Programma van Eisen - VNG · Een uniforme AMHK-applicatie maakt het eenvoudiger om gegevens uit te...

Programma van EisenICT-ONDERSTEUNING AMHK

Jeroen Dijkstra

Johan Verhage

16 mei 2014

3Vereniging Van nederlandse gemeenten

Inhoudsopgave

1 Introductie 5

1.1 Aanleiding 5

1.2 Totstandkoming van dit Programma van Eisen 6

1.3 Leeswijzer 7

2 Huiselijk geweld en Kinder-mishandeling, domein in beweging 8

2.1 Steunpunten Huiselijk Geweld 8

2.2 AMK’s binnen Bureaus Jeugdzorg 8

2.3 Vorming AMHK’s 8

2.4 Taakstelling AMHK 9

2.4.1 Verplichte taken 9

2.4.2 Optionele taken 10

2.5 Scope Programma van Eisen 10

2.6 Implementatiestrategie 11

3 Ontwerpprincipes 12

3.1 Flexibel aan te passen aan dynamisch werkveld 12

3.2 Ondersteunt systeemgerichte benadering 12

3.3 Gebruiksgemak voor de medewerkers 13

3.4 Privacy en veiligheid geborgd 14

3.5 Eenvoudig verantwoording kunnen afleggen 14

4 Functionele eisen aan de ICT ondersteuning AMHK 15

4.1 Overkoepelende procesbeschrijving 15

4.1.1 Primaire processen 16

4.1.2 Ondersteunende activiteiten 18

4.2 Basisprincipes in het objectenmodel 19

4.2.1 Adviezen en meldingen 19

4.2.2 Van melding naar Veiligheidsplan 20

4.3 Ondersteuning vanuit de ICT 21

4.3.1 Het AMHK systeem 21

4.3.2 Externe koppelingen 23

4.4 Processen van een AMHK 24

4.4.1 Voorlichting 24

4.4.2 Advies 25

4.4.3 Melding in ontvangst nemen 26

4.4.4 Inzet vervolgtraject 28

4.4.5 Onderzoek 30

4.4.6 Crisisinterventie 32

4.4.7 Tijdelijk huisverbod 33

4 Vereniging Van nederlandse gemeenten

4.5 Ondersteunende activiteiten 34

4.5.1 Gesprekken voeren en contactmomenten registreren 34

4.5.2 Relatiebeheer 36

4.5.3 Werkstroombeheer 37

4.5.4 Termijnbewaking 38

4.5.5 Managementrapportage 39

4.5.6 Klacht afhandelen 40

4.5.7 Vernietigingsverzoekbehandelen 41

4.5.8 Beheer 42

4.5.9 Autorisatie 43

5 Kwaliteitsaspecten (niet functionele eisen) 45

Gebruikersvriendelijkheid 45

Toekomstvastheid 45

Schaalbaarheid 45

Flexibiliteit 45

Beschikbaarheid/stabiliteit 45

Integratie 45

Beveiliging 45

Logische toegangsbeveiliging 46

Performance 46

Beschikbaarheid 46

Onderhoud AMHK-applicatie 46

Service Management Rapportage 47

Continuïteit 47

Service Level Agreement (SLA) 47

Inhoudsopgave bijlagen 49


1 Introductie

1.1 AanleidingPer 1 januari 2015 moeten gemeenten, als gevolg van de nieuwe Jeugdwet en de Wmo, een (bovenlo-

kaal) Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK1) hebben georganiseerd. In

de Jeugdwet worden voor het AMHK twee doelen genoemd:

1 Eén meldpunt instellen voor burgers en professionals voor het melden van (vermoedens van) huise-

lijk geweld en kindermishandeling.

2 Meer samenhang creëren in de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling.

Om dat te bereiken worden de functies van de Advies- en Meldpunten Kindermishandeling

(AMK’s) en de Steunpunten Huiselijk Geweld (SHG’s) samengevoegd tot een Advies- en

Meldpunten Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK’s).

Gemeenten krijgen in de nieuwe Jeugdwet de opdracht om op bovenlokaal niveau een AMHK te ont-

wikkelen dat minimaal de volgende wettelijke taken uitvoert:

1 Fungeren als herkenbaar en toegankelijk meldpunt voor gevallen of vermoedens van huiselijk ge-

weld en kindermishandeling.

2 Geven van advies en informatie aan melders en burgers.

3 Naar aanleiding van een melding: doen van onderzoek om te bepalen of er sprake is van kindermis-

handeling of (een van de vormen van) huiselijk geweld.

Het toekomstig AMHK kent drie doelgroepen: vermoedelijke plegers en slachtoffers van huiselijk

geweld2 en kindermishandeling (minder- en meerderjarigen), professionals die werken met mensen

(signaleringsfunctie) en burgers met zorgen.

Elke gemeente is in haar omgeving vrij, om samen met de betreffende partners, het AMHK te positio-

neren. Voor de positionering van AMHK zijn er verschillende opties, zoals:

• Zelfstandige stichting.

• Onderdeel van een GGD.

• Onderdeel van een veiligheidshuis.

• Onderdeel van een gecertificeerde instelling.

Gemeenten mogen zelf bepalen op welke schaal het AMHK wordt vormgegeven, waarbij de schaal-

grootte adequaat moet zijn voor de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling.

Om gemeenten te helpen bij de opzet van AMHK, heeft VNG een ondersteuningsprogramma AMHK

opgezet. Dit programma heeft als doel om gemeenten in de regio, die de regie hebben bij de inrich-

ting en de invulling van hun AMHK, te ondersteunen met advies en speciaal te ontwikkelen producten

en instrumenten, zoals het handelingsprotocol AMHK.

Op het vlak van ICT-ondersteuning hebben VNG en Jeugdzorg Nederland (JzNL) afgesproken om samen

te werken. Beide partijen zullen hun best practices beschikbaar stellen aan elkaar en ten behoeve van

gemeenten in de regio.

1 AMHK is een werknaam die in dit document wordt gebruikt. In de praktijk kunnen dus andere namen ontstaan. 2 De term ‘huiselijk geweld’ wordt breed opgevat. Het gaat om alle vormen van geweld in afhankelijkheidsrelaties.


Onderdeel van deze samenwerking is een gezamenlijke ambitie om te komen tot een uniforme ICT-ap-

plicatie die het primaire werkproces van een AMHK ondersteund. Naast voordelen op het gebied van

schaalgrootte, heeft dit voordelen op het gebied van dossier- en gegevensoverdracht tussen AMHK’s,

gegevensoverdracht tussen ketenpartners en verantwoordingsinformatie.

Dit document, Programma van Eisen ICT-ondersteuning AMHK, beschrijft de eisen en wensen voor deze

AMHK-applicatie.

1.2 Totstandkoming van dit Programma van EisenDe huidige uitvoering op de terreinen huiselijk geweld en kindermishandeling kennen grote verschil-

len. Oriëntatie, organisatie, werkwijze en hieraan gerelateerde ICT-ondersteuning kennen lokale

verschillen. Dit is te verklaren vanuit de historie.

Parallel aan de totstandkoming van het Programma van Eisen wordt door het Ondersteuningsprogram-

ma AMHK een gemeenschappelijk referentiekader ontwikkeld in de vorm van een handelingsprotocol

AMHK. In dit handelingsprotocol wordt de uitgangspunten en de manier van handelen van het AMHK

beschreven. Hierbij zijn de best practices vanuit het huidige werkveld toegepast.

De basis voor het Programma van Eisen AMHK is het wettelijk kader van het AMHK, Handelingsproto-

col AMHK, bestaande werkwijzen en ICT-systemen.

Met een vertegenwoordiging van huidige SHG’s (vanuit de drie koepelorganisaties), AMK’s en keten-

partners als Politie en Ministerie van V&J zijn interviews gehouden. Tijdens deze interviews is gekeken

naar de huidige werkwijze en de toekomstige werkwijze wanneer het AMHK operationeel is. Met deze

interviews zijn ankerpunten en verschilpunten inzichtelijk geworden. Van alle interviews zijn gespreks-

verslagen gemaakt en geaccordeerd door de gesprekspartners. Parallel hieraan is een referentiemodel

opgezet waarin processtappen, definities en registraties naar voren komen. Gedurende deze interviews

zijn deze getoetst en verder verdiept.

Na deze interviews is met een vertegenwoordiging (toekomstig AMHK-professionals) van de huidige

SHG’s (vanuit de drie koepelorganisaties), huidige AMK’s en het Ondersteuningsprogramma AMHK

een drietal workshops gehouden binnen een looptijd van 4 weken. Vertrekpunt bij deze workshops

was het jaar 2020. Het AMHK is werkelijkheid geworden. Centraal thema was het ontwerp van een

ideale AMHK-applicatie. Elke workshop had een specifiek thema. Gedurende deze workshops zijn de

beeldschermschetsen van een AMHK-applicatie door de deelnemers ontworpen op basis van het eerder

ontworpen referentiemodel.

Parallel aan de workshops zijn de uitwerkingen getoetst met de ontwikkelaars van het handelingspro-

tocol AMHK. Het concept Programma van Eisen is gereviewd door de gesprekspartners bij de inter-

views, deelnemers aan de workshops, vertegenwoordiging Ondersteuningsprogramma AMHK en leden

van de stuurgroep. Deze stuurgroep is samengesteld vanuit de drie koepelorganisaties SHG’s (PGV

Nederland, MO-groep en Federatie Opvang), AMK’s (Jeugdzorg) en VNG.

In Bijlage C is een overzicht opgenomen van gesprekspartners bij de interviews en deelnemers aan de

workshops. Langs deze weg willen de auteurs een dankwoord uitspreken naar deze personen. De pret-

tige gesprekken, de openheid en wil om gezamenlijk de ambitie te realiseren hebben dit Programma

van Eisen gevormd.


1.3 LeeswijzerIn hoofdstuk 2 wordt het werkveld van het AMHK geschetst en wordt ook de scope beschreven. In

hoofdstuk 3 worden de ontwerpprincipes beschreven. Deze principes zijn bepalend voor de gewenste

functionaliteiten. Hoofdstuk 4 vormt de kern van dit document. Hierin worden de eisen en wensen be-

schreven van een toekomstige AMHK-applicatie vanuit functioneel perspectief. Hoofdstuk 5 beschrijft

de gewenste beheerservices om de functionaliteit goed te beheren. Het laatste hoofdstuk is gewijd aan

een beschrijving van gewenste kwaliteitsaspecten anders dan functionele eisen en wensen. Bijlage A

beschrijft de verschillende onderdelen. Deze bijlage heeft een meer technisch karakter. In Bijlage B is

het overall objectenmodel met informatieobjecten beschreven. Bijlage C geeft een overzicht van geïn-

terviewden en deelnemers aan de workshops.


2 Huiselijk geweld en Kinder-mishandeling, domein in beweging

De achterliggende gedachte bij de totstandkoming van AMHK’s is dat één systeemgerichte benadering

voor alle betrokkenen effectiever en efficiënter is. Kindermishandeling en huiselijk geweld worden

beide gekenmerkt door de afhankelijke positie van het slachtoffer tegenover de pleger. Daarnaast

hanteren beide organisaties een vergelijkbaar handelingsprotocol, waardoor de aanpak in de praktijk

relatief dicht bij elkaar ligt. De achtergrond van de deelnemers van de toekomstige AMHK’s is zeer

divers.

2.1 Steunpunten Huiselijk GeweldDe huidige SHG’s kennen een diverse wijze van organisatie, omvang van dienstverlening en hieraan

gerelateerde ICT-ondersteuning. In de praktijk zijn er veel verschillende ICT-systemen in gebruik. De

dienstverlening loopt uiteen van een laagdrempelige toegang voor advies/doen van een melding, in-

zetten/coördineren van hulpverlening tot en met het daadwerkelijk verlenen van hulp. Sinds de komst

en implementatie van de meldcode groeit wel meer uniformiteit. Op dit moment zijn er 35 SHG’s.

SHG’s zijn gerelateerd aan gemeente(n) en maken vaak onderdeel uit van een gemeentelijke dan wel

van regionale (samenwerkings)organisaties. Er zijn 3 samenwerkende koepelorganisaties: PGV Neder-

land (voorheen GGD Nederland), MO-Groep en Federatie Opvang. SHG’s maken op dit moment de

omslag naar een meer formele structuur.

2.2 AMK’s binnen Bureaus JeugdzorgElk Bureau Jeugdzorg heeft een AMK. AMK’s geven advies over en onderzoeken (vermoedelijke) kin-

dermishandeling. Iedereen die zich zorgen maakt over een kind in zijn of haar omgeving kan een AMK

bellen. Er zijn 16 AMK’s verspreid over Nederland Deze bureaus zijn allen verenigd binnen Jeugdzorg

Nederland. Deze vereniging richt zich op landelijk ondersteunende taken als communicatie, belangen-

behartiging, delen best practices, protocollen en ICT-ondersteuning. Op dit moment wordt een nieuw

ICT-systeem ontwikkeld voor de ondersteuning van Bureaus Jeugdzorg/AMK’s.

2.3 Vorming AMHK’sDe regionale indeling van toekomstig AMHK’s is nog niet bekend. Per AMHK wordt in de regio een

keuze gemaakt voor een positioneringoptie en inrichting van het AMHK. Hierbij zijn de, in het vorige

hoofdstuk, geschetste opties het vertrekpunt. Daarnaast worden op gemeentelijk niveau wijkteams

ingericht. Deze wijkteams hanteren een integrale gezinsbenadering en worden belast met enkelvou-

dige problematiek. Het AMHK wordt gepositioneerd als ingang voor alle vormen van huiselijk geweld

en de coördinatie van meervoudige (complexe) problematiek. Bij meervoudige problematiek is sprake

van een combinatie van meerdere problemen.

Vanuit het Ondersteuningsprogramma AMHK is een uniform handelingsprotocol opgesteld. Dit hande-

lingsprotocol is ontwikkeld vanuit de basisfilosofie van het AMHK door een vertegenwoordiging van

de toekomstig AMHK’s. Hierbij staat het gezin als systeem centraal. Het protocol kenmerkt zich door

een samenvoeging van het beste uit beide werelden. Dit handelingsprotocol vormt een kapstok voor

de AMHK’s in wording en zal een meer uniforme handelwijze stimuleren. Het Programma van Eisen is

in lijn met het Handelingsprotocol AMHK.


VNG en de meeste toekomstig deelnemers van AMHK’s hebben een gezamenlijke wens om te komen

tot een uniforme AMHK-applicatie voor het primaire proces. Het gebruik van een uniforme applicatie

heeft voordelen als:

1 Bevordert een gemeenschappelijke taal

Een uniform handelingsprotocol en onderliggende applicatie heeft als voordeel dat een eenduidige

taal wordt gehanteerd. Op dit moment kennen de toekomstig AMHK-deelnemers veelal een eigen

begrippenkader. Dit maakt uitwisseling van (en vergelijkbaarheid van) informatie en communicatie

lastig.

2 Maakt gegevensuitwisseling mogelijk

Een uniforme AMHK-applicatie maakt het eenvoudiger om gegevens uit te wisselen tussen AMHK’s

onderling (bijvoorbeeld bij verhuizing of regio overstijgende casussen). Dit verbetert de hulpverle-

ning. Daarnaast is het eenvoudiger gegevens geautomatiseerd uit te wisselen met ketenpartners. Er

hoeft immers maar één koppeling te worden gerealiseerd.

3 Managementrapportages

Een eenduidige gegevensset maakt het mogelijk om meer betrouwbare managementrapportages te

genereren op regio en bovenregionaal niveau.

4 Schaalgrootte heeft financiële voordelen

Het is op dit moment nog een aanname, maar hoe meer gebruikers een applicatie heeft hoe lager

de kosten per gebruiker zullen zijn.

2.4 Taakstelling AMHKHet AMHK heeft een aantal taken gekregen waar ze voor verantwoordelijk is. Het AMHK vormt een

laagdrempelig voorportaal bij vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling. Er zijn ook ont-

wikkelingen zichtbaar waarbij bredere hulpverlening wordt aangeboden. De AMHK-applicatie moet

dit ondersteunen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen verplichte en optionele taken. Deze taken

worden kort toegelicht.

2.4.1 Verplichte taken

Adviseren en bieden van ondersteuning

Iedereen kan het AMHK bellen voor advies of consultatie. Het advies is er op gericht de adviesvrager

beter om te kunnen laten gaan met de situatie. Een advies is een eenmalig contact. Waarnodig worden

vervolgafspraken gemaakt. In dat geval wordt er gesproken over consultatie. Professionele adviesvra-

gers hanteren de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. De meldcode beschrijft in 5 stap-

pen wat stappen wat een professional moet doen bij vermoedens van geweld. Onderdeel van deze 5

stappen is het vragen om advies/een consult bij een AMHK en het doen van een melding als eigen inzet

niet tot het gewenste resultaat heeft geleid.

Meldpunt voor professionals en burgers

Het optimaal en laagdrempelig faciliteren van het melden van een (vermoeden van) huiselijk geweld

en/of kindermishandeling. Professionals hanteren de meldcode ‘Huiselijk geweld en Kindermishande-

ling’. Advies vragen en het doen van een melding kan via een internetsite, telefonisch, per email of aan

de balie plaatsvinden.

Uitvoeren van nader onderzoek

Wanneer de situatie niet helder genoeg is, wordt nader onderzoek ingesteld. Hierbij kunnen betrok-

ken binnen en buiten het gezinssysteem worden benaderd. Bij vermoeden van kindermishandeling

kan, indien het kind niet met toestemming van ouders in veiligheid gebracht kan worden een Verzoek

Tot Onderzoek worden ingediend bij de Raad voor de Kinderbescherming.


Inschakelen van benodigde hulpverlening

Het AMHK schakelt de benodigde hulpverlening in. In de regio zijn diverse hulpverleners actief, ieder

met een eigen specialisatie (te selecteren via een zogenaamde Sociale Kaart).

In kennis stellen van derden (zoals Politie, RvdK, B&W)

Het AMHK werkt actief samen met ketenpartners. Bij Tijdelijk Huisverbod wordt samengewerkt met

een Hulpofficier van Justitie. De burgemeester (via gemeenteambtenaren) wordt gevraagd een besluit

te nemen. Bij vermoedens tot kindermishandeling kan het AMHK een Verzoek Tot Raadsonderzoek

indienen bij de Raad voor de Kinderbescherming.

Terugrapporteren aan melder

Tot zo ver de veiligheidssituatie het toelaat, is het AMHK zo transparant mogelijk over het onderzoek

en de inzet van hulpverlening. Dit gebeurt via een verslag. In de toekomst wordt ook de optie openge-

houden een klantportaal in te richten.

2.4.2 Optionele taken

Voorlichting en expertiseontwikkeling

Het geven van voorlichting een specifieke groepen ter bevordering van preventieve werking. Daar-

naast heeft het AMHK veel expertise in huis. Samen met ketenpartners wordt deze expertise dooront-

wikkeld en beschikbaar gesteld ten behoeve van preventieve voorlichting en beleidsontwikkeling.

Crisisbeheer en –interventie

Bij een crisissituatie is snelle interventie noodzaak. Het AMHK kan snelle interventies als opvang inzet-

ten en regisseren.

Wet Tijdelijk Huisverbod

Het huisverbod houdt in dat een pleger van huiselijk geweld in beginsel tien dagen zijn of haar woning

niet meer in mag en in die periode ook geen contact mag opnemen met de partner of de kinderen. De

maatregel biedt de mogelijkheid om in een noodsituatie te voorzien in een afkoelingsperiode waarbin-

nen de nodige hulpverlening op gang kan worden gebracht en escalatie kan worden voorkomen. Het

huisverbod kan ook worden opgelegd bij kindermishandeling of een ernstig vermoeden daarvan. Het

huisverbod wordt in de vorm van een beschikking uitgereikt door de burgemeester of door de politie

indien zij daartoe wordt gemandateerd.

Regisseren in de keten en monitoring.

Een andere optionele taak van het AMHK is het regisseren van hulpverlening in de keten en het

monitoren van de hulpverlening. Doel hiervan is de integrale hulpverlening op elkaar af te stemmen

en te bewaken. Waarnodig zet het AMHK gewijzigde hulpverlening in als deze niet tot het gewenste

resultaat leidt.

2.5 Scope Programma van EisenHet Programma van Eisen voor de AMHK-applicatie ondersteunt de wettelijke en optionele taken.

De optionele taak ‘Voorlichting en expertiseontwikkeling’ heeft geen directe relatie tussen deze taak

en een ICT-systeem. Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten valt buiten de scope van dit Programma

van Eisen. Het vastleggen van deze activiteiten wordt wel meegenomen. Daarnaast kan vanuit ma-

nagementrapportages de benodigde informatie worden gegenereerd die later voor voorlichting wordt

gebruikt.

De taken van het AMHK zijn door het Ondersteuningsprogramma AMHK vertaald in een Hande-

lingsprotocol AMHK. Dit Programma van Eisen ondersteunt het Handelingsprotocol AMHK en vormt


het scharnierpunt tussen specifieke methoden als ORBA, SAVE, FFPS en het ICT-systeem. Ten aanzien

van managementrapportages zijn de uitkomsten van de analyse uitgevoerd door PGV Nederland (voor-

malig GGD) leidend.

De AMHK-applicatie maakt onderdeel uit van een netwerk van organisaties en hieraan gerelateerde

ICT-systemen. Onderstaande omgevingsverkenning laat de context van de AMHK-applicatie zien:

In paragraaf 4.2.2. (Externe koppelingen) worden de relaties nader uitgewerkt. De AMHK-applicatie

richt zich in functionele zin op bovenstaande relaties. De feitelijke koppeling in technische zin valt

buiten de scope van dit Programma van Eisen. De AMHK-applicatie moet aangesloten worden op

CORV (Collectieve Opdracht Routeer Voorziening). CORV is een digitaal knooppunt dat zorgt voor de

elektronische afhandeling van formeel berichtenverkeer binnen het justitiële domein (Raad voor de

Kinderbescherming, Politie, Openbaar Ministerie en Rechtbanken) en het sociale domein (gemeenten

zelf, Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling. Gecertificeerde instellingen en

eventuele gemandateerden vallen buiten het sociale domein.

2.6 ImplementatiestrategieDit Programma van Eisen heeft betrekking op de AMHK-applicatie. Hierbij zijn de wensen van de

professionele werkers opgehaald en vertaald naar eisen en wensen. Dit programma geeft hierdoor een

totaaloverzicht van de behoeften weer van een AMHK-applicatie. In paragraaf 4.2.1 worden aanpa-

lende onderdelen van het AMHK-systeem beschreven. Voorbeelden hiervan zijn een klantportaal,

ketenpartnerportaal.

De implementatiestrategie is dat eerst gestart wordt met het beschikbaar stellen van de kernfunctiona-

liteiten waarmee minimaal het Handelingsprotocol AMHK goed wordt ondersteund.

