Programma van eisen

Digitaal portfolio Reumatologie

Inleiding

a. Doel van dit traject

i. Ontwikkelen van een e-portfolio gebaseerd op de inhoud van het huidige

opleidingsplan reumatologie (versie 2015), incl. de profileringsstages

(echografie en kinderreumatologie, zie verderop), en papieren portfolio.

b. Leerproces AIOS

i. Kennis vergaren d.m.v. klinische ervaring, zelfstudie en scholing

ii. Aantoonbaar door (praktische) beoordelingen en te volgen in portfolio per

competentie en EPA per thema (bijlage 1)

c. Beoordelingsproces opleider

i. Invullen van beoordelingen (voor overzicht beoordeling en kwantiteit zie

bijlage 2)

ii. Aftekenen van bekwaamheidsniveaus tijdens voortgangsgesprekken.

iii. Accorderen van zelfreflectie verslagen

iv. Verslag voortgangsgesprek.

v. Afgeven van A/B en C formulier.

2. Het digitale portfolio a. Doel van het digitaal portfolio

i. AIOS:

● Volgen van eigen competenties en opleidingstraject.

● Aantoonbaar maken van behaalde competenties

● Archiveren certificaten en beoordelingsformulieren, incl.

stageformulieren

● Nagaan of en waar er mogelijk verkortingsmogelijkheden of hiaten zijn

ii. Opleider:

● Overzicht van alle activiteiten van alle AIOS binnen de

opleidingsregio

● Volgen van competenties en EPAs van AIOS tbv planning van opleiding

(zowel verkortingsmogelijkheden als onderdelen die extra aandacht

behoeven)

b. Doelgroep en gebruikers

i. Doelgroep:

● AIOS

● Opleiders

ii. Gebruikers:

● AIOS

● Opleiders

● plaatsvervangend opleiders

1

● leden opleidingsgroep

● Evt. zeer beperkt secretaresses van opleider (voor inplannen

voortgangsgesprekken en inscannen certificaten)

3. Het digitaal portfolio vanuit het perspectief van de AIOS LET OP: Wel met mogelijkheid tot aanpassing bij voortschrijdend inzicht.

a. Voorblad/Dashboard

i. Nadat de AIOS heeft ingelogd, komt de AIOS bij een overzichtspagina

(=inhoudsopgave). Van waaruit de AIOS naar de diverse deelonderwerpen

(=hoofdstukken) kan navigeren.

ii. Bij het aanklikken van een deelonderwerp opent zich een nieuw scherm. In

dit scherm kunnen AIOS door op de “+ of formulier” knop te drukken een

nieuw formulier aanmaken. Onder deze knop bevindt zich een overzicht

van de reeds aangemaakte formulieren, welke in 1 regel zijn samengevat

(bv. aanmaakdatum en onderwerp beoordeling). Deze regels staan op

volgorde van datum met het meest recente formulier bovenaan.

iii. Daarnaast kan de AIOS bij diverse deelonderwerpen formulieren uploaden,

die via een viewer in het portfolio te zien zijn.

iv. Bij het openen van een deelonderwerp ziet de AIOS altijd eerst een

overzicht (zie boven voor de uitleg).

b. Per hoofdstuk/deelonderwerp

● Algemene gegevens

○ Profielfoto

○ Voornaam, Achternaam

○ Mobiele telefoonnummer

○ Email

○ Adres

○ Postcode

○ Plaats

○ Big-registratie

○ CV, als upload mogelijkheid

● Opleidingsplan

○ RGS opleidingsplan (evt. met directe link)

○ Landelijk en regionaal opleidingsplan (evt. uploaden en/of link

naar website)

○ Landelijk en regionale profileringsstage (evt. uploaden en/of

link naar website)

● Persoonlijk opleidingsplan en opleidingstraject (is in RGS termen niet

hetzelfde)

