Office - mvmmhet een strak geformuleerde bedrijfsstrategie. Volgens onderzoek (MIT Sloan/BCG 2013)...

Multimediaal vakblad voor kantoorinrichting, -organisatie & facilitair managementJaargang 9 - 2015 - nr6 - Officemagazine.nl

OfficeMagazine.nl

Inrichting

Prettig samen werkenMultitasken: nutteloos en contraproductief - Mijn IT thuis is beter dan op kantoor - Duurzamer ondernemen vraagt om omarmen technologie

KABELMANAGEMENT

PRODUCTEN

TFT MONITORARMEN

CPU HOUDERS

ELECTRIFICATIE

(AKOESTISCHE)

SCHEIDINGSWANDEN

WERKPLEKVERLICHTING

ERGONOMISCHE

PRODUCTEN

WERKPLEK

ACCESSOIRES

Thovip Ergonomics BV | Julianastraat 10a | 5932 EH TegelenT +31(0)77 711 4370 | F +31(0)77 373 7007 | E [email protected] | W www.thovipergonomics.nl

Alles voor een optimale

werkplekinrichting

V O O R W O O R D O F F I C E

The only way is up En alweer is er een jaar voorbij, een jaar dat de meesten van ons snel willen vergeten. Rampen overal ter wereld, de economie die nog niet echt aan wil trekken, met als gevolg dat er nog steeds ontslagen vallen. Dan is het moeilijk om positief te blijven. Gelukkig zijn er genoeg aanwijzingen dat het langzaam maar zeker beter wordt. Zoals een Chinese wijsgeer eens riep: als je de bodem hebt bereikt, is er maar één weg open: naar boven. Op het moment dat ik dit schrijf, moet het jaar nog worden afgesloten. Hopelijk kunt u dat op een positieve manier doen, met genoeg hoop voor de toekomst. In deze uitgave van OfficeMagazine.nl staat maatschappelijk verantwoord ondernemen centraal. In de tafel-discussie die we hierover organiseerden (zie p. 14 e.v.) kwam onder meer de vraag naar voren of de mensen (per slot van rekening is het people, planet, profit) niet een beetje vergeten waren in het streven om ‘groen’ te worden. Want veel mensen denken nog steeds dat MVO alleen te maken heeft met de bescherming van het milieu. Verder verwennen we u als lezer met maar liefst twee pagina’s boeken, hopelijk heeft u tijdens de feestdagen genoeg vrije tijd over om die te lezen. Daarnaast hebben we weer veel artikelen over onderwerpen die direct dan wel indirect betrekking hebben op de kantoorwereld. Ook in het komende jaar willen we u graag dit soort arti-kelen blijven bieden, hopelijk kunnen we u een beetje helpen, de weg naar boven weer te vinden – voor zover dat nodig is. We wensen u in ieder geval een heel positief 2015 toe.

Team OfficeMagazine.nl

N U M M E R 6 - 2 0 1 4 | O F F I C E M A G A Z I N E . N L 3

6 Coverstory: Prettig samen werken Het moderne kantoor heeft steeds vaker verschillende ruimtes die ideaal zijn ingericht voor het uit-

voeren van specifieke taken: overleggen, geconcentreerd werken, vergaderen, bellen, enzovoort. In menig kantoor overheerst echter nog de kantoortuin ofwel het open office. Hoewel deze inrichting zijn voordelen heeft, zijn er ook diverse nadelen. Het belangrijkste minpunt: overlast van collega’s.

14 Forum: Innovatief en transparant Elke editie van OfficeMagazine.nl bevat minstens één verslag van een tafeldiscussie die wij orga-

niseren over een bepaald onderwerp. Volgens traditie is het thema van de laatste uitgave van het jaar altijd maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

22 Handige hulpjes We hebben allemaal The Office gezien, en geconcludeerd: cubicles zijn ontzettend! Hoe kun je nu,

als je toch gedwongen wordt om in zo’n verschrikking te werken, dat hok een beetje upgraden?

25 Handige hulpjes Voor velen is het de dagelijkse realiteit: we leven in een drukke, 24/7 wereld waar miljoenen din-

gen tegelijkertijd plaatsvinden. Dankzij de moderne media kunnen we van al die gebeurtenissen vrijwel real time op de hoogte blijven, dus gaan steeds meer mensen multitasken om maar ‘bij’ te blijven: FOMO, ofwel Fear Of Missing Out. Zo zie je mensen die tijdens de lunch of het diner met vrienden hun e-mail blijven checken, of een statusrapport afwerken tijdens een stafvergadering. We willen heel veel doen, op het zelfde moment.

39 Mijn IT thuis is beter dan op kantoor Vandaag de dag worstelen nog veel ondernemingen met het adopteren van wat mobile en social

computing wordt genoemd. Die worsteling wordt voornamelijk veroorzaakt door het feit dat de structuur en de user interface van de toepassingen verouderd zijn, niet geschikt zijn voor die nieu-we applicaties. De meeste zakelijke IT-gebruikers zitten nog steeds aan een bureau met een moni-tor, en browsen op het web met behulp van toetsenbord en muis.

53 Duurzamer ondernemen vraagt om omarmen technologie Duurzaamheid is veel meer dan een hip, groen stickertje om op het bedrijf te plakken: steeds vaker is

het een strak geformuleerde bedrijfsstrategie. Volgens onderzoek (MIT Sloan/BCG 2013) geeft 62% van de organisaties aan dat een duurzaamheidsstrategie noodzakelijk is om concurrerend te zijn. Bij 40% van de organisaties staat duurzaamheid dan ook permanent op de managementagenda.

“Je kunt nog zo intrinsiek gedreven zijn, als het geen geld oplevert, dan is je bedrijf op een gegeven moment ook weg.”

12 284 O F F I C E M A G A Z I N E . N L | N U M M E R 6 - 2 0 1 4

Verder in deze editie9 Column, agenda10 Thovip Ergonomics op eigen benen21 Reacties stelling MVO/ergonomie28 HSM: Original is Best33 Boeken35 Quantore: Op weg naar een duurzame

kantooromgeving36 Boeken42 Unified Communications: kiezen of verliezen44 Andere taken, nieuwe uitdagingen

46 Reacties stelling Energiebeheer49 Column Van Randwijk50 USB sticks: handig maar onveilig56 AAFM: Slimme sensoren58 Terreinbeveiliging: hoe meer efficiëntie

leidt tot verbeterde veiligheid60 Flexibel, kosteneffectief en aantrekkelijk63 Trends: Het kantoor van de toekomst64 Voorbeschouwing Vakbeurs Facilitair

Kort nieuws: 24, 32, 49, 64, 66.

Jaargang 9, nummer 6

www.officemagazine.nl

van munster m e d i a g r o e p

Een uitgave van:

MVM Producties b.v.

Postbus 6684

6503 GD Nijmegen

Kerkenbos 12-26c

6546 BE Nijmegen

t: 024 - 3 738 505

f: 024 - 3 730 933

UITGEVER

Michael van Munster

DRUKWERK

Balmedia b.v., Schiedam

HOOFDREDACTIE

Hans Hooft

MEDEWERKERS

Lars van Bergen

VORMGEVING

Jan-Willem Bouwman

ADVERTENTIE EXPLOITATIE

VM Sales en Support B.V.

Aysun Mahubessy-Saruhan t:024-6421917

Kathy van der Horst t:024-3738502

Advertentietarieven: op aanvraag

ABONNEMENTEN

t: 024 - 3738 505

COVERSTORY

Open Office

COVER

Sedus

Abonnementen kunnen op elk gewenst tijdstip ingaan.

Alle abonnementen hebben een looptijd van één jaar

en worden automatisch verlengd, tenzij de abonnee

uiterlijk 3 maanden voor verstrijken schriftelijk opzegt.

Abonnementsprijs per jaar 39 euro excl. btw.

COPYRIGHTS

Het auteursrecht op de in dit tijdschrift verschenen arti-

kelen wordt door de uitgever voorbehouden.

Hoewel de informatie gepubliceerd in deze uitgave

zorgvuldig is uitgezocht en waar mogelijk gecontroleerd,

sluiten de uitgever en de redactie uitdrukkelijk iedere

aansprakelijkheid uit voor eventuele onjuistheden en/of

onvolledigheid van de verstrekte gegevens.

40

42

58

I N H O U D S O P G A V E O F F I C E


Eigenlijk is de kantoortuin een concept dat is opgekomen toen er steeds meer mensen nodig waren om ‘het pa-pierwerk’ te doen. De eerste ruimtes die aan een derge-

lijke omschrijving voldeden, waren de zalen in de kloosters, waar monniken geschriften kopieerden en deze vaak voor-zagen van schitterende illustraties. Dit monnikenwerk werd

verplicht in stilte gedaan, om de ‘collega’s’ niet af te leiden van het moeilijke werk.

IrritatieDat werk vereiste de hoogste mate van concentratie, en wat dat betreft verschilt het niet eens zo heel veel van het huidige kan-toorwerk. Het grootste onderscheid is dat we tegenwoordig niet meer gebonden zijn aan een stiltegebod, en dat er meer taken zijn bijgekomen – afgezien van het feit dat ons vandaag de dag geheel andere hulpmiddelen ter beschikking staan om die taken uit te voeren. Van de telefoon via de typmachine naar de computer. De afwezigheid van dat stiltegebod en de mogelijkheid om met andere mensen te praten dan met de directe collega’s (via de telefoon of Skype) zorgt echter ook voor de nodige irritatie bij de collega’s die wel graag (of noodgedwongen vanwege hun taken) geconcentreerd, in stilte willen werken.

ChefHet grote voordeel van een open kantoor waar veel mensen vrij-wel dezelfde taken uitvoeren, is het overzicht: een chef met zijn bureau op een verhoging kan de boel goed in de gaten houden.

Het moderne kantoor heeft steeds vaker verschillende ruimtes die ideaal zijn ingericht voor het uitvoeren van specifieke taken: overleggen, geconcentreerd werken, vergaderen, bellen, enzovoort. In menig kantoor overheerst echter nog de kantoortuin ofwel het open office. Hoewel deze inrichting zijn voordelen heeft, zijn er ook diverse nadelen. Het belangrijkste minpunt: overlast van collega’s.

Prettig samen werken

6 O F F I C E M A G A Z I N E . N L | N U M M E R 6 - 2 0 1 4

Bovendien is het gemakkelijk om snel met je buurman even snel een – uiteraard werkgerelateerd –probleempje op te los-sen. Of, als er zich grotere problemen voordoen, zichtbaar je hand op te steken waarmee je de chef aangeeft dat je assistentie nodig hebt. Gelukkig komen dit soort hiërarchische taferelen vandaag de dag niet meer voor, al blijft altijd de kans dat collega’s even bij een ander te rade gaan om een kwestie op te lossen. Maar het ‘toezicht’ houden is grotendeels afgeschaft, al zijn er nog steeds bedrijven die werken met een prikklok (dom en nutteloos, want iemand kan wel aanwezig zijn, maar dat wil niet zeggen dat hij of zij ook echt aan het werk is). De chef is collega/coach gewor-den, en het gaat niet meer om aanwezigheid maar om prestatie, gebaseerd op eigen verantwoordelijkheid.

Innovatie en creativiteitMet die prestatie (sommigen hebben het nog steeds over ‘productie’) hebben we de factor genoemd waarop de huidige kantoorwerker wordt afgerekend. Projecten moeten binnen een bepaalde periode worden afgerond, en worden door speciaal samengestelde teams (voorheen projectgroepen genoemd) afgehandeld. In 2012 was dat al 35% van al het kantoor-werk1, en dat percentage is alleen maar gestegen. Daarbij is samenwerking, dus communicatie het belangrijkste element (Collaboration remains a key to the spread and development

of ideas in pursuit of innovation)2. Want door samenwerking wordt de innovatieve sfeer versterkt, en innovatie en creativiteit is waar het tegenwoordig om draait. Of, zoals trendwatcher Birgit Gebhardt het formuleerde: ‘Employees will intentional decide to go into the office if they can learn and work better there than elsewhere.’Maar dan moet de kantoorinrichting daar wel op zijn afge-stemd: die communicatie, nodig voor dat samenwerken en die innovatie, faciliteren. En hoewel een kantoortuin die com-municatie tussen de medewerkers op de gemakkelijkste manier mogelijk maakt, verhindert die juist het werken (produceren) van de belendende collega’s. Uit onderzoek is gebleken dat kantoorwerkers tussen de 4% en de 41% meer fouten maken als er in de ruimte waar zij werken, anderen zorgen voor wat zij ervaren als geluidsoverlast.

Vormen van afscheidingenNu is het vaak niet mogelijk om even of wat langer met het team naar een andere, speciaal daarvoor ingerichte ruimte te gaan om overleg te plegen of een langere vergadering te hou-den: de zogeheten groepswerkplekken. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat die ruimtes er gewoon niet zijn, omdat de ver-huurder niet toestaat dat er aparte kamers worden gecreëerd middels muren of systeemwanden. Dan zijn scheidingswanden of -schermen een haalbaar alternatief. Het is dan ook niet

I N R I C H T I N G O F F I C E


O F F I C E I N R I C H T I N G

verwonderlijk dat er de laatste paar jaar enorm veel verschillende vormen van afscheidingen zijn ontwikkeld, van de zogenoemde treincoupés via cabines tot en met de verplaatsbare ‘vleugels’. Al deze vormen zijn afgewerkt met akoestische materialen, die ervoor zorgen dat de overleggers geen overlast opleveren voor de medewerker die zich wil kunnen concentreren, zelfs in een open-plan kantoor. Communicatieruimtes en -zones zullen een integraal onderdeel gaan uitmaken van het moderne kantoor, zo ze dat al niet zijn.

BepalingsmethodeMocht de directie om wat voor reden dan ook per se een open kantoortuin willen behouden, dan is de norm NEN-EN-ISO 3382-3 ‘Akoestiek - Meting van de ruimte akoestische parame-ters, Deel 3: Kantoortuinen’ een handig en praktisch hulpmid-del. Hierin wordt namelijk een bepalingsmethode geboden voor alle gegevens die nodig zijn om het geluid in een kantoortuin te beoordelen. Zo kan worden vastgesteld hoeveel geluid er is en wat dan een goede afstand is tussen de werkplekken. De akoes-tiek – en dus ook de geluidsoverlast – wordt beïnvloed door de plaatsing van schermen, achtergrondgeluid (van bijvoorbeeld ventilatiesystemen maar ook verkeersgeluiden), door afscherming van apparatuur, en door materiaalkeuze voor plafond, vloer-bedekking en meubels. Ook de maten van de ruimte (inclusief plafondhoogte) zijn van belang. Deze norm is een welkom middel, want volgens de verwachtin-gen zullen afgesloten en geïsoleerde kantoren worden vervangen door flexibele en multifunctionele kantoorruimtes.3

ImagoDe nieuwe kantoren moedigen mensen ook aan, meer te bewe-gen. Dat kan door middel van zit-/statafels en in hoogte verstel-bare werkbladen (ook een grote trend), maar natuurlijk ook door te lopen. En dat is wat moeilijk als er alerlei obstakels in de weg staan, zoals muren en zelfs scheidingswanden. Wat ook mee-speelt, is het imago dat een onderneming wil uitstralen: ‘33 % of the employees think that it is important that the office interior matches the values and the company culture.’4 Daarmee wordt natuurlijk met de open inrichting geïmpliceerd dat een transpa-rante organisatie niets te verbergen heeft, en dus betrouwbaar is. Maar het moderne kantoor wil ook uitstralen dat het modern is, wat inhoudt dat de inrichting moet weerspiegelen dat er overleg wordt gepleegd (die innovatie, weet u nog?). Dus zijn de locaties van de individuele en de groepswerkplekken van groot belang. De ruimtes moeten dus een compromis vormen tussen open en gescheiden, zodanig zijn ingericht dat de geluidsoverlast zoveel mogelijk beperkt is. Op die manier kan iedereen prettig werken en zich goed concentreren op de huidige taak, of dat nu team-overleg is of geconcentreerd individueel werken. Zo voorkom je als werkgever ook een fors gedeelte van het ziekteverzuim.

1 New Work Order Study 2012

2 Gensler US Workplace Survey 2013

3Trends in European Office Design | INDEX Design Talks 2014 | 54

4 Working Environment 2013, Handelsblatt / Vitra, Duitsland

8 O F F I C E M A G A Z I N E . N L | N U M M E R 6 - 2 0 1 4

www.bma-ergonomics.com/cashback-actie

€60

cashback op elke nieuwe

Axia 2.0

2.0

Nu tijdelijk

Ga naar onze website voor de actievoorwaarden:

C O L U M N / A G E N D A O F F I C E

Geachte leden van de Raad van BestuurIngevolge de richtlijnen die u heeft opgesteld met betrekking tot de invulling van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in onze mooie onderneming, het volgende:U heeft dat MVO (u speekt liever met de Amerikaanse term Corporate Social Responsibility, maar we hebben het over hetzelfde) benoemd als speerpunt voor het beleid (policy) van de komende vijf jaar.Ik prijs uw toekomstgerichtheid en visie, en sta helemaal achter uw stre-ven om de onderneming op te stuwen in de vaart der volken. De consultant die ik van u moest inhuren om het MVO-beleid handen en voeten te geven (de neef van de directievoorzitter), heeft enkele sug-gesties gedaan, die we met volle overgave hebben omarmd. Echter, de concrete invulling leverde enkele problemen op (issues):• Iedereen moet tegenwoordig met de fiets komen, maar sommigen

hebben daar wat moeite mee, met name degenen die 28 kilometer verderop wonen (de fusie van vorig jaar, de medewerkers die we over moesten nemen, daarover later meer). Die mensen werken nu liever thuis, maar we zien ze nooit meer.

• Ik moest naar Angola om daar een foto van me te laten maken bij dat weeshuis, waarbij ik de cheque van 100 euro overhandig die u mij in uw goedertierenheid ter hand hebt gesteld. Ik mocht echter niet met het vliegtuig, dus dat werd wat moeilijk. Zeker gezien de oorlogssitu-atie aldaar.

• We printen nu alle documenten dubbelzijdig af, maar sommige van onze afnemers en leveranciers zijn niet zo blij met aan twee zijden bedrukte contracten, mede omdat we geen kleur mogen gebruiken.

• De eis dat de grondstoffen voor onze producten recyclebaar zijn en afkomstig moeten zijn van hernieuwbare bronnen levert ook hinder-nissen op: we werken immers met ruwe olie als grondstof.

• De medewerkers die we na de fusie hebben moeten overnemen, heb-ben er lucht van gekregen dat ze, inderdaad volgens uw plannen, vol-gend jaar boventallig worden gemaakt. Die kennis hebben ze niet van mij, dus er is ergens anders een lek.

• De richtlijnen voor het scheiden van afval worden weliswaar zeer nauwgezet opgevolgd, maar de mensen houden eigenlijk weinig tijd over voor hun feitelijke taken.

• Het bestuur van het buurthuis dat we in onze vakantie hebben moeten renoveren, heeft een nota ingediend van een aannemer die de schade heeft moeten herstellen die we met onze ondeskundigheid (we zijn immers geen bouwvakkers) hebben aangericht.

• Ik ben het helemaal met u eens dat het slimmer is en beter voor het milieu om de directieauto’s met de hand te wassen in plaats van in de autowasinstallatie. Echter, de medewerker die de consultant heeft aan-gewezen om elke vrijdag al die auto’s te wassen en te stofzuigen, heeft zich ziek gemeld.

Gaarne wil ik even met u over deze zaken discussiëren; in uw directie-lounge of, indien dat u beter schikt, ben ik bereid om naar uw golfbaan te komen.

P.S. Het budget voor de komende drie jaar voor invulling van het MVO-beleid is opgegaan aan het fee voor de consultant. Bestaat de kans dat ik nog aanvullende fondsen tegemoet kan zien?

Agenda

14 – 16 januari Den Bosch

Vakbeurs Facilitairww.vakbeursfacilitair.nl

15 januari Nederland

Clean Desk Dagwww.cleandesk.nu

31 januari – 3 februari Frankfurt

Paperworldwww.paperworld.messefrankfurt.com

3 – 7 februari Stockholm

Stockholm Furniture & Light Fair 2015www.stockholmfurniturefair.com

10 -12 februari Amsterdam

Integrated Systems Europewww.iseurope.org

31 maart – 2 april Amsterdam

Building Holland 2015www.buildingholland.nl

27, 28 mei 2015 Amsterdam

Facilitaire Vakbeurs Amsterdamwww.cno-expo.nl

3-5 juni Zaandam

Design District 2015www.designdistrict.nl

Thovip BV, opgericht in 1938, is een groothandel in kunststof producten in de breedste zin van het woord. In het uitgebreide productassortiment bevinden zich

al sinds jaar en dag een behoorlijk aantal kabelmanagement producten; kabeldoorvoeren, kabelslangen, kabelklemmen etc. Dit productassortiment wordt na de start van Thovip Ergono-mics verder uitgebreid en aangevuld met aanverwante produc-ten voor de ergonomische werkplekinrichting; monitorarmen, CPU houders, electrificatie etc.. Door de vele jaren ervaring in o.a. de (kantoor)meubelindustrie is deze branche zeer zeker geen onbekend terrein. Ook bestaande klanten vinden het een groot voordeel dat ze bij Thovip BV ook terecht kunnen voor kabelmanagement en ergonomische producten (one-stop-shop-ping principe).

PositiefThovip Ergonomics is zeer positief ontvangen in de markt en in de loop der jaren wordt een groot dealerbestand gevormd.

In de eerste periode, direct na het oprichten van Thovip Ergonomics, wordt veel tijd geïnvesteerd in het samenstellen van een gedegen productassortiment, afgestemd op de vraag uit de markt. Het assortiment groeit in de daarop volgende jaren en steeds meer interessante fabrikanten binden zich aan Thovip Ergonomics. Het assortiment is tot op heden breed van opzet. Dit is een bewuste keuze omdat Thovip Ergonomics voor ieder budget producten wil kunnen aanbie-den; van ‘low budget’ tot ‘high end’ en alles wat zich daar-tussen bevindt. Onder het motto “alles voor een optimale werkplekinrichting” levert Thovip Ergonomics producten die zorgdragen aan de inrichting van een ergonomisch verant-woorde werkplek waarbij gezondheid, productiviteit en com-fort een zeer belangrijke rol spelen.Nadat het assortiment is samengesteld wordt veel tijd en energie gestoken in marketing en het pro actief benaderen van bestaande- en nieuwe klanten. Na een periode van anderhalf jaar is de tijd rijp om te gaan ‘oogsten’. Zoals iedere startende onderneming/business unit heeft ook Thovip Ergonomics tijd nodig gehad om naamsbekendheid te krijgen in de markt en bestaande klanten op de hoogte te brengen van de nieuwe business unit. Dat is gelukt, en nu aan de slag! Doen waar we goed in zijn; het verkopen en distribueren van producten. Logistiek alles goed op de rit hebben en afspraken nakomen, dat zijn de speerpunten van Thovip Ergonomics. Tot onze tevredenheid groeit de business unit nog ieder jaar.

ZelfstandigDoor het enorme succes wordt medio 2014 besloten om met ingang van 1 januari 2015 de business unit Thovip


We gaan terug naar eind 2009. De eerste stappen worden gezet met de lancering van Thovip Ergonomics. Door een steeds grotere vraag naar kabelmanagement- en ergonomische producten besluit Thovip BV eind 2009 een nieuwe business unit te starten; Thovip Ergonomics.

Thovip Ergonomics op eigen benen

Per 1 januari 2015: Thovip Ergonomics BV

Ergonomics volledig zelfstandig te maken. De voorbereidingen worden vanaf dat moment direct in gang gezet. Voorraden in het 4000 m² grote magazijn worden gescheiden; Op de begane grond de voorraden van Thovip Kunststofproducten en op de eerste verdieping de voorraden van Thovip Ergonomics. Het ERP systeem wordt voorbereid en aangepast op 2 separate BV’s etc. etc. Thovip Ergonomics BV is klaar voor 2015 en klaar voor de toe-komst.

Projecten Vanuit een stabiele basis leveren wij produc-ten uit voorraad. Deze stabiele basis wordt dagelijks nog uitgebreid met nieuwe dealers die Thovip Ergonomics weten te vinden. Daarnaast is Thovip Ergonomics in de loop der jaren ook steeds meer betrokken bij de grote

projecten en (Europese)aanbestedingen. De afgelopen jaren zijn dan ook, samen met onze dealers, mooie projecten gerealiseerd.

