NGÂN HÀNG THẾ GIỚIgiamngheo.mpi.gov.vn/Portals/0/Filedinhkem/SoTayHuongDan... · Web viewGIAI...

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMBỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮCGIAI ĐOẠN 2

KHOẢN VAY BỔ SUNG (2015 – 2018)

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

CHƯƠNG VIINGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

Tháng 1 năm 2015

M ỤC L ỤCCÁC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................................................2I. GIỚI THIỆU CHUNG...................................................................................................3

1.1. Những đặc điểm chính của Hợp phần NS PTX là:.....................................................31.2. Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu của Hợp phần NSPTX....................................4

II. CHỦ ĐẦU TƯ..................................................................................................................52.1. UBND xã làm Chủ đầu tư:..........................................................................................52.2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Ban Phát triển xã:..................................................62.3. Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS):.......................................................7

III. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN............................73.1. Các hoạt động không được sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX:..............................73.2. Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX:......................................7

IV. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ............................................84.1. Phân bổ vốn NSPTX và thông báo vốn hàng năm:.....................................................84.2. Chuẩn bị đầu tư:........................................................................................................10

V. THỦ TỤC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI THÔN BẢN............................155.1. Khảo sát, thiết kế và lập dự toán...............................................................................155.2. Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán................................................165.3. Thủ tục mua sắm đấu thầu trong phạm vi Hợp phần Ngân sách Phát triển xã..............17

5.3.1. Khung pháp lý....................................................................................................175.3.2 Thủ tục mua sắm có sự tham gia của cộng đồng................................................185.3.3 Hướng dẫn thực hiện các phương pháp đấu thầu mua sắm có sự tham gia cộng đồng (CP):....................................................................................................................205.3.4 Xét duyệt của Ngân hàng Thế giới và Chính phủ về ĐTMS các tiểu dự án của hợp phần Ngân sách phát triển xã................................................................................245.3.5 Quản lý Hợp đồng:..............................................................................................245.3.6 Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại:......................................................................24

5.4. Thi công và giám sát thi công công trình:.................................................................245.5. Chi phí quản lý và hành chính...................................................................................25

VI. NGHIỆM THU, BÀN GIAO, KHAI THÁC, VẬN HÀNH TIỂU DỰ ÁN..................256.1. Nghiệm thu, bàn giao................................................................................................256.2. Quản lý, vận hành bảo trì công trình.........................................................................26

VII. THỦ TỤC GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN.............................................................267.1. Tài khoản...................................................................................................................267.2. Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụng..........................................267.3. Các khoản chi tiêu và thủ tục thanh toán của Ban PTX:...........................................267.3.1. Các khoản chi tiêu của Ban PTX:..........................................................................267.3.2. Hồ sơ thanh toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi:........................................277.3.3. Chuyển vốn từ TKDA huyện về TKDA xã và thanh toán của cấp xã:..................27

VIII. BÁO CÁO THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN, THỰC HIỆN HỢP PHẦN........................308.1. Báo cáo của thôn, bản...............................................................................................308.2. Báo cáo của Ban phát triển xã...................................................................................31

IX. LẬP VÀ PHÊ DUYỆT BÁO CÁO QUYẾT TOÁN.....................................................31X. ĐÓNG GÓP CỦA NGƯỜI HƯỞNG LỢI.....................................................................31XI. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN.........................32

11.1 Trách nhiệm quản lý tài chính..................................................................................3211.2. Công tác kế toán......................................................................................................3411.3. Kiểm toán................................................................................................................3511.4. Công khai thông tin tài chính..................................................................................35

1

CÁC TỪ VIẾT TẮT

AF Khoản vay bổ sung

Ban QLDA Ban quản lý dự án

Ban PT xã / Ban PTX Ban Phát triển xã

Ban GS xã Ban Giám sát xã

Ban ĐPDATW/CPO Ban Điều phối dự án trung ương

CF Hướng dẫn viên cộng đồng

CT135II/III Chương trình 135 Giai đoạn 2/Giai đoạn 3

CT 61H Chương trình hỗ trợ 61 huyện nghèo nhất

CSHT Cơ sở hạ tầng

CQS Tuyển chọn dựa trên năng lực tư vấn

DTTS Dân tộc thiểu số

FA Hiệp định tài trợ

GS&ĐG Giám sát & đánh giá

GNMNPB-1/Dự án 1 Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – GĐ1 (2002-2007)

GNMNPB-2/Dự án 2/Dự án Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – GĐ2 (2010-2015)

NN&PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

NSPTX Ngân sách phát triển xã

NSĐP Ngân sách địa phương

NSTƯ Ngân sách trung ương

NHTG/WB Ngân hàng Thế giới

TDA Tiểu dự án

TKCĐ Tài khoản chỉ định

TN&MT Tài nguyên và Môi trường

HĐND Hội đồng nhân dân

KBNN Kho bạc nhà nước

KH&ĐT Kế hoạch & đầu tư

KTXH Kinh tế xã hội

UBND Ủy ban Nhân dân

SEDP Kế hoạch Phát triển kinh tế xã hội

3

I. GIỚI THIỆU CHUNG

Hợp phần Ngân sách phát triển xã (NSPTX) là một hợp phần của Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – giai đoạn 2 (GNMNPB-2). Hợp phần này nhằm tiếp nối sự thành công của hợp phần Ngân sách Phát triển xã trong dự án GNMNPB giai đoạn 1 (2002-2007). Trong giai đoạn thực hiện khoản vay bổ sung (2015 – 2018), vốn IDA dành cho hợp phần tăng lên đáng kể, (tăng từ 45% của giai đoạn 2010 – 2015 lên tối thiểu 58% vốn phân bổ cho tỉnh cho giai đoạn AF), nhằm duy trì động lực tăng cường năng lực cho các xã và cộng đồng địa phương, quản lý trực tiếp các khoản đầu tư quy mô nhỏ (bao gồm cả hoạt động vận hành bảo trì) tại thôn bản và các hoạt động phát triển kinh tế địa phương. Hợp phần này cũng sẽ nhấn mạnh đến các hoạt động sinh kế và hướng mục tiêu ưu tiên cho những nhu cầu của phụ nữ.

Trong giai đoạn AF, Dự án tiếp tục hỗ trợ các địa phương thể chế hóa và tổ chức thực hiện lập kế hoạch và theo dõi đánh giá kế hoạch phát triển KT-XH hàng năm cấp xã (quy trình SEDP). Các hoạt động quy mô nhỏ tại thôn bản thuộc Hợp phần NSPTX - gọi tắt là Tiểu dự án - sẽ được lựa chọn và chiết xuất từ các bản Kế hoạch phát triển KT-XH hàng năm của cấp xã. Với sự hỗ trợ của cán bộ “Hướng dẫn viên cộng đồng” (gọi tắt là CF), Ban PTX trình danh mục kế hoạch cho Ban QLDA huyện để tổng hợp trình Ban QLDA tỉnh. Danh mục kế hoạch sau khi được Ngân hàng Thế giới và Ban ĐPDATW xem xét và không phản đối sẽ được đưa vào chỉ tiêu kế hoạch nhà nước và UBND huyện giao chi tiết danh mục để thực hiện.

Hợp phần Ngân sách Phát triển xã tiếp tục hỗ trợ phân cấp quản lý các hoạt động phát triển thông qua việc tạo cơ hội cho cấp xã được trực tiếp quản lý một khoản ngân sách - Xã làm Chủ đầu tư. Việc này khuyến khích người dân địa phương kiểm soát với mức độ cao hơn các hoạt động phát triển trong cộng đồng của mình, thông qua việc được tham gia xác định và thực thi, giám sát các tiểu dự án. Hợp phần NSPTX là một khoản đầu tư từ Ngân sách nhà nước, được hạch toán và quản lý theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, nhằm đảm bảo hiệu quả và bảo toàn vốn đầu tư. Trong quá trình thực hiện Hợp phần, các địa phương phải tuân thủ chặt chẽ các nội dung trong thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về cơ chế quản lý tài chính được chi tiết cụ thể bằng tài liệu hướng dẫn này; ngoài ra, cần tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước.

1.1. Những đặc điểm chính của Hợp phần NS PTX là:● Hợp phần NSPTX là tập hợp các tiểu dự án theo nhu cầu và yêu cầu đề xuất

của người dân; đây là các tiểu dự án (TDA) có quy mô nhỏ, giá trị các tiểu dự án không vượt quá 300 triệu VND/1TDA (không tính phần nhân dân tự nguyện đóng góp).

● Người dân thôn bản/Phụ nữ thôn bản sẽ quyết định những ưu tiên của mình trong việc xác định các tiểu dự án cần đầu tư, trình đề xuất sử dụng khoản ngân

4

sách lên Ban Phát triển xã; người dân trực tiếp tham gia vào toàn bộ quá trình từ chuẩn bị đề xuất, tham gia thi công, giám sát việc thực thi đến khi tiểu dự án hoàn thành đưa vào sử dụng và vận hành bảo trì các tiểu dự án đó.

● Các khoản ngân sách cho những tiểu dự án đã được phê duyệt và thực hiện sẽ được Kho bạc Nhà nước huyện kiểm soát chi (hình thức kiểm soát là kiểm soát trước) và thanh toán thông qua Chi nhánh NHNo và PTNT huyện.

● Tổng số tiền cho Hợp phần NSPTX không dưới 58% nguồn vốn vay của WB của dự án phân bổ cho mỗi tỉnh. Phương pháp phân bổ vốn cho các xã, thôn bản không chia bình quân nhưng phải được công khai, minh bạch ngay từ khi triển khai giai đoạn AF. Tất cả các thôn bản đều được hưởng lợi từ nguồn vốn của Hợp phần NSPTX, ưu tiên cho thôn bản nghèo hơn và xa trung tâm xã hơn.

● Việc thực hiện Hợp phần NSPTX sẽ dựa trên các kế hoạch hàng năm được các cấp thông qua và chỉ được thực hiện sau khi Ban Phát triển xã (Ban PTX) và kế toán xã đã được tập huấn về quy trình, thủ tục thực hiện hợp phần, bao gồm cả tập huấn về quản lý tài chính.

● Các thông tin liên quan đến hợp phần này sẽ được công khai tại cấp xã và thôn bản trong cả giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện.

● Cấp xã (UBND xã) làm chủ đầu tư các TDA của hợp phần NSPTX, ủy quyền cho Ban PTX đại diện chủ đầu tư; tuy nhiên việc thẩm định Thiết kế kỹ thuật thi công (TKKTTC), đề xuất hoạt động sinh kế, dự toán các tiểu dự án do các phòng chức năng thuộc UBND huyện thẩm định; phê duyệt báo cáo quyết toán vốn đầu tư do UBND huyện quyết định.

1.2. Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu của Hợp phần NSPTXKhi các địa phương lập kế hoạch để thực hiện các hoạt động trong phạm vi

Hợp phần Ngân sách phát triển xã, cần bám sát một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:

a. Tập trung vào các hoạt động giảm nghèo: Ngân sách PTX đem lại lợi ích cho các cộng đồng nghèo miền núi thông qua việc tạo nên các cơ hội sản xuất, thu nhập, việc làm và thị trường cho đồng bào dân tộc thiểu số tăng thu nhập cho họ góp phần phát triển sinh kế bền vững và giảm nghèo; nâng cao vị thế của phụ nữ, giảm thiểu rủi ro sinh kế, cải thiện cuộc sống thông qua đầu tư cho các nhu cầu cụ thể của phụ nữ.

b. Vấn đề giới, các nhóm dễ bị tổn thương và dân tộc thiểu số: Cả nam giới và phụ nữ đều được tham gia một cách bình đẳng và đầy đủ trong quá trình ra quyết định, cũng như hưởng lợi từ Ngân sách PTX. Một số ưu tiên nhất định cần được dành cho nhóm phụ nữ cũng như các nhóm dễ bị tổn thương khác trong cộng đồng.

c. Quản lý vốn và lập kế hoạch sử dụng vốn: Các cộng đồng người dân vùng dự án được quyền tự do quyết định làm thế nào để sử dụng một cách tốt nhất

5

nguồn vốn của hợp phần Ngân sách PTX dành cho họ.

d. Phân cấp quản lý: Các cấp từ Trung ương đến tỉnh, huyện dự án là các cấp tham gia quản lý dự án. Riêng Hợp phần Ngân sách phát triển xã, giao cho xã làm chủ đầu tư trên nguyên tắc đảm bảo rằng Ngân sách PTX được lập kế hoạch và sử dụng vốn một cách đúng đắn cho lợi ích của người dân vùng dự án, ưu tiên nhóm những người nghèo, người dân tộc thiểu số, nhóm người dễ bị tổn thương và các đề xuất của phụ nữ.

e. Quyền và lợi ích của người dân: Quyền và lợi ích của người dân được thể hiện thông qua: (i) Sự tham gia của cộng đồng trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động; (ii) Lao động tại chỗ có cơ hội tham gia thực hiện các tiểu dự án để tạo thêm thu nhập; (iii) Người dân tham dự các cuộc họp để thảo luận sẽ sử dụng Ngân sách PTX như thế nào, và (iv) Đóng góp công lao động, hiện vật, hoặc tiền mặt nếu cần và thấy phù hợp.

g. Quản lý môi trường và sử dụng tài nguyên thiên nhiên một cách bền vững: Các hoạt động sử dụng Ngân sách PTX sẽ không được xâm hại môi trường và nguồn tài nguyên thiên nhiên; quản lý tốt đất đai, rừng, nước và tài nguyên khác để đem lại lợi ích cho hiện tại và các thế hệ tương lai.

h. Học tập kinh nghiệm: Thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện, quản lý và vận hành các tiểu dự án, cần chú trọng rút ra được các bài học kinh nghiệm trong việc làm thế nào để các dịch vụ đến được với người nghèo, phụ nữ hay các cộng đồng một cách tốt hơn.

i . Hưởng lợi chung của cộng đồng : Hoạt động từ Ngân sách PTX phải đảm bảo cho cộng đồng chung đặc biệt phụ nữ nghèo và cộng đồng dân tộc thiểu số có thể cùng hưởng lợi.