Hierna kan een afweging worden gemaakt of en wanneer de overige functionaliteiten zoals bijvoor-

beeld een klantportaal beschikbaar wordt gesteld.


3 Ontwerpprincipes

Bij het samenstellen van het Programma van Eisen is met een aantal ontwerpprincipes rekening ge-

houden. Deze principes zijn bepalend voor hoe de functionaliteit zal worden gerealiseerd en zijn in lijn

met het Handelingsprotocol AMHK. Deze ontwerpprincipes hebben betrekking op:

1 Flexibel aan te passen aan dynamisch werkveld.

2 Ondersteunt systeemgerichte benadering.

3 Gebruiksgemak voor de professional.

4 Privacy en veiligheid geborgd.

5 Eenvoudig verantwoording kunnen afleggen.

3.1 Flexibel aan te passen aan dynamisch werkveldZoals in het voorgaande hoofdstuk beschreven is het domein van huiselijk geweld en kindermishande-

ling een domein in beweging.

• Voor de positionering van AMHK zijn er verschillende opties, zoals: een zelfstandige stichting,

onderdeel van een GGD, Veiligheidshuis, gecertificeerde instelling of SHG-instelling. Gemeenten

mogen zelf bepalen op welke schaal het AMHK wordt vormgegeven, waarbij de schaalgrootte ade-

quaat moet zijn voor de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling. Op landelijk niveau

zullen hierdoor verschillen tussen AMHK’s ontstaan.

• Een AMHK maakt op regioniveau onderdeel uit van een keten. Elk AMHK zal specifieke werkafspra-

ken maken met deze ketenpartners en heeft een “Couleur Locale”

• Een AMHK verricht diensten voor één of meerdere gemeenten. Elk gemeente zal specifieke eisen

stellen aan dienstverlening maar ook op welke wijze deze wordt verantwoord.

• Parallel aan het samenstellen van het Programma van Eisen wordt een handelingsprotocol AMHK

opgesteld. Het is te verwachten dat dit handelingsprotocol na de eerste praktijkervaringen zich ver-

der ontwikkelt. Dit kan invloed hebben op de procesgang en de te registreren gegevens.

De AMHK-applicatie dient rekening te houden met bovenstaande aspecten. De applicatie dient zoda-

nig te worden ontwikkeld dat aan deze dynamiek kan worden voldaan.

3.2 Ondersteunt systeemgerichte benadering Er is een ontwikkeling gaande waarbij het accent verschuift van een individuele naar een systeembe-

nadering. Zo worden hulpverleningsprogramma’s ontwikkeld die tot doel hebben de hulpverlening

te laten samenwerken als gewelddadig gedrag in gezinnen wordt geconstateerd. Daarnaast is een

verdere integratie te onderscheiden van aanpalende problematieken als schuldhulpverlening, versla-

vingszorg et cetera. Een voorbeeld hiervan is OGGZ (Openbare Geestelijke Gezondheidszorg) binnen

GGD Nederland. Steeds meer wordt integrale hulp voor het gezin aangeboden (Eén gezin, één plan).

De integrale hulp is gericht op een meersporenbeleid. Slachtoffers van huiselijk geweld of kindermis-

handeling maken deel uit van gezinssystemen en familieverbanden. De verschillende betrokkenen bij

huiselijk geweld of kindermishandeling krijgen elk hun eigen hulpverleningstraject aangeboden.

Een samenhangende aanpak betekent dat de interventies en hulpverlening onderling goed op elkaar

afgestemd moeten zijn, zowel inhoudelijk als qua timing.


De volgende aspecten komen we op dit moment bij de SHG’s en AMK’s tegen, die ook in het AMHK-

handelingsprotocol zijn te herleiden:

• Het betrekken van de omgeving van het cliëntsysteem bij de hulpverlening.

• Kijken naar interacties tussen betrokkenen.

• Analyseren van familiepatronen met behulp van technieken als bijvoorbeeld socio-/genogrammen.

• Verantwoordelijkheid nemen voor eigen gedrag.

• Hulpverlening is zoveel mogelijk transparant zover de veiligheid dit toe laat.

Het analyseren van het gezinssysteem en het bieden van hulpverlening aan dit gezinssysteem stelt

specifieke eisen aan de AMHK-applicatie. Per gezinssysteem kunnen bijvoorbeeld meerdere meldingen

plaatsvinden. Een gezinsysteem is aan verandering onderhevig. Integrale hulp wordt ook buiten de

aandachtsgebieden Kindermishandeling en Huiselijk Geweld aangeboden. De AMHK-applicatie moet

deze dynamiek ondersteunen.

3.3 Gebruiksgemak voor de medewerkersGebruikers van de AMHK-applicatie zijn professionals. Gebruiksgemak is de toegankelijkheid tot de

applicatie en de efficiëntie waarmee een gebruiker het systeem kan doorgronden. In de gesprekken

met medewerkers is aangegeven dat er weinig affiniteit is met ICT-gebruik en is geadviseerd zo min

mogelijk te registreren. De volgende aspecten zijn bij de AMHK-applicatie van belang:

• De opbouw van schermen dient zodanig te zijn dat de medewerker deze intuïtief kan gebruiken.

Toekomstig gebruikers hebben aangegeven gebruik te willen maken van grote knoppen, visuele

ondersteuning (met gebruik van bijvoorbeeld sociogrammen) en een totaal overzicht van het gezin-

systeem en hieraan gerelateerde hulpverlening te willen zien.

• De behoefte van de medewerkers is om een zo klein mogelijke administratieve last te hebben. Daar

waar administratie nodig is moet snel inzichtelijk zijn wat er wordt verlangd en met welk doel infor-

matie moet worden geregistreerd. Het is niet zozeer een probleem te registreren, maar de gebrui-

ker moet altijd weten waarom hij/zij dit doet. Gegevens dienen eenmalig te worden geregistreerd

en kunnen worden hergebruikt.

• Waar mogelijk (technisch en wettelijk) dient gebruik te worden gemaakt van koppelingen met

ketenpartners zodat gegevens niet opnieuw hoeven te worden geregistreerd. Voorbeelden hiervan

zijn:

1 Koppeling met GCOS (Generiek Casus Overleg Systeem). Dit systeem wordt gebruikt binnen

Veiligheidshuizen waarbij meldingen in een multidisciplinair overleg met ketenpartners worden

besproken.

2 Koppeling met BVH (BasisVoorziening Handhaving). In dit systeem registreert de politie inciden-

ten/meldingen.

3 Koppeling met KBPS (Kinderbescherming Bedrijfsprocessen Systeem). In dit systeem worden de

VTO’s (Verzoeken Tot Onderzoek) door de Raad van Kinderbescherming geregistreerd.

Op dit moment zijn er geen geautomatiseerde koppelingen en worden gegevens handmatig overge-

nomen. Dit wordt als administratief belastend ervaren. Binnen de wettelijke kaders dient de AMHK-

applicatie in technische zin zoveel als mogelijk de gewenste technische koppelingen te ondersteunen.

Bij een koppeling met BVH zullen, in het kader van de Wet Politiegegevens, ook convenanten tussen

politie en de verschillende AMHK’s moeten worden afgesloten.

• De AMHK-applicatie dient de medewerker en manager voldoende te ondersteunen bij het sturen

van het werk. Dit uit zich in een overzicht van de caseload en triggers om de werkstroom te be-

sturen. De medewerker heeft een takenlijst waarop de noodzakelijk activiteiten voor de komende

periode staan vermeld. De rol ‘manager’ heeft de mogelijkheid om werk (casussen) toe te wijzen


aan professionals en heeft daarnaast inzicht in de caseload van zijn/haar medewerkers.

3.4 Privacy en veiligheid geborgdHuiselijk geweld en kindermishandeling zijn delicate onderwerpen. Met de registratie van situaties van

huiselijk geweld of kindermishandeling en cliënten moet daarom altijd zorgvuldig worden omgegaan.

Het ontwerp van de applicatie dient hiermee rekening te houden. Het onzorgvuldig bekend wor-

den van namen van betrokkenen kan directe invloed hebben op hun veiligheid. Dit geldt zowel voor

professioneel betrokkenen als voor de non-professionals. Registratie kan ook stigmatiserend werken.

Daarom is het van belang om zorgvuldig met de privacy van cliënten om te gaan en terughoudend te

zijn met de uitwisseling van cliëntgegevens. De Wet Bescherming Persoonsgegevens en Wet Politiege-

gevens stellen hier strikte eisen aan.

Hulpverleners willen, zoveel als de veiligheidssituatie dit toelaat, transparant zijn over analyse en hulp-

verlening richting de betrokkenen. De AMHK-applicatie dient dit te ondersteunen door functionaliteit

te bieden waarbij de medewerker eenvoudig verslagen kan genereren die kunnen worden verstuurd.

Elke cliënt heeft recht op inzage in het opgebouwde dossier. De medewerker moet kunnen aangeven

welke gegevens wel/niet ter inzage zijn en moet daarnaast eenvoudig een uitdraai van het dossier (al-

leen de ‘ter inzage’-gegevens) kunnen genereren.

3.5 Eenvoudig verantwoording kunnen afleggenAMHK’s worden gefinancierd door gemeenten. Met de decentralisatie worden gemeenten ook verant-

woordelijk voor goede voorzieningen in dit domein. Om deze nieuwe verantwoordelijkheid goed in te

kunnen vullen moet de gemeente inzicht hebben in de wijze waarop de zorgverlening nu aanwezig is

en hoe effectief deze is. Daarnaast hebben gemeenten behoefte aan specifieke gegevens ten behoeve

van beleidsformulering en beleidsevaluatie.

Het is belangrijk dat de AMHK-applicatie aan deze verantwoordingsbehoefte voldoet. Hierbij kan ge-

dacht worden aan effectiviteit van hulpverlening, aard/soort geweldsituatie en geboden hulpverlening.

Gemeenten hebben naast een generieke informatiebehoefte ook specifieke vragen. De AMHK-applica-

tie moet aan deze informatiebehoefte kunnen voldoen door rapportages op maat te genereren.


4 Functionele eisen aan de ICT ondersteuning AMHK

In dit hoofdstuk worden de functionele eisen aan de ICT ondersteuning beschreven. De overige, niet

direct functionele eisen worden in een volgend hoofdstuk beschreven.

4.1 Overkoepelende procesbeschrijvingIn deze paragraaf wordt eerst een overkoepelende procesbeschrijving gegeven in relatie tot de taken

van het AMHK. Vanuit deze beschrijving wordt verder ingegaan op de verschillende onderscheiden

processen.

De primaire doelstelling van het AMHK is het begeleiden van mensen die te maken hebben met een

situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling, zodanig dat ze in staat worden gesteld aan deze

ongewenste situatie een einde te maken. Om deze doelstelling te bereiken worden verschillende pro-

cessen onderscheiden met verschillende gradaties van urgentie:

In deze processen staat het cliëntsysteem centraal. Een cliëntsysteem is een groep personen die onder-

ling een zekere afhankelijkheidsrelatie hebben (in de meest eenvoudige vorm: het gezin) en die geza-

menlijk een directe betrokkenheid hebben tot de gemelde situatie van huiselijk geweld of kindermis-

handeling (voorbeeld: incest).

Een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling wordt in het vervolg van dit Programma van

Eisen verkort aangeduid als een “geweldsituatie”. Dit wordt gedaan om de leesbaarheid en overzich-

telijkheid van het programma te bevorderen en omdat er vanuit de ICT-ondersteuning geen verschil is

tussen huiselijk geweld en kindermishandeling. Beide kunnen op gelijke manier worden geregistreerd.

Hiermee wordt dus afgeweken van de terminologie zoals in het model Handelingsprotocol AMHK

wordt gehanteerd. Qua definities blijft dit PvE in lijn met het Handelingsprotocol. Er wordt aange-

sloten op de definities van huiselijk geweld en van kindermishandeling zoals gegeven in het model

Handelingsprotocol.

De taken en activiteiten van een AMHK worden in dit Programma van Eisen vanuit de processen bena-

derd. Een proces is een serie activiteiten die onder verantwoordelijkheid van een medewerker wordt

uitgevoerd en die bedoeld is om een resultaat te leveren dat bijdraagt aan de toegevoegde waarde

van de organisatie als geheel. Er is voor een procesbenadering gekozen omdat het hiermee mogelijk

wordt om de verschillende activiteiten gestructureerd aan te laten sluiten bij het Handelingsprotocol

AMHK. In de praktijk zullen veel activiteiten, met name in de onderzoeksfase, door elkaar lopen en

afhankelijk zijn van de situatie die zich voordoet.

In dit document wordt een onderscheid gemaakt tussen primaire processen en ondersteunende activi-

teiten.


Primaire processen vormen de kerntaken van het AMHK. De ondersteunende activiteiten zijn die acti-

viteiten die ofwel de primaire processen ondersteunen, zoals werkstroombeheer en gespreksvoering,

ofwel een andere invloed hebben op de primaire processen, zoals klachtafhandeling en het voldoen

aan verzoeken tot vernietiging van een melding.

In onderstaand figuur staan de verschillende processen en activiteiten in samenhang aangegeven:

4.1.1 Primaire processen

In het navolgende worden de onderscheiden processen benoemd. De verdere uitwerking van deze

processen staat beschreven in Bijlage A.

Voorlichting

Eén van de taken van het toekomstig AMHK is het verzorgen van voorlichting aan publiek en aan

professionals. Hiervoor neemt de organisatie die voorlichting wenst te ontvangen contact op met het

AMHK. De voorlichtingstaak wordt toegewezen aan een specialist op het onderwerp waar voorlichting

over wordt gevraagd. Deze medewerker verzorgt verder de voorlichtingsactiviteit.

Advies geven

Dit betreft alle activiteiten met betrekking tot het geven van advies of begeleiding aan een betrok-

kene of omstander die te maken heeft met (een vermoeden van) een geweldsituatie. Een particulier of

professional kan contact met het AMHK opnemen langs verschillende communicatiekanalen (mon-

deling of schriftelijk). Het adviseren en begeleiden wordt uitgevoerd door een professional van het

AMHK.

Cliëntsysteem toeleiden naar passende hulp

Met het doen van een melding wordt het proces gestart waarmee het cliëntsysteem wordt toegeleid

naar passende hulp. In principe kan iedereen een melding doen wanneer hij een vermoeden heeft van


een geweldsituatie. Het AMHK beoordeelt de melding en leidt (indien nodig) het cliëntsysteem toe

naar passende hulp. De hulpverlening aan het cliëntsysteem wordt niet door het AMHK verzorgd. In de

meeste situaties zal het lokale veld worden ingeschakeld. In andere gevallen zal meer gespecialiseerde

hulpverlening worden ingeschakeld. De overgang van adviseren naar het behandelen van een melding

is niet altijd een harde scheidslijn. Een advies kan leiden tot een melding.

Dit proces wordt hier onderverdeeld in drie deelprocessen:

• Melding in ontvangst nemen;

• Inzet vervolgtraject;

• Onderzoek.

In het deelproces Melding in ontvangst nemen gaat het om het faciliteren van het melden van (een

vermoeden van) een geweldsituatie. Hierbij wordt de melding geregistreerd, vindt de triage plaats

en wordt bepaald of en welk vervolgtraject het best passend is. De triage is een belangrijke stap. De

melding wordt hierbij verrijkt, het veiligheidsrisico wordt getaxeerd en de urgentie wordt bepaald.

Vervolgens kan de melding worden besproken in een intercollegiaal of multidisciplinair overleg en

wordt bepaald wat de vervolgstap is.

Belangrijk is op te merken dat in een crisissituatie deze processtap zeer snel wordt doorlopen en moge-

lijk op locatie. Deze situaties stellen specifieke eisen aan de dienstverlening. Deze moet 24x7 bereik-

baar zijn en de hulpverlening moet direct opgestart kunnen worden.

Bij het Inzetten van het vervolgtraject wordt het cliëntsysteem toegeleid naar passende hulp. Het

bepalen van het mogelijke vervolgtraject wordt mede in de triage bepaald. Dit kan bestaan uit door-

geleiden naar passende ondersteuning (al dan niet via lokale veld), het aanvragen van een verzoek tot

onderzoek bij de Raad voor de Kinderbescherming of het aanvragen van een huisverbod. In voorko-

mende gevallen kan de Politie worden geïnformeerd.

Het AMHK stelt een Onderzoek in wanneer de situatie onvoldoende helder is, inzet van de bevoegd-

heden van het AMHK nodig zijn, specifieke expertise van het AMHK nodig is en/of reeds betrokken

hulpverlening niet over de mogelijkheden beschikt om de veiligheid te herstellen. Wanneer besloten

wordt een melding te onderzoeken, stelt het AMHK een plan van aanpak op voor de uitvoering van

het onderzoek. Hierin wordt onder andere de onderzoeksvragen en onderzoeksaanpak beschreven.

Crisisinterventie

In een crisissituatie is acute en directe interventie vereist. Deze situaties stellen specifieke eisen aan de

dienstverlening. Deze moet 24x7 bereikbaar zijn en de hulpverlening moet direct opgestart kunnen

worden. Bij een crisisinterventie lopen het onderzoek naar de geweldsituatie en de hulpverlening

parallel. Beide sporen moeten aan het einde bij elkaar worden gebracht zodat structurele hulp kan

worden geboden.

Tijdelijk huisverbod begeleiden

Het tijdelijk huisverbod houdt in dat een pleger van huiselijk geweld in beginsel tien dagen zijn of haar

woning niet meer in mag en in die periode ook geen contact mag opnemen met de partner of de kin-

deren. Het AMHK heeft een belangrijke adviserende rol in de uitvoering van deze maatregel. In eerste

aanzet adviseert het AMHK over de inzet van de maatregel. Wanneer de maatregel wordt opgelegd

geeft het AMHK advies over de beëindiging of verlenging van de maatregel. In veel gevallen zal het

AMHK ook het cliëntsysteem, waarbinnen het THV wordt uitgevoerd, begeleiden.


4.1.2 Ondersteunende activiteiten

Ondersteunende activiteiten zijn activiteiten die het primaire proces faciliteren. Het zijn werkzaamhe-

den die door medewerkers worden uitgevoerd, maar waarbij geen sprake is van een duidelijk gedefini-

eerd proces. Het zijn activiteiten die op elk willekeurig moment in de tijd kunnen plaatsvinden.

Gesprekken en contacten beheren

Gesprekken vormen de basis, waarmee informatie wordt verzameld rond het cliëntsysteem. Deze ge-

sprekken kunnen op elke willekeurige locatie worden gevoerd, van een huiskamer tijdens een crisis-

interventie tot een rustig gesprek op kantoor van het AMHK. Hierbij worden uiteenlopende vormen

van gesprekken gevoerd. Deze kunnen variëren van een informeel telefoongesprek tot en met een

geformaliseerd overleg met vertegenwoordigers van verschillende organisaties.

Van elk contact wordt een contactmoment geregistreerd.

Relatiebeheer

Het AMHK is een bemiddelende organisatie tussen het cliëntsysteem en de hulpverlening. Omdat het

geografische gebied van een AMHK erg groot kan zijn en het aantal hulpverlenende instanties erg om-

vangrijk en divers, is de sociale kaart een belangrijk hulpmiddel bij het toeleiden van het cliëntsysteem

naar passende hulp.

De sociale kaart geeft een overzicht van de ketenpartners in een bepaalt (geografisch) verzorgingsge-

bied. Hierin zijn naam, contactgegevens en een beschrijving van de dienstverlening opgenomen. Het

registreren en bijwerken kan door alle medewerkers van het AMHK en geautoriseerde medewerkers

van ketenpartners worden gedaan. Hierbij kunnen de principes van Wikipedia worden toegepast.

Werkstroombeheer

Het managen van werkzaamheden kan zowel vanuit het perspectief van de manager als vanuit het

perspectief van de medewerker worden bekeken.

Vanuit de manager gezien gaat het hier om de verdeling van werk over teams of over medewerkers.

Hiervoor is inzicht nodig in de beschikbaarheid en competenties van medewerkers, toegewezen dien-

sten (telefoondienst, piketdienst, enz.) en het aantal toegewezen meldingen.

Vanuit de medewerker gezien gaat werkstroombeheer over het inplannen van zijn eigen werkzaamhe-

den. Hiervoor heeft hij inzicht nodig in de afspraken die hij heeft ingepland en de taken die aan hem

zijn toegewezen. De gestelde deadlines zijn hier een belangrijke factor bij de prioriteitstelling van zijn

werk.

Termijnbewaking

Termijnbewaking is het bewaken van de termijnen waarbinnen bepaalde taken binnen het proces voor

de toeleiding van het cliëntsysteem moeten worden uitgevoerd. Bij het bewaken van termijnen wordt

de gebruiker er tijdig aan herinnert dat een deadline binnen een gestelde tijd verloopt. Een gebruiker

wordt hier actief aan herinnert door visuele maatregelen, zoals het toepassen van een kleurcodering,

het gebruik van pop-upschermen of het ontvangen van een mail. De maatregel is afhankelijk van de

voorkeuren van de organisatie.

Klacht afhandelen

Het proces van Klachtafhandeling kent globaal drie stappen: Registreren, beoordelen en in behande-

ling nemen. Alle betrokkenen bij het primaire proces van het AMHK, zoals adviesvragers, melders, cli-

enten en hulpverleners, kunnen een klacht indienen over de handelingswijze van het AMHK. Op basis

van de beoordeling van de klacht wordt gezocht naar een oplossing van de ongewenste situatie.


Vernietigingsverzoek behandelen

Een vernietigingsverzoek kan worden ingediend voor het vernietigen van een melding of het vernie-

tigen van cliëntgegevens. De acties voortkomend uit een vernietigingsverzoek kunnen alleen door

daartoe geautoriseerde medewerkers worden uitgevoerd.

Een verzoek tot het vernietigen van een melding kan alleen worden ingediend door de melder van de

desbetreffende melding. Het verzoek tot vernietigen van cliëntgegevens kan alleen worden ingediend

door de cliënt zelf waarvoor deze gegevens zijn geregistreerd.

Nadat over het verzoek een besluit is genomen, worden alle direct betrokkenen (afhankelijk van nut

en noodzaak) hierover geïnformeerd.

Managementrapportage

Een AMHK moet in principe over alle informatie in het primaire proces kunnen rapporteren. Omdat

gevraagde informatie met grote regelmaat verandert, moeten managementrapportages maximaal

flexibel door een geautoriseerde gebruiker kunnen worden ingericht.

Een managementrapportage kan bedoeld zijn voor de eigen organisatie, lokaal niveau (bijv. verant-

woording richting gemeente) of landelijk niveau (voor koepelorganisaties of het ministerie van VWS).

Een managementrapportage kan drie doelstellingen dienen: Het verzamelen van informatie ten

behoeve van bijvoorbeeld beleidsontwikkeling, het meten van de effectiviteit of het verbeteren van de

efficiëntie waarmee het werk wordt gedaan.

