Notulen van de Algemene Jaarvergadering van de Honkbal en Softbal Propagandavereniging De

Kieviten op zaterdag 19 maart 2016 in het Kennemer Sportcenter te Haarlem.

Aanwezig

De volgende 29 leden: Ben Goorts, Benno Niemeijer, Bert Loggen, Carolien Stadhouders, Conny Broere,

Dries de Zwaan, Els Wedman, Frans Klozen, Frits Mulder, Gé Oosterbaan, Gerard Moolenaars, Gerard

Stenzler, Hans de Bie, Hans Heil, Hans van der Helm, Hennie Oosterhof, Jan Vlasveld, Johan de Bie, Joke

Lammen, Karel van Veen, Kitty van Gilst, Ludy van Mourik, Olga Lablans, Pieter van der Ploeg, Tiny van

der Poel, Willem Broertjes, Wim Oosterhof, Wim van der Poel, Wouter Hoos.

1 Opening

Om 10.37 uur opent plaatsvervangend voorzitter Hans Heil de vergadering en leest allereerst een brief voor

van onze thuis herstellende voorzitter Henk den Duijn. Vervolgens heet Hans een ieder welkom speciaal

onze aanwezige ereleden Johan de Bie, Wim Oosterhof en Dries de Zwaan. En, als zij terug is van een

wandeling naar de catering voor het doorgeven van het aantal personen voor de lunch, Kitty van Gilst.

Ons erelid Theo Vleeshhouwer laat weten het fysiek niet meer op te kunnen brengen naar de

ledenvergaderingen te komen.

In de ledenvergadering van 14 maart 2015 is al stil gestaan bij het overlijden op 17 februari 2015 van Hennie

Brands. Verder ontvielen ons in 2015 Hugo Walker op 27 maart, Jacques Neutkens op 22 juni, Rinus van der

Ham op 15 juli, mevrouw Koot-De Vries in september en Karin Kort op 11 september.

Ons oud-lid Jacques Kort, i.v.m. zijn gezondheid had Jacques op 7 januari zijn lidmaatschap opgezegd,

overleed op 22 april 2015.

De vergadering hield voor hen een minuut stilte.

2 Notulen Algemene Ledenvergadering van De Kieviten op 15 maart 2015 en 25 februari 2016

Omdat op 25 februari 2016 slechts 5 leden aanwezig waren voor het beoordelen van de notulen van 15 maart

2015 staan deze notulen nogmaals op de agenda.

Beide notulen worden zonder verdere opmerkingen vastgesteld.

3 Ingekomen stukken

a - Schrijven van de Kascommissie.

b - Afberichten zijn ontvangen van 47 leden: Ad Hendrikse; Albert Jung; André Schrijber; Ans Kroon;

Brigitta Zaal; Cees de Bruin; Dennis Duin; Dick Imhof; Dick Mos; Elly Bos; Elly Nijhuis; Elly Zweers;

Franklin Victor; Frans Sodekamp; Fred Groenewegen; Frits Budding; Gerard Vaandrager; Gerjanne Treuren;

Greet Valster; Han Urbanus; Hans Schotel.; Henk Kempen; Henk Martens; Henny Wabnitz-de Zwart; Henri

van Heijningen; Jac van Riel; Joes Gewald; Jogriet Endel; Joop Nordsiek; Leo Kops; Leo van den

Boomgaard; Maaike Houtkamp; Maart Nierop Groot; Marga Krenn; Marion van Groningen Schinkel; Paul

Boonstra; Peter Schüler; Peter Vink; Peter Wouters; Renée van den Berg; Rita Schrijber; Ron Wille; Samuel

de Leeuw; Suze van Breukelen; Theo Vleeshhouwer; Ton Schouten; Wijnand Achterberg; Wim Hageman;

Xaveer Obbens.

4 Bestuursmedelingen

Geen.

5 Jaarverslag secretaris 2015

Geen opmerkingen.

6- Financieel Jaarverslag 2015

a-Vragen en opmerkingen

Dries de Zwaan: Het verlies van € 1.000 kan ik niet thuisbrengen in de cijfers.

Jan Vlasveld: Niet alles is expliciet in beeld.

Carolien Stadhouders: Het eindresultaat moet verantwoord worden in een duidelijk overzicht voor de

leden. Extra uitgaven/inkomsten in één overzicht.

Jan Vlasveld: De notitie 'Financieel Beheer' is nog een discussiepunt in het bestuur. Is per ongeluk

meegestuurd. Het is de bedoeling de boekhouding te moderniseren. Moet er een uitgebreid verslag bij de

financiële cijfers?

