbaar zijn op het eigen handelen, het handelen van

anderen onder jouw verantwoordelijkheid én op het resultaat.’

Met het experiment wil Pantein met minimale tussenkomst van het CIZ de

indicaties stellen voor AWBZ-zorgvragen. Hiermee worden administratieve

handelingen in de huidige werkwijze gereduceerd of gestopt.

Aanvullend op het voorgaande participeert Pantein in een pilot waarbij het

CAK gebruik gaat maken van de AW319 voor de aanlevering van de uren.

Deze pilot wordt uitgewerkt door het Ministerie van VWS en het CAK. Dit

traject bevat nog enkele ‘uitdagingen’ betreffende de periode van

aanlevering (van 4 weken naar maandelijks) en het meenemen van

creditregels. Pantein handhaaft de huidige manier van aanleveren naar het

CAK. Dit traject wordt niet verder uitgewerkt in dit document.

1.3 Business Case

De rechtvaardiging van dit project wordt vanuit een drietal perspectieven

geanalyseerd en weergegeven.

1.3.1 Kwalitatieve en inhoudelijke rechtvaardiging

Er zijn vijf motieven voor deelname aan het experiment en uitvoering van

het project vanuit de collectieve ambitie van Pantein.

- Het project vereenvoudigt het administratieve en logistieke proces van

zorg en is beter toegankelijk voor de klant. Het project experimenteert

om de balans tussen administratieve handelingen ten behoeve van

verantwoording en zorg terug te brengen.

- Het project draagt bij aan de motivatie en inspiratie van medewerkers

doordat zij meer eigen regie krijgen.

- Het project draagt bij aan de realisatie van vakmanschap van de

medewerkers. De rol van de wijkverpleegkundige als spil en coördinator

wordt terug gegeven. Dit sluit ook aan bij het landelijke en regionale

beleid.

- Het project ondersteunt de gedachte van mensgerichtheid. Middels het

experiment worden medewerkers gestimuleerd om de vraag en de

behoefte van de klant te herkennen en hierop te anticiperen.

8/37

- Het beleid van de overheid is er op gericht om mensen zo lang mogelijk

thuis te laten wonen. Dit vraagt om een andere organisatie en inzet van

zorg bij mensen thuis. Dit project stimuleert een positief kritische

houding van wijkverpleegkundigen.

1.3.2 Rechtvaardiging vanuit deelname en het proces

Naast de collectieve ambitie geeft deelname aan het experiment op zichzelf

een rechtvaardiging. Het betreft:

- Innovatie; Deelname aan het experiment bevestigt het innovatieve

karakter van Pantein. Pantein heeft het lef en de durf om te innoveren.

- Externe stakeholders; Deelname aan het experiment geeft kansen om in

contact te komen met (nieuwe) stakeholders in wonen, welzijn en zorg.

- Voorbereiden op de toekomst; Deelname aan het experiment geeft

aanvullende inzichten en visie, waarmee de organisatie zich kan

voorbereiden op ontwikkelingen in de zorg.

1.3.3 Financiële rechtvaardiging

Het experiment betreft de AWBZ- gefinancierde zorg. Op basis van

gegevens in het jaar 2011 is vastgesteld dat ongeveer 2.000 nieuwe

klanten per jaar zich melden bij Pantein voor zorg thuis, zie hiervoor ook

paragraaf 1.4.

De inventarisatie van de

belasting in minuten

voor nieuwe klanten en

bij herindicaties in het

zorgproces is

weergegeven in tabel 1.

De cijfers van de huidige

situatie zijn gebaseerd

op praktijkervaring van meerdere functionarissen. Het huidige proces is

weergegeven in bijlage 1a. Hierin zijn de activiteiten die gebonden zijn aan

nieuwe indicaties en herindicaties i.v.m. uitbreidingen van zorg

ondergebracht bij verschillende functionarissen, zowel uitvoerend als

administratief. Het document geeft een integrale berekening. Het

experiment heeft immers als doel de regie en verantwoordelijkheid zoveel

mogelijk bij de wijkverpleegkundige terug te leggen. Dit kan een

verschuiving in activiteiten veroorzaken. De investering die het CIZ heeft in

de genoemde stappen in de bijlage is niet bekend en dus niet meegenomen

in de berekening.

Bijlage 1B geeft weer welke activiteiten gehandhaafd blijven en welke met

het experiment komen te vervallen. Op basis daarvan is een inschatting

gemaakt van de verwachte tijdsduur in het experiment.

Het verschil voor de zorgorganisatie is weergegeven in tabel 2. Hierbij is

uitgegaan van een experimentgroep van 500 klanten, zie paragraaf 1.4.

Voor Thuiszorg Pantein zou het rendement dus 250 uur aan administratief

Tabel 1 administratieve tijdsindicatie

Nu Experiment

Nieuwe klant 2 uur 1,5 uur

Herindicatie i.v.m.

uitbreiding van zorg

1,5 uur 0 uur

9/37

en uitvoerend personeel zijn op jaarbasis voor het in zorg nemen van

nieuwe klanten.

Daarnaast is het verschil

doorgerekend voor

herindicaties, zoals zichtbaar

in tabel 3. Jaarlijks worden

door Thuiszorg Pantein

ongeveer 1000 herindicaties

aangevraagd. Voor de scope

van het experiment zijn we uitgegaan dat we spreken over ongeveer 250

herindicaties. Uit de berekening in tabel 3 blijkt dat dit een verschil van 375

uur geeft. In totaal zal het rendement 625 uur administratieve tijd

opleveren.

Naast dit rendement staat de

investering die nodig is voor

de realisatie van dit

experiment. Deze investering

is uitgewerkt in de

randvoorwaarden in

paragraaf 1.6. De investering

betreft onder andere het de

projectgroep van in totaal

2600 uur. Ongeacht het gegeven van verschil in uurloon, is er dus geen

financieel voordeel te halen uit dit experiment.

1.3.4 Conclusie

Er is geen financiële rechtvaardiging voor de duur van het experiment. Met de projectdirecteur is daarom besproken wat het bestaansrecht is. Gezien de ambities van Pantein (zie paragraaf 1.3.1) en de nevenkansen (zie paragraaf 1.3.2) die het experiment met zich mee brengt, is besloten het experiment door te zetten.

1.4 Projectresultaten

De projectresultaten zijn opgesteld op basis van de doelstelling.

Onderstaande tabel geeft de bijbehorende prestatie-indicatoren weer.

Element Prestatie-indicatoren (PI) Operationeel doel Meten door

1. Doelmatigheid van zorg (effectiviteit)

1.0 Doelmatigheid zorg

5% doelmatiger werken

ten opzichte van dezelfde tijdsperiode in 2012.

Het totaal aantal uren per product per maand X

het tarief / het aantal klanten.

