PFG Valeria para impresion - biblioteca.uci.ac.cr
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL
DESARROLLO DEL MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS EN PRODUCCIÓN
ORGÁNICA PARA LA EMPRESA ORO VERDE QUINTAMANI S.A.
VALERIA GUTIÉRREZ VALLE
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO
PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Enero, 2010
ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________
Mónica Cascante Elizondo
PROFESOR TUTOR
_________________________
Roger Valverde Jiménez
LECTOR No. 1
__________________________
Ramiro Fonseca Macrini
LECTOR No. 2
________________________
VALERIA GUTIÉRREZ VALLE
SUSTENTANTE
iii
DEDICATORIA
A Dios por regalarme su sabiduría y entendimiento, a mi madre por darme la vida,
mi hermana por apoyarme y a mi esposo porque me alienta siempre seguir
adelante y progresar.
iv
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mis compañeros de grupo del MAP71 que durante todos los
cursos siempre fuimos un grupo muy responsable, a los profesores del la UCI que
permitieron pasar el conocimiento y a mi tutora de tesis por su ayuda, paciencia
y colaboración.
v
ÍNDICE DE CONTENIDO
HOJA DE APROBACION ii
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTOS iv
ÍNDICE FIGURAS viii
ÍNDICE CUADROS ix
ABREVIACIONES x
RESUMEN EJECUTIVO xi
1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 13
1.1 Antecedentes ................................................................................... 13 1.2 Problemática .................................................................................... 14 1.3 Justificación del problema ............................................................... 15 1.4 Objetivo general ............................................................................... 16 1.5 Objetivos específicos ....................................................................... 16
2 MARCO TEÓRICO ..................................................................................... 17
2.1 Marco referencial o institucional ...................................................... 17 2.1.1 Antecedentes de la Institución ............................................................ 17 2.1.2 Misión y visión ..................................................................................... 18
2.2 Teoría de Administración de Proyectos ........................................... 19 2.2.1 Proyecto .............................................................................................. 19 2.2.2 Administración de Proyectos ............................................................... 21 2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ............... 21 2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto ............................................................... 24 2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos ...................................... 24
2.3 Producción Orgánica ....................................................................... 26 2.3.1 Producción Orgánica y Promoción de la Eficiencia en el Uso del Agua con Energía Solar en Costa Rica ................................................................... 29
3 MARCO METODOLÓGICO ........................................................................ 30
3.1 Fuentes de información ................................................................... 30 3.1.1 Fuentes Primarias ............................................................................... 31 3.1.2 Fuentes Secundarias .......................................................................... 31
3.2 Técnicas de Investigación ............................................................... 31 3.3 Método de Investigación .................................................................. 32
3.3.1 Método Analítico-Sintético ................................................................... 32 3.3.2 Método Inductivo-Deductivo ................................................................ 32 3.3.3 Observación ........................................................................................ 33
3.4 Herramientas para el desarrollo del PFG ........................................ 34
vi
3.4.1 Entrevistas .......................................................................................... 34 3.4.2 Investigación Bibliográfica ................................................................... 34 3.4.3 Juicio de expertos ............................................................................... 34
4 DESARROLLO ........................................................................................... 36
4.1 Análisis de la situación actual ......................................................... 36 4.1.1 Breve descripción de la Empresa ........................................................ 36 4.1.2 Propuesta de Trabajo ........................................................................ 37
4.2 Gestión del Alcance ......................................................................... 38 4.2.1 Planificación del Alcance ..................................................................... 39 4.2.2 Definición del Alcance ......................................................................... 39 4.2.3 Análisis de Involucrados ...................................................................... 44 4.2.4 Organigrama funcional del proyecto .................................................... 46 4.2.5 Roles y Responsabilidades ................................................................ 46 4.2.6 Estructura Detallada del Desglose de Trabajo .................................... 48 4.2.7 Diccionario del EDT ............................................................................. 50
4.3 Gestión del Tiempo .......................................................................... 54 4.3.1 Definición de las actividades ............................................................... 54 4.3.2 Establecimiento de las secuencia de las actividades ......................... 54 4.3.3 Estimación de los recursos de las actividades .................................... 55 4.3.4 Desarrollo del Cronograma ................................................................. 56
4.4 Plan de Gestión de las comunicaciones .......................................... 58 4.4.1 Planificación de las comunicaciones ................................................... 58 4.4.2 Proceso de Resolución de conflicto .................................................... 60 4.4.3 Proceso de seguimiento a los problemas ............................................ 61 4.4.4 Protocolo de la comunicación ............................................................. 61 4.4.5 Seguimiento y almacenamiento de la comunicación ........................... 62 4.4.6 Herramientas de Comunicación .......................................................... 63 4.4.7 Formato de comunicación ................................................................... 63 4.4.8 Cambio en la comunicación ................................................................ 63 4.4.9 Distribución de la información ............................................................. 64
4.5 Gestión de los recursos humanos .................................................. 65 4.5.1 Planificar los recursos humanos......................................................... 65 4.5.2 Roles y Responsabilidades ................................................................. 66 4.5.3 Organigrama del proyecto .................................................................. 67 4.5.4 Plan de gestión del personal ............................................................... 67
5 CONCLUSIONES ....................................................................................... 69
6 RECOMENDACIONES ............................................................................... 72
7 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 74
8 ANEXOS ..................................................................................................... 75
8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto Final de Graduación ............................ 75
vii
8.2 Anexo 2: EDT del Proyecto Final de Graduación ............................ 79 8.3 Anexo 3: Cronograma del Proyecto Final de Graduación ................ 81 8.4 Anexo 4: Acta del Proyecto Elaboración de un Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica ...................................................................... 82
viii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Áreas del conocimiento Fuente PMI 2004…………………………..21
Figura 2: Interacción de los grupos de procesos Fuente PMI 2004…………..25
Figura 3: Organigrama funcional del proyecto ………………………………....45
Figura 4: EDT……………………………………………………………………….48
Figura 5 Secuenciamiento de actividades …………………………………….54
Figura 6: Cronograma del Proyecto ……………………………………………..55
ix
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Tabla resumen del Marco Metodológico………………………………….34
Cuadro 2:Declaración del Alcance del proyecto…………………………………….. 38
Cuadro 3: Matriz de identificación de los posibles Stakeholders…………………...44
Cuadro 4: Entregables del Proyecto…………………………………………………..49
Cuadro 5: Matriz de comunicaciones………………………………………………….58
Cuadro 6: Herramienta de comunicación……………………………………………. 62
Cuadro 7: Ventajas y Desventajas de los Métodos de distribución de la
Información……………………………………………………………………………… 63
x
ABREVIATURAS
EDT: Estructura del Desglose del Trabajo
PFG: Proyecto Final de Graduación
PMBOK: Siglas en inglés Project Management Body of Knowledge de los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos
PMI: Siglas en inglés del Instituto de Administración de Proyectos
WBS: Siglas en inglés de la Estructura de Desglose del Trabajo
xi
RESUMEN EJECUTIVO
Oro Verde Quintamani inició operaciones hace cinco años. Es una empresa
pequeña que se dedica al desarrollo de actividades agroecológicas. Sus
principales aéreas de trabajo son la producción agroecológica, la producción
orgánica, el abastecimiento a los mercados locales, agropecuarios, entre otras.
Su personal de trabajo lo conforman un Gerente, un Administrador y dos
trabajadores de campo.
Desde hace tres años la empresa cuenta con la certificación Orgánica BCS
otorgada por una certificadora alemana Oko Garantie, que cuenta con el aval del
Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG). No obstante este importante logro,
siempre se ha visto la necesidad de contar con una guía de procedimientos
prácticos agrícolas que permita incorporar de forma eficiente y efectiva a nuevos
trabajadores y que se constituya en la memoria de empresa en materia de
producción orgánica. Hasta la fecha el manejo de todos los procedimientos e
información está en la memoria del Gerente, persona con amplios conocimientos
sobre los procesos de siembra, cosecha, aplicación de abonos y administración en
general. Esto representa para la empresa un riesgo y una limitante en relación
con su operación, por lo que la elaboración de un manual de prácticas agrícolas es
clave en el desarrollo y fortalecimiento de sus operaciones.
El objetivo general de este proyecto es Desarrollar el plan de gestión del proyecto
para la “Elaboración de un manual de buenas prácticas en la producción
orgánica”, orientado a documentar las prácticas agrícolas de la empresa Oro
Verde Quintamani. Se aplicarán las siguientes aéreas del conocimiento de la
Administración de Proyectos: alcance, tiempo, comunicación y recursos humanos.
Este proyecto se enfoca en el desarrollo de estas áreas en los procesos de
Iniciación y Planificación.
xii
El método de investigación propuesto combina la investigación documental con la
investigación de campo, y consiste en la recopilación de la información, la
realización de entrevistas y la aplicación de juicio de experto de manera que se
logren cubrir todas las aéreas posibles de exploración y con esto consolidar los
resultados.
Dentro de las conclusiones más sobresalientes encontramos que la comunicación
en un proyecto como este es indispensable, razón por la cual la gestión de las
comunicaciones fue una de las áreas mayormente desarrolladas. Esto cobra
mucha importancia si se considera que la elaboración de los manuales y la
definición de un programa de capacitación están dirigidos a un público meta con
perfil muy básico, es decir para el uso de pequeños productores campesinos.
Así mismo como parte de las recomendaciones más importantes para la empresa
Oro Verde Quintamani está el hecho de que una vez implementado este proyecto
deben monitorearse todas las actividades con el fin de corregir deficiencias y
buscar mejoras. Toda la información que se procese servirá de base para la
continuidad del proyecto.
Este proyecto –una vez ejecutado- permitirá sentar un precedente importante y
positivo para la empresa ya que la Elaboración de un Manual de Buenas
Prácticas generará no solo los beneficios antes citados para la empresa, sino que
podrá también ser replicado en escuelas y fincas aledañas donde no se practican
labores amigables con el ambiente. Esto les apoyará a pasar de una forma de
trabajo “convencional” a un estilo mucho más amigable con el ambiente, sobre el
cual muchos vecinos de la finca han manifestado interés. La existencia del
Manual facilitaría definitivamente el proceso de inducción y educación de otros
productores en las buenas prácticas agrícolas orgánicas.
13
1 INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
Oro Verde Quintamani es una empresa dedicada al desarrollo de actividades
agroecológicas, con énfasis en el ejercicio de actividades amigables con el
medio ambiente, la comercialización de productos orgánicos, asistencia técnica
y formulación de propuestas en las áreas de producción agropecuaria. Sus
principales áreas estratégicas son: la producción agroecológica, la producción
orgánica y el abastecimiento de mercados locales.
Inició operaciones hace cinco años y está conformada por un Gerente, un
Administrador y dos trabajadores de campo. Desde su creación, se ha
convertido en un espacio de promoción para las buenas prácticas productivas
de la zona, incluyendo la producción orgánica e hidropónica, y cuenta con la
certificación orgánica BCS de Alemania. (La certificación consiste en un
proceso que comprende varias etapas la complejidad de la mismas dependen
del producto, proceso y mercado destino con el fin de garantizar un sistema
que se ajuste a la norma)
Hoy día, la apertura comercial crea ventajas competitivas para ingresar a los
mercados nacionales. Esta es la razón por la que Oro verde ha venido
trabajando un proyecto de Sistemas Agrosilvopastoril para la mitigación y
adaptación de cambio climático.