II. CHỦ ĐẦU TƯ

2.1. UBND xã làm Chủ đầu tư:Một trong những mục đích quan trọng của Hợp phần NSPTX là hướng tới

việc giao cho tất cả các xã dự án làm Chủ đầu tư và chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các tiểu dự án. Ban Phát triển xã do UBND huyện quyết định thành lập, thay mặt Chủ đầu tư là UBND xã tổ chức thực hiện.

Một số điều kiện cơ bản để các xã bắt đầu được giao hoạt động làm chủ đầu tư Hợp phần NSPTX:

(i) Kế toán ngân sách xã có trình độ trung cấp; hoặc nếu có trình độ sơ cấp thì phải có từ 3 năm công tác liên tục trở lên trong nghề kế toán hoặc quản lý tài chính.

(ii) Các thành viên chủ chốt của Ban PTX đã được Dự án GNMNPB 2 tập huấn về thủ tục thực hiện hợp phần NSPTX, bao gồm cả tập huấn về quản lý tài chính, kế toán.

6

Ban QLDA tỉnh phối hợp với Ban QLDA huyện tiến hành đào tạo cho Ban PTX các xã mới tham gia giai đoạn AF và đào tạo bổ sung cho Ban PTX các xã có sự thay đổi nhân sự. Đồng thời, tăng cường sự trợ giúp của CF và cán bộ Ban QLDA huyện đối với các xã này.

2.2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Ban Phát triển xã:Ban PTX là một trong các cấp quản lý dự án từ Trung ương đến địa phương

được Chủ tịch UBND huyện ký quyết định thành lập.

Ban PTX là một tổ chức hoạt động theo hình thức kiêm nhiệm, trực thuộc UBND xã, là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng mở tại NHNo huyện. Nhân sự của Ban PT xã bao gồm 4 thành viên chủ chốt là: Chủ tịch hay Phó chủ tịch UBND xã làm Trưởng ban, Lãnh đạo Hội phụ nữ xã làm Phó ban, Kế toán xã, cán bộ địa chính hoặc cán bộ nông nghiệp/khuyến nông xã. Ban PTX cũng bao gồm 2 đại diện của mỗi thôn bản (trong đó ít nhất có 1 đại diện là nữ), tổng số lượng đại diện của thôn bản sẽ tùy theo số lượng thôn bản của mỗi xã. Ban PTX phân công một Ủy viên thường trực (trong số các ủy viên chủ chốt ở xã) có trách nhiệm thường xuyên theo dõi tổng hợp tình hình thực hiện dự án trên địa bàn.

Ban Giám sát xã bao gồm đại diện Hội đồng Nhân dân, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức xã hội và người dân… Hoạt động của Ban Giám sát xã theo các nội dung của Quyết định số 80/2005/QĐ-TTg ngày 18/4/2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế giám sát đầu tư của cộng đồng và Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BKHĐT-UBTWMTTQVN-BTC của Bộ KH&ĐT - Ban Thường trực UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam - Bộ Tài chính ngày 4/12/2006.

Ban PTX được UBND xã, UBND huyện chỉ đạo về mặt chủ trương, đường lối; Ban Quản lý dự án tỉnh và huyện chỉ đạo về mặt chuyên môn, nghiệp vụ. Ngoài ra, hoạt động của Ban PTX còn được UBND xã, các cấp quản lý dự án và các cộng đồng tại thôn bản giám sát theo các phương thức khác nhau.

Ban PTX có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

a) Tham gia cùng tổ lập Kế hoạch phát triển KT-XH của xã tổ chức các cộng đồng thôn bản họp để lập kế hoạch (theo quy trình SEDP), tham gia thực hiện, giám sát các hoạt động thực thi các tiểu dự án của Hợp phần NSPTX và các công trình thuộc dự án giảm nghèo được đề xuất và thực hiện trên địa bàn xã.

b) Trực tiếp quản lý và triển khai thực hiện Hợp phần NSPTX, bao gồm việc thực hiện các bước từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, nghiệm thu bàn giao, đưa tiểu dự án vào khai thác, sử dụng và thanh quyết toán, hướng dẫn các thôn bản xây dựng quy ước về quản lý, sử dụng và vận hành bảo trì tiểu dự án.

7

c) Ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị, cộng đồng (thường không có tư cách pháp nhân) hoặc cá nhân cung cấp các hàng hoá, xây lắp và dịch vụ cho hợp phần NSPTX.

2.3. Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS):Thông tin cơ bản về quá trình thực hiện các hoạt động thuộc Hợp phần

NSPTX (do Ban PTX báo cáo tháng, quý, 6 tháng…) được cán bộ huyện nhập vào hệ thống quản lý dữ liệu từ Ban QLDA huyện, gửi về Ban QLDA tỉnh và Ban ĐPDATW để tổng hợp và theo dõi chung, qua đó hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý.

Ban QLDA tỉnh trang bị máy vi tính và tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ quản lý dữ liệu (MIS) của Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và Ban PTX (nếu cần).

III. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN

3.1. Các hoạt động không được sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX:a) Vi phạm các quy định pháp luật và chính sách của nhà nước;

b) Trùng lặp với các hoạt động đã được đầu tư trong những hợp phần khác của dự án (ví dụ trong hợp phần 1 ‘Phát triển kinh tế huyện’) hoặc đã được chương trình, dự án khác của chính phủ, của các nhà tài trợ đầu tư trên địa bàn (ví dụ Chương trình 135, Nông thôn mới, vv…);

c) Gây ra những tác động xấu về môi trường sinh thái; nguy hại tới công bằng và lợi ích xã hội; phương hại tới truyền thống, văn hoá, tập quán sinh hoạt của người dân địa phương; gây chia rẽ đoàn kết trong nội bộ cộng đồng;

d) Thực hiện bất kỳ hoạt động nào có tác động tiêu cực tới đời sống chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội của thôn bản và các khu vực lân cận. Chi tiết cụ thể xem Danh mục các tiểu dự án không được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần NSPTX tại Biểu 1 – Phụ lục 1.

3.2. Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX:Các hoạt động đầu tư phải do người dân đề xuất trong các cuộc họp thôn

bản/ phụ nữ thôn bản. Đây là những hoạt động thường có quy mô nhỏ, lẻ, phục vụ cho nhu cầu trong thôn bản; có thể có trường hợp số người hưởng lợi không nhiều nhưng nhu cầu đầu tư cấp bách và được cộng đồng nhất trí thì hoạt động đó vẫn được lựa chọn. Những hoạt động này nhằm tạo sự ổn định cho nhóm hộ và hộ gia đình; đóng góp cải thiện đời sống kinh tế, xã hội (đặc biệt là giảm gánh nặng cho phụ nữ) hoặc cải thiện cơ hội sinh kế cho sản xuất, thu nhập, việc làm và thị trường cho đồng bào nghèo và dân tộc thiểu số, hỗ trợ vật chất cho những hộ gia đình

8

nghèo nhất trong thôn bản. Các Tiểu dự án trong Hợp phần NSPTX nằm trong 4 Tiểu hợp phần:

(i) Tiểu hợp phần 2.1 “Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản” (tối đa 45% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Xây dựng mới và nâng cấp công trình hạ tầng quy mô nhỏ cấp thôn/bản nhằm cải thiện cơ sở vật chất chung của thôn bản, với điều kiện những công việc này không quá phức tạp tới mức phải thuê một công ty xây dựng thi công.

(ii) Tiểu hợp phần 2.2 “Hỗ trợ sinh kế và các dịch vụ sản xuất” (tối thiểu 30% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ các nhóm cùng sở thích tiến hành các hoạt động sản xuất (nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản vv…) và tổ hợp tác quy mô nhỏ (như kinh doanh bán lẻ, sản xuất quy mô nhỏ tại xã.vv…).

(iii) Tiểu hợp phần 2.3 “Hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế xã hội của phụ nữ” (tối thiểu 20% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ các hoạt động do nhóm phụ nữ thôn bản lựa chọn để nâng cao đời sống kinh tế và vị thế xã hội của họ. Hội Phụ nữ xã sẽ đóng vai trò chủ chốt trong việc hướng dẫn lựa chọn Tiểu dự án của phụ nữ thôn bản và tổng hợp chung vào kế hoạch của xã.

(iv) Tiểu hợp phần 2.4 "Hỗ trợ hoạt động Vận hành và bảo trì" (tối đa 5% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ kinh phí vận hành và bảo trì các công trình hạ tầng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng và tính bền vững của các công trình hạ tầng. Việc hỗ trợ các hoạt động vận hành bảo trì (VHBT) thực hiện theo các văn bản hướng dẫn của Ban Điều phối DATW.

(Chi tiết về các Tiểu dự án hợp lệ được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần NSPTX cho mục đích tham khảo được trình bày tại Biểu số 2 – Phụ lục 1).

IV. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ

4.1. Phân bổ vốn NSPTX và thông báo vốn hàng năm:

a. Vốn NSPTX của tỉnh:Tổng vốn WB cho giai đoạn AF: 100 triệu USD

Phân bổ cho các tỉnh và cho hợp phần NSPTX tại thời điểm phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi cho giai đoạn AF như sau:

STT Tỉnh Tổng vốn WB (USD)

Vốn WB cho NSPTX (USD)

1 Lào Cai 15.500.000 8.990.000

2 Yên Bái 13.500.000 7.830.000

3 Hoà Bình 13.500.000 7.830000

4 Sơn La 13.000.000 7.540.000

9

STT Tỉnh Tổng vốn WB (USD)

Vốn WB cho NSPTX (USD)

5 Điện Biên 8.000.000 4.640.000

6 Lai Châu 8.000.000 4.640.000

Tổng cộng 71.500.000 41.470.000

Vốn NSPTX đầu tư cho các tiểu dự án/hoạt động được WB tài trợ 100%, gồm các chi phí cho tư vấn, xây lắp, mua sắm hàng hóa, chi quản lý hành chính,…. Riêng chi phí thẩm định và thẩm tra quyết toán các tiểu dự án thuộc hợp phần này sẽ được bố trí từ nguồn vốn đối ứng, thành một dòng ngân sách riêng tại Hợp phần 4 và do Ban QLDA huyện quản lý và chi tiêu để thuận tiện cho quản lý và hạch toán.

Trong quá trình thực hiện, nếu địa phương làm tốt có thể được phân bổ thêm từ nguồn vốn chưa phân bổ.

b. Vốn NSPTX phân bổ cho xã:Nguyên tắc phân bổ vốn NSPTX cho các xã thuộc dự án tỉnh, huyện: Không

chia bình quân cho các xã trong vùng dự án mà căn cứ vào số hộ nghèo và kết quả thực hiện dự án giai đoạn 2010 – 2015 để phân bổ vốn cho các xã. Ban QLDA các tỉnh chủ động tính toán và báo cáo UBND tỉnh phương án phân bổ vốn cho xã. Lưu ý: có sự ưu tiên cho các xã mới tham gia giai đoạn AF, các xã có nhiều thôn bản xa xôi, hẻo lánh.

c. Nguyên tắc phân bổ vốn cho các thôn bản thuộc các xã dự án:Các Ban PTX dưới sự hướng dẫn và hỗ trợ của Ban QLDA huyện và cán bộ

CF phân bổ vốn cho các thôn bản với một số nguyên tắc sau:

- Các thôn bản đều được phân bổ vốn đầu tư nhưng không chia bình quân, không rải đều vốn cho tất cả các thôn bản.

- Ưu tiên cho các thôn bản nghèo nhất và hẻo lánh, xa xôi nhất tính từ trung tâm xã.

- Ưu tiên phân bổ vốn cho các thôn bản có kết quả thực hiện giai đoạn 2 tốt.

- Không được vượt quá tổng nguồn vốn NSPTX được phân bổ cho xã.

d. Một số vấn đề lưu ý về phân bổ vốn:- Việc phân bổ vốn phải rõ ràng, minh bạch, dán thông báo công khai tại các

thôn bản cho người dân được biết.

- Dựa vào tổng mức vốn NSPTX, Ban PTX dự kiến kế hoạch và thời gian thực hiện cho từng thôn bản. Có thể có thôn bản chưa thực hiện đầu tư NSPTX theo kế hoạch trong năm này, sẽ thực hiện trong các năm kế tiếp. Kế hoạch và thời gian thực hiện cũng được thông báo cho cộng đồng thôn bản làm định hướng khi lựa chọn các tiểu dự án.

10

- Ngoài phần vốn vay của WB, còn có phần vốn do người dân tự nguyện đóng góp bằng công lao động, vật liệu hoặc bằng tiền (xem mục X).

- Đầu tư hoạt động/TDA thuộc hợp phần NSPTX chỉ sử dụng vốn đối ứng bằng tiền của Chính phủ cho hoạt động thẩm định tiểu dự án và thẩm tra quyết toán.

- Căn cứ kế hoạch hàng năm của huyện, khả năng giải ngân của tỉnh và những thay đổi về mức vốn đầu tư (do tỷ giá, điều chỉnh quy mô,…), khoảng đầu tháng 5 hàng năm, Ban QLDA tỉnh thông báo dự kiến kế hoạch vốn NSPTX năm sau cho Ban QLDA huyện. Ban QLDA huyện căn cứ vào thông báo vốn của tỉnh, vào yêu cầu và khả năng thực hiện của xã, thông báo tổng mức đầu tư NSPTX cho từng xã; chỉ đạo và hướng dẫn xã tiến hành tham vấn cộng đồng, lập kế hoạch đầu tư bằng nguồn NSPTX cho năm sau.