Tabel 2 Tijdinvestering per jaar voor nieuwe klanten

Berekening Aantal

uur

Huidig 500 klanten x 2 uur 1.000 uur

Experiment 500 klanten x 1,5

uur

750 uur

Verschil 250 uur

Tabel 3: Tijdinvestering per jaar voor herindicaties

Situatie Berekening Aantal

uur

Huidig 250 herindicaties x

1,5 uur

375 uur

Experiment 250 herindicaties x

0 uur

0 uur

Verschil 375 uur

10/37

2.

indicatiegerelateerde activiteiten te reduceren1

(efficiëntie)

2.1

Tijdsbesteding administratieve activiteiten in het zorgproces bij nieuwe klanten in zorg

Van 2 uur naar 1,5 uur Tijdsregistratie

2.2

Tijdsbesteding

administratieve activiteiten in het zorgproces bij wijziging zorgvragen

van 1,5 uur naar 0 uur Tijdsregistratie

3.

verantwoordelijkheid terugleggen bij de zorgcoördinatoren (kwaliteit)

3.1 Zorgcoördinator stelt de indicatie volgens nieuwe methode

Uit het systeem van het CIZ kan herleid worden wie indicaties heeft

aangevraagd

3.2

Training in kennis,

kunde en competenties

Eind 2012 heeft 95% van de zorgcoördinatoren het trainingsprogramma gevolgd

Registratielijsten bij de trainingen

3.3 De ervaren verantwoordelijkheid van de zorgcoördinator

Middels 0-meting en procesmeting bij 8 zorgcoördinatoren door

management.

Beoordeling van

gedragsnormen passende bij de competentie ‘verantwoordelijkheid nemen’

3.4 Onafhankelijke indicering door het CIZ

Bij maximaal 1% van de klanten in het project

heeft van het CIZ een onafhankelijk indicatiebesluit vastgesteld, waarbij het CIZ de klant gelijk heeft gegeven

Navraag bij zorgcoördinatoren

Toelichting op element 1:

Maandelijks wordt een doelmatigheidsberekening gemaakt van de

experimenterende en de reguliere klanten. Deze resultaten wijzen uit of de

doelstelling wordt behaald.


Bij 25% van het aantal klanten (ofwel totaal 100 klanten) die vallen onder

het experiment wordt de duur van de administratieve activiteiten

bijgehouden. Dit betekent dat, uitgaande van 25 zorgcoördinatoren in het

experiment, elke zorgcoördinator bij 5 klanten tijd schrijft. Om de

vorderingen tijdens het experiment te volgen, schrijft elke zorgcoördinator

bij 1 klant per kwartaal tijd. In het laatste kwartaal wordt dat 1 extra klant,

ervan uitgaande dat dan het meeste rendement zichtbaar wordt gezien de

ontwikkelde ervaring van medewerkers met de nieuwe werkwijze.

In bijlage 1 is terug te vinden op basis van welke activiteiten de 0-meting

van prestatie-indicator 1 en 2 hebben plaatsgevonden. De vastgestelde

tijden zijn bepaald door professionals die deze activiteiten in hun

takenpakket hebben en uitvoeren.

1 Deze prestatie-indicator kan in gedurende het experiment beïnvloed worden door Het nieuwe klantlogistieke proces.

11/37


Maandelijks wordt een overzicht gegenereerd waaruit wordt opgemaakt dat

de zorgcoördinator de AF heeft ingevuld.

Voor het uitwerken van de prestatie-indicator ‘ervaren verantwoordelijkheid

van de zorgcoördinator’ is de competentie ‘verantwoordelijkheid nemen’

uitgewerkt in gedragstermen. De vastgestelde gedragstermen zijn:

a. Blijft aanspreekbaar op eigen en andermans handelen en gedrag

onder de genomen verantwoordelijkheid en op het resultaat;

b. Neemt initiatief om onder eigen verantwoordelijkheid ontstane

problemen op te lossen;

c. Neemt verantwoorde, gecalculeerde risico's;

d. Gaat goed om met verschillende soorten gedrag van mensen en

kan hier op inspelen.

In het experiment nemen 4 managers deel. Zij zullen elk de nul- en

procesmeting uitvoeren bij 2 zorgcoördinatoren middels een a-selecte

steekproeftrekking.

De laatste indicator geeft aan hoe vaak het CIZ nodig was voor advies en

ondersteuning bij de indicering AWBZ-zorg. Incidenteel geeft het

afstemmen van zorg tussen klant en professional problemen. Ter illustratie

kan hierbij de wens van klanten voor hulp bij maaltijden worden genoemd,

wat onderdeel is van de WMO.

1.5 Scope

1.5.1 Geografisch In onderstaand figuur is het werkgebied van Pantein weergegeven. Het experiment vindt plaats in de regio Noord-Oost Brabant van Pantein, gelijk aan de regio van Zorgkantoor Coöperatie VGZ. Omdat een experiment een tijdelijk karakter heeft, is gekozen om het experiment te beperken tot de volgende gemeenten: - Gemeente Veghel; - Gemeente Bernheze; - Gemeente Maasdonk; - Gemeente Grave; - Gemeente Landerd; - Gemeente Cuijk. De gemeenten zijn in het figuur hiernaast blauw gearceerd. De selectie heeft plaats gevonden op basis van de volgende criteria: 1. Heldere geografische grenzen; voor (externe) stakeholders in het

experiment is deze heldere geografische scope belangrijk. 2. Een aantal van 500 klanten in het experiment; het aantal van 500 is

statistisch voldoende representatief om de bevindingen van het experiment te generaliseren voor het volledige werkgebied van Pantein.

12/37

In het werkgebied zijn, naast reguliere wijkteams, ook specialismen actief. Het betreft: - Het Verpleeg Technisch Team Pantein (VTT); Het VTT biedt complexe

verpleegtechnische zorg thuis. - Het teams Gepecialiseerde Thuisbegeleiding (GTB). De AWBZ- zorg die de teams bieden in combinatie met de reguliere wijkteams, behoort ook tot het experiment.

1.5.2 Klanten Het project betreft klanten met aan AWBZ- zorgvraag voor extramurale zorg. Expliciet wordt hier genoemd dat het geen klanten betreft die: - Een ZZP-indicatie hebben. Deze klanten hebben een opnamewens en de

hoofdaanbieder is een intramurale zorgaanbieder. Dit kan ook een andere zorgorganisatie zijn dan Pantein. Zij ontvangen daarom de overbruggingszorg volgens de huidige wijze.

- Een indicatie hebben bij een andere zorgaanbieder en Pantein de zorg uitvoert, maar de indicatie niet beheert.

- Een indicatie voor terminale en palliatieve zorg hebben; Deze SIP bevat mogelijkheden voor begeleiding ten behoeve van nachtzorg.

- De zorg middels een PGB willen ontvangen.

1.5.3 Proces van indicering Het proces is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. De zorgcoördinator bepaalt het recht op AWBZ-zorg achter de

voordeur. 2. CIZ ondersteunt en adviseert in situaties waarbij de zorgcoördinator en

de klant niet tot gezamenlijke afstemming van de zorg komen wat betreft omvang en product.

3. De zorgcoördinator verwerkt de indicatiemelding administratief bij de klant.

4. De zorgcoördinator hoeft geen herindicatie aan te vragen bij een mutatie in de zorgvraag of een onjuiste inschatting bij aanvang van de zorg.

