Ontbureaucratiseren

1

Minder regels,meer blauw op straat

Ontbureaucratisering bijde Nederlandse politie

Voorwoord

Voor u ligt het rapport 'Ontbureaucratisering bij de politie'. Bureaucratie is

het onderwerp van de discussie die in menig sector heden ten dagen gevoerd

wordt. De politieorganisatie maar ook de overheid en onze samenleving ken-

merkt zich de laatste decennia door een verregaand proces van

bureaucratisering. Alles moet in procedures en op schrift gesteld worden.

Verantwoording en controle kan alleen via papieren regels en systemen. De

vraag is nu waarom dit in onze samenleving en organisaties nodig is. Bureau-

cratie kan gezien worden als �gestold wantrouwen�. Afspraken, toezeggingen

en overeenkomsten zijn nagenoeg alleen afdwingbaar indien ze op papier

zijn gesteld. De waarde van mondelinge afspraken is erg gering. Eigenlijk is

er sprake van onvoldoende vertrouwen tussen mensen. Papier lijkt meer

waard te zijn dan het woord van een persoon. Pas op het moment dat het

vertrouwen in mensen toeneemt, is aanpak van ontbureaucratisering echt

mogelijk.

Gedurende het veldonderzoek dat de Politievakorganisatie ACP onder haar

leden verrichtte, is gebleken dat ook het ministerie van Binnenlandse Zaken

en Koninkrijksrelaties, het Nederlands Politie Instituut (NPI) en diverse korp-

sen zich bezighouden met de vraag:

�Hoe kan de politieorganisatie ontbureaucratiseerd worden?�

Dit rapport is een verslag van de vraag die ACP-voorzitter Joop Vogel stelde

in Politiebericht van september 2002. Hij sloot het artikel als volgt af:

�Als u voorstellen hebt om de bureaucratie bij de politie aan te pakken, dan

nodig ik uit mij daarover de schrijven, te faxen of te mailen. Ik verwacht en

hoop op veel ideeën en creativiteit.�

De afgelopen maanden heeft de ACP dan ook heel wat reacties van haar le-

den mogen ontvangen. Hieruit kwam vooral naar voren dat er sprake is van

vele ergernissen over regels en procedures die de werkzaamheden in de

politiepraktijk er niet gemakkelijker op maken.

De Politievakorganisatie ACP is van mening dat arbeid meer is dan beloning

alleen. Dus geen ontbureaucratisering omdat het geld bespaart, maar

ontbureaucratisering omdat dit het werk aangenamer en beter uitvoerbaar

maakt. Bovenal wil de ACP dat haar leden plezier hebben in- en trots zijn op

hun werk. Door het terugdringen van het aantal regels bij de Nederlandse

politie, kunnen de politiemannen en vrouwen weer doen wat zij het liefst

doen: de straat op en hun vak uitoefenen.

Leusden, augustus 2003

2



Samenvatting

Naar aanleiding van geluiden van ergernis van haar leden omtrent het onder-

werp bureaucratisering bij de politie, heeft de Politievakorganisatie ACP be-

sloten een inventarisatie van de knelpunten in de praktijk te maken. In

Politiebericht van september 2002 heeft de ACP haar leden gevraagd een

kritische blik te werpen op procedures en werkzaamheden die binnen de

politieorganisatie bureaucratie in de hand werken.

Aan het begin van dit rapport staat beschreven dat het onderwerp bureaucra-

tie binnen de politie door meerdere partijen serieus wordt genomen. Zowel

vanuit de politiek, de politieregio's zelf als vanuit de vakorganisatie wordt

onderzoek naar het onderwerp verricht. Hieruit moet naar voren komen

welke werkzaamheden veranderd kunnen of moeten worden, om het politie-

werk weer dichter bij haar primaire taken te brengen, te weten:

Handhaving van de openbare orde en hulpverlening;

Opsporen van strafbare feiten.

Werkwijze

Van de hand van ACP-voozitter Joop Vogel verscheen in Politiebericht van

september 2002 een artikel waarin ACP-leden nadrukkelijk gevraagd is naar

hun ervaringen op het gebied van bureaucratie binnen het politiebestel. Daar-

bij was een drietal vragen -opgenomen in een format- leidend:

I. Welke procedures en werkzaamheden komen volgens u in aanmerking

voor ontbureaucratisering?

II. Wat zou er moeten veranderen?

III. Hoe zou dat volgens u moeten gebeuren?

De ACP heeft ongeveer 60 reacties ontvangen. Deze reacties waren afkom-

stig van politiemensen van alle rangen en standen uit vele verschillende re-

gio�s. Slechts een aantal mensen heeft zich aan de format gehouden. Velen

hebben hun ongenoegen in een brief of e-mail kenbaar gemaakt.

De reacties zijn ondergebracht in een achttal categorieën: Wetten, regels en

procedures, Administratie, Omgevings(f)actoren, Automatisering, Leiding-

gevenden, Justitie en Openbaar Ministerie, Ministerie van Binnenlandse Zaken

en Koninkrijksrelaties en (Re)organisatie. Sommige categorieën worden uit-

eengezet in subonderwerpen en verduidelijkt met behulp van citaten uit de

reacties van ACP-leden, andere worden puntsgewijs voorgelegd.

Conclusie

In het kort kan gezegd worden dat een groot aantal werkzaamheden en pro-

cedures vanuit de praktijk is aangedragen. Daaruit wordt geconcludeerd dat

met name onderwerpen onder de categorie Wetten, regels en procedures bij-

dragen aan de bureaucratisering bij de politie. Een aantal van deze (bijvoor-

beeld het 'lik-op-stuk beleid') zorgt voor uitermate bureaucratische handelin-

gen en levert niet te vergeten dubbele werkzaamheden op. Alhoewel voor-

zichtigheid geboden is, mag wellicht gesteld worden dat een overdaad aan

bureaucratie niet alleen slecht is voor de flexibiliteit van de organisatie, maar

dat het ook zijn weerslag zal hebben op de arbeidsvreugde voor de indivi-

duele werknemer - in dit geval de medewerkers van de Nederlandse politie.

3



Inhoudsopgave

Deel I

Aanleiding ................................................................................................ 4

Doel ......................................................................................................... 4

Opbouw ................................................................................................... 4

Ontwikkelingen ........................................................................................ 5

Ontbureaucratisering - definitie ............................................................... 5

Regeringsverklaring ................................................................................. 6

Beheer en verantwoording van beleid ...................................................... 7

Geschiedenis ............................................................................................ 7

Gevolgen.................................................................................................. 8

Terugnemen van sturing .......................................................................... 8

Deel II

Veldonderzoek ......................................................................................... 9

Inleiding ................................................................................................... 9

Werkwijze ................................................................................................ 9

Resultaten ................................................................................................ 9

Wetten, regels en procedures ................................................................... 11

Administratie ........................................................................................... 15

Omgevingsfactoren .................................................................................. 16

Automatisering ........................................................................................ 19

Leidinggevenden ...................................................................................... 20

Justitie / Openbaar Ministerie ................................................................... 21

Ministerie van BZK ................................................................................... 23

Reorganisatie ........................................................................................... 23

Conclusie ................................................................................................. 25

4



Deel I

Aanleiding

De Politievakorganisatie ACP behartigt de belangen van meer dan 21.000

Nederlandse politiemensen. Om dat goed te kunnen doen, is het van groot

belang dat er nauw contact is tussen de ACP en haar leden op de werkvloer.

Hierdoor ontstaat een realistisch beeld van de praktijk van het politiewerk.

En in die praktijk is bureaucratie aan de orde van de dag.

Steeds vaker bereiken de ACP signalen van leden die dagelijks te maken

hebben met vele regels en procedures die het werk er niet gemakkelijker op

maken:

�In de ruim tien jaar bij deze baas komen er telkens weer véél meer formulie-

ren bij. In het begin kon je je �ei� kwijt in een relaas, maar nu moet je voor elk

liflafje een nieuw formulier aanmaken. Naar mijn idee, en zoals ik om mij

heen hoor van vele andere collega�s, zijn de computersystemen er niet voor

ons, maar zijn wij er om de systemen in te vullen.�

Tijd voor de ACP om het onderwerp �bureaucratie bij de Nederlandse politie�

eens serieus te bekijken. Daarom verscheen van de hand van ACP-voozitter

Joop Vogel in Politiebericht van september 2002 een artikel waarin ACP-leden

nadrukkelijk gevraagd is naar hun ervaringen op het gebied van bureaucratie

binnen het politiebestel. Hoe uit bureaucratie zich in het dagelijks werk? Op

welke manier zou het anders geregeld kunnen of móeten worden? Met an-

dere woorden: hoe kan de politie zich ontbureaucratiseren?

Dit witboek is een verslag van reacties uit de praktijk.

