Sistema de Rastreo de Muestras.Seguimiento y control de muestras y resultados dentro del

laboratorio, incorporando las etapas pre-analítica,

analítica y post-analítica.

Laboratorio Central de Salud Pública

Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social.

2017

S IS TEM A D E RAS TREO D E M U ES TRAS .

R E D D E T U B E RC U LOS IS - PA R AGUAY

Objetivo del Proyecto

Brindar una herramienta ágil y de fácil acceso para el

rastreo de muestras y el registro de todos los casos

sospechosos, su confirmación por diferentes mecanismos,

visibilidad y control del estado del proceso y la generación

de las alertas en el caso que ameritase, para toda la Red

de Tuberculosis del Paraguay.

Actores del Proyecto

El proyecto involucra los siguientes actores:

Laboratorios Nivel 1: (Servicios)

Son los encargados de la toma de muestra de los pacientes que presenten síntomas,

registrando el inicio del análisis del caso como caso sospechoso. Estos laboratorios

eventualmente serán los encargados de realizar un test como información adicional,

o derivar la muestra para efectuar dichos test a un Laboratorio de nivel 2

Laboratorios Nivel 2: (Regionales)

Serán los encargados de la realización de pruebas complementarias a los realizados

por el Laboratorio Nivel 1 y emitir la alerta correspondiente al sistema de vigilancia

de enfermedades infecciosas mediante algún mecanismo automatizado.

Laboratorio Nivel 3 (LCSP / DGVS):

Es el rol llevado a cabo por el Laboratorio Central de Salud Pública, laboratorio de

referencia nacional, y consiste en realizar las pruebas de confirmación y estudios

posteriores, como ser Genotipificación y otros, para establecer los detalles del

agente infeccioso y establecer el grado de alerta que corresponda.

Se registra en el Sistema el caso

sospechoso

Se deriva la muestra al Nivel correspondiente

para su diagnostico. Se codifica la muestra

El nivel correspondiente realiza el cheking de la

muestra y realiza el estudio para obtener un

Diagnostico

Se obtiene el resultado de la muestra derivada y se genera una alerta si

el caso es Positivo. Se notifica a las partes

interesadas

Finaliza el proceso

Ciclo básico del Sistema de Rastreo de Muestras.

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

PROCESO DE TRACKING DE MUESTRAS

1. Se identifica el caso en el Servicio, registrando o captando los datos en el sistema del paciente, ficha

epidemiológica, datos estudios solicitados, etc.

2. Se identifica la muestra. ( Cada servicio deberá contar con la infraestructura para etiquetar las muestras,

las muestras serán etiquetadas con un código único compuesta por :numero de la región sanitaria,

código del servicio y numero correlativo de muestras Ej 180010000001 .

3. Una vez codificada la muestra podrá ser procesada solo en el servicio, sin necesidad de ser enviada a

otro nivel superior.

4. Se registra el resultado de la muestra en el sistema y en el caso que sea un resultado positivo notificara

de manera inmediata al nivel superior. Las notificaciones se realizaran en manera de alerta , a través de

informes en correo electrónico y/o mensajes de texto, de acuerdo a la configuración del caso y el

estudio.

PROCESO DE RASTREO DE MUESTRAS

5. Si la muestras serán remitidas a otro nivel para su procesamiento o confirmación se deberá realizar el

tracking de muestras , seleccionando el nivel (servicio) de destino, cada nivel y/o servicio esta

configurado de acuerdo al tiempo de procesamiento del estudio, distancia para poder fijar un tiempo

máximo de respuesta de la muestra enviada.

6. El nivel a donde es remitida la muestra, recibirá una alerta que tienen muestras en camino, con los datos

del servicio, paciente, estudios solicitados,etc.

7. Una vez recepcionada la muestra se procederá al cheking de la muestra, de manera confirmar la

recepción, el cheking se realizara leyendo el código de barras de la muestra, durante el cheking se deberá

de verificar el estado de la muestra para su aprobación o rechazo, seleccionado el motivo del rechazo si

este fuera la acción, siendo notificado el servicio remitente de esta información, de manera a agilizar el

pedido de nueva muestra si es necesaria. Este proceso tendrá su tiempo de duración de acuerdo a la

configuración realizada para cada nivel y/o servicio.

PROCESO DE RASTREO DE MUESTRAS

8. Si la muestra es rechazada se envía un mensaje de solicitud de nueva muestra y el motivo de rechazo,

en forma de mensaje en el sistema, correo electrónico y un sms.

9. Si la muestra es aprobada se procede a su procesamiento, realizando un cheking interno o la

Distribución de la carga de trabajo. para contar con la trazabilidad de la muestra..

10. Se registra el resultado de la muestra en el sistema y este es derivado al los niveles inferiores sean

positivos o negativos en el caso de ser un resultado positivo también emite una alarma de notificación

a los niveles superiores y a vigilancia Sanitaria.

11. Se cuenta con listados de resumen de muestras enviadas con sus resultados en los formatos

requeridos por Vigilancia Sanitaria, PNCT, para su notificación. Ademas de reportes estadistico para

la toma de decisiones.

Este proceso de rastreo de muestras permitirá medir:

• El tiempo de envió de muestras

• Tiempo de Respuesta

• Motivo de rechazo de muestras

SISTEMA DE RASTREO DE MUESTRAS

Etapas pre-analítica, analítica y post-analítica.

En caso de que no se cumpla con el tiempo establecido en los procesos tanto de envío como de

respuesta, se estarán generando mensajes de alerta a través del sistema a:

Los tiempos serán configurados de acuerdo al estudio y el servicio.

