Toekennen van een “loopbaanvertraging” of “onvoldoende” binnen de PLOEG-cyclus

Een praktische gids (versie maart 2014)

Inhoudstafel

1. Inleiding: de PLOEG-cyclus en de rol van leidinggevenden 2. Processen: stroomdiagrammen

2.1. De verschillende gesprekken2.2. De algemene opvolging van de evaluatie in geval van een loopbaanvertraging of

onvoldoende2.3. De opvolging van de evaluatie bij een eerste onvoldoende voor ambtenaren2.4. De opvolging van de evaluatie bij een tweede onvoldoende voor ambtenaren2.5. De beroepsprocedure voor ambtenaren2.6. De opvolging van de evaluatie bij een onvoldoende voor contractuele personeelsleden

3. Processen: checklists3.1. Voorbereiding voor de start van de eerste cyclus3.2. De gesprekken

3.2.1. Functiegesprek/planningsgesprek3.2.2. Functionerings- of opvolgingsgesprekken3.2.3. Evaluatiegesprek

3.3. PLOEG-dossier3.4. Gevolgen voor de loopbaan

3.4.1. Voor ambtenaren3.4.2. Voor contractuelen

3.5. Beroepsprocedure

Bijlagen

Bijlage 1: Veel gestelde vragen

Bijlage 2: Tips bij PLOEG-gesprekken

Bijlage 3: Richtlijnen, aandachtspunten en aanbevelingen met betrekking tot de andere regelgevende procedures die tot ontslag kunnen leiden

1

1. Inleiding

Context en doelstellingen

Het vaststellen van onvoldoende prestaties bij medewerkers gebeurt in principe in de loop van de PLOEG-cyclus (Plannen – Leiding geven – Opvolgen – Evalueren/Geëvalueerd worden – Gewaardeerd worden). In eerste instantie moet geprobeerd worden de werknemer bij te sturen door middel van coaching, intensievere begeleiding, eventuele herschikking van het takenpakket, opleiding, training, het uitstippelen van een verbetertraject, etc. Wanneer blijkt dat de medewerker blijft onvoldoende presteren, ondanks de gezamenlijke geleverde inspanningen (van de medewerker zelf, de leidinggevende, het team, de HR-verantwoordelijke, de organisatie, etc.), kan overwogen worden over te gaan tot het geven van de vermelding “loopbaanvertraging” of “onvoldoende”. Deze praktische gids wil leidinggevenden een leidraad bieden wanneer dit de enige overgebleven mogelijkheid is.

Deze brochure is dan ook in eerste instantie bestemd voor leidinggevenden, maar kan ook gebruikt worden door HR-verantwoordelijken, die in moeilijke situaties moeten bemiddelen, onder andere wanneer leidinggevenden één van hun medewerkers de vermelding “loopbaanvertraging” of “onvoldoende” willen geven.

Deze brochure biedt vooral richtlijnen en aanbevelingen om de evaluatiecyclus die tot de vermelding “loopbaanvertraging” of “onvoldoende” kan leiden, beter te kunnen opvolgen, zowel voor ambtenaren als voor contractuele personeelsleden. Met ambtenaren wordt hier enkel de vastbenoemde ambtenaren bedoeld, niet de ambtenaren op proef. Deze brochure vervangt in geen geval de reglementering. In bijlage vindt u daarnaast een overzicht van “veel gestelde vragen” met betrekking tot dit thema ( bijlage 1) en een aantal tips voor het voeren van gesprekken aan zowel medewerkers als leidinggevenden (bijlage 2). Daarnaast werd in bijlage 3 een overzicht opgenomen van richtlijnen, aandachtspunten en aanbevelingen met betrekking tot andere regelgevende procedures die aanleiding kunnen geven tot ontslag (bv. tuchtsancties, medische ongeschiktheid, …), o.a. naar aanleiding van uitspraken van de Raad van Beroep.

Deze praktische gids gaat niet in op de evaluatieprocedure van de management- en projectleiderfuncties van N-niveau en van algemeen directeur.

Structuur van de gids

Deze brochure bevat 4 grote delen:

Stroomdiagrammen die de verschillende processen visualiseren Een checklist per proces Bijlage 1: veel gestelde vragen Bijlage 2: richtlijnen, aandachtspunten en aanbevelingen met betrekking tot andere regelgevende

procedures dan onvoldoende of loopbaanvertraging Bijlage 3: Folder met tips bij PLOEG-gesprekken

De praktische gids gaat vooral in op procedurestappen, maar er moet ook voldoende aandacht gaan naar de kwaliteit van het proces.