Thovip Ergonomics BV in het kort • Thovip Ergonomics BV is een groothandel/

importeur/distributeur van kabelmanage-ment- en ergonomische producten/diensten.

• Thovip Ergonomics BV levert uitsluitend via dealers (kantoor- en projectinrichters, meubelfabrikanten, interieurbouwers, ICT en facilitaire dienstverlening).

• Voorraadhoudend (magazijn van 4000m²); “vandaag voor 15.00 uur bestellen, morgen in huis”.

• Alle voorraadproducten zijn per stuk lever-baar.

• Groot en breed assortiment.• Eigen showroom.

• Eigen kabelmanagement diensten : “van inventarisatie tot realisatie”.

• ISO gecertificeerd : NEN-EN-ISO9001.• Thovip Ergonomics BV werkt uitsluitend met

gerenommeerde fabrikanten.• Geavanceerd ERP- en logistiek systeem.• Thovip Ergonomics BV is uw ideale partner;

snel, accuraat en betrouwbaar.

Door de volledige zelfstandigheid van Thovip Ergonomics,

per 1 januari 2015, wijzigen de NAW gegevens:

Thovip Ergonomics BV Julianastraat 10a - 5932 EH Tegelen

T. +31(0)77 711 4370

F. +31(0)77 373 7007

E. [email protected]

W.www.thovipergonomics.nl

A D V E R T O R I A L O F F I C E

N U M M E R 6 - 2 0 1 4 | O F F I C E M A G A Z I N E . N L 1 1

Het assortiment kan onderverdeeld worden in 10 hoofdgroepen:• Kabelmanagement producten

• TFT Monitorarmen

• CPU Houders

• Electrificatie

• Kabels

• (Akoestische)Scheidingswanden

• Werkplekverlichting

• Ergonomische Producten

• Werkplekaccessoires

• Kabelmanagement Diensten

Gedeelte magazijnvoorraad Thovip Ergonomics BV

In het volledige kantoor is een combinatie gemaakt van harde en zachte vloerbedekking. Duurzaam vinyl met een betonnen tegel effect accentueert de zichtlijn die van voor

naar achter in het pand ‘vrij’ is gelaten en die in open verbin-ding staat met de receptie en de pantry’s. De gekozen vinylcol-lectie werd de Allura Wood collectie van Forbo, extreem duur-zaam en ook 100% ftalaatvrij.Op de begane grond is een ‘Cantina’ ontwikkeld. Een sfeer-volle, kleurrijke lunchruimte voor de medewerkers waar de Zuid-Amerikaanse sfeer tot leven komt door middel van vrolijk behang, kleurrijke stoelen, stoere lederen wandbank, zwarte jaloezieën en een vloer met houtoptiek. Compleet met ‘binnentuin’.

De lounge werd een ruimte met een informeel karakter die gebruikt kan worden voor overleg of om gasten in een onge-dwongen setting te ontvangen. De lounge ruimte staat in directe verbinding met de board room.

Vloeroplossingen voor kantorenAllura, luxe vinyltegels en –stroken. Stel je een houten vloer voor die niet kraakt, krimpt of verkleurt in het zonlicht. Of stenen plavuizen die warm aanvoelen. Neem een metalen vloer die je eenvoudig kan snijden en niet roest. Dat is de wereld van Forbo’s Allura designcollectie van luxe vinyltegels- en stroken (LVT). Een unieke collectie omdat Allura zowel in Nederland ontworpen als gefabriceerd wordt (Forbo is de


Nirint Shipping is een internationaal opererend scheepvaartbedrijf dat transporten verzorgt van Europa tot de Cariben met eigen kantoren in Rotterdam, Bilbao, Antwerpen, Montreal, Beijing en verschillende havens in de Cariben. In april 2014 betrok Nirint een nieuw kantoorpand in Barendrecht. Het nieuwe pand werd volledig casco opgeleverd en aan de Dutch Style Company is gevraagd om een indeling- en inrichtingsplan te ontwikkelen en de uitvoering ervan te realiseren. Werkzaamheden bestonden uit volledig projectmanagement en bouwbegeleiding, facilitaire installaties, raam-, wand en vloerkleding en complete inrichting. De gewenste sfeer zou functioneel, warm en comfortabel met een ‘vleugje Carribean’ moeten zijn.

Allura vinyltegels- en stroken in sprankelende Kantoorvilla

Concept en realisatie DutchStyleCompany.nl - Fotografie: Sirkelfotografie.com.

enige producent die vinyl produceert in ons land). Dat geeft veel voordelen. Zo zijn de dessins mede toegesne-den op de Nederlandse markt en is de klant verzekerd van een oer-Hollands, duurzaam kwaliteitsproduct. Bovendien voldoet het product meer dan ruim aan alle Nederlandse en Europese regels op het gebied van binnenmilieu. Hiermee weet u zeker dat u een gezonde vloer aanschaft die een gegarandeerd lange levensduur heeft. De Forbo Allura collectie is de grootste ooit en biedt ongekend veel mogelijkheden. Allura kent houten steenontwerpen met levensecht reliëf, maar ook abstracte dessins, alle bedacht door Forbo Floorings eigen designteam. De Allura ontwerpen komen dus niet uit een databank, maar zijn stuk voor stuk uniek. De Allura collectie bestaat uit een reeks van maar liefst 90 ontwerpen, beschikbaar in verschillende kwaliteiten. Zo heeft u een passende vloeroplossing voor ruimtes die zeer intensief gebruikt worden, zoals de entree en de kantine, tot gelegenheden die veel minder intensief gebruikt worden zoals een doodlopende hal. Allura

heeft nog veel meer voordelen. Zo zorgt de exclu-sieve PUR-finish voor een kras- en vlekbestendige vloer die eenvoudig te onderhouden is. De productie in Nederland zorgt tenslotte voor snelle en flexibele leveringen.Voor veel meer informatie www.forbo-fl ooring.nl.

Flotex, unieke hybride vloerbedekking, die oogt als tapijt en warm en comfortabel aanvoelt, maar zon-der de (onhygiënische) nadelen van een zachte vloer. Zoals een honingbij pollen verzamelt met haar harige pootjes, vangt het bionische Flotex met haar 80 mil-joen vezels per vierkante meter fijnstof, huisstofmijt en allergenen die vervolgens eenvoudig opgezogen kun-nen worden. Schadelijke bacteriën als MRSA, E.coli en voetschimmels worden aangepakt met het antimi-crobiële middel Sanitized. Deze tweeklapper leverde Flotex het Seal of Approval op van de British Allergy Foundation. De nieuwste designcollectie biedt daar-naast ongekende mogelijkheden qua kleur en dessin.



STELLING 1: DUURZAAM CIRCULAIR INKOPEN/ONTWERPEN GAAT NIET ALLEEN OM DE RECY-CLING IN DE TOEKOMST, MAAR OM HET (HER)GE-BRUIKEN VAN WAT ER IS. VOORWAARDE IS DAN WEL DAT DE HERKOMST VAN DE PRODUCTEN EN DE ECOLOGISCHE FOOTPRINT BEKEND IS.

Geanne van Arkel trapt af: “Recycling zit helemaal aan het eind, maar tussen recycling en grondstof zit een heleboel, en je moet in het kader van circulaire economie het gehele proces, de hele levenscyclus bekijken: de Life Cycle Analysis (LCA). Bij circulaire economie gaat het veel meer om verbindingen, om relaties. Niet zozeer inkoop-verkoop, maar samenwerken.”Hooft: “Oude tegels hergebruiken, of visnetten, zo kun je makkelijk aan je grondstoffen komen. Maar als je die moge-lijkheid niet hebt, wat dan?”

Piet Looijen geeft aan dat Forbo een vergelijkbare werkwijze heeft. Hij vertelt dat ze ook druk bezig zijn met het optima-liseren van het gehele proces, met name voor wat betreft het hergebruik van marmoleum.Erik Luisman gaat daar op in: “Het is heel goed dat je ini-tiatieven neemt. Aan de ene kant loop je misschien risico, wellicht mis je omzet, maar als je vooruit durft te kijken, en initiatief durft te nemen, dan moet het wel iets opleveren.” Hij geeft aan dat Drentea samenwerkingsverbanden is aangegaan


Elke editie van OfficeMagazine.nl bevat minstens één verslag van een tafeldiscussie die wij organiseren over een bepaald onderwerp. Volgens traditie is het thema van de laatste uitgave van het jaar altijd maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

Deelnemers:- Michel Mol, directeur/eigenaar van LEDSGOGREENER;

- Henk Jan Boom, account manager Schaffenburg;

- Erik Luisman, marketing & business development Drentea;

- Geanne van Arkel, manager duurzame ontwikkeling Interface:

- Piet Looijen, product line manager Linoleum & Services Forbo.

- Gespreksleider was Hans Hooft, hoofdredacteur OfficeMagazine.nl. Voor

het forum mochten we te gast zijn bij Interface in Scherpenzeel. De discussie

vond plaats aan de hand van enkele stellingen.

Voor aanvang van de discussie toonde Geanne een opname van een uitzending

van Nieuwsuur over MVO. Deze is te zien via:

http://nos.nl/nieuwsuur/artikel/2008266-bedrijven-hangen-prijskaartje-aan-

gebruik-aarde.html

Innovatief en transparant

met verschillende partijen om alternatieve grondstoffen te ontwikkelen.Looijen concludeert dat je altijd een balans moet zien te vinden tussen de filosofie van duurzaam bezig zijn en geld verdienen. Luisman relativeert: “Je kunt nog zo intrinsiek gedreven zijn, als de continuïteit niet gewaar-borgd is, dan wordt het lastig om initiatieven door te zetten.” Van Arkel gaat daar op in: “Je moet er inder-daad gewoon voor gaan. Door duurzaamheid hebben we kosten bespaard, het is goed voor onze reputatie en het is ontzettend belangrijk voor teambuilding en betrokkenheid binnen je bedrijf, maar ook voor je partners, doordat je dat doel hebt.” Michel Mol vindt dat de wereld af en toe “een beetje spastisch” doet als het gaat om duur-zaamheid in het algemeen. “Duurzaamheid is nooit een doel op zich. Alles is geldgedreven. Je maakt een product of levert een dienst, dan kan het uitgangspunt zijn het zo duurzaam mogelijk te doen, want dat wil iedereen. Maar uiteindelijk moet je er geld mee verdienen. Er is

in de wereld geen gebrek aan energie en voed-sel maar we willen het niet delen omdat dat geldgedreven is. Als je er zo over denkt dan is het een kwestie van halffabrikaten of grondstof-fen inkopen, terwijl ik vind dat je moet streven naar maximale duurzaamheid. Maar wanneer worden we innovatief? Als die grondstoffen op een gegeven moment uitgeput raken!” Hooft: “Krijgen jullie vragen van klanten: welke grondstoffen gebruiken jullie? Is het wel doorgedrongen tot de consument?”Luisman antwoordt: “Volgens mij moeten we dat zelf goed communiceren omdat niet elke klant erom vraagt. Afgezien van aanbestedin-gen.” Henk Jan Boom: “De doorsnee mkb’er zal er nooit om vragen. Niet uit zichzelf.”Luisman: “Aanbestedingen, dat is vaak lijstjes invullen. Maar je wordt echt niet beoordeeld op de initiatieven die je als bedrijf neemt op het gebied van sociale innovatie, milieu, de regio waarin je zit.”Volgens Mol is succes alleen afhankelijk van de prijs/kwaliteitverhouding van het product.

“Duurzaamheid is een middel geworden voor je verkoop. En het voegt ook heel veel toe.” Hij benadrukt het belang van innovatie, op het gebied van energie, maar ook voor wat betreft alternatieve grondstoffen (de visnet-ten van Interface). “Duurzaamheid is een ideaal middel om innovatie te stimuleren, zo laat onze R&D zich bij innovaties leiden door gebruik van lichtere grondstoffen ivm transport en verlichting zonder grondstoffen zoals UV, kwik en lood, maar je moet je wel afvragen: wat is nu duurzaamheid? Is het uitputten van fossiele brandstoffen wel zo slecht? Je moet er in ieder geval wel over nadenken. Als we ons alleen maar focussen op dat alles maar groen moet zijn, zonder dat we ons realiseren wat het uiteindelijk doet, dan schieten we ernaast.”Looijen: “Dat vind ik aansluiten op de stelling: je moet wel weten wat de ecologische footprint is. Iedereen heeft altijd de mond vol van recy-clen, maar recyclen kan ook schadelijk voor het milieu zijn. LCA, EPD, transparantie, daar gaat het uiteindelijk om. De moeilijkheid is: in hoeverre is die klant daarin geïnteresseerd?”

F O R U M O F F I C E


Luisman is van mening dat die er zeker wel in geïnteresseerd is, alleen: “als fabrikant heb je een heel belangrijke rol om dat te delen en te stimuleren.” Looijen vindt dat de taak van de leverancier. “Wij proberen dat duidelijk te maken, maar we hebben onderzoek gedaan naar: wat zijn nu de koopargumenten van onze klanten? Duurzaamheid staat niet eens in de top 5! Marmoleum is wel de meest duurzame vloerbedekking, biobased. Maar dat is geen top 5 koopcriterium! Ze kopen het al jaren, veelal zonder te beseffen dat het een van de meest duurzame vloerbedekkin-gen is. Het komt bij projectmatig gebruik vaak niet bij de men-sen op om daarom die vloer te kopen, nee, het is gemakkelijk, hygiënisch, makkelijk schoon te houden, TCO, en ik denk dat we daar naartoe moeten in de circulaire economie: de TCO, daar gaat het uiteindelijk om.” Mol vraagt zich af hoeveel klanten er nu zijn die in die top 5 wél duurzaamheid hebben staan. “Het gaat er dus om dat je met die duurzaamheid als middel gaat zorgen dat je een beter concurreerbaar product maakt. En niet dat je duurzaamheid als uitgangspunt neemt. Je moet gewoon zorgen dat het tot innovatie leidt, dat mensen betere producten krijgen voor min-der geld. Ik ben er van overtuigd dat dat euro-tekentje gewoon bovenaan die lijst staat.”Van Arkel heeft andere ervaringen: “We zien dat mensen er wel degelijk in geïnteresseerd zijn. Zeker niet bereid zijn daar mee voor te betalen, maar dat hoeft ook niet. Maar dat ze het wel plezierig vinden als je feitelijk en geverifieerde informatie kunt aanleveren over wat de milieuimpact van jouw product is.”

Hooft: “Merken jullie dat mensen speciaal bewust voor jullie producten kiezen juist omdat de herkomst van de grondstoffen bekend is?”Van Arkel: “Ja. We kunnen aantonen wat de impact is, positief en negatief. We kunnen bewijzen dat we een productrange hebben die een kleinere footprint heeft, door het toepassen van 100% gerecycled nylon of biobased garen. En dat Interface tapijttegels nog meer goede eigenschappen hebben zoals het vasthouden van fijnstof en een een betere akoestiek, het is en-en, niet of-of. Boom: “Het is onderdeel van het gehele pakket aan eigen-schappen. Maar je moet ook je omzet maken, de circulaire economie heeft ook de mogelijkheid om juist meer omzet daar-door te maken. Je hoort ook steeds meer dat mensen statiegeld gaan geven voor bepaalde producten. Voor een verkoper is dat zo ongeveer de heilige graal, want je zegt: over ongeveer 7 jaar komen wij het weer ophalen en krijg je dat statiegeld terug. De eerste insteek van die man die dat spul inkoopt is: over 7 of over 10 jaar, wat gebeurt er dan mee?”

STELLING 2: HUUR VAN PRODUCTEN IS EEN IDE-AAL CONCEPT VOOR INVULLING VAN DE CIRCU-LAIRE ECONOMIE.

Van Arkel: “Het doet er niet toe in welke financiële vorm je het giet, maar wel over welke afspraken je met elkaar maakt: wat doen we over 7 of 10 jaar? Daarom combineren we het altijd graag met een onderhoudscontract zodat de vloer mooi blijft en optimaal herbruikbaar en recyclebaar is.”


Looijen werpt tegen: “Je hebt het over huren, leasen, we hebben bijna alle banken in Nederland gesproken, en wij krijgen het niet voor elkaar om dat te financieren. Zelfs niet bij de banken die bekend staan dat ze groen denken!”Van Arkel weet dat er wel enkele banken zijn die mee willen denken. “Leasing kwam niet van de grond, en toen hebben we een terugna-megarantie afgegeven. Met een onderhouds-pakket. Zo hou je het contact met de klant en je zorgt dat het product mooi blijft. Dus die klant blijft tevreden. Het gaat erom dat de producent de verantwoording neemt. Als producent ben je verantwoordelijk voor je product, je moet zorgen dat het zo lang mogelijk meegaat tegen een zo klein mogelijke footprint.” Boom trekt het breder: “De hele keten is ver-antwoordelijk voor het eindproduct.”Van Arkel legt de verantwoording terug: “Als jij degene bent die het verkoopt aan de eindklant, dan moet jij de keten daarin mee krijgen. Elke schakel in de keten heeft de verantwoording.” Boom relativeert: “Je kunt wel zorgen dat de gehele keten duurzaam is, maar als die klant het op een gegeven moment over de schut-ting gooit, dan heeft het nog geen zin gehad. Daarom is het contact met die klant zo belang-rijk. Dat is misschien nog wel belangrijker dan dat die producent naar beneden kijkt en roept dat hij heel duurzaam is.” Mol: “Huren is wel een beetje een hype, dat zie je ook in de softwarebranche: alles als een dienst gaan leveren. Maar als je het eigendom bij jezelf houdt, zoals LEDSGOGREENER met haar lichtverhuur concept doet, dan heb je er wel invloed op en dan kun je de circulaire gedachte invullen. Je komt er dan ook achter dat je op die manier veel meer controle hebt over je eigen product en de afvalstromen.”Boom werpt tegen: “Financieel gezien is het niet te doen, huren of leasen, als je het niet intern kunt financieren. Huren op zich is niet circulair, dat is te kort door de bocht.”Van Arkel: “Circulair op zich staat niet garant voor een zo laag mogelijke footprint. Dat moet je integraal meenemen.”

STELLING 3: MVO IS NOG TE VAAK WINDOWDRESSING: EEN GOEDE DAAD UITVERGROTEN IN DE MEDIA OM SLECHTE ZAKEN TE VERZWIJ-GEN. DAARENTEGEN ZIJN CONCRETE GROENE SHOWCASES ONMISBAAR ALS VOORBEELDFUNCTIE OM GROTE STAPPEN TE MAKEN RICHTING EEN CIRCULAIRE ECONOMIE.

Van Arkel is wel blij dat dat windowdressing tegenwoordig steeds minder wordt, en dat er meer aandacht komt voor de werkelijk duur-zame zaken.

Hooft: “Want de eindklant prikt er doorheen, door dat greenwashing?”Van Arkel: “Mensen kijken in ieder geval wel verder dan: is het groen? Ze zouden misschien nog wel meer moeten vragen maar ik vind wel dat we aan de positieve kant van de balans zit-ten.” Looijen vervolgt: “Ik denk wel dat de kennis in de markt groter geworden is, doordat klanten meer de juiste vragen te stellen. Van de andere kant: nog niet zo lang geleden werden er door verschillende bedrijven marketingtechnisch nogal wat claims gedaan die eigenlijk helemaal niet gerealiseerd konden worden. Wij ergeren ons mateloos aan zo’n uiting waar dan zo’n groen blaadje bovenaan staat. Dat soort dingen zien we nu gelukkig niet zoveel meer.” Mol: “De stelling zegt: ‘nog te vaak’. Dat kan zo zijn, maar de vraag is natuurlijk: weten al die bedrijven eigenlijk wel waar we het over hebben, met die ecologische footprint?”Looijen geeft toe dat er in de branche nog wel wat verbeteringen mogelijk zijn. “Zo heeft één bepaalde vloer een Cradle to Cradle Gold certificaat, maar niemand koopt die vloer want die is helemaal niet functioneel. Maar dat staat wel in advertenties, en dat is verre van oprecht. Daar gaat duurzaamheid niet over. Dan wordt het commercieel uitgebuit.”Van Arkel vindt dat je in ieder geval de best practices met elkaar moet delen, want je moet het samen doen. Luisman merkt op: “Maar je moet juist ook laten zien de dingen die niet werken, om van elkaar te leren. Dus 100% transparantie. Laten zien wie je bent, wat je doet en waarom je dat doet.” Boom relativeert: “Vaak worden twee dingen door elkaar gehaald: circulaire economie en duurzaam ondernemen zijn eigenlijk twee verschillende dingen, die je los van elkaar kunt zien. Je kunt ze integreren, maar wij als niet-producerend bedrijf zijn afhankelijk van de anderen in de keten. En wat is duurzaam ondernemen? Dat kun je inderdaad zelf invul-len en vormgeven, maar vaak wordt daar door de klant helemaal niet naar gevraagd. Ook niet bij aanbestedingen.” Hij geeft een voorbeeld van hoe het niet moet: “Langdurige relaties onderhouden? Je ziet bedrijven die failliet gaan en twee dagen later weer vrolijk doorstarten. En de gevolgen voor de leveranciers en afne-mers? Jammer dan.” Van Arkel geeft toe: “Duurzaam ondernemen is meer dan milieu, het is ook hoe je met je medewerkers omgaat, met je leveranciers en je omgeving.”Hooft: “Sommige producenten zeggen: wij planten bomen, ter compensatie. Terwijl hun producten duidelijk niet milieuvriendelijk zijn, maar daar hebben ze het dan niet over.”

Van Arkel reageert: “We moeten er met z’n allen naar streven dat je gewoon geen negatieve impact hebt, ook al compenseer je die. Dat bomen planten is dan geen vrijbrief om maar negatief bezig te zijn.”Boom: “Dan heb je het weer over die transpa-rantie.” Mol: “Het verschil wordt gemaakt in efficiën-tere productiemethodieken, met innovatie van producten. Als je gaat compenseren, ga je dat nooit volhouden.”Looijen: “Als Nederlands bedrijf kun je zo duurzaam mogelijk proberen te produceren, maar we hebben ook leveranciers die duur-zaamheid misschien niet zo hoog in het vaandel hebben staan. Dan is het wel onze taak om juist met die leveranciers in gesprek te gaan, over kinderarbeid, over welke stoffen er worden gebruikt. Het moet wel allemaal in kaart wor-den gebracht. Weer die transparantie, over de gehele keten, om uiteindelijk een goed verhaal te kunnen vertellen. Alleen: dat verhaal is heel complex en heel breed. Voor de klant is dat bijna niet te overzien, die haakt snel af.”Mol noemt het voorbeeld van een grote Zweedse onderneming die van zijn toeleveran-ciers eist dat ze verantwoord werken – maar zelf blijkbaar zijn chauffeurs uitbuit. Looijen: “Dat bedoel ik met de gehele keten, dan ben je aan de ene kant goed bezig, maar aan de sociale kant ontbreekt er dus nog wel wat.”Van Arkel: “Je kunt ook niet alles in één keer aanpakken.” Luisman werpt tegen: “Maar dat mag nooit een reden zijn om te zeggen: laat dat stuk dan maar zitten.”

STELLING 4: HET IDEE DAT MVO JE UITEINDELIJK GELD OPLEVERT, IS EEN FABELTJE OM MEER DEELNEMERS TE TREKKEN.

Van Arkel: “Wat een onzin!”Hooft: “Is het nog steeds kortetermijn denken?”Luisman: “Kijk alleen eens naar energie uit afval, en wat dat oplevert.” Boom gaat daar op in: “Zowel aan de com-merciële kant als aan de productiekant gaat dat geld opleveren. Als het niet al meteen gebeurt. Vroeger hing er nog wel een prijskaartje aan verduurzaming, omdat de producten vaak duurder waren dan die er al waren.” Van Arkel legt uit: “Dat had niets te maken met duurzaamheid, maar met het innovatieve karakter. Een nieuw product is over het alge-meen altijd duurder, want er is in geïnvesteerd.” Hooft: “Het kost dus geld om duurzaam te worden?”Van Arkel: “Je kunt eerst kijken: wat kan slim-mer, met minder materiaal, minder energie,



GREENOFFICEFURNITURE.NL is een collectie inrichtingscomponenten die is ontwikkeld vanuit een uitgesproken visie op duurzaamheid. Bijna de gehele Drentea collectie is opgenomen in deze collectie.