• Inmediatamente después de finalizar el tiempo establecidoServicio

• 24 horas después del tiempo establecido para la finalización de ese proceso

Región Sanitaria

• 48 horas después del tiempo establecido para la finalización de ese proceso.

LCSP

SISTEMA DE RASTREO DE MUESTRAS

Etapas pre-analítica, analítica y post-

analítica.

El sistema de Rastreo de Muestra funcionara también para el Control de Calidad que realiza el LCSP

como Laboratorio de Referencia a toda la Red de Tuberculosis.

Utilizando el mismo mecanismo, de las muestras a ser procesadas , con un agregado que son los

informes y evaluación realizada a cada Servicio.

SISTEMA DE RASTREO DE MUESTRAS

Etapas pre-analítica, analítica y post-analítica.

1. Registro de Orden del Paciente :

• Registro de Paciente

• Entidad Derivarte

• Servicio

• Origen del Paciente

• Carga de Estudios

• Carga e impresión de fichas ( de manera manual o por lector QR, código de barras)

• Impresión de Acuse o Protocolo

• Impresión de Etiquetas de Código de Barra o Reimpresión de etiquetas. Las muestras deberán

ser codificadas de manera correlativa , según tipo de muestra y estudio, con una concatenación de

la región sanitaria y el servicio de origen.

• Listados y reporte de ordenes generadas según parámetros establecidos, informes estadísticos.

2. Registro de Turno

• Tipo de Turno

• Búsqueda de Turno por parámetros establecidos

• Generación de Agenda

• Carga de datos del paciente y estudios solicitados

• Desde Turno se puede generar la orden - Navegador de Ordenes

• Reasignación de Turnos

• Suspensión de Turnos

• Filtrado de Turnos por Turnos libres, asignados , con observaciones

• Listados y reporte de turnos generadas según parámetros establecidos, informes estadísticos.

SISTEMA DE RASTREO DE MUESTRAS

Etapas pre-analítica, analítica y post-analítica.

3. Registro de Resultados :

3. Carga de Resultados por determinación y/o estudio según filtro de parámetros establecidos.

4. Estado de resultados

5. Validación de Resultados

6. Anulación de Resultados

7. Visualización de Historia Clínica del Paciente

8. Impresión de Protocolos ( Varios parámetros) en diferentes formas.

9. Envió de resultados por WEB.

10.Listados y reporte de resultados cargados según parámetros establecidos, informes estadísticos.

4. Analizadores.

• Conexión con los equipos automatizados

• Determinaciones por analizador

• Cada analizador debe poseer una interfaz con confirmación de resultado, configuración de

estudios, comunicación, monitoreo de muestras , sucesos, etc.

• Muestras enviadas y a enviar.

5. Facturación:

• Cobro de aranceles

• Integración con el VUI

• Anulación de Recibos

• Carga de Talonarios

• Apertura y Cierre de Caja

• Listado y Reportes de recibos generados según parámetros establecidos, informes estadísticos.

SISTEMA DE RASTREO DE MUESTRAS

Etapas pre-analítica, analítica y post-analítica.

6. Estadistica:

• Informe estadísticos en forma grafica y tablas de parámetros a ser establecidos de todos los

procesos realizados en el Sistema de Gestión.

7. Seguridad:

7. Accesos

8. Acceso Administrador

9. Pantallas

10.Usuarios

11.Auditorios de Usuarios, procesos, ordenes, impresiones, resultados, todos filtrados por parámetros

a ser establecidos.

12.Permisos de Usuarios

8. Configuración de Estudios:

• Estudio

• Determinaciones / Rango o Valor de Referencia / Resultados Codificados

• Paridades Externas

• Indicaciones

• Plantilla de Resultados

SISTEMA DE RASTREO DE MUESTRAS

Etapas pre-analítica, analítica y post-analítica.

9. Tracking de Muestras:

• Envió de Muestras

• Recepción

• Aprobación o Rechazo

• Consulta de Muestras

• Distribución de Trabajo

• Movimientos

• Estado de los Estudios

• Estudio pendientes.

• Mensajes de Alerta

• Listados o Reporte de tracking de muestras según parámetros definidos .

10.Control de Calidad:

• Carga de Sectores

• Carga de Sub-Programas

• Recepción de Muestras

• Envió de Muestras (Paneles)

• Procesamiento

• Carga de Resultados

• Validación

• Evaluación de Resultados

• Impresión de informes de acuerdo al formato de cada Sub-Programa de acuerdo a parámetros establecidos.

11. Otros Sistemas

• Integración o Web Services unidireccional o bidireccional con otros sistemas del MSPyBS ( Experto, Vigilancia

Sanitaria)

• Integración o Web Services unidireccional o bidireccional con otros sistemas de la Aduana

SISTEMA DE RASTREO DE MUESTRAS

Etapas pre-analítica, analítica y post-

analítica.El sistema de Rastreo de Muestra funcionara en un entorno Web, con Infraestructura del MSPyBS y la

Senatics.

Con una tecnología Renposive Web Design que podrá ser utilizada en cualquier dispositivo inteligente.

Laboratorios Cantidad RS

Baciloscopía 138 18

Cultivo 15 8

Genexpert 7 5

Red de Laboratorios de TB

De los cuales Siete Regiones Sanitarias no

cuentan con la infraestructura

correspondiente para implementar el

Software.

1- Concepción

2- Alto Paraguay

3- Boquerón

4- Misiones

5- Ñeembucú

6- Canindeyú

7- Paraguarí