2

Zowel personeelsverantwoordelijken, managers als medewerkers kunnen hiervoor terecht bij de website van het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) . Op deze website kan je informatie vinden over PLOEG bij de Vlaamse overheid, opleidingen, ervaringen delen, goede praktijken uitwisselen en dergelijke. Tips voor het voeren van een planningsgesprek, een opvolgings- en functioneringsgesprek of een evaluatiegesprek staan vermeld op (zie ook bijlage 3): http://www.agoweb.be/dmp/printFLO/preferences/Clients/5/assetFlo/files/1004798999778.pdf

Op http://www.agoweb.be/wat_is_atelier.aspxvindt de P&O-professional of leidinggevende – na registratie – extra informatie en heel wat handige tools en instrumenten over prestatiemanagement.

Opmerkingen:

Een ambtenaar is elk personeelslid dat toegelaten is tot een proeftijd met het oog op een vaste benoeming of dat in vast dienstverband benoemd is. In deze brochure wordt enkel de vastbenoemde ambtenaar besproken.

Een contractueel (of contractueel personeelslid) is elk personeelslid dat in dienst genomen is bij arbeidsovereenkomst.

Er worden zoveel mogelijk algemene termen gebruikt, zoals “medewerker” en “evaluator”. Het gaat hierbij uiteraard zowel om mannen als vrouwen.

3

2. Processen: stroomdiagrammen

Dit gedeelte van de gids toont de verschillende processen op een schematische manier.

2.1. De verschillende gesprekken

2.2. De algemene opvolging van de evaluatie in geval van een loopbaanvertraging of onvoldoende

2.3. De opvolging van de evaluatie bij een eerste onvoldoende voor ambtenaren

2.4. De opvolging van de evaluatie bij een tweede onvoldoende voor ambtenaren

2.5. De beroepsprocedure voor ambtenaren

2.6. De opvolging van de evaluatie bij een onvoldoende voor contractuele personeelsleden

De schema’s stellen de interacties voor tussen de actoren tijdens de verschillende stappen, alsook de interacties met andere elementen. Ze vermelden ook ondersteunende documenten en termijnen.

4

2.1. De verschillende gesprekken

Opmerking:

Fase 1:

De functiebeschrijving moet aangepast zijn aan de realiteit.

Planningsgesprekken moeten tijdig gevoerd worden (in het begin van de evaluatieperiode) opdat de formele vaststelling van verwachtingen inzake functioneren en na te streven resultaten tijdig kan gebeuren en het personeelslid tijd krijgt om het functioneren aan te passen.

Fase 2:

Het art. IV 6 VPS (Vlaams Personeelsstatuut) meldt dat wanneer er ongunstige feiten worden vastgesteld, hierover ofwel een persoonlijke nota moet opgesteld worden, of een functioneringsgesprek gevoerd moet worden en een verslag van dit gesprek opgesteld. De medewerker kan op beiden opmerkingen toevoegen en bezorgt deze terug binnen de 15 kalenderdagen na het ontvangen van de persoonlijke nota of het verslag.

Het doel van persoonlijke nota’s/functioneringsgesprekken is om de feiten juist, nauwkeurig en tegensprekelijk vast te stellen en de geëvalueerde nog tijdens de evaluatieperiode tijdig in te lichten over de tekortkomingen in zijn functioneren zodat hij nog tijdens de evaluatieperiode zijn functioneren kan bijsturen. Hieruit moet blijken dat de medewerker voldoende wordt opgevolgd. Een onvoldoende of loopbaanvertraging mag immers geen donderslag bij heldere hemel zijn. Het wordt aanbevolen dat persoonlijke nota’s voorafgegaan worden door een gesprek. Uiteraard kunnen persoonlijke nota’s ook gebruikt worden voor positieve doeleinden, maar dit is niet de focus van deze gids.

Opgelet: E-mails beantwoorden niet aan de vereisten voor een persoonlijke nota wanneer:

1. Zij geen nauwkeurig feitenrelaas geven over bepaalde aspecten van het functioneren van het personeelslid die hem als ongunstig worden aangerekend, en

5

2. Zij niet ondubbelzinnig en duidelijk vermelden dat het een persoonlijke nota is in de zin van artikel IV 6 VPS die tot een ongunstige evaluatie kan leiden en waaraan het personeelslidzijn opmerkingen kan toevoegen teneinde in zijn evaluatiedossier te worden opgenomen.

In persoonlijke nota’s kan verwezen worden naar e-mails. De e-mails worden dan opgenomen als bijlage.