○ (Digitaal) in te voeren door AIOS

■ Persoonlijk opleidingsplan aanmaken, waarin per

competentie de leerdoelen worden benoemd en hoe deze

eventueel gehaald kunnen worden (zie bijlage 3)

■ Beschreven leerdoelen kunnen evt. automatisch worden

weergegeven bij het invullen van het voortgangsgesprek

2

■ evt. overeengekomen korting (voor) opleiding

○ Accorderen door Opleider

● Voortgangsgesprekken en stagegesprekken

○ Voortgangsgesprekken worden door de (secretaresse van de)

opleider ingepland, indien mogelijk vanuit het portfolio

○ Op het 1e scherm ziet de AIOS een overzicht van de reeds

gehouden voortgangsgesprekken en beoordelingsgesprekken, die

gesorteerd zijn op datum (met de meest recente bovenaan).

Achter elke datum staat of het om een beoordelings- en/of

stagegesprek gaat.

○ vast format, ook te gebruiken als stagebeoordeling (zoals in enkele

klinieken het geval).

○ Leerdoelen/Afspraken/Conclusie.Standaard A/B formulier (zie

bijlage 3/4) = vast format

○ Het voortgangsgesprek bestaat uit 4 tabbladen.

■ 1e tabblad: bevat het formulier (afspraken (uit voorgaande

voortgangsgesprek), conclusie en leerdoelen) (zie bijlage 4

1e pagina of bijlage 3 2de pagina)

● Afspraken/Leerdoelen uit voorgaande

voortgangsgesprek en/of POP worden automatisch

door gekopieerd als nieuw gesprek wordt

aangemaakt

■ 2e tabblad bevat het A/B formulier (zie bijlage 4, 2de en

3de pagina)

■ 3de tabblad bevat het overzichtsschema met EPAs (zie

bijlage 1), die gezamelijk wordt ingevuld, waarbij de

opleider beargumenteerd op welk niveau de AIOS zit en de

score invult.

● Hierbij bestaat ook de mogelijkheid om de EPAs in

curve verband weer te geven. De EPA-score uit

voorgaande gesprekken worden automatisch

weergegeven in het schema en kunnen zo nodig

worden aangepast.

■ 4de tabblad bevat het zelfreflectie verslag (volgens SMART

verbeterplan zie bijlage 3, pagina 1)

■ Indien de AIOS aangeeft dat het om een stage

beoordelingsgesprek gaat, dan wordt alleen het 1e tabblad

gegeneerd.

○ AIOS maakt het formulier aan en nodigt opleider / stagebegeleider

uit.

○ AIOS vult alvast in, wat hij/zij kan invullen (zelfreflectie verslag en evt.

afspraken en hoe AIOS aan voorgaande afspraken heeft voldaan)

○ Na invulling vindt accordering door de opleider/stagebegeleider en

AIOS plaats

○ Het C-formulier (bijlage 9) kan aan het einde van de opleiding

samen met de opleider worden ingevuld. Deze kan allen worden

3

ingevuld als alle EPA in het overzichtsschema op niveau zijn.

Aangezien het C-formulier naar de RGS opgestuurd dient te

worden, moet er een uitprint functie zijn. (in de toekomst evt. via

email met automatisch generatie van een bijlage)

● KPBs

○ Bij het openen vanuit het dashboard ziet de AIOS per regel één

KPB met de datum, onderwerp en/of deze reeds is geaccordeerd

of niet.

○ Daarnaast wordt aangegeven hoeveel KPBs per thema (zie bijlage

5 t/m 7) de AIOS reeds heeft.

○ Voor de vormgeving van een KPB zie bijlage 5 tot 7. Er zijn aparte

KPBs voor CAT/Referaat, echografie en profileringsstage. De

bijlagen dienen als leidraad voor de vormgeving/lay-out van de

KPBs in het ePortfolio. Deze dienen als “look” wel zoveel mogelijk

overeen te komen.