Doel

Het doel van dit rapport is om in eerste instantie aandacht te vragen voor het

onderwerp bureaucratie bij de politie. Een bron van vele ergernissen, maar

pas wanneer de reacties eens stelselmatig in kaart worden gebracht, wordt

duidelijk waar de zere plekken zich bevinden. Wellicht geeft dit verslag een

eerste aanzet tot een kritische discussie in het kabinet met als uiteindelijk

doel het terugdringen van bureaucratie binnen de politieorganisatie. Want

minder administratieve en procedurele rompslomp leidt tot meer blauw op

straat, en daarmee zijn we terug bij de precaire discussie in de Nederlandse

samenleving anno 2003.

Opbouw

De opbouw van dit rapport is als volgt: ten eerste zal een korte beschrijving

worden gegeven van de huidige ontwikkelingen op het gebied van

ontbureaucratisering. Dit schetst het kader waarin dit rapport geplaatst moet

worden. Daarna zal aan de hand van de definitie van bureaucratie worden

duidelijk gemaakt wat in het licht van dit onderzoek bedoeld wordt met

ontbureaucratisering. Vervolgens komt de opzet van het veldonderzoek door

de ACP aan bod. Daarna zullen de resultaten worden besproken, om uiteinde-

lijk af te sluiten met een conclusie.

5



Ontwikkelingen

De Politievakorganisatie ACP is duidelijk niet de enige organisatie die ervan

overtuigd is dat de bureaucratie bij de politie teruggedrongen moet worden.

Nadat het artikel in Politiebericht verscheen, zijn vele reacties vanuit verschil-

lende richtingen binnengekomen. Daarbij is gebleken dat op verschillende

gebieden reeds onderzoeken worden verricht omtrent bureaucratisering.

Deze onderzoeken variëren van een specifiek aspect van het onderwerp

bureaucratisering tot een zeer algemeen onderzoek op dit gebied waarbij de

gehele politieorganisatie tegen het licht zal worden gehouden. Zo verscheen

in juni 2002 het rapport �Persoonsnummerbeleid in het kader van identiteits-

management� van de hand van de ambtelijk adviescommissie Van Thijn in

opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Hieruit vloeit het advies voort om het persoonsnummerbeleid binnen de

overheid beter te organiseren. Gedacht moet worden aan een Burger Service

Nummer (BSN) dat gelijk is aan het Sofi-nummer. In plaats van registratie on-

der vele verschillende identiteitsnummers, wordt één nummer voorgesteld

dat in elk contact tussen burger en overheid(sinstanties) gelijk is.

Tevens ontving de ACP een brief van het Nederlands Politie Instituut (NPI).

Hierin wordt verhaald over de aankondiging van het kabinet inzake de inte-

grale veiligheidsrapportage van oktober 2002. Hier vloeit een Interdeparte-

mentaal Beleidsonderzoek (IBO) uit voort naar weten regelgeving die een

bureaucratische belasting vormen en die mogelijk belemmerend werken voor

de uitvoering van de politietaak. Deelnemende partijen zijn de ministeries

van Financiën, van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, van Justitie en

van Defensie. Daarnaast zijn ook vertegenwoordigers van de politie (via het

NPI) en het Openbaar Ministerie betrokken. De eerste resultaten worden na

de zomer van 2003 inzichtelijk gemaakt.

Tenslotte is bekend dat in verschillende regio�s, zoals onder andere Gooi en

Vechtstreek, werkgroepen zijn opgericht om binnen het korps een inventari-

satie te maken van onderwerpen en maatregels die (overmatig) bijdragen aan

bureaucratie.

Tegen deze achtergrond wil ook de Politievakorganisatie ACP een bijdrage

leveren aan het belichten van het onderwerp bureaucratie in het dagelijks

werk van haar leden.

Wat is ontbureaucratisering?

Voordat getracht wordt de (ont)bureaucratisering bij de politie te beschrijven,

is het goed om vast te stellen waar over gesproken wordt. Van Dale (2002)

hanteert de volgende definitie:

bu·reau·cra·'tie (de ~ (v.))

1 toestand waarin alles volgens de regels en met papieren en formulieren

geregeld wordt => ambtenarij, ambtelijke molen

2 het hele apparaat van ambtenaren

Een �toestand� waarin alles volgens de regels en met papieren en formulieren

wordt geregeld. Vanuit de literatuur kan dit beeld aangevuld worden. In zijn

structurering van organisaties beschrijft Mintzberg (1979) de machine-bu-

reaucratie, waaronder ook de politieorganisatie kan worden geschaard:

6



�Bij deze configuratie moet vooral gedacht worden aan bijvoorbeeld een

hoofdpostkantoor van een grote stad, een verzekeringsmaatschappij, een

grote overheidsorganisatie, een vliegtuigmaatschappij, een grote autofabriek,

etcetera.

Figuur 1: De machinebureaucratie

Bij de machinebureaucratie zit de technostructuur duidelijk op het vinken-

touw. Het belangrijkste coördinatiemechanisme is dan ook standaardisatie

van het werkproces. In termen van de ontwerpparameters kan de organisatie

als volgt gekarakteriseerd worden: het kent sterk gespecialiseerde (zowel

horizontaal als verticaal) routinematige taken op de operationele kern die

zich bijzonder goed lenen voor formalisatie en standaardisatie. De organisa-

tie-eenheden zijn groot, en de differentiatie is vooral functioneel van aard. Er

is sprake van een beperkte mate van horizontale centralisatie, en er bestaat

een scherpe scheiding tussen lijn en staf.

Over het algemeen betreffen het grote organisaties, die al menig decennia

bestaan. De gehanteerde technologie staat sterke regulering toe, en de om-

geving van de organisatie is niet complex, en overwegend stabiel.�

Deze typologie toont aan dat het �logischerwijs- voor een organisatie als de

politie niet mogelijk is om zonder de nodige bureaucratie te functioneren.

Desalniettemin kan en móet wel gewerkt worden aan het terugdringen van

een aantal (overbodige) regels en procedures waaraan de medewerkers van

de politie moeten voldoen. Niet alleen zijn deze een bron van ergernissen

voor de meeste dienders, zij belemmeren hen tevens in de uitvoering van

hun primaire taak: het handhaven van de openbare orde en hulpverlening, en

het opsporen van strafbare feiten. Daarom pleit de ACP namens haar leden

voor ontbureaucratisering.

Regeringsverklaring

Ook in de regeringsverklaring van 26 juli 2002 wordt gesproken over

ontbureaucratisering. Het CDA stelt:

�Een aantal problemen, verbonden aan onderwijs, zorg, integratie en veilig-

heid, dat de afgelopen jaren teveel op zijn beloop is gelaten moet nu echt

worden aangepakt. Dit begint met concrete maatregelen voor

ontbureaucratisering. Dat houdt in minder regels, meer vrijheid voor scholen

en zorginstellingen, zodat zij de vrijheid en de verantwoordelijkheid hebben

om zelf initiatieven te ontwikkelen voor het verbeteren van het onderwijs en

het wegwerken van de wachtlijsten. Ontbureaucratisering betekent bijvoor-

beeld ook minder regels die er nu nog toe leiden dat initiatieven in het be-

techno-

structuur

strate-

gische

top onder-

steunende

staf

middel-

management

uitvoerend niveau

7



drijfsleven worden gesmoord, zodat het investeringsklimaat in Nederland

verbeterd wordt. Als je alleen al kijkt naar de administratieve lasten voor het

midden- en kleinbedrijf, moet je constateren dat daarmee 8 miljard euro is

gemoeid. Het weghalen van die regels zal het nodige op kunnen leveren.

Ontbureaucratisering houdt ook in minder regels voor gemeenten, provincies

en burgers.�

De noodzaak van ontbureaucratisering is dus ook tot het kabinet doorge-

drongen. Opvallend in het betoog van Verhagen is echter dat veiligheid in de

eerste alinea wordt aangehaald, maar verder niet in zijn verhaal over

ontbureaucratisering voorkomt. Waarom wordt gepleit voor het verbeteren

van de kwaliteit van het onderwijs door vermindering van het aantal regels,

en wordt dit niet voorgesteld voor de politie zodat werkelijk gewerkt kan

gaan worden aan de problemen op het gebied van veiligheid (zoals hij stelt)?

Daarnaast wordt in dit betoog ontbureaucratisering gelijk gesteld aan de gel-

delijke opbrengsten. Afschaffing van regels zou euro�s kunnen opleveren.

De Politievakorganisatie ACP is van mening dat arbeid meer is dan beloning

alleen. Dus geen ontbureaucratisering omdat het geld bespaart, maar

ontbureaucratisering omdat dit het werk aangenamer en beter uitvoerbaar

maakt. Bovenal wil de ACP dat haar leden plezier hebben in- en trots zijn op

hun werk. Door het terugdringen van het aantal regels bij de Nederlandse

politie, kunnen de politiemannen en vrouwen weer doen wat zij het liefst

doen: de straat op en hun vak uitoefenen.