Este proyecto tiene como propósito ser un modelo integral de replicabilidad para
diversas actividades productivas y de conservación, manteniendo en su
accionar procesos de sostenibilidad ambiental y de producción orgánica para
colocar excelentes productos en los mercados nacionales e internacionales.
14
Costa Rica es un país reconocido por su conciencia ambiental y busca
convertirse en país carbón neutral. De esta manera, los sistemas
agroforestales y silvopastoriles son una alternativa viable para mantener la
integralidad de la unidad productiva, permitiendo el cumplimiento de múltiples
funciones, tales como: usos maderables, protección de aguas, restauración de
áreas degradadas, forrajes animales, mejoramiento de las condiciones del
suelo, entre otras. Además, significan una respuesta acertada ante los cambios
climáticos que día a día se hacen más presentes en nuestra realidad nacional.
Finalmente, con la ejecución de este plan se espera que se realicen mejores
prácticas en la empresa y que éstas puedan ser documentadas.
1.2 Problemática
El artículo 58 de la Ley Orgánica del Ambiente No. 7554 es claro en cuanto a la
necesidad que hay en Costa Rica de propiciar un desarrollo económico
sostenible. Esto a través de la exploración y aprovechamiento de fuentes
alternas de energía, renovables y ambientalmente sanas. Actualmente, el
problema se puede visualizar desde dos perspectivas:
las actividades productivas desarrolladas en la finca Oro Verde Quintamani
requieren de una mayor incorporación de tecnologías alternativas que se
vinculen a la producción agroecológica certificada, lo cual aumentaría de
manera significativa el rendimiento productivo actual y promovería la
integralidad de la unidad productiva en la zona donde se ubica la empresa.
la zona actualmente está sufriendo los efectos adversos del cambio
climático, principalmente en cuanto a cambios de la distribución de las
precipitaciones y aumentos graduales de la temperatura que inciden sobre
el comportamiento de los cultivos, afectando tiempos de cosechas, calidad
15
de la producción y por ende, reduciendo la competitividad en el mercado
local.
Adicionalmente, aún persiste un vacío educativo en la formación de niños, jóvenes
y adultos en relación con la cantidad y profundidad de los programas educativos
ambientales para la conservación y aprovechamiento de los recursos naturales.
De acuerdo con lo anterior, el plan de proyecto apunta hacia la consolidación de
un esfuerzo que permita el establecimiento y principalmente la documentación de
nuevas prácticas agrícolas para crear un modelo integral de producción que
promueva este aprendizaje.
1.3 Justificación del problema
Considerando la problemática anteriormente detallada, se presenta la iniciativa
de realizar un proyecto para la Elaboración de un Manual que: (1) establezca
buenas prácticas para una mejor calidad de los productos y (2) fortalezca el
modelo de sostenibilidad en términos de producción, comercialización y la
sensibilización de la sociedad sobre la importancia del uso de energías
alternativas, así como de los modelos integrales a nivel de finca.
Es importante para los seres humanos crear mejores condiciones para el futuro
de sus hijos. Llevar a la práctica iniciativas como ésta, puede contribuir a evitar
el deterioro del planeta y disminuir los correspondientes cambios climáticos.
Por otro lado, y especialmente ante las altas temperaturas experimentadas por
el fenómeno de El Niño, se requiere que parte del sistema de riego de la finca
sea utilizado sobre el invernadero. Esto permitirá que durante las horas de
mayor temperatura, el calor interno pueda ser regulado a través de una
16
corriente de agua continua aplicada a la parte superior del invernadero. Una vez
que el agua sea vertida sobre la parte superior del invernadero, será recogida y
bombeada nuevamente para dar inicio a un proceso de reciclaje controlado por
los temporizadores. El sistema funcionará como una medida para regular el
consumo de agua de riego aplicado a la producción orgánica, brindando al
proyecto una mayor responsabilidad ambiental.
1.4 Objetivo general
Este proyecto tiene como objetivo general: Desarrollar el plan de gestión del
proyecto “Elaboración de un manual de buenas prácticas en la producción
orgánica” orientado a documentar las prácticas agrícolas de la empresa Oro
Verde Quintamani.
1.5 Objetivos específicos
Los objetivos específicos están asociados al desarrollo de las áreas de
conocimiento aplicables a este plan de proyecto. Estos son:
Elaborar el plan de gestión del alcance del proyecto y preparar la estructura
detallada del trabajo para establecer los entregables y actividades del
proyecto.
Preparar el cronograma del proyecto para determinar el tiempo de trabajo.
Elaborar el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para
asegurar la recopilación, distribución y almacenamiento de la información.
Identificar los roles y responsabilidades de los recursos humanos con el
objeto de conocer sus obligaciones dentro del proyecto.
17
2 MARCO TEÓRICO
2.1 Marco referencial o institucional
2.1.1 Antecedentes de la Institución
Oro Verde Quintamani es una empresa dedicada al desarrollo de actividades
agroecológicas. Su énfasis es el ejercicio de actividades amigables con el medio
ambiente, la comercialización de productos orgánicos, la asistencia técnica y
formulación de propuestas en las áreas de producción agropecuaria, agroecología
industria forestal, agroindustria, distribución y facilitación de tecnología limpia y
apropiada.
Su trabajo se circunscribe en las siguientes áreas estratégicas:
- Producción Agroecológica
- Producción Orgánica
Actualmente la empresa desea incursionar en un modelo productivo más eficiente.
Esto a través de:
un uso ambientalmente responsable del recurso hídrico, el cual ha
empezado a mermar en la zona causando problemas en la actividad
agrícola de varios cultivos.
la regulación de los ciclos de producción de los cultivos. Esto sólo será
posible incorporando invernaderos para la producción bajo ambientes
orgánicos e hidropónicos controlados.
La empresa se ha planteado como reto incursionar en los mercados nacionales e
internacionales, a través de productos amigables con el ambiente que ayuden a
mejorar la calidad de vida humana.
18
Desde hace dos años, Oro Verde cuenta con una certificación orgánica, la cual le
permite vender sus productos con un valor agregado. Dicha certificación es un
requisito para diferenciarse en los mercados alternativos en agricultura orgánica y
se ha convertido en una herramienta indispensable para acceder al mercado
internacional, permitiendo llevar un control de todas sus actividades de
agricultura.
La empresa cuenta con personal que desempeña diferentes roles:
dos trabajadores de planta en labores de campo
un Administrador que realiza las labores de pagos, presentación de
informes, formularios de impuestos, actividades de siembra, entre otras
actividades complementarias
un Gerente que es el encargado de gestionar proyectos, elaborar informes,
trabajos de siembra, elaboración de foliares, etc. Este Gerente tiene como
meta implementar, a corto plazo, un plan que le permita documentar todas
las acciones que a diario se realizan en la finca.
Una de las ventajas de este proyecto es el compromiso que se tiene por parte de
la administración de establecer un servicio eficaz y eficiente, que genere
satisfacción a los consumidores, compradores y productores.
2.1.2 Misión y visión
La empresa ha establecido lineamientos de alto nivel que describen su que hacer
actual y sus metas de alto nivel. Esto se ha plasmado en la Misión y Visión de
empresa que se incluye a continuación.
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Misión
Desarrollar una empresa autosuficiente que aproveche al máximo sus recursos,
que genere rentabilidad mediante la venta de productos y que brinde un servicio
agroturístico que satisfaga al cliente, en armonía con el medio ambiente y que a la
vez sirva de modelo para la comunidad y otras fincas del país.
Visión
Ser la empresa pionera que sirva de modelo de producción integral, aprovechando
los recursos propios, ofreciendo un producto y un servicio, orientados a las
necesidades del cliente, que genere un valor agregado a sus productos y aporte
medidas que contribuyan a mejorar el medio ambiente y la calidad de vida del
productor y su familia.
2.2 Teoría de Administración de Proyectos
2.2.1 Proyecto
El PMI (2004), en su Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos -
PMBOK- plantea que un proyecto es “un esfuerzo temporal que se realiza para
crear un producto, servicio o resultado único”.
Según Chamoun (2002), el carácter temporal de los proyectos se sustenta en su
duración cuantificable o tiempo delimitado de duración, mientras que su carácter
de “único”, hace referencia a “características y funciones específicas que serán
gradualmente desarrolladas y que le confieren la cualidad de único”.
20
Temporal
Los proyectos no son esfuerzos continuos y se diferencian de las operaciones de
la organización en cuanto a su temporalidad. “El final se alcanza cuando se han
logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del
proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del
proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado”. (PMI, 2004, p5).
Productos, servicios o resultados únicos
Las condiciones y factores bajo los cuales se lleva a cabo un proyecto difieren
entre sí, lo cual hace que cada proyecto sea único, es decir, la variación de las
circunstancias hacen que cada proyecto sea único y particular. “La singularidad es
una característica de los productos entregables de un proyecto. La presencia de
elementos repetitivos no cambia la condición de único del trabajo de un proyecto”.
(PMI, 2004, p5).
Elaboración gradual
La elaboración gradual en los proyectos es una característica que hace referencia
al aumento en la especificidad y nivel de detalle en los entregables de un proyecto
conforme el equipo avanza en la ejecución del mismo. “Elaboración gradual
significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos” (PMI, 2004,
p6).
Se pueden desarrollar proyectos a cualquier nivel y/o sector de la organización o
empresa, los cuales pueden variar en tiempo y recursos, dependiendo de la
complejidad de los mismos. Los objetivos de cada proyecto varían según las
21
necesidades de los patrocinadores/propietarios, buscando la satisfacción de los
mismos.
2.2.2 Administración de Proyectos
De acuerdo con el PMI (2004), la dirección de proyectos “es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto”.
La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los
procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. Los
conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades de la dirección de proyectos
son aplicables a casi todos los proyectos.
El PMBOK también señala que “muchos de los procesos incluidos en la dirección
de proyectos son repetitivos debido a la existencia o a la necesidad de elaborar
gradualmente el proyecto durante el ciclo de vida del proyecto” (PMI, 2004), con lo
cual el equipo de proyecto queda habilitado para dirigirlo con un nivel mayor de
detalle o profundidad, definiendo de mejor manera su alcance y la responsabilidad
antes los interesados.
2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
En la guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos descritos por el PMI
(2004), se encuentran las áreas de conocimiento, las cuales afectan de manera
significativa todo proyecto y definen procesos en una o más fases del proyecto.
22
Figura 1: Áreas del conocimiento Fuente PMI 2004
De acuerdo con la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos
(PMBOK), existen nueve áreas de conocimiento, las cuales son descritas a
continuación:
23
Gestión de la Integración del Proyecto: incluye procesos y actividades
necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar dentro de
los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.
