Organiseren en uitbesteden van Technisch Beheer en Onderhoud

TVVL Zuid-Holland16 november 2015Capelle a/d IJssel

Introductie Aart de Jong

1988 TU Delft werktuigbouw koudetechniek & klimaatregeling

Service en Onderhoud -> Beheer en Onderhoud

Installateur – Leverancier – Adviseur - Opdrachtgever

Sinds 1998 zelfstandig ondernemer Tiberius Maintenance

Samenwerking OG en ON en optimalisatie processen beheer en onderhoud

Dit jaar bij Kontek / Brink Groep manager inventariseren

Integraliteit bouwkundig inspectie met installatietechnisch advies

Netwerken: TVVL – NVDO – ISSO – PDH – FMN

Organiseren en uitbesteden van Technisch Beheer en Onderhoud

1. Inleiding

2. Duurzaam Beheer en Onderhoud (DBO)

3. ISSO 101 Onderhoud en Onderhoudscontracten

4. Organisatorische en uitbestedingsaspecten

5. Resumé

ISSO publicatiereeks DB&O e.d.

4

Positionering ISSO publicaties DBO

Contractors

Onderhoudspartij(en)Management

ContractmanagerOperationeel personeel

Prestatie-Indicatoren

Prestatie-Indicatoren

Facilitaire organisatieManagement

Beheerder

Gehuisveste organisatieManagement

Gebruiker / Huurder

VastgoedorganisatieEigenaar

Beheerder

Uitvoeringsverantwoordelijkheid

MateriedeskundigeAdviseur / Inspecteur

Duurzaam Beheer en Onderhoud

101

102 103

104

105

106

107

ProjectpartijManagementProjectleider

100

Beheer overeenkomst

SLA

OH contract

Onderhoud: De tijdens de levensduur van een gebouw ononderbroken uit te voeren reeks van inspecties, onderhoudsbeurten, wijzigingen en herstelwerkzaamheden, die nodig is om te waarborgen dat gebouw en (het functioneren van) gebouwinstallaties in overeenstemming met de beoogde uitgangspunten blijven.

Duurzaam Beheer en Onderhoud: Een manier van beheer en onderhoud waarbij de prestaties van het gebouw en de installaties op het niveau als beoogd (terug)gebracht en in stand gehouden worden , waarbij tevens deze prestaties geborgd worden op de lange termijn.

ISSO 101 Onderhoud en onderhoudscontracten

• Begrippen en definities– Beheer

– Onderhoud

– Duurzaam Beheer en Onderhoud

• Normen en publicaties• Bedrijfsmatige beschouwing• Inhoudelijke beschouwing• Contractvormen• Keuze voor een contractvorm

Beheer: Alle managementactiviteiten gerelateerd aan onderhoudsdoelen, strategieën, verantwoordelijkheden en uitvoering, waarbij planning, beheersing, verbetering en financiën centraal staan.

Wat levert Duurzaam Beheer en Onderhoud op?

• What’s in it for me?

• Afhankelijk van de positie in de keten

• Welke kant wil je op?

• Prettiger binnenklimaat

• Betere arbeidsprestaties

• Lager energieverbruik

Belangrijke aspecten opdrachtgever en opdrachtnemer

Belangen bij opdrachtgever en opdrachtnemer

Doelmatige besteding van resources en middelen (kwaliteit en kosten)

versus

Winstmaximalisatie (omzet en rendement)

Maar voor beiden geldt:

Reputatie en relatie als functie van de tijd

Weer veel managementtaal…

Waar draait het allemaal om?

• €

• Macht

• Belang

Wie betaalt bepaalt…

Maar is dit altijd de opdrachtgever??

Opdrachtgever initieert in ieder geval wel…

+visieplan vanaanpak

vaardigheden middelenprikkels verandering=+++

verwarringvaardigheden prikkels middelenplan vanaanpak

+++ =

Een nieuwe situatie =

Visie

Vanuit belang Opdrachtgever worden de uitgangspunten bepaald:

• Tijdspanne

• Ambitie (kwaliteit)

• Budget

Richting (missie, visie, doelen; normen en waarden)

Ruimte (scope, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)

Resultaat (kwaliteit, beloning)

Rekenschap (borging)

Demarcatie uitbesteden, RIE!

