MBOVOPO HBO

De fraude in Kampen roept veel vragen op. Het

fraude bedrag is bijzonder hoog en de penningmees-

ter heeft jarenlang ongestoord zijn gang kunnen

gaan. Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Maar belang-

rijker zijn misschien de twee vragen die elk school-

bestuur zichzelf moet stellen. Kan dit ook bij ons

gebeuren en zo ja, wat gaan we doen om dit voorko-

men? Een van de maatregelen die een schoolbestuur

kan nemen is het goed inrichten en beschrijven van

zijn werkprocessen. We noemen dat ook wel AO/IC.

De letters AO staan voor Administratieve Organi-

satie en IC voor Interne Controle. Tegenwoordig

spreken accountants ook wel over AO/IB waarbij de

laatste twee letters staan voor Interne Beheersing.

Het opstellen van een AO/IC bestaat uit vijf

stappen:

1. Beschrijving van de werkprocessen;

2. Vastlegging van taken, verantwoordelijk heden

en bevoegdheden op functie-, school- en

bestuursniveau;

3. Vastlegging risico’s en maatregelen van interne

controle;

4. Kwaliteitstoetsing, kwaliteitsverbetering en

voortgangsbewaking;

5. Managementrapportages rondom processen,

risico’s en interne controle;

Voordelen Een AO/IC levert uw organisatie een

aantal voordelen op. Een AO/IC schept duidelijk-

heid over het doel van het werkproces, wie wat

wanneer moet doen en hoe, waar in het proces

de controlemomenten zitten, welke documenten,

formulieren en systemen gebruikt moeten wor-

den en tenslotte waar de risico’s zitten en welke

beheersmaatregelen zijn genomen.

Door het beschrijven van processen wordt u zich

ervan bewust of uw administratieve organisatie en

interne controle goed zijn ingericht of op onderdelen

verbetering behoeven of efficiënter kunnen verlopen.

Eén van de kritische processen binnen een onder-

wijsinstelling is het betaalproces. In dit proces is het

belangrijk om ‘checks & controls’ in te bouwen zoals

het vier-ogen-principe, scheiding van verantwoorde-

lijkheden (bijvoorbeeld degene die de betaling regelt

is iemand anders dan degene die de factuur of decla-

ratie fiatteert) en controle achteraf (bijvoorbeeld aan

de hand van een betaalstaat uit Web Financieel).

Met een goed ingericht betaalproces had het school-

bestuur in Kampen de fraude waarschijnlijk kunnen

voorkomen of eerder kunnen ontdekken.

Risicomanagement Volgens de Code Goed Bestuur

moet een schoolbestuur ‘periodiek en op gestructu-

reerde wijze onderzoeken welke onzekere factoren

het realiseren van zijn strategisch beleid en doelen in

de weg kunnen staan’. In de toelichting bij deze code

staat dat hiermee risicomanagement wordt bedoeld

en dat risicomanagement zich niet alleen moet

richten op strategische, maar ook op tactische en

operationele risico’s. In de code voor het voortgezet

onderwijs staat een vergelijkbare bepaling. De Com-

missie Don rekent in haar rapport Financieel beleid van

onderwijsinstellingen de werking van de AO/IC tot de

operationele risico’s. Als voorbeeld wordt genoemd

een niet beschreven of in de praktijk niet-werkende

AO/IC. Dit kan leiden tot onnodige kosten. Door de

verplichte continuïteitsparagraaf in het jaarverslag

gaan veel schoolbesturen nu serieus werk maken van

risicomanagement. Risicomanagement lijkt echter op

een bord spaghetti. De vraag is aan welke spaghetti-

sliert je als eerste gaat trekken. De ervaring van Dyade

is dat het beschrijven van een aantal belangrijke werk-

processen risicomanagement concreet maakt en dat

de opbrengst van risico management zichtbaar wordt.

Aanpak Een goede AO/IC is niet in één middag en

niet door één man of vrouw gemaakt. Dat betekent

dat u moet investeren in tijd en deskundigheid.