Beheer en verantwoording van beleid

Geschiedenis

Bij de reorganisatie van de Nederlandse Politie in 1994 veranderde niet alleen

de geografische indeling van de politie (van 148 gemeentepolitie korpsen en

het korps Rijkspolitie naar 26 regiokorpsen en het KLPD) maar ook het be-

heer van de politie. Tot de reorganisatie waren de verantwoordelijkheden en

bevoegdheden ten aanzien van het beheer van de politie met name in han-

den van destijds de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justi-

tie. De regiokorpsen werden toen zogenoemde zelfstandige bestuursorganen

(ZBO's) waarbij een groot deel van de verantwoordelijkheden en bevoegdhe-

den ten aanzien van het beheer van de Minister van Binnenlandse Zaken en

Justitie werd gedecentraliseerd. Wijlen mevrouw Dales (destijds Minister van

Binnenlandse Zaken) definieerde het als volgt �de Minister voert het beheer

over de politie op afstand�. In die tijd is door niemand de vraag gesteld wat

de Minister hiermee bedoelde.

Hetzelfde gebeurde op het gebied van de verantwoording van het beleid. De

Politiewet was in veel opzichten niet duidelijk over welk democratisch orgaan

het primaat had bij het stellen van prioriteiten en het te voeren beleid t.a.v.

opsporing en handhaving van de openbare orde. In latere discussies werd

nogal eens gesproken over het zogenaamde �democratisch gat� in de Politie-

wet.

8



Gevolgen

Voor beide thema�s waren de consequenties groot. Het �beheer op afstand�

bleek, tot ongenoegen van veel politici in de Tweede Kamer, eigenlijk niets

voor te stellen. De vergelijking van een �leeuw zonder tanden� drong zich

daarbij op. In de praktijk bleek de Minister van Binnenlandse Zaken de grip

op de politie volledig kwijt te zijn. Er waren geen instrumenten ontwikkeld

om het beheer op afstand vorm te geven. Gevolg: geen zicht op de financiële

positie van veel regiokorpsen. Ook bleek de Minister van BZK pas in te kun-

nen grijpen op het moment dat een korps nagenoeg failliet was met alle (per-

sonele) gevolgen van dien. Ieder korps was op nagenoeg alle terreinen auto-

noom. Dit heeft forse desinvesteringen tot gevolg gehad (bijvoorbeeld ten

aanzien van huisvesting, automatisering, voertuigen, enz.).

Voor wat betreft de verantwoording van het beleid kan het zelfde gesteld

worden. Behalve dat de burgemeesters van de gemeenten verantwoordelijk

bleven voor openbare orde en veiligheid was de sturing en de controle op het

te voeren opsporings- en handhavingsbeleid ver te zoeken. Zowel centraal

(Tweede Kamer) als decentraal had men geen grip op de politie.

Het �terugnemen� van de sturing - te ver doorgeslagen?

Eind jaren �90 is de Minister van BZK, onder druk van de Tweede Kamer, be-

gonnen met het �terugnemen� van de sturing op de politie op het punt van

het beheer en verantwoording van beleid. Dit is gepaard gegaan met een

enorme bureaucratie die tot op de dag van vandaag enorme hoeveelheden

papier tot gevolg heeft. In plaats van een visie te ontwikkelen op de wijze

waarop �beheer op afstand� vorm gegeven moest worden, werd gegrepen

naar het sturen door middel van geld. Een discussie over de rol van de korps-

beheerder als verantwoordelijke voor het beheer in relatie tot de taak van de

Minister van BZK is niet of nauwelijks gevoerd. Wel is het zo dat het beheer

van de korpsen nu volgens strakke budgettaire kaders verloopt. Doordat ook

andere partijen hun rol en positie op dat punt opeisen is de politie verstrikt

geraakt in een enorme papierwinkel waarvan nut en noodzaak op veel pun-

ten nauwelijks aantoonbaar zijn. De politie zelf valt terug op de oude stelre-

gel dat zij ondergeschikt is aan het bevoegd gezag en derhalve alle heren (en

dames) moet dienen. Indien de politiek de bureaucratie bij de politie echt

terug wil dringen zou een principiële discussie gevoerd moeten worden over

het beheer van de politie. De consequenties van de keuzes die dan gemaakt

worden dienen vervolgens door iedereen aanvaard te worden. Vervolgens

dient een instrumentarium ontworpen te worden waarbij de gemaakte keu-

zes daadwerkelijk tot uitvoering gebracht kunnen worden.

Op het gebied van de verantwoording van beleid geldt een soortgelijke situa-

tie. Ook hierbij is niet voldoende duidelijk welk democratisch orgaan het pri-

maat heeft bij het stellen van beleidsprioriteiten. De ruimte in de bedrijfsvoe-

ring voor het uitvoeren van de beleidsprioriteiten is beperkt waardoor er

sprake is van een waar gevecht over de besteding daarvan (bijvoorbeeld be-

paalt de Tweede Kamer de prioriteit bij mensensmokkel of het Regionaal Col-

lege de verkeersveiligheid). De verantwoording van de beleidscyclus is te-

vens een ware bureaucratische moloch terwijl het slechts over een zeer be-

perkt deel van de capaciteit binnen het politieapparaat gaat. Ook hierbij is de

verhouding tussen centraal en decentraal onvoldoende helder met dezelfde

gevolgen zoals beschreven bij het beheer.

9



Deel II

Veldonderzoek

Inleiding

De voorzitter van de ACP, Joop Vogel, begon zijn artikel in Politiebericht met

het volgende citaat, afkomstig van een uitspraak van een aspirant van politie:

�Als ik had geweten dat ik veertig procent van mijn tijd aan papierwerk kwijt

was, had ik me nog wel twee keer bedacht over een baan bij de politie.�

Deze uitspraak staat niet op zichzelf. Naar aanleiding van vele andere verha-

len van leden stelde de voorzitter de vraag om eens kritisch naar het dage-

lijks werk te kijken, en om opbouwende voorstellen aan te dragen die de

bureaucratie binnen de politie kunnen verminderen. Daarbij was een drietal

vragen - opgenomen in een format - leidend:

Welke procedures en werkzaamheden komen volgens u in aanmerking

voor ontbureaucratisering?

· Wat zou er moeten veranderen?

· Hoe zou dat volgens u moeten gebeuren?

De ACP heeft ongeveer 60 reacties ontvangen. Deze reacties waren afkom-

stig van politiemensen van alle rangen en standen uit vele verschillende re-

gio�s. Slechts een aantal mensen heeft zich aan de format gehouden. Velen

hebben hun ongenoegen in een brief of e-mail kenbaar gemaakt.

Werkwijze

De reacties zijn bestudeerd en genummerd. Uit elke reactie zijn de onderwer-

pen geïnventariseerd. Vervolgens zijn de onderwerpen in rubrieken onderge-

bracht, en is geturfd op aantallen. Aan de hand van de frequentie van de aan-

gehaalde onderwerpen kan een zekere prioritering worden vastgesteld. On-

der de paragraaf �resultaten� worden de onderwerpen weergegeven. Deze zijn

gerangschikt in volgorde van frequentie, dat wil zeggen dat de meest ge-

noemde onderwerpen als eerste besproken worden. Met behulp van citaten

worden sommige onderwerpen verduidelijkt. Andere onderwerpen worden

puntsgewijs gepresenteerd. Waar mogelijk wordt in een kader een mogelijke

oplossing, aanbeveling of tip gegeven. Tenslotte wordt afgesloten met een

conclusie.

Resultaten

Meermalen is in de reacties gelezen dat de ACP-leden erg positief zijn over

het initiatief van de ACP:

�Eindelijk iemand die de moeite neemt het onderwerp bureaucratie bij de poli-

tie serieus te bekijken! Het voornemen een inventarisatie omtrent de werk-

wijze van de politie te houden moedig ik ten zeerste aan.�

�Een mooi initiatief van de ACP om de bureaucratie binnen de politie be-

spreekbaar te maken. Het is te hopen dat dit initiatief van de ACP ertoe kan

bijdragen, dat de werkzaamheden van de diender gericht worden om de poli-

tie professioneel en efficiënt te laten werken. Geen woorden maar daden,

daar is iedereen bij gebaat.�

10



Hieruit blijkt nogmaals dat medewerkers van politie gebukt gaan onder de

bureaucratie die zij op hun werk continu tegenkomen. Tijd voor een inventa-

risatie.