Gestión del Alcance del Proyecto: incluye los procesos necesarios para
asegurarse que el proyecto considere todo el trabajo requerido para
completar el proyecto exitosamente. De acuerdo con Chamoun (2002), el
alcance define lo que incluye y no incluye el proyecto.
Gestión del Tiempo del Proyecto: incluye los procesos relativos a la
puntualidad en la conclusión del proyecto. Chamoun (2002) señala como
componentes relevantes de la gestión del tiempo el programa, calendario,
entregas parciales y finales.
Gestión de Costos del Proyecto: incluye los procesos involucrados en la
planificación, estimación, presupuesto y control de costos, de forma tal que
el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.
Gestión de la Calidad del Proyecto: incluye los procesos necesarios para
asegurarse que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido
realizado. Chamoun (2002) señala como temas fundamentales de la
gestión de la calidad los estándares relevantes, cómo cumplirlos y
satisfacer los requerimientos.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: incluye los procesos que
organizan y dirigen el equipo de proyecto.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: incluye los procesos
relacionados con la generación, recolección, distribución, almacenamiento y
destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.
Gestión de los Riesgos del Proyecto: incluye los procesos relacionados con
la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de los
riesgos, las respuestas a los riesgos y el seguimiento y control de los
mismos durante el ciclo de vida del proyecto.
24
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: incluye los procesos para
adquirir o comprar productos, servicios o resultados, así como para
contratar procesos de dirección fuera del equipo de proyecto para realizar el
trabajo.
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto
El PMI (2004), define el ciclo de vida del proyecto como “las fases que conectan el
inicio de un proyecto con su fin”. Esta división por fases en los proyectos le facilita
al equipo de proyecto determinar qué trabajo técnico se debe realizar, cuando se
deben generar los productos entregables en cada fase, cómo se revisan y se
verifican dichos entregables, quien está involucrado en cada fase y finalmente,
cómo controlar a y aprobar cada fase.
2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos
De acuerdo con los planteamientos expuestos en el PMBOK, a pesar de que los
grupos de procesos son parte esencial de los Fundamentos de la Dirección de
Proyectos, éstos no son fases del proyecto, como muchas veces tiende a
confundirse.
Los grupos de procesos incluyen los procesos de dirección de proyectos que
están vinculados por las respectivas entradas y salidas, con lo cual, el resultado o
salida de un proceso se convierte en la entrada de otro (PMI, 2004).
Los cinco grupos de procesos que se han definido en la Guía de los Fundamentos
de la Dirección de Proyectos PMBOK son:
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Grupos de Procesos de Iniciación: son aquellos que definen y autorizan el
proyecto o una fase del mismo. Según Chamoun (2002), estos grupos de
procesos establecen la visión del proyecto, la misión por cumplir, sus
objetivos, la justificación, restricciones y supuestos.
Grupos de Procesos de Planificación: son aquellos que planifican el curso
de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del
proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecución: se basan en la integración de personas y
otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el
proyecto.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: miden y supervisan el
avance del proyecto de manera regular, para identificar las variaciones
respecto al plan de gestión del proyecto, con el fin de tomar las medidas
correctivas cuando sea necesario y de manera oportuna.
Grupo de Procesos de Cierre: son aquellos que formalizan la aceptación del
producto, servicio o resultado obtenido con el proyecto, terminándolo de
manera ordenada (PMI, 2004, p41).
26
Los grupos de procesos y sus interacciones se muestran a continuación:
Figura 2 Interaccion de los grupos de procesos Fuente PMI 2004
2.3 Producción Orgánica
En los últimos años, la sociedad ha comenzado a manifestar interés con respecto
a los temas de salud pública y la protección del medio ambiente. Las personas y
las comunidades han comenzado a desarrollar conciencia en relación con la
importancia de consumir alimentos libres de productos químicos que puedan
afectar la salud.
La preocupación de los consumidores por la calidad de los alimentos se ha
convertido en un tema de responsabilidad de los gobiernos a nivel mundial. Hoy
día hay una mayor atención e interés en lograr que se cumplan requisitos y
especificaciones relacionados con buenas prácticas agrícolas, garantizando así la
calidad del alimento desde su lugar de origen: la finca del productor. Lograrlo
27
implica el conocimiento, la comprensión, la planificación, el registro y una gestión
orientada al logro de objetivos sociales, ambientales y productivos.
El sistema de producción orgánica trata de utilizar al máximo los recursos de la
finca, dando énfasis a la fertilidad del suelo y a la actividad biológica. Al mismo
tiempo busca minimizar el uso de los recursos no renovables, así como el uso de
fertilizantes y plaguicidas sintéticos, con el fin de proteger el medio ambiente y la
salud humana. La agricultura orgánica involucra mucho más que no usar
agroquímicos.
En Centroamérica se está produciendo una gran variedad de productos agrícolas
orgánicos para la exportación. La agricultura orgánica puede representar una
oportunidad interesante para muchos productores centroamericanos y puede
convertirse en una herramienta importante para mejorar su calidad de vida y sus
ingresos.
Ante la serie de presiones por las nuevas políticas y tendencias mundiales
relacionadas con la protección del medio ambiente y una soberanía alimentaria
más equilibrada, surge la agricultura ecológica, la cual es definida como “un
sistema para cultivar una explotación agrícola autónoma basada en la utilización
óptima de los recursos naturales, sin emplear productos químicos de síntesis u
organismos genéticamente modificados (OGMs) -ni para abono ni para combatir
las plagas-, logrando de esta forma obtener alimentos orgánicos a la vez que se
conserva la fertilidad de la tierra y se respeta el medio ambiente ”(MAG, 2007 )
28
Los principales objetivos de la agricultura ecológica son:
trabajar con los ecosistemas de forma integrada,
mantener y mejorar la fertilidad de los suelos,
producir alimentos libres de residuos químicos,
utilizar el mayor número de recursos renovables y locales,
mantener la diversidad genética del sistema y de su entorno,
evitar la contaminación a resulta de las técnicas agrarias
permitir que los agricultores realicen su trabajo de forma saludable.
En Costa Rica se han establecido normas y reglamentos para la agricultura
orgánica, las cuales en su mayoría han sido creadas por certificadoras privadas.
Dichas normas y reglamentos contemplan requisitos para los productores que
desean exportar sus productos bajo el etiquetado orgánico. El objetivo a largo
plazo de la agricultura orgánica es potenciar la seguridad alimentaria, el desarrollo
rural, medios de subsistencia sostenible y la integridad del medio ambiente,
fortaleciendo las capacidades en materia de producción y comercialización de
productos orgánicos.
Hoy día muchos productores están cambiando a la agricultura orgánica por varios
motivos. Algunos de ellos consideran que el uso de agroquímicos es malo para la
salud y perjudica el medio ambiente. Otros se sienten atraídos por los buenos
precios con que se comercializan dichos productos, así como el rápido
crecimiento que ha experimentado este mercado en los últimos años. La
agricultura orgánica puede representar una oportunidad interesante y al mismo
tiempo convertirse en una herramienta importante para mejorar la calidad de vida
y los ingresos de los productores.
29
2.3.1 Producción Orgánica y Promoción de la Eficiencia en el Uso del Agua
con Energía Solar en Costa Rica
La producción orgánica y el uso eficiente del agua tratan de combinar estas dos
actividades mediante métodos ecológicamente seguros y económicamente
factibles, saludables para el consumidor. En este momento, la producción
orgánica es rentable porque el mercado es pequeño y está relacionado con el
turismo, que es una actividad económica en crecimiento en Costa Rica. Se puede
decir que ahora hay mucha demanda y no existe mucha oferta, lo que provoca que
el precio se eleve, añadiendo rentabilidad a la producción.
Los recursos energéticos con que cuenta el país son energía hidráulica y biomasa
en grandes cantidades, de las cuales solo se utiliza intensivamente la energía
proveniente del agua. En cuanto a la biomasa, su consumo ha descendido
drásticamente desde los años setenta.
Hay otras fuentes de energía muy poco utilizadas como la solar, la eólica, carbón
mineral, alcohol y residuos vegetales en general. Es importante que exista una
empresa que documente sus buenas prácticas amigables con el medio ambiente.
30
3 MARCO METODOLÓGICO
Este proyecto tiene como fin desarrollar el plan para un proyecto cuyo objetivo es
la documentación de las buenas prácticas agrícolas amigables al ambiente de la
empresa Oro Verde Quintamani. El Plan de Gestión será desarrollado en cuatro
áreas de conocimiento: alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones.
La base de la investigación corresponde a la aplicación de los conceptos de la
Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK®, Tercera
Edición), con lo cual la investigación será de tipo documental, aunado a la
información suministrada por profesionales en el tema (juicio de expertos) y
complementada por la aplicación de herramientas de software para el desarrollo
de los grupos de procesos de iniciación y planificación (Hojas de Excel, Microsoft
Project). Adicionalmente, se llevará a cabo un proceso de documentación de la
información de los procesos relacionada con los proyectos que se han ejecutado.
3.1 Fuentes de información
Como medio para la obtención de información relevante, se utilizarán fuentes de
información primarias, así como secundarias. Una fuente primaria es la fuente
documental que se considera material de primera mano relativo a un fenómeno
que se desea investigar, mientras que una fuente secundaria son textos basados
en fuentes primarias e implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o
evaluación.
Una fuente secundaria contrasta con una primaria en que es una forma de
información que puede ser considerada como un vestigio de su tiempo. Una
fuente secundaria es normalmente un comentario o análisis de una fuente
31
primaria. Por otro lado, una fuente primaria no es, por defecto, más acreditada o
precisa que una fuente secundaria.
3.1.1 Fuentes Primarias
Las fuentes primarias de información están representadas por el gerente del
proyecto, encargado de la gestión de proyectos relacionados con la producción
orgánica, a quien se le hará todo un proceso consultivo con entrevistas
personalizadas, con el fin de recopilar información histórica de los proyectos
ejecutados por la Empresa en el área de aplicación de producción orgánica
certificada.
3.1.2 Fuentes Secundarias
En lo que respecta a las fuentes secundarias de información, éstas están definidas
por información documentada de proyectos relacionados con la producción
orgánica, forestal y conservación, como medida para reforzar y validar la
información procedente de las fuentes primeras.
3.2 Técnicas de Investigación
Con el fin de recolectar la información y realizar un análisis exhaustivo de la
misma, se hará uso de la técnica de investigación mixta, en la cual confluye la
investigación documental con la recopilación de información de campo.
La investigación documental está representada por la revisión y análisis de
información contenida en textos varios, relacionados con la producción orgánica,
sistemas agrosilvopastoril y conservación de las sostenibilidad ambiental.
32
La recopilación de información de campo estará definida mediante las visitas de
campo que se llevarán a cabo en el sitio donde se ubica la empresa, el cual se
encuentra en la zona de Bijagual Acosta, San José, Costa Rica. Durante este
proceso se podrán identificar informantes clave que contribuirán con casos
prácticos en el desarrollo del plan de gestión del proyecto.
3.3 Método de Investigación
3.3.1 Método Analítico-Sintético
El método analítico es aquel método de investigación que se basa en la
desagregación de un todo a nivel de sus elementos o componentes por separado,
permitiendo observar las causas, naturaleza y efectos inherentes. Se centró en el
conocimiento auto-correctivo y progresivo, y es el que caracteriza a las ciencias
descriptivas.