Het ultieme circulaire concept op het gebied van duurzaam inrichten en faciliteren.

De producten van GREENOFFICEFURNITURE hebben de volgende kenmerken:

•Opgebouwd uit 95% recyclebare of biologisch afbreekbare grondstoffen.

•Overzichtelijk productieproces in Emmen, 100% Nederlands fabricaat.

•Tafelbladen met FSC® ofPEFCcertificaat.•Bekledingsstoffen met Ecolabel.•Met huis-, tuin- en keukengereedschap te

demonteren.•Voorzien van een samenstellingsetiket.•Mogelijkheid voor functioneel hergebruik

na gebruiksfase.

Binnen de moderne productielocatie in Emmen geeft Drentea de garantie gebruikt GREENOFFICEFURNITURE te kunnen reconditioneren waarmee de levensduur wordt verdubbeld. Op gereconditioneerd GREENOFFICEFURNITURE geeft Drentea opnieuw de volledige fabrieksgarantie. Op nieuw aangeschaft GREENOFFICEFURNITURE geeft Drentea na gebruik gegarandeerd 10% van de waarde retour bij aanschaf van nieuw Drentea meubilair of Drentea GREENOFFICEFURNITURE.

ZINNIG ZITTEN

www.woutmonseurs.nl

Algemene richtlijnen & instructies voor het gebruik van de Wout Monseurs huisstijlMaart 2013

(HUIS)STIJLVOLGENSMONSEURS

in

Dagelijks 11:30 uur themapresentatie

14, 15 en 16 januari 2015@beursfacilitair

Bezoek onze stand 3J.077

Welzijn op de werkplek:welke invloed heeft licht?

LEDSGOGREENER.nl

minder verspilling, minder afval. Maar je kunt dan zeggen: mooi, extra winst, of ga je het investeren in verdere verduurzaming? En zo kan duurzaamheid zich zelf financieren.”Mol gaat daar op in: “Wat we meemaken, is dat we bedrijven voorrekenen dat ze veel geld kunnen besparen. Probleem is dat als je met die bedragen komt, je soms ongeloofwaardig overkomt omdat die wel heel groot kunnen zijn. Hoe groter de besparing wordt, hoe lastiger het uit te leggen is. Mensen geloven het vaak gewoon niet. Maar uiteindelijk gaat het om innovatie. Bedrijven die het nu goed doen, zijn gewoon bezig met innovatie. En daarbij houden ze rekening met duurzaamheid.” Hij is het met Van Arkel eens: “Wat mij betreft moet de winst die je haalt uit verduurzaming dus gebruikt worden voor verdere innovatie. Want je wil weer vooruit lopen op de markt.” Van Arkel nuanceert: “Duurzaamheid levert je uiteindelijk altijd geld op, maar je moet wel naar de kosten gedurende de hele levensduur (TCO) kijken.”

STELLING 5: VERLICHTINGSOPLOS-SINGEN IN DE WERKOMGEVING ZIJN MATIG VAN KWALITEIT. DAT GAAT TEN KOSTE VAN DE VEILIGHEID EN GE-ZONDHEID VAN DE MEDEWERKERS.

Mol licht toe: “We krijgen steeds vaker de vraag: LED is beter, we besparen ermee, maar

wat is nu de impact op de mens?” Boom vult aan: “Er is een bedrijf in Eindhoven dat zegt: volgens onderzoek moet je op je werk-plek zoveel lux hebben, en wij verkopen gewoon zoveel lux.” Van Arkel trekt het breder: “We hebben het dan over wellbeing, en dat gaat erover dat je bij het ontwerp niet alleen denkt aan de milieu-footprint, maar ook dat je een aangename en inspirerende omgeving creëert waar mensen zich prettig in voelen.” Hooft: “Duurzaamheid is people, planet, profit. People staat voorop maar wordt vaak verge-ten.”Looijen vertelt dat bij Forbo iedereen een duur-zaamheidstraining krijgt. “Uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor jouw handelen. Daar proberen wij de mensen van te doordringen. Hoe ga je met je klanten om, met je leveran-ciers, met je collega’s? En juist op dat punt raak je mensen blijkbaar sneller dan dat je zegt dat het beter is om met de fiets te komen dan met de auto. En samen kun je de verandering reali-seren binnen je bedrijf.” Mol gaat verder: “Beloning en dat soort dingen hebben slechts kortstondig effect. Het zijn kort-lopende motivators. Belangrijker is dat mensen willen dat hun werkgever zinvol bezig is. De zingeving van hun job. Het zal nog wel enkele jaren duren, maar langzaamaan komt het wel in de intrinsieke behoefte van de mensen om er iets mee te doen. Het geeft wel aan dat die

beweging wel ingezet is.” Van Arkel vertelt dat Interface een programma heeft ontwikkeld waarbij iedereen in het bedrijf een invulling kan geven aan duurzaamheid. “Omdat je mensen empowert, ze zelf met ideeën laat komen, raak je mensen in hun zijn. Dan is het dus niet iets wat je als bedrijf oplegt, maar iets wat uit de mensen zelf komt. En wat blijft omdat het in hun eigen rol zit. Maar het sluit wel aan bij het hogere doel van het bedrijf, en daarom is het ook belangrijk om een hoger doel te hebben als organisatie.” Luisman vertelt: “Wij werken samen met allerlei partijen, en daaruit komen heel inno-vatieve en mooie ideeën. Winst is natuurlijk heel belangrijk, maar er zijn ook andere dingen belangrijk. Die drie P’s hangen nauw met elkaar samen.”Looijen bevestigt dat, ook bij Forbo worden de medewerkers betrokken bij het proces van verduurzaming.

STELLING 6: DE WAARDE VAN ECO-LA-BELS, MILIEUKEURMERKEN EN DERGE-LIJKE IS IN HET BESTE GEVAL TWIJFEL-ACHTIG.

Looijen: “Markten vragen om het gebruik van labels. We hadden er twee: C2C voor de projecten en Milieukeur met name voor de consumentenmarkt. In Duitsland en andere



landen hadden we andere labels, dus toen we een gezamenlijke brochure maakten, stonden daarop iets van 15 verschillende labels. Wat moet je daar nu mee? Terwijl wij al sinds 1992 met LCA’s werken. Dan kun je twee dingen doen: de LCA’s com-municeren, wat heel erg lastig is, nog steeds, of heel simpel een logootje kopen (wat kort door de bocht). Het rare is: voordat we het C2C label hadden, waren er hele discussies over. Toen we het hadden, vroeg niemand er nog om. Dus voor Forbo heeft het wel weinig betekend voor onze feitelijke inspannin-gen qua duurzaamheid. De inspanningen zijn gekoppeld aan onze LCA’s.” Hooft: “Is dat dan gebrek aan kennis bij de eindgebruiker, of interesseert het ze gewoon niet?” Van Arkel denkt dat het besef is gekomen dat een keurmerk altijd een aantal dingen selecteert. “Het geeft nooit een com-pleet beeld, maar kijkt naar enkele elementen. Mensen zien dat nu, en dat er gewoon teveel van zijn geweest en dat er nu betere alternatieven zijn. Bijvoorbeeld een Environmental Product Declaration (EPD): Europees format, dus iedereen doet hetzelfde. Het is vergelijkbaar, want er zijn afspraken gemaakt binnen de branche. Het is juist geen appels met peren vergelijken.” Mol: “Maar weet de eindgebruiker wel wat zo’n keurmerk inhoudt, waar het voor staat? Ik ben het met je eens dat het een eenheidsworst wordt. Zodra je er een label op plakt, hoe kun je je dan nog onderscheiden? Want iedereen heeft dat label.”Looijen: “In algemene zin, voor de consumentenmarkt, werkt een label absoluut. Het helpt in je verkopen, het maakt het gesprek wat makkelijker, maar uiteindelijk verandert het voor ons niets in het duurzaam ondernemen.” Hooft: “Maar bedrijven gingen kijken wat zo’n keurmerk pre-

cies inhield, en concludeerden dat ze al veel verder waren. Dus creëerden ze hun eigen label. Waar ben je dan mee bezig?”Looijen: “We stopten met het C2C label, en prompt kregen we de vraag: stoppen jullie dan ook met het terugnemen van oude vloeren? Nee, natuurlijk niet, dat heeft er helemaal niets mee te maken! Je moet dus altijd heel veel communiceren en uitleg-gen. En dat doen we graag, die transparantie bieden we.” Mol: “De waarde van die labels is misschien wel twijfelachtig te noemen, maar de waarde voor ons bedrijf zit hem helemaal niet in die labels. Je moet die duurzaamheid gebruiken als onderdeel van je innovatiestrategie.” Van Arkel: “Soms is het wel een binnenkomer.” Boom: “Het is soms een eis in een aanbestedingsbestek.” Mol: “Op een label word je toch niet uitgenodigd? Je gebruikt het later in het proces zelf om te laten zien dat je iets doet.” Volgens Van Arkel hangt het ook af van het product: “Als het over commodity’s gaat, dan werkt men van een lijstje en vinkt dingen gewoon af. Dat keurmerk? Klaar!”Luisman: “Een certificaat is natuurlijk voldoen aan enorme lijsten. Als je dat allemaal af kunt vinken, kun je dat certificaat ‘kopen’, maar als je eigenlijk al veel verder bent, ga je daar toch niet voor betalen? Maar wel aan het wel transparant brengen en laten zien waarom we het wel of niet hebben.” Van Arkel: “Het is af en toe zelfs misleidend geweest, want bij sommige keurmerken is de intentie hebben om wat te doen al voldoende!”Luisman relativeert: “Maar het heeft wel meegeholpen aan de bewustwording dat bedrijven daar mee bezig zijn. Wij hebben het niet, willen het ook helemaal niet, maar ik denk wel dat wij veel verder zijn.” Hooft sluit af: “Het heeft dus een beweging op gang gebracht. Maar er is nog een wereld te winnen.”


O F F I C E F O R U M

S T E L L I N G O F F I C E

Stelling: HET IS JAMMER DAT BIJ HET INVULLEN VAN HET MVO-BELEID

ERGONOMIE WORDT VERGETEN.

REACTIE HUUB PENNOCK, VICE VOORZITTER HUMAN FACTORS NL, VERENIGING VOOR ERGONOMIE IN NEDERLAND:Ergonomie, ook wel Human Factors genoemd, is de brede weten-schappelijke studie van de mens in relatie tot zijn omgeving. Deze omgeving kan een product, ruimte of werkplek zijn. Een Human Factors professional streeft naar het zodanig ontwerpen van gebruiksvoorwerpen, technische systemen en taken dat de veilig-heid, gezondheid, comfort en het doeltreffend functioneren van mensen wordt bevorderd. Human Factors creëert waarde op economisch (Profit), ecologisch (Planet) en sociaal (People) gebied. Profit: Het toepassen van goede ergonomie is een winstgevende investering omdat het de producti-viteit verhoogt. Planet: door een optimaal productieproces worden energie en grondstoffen bespaard. People: het verbeteren van de werknemertevredenheid, veiligheid, gezondheid en welzijn.

Human Factors kan dus een zeer belangrijke bijdrage leveren aan een succesvol MVO-beleid. Hieronder twee concrete voorbeelden :1: Door de software in een klantcontactcentrum te herontwerpen

namen de RSI-klachten af, nam de gespreksduur af en werden klanten sneller geholpen.

2: Door in het ontwerp van functies voldoende regelmogelijkhe-den in te bouwen hebben medewerkers minder piekbelasting en ervaren ze minder stress. Daardoor neemt de kwaliteit van de dienstverlening toe en de hoeveelheid fouten af.

Bij het invullen van een succesvol MVO-beleid is het daarom belangrijk dat human factors en ergonomie niet worden vergeten.

REACTIE MIMI DE KIEVIET-LODEWIJKS, MANAGING DIRECTOR EMTEK:Bedrijven zeggen belang te hechten aan ergonomie. Logisch, want dat betekent dat je als werkgever goed voor je medewerkers zorgt en dat is “heel MVO”. Maar er is een verschil tussen zeggen en doen. Onlangs verrichtte ik een klein onderzoek. Ik vroeg enkele klantbedrijven om mij inzicht te geven in het aantal aanpassingen dat zij in de laatste 3 jaar hebben laten verrichten aan standaard-stoelen, alsmede in het aantal speciale stoelen dat zij in de afgelo-pen 3 jaar hebben aangeschaft. Deze bedrijven maken alle gebruik van standaardstoelen (NEN1335 en/of NPR1813). Zij claimen alle dat ca. 95% van hun medewerkers goed kan zitten met deze stan-daardstoel en dat de overige ca. 5% van de medewerkers een of meer aanpassingen nodig hebben en verstrekt krijgen. Hieronder verstaan zij eenvoudige aanpassingen aan de bestaande stoel (bijv. hogere gasveer) of een individuele maatwerk bureaustoel voor een meer complexe zitsituatie. De ondervraagde bedrijven blijken tot hun eigen verbazing echter voor minder dan 2% van de medewer-kers een aanpassing of speciale stoel te hebben gerealiseerd. Er blijkt een gat te zitten tussen wat bedrijven zeggen en doen. Ik zie hier een dankbare taak liggen voor facilitair medewerkers, arboco-ordinatoren en preventiemedewerkers.

Elke editie van OfficeMagazine.nl bevat enkele stellingen waarmee we de lezers op de hoogte willen brengen van ontwikkelingen op specifieke gebieden, en de visie van belangrijke spelers op die gebieden. In dit geval vroegen we om reacties op een stelling mte betrekking tot de relatie ergonomie en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Doeltreffend functioneren


Met drie muren die alle drei in dezelfde kleur stof zijn afgewerkt, kunnen cubicles de creativiteit/produc-tiviteit/ziel van elke werknemer killen. Toch is het

nog in veel landen de normaalste zaak van de wereld om je werkdag als kantoorslaaf door te brengen in een hok van 2 bij 2 meter.

Er zijn gelukkig nog manieren om je cubicle of werkplek een beetje werkbaarder te maken. Sterker nog, er zijn wel tiental-len producten die het werken in een cubicle prettiger, mak-kelijker en ook nog eens ergonomisch verantwoorder maken. Een leuk idee om het nieuwe jaar mee te beginnen? Uit al die producten hebben we er vijf gekozen die misschien wel voor de hand liggen, maar vaak nog ontbreken op een goede werkplek.

1. een monitorarmHet belang van een correct geplaatste computer monitor kan niet genoeg worden benadrukt. Als dat scherm op een foute

plek hangt of staat, kan dat voor overbelasting zorgen van de ogen, nekpijn veroorzaken en resulteren in een slechte lichaamshouding. Deskundigen zijn het er over eens dat recht voor de gebruiker de beste plek is voor een monitor. De boven-kant van het scherm moet dan iets lager dan op ooghoogte zitten. Plaats een scherm nooit schuin op je werkplek, dat ver-oorzaakt spanning in de nekspieren omdat je steeds naar links en naar rechts moet kijken. Laat je scherm ook alleen naar voren neigen (bovenzijde meer naar je toe dan de onderkant) als dat nodig is om de weerkaatsing van lichtbronnen boven de werkplek te vermijden. Het komt er op neer dat je je lichaam zo ontspannen mogelijk houdt, dat het je geen moeite kost om op je scherm te kijken.


We hebben allemaal The Office gezien, en geconcludeerd: cubicles zijn ontzettend! Hoe kun je nu, als je toch gedwongen wordt om in zo’n verschrikking te werken, dat hok een beetje upgraden?

Handige hulpjes

Heb je er nog geen, vraag je werkgever dan om een moni-torarm, er zijn legio aanbieders en uitvoeringen, in alle prijsklassen (al geldt ook hier: goedkoop is duurkoop). Met een monitorarm heb je meer flexibiliteit dan met een lift of standaard, en hij kan gemakkelijk in de juiste positie worden gezet – met name interessant voor flexplekken! Monitorarmen maken het ook gemakkelijk om een scherm weg te klappen als je met veel papieren documenten moet werken.

2. USB koffiewarmersKoffie is de smeerolie van het kantoorwerk. Maar iedereen kent het wel: ben j druk geweest, is je koffie koud geworden, en koude koffie is niet te drinken (tenzij het ijskoffie betreft, maar dat is een ander recept). En dan moet je weer naar de keuken of de koffiemachine, en ben je weer helemaal de draad kwijt van het stuk waar je mee bezig was. Dus heeft koude koffie een nadelige invloed op je productiviteit. Vraag daarom om een USB koffiewarmer. Dit eenvoudige device, dat je gemakkelijk in je computer kunt inpluggen, kan een koffiemok warm houden zonder dat je naar de keuken en de magnetron hoeft te lopen. En het ding kost nog geen 10 dollar, dus je kunt het ook voor je verjaardag vragen van je collega’s.

3. een high-tech bureaustoelDe juiste stoel kan een perfect cadeau zijn voor een kan-toorwerker. Je kunt natuurlijk een stoeltje halen bij de

woonboulevard of de bouwmarkt, maar wil je echt een goede stoel, dan zal de werkgever toch wat dieper in de bui-del moeten tasten. Voorbeelden van stoelen die redelijk aan de prijs zitten, maar ook perfect zitten, zijn bijvoorbeeld de nieuwe Gesture stoel van Steelcase, de ON van Wilkhahn en de Herman Miller Aeron. Een goede stoel is ontworpen om mensen de beste steun te bieden in alle houdingen bij al hun dagelijkse activiteiten, zoals het in de loop van de dag werken met meerdere devices (desktops, laptops, smartpho-nes, tablets). Zo’n stoel kan ook aangepast worden aan de lichaamsverhoudingen van de gebruiker(s), met eenvoudige handelingen.

4. speech-to-text softwareOf je nu artikelen moet schrijven, memo’s of e-mails, het typen van teksten vormt vrijwel altijd een vast onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Maar als de technologie dat typen nu eens voor jou zou kunnen doen? Als je hands-free kunt werken, je tekstn spraakgestuurd kunt uitwerken, dan kun je lekker met je voeten op het bureau gaan liggen, onderuit in een nieuwe ergonomische stoel. Bovendien kun je je ogen en lichaam de broodnodige rust gunnen – terwijl de technologie voor je typt. Sommige technologieën stellen de gebruiker zelfs in staat om muisloos een computer te bedienen en door bestanden te scrollen. De meeste smartphones worden geleverd met speech-to-text technologie al geïnstalleerd, maar Dragon dictate kan een waardevolle aanvulling zijn. Deze software werkt op zowel smartphones als computers, en laat gebruikers documenten dicteren en bewerken, zonder een vinger uit te hoeven steken.

5. Opladers op zonne-energieAls je wilt laten zien hoe milieuvriendelijk je wel niet bent, is een oplader op zonne-energie een goede keuze. Deze slimme producten kunnen smartphones, laptops, digitale camera’s en nog veel meer opladen zonder dat je dat via het lichtnet moet doen. Let wel even op het juiste voltage van de spullen die opgeladen moeten worden. Er zijn veel verschillende merken en types opladers op de markt, naast nog veel meer leuke gadgets die op zonne-energie werken. Zo stel je niet alleen de medewerker tevreden, maar ook het milieu! Zorg er echter wel voor dat je ook wat licht krijgt in de cubicle…

E R G O N O M I E O F F I C E


O F F I C E N I E U W S


INTERFACE WINT PRESTIGIEUZE EUROPESE PRIJS MET NET-WORKS Producent uit Scherpenzeel imponeert Europese Commissie met recycling van visnetten

Scherpenzeel, 2 december 2014 – Interface, wereldmarktleider in design en productie van modulaire vloerbedekking heeft de prestigieuze European Business Awards for the Environment 2014-2015 gewonnen in de categorie International Business Cooperation. Interface won deze prijs voor haar innovatieve project Net-Works, waarbij afge-dankte visnetten worden ingezameld om te recyclen als grondstof voor nieuwe tapijttegels.

De jury prijst de manier waarop Interface zich inzet voor het milieu. ‘Interface houdt in haar productie-proces niet alleen rekening met behoeften van haar klanten, maar ook met de vraag hoe het milieu zo min mogelijk kan worden belast. Met Net-Works wordt een grote bijdrage geleverd aan het oplossen van het groeiende milieuprobleem van afgedankte visnetten. En daarnaast levert Interface met Net-Works een bijdrage aan het terugdringen van het armoedeprobleem in de wereld’, aldus de jury.

GERMAN DESIGN AWARD 2015 VOOR LAMIGA EN THINK.TANKDe producent van kantoormeubilair König + Neurath uit het Duitse Karben overtuigde twee maal tegelijk met uitzonderlijke designkwaliteit in de categorie “kantoor”. De jury van internationaal vooraanstaande designspecialisten gaf de ruimte-in-ruimte-oplossing THINK.TANK en de bureaustoel LAMIGA een ‘eervolle vermelding’ bij de German Design Award 2015. Genomineerd waren ook het werkplekconcept TEAM.WORK.SPACE en de tafelfamilie TABLE.De ‘eervolle vermelding’ betekent na de Red Dot Award in juli wederom een gerenom-meerde designonderscheiding voor König + Neurath.De German Design Award wordt uitgereikt door de Raad voor de Vormgeving en behoort tot de meest gerenommeerde onderscheidingen van de designbranche. De jury kiest in tien categorieën op het gebied van productdesign een prijswinnaar en kent tien Winner-onderscheidingen toe. Met de ‘eervolle vermelding’ reikt de Raad voor de Vormgeving verder onderscheidingen uit aan het werk van bedrijven en vormgevers dat qua design bij-zonder geslaagde deelaspecten of oplossingen vertoont. De feestelijke prijsuitreiking vindt plaats in februari 2015 op de ‘Ambiente’ in Frankfurt.

FRAAIE CORAL LUXE COLLECTIE Forbo Flooring heeft met Coral Luxe de fraaiste schoonloopcol-lectie die het ooit heeft gemaakt op de markt gebracht. Coral Luxe voelt aan en oogt als luxueus en chique tapijt, maar de nieuwe schoonloopmat doet tegelijkertijd haar werk en houdt maar liefst 94 procent van het vuil en vocht tegen. Dit is niet alleen een onge-kende score in schoonloopland, maar dit betekent ook een bespa-ring op de schoonmaakkosten tot 65%. De nieuwe collectie voorkomt ook glijpartijen op regenachtige dagen. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over de veiligheid van uw bezoekers. En aan het eind van de dag laat Coral Luxe het vuil en vocht ook weer makkelijk vrij bij onderhoud. De nieuwe Coral collectie heeft daarnaast nu ook standaard de hoogste brandklasse voor textiele vloerbedekking. Dit verzekert dat de ingang, die ook als nooduitgang dient bij calamiteiten, extra brandveilig is. Voor veel meer informatie zie http://www.forbo-flooring.nl/Producten/Coral/Coral-luxe/.

BAMBOE Marktleider MOSO International heeft haar volledige bamboe productassortiment laten certificeren op de gebieden kwaliteit, milieu en gezondheid. Mede door deze certificeringen behalen de bamboeproducten van MOSO een nog hogere score in BREEAM NL en LEED, de leidende duurzaam-bouwen certificeringssystemen wereldwijd. De traditionele bouwsector kan nu niet meer om bamboe heen als volwaardig, gecertificeerd alternatief voor vloeren, vlonderplanken, platen, balken, kozijnen, plafonds, wanden en gevels.Naast duurzaamheid worden de kwaliteit en gezondheid van producten steeds belangrijker en wordt dit in verschillende Europese landen ook aan strenge richtlijnen onderworpen. Zo is in Frankrijk en Duistland de uitstoot van vluchtige organische stoffen (VOC’s) bij interieurbouw al aan strenge eisen gebonden. Ook in België is het gebruik van VOC’s op 1 januari 2015 streng gereguleerd. Eén van de belangrijkste recente ontwikkelingen op het gebied van certificeringen is de ontwikkeling van een aparte EU-norm voor de CE-markering (Conformité Européenne) van bamboevloeren. Samen met het Nederlandse Normalisatie Instituut (NEN) heeft MOSO het voortouw genomen om een eigen gestandaardiseerde norm voor bamboevloeren te ontwikkelen, die aan strenge kwaliteits-, veiligheids-, en gezondheidseisen voldoet.