De in de reacties aangehaalde onderwerpen zijn onderverdeeld in acht cate-

gorieën. Onderstaand schema toont de frequentie waarin ACP-leden de on-

derwerpen hebben aangehaald.

Categorie Voorbeeld Reacties

1 Wetten, regels en procedures - Proces Verbaal 45

- Lik-op-stuk beleid

- Wet Terwee

- Pepperspray / DNA aanvraag

- Belastingstelsel i.c.m. dienstvoertuigen

2 Administratie - Administratieve overlast 42

- Grote dossiers

3 Omgevings-(f)actoren - Verzekeringsmaatschappijen 40

- Burgers

- Gemeenten

- Hulpverlening 40

4 Automatisering - Dienstbaarheid aan� 17

- Koppeling systemen

- Overmatige beveiliging

5 Leidinggevenden - Vergadertijd 15

- Verantwoordelijkheid

- Functiewaarderingsgesprekken

6 Justitie / Openbaar Ministerie - Kopieer- en stempelwerk 10

- Wanneer proces verbaal

7 Ministerie van BZK - Rapporteren m.b.v. Gids 7

- Landelijke beleidscyclus vereenvoudigen

8 (Re)organisatie - Capaciteitsmanagement 4

- Ontbreken korte lijnen

Tabel 1: gecategoriseerde frequentietabel onderwerpen voor

ontbureaucratisering

Het is duidelijk dat vooral de eerste drie categorieën volgens de ACP-leden

een bijdrage leveren aan de bureaucratie binnen de politieorganisatie. Hieron-

der zullen de verschillende onderwerpen aan de hand van praktijk-

voorbeelden worden uitgewerkt.

11



1. Wetten, regels en procedures

De categorie wetten, regels en procedures omvat een breed scala aan onder-

werpen. Vele werkzaamheden bij de politie zijn natuurlijk vastgelegd in do-

cumenten om standaardisering in het werk aan te brengen. Naast het feit dat

het onmogelijk is om regels en procedures af te schaffen, is dit ook niet wen-

selijk. Het is echter wel mogelijk en nodig om te bekijken uit welke regels en

procedures overbodige stappen kunnen worden gefilterd. ACP-leden hebben

de volgende voorbeelden gegeven. Hierbij moet voor ogen worden gehouden

dat sommige regelingen regionaal bepaald zijn � zij hoeven niet voor de ge-

hele nationale politie te gelden.

Proces-Verbaal

Het proces-verbaal (PV) komt in veel reacties naar voren als onderwerp dat

bureaucratie in de hand werkt. Het PV wordt bijvoorbeeld opgemaakt door

een verbalisant, en moet vervolgens weer ingevoerd worden in het HKS sys-

teem. Dit is dubbel werk.

Het PV moet volgens sommigen veel te snel worden opgemaakt, zoals bij

verkeersongevallen. Van iedere aanrijding, hoe klein ook, moet een

aanrijdingstatistiek gemaakt worden en van iedere voorrangskwestie een

compleet PV. Het relaas daarin is te omslachtig.

�De afhandeling van het schriftelijk werk is momenteel je reinste bureaucra-

tie. Er zal gekeken moeten worden welke formulieren bij een proces-verbaal

door de diender moeten worden ingevuld en welke formulieren van een pro-

ces-verbaal door een administratief medewerker kan worden ingevuld. Laat

de diender bij het opmaken van een PV zich alleen bezig houden met de ver-

klaring van de aangever(s), getuige(n) en verdachte(n).�

Bij sommige zaken, zoals kleine verkeersongevallen en bele-

diging van ambtenaar in functie, zou een mini-pv en (indien

nodig) een flinke boete afdoende zijn.

Een systeem dat bij de opmaak van PV belangrijke gegevens

automatisch in HKS noteert.

Heel veel PV's zouden gestandaardiseerd kunnen worden,

zodat het een eenvoudige invuloefening wordt.

Imprime-verbalen (of: imprime-vormige dossiers, = dossiers

die zichzelf invullen na het inbrengen van de nodige gege-

vens zoals personalia en tijdstippen) waar het OM genoegen

meeneemt.

Lik-op-stuk beleid / AU procedure

In sommige regio's wordt voor een aantal zaken (zoals milieudelicten) een

'lik-op-stuk beleid' - ook wel de AU procedure- gehanteerd. Dit houdt in dat

middels een mini (of verkort) proces-verbaal (PV) de verdachte binnen enkele

weken een transactievoorstel krijgt. Wanneer deze transactie niet wordt be-

taald, dan moet de verbalisant alsnog een uitgebreid PV opmaken. Probleem

is echter, dat verdachte soms pas betaalt nadat het tijdrovende PV-dossier is

opgemaakt en ingezonden. Het dossier verdwijnt dan in de prullenbak.

Er is bij de politie een systeem (GIDS) om de processen-verbaal te tellen. De

lik-op-stuk PV's worden in dit systeem niet meegenomen. Het is dus zo dat

12



men een zogeheten 'fake dossier' op moet maken zodat de lik-op-stuk PV's

toch meegeteld worden. Dit is dubbel werk!

Boete niet meer accepteren op moment dat opdracht is gege-

ven om een uitgebreid PV te maken. Tevens moet de (gelde-

lijke-) eis ter zitting hoger uitvallen dan de aangeboden

transactie.

Genoegen nemen met het eerste verkorte PV. Nu is het dub-

bel werk om tweemaal een PV voor dezelfde zaak te maken.

Koppelen van systemen in GIDS.

Wet Terwee

De wet Terwee verruimt de mogelijkheden voor slachtoffers om de geleden

schade te verhalen op de dader gedurende het strafproces. De richtlijn Ter-

wee kent drie belangrijke uitgangspunten: slachtoffers moeten correct en

waar nodig persoonlijk bejegend worden, zij moeten duidelijke en relevante

informatie krijgen en er moeten in een zo vroeg mogelijk stadium schade-

regelingen worden getroffen tussen daders en slachtoffers (www.minjust.nl).

�Kom vooral aangifte doen bij de politie, dan krijg je in het kader van de Wet

Terwee (bijna standaard) een brief mee dat we als politie een enorm onder-

zoek hebben ingesteld naar aanleiding van de aangifte, maar helaas geen

dader gevonden� Hoezo volksverlakkerij en extra administratieve handelin-

gen? Krijg je die brief niet meteen mee, dan een maandje later per post��

Niet iedereen een Terwee-brief geven, een telefoontje is veel

persoonlijker.

Pepperspray

Vanaf 14 oktober 2002 is de procedure �Melding gebruik pepperspray� van

kracht. Na gebruik van pepperspray door de politie moeten direct vier formu-

lieren worden ingevuld. De procedure is in het belang van evaluatie en regis-

tratie:

De betrokken politieman of �vrouw vult het �Meldingsformulier geweld-

aanwending tegen personen� in;

De leidinggevende van betreffend persoon vult het �Meldingsformulier

geweldaanwending� en het formulier �Beoordeling gebruik pepperspray�

in;

De HovJ vult voor iedere voorgeleide verdachte die bespoten is met pep-

perspray het �HovJ-formulier ten behoeve van pepperspray monitoring�

in.

Bovengenoemde formulieren, het proces verbaal en de mutatie moeten bin-

nen vijf dagen na het incident doorgestuurd worden naar de regionaal aange-

wezen contactpersoon.

Nagaan of het daadwerkelijk nodig is dat zoveel formulieren

worden ingevuld na gebruik.

13



DNA-regelgeving

De procedures rond DNA-regelgeving zijn uitermate tijdrovend. Bijvoorbeeld

in de regio IJsselland circuleren 38 verschillende formulieren varierend op

bevel van de Officier van Justitie tot de rechter-commissaris als onzinnig be-

leefd wordende communicatie met derden.

De regelgeving zou zich met name moeten richten op

kwaliteitsaspecten en niet op allerlei als niet van deze tijd te

beschouwen rechtsbeschermingsconstructies. Geeft de poli-

tie meer ruimte om binnen haar eigen verantwoordelijkheid

DNA-monsters (zoals wangslijmvlies) af te nemen en deze te

laten analyseren en in de databank te laten opnemen. Te-

vens zou bij iedereen die in verzekering gaat automatisch

foto, vingerafdruk en DNA moeten worden afgenomen. Als

blijkt dat de verdachte vrijuit gaat, kan het materiaal uit de

databank verwijderd worden.

Wet BOB

De Wet Bijzondere Opsporing Bevoegdheden leidt tot de nodige bureaucratie.