Por su parte, el método sintético es un proceso de unificación racional de hechos
aparentemente aislados, donde el investigador sintetiza las superaciones en la
imaginación para establecer una explicación tentativa que someterá a prueba.
El uso del método analítico-sintético permitirá conocer la situación actual de la
empresa respecto a la gestión de los proyectos que desarrolla, con el fin de que la
información recopilada pueda servir de base para la generación de plan de gestión
del proyecto.
3.3.2 Método Inductivo-Deductivo
El método lógico inductivo es un método científico que saca conclusiones
generales de algo particular, a través del desarrollo de algunas etapas
importantes: observación y registro de todos los hechos, análisis de esos hechos y
33
su clasificación, generalización a partir de los hechos y finalmente, realizar un
proceso de contraste o comparación.
De manera contraria al inductivismo, el método deductivo es de una lógica general
a conclusiones particulares. De acuerdo con la literatura, el método deductivo se
divide en:
Método deductivo directo de conclusión inmediata: Se obtiene el juicio
de una sola premisa, es decir, que se llega a una conclusión directa sin
intermediarios.
Método deductivo indirecto o de conclusión mediata: La premisa mayor
contiene la proposición universal, la premisa menor contiene la
proposición particular, de su comparación resulta la conclusión.
La utilización de estos métodos de investigación será de particular relevancia
durante la planificación del tiempo, el costo y los riesgos.
3.3.3 Observación
La observación es la actividad realizada por el ser humano que detecta y asimila la
información de un hecho, o el registro de los datos utilizando instrumentos. En
otras palabras, la observación es un método para reunir información visual sobre
lo que ocurre, lo que nuestro objeto de estudio hace o cómo se comporta. El
término también puede referirse a cualquier dato recogido durante esta actividad.
El método de la observación será utilizado durante la recopilación de la
información histórica de proyectos de la Empresa y en el proceso de desarrollar el
plan de gestión de las cuatro áreas del conocimiento.
34
3.4 Herramientas para el desarrollo del PFG
Con el fin de recolectar información valiosa para el manual y generar un análisis
exhaustivo de la misma, se utilizan diferentes herramientas para el desarrollo del
plan de proyecto, las cuales se detallan a continuación:
3.4.1 Entrevistas
Con el fin de conocer datos básicos para el desarrollo del plan de proyecto y a
la vez compilar las opiniones de los involucrados/interesados se realizan
entrevistas entre los mismos y de éstas se podrá obtener datos históricos, posibles
riesgos del proyecto, preferencias y otros.
3.4.2 Investigación Bibliográfica
La investigación consistirá en la lectura de documentos como: libros,
especificaciones técnicas, revistas, sitios Web y otros archivos de la empresa
sobre la elaboración y puesta en marcha del Manual.
3.4.3 Juicio de expertos
El juicio de expertos jugará un papel importante en el proyecto debido a que esto
en gran medida es la línea base del proyecto, tomando en cuenta la experiencia
del Gerente en la empresa Oro Verde Quintamani.
Cuadro 1: Tabla Resumen del Marco Metodológico
35
En el cuadro 1 Tabla resumen del Marco Metodológico, se representan cada uno de los objetivos el proyecto, así
como los principales contenidos para su realización.
Objetivos Fuentes de información Métodos de Investigación Herramientas Entregables
Primarias Secundarias Analítico-
Sintético
Inductivo-
Deductivo
Experimental Estadístico Observación
Recopilar y analizar
datos históricos
X X X NA NA NA X Guía de entrevistas
Reportes de información y
datos históricos
Documento de análisis de
información histórica para el
plan de gestión
Elaborar el plan de
gestión del proyecto
X X X NA NA NA X Guía de entrevistas Plan de Gestión del
proyecto
Elaborar el enunciado
del alcance preliminar
para el plan de gestión
del proyecto
X X X NA NA NA NA Guía de entrevistas Enunciado del alcance
preliminar
Planificar el alcance X X X NA NA NA NA Guías de entrevistas
Informes de otros proyectos
similares
Plan de gestión del alcance
(EDT, Definición del
alcance)
Planificar el tiempo X X X X NA NA NA Guía de entrevistas
Informes y documentos de
otros proyectos similares
Plan de gestión del tiempo
(Cronograma)
Planificar la
comunicación
X X NA X NA NA NA Guía de entrevistas
Informes y documentos de
otros proyectos similares
Plan de gestión del
comunicación del proyecto
Planificar las Recursos
humanos
X X X X NA NA NA Guía de entrevistas
Informes y documentos de
otros proyectos similares
Plan de gestión de
Recursos humano del
proyecto
36
4 DESARROLLO
Durante este capítulo se desarrolla el contenido principal del trabajo propuesto
durante el cual se utilizarán las técnicas y herramientas, descritas previamente,
para la determinación de la situación actual, así como la planificación de la
gestión del alcance, tiempo, comunicación y recursos humanos según lo
establecen los objetivos generales y específicos.
4.1 Análisis de la situación actual
4.1.1 Breve descripción de la Empresa
Como se ha venido mencionando anteriormente, Oro Verde se caracteriza por
sus buenas prácticas en las actividades agrícolas productivas. En ella se siembra
piña, chile, tomate, lechuga, apio, culantro, cebollino, entre otros. Por otra parte,
la finca cuenta con animales como cerdos, gallinas, codornices y conejos.
Actualmente la finca se encuentra en etapa de siembra para producción.
La finca busca establecer un modelo integral con el cual se quiere aprovechar al
máximo sus recursos naturales, humanos y materiales. También se quiere ofrecer
productos o servicios bajo un sistema de desarrollo sostenible, utilizando recursos
propios, en donde se logre obtener un beneficio para la salud humana en armonía
con la naturaleza, y por supuesto con un enfoque de rentabilidad.
Un aspecto positivo a nivel social es la generación de empleo a los habitantes de
la comunidad donde se ubica la Finca. También se enseña a los vecinos del
pueblo los sistemas de producción orgánica que se aplican en Oro Verde
Quintamani, para que aquellos los que lo deseen puedan aplicarlo en sus propias
fincas. Es por esta razón que se desea aprovechar este conocimiento y
37
plasmarlo en un manual de buenas prácticas, de tal manera que pueda ser
replicado en las fincas aledañas, al tiempo que se documentan las prácticas de la
finca y se favorece el registro de memoria de empresa y el entrenamiento de
nuevo personal.
4.1.2 Propuesta de Trabajo
La propuesta de trabajo se empezó a generar desde la presentación de un
proyecto a la Alianza en Energía y Ambiente, donde se habla de la promoción
eficiente en el uso del agua con energía solar, cuyo principal objetivo es el
establecimiento y desarrollo de tecnologías apropiadas sobre una base existente
de producción agroecológica certificada en la Finca.
Este proyecto se rige por la Ley Orgánica del Ambiente #7554, la cual expresa en
el artículo 58 la necesidad de propiciar un desarrollo económico sostenible, a
través de la exploración y aprovechamiento de fuentes alternas de energía,
renovables y ambientalmente sanas y su reglamento #25705 –MINAE. De ahí
nace la necesidad de crear un manual donde se documenten las buenas
prácticas que contribuyen a mejorar la producción, utilizando de la mejor manera
los recursos disponibles, con el fin de ser eficientes y obtener rentabilidad en
armonía con el ambiente.
La empresa cuenta con la certificación orgánica BCS Oko Garantie, la cual, en
uno de sus requerimientos, pide que se lleve un control de las actividades diarias
realizadas, que le permita sistemas de máximo aprovechamiento para obtener un
rendimiento económico satisfactorio. En ese sentido, Oro Verde Quintamani debe
cumplir con los siguientes lineamientos:
38
Apoyar actividades que favorezcan un tratamiento responsable con el medio
ambiente.
Diseñar un sistema de registro técnico para todas las actividades de la
empresa.
Recomendar un sistema de manejo de desechos y residuos orgánicos e
integrarlos a un sistema productivo
Incentivar la generación de proyectos orgánicos que le permita generar a sus
productores ingresos mensuales
La empresa se compromete a brindar productos de calidad que no afecten la
salud de las personas que lo consuman.
La posibilidad de ser un modelo de finca integral, que lograría la visita de
extranjeros y nacionales, con lo que cual se generaría mayor empleo en la
zona.
También se habló sobre la posibilidad de editar folletos informativos e
ilustrativos de prácticas amigables con el ambiente.
Adicionalmente, se coordinará la realización de charlas para estudiantes
interesados en conocer más de la producción orgánica y la importancia de la
regeneración de los bosques para la recuperación de suelos y nacientes de
agua.
4.2 Gestión del Alcance
La gestión del Alcance comprende aquellos procesos requeridos para asegurar la
inclusión del trabajo demandado para el cumplimiento satisfactorio del proyecto.
En esta área de conocimiento se define lo que se incluye y lo que no se incluye en
el proyecto de Elaboración del Manual de Buenas Prácticas.
39
4.2.1 Planificación del Alcance
Esta herramienta de planificación inicia a partir del análisis de los factores
ambientales de la empresa. Esto implica el conocimiento de los procedimientos
que se aplican actualmente en el proceso de agricultura orgánica en la empresa.
Este proceso es de suma importancia para cumplir con éxito sus objetivos.
Anteriormente no se ha realizado un proyecto como éste -por lo que no existen
lecciones aprendidas-, ya que los sistemas de siembra que se utilizan en otras
fincas son los sistemas tradicionales.
Con respecto al recurso humano, es importante identificar dentro de la empresa
quienes serán las personas responsables de mantener una coordinación diaria
para el levantamiento de la información.
Una vez designados los responsables del proyecto, se definirá el procedimiento
logístico para la recolección de la información.
4.2.2 Definición del Alcance
El Acta de Proyecto se incluye en el Anexo 4 de este documento. A continuación
se presenta el detalle de la Declaración del Alcance para este proyecto:
Cuadro 2. Declaración del Alcance del proyecto
Entregable Descripción Criterios de Aceptación
Elaboración del manual
de buenas prácticas
Manual que contenga la
información de cómo
realizar las tareas de
agricultura orgánica
-Entrega del Manual de buenas prácticas que
contenga :
El empleo de los recursos renovables
responsablemente
La fertilidad de los suelos
Reciclaje de los nutrientes
40
Uso de microorganismos
Lograr con las prácticas desarrolladas
un proceso productivo que genere
ingreso a las familias
Protección de la salud humana
Otros
-Cumplir con las especificaciones técnicas
aprobadas para el diseño
Guía de Producción
Orgánica
Incluye la información
necesaria de
producción, normas
que pueden emplearse
en la agricultura,
involucrados y
actividades a realizar
-Matriz de Análisis de involucrados
-Organigrama del proyecto
-Diccionario del EDT
Programa de
Capacitación
Sistematización de la
información para
integrar a los recursos
humanos al proceso
productivo que les
permita desarrollar
habilidades y actitudes
para su mejor
desempeños en las
tareas realizadas en la
producción agrícola
-Se realizarán y documentarán las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas del sector
para el manual de buenas prácticas.