Pape

r&Su

pplie

sOrganiseren

Multitasken: nutteloos en contraproductiefOriginal is Best - Black in Red van Oxford: Kwaliteit en functionaliteit volgens het boekje - Op weg naar een duurzame kantooromgeving

Het grote probleem is echter dat slechts 2 procent van alle mensen effectief kan multitasken (onderzoek uni-versiteit van Utah, 2012). Dat houdt in dat 98 procent

rondrent als kippen zonder kop, onder het motto: ‘productivi-teit’. Maar die productiviteit kan een stuk omhoog, voor ons allemaal: doe gewoon één ding tegelijk. Dus leg die smart phone weg, en kijk je gesprekspartner nu eens echt aan. Luis-

ter naar wat hij of zij zegt, in plaats van alleen te horen dat er iets wordt gezegd. Daarmee toon je ook nog eens respect voor die persoon.

EpidemieIn deze tijd van smartphones, tablets en draagbare laptops ben je al snel aan het multitasken, vaak zonder dat je daar erg in hebt. Geef toe: ook jij hebt wel eens je berichten gecheckt tijdens een vergadering of een projectbespreking. Multitasken met een smartphone (of tablet, enzovoort) komt zo vaak voor dat een onderzoek dit zelfs heeft benoemd als ‘de epidemie van afleiding’. In tegenstelling tot wat vrij algemeen wordt aange-nomen, kan de verslaving aan de mobiele apparaten multitas-ken zelfs tegenwerken, met een lagere prestatie en cognitieve overbelasting tot gevolg. We blijken toch niet zo productief te zijn met die tablet als we dachten.

BottleneckOnze hersenen zijn niet zo goed in het doen van meerdere dingen tegelijk. Uit een onderzoek (A Bottleneck Model of Set-Specific Capture, Katherine Sledge Moore en Daniel H. Weissman, februari 2014) blijkt dat onze hersenen overbelast kunnen raken als ze worden geconfronteerd met meerdere taken. De onderzoekers kwamen erachter dat wanneer wij proberen te multitasken, het brein de informatie ‘bottle-neckt’ en de aandacht snel van het ene ding naar het andere verplaatst, in plaats van de zaken tegelijkertijd aan te pakken.


Voor velen is het de dagelijkse realiteit: we leven in een drukke, 24/7 wereld waar miljoenen dingen tegelijkertijd plaatsvinden. Dankzij de moderne media kunnen we van al die gebeurtenissen vrijwel real time op de hoogte blijven, dus gaan steeds meer mensen multitasken om maar ‘bij’ te blijven: FOMO, ofwel Fear Of Missing Out. Zo zie je mensen die tijdens de lunch of het diner met vrienden hun e-mail blijven checken, of een statusrapport afwerken tijdens een stafvergadering. We willen heel veel doen, op het zelfde moment.

Multitasken: nutteloos en contraproductief

We worden dus niet productiever wanneer we meerdere zaken tegelijkertijd willen afhande-len, integendeel: we worden er hoogstwaar-schijnlijk meer verward door. En dus minder goed in staat om de uitdagingen van een hoge werklast aan te kunnen.

Plan van actieBovendien: degenen onder ons die multitasken, overschatten vaak hoe succesvol ze daarin zijn. Maar er is nog hoop. Als je eenmaal hebt geac-cepteerd dat multitasken niet echt een goede manier van werken is, kun je onderstaande tips volgen die je kunnen helpen, je op één ding tgelijk te focussen – zonder dat je productiviteit daar onder lijdt.

1. Leg weg die smartphone. Blok afleidingen uit terwijl je werkt, met vrienden rondhangt, of gitaar speelt, door de smartphone uit te scha-kelen, evenals de tv en alle andere dingen die je afleiden van wat je echt aan het doen bent.

2. Stel een routine op. Dit kan nuttig zijn als je een groot gedeelte van de dag aan de computer werkt of vanuit huis werkt. In plaats van elke taak aan te pakken die zich voordoet (e-mail!), stel een routine op waarmee je indeelt wanneer je waar aan werkt (vergeet niet enkele pauzes in te lassen in je dagindeling). Op die manier weet je wat je van jezelf verwacht telkens als je gaat zitten om te werken en ben je minder snel geneigd om die leuke website weer eens te bezoeken of de strijkwas te doen.

3. Stel doelen op. Weet wat je gaat doen voor-dat je eraan begint. Als je geen duidelijk pad hebt uitgestippeld, kun je snel afgeleid zijn. Voordat je aan een nieuwe taak begint, maak je daar een planning voor. Welke stappen moet je nemen, in welke volgorde? Zo raak je niet snel van je pad af. Belangrijk: een goede actielijst.

4. Neem een goed ontbijt. Een stevig – en gezond – ontbijt kan je helpen je te concentre-ren en te focussen. Bonuspunten als dat ontbijt proteïne bevat.

5. Mediteer. Onderzoek wijst uit dat regelmatig mediteren de hersenfunctie kan stimuleren en dat het je beter leert focussen en concentreren. Het kan ook je stressniveau helpen verlagen als je een lange actielijst hebt liggen.

6. Blok het weg. Kun je afleidingen niet alleen op wilskracht de baas zijn? Er zijn toepas-singen waarmee je afleidingen door (mobiele) mediadevices kunt blokkeren. Je kunt je e-mail instellen zodat die alleen op bepaalde tijden (12

uur, 4 uur) wordt opgehaald. Maak de toegang tot het internet moeilijker, bijvoorbeeld door die snelkoppeling te verwijderen van je werkblad.

7. Luister! We zijn niet bepaald optimaal pro-ductief wanneer we maar half meekrijgen wat iemand tegen ons zegt terwijl we onze berich-ten checken op de smartphone. Bovendien is dat respectloos en zelfs onbeschoft. Wil je een betere luisteraar worden – en dus een echte gesprekspartner – en de informatie meteen kunnen opnemen en verwerken, kijk de spreker dan aan en maak er een gesprek van in plaats van een eenzijdige monoloog. Wat maakt het uit of je 12 ongelezen berichtjes hebt van ‘vrien-den’ die nog brak zijn van een feest, een nieuwe broek hebben gekocht, of zich gewoon vervelen en dus maar anderen lastigvallen met hun lam-lendigheid? Je bent ‘live’ aanwezig bij iemand die je onverdeelde aandacht verdient.

8. Vermijd rommel. Om je te helpen, afleidin-gen te verminderen, moet je georganiseerd zijn. Leg alles op een vaste plek op je werkblad, en houd je papieren op orde zodat je niet telkens veel tijd kwijt bent om te vinden wat je zoekt. Dus geen ‘piles of files’. Dat geldt ook voor je pc-werkblad: houd bestanden georganiseerd en

sluit al die niet direct nodige programma’s in je taakbalk zodat je met een ‘schoon’ scherm kunt werken. Je pc wordt er ook nog eens sneller van! Breng dus een snufje feng shui op je werkplek.

9. Neem pauze. Betrap je je zelf er wel eens op dat je zit te staren naar je pc-scherm? Dan is het waarschijnlijk tijd voor een pauze. Korte breaks tijdens een moeilijke taak kunnen je focus verbeteren. Dus maak een wandelingetje, doe wat oefeningen of ga gewoon even tegen een muur staan en adem enkele minuten diep door. Dat is goed voor jou – en voor je produc-tiviteit.

10. Lees er over. Er zijn meer dan genoeg boeken geschreven die je kunnen helpen bij het opzetten van een plan van aanpak teneinde een betere focus en diepere concentratie te bereiken.

Slechte gewoontes zijn moeilijk af te leren, maar het loont om minder te multitasken. Gefocust en geconcentreerd werken aan één taak tegelijk zorgt er voor dat je meer kunt doen in een werkdag – en dat je er een stuk rustiger van wordt.

O R G A N I S E R E N P A P E R & S U P P L I E S


HSM bespaart tijd – SECURIO shredders met automati-sche papierinvoer Innovatief, handig en vooral tijdbesparend: de

HSM SECURIO AF shredders met Nanogrip Technologie zijn ‘Made in Germany’ en combineren functionaliteit met gebruiksgemak. Ze zijn perfect voor het eenvoudig en betrouwbaar shredden van stapels papier van maximaal 500 vellen, maar ook voor enkele vellen, en dat alles in een tijds-besparende parallelle modus. CD’s, DVD’s, klantenkaarten en credit cards kunnen ook worden vernietigd in de paral-lelle modus, dankzij de nuttige duale functie. De Nanogrip Technologie garandeert het soepel shredden in auto-feed stapel modus. De invoeren transportrollers zijn speciaal ontwikkeld voor auto-feed shredders en trekken de stapel vel voor vel, betrouwbaar en gelijkmatig naar binnen, en verhin-deren dus ongewenste papierblokkades. Zelfs documenten met

paperclips of nietjes, of van glanspapier, worden veilig naar binnen getrokken en versnipperd. De Lock-and-Go functie verhindert ongeautoriseerde toegang tot de stapel papier in het auto-feed vak. Voor elke stapel papier die moet worden versnipperd, wordt een aparte beveiligingscode opgeslagen op een USB stick en het vak wordt afgesloten. Als het shredden eenmaal is gestart, kan het alleen met deze USB stick worden gestopt, en het vak worden geopend. De drie modellen, de HSM SECURIO AF150, HSM SECURIO AF300 en HSM SECURIO AF500, zijn geschikt voor maximaal respectie-velijk 150, 300 of 500 vellen (80 g/m²) en zijn verkrijgbaar in beveiligheidsniveaus P-4, P-5 en P-6.

Nu met drie jaar garantieAlle shredders in de HSM SECURIO serie, inclusief alle auto-feed modellen, evenals de HSM Classic en HSM Powerline shredders, worden vervaardigd in Duitsland. Natuurlijk wor-den alle HSM producten geproduceerd volgens de kwaliteits-standaard die je mag verwachten van apparaten die het label ‘Made in Germany’ voeren. Dit wordt onderstreept door het feit dat de SECURIO document shredders nu worden gele-verd met een garantietermijn van drie jaar. Bovendien hebben de massief stalen snijmessen van de SECURIO en Classic modellen in beveiligingsniveaus P-2 tot P-5 een levenslange garantie.

HSM houdt rekening met de toekomstDe HSM SECURIO C18 tot B35 shredders verbruiken heel weinig stroom, dankzij hun intelligente EcoSmart bedienings-concept. Ze schakelen automatisch naar stand-by modus, zodat ze altijd gebruiksklaar zijn. In deze modus verbruiken ze minder dan 0,1 W. De HSM SECURIO C16, P36, P40 en P44 shredders hebben nog steeds dezelfde energiebesparende bedieningssystemen. Het instapmodel HSM SECURIO C16


HSM GmbH + Co. KG, de zuid-Duitse producent van kantoorapparatuur, richt zich bij de ontwikkeling van nieuwe producten niet alleen op innovatie, maar ook op het vasthouden aan de traditionele waarden waar die producten op gebaseerd zijn. Deze waarden komen tot uiting in de vier hoofdthema’s voor de Paperworld vakbeurs: Duitse kwaliteit, Alles voor het Milieu, Wereldwijde Service en Great Partner. U vindt de HSM stand op zijn vaste plek in Hall 3.0, Stand D85. HSM – Original is Best.

Original is Best

De eenvoudige en gemakkelijke manier om documenten te versnipperen – SECURIO

shredders met automatische papierinvoer.

De HSM SECURIO AF300 versnippert snel en gemakkelijk stapels van maximaal 300 vellen papier.

verbruikt in de stand-by modus geheel geen stroom, terwijl de P-modellen gebruik maken van het EMCS energiebe-sparings beheersysteem waarmee maxi-maal 90% wordt bespaard vergeleken met conventionele stand-by systemen.

Uitmuntende milieustrategieDe HSM shredders worden gekenmerkt door hun lage energieverbruik, duur-zame constructie en een minimum aan milieuschadelijke materialen. Dit zijn de redenen waarom aan enkele van de HSM SECURIO shredders het Blaue Engel keurmerk is toegekend. De Blaue Engel (Blue Angel) is het eerste en oudste mili-eucertificaat voor producten en diensten ter wereld.

De nieuwe serie HSM Pure shredderNaast de drie auto-feed shredders zal HSM ook een preview bieden van de nieuwe HSM Pure shredder serie. HSM Pure wordt gekenmerkt door een strak, modern design en innovatieve eigen-schappen, met name voor wat betreft gebruiksveiligheid en milieuvriendelijk-heid. Natuurlijk zijn alle shredders in de HSM Pure serie vervaardigd volgens de ‘Made in Germany’ kwaliteitsnormen. Momenteel omvat de serie zes modellen voor kleinere kantoren en afdelingen, elk verkrijgbaar in drie snijvarianten met beveiligingsniveaus P-2, P-4 en P-5.

Dealer ondersteuningOok in 2105 zal HSM veel aandacht blijven schenken aan de ondersteuning van de dealers. De ‘Top Secret’ brochure, die dealers kunnen gebruiken om hun

klanten rechtstreeks te benaderen, is verkrijgbaar in zes verschillende talen en kan worden geleverd met individuele dealer- en prijsgegevens. Daarnaast zijn er geheel vernieuwde web2print flyers over de onderwerpen HSM SECURIO, HSM SECURIO Autofeed, HSM shred-star, databeveiliging en HSM ProfiPack. Dealers kunnen vier modellen online selecteren, individuele prijzen toevoegen en de flyers direct printen op hun eigen locaties. www.hsm.eu

A D V E R T O R I A L P A P E R & S U P P L I E S


De lock-and-go functie beschermt de stapel documenten in het auto-feed vak tegen ongeautoriseerde toegang.

Natuurlijk vervaardigd volgens de ‘Made in

Germany’ kwaliteits-norm en een garantie

van drie jaar voor alle HSM SECURIO

modellen.

Uitmuntende milieu-strategie: enkele van de HSM SECURIO shredders hebben het Blaue Engel keurmerk toegekend gekregen.

EcoSmart: zeer laag energieverbruik van

0,1 W in stand-by mo-dus met de HSM SECURIO C18 tot

B35 shredders.

Parallelle modus is mogelijk: tegelijkertijd auto-feed en handmatige papierinvoer.

F A C I L I T Y S O L U T I O N S A D V E R T O R I A L

BLACK ÍN RED VAN OXFORD Geschiedenis en kwaliteitDe eerste Oxford-notitieboekjes werden in de jaren ë30 van de vorige eeuw verkocht in Engeland. Vandaag verkoopt Oxford jaarlijks miljoenen notitieboekjes aan professionals en studenten. De reden voor het succes? Onberispelijke kwaliteit en grote verscheidenheid.

Stijlvol schrijvenDe Engelse Black ín Red-lijn maakt in 2015 de overstap naar het vasteland. Black ín Red werd ontwikkeld voor veeleisende professionals die veel belang hechten aan functionaliteit en uitstraling. Het notebook is een onmis-baar accessoire tijdens meetings. En met zijn slimme, slanke en stijlvolle look in zwart met rode details, is het een opvallende verschijning.

Veelzijdig en bijdehandBlack ín Red is beschikbaar in verschillende formaten en uitvoeringen. Een stevig wirebound notebook met vuilaf-stotende kaft in kunststof, en een gebonden versie voor wie snel zaken moet noteren. Met het inmiddels welbekende OptikPaper, sterk en tegelijk zacht papier dat geen inkt doorlaat en een Flex Cover (kaft die plat blijft liggen voor meer schrijfcomfort) maakt Black ín Red het zijn gebrui-kers nÛg gemakkelijker.

Wist u dat goede koffi e bijdraagt aan een betere werksfeer en de productiviteit verhoogt? Wilt u ook dagelijks genieten van een heerlijke kop koffi e op het werk? Bezoek ons dan op de vakbeurs Facilitair in de Brabanthallen in Den Bosch, 14 t/m 16 januari 2015. We vertellen u graag meer over onze Coff ee Services en andere facilitaire oplossingen van Offi ce Depot.

CX00

9H14

Bezoek ons op de vakbeurs Facilitair, stand 5S.055.

CX009H14_Facilitair_AD190x128.indd 1 02-12-14 11:00

P A P E R & S U P P L I E S N I E U W S

DRAADLOZE DECT-HEADSETS Plantronics (NYSE: PLT), een pionier in draagbare technologie, kon-digt aan dat de draadloze DECT-headsets van de CS500 en de Savi 700 serie de eerste headsets in de markt zijn, die op basis van de nieuw-ste veiligheidsnormen gecertificeerd zijn door het DECT Forum. Het DECT Forum is een platform voor organisaties die DECT-technologie ontwikkelen en verbeteren. Door het opnemen van de laatste aanbeve-lingen ten aanzien van de verbeterde beveiliging van het DECT Forum blijft Plantronics zowel qua functionaliteiten als veiligheid vooroplopen.

• Met de CS500 serie zet Plantronics een nieuwe draadloze standaard voor vaste telefonie. Het systeem is voorzien van maximaal 120 meter draadloos bereik en heeft een gestroomlijnd design. De verbeterde prestaties, samen met dezelfde betrouwbaarheid voor handsfree productiviteit, maken de CS-familie al bijna een decennium een bestseller.

• De Savi 700 serie is het meest intelligente draadloze headsetsysteem op de markt. Het biedt connectiviteit met meerdere apparaten, ver-schillende draagstijlen en gebruikers hebben een bereik van maximaal 120 meter om gesprekken via de vaste telefoon, pc en mobiele telefoon te beheren.

• Voor kantoormedewerkers en medewerkers die op afstand werken en de pc gebruiken voor telefonie is de Savi 400 serie de enige draag-bare DECT-headset voor unified communications. De headsets zijn beschikbaar in diverse modellen, bieden een uitstekende geluidskwali-teit en tot 100 meter draadloos bereik.

Meer info: ww.plantronics.com/uk/product

BINDOMATIC VIERT 25 JAAR IN BELGIË Bindomatic België is een dochterfirma van Bindomatic AB in Zweden, een innovatief en internationaal bedrijf dat topproducten levert voor profes-sionele documentafwerking. Bindomatic lanceerde dit jaar de Bindomatic 9000: de allernieuwste toevoeging aan het gamma inbindsystemen. De nieuwe Bindomatic 9000 is een volautomatisch inbindsysteem voor stapels documenten en is het meest efficiënte en productieve offline inbindsysteem op de markt.

Met dit vernieuwende systeem biedt Bindomatic bestaande en toekomstige klanten een optimale offline oplossing in de sector. Klanten kunnen de Bindomatic 9000 kopen of huren, maar ze kunnen ook een behoeftenana-lyse krijgen van een van onze vertegenwoordigers. Bindomatic viert dit jaar ook 25 jaar aanwezigheid op de Belgische markt. Bindomatic blijft ernaar streven de wereldleider te zijn in offline finishing door de beste inbindsystemen met een ongeëvenaarde kwaliteit te blijven aanbieden alsook een variëteit aan covers en toebehoren. Op zoek naar een betere oplossing voor uw huidig inbindsysteem? Contacteer dan uw lokale Bindomatic-vertegenwoordiger voor een individuele behoeftenanalyse: www.Bindomatic.com

EEN ZAAK VAN ZACHT WERKEN

De ondertitel is eigenlijk meer een opdracht: ‘Voor ondernemende en creatieve mensen die eigenlijk geen tijd hebben om dit boek te lezen, omdat ze hard moeten werken.’

Anna, Joris en Orlando hebben het lastig. Ze werken hard als zelfstandige, manager en creatieve winkelier, maar komen tijd tekort en zijn altijd druk. Op een avond belanden ze samen bij het rockconcert van zanger David en zijn muzikale begeleider Robin. Hoewel Robin verreweg de jongste van het stel is, kan hij de anderen veel leren. Want hij heeft alle tijd. Altijd. Maar wat doet hij anders? In een serie van vijf lessen deelt Robin zijn lessen voor zacht werken met de anderen. Manager Joris haalt verrassende resultaten, zanger David is kritisch, zelfstandige Anna ontdekt een andere manier van werken en Orlando had nooit gedroomd dat… ‘Een zaak van zacht werken’ is het vervolg op de ondernemersroman ‘Een zaak van fans’. In dit eerste boek leerden dezelfde personages alles over online marketing. Nu ze alle drie druk en succesvol zijn, is het tijd voor de vol-gende les. De boeken kunnen los van elkaar gelezen worden.Kopers van het boek ontvangen exclusief het digitale ‘Zacht-werk-boek’ (niet los te koop). Informatie over het aanvragen van dit werk-boek vindt u in het boek.

Titel: Een zaak van zacht werken

Auteur: Ellen de Lange-Ros

Aantal pagina’s: 160

Uitgeverij: www.faxion.nl, ook te bestellen via

www.managementboek.nl

Prijs: €20,00

ISBN: 9789082027419

IEDEREEN VITAAL

De ondertitel geeft aan waar het handzame boekje over gaat: ‘Wat gezond onderne-men oplevert’. Het boekje is opgemaakt in dezelfde vorm als het onvolprezen tijdschrift Management Team, en leest daarom prettig weg. In enkele artikelen worden voorbeelden beschreven hoe bepaalde bedrijven, waaron-der Achmea, KPN en Tata Steel, de gezond-heid van hun personeel proberen te borgen. In de flaptekst wordt ook duidelijk gemaakt waarom een goede gezondheid bevorderlijk is voor een onderneming: “Een goed vitaliteits-beleid levert een bedrijf veel op. Niet alleen daalt het ziekteverzuim, u krijgt er ook meer betrokken en productievere werknemers van die met veel plezier bij uw bedrijf werken.”Kortom: lezen, en doe inspiratie op.

Titel: Iedereen vitaal

Auteur: Redactie Management Team


Prijs: gratis via www.mt.nl/gezond

ISBN: nvt

SALES IS SEXY

De ondertitel verraadt de strekking van het boek – maar niet echt: ‘Tips en inspiratie voor vrouwen die meer willen verkopen.’Cynici zullen als eerste reactie geven: ‘maar vrouwen willen toch alleen maar kopen, kopen, kopen?’ Maar volgens de auteurs zijn vrouwen geboren verkopers, en dus succes-voller dan hun mannelijke tegenhangers in de sales. Het lezen van dit boek is even wennen: de tekst wordt op vrijwel elke pagina aange-vuld met kaders met teksten die weliswaar relevant zijn, maar toch enigszins afleiden. Overigens leest het boek lekker weg, en staan er nuttige tips in voor de dames die actief zijn in de verkoop. Maar ook de heren kunnen er nog aardig wat van opsteken. In het nawoord noemen de auteurs twee van de belangrijkste zaken: kleding- en stijladviezen en onder-handelingstips. Nuttig, want de concurrentie is moordend, en dan zijn volle rode lippen, wiegende heupen en meer van dat soort vrouwelijke eigenschappen (bedenk zelf maar welke) niet voldoende om de potentiële koper over de streep te trekken.

Titel: Sales is sexy

Auteurs: Lucinda Douglas & Jan-Willem Seip

Uitvoering: Paperback en e-book


Uitgeverij: Haystack, www.haystack.nl

Prijs: €23,50

Te koop bij onder meer www.managementboek.nl

ISBN: 9789461260901

B O E K E N O F F I C E


XP

RE

SS

Afdelingverhuizen,

dozen...niet genoeg

Vandaag besteld = vandaag in huisMaak een eind aan kantoorstress en bestel uw kantoorartikelen via www.quantorexpress.nl. Supersnel geleverd op elke gewenste locatie in Nederland.

adv QuantoreXpress 92x128.indd 4 20-06-14 12:06

Be brighter!

Ook verkrijgbaar in paars, blauw, of lime groen.

Welke kleur is jouw favoriet?

Organiseer je werkplek met de trendy kleuren van de Joy collectie van Rexel.

Jouw plek, jouw stijl.

Zie het volledige assortiment

Working for you

www.rexeleurope.nl

CBT0693_Joy Ad-page_nl.indd 1 17/09/2014 14:51

Komt dit bekend voor? Nu heeft u alles om uw leven eenvoudiger te maken.

Bezoek voor meer informatie: www.olympus.nl/audio

De Olympus Office Starter KitInclusief de DS-2500 Digitale voicerecorder en AS-2400 transcriptiekit.

Laat nierpatiënten overleven.

Steun ons. Word collectant.

Collecteweek 14 t/m 20 september 2014.

Er zijn veel manieren om bij te dragen aan een schone en milieuvriendelijke omge-ving. Iedere organisatie gaat hier op haar

eigen manier mee om. Is er binnen uw orga-nisatie al een MVO-beleid gemaakt? Met een aantal simpele veranderingen komt u al een heel eind.