De Wet BOB moet openbaar worden verantwoord, in de vorm van schriftelijke

verslaglegging van de toegepaste opsporingsbevoegdheid. Sommige

politiebeamten zien dit als positief, want de verslaglegging bevordert de

structuur en inzichtelijkheid van het onderzoek. Het kent echter ook een

groot nadeel: de administratieve last is aanzienlijk toegenomen. Dit blijkt

tevens uit een evaluatieonderzoek naar de wet door het Wetenschappelijk

Onderzoek en Documentatie Centrum van het ministerie van Justitie. �De

grote formulierenstroom bij stelselmatige observatie en vooral bij het opne-

men van telecommunicatie wordt als probleem ervaren, ook omdat de kans

op fouten toeneemt.� Door deze enorme formulierenstroom voelen medewer-

kers van de politie zich �een postbode van de burgemeester�.

In het onderzoek van het WODC wordt aanbevolen dat het in

de toekomst van belang is om te bezien op welke wijze de

adminstratieve afwikkeling kan worden gestroomlijnd en

vereenvoudigd. In concreto zegt een regio dat de afwikke-

ling van het aanvragen van bijzondere verrichtingen bij

recherchezaken (GVO, taps etc) korter, bondiger en sneller

kan, bijvoorbeeld door dit via e-mail te laten verlopen.

Arbeidsvoorwaardenbeleid

De overheid zelf werkt de bureaucratisering steeds verder in de hand. Ter

illustratie een voorbeeld waaruit blijkt dat het ene departement werk organi-

seert voor het andere zonder dat dit een specifiek doel dient. Bij de invoering

van het nieuwe belastingstelsel in 2001 zijn er beperkingen gaan gelden ge-

richt op het gebruik van auto�s verstrekt door de werkgever. Gevolg was dat

er een zeer ingewikkelde en bureaucratische oplossing gevonden moest wor-

den voor medewerkers met een dienstvoertuig. Al met al veel werk om onge-

wenste neveneffecten op te lossen.

14



Interne organisatie

Er is een aantal voorbeelden binnengekomen van onzinnige of erg uitge-

breide regelgeving binnen de eigen werkorganisatie. Hieronder worden ge-

schaard:

Controlelijsten voor de auto; �Voordat ik de auto op ga, dien ik de gehele

inventaris van het voertuig aan de hand van controlelijsten na te kijken.

Ook moet er aan de hand van een andere lijst worden gekeken of er

nieuwe schade of beschadigingen te ontdekken zijn. Tegen de tijd dat ik

de straat op kan, ben ik een half uur verder.�

Declareren van reiskosten; �Per dag moeten wij in het P&O loket onze

reiskosten declareren. Dit is iets wat door P&O zelf te zien is in PCS, dus

dat is dubbel werk�.

Reisdeclaraties moeten volgens velen geautomatiseerd worden. Dit is

gemakkelijk aan te tonen en het scheelt het continue invullen van aller-

hande formulieren.

BPS: oude gegevens worden niet verwijderd wanneer nieuwe gegevens

(zoals veranderde wetgeving) worden aangevuld.

Wat gebeurt er met de BOA (bijzonder opsporingsambtenaar)-aanstelling

en beëdiging?

SAP-codelijsten; op deze lijsten moest de diender zich verantwoorden

voor elk kwartier. Gelukkig is de procedure momenteel vereenvoudigd,

maar men vraagt zich toch af hoe betrouwbaar de lijst is. �Mijns inziens

is het natte vingerwerk. De tranen schieten je in de ogen als je weet dat

er mensen zijn die langdurig bezig zijn de codes in te voeren. Indien de

lijst door omstandigheden niet is ingevuld, wordt de diender door een

hoofdinspecteur verzocht de lijst alsnog in te vullen. Natuurlijk zal het

invullen van deze lijst ergens voor dienen. Al is het alleen maar dat de

bureauchefs kunnen aantonen hoeveel tijd er aan bepaalde zaken is be-

steed. Dient deze vorm van bureaucratie de samenleving? Verzuipt de

politie momenteel niet in de cijfers?�

Opmerkingen

In een aantal van bovenstaande zaken kan de discussie worden

aangezwengeld of in sommige gevallen de wetgeving niet kan worden aan-

gepast als die op die manier het werk van politiemensen in de praktijk verge-

makkelijkt. Een formulier ten behoeve van het gebruik van handboeien kan

dan bijvoorbeeld worden afgeschaft. Het zou een mogelijkheid zijn om het

gebruik van handboeien te beschouwen als een veiligheidsmaatregel in

plaats van als geweldstoepassing. Prestatiecontracten zouden ook moeten

gelden voor het OM en het bestuur.

15



2 Administratie

De categorie administratie bevat twee grote onderwerpen waar veel reacties

op binnengekomen zijn. Met administratie in deze wordt bedoeld alle schrif-

telijke afhandelingen, het invullen van formulieren, het maken van kopieën

ten behoeve van derden etc. Kortom, handelingen die ervoor zorgen dat

politieambtenaren achter het bureau zitten in tijd die zij ook konden beste-

den aan de eerder genoemde hoofdtaken: handhaving van de openbare orde

en hulpverlening en opsporing van strafbare feiten.

Administratieve overlast

Bovenstaande illustreert in grote mate reeds wat de grote ergernis is van Ne-

derlandse politie beambten. Door de administratieve druk, blijft het werk op

straat wachten. Gezien het feit dat de meeste medewerkers van de politie

meer �doeners dan denkers� zijn, is deze ergernis te begrijpen. Veelal wordt

dan ook dezelfde oplossing voor het probleem aangedragen. Een aantal reac-

ties:

�Als ik alle administratieve handelingen, buiten het opmaken van processen

verbaal, bij elkaar optel, ben ik een groot deel van mijn kostbare tijd kwijt.�

En

�Ik wil de straat op maar ik ben een administrateur geworden. Een proces

verbaal is vaak een aangifte en een paar verklaringen of een verkeersonge-

vallen-registratieset met een aantal verklaringen. Voordat het de deur uit is

heb ik een pak papier van heb ik jou daar. Dossier, formuliertjes hier, formu-

liertje daar, case screening en andere rommel. Ik ben een dag bezig met een

dossier en ik maak er een hoop.�

Het aannemen van administratief personeel. Er is een aantal

redenen te bedenken voor deze oplossing. Ten eerste kan de

diender weer de straat op. Het is wat zij het liefst willen, het

is wat Nederland het liefst wil. Een groot aantal reacties

geeft zelfs een uitgebreide omschrijving van hoe dat eruit

dient te zien (op een haalbare manier). Ten tweede is een

groot aantal dienders niet optimaal thuis in het typen van

verslagen en andere administratieve handelingen. Het

scheelt dus in tijd, in geld maar bovenal ook in arbeids-

vreugde (en dat zal leiden tot een vermindering in het ziekte-

verzuim):

�Een dossier bewerken op BPS-niveau behoort duidelijk tot de taak van de

opsporingsambtenaar die het strafbare feit heeft onderzocht en opgelost.

Echter, de samenstelling, het bij elkaar zoeken van alle verplichte en rele-

vante bijlagen van het papieren dossier, incluis de doornummering en de

papierklem danwel het nietje als ook het kopiëren in hoeveel-voud dan ook,

zou beter door een administratieve kracht kunnen worden gedaan.�

En

�Ik heb een aantal maal het geluk gehad om in Amerika met de politie van

Atlanta mee te lopen. Het door hen tijdens de dienst opgedane werk, wordt op

een standaardformulier in het klad ingeleverd en een paar dagen later heeft

een typiste de zaken keurig op papier gezet. De collega hoeft alleen een hand-

tekening te plaatsen en het gaat de deur uit.�

16



Tenslotte

�Voor een fte zijn misschien wel twee administrateurs te koop. Een admini-

strateur die dagelijks dossiers maakt kan het na verloop van tijd beter dan ik

het ooit zal leren. Ieder wijkteam moet gewoon een administrateur hebben.

Dan kunnen wij, politieagenten, eindelijk de straat weer op. Daar zijn we voor

aangenomen en daarvoor zijn we bij de politie gegaan.�

Grote dossiers

Er wordt vaak �geklaagd� over de grote, omvangrijke dossiers die de politie

geacht wordt aan te leveren. Vaak is het er in de loop der jaren zo

ingeslopen. Ook leren de aspiranten op school om zeer uitgebreide dossiers

te maken. Maar is er een meerwaarde aan een zo dik mogelijk dossier? En

hoeveel tijd gaat er eigenlijk zitten in het klaarmaken van zo�n dossier?

�Ik werk als hoofdagent in de BPZ. De bureaucratie waar ik regelmatig tegen-

aan loop, vind ik voornamelijk bij het opmaken van dossiers. Laatst sprak ik

een jurist van de Arrondissementsrechtbank van Breda over de (on)zin van

een ambtelijk verslag. Een ambtelijk verslag opmaken zoals dat geleerd werd

in de opleiding kost veel tijd en energie en blijkt in de praktijk vaak geen en-

kele toegevoegde waarde te hebben voor de behandeling in een rechtzaak. Is

het dan niet veel beter stukken te maken die wél toegevoegde waarde hebben

voor een (ver)-oordeling?�

Ook in deze geldt: nagaan wat de werkelijke bijdrage is van

een zeer uitgebreid dossier. Wanneer de daadwerkelijke

waarde is vastgesteld: bekijken of de diender het dossier

zelf moet samenstellen (incluis nieten, kopiëren, verzenden

etc) of dit door een administratieve kracht kan worden ge-

daan.