-Análisis de datos históricos en la agricultura
-Roles y Responsabilidades
-Planificar la comunicación
Una vez que el alcance ha sido planificado, es indispensable definirlo para así
delimitarlo y poder cumplir los objetivos propuestos. Para este proceso se incluye
el análisis de requisitos y las necesidades.
Mediante la medición del alcance se analizan las restricciones y se documentan
los beneficios esperados, así como también se constituye el equipo de trabajo del
proyecto.
41
Es importante mencionar que durante la vida del proyecto el alcance podría variar
de acuerdo a circunstancias presentadas con los involucrados o a nuevas
necesidades detectadas.
Objetivo Principal
Desarrollar y validar un manual de buenas prácticas para la producción
agroecológica de la Finca Oro Verde
Objetivos secundarios
Desarrollar un programa de capacitación para los trabajadores de campo de
la Empresa
Establecer la línea base del área productiva en la Empresa
Identificar principales lineamientos de la producción agroecológica
Entregables
Guía de producción orgánica
Manual con los principales lineamientos
Programa de capacitación
Beneficios esperados
Dentro de los beneficios esperados es la de documentar y estandarizar los
procedimientos de la finca para asegurar sostenibilidad y continuidad de los
objetivos estratégicos .De igual forma está motivar a las fincas aledañas a buscar
alternativas económicamente sostenibles de desarrollo, como la transformación de
42
una finca tradicional a un modelo integral con actividades compatibles y con
responsabilidad ambiental.
Crear una cultura de responsabilidad social, produciendo productos sanos
orgánicos. A su vez educar, mediante la aplicación de buenas prácticas en la
producción de hortalizas.
Supuestos
Se tiene como supuesto que ya la administración tiene conocimiento acerca de la
producción orgánica y su aplicación para la siembra.
Asimismo, asumir el compromiso del cumplimiento de las prácticas para el mejor
funcionamiento de la empresa. Conocimiento en la aplicación de los abonos a las
hortalizas.
Finalmente que se pueda establecer una relación con los productores cercanos
para la retroalimentación de información.
Factores claves del éxito
Sin duda alguna el involucramiento de los trabajadores y del gerente ayuda al
éxito del proyecto.
Por otro lado, el empoderamiento que el gerente tenga de los procesos que se
realizan juega un papel importante para facilitar la información.
43
Que la elaboración del manual permita convertir a la empresa Oro Verde en un
referente estratégico para escuelas, colegios y transmitir al visitante el principio de
sostenibilidad con la producción amigable con el ambiente.
Incorporar dentro del manual los productos y la cantidad que se siembra para
poder después comercializar con empresas exportadoras de productos
nacionales.
Exclusiones
La Implementación del programa de capacitación y la guía técnica no están
contempladas en el proyecto
Restricciones
Tiempo establecido para concluir con el manual de buenas prácticas 84
días
El enfoque del manual orientado en las ayudas visuales, debido al perfil de
los trabajadores y personas que harán uso del mismo.
El enfoque de capacitación debe adaptarse a las necesidades particulares
de productores campesinos
El proyecto deberá estar acorde con las políticas y objetivos estratégicos
de Oro Verde Quintamani
44
4.2.3 Análisis de Involucrados
La relación que el proyecto pueda establecer con los involucrados o stakeholders
identificados le permite establecer relaciones eficientes y mejorar el proceso en la
toma de decisiones. A modo de estrategia, se pretende crear correspondencia que
establezca el desempeño y el aprendizaje del equipo del proyecto para cumplir
con los objetivos.
El siguiente cuadro muestra en detalle la identificación de stakeholders y sus
temas de interés con relación al proyecto.
45
Cuadro 3. Matriz de identificación de los Posibles Stakeholders y los temas importantes a revisar con ellos
Dimensiones Stakeholders Por qué? Para qué? Con Quién? Temas
Fuentes Relevantes de
Información
Responsabilidad Gerente
Porque es la empresa
seleccionada para aplicar
buenas prácticas en
producción orgánica
Para brindar un producto de alta calidad
y amigablemente sano para las
personas
Con el encargado o
representante legal
Precios , beneficios
,condiciones ,practicas y
productos material que les pueda servir de
información
Cercanía Productores
Para compartir información
relevante en producción
orgánica
Para beneficiarse de las lecciones
aprendidas ,donde se estén realizando
prácticas como estas o para superar
obstáculos
Líder comunitario o
productor
Experiencia previa ,logística
,coordinación entre otras Plan de proyecto cronograma de
actividades
Dependientes Empresa
productivas
Responsables de la
ejecución de las operaciones Generar un alto nivel de compromiso
Con el encargado o
representante legal
Precios , beneficios
,condiciones y productos
cotizaciones y material que les
pueda servir de información
Cercanía Vecinos
Existe el riesgo de enfrentar
oposiciones pues se van a
generar cambio que pueden
generar incomodidades
Para educar y generar una cultura
responsable con el medio ambiente y los
consumidores
Líder comunitario y
miembros de familia
Compromiso con el medio
ambiente , Beneficios y apoyo
requerido
Referencias bibliográficas del
medio ambiente ,programas ,
intereses comunes, y nivel de
tolerancia en otros proyectos
Influencia
Empresa privada
Son quienes organizan las
actividades para alcanzar la
meta del proyecto
Para evitar generar interpretaciones en
el desarrollo del proyecto Director de Proyectos
Sistema de Seguimiento y
control Lecciones aprendidas de otros
proyectos
Entes reguladores
defensoría, MAG
etc)
Riesgos del proyecto
Aclarar la posición del proyecto ante sus
sistemas de verificación y aspectos
relevantes que pueden generar opinión
pública de mala categoría
Jerarquías
Compromiso con el medio
ambiente , Beneficios y apoyo
requerido Lecciones aprendidas de otros
proyectos
Prensa Opiniones sobre el proyecto
ante la comunidad y el país
Evitar posibles publicaciones que dañen
la imagen del proyecto
Directores de
noticieros, Jefes de
redacción
Compromiso con el medio
ambiente , Beneficios y apoyo
requerido Involucramiento son otros
proyectos
46
4.2.4 Organigrama funcional del proyecto
Figura 3: El organigrama indica los miembros que conforman el equipo de
trabajo
4.2.5 Roles y Responsabilidades
Mediante esta herramienta, el equipo de proyecto puede plantear y cumplir con la
integración necesaria para lograr los objetivos del proyecto. La distribución
adecuada de los roles se basará en los conocimientos y habilidades de cada
miembro que generarán un aprovechamiento más eficiente con el grupo de
trabajo.
Director del Proyecto
Administrador del proyecto
Asistente de campo 1
Asistente de campo 2
Director del Proyecto
47
Funciones
Director de Proyecto
Mantener comunicación con los demás miembros del equipo y con las
productores involucrados en el proceso
Realizar una inspección continua en el desarrollo del proyecto en su
ejecución aportando también sus conocimientos
Informar acerca de cambios durante la planeación, ejecución y cierre del
proyecto
Ejecutar actividades con el personal
Coordinar actividades de comunicación del proyecto.
Realizar reuniones con el gerente de Oro Verde Quintamani para recopilar
información relevante
Realizar entrevista a los trabajadores de campo
Administrador del proyecto
Recibir asesoría en administración de proyecto
Ser el punto de contacto entre los trabajadores de campo y el director de
proyecto
Comunicar si hubieran cambios en el presupuesto
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos
Recolectar toda la información importante para el manual
Asistente de campo 1
Coordinar la hora y el día de entrega de la compra de productos o
materiales a necesitar
Llevar un control de gastos y presupuesto del proyecto
Realizar reportes mensuales de las actividades realizadas en las siembras
48
Supervisar que los trabajadores cumplan con los requerimientos mínimos
Toma de videos y fotografías para el manual
Entrevista con los trabajadores de la empresa Oro Verde
Asistente de campo 2
Distribuir folletos o comunicados a los productores aledaños
Ayudar con la limpieza del invernadero
Asegurar el almacenamiento adecuado de las hortalizas
Colaborar con la entrega de productos
Asistir en la clasificación de materia prima
Toma de fotos y fotografías de los trabajos realizados
Entrevistas con vecinos y productos aledaños
Grabación de videos ilustrativos para el manual
4.2.6 Estructura Detallada del Desglose de Trabajo
La estructura de desglose de trabajo o EDT descompone jerárquicamente todas
los entregables que se requieren para completar el proyecto. La siguiente figura
detalla la EDT para este proyecto.