Beheer en autorisaties

De AMHK-applicatie maakt het mogelijk dat een AMHK een ‘couleur locale’ heeft. Functionaliteiten

ten behoeve van Beheer maken het mogelijk om op lokaal niveau specifieke vraagformulieren (zoals

het risicotaxatieformulier), vragen en registraties (ten behoeve van bijvoorbeeld management rappor-

tages) toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

Het AMHK heeft te maken met vertrouwelijke gegevens. De juiste autorisaties van de juiste rollen is

hierdoor van belang. Hierbij moet gedacht worden aan medische gegevens die alleen toegankelijk zijn

voor artsen. Het is ook mogelijk dat meerdere personen tegelijkertijd werken aan een dossier.

4.2 Basisprincipes in het objectenmodelIn deze paragraaf worden enkele basisprincipes van het objectenmodel beschreven. Het volledige mo-

del is als Bijlage B bij dit document opgenomen.

4.2.1 Adviezen en meldingen

In het objectenmodel wordt een onderscheid gemaakt tussen adviezen en meldingen. De melding

bevat alle informatie die bij een advies wordt geregistreerd en de specifieke informatie die bij een

melding hoort.

Het advies vormt de basis voor het registreren van een vermoeden van een geweldsituatie. Bij een

advies wordt de minimale set aan informatie geregistreerd. Dit betreft:

• De situatie die aanleiding vormt voor het opnemen van contact: Wat is er aan de hand?

• De intentie waarmee de adviesvrager belt: Waarom neemt hij/zij contact op met het AMHK?

• De geadviseerde activiteiten vanuit het AMHK: Wat kan de persoon zelf doen om de situatie weer

een goede wending te geven?

Een advies kan een eenmalig contact zijn, maar hoeft hier niet toe te worden beperkt (in tegenstelling

tot de oude situatie van gescheiden AMK’s en SHG’s). Dit betekent dat een advies een zekere ontwik-

keling kan hebben en dat adviezen naar elkaar kunnen verwijzen (Bijvoorbeeld “Ik verwijs naar het

gesprek dat we … hebben gehad.”).


Bij een melding kunnen ook de persoonsgegevens van het cliëntsysteem worden geregistreerd. Dit

is niet toegestaan bij een advies. Een melding bevat een aantal procesgerelateerde gegevens, zoals

status, beslismomenten en motivaties van beslissingen.

Deze manier van kijken naar een advies en melding is van belang omdat het de geleidelijke overgang

van een eerste adviesvraag naar een melding ondersteunt. Deze geleidelijke overgang doet zich regel-

matig in de praktijk voor. Uiteraard is het ook mogelijk om direct een melding aan te maken. In deze

situatie zijn dan geen gegevens uit een advies beschikbaar die worden hergebruikt.

4.2.2 Van melding naar Veiligheidsplan

De kern van het objectenmodel wordt gevormd door de melding, de geweldsituatie (zijnde huiselijk

geweld en/of kindermishandeling), het cliëntsysteem (met cliënten), het plan van aanpak en het veilig-

heidsplan.

Het cliëntsysteem staat centraal. Het cliëntsysteem bestaat uit een aantal cliënten.

Cliënten kunnen binnen de geweldsituatie verschillende rollen hebben: soms pleger en soms slacht-

offer of omstander. Een geweldsituatie gaat over één moment in de tijd waarbinnen fysiek geweld,

mishandeling of verwaarlozing (van een volwassene of van een kind) wordt gesignaleerd. Een melding

kan over één of meerdere geweldsituaties gaan. Één geweldsituatie kan meerdere keren worden ge-

meld. Hiermee is deze geweldsituatie dus het scharnierpunt tussen een melding en een cliëntsysteem.

Kenmerkend aan een geweldsituatie (in deze context) is dus dat er altijd minimaal één melding is

gedaan over een situatie bij een cliëntsysteem.

Dit onderscheid maakt het ook mogelijk om de melding als een administratieve eenheid te zien, terwijl

de geweldsituatie en het cliëntsysteem als onderwerp van verder onderzoek wordt benaderd. Dit

vormt dus het onderwerp van het plan van aanpak. Dit plan benaderd het cliëntsysteem op een inte-

grale manier. Het plan wordt gebruikt om alle bevindingen die tijdens het onderzoek worden gedaan

te registreren. Het krijgt hiermee steeds meer vulling gedurende het onderzoek naar de geweldsitu-

atie. Het veiligheidsplan is een zelfstandig onderdeel van het plan van aanpak. In het veiligheidsplan

worden verschillende maatregelen beschreven die leiden tot hulpverlening aan de leden van het cliën-

tsysteem. Het herstelplan is een zelfstandig onderdeel van het Veiligheidsplan. Het AMHK is in prin-

cipe niet verantwoordelijk voor het opstellen van het Veiligheidsplan. Het Herstelplan valt wel onder

verantwoordelijkheid van het AMHK.


4.3 Ondersteuning vanuit de ICTDe verschillende processen binnen het AMHK worden ondersteund met een ICT-voorziening, het

AMHK-systeem. Dit AMHK-systeem bestaat uit een aantal systeemcomponenten die een interactie heb-

ben met de wereld buiten het AMHK.

In dit gedeelte wordt een beschrijving gegeven van het AMHK-systeem. Dit systeem bestaat uit de

AMHK-applicatie, een mobiele AMHK-applicatie en een rapportagetool. Deze componenten zullen hier

kort worden beschreven.

In de verschillende processen wordt gebruik gemaakt van informatie afkomstig uit externe systemen.

Deze systemen leveren onder anderen informatie over het cliëntsysteem die nodig is voor het bepalen

van de meest passende hulp. Deze systemen zullen hier kort worden benoemd. Daarna wordt ingegaan

op de wijze waarop met deze systemen gekoppeld moet worden vanuit het AMHK-systeem.

Dit gedeelte wordt afgesloten met het benoemen van een aantal algemene eisen waar het AMHK-

systeem aan moet voldoen.

4.3.1 Het AMHK systeem

Het AMHK-systeem bestaat uit de volgende componenten:

• De AMHK-applicatie

Dit is het hoofdcomponent van het systeem. Binnen de AMHK-applicatie is alle functionaliteit voor

de uitvoering van de verschillende processen aanwezig. De applicatie wordt met drie portalen ont-

sloten:

1 Medewerkerportaal

Dit is de interface die door de medewerkers van het AMHK wordt gebruikt. Via deze interface is

het voor een medewerker mogelijk om zijn werk te doen.

2 Ketenpartnerportaal

Met dit portaal kan een geautoriseerde hulpverlener contact onderhouden met het AMHK. Ten

behoeve van de hulpverlening worden de relevante delen van het Plan van Aanpak beschikbaar

gesteld aan de hulpverlener. Hij kan bevindingen rond het cliëntsysteem hier registreren.

Daarnaast voorziet dit portaal in de mogelijkheid voor ketenpartners om de Sociale kaart te

onderhouden.

3 Klantportaal

Dit is een voor de cliënt gepersonaliseerde website waarin hij de informatie die voor hem rele-

vant is, kan inzien. Via dit portaal heeft het cliëntsysteem inzage in die delen van het Plan van

Aanpak die met de leden van het cliëntsysteem kunnen worden gedeeld.


• Mobiele AMHK-applicatie

Deze applicatie biedt een deel van de functionaliteit van de AMHK-applicatie ten behoeve van ge-

bruik op locatie van een crisisinterventie. De applicatie maakt het mogelijk om op locatie de situatie

te registreren en om de sociale kaart te raadplegen.

• Rapportagetool

Dit tool is bedoeld voor het samenstellen van managementrapportages. Dit gebeurt met een extern

tool omdat er veel kant-en-klare oplossingen op de markt beschikbaar zijn. Deze oplossingen voor-

zien in de gewenste functionaliteit.

Figuur 1 - Componenten van het AMHK-systeem.Figuur 1 - Componenten van het AMHK-systeem.

Voor enkele taken zoals het versturen van e-mail en het inplannen van agenda-afspraken, wordt

gebruik gemaakt van de standaard kantoorautomatisering binnen de AMHK-organisatie. Omdat deze

verschillend kan zijn ingericht, worden deze koppelvlakken zo generiek mogelijk gemaakt. Daar waar

mogelijk wordt rekening gehouden met standaard protocollen. In andere gevallen kan gebruik wor-

den gemaakt door externe tooling.

Kenmerken

Het AMHK-systeem moet veilig en gebruikersvriendelijk zijn. Gebruikersvriendelijkheid is belangrijk

omdat de eindgebruikers weinig affiniteit hebben met ICT. De gebruikers zijn boven al hulpverleners.

Voor hen is het registreren van informatie een bijzaak en dient voornamelijk een hulpmiddel te zijn

in de ondersteuning van cliëntsystemen. Daarom moet het systeem in generieke zin over de volgende

kenmerken te beschikken:

• Het systeem maakt gebruik van webtechnologie omdat deze vorm van gebruikersinteractie bij (vrij-

wel) iedereen bekend is. Hiermee heeft de gebruiker ook de mogelijkheid om meerdere schermen

van het systeem tegelijk actief te hebben.

• Het systeem geeft de gebruiker continu inzicht in waar hij zich in de applicatie bevindt.

• Bij fouten in het systeem of als gevolg van validaties, wordt de gebruiker in een duidelijke, korte

tekst geïnformeerd over de fout en hoe hij deze kan verhelpen.

• De gebruiker wordt ondersteund met helpfuncties op verschillende niveaus.

• De gebruiker hoeft gegevens maar één keer in het systeem in te voeren. Dit betekent dat de hoe-

veelheid knip- en plakwerk tot een absoluut minimum wordt beperkt.


4.3.2 Externe koppelingen

Voor de uitvoering van de genoemde processen wisselt het AMHK-systeem informatie uit met een aan-

tal andere systemen. Informatie die in het gewenste systeem wordt uitgewisseld betreft:

• Politiemeldingen (Zorgformulier).

• Beschikbare informatie rond het cliëntsysteem vanuit de justitieketen.

• Beschikbare informatie rond het cliëntsysteem vanuit de jeugdzorg.

• Huishoudsamenstelling van het cliëntsysteem.

• Doorzetting van het cliëntsysteem naar de Raad voor de Kinderbescherming (Verzoek tot Onder-

zoek).

Onderstaand figuur geeft de functionele uitwisseling van informatie weer met de bijbehorende syste-

men.

Om deze informatie uit te wisselen zijn koppelingen nodig met een aantal verschillende systemen.

Deze systemen bevinden zich in verschillende netwerken. Hierbij zijn de volgende netwerken relevant:

• JeugdzorgNet

Dit is het private netwerk voor jeugdzorg instellingen. Binnen dit netwerk is de uitwisseling van

gegevens (elektronisch berichtenverkeer) met belendende domeinen en systemen geregeld via de

centrale berichtenbroker Keten Integratie Jeugdzorg (KIJ).

• Justitienetwerk

Dit is het eigen besloten netwerk van het Ministerie van V&J. Alle justitiepartners zijn met dit net-

werk verbonden. De uitwisseling van gegevens wordt deels geregeld via de Collectieve Opdracht

RouteerVoorziening justitiële jeugdketen (CORV).

• Politienetwerk (VtsPN)

Dit is het besloten netwerk van de Politie. Het Politienetwerk is aangesloten op het Justitienetwerk.

In volgend overzicht is de relatie tussen de uitgewisselde informatie en het netwerk aangegeven:


Informatie Systeem Netwerk

Politiemeldingen BVH VtsPN (via CORV)

Bekendheid cliëntsysteem WIJZ JeugdzorgNet

Huishoudsamenstelling GBA-V -

Gezagsrelaties Gezagsregister Justitienetwerk

Bekendheid risicojongeren VIR JeugdzorgNet

Verzoek tot onderzoek KBPS JuBIS (via CORV)

Dit betekent dat de meeste systemen worden ontsloten vanuit het Justitienetwerk. Vanuit Justitie kan

worden aangesloten op vtsPN en op Jeugdzorgnet. Omdat het AMHK op verschillende manieren kan

worden gepositioneerd is aansluiting op het JuBIS-netwerk de meest voor de hand liggende keuze.

Om op het JuBIS-netwerk aan te sluiten dient het systeem:

• Een koppeling te hebben met CORV

• Gebruik te maken van het DigiKoppeling communicatieprotocol.

• Te voldoen aan de EBV-standaard voor berichtenuitwisseling.

Naast technische voorzieningen moeten er voor aansluiting op dit netwerk ook afspraken (convenan-

ten) tussen organisaties worden gemaakt. Dit valt echter buiten de scope van dit Programma van Eisen.

Eisen en wensen

ID Soort Eis

ALG-01 Eis De gebruiker hoeft gegevens maar één keer in het systeem in te voeren

ALG-02 Eis Bij fouten in het systeem of als gevolg van validaties, wordt de gebruiker in een duidelijke, korte

tekst geïnformeerd over de fout en hoe hij deze kan verhelpen.

ALG-03 Eis Het systeem biedt ondersteuning aan de gebruiker door het aanbieden van helpfuncties op verschil-

lende niveaus.

ALG-04 Eis Het systeem heeft een mogelijkheid tot elektronische uitwisseling van gegevens voor

• het Kinderbescherming Bedrijfsprocessen Systeem (KBPS)

• Verwijsindex Risicojongeren (VIR)

• WIJZ

ALG-05 Eis Het systeem moet een koppeling hebben met CORV

ALG-06 Eis Het systeem maakt gebruik van het DigiKoppeling communicatieprotocol.

ALG-07 Eis Het systeem voldoet aan de EBV-standaard voor berichtenuitwisseling.

ALG-08 Eis Het systeem maakt gebruik van webtechnologie en kan worden getoond in een webbrowser.

Gerelateerde eisen:

ID Soort Eis

MRP-01 Eis Het systeem moet een extern rapportagetool kunnen autoriseren tot rechtstreeks en zonder tussen-

komst van de AMHK-applicatie de database te raadplegen.

4.4 Processen van een AMHK4.4.1 Voorlichting

Voorlichting is het bewust geven van informatie bij menings- en besluitvorming door middel van com-

municatie. Kernpunt is dat iemand die ergens onwetend of onzeker over is verklaring en toelichting

krijgt zodat kennis en inzicht toenemen.

Een organisatie kan contact opnemen met het AMHK met een vraag naar voorlichting of het AMHK

kan actief op zoek gaan naar organisaties die behoefte heeft aan voorlichting. De voorlichtingsactivi-


teit wordt ingepland in de tijd en er wordt een medewerker aan gekoppeld die als contactpersoon kan

optreden namens het AMHK. Vaak zal deze medewerker de voorlichting zelf verzorgen, maar deze

activiteit kan ook aan een andere collega worden overgelaten.

Eisen en wensen

ID Soort Eis Informatieobjecten

VRL-01 Eis Een taak wordt automatisch aangemaakt als gevolg van de registratie

van een voorlichtingsactiviteit.

Voorlichtingsactiviteit, Taak

VRL-02 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het (handmatig) registreren

van voorlichtingsactiviteiten

Voorlichtingsactiviteit

4.4.2 Advies

Een adviesvrager neemt contact op met het AMHK. Een adviesvrager is een particulier of professio-

nal die advies of begeleiding van het AMHK wil krijgen omdat hij geconfronteerd wordt met situatie

waarin (mogelijk) sprake is van een geweldsituatie.

In het eerste contact moet de medewerker van het AMHK achterhalen wat de intentie is van de ad-

viesvrager. Intentie en beschrijving van de situatie bepalen tijdens dit contact of er sprake is van een

adviesgesprek of dat er daadwerkelijk een melding moet worden aangemaakt.

In geval van een advies aan direct betrokkenen wordt de veiligheidssituatie getaxeerd. Zo nodig wordt

het advies direct omgezet naar een melding, waardoor verdere begeleiding van de betrokkene moge-

lijk wordt. Bij deze omzetting kan sprake zijn van intercollegiaal overleg. Dit is echter geen verplich-

ting.

Professionals die onder de meldcode vallen worden geacht bij het vermoeden/signaleren van een ge-

weldsituatie de stappen van de meldcode te volgen. In geval van een advies blijft de adviesvrager zelf

verantwoordelijk voor dit proces. Wanneer het AMHK meent dat voortgezette advisering of ondersteu-

ning van de adviesvrager nodig is, biedt het AMHK een vervolgadvies aan. Ieder advies wordt vastge-

legd op naam van de adviesvrager, tenzij hier bezwaar tegen wordt gemaakt.

Er is een onderscheid aanwezig tussen een advies en een melding. In geval van advies beperkt het

AMHK zich tot contact(en) met de adviesvrager. In geval van een melding onderneemt het AMHK zelf

stappen om de situatie te beoordelen. Bij een melding legt het AMHK gegevens van de leden van het

cliëntsysteem vast. Het AMHK kan adviseren een advies om te zetten in een melding. De adviesvrager

beslist zelf of het advies wordt omgezet in een melding.

Persoonsgegevens zoals naam, adres en woonplaats anders dan die van de adviesvrager mogen niet

worden geregistreerd. Wanneer de medewerker een vermoeden heeft dat het noodzakelijk is om

vanuit een veiligheidsperspectief de namen van derden wel te registreren, moet hij aansturen op de

registratie van een melding. Hierbij wordt informatie verzameld waaruit de urgentie van de situatie

duidelijk wordt en waarmee een onderzoek kan worden gestart gericht op de begeleiding van het

cliëntsysteem naar passende hulp.


Eisen en wensen


ADV-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het (handmatig) registreren van

adviezen.

Advies

ADV-02 Eis Een advies kan anoniem worden geregistreerd. Advies

ADV-03 Eis Persoonsgegevens van derden (betrokkenen en cliënten) mogen niet

worden geregistreerd bij een advies.

Betrokkene, Adviesvrager

ADV-04 Eis Het moet mogelijk zijn om een advies te zoeken. Advies

ADV-05 Eis Het moet mogelijk zijn om een adviesvrager of betrokkene te zoeken. Adviesvrager

ADV-06 Eis Adviezen en meldingen kunnen aan elkaar worden gekoppeld. Advies

ADV-07 Eis Een advies kan worden geüpgrade naar een melding.

Een melding die nog niet in behandeling is genomen kan worden

gewijzigd in een advies (downgrading).

Advies, Melding

ADV-08 Wens Het systeem voorziet in de mogelijkheid om te chatten met betrokke-

nen, contactpersonen en hulpverleners.

Gerelateerde eisen:


AAN-07 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload bij

een melding

Melding

AAN-09 Eis Het systeem voorziet in de mogelijkheid tot bevraging van GBA-V. Cliëntsysteem, Cliënt

GSP-13 Eis Elk contact met een cliëntsysteem, betrokkene of hulpverlener moet

kunnen worden geregistreerd als een contactmoment. Dit kan hand-

matig en (bij voorkeur) automatisch worden gedaan.

Contactmoment

REL-03 Eis Data die met de Sociale kaart wordt getoond kan door alle medewer-

kers van het AMHK worden bewerkt.

4.4.3 Melding in ontvangst nemen

Het AMHK heeft als één van haar kerntaken het optimaal en laagdrempelig faciliteren van het melden

van (een vermoeden van) een geweldsituatie.

Meldingen kunnen op uiteenlopende manieren binnenkomen: per telefoon, fax, mail, post of in een

persoonlijk gesprek. In het directe contact met de melder staan een aantal aspecten centraal: informa-

tie verzamelen bij de melder, informatie verstrekken aan de melder, afspraken maken, risicotaxatie en

urgentiebepaling.

Uitgangspunt is een zo groot mogelijke openheid naar het cliëntsysteem. Onder voorwaarden kan de


melder anoniem blijven naar de betrokkenen. Een melder is in principe niet anoniem ten opzichte van

het AMHK.

Na de registratie zijn er twee opties: de melding wordt toegewezen aan een medewerker voor verdere

afhandeling, of de melding wordt alsnog geregistreerd als advies (als het een abusievelijk aangemaak-

te melding betreft). Bij het toewijzen van de melding aan een medewerker wordt gelet op beschik-

baarheid en expertise (bijvoorbeeld: seksueel gerelateerd geweld).

Bij de start van de triage vult het AMHK informatie uit de melding aan met informatie uit verschillende

systemen, informatie van de melder en zo mogelijk informatie van de betrokkenen. Na deze verrijking

van informatie wordt het risico op verder geweld en de ernst daarvan getaxeerd. Op basis hiervan

wordt de urgentie van de afhandeling van de melding vastgesteld. Voor de risicotaxatie zijn verschil-

lende instrumenten beschikbaar. Een veel gebruikt instrument is het screeningsinstrument van het

Verwey-Jonker instituut. De keuze voor een bepaald instrument is afhankelijk van de geweldsituatie.

De bevindingen uit de triage kunnen besproken worden in een intercollegiaal of multidisciplinair

overleg. Hier worden de binnengekomen meldingen besproken en wordt bepaald wat de vervolgstap

is. Een melding wordt zo snel mogelijk maar uiterlijk vijf dagen na ontvangst in dit overleg worden

behandeld. Het cliëntsysteem en de melder wordt, indien de situatie dit toelaat, zo snel geïnformeerd

over de vervolgstappen van de melding.

Eisen en wensen


AAN-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het (handmatig) registreren van

meldingen

Melding

AAN-02 Eis Het systeem kan politiemeldingen ontvangen van de BasisVoorziening

Handhaving (BVH).

Politiemelding

AAN-03 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het automatisch registreren van

meldingen, op basis van een binnenkomende politiemelding.

Politiemelding, Melding

AAN-04 Eis Een politiemelding kan worden gekoppeld aan de geregistreerde

(AMHK-)melding.

Politiemelding, Melding

AAN-05 Eis Een politiemelding wordt integraal in het systeem opgeslagen. Politiemelding

AAN-06 Eis Een melding kan anoniem worden geregistreerd. Melding



AAN-07 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload bij

een melding

Melding

AAN-08 Eis Een taak wordt automatisch aangemaakt als gevolg van de registratie

van een melding.

Melding, Taak

OND-01 Eis Het systeem genereert een eerste versie van het Plan van Aanpak

(onderzoeksplan).

Plan van Aanpak

Gerelateerde eisen:


AAN-09 Eis Het systeem voorziet in de mogelijkheid tot bevraging van GBA-V. Cliëntsysteem, Cliënt

ADV-07 Eis Een advies kan worden geüpgrade naar een melding.

Een melding die nog niet in behandeling is genomen kan worden

gewijzigd in een advies (downgrading).

Advies, Melding

ALG-04 Eis Het systeem heeft een mogelijkheid tot elektronische uitwisseling van

gegevens voor



• WIJZ

GSP-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het registreren van bevindin-

gen en deze te categoriseren.

Gespreksverslag, Bevin-

ding

GSP-02 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het registreren van onder-

zoeksvragen.

Vragenlijst




Contactmoment

GSP-14 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload bij

een contactmoment.

Contactmoment

TRM-01 Eis Aan elk besluit kan één document worden gekoppeld. Dat is het

document dat direct vanuit het besluit kan worden geopend voor de

details van het besluit.