3 Omgevings(f)actoren

De derde categorie omvat een groot aantal onderwerpen die vanuit buiten de

politieorganisatie komen. Zij zijn echter wel van invloed op de uitvoering van

het werk van de politie. Gedacht moet worden aan gemeenten, burgers, ver-

zekeringsmaatschappijen, hulpverlening etc.

Zelfredzaamheid van burgers

De discussie moet maar eens aangezwengeld worden. Hoe zelfredzaam wil-

len burgers zijn? Of: móeten burgers zijn? Bij civiele problematiek zal er in

eerste instantie door de wijkagent moeten worden bemiddeld. Wanneer dit

echter niet lukt, dan zal er na de eerste bemiddeling doorverwezen moeten

worden naar een rechtswinkel of advocatenbureau. Het kan niet zo zijn dat

de politie de enige partij is die werkt aan voorkoming, opvang en nazorg in

het geval van civiele problematiek.

Goede afspraken maken in de keten met hulpverlening en

waar mogelijk juridische dienst. Burgers duidelijk maken wat

de taak en rol van de politie is.

17



In aansluiting hierop wordt de �bezwaarschriftenregeling� nader bekeken.

Iedere burger heeft het recht in beroep te gaan bij ontvangst van een bekeu-

ring. Het wordt de burger tegenwoordig wel erg gemakkelijk gemaakt door

op internet precies te kunnen lezen hoe men de politie zo lang mogelijk

dwars kan zitten. De verantwoordelijke diender ontvangt weken en soms

maanden later een verzoek van de OvJ om antwoord te geven op bepaalde

vragen. Ook al is het de zoveelste keer aan hetzelfde adres van een overtre-

der. Dit kost keer op keer weer erg veel tijd.

�Er is zoveel tikwerk zodat we weinig echt de straat op kunnen. Bijvoorbeeld

ook het moeten tikken van een antwoord op een bezwaarschrift ook al heeft

de burger nog zo�n dom bezwaar ingediend. Hoe vaak staat er wel niet �ik ben

het er niet mee eens�, zonder argumenten. Het OM moet dit soort zaken dui-

delijk schriften en de verantwoording nemen, geen reactie op dit soort flau-

wekul en innen die sanctie. Verweer indienen om buiten de termijn te vallen is

te gek voor woorden.�

Hulpverlening

�Op de bureaus in de hoofdstad worden we veel geconfronteerd met ge-

stoorde personen. Door het tekortkomen van de instanties die daar feitelijk

overgaan, wordt de politie overstelpt met deze problemen (waar ga je heen

als je gestoord bent en het is buiten de uren van 09.00-17.00? Dan ga je ge-

woon naar de politie toe).�

Meerdere bureaus in verschillende regio�s hebben in de praktijk met dit soort

situaties te maken. Zo komt het voor dat daklozen, verslaafden of psychisch

verwarde mensen opzettelijk een overtreding begaan, om vervolgens een

paar dagen van onderdak verzekerd te zijn. In wezen is het niet alleen aan de

politie om deze verantwoordelijkheid te dragen.

Psychische patiënten worden binnen een half uur van het bu-

reau opgehaald, ook in de nachtelijke en weekenduren.

Gemeenten

Wat behoort tot de taken van de gemeenten en wanneer komt de politie in

beeld? Het is voor de politiebeambten wel duidelijk, maar hoe is het formeel

geregeld?

�Als u uw paspoort � of rijbewijs - kwijt bent geraakt, is de eerste stap naar

het gemeentehuis gaan om een nieuwe aan te vragen. Daar wordt u pas ge-

holpen als u een verklaring vermissing van politie heeft. De betreffende col-

lega moet telefonisch het gemeentehuis benaderen in verband met het

paspoortnummer, afgiftedatum enzovoorts. Verder doet de politie er niets

mee, geen onderzoek maar ook geen melding aan NSIS (Schengen Info Sys-

teem). Dat gebeurt namelijk automatisch door de gemeente als er een nieuw

document wordt aangemaakt. De rol van de politie zit alleen maar in het ver-

hogen van de drempel voor de burger.�

En hoe zit het met vermiste kliko-afvalbakken? En met gevonden voorwerpen

(volgens het wetboek weggelegd bij de burgemeester)? Het gebeurt nu maar

al te vaak dat de politie met een aanhanger alle dorpjes afrijdt om gevonden

fietsen op te halen. En dan liefst door een hoofdagent, want de ondersteu-

nende diensten zijn immers weg gereorganiseerd.

18



Kritische blik op taken die eigenlijk niet bij de politie thuis-

horen en die de primaire taken in de weg staan. Afspraken

met gemeenten en handhaven daarvan.

Verzekeringsmaatschappijen

Door veel medewerkers van politie wordt bureaucratie ervaren ten gunste

van verzekeringsmaatschappijen. Werken voor de verzekeringsmaatschap-

pijen zal onder de loep genomen moeten worden. Veelal doen mensen valse

aangiften zodat zij het voorwerp kunnen verhalen op hun verzekering. Soms

zijn de aangiften wel terecht, maar zij hoeven niet perse door de politie te

worden opgenomen. De politie doet niets met deze aangiften. Wél tellen zij

mee bij het vaststellen van de resultaten en ze vergen capaciteit die niet

meer gebruikt kan worden bij aangiften die wel van belang zijn. Wederom

heeft de politie het gevoel dat zij mag optreden als �drempelverhogend or-

gaan� naar een �in dit geval- commerciële organisatie.

Sluit een landelijk convenant af met de verzekeraars. Aangif-

ten (in ieder geval met onbekende dader) kunnen ook bij de

verzekering gedaan worden. De maatschappijen hanteren

reeds zelf aangifteformulieren die door hun cliënt naar waar-

heid ingevuld en ondertekend moeten worden. Op die manier

voelt de politie zich niet langer de speelbal die dit soort in-

stellingen werk uit handen neemt dat zij net zo goed zelf

kunnen doen.

Opmerkingen

Er is een tweetal opmerkingen geplaatst dat in zijn algemeenheid van toepas-

sing is. Eén ACP-lid oppert de verplichting tot het opnemen van aangiften af

te schaffen:

�Natuurlijk zijn wij verplicht van ieder strafbaar feit een aangifte op te ne-

men, maar is alles wat gemeld wordt wel strafbaar? Een valse aangifte is

bijna niet te bewijzen en de aangever kan ons net zo goed in de maling ne-

men. Een verzekeringsmaatschappij mag bij geringe twijfel een klant weige-

ren. Wij NIET, want wij moeten het bewijzen.

Dus stel ik voor dat er ALLEEN nog een melding wordt opgemaakt in de vorm

van een korte administratie van persoonsgegevens / feit / bijzonderheden /

waar en wanneer. Pas als er een DADER wordt gevonden kan dit worden om-

gezet in de AANGIFTE.�

Een ander lid vraagt zich af waarom hij voor alles een apart registratie-

nummer heeft.

�Waarom zou ik zowel bij de politie(pas), de DGVP, het ziekenhuis, de vakbond

etc. niet geregistreerd kunnen staan onder mijn Sofi-nummer? Dit systeem

zou vele voordelen bieden, en het biedt ook een oplossing voor minder papier-

winkel.�

19



4 Automatisering

In categorie vier worden de onderwerpen ondergebracht onder de naam

automatisering. Alle reacties en opmerkingen die te maken hebben met

automatiseringssystemen in relatie tot bureaucratie, worden hier nader

(puntsgewijs) toegelicht.

A. Dienstbaarheid aan de computer

�Een belangrijk deel van de ergernis betreft de automatisering. Wij gebruiken

het programma X-pol. Voordat ik bij de politie ging werken, werkte ik als

technicus in de ICT-branche. Computers zijn er om ons werk uit handen te

nemen, heb ik daar geleerd. Wat schetst mijn verbazing? Bij de politie werkt

het averechts! Sinds de invoering van de computers, met centrale program-

ma�s, hebben wij alleen maar meer administratief werk gekregen. En X-pol is

zo gebruikersonvriendelijk als de pest!�

En

�Automatiseringssystemen worden steeds meer opgezet en ingericht om

zaken te �tellen� in plaats dat ze er zijn om ons het werk gemakkelijker te

maken. De diender moet geen knecht worden van de computer, de computer

moet de knecht worden van de diender.�

B. Systemen dienen gekoppeld te worden

�BPS en andere systemen zijn volstrekt niet op elkaar afgestemd voor wat

betreft de bediening. Vooral met de systemen waar je minder vaak mee

werkt, zit je af en toe te tobben hoe je de gegevens er in of eruit moet krijgen.

