To save or not to saveWat met uw audiovisuele dragers na digitalisering?

INHOUD

I. DE AANLEIDINGII. DE EERSTE STAPIII.DE BRAINSTORMIV. DE PANELDISCUSSIEV. DE TOEKOMSTIGE ACTIESVI.HET RESULTAAT ?

I. DE AANLEIDING

II. DE EERSTE STAPVIAA content partnersRegionale omroepen en publieke omroep (VRT)• GEEN bewaaropdracht -> productie• Eerder geneigd om af te stoten om

plaats te maken in de depotsCultureel erfgoedinstellingen• WEL bewaaropdracht • Eerder geneigd om bij te houden

> depots geraken overvol

II. DE EERSTE STAP1. PARTNERS

VIAA kan dit vraagstuk niet alleen oplossen+ FARO+ PACKED(+VVBAD)

Oplijsting van factoren die kunnen meespelen tijdens een beslissing

II. DE EERSTE STAP2. BESLISSINGSFACTOREN

BETROUWBAARHEID DIGITALE KOPIE

Kwaliteitscontrole = verantwoordelijkheid CP

II. DE EERSTE STAP2. BESLISSINGSFACTOREN

AFSPEELBAARHEID

II. DE EERSTE STAP2. BESLISSINGSFACTOREN

PRESERVERINGMagnetische dragers (vb. cassettes)

Optische dragers (vb. CD)

Film (pellicule)

Koel: 12°C Relatief koel: 20°C

Koud: 5°C

Relatief droog: 50%

Relatief droog: 50% RH (max.)

Droog: 25%

II. DE EERSTE STAP2. BESLISSINGSFACTOREN

CAPACITEIT

II. DE EERSTE STAP2. BESLISSINGSFACTOREN

DRAGER vs. INHOUD

II. DE EERSTE STAP2. BESLISSINGSFACTOREN

JURIDISCHE ASPECTEN

II. DE EERSTE STAP2. BESLISSINGSFACTOREN

AFSTOTEN?

II. DE EERSTE STAP3. INTERNATIONALE EXPERTENFORA

• Algemene tendens op fora zoals PrestoCentre, AMIA en IASA = bewaren

• Weinig vertrouwen in digitale kopies• Zo lang mogelijk terug kunnen gaan naar

analoge drager, MAAR: Magnetische dragers degraderen gestaag, ook

andere meer recente dragers worden obsolete Afspeelapparatuur en onderdelen worden

schaarser=> Geen eeuwige tactiek

III. DE BRAINSTORM 8 VIAA content partners

Doel = achterhalen met welke vragen en moeilijkheden de CP’s zitten i.v.m. dit onderwerp en wat ze van VIAA en van het beslissingskader verwachten.

III. DE BRAINSTORM 4 oefeningen

III. DE BRAINSTORM1. Welke argumenten heeft u PRO afstoting?

In volgorde van belangrijkheid:1. Plaatsgebrek in het depot 2. Degradatie van de analoge dragers3. Gebrek aan afspeelapparatuur =>

onbruikbare dragers4. Inhoud primeert op de drager

III. DE BRAINSTORM1. Welke argumenten heeft u PRO afstoting?

5. Beheer van zowel analoog als digitaal is dubbelop

6. Digitale kopie voorhanden dus inhoud is raadpleegbaar

7. Soms verschillende kopies van 1 opname op verschillende dragers: niet allemaal bewaren

8. Gebrek aan expertise: zowel op vlak van apparatuur als dragertypes

III. DE BRAINSTORM1. Welke argumenten heeft u PRO afstoting?

Belangrijke opmerking !Al deze argumenten hebben een financiële consequentie

> KOST is een belangrijke factor in het pro-afstoting verhaal

III. DE BRAINSTORM2. Welke argumenten heeft u CONTRA afstoting?

In volgorde van belangrijkheid:1. Juridische argumenten & decreten2. Uniciteit van de drager of

objectwaarde3. Onzekerheid over kwaliteit digitale

kopie4. Vragen over duurzaamheid van de

digitale kopie5. Link met originele

afspeelapparatuur/ervaring/intentie van de maker

III. DE BRAINSTORM2. Welke argumenten heeft u CONTRA afstoting?

6. Digitaal collectiebeheer: expertise en kost

7. Evolutie digitaliseringsstandaarden en –technologie

8. Wel voldoende en adequate depotruimte voorhanden

9. Begrip van technologische context van de analoge dragers in de toekomst

10.Tijd en kost van de selectie zelf

III. DE BRAINSTORM3. Hoe moet zo’n beslissingskader eruit zien?

III. DE BRAINSTORM3. Hoe moet zo’n beslissingskader eruit zien?

• Determinatietabel op basis van: • mogelijkheden (kan het?) • wenselijkheden (is het opportuun?)

• Bevat informatie over manier van afstoten • Afweging kunnen maken tussen de pro’s en

contra’s: wat weegt het hardst door bij de beslissing?

III. DE BRAINSTORM3. Hoe moet zo’n beslissingskader eruit zien?

• Kernachtige formulering en argumentatie: to the point en overzichtelijk

• Goede definities bij de verschillende stappen

• Flowchart: elke stap in de flowchart krijgt een duidelijke handleiding/checklist met verschillende uitkomsten (ja; ja, maar; nee; nee, tenzij; etc.)

• Op welk niveau: object, deelcollectie,… dit maakt verschil in beslissingsproces!

III. DE BRAINSTORM4. SWOT

Sterktes- Duidelijkheid - Verantwoording (naar

directie, subsidiegevers, publiek)

- “Standaard”- Documenteren van de

beslissing- Zet aan tot

kwaliteitscontrole (= 1e stap)

Zwaktes- Tijdsintensief- GEEN standaard- Facultatief- Niet waterdicht

Kansen- Vertrekpunt voor breder

afstootbeleid- Interne én externe

verantwoording van acties- Subsidiegevers overtuigen

van nut

Bedreigingen- Wordt snel een log

instrument- Druk om af te stoten kan

verhogen

IV. DE PANELDISCUSSIE

SOIMA Conference 2015 4 internationale AV-archivarissen &

digitaliseringsexperts

• Unaniem voorstander van BEWAREN• Weinig vertrouwen in digitale kopie• Mogelijkheid behouden om in

toekomst opnieuw te digitaliseren

V. DE TOEKOMSTIGE ACTIES1. WAT?

Inzetten op duurzaam digitaal colletiebeleid Vertrouwen in digitale kopie versterken!

Werken aan criteria rond kwaliteitscontrole

Verdere studie van internationale good practices

Noden van cultureel erfgoedinstellingen in kaart brengen

V. DE TOEKOMSTIGE ACTIES2. WIE?

VIAA FARO PACKED (VVBAD) …

Cultureel erfgoedinstellingen zelf

VI. HET RESULTAAT1. WAT WILLEN WE?

Traject Discussie aanwakkeren

Nog niet matuur genoeg om nu beslissingen te nemen

CP’s begeleiden bij hun beslissingstraject Uitwerken van testproject

Elk geval is anders!

VI. HET RESULTAAT2. WAT WILLEN WE NIET?