Praktische tipsDe eerste fase is u bewust te worden van het milieu en de kleine stapjes die u zelf kunt zetten op weg naar een duurzaam kantoor. Misschien maakt u onbewust zelfs al een aantal goede keuzes. Let bij aanschaf van nieuwe kantoor-artikelen of kantoormeubilair op de diverse

milieukeurmerken. Bij kasten en ander kan-toormeubilair let u op het ‘Milieukeur’ label. De materialen die voor deze producten worden gebruikt, zijn minder belastend voor het milieu. Duurzame apparatuur bevat het ‘Energystar’ of ‘GEEA’ label en bij lampen kiest u zoveel mogelijk voor lampen met energielabel A. Naast duurzame materialen en milieuvrien-delijke kantoorartikelen, draagt u door het gebruik van ecologische schoonmaakmiddelen en door afval te scheiden bij aan een milieu-verantwoord kantoor. Zijn uw kantoormeube-len of computers afgeschreven, gooi deze dan niet weg, maar geef ze een tweede leven via de kringloopwinkel. Overweeg ook de aanschaf

van kantoorplanten. Groen op kantoor zorgt voor gezonder en productiever personeel. Het reguleert namelijk de luchtvochtigheid, filtert schadelijke stoffen uit de lucht en zorgt boven-dien voor een prettige akoestiek.

Deskundig adviesBent u op zoek naar energiezuinige verlichting, heeft u een vraag over wat u kunt doen met lege cartridges of bent u benieuwd naar andere maatregelen voor een milieuverantwoord kan-toor? Uw lokale kantoorvakhandel helpt u graag verder op het gebied van MVO, in hun zaak én op het web. Op www.sustainable-office.eu vindt u bovendien alle kantoorproducten die voldoen aan de milieucriteria van de productgroep kantoorartikelen, zoals deze zijn opgesteld door de gezamenlijke overheden in opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

Kijk nu op www.dekantoorvakhandel.nl voor alles wat u

wilt weten over kantoorartikelen en kantoorinrichting.

Brengt u liever een bezoek aan de winkel of showroom?

Op www.dekantoorvakhandel.nl vindt u eenvoudig een

kantoorvakhandel bij u in de buurt.



Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is een term die we allemaal kennen. Het is inmiddels een vast onderdeel van de beleidsvoering bij veel organisaties. Maatschappelijke betrokkenheid en een visie op mens en milieu zijn tegenwoordig dan ook vereisten. Maar wat betekent dit voor u op kantoor? Hoe duurzaam en verantwoord is uw kantooromgeving? Met de tips in dit artikel behoort u binnen no-time tot de groep ondernemers die maatschappelijk verantwoord onderneemt!

Op weg naar een duurzame kantooromgeving

WERKNEMER VOELT ZICH NIET GEWAARDEERD

De Nederlandse werknemer gaat met plezier naar zijn werk. Hij heeft fijne collega’s en weet wat de bedoeling is. Maar hij voelt zich onvoldoende gewaardeerd en niet gesteund door het management. Dit blijkt uit de eerste resultaten van de PRET-test, een enquête die is ontwikkeld door schrijver en ontrege-laar Ben Kuiken naar aanleiding van zijn nieuwste boek De PRET-factor. Een derde van de respondenten (35 procent) voelt zich niet gewaardeerd. Die waardering ontbreekt vooral van de kant van het management: maar liefst 70 procent van de respondenten voelt zich niet of onvoldoende gesteund en ondersteund door het management. PRET staat overigens voor Positieve werk-sfeer, Respect, Enthousiasme en Team. Kuiken gunt iedereen een ‘PRETtige’ werk-omgeving, maar uit zijn boek en onderzoek blijkt dat er nog een wereld te winnen is in het Nederlandse bedrijfsleven. Targets, bonussen en protocollen zijn zaken van het verleden. Vergaderen is helemaal uit de tijd. Volgens Kuiken vindt de medewerker van de toekomst PRET zijn werkomgeving veel belangrijker.

Titel: De PRET factor

Auteur: Ben Kuiken



Prijs: €16,95

ISBN: 9789461261052

ZO SIMPEL KAN HET ZIJN

Auteur Richard Engelfriet, naar eigen zeg-gen ‘Nederlands meest eenvoudige onder-nemer’, legt in dit bijzonder leuke boek uit waarom het veel beter is om zaken simpel te houden dan, zoals gewoonlijk, moeilijk te doen. Volgens Engelfriet hebben veel mensen de natuurlijke neiging om zaken moeilijker te maken dan ze feitelijk zijn. Aan de hand van maar liefst 30 hoofdstukjes met veel zeer aansprekende voorbeelden geeft hij aan dat simpel veel effectiever kan werken dan moeilijk. Vooral ‘De Wet van Wibi’ (inder-daad, de chocomel drinkende Disney-fan) is bijzonder nuttig voor elke ondernemer. Lees ook zeker de laatste pagina, zo simpel kan het inderdaad zijn! Toegegeven, niet iedereen is even creatief, zeker niet als het gaat om het bedenken van eenvoudige oplossingen, maar met de tips en voorbeelden van Engelfriet kom je een heel eind op weg. Het boek is – hoe kan het ook anders – vlot geschreven en leest daarom gemakkelijk weg.

Titel: Zo simpel kan het zijn

Auteur: Richard Engelfriet



Prijs: €15,--

ISBN: 9789461260000

ZET JE ZAAK OP DE KAART

In de serie ‘Digitale trends en tools in 60 minuten’ brengt Haystack in samenwerking met Frankwatching het boekje ‘Zet je zaak op de kaart’. Het is met name gericht op lokale ondernemers en geeft tips over hoe je als bedrijfje social media in kunt zetten om je toko te promoten en klanten te werven. Wellicht zal niet iedere ondernemer alle items van de checklist achterin het boekje opvol-gen, maar niets doen levert niets op. Je leest het boekje niet in die genoemde 60 minuten uit (al leest het wel lekker weg, met aanspre-kende voorbeelden), maar de tijd die je er wel in steekt is zeker een investering die zij vruchten afwerpt voor mensen die (nog) niet optimaal gebruik maken van de mogelijkhe-den van het internet en de sociale media.

Titel: Zet je zaak op de kaart in 60 minuten `k tige

msten van bedrijven en overheden . Een subsidieaan-

vraag is ziektenkostenverzaking kan hetr de feiten aan.

Oh ha, n. ie

Auteur: Elja Daae


Uitvoering: paperback en e-book

Uitgeverij: Haystack, www.haystack.nl,.com

Prijs: €12,50

ISBN: 9789461261069

O F F I C E B O E K E N

3 6 O F F I C E M A G A Z I N E . N L | N U M M E R 6 - 2 0 1 4PAPER. SUPPORT. SERVICE. RECHTSTREEKS VAN DE FABRIKANT.

Van onze deur tot de uwe.

Resellers kunnenpallets Data Copynu rechtstreeks bij

Metsä Board inkopen.

RECHTSTREEKSinkopen bij de fabrikant.

officepapershop.com

S/2/14-Neutral_NL_215x285_www.terme.de 03.09.14 10:58 Seite 1

PAPER. SUPPORT. SERVICE. RECHTSTREEKS VAN DE FABRIKANT.

Van onze deur tot de uwe.

Resellers kunnenpallets Data Copynu rechtstreeks bij

Metsä Board inkopen.

RECHTSTREEKSinkopen bij de fabrikant.

officepapershop.com

S/2/14-Neutral_NL_215x285_www.terme.de 03.09.14 10:58 Seite 1

Doc

umen

t&IC

T So

lutio

nsSysteembeheer

Mijn IT thuis is beter dan op kantoor

Unified Communications: kiezen of verliezen - Andere taken, nieuwe uitdagingen - Stelling: Energievreters - USB sticks: handig maar onveilig

Nu zou je kunnen zeggen: als het niet kapot is, probeer het dan ook niet te repareren. Maar de gebruikers en hun verwachtingspatroon zijn veranderd, geëvolu-

eerd. Ze willen zaken kunnen doen met anderen wanneer zij dat willen, op de manier waarop zij dat willen, van waaruit

ze dat willen, en waarmee ze dat willen. Het resultaat: een ui-termate concurrerend landschap waar, omdat er zoveel keuze is, medewerkers en consumenten een meer flexibel, op maat gemaakt dienstenaanbod willen, en een hogere merkbetrok-kenheid.

SchermenHet kenmerk van mobile devices is dat ze kleine schermen heb-ben. Om deze apparaten effectief te kunnen gebruiken, moet je apps hebben die eenvoudig te begrijpen zijn en gemakkelijk te bedienen zijn met aanraakcommando’s via dat kleine scherm. De oudere toepassingen zijn gewoonlijk complex en de gebrui-kersinterfaces zijn vaak vergeven van ‘green screens’ met veel tekst die je met een toetsenbord moet invoeren en die op hun beurt weer doorlinken naar ingewikkelde en talloze menu’s. Een voorbeeld: in een ‘oud’ systeem word je gewoonlijk gecon-fronteerd met een inlogscherm waar je gedwongen wordt, een gebruikersnaam en een (liefst zo complex mogelijk) wacht-woord in te voeren. Het zal menigeen bekend voorkomen dat het invoeren van dergelijke combinaties op het kleine scherm van een mobile device een hels karwei is. Zelfs op een door de zaak geleverd en beheerd tablet waar Windows 8 op draait.

Vandaag de dag worstelen nog veel ondernemingen met het adopteren van wat mobile en social computing wordt genoemd. Die worsteling wordt voornamelijk veroorzaakt door het feit dat de structuur en de user interface van de toepassingen verouderd zijn, niet geschikt zijn voor die nieuwe applicaties. De meeste zakelijke IT-gebruikers zitten nog steeds aan een bureau met een monitor, en browsen op het web met behulp van toetsenbord en muis.

Mijn IT thuis is beter dan op kantoor


Het gaat dus niet alleen om het transformeren van de ‘legacy’ toepassingen, het gaat er juist om, het gehele ecosysteem te transformeren waar de gebruiker mee werkt. Dat is niet het model dat de mobiele apps die de mensen privé gebruiken, gewoonlijk hebben. Die zijn simpel, visueel, ontworpen voor het gebruik middels aanraakschermen en over het algemeen voor één functie. Om die ‘oude’ systemen goed op een mobiel device te laten werken, heb je meer nodig dan de traditionele ‘lift and shift’ benade-ring voor het implementeren ervan op nieuwe technologieën.

RisicoDat wil overigens niet zeggen dat je die oude applicaties maar weg moet doen. Nog los van de enorme kostenpost die hiermee gemoeid is, bestaat ook het risico dat dit de operaties van de onderneming zeer nadelig beïnvloedt. Het gaat immers om ingrijpende maatregelen. De legacy systemen beheren gewoonlijk de belangrijkste zakelijke processen die een organisatie moet uit-voeren om zijn kernactiviteiten te kunnen doen. In plaats daarvan kunnen veel oude systemen effectief platforms worden die data en zakelijke processen leveren voor een nieuwe generatie van gebruikersvriendelijke, sociale, visuele gebruik-stoepassingen die ontworpen zijn om aan de behoeftes van de mobiele gebruiker tegemoet te

komen. Met deze aanpak kunnen organisaties blijven profiteren van de aanzienlijke investerin-gen die ze hebben moeten doen voor hun hui-dige systemen, terwijl ze tegelijkertijd gebruik kunnen maken van de voordelen van mobile en social computing.

LuchthavenHet klinkt misschien vreemd, maar een lucht-haven is wat dit betreft een goed voorbeeld. Eén van de belangrijkste technieken die tegenwoor-dig wordt gehanteerd bij het ontwerp van een nieuwe luchthaven, is het zogeheten Wayfinding. Het uitgangspunt hierbij is een vliegveld zo te bouwen dat ze eenvoudig te navigeren zijn, waar de doorstroom soepel verloopt en dat de punten waar de reizigers keuzes moeten maken, zeer duidelijk zijn bewegwijzerd. Dat klinkt een-voudig, maar denk maar eens aan de complexe structuur van de processen van grote onderne-mingen, overheidsinstanties en bureaucratieën. Die maken gewoonlijk gebruik van geautomati-seerde systemen, om de snelheid van de uitvoe-ring ervan te verhogen, maar de processen zelf werden zelden vereenvoudigd. Denk maar eens aan je belastingformulier: het wordt nooit leuker, maar ook niet eenvoudiger. Hetzelfde principe geldt voor mobile en social applicaties. Die moeten eenvoudig zijn en gebruikersvriendelijk, anders gaat niemand er gebruik van maken.

Vanuit een beveiligingsperspectief bekeken stellen deze hybride applicaties ons feitelijk in staat om enkele belangrijke kwesties aan te pak-ken. De meest interessante daarvan is wel dat ze zogeheten ‘user-facing front ends’ kunnen implementeren: delen van programmatuur en data die geen bedrijfskritische gegevens op de mobile device van de gebruiker weergeven. In plaats daarvan kunnen ze een beveiligde toe-gang gebruiken tot het legacy systeem op de ach-tergrond dat kan draaien in een veilige, legacy, private cloud of managed cloud omgeving.

ConclusieVoordeel halen uit mobile en social computing kan niet worden gerealiseerd door gewoon de legacy applicaties te benaderen met een mobile device. In plaats daarvan moet je gebruik maken van een nieuw soort applicatie die ontworpen is voor het gebruik door mobiele en sociale gebrui-kers. Dit betekent niet dat je de oude systemen bij het grofvuil kunt zetten, maar eerder dat je een manier moet vinden om hun processen en gegevens te integreren in nieuwe toepassingen die ontworpen zijn om tegemoet te komen aan de veranderde behoeftes van de gebruikers, en niet die van de standaard bureaucratische processen.

S Y S T E E M B E H E E R D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S


Feit is dat Unified Communications een verzamelig technologieën is die constant verandert. Het is vrijwel niet te voorspellen hoe de toepassingen van morgen er

uit zien. Hoe vind je een goede balans tussen capex en opex, on premises en cloud, en wat beschouw je als core en wat als

peripheral? Hoe kun je je onderneming klaarmaken voor de communicatie-infrastructuur van de toekomst? En nog be-langrijker: hoe kun je de zakelijke impact van je UC-investe-ringen optimaliseren? En welke partner kan je daar het beste bij helpen?

Beslissende factorenMaar het is moeilijk om beslissingen te nemen als alles constant verandert. Dat blijkt wel uit enige cijfers (van UC Insight, voorjaar 2013): in 2012 was het groeipercentage voor UC producten en diensten in Amerika 2,5% per maand. Toch claimt slechts 40% van alle Fortune 500 bedrijven dat ze UC toepassen. Een tweede punt is de verandering van focus op hardware naar software. Apparatuur is niet meer voor één enkele functie geschikt, maar kan meerdere com-municatiemedia bevatten. Een derde punt: de zogenoemde webificatie van de bedrijfscommunicatie: steeds meer com-municatie verloopt realtime via het internet. Een vierde fac-tor is de toename van de communicatie via mobiele devices. Een laatste factor is eigendom: hoeveel apps en dienstenvrlo-pen via systemen die het eigendom zijn van de organisatie, en hoeveel via de cloud of een andere geoutsourcte dienst?


De trend van mobiliteit krijgt steeds meer aanhangers, en daarmee neemt de vraag naar grenzeloze IT-ondersteuning toe. Dat houdt in dat organisaties feitelijk gedwongen worden om kritische beslissingen te nemen met betrekking tot zakelijke communicatie, ofwel Unified Communications (UC). Het probleem is echter dat het vaak moeilijk is om duidelijkheid te verkrijgen wanneer je alle claims en beloftes van aanbieders van UC-oplossingen naast elkaar legt.

Unified Communications: kiezen of verliezen

Al deze factoren spelen een rol bij het implementeren van UC in de organisatie. En bij het investeren in de commu-nicatie-infrastructuur en de toepassingen. Het gaat hierbij om strategische beslissingen die daarnaast nog beïnvloed kunnen worden door de concurrentiepositie en de stake-holders van het bedrijf.

AanbiedersDe aanbieders van (systemen van) UC kunnen worden onderverdeeld in twee groepen: de productleveranciers en de system integrators. Voor beide groepen is wat te zeggen, zowel voordelen als nadelen. Wil je je opties open houden, dan is een cloud-enabled oplossing een goede keuze. Maar dan wel via een service provider die zich richt op best-of-breed technologie, en zich niet vastlegt aan zogenoemde ‘proprietary lock-in’, ofwel het afhan-kelijk worden van één merk, producent of leverancier. Echter, niet alle communicatie is geschikt voor een cloud-based oplossing. Daarom moet je een service provider kie-zen die je kan ondersteunen bij verschillende scenario’s, van on-premise ondersteuning van managed services tot geavanceerde, cloud-based opties. Bovendien moet die partner je kunnen ondersteunen bij je opties voor de korte, middellange en lange termijn. Ofwel flexibiliteit en vrijheid bieden om de beste match te realiseren tussen de meest geavanceerde producten en oplossingen en de veranderende behoeftes van je bedrijfs-communicatie: ‘ just in time’ in plaats van ‘ just in case’.

Drie criteriaWat mag je dan wel verwachten van een top cloud-ena-bled service provider? Er zijn drie criteria die in overwe-ging moeten worden genomen:

• Focus op resultaat, niet op technologie.Communicatie-technologie is een belangrijke factor voor de prestatie, maar het mag duidelijk zijn dat je prestatie als onderneming op de allereerste plaats moet komen. Kies voor een service provider die kan aanhaken op jouw belangrijkste zakelijke doelen en ervoor kan zorgen dat de oplossingen die hij voorschrijft, je kunnen helpen om die te realiseren. Dat houdt in dat je een betrouwbare partner moet hebben die je begeleidt bij de evaluatie van je bestaande omgeving, je relevante opties biedt, en je helpt migreren naar nieuwe platforms en het integreren van nieuwe toepassingen. Wil de samenwerking tussen jou en die partner optimaal succesvol zijn, dan moet hij begrijpen hoe hij jouw bedrijfsprocessen kan verbeteren en efficiënter kan laten verlopen met behulp van Unified Communications.

• Verwacht een service oriëntatie, geen product oriëntatie.Wil je een optimale ROI realiseren van je investerin-gen op het gebied van communicatie, wil je er zeker van zijn dat je partner gecommitteerd is aan het integreren, onderhouden en constant upgraden van je platforms en

applicaties. Je wilt beslist geen eenzijdige vendor-relatie die je afhankelijk maakt van één merk. Je wilt een service provider die consequent top service levels levert en een mix van de meest geavanceerde en passende oplossingen kan aanbieden.

• Ondersteuning bij alle implementatiescenario’s.Ondernemingen hebben vaak te maken met verschillende scenario’s bij het implementeren van UC. In sommige gevallen zou je er voor kunnen kiezen om bij een on-pre-mise oplossing te blijven, met name wanneer veiligheid of maatwerk van groot belang zijn. Of je kunt voor bepaalde toepassingen kiezen voor een managed service. En er zijn nog meer opties: je zou naar de cloud kunnen migreren. Als het gaat om Unified Communications, kun je het best kiezen voor een partner die je kan begeleiden en steunen in alle mogelijke scenario’s. Op die manier kun je de pres-tatie van UC op je bedrijfsprocessen optimaliseren.

Als ondernemer moet je ervoor zorgen dat je investerin-gen een strategische impact hebben. Om dit te realiseren, moet je ervoor zorgen dat je UC je in staat stellen, de groei en concurrentiepositie van je onderneming te verbeteren door zich te onderscheiden in de markt. Of die UC nu on-premise zijn of in de cloud, je beslissingen op het gebied van investeringen en partnering moeten beginnen met het einddoel in gedachte. Het snijvlak van netwerken, techno-logie en toepassingen is een complex geheel. Zoek dus een partner die dat snijvlak begrijpt en daarop overzicht heeft: zo kan hij jouw onderneming vooruit helpen.

C O M M U N I C A T I E D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S


Vier onderdelenHet concept Unified Communications is in de loop der jaren aanzienlijk ver-

anderd. Tegenwoordig zijn er vier onderdelen die samen het UC-concept

vormen:

• Vergaderen en samenwerken: stelt betrokkenen in en buiten de organisatie

in staat, actief te communiceren en samen te werken, besluiten te nemen en

actie te ondernemen.

• IP Voice en telefonie: biedt de basis infrastructuur voor stem-communica-

tie en gerelateerde toepassingen op basis van het internet-protocol (IP).

• Netwerken en netwerkbeheer: beheren van de netwerk infrastructuur

en endpoints teneinde een stabielen, naadloze en veilige communicatie te

garanderen.

• Messaging en presence: faciliteren van discrete, elektronische interacties

via e-mail, SMS, chat, IM en andere technologieën evenals applicaties, waar-

door het mogelijk wordt een computing device te lokaliseren en te identifice-

ren zodra de gebruiker verbinding maakt met het netwerk.

Tezamen vormen deze vier factoren een unified communications framewerk.

Hoewel organisaties over het algemeen stappen hebben ondernomen op het

gebied van één van deze gebieden, vereist continue innovatie dat DMU’s voor

IT en strategie constant hun opties op alle gebieden blijven onderzoeken.

De tijd dat de IT-afdeling alleen maar desktops, printers en eventueel telefoons moest leveren en ervoor moest zorgen dat

die dingen functioneerden, is vrijwel voorbij. De zogenoemde ‘consumerization’ van de IT heeft een verandering, zo geen revolutie teweegge-bracht. Wat de moderne medewerker nodig heeft, is niet meer zozeer een desktop of laptop, maar een veilige manier om via het bedrijfsnetwerk de informatie te kunnen krijgen die hij nodig heeft om zijn taken uit te voeren. In veel gevallen zorgt hij dan zelf wel voor een apparaat waarmee die informatie kan worden ontvangen, bewerkt en teruggezonden naar het bedrijfsnetwerk.

AlleenrechtDie veranderende rol wordt vaak vergeleken met een publieke dienst aan de gemeentelijke infra-structuur. De afdeling Publieke Werken heeft de verantwoordelijkheid voor het gehele pakket aan voorzieningen: de leidingen, de hoeveelheid die per leiding werd geleverd, de verdeelstations, de aansluitpunten, en in veel gevallen zelfs de apparaten waarmee op de eindpunten van die dienst gebruik kon worden gemaakt. Ofwel: het

De toenemende mobiliteit van de medewerkers zorgt ervoor dat de focus van de IT-afdeling verschuift van het beschikbaar maken van hard- en software naar het veilig beschikbaar maken van data. Omdat voor veel medewerkers het werk overal en altijd gedaan kan worden, moeten zij middelen (devices) hebben waarmee zij productief kunnen zijn en blijven. Maar steeds meer medewerkers gebruiken liever de devices die zij zelf aanschaffen. De rol van de IT-afdeling is daarom sterk aan het veranderen.

Andere taken, nieuwe uitdagingen


alleenrecht. Dat was tijden lang geen probleem: zolang je maar water/stroom/gas kon krijgen wanneer je dat nodig had. Met de IT was dat jarenlang nauwelijks anders: de techneuten bepaalden wat er aangeschaft werd, zaten in hun ivoren toren en waren overtuigd van hun belangrijkheid voor de organisatie. En wat je vaak ziet: zaken die op het werk werden gebruikt, vonden langzamer-hand ook hun weg naar de particuliere wereld. Computers en printers kwamen steeds vaker voor in thuissituaties, en mensen gingen ook thuis werken: ze hadden daar immers ook de spullen waarmee ze hun werk konden doen.

AngstVervolgens gingen die mensen spullen aan-schaffen die beter waren dan wat ze op kantoor van hun baas aan voorzieningen kregen. En gingen ze die ook voor hun werk gebruiken. Dat had enkele oorzaken: die apparaten werden betaalbaar, de ontwikkelingen van die tech-nologieën gingen steeds sneller, en de aanpas-singen die een organisatie kon doen, bleven achter. Reden voor dat laatste waren niet alleen de hoge investeringskosten (alle medewerkers moesten dan een nieuw apparaat), maar ook de angst voor de veiligheid van de informatie. Want de mensen gingen niet alleen thuis wer-ken, maar ook op andere plekken. En dankzij tv-series als CSI en allerlei films werden we bang gemaakt: een beetje techneut kon zo een website hacken, met alle gevolgen van dien. Geen wonder dat de directie in eerste instantie nogal terughoudend was met het toestaan van extern en mobiel werken. De techneuten van de IT-afdeling waren in veel gevallen verdeeld: de meesten pleitten ervoor om die nieuwe ontwik-kelingen in te voeren in hun bedrijfsnetwerk, sommigen bleven echter vasthouden aan hun onmisbare positie als leverancier van die o zo belangrijke dienst, en waar zij als enigen ver-stand van hadden.