De ene keer gaat printen met díe knop of functie, in het andere systeem gaat

het weer volstrekt anders.�

Een goed automatiseringssysteem dat gebruikersvriendelijk

is. Aan de hand van de incident / feitcode zou men door het

volledige proces geleid moeten worden. Het zou goed zijn

wanneer er een landelijke standaard komt. Op dit moment is

het per regio en per OM verschillend hoe en met welk sys-

teem er gewerkt wordt.

C. Overmatige beveiliging

Computernetwerken zijn bij de politie (logischerwijs) onderworpen aan uitge-

breide beveiligingen. Het kan echter niet zo zijn dat een computer door over-

matige beveiliging zeer moeilijk bruikbaar wordt.

�Om beveiligingsredenen is besloten binnenkort alle PC�s te vervangen door

werkstations die niet zijn voorzien van enige in/uitvoer middels een diskette

of CD. Dus het zelf maken van back-ups is dan onmogelijk. Ook is het niet

langer mogelijk documenten die extern naar een stand alone computer wor-

den gemaild over te zetten naar de werkplek en vice versa. Ergo, anno 2003

kan ik als beleidsmedewerker bij het KLPD het medium internet en e-mail niet

ten volle gebruiken voor mijn werk.�

D. Dubbel werk m.b.t. invoeren gegevens

Uit een bedrijfskundig onderzoek recherche (BOR) dat plaatsvond in 1990

kwam naar voren dat gegevens in de -geautomatiseerde- systemen meer dan

eens werden ingevoerd. Er is toen geroepen dat daar een oplossing voor

moest komen, maar feit is dat het anno 2003 nog steeds gebeurt:

�Neemt u bijvoorbeeld een bekeuring. Er wordt een �geeltje� ingevuld, waarna

20



de afdeling Tobias alles nog eens dunnetjes overdoet en vaak nog moet bellen

of mailen in verband met het onleesbare handschrift van de verbalisant. Dit

kan toch slagvaardiger, vindt u ook niet?�

Dit kan bijvoorbeeld eenvoudig opgelost worden met behulp

van handheld computers, zoals ook de Dienst Stadsbeheer/

Parkeerbeheer Amsterdam gebruikt. Wappen is ook een op-

tie, met een directe verzending naar het CJIB in Leeuwarden.

5 Leidinggevenden

Een aantal reacties op ontbureaucratisering dat is binnengekomen kan wor-

den ondergebracht in categorie vijf; leidinggevenden. Het gaat in dit geval

vooral om de manier van leidinggeven en de visie van leidinggevenden op

processen als sturing, controle en verantwoordelijkheid.

Vergaderen

Een aantal - met name - executieve politiebeambten vraagt zich af of de ver-

gaderingen van en/of voorgezeten door leidinggevenden niet efficienter kun-

nen. Door vast te houden aan een strakke regie, en controle te houden op

afspraken die gemaakt zijn, zou het mogelijk moeten zijn om minder tijd in

de vergaderruimte door te brengen zodat er meer tijd over blijft voor het

'echte' politiewerk.

Een cursus efficiënt vergaderen aanbieden voor ieder die

een vergaderingen voorzit

Verantwoordelijkheid

Bedrijfsmatig werken was ooit het devies aan de politieorganisatie. Volgens

een aantal medewerkers moet de overheid niet als een bedrijf gaan werken.

Men heeft namelijk een ander doel en een andere verantwoording. Er kunnen

wel lessen uit het bedrijfsleven worden getrokken.

�Wij wilden ook graag directe communicatie met elkaar(�) Met EK2000 in het

zicht was alles ineens dichtgespijkerd. Allerlei juridische opstakels werden

bedacht en de man van het programmeren klaagde dat hij echt niks meer

mocht doen, zonder order van zijn baas. De baas deed niets meer als hij

geen order had van de Korpschef enz��

En

�Ik heb het ideen dat de leidinggevenden meer bezig zijn met hun eigen toe-

komstbeeld: hoe kom ik steeds hoger op die loonlijstladder.�

In de belangenbehartiging werkt het ook 'goed'. Mensen moeten hun recht

steeds hoger halen:

�Chefs of bazen wijzen de klacht lichtvaardig af, zonder inhoudelijke toet-

sing. Er staat immers een rechtsgang open lijkt men te denken. Niet gelijk

goed werk afleveren lijkt dan het devies.�

Vaker inbouwen van hardheidsclausules om maatwerk moge-

lijk te maken.

21



Sturing en controle

Controle en sturing door leidinggevenden zouden ook kunnen helpen in het

verhogen van de efficientie.

�Het recherche-apparaat kan en moet veel efficiever worden: een blik op een

afdeling met meerdere rechercheurs geeft direct weer dat een gedeelte weinig

doet (�) Het kan allemaal veel effectiever en sneller als de leiding daar op

inspeelt en controleert. Zo ook met blauw op straat: veel meer aansturen

door de leidinggevenden zou veel meer effect geven.�

Salaris- en functioneringsgesprek

Het aantal gesprekken over werk kan ook ingekort dan wel samengevoegd

worden. Volgens een Hoofd Personeelsontwikkeling Politie worden jaarlijks

salarisgesprekken met medewerkers gevoerd. Dit ter beoordeling van de toe-

kenning van de jaarlijkse periodiek. Deze zouden volgens bovengenoemde

prima in het functionerings-of beoordelingsgesprek gevoegd kunnen worden.

Dit scheelt enorm veel schriftelijk werk en heeft als gevolg dat mensen niet

meer op hun periodiek hoeven te wachten wanneer de baas niet aan het

salarisgesprek toekomt. Tevens zou volgens anderen bij goed functioneren

de beoordeling met behulp van een een korter formulier afgedaan kunnen

worden.

Bij goed functioneren volstaat korter formulier bij

beoordelingsgesprek. Samenvoegen van het salarisgesprek

met het functioneringsgesprek. Wanneer het oordeel zoda-

nig is, dat een inhouding van de jaarlijkse periodiek pas-

send is, dan zou dat in dat gesprek aan de orde moeten ko-

men.

6 Justitie / Openbaar Ministerie

In categorie zes komt het aantal reacties op ontbureaucratisering in relatie

tot Justitie en het Openbaar Ministerie (OM) aan de orde. Het grootste deel

van de citaten van medewerkers van politie valt te verhalen op slechte of

onduidelijke communicatie.

Kopieer- en stempelwerk

Medewerkers uit de BPZ en rechercheurs zijn zelf verantwoordelijk voor het

aanleveren van de benodigde dossiers aan Justitie. Het is daarbij zaak dat

alles gekopieerd en gestempeld wordt.

��tevens moeten we alle zkaen die naar Justitie gaan een aantal keer kopie-

eren, dat is lekker makkelijk voor Jusitie.�

En

�Ook is het gek dat agenten uren staan te kopieeren en zaken uit de dossiers

op volgorde moeten leggen voor het OM. Laat ze dat zelf doen en stempels

zetten. Overal is een stempel voor nodig lijkt het, wat een onzin.�

22



Administratieve krachten inschakelen voor het kopieeren

stempelwerk, of het OM zelf het werk laten verrichten. Ook

kunnen politie en Justitie met een programmeur eens de han-

den ineen slaan om de bestaande (verplichte) papierberg ge-

zamenlijk en kritisch door te spitten en te moderniseren. De

ballast die er al sinds jaren uit gewoonte is ingeslopen weg-

werpen, programma's en systemen koppelen en alleen laten

aanleveren wat juridisch écht noodzakelijk is.

Communicatie

Zoals eerder vermeld, is vaak een en ander onduidelijk tussen politie en OM.

Zo moet de diender duidelijk zijn wanneer er wel of niet een proces verbaal

gewenst is. Sommige zaken kunnen afgedaan worden met een zogenoemde

'mini'. Maar ook daaraan worden steeds meer eisen gesteld.