5. Zo min mogelijk dubbele administratie van 'aanvraaggegevens', ofwel de persoonsgegevens.

In het experiment vindt de indicering van zorg door de zorgcoördinator plaats. Zij bepalen de grondslag voor AWBZ-zorg en vullen daartoe de aangepaste CIZ aanmeldfunctionaliteit (AF). Het proces is schematisch weergegeven in het figuur op de volgende pagina.

13/37

Het figuur is opgedeeld in 3 elementen: Element 1; de basissituatie - Het experiment betreft klanten met een AWBZ-zorgvraag. ZVW of WMO

gefinancierde zorg valt buiten het experiment. Zij behoeven geen CIZ-indicatiebesluit.

- Klanten met een vraag voor palliatieve / terminale zorg worden niet in het experiment betrokken. Zij ontvangen voor de zorg een SIP (standaard indicatie protocol). Deze SIP bevat de mogelijkheid voor het verhogen van het aantal uren van het product begeleiding ten behoeve van nachtzorg.

- Klanten met een ZZP hebben een opnamewens en ontvangen de overbruggingszorg volgens de huidige procedure. De hoofdaanbieder blijft de zorgorganisatie die de indicatie beheerd.

Element 2; de indicatiemelding - persoonsgegevens - Indien de klant een lopende aanvraag heeft, kan de medewerker niet

verder in de Aanmeldfunctionaliteit van het CIZ. - De zorgcoördinatoren hebben geen UZI-pas omdat deze niet aan een I-

pad aangesloten kunnen worden. Het frontoffice kan met behulp van de UZI-pas de indicatie inlezen.

- Controle van de persoonsgegevens vindt plaats middels Vecozo. Zorgcoördinatoren krijgen de Vecozo- certificaten.

Element 3; de indicatiemelding - inhoudelijk - De wijkverpleegkundige maakt een melding indicatie zorg. Hierin zijn

alle producten en maximale klassen opgenomen.

14/37

AZR Zorgkantoor (controleert inhoudelijk)

- De einddatum van de indicatie wordt vastgesteld op 31 december 2013. Voor het einde van het jaar wordt in overleg met de klant, een herindicatie aangevraagd indien de zorg continueert in 2014.

- Het CIZ plaatst de indicatie, zonder toetsing op AZR. Dit is naar het voorbeeld van de 80+ melding voor ZZP’s.

Het CIZ heeft de ERAI – projecten geclusterd. Pantein valt in cluster 4. Inhoudelijk betekent dit dat de indicatiemelding plaats vindt naar het voorbeeld van de intramurale 80+ regel en minimale gegevens worden opgevraagd.

1.5.4 Het inhoudelijk zorgproces

De zorgcoördinator en de klant stellen het zorg(leef)plan op. Samen bepalen zij de verpleegproblemen en stellen daarbij doelen. Het zorgplan is leidend voor de zorgafspraken. Het zorgplan streeft naar zelfzorg en zelfmanagement. De zorgdoelen zijn SMART geformuleerd, zodat frequent evaluatie plaats vindt per doel. Concreet worden afspraken gemaakt over: - Het zorginhoudelijk doel; - Het tijdstip en de frequentie van de zorgverlening; - De evaluatiedatum per zorgdoel. In de scope van het project ligt ook de bezwarenprocedure van de klant ten opzichte van het opgestelde zorg(leef)plan door de zorgcoördinator. Indien de klant het niet eens is met de zorgafspraken, kan de klant alsnog een AWBZ-indicatie aanvragen bij het CIZ. Proces van administratie, registratie & financiering In onderstaand figuur 1 is het huidige proces van registratie en financiering schematisch in beeld gebracht. Dit beeld laat de afhankelijkheid van de systemen zien. CIZ

15/37

AW319 (Per AGB-code een .txt- bestand)

QIC, het klantsysteem van Pantein

Indien fout: Retour-bericht

Aanbieden op VeCoZo

Vecozo (controleert Technisch)

Indien technisch juist: stuurt het door naar Zorgkantoor

App.beheer technische fout oplossen.

AW320 - retourbericht

Het proces start met het indicatiebesluit van het CIZ. Het CIZ geeft de besluiten van het experiment een ruiter, die wordt over genomen door AZR. Voor het experiment betekent dit het volgende: - De klanten met een ruiter in AZR kunnen door het Zorgkantoor gevolgd

worden in het kader van de doelmatigheid. - Pantein handhaaft de Melding Aanvang Zorg (MAZ) en Melding Einde

Zorg (MEZ) op de gebruikelijke wijze ten behoeve van het wachtlijstbeheer door het Zorgkantoor.

- Middels het AW319 bestand vindt controle op de bandbreedte van de indicatie plaats. Deze controle heeft voor klanten in het experiment geen inhoudelijke waarde.

1.6 Randvoorwaarden

1.6.1. Tijd De uitvoering van het experiment vindt plaats van januari tot en met 31 december 2013. Dit is congruent aan de planning van het landelijke project van het Ministerie van VWS.

Uren aanlevering aan CAK t.b.v. eigen bijdrage

MAZ & MEZ melding

16/37

Daarnaast is tijd beschikbaar voor de projectleden van het project. De projectgroep bestaat uit een projectleider die gemiddeld 20 uur per week besteedt aan het project. Verder bestaat de projectgroep uit 5 personen, die gemiddeld 6 uur per week investeren in het project gedurende de ontwerp-, voorbereiding-, uitvoering- en evaluatiefase. Gezien de huidige fase van het project met een start op 1 januari, is voor de investering alleen het jaar 2013 meegenomen. Daarna volgt slechts nog een evaluatiefase, waarvan de investering niet bekend is, maar naar verwachting niet intensief bij de zorgaanbieder zal liggen. Onderstaand geeft de tijdsinvestering van de projectgroep weer.

Projectleider 20 uur x 52 weken 1040 uur

Projectmedewerkers 5 medewerkers x 6 uur x 52 weken 1560 uur

Totaal 2600 uur

1.6.2. Financieel Het experiment mag de maandelijkse bevoorschotting door het Zorgkantoor niet beïnvloeden. De accountant is geïnformeerd over de gevolgen ten aanzien van verantwoording en AO/IC en heeft bevestigd dat dit project geen gevolgen heeft voor de nacalculatie. Voor het experiment moeten aanpassingen in het systeem plaats vinden. Deze worden met intern betrokkenen en de leverancier van het systeem besproken. Afhankelijk van de aanpassing is hiervoor budget nodig.

1.6.3. Kwaliteit Het experiment biedt zorgcoördinatoren voldoende ondersteuning en faciliteiten in het opstellen van kwalitatief goede zorgplannen op basis van een verpleegkundige anamnese en diagnose. Daarnaast ontvangen zij instructie, advies, voorlichting en ondersteuning in het invullen van de aangepaste AF van het CIZ. Het experiment moet passen binnen het kwaliteitskader van de HKZ bij Thuiszorg Pantein en NIAZ bij Zorgcentra Pantein. In samenspraak dienen de documenten op het kwaliteitsmanagement systeem geplaatst te worden.