De persoonlijke nota’s en functioneringsverslagen handelen in principe over de behaalde resultaten en/of het functioneren van het personeelslid. Zij kunnen echter ook handelen over gebeurtenissen of gedragingen buiten de dienst die de ambtsuitoefening kunnen beïnvloeden of in het gedrang brengen. De evaluatoren dienen even wel voorzichtig te zijn bij het verwijzen naar gebeurtenissen of gedragingen in de privésfeer.

De aandacht wordt gevestigd op een arrest van de Raad van State van 29 januari 2007 waarin deze oordeelde dat bij ontstentenis van persoonlijke nota’s de geëvalueerde mag aannemen dat er zich gedurende de evaluatieperiode geen feiten hebben voorgedaan die een ongunstige evaluatie kunnen verantwoorden.

Fase 3:

Tuchtstraffen die betrekking hebben op feiten die zich voordeden tijdens het evaluatiejaar kunnen ook repercussies hebben op de evaluatie. Een tuchtstraf kan namelijk een indicatie zijn van het slecht functioneren van de betrokken ambtenaar. Meer informatie over tucht werd opgenomen in bijlage 3.

Er moet in principe een evaluatiegesprek gevoerd worden (tenzij in geval van langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte). Het art. IV 4 VPS meldt dat wanneer de geëvalueerde afwezig is tijdens de evaluatieperiode, de evaluatie indien mogelijk mondeling of anders schriftelijk gebeurt. De Raad van State voegde hieraan toe dat de overheid een langdurig ziek personeelslid een ontwerp evaluatieverslag moet bezorgen opdat het personeelslid de mogelijkheid zou hebben vooraf schriftelijk opmerkingen te formuleren – dit ter vervanging van het evaluatiegesprek - vooraleer het definitief evaluatieverslag aan het personeelslid te bezorgen (hoorplicht en zorgvuldigheidsbeginsel). Op het evaluatieverslag wordt melding gemaakt van de schriftelijke procedure.

Het evaluatieverslag moet een nauwkeurige, objectieve en billijke inschatting van de waarde, de inzet, de prestaties a rato, de competentie en de verdiensten van het personeelslid in zijn huidige functie geven. Het moet systematisch de functierelevante criteria afdekken, de beroepsmogelijkheid en de termijn vermelden bij de Raad van Beroep en vermelden dat het beroep enkel geldt voor ambtenaren. Het verslag moet zeer concreet zijn en waar mogelijk werkelijke voorbeelden aanhalen van het disfunctioneren (geen wollig taalgebruik!).

De evaluator moet een functionele chef zijn van het personeelslid. De evaluatoren dienen even wel voorzichtig te zijn bij het verwijzen naar gebeurtenissen of gedragingen in de privésfeer in het evaluatieverslag.

6

2.2. Opvolging van de evaluatieprocedure in het geval van “onvoldoende” of “loopbaanvertraging”

Opmerkingen:

Fase 3 (vervolg):

Indien de twee evaluatoren geen consensus bereiken, bezorgen zij tezelfdertijd de aparte verslagen aan de geëvalueerde. De evaluatie van de hoogste functionele chef is doorslaggevend of, bij gelijkheid, van de tweede evaluator.

Het evaluatieverslag moet uiterlijk op 31 maart van het volgende werkjaar aan de geëvalueerde bezorgd worden.

Fase 4:

Indien er een vermoeden is dat de geëvalueerde de ontvangst van het evaluatieverslag zou betwisten, neemt de evaluator best het zekere voor het onzekere, door hetzij het personeelslid eerst een document van ontvangst te laten tekenen, hetzij het evaluatieverslag te bezorgen via aangetekend schrijven met ontvangstbewijs, of door anderen een document te laten ondertekenen waarin zij getuigen dat betrokkene het eindevaluatieverslag op die datum heeft ontvangen.

7

2.3. Opvolging van de evaluatieprocedure met eerste vermelding “onvoldoende” of “loopbaanvertraging” voor ambtenaren

Fase 5

Start van een nieuwe PLOEG-cyclus (in

principe een kalenderjaar, met afwijkingen tot 15

maanden )

Fase 6

Als de medewerker

beroep instelt binnen de 15

kalenderdagen: zie beroepsprocedure

(2.5)

Fase 7

De medewerker

krijgt een tweede “onvoldoende”bij één van de twee volgende

evaluaties

Eerste onvoldoende vervalt voor

ontslagprocedureStart van een nieuwe

PLOEG-cyclus

Zie fase 8

NEE

JA

De geëvalueerde bezorgt het

ondertekende verslag terug aan de evaluator

Evaluatieverslag met vermelding “onvoldoende”

of “loopbaanvertraging”ondertekend door alle

betrokkenen

Opmerkingen:

Fase 6:

Het art. IV1 VPS meldt dat de evaluatieperiode in principe een kalenderjaar is, met ten minste drie maanden prestaties. In onderling akkoord tussen geëvalueerde en evaluatoren kan de periode op maximum 15 maanden worden gebracht (als vorig jaar bijvoorbeeld twee maanden gepresteerd maar niet geëvalueerd, of volgend jaar langdurig afwezig vanaf derde maand).