4.2. Chuẩn bị đầu tư:Các đề xuất tiểu dự án sẽ được chuẩn bị và đề xuất hàng năm tại thôn bản.

Để đảm bảo thông tin có thể đến được với toàn bộ người dân của các thôn bản và giúp các thôn bản có thể triển khai tốt việc lập kế hoạch, Ban QLDA huyện thông báo cho các Ban PTX về tổng ngân sách của Hợp phần NSPTX trong năm của từng xã, sau đó từng Ban PTX cần:

● Thông tin cho lãnh đạo của từng thôn bản, Hội Phụ nữ về tổng vốn NSPTX của xã, vốn còn lại của thôn bản trong năm kế hoạch, nhắc lại danh mục các tiểu dự án không hợp lệ. Thông tin này được nêu công khai tại các cuộc họp thôn bản và niêm yết tại nơi công cộng.

● Phối hợp với Tổ Xây dựng Kế hoạch phát triển KT-XH của xã hướng dẫn chi tiết cho lãnh đạo các thôn bản, Chi hội Phụ nữ biết về các tiêu chí để lựa chọn các tiểu dự án, cách thức tổ chức các cuộc họp đối với người dân của từng thôn bản, Chi hội/nhóm Phụ nữ thôn bản theo quy trình lập kế hoạch phát triển KT-XH lồng ghép (SEDP); cách thức ghi chép thông tin trong các cuộc họp thôn bản, Chi hội, thời gian tổ chức cuộc họp thôn bản, Chi hội/nhóm Phụ nữ. Các cuộc họp lập kế hoạch phát triển KTXH nên có cán bộ chủ chốt của Ban PTX và cán bộ CF tham dự; nếu cán bộ NSPTX của Ban QLDA huyện có thể tham dự thì sẽ càng hiệu quả.

● Với sự trợ giúp của CF và Ban PTX, các thôn bản/Chi hội phụ nữ sẽ sử dụng kết quả Đánh giá nông thôn có sự tham gia (PRA) để xác định các tiểu dự án trong danh mục ưu tiên theo quy trình SEDP (Các kỹ năng PRA đã được tư vấn do Ban ĐPDATW thuê tuyển xây dựng thành một bộ tài liệu đào tạo phổ biến và hướng dẫn cho CF, Ban PTX và các cán bộ có liên quan).

Các bước tiến hành tham vấn cộng đồng được hướng dẫn cụ thể chi tiết trong Chương II - “Quy trình lập kế hoạch hàng năm có sự tham gia” trong Sổ tay Hướng dẫn thực hiện dự án (PIM).

11

Sẽ có một số cuộc họp được tổ chức tại mỗi thôn bản cho mỗi chu kỳ kế hoạch hàng năm với tất cả các hộ dân trong thôn bản (sau đây gọi tắt là Họp thôn bản), để có thể trích xuất được các hoạt động cho Tiểu HP 1.1; 2.1 và 2.4; lồng ghép trong kế hoạch phát triển KTXH của xã.

Riêng cách xác định các hoạt động cho Tiểu HP 2.2 và 2.3 thực hiện theo Chương VI – Thực hiện các hoạt động sinh kế trong Sổ tay Hướng dẫn thực hiện dự án (PIM) và các hướng dẫn có liên quan của Ban ĐPDATW.

Phần dưới đây trình bày cách triển khai các bước trong công tác lập kế hoạch và chuẩn bị đầu tư áp dụng chung cho hợp phần NSPTX.

Bước 1- Họp tại thôn bản để xác định các hoạt động ưu tiên:

Từ kế hoạch năm 2015 tất cả các xã thuộc 6 tỉnh tham gia Dự án sẽ thực hiện theo quy trình lập kế hoạch phát triển KT-XH lồng ghép SEDP (quy trình này được hướng dẫn chi tiết tại Chương II của PIM).

Dự án sẽ lựa chọn từ danh mục đầu tư tổng hợp trong kế hoạch phát triển KT-XH của xã (theo tiêu chí cụ thể của dự án) để xem xét lập thành danh mục đầu tư trong kế hoạch hàng năm của dự án. Cán bộ CF hỗ trợ Ban PTX hướng dẫn các thôn bản và chi hội phụ nữ thực hiện tiếp từ bước 2 trở đi.

Dự án thống nhất sử dụng biên bản họp thôn/bản và chi hội phụ nữ theo quy trình SEDP làm căn cứ cho các hoạt động được lựa chọn.

Các biên bản họp thôn, đề xuất Tiểu dự án phải được lưu trữ tại xã làm cơ sở cho quá trình giám sát và đánh giá tác động sau này.

Bước 2- Lập và nộp đề xuất lên Ban Phát triển xã.Ban PTX và cán bộ CF hướng dẫn cho cán bộ thôn, bản, chi hội phụ nữ, ban

ngành của xã lập “Thông tin cơ bản về các tiểu dự án theo đề xuất” (Biểu số 2, Phụ lục 2). Thông tin có thể viết tay nhưng cần chú ý viết rõ ràng, rành mạch và đúng mẫu của dự án quy định. Biên bản họp thôn bản và Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất được gửi lên Ban PTX.

Trong quá trình thực hiện hợp phần, cán bộ CF và cán bộ Ban QLDA huyện cần hướng dẫn thật cụ thể cho Ban PTX và Lãnh đạo thôn bản/phụ nữ thôn bản, cán bộ ban, ngành của xã cách mô tả tóm tắt tiểu dự án đề xuất.

Biên bản cuộc họp thôn bản, ban, ngành của xã, Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất, quy chế quản lý (nếu có) nộp cho Ban PTX. Biên bản họp của phụ nữ, Thông tin cơ bản về các tiểu dự án do phụ nữ đề xuất, bản quy chế sử dụng (nếu có) nộp cho Hội phụ nữ xã tổng hợp và đưa vào báo cáo chung của Ban PTX.

Bước 3- Sàng lọc tiểu dự án tại cấp xã, sắp xếp ưu tiên:

12

a) Quy trình sàng lọc, sắp xếp ưu tiên:

Sau Hội nghị kế hoạch xã (bước 4 trong quy trình SEDP), Ban PTX tiếp thu danh mục các đề xuất đã được Hội nghị thống nhất đề nghị đầu tư bằng nguồn vốn dự án giảm nghèo lập thành hai danh sách: Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của xã cho Tiểu HP 1.1 và 2.1 (Hạ tầng), 2.2 (sinh kế) và Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của xã cho Tiểu HP 2.3 (Phụ nữ).

Ban PTX và Hội Phụ nữ tổ chức 2 cuộc họp riêng biệt tại UBND để bàn về hai danh sách.

Cuộc họp để bàn về Tiểu HP 1.1, 2.1 và 2.2 có sự tham gia của toàn bộ các thành viên Ban PTX và toàn bộ đại diện của các thôn bản đã được bầu và có sự hỗ trợ của CF. Trưởng thôn bản nếu không phải thành viên Ban PTX cũng được mời tham dự cuộc họp.

Cuộc họp để bàn về Tiểu HP 2.3 được tổ chức ngay sau đó với sự chủ trì của Lãnh đạo Hội Phụ nữ (kiêm Phó Ban PTX), sự tham dự của chi hội trưởng các chi hội phụ nữ của tất cả các thôn bản và hỗ trợ của CF.

Từng cuộc họp sẽ mở đầu bằng việc công bố Danh sách dài nêu trên, sau đó các thành viên sẽ cùng nhau bàn bạc và sàng lọc, có thể điều chỉnh thứ tự ưu tiên các TDA từng danh sách cho phù hợp theo các nội dung chủ yếu như sau:

Các tiểu dự án (TDA) được đề xuất có phù hợp với hướng dẫn chung, có thuộc phạm vi được thực hiện của Hợp phần/Tiểu hợp phần hay không;

Tiểu dự án có khả thi trong điều kiện cụ thể của thôn bản/Chi hội đó hay không;

Chi phí có hợp lý không (so sánh với giá cả của địa phương, so sánh với các công trình, TDA có tính chất tương tự…);

Các TDA có hướng tới người nghèo, phụ nữ và các nhóm dễ bị tổn thương không.

Các thôn bản chưa sử dụng hết tổng vốn phân bổ và có đề xuất hợp lệ phải được thực hiện.

Cơ cấu vốn có đảm bảo giữa các tiểu hợp phần thuộc Hợp phần NSPTX hay không? (Tiểu HP 2.1 là <= 45%; tiểu HP 2.3 là >=20%; tiểu HP 2.4 là 5% tổng vốn NSPTX, phần còn lại dành cho Tiểu HP 2.2);

Các thành viên tham gia cuộc họp sẽ cùng nhau điều chỉnh lại những TDA đã đề xuất nhưng không đáp ứng tiêu chí trên. Trong quá trình điều chỉnh đề xuất TDA, đối với các thay đổi lớn như: bỏ bớt số TDA do vượt quá mức vốn đã phân bổ, tăng hoặc giảm quy mô đầu tư, tăng hoặc giảm kinh phí đầu tư với giá trị lớn, thay đổi số lượng người hưởng lợi hoặc thậm chí loại bỏ TDA không hợp lệ, Ban

13

PTX cần tổ chức đi thực địa để xác minh thêm thông tin trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Các thành viên sẽ tiến hành bỏ phiếu (có thể sử dụng các hình thức lựa chọn khác nhau) để sắp xếp ưu tiên các TDA thuộc danh sách dài nêu trên. Sau khi được lựa chọn, Danh sách dài sẽ được viết lại thành Danh sách ưu tiên trong đó các TDA sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ 1 cho đến hết, các TDA bị loại bỏ cũng được ghi vào danh sách cùng với tóm tắt lý do loại bỏ. Đại diện thôn bản trong Ban PTX phải thông báo lại kết quả cuộc họp và những thay đổi (nếu có) cho tổ xây dựng kế hoạch của xã và cho người dân thôn mình được biết để theo dõi.

b) Quy trình lập và trình bản tổng hợp TDA:

Sau khi đã hoàn thiện các bước trên, Ban PTX tóm tắt tất cả các TDA ưu tiên từ hai Danh sách ưu tiên, lập thành báo cáo “Tổng hợp đề xuất các tiểu dự án của xã” (Biểu số 3- Phụ lục 2) trong năm. Báo cáo này gồm danh mục các TDA thuộc HP Tiểu HP 2.1, 2.2, 2.4 và 2.3. Trong trường hợp đề xuất của xã có bao gồm danh mục thuộc THP1.1 thì lập thêm biểu Kế hoạch đấu thầu theo quy định của THP1.1. Lưu ý: xã chỉ cần điền một số thông tin trong biểu kế hoạch đấu thầu của THP 1.1 bao gồm: tên TDA, địa điểm, quy mô, số hộ hưởng lợi, giá dự toán; các thông tin còn lại như ký hiệu gói thầu, phương pháp đấu thầu, hình thức hợp đồng,... sẽ được Ban QLDA huyện và tỉnh hoàn thiện khi tổng hợp chung KHĐT toàn dự án tỉnh.

Khi lập bảng tổng hợp này, cần lưu ý cơ cấu vốn của các Tiểu HP của NSPTX phải đảm bảo thoả mãn theo tỷ lệ vốn quy định (2.1 là <=45%; 2.2 là >=30%; 2.3 là >=20% và 2.4 là 5% tổng vốn NSPTX trong năm). Biểu 3 sau đó được trình lên Ban QLDA huyện để tổng hợp. Chú ý Biểu 3 cũng cần bao gồm “Danh sách dự phòng các tiểu dự án” để có thể thay thế các tiểu dự án không phù hợp mà Ban QLDA huyện loại ra khỏi danh sách các tiểu dự án đầu tư trong năm (xem bước 4 dưới đây).

Bước 4- Thủ tục rà soát, tổng hợp kế hoạch hàng năm của cấp huyện.Ban PTX trình biểu “Tổng hợp đề xuất tiểu dự án của xã” lên Ban QLDA

huyện. Ban QLDA huyện sẽ thẩm định xem các tiểu dự án có thoả mãn những tiêu chí của từng HP/tiểu HP hay không? Mức kinh phí đề xuất có phù hợp với giá cả hiện hành tại địa phương hay không? Cơ cấu các tiểu hợp phần có phù hợp với tỷ lệ vốn quy định hay không? vv… Nếu cần thiết phải có điều chỉnh, Ban QLDA huyện sẽ thông báo cho Ban PTX và hướng dẫn cho Ban PTX chỉnh sửa cho hoàn chỉnh. Với những đề xuất tiểu dự án không đạt tiêu chí của hợp phần NSPTX, Ban QLDA huyện trao đổi với Ban PTX để thay thế từ “các tiểu dự án dự phòng”.

Ban QLDA huyện tổng hợp các tiểu dự án của xã đáp ứng tiêu chí của Hợp phần và đưa vào kế hoạch sử dụng vốn vay của WB trong năm.

14

Bước 5: Cập nhật các hoạt động của Dự án vào Kế hoạch phát triển KTXH hàng năm và 5 năm của huyện

Các hoạt động dự án được đề xuất phải đảm bảo sẽ là một phần của Kế hoạch phát triển KT - XH hàng năm và 5 năm (2016 - 2020). Do đó Ban QLDA huyện cần làm việc với các phòng ban chức năng của huyện ngay từ bước 4 để trao đổi các thông tin có liên quan trong kế hoạch thực hiện dự án hàng năm cho phù hợp kế hoạch phát triển KT - XH hàng năm và 5 năm của huyện.

Ban QLDA huyện, các phòng ban có liên quan của huyện sẽ phải thực hiện nhiệm vụ này căn cứ vào quy hoạch, kế hoạch của huyện, xã để rà soát, đồng thời có trách nhiệm thông tin cho các bên có liên quan.