1.6.4. Overige Voor dit experiment hebben alle zorgcoördinatoren een tablet om zorgarrangementen in het plansysteem te plaatsen en de AF van het CIZ in te vullen. Het project wordt afgestemd met de andere projecten waarmee Thuiszorg Pantein te maken heeft of gaat krijgen. Essentiële projecten zijn daarbij: - ‘Het nieuwe klantproces’ waarbij het administratieve proces wordt

herzien inclusief het systeem; - ‘Samen aan zet’ waarbij, met ondersteuning van ‘In voor zorg!’ de weg

naar kleine wijkteams wordt doorgezet.

17/37

Intensieve afstemming is nodig ten behoeve van de samenhang en congruentie tussen de projecten voor alle betrokkenen. Tenslotte past het experiment in de collectieve ambitie van Pantein. Dit project heeft met name aansluiting bij de strategische pijler ‘resultaatgericht organisatie’.

18/37

2. PROJECTAANPAK

In antwoord op de in hoofdstuk één omschreven projectdefinitie treft u in dit hoofdstuk een voorstel voor de aanpak, fasering en planning aan.

2.1. Hoofdlijnen aanpak

In het project worden de zes fases van projectmanagement gehanteerd. Dit

document is het resultaat van de definitiefase. Iedere fase zal worden

afgerond met een beslisdocument.

Verder is in de aanpak de samenhang met andere projecten van Pantein

essentieel. Specifiek wordt hierbij verwezen naar de volgende drie

projecten:

- ‘Samen aan zet’ waarin de Thuiszorg Pantein werkt naar kleine

zelfstandige teams.

- ‘Klant logistiek proces’ waarin zowel de Zorgcentra als de Thuiszorg

haar proces opnieuw opzet van in zorg tot contract en financiering;

- ‘Veilig en plezierig thuis’ waarin zorg op afstand wordt

geïmplementeerd, evenals het digitaliseren van het zorgproces middels

tablets voor de wijkverpleegkundigen.

2.2. Fasering en besluitmomenten

In deze paragraaf treft u een overzicht van de fasen en producten aan. De eerste fase gaat er vanuit dat dit definitiedocument is vastgesteld door de interne en externe stakeholders zoals opgenomen in het beheeroverzicht.

2.2.1. Fase één (ontwerp) juli 2012 – december 2012 Samengevat zijn de producten van deze fase:

De procesomschrijving; Kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren; Toetsing van het experiment aan kwaliteitsstandaarden; Ontwerp systeem voor registratie en financiering;

Product 1.1 De procesomschrijving Het doel van de procesomschrijving is dat het administratieve en zorginhoudelijke proces voor zowel intern als extern betrokken partijen voldoende handvaten geeft om in de uitvoering vorm aan te geven. Bij dit product behoren de volgende resultaten:

De direct betrokken stakeholders geven aan dat het proces toepasbaar en uitvoerbaar is;

Het proces is congruent aan het project ‘Het nieuwe klantproces’ van Thuiszorg en Zorgcentra Pantein;

De benodigde aanpassingen in de leveringsvoorwaarden en de zorgovereenkomst zijn verwerkt in het proces en als product gerealiseerd;

19/37

In het proces is de bezwaarprocedure van de klant verwerkt. Indien de zorgaanbieder en de klant niet overeen komen over de zorgafspraken, wordt de klant doorverwezen naar het CIZ. Zij stellen, als onafhankelijke partij, een AWBZ- indicatie voor zorg;

Het proces omvat, waar nodig, ook de aanpassingen in registratie en financiering van de zorg. In product 1.4 worden de aanpassingen inhoudelijk en technisch uitgewerkt.

Er is instemming en medewerking van externe stakeholders en partners in het experiment, waaronder het Zorgkantoor Coöperatie VGZ, het CIZ en het Ministerie van VWS.

Product 1.2 Kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren

Dit product bevat een omschrijving van de benodigde kennis, kunde en competenties van zorgcoördinatoren om het proces en het experiment uit te voeren. Het product wordt getoetst door de zorgcoördinator in de projectgroep.

Product 1.3 Toetsing van het experiment aan kwaliteitsstandaarden

In dit product wordt het experiment getoetst aan de kwaliteitsstandaarden die het proces beoordelen. Het betreft de AOIC en de HKZ. Concreet zijn de resultaten:

Het effect van het experiment op de AOIC is besproken met de medewerkers AOIC en de accountant en zij geven beide de bevestiging dat de uitvoering van het experiment voldoet aan de AOIC en niet ten nadele zal komen aan de accountantsverklaring.

Het effect van het experiment op de HKZ is besproken met de kwaliteitsmedewerker HKZ en zij geeft de bevestiging dat de uitvoering van het experiment niet ten nadele zal komen aan de HKZ beoordeling.

Product 1.4 Ontwerp van systeem voor planning, registratie en financiering Uit het proces komt naar voren waaraan het systeem van planning, registratie en financiering moeten voldoen. Dit heeft betrekking op diverse systemen, waaronder de Aanmeldfunctionaliteit (AF) van het CIZ, AZR en de eigen bronsystemen Nedap en QIC. De resultaten van dit product zijn:

Het is bekend welke systeemtechnische aanpassingen nodig zijn; De systeemtechnische aanpassingen zijn uitgevoerd. Het bepalen van het effect van het proces en de systeemtechnisch

aanpassingen op het frontoffice en het management.

2.2.2. Fase twee (voorbereiding) oktober 2012 – december 2012 Samengevat zijn de hoofdproducten van deze fase:

Training van zorgcoördinatoren Training van management Bijeenkomst frontoffice; Testen van het herziene planning-, registratie- en

financieringssysteem.

20/37

Product 2.1 Training van zorgcoördinatoren Op basis van het resultaat van hoofdproduct 1.2 wordt een collectief programma ontwikkeld om zorgcoördinatoren te voorzien van de benodigde kennis, kunde en competenties. Dit product omvat alleen het collectieve programma. Zorgcoördinatoren die individueel aanvullend de behoefte hebben aan de ontwikkeling van kennis, kunde en competentie hebben een eigen verantwoordelijkheid en geven, in nauwe afstemming met hun manager, hier zelf vorm aan. Het resultaat van dit project is:

Een trainingsprogramma voor zorgcoördinatoren inclusief planning, inhoud, trainers etc.