Bij de start van een nieuwe PLOEG-cyclus moet het planningsdocument een ontwikkelingsplan bevatten met acties om de tekortkomingen in het functioneren tijdens de vorige evaluatieperiode bij te sturen.

Fase 7:

Het art. XI8 VPS meldt dat de ambtenaar definitief beroepsongeschikt is bevonden indien de ambtenaar na een evaluatie “onvoldoende” bij één van de twee eerstvolgende evaluaties een tweede evaluatie “onvoldoende” krijgt.

8

2.4. Opvolging van de evaluatieprocedure met tweede vermelding “onvoldoende” voor ambtenaren

Tweede vermelding “onvoldoende” bij één van de twee volgende

evaluaties

Evaluatieverslag met vermelding “onvoldoende”

ondertekend door alle betrokkenen

Fase 8

Als de medewerker beroep instelt binnen de 15 kalenderdagen: zie beroepsprocedure

Fase 9Het ontslag treedt in

na het verstrijken van een opzeggingstermijn of uitbetaling van een

verbrekingsvergoeding

Opmerkingen:

Fase 9:

Deze opzeggingstermijn bedraagt 3 maanden voor de ambtenaar die minder dan 5 jaar anciënniteit telt bij de diensten van de Vlaamse overheid. Deze termijn wordt vermeerderd met 3 maanden bij de aanvang van elke nieuwe periode van 5 jaar anciënniteit bij de diensten van de Vlaamse overheid.

Voor de bepaling van de anciënniteit bij de diensten van de Vlaamse overheid wordt eveneens de dienstanciënniteit meegerekend verworven bij de federale overheid door de ambtenaar die krachtens de staatshervorming overgeheveld werd of die overgeplaatst werd van de federale overheid naar de Gemeenschappen en de Gewesten.

De anciënniteit wordt verminderd met de perioden die reeds in aanmerking werden genomen voor de toekenning van een opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding. De opzeggingstermijn gaat in op de eerste kalenderdag van de maand volgend op de betekening van het ontslag. De betekening gebeurt via aangetekend schrijven en heeft uitwerking de derde werkdag na de verzending.

In onderling akkoord tussen de benoemende overheid en de ambtenaar kan een langere opzeggingstermijn worden overeengekomen of kan de opzeggingstermijn worden ingekort. De benoemende overheid kan evenwel beslissen dat het ontslag wegens beroepsongeschiktheid onmiddellijk ingaat, mits uitbetaling van een verbrekingsvergoeding die gelijk is aan het salaris dat overeenstemt met de duur van de opzeggingstermijn zoals hiervoor bepaald.

9

2.5 Beroepsprocedure voor ambtenaren

Opmerkingen:

Bij slecht functioneren of bij ongunstige feiten (in het kader van een evaluatie onvoldoende of loopbaanvertraging) moet een volledig en goed onderbouwd dossier worden samengesteld.

De Raad van Beroep hoort de ambtenaar en de overheid alvorens een gemotiveerd advies te formuleren.

Behalve bij gewettigde verhindering verschijnt de verzoeker persoonlijk; hij mag zich voor zijn verdediging laten bijstaan door een persoon van zijn keuze of bij gewettigde verhindering zich door die persoon van zijn keuze laten vertegenwoordigen.

De overheidsvertegenwoordiging bestaat uit maximaal twee personen. Bij voorkeur zijn dit twee personen die een goed zicht hebben op het functioneren van de geëvalueerde, zoals een functionele chef, een evaluator, een P&O-verantwoordelijke die het dossier kent, … Eventueel kan een persoon ook een raadgever (advocaat) zijn.

10

(*) meestal het managementorgaan van de bevoegde overheid

Indien de ambtenaar, ofschoon volgens de voorschriften opgeroepen, zonder geldige reden niet verschijnt, of zich niet laat vertegenwoordigen bij gewettigde afwezigheid, wordt de ambtenaar geacht af te zien van zijn beroep. De uitspraak of beslissing vóór het beroep wordt in dit geval de definitieve uitspraak of beslissing.