�Ik werk bij het verkeershandhavingsteam: 8 uur bromfietscontrole levert 3

uur schriftelijk werk op. Niet aan PV's maar aan het invullen van de KvB-tjes

(kennisgeving van bekeuring) met alle ellende die daar bij komt. Bijvoorbeeld

bij een simpel (?) rood-licht mini volstaat het eenvoudig aankruisen en invul-

len van de code voor de variabelen niet meer. Voor Justitie (werkverschaffer

nummer één voor de politie) moet je nu ook nog invullen wat de omstandighe-

den waren etc.etc. Nog even en ik zit zeker 25% van de controletijd binnen

alles uit te pluizen wat er wel en niet op papier moet, en dat we die mini's en

het bijbehorende feitenboekje nu juist in het leven hebben geroepen om alles

snel en eenvoudig af te werken..�

Wanneer deze zaken niet goed gecommuniceerd worden, ontstaat het gevaar

dat PV's en mini's over en weer blijven gaan. Het OM is erg gemakkelijk in

het niet goed lezen van door politie aangeleverde dossiers. Soms zijn deze

inderdaad moeilijk te lezen, maar veelal wordt naar de bekende weg ge-

vraagd.

�Overigens kan het OM er wat van. Soms krijg je een verbaal retour met het

verzoek om aanvulling. Terwijl als je het PV echt leest, de antwoorden op de

vraag gewoon vermeld staan. Onzorgvuldig en kennelijk angst om een beslis-

sing te nemen.�

Misschien is het tijd om de communicatie tussen politie en

Justitie / OM te professionaliseren door middel van de com-

puter. PV's en dossiers moeten via de electronische weg ge-

leid worden. Het scheelt papier, portokosten en het voorkomt

dat handschriften niet gelezen kunnen worden (met digitale

handtekening).

23



7 Ministerie van Binnenlandse Zaken enKoninkrijksrelaties (BZK)

Puntsgewijs zullen in categorie zeven de reacties op het gebied van BZK wor-

den aangehaald. Medewerkers van de Nederlandse politie vinden dat op een

aantal vlakken de bureaucratie kan worden teruggebracht van politie in rela-

tie tot BZK:

Er gaan talloze rapportages naar BZK. GIDS heeft hierin wel verbetering

gebracht, maar zou het niet beter zijn wanneer BZK de nodige gegevens

digitaal aangeleverd krijgt. Vervolgens kan BZK zelf deskundigen op de

cijfers en getallen loslaten ter analyse. De (dure) politie fte's kunnen zo-

doende de straat op.

Vereenvoudig de landelijke beleidscyclus. Laat BZK met de korps-

beheerder afspraken vastleggen over te halen doelen voor de eigen re-

gio. Wel na gedegen analyses en middels een integrale aanpak van alle

betrokken partners.

Laat BZK weer op afstand sturen en niet zoals nu al jaren de tendens is,

steeds meer via onder andere prestatiefinanciering de touwtjes doen

aantrekken. Maak bijvoorbeeld voor langere (vier jaren) termijn afspra-

ken met de korpsbeheerder/ OM/ politie en beoordeel dan de

effectiviteit en de efficientie.

De veiligheidsonderzoeken ingesteld door BZK (400.000 euro per jaar)

voegen niets toe.

Een wetgever die weer duidelijker te handhaven wetten durft te maken

en stuurt op hoofdlijnen. Een wetgever die zich ook niet bemoeit met de

uitvoering (bijvoorbeeld snelheidsdiscussie met betrekking tot

tolerantiegrenzen).

De 'Brief van de Minister'. Het is natuurlijk prima dat er doelen worden

gesteld die concreet en meetbaar zijn (aantal aangehouden verdachten,

milieu uren etc.). Vervolgens zijn er echter wel afdelingen die al deze

zaken aan het tellen en het uitzoeken zijn, om op zijn minst een roos-

kleurig beeld te kunnen versturen naar de minister.

8 (Re)organisatie

De laatste categorie, (re)organisatie, handelt om een aantal onderwerpen die

bijdragen aan bureaucratie bij de politie. Zij zijn onder deze categorie ge-

schaard, omdat zij te maken hebben met zaken die veelal tijdens of na

reorganisatie(s) zijn gaan spelen.

Decentraal-Centraal

�In mijn regio heeft men gemeend het administratieve proces te moeten ver-

anderen, van decentraal naar centraal (Redesign III geheten). Als we ergens

NIET in geslaagd zijn, is het het eenvoudigen van de processen: bestellingen

van allerhande bureauartikelen deed de administratie voorheen op een basis-

team zelf, met als gevolg vandaag bestellen, morgen binnen. Nu moet een

basisteam deze bestelling doorgeven aan een medewerker op districtsniveau,

die in het kader van efficientie deze bestelling verzameld en dan pas in-

stuurt.. wachten dus op je pennetjes?�

24



Capaciteitsmanagement

�Project capaciteitsmanagement. Ik word er doodziek van. Capaciteits-

problemen bij de politie, betere planning, een zaligmakend systeem genaamd

CMS. Daar hangen we weer alles aan op. We vergeten echter het belangrijk-

ste, we willen MEER BLAUW OP STRAAT.�

OMP-systematiek

�In het kader van het INK-model wordt van de korpsen gevraagd om alle pro-

cedures volgens de OMP-systematiek te beschrijven. Hoewel ik de zin ervan

inzie om wellicht een aantal procedures helder en transparant te beschrijven,

acht ik de OMP-systematiek dusdanig gedetailleerd, dat het zijn doel voorbij

schiet. Het zou beter zijn met elkaar vast te stellen van welke procedures het

zinvol is ze te beschrijven en deze dan vervolgens redelijk globaal op schrift

te stellen.�

Korte lijnen

�Door een reorganisatie ben ik in 2001 als vakspecialist

verkeersondersteuning geplaatst bij de districtsondersteuning (D.O.). Ik ben

de enige in het district die advisering doet. De korte lijnmethodiek mag niet

meer. Ik ben niet meer verantwoordelijk voor de advisering. (�) ik vind de

nieuwe werkwijze erg bureaucratisch. Bovendien gespekt met een

hierarchieinstelling van leidinggevenden. De nieuwe werkwijze heb ik al vele

malen besproken met mijn leidinggevenden. Hun stelling is: de werkwijze is

niet jouw verantwoordelijkheid. Dus gewoon doen. Niet zeuren. Ik moet mij

uit de naad gaan werken voor een stuk papier wat hooguit in het archief ver-

dwijnt.�

Evaluatie

�Ik vraag mij af of de reorganisatie destijds wel een succes is geweest. Er zou

nog altijd een evaluatie komen van deze reorganisatie doch men durft dit

schijnbaar niet. Ik heb soms het gevoel dat ik een administratieve kracht ben

geworden. Het voeden van systemen voor managers. Waarom??�

En

�Het is mooi wat er aan aanbod is voor ontwikkeling. Maar je bent bezig met

het maken van allerlei trimesterrapportage's, analyse's, persoonlijke activitei-

ten plannen etc. waar je vervolgens niets meer van hoort en je weet niet wat

ermee gedaan wordt.�

25



Conclusie

Naar aanleiding van de vraag van Joop Vogel in Politiebericht zijn veel reac-

ties van ACP-leden uit het gehele land binnengekomen. Dit toont aan dat het

onderwerp 'bureaucratie binnen de politieorganisatie' een hot item is dat in

veel gevallen voor ergernissen zorgt.

Opgemerkt moet worden dat sommige onderwerpen die in dit rapport be-

schreven staan meer algemeen geldend zijn dan andere. Daarnaast zal een

aantal onderwerpen regionaal bekend voorkomen, echter in andere regio's

kan het zijn dat men nooit van deze bepalingen heeft gehoord.

Geconcludeerd kan worden dat met name op het gebied van Wetten, regels

en procedures inzicht is verkregen in een groot scala aan niet- of nauwelijks

werkbare situaties. Recent mag dan gebleken zijn dat het dragen van pepper-

spray bijdraagt aan het zelfvertrouwen van de politiebeambte, wanneer voor

het gebruik van pepperspray telkens vier formulieren moeten worden inge-

vuld, bedenkt een diender zich wellicht tweemaal.

Daarnaast wordt duidelijk dat opgepast moet worden dat de politie geen

knecht wordt van de computer. Automatisering is in het leven geroepen om

het werk gemakkelijker uitvoerbaar te maken en niet om extra werkzaamhe-

den te genereren. Citaten elders in dit rapport van ACP-leden die beweren

toch een kwart van hun tijd bezig zijn met het invullen van formulieren en

het bijhouden van programma's op hun computer, zijn schrikbarend. Zeker

wanneer de politie man- of vrouw op de werkvloer het idee heeft deze alleen

te moeten invullen voor de chef, zodat deze op zijn/haar beurt kan strijken

met de 'cijfertjes'.

Tenslotte is gebleken dat externe partners of andere (f)actoren zorgen voor

veel bureaucratische rompslomp. Verzekeringsmaatschappijen, gemeenten,

burgers en de hulpverlening leveren allen een bijdrage aan de bureaucratie

bij de politie. Er moet gekeken worden of met behulp van afspraken een deel

van deze bureaucratie kan worden teruggedrongen.

Ontbureaucratiseren

Entertainment & Humor

Transcript of Ontbureaucratiseren