De uitvoering van het trainingsprogramma; Evaluatie van het trainingsprogramma op basis van het resultaat

van product 1.2 en waarnodig vervolgacties. Product 2.2 Training van management Het doel van dit product is dat het management de kennis en vaardigheden beheersen om het proces en het experiment te faciliteren. Dit product is een training van het management met daarin de volgende elementen:

Inhoudelijke uitleg over het experiment; Het omzetten van de prestatie- indicatoren naar

managementinformatie; Het genereren en beoordelen van managementinformatie;

Dit product wordt vormgegeven met behulp van de resultaten uit product 1.1 en 1.4. Product 2.3 Bijeenkomst frontoffice Het doel van dit product is dat het frontoffice de kennis en vaardigheden beheersen om het proces en het experiment te faciliteren. Dit product is een bijeenkomst met daarin de volgende elementen:

Inhoudelijke uitleg over het experiment; De verantwoordelijkheden, rollen en taken van het frontoffice in het

experiment. Dit product wordt vormgegeven met behulp van de resultaten uit product 1.1 en 1.4. Product 2.4 Testen van het herziene planning-, registratie- en financieringssysteem Door de betrokken deskundigheden en gebruikers wordt het aangepaste systeem getest in een testomgeving en met fictieve klanten.

2.2.3. Fase drie (uitvoering) januari 2013 – december 2013

Samengevat zijn de producten van deze fase: Signalering en monitor; Continue ondersteuning van de projectgroep.

Product 3.1 Signalering en monitor In dit product wordt de benodigde informatie voor een team (planner, zorgcoördinator en manager) aangeleverd. Naast de hiervoor genoemde

21/37

prestatie-indicatoren is de realisatie geleverde zorg per product versus planning een nieuwe procesindicator. Product 3.2 Continue ondersteuning van de projectgroep De invulling van dit product zal volgen uit de voorbereiding. Er zijn diverse middelen om functionarissen te ondersteunen in de uitwerking van het project.

2.2.4. Fase vier (evaluatie) 2013 De evaluatie betreft een kwalitatieve en kwantitatieve evaluatie met interne en externe betrokkenen. Hiervoor worden de weergegeven prestatie-indicatoren gebruikt. Het product is een evaluatierapport met daarin de resultaten van de laatste meting van de prestatie-indicatoren. Het ministerie van VWS vraagt een evaluatie na de uitvoering van het experiment, in het eerste kwartaal van 2014. Met de stakeholders heeft Pantein er voor gekozen om ieder kwartaal een evaluatierapport uit te brengen. Hierin wordt weergegeven of de aangegeven indicatoren gemeten zijn en wat het voorlopige resultaat is. De tussentijdse evaluatie heeft als doel het project bij te sturen waar nodig.

2.3. Projectorganisatie

Voor de projectorganisatie zijn de volgende uitgangspunten gebruikt:

1. De snelheid van het project; het gehele traject van ontwerp tot en met

evaluatie van het project moet worden ontwikkeld in de periode van

januari 2012 tot en met december 2013.

2. Het geografische bereik van het project en daarmee twee

bedrijfsonderdelen met elk hun specifieke kenmerken.

3. Het creëren van draagvlak middels betrokkenheid van diverse

functionarissen.

2.3.1. Organisatieschema

Pantein hanteert de

hiernaast weergegeven

structuur ten aanzien van

projecten, met een intern

gerichte focus.

In dit project is afstemming

met externe stakeholders

essentieel. Zij zijn dan ook

intensief betrokken bij het

ontwikkelen, uitvoeren en

evalueren van het project.

Daarom is in het schema

hieronder de projectstructuur van dit project in beeld gebracht. Voor dit

model is gekozen omdat het de samenhang van de organisatie typeert. Het

gaat niet uit van een hiërarchisch model, maar zoekt de verbinding.

22/37

De cliëntenraad participeert

actief in het project. Om pro-

actief te sturen, sluit een lid

van de cliëntenraad

maandelijks aan bij de

projectgroep.

2.3.2. Rollen en rolverdeling In onderstaand schema zijn de algemene rollen omschreven met de functionarissen per onderdeel van de projectorganisatie. In bijlage 2 is de projectstructuur ingevuld met de namen van functionarissen.

Stuurgroep Projectgroep Projectbegeleiding op

afroep

Rollen Rollen Rollen

sturing geven aan project door advisering en ondersteuning. Verantwoordelijk voor

zwaarwegende advisering aan de gedelegeerd opdrachtgever over:

Projectplan en projectfasenplannen

Uitvoering project Afstemming andere

projecten Tussen- en

eindresultaten Wijzigingsverzoeken Communicatie

- Uitvoering van het project inclusief communicatie;

- Informeren van stuurgroep;

- Aanleveren van beslisdocumenten.

- Inbreng van kennis, kunde en competenties in specifieke projectonderdelen;

- Ondersteuning in specifieke kwesties.

Stuurgroepleden: - Directeur Thuiszorg

Pantein & opdrachtgever

van het project - Regiomanager met het

mandaat van collega’s in

de Noordelijke Maasvallei - Programmamanager

Projectgroepleden - Zorgcoördinator Gennep - Manager Thuiszorg Cuijk

- Manager Thuiszorg Grave en Landerd

- HRM-adviseur Thuiszorg

- Project-medewerker Finance & Control

- Coördinator Team In Zorg - Projectleider

- Lid cliëntenraad

(maandelijks)

Deskundigheden - Jurist - Communicatie- adviseur

- Manager Front-office - Manager met thema

Zorgcoördinatie

- Planner Oss - Medewerker AOIC - Controller Thuiszorg

- Medewerker applicatiebeheer

Projectbegeleiding VWS

Projectbegeleiding CIZ

Projectbegeleiding

Zorgkantoor Coöperatie VGZ

23/37

De projectgroep werkt met een projectmatrix. Vanuit de diverse thema’s die het project raakt, worden deskundigheden ingezet om de producten uit paragraaf 2.2 uit te werken. Daarnaast zijn de projectleden gekoppeld aan de experimenterende teams, zogenaamde projectbegeleiders. De kern van de projectbegeleider is het begeleiden van de manager en de thuiszorgteams in de uitvoeringsfase van het project. De projectgroep levert de middelen voor de uitvoer van het project. De uitrol van het project in het team gebeurt door de manager, de projectbegeleider ondersteunt hierbij. De taken en verantwoordelijkheden in hoofdlijnen zijn:

Begeleiden en adviseren van de manager

o Adviseren t.a.v. de implementatie

o Inbrengen van kennis

o Maatwerk oplossingen voor stellen

Proces begeleiding

o Monitoren van locale resultaten

o Monitoren van prestatie-indicatoren

o Feedback geven aan manager en Zorgcoördinatoren

o Bewaken evaluatie momenten

Verbindingen leggen

o Vertegenwoordigen van de projectgroep in de teams

o Afstemming met projectgroep en teams

o Uitwisselen van oplossingen/ideeën tussen teams

o Bewaken van informatiestromen

2.3.3 Overlegvormen en frequenties

Stuurgroep Projectgroep Projectbegeleiding

op afroep

Frequentie Maandelijks overleg

gedurende de definitie-, ontwerp- en voorbereidingsfase. Daarna afbouwen op basis van verloop project.

Wekelijks overleg

gedurende de definitie-, ontwerp- en voorbereidingsfase. Daarna afbouwen op basis van verloop project.

Op basis van

thematieken en behoefte gedurende het project.

Doel Informeren over de voortgang van het

project, bijsturen van de koers van het project en vaststellen

beslisdocumenten.

Het ontwikkelen van producten zoals

hiervoor omschreven in de projectdefinitie.