Het beroep is opschortend, tenzij anders bepaald. Dit betekent dat de onvoldoende of loopbaanvertraging geen gevolg heeft zolang er geen definitieve beslissing is van de Raad van Beroep (ingeval van unanimiteit) of de overheidsinstantie bevoegd voor de definitieve beslissing.

11

2.6 Opvolging van de evaluatieprocedure met vermelding “onvoldoende” voor contractuele personeelsleden

De evaluatie van contractuelen verloopt grotendeels identiek aan de evaluatie van ambtenaren.

Er zijn twee echter twee belangrijke verschillen:

1. Enkel de ambtenaar kan bij de Raad van Beroep in beroep gaan tegen zijn evaluatie.2. Een contractueel heeft geen automatisch ontslag na 2 maal onvoldoende, want deze kan altijd

ontslagen worden overeenkomstig het arbeidsrecht. Eenmaal onvoldoende is voor contractuelen reglementair voldoende om ontslag te krijgen. Anderzijds is er geen verplichting om na een onvoldoende het contractuele personeelslid te ontslaan. Er geldt wel hetzij een opzeggingstermijn, hetzij een verbrekingsvergoeding.

Opmerkingen:

Opzegging gebeurt in de regel met een aangetekend schrijven. Voor verbreking zijn geen vormvereisten vastgelegd. De gangbare praktijk is om de mondelinge verbreking achteraf te bevestigen met aangetekend schrijven.

De werkgever kan beslissen tot ontslag nadat de evaluatoren het werk als “onvoldoende” evalueerden tijdens jaarlijkse evaluatie. Het gaat om niet-opzettelijke tekortkomingen. Wanneer wordt gewacht om het ontslag te geven tot de evaluatie heeft plaatsgevonden, wordt beter geen dringende reden voor het ontslag ingeroepen. Er wordt dan best gewacht met het ontslag tot het personeelslid zijn opmerkingen op het evaluatieverslag heeft meegedeeld (conform procedure ambtenaren).

Ontslag kan ook gegeven worden wegens onvoldoende kwaliteit van de prestaties, los van de jaarlijkse functioneringsevaluatie.

In principe kan de werkgever zich baseren op de eigen beoordeling van de kwaliteit van de geleverde prestaties om tot ontslag over te gaan. Om bij een geschil voor de arbeidsrechtbank wegens misbruik van het ontslagrecht (bedienden) of willekeurig ontslag (arbeiders) gemakkelijker zijn gelijk te behalen, is het nuttig dat de werkgever zijn ontslag ook kan baseren op voorafgaande schriftelijke ingebrekestellingen (persoonlijke nota’s, schriftelijke verslagen van evaluatie- en functioneringsgesprekken), of andere bewijsvormen (bvb. getuigenverslagen).

In sommige rechtsleer wordt aangeraden om bij een ontslag van een contractueel personeelslid dezelfde algemene rechtsbeginselen toe te passen als bij iedere andere eenzijdige overheidsbeslissing (hoorplicht, redgelijkheidsbeginsel, zorgvuldigheidsbeginsel, motiveringsplicht, …). Niettegenstaande dat de arbeidsovereenkomstenwet geen bepalingen omvat die de inachtname van bvb. een hoor- of motiveringsplicht opleggen, valt het wegens de onduidelijkheid die hierover in rechtsleer en rechtspraak bestaat – niet uit te sluiten dat bij een eventueel geschil voor de arbeidsrechtbank, deze de overheidswerkgever hierop zal afrekenen, vanuit het oogpunt van een gelijke behandeling van statutairen en contractuelen.

Ontslag om dringende reden kan alleen worden gegeven wanneer de reden voor het ontslag, onmiddellijk en definitief de verdere samenwerking tussen werkgever- en –nemer onmogelijk maakt. Het dringend karakter van de reden wordt bij geschil soeverein door de arbeidsrechtbank beoordeeld (zie bijlage 2 voor meer detail). Ontslag om dringende reden moet in elk geval worden gemotiveerd.

12

3. Processen: checklists

De volgende pagina’s bevatten checklists om de verschillende stappen van het proces te doorlopen en te verifiëren of alle daaraan verbonden acties zijn gerealiseerd. Op deze manier kunnen leidinggevenden eventuele vormfouten vermijden.

Daarnaast bevat dit deel een aantal aanbevelingen die buiten het reglementaire kader vallen en dus als praktische tips beschouwd moeten worden.

Het meer procedurele en juridische gedeelte is gebaseerd op de geldende reglementering, namelijk het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid (Vlaams Personeelsstatuut).