Expert ise op

de markt

Commercieel

risico

VGWM risico’s

ja LaagLaag

HoogHoog

nee

MAKE COOPERATE COOPERATE

Kerncompetent ie

in huis

ja

MAKE

BUYX5X2 X3 X4

nee

X1

Waarde creat ie

BUY

ja nee

ORGANISATIE (P1) FINANCIEEL (P3)EXTERNE CONTEXT (P2)VEILIGHEID, GEZONDHEID,

WELZIJN en MILIEU (P4)

Zelf of d.m.v. inspanningscontract resultaatcontract

prestatiecontract

Onzekerheden in visie?• Marktconsultatie• Kennis in netwerken• Bepaal competenties (kennis, vaardigheden, ervaring)• Bepaal strategie (concurrentie of samenwerking)• Bepaal contractvorm

• Maar let op: alles draait om €, macht en belang• Denk ook aan samenhang Reputatie – Relatie - Ruil

+visieplan vanaanpak

vaardigheden middelenprikkels verandering=+++

visie frustratievaardigheden prikkelsplan vanaanpak

+ + =+

Een nieuwe situatie =

Middelen

• Software en ICT systemen (FMIS, Assetmanagement, ERP)

• Beeld t.a.v. Gebruik – Beheer – Techniek => ISSO 104, 106

• Exploitatie informatie, scope, assetlijst, etc. => ISSO 105

• Overdracht uit realisatie => ISSO 107

• Contract => ISSO 101= afgeleide van de strategie en situatie

• Inspanningscontract– Schriftelijke overeenkomst voor het leveren van een activiteit zonder resultaatverplichting

voor de opdrachtnemer

– In een inspanningscontract, bestemd voor het onderhoud aan gebouwen en

gebouwgebonden installaties, wordt vastgelegd dat bepaalde inspanningen op het gebied van

het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden (bestek) worden uitgevoerd. Deze worden in

het contract in meer of mindere mate gedetailleerd beschreven.

• Resultaatcontract– Schriftelijk vastgelegde overeenkomst voor het door de opdrachtnemer bereiken van een

overeengekomen resultaat binnen een bepaalde periode

– In een resultaatscontract bestemd voor het onderhoud aan gebouwen en gebouwgebonden

installaties worden bepaalde resultaten van de te verrichten onderhoudswerkzaamheden in

meer of mindere mate gedetailleerd vastgelegd.

NEN 2776 (NL) Vastgoed – Termen en definities

Praktijkrichtlijn NPR 2777:2014Leidraad voor het opstellen van onderhoudscontracten voor vastgoed

Onderhoudscontracten ISSO 101

Resultaatcontract

Inspanningscontract

Opdrachtgever Opdrachtnemer

samenwerking, vertrouwen, transparantie

Leverancier/klantKlant/leverancier

Onderhoudscontracten, anders…

Resultaatcontract

Richting, Ruimte, Resultaat, Rekenschap

Omzet Doelmatig Rendement

Metafoor: het gebouw als de koets

De reis naar een resultaatcontract Duurzaam Beheer en Onderhoud• De paarden: de technische onderhoudspartij(en)• De koetsier: facilitair en vastgoed managers/beheerders• De passagier: de opdrachtgever (eigenaar), en gebruikers gehuisveste organisatie• De koets: Het gebouw en de technische installaties

Het reisdoel: Een comfortabele of betere situatie, kwalitatief en/of financieel• De weg:

• Traditioneel Beheer en Onderhoud (gebruik makend van de aanwezige onverharde wegen met hobbels en kuilen)• Duurzaam Beheer en Onderhoud (geasfalteerde en comfortabele weg vraagt investeringen/inspanningen in het wegennet

Training voor de passagier:

- Hoe organiseer ik de reis? Training voor de koetsier:

- Hoe realiseer ik de reis?