Inhoudelijke advisering

aan de projecten

stuurgroep en

ondersteuning in de

ontwikkeling van

product(onderdelen)

vanuit deskundigheid.

2.4. Projectplanning

In deze paragraaf treft u de planningen aan, gerelateerd aan de hierboven beschreven producten.

24/37

2.4.1. Uitgangspunten - Projectgroepleden besteden gemiddeld 6 uur per week effectief aan het

project. Hierbij zijn de overlegmomenten inbegrepen, maar geen reistijden;

- Op de wettelijk bepaalde vakantiedagen en de bouwvak zal de projectgroep niet bijeenkomen;

- Een beslisdocument heeft 2 weken nodig om door de genoemde personen te worden beoordeeld.

- In onderstaande planningen is uitgegaan van wenselijke en realiseerbare tijden. Complicaties in het project kunnen de planningen vertragen.

2.4.2. Productplanning DOELSTELLING / RESULTATEN WERKPLAN Regelarme zorginstellingen

1e kwartaal 2012

2e kwartaal 2012

3e kwartaal 2012

4e kwartaal 2012

1e kwartaal 2013

e.v. 2013

Status

Jan Feb Ma Apr Me Jun Jul Au Se Okt No De Jan Feb Ma

Initiatieffase (fase 0) C A VOLDAAN

Definitiefase (fase 0) P D D CA ACTUEEL

1 Input sleutelfiguren PD VOLDAAN

2 Samenstellen projectgroep PD CA VOLDAAN

3 Vaststellen definitie en projectopdracht

PD D D D D DCA

DCA

DCA

DCA

A DEFINITIEF

Ontwerpfase (Fase 1) PD D D D DCA

A ACTUEEL

1 De procesomschrijving P D DCA

DCA

A CONCEPT

2 De benodigde kennis, kunde

en competenties van

zorgcoördinatoren

P D DCA

DCA

A CONCEPT

3 Toetsing van het experiment

aan kwaliteitsstandaarden

PDCA

A CONCEPT

4 Ontwerp systeem voor

registratie en financiering

P DC DC A CONCEPT

Voorbereidingsfase (Fase 2) PD D D CA ACTUEEL

1 Training van

zorgcoördinatoren

P D D CAP D D CA

UITVOERING

2 Bijeenkomst Frontoffice P D CA VOLDAAN

3 Training van management P D CA VOLDAAN

4 Testen van het herziene

registratie- en

financieringssysteem

PD D D DCA

PLANNING

Uitvoeringsfase P D D D

1 Signalering en monitor P D D D

26/37

DOELSTELLING / RESULTATEN WERKPLAN Regelarme zorginstellingen

1e kwartaal 2012

2e kwartaal 2012

3e kwartaal 2012

4e kwartaal 2012

1e kwartaal 2013

e.v. 2013

Status

Jan Feb Ma Apr Me Jun Jul Au Se Okt No De Jan Feb Ma

2 Continue ondersteuning van

de projectgroep

P D D D

Evaluatie

1 Evaluatie met interne en

externe stakeholders;

2 Advies en aanbevelingen voor

uitbreiding van het

experiment naar langdurige

zorg en/of intramurale

zorgindicaties.

2.4.3. Resource- en capaciteitsplanning Voor het project zijn tablets nodig voor de zorgcoördinatoren. Het aantal wordt momenteel geschat op 28.

2.4.4. Financiële planning Een financieel gewin is geen doelstelling voor dit project. De verwachte kosten/baten zullen nagenoeg gelijk blijven. De potentiële tijdsbesparing aan indicatiegerelateerde handelingen is weg te strepen tegen de ureninzet van de projectgroep.

De doelstelling van dit project in acht nemend, wordt geen omzetverhogend effect verwacht. Voor 2013 is een integraal budget begroot voor ‘Samen aan zet’, ‘het nieuwe klantproces’ en dit project. Vanuit dit budget worden de I-pads gefinancierd.

2.4.5. Communicatieplanning Ten behoeve van de communicatieplanning is onderstaande stakeholdermap opgesteld.

Kracht Hoog KEEP SATISFIED

Externe stakeholders:

Deloitte;

Ziekenhuizen;

Huisartsen.

Syntein

Interne stakeholders:

Ondernemingsraad;

Stafafdelingen;

GGZ Oostbrabant

(ouderen-

verpleegkundigen)

Frontoffice.

MANAGE CLOSELY- KEY PLAYER


VWS;

CIZ;

Zorgkantoor Coöperatie VGZ;

Nedap en Cormel.


Zorgcoördinatoren;

Projectleiders;

Middenkader & staf;

Steunpuntcoördinatoren;

Programmamanager

Raad van Bestuur & Directie.

Laag MONITOR


CAK.

KEEP INFORMED


Gemeenten (WMO);

Pers.


Wijkteams;

Cliëntenraad.

Laag Hoog

Interesse

De communicatiedoelstellingen daarbij zijn:

- Doelgroepen kennen het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ (monitor, keep informed) en weten dat dit een project van Thuiszorg Pantein is;

- Doelgroepen zijn positief over het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ (keep satisfied);

28/37

- Doelgroepen werken mee aan het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ (manage).

Voor het informeren van de doelgroepen is het van belang dat we de doelgroepen voorlichten over de stand van zaken. Dit kan via de bestaande communicatiemiddelen van Pantein. Interne communicatiemiddelen zijn Pantein.nu en presentaties in diverse overleggen en bijeenkomsten. Externe communicatiemiddelen zijn de website van Pantein, brieven en eventueel kunnen voor dit project (digitale) nieuwsbrieven opgesteld worden. Ook kan gebruik gemaakt worden van persberichten.

Om te bereiken dat doelgroepen positief zijn over het project zijn er de

volgende acties:

- Goed informeren worden via bovengenoemde communicatiekanalen.

- Overtuigen van de kracht van het project. In de communicatiemiddelen

moeten we hiervoor de positieve aspecten benadrukken.

- Betrekken bij het project door het organiseren van bijeenkomsten

waarin de doelgroepen de ruimte hebben om vragen te stellen en een

discussie aan te gaan.

Om doelgroepen te laten meewerken aan het project moeten zij

geïnformeerd zijn, betrokken worden en in sommige gevallen ook opgeleid

worden. Persoonlijke communicatie is hierbij van groot belang.

Tenslotte is de communicatieboodschap van het project:

Het project ‘Zorg? Zo geregeld!’ draagt bij aan de kwaliteit en

doelmatigheid van de zorg, doordat het bijdraagt aan een positieve balans

tussen administratieve taken en uitvoering van zorg en de zorgcoördinator

het verpleegkundige proces terug krijgt. Voor de klant leidt dit tot het

eenvoudig en snel inzetten van zorg, afgestemd op de zorgvraag van de

klant. Dit sluit aan bij de visie van Pantein, die uitgaat van de eigen regie

van de klant en de medewerker en het doelmatig inrichten van processen.

Het uitgebreide communicatieplan is toegevoegd in bijlage 3.