13

3.1. Voorbereiding voor de start van de PLOEG-cyclus

1. De evaluatie heeft betrekking op één kalenderjaar, met ten minste drie maanden prestaties. In onderling akkoord tussen geëvalueerde en evaluatoren kan de periode op maximum 15 maanden worden gebracht.

2. De personeelsleden worden geëvalueerd door ten minste twee functionele chefs, tenzij een afwijking functioneel noodzakelijk is. Tenminste één evaluator is een ambtenaar van een hogere rang of van dezelfde rang met een hogere trap in de functionele loopbaan, dan de geëvalueerde.

3. De beleidsraad, de strategische adviesraad of het hoogste collectief orgaan in het Gemeenschapsonderwijs bepaalt de evaluatielijnen waar bovenstaande regel niet toepasbaar is.

4. De Raad van Beroep werd samengesteld met als voorzitter een magistraat. De Raad van Beroep wordt geregeld via de desbetreffende bepalingen in het Vlaams Personeelsstatuut en het huishoudelijk reglement.

5. De evaluatoren hebben een opleiding tot evaluator gevolgd (cf. het zorgvuldigheidsbeginsel). Dit hoeft geen intern georganiseerde opleiding te zijn.

6. De functiebeschrijving werd aangepast aan de realiteit7. Aanbeveling: de functionele chef neemt contact op met zijn personeelsdienst indien hij de vermelding

“onvoldoende” of “loopbaanvertraging” wenst toe te kennen.

14

3.2. De gesprekken

3.2.1. Functiegesprek / Planningsgesprek

1. De functiebeschrijving is besproken tussen medewerker en functionele chef tijdens een functiegesprek bij indiensttreding of tijdens het eerste planningsgesprek.

2. Het planningsgesprek heeft plaatsgevonden.

3. Een planningsdocument wordt opgesteld met een schriftelijke neerslag van het planningsgesprek. Dit document omvat idealiter een overzicht van:

De resultaatgebieden; De vaktechnische en gedragsgerichte competenties; De resultaatgerichte en ontwikkelingsgerichte SMART doelstellingen.

3.2.2. Functionerings- of opvolgingsgesprekken

1. Het functionerings- of opvolgingsgesprek heeft plaatsgevonden.Aanbeveling: een minimumfrequentie vastleggen (bv. één gesprek per 3 of 6 maanden).2. Er is een schriftelijke neerslag van het gesprek. Deze schriftelijke neerslag omvat idealiter:

Een tussentijdse balans van de resultaatgerichte en ontwikkelingsgerichte doelstellingen; Een sterkte/zwakte analyse van de vaktechnische en gedragsgerichte competenties; Een actieplan.

3. De geëvalueerde kan op deze schriftelijke neerslag opmerkingen toevoegen en bezorgt deze terug binnen de 15 kalenderdagen na het ontvangen van het verslag.

4. Als tussen de functionerings- of opvolgingsgesprekken ongunstige feiten worden vastgesteld, wordt daarover een persoonlijke nota opgesteld. Het wordt aanbevolen dat ook persoonlijke nota’s voorafgegaan worden door een gesprek.

5. De geëvalueerde kan op deze persoonlijke nota opmerkingen toevoegen en bezorgt deze terug binnen de 15 kalenderdagen na het ontvangen van de nota.

6. Uit de verslagen/nota’s blijkt dat ondersteuning werd verzekerd: middelen, hulp van de chef, collega’s, opleiding, ….

7. Uit de verslagen/nota’s blijkt dat remediëring niet tot het gewenste resultaat heeft geleid of niet mogelijk was.

8. Er wordt – indien mogelijk –input van andere personen onder wiens functioneel gezag de geëvalueerde prestaties heeft verricht of aan wie ze leidinggeven of met wie ze samenwerken., toegevoegd aan de verslagen/nota’s.

3.2.2. Evaluatiegesprek

1. De duurtijd van de PLOEG-cyclus wordt gerespecteerd (in principe 1 kalenderjaar, mits onderling akkoord tussen evaluator en geëvalueerde uit te breiden tot 15 maanden, waarbinnen minstens 3 maanden prestaties verricht werden).

2. Het evaluatiegesprekheeft plaatsgevonden. Indien de geëvalueerde afwezig is tijdens de evaluatieperiode, gebeurt de evaluatie indien mogelijk mondeling, anders schriftelijk.

3. De evaluatiecriteriakomen duidelijk in gesprek en verslag aan bod: De functiebeschrijving (met inbegrip van resultaatgebieden, en vaktechnische/gedragsgerichte

competenties); De resultaatgerichte en ontwikkelingsgerichte SMART doelstellingen; Extra elementen uit het planningsgesprek.