Wat te doen met het eigen vermogen? Het beleidsplan moet terugkomen in de cijfers.

Dries de Zwaan: Begin balans - baten/lasten - eind balans moet kloppen. Overlopende posten moeten in het

juiste boekjaar.

Tiny van der Poel: Schakel Carolien Stadhouders in bij het opzetten van het 'Financieel Beheer'.

Willem Broertjes mist de post 'postzegels € 81,80'. Jan Vlasveld: die zijn met winst voor De Kieviten

verkocht aan Henk den Duijn. Willem Broertjes: dat staat nergens vermeld.

Kitty van Gilst: stuur een verbeterde versie naar de leden.

b- Verslag kascommissie

De secretaris leest voor: Op zaterdag 27 februari 2016 hebben wij, Olga Lablans en Karel van Veen, de financiële administratie over de periode 1 januari t/m

31 december 2015 gecontroleerd, waarna wij op maandag 14 maart 2016 een nadere toelichting

en de toen ontbrekende bescheiden hebben ontvangen.

Er is buiten een girale geldstroom nog een beperkte kasstroom bij evenementen als een zomer en/of winter bijeenkomst. Deze

kasinkomsten en/of kasuitgaven zullen op een adequate wijze opgenomen en zichtbaar moeten worden in de bestaande administratie,

zodat duidelijk wordt wat alle inkomsten en uitgaven zijn die betrekking hebben op een zomer dan wel winter bijeenkomst.

Tevens dient er van uitgaven, waarvan geen bon kan worden overlegd, een interne kwitantie gemaakt te worden, welke minstens door

één ander bestuurslid (niet zijnde de declarant en/of de penningmeester) voor akkoord moet worden getekend.

Penningmeester Jan Vlasveld heeft inmiddels op 10 maart 2016 een notitie over het financieel beheer in de komende jaren

geschreven, welke nader besproken en uitgewerkt moet gaan worden, en indien reglementair verplicht de uitkomst te agenderen voor

behandeling op de ALV van 2017.

De boeken en bescheiden geven verder geen aanleiding tot het maken van opmerkingen anders dan hierboven beschreven en stellen

wij, als leden van de kascommissie, de vergadering voor om het bestuur van De Kieviten te dechargeren voor het gevoerde financiële

beleid over de periode 1 januari t/m 31 december 2015.

Aldus opgemaakt en ondertekend te Haarlem op 15 maart 2016 door Olga Lablans en Karel van Veen

Het bestuur wordt hierna onder applaus gedechargeerd.

c-Begroting 2016

Carolien Stadhouders: In begroting onderscheiden wat de Trailblazers en wat het Bleesing Fonds betreft.

Er zijn verschillen tussen deze begroting en de financiële cijfers in het beleidsplan.

d-Verkiezing kascommissie

Karel van Veen was als reserve ingevallen voor Feiko Drost en neemt met Olga Lablans plaats in de

kascommissie. Carolien Stadhouders wordt reserve.

7 Bestuursverkiezing

Aftredend volgens het rooster is Ben Goorts. Hij is herkiesbaar en wordt herkozen.

8a- Bespreken en vaststellen beleidsplan de Kieviten 2016-2020

Met hulp van Olga Lablans, Kitty van Gilst en Gerard Vaandrager heeft Els Wedman dit beleidsplan

uitgewerkt. Els geeft een uitgebreide toelichting waarna de leden aan de beurt zijn.

Tiny van der Poel: zijn er nieuwe leden voorgesteld door clubs? Ben Goorts: maar een paar.

Wouter Hoos: Is er een ledenlijst? Hans Heil: die is al een keer rondgestuurd aan de leden. Wouter krijgt

hem ook.

Carolien Stadhouders: meer oud-internationals uitnodigen voor de verjonging.

Hans van der Helm: wie mogen er nieuwe leden voorstellen? Hans Heil: dat mogen ook onze leden.

Willem Broertjes: De Kieviten zijn onbekend in het land. Hans Heil: dat staat ook in het beleidsplan.

Kitty van Gilst: stuur jaarlijks een brief naar de verenigingen. Els Wedman: Deze jaarlijks aanpassen.

Hans de Bie: weinig contact met het bondsbureau door de directeur. Ben Goorts: er is nu wel veel contact

met Corinne van de Griendt en Hans Verwaaijen.

Carolien Stadhouders: wij moeten niet alleen een reünistenvereniging zijn maar ook de geschiedenis van

honkbal en softbal waarborgen. Leuke onderlinge gesprekken en herinneringen ophalen.