2.4.6. Projectdocumentatie

Wat Door Hoe

Beslisdocumenten Projectleider Bewerken via J- Schijf; Discussie via community Yammer; Na vaststelling op intranet (Pantein.nu).

Notulen Projectgroep Projectgroep Bewerken via J- Schijf; Actuele documentatie via Yammer.

Uitwerking hoofdproducten

Projectleden Bewerken via community Yammer; Na vaststelling op intranet (Pantein.nu)

Notulen Regiegroep Projectleider Verspreiden via Outlook; Opslaan op J-schijf.

Notulen overleg begeleiders VWS

Begeleider VWS Verspreiden via Outlook

29/37

3. PROJECTBEHEERSING

Dit hoofdstuk beschrijft op hoofdlijnen de opzet en invulling van de beheersing van het project.

3.1 Beheersing van het Bestaansrecht

De beslisdocumenten worden opgeleverd voor de officiële doorgang naar de volgende fase van het project aan de genoemde functionarissen in het versiebeheer aan het begin van dit document. De projectbegeleiding van VWS informeert over politieke ontwikkelingen die mogelijk het proces beïnvloeden. Daarnaast ondersteunen en adviseren zij in het project door externe partijen bij elkaar en in beweging te brengen. Indien externe factoren de voortgang van het project belemmeren, zal dit door de opdrachtgever en projectleider besproken moeten worden met de bestuurder en VWS. Het project wordt besproken in het projectleidersplatform onder leiding van de programmamanager ten behoeve van de afstemming met de andere projecten waarmee Thuiszorg Pantein te maken heeft of gaat krijgen.

3.2 Beheersing van de Scope

De stuurgroep ziet toe op de scope van het project middels maandelijkse bijeenkomsten waarin de projectleider de voortgang van het project presenteert.

3.3 Beheersing van Tijd en Geld

Zorgcoördinatoren registreren hun uren t.b.v. dit experiment onder de projectcode 900. Hiermee worden de projecturen gevolgd. Voor de andere functionarissen in de projectgroep zijn de uren geborgd in hun functie. De projectleider informeert maandelijks over de voortgang aan de stuurgroep van het project. Opdrachtgever en projectleider rapporteren vervolgens aan de Raad van Bestuur met de zogenaamde A-kaderprojecten in de portefeuille. Dit gebeurt officieel middels het opleveren van de voortgangsrapportage en beslisdocumenten. Financiële kosten voor het experiment worden integraal opgenomen in de begroting volgens de begrotingscyclus.

30/37

3.4 Beheersing van Kwaliteit

Going concern metingen, zoals de Client Quality Index, de interne audit en Verantwoorde Zorg borgen indirect de kwaliteit. Directe kwaliteit wordt gemeten middels de genoemde prestatie-indicatoren. Tenslotte hebben projectleden in hun rol als projectbegeleider een signalerende taak. Knelpunten in de kwaliteit dienen zij vanuit hun functiegroep te ondervangen en te bespreken.

3.5 Beheersing van de Projectrisico’s

Onderstaande matrix geeft de beheersing van de risico’s weer. Deze matrix wordt iedere stuurgroep geagendeerd.

Zonder adequaat

risicobeheer Beheersmaatregel + verantwoordelijke

(PG= projectgroep; Man= management; PL= projectleider; SG=

stuurgroep)

Rest risico

Kans Gevolg Tot

Risico invullen

hoog/

middel/ laag

hoog/

middel/ laag

Hoog/

middel/ laag

Maatregel Verant-

woordelijk

Hoog/

middel/ laag

Weerstand of de ervaren verhoogde werkdruk bij

zorgcoördinatoren door de beleving van de toenemende verantwoordelijkheden

Hoog Hoog Hoog projectbegeleiding per team;

Open en continue communicatie tussen projectgroep, zorgcoördinatoren en middenkader.

PG Middel

Gebrek aan kennis, kunde en

competenties van zorgcoördinatoren en het management

Hoog Hoog Hoog Trainingen op

groepsniveau en individuele begeleiding door management

PG & Man Hoog

Zorgcoördinatoren worden onderhandelingspartner en

daarbij beïnvloedt door de voorkeuren, emoties en overredingskracht van de klant

middel Hoog Middel Competenties zijn onderdeel van de

training voor zorgcoördinatoren.

PG middel

Weerstand bij management en fronotffice door het doorbreken van bestaande structuren en

processen

Hoog Hoog Hoog Helder communicatieplan en opvolging daarvan.

PG Hoog

Zorgcoördinatoren nemen meer ruimte voor zorg, zoals voor preventieve zorg die nu niet gefinancierd wordt

Middel Hoog Hoog Continue en doorlopende monitor van het project.

PG & Man. Middel

Klanten willen niet meewerken aan het experiment

Laag Middel Laag Training zorgcoördinatoren voor goede uitleg aan de

PG Laag

31/37

Zonder adequaat risicobeheer

Beheersmaatregel + verantwoordelijke

(PG= projectgroep; Man= management; PL= projectleider; SG=

stuurgroep)

Rest risico

Kans Gevolg Tot

klant

De combinatie met andere financieringsstromen en

reguliere klanten leidt tot verwarring.

Middel Hoog Middel Training van zorgcoördinatoren;

projectbegeleiding per team

PG Middel

De eisen aan het systeem zijn nog niet vastgesteld waardoor mogelijk het systeem van Pantein niet aan de eisen van het project kan voldoen.

Hoog Hoog Hoog Betrokkenheid van systeembeheer , CIZ en ZKT in het project

PL Hoog

Risico op het overnemen van de controle van het CIZ en daarmee een verschuiving van taken en verantwoordelijkheden naar de zorgorganisatie.

Laag Middel Middel Een helder definitiedocument en het bijbehorende product volgen in de stuurgroep.

SG Laag

Het project betreft twee

bedrijfsonderdelen van Pantein met verschillen in de bedrijfsvoering waardoor het project verschillend wordt ervaren en/ of verschillende

resultaten geeft.

Middel Hoog Middel Continue afstemming en

betrekken van de beide bedrijfsonderdelen in de projectstructuur en het communicatieplan.

SG en PG Middel

De hiervoor genoemde projecten ‘Samen aan zet’ en ‘klantlogistieke en administratief proces’

ondersteunen niet of niet voldoende dit project;

Middel Hoog Middel Intensieve afstemming met de projectleiders. Samenvoeging van de stuurgroepen van deze

projecten.

PL Middel

Het afbreukrisico voor de organisatie

Hoog Hoog Hoog Zie het communicatieplan.