De paardenfluisteraar:De adviseur die paarden en koetsier traint

Paarden achter de wagen ( vaak bij inspanningscontract)• Te veel gericht op taken• Verkeerde uitvraag, niet juist omschreven• Was eenvoudig aan te besteden• Echter geen gezamenlijk doel• Dan paarden achter de wagen

Risico’s (frustraties)

Paarden los van de teugels (vaak bij prestatiecontract)• Te veel gericht op prestatie-indicatoren• Verkeerde PI’s• Eenvoudig aanbesteed met verlegging van risico’s• Dan paarden los van de teugels

Paarden aan de teugels; samen naar het beoogde effect (kan bij resultaatcontract)• Stelt eisen aan opdrachtnemer EN opdrachtgever (willen en kunnen)• Vertrouwen en samenwerking voorwaarde• Gezamenlijke waardecreatie en delen van de winst• Na concrete visievorming aan te besteden• Juist gekozen contractvorm

+visieplan vanaanpak

vaardigheden middelenprikkels verandering=+++

visie ongerustheidprikkels middelenplan vanaanpak

++ =+

Een nieuwe situatie =

Vaardigheden

• CompetentieKennis, vaardigheden, ervaring

• Juiste termen en definities => ISSO 101, NEN normen, W&R

• Juiste contractvorming

• Juiste contracten

Onderhoudsconcept

• Per deelsystemen

• Bepaal Onderhoudsstrategie

• SGO = Storing Gestuurd OH (uitval)

• GGO = Gebruik Gestuurd OH (tijd)

• TGO = Toestand Gestuurd OH (conditie)

• Strategiekeuze voor korte termijn

(Regulier onderhoud)

of lange termijn

(Groot vervangingsonderhoud)

kan verschillen

1

Kans op een

storing klein

Technisch systeem

of component

3

Kans op een

storing toenemend in

de tijd

2

Gevolg van storing

ernstig

4

Spreiding

storingsinterval

klein

5

Meetbaarheid

toestand goed

6

Ontwerp te

modificeren

nee

nee

nee

ja

ja

nee

SGOnee

GGOja

TGOja

ja

Modificatieja

nee

Criteria Herbezien

Tijd t1 t2t0 t3

Conditie of

prestatie

100%

Min. niveau

Het degradatieproces

CGO

Risicogestuurd onderhoud (RGO)

• Onderhoud waarbij prestatie-eisen door de Technisch Dienstverlener worden gegarandeerd en waarbij de verantwoordelijkheid aan de Technisch Dienstverlener wordt overgedragen.

• Bijvoorbeeld bij kritische assets wordt op basis van risicoprofielen vastgelegd welke eisen er moeten worden nagekomen (bijvoorbeeld t.a.v. beschikbaarheid, betrouwbaarheid (storingen) en doelmatig onderhoud) vereist zijn en wordt het onderhoudsregime hierop aangepast.

Conditiegestuurd onderhoud (CGO)

• Onderhoud dat er op is gericht om een installatie in een bepaalde (minimale) conditie (conform NEN2767) te brengen en houden.

• Conditiegestuurd onderhoud bestaat primair uit een voorgeschreven toestandinspectie. Daarbij wordt de opgenomen toestand vergeleken met een norm.

PDCA in technisch beheer en onderhoud

L

Prev. en Corr. Onderhoud PlanWettelijke inspecties

Keuringen

Planmatig en planbaar Klein Vervangend

Onderhoud

Preventief Onderhoud

Visuele inspecties NEN2767

Visuele inspecties

UitvoeringPreventief en Correctief Onderhoud Plan

Aanvullend Planbaar Peventief enCorrectief Onderhoud

Niet planbaar Correctief en Preventief Onderhoud

Rapportage, analyse en afstemmingOverleg, audits, inspecties, reviews

VervolgactieAlsnog directe uitvoering binnen OPEX

(Voorlopig) niet uitvoeren van vervolgactiviteiten

Doorschuiven naar Lange termijn Onderhoud

(CAPEX)

Lange termijn Onderhoud PlanMJOP en Jaarplan

Planmatig en planbaar Groot Vervangend

Onderhoud

Overige projectenUitvoeringJaarplan

OpleveringsprocedureControle overdracht naar beheer en onderhoud

VervolgactieAfhandelen restpunten

Garantieonderhoud

Overdracht naar beheer en onderhoud

Lange termijn Onderhoud

Korte termijn Onderhoud

RGO

CGO

+visieplan vanaanpak

vaardigheden middelenprikkels verandering=+++

tredmolenvisie vaardigheden prikkels middelen++ + =+

Een nieuwe situatie =

PvA = projectmatige aanpak

Zorg voor:

Organisatie (configuratiemanagement)

Informatie (assetlijst)

Tijdspanne (uitbestedingsproces, implementatie, contract)

Geld (budget en tijd)

Kwaliteit (scherp beeld, duidelijke afspraken)

Risicobeheersing (escalatiemodel, anticipeer op kansen)

GOTIK-R

Keuzemodel contractvorming (ISSO 101)

1. Indeling technische systemen en bepaling kriticiteit

2. Bepaling mate van uitbesteding

3. Bepaling onderhoudsbehoefte

4. Bepaling onderhoudsconcept en werkpakket

5. Bepaling contractvorm

6. Selectie contractpartij

7. Afsluiting onderhoudscontract

zelf uitbesteden lease

TGOGGOSGO MOD

Inst. A

resultaatinspanningcapaciteit prestatie

Inst. B

Inst. C

Inst. D

I - IV II - IV III - IV IV

aankondiging

aanmelding

selectie

uitnodiging

inlichting

inschrijving

beoordeling

gunning

implementatie

uitvoering

Aanbesteding & duurzaam inkopen…

Aanbestedingstraject

• Initiatief

• Selectie

• Voorbereiding (ontwerp, bestek)

• Aanbesteding

• Gunning

• Implementatie en nazorg

• Realisatie en exploitatie

Duurzaam inkopen

• Handleiding Duurzaam Inkopen

• Criteria voor de kwalificatie van de leverancier (3.2.1)

• Minimumeisen aan product, dienst of werk (3.2.2)

• Gunningcriteria (3.2.3)

• Contractbepalingen (3.2.4)

Outputspecificatie (ook) t.b.v. prestatiecontracten

Algemeen:

• Veiligheid

• Wet en Regelgeving

• Conditie

• Functionaliteit

• Beschikbaarheid

• Betrouwbaarheid

• Klanttevredenheid

• Duurzaam beheer

• Kosten en kwaliteit

• Binnenklimaat

• Innovatie

Zie ook Platform Duurzame Huisvestinghttp://www.platformduurzamehuisvesting.nl/prestatiecontract/

Systeemgerichte contractbeheersing

Bron: Systeemgerichte contractbeheersing – anno 2011

Zicht op de kwaliteitsborging opdrachtnemer d.m.v. toetsniveaus:• Systeem• Proces• Product

Het inkoopproces anders…

Best Value Procurement:1. Vereist aanpassing van opdrachtgever, opdrachtnemer én

adviseur.2. Laat omschrijving invulling over aan opdrachtnemer.3. Beoordeling o.b.v. prestatieonderbouwing, risicodossier,

kansendossier en interview.4. Kunst van het loslaten en controleren op afstand.5. Goed te combineren met Systeemgerichte contractbeheersing

+visieplan vanaanpak

vaardigheden middelenprikkels verandering=+++

visie weerstandvaardigheden middelenplan vanaanpak

+ =++

Een nieuwe situatie =

Risico’s• Weerstand, niet willen veranderen…

• Spelregels worden veranderd…

Verandering

Implementatie

Aanbesteding Resultaat

Systeemgerichte Contract BeheersingOrganisatie – Proces - Product

+ effect!

Winnaarsdriehoek…

Prikkels, commitment• Nut of noodzaak,

kunnen versus willenorganisatie – persoon – branche

• Achterliggend doel, motief:

– €

– Macht (kennis)

– Ideaal (technisch of

kwalitatief doel)

Aanklager Redder

Slachtoffer

Aanklager Redder

Slachtoffer

Feedback

geven en vragenHelpen

Doen

Maslov…Dramadriehoek…

Resumé

• Gebruik ISSO publicatie DBO 101 als basis voor organisatie en uitbesteding technisch beheer en onderhoud

• Initiatief / regie bij Opdrachtgever

• Positie, belang en macht zijn bepalend voor het succes van verandering

• Nieuwe situatie is maatgevend voor juiste contractvorm