○ De AIOS maakt KPB formulier aan, waarbij de datum automatisch

wordt gegeneerd. Tevens vult de AIOS het onderwerp en thema

van de KPB in en nodigt hij de beoordelaar uit, die via een email

wordt uitgenodigd.

○ Bij invulling wordt automatisch bij gehouden voor welke

kernthema’s, presentaties en echos een KPB is ingevuld

○ Er is een “groen licht” functie wanneer het minimaal aantal KPB’s

is behaald. Dit geldt voor totaal aantal en niet per EPA/thema met

onderscheid naar kernprogramma (24x) en profilering (6x).

○ Na invulling door de beoordelaar kan de AIOS de KPB accorderen.

● Congressen/scholing/EULAR online

○ Bestaat uit 2 tabbladen namelijk “congressen/scholing” en “EULAR

online course”

○ AIOS maakt in scherm nieuwe regel aan, waarin AIOS kan

aangeven: datum scholing/congres, locatie en titel

scholing/congres

■ Eventueel verplichte scholing aanvink mogelijkheid of

directe autorisatie (denk aan: Boerhaave, januari

vergadering, AIOS dag, najaarsdagen. EULAR online

course)

○ Vervolgens bestaat de mogelijkheid voor het uploaden van de

bijbehorende certificaat (.pdf, .jpg, .jpeg)

■ Bij voorkeur directe link met GAIA, zodat het automatisch gaat

○ EULAR online course

■ Per regel aangeven welke module is gevolgd en wanneer

deze is afgerond. Aan het eind van de regel kan het

behaalde certificaat worden geüpload

■ De titel van de modules wordt handmatig ingevoerd

aangezien de volgorde en naam van modules kan

veranderen

4

■ Onderaan een samenvatting van het aantal behaalde

modules

N.B. Alle geüploade bestanden dienen via een viewer inhet eportfolio zichtbaar te zijn.

● Presentaties / Artikelen

○ Voor het invoeren geld dat de AIOS elke keer een nieuwe regel

aanmaakt, waarbij de AIOS aangeeft wanneer de CAT/Presentatie

en/of artikel is gegeven/gepubliceerd.

○ Vervolgens kan de titel / het onderwerp worden ingevuld

○ Als laatste kan de CAT/Presentatie/Artikel worden geüpload

(.ppt(x), .pdf, .doc(x))

○ Aantal CATs / Artikelen (sommering)

N.B. Alle geüploade bestanden dienen via een viewer in het

ePortfolio zichtbaar te zijn.

● Dossierbeoordeling

○ zie bijlage 8 voor vormgeving

○ Opleider(s), overige stafleden worden via mail uitgenodigd voor de

dossierbeoordeling nadat deze door de AIOS is aangemaakt

● Multi source feedback (bij voorkeur via directe link)

○ Informatie over zogenoemde 360 graden feedback vindt u door te

klikken op http://www.multisourcefeedback.nl/

○ Invulling evt. digitaal via directe uitnodiging van AIOS en/of

eventueel uploaden van bestand na invulling. Mede vanwege het

feit dat zowel collega’s, ondersteunend personeel en patiënten het

formulier invullen en in principe alleen het overzicht relevant is.

● Overzichtstabel EPA’s binnen thema’s (zie bijlage 1 voor vormgeving)

○ begin rood, niveau 3 = oranje, niveau 4 afgetekend is groen.

(accordering door opleider)

LET OP: Sommige zeldzame ziektes bij lagere EPAs reeds op groen

○ Tevens overzicht overige toetsmomenten (zie bijlage 2), dus aantal

KPBs, CATs, dossierbeoordelingen, opdracht thema 10, EULAR

online course (alleen als sommering)

■ Lay-out via schets?