49
Figura 4. EDT del Proyecto
EDT
Elaboración de un plan un Plan de Gestión de Proyecto para el Desarrollo del
Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica para el Empresa Oro
Verde Quintamani S.A
1 Establecer la línea base del área productiva efectiva que se realiza en la
empresa
1.1 Realizar visita de campo
1.2 Recopilar Información
1.3 Visitar a productores con actividades afines
1.4 Realizar entrevista al gerente
1.5 Identificar a los involucrados
1.6 Preparar Informe final
2 Desarrollar Guía de Producción Orgánica
2.1 Contratar al personal
2.1.2 Establecer el organigrama funcional
2.1.3 Establecer roles y funciones
2.1.4 Definir actividades del proyecto
2.1.5 Establecer el secuencia miento
2.1.6 Establecer la duración de las actividades
2.1.7 Establecer los recursos de la actividades
2.2 Elaborar Plan técnico
2.2.1 Gestionar el alcance
2.2.2 Gestionar el tiempo
2.2.3 Gestionar la comunicación
2.2.4 Gestionar los recursos humanos
3 Diseñar Programa de Capacitación
3.1 Definir Costo de la Capacitación
3.2 Establecer Cronograma de la Capacitación
3.3 Definir las temáticas
3.4 Caracterizar los productos
4 Cerrar proyecto
50
4.2.7 Diccionario del EDT
Posteriormente se presenta el diccionario del EDT el cual lo respalda y
suministra información detallada para verificar los entregables del proyecto
Cuadro 4:Entregables del Proyecto
EDT Entregables Descripción Responsable
1 Establecer la línea
base del área
productiva efectiva
que se realiza en la
empresa
Establecer los elementos
necesarios que se requieren y
le permitan alcanzar los
objetivos del proyecto
Gerente de la Empresa
Director del Proyecto y el
Administrador del proyecto
1.1 Realizar visita de
campo
Coordinar aspectos de
logística, como disponibilidad,
compromisos, lugares a visitar
entre otros
Gerente de la Empresa,
Director del proyecto y
Asistentes de campo
1.2 Recopilar Información Recopilar la información
histórica de la empresa base
de datos entre otros
Administrador del Proyecto
y Asistentes de Campo
1.3 Visitar a productores
con actividades afines
Visitar a productores y vecinos
que realizan actividades afines
para estrechar vínculos y
puedan aportar conocimiento
técnico y social
Administrador del Proyecto
y Asistentes de Campo
1.4 Realizar entrevista al
gerente
Entrevistar al gerente del
proyecto para informarle
acerca de la logística
,requerimientos necesarios
para implementar el proyecto y
de igual forma nos cuente su
historia como productor
Director del proyecto y
Administrador
1.5 Identificar a los Identificar a los vecinos y Gerente de la Empresa,
51
involucrados productores activamente
involucrados en el proyecto o
aquellos cuyo interés serán
afectados positivamente en el
desarrollo del mismo
Director del proyecto,
Administrador y Asistentes
de Campo
1.6 Preparar Informe final Preparar el Informe del estado
y avance del proyecto
Director del Proyecto
2 Desarrollar Guía de
Producción Orgánica
Desarrollar un manual de
buenas prácticas en
agricultura orgánica que
facilite didácticamente las
diferentes técnicas agrícolas
que viene desarrollando la
empresa Oro Verde
Quintamani S.A
Gerente de la Empresa,
Director del Proyecto
,Administrador del proyecto
y Asistentes de Campo
2.1 Contratar al personal Seleccionar al personal del
proyecto para capacitarlo y
entrenarlo
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.1.2 Establecer el
organigrama funcional
Establecer Organigrama que
describe la organización
básica del proyecto con sus
respectivas dependencias y
jerarquías de mando
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.1.3 Establecer roles y
funciones
Establecer los roles y
responsabilidades dentro del
equipo de proyecto con la
finalidad de cumplir los
objetivos
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.1.4 Definir actividades del
proyecto
Definir los elementos de
trabajo que se llevaran a cabo
durante el transcurso del
proyecto
Director del Proyecto
,Administrador del Proyecto
y Asistentes de Campo
52
2.1.5 Establecer el
secuencia miento
Determinar el orden de
secuencia de las actividades
mediantes las dependencias
entre ellas determinando
predecesoras y sucesoras
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.1.6 Establecer la duración
de las actividades
Establecer el número de
períodos de tiempo
requeridos para completar
una actividad de acuerdo al
calendario laboral establecido
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.1.7 Establecer los
recursos de la
actividades
Establecer los recursos
humanos o materiales
necesarios para completar las
actividades requeridas
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.2 Elaborar Plan técnico Elaborar un plan técnico que
pretende crear y consolidar la
información del manual
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.2.1 Gestionar el alcance Determinar los compromisos
adquiridos de planificación
para asegurar completar
exitosamente los objetivos del
proyecto
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.2.2 Gestionar el tiempo Optimizar las tareas en
función del tiempo respetando
el cronograma de trabajo
Director del Proyecto
,Administrador y Asistentes
de Campo
2.2.3 Gestionar la
comunicación
Facilitar herramientas de
comunicación, analizar el
contenido y la forma de
distribución de la misma
Gerente de la Empresa,
Director del Proyecto y
Administrador del Proyecto
2.2.4 Gestionar los recursos
humanos
Reclutamiento de personal ,
roles y responsabilidades
Gerente de la Empresa,
Director del Proyecto y
53
Administrador
3 Diseñar Programa de
Capacitación
Desarrollar un programa de
capacitación enfocada en
identificar habilidades y
capacidades de los
trabajadores en cuanto a
técnica de producción
orgánica que sirvan de
retroalimentación y buscar una
participación activa de los
mismos a través de medios
visuales, audiovisuales,
entrevista y otros.
Director del Proyecto y
Administrador
3.1 Definir Costo de la
Capacitación
Definir un presupuesto
estimado aproximado para la
realización de la capacitación
y elaboración de manual
Administrador del Proyecto
3.2 Establecer
Cronograma de la
Capacitación
Realizar capacitación según el
cronograma establecido del
proyecto estableciendo fecha
de inicio y fin del mismo
Director del Proyecto y
Administrador
3.3 Definir las temáticas Definir los temas más
importantes que destacaran
en el manual de buenas
prácticas
Gerente de la Empresa y
Director del Proyecto
3.4 Caracterizar los
productos
Preparar un documento final
impreso donde se detalle la
información más importante
recopilada para el manual
Director del Proyecto y
Administrador
4 Cerrar proyecto Documento final del Manual
de Buenas prácticas en
agricultura orgánica
Gerente de la Empresa,
Director del Proyecto,
Administrador y Asistentes
54
de Campos
4.3 Gestión del Tiempo
4.3.1 Definición de las actividades
La definición de actividades identifica los paquetes de trabajo los cuales se
planifican en componentes más pequeños denominados actividades. Con
esto se puede estimar, establecer el cronograma, ejecutar, supervisar y
controlar el trabajo del proyecto.
4.3.2 Establecimiento de las secuencia de las actividades
La secuencia de actividades se estableció mediante juicio experto y se usó la
herramienta de software Microsoft Project.
Se definieron las relaciones de la precedencia lógica entre las actividades del
proyecto. La dependencia es de final a inicio como se muestra en la Figura 5.
55
Figura 5 Secuencia miento y duración de actividades
4.3.3 Estimación de los recursos de las actividades
La estimación de los recursos y la duración de las actividades se encuentran
directamente relacionadas entre sí, ya que la duración depende en gran
parte de la cantidad de recursos que se asignen a las actividades y su
disposición a nivel de tiempo en el proyecto.
Se procede a estimar la cantidad de días según el software Microsoft Project.
La duración total del proyecto es de 84 días –como se mostrará más
56
adelante en el cronograma Para la realización de estas actividades se
utilizarán los recursos humanos existentes en la empresa (no se contratará
personal adiciona), quienes realizan labores específicas en puestos que
desempeñan y deberán combinarlas con la dedicación al proyecto de
Elaboración del Manual.
Cabe destacar que la retroalimentación o juicio experto en esta etapa es
importante, ya que la estimación de los recursos y la duración se basan en
experiencias anteriores y en el entendimiento de los conocedores del tema.
4.3.4 Desarrollo del Cronograma
El Desarrollo del cronograma se realizó a través de la herramienta de
software Microsoft Project.
Mediante la creación del diagrama de Gantt, se especifica la línea base del
tiempo en el proyecto, su inicio y fin determinada por la secuencia de
actividades
El Director del proyecto puede tener un panorama claro con los gráficos de
Gantt que esta herramienta provee. En la Figura 6 se puede observar el
gráfico de Gantt para este proyecto.
57
Figura 6: Cronograma del Proyecto
58
4.4 Plan de Gestión de las comunicaciones
4.4.1 Planificación de las comunicaciones
Para el proyecto es importante definir la estructura de reportes, las reuniones
regulares y los comunicados que se tienen que manejar con los vecinos de la
comunidad, la administración y los empleados. La información que se transmite
depende mucho de cada cliente, por lo que es necesario planear los contenidos y
su frecuencia.
También es fundamental direccionar correctamente el flujo de la información con
la empresa y miembros de otras comunidades. Con el fin de clarificar estos
aspectos se crea una matriz de comunicación que facilite la identificación de los
mensajes efectivos y, que a su vez sirvan para mejorar la toma de decisiones
dentro del proyecto.
A continuación se presenta el cuadro 5: la matriz de comunicaciones
El administrador del proyecto será la persona responsable de elaborar los
informes o comunicados de las actividades a realizar y la información se
transmitirá por medio de boletín, cartas o algún medio que permita transmitir muy
fácil el mensaje
59
Cuadro 5: Matriz de comunicaciones
¿Qué? Audiencia Frecuencia Partes
Responsables Propósito Medida
Reunión entre el
gerente y el
administrador del
proyecto
Director y
administrador
del proyecto
Mensual Director y
administrador
Definir la viabilidad
de elaborar un
manual de buenas
prácticas orgánicas
Presentación
Oral ,
preguntas y
respuestas
Reunión entre el
gerente y el
administrador del
proyecto
Director y
administrador
del proyecto
Semanal
Director y
administrador del
proyecto
Definir los requisitos
y alcance del
proyecto
Presentación
Oral ,
preguntas y
respuestas
Documento
PFG
Reunión con los
trabajadores de
campo
Director ,
Administrador
del proyecto y
trabajadores del
campo
Semanal
Director y
administrador del
proyecto
Discusión del status
del proyecto ,
avances , riesgos ,
problemas y
compromisos
Presentación
Oral y
Documento de
Word
Reunión sobre el
avance del
proyecto
Director ,
Administrador
del proyecto y
trabajadores de
campo
Quincenal Administrador del
proyecto
Status sobre la
gestión de recursos
humanos,
designación de
material a utilizar
para el manual ,
costos ,etc.
Presentación
Oral y
Documento de
Word
Reunión con el
equipo del
proyecto
Director ,
Administrador
del proyecto y
trabajadores de
campo
Semanal Equipo de
proyecto
Estado sobre la
ejecución y
planeación de las
actividades
Presentación
Oral
,Preguntas y
Respuestas e
Informe en
Word
60
¿Qué? Audiencia Frecuencia Partes
Responsables Propósito Medida
Reunión o
comunicación
con el gerente de
la empresa
Director del
proyecto y
administrador
Quincenal o
mensual
Administrador del
proyecto
Retroalimentación en
la forma de trabajo
,cambios o nuevos
requerimientos de las
partes
Presentación
Oral , Vía
teléfono ,mail y
Documentos
Con el fin de evitar conflictos dentro y fuera del equipo del proyecto se establece
lineamientos de no realizar ningún tipo de comunicación por parte de algún
miembro, sin antes tener la aprobación del Director de proyecto. Si alguna noticia
necesita ser transmitida, será el Director el que tome la decisión y la ejecutará de
mutuo acuerdo con los encargados.
4.4.2 Proceso de Resolución de conflicto
En todo proyecto se pueden generan situaciones de conflicto que hay que saber
manejar. No solamente el Director del proyecto tiene la responsabilidad de
resolver cualquier problema sino que, todos los miembros del equipo e
involucrados, deben procurar la resolución de diferencias para no retrasar el
proyecto. El manejo adecuado de un conflicto permite la solución oportuna de los
conflictos en beneficio de los objetivos del proyecto.
Para la resolución de conflictos en este proyecto, el Director del Proyecto podría
utilizar el siguiente procedimiento:
Desarrollar una exposición del problema
Identificar las posibles causas del problema
Recopilar información y verificar las causas más probables
61
Identificar posibles soluciones
Evaluar las soluciones alternativas
Determinar la mejor solución
Revisar el plan del proyecto
Poner en práctica la solución
Determinar si el problema ha sido resuelto
Con respecto a la elaboración del manual, el Director del proyecto se hará cargo
de las actividades a realizar, en conjunto con los trabajadores de campo.
4.4.3 Proceso de seguimiento a los problemas
Este proceso se realiza mediante un sistema de informes y documentación que
permita mantener el detalle de cada uno de las actividades. Al generar esta
información, se asegura el análisis, la verificación y solución de cualquier tipo de
inconveniente presentado durante el proyecto.
El Director del proyecto es el responsable de recibir y documentar los problemas
encontrados, así como dirigir la búsqueda de una posible solución.
4.4.4 Protocolo de la comunicación
El alcance de la información debería estar limitado para los miembros del equipo
del proyecto principalmente por el gerente de la empresa quien es la persona
clave. Toda comunicación relacionada al avance del proyecto debe ser dirigida
por el Director del proyecto con el administrador del proyecto. Cada individuo
recibirá la información necesaria, por parte de estos dos involucrados, ya sea de
62
manera formal o informal, para cumplir con los roles y responsabilidades dentro
del proyecto.