SG & PG Hoog

32/37

BIJLAGEN

Bijlage 1 Indicatiegerelateerde administratieve activiteiten

Indicatiegerelateerde administratieve activiteiten in het huidige proces

Proces Activiteit Door

Zorg-instelling

CIZ

In zorg Toestemming vragen voor het aanvragen van de indicatie

X X

Indicatiestelling bij de klant, is een inschatting X X

Invullen AanmeldFunctionaliteit X

Mogelijke controle/toetsing van de aanvraag X X

Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB–code

X

Inhalen indicatie van AZR in klantsysteem X

Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ ingeplande zorg

X

Melding Aanvang Zorg (MAZ) in AZR X

Indicatiebesluit beschikbaar stellen bij de klant ter legitimatie aan het Zorgkantoor

X

Opstellen zorgarrangement met klant, uitgaande van de beschikbare uren volgens het indicatiebesluit

X

Opstellen en tekenen van de zorgovereenkomst X

Versturen indicatie naar klant X

Gedurende de zorg

Controle geregistreerde uren t.o.v. de geïndiceerde uren (bandbreedte)

X

Controle van geregistreerde uren t.o.v. het arrangement

X

AW 319 (declareren op klant) waardoor controle klantgegevens, besluitnummer en toegewezen functie

X

Controle op het verlopen van (een functie uit) de indicatie

X

Wijziging zorgsituatie

(Veranderende) zorgvraag en aanvraag herindicatie bespreken met de klant/ vertegenwoordiger. Toestemming vragen voor het aanvragen van de herindicatie

X

Herindicatie aanvragen via de aanmeldfunctionaliteit

X

Mogelijke controle van de aanvraag X

Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB-code

X

33/37


Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ingeplande zorg

X


X


X

Versturen herindicatie naar klant X

Uit zorg Klant ontslaan uit plan- en registratiesysteem X

Melding Einde Zorg (MEZ) in AZR X

Indicatiegerelateerde administratieve activiteiten in het experiment

Proces Activiteit Door

Zorg-instelling

CIZ

In zorg Toestemming vragen voor het aanvragen van de indicatie

X X

Indicatiestelling bij de klant, is een inschatting X X

Invullen AanmeldFunctionaliteit X

Mogelijke controle/toetsing van de aanvraag X X

Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB–code

X


Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ ingeplande zorg

X

Melding Aanvang Zorg (MAZ) in AZR X


X

Opstellen en tekenen van de zorgovereenkomst X

Versturen indicatie naar klant X

Gedurende de zorg

Controle geregistreerde uren t.o.v. de geïndiceerde uren (bandbreedte)

X

Controle van geregistreerde uren t.o.v. het arrangement

X

AW 319 (declareren op klant) waardoor controle klantgegevens, besluitnummer en toegewezen functie

X

Controle op het verlopen van (een functie uit) de indicatie

X

Wijziging zorgsituatie

(Veranderende) zorgvraag en aanvraag herindicatie bespreken met de klant/

X

34/37

vertegenwoordiger. Toestemming vragen voor het aanvragen van de herindicatie

Herindicatie aanvragen via de aanmeldfunctionaliteit

X

Mogelijke controle van de aanvraag X

Plaatsing van de indicatie op AZR en toewijzen AGB-code

X


Controle van de toegewezen indicatie met de verwachte/ingeplande zorg

X


X


X

Versturen herindicatie naar klant X

Uit zorg Klant ontslaan uit plan- en registratiesysteem X

Melding Einde Zorg (MEZ) in AZR X

35/37

Bijlage 2: Invulling van de projectstructuur

Stuurgroep Projectgroep Projectbegeleiding op afroep

Stuurgroepleden:

- Erik Valstar (Directeur

Thuiszorg Pantein)

- Frank Lamme (Regio

Manager Cuijk)

Projectgroepleden

- Margo Nagels

(zorgcoördinator)

- Wim Seegers (manager

Thuiszorg)

- Thomas Pas (HRM-

adviseur)

- Annelies Geurts

(Coördinator Team In

Zorg)

- Marjon Gerrits (Project-

medewerker Finance &

Control)

- Marloes de Haas

(Projectleider)

- Judith Hoogendijk (Lid

cliëntenraad)

Deskundigheden

- Evelin Bueters (Jurist)

- Communicatie-

adviseur

- Ton Hartemink

(Manager Front-

Office)

- Conny van de Eerden

(zorgcoördinatie)

- Margo Smits (Planner)

- Martien Wolf (AOIC)

- Marc de Ronde

(Controller)

- Linda Smeets

(applicatiebeheer) Projectbegeleiding VWS:

Dhr. P. Roelfsema Dhr. A. Elsenmulder

Projectbegeleiding CIZ Mevr. Bosman Mevr. Kruiper

Projectbegeleiding Zorgkantoor VGZ

Mevr. Van de Sluis

36/37

Bijlage 3: Communicatieplan

Communicatie-

middel

Doelgroep Doelstelling F1 F2 F3 F4 F5 Uitvoerder

Mondelinge

communicatie

Persoonlijk

overleg

VWS Inform,

satisfy,

manage

x x x x x Projectleider

huisartsen Inform, satisfy x x x Zorgcoördinator

en

Deloitte x x x x Projectgroep

Landelijk

overleg

CIZ Inform,

satisfy,

manage

x x Projectgroep

Zorgverzekeraars/

zorgkantoren

Inform,

satisfy,

manage

X X X X Projectgroep

Presentatie in

overleggen

Zorgcoördinatoren Inform,

satisfy,

manage

X x x x Projectgroep/

managers

A-kaderprojecten Inform,

satisfy,

manage

X X X X X Projectgroep

Raad van Bestuur

& Directie

Inform,

satisfy,

manage

x x X Projectgroep

Middenkader Inform,

satisfy,

manage

x X Projectgroep

Ondernemingsraad Inform, satisfy X X Projectgroep

Frontoffice/

toewijzingsbureau

Inform, satisfy x X x Middenkader

Ziekenhuizen Inform, satisfy X x Via overleggen

Front-office

Wijkteams Inform x X X Middenkader

Clientenraad Inform X Projectgroep

Stafafdelingen Inform X Middenkader

Opleiding Zorgcoördinatoren Inform,

satisfy,

manage

X X

Digitale

communicatie

Yammer Projectgroep/ Inform, x x x X x Projectgroep

37/37

zorgcoördinatoren satisfy,

manage

Pantein.nu Alle interne

doelgroepen

Inform X x X x Projectgroep

Pantein.nl Alle externe

doelgroepen

Inform X X X Communicatie

iom

projectgroep

Twitter Alle doelgroepen Inform x X X Communicatie

iom

projectgroep

Digitale

nieuwsbrief

Alle doelgroepen Inform x x x x Projectgroep

(opmaak iom

communicatie)

Persbericht Alle doelgroepen Inform x X Communicatie

iom

projectgroep

Promotiefilm

over project

Alle doelgroepen Inform, satisfy X Communicatie

iom

projectgroep

Schriftelijke

communicatie

Nieuws(brief) Huisartsen Inform x x Projectgroep

(opmaak iom

communicatie)

Kaarten

zorgcoördinator

en huisartsen

Huisartsen,

toekomstige

klanten

Inform X ?

NB: Nedap & QIC en CAK: zijn niet opgenomen

Projectplan - In voor zorg · Pantein handhaaft de huidige manier van aanleveren naar het CAK. Dit...

Documents

Transcript of Projectplan - In voor zorg · Pantein handhaaft de huidige manier van aanleveren naar het CAK. Dit...