Bước 6: Thủ tục trình và phê duyệt kế hoạch hàng nămThời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được Biểu 3, Phụ lục 2 của

xã, Ban QLDA huyện trình lên Ban QLDA tỉnh. Ban QLDA tỉnh tổng hợp gửi cho WB và Ban ĐPDATW xin ý kiến không phản đối.

Ngân hàng Thế giới (WB) sẽ xem xét có ý kiến bình luận về kỹ thuật gửi Ban ĐPDATW. Ban ĐPDATW có trách nhiệm xem xét có thư "không phản đối" gửi lại Ban QLDA tỉnh. Ban QLDA tỉnh thông báo cho Ban QLDA huyện, đồng thời tổng hợp kế hoạch để trình UBND tỉnh, huyện để giao chỉ tiêu kế hoạch thực hiện của năm.

Lưu ý: UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch tổng thể và giao cho Ban QLDA tỉnh - Sở KH&ĐT thông báo chi tiết từng danh mục TDA; sau khi nhận được chỉ tiêu kế hoạch năm do UBND tỉnh giao và thông báo của Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện sẽ trình UBND huyện phê duyệt kế hoạch của hợp phần NSPTX trong năm. Thời gian ra quyết định phê duyệt không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày Ban QLDA huyện trình.

Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch của UBND huyện được gửi bằng văn bản tới UBND xã và các Ban ngành liên quan của huyện (theo quy định hiện hành), gửi cho Ban QLDA tỉnh và niêm yết công khai tại trụ sở xã và các thôn bản. Đối với các tiểu dự án không được duyệt, Ban PTX phải có thông báo bằng văn bản cho thôn bản/chi hội phụ nữ đề xuất và giải thích rõ lý do không được duyệt để xã và người dân rút kinh nghiệm trong các lần đề xuất tiếp theo (Theo mẫu Biểu 5 - Phụ lục 2).

Khi nhận được Quyết định của UBND huyện, thông báo của Ban QLDA huyện về kế hoạch thực hiện NSPTX trong năm, UBND xã (Chủ đầu tư) giao Ban PTX tổ chức thực hiện các bước tiếp theo.

Chú ý: Hàng năm, NSPTX có thể được tiến hành bổ sung, điều chỉnh kế hoạch. Tuy nhiên, các bước vẫn phải theo đúng các bước nêu trên. Tham vấn cộng

15

đồng lập kế hoạch, trình tự phê duyệt các cấp, cơ cấu các Tiểu hợp phần vẫn phải đảm bảo theo các tỷ lệ quy định trình duyệt qua các cấp.

Bước 7: Ban PTX thông tin công khai cho người dân được biết.Ban PTX phối hợp với Hội Phụ nữ thông tin công khai trên giấy khổ to, loa

phóng thanh, tại các cuộc họp thôn bản, họp Hội Phụ nữ cho người dân, phụ nữ biết về Danh mục các TDA đã được lựa chọn. Đối với các hoạt động không được lựa chọn phải nêu lý do không được lựa chọn để người dân, phụ nữ nắm được.

V. THỦ TỤC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI THÔN BẢNThủ tục cơ bản để thực hiện NSPTX bao gồm các bước như sau:

5.1. Khảo sát, thiết kế và lập dự toán:

a) Đối với các tiểu dự án Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản có xây dựng:

Trước khi tiến hành thực hiện đầu tư, đối với các tiểu dự án “có xây dựng” cần tiến hành khảo sát, lập bản vẽ thi công và dự toán. Công tác khảo sát được tiến hành một cách đơn giản nhằm xác định khối lượng, địa điểm và các điều kiện kỹ thuật có liên quan. Các tiểu dự án đòi hỏi phải có bản vẽ thi công cụ thể (ví dụ như làm cống thoát nước, cầu đi bộ qua suối,…), Ban PTX có thể ký hợp đồng với người có kinh nghiệm, có trình độ, khả năng chuyên môn kỹ thuật về xây dựng, thủy lợi từ trung cấp trở lên để lập bản vẽ và tính toán dự toán, nhưng bản vẽ phải thật đơn giản và có thể vẽ tay; trong trường hợp bản vẽ từ phần mềm thiết kế cần có thêm các chú thích bằng tay để cộng đồng có thể hiểu rõ.

Giải pháp thi công các tiểu dự án phải đơn giản để người dân địa phương có thể tự thi công được và đặc biệt phải sử dụng triệt để nguyên vật liệu khai thác tại địa phương. Trong các trường hợp mà kết cấu của công trình rất đơn giản, có thể tham khảo các công trình đã thi công trên địa bàn, hoặc các thiết kế mẫu đã có sẵn, Ban QLDA huyện có thể cử cán bộ kỹ thuật của mình hướng dẫn cho Ban PTX để họ tự lập các bản vẽ đơn giản để thi công nếu thực sự có đủ khả năng. Các thuật ngữ kỹ thuật sử dụng trong các bản vẽ, biện pháp thi công phải viết sao cho người dân thấy rất dễ hiểu (ví dụ: thay dùng từ “mác vữa #50”, có thể dùng công thức “1 xi măng- 6 cát”; thay dùng từ “bê tông mác #200” bằng việc dùng từ “1 xi măng – 2 cát – 3 đá”…). Đối với các tiểu dự án khác thì công tác khảo sát chủ yếu nhằm xác định giá cả và quy mô của tiểu dự án. Các bản dự toán cũng phải lập đơn giản, dễ hiểu và nếu cần dân đóng góp thì phải phân chia rõ giá trị phần dân đóng góp (công lao động, nguyên vật liệu gì, khối lượng và giá trị cụ thể là bao nhiêu vv…). Dự toán cho các hạng mục cần phải thể hiện đầy đủ mọi chi phí theo quy định. Mẫu tổng hợp dự toán tại Phụ lục kèm theo Biểu số 6, Phụ lục 2.

Chi phí khảo sát thiết kế, lập dự toán bằng 4% tổng chi phí xây dựng và chi phí thiết bị được duyệt. Ban PTX có thể thuê tư vấn để thực hiện công tác khảo sát

16

thiết kế và lập dự toán (theo mẫu tại Biểu 8 - Phụ lục 2). Chi phí này được tính vào tổng giá trị của tiểu dự án và thanh toán bằng nguồn vốn WB (nếu thủ tục tuyển chọn tư vấn thực hiện theo trình tự của Mục 5.3 dưới đây) hoặc thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng (nếu thủ tục tuyển chọn tư vấn theo thủ tục của Chính phủ).

Đối với các tiểu dự án khác như: “Hỗ trợ sinh kế và các dịch vụ sản xuất”; “Hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế xã hội của phụ nữ”: Chỉ cần tham khảo giá cả của thị trường thông qua việc đi đến nơi bán để hỏi giá (nếu cần), điện thoại để hỏi giá (nếu có số điện thoại của nơi cung cấp dịch vụ), đối chiếu giá do Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện thông báo mới nhất cho khu vực, các hướng dẫn cụ thể của loại hình sinh kế, tham khảo từ các hoạt động mua sắm tương tự…Sau khi có được giá tham khảo sát với giá thị trường, lấy mức giá đó để lập dự toán chi phí (theo Phụ lục kèm theo Biểu số 6, Phụ lục 2).

b) Vai trò UBND và Ban QLDA huyện và sự hỗ trợ của các cán bộ kỹ thuật, cán bộ CF thuộc Ban QLDA huyện:

UBND huyện phân công nhiệm vụ cho các phòng ban chức năng huyện hỗ trợ cho các xã thuộc dự án giảm nghèo của huyện thực hiện các nội dung liên quan. Ban QLDA huyện có trách nhiệm cung cấp cho Ban PTX: Đơn giá vật liệu xây dựng, phí vận chuyển tới các thôn bản xa xôi hẻo lánh; Định mức cho các hoạt động sinh kế ưu tiên của địa phương (nông, lâm, ngư, chăn nuôi, thú y…) và các định mức khác (kể cả chi phí quản lý) của tỉnh hoặc được phép áp dụng trên địa bàn huyện quản lý từ 3 - 6 tháng/lần.

Những thông tin về đơn giá, phí này được lưu giữ tại cấp huyện, đây là phương tiện đơn giản kiểm tra đơn giá chi phí tiểu dự án riêng biệt. Đơn giá, phí và định mức này cần được cập nhật theo từng giai đoạn.

Cán bộ chuyên môn kỹ thuật, CF của Ban QLDA huyện cần thường xuyên đi kiểm tra, giám sát việc thực thi các công trình trên địa bàn các xã. Ban QLDA huyện cần phân công cán bộ chuyên môn, kỹ thuật hướng dẫn cho Ban PTX hoặc thuê tư vấn khảo sát lập các bản vẽ, sơ đồ, dự toán cho các tiểu dự án thuộc hợp phần NSPTX. Trên các bản vẽ, dự toán, ngoài chữ ký của trưởng Ban PTX, cần có chữ ký của cán bộ chuyên môn kỹ thuật của Ban QLDA huyện, người đã hướng dẫn cho xã lập các tài liệu này.

5.2. Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán:

a) Thủ tục thẩm định:

Các tiểu dự án “có xây dựng” thì các bản vẽ và dự toán đều phải được thẩm định. Đối với các tiểu dự án không cần bản vẽ thì chỉ thẩm định và phê duyệt dự toán. Dự toán được lập với sự hướng dẫn của các cán bộ kỹ thuật, cán bộ CF của Ban QLDA huyện, được trình cho các phòng ban chức năng liên quan của huyện để thẩm định. Trong năm đầu tiên thực hiện Hợp phần, đối với từng tiểu dự án cụ thể,

17

cán bộ kỹ thuật, CF của Ban QLDA huyện phải hướng dẫn cho Ban PTX, cụ thể sẽ được trình dự toán (bản vẽ - nếu có) cho phòng chức năng nào của huyện để tránh đưa nhầm địa chỉ, lãng phí thời gian.

Trong giai đoạn AF, các TDA “có xây dựng” cũng cần phải lập Cam kết bảo vệ môi trường và nội dung này cần đăng ký để cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận theo quy định (xem thêm Chương X – Công tác an toàn xã hội và môi trường của PIM).

Trưởng phòng/Ban chức năng chủ trì thẩm định, sau khi thẩm định phải lập và ký xác nhận vào Báo cáo thẩm định tiểu dự án theo mẫu hiện hành mà huyện đang áp dụng. Phòng chức năng làm nhiệm vụ thẩm định phải chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định của mình trước UBND huyện. Các giấy tờ có liên quan (Tờ trình của xã, báo cáo thẩm định của tổ thẩm định,..) được đồng gửi cho Ban QLDA huyện để theo dõi.

Quá trình thẩm định cần chỉ ra cho các xã các vấn đề còn chưa phù hợp (nếu có), cách thức chỉnh sửa ra sao, chỗ nào nên bỏ đi, chỗ nào còn thiếu cái gì…để các xã dự án rút kinh nghiệm cho các lần đề xuất tiếp theo.

Chi phí thẩm định thiết kế kỹ thuật và dự toán bằng 0,3% chi phí trực tiếp (theo Thông tư số 02/2008/TT-BXD ngày 02-01-2008 của Bộ Xây dựng) và các văn bản bổ sung, thay thế.

Chi phí thẩm tra quyết toán Tiểu dự án bằng 0,38% tổng mức đầu tư (theo Thông tư 19/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011) và các văn bản bổ sung, thay thế. Các chi phí này được thanh toán từ nguồn đối ứng (từ Hợp phần 4 của Ban QLDA huyện).

b) Thủ tục phê duyệt:

Căn cứ vào Biên bản thẩm định của các phòng ban chức năng huyện, Chủ tịch UBND xã ra quyết định phê duyệt bản vẽ, dự toán. Quyết định phê duyệt dự toán được dùng theo mẫu Biểu số 7, Phụ lục 2. Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm về nội dung của Quyết định phê duyệt trước UBND huyện.

5.3. Thủ tục mua sắm đấu thầu trong phạm vi Hợp phần Ngân sách Phát triển xã5.3.1. Khung pháp lý: Theo quy định của Hiệp định tài trợ, công tác mua sắm đấu thầu hàng hóa, công trình và dịch vụ tư vấn trong Hợp phần NSPTX phải tuân thủ theo “Hướng dẫn: Mua sắm đấu thầu hàng hóa, xây lắp và dịch vụ phi tư vấn trong các khoản vay của IBRD và Tín dụng và Tài trợ không hoàn lại của IDA cho các Bên vay vốn Ngân hàng Thế giới” tháng 1/2011 và sửa đổi tháng 7/2014 (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn Mua sắm). Giá trị của các hợp đồng trong tiểu hợp phần thông thường trong phạm vi từ vài triệu đồng, cho tới vài chục triệu đồng, tối đa không quá 300 triệu đồng/TDA. Các hoạt động mua sắm trong Hợp phần sẽ được quản lý và thực hiện bởi Ban PTX với sự hướng dẫn cụ thể của Ban QLDA huyện

18

và các phòng ban có liên quan của huyện, đặc biệt trong năm đầu tiên thực hiện Hợp phần.