○ EPA/Bekwaamheidsniveaus per kernthema (evt. in curve verband),

waarbij niveau 4 van 5 een “groen” licht weergeeft

○ Evt. print functie bij overzicht en/of curve

4. Het digitaal portfolio vanuit het perspectief van de (plaatsvervangend)

opleider a. Profielgegevens opleider

i. Voornaam, Achternaam

ii. Mobiele telefoonnummer

iii. Email

5

iv. Big-registratie

b. Overzicht AIOS

i. Via voorblad onder kopje AIOS heeft de opleider toegang tot de

overzichtstabel (zie bijlage 1 en zoals boven beschreven) incl. leerdoelen

die bij het voorgaande gesprek zijn opgesteld van alle AIOS in zijn OOR.

ii. Onderaan dit overzicht staat een link, waarmee de opleider toegang heeft

tot het gehele ePortfolio van de desbetreffende AIOS

c. Rapportages / Overzichten

i. AIOS maakt stage-/voortgangsgesprekken, KPBs aan en nodigt de opleider

hiervoor uit (via email). Deze kan dan samen met de AIOS de verschillende

beoordelingen invoeren

ii. accorderen EPA niveau’s voor verschillende competenties, POP en

voortgangsgesprekken

d. Berichten

i. Na uitnodiging van de AIOS krijgt de opleider een email waarin wordt

aangegeven of hij/zij het desbetreffende formulier bij voorkeur met de

AIOS wilt invullen. De AIOS accordeert de beoordeling na invulling, waarna

het formulier wordt bevroren en niet meer gewijzigd kan worden.

5. Het digitaal portfolio vanuit het perspectief van de supervisor

LET OP: De supervisor kan alleen op uitnodiging van de AIOS KPBs en stage- /

voortgangsgesprekken invullen. Hij/zij heeft alleen toegang tot hetgeen hij/zij wordt

uitgenodigd en niet tot de rest van het dossier!!!!

a. Profielgegevens supervisor

i. Voornaam, Achternaam

ii. Mobiele telefoonnummer

iii. Email

iv. Big-registratie

b. Rapportages

i. AIOS maakt stage-/voortgangsgesprekken, KPBs aan en nodigt de

supervisor hiervoor uit (via email). Deze kan dan samen met de AIOS de

verschillende gesprekken invoeren

c. Berichten

i. Na uitnodiging van de AIOS krijgt de supervisor een email waarin wordt

aangegeven of hij/zij het desbetreffende formulier bij voorkeur met de

AIOS wilt invullen. De AIOS accordeert de beoordeling na invulling.

6. Eisen en wensen a. Algemene eisen

i. Het digitale portfolio is getest op en te raadplegen vanaf de volgende

browsers:

● Internet explorer

6

● Google chrome

● Safari (smartphone)

● Maxthon

ii. Het digitale portfolio is te gebruiken vanaf mobile devices (telefoon en

tablet). Het digitale portfolio ziet er ongeacht welk systeem/device (IOS,

android, windows, Apple) men gebruikt er altijd netjes en verzorgd uit.

iii. Het ePortfolio is dummy-proof en heeft weinig ondersteuning van buitenaf

nodig.

b. Uitstraling en vormgeving

i. Het digitale portfolio heeft een frisse, overzichtelijke look zonder onnodige

informatie. (DUS: Niet high-end / rustige uitstraling)

ii. Inhoud en lay-out van overzichten en rapporten moet aansluiten bij de

look and feel van de NVR website: http://www.nvr.nl

iii. Heldere inhoudsopgave (zoals boven beschreven). Bij het aanklikken van

de diverse onderwerpen kan van daaruit een verdere actie plaatsvinden.

Zoals aanmaken van beoordelingsgesprek/KPB/invoeren nieuw

congres/scholing

c. Content en content management

i. Er worden in het portfolio diverse bestanden geüpload, zoals certificaten

van congressen/scholing, presentaties en artikelen. Deze dienen via een

viewer in het portfolio beschikbaar te zijn. Bewerking van deze bestanden

is niet nodig. De volgende content wordt geüpload:

● Office-bestanden (voor uploaden van presentaties, artikelen),

dus .doc(x), .ppt(x)