Melding, Plan van aanpak

WRK-04 Eis Een taak kan handmatig worden aangemaakt. Deze taak wordt

toegevoegd aan de takenlijst van de medewerker.

Taak

4.4.4 Inzet vervolgtraject

Het inzetten van een vervolgtraject betreft het doorzetten van de melding naar het vervolgcircuit,

gericht op diagnostiek, ondersteuning, hulpverlening en/of bescherming. Het inzetten van vervolgtra-

jecten is in verschillende fasen aan de orde: Direct na binnenkomst van de melding, in de triage, na

gesprek met betrokkenen of na afronding van het onderzoek.

In overleg met het cliëntsysteem wordt de meest passende hulpverlening gekozen. Hierbij wordt

gebruik gemaakt van de sociale kaart. Na afstemming over de concrete hulpverlening, wordt het cli-

entsysteem overgedragen. Hierbij is sprake van een warme overdracht. Hierbij wordt het eventuele vei-

ligheidsplan besproken met de cliënt en de hulpverlener. Eventueel worden hier ook andere (voor de

hulpverlening) relevante feiten overgedragen. Nadat het AMHK het dossier heeft overgedragen aan de

hulpverlenende instanties, zijn deze instanties verantwoordelijk voor de uitvoering. De hulpverlenende

instanties worden er op gewezen dat zij gedurende het hulptraject altijd contact kunnen zoeken met

het AMHK in geval van stagnaties in de hulp en/of het (opnieuw) ontstaan (van vermoedens) van een

geweldsituatie.


Er is een onderscheid tussen eenvoudige (enkelvoudige) en een complexe (meervoudige) situaties. Een-

voudige situaties worden bijna altijd overgedragen aan het lokale veld waarbij de bemoeienis van het

AMHK wordt beëindigd. Complexe situaties gaan naar één of meerdere hulpverleners. In deze situaties

is het AMHK verantwoordelijk voor het coördineren van de hulpverlening (regievoering).

Het AMHK heeft de mogelijkheid een verzoek tot onderzoek in te dienen bij de Raad voor de Kin-

derbescherming. Dit wordt gedaan bij een mogelijk ernstige bedreiging van de ontwikkeling van een

kind. Waar nodig wordt politie en justitie geïnformeerd. Dit doet het AMHK in ieder geval wanneer er

duidelijke aanwijzingen zijn van seksueel misbruik en ernstig lichamelijk letsel.

Ook kan het voorkomen dat het AMHK adviseert tot het instellen van een tijdelijk huisverbod. Als dit

het geval is dan worden de Politie en de gemeente hierover geïnformeerd.

Als het onvoldoende duidelijk welk vervolgtraject het meest passend is, dan kan de medewerker beslui-

ten om verder onderzoek uit te voeren (zie paragraaf 4.4.5).

Het AMHK blijft de melding op afstand volgen. Na een bepaalde periode wordt contact opgenomen

met de hulpverlener. In dit contact wordt gevraagd naar de stand van zaken omtrent de hulpverlening.

Er wordt gevraagd of de hulpverlening goed op gang is gekomen. Meestal vindt dit contact na drie

maanden plaats. Deze termijn kan echter per situatie verschillen.

Uit het contact kan naar voren komen dat de hulpverlening goed tot stand is gekomen. In dit geval

wordt de melding afgesloten. In het andere geval, als de hulpverlening niet op gang is gekomen,

dan kan dit reden zijn om het onderzoek voort te zetten. Na dat de melding is afgesloten en er geen

nieuwe meldingen meer binnenkomen met betrekking tot het cliëntsysteem, kunnen de cliëntgege-

vens en de bijbehorende meldingen worden gearchiveerd. De termijn waarop dit kan gebeuren is niet

geheel duidelijk. De Jeugdwet geeft voor de AMK’s (oude situatie) een minimale bewaartermijn van 15

jaar aan.


Eisen en wensen


DVW-01 Eis Een taak wordt automatisch aangemaakt als gevolg van een doorver-

wijzing van het clientsysteem.

Cliëntsysteem, Taak

DVW-02 Eis Een taak wordt automatisch aangemaakt als gevolg van het terugver-

wijzen van een clientsysteem naar het AMHK.

Cliëntsysteem, Taak

DVW-03 Eis Het systeem voorziet in een ketenpartnerportaal.

DVW-04 Eis Medewerkers van ketenpartners worden afzonderlijk geautoriseerd

voor het gebruik van het ketenpartnerportaal.

Hulpverlener, Contact-

persoon

DVW-05 Eis Hulpverleners kunnen alleen cliëntspecifieke informatie zien van

cliënten waarvan de melding nog niet is afgesloten.

Hulpverlener, Cliëntsys-

teem, Cliënt, Melding

DVW-06 Eis Het ketenpartnerportaal biedt de hulpverlener de mogelijkheid om

relevante cliëntspecifieke informatie (Plan van Aanpak en achter-

grondinformatie) te raadplegen.

Hulpverlener, Plan van

aanpak, clientsysteem

DVW-07 Eis De hulpverlener kan via het ketenpartnerportaal terugkoppeling

geven over het hulpverleningstraject.

DVW-08 Eis De hulpverlener kan via het ketenpartnerportaal nieuwe bevindingen

aan het dossier toevoegen.

Hulpverlener, Plan van

aanpak, Bevinding

DVW-09 Eis De hulpverlener kan via het ketenpartnerportaal het cliëntsysteem

terug verwijzen naar het AMHK.

Hulpverlener, Cliëntsys-

teem

DVW-10 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid om een melding gemotiveerd af

te sluiten.

Melding

Gerelateerde eisen:


OND-02 Eis De informatie in het Plan van Aanpak kan worden gemarkeerd als

wel of niet geschikt voor publicatie. Dit kan per situatie verschillend

zijn.

Plan van Aanpak, Bevin-

ding







4.4.5 Onderzoek

Wanneer wordt besloten tot het uitvoeren van een onderzoek wordt eerst een plan van aanpak opge-

steld waarin onderzoeksvragen en onderzoeksaanpak naar voren komt. In een beperkt aantal gevallen

en onder voorwaarden kan een vooronderzoek worden uitgevoerd. Dit vooronderzoek wordt uitge-

voerd wanneer de melding onvoldoende aanknopingspunten biedt voor verder onderzoek of wanneer

de veiligheid van de betrokkenen dit vereist. Hierbij wordt informatie verzameld bij beroepsmatig

betrokken derden, zonder medeweten van de leden van het cliëntsysteem. Deze informatieverzame-

ling kan betrekking hebben op het vaststellen of het vermoeden van geweld wordt gedeeld of op

een nadere risico-inschatting. Voor dit vooronderzoek geldt in principe een termijn van vier weken.

In situaties van ernstige dreiging kan de termijn van vier weken telkens met ten hoogste twee weken

worden verlengd.

Het onderzoek zelf wordt zo veel mogelijk samen met het cliëntsysteem uitgevoerd, onder het motto

“We praten met de cliënt, we praten niet over de cliënt”.


Het onderzoek is een iteratief proces dat bestaat uit drie elementen:

• Informatie verzamelen (gesprekken voeren),

• Informatie verwerken (het beantwoorden van de onderzoeksvragen) en

• Informatie analyseren

De gesprekken worden gevoerd met cliënten, professionals en betrokkenen waarvan verwacht wordt

dat ze onderzoeksvragen kunnen beantwoorden. Ze zijn gericht op de geweldsituatie. Van elk gesprek

wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt zo veel mogelijk met de gesprekspartner samen opge-

steld. De gesprekspartner krijgt het verslag in ieder geval te lezen.

Voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen wordt gebruik gemaakt van verschillende analyse-

methoden. Vooral grafische methoden zoals het genogram en het sociogram worden hierbij gebruikt.

Vaak worden deze methodes al ingezet tijden het voeren van het gesprek, waarbij er een interactief

proces ontstaat tussen de medewerker en de gesprekspartner.

Het AMHK kan op basis van onderzoeksuitkomsten een veiligheidsplan opstellen indien sprake is van:

• een hoog of acuut veiligheidsrisico;

• lokaal geen mogelijkheden (meer) zijn om (verder) te werken met het gezin/huishouden;

• expertise of bevoegdheden van het AMHK noodzakelijk zijn.

Dit plan wordt zoveel mogelijk met betrokkenen en lokale veld opgesteld. Het AMHK draagt de ca-

susregie, na vaststelling van het veiligheidsplan, zo snel als mogelijk over aan de lokale casusregisseur.

Het veiligheidsplan beschrijft de noodzakelijke maatregelen om onmiddellijk herstel van veiligheid te

bereiken en de gewenste situatie voor lange termijn te borgen. Een herstelplan is een zelfstandig on-

derdeel van het veiligheidsplan waarbinnen afspraken gemaakt zijn over te ondernemen stappen om

het geheel van de problemen aan te pakken. Het opstellen van een veiligheidsplan en herstelplan kan

in sommige situaties snel worden opgesteld, zonder dat sprake is van uitvoerig onderzoek.


Eisen en wensen


OND-02 Eis De informatie in het Plan van Aanpak kan worden gemarkeerd als

wel of niet geschikt voor publicatie. Dit kan per situatie verschillend

zijn.

Plan van Aanpak, Bevin-

ding

OND-03 Eis Grafische hulpmiddelen (zoals het Genogram en het Sociogram) zijn

beschikbaar voor analyse.

OND-04 Wens Grafische hulpmiddelen kunnen ook als tijdslijn worden weergege-

ven.

OND-05 Eis Grafische hulpmiddelen moeten aan het Veiligheidsplan kunnen

worden toegevoegd.

Plan van Aanpak

OND-06 Eis Een Veiligheidsplan kan als bijlage bij een e-mailbericht worden

verstuurd.

Plan van aanpak

OND-07 Eis Een Veiligheidsplan kan worden afgedrukt. Plan van aanpak

OND-08 Eis Het systeem biedt een klantportaal waarin voor de cliënt relevante

informatie (zoals het Plan van Aanpak) en hulpmiddelen worden

aangeboden.

OND-09 Eis Cliënten worden afzonderlijk geautoriseerd voor het gebruik van het

klantportaal.

Cliënt

Gerelateerde eisen:


AAN-07 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload

bij een melding

Melding

ADV-08 Wens Het systeem voorziet in de mogelijkheid om te chatten met betrok-

kenen, contactpersonen en hulpverleners.

ALG-04 Eis Het systeem heeft een mogelijkheid tot elektronische uitwisseling

van gegevens voor



• WIJZ

GSP-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het registreren van bevindin-

gen en deze te categoriseren.

Gespreksverslag, Bevinding

GSP-02 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het registreren van onder-

zoeksvragen.

Vragenlijst

GSP-03 Eis Tijdens het onderzoek heeft de medewerker de beschikking over

relevante elektronische formulieren (bijv. het risicotaxatieformulier)

Vragenformulier

REL-03 Eis Data die met de Sociale kaart wordt getoond kan door alle mede-

werkers van het AMHK worden bewerkt.





TRM-04 Eis De deadline van een automatisch gegenereerde taak wordt bepaald

op basis van een termijn.

Taak, Termijn

4.4.6 Crisisinterventie

Crisisinterventie is het interveniëren in een geweldsituatie die zodanig ernstig is dat er per direct hulp-

verlening nodig is. De situatie is acuut en vereist directe interventie. Deze acute situatie leidt er toe dat

dit een afzonderlijk proces is met eigen specifieke eisen, zoals dat het AMHK altijd bereikbaar moet


zijn voor deze situaties en dat er een beoordeling van de situatie ter plekke moet worden gedaan.

Als gevolg van een crisisinterventie lopen het onderzoek naar de geweldsituatie en de hulpverlening

mogelijk samen op. Op basis van de inschatting van de situatie ter plekke kan besloten worden om

melding te maken van de situatie. Dit hoeft niet in alle gevallen te worden gedaan. Als er melding

wordt gemaakt dan wordt deze zo snel mogelijk in behandeling genomen. Alle beschikbare informatie

over de situatie wordt betrokken in het verdere onderzoek.

Bij een crisisinterventie wordt in ieder geval directe hulp georganiseerd. De resultaten van deze hulp-

verlening worden mee genomen in het verdere traject voor afhandeling van de melding.

Eisen en wensen


CRS-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het (handmatig) registreren van

crisisinterventies

Crisisinterventie, Vragen-

formulier

CRS-02 Eis Gegevens die op een tablet in offline modus worden geregistreerd,

worden automatisch gesynchroniseerd met de database zodra er weer

een netwerkverbinding beschikbaar is (online modus).

Gerelateerde eisen:


GSP-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het registreren van bevindingen

en deze te categoriseren.


ding

GSP-07 Eis Een elektronisch vragenformulier kan worden afgedrukt of worden

verstuurd als bijlage bij een e-mailbericht.

Vragenformulier

REL-08 Eis De Sociale kaart kan worden geraadpleegd op een tablet met het

Android of iOS besturingssysteem.

4.4.7 Tijdelijk huisverbod

Het tijdelijk huisverbod (THV) is een maatregel die de mogelijkheid biedt om in een noodsituatie te

voorzien in een afkoelingsperiode waarbinnen de nodige hulpverlening op gang kan worden gebracht

en escalatie kan worden voorkomen. De maatregel houdt in dat een pleger van huiselijk geweld in

beginsel tien dagen (met een mogelijke verlenging tot 28 dagen) zijn of haar woning niet meer in mag

en in die periode ook geen contact mag opnemen met de partner of de kinderen. Het AMHK heeft een

belangrijke adviserende rol in de uitvoering van deze maatregel.

De politie bepaalt of een incident aanleiding kan geven tot een tijdelijk huisverbod. In voorkomende

gevallen neemt de politie, via de Hulpofficier van Justitie, contact op met het AMHK. In de regel is dit

een telefonisch contact. In overleg met de Hulpofficier wordt een advies aan de burgemeester op-


gesteld. In de voorbereiding op het advies wordt gebruik gemaakt van het Risicotaxatie-instrument

Huiselijk Geweld (RiHG). De burgemeester neemt de uiteindelijke beslissing over het THV.

Nadat het THV is opgelegd moet het AMHK binnen acht dagen met een zorgadvies komen. Dit zorga-

dvies is de basis voor het verlengingsadvies. Met het verlengingsadvies adviseert een daartoe gerech-

tigde ambtenaar de burgemeester omtrent de beëindiging of verlenging van het THV.

Zo snel mogelijk na de beoordeling van de situatie, wordt door het AMHK een melding aangemaakt.

Deze melding volgt zo veel mogelijk het reguliere proces van het toeleiden van het cliëntsysteem naar

passende hulp.

Eisen en wensen


THV-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het (handmatig) registreren van

tijdelijke huisverboden

Tijdelijk huisverbod, Vra-

genformulier

THV-02 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload bij

een tijdelijk huisverbod.

Tijdelijk huisverbod

Gerelateerde eisen:


CRS-02 Eis Gegevens die op een tablet in offline modus worden geregistreerd,

worden automatisch gesynchroniseerd met de database zodra er weer

een netwerkverbinding beschikbaar is (online modus).




ding



Vragenformulier

TRM-02 Eis Taken worden automatisch aangemaakt voor acties met een vaste

termijn.

Tijdelijk huisverbod, Zorg-

advies, Taak

4.5 Ondersteunende activiteiten4.5.1 Gesprekken voeren en contactmomenten registreren

Gesprekken voeren en contacten leggen zijn kernactiviteiten van een medewerker bij het AMHK. Het

vormt de basis voor het verzamelen van de relevante informatie rond het cliëntsysteem. Gesprekken

kunnen op elke willekeurige locatie worden gevoerd: bij het cliëntsysteem thuis, tijdens een crisisinter-

ventie op het politiebureau of op kantoor.

Er kunnen verschillende soorten gesprekken worden onderscheiden:

• Sterk gestructureerde gesprekken aan de hand van een vragenformulier, bijvoorbeeld een risico-

taxatieformulier.


• Gedeeltelijk gestructureerde gesprekken bij het registreren van adviezen, consulten en meldingen.

• Gerichte vraaggesprekken op basis van een vragenlijst, samengesteld door de medewerker zelf. Dit

betreft veelal gesprekken in de onderzoeksfase of gesprekken met een hulpverlener.

• Overleggen op basis van een agenda met gespreksonderwerpen. Dit is feitelijk een gericht vraagge-

sprek waarbij meerdere personen aanwezig zijn. Bij een overleg kan analoog aan een vragenlijst bij

een gericht vraaggesprek een agenda worden samengesteld door de medewerker zelf.

• Vrije ongestructureerde gesprekken

Bij sterk gestructureerde gesprekken wordt gebruik gemaakt van (elektronische) vragenformulieren.

Het vragenformulier dat wordt gebruikt is afhankelijk van de doelstelling van het gesprek. Deze doel-

stelling is afhankelijk van o.a. de situatie waarvoor melding is gedaan en de fase waarin de melding

verkeerd. Een vragenformulier bevat een vaste set van vragen, die veelal gebaseerd zijn op een theore-

tisch model.

Bij minder gestructureerde gesprekken wordt vaak gebruik gemaakt van een vragenlijst of een

agenda. Een vragenlijst is opgebouwd uit vragen. Deze vragen ontstaan vanuit een wens om iets te be-

reiken, bijv. het verduidelijken van de situatie. Een vragenlijst kan ad hoc door de medewerker worden

samengesteld op basis van openstaande onderzoeksvragen.

Van overleggen en gesprekken met hulpverleners, cliënten en betrokkenen wordt altijd een gespreks-

verslag gemaakt. Een verslag bevat de bevindingen die tijdens het gesprek zijn waargenomen. In het

geval van een vragenformulier is het gespreksverslag vastgelegd als antwoorden op het vragenformu-

lier zelf.

Van elk contact met een hulpverlener, cliënt of betrokkene wordt een contactmoment geregistreerd.

Eisen en wensen





ding

GSP-02 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het registreren van onderzoeks-

vragen.

Vragenlijst

GSP-03 Eis Tijdens het onderzoek heeft de medewerker de beschikking over rele-

vante elektronische formulieren (bijv. het risicotaxatieformulier)

Vragenformulier

GSP-04 Eis Elektronische vragenformulier kunnen worden gekoppeld aan een

taak.

Vragenformulier, Taak

GSP-05 Eis Vragenformulieren worden zodanig geregistreerd dat het voor de

medewerker direct duidelijk is waar dit formulier voor bedoeld is, bijv.

door specifieke kenmerken in het overzicht aan te bieden.

Vragenformulier

GSP-06 Eis Standaard vragenformulier kunnen worden beheerd. Hierbij kunnen

vragen worden toegevoegd, gewijzigd of worden verwijderd.

Vragenformulier



Vragenformulier

GSP-08 Eis Een elektronisch vragenformulier en een (gestructureerd) gespreks-

verslag kunnen op een tablet (met besturingssysteem Android of iOS)

worden ingevuld.

Vragenformulier, Ge-

spreksverslag

GSP-09 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het versturen van uitnodigin-

gen aan deelnemers van een overleg of gesprek.

Overleg, Gesprek

GSP-10 Eis Taken kunnen worden gemarkeerd voor bespreking in een vragenlijst

of een overlegagenda.

Taak, Vragenlijst, Overle-

gagenda



GSP-11 Eis Een overlegagenda kan worden afgedrukt of worden gemaild aan de

genodigden.

Overlegagenda

GSP-12 Eis Een gespreksverslag dat is vastgelegd in de vorm van bevindingen kan

vanuit het systeem worden afgedrukt of worden gemaild.


ding




Contactmoment

GSP-14 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload bij

een contactmoment.

Contactmoment

GSP-15 Eis Het moet mogelijk zijn om een contactmoment te zoeken. Contactmoment

4.5.2 Relatiebeheer

Het AMHK is vooral een bemiddelende organisatie tussen het cliëntsysteem en de hulpverlening. Het

cliëntsysteem heeft behoefte aan hulpverlening. Deze wordt geleverd door professionele hulpverle-

ners. De Sociale kaart is een belangrijk hulpmiddel bij het toeleiden van het cliëntsysteem naar pas-

sende hulp.

De Sociale kaart is een overzicht van de ketenpartners in een bepaald (geografisch) verzorgingsge-

bied. De kaart bevat informatie over ketenpartners met het doel om hulp en ondersteuning voor het

cliëntsysteem te vinden in een breed perspectief. Daarom is deze informatie niet alleen beperkt tot

hulpverlenende instanties, maar kunnen ook andere ketenpartners hierop worden getoond. De Sociale

kaart is bedoeld voor eigen medewerkers en voor geautoriseerde hulpverleners en contactpersonen

van ketenpartners. Een breder bereik is niet wenselijk omdat het hier specifieke informatie betreft die

alleen door betrokken professionals kan worden voorzien van de juiste context.

Het registreren en bijwerken kan door alle medewerkers van het AMHK en geautoriseerde medewer-

kers van ketenpartners worden gedaan. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen het registre-

ren van de organisatiegegevens van een ketenpartner en persoonsgegevens van contactpersonen en

hulpverleners. Er hoeft in principe geen beperking te zijn tot het verzorgingsgebied van het AMHK. De

dekking kan heel Nederland zijn. Het bereik van deze registratie is alle relaties die op één of andere

manier passende hulp aan het cliëntsysteem kan bieden.

Één of meerdere medewerkers kunnen worden aangewezen als moderator. Hij valideert de geregis-

treerde informatie. Dit houdt in dat hij controleert of er geen onzin wordt geregistreerd. Het betekent

niet dat hij controleert op correctheid van de informatie. Hij is contactpersoon van het AMHK voor wat

betreft de informatie over ketenpartners. Vanuit zijn rol stimuleert hij de uitwisseling van deze infor-

matie tussen AMHK’s.


Eisen en wensen


REL-01 Eis De sociale kaart bevat organisatiegegevens van ketenpartners. Ketenpartner

REL-02 Eis De sociale kaart bevat gegevens van contactpersonen en andere rele-

vante medewerkers van deze ketenpartners.

Contactpersoon, Hulpver-

lener, Ketenpartner



REL-04 Eis Medewerkers worden afzonderlijk geautoriseerd voor het optreden als

moderator van de Sociale kaart.

Medewerker

REL-05 Eis Een medewerker die is geautoriseerd als moderator, kan geregistreerde

informatie valideren en foutieve of verouderde informatie verwijde-

ren.

Medewerker

REL-06 Eis De Sociale kaart biedt zoekfunctionaliteit op basis van een aantal ken-

merken, zoals het geografische verzorgingsgebied (aan de hand van

postcode of gemeente/woonplaats); de specialisatie van de ketenpart-

ner; en tags (thema’s) die aan de informatie zijn toegevoegd.

REL-07 Eis De Sociale kaart geeft de status van de aangeboden informatie weer.

Statussen kunnen zijn “Concept”, “Gevalideerd”, enz.

REL-08 Eis De Sociale kaart kan worden geraadpleegd op een tablet met het

Android of iOS besturingssysteem.