ErgernisMaar de tijden dat die techneuten een desktop neerzetten, de software installeerden en bij problemen hun belangrijkheid nogmaals onder-streept kregen, zijn voorgoed voorbij. Met name het internet zorgde ervoor dat mensen zelf aller-lei programma’s downloadden, soms tot grote ergernis van de IT’ers omdat er vaak malware werd meegenomen. En dan konden zij weer opdraven om de boel weer veilig aan de gang te krijgen. Maar dat was dan nog maar alleen op de werkplek, op kantoor. De problemen werden pas echt serieus toen de mensen hun eigen appa-raten gingen gebruiken om het werk te doen. En die apparaten waren van een grote verscheiden-heid, want aangeschaft naar de persoonlijke

voorkeur van de gebruiker. Het beheer werd dus veel complexer, en de rol van de IT-afdeling zwaarder. Want de controle over de eindpunten moest uiteindelijk worden losgelaten. Dus kwam de nadruk te liggen op het leveren van een veilige verbinding met het netwerk, op kantoor zowel als op de externe werkplek. Bovendien moest de zogenoemde gebruikerservaring wor-den verbeterd: de mensen vroegen om snelle verbindingen en praktische software om hun werk beter te kunnen doen.

Mijn werkplek is waar ik benHet is nog niet eens zo lang geleden dat eindge-bruikers de IT nodig hadden voor zo ongeveer alles wat ze moesten hebben om hun werk te kunnen doen, inclusief desktop computers, prin-ters en netwerkverbindingen. Maar technologie is tegenwoordig steeds meer geïntegreerd in het dagelijks leven van de eindgebruikers, en de IT-afdeling van de organisatie is nu voor andere dingen nodig dan voorheen. Voorbeeld: kun je je voorstellen dat je 20 jaar geleden zelf een pc aansloot op het bedrijfsnetwerk? Ten eerste was dat ten strengste verboden, ten tweede had je daar zelf de technische kennis niet voor. Vandaag de dag is een kantoor niet meer een statische, vaste plek waar de medewerkers alleen spullen gebruiken die hen door de organi-satie ter beschikking zijn gesteld. Als gevolg van de mobiliteit kan ‘het kantoor’ nu overal zijn, van de thuiswerkplek van de eindgebrui-ker of de trein tot de ‘echte’ werkplek in het bedrijfspand. Dat biedt een grote uitdaging voor de IT-afdeling: als er een nieuwe mede-

werker komt, is het niet meer voldoende om voor hem of haar een eigen e-maildres te regelen. Die nieuwe medewerker moet ook een veilige toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk en diverse zakelijke applicaties om met verschil-lende eindpunten, devices, productief te kunnen zijn. Zowel op Windows als op iOS en Android, om de meestgebruikte te noemen.

ConcurrerendEen grotere mate van mobiliteit kan een orga-nisatie een betere concurrentiepositie opleveren als dat betekent dat de eindgebruikers elkaar altijd en overal kunnen bereiken. Die eind-gebruikers zijn productiever, de kosten gaan omlaag en het bedrijf wint aan concurrentiever-mogen. De prestaties van de IT-afdeling worden bepaald door de mate waarin deze de mobiliteit van de medewerkers stimuleert en ondersteunt, en niet meer door het aantal computers dat er op een afdeling staat. De IT-afdeling zou zich moeten concentreren op het snel leveren van diensten, maar nog veel meer dan vroeger moeten kunnen omgaan met veranderingen. Want oude diensten zullen worden vervangen door nieuwe, en daar komen er steeds meer bij. Als de IT’ers in een organisatie snel kunnen inspringen op veranderingen, heeft niet alleen die afdeling daar voordeel bij, maar de gehele organisatie. De IT’ers in een organisatie zijn dus nog steeds heel belangrijk, al hebben ze wel een andere invulling gekregen van hun taken: meer faciliterend dan voorschrijvend.

I T / M O B I L I T E I T D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S


Stelling: DE DIGITALISERING MOET WORDEN AFGEREMD:

HET ZORGT ALLEEN MAAR VOOR MEER STROOM-

VRETENDE APPARATEN IN HET KANTOOR.

REACTIE YVES RUMMENS, BUSINESS MANAGER OFFICE, XEROX BENELUX:Ik vind juist dat de digitalisering moet worden benut. Natuurlijk gaat digitalisering gepaard met stroomgebruik, vooral omdat er meer opslagcapaciteit nodig is, maar niet digitalise-ren is daarvoor niet de oplossing. Men vergeet nogal eens dat de productie van papier ook stroom kost, zowel bij het ontwikkelen als het recyclen ervan. Daarnaast is het aanbod van energiezuinige apparaten de afgelopen tien jaar enorm gegroeid. Ook kan er kritisch worden gekeken naar de apparatuur binnen het kan-toor. Zo kun je bijvoorbeeld het aantal printers op kantoor terugdringen door bijvoorbeeld te kiezen voor één multifunctionele printer (MFP). Dat scheelt een hoop stroom! Daarnaast kan een MFP ook hulp bieden bij digitalisering. Wanneer je met behulp van de MFP een docu-ment in scant, wordt het automatisch naar de juiste directory op de computer geleid. Hiermee bespaar je binnen kantoor een hoop kastruimte,

zorg je voor meer lichaamsbeweging, maar maak je ook een efficiencyslag. Kortom digita-lisering is zo slecht nog niet, er zijn juist meer mogelijkheden om het kantoor milieubewuster te maken met behulp van nieuwe technologieën en energiezuinige apparaten. Het is de taak van de organisatie om deze kansen te benutten en hier slim gebruik van te maken.

REACTIE WARD ESTOPPEY, EPSON:De digitalisering kan waarschijnlijk niet worden afgeremd. Het komt voort uit de behoefte om bedrijven en organisaties zo efficiënt en snel mogelijk te laten werken en waar we aan de ene kant misschien meer stroom verbruiken, bespa-ren we aan de andere kant enorm veel kosten dankzij de gewonnen efficiëntie.

De truc is om slim te digitaliseren door goed op te letten hoeveel stroom apparaten verbruiken. Bij Epson ontwikkelen wij onze producten zodat zij tijdens de gehele levensduur schoner en groener zijn, van fabricage en logistiek, tot en met energiegebruik en gebruik van verbruiks-materialen. Zo helpen wij bedrijven milieudoel-stellingen te behalen en tegelijkertijd geld en stroomkosten te besparen. Onze zakelijke ink-jetprinters in de WorkForce Pro serie gebruiken

tot 80% minder energie dan vergelijkbare kleu-renlaserprinters. In een groot kantoorgebouw, met één of meerdere printers per afdeling, kan dit een serieuze energiebesparing opleveren. Beter voor je portemonnee, maar zeker ook voor het milieu! Met de RIPS (Replaceable Ink Pack System) oplossingen gaan we nog een stap verder. Deze printers zijn uitgerust met enorme inktzakken waarmee tot 75.000 pagina’s kan worden geprint. Hiermee besparen bedrijven tijd en dus geld aan het beheren en vervangen van verbruiksartikelen en wordt het milieu vele malen minder belast omdat er op de inktzakken na geen verbruiksmaterialen worden gebruikt.

REACTIE ERWIN KAMMINGA, HEVO:Juist niet! Digitalisering maakt het mogelijk om het energieverbruik te monitoren (zelfs in korte tijdsperiodes van bijvoorbeeld een kwartier) en waar de stroomvretende apparaten zich in een gebouw bevinden. Het is zelfs mogelijk om het energieverbruik van verlichtingsarmatuur en stopcontacten inzichtelijk maken met als doel energiebesparingen te realiseren.

Veel heeft met gedrag van de gebruikers te maken. Het zijn vaak simpele ingrepen waardoor het mogelijk is om stroomvretende apparaten zo in te stellen dat er grote energie-besparingen mogelijk zijn. Ervaring leert dat door de instelling en werking van de diverse installaties nauwlettend te volgen en mogelijke optimalisaties in overleg met de gebruikers, opdrachtgever en installateur direct te imple-menteren, aanzienlijke verbeteringen qua com-fort kunnen worden gerealiseerd en er blijvend exploitatievoordeel te behalen is.


Elke editie van OfficeMagazine.nl bevat enkele stellingen waarmee we de lezers op de hoogte willen brengen van ontwikkelingen op specifieke gebieden, en de visie van belangrijke spelers op die gebieden. In dit geval vroegen we om reacties op een stelling met betrekking tot het energieverbuik in kantoren.

Energievreters

D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S S T E L L I N G

... met ’s werelds meest geavanceerde multi-touchscreen

www.prowise.com

Plug & Play

• 10 punts IR-Pro multi-touch en multi-write

• Hoogwaardig Ultra HD scherm

• Geïntegreerde PC module

• State-of-the-art Blu-ray module

• Geïntegreerde 2.1 soundbar

• Anti-refl ectie glasplaat met optimale inkijkhoek

• Dubbele microfoon voor kraakheldere opnames en web conferences

Prowise verlegt met haar nieuwe lijn Ultra HD

multi-touchscreens wederom de norm. De beste en

nieuwste technieken gebundeld in één scherm maken

deze krachtpatser tot de nummer één in zijn klasse.

Breng je presentaties tot leven

TabletRiserproductiever en gezonder werken met uw tablet

COMING SOON

Work Smart - Feel Good

Work Smart - Feel Good

OKI_Smart_add_215x285.indd 1 2/09/2014 12:02:00

MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD PRINTENMet PaperCut MF en de Toshiba Eco-MFP bereikt u dat medewerkers zich bewust worden van hun printgedrag. Ze krijgen inzicht in hun papierconsumptie, niet alleen uitgedrukt in kwantiteit en kosten, maar ook in CO2-uitstoot en in aantallen gekapte bomen. Dit draagt bij aan een maatschappelijk verantwoordelijk printgedrag van uw medewerkers.Toshiba zet zich al jarenlang in voor maatschappelijk ver-antwoord ondernemen en biedt systemen en software die u helpen uw MVO-beleid te organiseren. Zo zijn alle Toshiba printers en multifunctionele systemen geheel CO2-neutraal. En Toshiba biedt de unieke, milieuvriendelijke Eco-MFP. De Eco-MFP zorgt ervoor dat u op een totaal nieuwe manier print. U wist de toner namelijk van de afdruk-ken die u nu weggooit, zodat u het papier opnieuw kunt gebruiken, gemiddeld zo’n 5 keer. Dit levert een enorme besparing op in papierverbruik en dus een flinke daling in CO2-uitstoot.De gewiste pagina’s worden nu met PaperCut MF opgeno-men in de milieueffectrapportage. Gewapend met deze feiten kunt u gebruikers wijzen op hun gedrag. U kunt hen op basis van overtuigende cijfers laten zien wat de milieueffecten zijn van hun afdrukgewoonten.

C O L U M N D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S


Veilig werken 2.0

Paul M.H. KorremansDirecteur van Van Randwijk, vicevoorzitter van

het NGFG en president van EA DMS. Van Randwijk

biedt organisaties kennis en oplossingen om

datarisico’s te reduceren en te beheersen.

Veilig werken op de werkplek vraagt steeds mee aandacht van organisaties. Documenten worden gedeeld, opgeslagen en geprint. Mocht u denken dat dit niet het geval is dan ga ik u teleurstellen. Uit onderzoek blijkt dat vertrouwelijke informatie juist vaak wordt geprint als concept, voor correctie doeleinden, als bewijs of om te archiveren. Op dataverwerkingsbijeenkomsten wordt alleen over digitale informatie gesproken. Blijkbaar denkt men dat papieren informatiedragesr niet meer bestaan. Jaarlijks worden in Nederland nog duizenden tonnen vertrouwelijke informatie als oud papier afgevoerd. Een recentelijk incident bij een uitzendbureau toont aan hoe eenvoudig informatie letterlijk op straat belandt.

Paperhacking is een vorm van informatiedief-stal die zo oud is als het papieren document. Organisaties worden er achteraf mee geconfron-teerd. Imagoschade en negatieve publiciteit is het gevolg. Pakt het verkeerd uit, zoals hierboven, dan gaat het CBP ook nog onderzoek doen.

Risico’sAfgedankte documenten kunnen organisaties alleen risicoloos verlaten als deze zijn vernietigd. Het inzamelen van papier met containers en

daarna afvoeren met een recyclingbedrijf levert risico’s op omdat er onvoldoende bescherming is tijdens transport, opslag en vernietiging. De DIN 66399 vernietigingstandaard is alleen toepasbaar indien u zelf vernietigt. Certificaten van inzame-laars geven onvoldoende proces- en vernietigings-zekerheid.

Met moderne EBA of DOX XL papiervernietigers zijn organisaties in staat hun compliance op orde te brengen. Inmiddels zijn er veel organisaties, die na onderzoek en advies van Van Randwijk hebben besloten, hun risico’s te reduceren om zo data-lekken te voorkomen. Met de komst van nieuwe wetgeving is dit geen overbodige luxe maar een voorwaarde om ‘in control’ te zijn.

Neem contact met ons op voor een paperimpact assessment en laat u adviseren over de juiste papier-vernietigers voor uw werkplek, afdeling of archief.

COMPACTE EN SNELLE SCANNERS Panasonic heeft twee nieuwe compacte en snelle scanners geïntroduceerd die tot 65 pagina’s per minuut kunnen verwerken. Ondanks de kleine afmetingen bieden de toestellen veel opties voor op de werk-vloer, waar verscheidene documenten van verschillende diktes en afmetingen worden verwerkt.Dankzij de mogelijkheid om op hoge snelheid dubbelzijdig te scannen heeft de KV-S1057C een scancapaciteit van 65 pagina’s per minuut, bij de KV-S1027C komt dit neer op 45 pagina’s per minuut. De automatische documentinvoer heeft een capaciteit van 100 pagina’s en beschikt over een toegangsmechanisme dat problemen met de papierinvoer en schuintrekken van bladen voorkomt. Daarnaast neemt de compacte scanner weinig plaats in en is hij door zijn speciaal ontwikkelde documentinvoer voor iden-titeitsbewijzen en paspoorten ideaal voor hotelrecepties. Er kunnen in het systeem 100 opdrachtinstellingen worden opgeslagen, waaruit met een druk op de knop de gewenste instelling kan worden gekozen, ideaal wanneer herhaaldelijk hetzelfde type documenten moet worden gescand. De nieuwe scanner kan overweg met verschillende soorten documenten, zoals papier van verschillende diktes, variërend van 20 g/m2 tot 413 g/m2, identiteitsbewijzen met reliëf en paspoorten.Meer info: www.panasonic.com

Die boodschap brachten beveiligingsonderzoekers Kar-sten Nohl en Jakob Lell onlangs. Zij demonstreerden een verzameling proof-of-concept malware die aan-

toont dat de veiligheid van USB-apparaten allang fundamen-teel is geschaad. De malware die zij ontwikkelden, genaamd BadUSB, kan op een USB-device worden geïnstalleerd en kan een PC helemaal overnemen, bestanden die vanaf de geheu-genstick zijn geïnstalleerd veranderen, en zelfs het internetver-keer van de gebruiker omleiden. Omdat BadUSB zich niet in het flash-geheugen van de USB devices bevindt, maar in de firmware die de basisfuncties van het apparaat regelt, kan de aanvalscode nog lang verborgen blijven nadat de gemiddelde gebruiker denkt de inhoud van het geheugen van het apparaat

te hebben gewist. De twee onderzoeken beweren tevens dat er geen simpele reparatie mogelijk is: het soort compromis dat ze voorstellen is vrijwel onmogelijk tegen te gaan zonder dat het delen van USB-apparaten geheel wordt verboden, of dat je de USB-poort volpropt met superlijm. De malware maakt name-lijk gebruik van de manier waarop USB is ontworpen.

FirmwareNohl and Lell, onderzoekers bij het beveiligings-adviesbureau SR Labs, zijn bepaald niet de eersten die beweerden dat USB devices malware kunnen opslaan en verspreiden. Maar de twee hackers kopieerden niet gewoon hun op maat gemaakte gecodeerde infecties op het geheugen van een USB-apparaat.

Het is zo makkelijk: even een bestand op een USB-stick zetten en dat aan een vriend of collega geven. Computergebruikers wisselen die sticks uit alsof het visitekaartjes zijn. En hoewel we echt wel beseffen dat er wel eens rotzooi met dat bestandje mee kan liften (lees: virus, malware, enzovoort) vertrouwen we op onze antivirus scans en het regelmatig formatteren van de sticks om te voorkomen dat zo’n stick veroorzaker wordt van een digitale epidemie. Maar het gevaar schuilt dieper: het gaat niet zozeer om wat ze dragen, maar wat er in de kern van hun manier van werken zit.

USB sticks: handig maar onveilig


Ze waren maanden bezig met het ‘reverse engineering’ van de firmware waarop de basis communicatiefuncties van USB-apparaten draaien: de controller chips waarmee de apparaten kunnen communiceren met een PC en die gebruikers in staat stelt, bestanden erop te zetten en eraf te halen. De belangrijkste conclusie van hun onderzoek is dat USB firmware, die in verschillende vormen op alle USB-apparaten zit, geherprogrammeerd kan worden om aanvalscode te verbergen. “Je kunt het apparaat aan je IT security mensen geven, ze scannen het, wissen enkele bestanden en geven het aan je terug met de mededeling dat het schoon is,” aldus Nohl. Maar tenzij die IT-persoon de reverse engineering vaardigheden bezit om die firm-ware op te sporen en te analyseren, “zal het schoonmaak-proces niet eens in de buurt komen van de bestanden waar wij het over hebben.”

Android handsetHet probleem beperkt zich niet tot sticks. Alle soorten USB devices, van toetsenborden en muizen tot smartpho-nes zijn voorzien van firmware die kan worden geher-programmeerd: behalve geheugensticks hebben Nohl en Lell hun aanval ook getest op een Android handset die in een PC geplugd zat. En als een met BadUSB geïnfecteerd device eenmaal aangesloten is op een computer, kan dat een fors aantal foute dingen veroorzaken. Zo kan geïnstal-leerde software vervangen worden door een gecorrum-peerde versie, of een versie met een zogeheten ‘backdoor’. Het kan zich zelfs voordoen als een USB-toetsenbord en ineens commando’s gaan typen. In feite kan het alles wat je ook met een toetsenbord kunt doen. De malware kan ook stiekem internetverkeer kapen, waarbij de DNS-instellingen van een computer zodanig worden gewijzigd dat het verkeer wordt doorgesluisd naar een willekeurige server. Of wanneer de code is geïmplan-teerd op een telefoon of een andere apparaat met een internetaansluiting, kan het optreden als een soort mid-denman, doordat de communicatie van het device van het slachtoffer stiekem wordt gemonitord.

Geen .exe-bestandenDe meesten van ons zijn er lang geleden al achtergeko-men dat je geen .exe-bestanden moet laten draaien vanaf ‘vage’ USB-sticks. Maar die geaccepteerde USB hygiëne is weerloos tegen deze nieuwe vorm van infectie: zelfs als gebruikers zich bewust zijn van het gevaar van aanvallen, is het vrijwel onmogelijk om te garanderen dat er niet met hun USB-firmware is geknoeid. Die apparaten hebben geen beperking die bekend staat als ‘code-signing’, een tegenmaatregel die ervoor zorgt dat elke nieuwe code die aan het device wordt toegevoegd, voorzien is van de onvervalsbare cryptografische handtekening van de pro-ducent. Er is zelfs geen vertrouwde USB firmware om de code mee te vergelijken.

AndersomHet aspect dat de onderzoeksresultaten van Nohl en Lell doet uitstijgen boven de gemiddelde theoretisch bedrei-ging is dat de infectie zowel van de computer naar USB als andersom kan gaan. Elke keer dat een USB-stick in een computer wordt geplugd, zou zijn firmware kunnen worden geherprogrammeerd door malware op die PC, en de eigenaar van het USB-device kan dat niet of nauwelijks merken. En andersom kan elk USB-device ongemerkt een computer besmetten. “Het werkt twee kanten op,” aldus Nohl. “Je kunt niemand meer vertrouwen.”Dit roept natuurlijk de vraag op of het eigenlijk wel mogelijk is om USB-apparatuur veilig te gebruiken. “We weten onderhand allemaal wel dat als je mij toegang geeft tot je USB-poort, ik allerlei fratsen kan uitha-len met je computer,” zegt professor Matt Blaze van de afdeling Computerwetenschap van de Universiteit van Pennsylvania. “Wat dit lijkt te bewijzen is dat het ook mogelijk is om de andere kant op te gaan, wat erop duidt dat de dreiging van gecompromitteerde USB-devices een ernstig praktisch probleem is.”Blaze speculeert dat de USB-aanval feitelijk al standaard procedure is voor de Amerikaanse National Security Agency NSA. Hij wijst op een spionagedevice dat bekend staat als ‘Cottonmouth’, dat eerder al onthuld werd door de publicaties van ’s werelds meest bekende klokkenlui-der Edward Snowden. Het device, dat verborgen zat in een USB-randapparaat, kwam voor in een aantal interne NSA-documenten waarbij werd vermeld dat het onge-merkt malware kon installeren op de machine van een persoon. Het exacte mechanisme voor die USB-aanval werd niet beschreven. “Het zou me niet verbazen als enkele zaken die Nohl en Lell ontdekten, precies dat zijn wat we in de NSA-documenten tegenkwamen.”

Respons Nohl zegt dat hij en Lell contact opnamen met een Taiwanese producent van USB-devices, wiens naam hij niet wil noemen, en deze waarschuwde voor de resultaten van hun BadUSB onderzoeken. In een reeks van e-mails ontkende het bedrijf herhaaldelijk dat een dergelijke aanval mogelijk was. Toen WIRED contct opnam met het USB Implementers Forum, een nonprofit organisatie

D I G I T A A L A R C H I V E R E N D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S

‘Volgens deze denkwijze moet je elk USB-apparaat beschouwen als geïnfecteerd en het weggooien zodra het verbonden is geweest met een niet-vertrouwde computer.’


D O C U M E N T & I C T S O L U T I O N S D I G I T A A L A R C H I V E R E N

die de USB standaard beheert, antwoordde woordvoerder Liz Nardozza met een verklaring: “Consumenten moeten er altijd voor zorgen dat hun devices afkomstig zijn van een ver-trouwde bron en dat alleen vertrouwde bronnen interacteren met hun devices.” “Consumenten zorgen dat hun persoonlijke eigendommen veilig zijn, en dezelfde inspanningen zouden ze moeten doen voor zichzelf voor wat betreft technologie.”Nohl is het daar mee eens: de kortetermijnoplossing tegen BadUSB is niet zozeer een technische ‘patch’ als wel een fundamentele verandering in de manier waarop we met USB-gadgets omgaan. “Wat je moet doen om de aanval te vermij-den, is je USB device niet aansluiten op computers die niet van jou zijn of die je om een goede reden niet vertrouwt. En plug geen USB-devices die je niet vertrouwt in je eigen computer.” Maar Nohl geeft toe dat we hiermee die handige opslag-staafjes die we naast allerlei andere devices allemaal bij ons hebben, een stuk minder nuttig maken. “Volgens deze nieuwe zienswijze kun je een USB-device niet vertrouwen alleen omdat er geen virus in is opgeslagen. Het vertrouwen moet komen uit de wetenschap dat het nooit is aangeraakt door iemand of iets met kwade bedoelingen,” aldus Nohl. “Zodra een USB-device contact heeft gehad met een niet-vertrouwde computer moet je het ding als besmet beschouwen en het weg-gooien. En dat staat haaks op de manier waarop we nu met USB-devices omgaan.”