Trong phạm vi Hợp phần NSPTX, công tác mua sắm đấu thầu hàng hóa, công trình, và dịch vụ tư vấn phải được thực hiện theo phương pháp “Mua sắm có sự tham gia của cộng đồng” (Community Participation - gọi tắt là CP) quy định trong đoạn 3.19 của Hướng dẫn Mua sắm như sau:

“3.19 Trong trường hợp cần xem xét yêu cầu về tính bền vững của dự án hoặc để đạt được những mục tiêu xã hội cụ thể đã xác định cho dự án, trong một số cấu phần được chọn của dự án có thể cần thiết phải (a) kêu gọi sự tham gia của cộng đồng địa phương và/hoặc các tổ chức phi chính phủ (NGOs) tham gia mua sắm đấu thầu các công trình xây lắp và cung cấp các dịch vụ phi tư vấn, hoặc (b) tăng cường sử dụng kiến thức công nghệ, hàng hóa và vật tư địa phương, hoặc (c) sử dụng các công nghệ cần nhiều lao động hay các công nghệ thích hợp khác, các thủ tục mua sắm đấu thầu, thông số kỹ thuật và phân chia gói thầu phải được điều chỉnh phù hợp để phản ánh các vấn đề nói trên, với điều kiện là được Ngân hàng chấp thuận. Các thủ tục được đề xuất và các hoạt động dự án được thực hiện trên cơ sở tham gia của cộng đồng phải được nêu rõ trong Hiệp định vay và được cụ thể hóa hơn nữa trong Kế hoạch mua sắm đấu thầu hoặc Tài liệu (hay Sổ tay) Thực hiện Dự án được Ngân hàng phê duyệt và phải được Bên vay công bố rộng rãi. Do tính chất hướng theo nhu cầu của các dự án phát triển theo định hướng cộng đồng (CDD), không phải lúc nào việc xây dựng một kế hoạch mua sắm đấu thầu chi tiết cho cấu phần CDD của dự án vào thời điểm đàm phán theo đoạn 1.18 cũng có ý nghĩa thực tế, nhất là khi cộng đồng sẽ là bên tổ chức mua sắm đấu thầu hoặc tự thực hiện các hoạt động của dự án. Khi đó có thể xây dựng các kế hoạch mua sắm đấu thầu rút gọn dựa trên một danh sách dự kiến các hoạt động hợp lệ cần thực hiện.”

5.3.2 Thủ tục mua sắm có sự tham gia của cộng đồng:

Các hướng dẫn sau đây chỉ nhằm mục đích chỉ dẫn và tham khảo cho các đơn vị thực hiện (Ban Phát triển xã) trong quá trình thực hiện Hợp phần NSPTX của Dự GNCTMNPB giai đoạn AF. Trong trường hợp có sự mâu thuẫn, các quy định trong Hướng dẫn Mua sắm có giá trị chi phối. Tuy nhiên việc sửa đổi các hướng dẫn này cần có sự đồng ý của NHTG.

a. Nguyên tắc cơ bản: Theo yêu cầu của đoạn 3.19 của Hướng dẫn Mua sắm, các thủ tục mua sắm có sự tham gia cộng đồng áp dụng trong Dự án phải phản ánh được các yếu tố sau đây: (a) kêu gọi các cộng đồng địa phương và/hoặc các tổ chức phi chính phủ (NGOs) tham gia mua sắm đấu thầu, hoặc (b) tăng cường sử dụng kiến thức công nghệ, hàng hóa và vật tư địa phương, hoặc (c) sử dụng các công nghệ cần

19

nhiều lao động hay các công nghệ thích hợp khác. Các thủ tục cần đảm bảo hiệu quả, kinh tế, công khai và minh bạch.

b. Tư cách hợp lệ: Ban PTX sẽ đại diện Chủ đầu tư (UBND xã) chịu trách nhiệm thực hiện công tác mua sắm trong hợp phần NSPTX và ký kết hợp đồng. Do đặc thù của hợp phần NSPTX, các cá nhân/đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và phi tư vấn, hàng hóa, công trình (Bên B) trong Hợp phần này sẽ chủ yếu là người dân, hộ dân hoặc nhóm hộ dân, cộng đồng, các tổ chức phi chính phủ (nếu có) trong vùng dự án. Việc thuê các công ty, tổ chức kinh doanh thương mại và/hoặc các cá nhân/tổ chức ngoài vùng dự án chỉ được phép trong trường hợp đặc biệt khi các cộng đồng nói trên không đủ năng lực thực hiện (ví dụ việc mua sắm một loại hàng hóa phức tạp mà cộng đồng không sản xuất được hoặc dịch vụ tư vấn chỉ có một công ty bên ngoài có khả năng thực hiện). Ngoài ra, một cá nhân hay cộng đồng sẽ không được thuê trong những trường hợp sau theo quy định của Hướng dẫn Mua sắm:

Việc thuê cá nhân/cộng đồng đó gây nên một sự xung đột lợi ích (ví dụ: một cá nhân/cộng đồng) đã được thuê làm công tác thiết kế một công trình thì không được thuê để xây dựng chính công trình đó (trừ trường hợp hợp đồng vừa thiết kế vừa thi công).

Các cá nhân là cán bộ công chức nhà nước; trừ trường hợp công chức đó đạt các điều kiện sau (i) nghỉ không lương; (ii) không được thuê để làm cho chính dự án mà người đó tham gia trước đây; (iii) không nằm trong tình trạng xung đột lợi ích.

c. Kế hoạch đấu thầu mua sắm: Ban PTX chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm cho Hợp phần NSPTX của mình. Kế hoạch này có thể lập/cập nhật hàng quý, 6 tháng, hàng năm hoặc theo tiến độ khác phù hợp với việc thực hiện tiểu dự án. Các Hướng dẫn viên cộng đồng và Ban QLDA huyện chịu trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn Ban PTX lập kế hoạch mua sắm.

Để đáp ứng các nguyên tắc cơ bản nêu trên, trước khi lập kế hoạch ĐTMS, cán bộ Ban PTX cần:

Khảo sát sơ bộ năng lực các cộng đồng cũng như các nguồn lực sẵn có (nguyên liệu, hàng hóa, trình độ kỹ thuật, v..v) trong khu vực dự án, để có thể phân chia gói thầu và lựa chọn hình thức mua phù hợp nhất;

Ưu tiên các hình thức mua sắm có tính chất cạnh tranh và/hoặc đảm bảo tính minh bạch cao hơn;

Cân nhắc đầy đủ các yêu cầu xã hội, đặc thù của dự án (ví dụ tỷ lệ phụ nữ/ người dân tộc tham gia).

Sau khi kế hoạch ĐTMS đã được phê duyệt, Ban PTX phải công bố và niêm yết công khai rộng rãi.

20

Nếu trong quá trình đấu thầu mua sắm, Ban PTX tiết kiệm được chi phí so với mức vốn được duyệt thì số tiền tiết kiệm được sẽ được bảo lưu và đầu tư tiếp cho tiểu dự án mới (trong thời gian thực hiện dự án - kết thúc trước tháng 6 năm 2018).

d. Các phương pháp đấu thầu mua sắm có sự tham gia cộng đồng cụ thể:

- Xây lắp và hàng hóa:

* Hình thức Chào giá cạnh tranh

* Hình thức Tự thực hiện

* Hình thức Hợp đồng trực tiếp (Chỉ định thầu)

- Tư vấn:

* Hình thức Tuyển chọn Tư vấn cá nhân

* Hình thức Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (Chỉ định thầu)

5.3.3 Hướng dẫn thực hiện các phương pháp đấu thầu mua sắm có sự tham gia cộng đồng (CP):

Các hướng dẫn sau đây chỉ là các bước cơ bản để thực hiện một hình thức mua sắm. Tùy theo điều kiện cụ thể, Ban PTX có thể sửa đổi bổ sung thêm với điều kiện các nguyên tắc cơ bản phải được tuân thủ.

(a). Chào giá cạnh tranh (áp dụng cho công trình và hàng hóa): Hình thức này có thể áp dụng khi có tối thiểu 3 cá nhân/cộng đồng có đủ năng lực xây dựng công trình hoặc cung cấp hàng hóa.

Ban PTX mời cá nhân/cộng đồng có năng lực bày tỏ quan tâm. Để có được sự quan tâm, Ban PTX cần công bố niêm yết công khai và có thể tiếp cận và mời trực tiếp. Thông báo các nội dung chủ yếu là: tên công trình, giá trị dự toán được duyệt, địa điểm thi công, thời gian thi công, thời gian và địa điểm để các cộng đồng đăng ký thi công công trình. Thông báo được đọc công khai trên loa, đài, niêm yết tại UBND xã, tại nhà văn hóa xã, tại các nhà sinh hoạt cộng đồng của thôn bản, đồng thời được phổ biến cho trưởng thôn bản để thông báo cho người dân được biết.

Đánh giá tư cách hợp lệ, năng lực các cá nhân/cộng đồng để chọn các cá nhân/cộng đồng có uy tín, năng lực. Ban PTX lập các tiêu chí để xét chọn cộng đồng thi công và trình UBND xã phê duyệt. Tiêu chí lựa chọn đơn giản, dễ hiểu và sát với yêu cầu cụ thể của từng công trình cũng như điều kiện cụ thể của từng xã/thôn bản, như: nhóm cộng đồng thi công phải đảm bảo có thợ cả chỉ đạo, thợ cả phải có kinh nghiệm thi công các công trình có tính chất tương tự trên địa bàn, thợ cả càng có tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm thi công càng có ưu thế; ưu tiên các nhóm cộng đồng có nhiều phụ nữ, người dân tộc thiểu số, người nghèo trong thôn bản; nhóm thợ là người dân trong xã.

21

Chuẩn bị Hồ sơ mời chào giá (xem Mẫu số 01 và 02, Biểu số 1 tại Phụ lục 3). Yêu cầu kỹ thuật và tiêu chí xét thầu phải được nêu rõ trong Hồ sơ mời chào giá. Tùy theo điều kiện/yêu cầu cụ thể của Dự án, ngoài yêu cầu kỹ thuật, Hồ sơ mời có thể bao gồm các yêu cầu xã hội thích hợp (ví dụ: cộng đồng tham gia phải có một tỷ lệ nhất định lao động nữ hoặc người dân tộc, v..v). Hồ sơ mời chào giá phải được viết một cách đơn giản, dễ hiểu. Nếu cần phải nêu các khối lượng ước tính, chỉ nêu các khối lượng chính và các con số phải được làm tròn. Không sử dụng các mã hiệu định mức hoặc thuật ngữ, kỹ thuật phức tạp;

Phát hành Hồ sơ mời chào giá tới cá nhân/cộng đồng được chọn chào giá. Thời gian cho cộng đồng chuẩn bị chào giá phải đủ (từ 5 - 7 ngày tùy theo tính chất phức tạp). Các thành viên trong cộng đồng sẽ thảo luận với nhau để chuẩn bị chào giá. Chào giá phải được viết tay và được đại diện cộng đồng ký hoặc điểm chỉ (nếu người đó không biết chữ). Cộng đồng có thể nhờ người khác (nhưng không phải là thành viên Ban PTX) viết hộ bản chào giá nếu họ không có đủ khả năng. Ban PTX tuyệt đối không được yêu cầu cộng đồng đánh máy chào giá.

Tiếp nhận các bản chào giá (phải có tối thiểu 3 chào giá để so sánh).

Đánh giá và so sánh các chào giá. Việc đánh giá bao gồm 2 bước. Bước 1: xem xét đánh giá bản chào giá có đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và xã hội (nếu có). Nếu không đạt bản chào giá đó sẽ bị loại. Bước 2: Đối với các bản chào giá đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và xã hội (nếu có), Ban PTX sẽ chỉnh sửa các lỗi số học và so sánh các giá chào đã chỉnh sửa để xác định bản chào giá có giá thấp nhất.

Cộng đồng có bản chào giá đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và xã hội (nếu có) và có giá đánh giá thấp nhất sẽ được trao hợp đồng. Ban PTX phải chuẩn bị hợp đồng (xem mẫu tại Phần V – Mẫu số 2 – Biểu số 1 – Phụ lục 3 cho xây lắp và Phần IV – Mẫu số 2 – Biểu số 2 – Phụ lục 3 cho hàng hóa). Tất cả các thành viên của cộng đồng sẽ ký (hoặc điểm chỉ) vào hợp đồng hoặc cộng đồng có thể ủy quyền cho người đại diện ký. Ban PTX sẽ gửi một bản sao hợp đồng cho mỗi thành viên của cộng đồng để lưu giữ.

Sau khi trao hợp đồng, Ban PTX sẽ niêm yết, công bố các thông tin sau; (i) số hiệu mô tả hợp đồng; (ii) giá hợp đồng và thời hạn hoàn thành; (iii) tên cộng đồng trúng thầu.

(b). Tự thực hiện:

Đối với tiểu dự án có xây dựng: Hình thức này có thể áp dụng trong trường hợp công trình nhỏ lẻ, phân tán rải rác (ví dụ sửa chữa một đoạn đường nhỏ bị sạt lở) có giá trị dưới 50 triệu đồng, nên không thu hút được sự quan tâm trong cộng đồng. Khi đó, Ban PTX có thể tự đứng ra huy động nhân lực trong xã, mua sắm nguyên liệu và tổ chức xây dựng công trình đó. Ban PTX sẽ chịu trách nhiệm theo dõi quản lý trực tiếp chấm công và trả tiền cho các nhân lực huy động, mua sắm và

22

cung cấp kịp thời vật liệu cần thiết, quản lý chất lượng tiến độ cũng như ghi chép đầy đủ các chi phí thực hiện công trình thành quyết toán sau này.

Đối với các tiểu dự án khác: Mua sắm các sản phẩm/dịch vụ đã có tiêu chuẩn, quy chuẩn nhà nước (ví dụ: khai hoang, túi thuốc thú y, tài liệu khuyến nông,…) hoặc các hoạt động hỗ trợ phát triển sinh kế hộ gia đình, nâng cao giá trị sản phẩm địa phương, hoạt động hỗ trợ các hộ gia đình khó khăn, hoạt động duy tu bảo dưỡng công trình, Ban PTX thực hiện theo dự toán được duyệt.