● .pdf en/of .jpg/.jpeg voor uploaden van certificaten

● Uitslag van multi source feedback / opleidingsplan

● evt. Excel bestand met overzicht opleidingsdata, locaties,

profileringsstages. of excel bestand met verrichtingen overzicht.

d. Zoekmachine

i. Bij een goed voorblad (“inhoudsopgave”) is een zoekmachine niet nodig.

e. Exporteren van content

i. Indien de AIOS 6 maanden of langer hun portfolio niet gebruiken, dan wordt de

AIOS slapend en verdwijnt deze ook uit de overzichtslijst van de opleider.

ii. Het digitale portfolio kan worden geëxporteerd als zip-bestand, waarin alle

geüploade bestanden in hun eigen format worden geëxporteerd en alle

aangemaakte formulieren (o.a KPBs, beoordelingen, overzichten) als PDF.

iii. Eventueel als extra optie een directe email link naar RGS na invulling van

C-formulier, waarbij C-formulier en extra benodigheden automatisch via

een attachment worden opgestuurd

f. Koppeling naar andere systemen

i. Het digitale portfolio bevat de volgende koppelingen

● RGS (voor actuele opleidingsschema)

● Multi Source Feedback, echter uitkomst ook als bijlage up te

loaden

● GAIA (voor scholing en congressen)

7

● ePortfolio van vooropleiding interne, waarbij alleen

overdrachtsfomulier van belang is, maar deze kan evt ook

geupload worden.

g. Veiligheid

i. Toegang tot het systeem moet beveiligd worden met gepersonaliseerde

toegangscodes en wachtwoorden. Het is niet mogelijk teksten van een

andere gebruiker te wijzigen.

ii. AIOS worden geautoriseerd via het NVR secretariaat bij aanvang van de

opleiding. De inloggegeven worden per email en/of post naar de

desbetreffende AIOS verstuurd. Hierbij is belangrijk dat:

● De opleider aanvraagt, waarbij het NVR secretariaat coördineert

● Evt. automatisch gegeneerd via bevestigingsmail, waarbij het

opleidingsplan vanuit het RGS als leidraad dient, hierin wordt

namelijk aangegeven wanneer de AIOS met de vervolgopleiding

reumatologie begint

iii. De AIOS machtigt de opleiders en overige stafleden voor hun taken. De

AIOS moet wel aangeven wie de opleiders zijn, aangezien deze meer

toegang krijgen.

● AIOS volledige toegang

● (plv) opleider: inzien overzichten en op uitnodiging (via mail)

invullen beoordeling (o.a KPB, dossierbeoordeling,

beoordelingsgesprekken, punctie).

● Overige stafleden (alleen inzicht in KPB/Punctie, evt stagegesprek

na uitnodiging=mail)

h. Beheer

i. Functioneel beheer

● Door:

a. Provider en aanspreekpunt via NVR secretariaat/vereniging

● Taken:

a. Activeren van ePortfolio van AIOS

b. AIOS inloggegevens toesturen

c. e-mailadressen van alle reumatologen/AIOS bijhouden (via

e-mailadres kan AIOS reumatoloog/opleider machtigen

voor het invullen van bepaalde formulieren)

ii. Technisch beheer

● Provider/Bouwer

iii. Helpdesk

● Vanuit JNVR-bestuur/NVR secretariaat

● In ePortfolio

a. Uitleg invul- en aanmaakinstructie en handige tips and

trucs

b. Bij aanmaken voortgangsgesprek een info button in

rechter onderscherm. Bij klikken op deze button, wordt

bijlage 2 als pop-up in nieuw scherm weergegeven, zodat

de AIOS en opleider weet wat het minimaal aantal

beoordelingsmomenten is.

8

c. FAQ

i. Toekomstperspectief

-Content is te extraheren uit het e-portfolio en bruikbaar voor eigen

CV/portfolio.

-Uitdaging: Het e-portfolio is ook na afsluiten van de opleiding te gebruiken

als portfolio/CV.