Ook is het verstandig om een AO/IC stapsgewijs te

beschrijven. Dat betekent dat u keuzes moet maken

en prioriteiten moet stellen. Een onderwijsinstelling

heeft gemiddeld dertig tot veertig processen. Dyade

adviseert om te starten met de tien belangrijkste pro-

cessen. De keuze verschilt uiteraard per instelling maar

meestal worden de volgende processen geprioriteerd:

Werk maken van de AO/IC

In 2014 is een penningmeester van een schoolbestuur in Kampen

veroordeeld tot anderhalf jaar celstraf wegens fraude. Hij had in

de jaren 2007 tot 2012 voor ruim 3,5 miljoen verenigingsgeld

verduisterd. Dat fraude in het onderwijs vaker voorkomt dan u

misschien denkt, blijkt uit een aantal andere zaken die de laatste

jaren in de pers zijn gekomen: een basisschool in Amstelveen, een

ROC in Amsterdam en twee VO-instellingen in Rotterdam.

door Clemens Geenen, adviseur Dyade Advies

1. Strategisch beleidsplan

2. Schoolplan

3. Begroting

4. Bestuursformatieplan

5. Subsidies

6. Betalen

7. Aanstelling

8. Vervanging

9. Ontslag

16

Een procesbeschrijving bestaat in de regel uit zes

onderdelen:

1. Doel van het proces

2. Eigenaar van het proces

3. Reikwijdte van het proces

4. Risico’s en beheersmaatregelen

5. Stroomschema

6. Procesbeschrijving

Schoolorganisaties verschillen van elkaar en daarom

dikwijls ook qua administratieve organisatie. Het

maakt uit of de organisatie bottom-up of juist top-

down is georganiseerd. De ene organisatie wenst

met name controle vooraf, terwijl de andere kiest

voor controle achteraf. Dat betekent dat de AO/IC

per definitie maatwerk is. Dat komt ook duidelijk

naar voren in de brochure Administratieve organisatie:

Achtergrondinformatie, voorbeelden, van uitwerking en

tips voor het maken van een eigen AO-handboek van de

PO-Raad. Deze brochure is gratis te downloaden

via www.poraad.nl en is bovendien geschikt voor

instellingen in het voortgezet onderwijs.

Veel schoolbesturen vragen Dyade om te helpen

bij het beschrijven en zo nodig herinrichten van

hun administratieve organisatie. Ook hier geldt dat

vreemde ogen dwingen. Bovendien is het handig

om in de beschrijving van de processen aan te

sluiten op de werkprocessen van het administratie-

kantoor. Voor een compacte en heldere beschrijving

van uw AO/IC heeft Dyade sinds kort een handige

tool: ENGAGE©. Veel bedrijven en overheidsinstel-

lingen werken inmiddels met dit programma en

naar volle tevredenheid. ENGAGE© biedt twee be-

langrijke voordelen. Een werkproces is te visualise-

ren waardoor het geschikt wordt voor bijvoorbeeld

een workshop met medewerkers van een afdeling.

Hierdoor kunt u het gesprek over een bepaald

proces gemakkelijker voeren en krijgt u mogelij-

ke verbeterpunten sneller inzichtelijk. ENGAGE©

maakt het daarnaast mogelijk om op het Intranet

van de onderwijsinstelling de AO/IC te linken aan

de digitale documentenstroom. Hierdoor kan een

medewerker sneller het juiste formulier of docu-

ment vinden en kan het niet meer voorkomen dat

een medewerker een verouderde versie gebruikt.

In een vervolgartikel zullen we het gebruik van

ENGAGE© in een workshop beschrijven.•

Meer informatie

Heeft u vragen of bent u benieuwd naar de moge-

lijkheden die Dyade heeft om u te adviseren of te

ondersteunen dan kunt u contact opnemen met

Clemens Geenen via clemens.geenen@dyade.nl of

met Pieter Willers via pieter.willers@dyade.nl

‘Door het beschrijven van processen wordt u

ervan bewust of uw administratieve organisatie

en interne controle goed zijn ingericht of op

onderdelen verbetering behoeven of ef f iciënter

kunnen verlopen.’

17