(Xem Biểu số 3 tại Phụ lục 3)

(c). Hợp đồng trực tiếp (Chỉ định thầu xây lắp/hàng hóa): Hình thức này có thể áp dụng trong những trường hợp sau (a) chỉ có một cộng đồng duy nhất (hoặc một nhà cung cấp duy nhất) có khả năng thực hiện xây dựng công trình hoặc cung cấp hàng hóa theo yêu cầu; (b) trường hợp khẩn cấp như thiên tai, bão lũ. Ban PTX sẽ đàm phán và ký hợp đồng trực tiếp với cộng đồng hoặc nhà cung cấp được chọn. Hợp đồng sẽ được ký với tất cả thành viên trong cộng đồng hoặc người đại diện. Ban PTX sau đó sẽ công bố thông tin trao thầu như đối với hình thức chào giá cạnh tranh. (Xem Biểu số 4 tại Phụ lục 3)

(d). Tuyển chọn Tư vấn cá nhân:

d.1. Đối với các xã đã tham gia giai đoạn 2010 – 2015: Tuyển chọn tư vấn cá nhân từ danh sách tư vấn tiềm năng

Bước 1: Lập danh sách tư vấn tiềm năng:

Xã đã thực hiện THP2.1 trong giai đoạn 2010 - 2015 tiến hành lập danh sách tư vấn đã tham gia khảo sát thiết kế các công trình hạ tầng thuộc THP 2.1 trên địa bàn xã thành Danh sách tư vấn tiềm năng (xếp theo kinh nghiệm thực hiện từng loại công trình như giao thông, thủy lợi,...). Danh sách tư vấn tiềm năng được công khai tại xã và thôn bản.

Ví dụ: Danh sách Tư vấn khảo sát thiết kế tiềm năng (cho công trình 2.1)

xã ..........................................................Số

TTHọ và tên Địa chỉ

Số CT đã TH cho DA

Ghi chú

I Công trình giao thong

1

2

II Công trình thủy lợi

.....

23

Bước 2: Lựa chọn tư vấn từ danh sách tiềm năng: Khi có nhu cầu khảo sát thiết kế (sau khi được giao kế hoạch và có TOR), căn cứ vào danh sách tư vấn tiềm năng và yêu cầu cụ thể của TDA, Ban Phát triển xã lựa chọn 01 tư vấn có năng lực và kinh nghiệm phù hợp để mời đến đàm phán hợp đồng.

Bước 3: Đàm phán và phê duyệt: Ban PTX tiến hành đàm phán với tư vấn được lựa chọn về các nội dung của TOR và về dự thảo hợp đồng. Sau khi 2 bên thống nhất (có biên bản đàm phán), Ban PTX trình UBND xã phê duyệt kết quả lựa chọn tư vấn.

Bước 4: Ký hợp đồng với tư vấn: Ban PTX ký hợp đồng với tư vấn đã được UBND xã phê duyệt (theo mẫu).

d.2. Đối với các xã mới tham gia giai đoạn AF:

Trong các kỳ kế hoạch đầu tiên của giai đoạn AF, Ban PTX sẽ so sánh năng lực và kinh nghiệm của ít nhất 3 cá nhân có quan tâm để xác định ra một cá nhân có năng lực phù hợp nhất với các bước thực hiện như sau:

Ban PTX t hông báo mời tuyển dụng tư vấn cá nhân. Thông báo được đọc công khai trên loa, đài, niêm yết tại UBND xã, tại nhà văn hóa xã, tại các nhà sinh hoạt cộng đồng của thôn bản, phổ biến cho trưởng thôn bản để thông báo cho người dân được biết. Cán bộ CF có trách nhiệm hỗ trợ xã niêm yết thông tin trên tại trụ sở Ban QLDA huyện.

Ban PTX nhận hồ sơ các tư vấn quan tâm và tổ chức xét tuyển, lựa chọn tư vấn có năng lực phù hợp nhất.

Căn cứ Biên bản xét các hồ sơ dự tuyển, Ban PTX trình UBND xã ra quyết định phê duyệt.

Ban PTX thảo luận và ký hợp đồng với tư vấn được chọn và công bố thông tin.

(Xem Biểu số 5 tại Phụ lục 3)

Khi xã đã có tối thiểu 7 TDA thuộc THP2.1 được triển khai, Ban PTX có thể thực hiện quy trình “Tuyển chọn tư vấn cá nhân từ danh sách tư vấn tiềm năng” như mục d.1 nêu trên.

(e). Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (Chỉ định thầu tư vấn): Hình thức này áp dụng trong trường hợp các dịch vụ tư vấn có giá trị rất nhỏ, thời gian thực hiện ngắn hoặc khi chỉ có một cá nhân/công ty có năng lực hoặc trường hợp khẩn cấp (thiên tai bão lũ). Ban PTX phải phê duyệt nội dung các công việc và khoản kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ của tiểu dự án đó (gọi là TOR). Theo phương pháp này thì Ban PTX có thể tham khảo từ nhiều nguồn thông tin khác nhau (qua giới thiệu của Ban QLDA tỉnh, huyện, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên

24

nghiệp, trung tâm khuyến nông lâm nghiệp), trên địa bàn để tìm được người có năng lực và chuyên môn phù hợp, ký hợp đồng thuê các cá nhân này theo nội dung công việc và dự toán đã được UBND xã phê duyệt. Ban PTX đàm phán và ký hợp đồng trực tiếp với cá nhân/cộng đồng/công ty được chọn và công bố thông tin như trên. (Xem Biểu số 6 tại Phụ lục 3)

5.3.4 Xét duyệt của Ngân hàng Thế giới và Chính phủ về ĐTMS các tiểu dự án của hợp phần Ngân sách phát triển xã

- Tất cả các gói thầu thuộc hợp phần NSPTX đều thuộc diện kiểm tra sau của Ngân hàng Thế giới (WB). Hàng năm, Tư vấn kiểm toán đấu thầu do Ban Điều phối DATW thuê tuyển sẽ tiến hành kiểm tra tính tuân thủ về quy định đấu thầu và quản lý hợp đồng đối với các gói thầu của Hợp phần.

- Tuy nhiên, để đảm bảo việc tuân thủ các quy định về mua sắm đấu thầu và tránh những sai sót, mỗi năm Ban QLDA tỉnh có thể kiểm tra trước 01 gói thầu của từng hình thức đấu thầu của mỗi xã để làm cơ sở hướng dẫn xã thực hiện các gói thầu tiếp theo được chính xác.

5.3.5 Quản lý Hợp đồngBan PTX chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng và giám sát việc thực hiện hợp

đồng theo các điều khoản trong hợp đồng đã ký để đảm bảo rằng công trình được xây dựng theo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu, hàng hóa được giao đúng chủng loại, chất lượng, thời gian và sản phẩm dịch vụ tư vấn được thực hiện theo tiến độ với chất lượng cao. Ban PTX phải thanh toán đầy đủ và kịp thời cho cộng đồng và theo dõi, giám sát việc chi trả cho các thành viên trong cộng đồng để đảm bảo mỗi thành viên được nhận số tiền theo đúng công sức đóng góp của mình. Ban PTX phải ghi chép và lưu giữ đầy đủ các tài liệu liên quan đến quá trình mua sắm cũng như quản lý hợp đồng để WB - cũng như các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

5.3.6 Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại Ban PTX chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết kịp thời tất cả các khiếu nại (nặc danh hoặc hữu danh) trong quá trình mua sắm cũng như thực hiện hợp đồng. Ban PTX đồng thời phải báo cáo đầy đủ và kịp thời các khiếu nại đó cũng như các giải thích/trả lời của mình cho Ban QLDA huyện và tỉnh lưu giữ và theo dõi. Ban QLDA tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp và báo cáo CPO/ WB về vấn đề này trong các báo cáo tiến độ của dự án. Trường hợp khiếu nại có liên quan đến vấn đề gian lận và tham nhũng, các khiếu nại đó phải lập tức được báo cáo và gửi lên văn phòng WB tại Việt Nam. WB sẽ có chỉ dẫn cụ thể về cách xử lý các khiếu nại đó.

5.4. Thi công và giám sát thi công công trìnhTiểu dự án được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của Người giám sát (cá

nhân/nhóm người) đã được các thôn bản đề xuất trong quá trình lập kế hoạch và sự

25

giám sát của Ban Giám sát xã do UBND xã quyết định thành lập. Ngoài ra việc thực thi tiểu dự án còn chịu sự giám sát gián tiếp của cộng đồng tại địa phương và Ban PTX.

- Đối với người giám sát được thôn bản đề xuất: Người giám sát là người được thông tin về tiến độ thi công TDA theo hợp đồng ký kết để tham gia kiểm tra tiến độ thi công thực tế. Đây là người nắm thông tin về những băn khoăn, thắc mắc của người dân trong việc thực hiện TDA để kịp thời phản ánh đến Ban PTX và Ban Giám sát xã; đồng thời làm đầu mối để chắp nối giữa chính quyền và người dân nhằm giải quyết bất cứ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thi công.

- Đối với Ban Giám sát xã: Ban Giám sát xã hoạt động theo quy chế giám sát đầu tư cộng đồng (Quyết định số 80/2005/QĐ-TTg ngày 18/4/2005 của Thủ tướng Chính phủ). Trong quá trình giám sát thi công, Ban Giám sát xã có trách nhiệm ký xác nhận vào Sổ nhật ký thi công. (Trong trường hợp cần thiết, Ban QLDA huyện có trách nhiệm hướng dẫn các xã cách lập nhật ký thi công TDA). Khi TDA hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, Biên bản nghiệm thu bàn giao cần có chữ ký của đại diện Ban Giám sát xã.

Kinh nghiệm của thôn bản trong việc giám sát việc thực hiện các tiểu dự án cần được trao đổi, rút kinh nghiệm trong quá trình lập kế hoạch cho chu kỳ đầu tư tiếp theo.

5.5. Quản lý và hành chính:

Khoản chi phí dành cho quản lý và hành chính cho Ban Phát triển xã được tính tối đa bằng 6% giá trị nguồn vốn IDA thực hiện thực tế của các tiểu dự án. Chi phí quản lý và hành chính được sử dụng để tổ chức họp thôn bản và xã, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc (điện thoại, internet, gửi thư từ,... ), công tác phí, đi lại giao dịch (phụ cấp xăng xe, vé tàu xe, phí cầu đường,...), vận hành và bảo trì, sửa chữa các thiết bị văn phòng,... (chi tiết xem tại mục 7.2 trang 76 – Sổ tay Quản lý Tài chính – Chương V của PIM).

VI. NGHIỆM THU, BÀN GIAO, KHAI THÁC, VẬN HÀNH TIỂU DỰ ÁN

6.1. Nghiệm thu, bàn giao:

Sau khi tiểu dự án hoàn thành việc thi công, cần tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình. Thủ tục nghiệm thu, bàn giao như sau:

Thành phần tham gia nghiệm thu: Ban PTX (chủ trì), lãnh đạo thôn bản/chi hội phụ nữ, Ban Giám sát xã, Người giám sát của thôn/bản, bên hưởng lợi (ví dụ sửa lớp học có đại diện người dân/ nhóm hộ gia đình vv…) và đại diện bên thi công công trình (đối với các tiểu dự án xây dựng cơ sở vật chất công cộng). Ban PTX có thể mời đại diện của Ban QLDA huyện tham gia chứng kiến nghiệm thu.

Tiểu dự án được chính thức bàn giao “tay ba” (Chủ đầu tư - Bên thi công - Người hưởng lợi) ngay tại cuộc nghiệm thu với điều kiện:

26

Tiểu dự án đã được thực hiện như đề xuất.

Chất lượng thực hiện tiểu dự án đảm bảo đúng các yêu cầu kỹ thuật đề ra.

Nếu là tiểu dự án xây dựng thì bên thi công cam kết bảo hành công trình trong 12 tháng (công trình thuộc NSPTX không cần giữ lại 5% giá trị hợp đồng để bảo hành nhưng phải có văn bản cam kết của nhóm thợ/đơn vị thi công là sẽ tiến hành sửa chữa công trình nếu hư hỏng trong thời gian bảo hành bằng chi phí của cộng đồng đó, trừ trường hợp thiên tai bất khả kháng).

Nếu là tiểu dự án xây dựng hoặc thiết bị thì thôn bản hoặc nhóm hộ phải có cam kết chịu trách nhiệm, có quy chế quản lý, vận hành và bảo trì tiểu dự án.

Nguồn kinh phí vận hành bảo trì của tiểu dự án (nếu có) được bàn giao cho Trưởng thôn bản hoặc người được cộng đồng lựa chọn quản lý và sử dụng đúng mục đích và được công khai trước cuộc họp thôn bản. Ghi rõ trong biên bản nghiệm thu- bàn giao công trình. Biên bản nghiệm thu được các bên tham gia ký kết.

6.2. Quản lý, vận hành bảo trì công trìnhXem Chương VIII – Hoạt động Vận hành và Bảo trì công trình của PIM để

biết quy định chi tiết việc Vận hành và Bảo trì công trình hạ tầng.

VII. THỦ TỤC GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN7.1. Tài khoản

Mỗi Ban PTX mở 01 tài khoản tiền gửi bằng VNĐ tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT huyện để tiếp nhận và giải ngân phần vốn vay WB. Ban PTX là chủ tài khoản. Con dấu dùng để đăng ký tài khoản là con dấu riêng của Ban PTX.

7.2. Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụngĐối với các tiểu dự án của Hợp phần NSPTX thì KBNN huyện chịu trách

nhiệm kiểm soát trực tiếp các khoản chi, bao gồm chi phí đầu tư và chi phí quản lý, hành chính. Thủ tục kiểm soát chi áp dụng là hình thức: Kiểm soát chi trước, có nghĩa là sau khi KBNN huyện kiểm tra và xác nhận thì Ban PTX mới được làm thủ tục rút tiền mặt hoặc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của Ban PTX tại Chi nhánh NHNo và PTNT huyện. Các bước cụ thể được nêu ở mục 7.3 dưới đây.