REL-09 Eis Een beperkte Sociale kaart is beschikbaar als adressenboek op een

mobiele telefoon.

REL-10 Eis De Sociale kaart is toegankelijk via het ketenpartnerportaal.

REL-11 Eis Medewerkers van ketenpartners worden afzonderlijk geautoriseerd

voor het gebruik van het ketenpartnerportaal.

Contactpersoon, Hulp-

verlener

REL-12 Eis Het registreren en bijwerken van informatie in de sociale kaart kan

door geautoriseerde medewerkers van ketenpartners worden gedaan.

Contactpersoon, Hulp-

verlener

4.5.3 Werkstroombeheer

Het beheren van de werkzaamheden (“caseload”) wordt bekeken vanuit twee perspectieven:

• Het perspectief van de manager; en

• Het perspectief van de medewerker.

Het managementperspectief gaat over de verdeling van de werkzaamheden binnen de organisatie of

het team. Hierbij kunnen twee hoofdactiviteiten worden onderscheiden: (1) Het inroosteren op basis

van werktijden en specifieke vaardigheden. Hierbij worden verschillende soorten diensten onderschei-

den, zoals piketdienst en telefoondienst. En (2) Het toewijzen van meldingen aan medewerkers of

team op basis van kenmerken van de melding, zoals locatie, soort geweld, aanwezigheid van minder-

jarigen en complexiteit van de problematiek. Als hierbij meldingen worden toegewezen aan een team

dan is de teamleider verantwoordelijk voor de verdere verdeling naar medewerkers.

Vanuit de medewerker gaat werkstroombeheer over het inplannen van zijn eigen werkzaamheden.

Hij kan sturing geven aan zijn eigen werk aan de hand van het inzicht in het aantal meldingen dat hij

onderhanden heeft; het aantal afspraken in zijn agenda; en het aantal openstaande taken. Gemiddeld

heeft een medewerker 30 à 40 meldingen onder handen. Hierbij is het goed gebruik dat een open-

staande melding altijd tenminste één openstaande taak heeft, zodat deze melding niet wordt verge-

ten.

Taken kunnen zelf zijn toegevoegd of automatisch vanuit het systeem zijn aangemaakt. Ze zijn altijd


voorzien van een deadline. Inzicht in de takenlijst kan ook van belang zijn voor de manager. Ze geeft

aan wat de werkdruk is en wat uitgevoerd is.

Eisen en wensen


WRK-01 Eis Het systeem voorziet in een dashboard. Op dit dashboard wordt een

overzicht van de geregistreerde en onderhanden meldingen getoond.

Melding

WRK-02 Eis Op organisatieniveau moeten ook taken zichtbaar zijn die nog niet

zijn toegewezen.

Taak

WRK-03 Eis Een taak kan worden toegewezen aan een medewerker.

Meldingen kunnen (handmatig) worden toegewezen aan een team

of medewerker op basis van kenmerken van de melding.

Medewerker, Melding

WRK-04 Eis Een taak kan handmatig worden aangemaakt. Deze taak wordt

toegevoegd aan de takenlijst van de medewerker.

Taak

WRK-05 Eis Het systeem voorziet in een takenlijst voor de medewerker met taken

die de medewerker moet uitvoeren.

Taak

WRK-06 Eis Binnen de takenlijst wordt visueel duidelijk gemaakt wanneer dead-

lines dreigen te verstrijken, bijv. met een kleurcodering.

Taak

WRK-07 Eis Het systeem heeft een agendafunctie waarmee de medewerker zijn

werkzaamheden kan inplannen.

Agenda-afspraak

WRK-08 Eis De agenda-functie heeft een interface naar standaard kantoorauto-

matisering agenda’s, conform de standaarden iCalendar en Microsoft

Exchange.

Agenda-afspraak

WRK-09 Eis Een medewerker kan zelf de zichtbaarheid van taken voor derden

aangeven.

Taak

WRK-10 Eis Het moet mogelijk zijn om taken te sorteren. Melding

WRK-11 Eis Het moet mogelijk zijn om een taak te zoeken. Taak

WRK-12 Eis Het werkrooster geeft de werktijden per medewerker aan. Medewerker, Dienst

WRK-13 Eis Medewerkers kunnen handmatig worden ingeroosterd voor bepaalde

diensten.

Medewerker, Dienst

WRK-14 Eis Het werkrooster biedt de mogelijkheid tot het filteren op periode en

op medewerker.

Medewerker, Dienst

4.5.4 Termijnbewaking

Termijnbewaking is het bewaken van de termijnen waarbinnen bepaalde taken binnen het proces voor

de toeleiding van het cliëntsysteem moeten worden uitgevoerd. In dit primaire proces zijn verschil-

lende soorten deadlines aanwezig:

• Deadlines op basis van strikte termijnen conform de wetgeving. Deze kunnen niet worden uitge-

steld;

• Deadlines op basis van wettelijke termijnen. Waarbij de wetgever de uitstelmogelijkheid heeft

gegeven;

• Deadlines op basis van werkafspraken met ketenpartners;

• Deadlines op basis van interne werkafspraken;

• Agenda-afspraken.

In een beperkt aantal gevallen is het niet wenselijk om een activiteit voor een gestelde deadline uit te

voeren. Dit is onder anderen het geval als hiermee de veiligheid van de professional, de cliënt of de

betrokkene in gevaar komt. Dit uitstel kan alleen door een leidinggevende worden verleend en moet

altijd worden voorzien van een motivatie.


Eisen en wensen






TRM-02 Eis Taken worden automatisch aangemaakt voor acties met een vaste

termijn.

Tijdelijk huisverbod, Zorg-

advies, Taak

TRM-03 Eis Het systeem herinnert de gebruiker binnen een gestelde tijd aan het

verlopen van een deadline.

Taak

TRM-04 Eis De deadline van een automatisch gegenereerde taak wordt bepaald

op basis van een termijn.

Taak, Termijn

TRM-05 Eis Termijnen kunnen worden gewijzigd. Termijn

TRM-06 Eis De herinneringsperiode voor handmatig gegenereerde taken kan

worden ingesteld door een medewerker. Een herinnering kan aan of

uit worden gezet.

Taak

TRM-07 Eis Medewerkers worden afzonderlijk geautoriseerd voor het wijzigen

van deadlines voor specifieke taken of besluiten.

Taak

TRM-08 Eis De standaard herinneringsperiode voor de deadline van taken kan

worden ingesteld door de applicatiebeheerder.

Termijn

TRM-09 Eis De standaard wijze van herinneren kan worden ingesteld door de

applicatiebeheerder.

Termijn

4.5.5 Managementrapportage

Managementrapportage is een generieke functionaliteit. Er moet in principe over alle variabelen in het

proces kunnen worden gerapporteerd. De analyse zoals deze door PGV Nederland (voormalig GGD) is

opgeleverd, vormt de schakel tussen de gewenste gegevensset en de AMHK-applicatie. Management

rapporten moeten maximaal flexibel door een gebruiker kunnen worden ingericht. Rapporten hebben

betrekking op een bepaalde tijdsperiode. Deze periode wordt aangegeven bij het samenstellen van het

rapport. Rapporten mogen niet traceerbaar zijn naar specifieke cliënten en betrokkenen.

Een management rapportage kan gericht zijn op:

• De eigen organisatie. Hierbij gaat het om de effectiviteit en de efficiëntie van het eigen werk.

• Het lokale niveau, waarbij de rapportages gericht kunnen zijn op de effectiviteit van genomen

maatregelen of de financiering vanuit de gemeente.

• Het landelijke niveau. Deze rapportages kunnen inzicht geven in de regionale verschillen in Neder-

land. Dit is alleen goed mogelijk als er een afgestemde gegevensset is.

Een management rapportage kan drie doelstellingen dienen:

• Verzamelen van informatie

• Meten van de effectiviteit.

• Verbeteren van de efficiëntie waarmee het werk wordt gedaan.

Rapportages voor het verzamelen van informatie zijn vaak tellingen binnen een periode, zoals “het

aantal politie-incidenten in een politiedistrict” of “het aantal unieke meldingen per relatie pleger –

slachtoffer”. Inzicht in ontwikkelingen kunnen worden verkregen door het vergelijken van tellingen

over verschillende periodes. De tellingen kunnen een permanent of een tijdelijk karakter hebben. Bij

tijdelijke tellingen worden tellingen gedurende een bepaalde periode (bijv. een half jaar) uitgevoerd.

Het verzamelen van informatie wordt gedaan ten behoeve van de ontwikkeling van beleid, plannen en

maatregelen Deze informatie kan bedoeld zijn voor intern AMHK-gebruik, voor de koepelorganisaties


of voor de overheid (gemeente).

Het meten van de effectiviteit wordt gedaan omdat inzicht te geven in de effecten van acties of finan-

ciering. Rapportages die hierop betrekking hebben zijn:

• Rapportage richting gemeente, deze zijn vaak gericht op de financiering.

• Rapportage naar de koepelorganisatie die gericht zijn op kwaliteitsverbetering

• Interne rapportages zoals bijvoorbeeld het aantal onterechte meldingen of het verschil tussen de

(gemelde) vermoedens van mishandeling bij start en bij afsluiting.

Rapportages met betrekking tot de efficiëntie van werken hebben betrekking op het aantal meldingen

onderhanden bij medewerkers (zgn. caseload) en tijdregistraties om te meten hoeveel tijd bepaalde

meldingen in beslag nemen. Efficiëntie meten wordt gedaan zodat medewerkers zich zoveel mogelijk

kunnen bezig houden met direct cliëntgebonden activiteiten.

Eisen en wensen

ID Soort Eis

MRP-01 Eis Het systeem moet een extern rapportagetool kunnen autoriseren tot rechtstreeks en zonder tus-

senkomst van de AMHK-applicatie de database te raadplegen.

MRP-02 Eis Management rapporten mogen niet traceerbaar zijn naar specifieke cliënten en betrokkenen.

MRP-03 Eis Mogelijkheid tot het exporteren van gegevens in XML formaat.

MRP-04 Eis Het systeem heeft de mogelijkheid om specifieke trendvelden aan informatieobjecten toe te ken-

nen. Deze trendvelden zijn niet gelimiteerd in aantal. De trendvelden kunnen worden gedifferenti-

eerd naar datatype.

MRP-05 Eis Trendvelden kunnen worden ingesteld voor een bepaalde periode.

MRP-06 Eis Het systeem voorziet in de mogelijkheid tot tijdregistratie. Het systeem houdt automatisch bij hoe-

veel tijd aan een activiteit is besteed. Als een activiteit over meerdere meldingen gaat dan wordt

de tijd die aan deze activiteit is besteed verdeeld over deze meldingen.

MRP-07 Eis Een medewerker is in staat om de geregistreerde duur van een activiteit aan te passen.

MRP-08 Eis Tijdregistratie kan door een applicatiebeheerder aan of uit worden gezet (op organisatieniveau).

4.5.6 Klacht afhandelen

De activiteit van ‘Klacht afhandelen’ kent globaal drie stappen:

1 Registreren;

2 Beoordelen;

3 In behandeling nemen.

In dit proces wordt een klacht gedefinieerd als een uiting van ongenoegen van een persoon of organi-

satie over de handelingswijze van het AMHK in relatie tot de formele taakstelling van het AMHK.

Alle betrokkenen bij het primaire proces van het AMHK, zoals melders, cliënten en hulpverleners, kun-

nen een klacht indienen over de handelingswijze van het AMHK. Een indiener van een klacht moet zich

bekend maken met naam en contactgegeven.

De beoordeling van een klacht wordt veelal gedaan door een (onafhankelijke) klachtencommissie of

een specifiek daartoe aangewezen medewerker. De beoordeling worden vastgelegd bij de klacht.

Bij het in behandeling nemen van de klacht wordt gezocht naar een oplossing van de ongewenste

situatie. Zo mogelijk worden concrete taken uitgezet waardoor de ongewenste situatie kan worden

verholpen.

De indiener van de klacht wordt geïnformeerd over wat er met zijn klacht is gedaan.


Eisen en wensen


KLT-01 Eis Het systeem biedt de mogelijkheid tot het (handmatig) registreren van

klachten

Klacht

KLT-03 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload bij een

klacht.

Klacht

KLT-04 Eis Het moet mogelijk zijn om een klacht te zoeken. Klacht

KLT-05 Eis Het moet mogelijk zijn om klachten te sorteren. Klacht

Gerelateerde eisen:


WRK-03 Eis Een taak kan worden toegewezen aan een medewerker.

Meldingen kunnen (handmatig) worden toegewezen aan een team of

medewerker op basis van kenmerken van de melding.

Medewerker, Melding

WRK-04 Eis Een taak kan handmatig worden aangemaakt. Deze taak wordt toege-

voegd aan de takenlijst van de medewerker.

Taak

4.5.7 Vernietigingsverzoekbehandelen

Een vernietigingsverzoek kan worden ingediend voor het vernietigen van een melding of het vernieti-

gen van cliëntgegevens. Beide vernietigingsverzoeken hebben een verschillende impact.

Het proces voor de behandeling van vernietigingsverzoeken kent globaal drie stappen:

De taken voortkomend uit een vernietigingsverzoek kunnen alleen door daartoe geautoriseerde mede-

werkers worden uitgevoerd.

Melding vernietigen

Een verzoek tot het vernietigen van een melding kan worden ingediend door de particulier of profes-

sionele melder van de desbetreffende melding. Dit verzoek kan niet door een cliënt of een andere

betrokkene worden ingediend.

Het vernietigingsverzoek wordt beoordeeld en in behandeling genomen.

Bij een positieve beoordeling van het verzoek worden de meldinggegevens vernietigt. Dit houdt in dat

de meldinggegevens worden geanonimiseerd. Hiermee is het niet meer mogelijk om de melder op de

persoon te traceren. Als er voor de melder geen andere meldingen meer in het systeem aanwezig zijn,

dan worden de meldergegevens vernietigt. De meldinggegevens en alle hieraan gerelateerde informa-

tie zijn hierna niet meer beschikbaar zijn binnen het systeem, behalve voor het gebruik in management

rapportages.

De indiener van het verzoek wordt geïnformeerd over de vernietiging en zo nodig wordt het cliënt-

systeem geïnformeerd over de intrekking. Dit is het geval als het cliëntsysteem al op de hoogte was

gebracht over de melding en/of het onderzoek. Bij een negatief oordeel wordt alleen de melder geïn-

formeerd. Bij het informeren wordt altijd de motivatie van het besluit gegeven.


Cliëntgegevens vernietigen

Een verzoek tot het vernietigen van cliëntgegevens kan alleen worden ingediend door de cliënt zelf

waarvoor deze gegevens zijn geregistreerd.

Het vernietigingsverzoek wordt beoordeeld en in behandeling genomen.

Bij een positieve beoordeling van het verzoek worden de cliëntgegevens vernietigt. Een positief oor-

deel is alleen mogelijk als er geen afgesloten meldingen met betrekking tot de cliënt aanwezig zijn.

Het vernietigen houdt in dat de cliëntgegevens worden geanonimiseerd. Hiermee is het niet meer

mogelijk om de cliënt op de persoon te traceren. De cliëntgegevens zijn niet meer beschikbaar zijn bin-

nen het systeem, behalve voor het gebruik in management rapportages. Voor het cliëntsysteem en de

meldingen die hiervoor zijn gedaan is het duidelijk dat de cliëntgegevens zijn vernietigt. Als het hierna

niet meer zinvol is om de meldingen die voor het cliëntsysteem zijn gedaan verder in behandeling te

nemen, dan worden deze (met motivatie) afgesloten.

De cliënt wordt geïnformeerd over de vernietiging. Als er overige leden zijn binnen het cliëntsysteem,

dan worden deze ook hierover geïnformeerd. Als er meldingen zijn die betrekking hebben op de cliënt

(het cliëntsysteem) dan worden de indieners van deze meldingen hierover geïnformeerd. Bij een nega-

tief oordeel wordt alleen de cliënt geïnformeerd. Bij het informeren wordt altijd de motivatie van het

besluit gegeven.

Eisen en wensen


VWV-01 Eis Medewerkers worden afzonderlijk geautoriseerd voor het uitvoe-

ren van vernietigingsverzoeken.

Medewerker

VWV-02 Eis Als vernietigd gemarkeerde gegevens worden geanonimiseerd. Melder, Cliëntsysteem, Cliënt

VWV-03 Eis Bij het registreren van een vernietigingsverzoek mogen de desbe-

treffende melding of de cliëntgegevens niet worden getraceerd.

Vernietigingsverzoek mel-

ding, Vernietigingsverzoek

cliënt, Melding, Cliënt

VWV-04 Eis Als vernietigd gemarkeerde gegevens blijven beschikbaar voor

managementrapportage.

Melding, Geweldsituatie,

Cliëntsysteem, Cliënt

Gerelateerde eisen:


GSP-13 Eis Elk contact met een cliëntsysteem, betrokkene of hulpverlener

moet kunnen worden geregistreerd als een contactmoment. Dit

kan handmatig en (bij voorkeur) automatisch worden gedaan.

Contactmoment

GSP-14 Eis Externe documenten en e-mailberichten kunnen worden geüpload

bij een contactmoment.

Contactmoment

4.5.8 Beheer

In dit Programma van Eisen is er voor gekozen om de beheeractiviteiten als integraal onderdeel van

de processen te zien. Er worden daarom geen aanvullende eisen voor beheer gesteld. Daar waar deze

eisen aanwezig zijn, zijn deze genoemd bij de processen.

De activiteiten waar een beheerder bij betrokken is zijn in hoofdzaak:

• Het inrichting van de applicatie naar de eigen organisatie

Elk AMHK heeft haar eigen inrichting, afhankelijk van de lokale vereisten en wensen. Deze eisen

kunnen van buiten worden bepaald, bijvoorbeeld de gemeente die specifieke management infor-

matie wil ontvangen, of van binnen omdat het AMHK zelf bepaalde voorkeuren heeft ten aanzien


van bijvoorbeeld specifieke formulieren.

• Het beheren van stamtabellen

Stamtabellen zijn alle lijsten die binnen de applicatie worden gebruikt. Het gaat hier bijvoorbeeld

om ketenpartners waar het AMHK een relatie mee heeft of gemeenten, wijken en buurten die bin-

nen het verzorgingsgebied van het AMHK liggen. Deze lijsten zijn aan verandering onderhevig en

moeten kunnen worden beheerd.

• Het corrigeren van fouten als gevolg van het gebruik van het systeem

Het gebruik van de applicatie kan leiden tot fouten in de registratie. Natuurlijk gebeurt dit niet on-

der normaal gebruik, maar gebruikers kunnen fouten maken. Het systeem ondersteunt de beheer-

der in het herstellen van deze fouten, bijvoorbeeld door het geven het registreren van systeemfou-

ten in een logbestand.

Eisen die aan het beheer zijn gesteld, zijn in onderstaand overzicht opgenomen.

Eisen en wensen

ID Eis

GSP-06 Standaard vragenformulier kunnen worden beheerd. Hierbij kunnen vragen worden toegevoegd, gewijzigd

of worden verwijderd.

MRP-04 Het systeem heeft de mogelijkheid om specifieke trendvelden aan informatieobjecten toe te kennen. Deze

trendvelden zijn niet gelimiteerd in aantal. De trendvelden kunnen worden gedifferentieerd naar datatype.

MRP-05 Trendvelden kunnen worden ingesteld voor een bepaalde periode.

MRP-08 Tijdregistratie kan door een applicatiebeheerder aan of uit worden gezet (op organisatieniveau).

TRM-08 De standaard herinneringsperiode voor de deadline van taken kan worden ingesteld door de applicatiebe-

heerder.

TRM-09 De standaard wijze van herinneren kan worden ingesteld door de applicatiebeheerder.

4.5.9 Autorisatie

In dit Programma van Eisen is er voor gekozen om de autorisaties als integraal onderdeel van de pro-

cessen te zien. Er worden daarom geen aanvullende eisen voor beheer gesteld. Daar waar deze eisen

aanwezig zijn, zijn deze genoemd bij de processen.

Gebruikers van het AMHK-systeem worden geautoriseerd voor het gebruik van bepaalde functio-

naliteit door middel van rollen. Aan een rol kan toestemming worden verleend voor het wel of niet

gebruiken van functionaliteit. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten rollen: persoonlijke

rollen en organisatierollen. Voorbeelden van de eerste categorie zijn manager, regulier gebruiker of

applicatiebeheerder. Voorbeelden van organisatierollen zijn ketenpartners, eigen medewerkers of

cliënten. Een gebruiker kan meerdere rollen hebben.

De rollen worden geautoriseerd op:

• Het uitvoeren van specifieke functionaliteit;

• Het gebruiken van specifieke informatie.

Door autorisaties op informatie te leggen, kan een gebruiker toegang hebben tot specifieke dossiers,

terwijl hij voor andere dossiers geen toegang heeft.

Eisen die aan de inrichting van autorisaties zijn gesteld, zijn in onderstaand overzicht opgenomen.


Eisen en wensen

ID Eis

DVW-04 Medewerkers van ketenpartners worden afzonderlijk geautoriseerd voor het gebruik van het ketenpartner-

portaal.

MRP-01 Het systeem moet een extern rapportagetool kunnen autoriseren tot rechtstreeks en zonder tussenkomst van

de AMHK-applicatie de database te raadplegen.

OND-09 Cliënten worden afzonderlijk geautoriseerd voor het gebruik van het klantportaal.

REL-03 Data die met de Sociale kaart wordt getoond kan door alle medewerkers van het AMHK worden bewerkt.

REL-04 Medewerkers worden afzonderlijk geautoriseerd voor het optreden als moderator van de Sociale kaart.

REL-05 Een medewerker die is geautoriseerd als moderator, kan geregistreerde informatie valideren en foutieve of

verouderde informatie verwijderen.

REL-11 Medewerkers van ketenpartners worden afzonderlijk geautoriseerd voor het gebruik van het ketenpartner-

portaal.

REL-12 Het registreren en bijwerken van informatie in de sociale kaart kan door geautoriseerde medewerkers van

ketenpartners worden gedaan.

TRM-07 Medewerkers worden afzonderlijk geautoriseerd voor het wijzigen van deadlines voor specifieke taken of

besluiten.

VWV-01 Medewerkers worden afzonderlijk geautoriseerd voor het uitvoeren van vernietigingsverzoeken.


5 Kwaliteitsaspecten (niet functionele eisen)

Gebruikersvriendelijkheid

De AMHK-applicatie is gebruikersvriendelijk voor de gebruikers. De applicatie kan intuïtief worden

gebruikt en maakt zoveel mogelijk gebruik van visuele ondersteuning. Invoer van bijvoorbeeld een

datum wordt gecontroleerd zodat de kans op verschillen in registraties wordt verminderd.