4.4.5 Seguimiento y almacenamiento de la comunicación
Toda la información recibida o generada del proyecto es retenida en un lugar
seguro y designado para dicho propósito. De esta manera se mantiene en un
folder electrónico y de manera física en un expediente. Esto con el propósito de
garantizar la accesibilidad y el respaldo de la información.
Las disposiciones para el proyecto en materia de seguimiento y almacenamiento
de la comunicación son las siguientes:
Recolección de fotos serán guardadas en un archivo digital y físico para
que estas puedan ser utilizadas en el momento requerido
Recopilación de formularios de entrevistas serán almacenados en un
archivo físico para verificar cualquier información que hiciera falta
Deberán conceder una atención especial a garantizar la
complementariedad y coherencia con todas las actividades de la empresa
Oro Verde
Aplicar metodologías participativas de capacitación, investigación,
intercambio de experiencias, reconocimiento de los beneficios ambientales,
seguimiento y evaluación del proyecto.
Otras que se establezcan como prioritarias en el transcurso del proyecto
63
4.4.6 Herramientas de Comunicación
El proyecto usa las siguientes herramientas para el desarrollo de documentos:
hojas de cálculo, base de datos y demás.
Cuadro 6: Herramienta de comunicación
Tipo de Documento Herramienta Desarrollo Herramienta de
almacenamiento
Documentos Word 2007 Archivos de la empresa
Hoja de Calculo Excel 2007 Archivos de la empresa
Presentación Power Point 2007 Archivos de la empresa
E-mail Gmail Gmail
Base de Datos Word 2007 ,Acrobat ,Excel
2007 Archivo de la empresa
Documento de proyectos Word 2007 Archivos de la empresa
Diagramas /Enunciados Paint Archivos de la empresa
4.4.7 Formato de comunicación
Para efectos de tener lecciones aprendidas para futuros proyectos se deben
establecer levantamiento de la información como minutas. Asimismo, para
acuerdos se recomienda, en la medida de lo posible, que estén respaldados
mediante las mencionadas minutas, cartas o correos electrónicos.
4.4.8 Cambio en la comunicación
Los cambios en el proceso o actividades de comunicación pueden ser propuestos
por cualquier receptor o creador de información. En este sentido, se cuenta con
64
una plantilla para gestionar cambios, el cual será analizado y aprobado por el
Director del proyecto.
4.4.9 Distribución de la información
El proyecto tiene diferentes métodos de distribución de la información para que
los vecinos reciban el mensaje claro acerca de la producción orgánica, para su
posterior aprendizaje y este pueda ser replicado por los pobladores.
Como se mencionó, el plan incorpora la comunicación oral y escrita. Esta se
realiza a través de reuniones de perifoneo y de creación de un manual explicativo
e ilustrativo. En el siguiente cuadro se muestran Ventajas y Desventajas de los
métodos de distribución de la información
Cuadro 7: Ventajas y Desventajas de los métodos de distribución de la
información
Medio Tipo Ventajas Desventajas
Reuniones Oral
Pueden ser amenas y
entretenidas si se
usan presentaciones
en Power Point
Método eficaz y directo
.para transmitir
información
Genera convivencia
social y unión
alrededor del proyecto
Depende de las
habilidades del
comunicador
Probabilidad de no
prestar atención por
parte del equipo
Riesgo de no dar un
mensaje claro que
confunda al oyente y
genere dudas del
proyecto
Perifoneo Oral Medio de El mensaje a alto
65
comunicación masivo
Audiencia cautiva
Selectividad geográfica
Llama la atención
volumen genera
molesta entre los
vecinos
Riesgo de que no
genere el impacto
esperado
Manual Escrito
Credibilidad
Retención del mensaje
Aceptabilidad amplia
Comunicación directa
con los vecinos y los
clientes
No da seguridad de
resultados rápidos
Riesgo de que los
vecinos no presten la
debida atención a sus
cultivos y no aplicar
agricultura orgánica
4.5 Gestión de los recursos humanos
De los recursos referidos a la ejecución del proyecto, el principal y más difícil de
administrar es el recurso humano De cuán eficientes sean estos recursos,
depende gran parte del éxito de una empresa y de este proyecto en particular.
4.5.1 Planificar los recursos humanos
La planificación de los recursos humanos determina los roles del proyecto, las
responsabilidades y las relaciones para crear el plan de gestión del personal
(PMI,2004).
En este proyecto participan de forma activa el Director del proyecto, el
Administrador y los Asistentes de campo. Como herramienta para la planificación
se utiliza el organigrama y descripción de cargos.
66
4.5.2 Roles y Responsabilidades
Director del proyecto
Tendrá la responsabilidad de velar por el pleno desarrollo y funcionamiento
del proyecto, ya que es el primer interesado en que se cumplan las metas
propuestas.
Brindará los recursos necesarios para la ejecución del proyecto
Deberá mantenerse puntualmente informado del avance del proyecto
Aportara conocimientos y experiencia durante el desarrollo del proyecto
Deberá tomar las decisiones y hacer las declaraciones requeridas
Mantendrá una actitud de apoyo al proyecto, lo cual no significa la
ausencia de la crítica.
Administrador del proyecto
Tendrá la responsabilidad total del planeamiento y ejecución acertados del
proyecto
Deberá poseer una combinación, incluyendo una capacidad inquisitiva para
detectar posibles desvíos del programa y resolver conflictos interpersonales
Asistente de Campo 1 y 2
Serán responsables de las tareas que se encomienden del proyecto
Deberán supervisar las tareas de campo
Deberán asistir al administrador del proyecto
Habilidad de expresión y comunicación
Liderazgo en las labores
Agilidad para recopilar la información
67
Competencias centrales para los diferentes cargos
Ética
Liderazgo
Pro actividad
Iniciativa
Facilidad de expresión y comunicación
Iniciativa
Autonomía
Dinamismo
Responsabilidad
4.5.3 Organigrama del proyecto
El organigrama del proyecto se ha presentando anteriormente en la Figura 3.
4.5.4 Plan de gestión del personal
Este plan permite conocer cómo y cuándo se cumplirá con los requisitos de
los recursos humanos del proyecto
Adquisición de personal
o Director del proyecto: Es el que define el inicio del proyecto
o Administrador del proyecto: una semana antes del inicio del
proyecto
o Asistente de campo: dos días antes del inicio del proyecto
68
Horarios
El horario general para el desarrollo de las actividades será de lunes a jueves,
de 8:00 a.m. A 2:00 p.m., así mismo dependerá de las actividades a
desarrollar.
Se consideraron lo siguientes días feriados
o los días que estén establecidos por ley en el país (15 de agosto Día
de las Madres , 15 de septiembre Día de la Independencia, 18 de
octubre Día de las Culturas )
o Sábados y Domingos
Criterios de Liberación
Está previsto que todo el personal forme parte del proyecto durante todo el
ciclo del mismo. En el caso de tener que reemplazar algún miembro del equipo,
se hará la búsqueda en función del perfil necesario.
Necesidades de conformación
Este proyecto requiere del personal que posea las competencias descriptivas.
No se tiene prevista capacitación.
69
5 CONCLUSIONES
Las conclusiones correspondientes a los diferentes entregables del proyecto se
pueden expresar en los siguientes puntos:
1. La Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos permite un
ordenamiento de las actividades necesarias para lograr el objetivo del
proyecto. A su vez, permite considerar todos los temas importantes que
deben desarrollarse para alcanzar el éxito. De igual forma permitirá crear
procesos productivos eficientes en las siembras y cosechas de los productos
y la Empresa podrá ser un modelo de finca integral para los productores
nacionales y extranjeros Enfocar el valor agregado que representa usar la guía
en este proyecto y en esta organización.
2. Este Proyecto fue realizado siguiendo los lineamientos de la guía PMBOK
2004. Se tomaron en cuenta cuatro áreas del conocimiento: alcance, tiempo,
comunicaciones y recursos humanos como principales herramientas para el
desarrollo del proyecto. Las misma representan los elementos más importantes
para el desarrollo del manual debido a que esta es una empresa agroecológica
y requiere en estos momentos trabajar en la parte de documentación de sus
prácticas agrícolas
3. La Elaboración de un manual de buenas prácticas ofrece la oportunidad a la
empresa Oro Verde Quintamani de generar beneficios económicos a partir de
un mejor ordenamiento en sus prácticas agrícolas y productivas siendo más
efectivas y creando valor agregado a sus productos que salen a la venta
4. Con el alcance del proyecto se determinaron los entregables que permiten
incorporar procesos de retroalimentación con los principales actores de la
70
empresa quienes son los expertos e interesados en que se cumplan los
objetivos definidos para la elaboración del manual.
5. La empresa Oro Verde Quintamani cuenta con 84 día hábiles para completar el
proyecto y según el cronograma definido las actividades de mayor significancia
en términos de tiempo son: establecer la línea base y el programa de
capacitación estas son los principales retos que tiene la empresa que cumplir
porque esto le permitirá intercambiar información, Identificar y evaluar los
recursos necesarios para poder cumplir con el fin último de la elaboración del
manual Hablar de la ruta crítica y los retos.
6. La comunicación en un proyecto como este es indispensable, razón por la cual
la gestión de las comunicaciones fue una de las áreas mayormente
desarrolladas. Esto cobra mucha importancia si se considera que la
elaboración de los manuales y la definición de un programa de capacitación
están dirigidos a un público meta con perfil muy básico, es decir para el uso de
pequeños productores campesinos. Asimismo, el Director del proyecto se
convierte en una de las principales figuras del proceso de comunicación que
deberá poner en práctica su habilidad para interactuar con otras personas.
7. Se establecieron los roles y responsabilidades de las personas que integrarán
el equipo de proyecto, donde se muestra que el director del proyecto y el
administrador son los involucrados claves considerando que su labor es
garantizar el desarrollo global del proyecto, sin embargo, los trabajadores de
campo representan la base que alimenta ese desarrollo global se estableció
un perfil estimado .de esta manera se conoce cuales son las características
más relevantes del personal que trabajara en el proyecto.
71
8. Con la elaboración de este manual pretende crear conciencia en los vecinos,
visitantes y estudiantes de la responsabilidad social, calidad en los productos y
su contribución con el medio ambiente. con el fin de adquirir conocimientos de
utilidad para este proyecto y ser una herramienta que podrá aplicarse teniendo
un claro compromiso con los clientes.