Reële dreigingDe twee onderzoekers maken zich zorgen over de snelle manier waarop de kwaadaardige malware voor USB-sticks

zich kan verspreiden. Aan de andere kant: gebruikers moeten zich bewust zijn van de risico’s. Hij raadt organisaties aan, bijvoorbeeld alleen USB-devices van één vaste producent te gebruiken, en te eisen dat de verkoper de ‘gecodeerde handte-keningen’ in zijn gadgets integreert. Voordat dat nieuwe beveiligingsmodel kan worden geïmple-menteerd, moeten de producenten van devices er eerst van overtuigd worden dat de dreiging reëel is. Het alternatief, zegt Nohl, is dat we USB-devices gaan behandelen als injectienaal-den die niet gedeeld mogen worden door gebruikers. Met een dergelijk model wordt echter wantrouwen gezaaid en wordt het nut van de devices feitelijk ondermijnd. “Misschien, als je dit leest, herinner je je die keer dat je een USB-device hebt aangesloten op je computer dat afkomstig was van iemand die je niet helemaal vertrouwt,” aldus Nohl. “Dat houdt in dat je je eigen computer niet meer kunt vertrouwen. Dit is een drei-ging van een geheel andere categorie, omdat die onzichtbaar is. Daarmee kweek je een verschrikkelijk soort paranoia.”

Gebaseerd op een artikel van Josh Valcarcel/WIRED

‘Het alternatief is dat we USB-devices net zo behandelen als injectienaalden.’


Faci

lity

Solu

tions

Duurzaamheid

Duurzamer ondernemen vraagt om omarmen technologieSlimme sensoren - Tyco: Slimme sensoren - Flexibel, kosteneffectief en aantrekkelijk - Het kantoor van de toekomst

En hoewel iedereen weet dat een betere wereld bij henzelf begint, meent het merendeel van de Nederlanders toch dat niet zijzelf maar de

overheid en het bedrijfsleven verantwoordelijk zijn voor de verduurzaming van de samenleving (GfK,

oktober 2014). Als argument geven de onder-vraagden aan dat juist bedrijven produceren en vervuilen en beschikken over de nodige kennis en middelen ten aanzien van verduurzaming. Voor het bedrijfsleven ligt er dus een belangrijke taak om zelf in te zetten op duurzaamheid, en tegelijk om werknemers optimaal te faciliteren in het ne-men van verantwoordelijkheid op dit gebied.

Duurzaam ondernemen is meer dan noodzake-lijk. Als we in dit tempo doorgaan met consu-meren hebben we wel drie planeten nodig. Onze grondstoffen raken uitgeput en worden daardoor steeds prijziger. Daardoor worden producten duurder en staat de concurrentiepositie onder druk. Daarnaast verwacht de consument meer en meer dat een organisatie duurzaam onderneemt, en bedrijven willen zaken doen met bedrijven die hun maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen.Dat betekent voor bedrijven en organisaties een omslag in de manier van denken. Niet langer ‘meer, meer, meer’ maar ‘slim, slimmer, slimst’. Een ommezwaai naar anders, maar ook efficiën-


Duurzaamheid is veel meer dan een hip, groen stickertje om op het bedrijf te plakken: steeds vaker is het een strak geformuleerde bedrijfsstrategie. Volgens onderzoek (MIT Sloan/BCG 2013) geeft 62% van de organisaties aan dat een duurzaamheidsstrategie noodzakelijk is om concurrerend te zijn. Bij 40% van de organisaties staat duurzaamheid dan ook permanent op de managementagenda.

Duurzamer ondernemen vraagt om omarmen technologie

ter. Om werknemers hierin optimaal tegemoet te komen, zijn nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals digita-lisering, of beter gezegd het optimaal beschikbaar maken van informatie, noodzakelijk. Deze ontwikkelingen maken duurzame oplossingen mogelijk, aldus een rapport van McKinsey dat eerder dit jaar verscheen (Sustainability’s strategic worth). Daarnaast zou de levenscyclus van producten langer moeten, zodat er naast kostenbesparing ook minder belasting voor het milieu is. Tenslotte zouden bedrijven meer focus kunnen aanbrengen in hun strategie, waarbij duurzaamheid in de overall business strategie, doelstellingen en processen wordt geïntegreerd.

Harmonieuze combinatieHet principe van duurzamer werken is terug te voeren op een harmonieuze combinatie van de drie elementen people, planet en profit. Wanneer de onderlinge mix niet in balans is, zullen de andere elementen hieronder lijden, zo is de gedachte. Bij people moet worden gedacht aan wat een organisatie voor mensen en de samenleving in het algemeen betekent. Planet zoomt in op de impact die een organisatie heeft op het milieu en hoe die zo klein mogelijk gehouden of gemaakt kan worden. De betekenis van profit is duidelijk, waarbij de gedachte is dat een financieel niet gezonde onderneming ook niet duurzaam kan zijn. De kracht zit hem in het continue afwegen en balanceren tus-sen deze pijlers.

Nieuwe technologieën als videoconferencing, helpen om deze drie elementen te harmoniseren en zorgen ervoor dat er duurzamer kan worden samengewerkt. Ricoh liet onderzoek doen naar hoe werknemers hun toekomstige werkplek in die context zien. Uit dit onderzoek, uitgevoerd door Coleman Parkes, blijkt dat 80% van de werknemers denkt dat de Europese werkvloer er in 2036 heel anders zal uitzien door technologieën en processen die op dit moment nog niet eens bestaan. Zo voorspelt 59% van de ondervraagden dat het binnen twintig jaar mogelijk zal zijn om virtuele assistenten of hologrammen namens zichzelf naar vergaderingen te sturen. Respondenten verwachten dat het eenvoudiger wordt om samen te werken en dat de werkplek interactiever en gestroomlijnder zal zijn als gevolg van nieuwe technologieën en de processen die innovatieve werkwijzen ondersteunen.

Ricoh, aanbieder van documentmanagement- en IT-oplossingen en daarmee een facilitator van nieuwe, duurzame manieren van werken, levert bijvoorbeeld com-municatie-oplossingen waarmee videovergaderen heel een-voudig en toegankelijk wordt. Deelnemers hoeven zo niet naar een verdagerlocatie te reizen en besparen aanzienlijk op brandstofkosten en reduceren de CO2-uitstoot. Volgens cijfers van de Climate Neutral Group kan dat oplopen tot een reductie tot wel 50%. Een ander voorbeeld van een minstens zo duurzame oplossing is de smart presenter, waarbij documenten en presentaties beschikbaar worden gesteld op de iPad of andere devices van deelnemers aan een vergadering. De informatie wordt gesynchroniseerd met het toestel van de organisator, zodat er geheel papier-loos vergaderd kan worden.

Diepgewortelde bedrijfsmissieVoor Ricoh is duurzaamheid een diepgewortelde bedrijfs-missie die oprichter Kiyoshi Ichimura zeventig jaar geleden al ontwikkelde. In het achterhoofd een goede balans tussen de economische, maatschappelijke en ecologische doelstel-lingen, maar bovenal het blijven vernieuwen voor haar klanten.

De duurzame doelstellingen van Ricoh zijn grofweg in twee categorieën onder te verdelen: één die het bedrijf zelf aan gaat en één die Ricoh voor haar klanten ontwikkelt. De duurzame inspanningen binnen de eigen organisa-tie leverde Ricoh de Duurzaam Werken Award 2013 op. Forum Duurzaam Werken en de Stichting Natuur & Milieu prezen Ricoh voor Ricoh’s Nieuwe Manier van Werken’ in het nieuwe hoofdkantoor in ’s-Hertogenbosch, in combinatie met het intern en extern uitdragen van meer duurzame manieren van werken en maatschappelijke betrokkenheid.

Voor haar klanten heeft Ricoh het duurzame programma Total Green Office Solutions ontwikkeld, waarbij een onderverdeling te maken is tussen de verschillende stadia en de functionaliteit van de oplossingen die het bedrijf haar klanten aanbiedt. In de eerste plaats investeert Ricoh in het ontwikkelen van producten die het milieu zo min mogelijk belasten. Op het gebied van printen, bijvoorbeeld, is er bijzondere aandacht voor het duurzamer inzetten van mul-tifunctionele apparaten, waarbij voor het digitaliseren van documenten scanfuncties worden gebruikt in plaats van de printfunctie. Hiermee worden niet alleen papierkosten gereduceerd, ook de CO2-uitstoot is aanzienlijk lager, tot ruim 30%. De resterende uitstoot kan daarna volledig door middel van carbon credits worden gecompenseerd, waar-door printen geheel CO2 -neutraal kan. Rijksuniversiteit Groningen past dit programma bijvoorbeeld toe, als onder-deel van hun duurzaamheidsstrategie. Daarnaast biedt Ricoh met het programma gebruikte copiers, printers en multifunctionele printers een tweede leven door ze vakkun-dig te reviseren en te hergebruiken.

In de toekomst is er nog veel winst te behalen op IT-gebied, zeker als in ogenschouw wordt genomen dat binnen een kantooromgeving IT verantwoordelijk is voor zo’n 60% van het energieverbruik. Een groot deel van de bedrijven neemt in dat opzicht nog te weinig maatregelen (ICT baro-meter Green IT EY 2011). Ook zijn ze vaak niet op de hoogte van de energiekosten, laat staan wat de impact van hun organisatie op het milieu is en de bijdrage die er wordt geleverd aan de eigen mili-eudoelstellingen. Pas als duurzaamheid tot in de directie is doorgedrongen, focus in de strategie is aangebracht, dui-delijke prioriteiten zijn gesteld en medewerkers voldoende worden gefaciliteerd, is duurzaamheid niet slechts een label, maar een natuurlijke vanzelfsprekendheid.

Auteur: Nicolette Kraay, Manager Social Responsibility Projects bij Ricoh

A D V E R T O R I A L F A C I L I T Y S O L U T I O N S


Bedrijven hebben steeds meer te maken met de vraag hoe ze hun bedrijfsgebouw zo efficiënt mogelijk laten functioneren. Dit wordt uiteraard ingegeven door een

kostenmotief, maar zeker ook door het feit dat bedrijven me-dewerkerstevredenheid steeds hoger op de agenda hebben staan. Hoe kan facilitair beheer nu concreet bijdragen aan het bedrijfsresultaat en de medewerkerstevredenheid? Steeds slim-mer wordende toepassingen dragen bij aan de oplossing van dit vraagstuk.

Sensortechnologie gaat de komende jaren een steeds grotere rol spelen als het gaat om een effectievere dienstverlening. Sensoren bieden grote voordelen op het gebied van ruimte-beheer en hospitality. We moeten daarbij leren denken vanuit zowel de bedrijfsbehoefte als de behoefte van de werknemer en ideeën vertalen in oplossingen die beide doelgroepen onder-steunen.

Bezettingsgraad vergaderruimtesSlimme toepassingen kunnen een belangrijke bijdrage leve-ren aan het efficiënter benutten van bedrijfsgebouwen en de

daarin gevestigde faciliteiten. Door bijvoorbeeld in iedere vergaderruimte een sensor te plaatsen, kan beweging worden gesignaleerd en dus worden nagegaan of iemand een boeking heeft nageleefd. Op elke verdieping van een gebouw kan op een centrale plek een touchscreen worden opgehangen, waarop een plattegrond van het gebouw wordt geprojecteerd. Deze plattegrond wordt grafisch aangevuld met verschillende informatiestromen als:• Actuele en komende reserveringen per verdieping• Of een spreekkamer beschikbaar is • Wie de vergaderruimte gereserveerd heeft Het scherm kan door iedereen worden bediend. Door op een ruimte te klikken, wordt een scherm getoond met de actuele situatie van die ruimte op dat moment en vervolgens kan er:• Een ruimte geboekt worden • Worden aangegeven dat die persoon niet is komen opdagen

(registratie van no-show)

Aangezien het scherm live gekoppeld is aan het eigen facility management informatie systeem, worden nieuwe boekingen via telefoon, desktop of tablet direct verwerkt en gepresenteerd op de schermen. Doordat de informatie wordt verrijkt met sensordata wordt ook een trend opgebouwd over het vergadergedrag van een organisatie. Zo blijkt in de praktijk dat de gemiddelde verga-


Slimme technologische toepassingen voor facilitair beheer verhogen de medewerkers-tevredenheid en werken kostenverlagend.

Slimme sensoren

dertijd tussen de 30 en 45 minuten ligt. Deze parameters zijn opgenomen in het reserve-ringssysteem en zo kunnen er meer mensen gebruikmaken van dezelfde ruimten door het vergaderregime (in het systeem) hierop aan te passen.

Bij een ‘no show’ kan een vergaderruimte na vijf of tien minuten worden vrijgegeven zodat iemand anders er gebruik van kan maken. Zo krijg je de daadwerkelijke bezettingsgraad te zien. Ruimtes binnen een bedrijfsgebouw worden zo efficiënter benut en er wordt op kosten van het huren van externe ruimtes bespaard. De informatie is ook grafisch weer te geven. Op een panel display wordt weergege-ven hoe de ruimtes op dat moment bezet zijn. Medewerkers hoeven nu niet langer te zoeken naar een beschikbare ruimte, ze kunnen op het display eenvoudig zien welke ruimtes beschik-baar zijn.

Doorvertaling concept bezettingsgraad richting toekomstHet concept van het optimaal gebruikmaken van vergaderruimtes kan op verschillende manieren worden doorvertaald, bijvoorbeeld naar het flexwerken. Bij een flexdesk-beleid wil je niet dat mensen een vaste werkplek heb-ben. Kantoorruimte is duur en vaak wordt een groot gedeelte van het aantal werkplekken niet gebruikt. Door flexplekken te introduceren,

kan een ruimte optimaal worden benut. Je kunt mensen via screens leiden in waar ze het beste kunnen gaan zitten in het gebouw. Het poten-tieel hierbij is eindeloos. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat iemands collega een plek op de eerste verdieping heeft gekozen: misschien wil je bij hem/haar gaan zitten?

KlimaatbeheersingEen ander aspect binnen de bedrijfsomgeving waarin slimme sensoren een cruciale rol kun-nen spelen is klimaatbeheersing. Het klimaat op een werkvloer is een voortdurend onder-werp van gesprek. Het is te koud of te warm; iedereen heeft zijn eigen voorkeuren. De facility manager legt zich er vaak bij neer dat hij het nooit iedereen naar de zin zal kunnen maken. Ook hier kan sensortechnologie echter uitkomst bieden. Zo kun je (wederom) op een scherm aangeven welke temperatuur alle ruimtes in een gebouw hebben. Zo kan iedereen zelf kiezen bij welke temperatuur hij/zij het liefste werkt. Dit zal zeker bijdragen aan een hogere werknemerstevredenheid.

In plaats van een bepaalde temperatuur te accepteren, kun je nu kiezen in welke situatie je je het prettigst voelt. In plaats van reactief te handelen naar aanleiding van klachten over warmte/ kou, kan een onderneming proac-tief sturen op basis van analyses. Ook kun je proactief reageren op een temperatuurstijging

of daling die middels technologie wordt waar-genomen. Door bij een temperatuurstijging proactief koude lucht het gebouw in te laten, waardoor de temperatuur constant blijft, voor-kom je dat medewerkers zich onbehaaglijk gaan voelen. Hoe moderner het gebouw, hoe verder geautomatiseerd dit proces zal zijn.

TechnologieEr zijn geen grenzen aan waar we heen kun-nen met sensortechnologie. Stel: in een gebouw worden door het schoonmaakteam iedere dag alle afdelingen gestofzuigd. Als je middels sen-sortechnologie weet dat er de hele dag niemand op de afdeling is geweest, waarom zou je er dan stofzuigen? Waarom zou je niet dynamischer omgaan met je budget? En als blijkt dat er zich niemand op een bepaalde afdeling bevindt, waarom zou je er dan de lichten de hele dag aandoen? Het criterium hierbij is: zolang een gebruiker van een gebouw tevreden is, dan is de maatregel een succes. De juiste mensen bin-nen een organisatie moeten met elkaar in con-tact worden gebracht om veranderingen door te kunnen voeren. Technologie is en blijft daarbij de motor van verandering.

Auteur Derek Hartley is Head of Business Information

Systems bij AAFM Facility Management

T E C H N O L O G I E F A C I L I T Y S O L U T I O N S


Bij beveiliging van bedrijventerreinen wordt al snel aan fy-sieke surveillance gedacht. Beveiligingsmedewerkers zijn er tenslotte op getraind om opmerkelijke situaties te signa-

leren en daar direct op te reageren. Maar juist de inzet van deze professionals, zeker buiten reguliere werktijden, zorgt ervoor dat de kosten snel hoog oplopen. De vraag is daarnaast hoe efficiënt

deze aanpak is, want ook professionals kunnen hun concentratie en waakzaamheid verliezen en belangrijke signalen missen.

De opkomst van nieuwe technologieën biedt een nieuw perspec-tief op beveiliging, want in veel gevallen kan het werk dat door dure arbeidskrachten wordt gedaan, worden overgenomen door technologie. Dit biedt bedrijven de kans om tijd en geld te bespa-ren en efficiëntie te verhogen.

Camera’s op basis van IP-technologieOp sommige bedrijventerreinen wordt al gewerkt met videobe-waking en steeds vaker worden analoge camera’s vervangen door digitale camera’s op basis van IP-technologie. Deze IP-camera’s, ofwel netwerkcamera’s, zijn verbonden via internet en kunnen bijvoorbeeld beelden streamen via die verbinding. De opnames worden dan niet langer op een drager, zoals een geheugenkaart, opgeslagen en op een later tijdstip bekeken, maar worden opge-slagen op een server en kunnen zelfs live worden gemonitord.

Een (digitale) IP-camera maakt doorgaans meer gedetailleerde beeldopnames dan een analoge camera en zet de beelden om in data. Deze omzetting biedt veel mogelijkheden, want data kan door slimme softwaresystemen worden uitgelezen en geanaly-seerd. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om beelden, met behulp van analysesoftware, op verdachte omstandigheden te laten scannen en hier een automatisch alarm aan te koppelen. Pas als er inderdaad door het systeem alarm wordt geslagen, komen er


Terwijl de veiligheid van organisaties continu onder druk staat, geldt dat ook steeds vaker voor het beveiligingsbudget. De huidige economische situatie zorgt ervoor dat bedrijven extra kritisch kijken naar hun bestedingen. Ondertussen nemen technologische ontwikkelingen een vlucht. Door slim gebruik te maken van deze ontwikkelingen, slaan bedrijven twee vliegen in één klap. Ze gaan niet alleen optimaler met hun budget om, maar tillen ook hun beveiliging naar een hoger niveau.

Terreinbeveiliging: hoe meer efficiëntie leidt tot verbeterde veiligheid

Tekst Bas Kuilboer, product support manager Benelux bij Tyco Integrated Fire & Security

mensenogen aan te pas die de ernst van de situ-atie beoordelen en vervolgacties bepalen.

De mogelijkheden op het gebied van videoana-lyse worden steeds groter: zo kunnen er met motoriekanalyse bepaalde personen herkend en gevolgd worden.

Mogelijkheden met cloudMet de opkomst van IP-technologie, kan er ook slim gebruik worden gemaakt van cloud-oplos-singen. Camera’s kunnen de beelden naar één centrale plek sturen, van waaruit de veiligheids-situatie in de gaten wordt gehouden.

Die centrale plek kan bijvoorbeeld de beveili-gingsafdeling van een organisatie zijn, maar het is ook mogelijk om de monitoring uit te besteden aan een particuliere alarmcentrale (PAC). Deze dienst noemen we Video Surveillance- as-a-Service (VSaaS). Het grote voordeel hiervan is dat bedrijven flexibel met beveiliging om kunnen gaan, want de dienst kan worden aangepast aan de behoefte van een specifiek moment. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een video guard tour. Dit is vergelijkbaar met een fysieke surveillan-ceronde, maar dan niet met een bewaker op het terrein, maar via videobeelden op afstand.

Daarnaast kunnen bedrijven dankzij cloud-oplos-singen besparen op kosten voor de back-up van beveiligingsbeelden. Cloud-leveranciers bieden vaak betere back-upfaciliteiten dan bedrijven zelf kunnen realiseren, omdat er geprofiteerd wordt van schaalvoordeel. Bedrijven hoeven zo zelf geen archief op te zetten en te onderhou-den, maar kunnen toch altijd over alle beelden beschikken.

Altijd en overal controleNetwerktechnieken maken het daarnaast ook mogelijk om zelf beveiligingssystemen op afstand te monitoren en te beheren. Beveiligingssystemen worden voorzien van web-interfaces, waarmee geautoriseerde gebruikers vanaf elke laptop, tablet en smartphone in kunnen loggen op het systeem. Zo kunnen videobeelden live worden bekeken, kunnen er systemen in- of uitgeschakeld worden en kan er zelfs toegang worden verleend aan een persoon die op de locatie aanwezig is. Dat is niet alleen handig voor beveiligings-doeleinden, maar ook als er bijvoorbeeld in het weekend een bestelling moet worden geleverd. Zo hoeft er niemand op het bedrijfsterrein aanwezig te zijn voor de goederenontvangst.

Geïntegreerde aanpakBedrijven kunnen hun beveiligingsbudget nog optimaler besteden als ze kiezen voor een geïntegreerde aanpak. De gegevens die uit een beveiligingssysteem worden gegenereerd, kunnen waardevolle inzichten opleveren, maar steeds vaker zien we dat bedrijven door alle op zichzelf staande systemen een ‘overload’ aan informatie ervaren. Ze beschikken niet alleen over syste-men voor video surveillance, maar ook voor IT-security, toegangscontrole en brandbeveili-ging. Het risico van deze afzonderlijke bronnen is dat bedrijven het overzicht kwijtraken en belang-rijke signalen missen. Bovendien is het inefficiënt als systemen elkaar overlappen.

Door de verschillende veiligheidssystemen zoveel mogelijk te koppelen of zelfs te integreren in één gebruikersinterface, kunnen bedrijven nog effici-enter werken en uiteindelijk meer kosten bespa-ren. Een zogenaamd PSIM (Physical Security

Information Management)-systeem verzamelt alle gegevens uit de verschillende systemen, filtert deze en beoordeelt het totaalbeeld. Op basis hiervan kunnen vervolgacties direct en vaak zelfs automatisch worden ingezet.

Van oud naar nieuwSommige bedrijven houden vast aan hun huidige systemen, omdat ze vrezen voor grote investerin-gen. Maar zelfs met kleine aanpassingen kunnen bedrijven toch profiteren van nieuwe technolo-gieën. Bedrijven zijn zich er niet altijd van bewust dat hun huidige systemen upgrade-mogelijkheden hebben, waardoor er al een grote verbetering in de veiligheid mogelijk is.

Om bijvoorbeeld gebruik te kunnen maken van een VSaaS-oplossing, is het niet altijd noodza-kelijk om de huidige camera’s te vervangen. In sommige gevallen kunnen de huidige camera’s worden voorzien van een netwerkswitch, decoder en encoder en zo toch op een IP-netwerk worden aangesloten.

Zodra bedrijven besluiten om hun beveiligings-beleid en -systemen te herzien, is het verstandig om te starten met een analyse van de huidige veiligheidssituatie. In een uitgebreide analyse worden risico’s in kaart gebracht en komen ook verschillende gradaties van veiligheidsrisico’s in beeld. Sommige situaties vragen om een hoger veiligheidsniveau dan andere en wellicht is in dat geval een gefaseerde uitrol van vernieuwing beter.

T E R R E I N B E V E I L I G I N G F A C I L I T Y S O L U T I O N S


Dat heeft tot gevolg dat er een serieuze mismatch bestaat tussen de cyclus van groei en krimp van bedrijven, en de mogelijkheid om (tijdelijk) ruimte erbij te nemen of af te

stoten.

Ondernemingen hebben te maken met grote veranderingen in hun omvang, daarnaast – en mede daardoor – is er een groot verloop binnen het personeelsbestand als gevolg van onder meer vergrijzing en interne reorganisatie. Dat wil niet zeggen dat er per se minder ruimte nodig is om de taken uit te voeren, maar

wel dat die ruimte anders moet worden benut en dus ingedeeld. Als één medewerker om wat voor reden dan ook zijn werkplek moet inruilen voor een andere, bestaande werkplek, heeft dat weinig voeten in de aarde. Meer grootschalige interne verhuizin-gen, zoals de inrichting van een nieuwe teamwerkplek, vereisen de verplaatsing van meubels, bekabeling en soms zelfs (systeem)wanden. Ook de meest eenvoudige herinrichting kost geld om uit te voeren, en die kosten moeten worden verantwoord door de Facility Manager. De uitdaging is dus: zorgen dat de vraag voor ruimte overeenkomt met de capaciteit. En dat terwijl de FM constant op de kosten moet letten maar toch wordt geacht een zo aantrekkelijk mogelijke en productieve werkomgeving te cre-eren om zowel de eigen mensen als klanten te imponeren. Geen geringe opgave.