Toekomstvastheid

De AMHK-applicatie dient toekomstvast te zijn in een dynamische context (bijvoorbeeld aanpassingen

in het Handelingsprotocol AMHK). Dit wil zeggen dat ontwikkelingen op het gebied van Eén Gezin

Eén Plan moeten worden ondersteund. Daarnaast zal in de toekomst steeds meer een integratie van

hulpverlening plaatsvinden.

Schaalbaarheid

De AMHK-applicatie is zodanig schaalbaar dat doorgegroeid kan worden naar 1000 gelijktijdige lande-

lijke gebruikers. De AMHK-applicatie wordt echter per AMHK beschikbaar gesteld met gemiddeld 30

gelijktijdige gebruikers per AMHK. De oplossing maakt zo veel mogelijk gebruik van open standaarden

en sluit zo veel mogelijk aan bij adoptie van standaarden door de gemeenten en andere overheden.

Flexibiliteit

De AMHK-applicatie wordt per AMHK beschikbaar gesteld en is in te richten volgens een ‘couleur

locale’ met specifieke vragenlijsten, registratie-items et cetera. De AMHK-applicatie moet gemakkelijk

kunnen omgaan met wijzigende eisen en wensen.

Beschikbaarheid/stabiliteit

Door het onvoorspelbare karakter van het domein is het belangrijk dat de AMHK-applicatie een hoge

beschikbaarheid heeft. Ook tijdens weekeinden. De reeds geregistreerde gegevens zijn zeer vertrouwe-

lijk. Door middel van backup’s wordt geborgd dat gegevens in geen geval verloren kunnen gaan.

De applicatie is stabiel. Dit wil zeggen dat de applicatie zonder problemen werkt. Mocht er onverhoopt

toch iets niet goed gaan, ontvangt de gebruiker een heldere en duidelijke foutmelding.

Integratie

De leverancier zal noodzakelijke koppelingen met applicaties van andere leveranciers bouwen en on-

derhouden. De webapplicatie is HTML 5 compliant en werkt zonder gebruik van plug-ins naar behoren

in de majeure versies uitgebracht na 1 januari 2012 van de volgende browsers: Internet Explorer, Fire-

fox, Opera en Chrome. De AMHK-applicatie is geschikt voor gebruik via een tablet.

Beveiliging

De AMHK-applicatie is via internet bereikbaar. Toegang tot de database en elektronische gegevensuit-

wisseling is mogelijk via CORV en/of JeugdzorgNet. Het technische beheer en de beschikbaarstelling

van functionaliteit voldoet aan de Code voor Informatie Beveiliging [ISO-27002].


Logische toegangsbeveiliging

• AMHK’s bepalen wie autorisatie krijgt. Hiertoe dient een autorisatiematrix te worden opgeteld.

• Beheerder krijgt alleen toegang middels een persoonlijk toegewezen account. Werkzaamheden van

beheerder worden gelogd.

• Er worden maatregelen genomen waaruit blijkt dat logging van activiteiten niet gewijzigd kan

worden.

• Het mag niet mogelijk zijn om gegevens en /of programmatuur over te zetten naar een ander om-

geving. De AMHK-applicatie dient volledig geïsoleerd te zijn (fysiek dan wel logisch) van omgevin-

gen van andere klanten op zowel netwerk -, besturingssysteem en dataniveau.

• Applicatie ontwikkelaars mogen geen toegang hebben tot een acceptatie- en productieomgeving.

Beveiliging van gegevens en programmatuur

• Gegevens en programmatuur moeten fysiek (dan wel logisch) gescheiden zijn van overige klanten

van contractant. AMHK-gegevens mogen niet in directe verbinding staan met een publiek of niet-

beveiligd netwerk.

• De gegevens en programmatuur dienen in separate omgevingen te draaien met een eigen beveili-

gingssyteem.

• Er dient een scheiding te zijn tussen de verschillende (OTIAPL) omgevingen. Deze omgevingen zijn

op AMHK-niveau beschikbaar.

• Systeemprogrammatuur (zijnde non-applicatie programmatuur) dient altijd te voldoen aan het

juiste beveiligingsniveau (patchlevel) aanbevolen door de software leverancier.

Performance

Iedere dag is voor 95% van de up-time de maximale laadtijd van alle schermen in de webapplicatie

(inclusief alle schermonderdelen) 1 seconde bij gebruik van een eenvoudige ADSL verbinding met een

ping van 20ms, tenzij anders overeengekomen. In de overige 5% van de up-time is de laadtijd maxi-

maal 5 seconden.

Beschikbaarheid

Service beschikbaarheid is minimaal 99,8% (7 * 24 uur)

Onderhoud AMHK-applicatie

Window voor regulier onderhoud 1 * per maand (Weekend: gedurende maximaal 8 uren)

Onderhoudstijden infrastructureel

weekend

2 * per jaar (Zaterdag 08.00 uur tot zondag 24.00 uur)

Monitoring (foutsignalering d.m.v. moni-

toring & systems management tooling)

7 x 24 uur

Incident handling window Ma t/m Vr 07.00 – 19.00 uur

Responstijd max 1 window-uur na melding. Binnen die tijd moet leverancier

begrepen hebben wat het probleem is.

Problem handling window Ma t/m Vr 07.00 – 19.00 uur

Responstijd max 4 window-uren na melding. Binnen die tijd moet leveran-

cier begrepen hebben wat het probleem is.

Change handling window Ma t/m Vr 09.00 – 17.00 uur

Responstijd max 1 dag na melding. Binnen die tijd moet leverancier begre-

pen hebben wat de wens is.

Service management tool Aansluiting 1-ste lijn service desk


Release management

Major release Jaar 1 ( 3* jaar); jaar 2 en volgende (2* jaar)

Patches, hot fixes Maandelijks

Kritische security patches Binnen 2 werkdagen

Releases omvatten ook Actuele handleidingen

Actueel fysiek databaseschema, waarbij elementen voorzien zijn van toelichting

Service Management Rapportage

Security rapportage bevat:

• Beveiligingsincidenten en maatregelen

• Medewerkers contractant met hoge rechten

• Tijdelijk productie autorisatie

• Logging rapport

• Security acties (service improvement plan)

• Virus besmetting en maatregelen

Service level management rapportage bevat:

• Beschikbaarheid afgelopen maand

• Incident melding en afhandeling

• Kwalitatieve aspecten problem management en afhandeling

• Kwalitatieve aspecten change management en afhandeling

• Aantal opgestarte innovatieprojecten voorgesteld door contractant.

Continuïteit

Calamiteiten moeten direct aan het AMHK worden gemeld met vermelding van de maatregelen. Een

calamiteit is een gebeurtenis die tot gevolg heeft dat de AMHK-applicatie op een zodanige wijze is ge-

troffen dat aanzienlijke maatregelen moeten worden genomen om de AMHK-applicatie weer beschik-

baar te hebben. Voor de ondertekening van de overeenkomst zal contractant een Disaster Recovery en

een security plan opleveren aan het AMHK dat past binnen de plafondprijzen voor beschikbaarstelling.

Service Level Agreement (SLA)

Voor de ondertekening van de overeenkomst zal contractant een SLA opleveren aan het AMHK die

past binnen de plafondprijzen voor beschikbaarstelling. Contractant biedt binnen de SLA een handha-

vingsmechanisme en beschrijft op welke wijze en op basis van welke gegevens wordt gemeten of de

service afspraken worden nageleefd of wanneer het handhavingsmechanisme in werking treedt.


Inhoudsopgave bijlagen

A Technische afhandeling processen en activiteiten 51

Processen 51

Voorlichting 51

Advies 51

Aannemen van een melding 53

Inzet vervolgtraject 54

Onderzoeken van de geweldsituatie 55

Crisisinterventie 58

Tijdelijk huisverbod 59

Ondersteunende activiteiten 60

Gesprekken voeren en contactmomenten registreren 60

Relatiebeheer 61

Werkstroombeheer 63

Termijnbewaking 64

Managementrapportage 65

Klachtafhandeling 66

Vernietigingsverzoek behandelen 66

B Objectenmodel inclusief informatieobjecten 68

Adres 68

Advies 68

Adviesvrager 69

Agenda-afspraak 69

Ambtenaar OOV 69

Betrokkene 70

Bevinding 70

Cliënt 71

Cliëntsysteem 71

Cliëntvisie 72

Contactmoment 72

Contactpersoon 72

Crisisinterventie 73

Dienst 73

Document 73

Gemeente 73

Gesprek 73

Gespreksonderwerp 74

Gespreksverslag 74

Herstelplan 75

Hulpverlenende instantie 75

Hulpverlener 75

Hulpverlening 76

Ketenpartner 76

Klacht 77


Medewerker 77

Melder 77

Melding 78

Organisatie 78

Overdrachtsgesprek 78

Overleg 79

Overlegagenda 79

Plan van Aanpak 79

Politie 79

Politiemelding 80

RiHG formulier 80

Risicotaxatie formulier 80

Sociale kaart 80

Soort geweld 81

Taak 81

Team 81

Tijdelijk Huisverbod 82

Veiligheidsplan 82

Vernietigingsverzoek Cliënt 82

Vernietigingsverzoek melding 82

Voorlichtingsactiviteit 83

Vragenformulier 83

Vragenlijst 83

Zorgadvies 84

C Samenstelling stuurgroep 85


A Technische afhandeling processen en activiteiten

In deze bijlage wordt de beoogde functionaliteit van het AMHK-systeem beschreven. Per proces zoals

onderscheiden in hoofdstuk 4 wordt eerst een beschrijving gegeven van de functionele afhandeling.

Vervolgens wordt het bijbehorende objectenmodel beschreven.

ProcessenVoorlichting

De voorlichtingsactiviteit wordt in de applicatie geregistreerd. Hierbij wordt aangegeven wie de voor-

lichtingsactiviteit heeft geregistreerd en van wie het initiatief komt. Daarna wordt de voorlichtingsacti-

viteit ingepland en wordt er een medewerker aan gekoppeld die de voorlichting gaat verzorgen.

Objectenmodel

Een Contactpersoon van een Organisatie vraagt bij het AMHK een Voorlichtingsactiviteit aan. Deze

wordt geregistreerd door een Medewerker. Daarna wordt de Voorlichtingsactiviteit ingepland met

een Agenda-afspraak en wordt een Medewerker aan de Voorlichtingsactiviteit toegewezen deze uit te

voeren.

Advies

Adviezen kunnen langs verschillende communicatiekanalen bij het AMHK binnen komen. De applicatie

moet de mogelijkheid bieden voor het registreren van deze adviezen. E-mails en documenten moeten

aan een advies kunnen worden gekoppeld. Een advies kan anoniem worden geregistreerd. Alleen als

het geen anonieme adviesvraag betreft wordt het tijdstip van het contact geregistreerd.

Het moet mogelijk zijn om adviezen aan elkaar en aan een melding te relateren. Een advies kan

worden geüpgrade naar een melding. Een belangrijk verschil tussen een advies en een melding is dat

persoonsgegevens van derden niet mogen worden geregistreerd bij een advies.

Daarnaast moet de applicatie voorzien in de mogelijkheid tot het uitvoeren van een GBA-check van het

cliëntsysteem om te kunnen zien of er minderjarigen bij een besproken situatie zijn betrokken. Voor

een goede dienstverlening aan de adviesvrager is het nodig om de sociale kaart te kunnen raadplegen.

Het systeem moet een chat spreekuur kunnen ondersteunen.

Adviezen moeten op basis van verschillende kenmerken gezocht kunnen worden.


Objectenmodel

In deze paragraaf wordt kort een beschrijving gegeven van het relevante deel van het objectenmodel.

Het volledige objectenmodel is gegeven in Bijlage B.

Een Adviesvrager neemt contact op met het AMHK om Advies te vragen. Het Advies wordt verleend

door een Medewerker. Een Adviesvrager is een Betrokkene bij de situatie. Een Betrokkene heeft een

zekere professionele of niet-professionele relatie heeft met het Cliëntsysteem.

Een Advies kan refereren naar eerdere Adviezen die aan dezelfde Adviesvrager zijn gegeven. Een

Advies kan aanleiding zijn om een Taak aan te maken (bijv. als herinnering aan de Medewerker om de

Adviesvrager terug te bellen).

Een Advies kan worden geregistreerd als een Contactmoment tussen de Medewerker en de Adviesvra-

ger.


Aannemen van een melding

Meldingen die bij het AMHK binnenkomen worden technisch geregistreerd. Meldingen kunnen

schriftelijk binnenkomen (via brief, e-mail, telefoon of als zorgformulier via de Collectieve Opdracht

RouteerVoorziening (CORV)) of mondeling (via telefoon of in een gesprek). Bij de registratie wordt de

herkomst van de melding geregistreerd (Politie, Spoedeisende hulp van een ziekenhuis, ambtshalve,

anoniem, enz.). De documenten die bij de melding worden meegeleverd, worden integraal als bijlage

in de applicatie opgeslagen en gekoppeld met de geregistreerde (AMHK-) melding. Per document kan

worden aangegeven of deze opvraagbaar is.

Na de technische registratie van de melding wordt de triage uitgevoerd. Binnen de triage worden drie

activiteiten uitgevoerd:

1 De informatie rond het cliëntsysteem wordt verrijkt door het raadplegen van het GBA, het Gezags-

register, de VIR (Verwijsindex Risicojongeren) en WIJZ. De applicatie voorziet in elektronische kop-

pelingen met deze systemen.

2 De risicotaxatie wordt uitgevoerd. Deze wordt uitgevoerd aan de hand van het Risicotaxatieformu-

lier. Dit is een elektronisch formulier dat bij voorkeur samen met het cliëntsysteem wordt ingevuld.

Het formulier wordt bij de melding opgeslagen.

3 De urgentie van de melding wordt bepaald.

Na de triage kan de melding zo nodig worden besproken in een overleg. De besluiten uit dit overleg

worden vastgelegd in de applicatie. De besluitvorming heeft betrekking op het vervolgtraject. Hierbij

staan verschillende opties open.

Na deze fase kan de melding alsnog worden gewijzigd in een advies. In dit geval worden de gegevens

verwijderd die niet bij een advies kunnen horen (zoals cliëntgegevens). Als de melding in behandeling

wordt genomen, wordt voor de geregistreerde melding een taak aangemaakt. Deze taak wordt toege-

wezen aan een medewerker.

Na de registratie van de melding worden het cliëntsysteem en de melder zo snel mogelijk geïnfor-

meerd. Van dit contact wordt een contactmoment geregistreerd. De reactie van de cliënt kan bij de

melding worden vastgelegd.

Objectenmodel



Een Melder maakt een Melding omdat hij een zeker vermoeden heeft van een Geweldsituatie. Als de

Melding vanuit de Politie komt dan wordt de Melding gebaseerd op een Politiemelding. De Melding

is de administratieve vastlegging van een Geweldsituatie die zich voordoet bij een Cliëntsysteem. Een

Cliëntsysteem bestaat uit meerdere Cliënten die bij de Geweldsituatie zijn betrokken.

De Cliënt wordt geïnformeerd over de registratie van de Melding en wordt gevraagd naar zijn Cliëntvi-

sie op de Geweldsituatie.

Tijdens de triage wordt een Risicotaxatieformulier ingevuld waarin het Cliëntsysteem informatie geeft

die de basis vormt voor het Plan van Aanpak.


Inzet vervolgtraject

Gedurende de triage en het daar op volgend overleg is bepaald welk vervolgtraject wordt gekozen.

Het AMHK-systeem ondersteunt het inzetten van het vervolgtraject met een aantal functies:

• Keuze vervolgtraject

In deze fase is al bepaald welk soort hulpverlening het meest passend is (of dat het cliëntsysteem

wordt overgedragen aan het lokale veld). Nu moet worden bepaald wie deze hulpverlening gaat

leveren. Hiervoor heeft de medewerker de beschikking over de Sociale kaart. Dit is een overzicht

van het lokale veld, de hulpverleners en andere ketenpartners waar het AMHK mee werkt.

• Overdracht aan vervolgtraject

Na dat is bepaald wie verantwoordelijk wordt voor het vervolgtraject, worden de overdrachtsge-

sprekken gevoerd. Dit kan in de vorm van een bilateraal gesprek of een overleg waar meerdere

deelnemers aanwezig zijn. In dit overleg wordt de hulpverlener eigenaar van het opgestelde her-

stelplan of veiligheidsplan.

• Monitoren van hulpverlening

Na een bepaalde tijd na de overdracht informeert de medewerker bij het cliëntsysteem naar de

gang van zaken.

• VTO indienen

Het AMHK-systeem voorziet in een geautomatiseerde koppeling met het Kinderbescherming

Bedrijfsprocessen Systeem (KBPS) voor het versturen van VTO-verzoeken naar de Raad voor de Kin-

derbescherming.

• Huisverbod aanvragen

Het systeem ondersteunt de gebruiker bij het aanvragen van een huisverbod. Hiervoor beschikt het

systeem over een beveiligde verbinding met de gemeente.

• Onderzoek uitvoeren

De AMHK-applicatie ondersteunt de gebruiker bij het uitvoeren van verder onderzoek.

• Bemoeienis beëindigen

De applicatie biedt ondersteuning bij het afsluiten van de meldingen over het cliëntsysteem. De

motivatie voor het beëindigen van de bemoeienis wordt geregistreerd.

Besluitvorming, wijze van inschakeling en verstuurde berichten worden opgeslagen bij het plan van

aanpak.


Ketenpartnerportaal

Met de hulpverlener en het lokale veld wordt contact onderhouden via het ketenpartnerportaal. Een

hulpverlener wordt voor dit portaal geautoriseerd en krijgt daarmee de beschikking over het Veilig-

heidsplan, het herstelplan en relevante achtergrondinformatie van het cliëntsysteem. De hulpverlener

wordt geautoriseerd om nieuwe bevindingen aan het Plan van Aanpak toe te voegen. Ook heeft hij de

mogelijkheid om via het portaal terugkoppeling te geven over het hulpverleningstraject. Als de hulp-

verlening niet aanslaat is er de mogelijkheid om het cliëntsysteem terug te verwijzen naar het AMHK.

Bij dit terugverwijzen wordt een taak aangemaakt voor de medewerker.

Objectenmodel



De doorverwijzing van het Cliëntsysteem naar de Hulpverlener vindt plaats op basis van het Veilig-

heidsplan. Dit is een onderdeel van het Plan van Aanpak. Hierbij kunnen in hoofdzaak twee situaties

zich voordoen: het gaat om een complex geval waarbij meerdere Hulpverleners zijn betrokken of het

gaat om een enkelvoudige problematiek.

In het eerste geval wordt nadat de juiste Hulpverleners zijn geselecteerd door de Medewerker een

Overleg georganiseerd waarbij de Hulpverleners zijn uitgenodigd. In het Overleg wordt het Plan van

Aanpak besproken. Één van de Hulpverleners neemt de casusregie over.

In het geval van een enkelvoudige problematiek wordt er een Overdrachtsgesprek georganiseerd met

de Hulpverlener en één of meerdere Cliënten. Aan de hand van het Plan van Aanpak wordt de verdere

hulpverlening besproken.

Onderzoeken van de geweldsituatie

Na de triage en de daar aan gerelateerde bespreking, kan het Plan van Aanpak worden aangemaakt.

De bevindingen uit de triage worden bij het Plan van Aanpak geregistreerd. Dit plan bestaat in eerste

instantie uit een standaard verzameling onderzoeksvragen en vormt de basis voor het verdere onder-

zoek. Het Plan van Aanpak is uitsluitend voor intern gebruik bedoeld. De behandelend medewerker

kan zelf vragen aan het Plan toevoegen. Vanuit het Plan van Aanpak kunnen taken worden geregis-


treerd voor verder onderzoek of toeleiding naar hulpverlening.

De applicatie ondersteunt het uitvoeren van onderzoek naar het cliëntsysteem. Als besloten wordt tot

een vooronderzoek, dan biedt de applicatie de mogelijkheid om de motivatie voor deze beslissing vast

te leggen.

Bij de ondersteuning van het onderzoek is het voor de behandelaar mogelijk om (1) Onderzoeksvra-

gen vast te leggen; (2) Bevindingen vast te leggen en te categoriseren naar (bijvoorbeeld) krachten

en zorgen; en (3) De informatie in het Plan van Aanpak te bewerken. Alle informatie van het Plan

van Aanpak kan op elk moment in een overzichtelijk rapport worden opgesteld. Hierbij kan worden

aangegeven welke informatie moet worden opgenomen in het Veiligheidsplan. De medewerker heeft

gedurende het onderzoek altijd de mogelijkheid om gesprekken en overleggen te organiseren en vast

te leggen.

Tijdens het onderzoek heeft de medewerker de beschikking over een aantal hulpmiddelen. Dit zijn:

• De Sociale kaart.

• Het Risicotaxatieformulier.

• Grafische hulpmiddelen voor analyse: het Genogram en het Sociogram (zie onderstaande “houts-

koolschetsen”). Deze diagrammen kunnen ook als tijdslijn worden weergegeven.

Aan het onderzoek kunnen ook externe documenten worden toegevoegd.

Het onderzoek kan worden afgerond zodra het vervolgtraject duidelijk is. Ten behoeve van het ver-

volgtraject wordt het Herstelplan (en eventueel een volledig Veiligheidsplan) opgesteld. Deze plannen

worden opgesteld op basis van de bevindingen die in het Plan van aanpak zijn vastgelegd.


Klantportaal

Het cliëntsysteem heeft inzage in het Herstelplan, het Veiligheidsplan en de daarbij horende informatie

en hulpmiddelen via het Klantportaal. Dit is een voor de cliënt gepersonaliseerde website waarin hij de

informatie die voor hem relevant (en veilig) is kan inzien.

Objectenmodel



In de onderzoeksfase worden Gesprekken gevoerd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een Vra-

genlijst om richting te geven aan het gesprek.

De resultaten van een Gesprek worden vastgelegd in een Gespreksverslag. Dit Gespreksverslag bevat

Bevindingen. Bevindingen kunnen betrekking hebben op de Ketenpartners, Hulpverlening, de Cliënt

of op andere Betrokkenen. Deze Bevindingen worden opgenomen in het Plan van Aanpak. Aanvullend

leidt het Plan van Aanpak tot een aantal Taken, die behandeld kunnen worden in een Gesprek.

Het Veiligheidsplan en het Herstelplan worden opgesteld op basis van geregistreerde Bevindingen in

het Plan van Aanpak.


Crisisinterventie

Bij een crisisinterventie moet de medewerker op locatie van het cliëntsysteem worden ondersteund.

Hiervoor heeft hij de beschikking over bijvoorbeeld een laptop of tablet die hij mee kan nemen naar

de locatie waar de crisis gaande is.

Voor crisisinterventies heeft hij de beschikking over een elektronisch Crisisinterventieformulier. Dit

is een gestructureerd formulier waarop de medewerker alleen de meest relevante informatie kan

vastleggen. Ook heeft hij de beschikking over de Sociale kaart. Deze kan hij raadplegen om de juiste

hulpverlener te vinden.