15

4. Een evaluatieverslag wordt opgesteld met een schriftelijke neerslag van het evaluatiegesprek. Dit document omvat o.m. de mate waarin de resultaat- en ontwikkelingsgerichte doelstellingen werden behaald, de persoonlijke bijdrage van de medewerker hieraan en andere elementen m.b.t. het functioneren van de medewerker in de afgelopen evaluatieperiode.

5. Het document toont aan dat het functioneren van de medewerker zich situeert beneden het niveaudat van hem vereist wordt, zoals dat geformuleerd werd in zijn planningsdocument.De eindvermelding “onvoldoende” of “loopbaanvertraging” wordt onderbouwd in het evaluatieverslag, door o.a. de feiten te preciseren en te verwijzen naar de functioneringsgesprekken en nota’s.

6. Het evaluatieverslag wordt ondertekend door de evaluator en de tweede evaluatoren wordt binnen de 3 maanden na het verstrijken van de evaluatieperiode bezorgd aan de geëvalueerde.

Aanbeveling: het evaluatieverslag aangetekend versturen of afgeven tegen ontvangstbewijs in geval van “loopbaanvertraging” of “onvoldoende”.7. De geëvalueerde kan op het evaluatieverslag opmerkingen toevoegen en bezorgt het document

ondertekend terug binnen de 15 kalenderdagen na het ontvangen van het verslag.Aanbeveling: als de geëvalueerde het ondertekende document niet binnen de 15 kalenderdagen terugstuurt, hem aangetekend een herinnering sturen.8. Aanbeveling: elke pagina van het evaluatieverslag wordt door de betrokken partijen (geëvalueerde,

eerste en tweede evaluator) geparafeerd in geval van “loopbaanvertraging” of “onvoldoende”.

16

3.3. Dossier Raad van Beroep

1. Het dossier van de overheid voor de Raad van Beroep bevat: Een dienststaat van de geëvalueerde met identiteitsgegevens (o.a. plaats en datum van

geboorte), niveau, rang, aanwijzing, statuut van ambtenaar; Identiteitsgegevens van de evaluatoren, niveau, rang, ambtenaar of contractueel De functiebeschrijving; Het planningsdocument; Verslagen van de functioneringsgesprekken en/of afspraken gemaakt tijdens deze gesprekken

en persoonlijke nota’s; Het evaluatieverslag (bij onenigheid onder beide evaluatoren: beide documenten); Was de vorige evaluatie een evaluatie onvoldoende? naam en adres van de overheidsvertegenwoordiging (bestaande uit maximaal 2 personen); Welk orgaan is bevoegd voor de definitieve beslissing (adres contactpersoon)? andere toegevoegde documenten; inventaris van het dossier.

Het dossier van de geëvalueerde voor de Raad van Beroep bevat: het beroepschrift; de evaluatie waartegen beroep wordt aangetekend; de bezwaarschriften (argumenten voor beroep); andere toegevoegde documenten; inventaris van het dossier

2. Het dossier van de overheid voor de Raad van Beroep wordt samengesteld door de bevoegde overheid: afhankelijk van de afspraken binnen de betrokken entiteit, kan dit zijn de personeelsdienst, de lijnmanager, …

3. Hebben toegang tot het dossier van de overheid voor de Raad van Beroep: De geëvalueerde; De evaluator; Het personeelslid dat de dagelijkse leiding en/of het toezicht heeft over het functioneren van de

evaluator; De overheidsvertegenwoordiging De personeelsdienst van de organisatie.

4. De secretaris van de Raad van Beroep bezorgt het volledige dossier (van de geëvalueerde en van de overheid) aan de geëvalueerde, de overheidsvertegenwoordiging, de voorzitter en de assessoren.

17

3.4. Gevolgen voor de loopbaan

3.4.1. Voor ambtenaren

1. Een nieuwe PLOEG-cyclus vangt aan (in principe 1 kalenderjaar, mits onderling akkoord tussen evaluator en geëvalueerde uit te breiden tot 15 maanden, waarbinnen minstens 3 maanden prestaties verricht werden) en de stappen vermeld onder 3.2 de gesprekken worden nauwgezet gevolgd.

2. Als de geëvalueerde een tweede vermelding “onvoldoende” wordt toegekend, heeft hij opnieuw de mogelijkheid om binnen de 15 kalenderdagen in beroep te gaan.

3. Als er geen beroep (meer) loopt, dat treedt het ontslag in na het verstrijken van een opzeggingstermijn of het uitbetalen van een verbrekingsvergoeding (zie ook bijlage 2).