Vanwege die instabiele situaties in de verschillende markten kan die FM dit probleem op meerdere manieren aanvliegen: met oplossingen voor de korte, middellange en lange termijn.

Kortetermijn oplossingenHet belangrijkste bij het oplossen van de problemen op de korte termijn is te zorgen voor een zo groot mogelijke flexibiliteit. Die oplossingen moeten de veelzijdigheid van de werkplekken opti-maliseren, de beschikbare ruimte zo effectief mogelijk benutten en de verplaatsingen zo snel en zo goedkoop mogelijk implemen-

Vandaag de dag is de grootste uitdaging voor de beheerder van kantoorruimte het managen van de capaciteit. De wisselvalligheden van de hedendaagse markten en de broze economie leiden tot onzekerheden voor wat betreft krimp en groei. Traditionele vastgoedcontracten en huurvoorwaarden zorgen er echter voor dat bedrijfspanden over het algemeen bepaald niet flexibel zijn.


Flexibel, kosteneffectief en aantrekkelijk

teren. Er zijn enkele oplossingen die kunnen worden gereali-seerd zonder structurele aanpassingen aan de werkomgeving:• Kleinere werkplekken zorgen ervoor dat meer mensen in

dezelfde ruimte kunnen werken. Dat kan worden bereikt door het plaatsen van flatscreen monitoren (als die er nog steeds niet zijn), een clean desk beleid en zoveel mogelijk digitaal werken om dossierstapels te voorkomen. Daarnaast kan mini-malistisch meubilair ruimte besparen en toch stijlvol zijn.

• Meer flexibele werkplekken kunnen worden gerealiseerd middels het invoeren van het zogeheten hot desking: dankzij de nieuwe manieren van werken zijn er immers minder werk-plekken nodig dan dat er medewerkers zijn. Bovendien kan homogeen modulair of vrijstaand meubilair de reorganisatie vergemakkelijken.

• Het optimaliseren van de ratio medewerkers / faciliteiten kan de efficiëntie vergroten en verspilling van ruimte tegengaan. Dit is echter niet eenvoudig te realiseren. Er is namelijk nog maar weinig onderzoek gedaan naar deze optimale ratio, bijvoorbeeld de verhouding medewerkers / printers. Die ver-houdingen zijn ook sterk afhankelijk van het soort werk dat gedaan wordt. Om toch een idee te geven, bieden we hier de ratio’s die een telecombedrijf heeft gehanteerd:

- 1:1 voor een kantoorwerker met een vaste werkplek;- 1:2 werkplek gedeeld door twee parttime medewerkers;- 1:4 ‘hotelling’: gedeelde werkplek die vooraf wordt gereser-

veerd ;- 1:60 hot-desking voor zeer mobiele medewerkers op basis van

wie het eerst komt, het eerst maalt.• Het maximaliseren van het werken ‘op afstand’ houdt in dat

er over het algemeen minder mensen op kantoor zijn. Dit kan worden gestimuleerd of beperkt naargelang de variatie in het personeelsbestand als de kantoorruimte weinig flexibiliteit biedt.

Hoewel deze oplossingen geen structurele veranderingen aan de kantoorruimte vereisen, kunnen toch investeringen nodig zijn, bijvoorbeeld voor de passende technologie voor hot des-king of thuiswerken. Bovendien, als er meer mensen in dezelfde ruimte moeten gaan werken, moeten de gezamenlijke facilitei-ten van hoge kwaliteit zijn om een relaxte sfeer te behouden en een aantrekkelijke werkomgeving te creëren. Denk aan coffee corners en informele ontmoetingsruimtes. De verminderde privacy en de verhoogde geluidsniveaus moeten ook worden meegenomen in het plannen van een meer compacte kantoor-ruimte.

Oplossingen voor de middellange termijnTeneinde een meer flexibele kantoorruimte te creëren, kunnen technieken worden toegepast tijdens de bouw of renovatie die al rekening houden met toekomstige veranderingen. Flexibele structuren moeten in het ideale geval zo vroeg mogelijk worden geïntegreerd:- Het gangbare, open plan office is het meest basale en flexi-

bele ontwerp. Dit kan worden aangevuld met meer flexibele IT-voorzieningen, inclusief zonale spreiding van bekabeling en gebruik van VoIP om de hoeveelheid kabels te beperken (geen apare telefoonlijn) en het vereenvoudigen van het over-zetten van toestelnummers naar nieuwe locaties.

- Verplaatsbare systeemwanden maken het gemakkelijk om de indeling van een ruimte aan te passen; deze wanden hebben ook makkelijke aansluitingen voor elektriciteits- en netwerk-bekabeling.

- Verhoogde vloeren en verlaagde (systeem)plafonds kunnen ruimte bieden voor het netjes wegwerken van bekabeling en ervoor zorgen dat de benodigde stroom en netwerkaan-sluitingen gemakkelijk naar nieuwe plekken kunnen worden gebracht.

- Centraal geplaatste en gecombineerde ondersteunende faci-liteiten zoals het plaatsen van printers en automaten in één ruimte maakt optimaal gebruik van die ruimte en het onder-houd (schoonmaak) makkelijker.

- Multifunctionele zones kunnen worden meegenomen in het ontwerp: deze kunnen gemakkelijk worden ‘omgebouwd’ tot extra werkplekken en weer terug tot informele vergader- of ontmoetingsplekken naargelang de groei of krimp van het personeelsbestand.

Door meer thuiswerken en hot desking kan het aanwezige personeelsbestand flexibel worden gemaakt. Daarnaast kun-nen technische voorzieningen als videoconferencing en een draadloos netwerk (wifi) de medewerkers ‘verlossen’ van een vaste werkplek.

Oplossingen voor de lange termijnEr zijn enkele langetermijnoplossingen waarmee Facility Managers en gebouweigenaren kunnen inspelen op de ver-anderingen in de benodigde werkruimtes voor hun onderne-ming. Zo kan ruimte die leeg is komen te staan (om wat voor reden dan ook) worden onderverhuurd, en leegstaande ruimte worden gehuurd om uitbreiding mogelijk te maken. Beide oplossingen zijn gewoonlijk echter kostbaar. Onderverhuren houdt namelijk vaak in dat de betreffende ruimte(s) moeten

I N R I C H T I N G F A C I L I T Y S O L U T I O N S


worden afgescheiden van de ‘eigen’ werkruimte, bijvoorbeeld met systeemwanden. Die ruimte(s) moeten dan ook een eigen ingang hebben, sanitaire faciliteiten, enzovoort. Bij het huren van extra werkruimte moet die worden ingericht volgens de ‘branding’ van de onderneming, en dat kan in verhouding een dure grap zijn voor een wellicht tijdelijke oplossing.

Er zijn bedrijven die zich gespecialiseerd hebben in het fungeren als een soort makelaar tussen de huurder en de verhuurder. Zij investeren in de nodige structurele aanpassingen en richten leeg-staande kantoorpanden compleet in zodat een huurder er direct in kan. De verhuurder profiteert omdat dure leegstaande ruimte wordt benut en geld oplevert, terwijl de huurder kan profiteren van tijdelijke ruimte zonder de kosten voor de inrichting te hoe-ven dragen. De meest effectieve manier om al deze kwesties te vermijden is door vooruit te plannen. Veel ondernemingen en facility mana-gers proberen nu een meer holistische, strategische benadering te hanteren voor wat betreft het beheer van vastgoed en ruimte. Die planning beslaat dan gewoonlijk de komende 3 tot 5 jaar. Op dit moment wordt geschat dat circa 50 procent van al het verloop binnen de vastgoedmarkt te wijten is aan slechte planning van de benodigde bedrijfsruimte, en niet aan de omstandigheden die invloed hebben op de bedrijfsvoering. Toch heeft slechts circa 50 procent van alle ondernemingen een actuele strategie voor hun faciliteiten.

Een strategische benadering omvat onder andere:• begrip van de core business, niet alleen de kwesties rond de

faciliteiten: waarmee maakt dit bedrijf het verschil? Hoe kun-nen de faciliteiten die positie ondersteunen? Hoe ontwikkelt zich dit in de komende vijf jaar?

• begrip van de strategische hoofdzaken van de core business: welke conclusies kunnen we trekken uit de bronnen en facilitei-ten die we op de lange termijn nodig gaan hebben?

• werken met cross-functionele teams samengesteld uit de afde-lingen IT, HR, Finance, Operations, Facility Management, met als doel het ontwikkelen van een op de toekomst gerichte strategie voor de faciliteiten, en het stellen van doelen en ont-wikkelen van processen voor een continue, proactieve evaluatie en ruimteplanning.

Voor zowel de oplossingen voor de korte, middellange en langere termijn geldt dat goed rekening moet worden gehouden met de impact die de veranderingen hebben op het personeel. Flexibele tools en bedrijfspanden moeten worden aangevuld met een cul-tuur van flexibel werken, wil het geheel effectief en succesvol zijn. Medewerkers moeten de vrijheid hebben om – indien hun taken dat toestaan – op kantoor, thuis, of op de ‘derde werkplek’ te werken. Die eerder genoemde continue evaluatie is een goede graadmeter voor de houding van de medewerkers ten opzichte van de veranderde situatie. Immers: niet elke verandering is een verbetering.

De sleutel tot succes: plannenIndien effectief uitgevoerd, is het vooruit plannen en anticiperen op toekomstige behoeftes op het gebied van vastgoed de belang-rijkste stap naar het minimaliseren van de kosten die gepaard gaan met krimp en uitbreiding. Met een proactieve in plaats van een reactieve aanpak hebben (facility) managers een grotere kans op het bereiken van hun dubbele doel: kosten verminderen, en toch de meest aantrekkelijke en productieve werkomgeving creë-ren voor hun medewerkers. Vrij naar een artikel van de Workplace Intelligence Unit

F A C I L I T Y S O L U T I O N S I N R I C H T I N G


1. Open kantoorlandschappenDe trend van kantoortuinen is weer terug, en heet tegenwoordig open office. Of deze trend nu echt zal doorzetten is maar de vraag, er zijn immers de laatste tijd – net zoals toen de kantoortuinen populair werden – nogal wat bezwaren geopperd tegen deze vorm van inrichting, met name door de gebruikers. Wordt er toch toe overgegaan, het kantoor op deze manier in te richten, dan moet dat in ieder geval procesgericht en menswaardig gebeuren (lees: zorg dat de gebruikers geen last hebben van elkaar).

2. Activity based workingVerschillende werkplekscenario’s kunnen flexibel worden gebruikt voor verschillende activiteiten. Dit basisprincipe kan alleen renda-bel worden geïmplementeerd in non-territoriale werksituaties. De directeur heeft dus niet het alleenrecht op de concentratieruimte.

3. Teamwork en individueel werkTeamwork en uitwisseling van informatie, evenals individueel en concentratiewerk, moeten gefaciliteerd worden door een aanbod van daarbij passende ruimtes. Onafhankelijk daarvan of er vaste of flexibele werkplekken zijn geregeld.

4. AmbianceDe kwaliteit van de werkomstandigheden hangt af van de functio-naliteit en ergonomie van de gehele werkomgeving. Ook de ambi-ance moet daartoe bijdragen, zodat de medewerkers zich prettig en gewaardeerd voelen – en dus gemotiveerd werken.

5. War for talentOndanks – of misschien wel dankzij – de flexibilisering van de arbeidsinvulling wint het kantoor aan belang. In de strijd om de meest getalenteerde medewerkers speelt de kwaliteit van de werk-plek en de totale werkomgeving een grote rol. Daartoe behoort ook de reputatie van de onderneming.

6. Informele communicatieDe stimulering van informele communicatie door middel van een hoge ontmoetingskwaliteit is een centrale opgave voor de inrichters van kantoren. Denk aan coffeecorners en loungeplekken, maar ook aan brainstormruimtes.

7. Prestatie en competentieDe nieuwe statussymbolen zijn niet raamplekken en kamergrootte, maar prestatie en competentie.

8. IntegratieDe toenemende verscheidenheid aan culturen en de steeds toene-mende vergrijzing vormen een wezenlijke uitdaging voor de kan-toorinrichter.

9. Resultaat door de medewerkersDe sleutel tot succes van een onderneming ligt in het prestatiever-mogen en -bereidheid van zijn medewerkers, niet in het optimalise-ren van de vierkante meters.

10. Change processKantoorinrichtingen die klaar zijn voor de toekomst hebben meer nodig dan een nieuwe vlakverdeling, huiskamer-inrichtingen en innovatieve voorstellen voor de invulling van de werkomgeving. Het gaat om een verandering die betrekking heeft op de gehele werk-, management- en bedrijfscultuur.

Het kantoor van de toekomst

T R E N D S F A C I L I T Y S O L U T I O N S


Tijdens de Orgatec werd duidelijk, welke belangrijke trends op het gebied van werkomgevingen en kantoorinrichting de komende tijd opgang zullen maken. We vatten die trends hier samen, en beperken ons tot de 10 belangrijkste.

F A C I L I T Y S O L U T I O N S N I E U W S

DE LAATSTE TRENDS IN KOUDE & KLIMAAT Van 27 t/m 29 januari 2015 staat de sector Koudetechniek & Klimaatbeheersing geconcentreerd op de Klimaatvak in Gorinchem. Op het Koude & Klimaatplein vertegenwoordigen leveranciers van koel- en klimaatinstallaties zich in stands rondom het NVKL-plein waar verschil-lende activiteiten worden georganiseerd.

Er is een interessant lezingenprogramma waarin actuele thema’s als HFO koudemiddelen, natuurlijke koudemiddelen en de koudemiddelenmatrix aan de orde komen. Daarnaast zijn er lezingen waarin de bezoeker op de hoogte wordt gesteld van de meest recente informatie met betrekking tot belangrijke weten regelgeving.

Opleidingscentrum Go°, het opleidingsinstituut van de sector, is ook aan-wezig. Samen met de NVKL wordt er een activiteit georganiseerd waarin kennis en reactiesnelheid worden getest. Wie meedoet maakt kans een heuse drone te winnen.

Om de NVKL-stand heen staan de leveranciers van de NVKL met hun producten en trends. Na een dagje Koude & Klimaatplein is de bezoeker weer volledig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van koudetechniek en klimaatbeheersing.

Een overzicht van de activiteiten en tijdstippen op Koude & Klimaatplein is te vinden op www.nvkl.nl. Gratis toegangsbewijzen kunnen opgevraagd worden via www.evenementenhal.nl.

OPLOSSINGEN Op 14 januari 2015 gaat alweer de zeventiende editie van vakbeurs Facilitair van start, zoals gebruikelijk in de Brabanthallen in Den Bosch. De vakbeurs is in alle opzichten een compleet vakevene-ment. Vanzelfsprekend om het uitgebreide en gevarieerd aanbod dat u er aantreft: van schoonmaak tot energiebeheer, van catering tot gevelreiniging, van beveiliging tot en met ergonomie. Maar ook omdat u op de beurs terecht kunt voor gratis toegankelijke thema-presentaties, vakbladen, netwerkmogelijkheden en zeker niet het minst belangrijk: de noviteiten binnen uw vakgebied.Breng op 14, 15 en/of 16 januari een bezoek; vraag vandaag nog uw gratis toegangsbewijs aan. En bekijk regelmatig de voorlopige standhouderslijst die nog continu uitgebreid wordt! Zo kunt u goed voorbereid een bezoek brengen.

Thema 2015: Kwaliteit & beleving van de werkomgevingDe manier waarop de toegangscontrole is vormgegeven, de par-keervoorziening, de schoonmaak, de ontvangst, de kwaliteit van de koffie en de catering, flexwerkfaciliteiten, akoestische oplossingen, het binnenklimaat, de kwaliteit van de werkplek… Uiteenlopende zaken, die één ding gemeen hebben: ze dragen bij aan de kwaliteit en de beleving van de werkomgeving. Het thema van editie 2015 van vakbeurs Facilitair. Wat kan er bij uw bedrijf of instelling op dit gebied nog verbeterd worden? Bezoek Facilitair 2015 en laat de standhouders u informeren over een variëteit aan onderwerpen met betrekking tot het thema ‘Kwaliteit & beleving van de werk-omgeving’.Meer info: www.vakbeursfacilitair.nl


XP

RE

SS

Nu bestellen, binnen 2 uur in huisMaak een eind aan kantoorstress en bestel uw kantoor artikelen via www.quantorexpress.nl. Binnen twee uur geleverd op elke gewenste locatie in Nederland.

Mailingklaar,

etikettenop...

Bezoek oNs

op de VakBeurs

Facilitair op

14-15-16 JaNuari

stand 1F.172

adv QuantoreXpress OfficeMagazine.indd 1 18-12-14 11:43

F A C I L I T Y S O L U T I O N S N I E U W S

DE 5 BELANGRIJKSTE FACILITAIRE TRENDSWat zijn de belangrijkste facilitaire trends en ontwikkelingen? Die vraag stond centraal in het jaarlijkse FMN Marktonderzoek van FMN en adviesbureau Twynstra Gudde. Een overzicht.De totale omvang van de facilitaire markt (gebaseerd op de tien grootste facilitaire deelmarkten) bedroeg in 2013 ruim 77 miljard euro. Een krimp van 3,8 procent ten opzichte van 2011 met een waarde van 2,9 miljard euro, die de totale omvang van de facilitaire markt tot onder het niveau van voor de economische recessie (2008) doet dalen.

De 5 belangrijkste facilitaire trends:1. Het reduceren en beheersen van kosten blijft voor veel organisaties vooropstaanDe voortdurende economische uitdagingen dwingen veel organisa-ties om permanent kosten te besparen en efficiencyslagen te maken. Facilitaire organisaties hebben de afgelopen jaren al een belangrijke bijdrage geleverd aan deze kostenbesparingen door kostenstructuren en marges te herzien. Ze worden nu uitgedaagd met een gemiddelde bespa-ringsdoelstelling van 9,4 procent.2. Regie is hét dominante organisatiemodelIn 2014 draait alles om regie als organisatiemodel. In 2014 is 58 procent van de facilitaire organisaties volgens de principes van regie georga-

niseerd. Dat is een stijging van 12 procent ten opzichte van 2012. Een stijging waarvan het einde voorlopig niet in zicht is.3. Klantmanagement wordt nog belangrijkerHet gaat hier om het organiseren van het afstemmingsproces met de klant over de facilitaire vraag (welke diensten- en producten gaan bijdra-gen aan het succes van de klant en hoe moeten deze geleverd worden?).4. De inzet van technologie en data neemt een enorme vluchtDe technologische ontwikkelingen (gaan) zorgen voor enorme verschui-vingen op de markt. De belangrijkste ontwikkelingen: mobiel internet, cloud computing, internet of things, bring your own device, virtuele sociale netwerken en Big Data analytics.5. De kwaliteit van de dienstverlening wordt verbeterdZie punt 3. Voor veel klanten is goede service zelfs belangrijker dan het uiteindelijke product.

Onderzoek bestellenMeer weten over de nieuwste facilitaire ontwikkelingen?Bestel dan het onderzoek ‘De Nederlandse facility management markt 2014′ (150 pagina’s) via [email protected]. De kosten bedragen 39,95 euro exclusief btw en verzendkosten.

STRATEGISCHE SAMENWERKING Bosch Security Projects is een strategische samenwerking aangegaan met Aerialtronics met het oog op het inzetten van videodro-nes voor het verbeteren van de veiligheid. Aerialtronics ontwikkelt en produceert al geruime tijd hoogwaardige drones. De Altura-systemen van Aerialtronics differen-tiëren zich op gebied van betrouwbaarheid, stabiliteit en veelzijdigheid. Door de kennis en expertise van Bosch Security Projects en Aerialtronics te bundelen, zijn beide bedrijven in staat de markt te voorzien van een drone van topkwaliteit voor diverse toepassingen.

Drones worden steeds vaker ingezet voor een diversiteit aan activiteiten, ook voor beveiliging. Door de onbemande luchtvaart-systemen van Aerialtronics te voorzien van een hoogwaardige professionele bewakings-camera van Bosch zijn drones uitermate geschikt om te gebruiken bij beveiligings-taken. De ingebouwde camera’s zijn dag/nachtcamera’s, die zowel overdag als ’s nachts door de hoge lichtgevoeligheid uitste-kende prestaties leveren. Additioneel kan een actieve infraroodstraler worden ingebouwd voor situaties waarin zeer weinig tot geen omgevingslicht aanwezig is.

Een drone met videobewaking kan onder meer worden ingezet voor:• brandbestrijding: verkennen van brand-

haarden en risicogebieden;

• terreinbewaking: vergroten van het blikveld en vergemakkelijken van surveillance;

• drug- en gasdetectie: sneller detecteren van gassen en andere (milieuschadelijke) stoffen;

• crowd control: vergroten van de veiligheid van mensenmassa’s;• zoek- & reddingsactiviteiten: verkorten van de tijd en verbeteren van de coördinatie;

• onderzoek van ongeval en plaats delict: versnellen van het onderzoek, niet verstoren van de scene en het verkrijgen van gedetail-leerdere informatie.

Meer info: www.boschsecurityprojects.nl of www.

aerialtronics.com


Probeer je je bureau ergonomisch vorm te geven? Of probeer je om waardevolle ruimte terug te winnen?

Met eclecti sche visies van originaliteit, kwaliteit en onderscheid, werken

we conti nu aan het creëren, ontwerpen en vervaardigen van de beste

monitorarmen om de mens-machine ervaring te verbeteren.

Geanodiseerd aluminium afwerkingen staan bekend om hun natuurlijke

uitstraling. Wij brengen dat nu naar een geheel nieuw hoogtepunt. Onze

superieure afwerking - genaamd mat wit geanodiseerd - elimineert simpelweg

de noodzaak voor traditi oneel gekleurde afwerkingen. Nooit eerder is deze

graad van afwerking toegepast op een monitorarm.

Onze producten beschikken allemaal over een quick release functi onaliteit. Van

de verschillende VESA koppelingen voor de series Zepher, Caparo & Tacoma

tot onze CrossBars & ToolBars. Van Topeka CPU houder tot Morelia document

houder .. 100%. Gepatenteerd.

Onze monitorarmen zijn niet zomaar gemaakt met, maar zijn geheel gemaakt van

aluminium. Geen compromis!

Rekening houdend met reducti e, hergebruik en recycling produceren wij onze

monitorarmen uiteindelijk CO2 neutraal.

www.vlaar.com/nl

laptop

tabletdocs

clean desk

Probeer je je bureau ergonomisch vorm te geven? Of probeer je om waardevolle ruimte terug te winnen?

Met eclecti sche visies van originaliteit, kwaliteit en onderscheid, werken

we conti nu aan het creëren, ontwerpen en vervaardigen van de beste

monitorarmen om de mens-machine ervaring te verbeteren.

Geanodiseerd aluminium afwerkingen staan bekend om hun natuurlijke

uitstraling. Wij brengen dat nu naar een geheel nieuw hoogtepunt. Onze

superieure afwerking - genaamd mat wit geanodiseerd - elimineert simpelweg

de noodzaak voor traditi oneel gekleurde afwerkingen. Nooit eerder is deze

graad van afwerking toegepast op een monitorarm.

Onze producten beschikken allemaal over een quick release functi onaliteit. Van

de verschillende VESA koppelingen voor de series Zepher, Caparo & Tacoma

tot onze CrossBars & ToolBars. Van Topeka CPU houder tot Morelia document

houder .. 100%. Gepatenteerd.

Onze monitorarmen zijn niet zomaar gemaakt met, maar zijn geheel gemaakt van

aluminium. Geen compromis!

Rekening houdend met reducti e, hergebruik en recycling produceren wij onze

monitorarmen uiteindelijk CO2 neutraal.

www.vlaar.com/nl

laptop

tabletdocs

clean desk

Acoustics by Human Offi ce026-3195710 | www.humanoffi ce.nl

Ontmoeten Werken Vergaderen

Polar Ice by Human Offi ce

De Polar Ice is niet alleen een mooi vormgegeven spannings

-en data unit. Hij is tevens ook erg slim vormgegeven, door-

dat hij modulair opbouwbaar is met bijvoorbeeld: Data, USB,

VGA/DVI, HDMI en audio.

Office - mvmmhet een strak geformuleerde bedrijfsstrategie. Volgens onderzoek (MIT Sloan/BCG 2013)...

Documents

Transcript of Office - mvmmhet een strak geformuleerde bedrijfsstrategie. Volgens onderzoek (MIT Sloan/BCG 2013)...