Het Crisisinterventieformulier is ook beschikbaar in de AMHK-applicatie zelf en is beschikbaar voor de

triage. De geregistreerde informatie kan als bevindingen worden toegevoegd aan het Plan van Aan-

pak.

Objectenmodel

Een Politiemelding beschrijft een Geweldsituatie. Deze situatie doet zich voor bij een Cliëntsysteem en

geeft aanleiding tot een Crisisinterventie. Tijdens de Crisisinterventie worden één of meerdere Acties

voorgenomen en wordt een Hulpverlener ingeschakeld.


Tijdelijk huisverbod

Bij een THV-situatie moet de medewerker op locatie van het cliëntsysteem worden ondersteund. Voor

de eerste afhandeling van een tijdelijke huisverbod heeft hij de beschikking over een elektronisch

registratieformulier.

De THV-registratie geeft de mogelijkheid om een RiHG-formulier als bijlage te uploaden.

Het RiHG-formulier is daarna beschikbaar in de AMHK-applicatie. De antwoorden kunnen worden

gebruikt als input voor de risicotaxatie tijdens de triage.

De medewerker wordt vanuit de applicatie ondersteund bij het opstellen van het Zorgadvies. Het Zorg-

advies wordt opgesteld op basis van de bevindingen die in het Plan van aanpak zijn vastgelegd. In die

zin is het vergelijkbaar met het Veiligheidsplan.

Zodra een THV wordt geregistreerd wordt een taak voor de medewerker aangemaakt. Deze taak helpt

de medewerker er aan herinneren dat hij binnen de gestelde termijn het Zorgadvies moet opstellen.

Het Zorgadvies wordt aangemaakt bij het THV en kan rechtstreeks naar de ambtenaar OOV van de

gemeente worden gemaild.

Objectenmodel

De Hulpofficier van Justitie vult het RiHG-formulier in. Dit formulier beschrijft de Geweldsituatie die

aanleiding geeft tot het Tijdelijk Huisverbod. Het Tijdelijk Huisverbod heeft betrekking op een Cliënt-

systeem. Één van de Cliënten binnen het Cliëntsysteem wordt uit huis geplaatst en verblijft tijdelijk op

een ander Adres.

Een Tijdelijk Huisverbod wordt begeleid door een Medewerker. Deze stelt ook het Zorgadvies op. Dit

Zorgadvies is gebaseerd op de Geweldsituatie. Het advies is gericht aan de Ambtenaar OOV.


Ondersteunende activiteitenGesprekken voeren en contactmomenten registreren

Met de agendafunctie kunnen gesprekken of overleggen worden georganiseerd. Vanuit de agenda

kunnen uitnodigingen worden verstuurd aan de gesprekspartners.

Voor georganiseerde gesprekken kan vanuit de takenlijst een vragenlijst worden samengesteld. Hier

kunnen taken worden geselecteerd om te worden opgenomen in de vragenlijst of in de overlegagen-

da. Medewerkers kunnen hiermee zelf de agenda van een overleg samenstellen.

Voor meer gestructureerde gesprekken kan door een applicatiebeheerder een standaard vragenformu-

lier worden aangemaakt. De beheerder kan hiervoor vragen aan een specifiek formulier toevoegen.

Hiermee kunnen het Risicotaxatieformulier, het Zorgadvies of een formulier voor bijvoorbeeld een cri-

sisinterventie worden vastgelegd. Een formulier kan worden afgedrukt om te worden gebruikt tijdens

het gesprek. Binnen de takenlijst is het mogelijk om een vragenformulier rechtstreeks te koppelen aan

een taak.

Van een gesprek kan een gespreksverslag worden opgesteld. Dit kan zowel betrekking hebben op een

uitgebreid overleg als op een eenvoudig telefoongesprek. Een gespreksverslag kan gestructureerd

worden vastgelegd in de vorm van bevindingen die later in het plan van aanpak kunnen worden opge-

nomen of als document dat kan worden toegevoegd aan het contactmoment. Vanuit de applicatie kan

het verslag worden afgedrukt of worden gemaild naar de gesprekspartners.

Omdat gesprekken op uiteenlopende locaties kunnen worden gevoerd, biedt het systeem de mogelijk-

heid om formulieren en gespreksverslagen ook op een tablet in te vullen. Formulieren en gespreks-

verslagen moeten offline ook beschikbaar zijn. Zodra er weer een netwerkverbinding beschikbaar is,

worden deze verslagen geregistreerd bij de gegevens van het cliëntsysteem.

De gespreksverslagen kunnen ook worden geraadpleegd in het contactjournaal. Dit is een overzicht

van alle gesprekken. In dit overzicht kan worden gezocht en er wordt sorteer- of filterfunctionaliteit

aangeboden. Het contactjournaal kan worden getoond per melding of per cliëntsysteem.

Objectenmodel

Risicotaxatieformulieren en Zorgadviezen zijn voorbeelden van Gestructureerde gesprekken. In deze

gesprekken wordt gebruik gemaakt van een Vragenformulier. Dit formulier bevat een groot aantal Ge-

spreksonderwerpen in de vorm van vragen. De antwoorden van het Vragenformulier zijn Bevindingen

die in de verdere toeleiding naar passende hulp worden gebruikt.

Een Overleg is een vorm van een Gesprek. Een Gesprek wordt gevoerd aan de hand van een Vragen-

lijst. In een Overleg is dit de Overlegagenda. Het Gesprek wordt vastgelegd in een Gespreksverslag.


Een Gespreksverslag bevat Bevindingen die in het Plan van Aanpak worden gebruikt.

De Gespreksonderwerpen waar de gesprekken over gaan zijn veelal gebaseerd op Taken die naar aan-

leiding van het onderzoekstraject zijn ontstaan.

Elke vorm van Gesprek of Gestructureerd gesprek leidt tot een Contactmoment.

Relatiebeheer

De Sociale kaart werkt conform de principes van Wikipedia. Dit betekent dat iedereen vrij is om

informatie hier aan toe te voegen. Een medewerker heeft hierbij de rol van moderator en is daarmee

verantwoordelijk voor het handhaven van de gedragsregels.

Binnen de Sociale kaart wordt informatie van ketenpartners en relevante informatie van medewerkers,

zoals contactpersonen en hulpverleners van ketenpartners geregistreerd. Deze informatie kan worden

opgezocht op basis van een aantal kenmerken, zoals het geografische verzorgingsgebied (aan de hand

van postcode of gemeente/woonplaats); de specialisatie van de ketenpartner; en tags (thema’s) die aan

de informatie zijn toegevoegd.

Informatie kan worden toegevoegd door eigen medewerkers en door hulpverleners en contactper-

sonen van ketenpartners. Medewerkers van ketenpartners moeten geautoriseerd worden en krijgen

dan toegang tot de informatie via een ketenpartnerportaal. Zodra de informatie wordt bijgewerkt

verandert de status van deze informatie naar “niet gevalideerd”. Deze status is zichtbaar voor andere

medewerkers.

Een medewerker kan worden aangewezen als moderator. Hiermee is hij verantwoordelijk voor het

handhaven van de gedragsregels. Dit houdt in dat hij de geregistreerde informatie valideert aan de

hand van een aantal criteria, en dat hij de mogelijkheid heeft om foutieve of verouderde informatie te

verwijderen. Dit betekent dat de informatie wordt gemarkeerd als verwijdert en niet meer beschikbaar

is vanuit de applicatie.

Omdat de Sociale kaart ook moet kunnen worden geraadpleegd in andere omgevingen dan het kan-


toor (bijvoorbeeld tijdens gesprekken bij het cliëntsysteem thuis of bij crisisinterventies), moet deze

ook offline beschikbaar zijn.

Figuur 2 - Houtskoolschets Sociale kaart zoals uitgewerkt in de workshop.

Figuur 2 - Houtskoolschets Sociale kaart zoals uitgewerkt in de workshop.

Objectenmodel

Een Medewerker registreert de gegevens van een Ketenpartner of van een Contactpersoon of Hulpver-

lener van een Ketenpartner. Een Ketenpartner is een specifiek soort Organisatie. Organisaties hebben

één of meerdere Adressen. Ook Contactpersonen hebben Adressen. Deze Adressen worden geregis-

treerd ten behoeve van de sociale kaart.

Ketenpartners kunnen verschillende soorten Organisatie zijn, zoals Politie, Gemeente en Hulpverle-

nende instantie.

Een Medewerker die optreed als moderator valideert de gegevens van een Ketenpartner of van een

Contactpersoon.


Werkstroombeheer

De manager van een team of afdeling heeft een werkrooster en een dashboard tot zijn beschikking.

Het werkrooster bevat

• Werkdagen per medewerker.

• Dienstenrooster per medewerker.

Binnen het werkrooster zijn mogelijkheden om te filteren op periode en op medewerker.

Het dashboard geeft een overzicht van de geregistreerde meldingen per medewerker of per team.

Hiervoor bevat het dashboard:

• Geregistreerde meldingen die nog niet zijn toegewezen.

• Meldingen die in behandeling zijn. Deze kunnen worden aangegeven per medewerker en/of per

status.

• Meldingen waarvoor een termijn is verstreken.

• Meldingen die binnen de gestelde termijnen zijn afgerond.

De medewerker heeft voor het inplannen van zijn werkzaamheden een dashboard, een agenda en een

takenlijst tot zijn beschikking.

Het dashboard bevat:

• Meldingen waar hij mee bezig is.

• Meldingen waarvoor een termijn is verstreken.

• Meldingen die binnen de gestelde termijnen zijn afgerond.

Deze meldingen kunnen worden gesorteerd en het is mogelijk om te filteren op periode of op belang-

rijke eigenschappen van de melding, zoals de aard van het geweld.

Met de agenda kan hij zijn werkzaamheden inplannen. Deze agenda heeft een koppeling met stan-

daard kantoorautomatisering agenda’s, conform de standaarden iCalendar en Microsoft Exchange.

De takenlijst bevat de taken die de medewerker moet uitvoeren. Bij de taken staat duidelijk aangege-

ven hoe lang het nog duurt voordat de deadline is verstreken, bijv. met kleurcodering. Taken waarvan

de deadline dreigt te verstrijken worden actief gesignaleerd. Binnen de takenlijst is het mogelijk om te

sorteren en te filteren.

Objectenmodel



De Medewerker is lid van een Team. Dit Team kan onderdeel zijn van een breder Team of van een afde-

ling. Een Medewerker heeft gedurende een deel van zijn tijd een specifieke Dienst. Deze Dienst vindt

plaats gedurende een afgesproken Agenda-afspraak.

Een Medewerker heeft ook een aantal Meldingen toegewezen gekregen. Deze Meldingen komen als

Taken terug op zijn takenlijst. Een Taak kan worden ingepland met een Agenda-afspraak. Een Taak kan

ook leiden tot andere Taken. Deze Taak mag ook bij een andere Medewerker worden belegd.


Termijnbewaking

Taken kunnen handmatig worden toegevoegd of automatisch worden gegenereerd. Alle taken zijn

altijd voorzien van een deadline. Bij automatisch aangemaakt taken wordt de deadlines gebaseerd

op gestelde termijnen. De deadline voor het uitvoeren van een intercollegiaal overleg is hiervan een

voorbeeld.

Bij het bewaken van termijnen wordt de gebruiker tijdig er aan herinnert dat een deadline binnen

een gestelde tijd verloopt. Bij handmatig toegevoegde taken kan de gebruiker zelf de periode voor

herinnering instellen. Bij automatisch toegevoegde taken is deze herinneringsperiode instelbaar door

een applicatiebeheerder. Een gebruiker wordt actief herinnert, bijvoorbeeld met een pop-up scherm of

door markering van de taken in de actielijst.

Een automatisch gegenereerde deadline mag worden uitgesteld door een manager. Hierbij wordt de

naam van de manager geregistreerd. De manager is verplicht om hierbij een motivatie te registreren.

Termijnen kunnen worden gewijzigd door een applicatiebeheerder. Deze termijnen worden geregis-

treerd op basis van de processtappen van een melding. De beheerder kan hierbij de periode voor herin-

nering en de wijze van herinneren aangeven. Manieren om te herinneren kunnen een pop-upscherm,

een kleurenmarkering in de actielijst of een herinneringsmail zijn.

Objectenmodel

Een Melding, een Plan van Aanpak of een Klacht leiden allemaal tot één of meerdere Taken. Een Taak

wordt toegekend en uitgevoerd door een Medewerker. Afhankelijk van de aard van de Taak, kan deze

door de Medewerker worden opgenomen als Gespreksonderwerp (vraag of agenda-item in een over-

leg) in een cliëntgesprek of overleg. Ook kan een Vragenformulier aan een Taak worden gekoppeld.

Een Taak kan leiden tot andere Taken. Taken zijn altijd gerelateerd aan een Cliëntsysteem.


Managementrapportage

Management rapportage wordt niet door de AMHK-applicatie zelf gemaakt. Voor het genereren van

rapporten wordt gebruik gemaakt van een extern rapportagetool. Deze tooling biedt voldoende func-

tionaliteit om de management rapporten van een AMHK te maken.

Voor het AMHK moet het rapportagetool in ieder geval beschikken over de volgende functionaliteit:

• Van het rapport moet een export kunnen worden gemaakt naar standaard bestandsformaten zoals

PDF en CSV.

• Het rapport kan grafieken bevatten.

• Het rapport moet kunnen worden afgedrukt.

• Het rapport moet kunnen worden verstuurd per e-mail.

Rapporten moeten eenvoudig kunnen worden geconfigureerd. Een applicatiebeheerder van het AMHK

is zelf in staat om nieuwe rapporten te ontwikkelen of bestaande rapporten aan te passen. Het systeem

moet het gebruik van een extern rapportagetool mogelijk maken. Dit betekent dat het tool geautoriseerd

moet worden om rechtstreeks en zonder tussenkomst van de AMHK-applicatie de database te raadplegen.

Ten behoeve van management rapportage kan een applicatiebeheerder specifieke trendvelden aan

informatieobjecten toevoegen. Dit zijn velden waar aanvullende informatie kan worden geregistreerd

voor rapportagedoeleinden. Deze trendvelden ondersteunen verschillende datatypes en zijn optioneel

of verplicht in te vullen. Er is geen technische beperking aan het aantal velden dat wordt toegevoegd.

Trendvelden kunnen worden ingesteld voor een bepaalde periode.

Ten behoeve van het meten van de efficiëntie van de organisatie, voorziet de applicatie in de mogelijk-

heid tot tijdregistratie. Deze functionaliteit kan door een applicatiebeheerder aan of uit worden gezet

(op organisatieniveau). Tijdregistratie is niet bedoeld als hulpmiddel in de verantwoording van het

werk van medewerkers richting een leidinggevende.

De applicatie houdt zo veel mogelijk automatisch bij hoeveel tijd aan een activiteit is besteed. De duur

van een activiteit kan door een medewerker worden aangepast. Als een activiteit betrekking heeft op

meerdere meldingen dan wordt deze activiteit door de applicatie verdeeld over de verschillende mel-

dingen. Informatieobjecten waar tijdregistratie relevant is zijn:

• Adviezen en meldingen.

• Contactmomenten.

• Plan van Aanpak.


Objectenmodel

Management rapportage moet kunnen rapporteren over alle variabelen in het proces. Dit betreft dus

alle informatieobjecten die in het uiteindelijke datamodel worden opgenomen.

Daarnaast heeft management rapportage een eigen impact op het datamodel:

• De tijd die medewerkers bezig zijn met een activiteit, cliëntsysteem of een melding moet kunnen

worden geregistreerd.

• Het moet mogelijk zijn om vrije nader te specificeren eigenschappen toe te voegen aan een infor-

matieobject (zgn. trendvelden).

Klachtafhandeling

De klacht wordt geregistreerd in de applicatie. Hierbij worden de naam en contactgegevens van de

indiener geregistreerd. De oorspronkelijke klacht wordt als document aan de registratie geüpload.

Tijdens de behandeling van klachten kan een klacht worden opgezocht in de klachtenregistratie. De

beoordeling van de klacht wordt geregistreerd. Op basis van beoordeling van de klacht worden taken

geregistreerd en toegewezen aan medewerkers. Bij de beoordeling wordt aangegeven wie de beoor-

deling heeft gedaan.

De indiener van de klacht wordt geïnformeerd over de voorgenomen taken. De correspondentie rond

de klacht wordt geregistreerd bij de klacht.

Objectenmodel

Een Betrokkene, Cliënt of Hulpverlener kan een Klacht indienen. Als de Klacht verband houdt een Mel-

ding of een Cliëntsysteem dan wordt deze relatie vastgelegd bij het Cliëntsysteem.

Een Klacht leidt tijdens de behandeling tot een Taak.

Vernietigingsverzoek behandelen

Het schriftelijk vernietigingsverzoek wordt geregistreerd als contactmoment. Hierbij wordt geen relatie

vastgelegd met de melding of de cliëntgegevens.

Het vernietigen van de melding wordt gedaan door de melding te markeren als “vernietigd”. Hier-

bij wordt alle gerelateerde informatie zo veel mogelijk geanonimiseerd. Dit is niet altijd mogelijk,

bijvoorbeeld als de melder nog andere meldingen heeft ingediend. De “vernietigde” gegevens blijven

beschikbaar voor management rapportage.


Het vernietigen van cliëntgegevens wordt gedaan door de cliëntgegevens te anonimiseren en alle ge-

relateerde informatie (zoals cliëntsysteem en meldingen) zo veel mogelijk te anonimiseren. Ook dit is

niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld als er nog meerdere andere leden in het cliëntsysteem aanwezig zijn.

De “vernietigde” cliëntgegevens blijven beschikbaar voor management rapportage. Meldingen met

betrekking tot het cliëntsysteem worden afgesloten. Dit wordt voorzien van een motivatie.

Alle betrokkenen, zoals de indiener van het verzoek en de leden van het betrokken cliëntsysteem wor-

den als nodig geïnformeerd. Dit wordt geregistreerd als contactmoment.

Objectenmodel

Een Melder kan een Vernietigingsverzoek melding indienen. Dit verzoek heeft betrekking op een Mel-

ding. De Melding gaat over een Geweldsituatie bij een Cliëntsysteem. Als er voor het Cliëntsysteem

geen andere Meldingen meer zijn, dan is de data die bij dit Cliëntsysteem hoort niet meer beschikbaar

binnen de applicatie.

Een Cliënt kan een Vernietigingsverzoek Cliënt indienen. De Cliënt vormt onderdeel van het Cliëntsys-

teem. Als het vernietigen van de gegevens van de Cliënt leidt tot opheffing van het Cliëntsysteem, dan

is de data die hierbij hoort niet meer beschikbaar voor de applicatie en worden de eventuele Melders

hierover geïnformeerd.


B Objectenmodel inclusief informatieobjecten

Deze bijlage beschrijft alle informatieobjecten die in het Programma van eisen worden benoemd.

Een objectenmodel is anders dan een datamodel. Een datamodel geeft een beschrijving van de infor-

matieobjecten die in een database zullen worden vastgelegd. Dit objectenmodel is breder. Ook infor-

matieobjecten die niet direct in de database worden geregistreerd, maar bijvoorbeeld in de applicatie

worden opgenomen als (extern) document, worden hier genoemd. De implementatiewijze van deze

informatieobjecten wordt overgelaten aan de latere realisatiefase.

De objecten en bijbehorende attributen staan in alfabetische volgorde. Eerst wordt de definitie gege-

ven. Daarna de attributen (of eigenschappen) en de relaties die het informatieobject heeft met andere

objecten.

AdresEen adres is de aanduiding van een bepaalde locatie, doorgaans van een huis, woning, gebouw of

faciliteit, op de aarde. De bekendste vormen zijn het woonadres, dat aangeeft waar een persoon

woont (het woonadres of domicilie) of verblijft (verblijfadres), waar post moet worden bezorgd (het

postadres).

Eigenschap Verplicht Opmerkingen

Begindatum Verplicht

Einddatum Optioneel

E-mailadres Optioneel

Geheim Verplicht Indicatie dat het een geheim adres betreft.

Gemeente Verplicht Wijk en Gemeente zijn parameters die vaak in management rapportages worden

gebruikt.

Postcode Optioneel

Soort Adres Verplicht GBA-adres, woonadres, correspondentieadres, verblijfadres

Straat, Huisnummer Optioneel

Telefoonnummer Optioneel

Wijk Optioneel Wijk en Gemeente zijn parameters die vaak in management rapportages worden

gebruikt.

AdviesEen op de behoefte van de adviesvrager afgestemde set van aanwijzingen, raadgevingen en tips met

als doel de adviesvrager in staat te stellen zelf verder te kunnen handelen in situaties van huiselijk

geweld of kindermishandeling of bij een vermoeden daarvan.

De registratie van het advies staat op naam van de adviesvrager, tenzij hij daar bezwaar tegen maakt.

Er worden geen namen of andere persoonsgegevens van leden van het cliëntsysteem vastgelegd.


Communicatievorm Optioneel telefoon, e-mail, chat, enz.

Duur contact Optioneel

Geadviseerde activiteiten Optioneel Wat kunt u zelf doen?

Identificatie Verplicht



Intentie Verplicht Waarom neemt u contact op met het AMHK?

Situatie Verplicht Wat is er aan de hand?

Tijdstip van registratie Verplicht

Relatietype Informatieobject Verplicht

is gerelateerd aan Advies Optioneel

wordt gevraagd door Adviesvrager Optioneel

bevat Document Optioneel

is gegeven door Medewerker Verplicht

is besproken met Medewerker Optioneel

wordt opgevolgd door Taak Optioneel

AdviesvragerEen Adviesvrager is een professionele of niet-professionele Betrokkene die advies of begeleiding van

het AMHK wil krijgen omdat hij geconfronteerd wordt met situatie waarin (mogelijk) sprake is van

huiselijk geweld of kindermishandeling.


Geboortedatum Verplicht de leeftijd bepaald de wijze waarop eventuele vervolggesprekken kun-

nen plaats vinden


bereikbaar via Adres Optioneel

Agenda-afspraakEen Agenda-afspraak is een reservering van een bepaald tijdsduur waarin een bepaalde activiteit

wordt ondernomen.


Einddatum/-tijd Verplicht

Locatie Optioneel

Startdatum/-tijd Verplicht

Ambtenaar OOVDe Ambtenaar Openbare Orde en Veiligheid is de contactpersoon van de Gemeente waar het incident

plaats heeft gevonden en die verantwoordelijk is voor het adviseren aan de burgemeester inzake de

verlenging of beëindiging van een tijdelijk huisverbod.

Een Ambtenaar OOV is een soort Contactpersoon.


werkt bij Gemeente Verplicht


BetrokkeneEen natuurlijk persoon die een zekere relatie heeft met een cliënt of cliëntsysteem.


Contactfrequentie Optioneel vaak, soms, zelden, enz.

Mate van invloed Optioneel hoog, midden, laag

Naam Verplicht

Beroepsgroep Verplicht t.b.v. meldcode

Positie t.o.v. situatie Optioneel buurtteamwerker, hulpverlener, getuige, slachtoffer, pleger, enz.