3.4.2 Voor contractuelen

Wanneer het evaluatieverslag wordt afgesloten met de vermelding “onvoldoende” kan er een einde gesteld worden aan de arbeidsovereenkomst, met inachtneming van de dwingende bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. De beëindiging van de arbeidsovereenkomst is evenwel geen verplichting.

Voor contractuele personeelsleden met een contract van onbepaalde duur

1. De kennisgeving van het ontslag vermeldt het begin en de duur van de opzegtermijn. De duur van de opzegtermijn is afhankelijk van de datum waarop de overeenkomst is aangevangen en de anciënniteit of wordt bij overeenkomst tussen werkgever en werknemer bepaald (bediende contracten ingegaan voor 1.1.12).

2. De kennisgeving gebeurt per aangetekende brief (en heeft uitwerking de derde werkdag na de verzending) of bij gerechtsdeurwaardersexploot (en heeft dadelijk uitwerking bij overhandiging van de kennisgeving van de opzegging door de deurwaarder).

3. De opzeggingstermijn voor bedienden begint te lopen de maandag volgend op de week waarin de opzeggingstermijn ter kennis werd gebracht

4. Als de arbeidsovereenkomst onmiddellijk wordt beëindigd, wordt een verbrekingsvergoeding betaald (de vergoeding is gelijk aan het lopend loon dat overeenstemt met de duur van een normale opzeggingstermijn).

B.2. Voor contractuele personeelsleden met een contract van bepaalde duur

Als de overeenkomst vroegtijdig en zonder dringende reden wordt beëindigd, wordt een vergoeding toegekend die gelijk is aan het loon dat verschuldigd is tot het einde van de overeenkomst. Deze vergoeding mag echter het dubbele van het loon dat overeenstemt met de duur van de opzeggingstermijn die had moeten in acht worden genomen indien de overeenkomst voor onbepaalde duur was gesloten niet overschrijden.

18

3.5. Beroepsprocedure

1. De ambtenaar kan, per aangetekende brief of bij afgifte tegen ontvangstbewijs, een beroep instellen bij de Raad van Beroep, binnen 15 kalenderdagen na het bezorgen van het evaluatieverslag aan de geëvalueerde. Het beroep is opschortend.

2. De secretaris van de Raad van Beroep vraagt het dossier onmiddellijk op bij de bevoegde overheid. Hij stelt verslag op van alle elementen van het dossier.

3. De secretaris betekent minimum 5 werkdagen voor de datum van de zitting aan de verzoeker, per aangetekende brief, de lijst van de potentiële leden die opgeroepen kunnen worden voor het onderzoek van de betreffende zaak, zodat verzoeker zijn wrakingsrecht kan uitoefenen.

4. Behalve bij gewettigde verhindering verschijnt de verzoeker persoonlijk; hij mag zich voor zijn verdediging laten bijstaan door een persoon van zijn keuze of bij gewettigde verhindering zich door die persoon van zijn keuze laten vertegenwoordigen.Indien de ambtenaar zonder geldige reden niet verschijnt, of zich niet laat vertegenwoordigen bij gewettigde afwezigheid, wordt de ambtenaar geacht af te zien van zijn beroep. De uitspraak of beslissing vóór het beroep wordt in dit geval de definitieve uitspraak of beslissing.

5. De Raad van Beroep brengt een gemotiveerd advies uit binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van het beroepschrift. De stemming is geheim. De uitslag van de stemming wordt in het advies opgenomen.Na onderzoek deelt zij haar gemotiveerd advies ten laatste binnen de 15 daaropvolgende kalenderdagen per aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs mee aan de instantie bevoegd voor de definitieve beslissing (meestal het managementorgaan van de entiteit) en aan de verzoeker.Bij unanimiteit neemt de Raad van Beroep de definitieve beslissing.

6. De instantie bevoegd voor de definitieve beslissing beslist binnen 15 kalenderdagen die volgen op de ontvangst van het advies van de Raad van Beroep en deelt onverwijld zijn beslissing mee aan de ambtenaar en aan de Raad van Beroep.Deze instantie kan de evaluatie “onvoldoende” al dan niet behouden, of kan ze vervangen door een loopbaanvertraging.

7. Opvolging van de beslissing Als het beroep betrekking heeft op een eerste vermelding “onvoldoende”, ongeacht of deze

behouden blijft, dan start een volgende PLOEG-cyclus; Als het beroep betrekking heeft op een tweede vermelding “onvoldoende” en deze blijft niet

behouden, dan start een volgende PLOEG-cyclus; Als het beroep betrekking heeft op een tweede vermelding “onvoldoende” en deze blijft

behouden, dan treedt het ontslag in.

19