7.3. Các khoản chi tiêu và thủ tục thanh toán của Ban PTX:7.3.1. Các khoản chi tiêu của Ban PTX:

▪ Các tiểu dự án/hoạt động đầu tư của Hợp phần 2 do xã làm chủ đầu tư.

▪ Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu chuyên đề và một số loại hình dịch vụ khác.

▪ Chi tập huấn, đào tạo cho cán bộ xã và người dân theo kế hoạch được duyệt.

27

▪ Chi phí quản lý và hành chính của Ban PTX.

7.3.2. Hồ sơ thanh toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi:▪ Quyết định phê duyệt kế hoạch hàng năm (đồng thời là kế hoạch đấu thầu)

của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần);▪ Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết của tiểu dự án/hợp đồng của cấp có

thẩm quyền;▪ Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (hoặc đánh giá báo giá) của cấp có

thẩm quyền;▪ Biên bản đàm phán hợp đồng giữa Ban PTX và nhà thầu/ nhà cung cấp (nếu có);▪ Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Ban PTX với các nhà thầu/ nhà cung cấp;▪ Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy

định trong hợp đồng);▪ Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối);▪ Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá (nếu có);▪ Các tài liệu và chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước

về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản.

7.3.3. Chuyển vốn từ TKDA huyện về TKDA xã và thanh toán của cấp xã:

28

Ban QLDA tỉnh

Ban QLDA huyện

KBNN huyện Ban PTX

NHNNo tỉnh

NHNNo huyện (TK huyện)

Cộng đồng/tư vấn/CIG/nhu cầu chi tiêu chi phí quản lý dự án

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(6)

(7)

NHNNo huyện (TKDA xã)

(7)(8)

(9a)

(9b)

(1) Nhà thầu/nhà cung cấp hàng hoá/tư vấn/CIG gửi giấy Đề nghị thanh toán đến Ban PTX hoặc khi Ban PTX có nhu cầu chi tiêu các khoản chi phí quản lý và hành chính;

(2) Ban PTX chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi cho KBNN huyện;

(3) Trong vòng 5 ngày làm việc, KBNN huyện kiểm tra, xác nhận hồ sơ đủ điều kiện thanh toán và gửi thông báo chấp thuận thanh toán cho Ban PTX;

(4) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được chấp thuận của KBNN), Ban PTX gửi công văn lên Ban QLDA huyện (kèm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN huyện (bản gốc)) đề nghị chuyển tiền về TKDA xã;

(5) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được đề nghị của xã), Ban QLDA huyện gửi công văn lên Ban QLDA tỉnh (kèm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN huyện (bản gốc)) đề nghị chuyển tiền về TKDA huyện (bằng giá trị do xã đề nghị);

(6) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được đề nghị của huyện), Ban QLDA tỉnh chuyển số tiền tương ứng về TKDA huyện;

(7) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được tiền do tỉnh chuyển về), Ban QLDA huyện chuyển tiền về TKDA xã;

(8) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được tiền do huyện chuyển về), Ban PTX gửi Yêu cầu chi cho Ngân hàng NN&PTNT hoặc rút tiền về quỹ;

(9a) Ngân hàng NN&PTNT chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu; hoặc (9b) Ban PTX thanh toán bằng tiền mặt cho nhà thầu.

7.3.4. Thanh toán chi phí quản lý và hành chính của Ban Phát triển xã:Khoản chi phí dành cho quản lý và hành chính cho Ban Phát triển xã được

tính bằng 6% giá trị nguồn vốn IDA thực hiện thực tế của các tiểu dự án. Chi phí quản lý và hành chính được sử dụng để tổ chức họp thôn bản và xã, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc (điện thoại, internet, gửi thư từ,... ), công tác phí, đi lại giao dịch (phụ cấp xăng xe, vé tàu xe, phí cầu đường,...), vận hành và bảo trì, sửa chữa các thiết bị văn phòng,... (chi tiết xem tại mục 7.2 trang 76 – Chương V PIM).

Tại thời điểm đầu năm kế hoạch, căn cứ tổng số vốn IDA đầu tư các TDA thuộc Hợp phần 2 được UBND huyện giao kế hoạch, Ban Phát triển xã xác định tổng vốn chi phí quản lý và hành chính, Ban Phát triển xã lập dự toán chi của phần kinh phí này để tiến hành trình thẩm định và phê duyệt theo quy định.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng kinh phí quản lý và hành chính tại xã và dự toán được duyệt, trong quý I hàng năm, Ban PTX có thể tiến hành tạm ứng chi phí quản lý và hành chính với mức tối đa 50% dự toán được phê duyệt.

29

Ban Phát triển xã sẽ làm thủ tục thanh toán/hoàn ứng chi phí quản lý và hành chính mỗi tháng (hoặc 3 tháng) một lần theo quy trình nêu tại Sơ đồ 7.

7.3.5. Thanh toán phụ cấp quản lý dự án ODA cho Ban PTX:Chi phí phụ cấp quản lý dự án ODA cho cán bộ Ban PTX thực hiện theo

Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính, Thông tư 192/2011-TT-BTC ngày 26/12/2011 và Mục 7.3 của Sổ tay Quản lý tài chính.

Đối với cán bộ Ban PTX: Căn cứ mức độ tham gia triển khai các hoạt động cụ thể, mức phụ cấp cho Ban PTX cho giai đoạn AF được quy định như sau:

+ Trưởng Ban PTX và Kế toán xã: tối đa là 30% mức lương theo cấp bậc, phụ cấp lương hiện tại được hưởng;

+ Phó ban PTX và cán bộ địa chính hoặc cán bộ nông nghiệp/khuyến nông xã: tối đa 15% mức lương theo cấp bậc, phụ cấp lương hiện tại được hưởng.

Trong trường hợp đặc biệt, nếu thấy cần áp dụng thống nhất mức phụ cấp tối đa 30% cho cả 4 vị trí chủ chốt của Ban PTX, UBND tỉnh được quyền quyết định việc áp dụng mức phụ cấp 30% và chịu trách nhiệm bố trí đủ NSĐP để thanh toán mức phụ cấp này.

+ Các thành viên khác của Ban PTX có thể được hưởng phụ cấp theo công việc thực hiện theo quy định tại mục c, điểm 5, Điều 3 của Thông tư 219/2009/TT-BTC (ví dụ: tiểu dự án thực hiện ở thôn bản nào đó thì trưởng thôn bản, được hưởng phụ cấp trong thời gian thực hiện tiểu dự án).

Việc quyết định áp dụng mức phụ cấp thực hiện dự án ODA cho các cán bộ các cấp phải được thể hiện trong các quyết định thành lập/quyết định giao việc của cấp có thẩm quyền (UBND huyện), trong đó ghi rõ thời gian tham gia thực hiện dự án của từng vị trí cán bộ.

Khoản chi phí này được thanh toán bằng vốn đối ứng. Ban QLDA huyện có trách nhiệm phối hợp với các Ban PTX để lập kế hoạch và dự toán hàng năm của chi phí này trong tổng vốn chi phí ban quản lý được giao của Ban QLDA huyện, làm thủ tục kiểm soát chi và rút vốn đối ứng về tài khoản hoặc quỹ tiền mặt của Ban QLDA huyện, sau đó thanh toán cho các Ban PTX có liên quan.

7.3.6. Một số quy định cần lưu ý:- Ban PTX bắt buộc phải tiến hành tạm ứng cho nhà thầu/nhóm sinh kế theo hợp đồng ký kết. Đối với TDA xây lắp, hàng hóa, tạm ứng cho nhà thầu ở mức 50 – 70%; và đối với TDA sinh kế cần tạm ứng đủ cho hoạt động mua sắm con/cây giống và vật tư cần thiết.

- Tất cả các khoản rút tiền/chuyển tiền để tạm ứng hoặc thanh toán của Ban PTX cần phải có xác nhận kiểm soát chi của KBNN huyện cho số tiền cần rút/chuyển. Ngân hàng NN&PTNT huyện chỉ làm thủ tục thanh toán nếu nhận được Yêu cầu chi kèm bản sao Giấy đề nghị thanh toán đã được KBNN huyện kiểm soát chi.

30

- Kiểm tra việc tạm ứng/thanh toán của Ban PTX:

+ Hàng tháng, Ban QLDA huyện có trách nhiệm kiểm tra việc tạm ứng/thanh toán của Ban PTX nhằm đảm bảo tiến độ thanh toán theo quy định của hợp đồng ký kết và tiến độ giải ngân chung của dự án.

+ Hàng quý, Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm kiểm tra việc tạm ứng/thanh toán của Ban PTX nhằm đảm bảo tiến độ thanh toán theo quy định của hợp đồng ký kết và tiến độ giải ngân chung của dự án.

+ Bất kỳ chậm trễ nào liên quan đến tạm ứng và thanh toán của Ban PTX cần được Ban QLDA tỉnh/huyện kịp thời phát hiện, nhắc nhở và khắc phục ngay trong tháng/quý tiếp theo.

- Kiểm tra chứng từ thanh toán của Ban PTX:

+ Để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chuyển tiền cho xã, ngay sau khi nhận được công văn kèm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN huyện (bản gốc), Ban QLDA huyện và tỉnh cần xử lý ngay việc chuyển tiền theo thời gian quy định nêu tại mục c nêu trên;

+ Hàng tháng hoặc hàng quý, Ban QLDA huyện tiến hành kiểm tra toàn bộ hoặc chọn mẫu các hồ sơ thanh toán trong tháng/quý của BPTX.

+ Trong trường hợp phát hiện những sai sót (nếu có), Ban QLDA huyện cần yêu cầu BPTX xử lý và điều chỉnh ngay trong tháng tiếp theo.

- Chuẩn bị nội dung của SOE: Để thuận tiện cho việc xem xét và phê duyệt đơn rút vốn của Bộ Tài chính liên quan đến những khoản chi phí của Hợp phần 2, việc chuẩn bị các SOE cần được thực hiện như sau:

+ Mỗi lần chuyển tiền từ tỉnh (qua huyện) cho tài khoản xã cần thể hiện thành 1 dòng trong SOE (để đảm bảo chính xác số tiền VNĐ và USD chuyển ra từ Tài khoản Chỉ định);

+ Do 1 lần chuyển tiền cho xã có thể gồm nhiều khoản chi nên Ban QLDA tỉnh cần chuẩn bị Bảng tổng hợp chi tiêu của xã thể hiện các khoản thanh toán chi tiết và kèm theo kết quả xác nhận của KBNN huyện với tổng số tiền chi tiêu bằng số tiền do tỉnh chuyển về và bằng số tiền được kiểm soát chi.

VIII. BÁO CÁO THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN, THỰC HIỆN HỢP PHẦN8.1. Báo cáo của thôn, bản:

Hàng quý, thôn bản/nhóm phụ nữ báo cáo với Ban PTX về tiến độ các tiểu dự án của mình, bao gồm cả việc báo cáo hoàn thành các tiểu dự án (nếu có tiểu dự án đã hoàn thành). Những người giám sát thôn bản cử ra chịu trách nhiệm chuẩn bị các Báo cáo tiến độ thực hiện tiểu dự án hàng quý theo mẫu báo cáo đơn giản kèm theo (Biểu số 1, Phụ lục 4).

31

Lãnh đạo thôn bản/Chi hội phụ nữ xem xét các Báo cáo tiến độ tiểu dự án hàng quý, ký tên và trình lên Ban PTX trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc quý.

8.2. Báo cáo của Ban phát triển xã:

● Hàng quý, Ban PTX lập Báo cáo tiến độ thực hiện các tiểu dự án trong quý , trên cơ sở tổng hợp các báo cáo của thôn bản (sử dụng Biểu số 2, Phụ lục 4) nộp cho DPMU trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý.

Hàng năm, Ban PTX lập các Báo cáo kết thúc năm đầu tư gửi Ban QLDA huyện sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc năm. Nội dung Báo cáo kết thúc năm đầu tư bao gồm các hoạt động của hợp phần đã thực hiện trong năm, so sánh các kết quả thực hiện tiểu dự án đã thực hiện với kế hoạch được phê duyệt và trình bày các vấn đề cần giải quyết (mẫu Biểu số 3, Phụ lục 4)

Đồng thời, Ban PTX cần lập Báo cáo tài chính năm gửi phòng TC-KH huyện (mẫu Biểu số 4, Phụ lục 4)

IX. LẬP VÀ PHÊ DUYỆT BÁO CÁO QUYẾT TOÁNĐối với Hợp phần NSPTX, ngay sau khi tiểu dự án hoàn thành và có thanh lý

hợp đồng, báo cáo quyết toán phải được lập và phê duyệt trong thời gian chậm nhất là 2 (hai) tháng kể từ ngày nghiệm thu, bàn giao tiểu dự án.

Ban QLDA huyện hướng dẫn cho Ban PTX lập Báo cáo quyết toán từng tiểu dự án cụ thể theo mẫu Biểu số 5, Phụ lục 4. Báo cáo quyết toán được Phòng TC-KH huyện thẩm tra, trình Chủ tịch UBND huyện ký Quyết định phê duyệt. Thời gian thẩm tra một Báo cáo quyết toán tiểu dự án không quá 15 ngày làm việc.

Chi phí thẩm tra quyết toán tiểu dự án là 0,38% áp dụng theo Thông tư 19/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 của Bộ Tài chính (chi phí thẩm tra quyết toán trong tổng chi phí tiểu dự án), được thanh toán bằng vốn đối ứng từ Hợp phần 4 của Ban QLDA huyện.