Relatie t.o.v. cliëntsysteem Verplicht familie, vriend, buurman, werkgever, school, enz.

Relatie t.o.v. cliënt Optioneel familie, vriend, buurman, werkgever, school, enz.


heeft Adres Optioneel

Heeft Bevinding Optioneel

heeft relatie met Cliënt Optioneel

heeft relatie met Cliëntsysteem Verplicht

heeft verhouding tot Geweldsituatie Optioneel

BevindingFeitelijke kennis over de situatie van de cliënt.


Actualiteit Verplicht

Datum vaststelling Verplicht

Omschrijving Verplicht

Soort feit Verplicht zorg, kracht, risico, enz.


blijkt uit Gespreksverslag Optioneel

blijkt uit Vragenformulier Optioneel

blijkt uit Document Optioneel


CliëntEen persoon die lid is van het Cliëntsysteem en een betrokkenheid heeft in de gemelde Geweldsituatie.

De gegevens van een cliënt zijn meestal bekend bij het AMHK. Het kan ook voorkomen dat een cliënt

anoniem staat geregistreerd. Dit is het geval als de cliënt wel onderdeel vormt van het cliëntsysteem,

maar verder geen rol hoeft te spelen in het verdere onderzoek naar aanleiding van de melding.


Anoniem Verplicht Ja of Nee

Bekendheid in Justitiële keten Verplicht

Recidivist Verplicht

Bekendheid in Zorgketen Verplicht

Bereidheid tot medewerking

in onderzoek

Optioneel

BSN Optioneel

GBA gecontroleerd Verplicht

Geboortedatum Verplicht

Is geinformeerd over melding Verplicht

Motivatie uitstel informeren Optioneel

Motivatie voor vernietiging Optioneel

Naam Verplicht

Nationaliteit Verplicht t.b.v. culturele achtergrond

Opmerkingen m.b.t. veiligheid Optioneel bijv. wanneer is een veilig belmoment of welke adressering

moet worden gebruikt.

Ouderlijk gezag Verplicht in geval van kinderen.

Relatie tot het Cliëntsysteem Verplicht

Relatie tot het Geweldsituatie Verplicht

Talen Verplicht t.b.v. aanwezigheid taalhulpmiddelen (bijv. tolk) tijdens

gesprekken

Vernietigt Verplicht standaard wordt dit op “Nee” gezet.


heeft Adres Verplicht

heeft Bevinding Optioneel

is betrokken bij Geweldsituatie Verplicht

is lid van Cliëntsysteem Verplicht

CliëntsysteemEen groep Cliënten die gezamenlijk een directe betrokkenheid hebben tot de gemelde Geweldsituatie

en die onderling een afhankelijkheidsrelatie hebben.


is betrokken bij Geweldsituatie Verplicht



CliëntvisieDe visie van een cliënt op de geweldsituatie.


is van Cliënt Verplicht

gaat over Geweldsituatie Verplicht

ContactmomentHet contactmoment tussen een willekeurige betrokkene (adviesvrager, melder, cliënt, particulier, pro-

fessional, enz.) en het AMHK.


Contactvorm Verplicht Wijze waarop het contact heeft plaatsgevonden (overleg, telefonisch, e-mail,

brief, social media)

Datum en tijdstip Verplicht

Duur contact Optioneel

Onderwerp Verplicht

Toelichting Optioneel


contact met Betrokkene Optioneel

contact met Cliënt Optioneel

contact met Contactpersoon Optioneel

contact met Hulpverlener Optioneel

contact met Medewerker Verplicht

gaat over Advies Optioneel

gaat over Melding Optioneel

gaat over Overdrachtsgesprek Optioneel

vindt plaats op Agenda-afspraak Optioneel

ContactpersoonEen medewerker van een organisatie die als aanspreekpunt functioneert voor deze organisatie.


Functie Optioneel

Naam Verplicht

Specialisatie Optioneel

Tags Optioneel de termen waarmee de contactpersoon in een registratie kan worden gevonden.


bereikbaar via Adres Verplicht

gevalideerd door Medewerker Optioneel

geregistreerd door Medewerker Verplicht


CrisisinterventieDe informatie over een Crisisinterventie ten behoeve van de overdracht de medewerker die is betrok-

ken (geweest) bij de interventie naar een medewerker die verantwoordelijk is voor de verdere toelei-

ding van het cliëntsysteem naar passende hulp.


is vorm van Gestructureerd gesprek Verplicht

naar aanleiding van Geweldsituatie Verplicht

schakelt in Hulpverlener Optioneel

DienstEen Dienst is een soort werkzaamheid die een Medewerker krijgt toegewezen voor een bepaald deel

van zijn werkzame uren. Deze Dienst stelt voorwaarden aan de wijze waarop de medewerker zijn

werkzaamheden kan uitvoeren en de beschikbaarheid voor het afhandelen van Meldingen. Dienstsoort

(v): Bijv. Piketdienst, Telefoondienst, Crisisdienst, THV-dienst.


vindt plaats Agenda-afspraak Verplicht

DocumentEen willekeurig extern document. Dit kan verschillende formaten hebben: Worddocument, PDF, foto,

e-mail, enz. Een document kan worden geüpload in de applicatie.


Naam Verplicht

Kenmerk Optioneel

Omschrijving Optioneel

Type Verplicht

Tijdstip upload Verplicht

GemeenteEen gemeente is een groep van woonkernen (dorpen, steden) met het bijbehorende gebied die samen

worden bestuurd door een politiek apparaat.

Een Gemeente is een soort Ketenpartner.

GesprekEen gesprek tussen een medewerker van het AMHK en een Hulpverlener of een (vertegenwoordiger

van een) Cliënt. Dit gesprek kan face-to-face of telefonisch plaats vinden.

Een Gesprek is een soort Contactmoment.


uitgenodigd Cliënt Optioneel

uitgenodigd Contactpersoon Optioneel

vastgelegd in Gespreksverslag Optioneel

uitgenodigd Hulpverlener Optioneel

uitgenodigd Medewerker Optioneel

georganiseerd door Medewerker Verplicht

gebruikt Vragenlijst Optioneel


GespreksonderwerpEen Gespreksonderwerp is een onderwerp dat aan de orde komt in een Gesprek.


Sectie Optioneel groepering van vragen

Vraag Verplicht

GespreksverslagEen gestructureerd verslag van het gesprek op basis van vooraf vastgestelde gespreksonderwerpen.

Gestructureerd gesprek

Een gesprek op basis van een Vragenformulier.

Een Gestructureerd gesprek is een soort Contactmoment.


gebruikt Vragenformulier Optioneel

GeweldsituatieEen beschrijving van een situatie waarin (vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling

plaats vindt en die aanleiding vormt voor interventie of nader onderzoek.

Conform het model Handelingsprotocol worden de begrippen “Huiselijk geweld” en “Kindermishande-

ling” als volgt gedefinieerd:

• Huiselijk geweld

Geweld dat door iemand uit de huiselijke kring van het slachtoffer is gepleegd. Met “huiselijke

kring” worden (ex-)partners, familieleden en huisvrienden bedoeld. Het woord huiselijk verwijst niet

naar de plaats van het delict (het kan zowel binnenshuis als buitenshuis plaatsvinden) maar naar

de relatie tussen pleger en slachtoffer. Bij huiselijk geweld kan het gaan om lichamelijk, psychisch

of seksueel geweld. Het kan de vorm aannemen van (ex-) partnergeweld, eergerelateerd geweld,

huwelijksdwang, kindermishandeling,verwaarlozing van ouderen of geweld tegen ouders.

• Kindermishandeling

Elke vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psy-

chische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige

in een relatie van afhankelijkheid of van onvrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor

ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm

van fysiek of psychisch letsel. Het gaat hierbij om: seksuele mishandeling, fysieke mishandeling,

emotionele/psychische mishandeling, fysieke verwaarlozing, emotionele/psychische verwaarlozing

en getuige zijn van partnergeweld.


Aanleiding Optioneel

Tijdstip gebeurtenis Verplicht Een Geweldsituatie kan op meerdere tijdstippen plaatsvinden.

Risico-inschatting Optioneel

Situatiebeschrijving Verplicht

Aard achterliggende problematiek Verplicht


getypeerd met Soort geweld Verplicht


HerstelplanEen herstelplan is een zelfstandig onderdeel van het veiligheidsplan waarbinnen afspraken gemaakt

zijn over te ondernemen stappen om het geheel van de problemen aan te pakken. Een voorwaarde

voor het werken aan herstel is dat de veiligheid voldoende gewaarborgd is. Herstel is altijd maatwerk.

Het herstel gaat over alle leefgebieden heen, van het (weer) leren vertrouwen of opbouwen van soci-

ale netwerken tot traumaverwerking bij volwassenen en kinderen.


Benodigd voor herstel Verplicht Wat is er nu nodig om voor herstel te zorgen?


casusregie Hulpverlener Optioneel

casusregie Medewerker Optioneel

onderdeel van Veiligheidsplan Verplicht

Hulpofficier van JustitieDe Contactpersoon van de Politie die het AMHK heeft betrokken bij een incident dat mogelijk aanlei-

ding geeft tot een tijdelijk huisverbod.

Hulpverlenende instantieEen instantie of organisatie waar specifieke hulp aan een cliënt of cliëntsysteem kan worden geboden.

In uitzonderlijke gevallen (bijv. Crisisinterventies) kan het AMHK ook optreden als Hulpverlenende

instantie.

Een Hulpverlenende instantie is een soort Ketenpartner.


Gemiddelde wachttijd Optioneel de gemiddelde duur totdat een Cliënt kan worden geholpen door een Hulpverle-

ner.

Specialisatie Verplicht categorie waarbinnen hulp kan worden verleend.

Verzorgingsgebied Verplicht

Voorwaarden Optioneel

HulpverlenerEen medewerker van een hulpverlenende instantie die specifieke hulp aan een cliënt of het cliëntsys-

teem verleent.

Een Hulpverlener is een soort Betrokkene.


Naam Verplicht

Specialisatie Verplicht

Tags Optioneel de termen waarmee de hulpverlener in een registratie kan worden gevonden.



werkt bij Hulpverlenende instantie Verplicht


HulpverleningDe hulp die op enig moment in de tijd is gegeven door een Hulpverlener aan één of meerdere leden

van het cliëntsysteem.


Einddatum Optioneel


Soort hulpverlening Verplicht

Startdatum Verplicht



verleent aan Cliënt Verplicht

verleent door Hulpverlener Verplicht

KetenpartnerEen organisatie die een specifieke rol vervult binnen het proces voor het toeleiden van een cliëntsys-

teem naar passende hulp, waarbij sprake is van een zekere mate van continuïteit van de activiteiten.

Deze rol kan worden ingevuld in voor, tijdens of na de primaire processen van het AMHK. Met een

ketenpartner wordt specifieke, procesgerichte informatie uitgewisseld.

Een Ketenpartner is een specifiek soort Organisatie.


Datum registratie Verplicht

Ervaringen Optioneel

Status registratie Verplicht De status van de registratie t.b.v. de sociale kaart - concept, definitief, gevali-

deerd, enz.

Tags Optioneel de termen waarmee de ketenpartner in een registratie kan worden gevonden.

Werkafspraken Optioneel



gevalideerd door Medewerker Optioneel



KlachtEen uiting van ongenoegen van een contactpersoon, een adviesvrager of een betrokkene bij een ge-

weldsituatie over de handelingswijze van het AMHK.


Datum afgehandeld Optioneel

Datum beoordeling Optioneel

Datum ingediend Verplicht

Identificatie Verplicht


Oordeel Optioneel

Status Verplicht


ingediend door Betrokkene Optioneel

ingediend door Cliënt Optioneel

vastgelegd bij Cliëntsysteem Optioneel

Gesprek Optioneel

ingediend door Hulpverlener Optioneel

beoordeeld door Medewerker Optioneel

leidt tot Taak Optioneel

MedewerkerWerk gerelateerde gegevens van een medewerker van het AMHK.


Expertise Verplicht

Naam Verplicht

Werkdagen Verplicht Dagen dat een medewerker contractueel werkzaam is.


heeft Dienst Verplicht

lid van Team Verplicht

MelderDe professionele of niet-professionele betrokken persoon die de Melding heeft gemaakt. Indien de vei-

ligheid van de betrokkene in gevaar komt wanneer zijn identiteit bij de Melding wordt geregistreerd,

dan wordt zijn identiteit niet geregistreerd.

Een Melder is een uitbreiding op Adviesvrager.


Veilig belmoment Optioneel


MeldingDe administratieve registratie van een (vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling.

Een Melding is een uitbreiding op Advies.


Afgesloten door Optioneel de medewerker die de Melding afsluit

Datum besproken Verplicht Datum van bespreking melding in intercollegiaal of interdisciplinair

overleg.

Geschatte complexiteit Verplicht de complexiteit van de problematiek (enkelvoudig, meervoudig)

Motivatie voor afsluiting Optioneel

Motivatie voor vernietiging Optioneel

Status Verplicht Open, gesloten, vernietigt, enz.


gaat over Geweldsituatie Verplicht

is toegewezen aan Medewerker Optioneel

wordt gedaan door Melder Optioneel

is gebaseerd op Politiemelding Optioneel

leidt tot Taak Verplicht

OrganisatieDe organisaties waar het AMHK een relatie mee heeft. Een relatie heeft een contactpersoon en adres-

gegevens.


Naam Verplicht




heeft Contactpersoon Verplicht

OverdrachtsgesprekHet gesprek waarin de cliënt of het cliëntsysteem wordt overgedragen aan een hulpverlener. Hierin

is het Plan van Aanpak leidraad voor gesprek. De intentie is dat de hulpverlener vanaf dit moment de

regie over de hulpverlening aan het cliëntsysteem overneemt.

Een Overdrachtsgesprek is een soort Gesprek.


gaat over Plan van Aanpak Verplicht


OverlegEen bespreking met meerdere deelnemers van de eigen organisatie of van andere organisaties (keten-

partners, hulpverleners) waarin één of meerder cliëntsystemen (al dan niet op basis van meldingen)

worden besproken.

Een Overleg is vorm van Gesprek.


vastgelegd in Notulen Optioneel

gebruikt Overleg-agenda Verplicht

gaat over Plan van Aanpak Optioneel

OverlegagendaDe lijst met gespreksonderwerpen die tijdens een overleg wordt besproken.


Gebaseerd op Vragenlijst Verplicht

Plan van AanpakHet plan waarin de maatregelen staan beschreven die een medewerker van het AMHK gaat uitvoeren

om het cliëntsysteem te begeleiden naar passende hulp. Dit plan kan verschillen in omvang van enkele

regels tekst tot een volwaardig document. In eerste instantie zal het plan vooral het karakter hebben

van een onderzoeksplan. Dit wordt geleidelijk in het vervolg van het onderzoek uitgebreid naar een

volwaardig plan gericht op toeleiding naar hulp. Vanuit het principe 1 gezin 1 plan” staat het cliëntsys-

teem in dit plan centraal.


Benodigd voor veiligheid Verplicht Wat is er nu nodig om voor veiligheid te zorgen?

Datum opgesteld Verplicht

Duur analyse Optioneel

Procesregisseur Verplicht eindverantwoordelijk voor het PvA. Kan AMHK zijn of Hulpverlener.

Status Verplicht Concept, Definitief, enz.

Werkmethode Optioneel de methodiek die wordt gebruikt, bijv. FFPS of SAVE.


bevat Bevinding Optioneel

is gericht op Cliëntsysteem Verplicht


gebaseerd op Risicotaxatie formulier Optioneel

leidt tot Taak Verplicht

PolitieEen Ketenpartner belast met: - de handhaving van openbare orde en veiligheid - het opsporen en on-

derzoeken van strafbare feiten - directe hulpverlening - signaleren en adviseren. De politie staat tijdens

het handhaven van de openbare orde en bij uitvoering van de hulpverleningstaak onder het gezag van

de burgemeester of gezaghebber. Wanneer de politie strafbare feiten opspoort en onderzoekt staat

de politie onder het gezag van de officier van justitie. Organisatorisch is de Politie onderdeel van het

Ministerie van Veiligheid en Justitie.


PolitiemeldingDe beschrijving van het incident zoals door de politie is vastgesteld.


Datum / tijdstip incident Verplicht

Incident ID Verplicht identificatie van het incident in BVH



betreft Geweldsituatie Verplicht

RiHG formulierHet Risicoindicatieformulier Huiselijk Geweld zoals deze wordt ingevuld door de Hulpofficier van Justi-

tie.


Betrokkenen Verplicht

Datum / tijdstip incident Verplicht

ID Verplicht identificatie van het formulier zoals dat bekend is in het

systeem van de HovJ (bijv. Khonraad)



Hulpofficier van Justitie Verplicht opgesteld door

Tijdelijk Huisverbod Verplicht betreft

Risicotaxatie formulierEen formulier dat wordt gebruikt bij de bepaling van de veiligheidssituatie.


ingevuld voor1 Cliëntsysteem Optioneel


1

Sociale kaartEen overzicht van de ketenpartners in een regio.


Regio Verplicht


bevat Ketenpartner Verplicht

1 Soms met cliëntsysteem en soms zonder cliëntsysteem maar altijd betrekking hebbende op cliëntsysteem.


Soort geweldHet soort geweld dat in de situatie wordt vermoedt of daadwerkelijk wordt waargenomen.


Vorm van het geweld Verplicht bijv. oudermishandeling

Vorm van het geweld Verplicht bijv. fysieke mishandeling

TaakDe acties die in het kader van de toeleiding van een cliënt (als onderdeel van het cliëntsysteem) moe-

ten worden genomen. Acties kunnen hierbij verschillen van acties t.b.v. concrete hulpverlening tot

acties m.b.t. de beantwoording van vragen. Een Actie is SMART geformuleerd.


Deadline Verplicht

Gewenst effect Optioneel

Herinnering Verplicht De periode tussen het signaleren van het verlopen van de deadline en de daad-

werkelijke deadline.


Soort taak Verplicht

Status Verplicht Open, Ingepland, Uitgevoerd.

Verwachte duur Optioneel


vindt plaats op Agenda-afspraak Optioneel

gericht op Cliëntsysteem Optioneel

leidt tot Gespreksonderwerp Optioneel

toegekend aan Medewerker Verplicht

gevolg van Taak Optioneel

betrekking op Tijdelijk Huisverbod Optioneel

leidt tot Vragenformulier Optioneel

TeamEen groep Medewerkers die verantwoordelijk is voor de afhandeling van werk in een bepaalde regio

of binnen een bepaalde specialisatie.


Expertise Optioneel

Regio Optioneel


onderdeel van Team Optioneel


Tijdelijk HuisverbodDe registratie van de situatie die aanleiding geeft tot een Tijdelijk Huisverbod.


Datum incident Verplicht

Status Verplicht

Zorgadvies Verplicht


Verplicht Relatietype Informatieobject

verblijfplaats Adres Optioneel

uit huis geplaatste Cliënt Verplicht

betrokken Cliëntsysteem Verplicht

begeleid door Medewerker Verplicht

Vragenformulier Verplicht

VeiligheidsplanEen veiligheidsplan beschrijft de huidige situatie en de wenselijke situatie, inventariseert de risico- en

beschermende factoren voor de betrokken gezinsleden of leden van het huishouden en beschrijft de

afgesproken maatregelen om 1) onmiddellijk herstel van de veiligheid te bereiken voor alle gezinsle-

den en 2) de gewenste situatie voor de langere termijn te bereiken.

Het veiligheidsplan bevat afspraken over welke aandachtspunten ten aanzien van de veiligheid er

zijn, op welke manier de veiligheid verbetert kan worden en op welke manier betrokkenen hier een

bijdrage aan gaan leveren.


Benodigd voor veiligheid Verplicht Wat is er nu nodig om voor veiligheid te zorgen?

Casusregisseur Verplicht Eindverantwoordelijke voor het Veiligheidsplan.

Dit kan het AMHK zelf zijn of een Hulpverlener.


casusregie Hulpverlener Optioneel


onderdeel van Plan van aanpak Verplicht

Vernietigingsverzoek CliëntEen schriftelijk verzoek tot het vernietigen van specifieke cliëntgegevens.


gaat over Cliënt Verplicht

ingediend door Cliënt Verplicht

Vernietigingsverzoek meldingEen schriftelijk verzoek tot het verwijderen van een melding.


ingediend door Melder Verplicht

gaat over Melding Verplicht


VoorlichtingsactiviteitVoorlichting is het bewust geven van informatie bij menings- en besluitvorming door middel van com-

municatie. Kernpunt is dat iemand die ergens onwetend of onzeker over is verklaring en toelichting

krijgt zodat zijn kennis en inzicht toenemen. Bij voorlichting wordt geregistreerd wie de voorlichting

verzorgt, waar deze voorlichting plaats vindt en wanneer deze voorlichting moet worden gegeven.


Doelstelling Verplicht


Status Verplicht Gepland, Uitgevoerd, enz.


wordt uitgevoerd op Agenda-afspraak Optioneel

is aangevraagd door Contactpersoon Verplicht

wordt uitgevoerd door Medewerker Optioneel


wordt gegeven aan Organisatie Verplicht

VragenformulierEen invulformulier voor het beantwoorden van vragen. De vragen zijn afhankelijk van de geweldsitu-

atie dat wordt vermoedt of gesignaleerd en het type gesprek.


Doelstelling Verplicht aangeven waar dit vragenformulier voor bedoeld is.

Naam Verplicht


samengesteld door Medewerker Optioneel

begeleid door Medewerker Verplicht

VragenlijstDe lijst met vragen die tijdens het gesprek aan de orde moeten komen.


Datum samengesteld Verplicht


bevat Gespreksonderwerp Verplicht

samengesteld door Medewerker Verplicht

gebruikt bij Soort geweld Verplicht


ZorgadviesEen advies aan de Gemeente met betrekking tot de verlenging of beëindiging van een tijdelijk huisver-

bod.


Advies Verplicht

Deadline Verplicht 8ste dag van het THV

Status Verplicht


gericht aan Ambtenaar OOV Verplicht


gebaseerd op Geweldsituatie Verplicht

advies over Tijdelijk Huisverbod Optioneel


C Samenstelling stuurgroep

Naam Functie Organisatie

Hans Versteeg Voorzitter VNG

Anke van Dijke Bestuurder Fier Fryslân

Charlotte van Zuylen Interim directeur MD Veluwe

Saskia Boeker Programmamanager Kennis en Innovatie PGV Nederland

René Meuwissen Bestuurder Bureau Jeugdzorg Rotterdam

Wicher Pattje Programmaleider Ondersteuningsprogramma AMHK

Programma van Eisen - VNG · Een uniforme AMHK-applicatie maakt het eenvoudiger om gegevens uit te...

Documents

Transcript of Programma van Eisen - VNG · Een uniforme AMHK-applicatie maakt het eenvoudiger om gegevens uit te...