72
6 RECOMENDACIONES
Con base en los datos recolectados y la preparación misma del plan de proyecto
se establecen recomendaciones para la empresa ejecutora del proyecto con el fin
de: mejorarlo y asegurar su implementación exitosa:
1. Se recomienda al Gerente de la empresa Oro Verde Quintamani S.A mantener
su orientación siempre hacia la producción con responsabilidad social y seguir
promoviendo el compromiso social y ambiental hacia lo interno de la empresa y
con la comunidad y vecinos aledaños, pero de forma estructurada y formal.El
plan de gestión del proyecto será una guía muy valiosa dado que sus
herramientas podrán aplicarse teniendo claro el compromiso
2. Para la ejecución, seguimiento, control y cierre del proyecto es importante que
el Director de proyecto como el Gerente de la empresa Oro Verde Quintamani
S.A realicen un análisis de la información plasmada en el manual para
garantizar solidez y confiabilidad de la información. El plan de gestión del
proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para ayudarle a
identificar, definir, combinar y unificar los mismo para dar un buen
seguimiento al proyecto
3. Una vez implementado este proyecto debe monitorearse todas las actividades
con el fin de corregir deficiencias y buscar mejoras. Toda la información que
se procese servirá de base para la continuidad del proyecto .A la vez su
aplicación a futuro quedara disponible para los productores campesinos
4. El Director de proyecto y los asistentes de campo deberían mantener
contactos estrechos con el gerente de la empresa Oro Verde Quintamani S.A
73
para captar toda la información que les pueda suministrar ya que es la
persona clave para la elaboración del manual.
5. Durante la ejecución, seguimiento, control y cierre del proyecto es importante
se documente la experiencia adquirida del personal para que forme parte de
la retroalimentación del proyecto. a la vez permite generar a la empresa un
programa de capacitación que sea estructurado y progresivo que permite
rescatar el conocimiento local y formar equipos de productores bajo un proceso
altamente participativo
6. Una vez que se realizo el análisis se busca el aprovechamiento del mismo
con el objeto de producir a futuro una generación con conciencia ambiental y
de prácticas sanas que no perjudiquen la salud del ser humano.La guía de
fundamentos de la administración profesional de proyectos le permitirá
promover un cambio de cultural organizacional (político,social,ambiental y
económico).
7. Se recomienda que la empresa realice intercambio con escuelas y colegios
que estén interesados en conocer y saber cómo se realizan buenas prácticas
agrícolas.De igual forma seria importante que Oro Verde Quintamani prestara
especial atención en la planificación de las actividades para cumplir sus
objetivos
74
7 BIBLIOGRAFÍA
Asamblea Legislativa. (1995) Ley Orgánica del Ambiente No. 7554 Costa
Rica. La Gaceta No. 215.
Chamoun ,Yamal (2002). Administración profesional de proyectos La Guía
Mc-Hill ,2002:268p .
MINAE (Ministerio de Ambiente y Energía.2007) Estrategia Nacional de
Cambio Climático. Desde http://www.wncc.go.cr .
National Geography (2009).Disponible en http://ngenespanol.com
Oro Verde Quintamani (Datos históricos 2003-2009)
Project Management Institute. (2004). Guía de los Fundamentos de la
Dirección de Proyectos. Tercera Edición. Newton, Square, Pennsylvania,
E.U.A. 392p
75
8 ANEXOS
8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto Final de Graduación
76
ACTA DEL PROYECTO
Fecha Nombre de Proyecto
13 de enero del 2010
Plan de gestión de proyectos Elaboración del manual de
Buenas práticas en producción orgánica para la empresa Oro
Verde Quintamani , utilizando la Guía de los Fundamentos de
la Administración de Proyectos PMBOK
Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):
Alcance, tiempo, comunicación y
recursos humanos
Producción Orgánica
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto
10 de febrero del 2010 10 de mayo 2010
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo General
Elaborar un plan de gestión para introducir buenas prácticas mediante la aplicaciòn de energías renovables
en la producción orgánica en ambientes controlados y de energía alternativa, aplicando cuatro áreas del
conocimiento definidas en el PMBOK.
Objetivos Específicos
-Un plan de gestión con las cuatro áreas del conocimiento para promover el uso de energías renovables
en la producción orgánica y el uso eficiente del recurso hídrico.
-Desarrollar un plan de gestión del alcance para que la administración pueda realizar sus actividades en
tiempo y forma.
Justificación o propósito del proyecto (aporte y resultados esperados)
La aplicación de buenas prácticas agrícolas y amigables con el ambiente contribuirá a la calidad de vida
de las familias, reduciendo el riesgo de enfermedades por la ejecuciòn adecuada de actividades de campo.
Desde su creación, la empresa Oro Verde Quintamanise ha convertido en un espacio de promoción para las
buenas prácticas productivas de la zona, incluyendo la producción orgánica e hidropónica, contando con la
certificación BCS de Alemania.
Actualmente, la empresa desea incursionar en un modelo productivo más eficiente, a través del uso
ambientalmente responsable del recurso hídrico, el cual ha empezado a mermar en la zona y a causar
problemas en varios cultivos agrícolas. De igual manera, la empresa ha visto la necesidad de regular los
ciclos de producción en estos cultivos, lo cual sólo será posible incorporando invernaderos para producir
bajo ambientes orgánicos e hidropónicos controlados.
En su espíritu, el proyecto es afín con lo que las políticas ambientales de Costa Rica buscan en cuanto al
aprovechamiento y manejo de los recursos naturales. Para el mismo gobierno, esta experiencia podría ser
de gran provecho, en términos de la capacitación y la transferencia de tecnología que se podría ofrecer más
adelante con el impulso de la presente propuesta, bajo un modelo de producción integral sostenible.
De tal manera que con el proyecto se generará un modelo de gestión para futuras iniciativas relacionadas
con la producción orgánica.
77
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables a finales del proyecto
Un plan de Gestiòn que permita la implementaciòn de buenas prácticas agricolas y el uso eficiente del
agua con energía solar.
Supuestos
Que se cuente con la información de la empresa necesaria para la realizacion del plan
Se tiene acceso a los recursos para el proyecto y la posible aplicación en la empresa
Que el plan se realice en los plazos establecidos
Restricciones
Que existan otras actividades prioritarias para el gerente de la empresa que no permita una
buena comunicaciòn
Tiempo establecido para el cierre del proyecto
Que existan factores externos adversos que dificulte la elaboraciòn del plan
Información histórica relevante
Hoy en dìa en el sector agricola se utiliza muchos contaminantes que perjudican el ambiente y existe
mucho la presencia de plagas .Debido a esto y otros factores El Gerente desde hace mas de cinco
años ha venido haciendo esfuerzos a travez de Oro Verde Quintamani que es una empresa dedicada al
desarrollo de actividades agroecológicas, para propiciar el ejercicio de actividades amigables con el medio
ambiente, la comercialización de productos orgánicos, asistencia técnica y formulación de propuestas y
proyectos en las áreas de producción agropecuarias, agroecología, industria forestal, agroindustria,
distribución y facilitación de tecnología limpia y apropiada.
El Empresa Trabaja en algunas áreas estratégicas: Producción agroecológica, Producción Orgánica y
Abastecimiento de Mercados Locales. Con esto lo que se pretende en el plan es abordar las 4 areas de
conocimienta
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Cliente(s) directo(s):
Posibles productores que quieren aplicar practicas amigables con el ambiente
Profesores Lectores
Profesores Tutores
Gerente del Proyecto
Administrador del proyecto
Cliente(s) indirecto(s):
Campesinos
Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales
Cámara de Turismo
78
Vecinos
Aprobado por:
Ramiro Fonseca Macrini
Firma:
Valeria Gutierrez Valle
79
8.2 Anexo 2: EDT del Proyecto Final de Graduación
80
81
8.3 Anexo 3: Cronograma del Proyecto Final de Graduación
82
8.4 Anexo 4: Acta del Proyecto Elaboración de un Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica
83
Fecha Nombre de Proyecto
09 de Febrero del 2010
Elaboración del manual de Buenas práticas en producción orgánica
para la empresa Oro Verde Quintamani
Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):
Alcance, tiempo, comunicación y recursos
humanos
Producción Orgánica
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto
05 de Agosto del 2010 30 de noviembre 2010
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo General
Desarrollar y validar un manual de buenas prácticas para la produción agroecológica de la Finca Oro Verde.
Objetivos Específicos
-Establecer la línea base del área productiva en la Empresa
-Identificar principales lineamientos de la producción agroecológica
-Desarrollar un programa de capacitación para los trabajadores campo de la Empresa
Descripción del producto y entregables
El Producto es un Manual de Buenas Prácticas en producción orgánica. este debe ser un ser un medio documental
de las prácticas en producción orgánica para la Finca Oro Verde. Es importante destacar que el manual debe tener un
fuerte enfoque ilustrativo y gráfico, considerando el perfil del trabajador de la finca.
Se busca que con este manual se documenten las prácticas que permiten responder a la demanda de de productos
orgánicos, más sanos ,de mejor calidad y amigables con el ambiente. Tambien será útil para compartir las prácticas
con otros productores interesados en este tipo de producción.
Utilizando la guía de fundamentos PMBOK , tomaremos como base la gestión del alcance, tiempo, comunicaciones y
recursos humanos para establecer las actividades de planificación de la elaboración de los siguientes entregables:
Guía de producción organica
Manual con los principales Lineamientos
Programa de capacitación
Necesidad del proyecto
Oro Verde Quintamani se especializa en la producción orgánica. Es por ello que se tiene la necesidad de realizar un
esfuerzo conjunto entre la gerencia, la administración y los trabajadores que permita documentar un manual de
buenas prácticas de producción agrícola orgánica, sanas y amigables con el ambiente .
Este manual será de gran importancia para la empresa, ya que al contar con una certificación orgánica requiere
documentar sus prácticas,a la vez que la generación de este conocimiento por escrito y con ilustraciones- permitirá
facilitar su aplicación en otras fincas aledañas que han mostrado interés en este enfoque de producción.
Lo importante de este manual es que estos sistemas de producción estan orientados a proteger el ambiente natural,
causar el menor impacto al momento de la producción y hacer uso adecuado de los recursos naturales.
84
Justificación de impacto
Si bien la producción orgánica permite disminuir el uso de productos con agroquímicos no sanos para el ser humano y
para el ambiente, también pretende generar una actitud de responsabilidad social hacia el medio ambiente, los
consumidores y productores. Esto a través del aprendizaje y la puesta en práctica en el núcleo familiar, por medio de
un manual de buenas prácticas agrícolas.
Hoy en día hablar de agricultura sostenible hace referencia a todo lo que engloba las diferentes prácticas agrícolas y
sistemas de producción que satisfacen el principio básico de sostenibilidad, respondiendo positivamente a problemas
que enfrente la agricultura tradicional ,convencional y moderna
Restricciones
Tiempo establecido para concluir con el manual de buenas prácticas .
Recursos económicos limitados para destinar al proyecto.
Disponibilidad de tiempo del gerente, quien es el depositario de un importante porcentaje de la información
que se va a documentar en el manual.
El enfoque documentación del manual tiene que estar muy orientado en las ayudas visuales, debido al perfil
de los trabajadores y personas que harán uso del mismo.El enfoque de capacitación tiene la limitante del
perfil de trabajadores que harán uso de la información, por lo que debe adaptarse a las necesidadess
particulares de este público.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Gerente de la empresa
Productores
Vecinos
Empresa privada
Estudiantes
Director del Proyecto:
Valeria Gutiérrez Valle
Aprobado por el patrocinador del proyecto:
Alberto Chinchilla Cascante
Nombre del gerente de la empresa
Firma: