OTYS Recruiting Technology Versie 3 · Start van fase 2 - de voorwaarden Deze fase kan pas van...
12
Plan van aanpak OTYS Recruiting Technology Versie 3.0
Transcript of OTYS Recruiting Technology Versie 3 · Start van fase 2 - de voorwaarden Deze fase kan pas van...
Plan van aanpak
OTYS Recruiting Technology
Versie 3.0
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
OTYS Recruiting Technology
OTYS Academy
Datum
3-9-2013 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 3905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00 - 17.00 uur. T: +31 (0) 318 - 584 900 T: +31 (0) 900 - 666 666 9 (Customer Support) F: +31 (0) 318 - 508 938 E: [email protected] (Algemeen) E: [email protected] (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" 92130 Issy les Moulineaux T : +33(0) 1 80 18 06 00 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 534 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +32 (0) 9 324 11 60 F: +32 (0) 9 324 11 61
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Versiemanagement
Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document.
Versie Datum Auteur Omschrijving
3.0 03-09-2013 OTYS Academy Bestaande document geplaatst in nieuwe format
(inclusief versiebeheer).
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Inhoudsopgave Introductie .................................................................................................................................. 5
Fase 1: De Voorbereidende fase ................................................................................................ 6
Start van fase 1 – de voorwaarden ........................................................................................................... 6
Fase 2: De Start fase .................................................................................................................. 8
Fase 3: De Bouw- en Inrichtingsfase ......................................................................................... 9
Fase 4: De Opleveringsfase ...................................................................................................... 10
Fase 5: De Live fase .................................................................................................................. 11
Overzicht van het OTYS ............................................................................................................. 12
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Introductie
Voorbereiding tot een snelle succesvolle implementatie en inrichting.
Voor u ligt het document dat leidraad is bij een OTYS implementatietraject. Het doel van dit
document is om u een compleet overzicht te geven van de stappen die wij gezamenlijk gaan
zetten. Na het doornemen van dit document is u duidelijk wat er van u verwacht wordt en wat
u van OTYS mag verwachten. Ook bent u op de hoogte van de opeenvolgende stappen in het
proces, zodat u te allen tijde weet waar we staan.
Het document bestaat uit een visuele weergave van het proces waarbij verduidelijkt wordt
welke stappen er genomen worden. Daarnaast wordt per fase gedetailleerd uiteengezet wat
het doel is van deze stap en wat er voor benodigd is. De volgorde van de stappen worden
aangegeven met een opvolgend cijfer, wat wij van u verwachten staat bovenaan om u zo
direct inzichtelijk te geven wat uw acties in het proces zijn.
Het is van essentieel belang dat u dit document zorgvuldig doorleest.
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Fase 1: De Voorbereidende fase
Deze fase is bedoeld om alle voorbereidingen te treffen om het project succesvol te laten
verlopen. De rollen, verantwoordelijkheden en planning worden duidelijk uiteengezet en
benodigde gegevens worden verzameld. Ook krijgt u direct uw BackOffice opgeleverd
waardoor u alvast gevoel krijgt in het werken met OTYS.
Start van fase 1 – de voorwaarden
Deze fase is van start gegaan, omdat het getekend contract bij OTYS binnen is gekomen. U
heeft zojuist de welkomstmail ontvangen met daarin dit document als bijlage. Wij vragen u
deze mail en dit document aandachtig door te lezen.
Stap Wie Actie in deze fase Document
1 OTYS U ontvangt de opstartmail met uw login gegevens
en de contactpersonen van OTYS.
2 Klant
U stuurt ons de gebruikersgegevens van de
overige OTYS gebruikers in Excel formaat toe -
Aan de hand van deze gegevens, die u oplevert,
wordt het OTYS systeem voor algemeen gebruik
ingericht.
Gegevens.xls aan
3 Klant
U geeft de datum door waarop het design wordt
opgeleverd - Uw designpartij heeft u
aangegeven wanneer zij het webdesign
kunnen opleveren. Wij hebben dit design nodig
om de website op te kunnen bouwen. Vandaar
dat deze datum voor de voortgang van het
project belangrijk is. U stemt dit af met uw
designer en geeft dat aan ons door. Indien er
een bestaand design is, ontvangen wij dit graag.
Mail datum aan
4
OTYS
Web
Developer
De Webdeveloper ontvangt uw respons op
bovenstaande punt 2 en 3 en stuurt u de
inloggegevens van de overige gebruikers die zijn
aangemaakt o.b.v. uw Excel document.
Mail met
inloggegevens aan u
5
OTYS
Project
Consultant
De OTYS Project Consultant bepaalt in overleg
met u de data voor alle Consultancy afspraken
van uw implementatietraject.
Tevens ontvangt u van ons een
voorbereidingsdocument voor de Project Start
up. Optioneel: En stuurt u de Excelsheets voor
imports.
Mail met bevestiging
Consultancy afspraken
en alle handleidingen.
Optioneel: Excelsheets
voor imports.
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
6
OTYS
Content
Manager
De OTYS Content Manager stuurt u een
document waarmee u uw content kan
aanleveren die op de website geplaatst moet
worden.
Eindpunt van fase 1
Deze fase eindigt wanneer:
De benodigde documenten zijn ontvangen door beide partijen
De opleverdatum van uw webdesign is aangeleverd bij onze afdeling web
development.
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Fase 2: De Start fase
In deze fase wordt de website bouwplanning gemaakt en beginnen uw consultancy
afspraken.
Start van fase 2 - de voorwaarden
Deze fase kan pas van start gaan als alle stappen in fase 1 afgerond zijn.
Stap Wie Actie in deze fase Document
1 OTYS
U levert het design aan – Het design voor uw
website wordt door u of uw designbureau aan
de OTYS Webdeveloper gestuurd. Dit wordt in
.PSD formaat geleverd.
Webdesign in .PSD
aan
2 Klant
Optioneel: U levert importbestanden aan – Voor
automatische import van uw gegevens hebben
wij van u nu de bestanden nodig.
Optioneel: De .XLS
ingevuld sturen aan de
OTYS Consultant
3
Klant &
OTYS
Project
Consultant
U volgt de Project Start Up (PSU). Tijdens de
Project Start Up bespreken we deze instructie
en de planning van uw project. Daarnaast lopen
we het door u ingevulde document aan met uw
voorkeuren voor uw systeeminrichting. De OTYS
Project Consultant beantwoord uw vragen en
adviseert u op basis van zijn/haar kennis. Aan
het einde van de PSU weet u wat de
vervolgstappen in uw traject zijn en is er een
finaal inrichtingsdocument. Op basis van dit
document zal uw back office ingericht worden.
4
OTYS
Web
Developer
De OTYS Web Developer gaat van start met de
bouwinstructie en verstuurd na afronding de
bouwplanning en domeinformulieren.
Bouwplanning en
domeinformulieren.
Eindpunt van fase 2
Deze fase eindigt wanneer:
De benodigde documenten zijn ontvangen
De eventuele importbestanden zijn aangeleverd
De PSU heeft plaatsgevonden
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Fase 3: De Bouw- en Inrichtingsfase
In deze fase wordt het systeem ingericht en de website gebouwd. Indien er inrichting van een
consultant benodigd is voor rapportages of instellingen, is dit de fase waarin dat plaatsvindt.
Start van fase 3 - de voorwaarden
Deze fase kan pas van start gaan als u de PSU heeft gevolgd, de handleidingen hebt
ontvangen en weet hoe de inrichting werkt. En optioneel de importgegevens hebt
aangeleverd.
Stap Wie Actie in deze fase Document
1
OTYS
Functioneel
Consultant
De OTYS Functioneel Consultant vult het systeem
aan de hand van het document dat tijdens de
PSU is vastgesteld.
2 Klant U stuurt de ingevulde domeinformulieren retour.
Fax de
domeinformulieren
retour op 0318–
508938; of mail het
wachtwoord,
gebruikersnaam en
contactgegevens aan
3 OTYS Web
Developer
De OTYS Web Developer bouwt uw website op en
bereidt het domein voor op basis van de door u
aangeleverde domeinformulieren.
4
OTYS
Content
Manager
De OTYS Content Manager zorgt ervoor dat de
content in uw website geplaatst wordt, op basis
van het door u aangeleverde document.
5 OTYS
Consultant
Optioneel: Indien er rapportages of extra module
inrichting nodig is, richt consultancy dit in
tijdens deze periode.
Eindpunt van fase 3
Deze fase eindigt wanneer:
De systeem inrichting afgerond is
Wanneer de domeinformulier ingevuld retour zijn
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Fase 4: De Opleveringsfase
In deze fase wordt de website opgeleverd en gereed gemaakt voor livegang.
Start van fase 4 – de voorwaarden
Deze fase kan pas van start gaan als de systeem inrichting afgerond is en de ingevulde
domeinformulieren zijn ontvangen.
Stap Wie Actie in deze fase Document
1 OTYS Web
Developer
Levert uw website op - U ontvangt een mail met
de mededeling dat de website opgeleverd is en
de URL waar deze te vinden is. NB: Dit is altijd
www.yourit.nl/xxxxxx/ (x is altijd de eerste 6
letters van uw bedrijfsnaam).
Mail met URL en
acceptatieformulier
aan u
2
Klant &
OTYS
Project
Consultant
U volgt de Project Wrap Up (PWU). De Project
Wrap Up vindt plaats na de oplevering van de
website. Tijdens deze afspraak wordt het
systeem en de website aan u opgeleverd en
loopt u deze met de OTYS Project Consultant na.
Eventueel kunt u direct kleine wijzigingen
doorvoeren.
3 Klant
U geeft akkoord voor oplevering systeem en
website - U tekent een acceptatieformulier en
faxt dit aan OTYS.
Fax het
acceptatieformulier
naar OTYS: 0318 –
508938.
4 Klant
U geeft akkoord voor livegang website en e-mail
- De teksten staan goed en de site s gereed om
aan de hele wereld te tonen!
Mail met datum
livegang
5 OTYS Web
Developer Zet website en e-mail live.
Mail met bevestiging
aan u
Eindpunt van fase 4
Deze fase eindigt wanneer:
U de PWU heeft gevolgd
Het acceptatieformulier is aangeleverd
Uw website en e-mail live gegaan is
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Fase 5: De Live fase
In deze fase worden alle OTYS gebruikers van uw organisatie getraind in de dagelijkse
processen van het OTYS systeem. Dit is de Usertraining. Uw OTYS Consultant- en
Webdeveloper dragen u over aan de OTYS Support desk voor al uw vragen.
Start van fase 5 – de voorwaarden
Deze fase kan pas van start gaan als uw website en e-mailaccounts ‘live gezet’ zijn.
Stap Wie Actie in deze fase Document
1
Klant &
OTYS
Consultant
U en uw collega’s volgen de Usertraining -
Tijdens de Usertraining zal het primaire werving
& selectieproces in OTYS aan de orde worden
gesteld. In grote lijnen houdt dit in: het
aanmaken van een relatie en contactpersoon;
creëren van vacatures en ze online plaatsen;
kandidaat gegevens verwerken in OTYS en
kandidaten matchen, koppelen en voorstellen.
Ook worden overige modules als de email,
agenda, reminders en profiler behandeld.
Usertrainingen worden in groepsverband
gegeven, u ontmoet zo ook andere OTYS
klanten. Let op! Vergeet uw inloggegevens niet.
2
Klant &
OTYS
Consultant
De Key-user(s) van uw bedrijf worden getraind in
het functioneel beheer van uw OTYS systeem. U
kunt op deze manier onder andere zelf uw
website, statussen, match criteria en andere
instellingen in uw systeem aanpassen.
3 OTYS
Consultant
Draagt u over naar de Support Desk. Tijdens de
Usertraining instrueert uw OTYS Consultant u in
het gebruik van de OTYS Support Desk.
Eindpunt van fase 5
Deze fase eindigt wanneer:
Alle OTYS gebruikers van uw organisatie getraind zijn
U geïnstrueerd bent in het gebruik van onze OTYS Support Desk
OTYS Recruiting Technology 3 september 2013
Overzicht van het OTYS
Implementatietraject
Digitaal Naslagwerk
De volgende documenten kunt u vinden op de pagina: www.otys.nl/projectbestanden.
1. Het Plan van Aanpak, digitaal
2. Excelbestanden voor het aanleveren van de gebruikersgegevens
3. Excelbestanden voor het aanleveren van de gegevens voor import
4. Domeinformulieren
5. Handleidingen
Het acceptatieformulier kunt u hier niet terugvinden omdat deze klant specifiek zijn.