X. ĐÓNG GÓP CỦA NGƯỜI HƯỞNG LỢI

Dự án sẽ tài trợ 100% vốn đầu tư cho các TDA thuộc THP2.1 và 2.4 của Hợp phần NSPTX bằng vốn vay của NHTG. Tuy nhiên, người hưởng lợi trong thôn bản có thể tự nguyện đóng góp thêm vào tổng giá trị đầu tư của các TDA để đảm bảo tính bền vững của tiểu dự án trong quá trình vận hành, khai thác hoặc để bù vào phần kinh phí thực thi TDA còn thiếu hụt mà dự án không thể đáp ứng. Hình thức đóng góp có thể là công lao động, vật liệu sẵn có tại địa phương hoặc tiền mặt. Đóng góp của người hưởng lợi được tính quy ra tiền trong tổng chi phí đầu tư của từng TDA. Dự án cũng không hạn chế việc đóng góp tiền mặt nhằm đủ kinh phí thực hiện các TDA của người hưởng lợi tại các thôn bản hoặc để làm vốn lưu động cho các TDA sau này (ví dụ để mua xăng, dầu, dầu bôi trơn, các phụ tùng cần thiết để thay thế, ..vv..)

32

Bảng dưới đây liệt kê những dạng đóng góp bằng hiện vật mà thôn bản có thể đóng góp quy ra tiền.

Đóng góp tự nguyện của người hưởng lợi

Loại hình tiểu dự án Loại hình đóng góp của người hưởng lợi

Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản, cơ sở vật chất chung và những tiểu dự án xây dựng hay các hoạt động sinh kế

Công lao động

Vật liệu xây dựng sẵn có ở địa phương (ví dụ cát, sỏi, đá hay gỗ), phân bón, giống cây con…

Tiền mặt nếu có thể

Những tiểu dự án liên quan tới mua sắm hàng hóa hay vật liệu

Công lao động để vận chuyển hàng hoá hay vật liệu từ nơi mua hoặc trung tâm xã về đến thôn bản.

Tiền mặt để mua xăng, dầu, dầu mỡ bôi trơn, trả tiền điện, phụ tùng sửa chữa…khi vận hành (nếu cần).

Những tiểu dự án liên quan tới việc cung cấp dịch vụ

Nơi ở cho các giảng viên được mời đến đào tạo hoặc công đi đưa, đón giảng viên…

Việc quản lý và sử dụng các khoản đóng góp bằng hiện vật của cộng đồng phải tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau đây:

+ Tất cả các khoản đóng góp bằng hiện vật, công lao động…phải được tính quy đổi ra tiền theo giá hiện hành tại địa phương trên cơ sở có sự nhất trí của người đóng góp.

+ Các khoản đóng góp phải được ghi chép vào sổ theo mẫu Biểu số 9, Phụ lục 4 của bản Hướng dẫn này và có ký nhận của người đóng góp.

Đối với các tiểu dự án sinh kế thuộc THP2.2 và 2.3, các thành viên CIG đã từng nhận được ít nhất một lần hỗ trợ vốn cho hoạt động sinh kế (trong giai đoạn 2010-2015) phải đóng góp bằng tiền mặt ít nhất 20% giá trị chi phí trực tiếp cho hoạt động sinh kế, dự án chỉ hỗ trợ tối đa 80% giá trị chi phí trực tiếp cho hoạt động. (Xem chi tiết quy định tại Chương VI – Các hoạt động hỗ trợ sinh kế, PIM).

- Các khoản đóng góp bằng tiền mặt phải được gửi vào tài khoản tại NHNo và PTNT của Ban PTX nhưng dưới một tiểu khoản riêng để tránh lẫn lộn với nguồn vốn của WB. Khi cần chi dùng thì mới rút tiền ra khỏi tài khoản ngân hàng và phải chi theo đúng mục đích đã dự kiến trước.

33

XI. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN

11.1 Trách nhiệm quản lý tài chínha. Ban Phát triển xã sẽ:

- Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản thanh toán dưới hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các chi phí để thực hiện tiểu dự án (như chi phí lao động lao động, mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu, con/cây giống và dịch vụ đã thuê hoặc mua,...), và thanh toán cho các hợp đồng đã ký kết với nhà thầu/cộng đồng và các khoản chi phí hành chính và chi phí quản lý.

- Kiểm tra và phê duyệt các báo cáo chi tiêu hàng tháng, quý, 6 tháng và cả năm của xã.

- Kiểm tra và phê duyệt báo cáo tổng kết từng tiểu dự án, và nếu phát hiện những sai sót, phải có biện pháp giải quyết.

- Kiểm tra và huy động các khoản đóng góp bằng hiện vật của cộng đồng và đóng góp bằng tiền của các nhóm đồng sở thích (CIG) như đã thoả thuận.

- Nếu các khoản chi tiêu cho một tiểu dự án nào đó dự kiến vượt mức ngân sách cho phép, Ban PT xã phải có biện pháp giải quyết kịp thời.

- Nếu các khoản thanh toán thuộc hợp phần Ngân sách Phát triển Xã dự kiến vượt mức ngân sách cho phép của kế hoạch năm, cần phải cân đối lại các khoản chi này và báo cáo lên Ban QLDA huyện.

- Đảm bảo đầy đủ thông tin về việc lập kế hoạch và thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển Xã cho nhân dân ở cấp xã và các thôn bản.

- Nghiên cứu báo cáo kiểm toán nội bộ của cấp huyện và tiến hành điều chỉnh cho hợp lý.

- Chịu trách nhiệm trước Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và người hưởng lợi về việc sử dụng đúng các nguồn vốn Ngân sách Phát triển Xã;

- Tiếp thu và ghi chép lại các kiến nghị của nhân dân, giải quyết và trả lời bằng văn bản những kiến nghị mà Ban PT xã có khả năng giải quyết. Đối với những kiến nghị chưa có hướng giải quyết, Ban PT xã có trách nhiệm chuyển những kiến nghị này lên và đề nghị Ban QLDA huyện trả lời, đồng thời chuyển ý kiến trả lời của huyện cho người kiến nghị biết.

b. Kế toán xã: chịu trách nhiệm quản lý tài chính cho hợp phần Ngân sách phát triển xã, bao gồm các công việc như lưu giữ và quản lý sổ sách kế toán, áp dụng cơ chế Kiểm soát nội bộ và lập các báo cáo. Đặc biệt, kế toán xã sẽ chịu trách nhiệm về các mặt sau:

- Lưu trữ sổ ghi chép các khoản thu, séc thanh toán, rút vốn tiền mặt; và một sổ ghi tổng hợp Thu - Chi tiền mặt; sổ ghi chép các khoản chi tiêu cho từng tiểu dự án, chi phí quản lý và hành chính theo quy định (6% giá trị thực hiện thực tế của các

34

tiểu dự án của hợp phần Ngân sách phát triển xã), sổ cân đối các nguồn vốn còn lại cho từng tiểu dự án.

- Lưu giữ các phiếu nhận và thanh toán cho các giao dịch ngân hàng trong một tệp tài liệu.

- Lập bảng cân đối tiền mặt hàng tháng, và một bản cân đối các khoản chi tiêu cho các tiểu dự án (cộng với chi phí hành chính và chi phí quản lý), tách riêng các khoản chi bằng tiền mặt và chi bằng séc.

- Lập Báo cáo tài chính/chi tiêu hàng quý, 6 tháng và cả năm cho các tiểu dự án của mỗi thôn bản, và Báo cáo tổng kết hàng quý cho các chi phí hành chính và quản lý.

- Lập báo cáo tổng kết các khoản chi tiêu cho từng tiểu dự án sau khi được thực hiện xong, so sánh tổng chi thực tế với ngân sách dự kiến.

- Lập báo cáo quyết toán của các tiểu dự án do xã làm chủ đầu tư trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Trường hợp khoản thanh toán cho tiểu dự án có thể cao hơn ngân sách dự kiến, hoặc tổng các khoản chi của 6 tháng cao hơn mức quy định, kế toán xã phải kịp thời xin ý kiến của Ban Phát triển Xã.

11.2. Công tác kế toánKế toán thực hiện phương pháp kế toán đơn, hệ thống sổ kế toán và trình tự

hạch toán, ghi sổ được trình bày theo sơ đồ hạch toán kế toán dưới dây và được chi tiết tại các mẫu sổ kế toán (các Biểu từ số 6 đến 12, Phụ lục 4).

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán kế toán đơn áp dụng tại Ban PTX

Trình tự hạch toán:

1) Thu thập các chứng từ kế toán và kiểm tra chứng từ.2) Ghi sổ Kế toán, bao gồm: Ghi sổ Nhật ký chung và ghi chép vào các sổ kế

toán chi tiết.3) Lập các Bảng kê chi tiết và tổng hợp thông tin vào các báo cáo tài chính và

quyết toán.

35

Chứng từ

Sổ Nhật ký chung

Báo cáo tài chính và quyết toán

Bảng kê chi tiết

Các sổ chi tiết

Kế toán xã lưu các hồ sơ liên quan đến công tác kế toán, bao gồm:

1) Toàn bộ các hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản tiền rút từ ngân hàng

2) Một sổ Nhật ký chung theo dõi các khoản tiền thu- chi theo từng chứng từ (mẫu Biểu số 6, Phụ lục 4).

3) Các sổ chi tiết theo dõi riêng theo từng loại hình hoạt động (các mẫu sổ được trình bày từ mẫu Biểu số 7 đến Biểu số 12, Phụ lục 4)

4) Các Bảng kê chi tiết theo từng hoạt động kinh tế phát sinh.

5) Báo cáo tài chính (mẫu Biểu số 4, Phụ lục 4) và Báo cáo quyết toán vốn đầu tư từng tiểu dự án (mẫu Biểu số 5, Phụ lục 4)

6) Cần lưu trữ tất cả các giấy biên nhận, các bản chào giá, báo giá và hóa đơn hoặc biên nhận của tất cả các khỏan mua sắm (kể cả các biên nhận viết tay).

11.3. Kiểm toána) Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ cho hợp phần NSPTX được tiến hành hàng năm và do Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện thực hiện. Quy trình thực hiện sẽ do Thanh tra Bộ KH&ĐT hướng dẫn chi tiết trên cơ sở Sổ tay Kiểm toán nội bộ ngành kế hoạch và đầu tư.

b) Kiểm toán độc lập: Kiểm toán độc lập sẽ được tiến hành hàng năm nhằm kiểm tra tính tuân thủ của công tác quản lý tài chính, mua sắm đấu thầu trong việc thực hiện các quy định của NHTG và Chính phủ Việt Nam; kiểm tra độc lập tình hình tài chính, tình hình giải ngân và thanh toán, chi tiêu từ các nguồn vốn dự án,… Kiểm toán độc lập sẽ bao gồm kiểm tra chọn mẫu một số xã dự án.

c) Kiểm toán đấu thầu: Trong giai đoạn AF, kiểm toán đấu thầu sẽ được tập trung thực hiện cho các TDA thuộc Hợp phần 2 nhằm kiểm tra tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình mua sắm đấu thầu các TDA của hợp phần.Ban PTX cần hỗ trợ kiểm toán viên thực hiện công việc khi được Ban QLDA huyện giới thiệu.

11.4. Công khai thông tin tài chínha) Các thông tin cần phải công khai:- Danh mục các tiểu dự án không hợp lệ (không được đầu tư)- Danh mục các tiểu dự án hợp lệ (cho mục đích tham khảo)- Kế hoạch đầu tư hàng năm được phê duyệt của huyện và xã, trong đó cụ thể hoá tên công trình, hạng mục, giá trị đầu tư, địa điểm đầu tư, thời gian đầu tư. Đối với các công trình cần huy động sự tham gia của người dân địa phương cần chỉ rõ loại hình công việc, số công lao động và đơn giá thanh toán dự kiến để người dân được biết.

36

- Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng các hoạt động của Hợp phần NSPTX tại thôn bản/xã trong đó chi tiết tổng giá trị thực hiện, đơn giá thanh toán công lao động cho người dân, đơn giá mua các loại hàng hoá, thiết bị trong Hợp phần này, vv- Báo cáo kiểm toán nội bộ đối với Hợp phần Ngân sách phát triển xã.- Các thông tin khác (nếu cần)b) Phương pháp công khai thông tin: Thông tin được công khai theo các phương pháp sau đây:- Niêm yết tài liệu, văn bản ở những nơi nhân dân hay qua lại ví dụ như nơi hội họp thôn bản, hội trường UBND xã, Bưu điện/Nhà văn hóa xã… Thời gian niêm yết tùy theo điều kiện cụ thể nhưng không nên ít hơn 2 tuần cho mỗi tài liệu và khi tài liệu tuyên truyền bị cũ, hỏng thì cần thay bằng tài liệu mới;- Đọc các tài liệu trong các cuộc họp của thôn bản và của xã;- Đọc trên các phương tiện truyền thanh của xã (nếu xã đã có hệ thống loa truyền thanh). Nên đọc đi đọc lại ít nhất là từ 3-5 lần và đọc trong các ngày khác nhau, các thời điểm khác nhau trong ngày để mọi người đều có thể nghe. Nên tránh đọc vào thời gian người dân ra đồng ruộng hoặc lên nương rẫy sản xuất.

- Tại các thôn bản có đồng bào dân tộc không nói và hiểu được tiếng Kinh, cần bố trí người phiên dịch ra tiếng dân tộc và đọc cho đồng bào nghe trong các cuộc họp hoặc trên loa truyền thanh.

37

NGÂN HÀNG THẾ GIỚIgiamngheo.mpi.gov.vn/Portals/0/Filedinhkem/SoTayHuongDan... · Web viewGIAI...

Documents

Transcript of NGÂN HÀNG THẾ GIỚIgiamngheo.mpi.gov.vn/Portals/0/Filedinhkem/SoTayHuongDan... · Web viewGIAI...