Els Wedman: 'nieuwere' oud-internationals ontbreken. Op de winterbijeenkomsten de aanwezigen

interviewen zodat zij zich voorstellen aan de anderen.

De vergadering is het unaniem eens om de 'levenleden' te vragen donateur te worden.

Joke Lammen: Doe dat via email.

Wouter Hoos: Een Facebookpagina maken?

Frits Mulder: de namen van degenen die een bondsonderscheiding hebben gekregen en de oud-

internationals kunnen opgevraagd worden bij Miriam Breedveld, de opvolgster van Angelique Linschoten.

Wim Oosterhof: de oud-internationals honkbal kunnen gratis naar de HHW en het WPT terwijl wij als

Kieviten betalen. Hoe kunnen we dit combineren?

Frits Mulder: NIHEK bestaat 60 jaar en sponsort dit jaar de oud-internationals honkbal op de HHW. In

Rosmalen waren maar 12 ex-internationals softbal aanwezig. Ze vinden het al gauw te ver weg.

Benno Niemeijer: Hoeveel hits zijn er op de website?

Wim Oosterhof: We moeten vaker in de Homeplate staan.

Hennie Oosterhof: de ledenlijst op de website zetten zodat buitenstaanders weten wie er lid zijn. Ben

Goorts: Aleen de namen en de leden wel vragen of ze bezwaar hebben.

Conny Broere vindt het plan heel constructief.

8b- Bespreken en vaststellen uitvoeringsplan de Kieviten 2016

€ 500 beschikbaar stellen voor de film verdeeld over 2016 en 2017.

Frits Mulder: wat is het nut van het uitdelen van prijzen? Een prijs uitreiken op de HHW kost € 250.

Wat gaan ze doen met de film? Waar wordt die voor gebruikt, hoe vaak en wat is het doel?

Tiny van der Poel: Prijzen uitreiken namens De Kieviten zonder kosten te maken.

Wie heeft er ideeën voor projecten in 2016? Bond vragen of er financiële problemen zijn met cursussen.

Olga Lablans: clubs in de Homeplate vragen of ze hulp nodig hebben. Hans Heil: Dan komen er heel veel.

Gerard Molenaars: Hulp aanbieden aan verenigingen/bestuursleden.

Bert Loggen: Samenwerken met de BUBS.

Carolien Stadhouders: We kunnen als leden kennis overdragen en eventuele reiskosten vergoeden. Melden

in de Homeplate.

9-Vaststellen contributie

Voorstel is ongewijzigd € 20 en wordt aangenomen. Dit bedrag op vrijwillige basis als minimum voorstellen

aan de 'levenleden' als donateur. Niets doen als zij niet reageren.

10-Wijziging statuten

We hebben naar de goedkoopste notaris gezocht.

Zoals in de notulen van de extra Ledenvergadering van donderdag 25 februari 2016 staat vermeld waren er

die dag niet voldoende leden aanwezig om de statuten te wijzigen.

Wat gebeurt er bij een eventueel negatief saldo? was een vraag van Dick Imhoff.

Dries de Zwaan: a. je gaat failliet, b. er was wanbeleid van het bestuur, c. de leden vragen om het saldo aan

te zuiveren. Hoeft dan niet in de statuten.

Wim Oosterhof: We moeten zoveel mogelijk regelen via een huishoudelijk reglement.

Dries de Zwaan: in artikel 8.2.a de laatste zinnen 'Een lid kon door storting van een bedrag ineens “lid voor

het leven” worden. Dit is voor nieuwe leden niet meer mogelijk.' helemaal weg halen. De voorgaande zin

volstaat voor de nihil contributie van 'leven-leden'.

Artikel 15 wijzigen: De leden van de onder a bedoelde commissie worden gekozen voor de duur van drie

jaar en treden volgens een op te maken rooster af. Zij zijn aansluitend slechts éénmaal herkiesbaar voor de

duur van drie jaar.

Beide wijzigingen worden door de vergadering aangenomen en de vergadering verzoekt de statuten nog

grammaticaal te checken. Neem eventuele punten dan mee om deze ook meteen te wijzigen.

11 Rondvraag

Hans de Bie vertelt dat ons lid Loek Loevendi weer een Amsterdamse onderscheiding krijgt.

12 Sluiting

Als laatste neemt Wim van der Poel het woord om het bestuur te bedanken voor de inspanningen.

Om 12:38 sluit de voorzitter de vergadering. Hij bedankt de aanwezigen voor hun komst en wenst allen een

fijne lunch.

Diemen, 23 maart 2016

Ben Goorts