Bijlage 1: Overzichtstabel (aangepaste versie)

Thema   EPA 

Specifiek te toetsen competenties 

   Medisch handelen 

Communicatie  Samenwerking  Kennis en wetenschap 

Maatschappelijk handelen 

Organisatie  Professionaliteit 

1. Basisactiviteiten reumatologie a)     Speciële anamnese reumatologie b)     Lichamelijk onderzoek bewegingsapparaat 

c)     Diagnostische/therapeutische puncties 

                    

2. Nieuwe poliklinische patiënt a)     Chronisch gelokaliseerd b)     Chronisch gegeneraliseerd c)     Acuut, gelokaliseerd d)     Acuut, gegeneraliseerd e)     Presentatie primair buiten bewegingsapparaat 

                    

3. Begeleiding chronische patiënt a)     Chronische patiënt, RA b)     Chronische patiënt, SpA c)     Chronische patiënt, kristal d)     Chronische patiënt, SLE e)     Chronische patiënt, PMR + AT f)      Chronische patiënt, artrose g)     Chronische patiënt, pijnsyndroom h)     Chronische patiënt, osteoporose i)      Chronische patiënt, zeldzame ziekte 

                    

4. Spoedpatiënt a)     Spoed bekende patiënt b)     Spoed onbekende patiënt 

                    

5. Intercollegiaal consult a)     Klinisch ICC eenmalig b)     Klinisch ICC medebehandeling c)     Telefonisch ICC 

                    

9

6. Second opinion a)     Second opinion, verzoek patiënt b)     Second opinion, verzoek reumatoloog 

                    

7. Zorg in specifieke setting a)     Peri­operatieve zorg b)     Multidisciplinaire zorg 

                    

8. Klinische zorg a)     Supervisie 

                    

9. Kennis en wetenschap a)     CAT b)     Voordracht AIOS/specialisten c)     Voordracht andere zorgverleners d)     Voordracht leken e)     Supervisie coassistent 

                    

10. Algemeen                      

Profileringsprogramma                      

Bijlage 2: Overzicht toets en beoordelingsmomenten

N. B. Hier zouden stoplichten puur op kwantiteit aangehangen kunnen worden. Naast EPA’s

moeten deze qua aantallen ook op groen staan voordat het formulier C kan worden afgegeven

na het laatste beoordelingsgesprek.

10

Bijlage 3: Persoonlijk opleidingsplan

11

12

Bijlage 4: Beoordelingsformulier

Voortgangsgesprek nummer:

Jaar vervolgopleiding: 1 / 2 / 3 Maand: 3 / 6 / 9 / 12

Datum gesprek ____--____--____ Opleider ____________

Besproken materiaal:

1. Afspraken vorige gesprek van ____--____--____

2. Reflectie AIOS (separaat verslag) datum: ____--____--___

3. Aftekenen overzichtsschema klinische vaardigheden en diagnoses

Leerdoelen/Afspraken uit voorgaande gesprekken

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

_N.B. deze worden automatisch gekopieerd uit de vorige voortgangsgesprek!!!!____

(DUS in dit geval wordt onderste invulveld gekopieerd naar het eerstvolgende

voortgangsgesprek, wat wordt aangemaakt)______________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Conclusies

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Afspraken

__________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

13

14

15

Bijlage 5: KPB (voor vervolgopleiding en evt profileringsstages)

LET OP: Bij kernthema 2-8 bij ziektebeeld een drop-down menu met de ziektebeelden zoals reeds

beschreven onder het figuur. Niveau 5 is verder dan het gewenste eindpunt. Wanneer dit het

geval is kan dit tekstueel worden aangegeven. Dit niveau wordt niet verwerkt in het dashboard.

16

17

Bijlage 6: KPB CAT/Presentatie/Journal club

18

Bijlage 7: KPB echografie

19

Bijlage 8: Dossierbeoordeling

N.B. opmerkingen in aparte invulbox onder formulier

20

Bijlage 9: C-formulier

21

22

23